Adviescommissie kunsten Huishoudelijk Reglement
I.
Algemene bepalingen
Begrippen
Artikel 1. Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder het begrip: Kunstendecreet: het decreet van 13 december 2013 houdende de subsidiëring van de professionele kunsten. Uitvoeringsbesluit: het besluit van de Vlaamse Regering van 9 mei 2014 betreffende de uitvoering van het Kunstendecreet van 13 december 2013. Adviescommissie: de adviescommissie, zoals bedoeld in artikel 39 van het decreet van 13 december 2013 houdende de ondersteuning van de professionele kunsten Minister: de Vlaamse minister, bevoegd voor culturele aangelegenheden. Dagelijks bestuur: de voorzitter en de secretaris van de adviescommissie. Lid: een persoon die deel uitmaakt van de adviescommissie. Advies: de definitieve schriftelijke neerslag van de kwaliteitsbeoordeling zoals bedoeld in de artikels 43-44 van het Kunstendecreet. Secretaris: het door de administratie aangeduid personeelslid van de administratie dat het secretariaat van de adviescommissie verzorgt. Administratie: het agentschap Kunsten en Erfgoed van de Vlaamse overheid.
Principes Artikel 2. Samenstelling: de bepalingen van artikels 13 en 15 van het uitvoeringsbesluit gelden voor de benoeming en het ontslag van de leden van de adviescommissie. Ontslag: Wanneer een lid van de adviescommissie ontslag neemt, moet hij/zij gelijktijdig de minister, de voorzitter en/of de secretaris van de adviescommissie per brief of per email op de hoogte brengen van zijn/haar beslissing. Een motivering met de redenen van het ontslag is niet vereist.
1
De secretaris van de adviescommissie zal de minister verzoeken om binnen de 30 werkdagen na kennisgeving van het ontslag van een lid van de adviescommissie over te gaan tot benoeming van een nieuw lid ter vervanging van het ontslagnemend lid. Het ontslagnemend lid blijft lid van de adviescommissie totdat hij/zij vervangen is door een nieuw lid. Plaatsvervanging: de leden van de adviescommissie zijn lid van deze adviescommissie in persoonlijke naam wegens hun deskundigheid. Zij treden niet op als vertegenwoordiger van een organisatie. Plaatsvervanging is bijgevolg niet mogelijk. Elk lid is individueel verantwoordelijk om zijn/haar betrokkenheid bij een agendapunt aan voorzitter of secretaris te melden. Vertrouwelijkheid: de besprekingen van de adviescommissie zijn vertrouwelijk. De nodige discretie en geheimhouding zijn dan ook vereist. De voorzitter of leden mogen op geen enkele wijze informatie over aanvragen of informatie met betrekking tot de werking van de adviescommissie, de beoordelingscommissies en de verhaalcommissie openbaar maken aan derden die niet aan de vergadering deelnemen en -namen. Uitnodigingen: behoudens dringende noodzaak worden de uitnodigingen per e-mail verstuurd door de secretaris uiterlijk 3 werkdagen voor de datum van de vergadering. De uitnodiging bevat minimaal de agendapunten en de documenten die betrekking hebben op de te behandelen punten. De vergaderdata worden bepaald door het dagelijks bestuur. Verontschuldigingen: verontschuldigingen worden vooraf aan de voorzitter en secretaris gemeld. Agendapunten: de agendapunten worden vastgelegd door het dagelijks bestuur van de adviescommissie. Elk lid kan bij de voorzitter of secretaris agendapunten indienen tot 4 werkdagen voor de geplande vergadering. Bij hoogdringendheid kan een agendapunt aan de agenda worden toegevoegd als de meerderheid van de leden van de vergadering hiermee instemt. Externe Communicatie: de voorzitter of een door de voorzitter gemandateerd lid van de vergadering, kan optreden als woordvoerder van de adviescommissie mits het principe van vertrouwelijkheid in acht wordt genomen. Er mag niet gecommuniceerd worden over de inhoud van het beoordelingswerk tot de procedure is afgerond. Leden aan wie als lid van de adviescommissie om een standpunt wordt gevraagd, verwijzen steeds naar de voorzitter en leggen zelf geen verklaringen af. Cultural governance: de adviescommissie past de principes van deugdelijk bestuur toe. Zij streeft zo veel mogelijk openheid en transparantie na en legt werkwijze, verwachte inzet van de leden en maatregelen ter vermijding van belangenvermenging vast. Zij zal minstens één keer per jaar de evaluatie en integriteit van de eigen werking agenderen en bespreken. Bij de bespreking van de werking van de secretaris en de administratie zijn geen ambtenaren noch externe deskundigen aanwezig. II.
