Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
APLIKASI MANAJEMEN UNIT KEGIATAN MAHASISWA PADA UNIVERSITAS MURIA KUDUS BERBASIS WEB Agung Rifqi Hidayat1*, Tri Listyorini1, Tutik Khotimah1 Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muria Kudus Gondangmanis, PO Box 53, Bae, Kudus 59352
1
*
Email:
[email protected]
Abstrak Unit Kegiatan Mahasiswa (disingkat UKM) adalah wadah aktivitas kemahasiswaan untuk mengembangkan minat, bakat dan keahlian tertentu bagi para anggota-anggotanya. lembaga ini merupakan bagian organisasi kemahasiswaan intra kampus lainnya seperti senat mahasiswa dan badan eksekutif mahasiswa, baik yang berada di tingkat program studi, jurusan, maupun universitas. Lembaga ini bersifat otonom, dan bukan merupakan sub-ordinat dari badan eksekutif maupun senat mahasiswa.Permasalahan yang sering terjadi pada UKM di universitas muria kudus adalah kurangnya manajemen pada kegiatan-kegiatan yang mereka lakukan sehingga banyak data yang hilang serta laporan-laporan yang tidak tertata rapi yang berakibat pada waktu laporan pertanggungjawaban, mereka kesusahan dalam mencari data kegiatan yang sudah terlaksana. Aplikasi manajemen unit keguatan mahasiswa ini berguna untuk mengolah data dan laporan kegiatan, pengurus, rapat, sponsor, proposal, surat, dokumentasi, inventaris dan keuangan pada unit kegiatan mahasiswa. Metode pada penelitian ini menggunakan Waterfall dimana Perancangan sistem ini berupa Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram. Implementasi dari aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Mysql. Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa ini memudahkan bagi anggota UKM untuk mengolah data mereka secara rapi. Kata kunci: aplikasi manajemen, unit kegiatan mahasiswa, waterfall
1. PENDAHULUAN Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) adalah wadah aktivitas kemahasiswaan untuk mengembangkan minat, bakat dan keahlian tertentu bagi para anggota-anggotanya. Lembaga ini merupakan partner oraganisasi kemahasiswaan intra kampus lainnya seperti senat mahasiswa dan badan eksekutif mahasiswa, baik yang berada di tingkat program studi, jurusan, maupun universitas. Lembaga ini bersifat otonom, dan bukan merupakan sub-ordinat dari badan eksekutif maupun senat mahasiswa. Permasalahan yang sering terjadi pada UKM di Universitas Muria Kudus adalah kurangnya manajemen pada kegiatan-kegiatan yang mereka lakukan yang mengakibatka banyak data yang hilang serta laporan-laporan yang tidak tertata rapi sehingga pada waktu laporan pertanggungjawaban sering kesusahan dalam mencari data kegiatan yang sudah terlaksana. Untuk itu perlu adanya aplikasi yang dapat mengolah data kegiatan dan laporan di Unit Kegiatan Mahasiswa. 2. METODOLOGI Metode perancangan sistem yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah metode waterfall. model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Hal ini disebut waterfall karena proses mengalir "secara sistematis dari satu tahap ke tahap lainnya dalam mode ke bawah(Pressman, 2012). Metode ini mempunyai struktur yang jelas dan terarah dalam setiap tahapan perancangan dan implementasinya. Secara umum metode perancangan sistem ini dibagi dalam beberapa tahapan, antara lain : 2.1 Perencanaan Tahapan perencanaan adalah tahapan menentukan tujuan pembuatan aplikasi management Unit Kegiatan Mahasiswa. Tujuan utama yang ingin dicapai adalah untuk mempermudah kinerja kegiatan di UKM. Proses pendataan kegiatan, sponsor, surat menyurat, keuangan, laporan pertanggungjawaban dapat dilakukan secara mudah, dan tersusun rapi. Selain itu pengumpulan data juga dilakukan pada tahap ini. Untuk memperoleh data tersebut secara lengkap dan akurat Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
