AUDIT 11 Agenda • Minule • Já: benchmarking, audit kvality, ekologický • Kolega: finanční audit
• Informatika a interní audit • Outsourcing
1
Benchmarking • Proces porovnávání vlastní efektivnosti se špičkovými podniky a organizacemi. • Různá hlediska: produktivita, kvalita • Opět: trvalý, soustavný proces • Základní cíle • • • • •
Ujištění se o vlastní kvalitě, pozici na trhu Máme-li, pak udržení konkurenční výhody na trhu Používání optimálních metod v daném oboru činnosti Naplňování požadavků zákazníků Zajistit existenci firmy nejen dnes, ale i v budoucnu 2
Benchmarking – přínosy • Kde také využíván: • při neexistenci přímého působení tržní ekonomiky (tedy v případech, kdy „zákazník daleko“) • důležitý i pro „přirozené monopoly“, např. elektřina, plyn aj., zejm. v případech, kdy zákazník nemá mnoho možností volby • i v případě kartelů, které nemohou státy z principu postihovat, např. OPEC, prodej kávy na mezinárodním trhu
3
Benchmarking – působení • Cílem zjistit, které činnosti či které jednotlivé operace v rámci činností nutno zdokonalit • Cesta: hledat firmy, podniky, organizace, které podobné operace uskutečňují mimořádně úspěšně • Tenká hranice mezi zjišťováním a špionáží – rizika… • Legální cesty • akvizice • koupě licence
4
Benchmarking – měření • Měření efektivnosti a velikosti nákladů (náklady na produkt, procento výnosů, procento z celkového rozpočtu, aktuální versus rozpočtované náklady • Dílčí náklady – materiálové, mzdové, odpisy aj. podle jednotlivých útvarů • Měření produktivity - velikost výstupu je na jednoho zaměstnance • Měření účinnosti (spolehlivosti) procesů – jak postupy a systémy podporují operace. • Měření chybovosti, prostojů, třeba i doba na vyřešení reklamace 5
Benchmarking – závěry • Postup pro analýzu operací a činností firmy s cílem identifikovat oblasti, které mohou přinést • snížení nákladů • zjednodušení, zdokonalení procesů • celkově lepší výsledky firmy
• Podmínkou znalost výkonnostních standardů (vědět, s kým a co mohu porovnávat) • Cílem sice co nejnižší náklady, nicméně ne na všechny aktivity, operace, lze takové měřítko použít 6
Audit jakosti • Jakost • často ztotožňována s kvalitou • nejde jen o shodu parametrů výrobku s předpisem či normou, ale o soubor všech vlastností • Spojena s celým reprodukčním cyklem (vývoj, výroba, použití, až po ukončení životnosti) • Kontrola jakosti? Možná jen kontrola „výroby“ a „výstupu“ • Audit jakosti – cílem stav, aby se nežádoucí jev vůbec nemohl objevit • Úsilí o jakost spojeno se zaváděním ISO norem (9001:2000) • Certifikáty – potvrzení o zavedení, nezaručí výrobky bez vady 7
Audit jakosti • Systematické, nezávislé zkoumání s cílem stanovit, zda činnosti v oblasti jakosti a s nimi spojené výsledky jsou v souladu s plánovanými záměry , zda se realizují efektivně a jsou vhodné pro dosažení cílů (ČSN ISO 8402) • Cílem • Určení souladu či nesouladu prvků jakosti se specifikovanými a realizovanými požadavky • Stanovení účinnosti zavedeného sytému jakosti • Ověření plnění právních norem • Ověření bezpečnosti, výkonnosti, spolehlivosti produktu
8
Předměty auditu jakosti • Produktový audit • finální výstupy výrobní činnosti (ale i polotovary) • Smyslem prokázat, že jakost odpovídá požadavkům zákazníka