De adviescommissie
2
Werking
Artikel 3. De adviescommissie vergadert telkens als het dagelijks bestuur dit nodig en nuttig acht, rekening houdend met de bepalingen van het Kunstendecreet en het uitvoeringsbesluit. De voorzitter kan de adviescommissie bijeenroepen, telkens als hij/zij dit wenselijk acht, wanneer de minister hiertoe opdracht heeft gegeven of op verzoek van ten minste een derde van de leden. Dit verzoek moet per brief of e-mail gericht zijn aan de secretaris, die de voorzitter hiervan op de hoogte brengt. Voorzitter
Artikel 4. Indien de voorzitter verhinderd is, wordt hij/zij vervangen door het oudste aanwezige lid.
Externe expertise
Artikel 5. Het dagelijks bestuur kan een of meer externe deskundigen uitnodigen om een of meer vergaderingen bij te wonen met een actieve inbreng. Deskundigen hebben enkel een raadgevende stem. Door zijn/haar deelname aan de vergadering van de adviescommissie verklaart de externe deskundige zich impliciet akkoord met de inhoud van het huishoudelijke reglement.
Vergaderen Artikel 6. De adviescommissie kan slechts geldig beslissen indien ten minste de helft van de leden de beslissing bekrachtigt. Indien het quorum niet wordt bereikt, kan de adviescommissie het advies laten bekrachtigen op de eerstvolgende vergadering waarop het quorum wel wordt bereikt, of via e-mail. Het verslag moet goedgekeurd worden door tenminste de helft van de leden die aanwezig waren op de bewuste vergadering. Beslissen en stemmen
Artikel 7. Enkel de leden hebben stemrecht. De adviescommissie tracht steeds een beslissing te nemen met unanieme goedkeuring van de in de vergadering aanwezige leden.
3
Wordt er geen unanimiteit bereikt dan wordt er een beslissing genomen met gewone meerderheid van stemmen (= helft + 1) van de in de vergadering aanwezige leden. Onthoudingen worden bij de stemming in aanmerking genomen voor het bereiken van het vereiste quorum.
Verslagen
Artikel 8. De secretaris maakt een verslag op van elke vergadering van de adviescommissie. De verslagen vermelden plaats, datum, begin verontschuldigden of afwezigen en de agenda.
- en eind uur, de aanwezigen,
De verslagen zijn een samenvattend verslag waarin beknopt wordt weergegeven wat er in de vergadering is beslist. De adviezen gaan als bijlage bij de verslagen. Deze adviezen kunnen afzonderlijk aan de minister worden bezorgd na goedkeuring door de adviescommissie.
Openbaarheid van bestuur
Artikel 9. Alle verslagen en handelingen van de adviescommissie vallen onder het toepassingsgebied van het decreet van 26 maart 2004 houdende openbaarheid van bestuur. Alle leden van de adviescommissie melden aan de vergadering hun beroep en hun nevenfuncties, alsook wijzigingen ervan gedurende hun lidmaatschap. Deze worden door de administratie op de website van het ministerie gepubliceerd. Wanneer leden vermoeden persoonlijk, via gezin of familie, of beroepshalve betrokken te zijn bij aanvragen of dossiers, melden zij dit aan de voorzitter, die de gepaste maatregelen dient te nemen.
III.
Dagelijks Bestuur
Artikel 10. Het dagelijks bestuur van de adviescommissie heeft de volgende opdrachten:
Het opstellen van de agenda van de vergadering; Het voorbereiden van de agendapunten voor een goed verloop van de vergadering; Het nemen van de nodige maatregelen die nodig en nuttig zijn om een goede werking van de adviescommissie te verzekeren;
4
Het bezorgen aan de leden van de adviescommissie van alle informatie die nodig en nuttig wordt geacht voor het goed uitvoeren van de opdracht
IV.
Slotbepaling
Artikel 11. Wijzigingen en/of aanvullingen van het huishoudelijk reglement kunnen worden ingediend door het dagelijks bestuur of bij het dagelijks bestuur door de leden van de adviescommissie. De voorstellen ter zake worden schriftelijk aan de secretaris bezorgd. Het dagelijks bestuur maakt een ontwerp van amendement op dat ter goedkeuring aan de leden van de adviescommissie wordt voorgelegd. Het amendement wordt aanvaard als tenminste de helft van de aanwezige leden van de adviescommissie er zijn goedkeuring aan verleent. Een wijziging en/of aanvulling van het huishoudelijk reglement wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris. Zij wordt van kracht vanaf de eerstvolgende vergadering. Dit huishoudelijk reglement werd unaniem goedgekeurd door de adviescommissie op 5/12/2014 en zal ter goedkeuring voorgelegd worden aan de minister.
voorzitter
secretaris
Bart Demuyt
Roel Devriendt
5
