Rektori utasítás a Szent István Egyetem hivatalos külföldi kiutazásairól és az ezzel kapcsolatos elszámolásokról, a külföldi vendégek fogadásának engedélyezéséről és ügyintézéséről 1. Bejelentési kötelezettség Minden kiutazást előzetesen engedélyeztetni kell, ha a Szent István Egyetem közalkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatott dolgozója vagy az Egyetem hallgatója az Egyetem (kar, intézet, tanszék, munkacsoport) képviseletében - a költségek biztosításának módjától függetlenül – külföldi országba utazik. Engedélyeztetés akkor is szükséges, ha az utazni szándékozó személy saját szabadsága terhére, de a Szent István Egyetem képviseletében külföldi intézményt (szakmai partner, kutatóintézet, cég, stb.) látogat meg. Bármely kiutazást a Hivatalos Külföldi Kiküldetési Engedély (1. sz. melléklet) nyomtatvány pontos kitöltésével, illetve benyújtásával kell kérelmezni. Ennek benyújtási határideje a kiutazás dátumát megelőzően minimum 2 hét. 2. A kiutazás engedélyezésének menete A kari vezetők, a rektorhelyettesek, a főtitkár és a gazdasági főigazgató kiutazásait a rektor, az Egyetem központi szerveinél dolgozó közalkalmazottak kiutazásait a főtitkár vagy a gazdasági főigazgató engedélyezi. Az Egyetem rektorának kiutazásait a vezetői értekezlet előzetes jóváhagyásával a főtitkár engedélyezi. Dékán-helyettesek, főigazgató-helyettesek, tanszékvezetők, tanszéki beosztott oktatók és kutatók, egyéb területi/kari/tanszéki alkalmazottak utazásait a dékánok vagy főigazgatók engedélyezik. Az Egyetemi Doktori és Habilitációs Tanács közalkalmazottai és doktoranduszai kiutazásait az Intézet vezetője engedélyezi. 3. Adminisztrációért felelős szervek A külföldre történő engedélyezett utazások adminisztrációja, ideértve a technikai előkészítést (előlegigénylés, szükséges nyomtatványok kitöltése, stb.) az egyes karokon, illetve a Egyetemi Doktori és Habilitációs Tanács által történik. Kivételt képeznek a fenti pont alól a rektor, a rektorhelyettesek, a kari vezetők (dékánok, főigazgatók), a főtitkár és a gazdasági főigazgató, valamint az Egyetem központi szerveinél dolgozó közalkalmazottak. Az említettek utazási ügyeiben a Főtitkári Hivatal intézkedik. 4. Napidíj
1
A napidíjak meghatározása a 136/2006 (VI.26.) Kormány rendeleten alapuló, a külügyminiszter által rendeletben - 4/1997 (XII.29.) KüM rendelet - meghatározott úton történik. Az egyes országokra vonatkozó napidíjakat az 5. sz. melléklet tartalmazza. 4.1. A napidíjak besorolása -
-
-
-
Az Egyetem rektora külföldi kiküldetés esetén az állami vezetők számára meghatározott mindenkori napidíj 100 %-ára jogosult. A kari vezetők (dékánok), a rektorhelyettesek, a főtitkár és a gazdasági főigazgató az állami vezetők mindenkori napidíjának 90 %-os arányú, kerekített összegére jogosultak. Az egyetemi tanárok, intézetigazgatók, tanszékvezetők, kutatóprofesszorok és dékánhelyettesek az állami vezetők mindenkori napidíjának 80 %-os arányú, kerekített összegére jogosultak. Az Egyetem további alkalmazottai - egyetemi docensek, adjunktusok, tanársegédek, tanszéki mérnökök, tudományos munkatársak és tanácsadók - az állami vezetők mindenkori napidíjának 70 %-os arányú, kerekített összegére jogosultak. Az alapnapidíj az állami vezetők mindenkori napidíjának 60 %-os arányú kerekített összege, mely az egyetemi hallgatókat illeti meg, amennyiben az Egyetem által elrendelt hivatalos külföldi kiküldetésen vesznek részt.