• Systémový audit • Prověření jednotlivých etap výroby s ohledem potřeby stabilních výsledků a garance výstupní jakosti
• Audit služeb
9
Důležitost auditu jakosti • • • •
Kvalitní výrobky zajišťují konkurenční výhodu na trhu Často platí „vyšší kvalita = vyšší cena“ Nedostatečná kvalita => ztráty, nutnost slev Vstupy • většinou výroba z nakupovaných materiálů, polotovarů a komponentů • jejich nízkou jakost lze jen obtížně kompenzovat vlastní výrobou kompenzovat, • Proto důraz na jejich kontrolu (a na k nim poskytované záruky) 10
Ekologický audit
• Ekologické řízení • v poslední době součástí řídícího procesu prakticky ve všech ekonomických oblastech • Kombinace řady faktorů • Zabezpečování ekonomického růstu bez poškozování životního prostředí zároveň při respektování platných legislativních opatření v ekologické oblasti
11
Ekologický audit
• Otázky: • Jak „přátelské“ jsou používané materiály k životnímu prostředí? • Lze využít obnovitelných zdrojů energie? • Je možné použít méně materiálu? • Je možné využít sběru druhotných surovin? • Je možná recyklace výroku po ukončení jeho životnosti? • Je možné přiměřeně chránit výrobek s použití méně obalů? • Mohou být minimalizovány odpady? 12
Ekologický audit • Úkoly • Zpracování studií ekologické únosnosti např. pro povolovací řízení výstavby (jaderná elektrárna, automobilka, lihovar…) • Prognózování budoucí ekologické situace, např. možnost úniku jedovatých či radioaktivních látek • Sledování vývoje legislativy ochrany životního prostředí (nové předpisy mohou ovlivnit, dokonce ohrozit dosavadní způsob produkce • Certifikace systému ekologicky řízeného podniku • Komplexní poradenství pro vedení v oblasti ekologie • Zajišťuje nejen interní audit – často forma outsourcingu 13
Audit finanční situace
• • • •
Výběr finančních ukazatelů Určení nezbytných dat pro vyčíslení ukazatelů Výpočet Zhodnocení rozdílů se standardy či srovnatelným subjektem • V případě odchylek zdůvodnit příčiny • Doporučit korektivní akce
14
Poměrové ukazatele
• Výnosová situace firmy • Rentabilita (ziskovost) • Nákladovost
• Způsob financování a finanční stabilita • Zadluženost • Likvidita • Aktivita
• Kapitálový trh
15
Rentabilita
• Celkového kapitálu • Efektivnost hospodaření se všemi prostředky (hmotný majetek, zásoby, investice, hotovost)
• Vlastního kapitálu • Ukazuje výnos z hospodaření s vloženými prostředky akcionářů
• Investic • Dtto u dlouhodobého kapitálu – vložených investic
• Tržeb • Nákladů 16
Zadluženost • Ukazatele zadluženosti • Koef. samofinancování (poměr vl. kapitálu a celkových aktiv) – dlouhodobá stabilita společnosti • Celková zadluženost (věřitelské riziko, míra krytí majetku cizími zdroji) • Poměr vlastního a cizího kapitálu (opět vymezuje riziko) • Poměr dlouhodobého cizího kapitálu a celkového kapitálu • Poměr provozního zisku a cizího kapitálu (jak zajištěno krytí budoucích závazků) • Úrokové zatížení • Zatížení fixními platbami (např. leasing) • Podkapitalizování (if < 1, pak stálá aktiva fiancována i z krátkodobých zdrojů – nebezpečné) 17
Likvidita • Schopnost společnosti dostát svým závazkům • Porovnáváme zdroje se závazky • Likvidita I. stupně • okamžitá – okamžité zdroje x platby následujících 12 měsíců; termíny neodpovídají…
• Likvidita II. stupně • běžná – zdroje x platby následujících 12 měs.