389
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
dibutuhkan kerjasama dengan pihak-pihak yang terkait, adapun langkah –langkah yang dilakukan untuk pengumpulan data adalah : 1. Studi Kepustakan Metode ini dilakukan dengan cara memperoleh data dari buku-buku, literatur, majalah, jurnal tentang hal-hal pokok yang berhubungan dengan aplikasi manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa yang akan dibuat atau permasalahan yang dihadapi dan nantinya dapat mendukung kelengkapan informasi yang dibutuhkan. 2. Wawancara Metode ini dilakukan dengan cara bertanya langsung kepada pihak-pihak yang terkait yaitu dengan pihak anggota UKM. 3. Observasi Pengumpulan data dari pengamatan terhadap suatu proses atau objek dengan maksud merasakan dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah gagasan yang sudah diketahui sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan penelitian. 4. Dokumentasi Metode pengumpulan data melalui catatan atau arsip yang terdapat di UKM. Yaitu data rapat, kegiatan, surat menyurat, sponsor, APBU, inventaris, keuangan, laporan pertanggungjawaban. 2.2 Analisa Tahapan analisis sistem adalah tahapan mempelajari sistem yang sedang berjalan untuk diketahui kelemahan dan kekurangannya, dan sistem pengganti diusulkan guna menutupi kelemahan dan kekurangan sistem yang ada. 2.3 Desain Tahap desain meliputi : - Melakukan perancangan alur sistem baru menggunan data flow diagram. - Melakukan perancangan basis data (membuat relasi tabel). - Membuat desain user interface. 2.4 Implementasi Tahap implementasi adalah tahapan pengkodean terhadap rancangan-rancangan yang telah didefinisikan. Sehingga akan membentuk sebuah aplikasi sesuai dengan yang diharapkan. Pengkodean sistem dilakukan dengan menggunakan bahasa pemprograman PHP. Rancangan basis data juga diubah menjadi sebuah basis data yang dapat digunakan untuk menyimpan data-data tertentu sesuai keperluan user. Pada sistem ini, basis data dibuat dengan Mysql. 2.5 Pengujian Tahap pengujian dilakukan untuk menguji fitur-fitur pada sistem menggunakan pengujian Whitebox. Tahap ini memastikan aplikasi sudah siap dikirim dan dipakai oleh user. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisis Sistem Tahapan analisis sistem adalah tahapan mempelajari sistem yang sedang berjalan untuk diketahui kelemahan dan kekurangannya, dan sistem pengganti diusulkan guna menutupi kelemahan dan kekurangan sistem yang ada. 3.1.1. 1. 2. 3.
Analisis Sistem Yang Berjalan Hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan adalah: Unit Kegiatan Mahasiswa Mengajukan APBU kepada Wakil Rektor atau Wakil Dekan bagian kemahasiswaan. Unit Kegiatan Mahasiswa mengadakan sebuah acara atau kegiatan. Unit Kegiatan Mahasiswa menyebarkan pamflet kegiatan.
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
390
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
4. 5. 6.
ISBN: 978-602-1180-21-1
Unit Kegiatan Mahasiswa membuat proposal sponsor untuk diajukan ke instansi-instansi. Unit Kegiatan Mahasiswa mengadakan rapat kegiatan yang akan diadakan. Setelah pelaksanaan acara atau kegiatan selesai, unit kegiatan mahasiswa membuat laporan pertanggung jawaban.