Amennyiben a kiutazó több cím birtokosa is, minden esetben a legmagasabb szintű beosztás szerint kell kiválasztania a napidíj-kategóriát. A napidíj elszámolása az 5. számú mellékletben meghatározott devizanemben történik a kiutazó devizaszámlájára. Abban az esetben, ha a kiutazó nem rendelkezik devizaszámlával, akkor az előző hónap 15. napján hatályos hivatalos MNB árfolyamon átszámított forintösszeg kerül átutalásra. 4.2. Nem költségvetési forrás terhére történő kiutazás Amennyiben a kiutazás nem költségvetési forrás terhére történik, akkor a napidíj számolása a pályázatban, szerződésben vagy egyéb kapcsolódó dokumentumban lefektetett szabályok szerint történik. Amennyiben a kiutazás nem költségvetési forrás terhére történik és a pályázat kiírója nem rendelkezett a felvehető napidíj összegéről, akkor a kiutazónak lehetősége van az 5. számú napidíj melléklet alapján, a beosztásnak megfelelő összeget alkalmazni, illetve önállóan is megállapíthatja a napidíj mennyiségét a pályázati forrás terhére. A járulékokat illetően a 4.3.-as pont a mérvadó ebben az esetben is. Macenatúra pályázatok esetén az elszámoláshoz mellékelni kell a Macenatúra levelet is. 4.3. Adókötelesség A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 168/1995 (XII. 27.) Kormány rendelet alapján, mely a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvényre hivatkozik, a külföldi napidíj adóköteles jövedelemnek számít. Az adó mértéke a napidíj 50 %-ának 36 %-a. A jövedelem után TB járulékot kell fizetni, mely
2
jelenleg 29 %. A TB befizetési kötelezettség is a kiutazó által megjelölt gazdálkodót terheli. A 15 eurót meg nem haladó napidíj nem számít adókötelesnek. 5. A kiutazás idejének és költségeinek meghatározása 5.1. Kiküldetési idő meghatározása A kiküldetésben eltöltött időt az alábbiak szerint kell figyelembe venni: a kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából – a 168/1995. (XII.27.) Korm. rendelet alapján az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy a kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a törtnapokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó tört rész –amennyiben az legalább 8 óra- egész napnak számít. Amennyiben a kiküldetésben töltött idő 24 óránál rövidebb, de a 8 órát eléri, az egy egész napnak számít. Amennyiben a külföldön töltött idő tartama a 4 órát eléri, de kevesebb, mint 8 óra, a napidíj 50%-a illeti meg, ha a külföldi tartózkodás 4 óránál rövidebb, a kiküldöttet nem illeti meg napidíj. Ha a kiküldött ugyanazon a napon több országban járt, részére azon országra megállapított napidíjat kell fizetni, amelyben hosszabb ideig tartózkodott. 5.2. Külföldi kiküldetés előlegének meghatározása Az előleg folyósítása történhet devizaszámlára és forintszámlára egyaránt. Ha a kiutazó rendelkezik mindkét típusú számlával, akkor az előleg forintban igényelt összege minden esetben forintszámlájára kerül átutalásra, de lehetőség van a devizában felmerülő költségek devizaszámlára történő átutalására is. A kiutazási kérelmen minden alkalommal a számlaszámot és annak jellegét meg kell adni. -
Előleg igényelhető az alábbi esetekben: Útiköltség (repülőjegy, személygépkocsi, transzfer költségei, stb.) Vízum és/vagy biztosítási díj Szállásdíj Részvételi díj - hivatalos, a rendező fél által kiállított - igazolás szükséges hozzá, a részvételi díj és a banki adatok pontos feltüntetésével, melyet igény szerint a rendező félnek térít meg az Egyetem adott devizában a fent megjelölt igazolások bemutatása után.
-
Előleg árfolyamának meghatározása: Amennyiben a kiutazó nem rendelkezik devizaszámlával, a megelőző hónap 15. napján érvényes, Magyar Nemzeti Bank valuta középárfolyam alapján forintra átszámított összeg kerül átutalásra.
- Vízumigénylés költségeinek megtérítése: Az esetek többségében a vízumigénylés a kiutazás dátumát megelőzően - gyakran a kiutazás engedélyeztetése előtt - történik, és legtöbbször ennek díját
3
készpénzben1 az adott nagykövetségen kell megtéríteni, a kiutazónak ezt az előlegigény leadásával egyidejűleg, a nagykövetség által kiállított bizonylattal jeleznie kell. Ebben az esetben az előlegként folyósított összeg részét képezi a már kifizetett vízum költsége, mellyel kapcsolatban a továbbiak során a kiutazó elszámolási kötelezettséggel nem tartozik. 5.3. Saját tulajdonú személygépkocsi használata kiutazáshoz Amennyiben a kiutazó saját személygépkocsival utazik, kötelessége az Igénylőlap saját tulajdonú gépkocsi használatához külföldi kiküldetésnél (3. sz. melléklet) c. nyomtatványt kitölteni, melyhez csatolni kell a forgalmi engedély másolatát, valamint a Nyilatkozat Saját Tulajdonú Gépkocsi Használatáról c. nyomtatványt (9. sz. melléklet) A tervezett út hosszát km-ben kell megadni, melyhez az Egyetem segítségképp az alábbi, interneten elérhető útvonaltervező programot ajánlja: http://www.viamichelin.com Az előleg kiszámításának mértéke a tervezett km alapján az alábbi tényezőkből tevődik össze: - a 60/1992 (IV.1.) Kormány rendelet 1., illetőleg 1/A. számú mellékleteit veszi figyelembe, melyek az egyes járművekre vonatkozó fogyasztási alapnorma átalányból - az Szja tv. 82.§ (2) bekezdése alapján az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal által minden hónapban közzétett, a piac változásainak figyelembevételével kalkulált üzemanyagárakból (http://www.apeh.hu/benzinar.htm) - a gépjármű fenntartási költségére számla nélkül elszámolható normaköltségéből. A benzinüzemű gépkocsi hengerűrtartalma szerint:
alapnorma-átalány
mértéke
1000 cm3-ig
8,0 liter/100 kilométer
1001-1500 cm3-ig
9,0 liter/100 kilométer
a
beépített
1501-2000 cm3-ig 10,0 liter/100 kilométer 2001-3000 cm3-ig 12,0 liter/100 kilométer 3001 cm3 felett
14,0 liter/100 kilométer
A gázolajüzemű gépkocsi alapnorma-átalány mértéke a beépített motor hengerűrtartalma szerint: 1500 cm3-ig
6,0 liter/100 kilométer 3
1501-2000 cm -ig 7,0 liter/100 kilométer 2001-3000 cm3-ig 8,0 liter/100 kilométer
1
Az Amerikai Egyesült Államok Nagykövetségén lehetőség van a vízum díjának átutalására is.