• Likvidita III. stupně • celková – orientace v platební pohotovosti klienta, poměr oběžného majetku se splatnými závazky z určitému datu
18
Likvidita
• • • • •
Podíl oběžných aktiv na pracovním kapitálu Podíl pohledávek na pracovním kapitálu Podíl zásob na pracovním kapitálu Podíl tržeb na pracovním kapitálu Podíl zisku a běžných (krátkodobých) závazků
19
Aktivita • Doba obratu zásob (zásoby x počet dní / tržby) • Peněžní fondy => zboží=> peněžní fondy • Vyhodnocení – interní i externí benchmarking
• Doba obratu aktiv (aktiva celkem x počet dní / tržby) • Vývoj majetkové vybavenosti • If zrychlení obratu při stejných tržbách => zisk
• Doba splatnosti pohledávek (krátkodobé pohledávky x počet dní / tržby) • Doba od odeslání a vyfakturování zboží • Doba splatnosti závazků (krátkodobé závazky x počet dní / tržby ) • Schopnost firmy platit své závazky 20
Informatika a IA • Informatika • vznik, přenos, využití informací • 1) nástroj auditu • 2) předmět auditu • Mezi cíle IA vždy řazeno sledování stavu majetku podniku a kontrola spolehlivosti informací – i ty součástí majetku (aktiv)
• Informační audit – ohodnocení vhodného využití, efektivnosti, spolehlivosti a ochrany informací vznikajících ve firmě, ohodnocení organizace služeb, které tyto informace zpracovávají 21
Informační audit • Informační funkce • Analýza organizace, bezpečnosti • Oddělení funkcí a vedení od procesu zpracování dat
• Informační systémy • Posouzení, zda odpovídají cílům a funkcím pro které byly navrženy a vytvořeny
• Cíle • Ověření vnitřní kontroly • Ujištění o tom, že informace pro vedení jsou správné, spolehlivé, přicházejí včas, nemožnost je zmanipulovat • Vyloučit, maximálně snížit možnost ztráty informací (archivy) • Odhalovat a předcházet podvodům 22
Audit informačních systémů • Zahrnuje kontrolu a hodnocení všech aspektů informačních systémů, a to včetně neautomatizovaných postupů a s nimi spojených a odpovídajících rozhraní • Systém – soubor programů a datových struktur • Postupy různé – vždy závisí na konkrétním systému • Cílem auditu • • • • •
stupeň efektivnosti a užitečnosti systému Spolehlivost Výkon, kapacita Bezpečnost Ohodnocení jak zajištěna kontrola 23
Audit informačních systémů • • • • •
Definování cílů Analýza efektivnosti, účinnosti, užitečnosti Identifikace procesů, admin. postupů, toku informací Analýza organizace v okruhu systému Analýza aplikace • Vstupy, kontroly zpracování dat, výstupy, archivy
• • • •
Identifikace operativních kontrol, prověření, zda prováděny Identifikace selhání kontrol Zjištění rizik Návrh opatření 24
Audit informačních systémů • Oblasti • • • • • • • • • •
Plánování informačního procesu Řízení a správa projektu Lidské zdroje projektu Vývoj aplikací Řízení změn Metodologie Standardy Testování Správa dat, zabezpečení dat Provozní zálohování, back-up, havarijní plány 25
Informatika v auditu
• Umožňuje detailně poznat nejrůznější oblasti činnosti firmy • Snižuje rutinní a administrativní práce • Pomáhá zlepšit vlastní řízení auditu
26
Outsourcing • Vyčlenění určitých podpůrných a vedlejších činností firmy formou zakázky jiné firmě • Soustavné využívání služeb třetí strany, využívání subdodavatelů • Typicky úklid, údržba, doprava, správa IT, komunikací • Cílem snížení nákladů
27
Outsourcing a IA • Při úvahách o využití outsourcingu nutno zvážit nový typ rizik – úkol také pro IA • Lze uvažovat i o použití outsourcingu pro potřeby IA tam, kde personální vybavení či odborná znalost nedostatečné • Zodpovědnost za výsledky však vždy v rukou managementu, potažmo IA
28
Shrnutí • Zabývali jsme se • • • • • • • •
Historií a důvody vzniku auditu a kontrol Rozdíly mezi kontrolou a auditem Úkoly a cíli externí kontroly a auditu Úkoly a cíli interních kontrol a auditu Legislativou Technikami Plánováním činností Použitím výpočetní techniky
29
Shrnutí
• • • • •
Co zbývá: složit zkoušku Písemný test S sebou jen doklad totožnosti (průkaz studenta) 10 otázek (odpovědi a, b, c, d – jen 1 správná) 3 otázky – úkolem cosi v bodech popsat, vyjmenovat • Termíny vypsány v IS VŠFS
30