Kelemahan sistem yang sedang berjalan adalah: 1. Proses pengajuan APBU dan verifikasi dari wakil rektor atau wakil dekan masih dilakukan secara manual, belum bisa dilakukan secara online. 2. Belum adanya pendataan kegiatan yang terstruktur rapi, sehingga jika berganti angkatan para anggota UKM yang baru merasa bingung dan kesulitan dengan alur kegiatan yang akan dilaksanakan. 3. Pada saat rapat, hasil dari rapat masih ditulis secara manual dan kemungkinan bisa hilang. 4. Pada saat laporan pertanggung jawaban mereka harus mencari data kegiatan yang telah dilaksanakan dan pada UKM yang datanya tidak tersusun dengan rapi data itu hilang dan mengakibatkan mereka memanipulasi data kegiatan yang telah mereka laksanakan. 3.2 Pemodelan Data Tahapan pemodelan data yang dimaksud meliputi perancangan struktur basis data. Struktur basis data dapat dilihat dari tabel yang digunakan. Pada tahap pemodelan data yang digunakan adalah ERD. 3.2.1
ERD Untuk perancangan basis data Aplikasi Manajement Unit Kegiatan Mahasiswa menggunakan alat atau tools Entity Relational Diagram (ERD). ERD merupakan alat atau tools yang sering digunakan untuk penjabaran basis data dari suatu sistem sehingga hubungan antara tabel dapat diketahui dengan jelas seperti pada gambar 1.
Gambar 1. ERD 3.3 Pemodelan Proses 3.3.1 Context Diagram Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan membeikan input atau menerima output dari sistem. Contex diagram dari ini memperlihatkan sistem secara integral dan pihak-pihak (external entity) siapa saja yang
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
391
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
telibat dalam Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa UMK. Contex diagram dapat dilihat pada gambar 2. Project Name: Project Path: C hart Fi le: C hart Name: C reated On: C reated By: Modifi ed On: Modifi ed By:
UKM
New P roject Name g:\data\kuliah\dfdku\ dfd00001.dfd Yourdon - C ontext D i agram May-09-2015 AGUNG RIF QI HIDAYAT Jun-09-2015 AGUNG RIF QI HIDAYAT
Mahasi swa
data_spons or data_materi al_sponsor
data_kembali _inventari s data_pengeluaran_keuangan data_pi njam_inventaris data_pemasukan_k euangan data_status_kegi atan data_anggota data_dokumentasi data_mahasisw a data_surat data_inventari s ganti _password data_proposal data_rapat 0 data_pani ti a data_subkegi atan data_apbu data_kegi atan portal ukm laporan_kegiatan laporan_anggota laporan_subkegiatan laporan_panitia laporan_rapat laporan_sponsor laporan_material_sponsor laporan_propos al ganti _password laporan_surat data_admin laporan_i nventaris data_ukm laporan_pinjam_i nventari s laporan_dokumentasi data_ak un_admi n laporan_kembali_i nventaris data_ak un_ukm laporan_mahasi swa password_baru lap_verifik asi _pengambi lan_apbu lap_verifik asi _persetujuan_apbu PSI lap_pemasukan_keuangan lap_pengeluaran_keuangan laporan_status_kegiatan
Sponsor
laporan_status_kegiatan lap_pengeluaran_keuangan lap_pemasukan_keuangan lap_verifik asi _pengambi lan_apbu lap_verifik asi _persetujuan_apbu laporan_panitia laporan_ukm password_baru laporan_apbu laporan_subkegiatan laporan_kegiatan laporan_anggota Bi dang Kemahasi swaan ganti _password data_veri fi kasi_persetujuan_apbu data_veri fi kasi_pengambilan_apbu
password_baru laporan_akun_ukm laporan_akun_admi n laporan_ukm laporan_admi n
Gambar 2 Context Diagram 3.3.2
DFD Adapun perancangan sistem akan dibuat menggunakan DFD (Data Flow Diagram). DFD merupakan metode pemodelan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dibuat/dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. DFD terdiri dari: Data Flow Diagram Contex Level dan Data Flow Diagram Levelled. Dan pada DFD levelled terdiri dari beberapa level yaitu: Level 0 Diagrams, Level 1 Diagrams, Level 2 Diagrams seperti pada gambar 3.