4
motor
3001 cm3 felett
10,0 liter/100 kilométer
6. Külföldi kiküldetés előlegének elszámolása 6.1. Előleggel való elszámolás rendje A kiutazó köteles hazatérését követő legrövidebb időn belül, maximum 5 munkanapon belül a költségeivel elszámolni az e célra rendelkezésre álló, Hivatalos Külföldi Kiküldetés Elszámolása c. nyomtatványon (2. sz. melléklet) Amennyiben a kiutazó devizaszámlájára történt az előleg egy részének vagy a teljes előlegnek az átutalása, a Kiutazási Engedélyen feltüntetett forintösszeg alapján az előleg számításakor alkalmazott valutaárfolyamon kerül sor az elszámolásra. A kiutazó igazolást hozhat a deviza árfolyamáról abból a bankból, devizaváltó irodából, ahol az összeget átváltotta. Ebben az esetben a költségek elszámolása a bizonylatok alapján az igazolásban szereplő árfolyamon történik. Banki bizonylat hiányában az előleg számításakor alkalmazott, a kifizetést megelőző hónap 15. napján érvényes Magyar Nemzeti Bank valuta középárfolyamát kell alkalmazni. 6.2. Bizonylat alapján elszámolható, valutában felmerülő dologi költségek
Bankköltség (bankkivonat vagy bank által kiállított igazolás alapján) Helyi közlekedésre használt bérlet vagy jegy Hivatalos, megindokolt esetben használt taxiköltség Előzetesen egyeztetett helyközi közlekedési költség (pl. reptéri transzfer) A kiküldetési engedélyen előzetesen feltüntetett regisztrációs/részvételi díj Hivatali vagy saját személygépkocsi használata esetén a számlával igazolt parkolási és autópályadíj; illetve indokolt esetben személygépkocsi bérlésének költségei bizonylat alapján) Szállásköltség (nem számolható el számlán feltüntetett étkezés, minibár, szobaszerviz, illetve egyéb plusz szolgáltatások költsége) Hivatalos, megindokolt esetben telefon- illetve internethasználat díja Repülőtéri illeték
A bizonylatokra a magyar számviteli törvényben előírtaknak megfelelően minden esetben a kiküldöttnek az elszámoláskor magyar nyelven olvashatóan rá kell vezetni a gazdasági esemény megnevezését. (pl. helyi közlekedés, stb.) 6.3. Bizonylat alapján elszámolható, forintban felmerülő dologi költségek
A kiküldöttet az indulásnál és az érkezésnél megilleti a tartózkodási helyétől az állomásig (repülőtérig), valamint az állomástól (repülőtértől) a tartózkodási helyig megtett út számlával igazolt költsége (pl. repülőtéri minibusz).
5
6.4. Saját tulajdonú személygépkocsi használatának elszámolása
A kiutazó személygépkocsival történő utazása esetén, az erre alkalmas elszámolási nyomtatványon – Saját tulajdonú gépkocsi használatának elszámolása külföldi kiküldetésnél (4. sz. melléklet) - köteles feltüntetni az indulásnál, illetve hazatérésnél aktuális km-óra állást, mely alapján az útiköltségként kapott előleg utólagos korrekciója megtörténik.