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
392
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015 Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
ISBN: 978-602-1180-21-1
New Project Name g:\data\kuliah\dfdku\ dfd00002.dfd portal ukm May-09-2015 AGUNG RIFQI HIDAYAT Jun-10-2015 AGUNG RIFQI HIDAYAT
akun
ukm ukm
ukm
ukm
password_baru PSI
ganti_password data_admin data_ukm data_akun_admin data_akun_ukm
data_mahasiswa data_anggota Mahasiswa
akun
akun 1
4
Pendaftaran laporan_admin Akun admin laporan_ukm laporan_akun_admin laporan_akun_ukm
data_sponsor data_material_sponsor
Sponsor
Ganti Password
data_status_kegiatan data_pengeluaran_keuangan data_pemasukan_keuangan admin mahasiswa data_kembali_inventaris material_sponsor data_surat data_rapat password_baru data_proposal data_pinjam_inventaris subkegiatan anggota kegiatan data_inventaris data_panitia ganti_password data_dokumentasi data_subkegiatan 2 anggota data_kegiatan subkegiatan Proses laporan_mahasiswa UKM kegiatan ukm laporan_anggota dokumentasi laporan_kegiatan inventaris laporan_subkegiatan panitia lap_pemasukan_keuangan laporan_status_kegiatanlap_pengeluaran_keuangan lap_pengeluaran_keuanganlaporan_inventaris panitia dokumentasi inventaris lap_pemasukan_keuanganlaporan_surat laporan_subkegiatan laporan_pinjam_inventaris bendahara proposal pinjam laporan_kegiatan laporan_sponsor lap_verifikasi_persetujuan_apbu laporan_panitia laporan_material_sponsor admin
mahasiswa material_sponsor
laporan_anggota bendahara rapat
proposal
pinjam
sponsor
apbu
surat apbu
rapat
sponsor
surat
laporan_kembali_inventaris laporan_proposal lap_verifikasi_pengambilan_apbu laporan_panitia data_apbu laporan_status_kegiatan laporan_dokumentasi laporan_rapat 3
Bidang data_verifikasi_persetuju an_apbu Pengajuan Kemahasiswaandata_verifikasi_pengambilan_apbuAPBU
laporan_ukm
lap_verifikasi_persetujuan_apbu lap_verifikasi_pengambilan_apbu laporan_apbu password_baru ganti_password
Gambar 3. DFD Aplikasi Manajemen UKM 3.4 Implementasi Implementasi adalah tahap penerapan sekaligus pengujian bagi sistem serta merupakan tahap dimana aplikasi siap dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya, efektifitas sistem baru akan diketahui pasti, juga untuk semua kelebihan dan kekurangan sistem dari program aplikasi. Pada Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa menggunakan bahasa pemrograman PHP. Halaman login dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4 Tampilan Login
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
393
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
Gambar 5. Menu Utama
Gambar 6. Laporan Keuangan 4. KESIMPULAN Dari keseluruhan pembahasan dan pengamatan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan adanya Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa ini dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat sehingga dapat mempermudah kinerja anggota ukm dalam pengelolaan data yang ada. b. Aplikasi ini dapat digunakan sebagai alat bantu dalam memberikan informasi kegiatan, pengurus, rapat, sponsor, proposal, surat, dokumentasi, dan keuangan. Serta mendukung pembuatan laporan pertanggungjawaban. c. Selain memberikan informasi aplikasi ini juga dapat mengupload dan mendownload data rapat, data surat dan data proposal. d. Aplikasi yang dibangun dapat menghasilkan laporan data kegiatan, data pengurus, data rapat, data sponsor, data proposal, data surat, dan data keuangan. DAFTAR PUSTAKA Madcoms, 2008, PHP dan MySQL untuk Pemula, Andi, Yogyakarta. Nugroho B., 2005, Database Relasional dengan MySQL, Andi, Yogyakarta. Pressman R. S., 2012, Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi) Edisi 7, Andi, Yogyakarta
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
394