6.5. A különbözet rendezése Az utazás elmaradása esetén a felvett összeget legkésőbb öt munkanapon belül vissza kell utalni az Egyetem számlájára. A kiutazó köteles az elszámolást követően 8 munkanapon belül rendezni az esetleges, hivatalosan megállapított különbözetet. A visszafizetés történhet csekken vagy átutalással A különbözet megtérítése történhet forintban és devizában. Amennyiben a különbözet értéke nem haladja meg a 100 EUR vagy 100 USD összeget, mind az Egyetem, mind pedig a kiutazó forintban köteles megtéríteni a hiányos összeget. Az összeget az alábbi számlaszámokra lehet visszautalni: - forintban történő utalás esetén: MÁK 10032000-00282826-00000000 - devizában történő utalás esetén: MNB HU-68 10032000-00282826-00000000 A megjegyzés rovatban minden esetben kérjük feltüntetni a kiutazó nevét és a kiutazás költségeit fedező témaszámot. Amennyiben a kiutazó nem fizeti vissza az adott összeget, újabb kiutazási igényt nem, illetve csak indokolt esetben, vezetői engedéllyel nyújthat be. 7. Úti jelentés A külföldi útról az Úti jelentés c. nyomtatvány (8. sz. melléklet) szerint jelentést kell benyújtani a korábban a kiutazást is intéző részlegnek. A beszámolás legyen rövid, lényegre törő, meghatározható legyen belőle az utazás eredményessége. Valamennyi esetben továbbítani kell egy-egy példányt a Főtitkári Hivatalnak, illetve a Központi Könyvtárnak, az Egyetem egészére kiterjedő központi adat-nyilvántartási kötelezettség miatt. Amennyiben a kiutazó a kiutazást követő 8 munkanapon belül nem nyújt be úti jelentést az erre a célra szolgáló nyomtatványon, újabb kiutazási igényt nem, illetve csak indokolt esetben, vezetői engedéllyel nyújthat be. 8. Külföldi állampolgár fogadása Az Egyetemre érkező külföldi vendégek fogadását előzetesen engedélyeztetni kell az e célra összeállított Külföldi állampolgár fogadásának engedélyezése c. nyomtatványon (6. sz. melléklet). Amennyiben a vendég fogadásánál előleg felvétele történt a fogadó fél által, úgy a vendég távozását követő 5 munkanapon belül el kell számolnia a Külföldi állampolgár fogadásának elszámolása c. nyomtatványon. (7. sz. melléklet)
6
Az Egyetem nevére szóló számlával illetve számviteli bizonylattal az alábbi költségek számolhatók el: Útiköltség (pl. vonatjegy, helyi menetjegyek, indokolt esetben taxiköltség, fogadó fél személygépkocsi-költségei) Szállásköltség (nem számolható el számlán feltüntetett étkezés, minibár, szobaszerviz, telefon- és internethasználat, illetve egyéb plusz szolgáltatások költsége) Kulturális programok költsége (pl. belépőjegyek) A fogadó félnek lehetősége van napidíjjal honorálni a vendég látogatását. A minimálisan adható napidíj mértéke – amennyiben pályázatban vagy egyéb módon nincs meghatározva az összeg - annak függvényében változik, hogy a vendég milyen ellátásban részesül: Teljes ellátás étkezéssel: 10 EUR/nap Nincs teljes ellátás: 50 EUR/nap Amennyiben a vendég napidíjat kap magyarországi tartózkodása során, az elszámoláshoz csatolni kell a vendég által aláírt Átvételi Elismervényt (10. sz. melléklet), mely igazolja, hogy az összeget hiánytalanul megkapta. Az esetleges különbözetet az előleg és az elszámolt költségek között a fogadó félnek az elszámolást követően, 8 napon belül rendezni köteles. 9. Felelősség A külföldi kiküldetéssel, illetve a külföldi vendég fogadásával kapcsolatos adatok valóságtartalmáért a kiutazót/fogadó felet terheli a felelősség. 10. 3/2005 sz. és 4/2005 sz. rektori utasítás Az Egyetemi alkalmazottak és hallgatók külföldi utazásának ügyintézéséről és napidíjáról korábban kiadott 3/2005 sz. Rektori utasítás, illetve a külföldi kiutazások és a külföldi vendégek fogadásának engedélyezéséről korábban kiadott 4/2005. sz. Rektori utasítás hatályát veszti, és jelen dokumentum lép életbe. Mellékletek: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
sz.: Hivatalos külföldi kiküldetés engedélyezése sz.: Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása sz.: Igénylőlap saját tulajdonú gépkocsi használatához külföldi kiküldetésnél sz.: Saját tulajdonú gépkocsi használatának elszámolása külföldi kiküldetésnél sz.: Napidíj táblázat sz.: Külföldi állampolgár fogadásának engedélyezése sz.: Külföldi állampolgár fogadásának elszámolása sz.: Úti jelentés sz.: Nyilatkozat saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú eseti használatához sz.: Átvételi elismervény
7
