Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Kateřina Beránková
Analýza a návrh optimalizace informačního systému pro Autodopravu Ladislav Pohl Bakalářská práce
2011
Vysoká škola ekonomická v Praze, Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
ZADÁNÍ BAKALÁŘSKÉ PRÁCE Jméno:
Kateřina Beránková
Obor:
Podnikové informační systémy
Ředitel VOŠIS vám ve smyslu zákona č.111/1998 Sb. o vysokých školách z pověření děkana FIS VŠE zadává bakalářskou práci na téma:
Analýza a návrh optimalizace informačního systému pro Autodopravu Ladislav Pohl Cíl práce: Zpracujte analýzu informačního systému společnosti Autodoprava Ladislav Pohl. Popište zjištěné nedostatky a navrhněte jejich řešení.
Vedoucí bakalářské práce:
PhDr. Helena Kučerová
Datum zadání bakalářské práce:
1. 3. 2011
Termín odevzdání bakalářské práce:
23. 5. 2011
V Praze dne 1. 3. 2011
PhDr. Jan Machytka ředitel VOŠIS
Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza a návrh optimalizace informačního systému pro Autodopravu Ladislav Pohl zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.
V Praze dne 10. 5. 2011
Podpis
Anotace Cílem této bakalářské práce je obeznámit čtenáře se základy teorie tvorby informačních systémů a následně je uplatnit v praxi na zvolené firmě Autodoprava Ladislav Pohl. Jedná se o podnik, jehož informační systém je nedostačující. Budu se zabývat jeho analýzou, odhalením silných a slabých částí a následně navrhnu jeho nové řešení, které bude firma později testovat.
Annotation The object of this bachelor thesis is to familiarize readers with basics of formation theory of information systems and to use them subsequently in practice at selected organization Autodoprava Ladislav Pohl. It is the company, whose information system is insufficient. I will deal with its analysis, revelation of its strong and weak parts and I will suggest its new solution, which the firm will test later.
Obsah 1
Úvod ............................................................................................................................................ 7
2
Vymezení základních pojmů ............................................................................................. 9
3
2.1
Informace.................................................................................................................... 9
2.2
Informační systém ................................................................................................ 10
2.3
Podnikový informační systém .......................................................................... 11
Proces tvorby a implementace IS .................................................................................. 12 3.1
Formulace potřeby zavedení IS ....................................................................... 12
3.2
Rozhodnutí o vývoji vlastním, či externím .................................................. 14 3.2.1 Vlastní vývoj .............................................................................................. 14 3.2.2 Typový aplikační software (TASW) ................................................. 14 3.2.3 Individuální aplikační software (IASW) ......................................... 15
3.3
Analýza situace v organizaci ............................................................................. 16
3.4
Zaváděcí projekt .................................................................................................... 17
3.5
Zajištění požadovaných podmínek ................................................................. 17 3.5.1 Organizační zajištění .............................................................................. 17 3.5.2 Personální zajištění ................................................................................ 18 3.5.3 Finanční zajištění..................................................................................... 18 3.5.4 Technické zajištění ................................................................................. 18
4
3.6
Implementace IS .................................................................................................... 19
3.7
Přizpůsobení IS dodatečným požadavkům ................................................. 19
3.8
Kontrola .................................................................................................................... 20
Charakteristika Autodopravy Ladislav Pohl ............................................................. 21 4.1
Organizační schéma .............................................................................................. 21
5
Současný stav informatizace podniku ......................................................................... 22
6
Informační toky .................................................................................................................... 25 6.1
Analýza stávajících informačních toků ......................................................... 25 6.1.1 Kontextový diagram ............................................................................... 25 6.1.2 Vývojový diagram.................................................................................... 27 6.1.3 ER diagram ................................................................................................. 28 6.1.4 Diagram datových toků ......................................................................... 29 6.1.5 Diagram případů užití............................................................................ 37 5
7
Návrh modernizace IS........................................................................................................ 38 7.1
Externí informační zdroje .................................................................................. 38 7.1.1 Ministerstva dopravy ............................................................................. 38 7.1.2 Personalistika ........................................................................................... 39
7.2
Komunikace interní i externí ............................................................................ 40 7.2.1 Webové stránky ....................................................................................... 40 7.2.2 Připojení na internet .............................................................................. 41 7.2.3 Telefonické spojení ................................................................................. 41
7.3
Technické vybavení .............................................................................................. 41
7.4
Software .................................................................................................................... 44 7.4.1 Operační systém ...................................................................................... 44 7.4.2 Podnikový informační systém ............................................................ 44 7.4.3 Účetní software ........................................................................................ 47 7.4.4 Microsoft Office ........................................................................................ 47
7.5
Bezpečnost IS .......................................................................................................... 48 7.5.1 Softwarová ochrana................................................................................ 48 7.5.2 Další prvky bezpečnosti ........................................................................ 49
7.6
Zálohování dat ........................................................................................................ 50
7.7
Požadavky na specializovaný personál (ICT/IT) ...................................... 50
7.8
Školení uživatelů.................................................................................................... 51 7.8.1 Školení Microsoft Windows 7 ............................................................. 51 7.8.2 Školení Microsoft Server 2008 ........................................................... 52 7.8.3 Školení podnikového informačního systému LORI .................... 52 7.8.4 Školení Microsoft Office ........................................................................ 53
7.9 8
Finanční kalkulace ................................................................................................ 53
Závěr ......................................................................................................................................... 55
Seznam použitých zdrojů ............................................................................................................... 56
6
1
Úvod Odpradávna byla výměna informací velice důležitá. Stýkáme se s ní téměř
nepřetržitě, tvoří základ všech vědních oborů. Samostatný vědní obor informatika, který se informacemi zabývá, patří v dnešní době k nejvíce se rozvíjejícím vědním oborům. Nové poznatky z oblasti mikroelektroniky a vývoje nových softwarových systémů se vyskytují téměř nepřetržitě. Správné a efektivní řízení podniků není ovlivněno jen základní strategií, ale také zvolením vhodného informačního systému. Pod tímto pojmem se ukrývá nejen softwarový produkt, ale také hardwarové vybavení, způsob archivace dokumentů, komunikace zaměstnanců a podobně. Proto je velice důležité držet krok s informatickými pokroky, abychom dosáhli lepších a rychlejších výsledků. Téma
Analýza
a
návrh
modernizace
informačního
systému
pro Autodopravu Ladislav Pohl jsem si vybrala proto, že jsem na daném pracovišti absolvovala svoji odbornou praxi a firemní informační systém jsem shledala jako nedostačující. Majitel i přes velké pokroky v oblasti informatiky, modernizuje informační systém minimálně a to převážně vlastními silami, bez konzultace s IT odborníky. Příkladem je zastaralý hardware a využívání pouze programů Microsoft Word, Excel a Účto. Jedná se o firmu čítající 10 zaměstnanců. Podnik je dostatečně velký na to, aby mu byl implementován složitější informační systém, a zároveň dostatečně malý na to, aby se jeho návrhem zabýval jen jeden člověk. Výhodou zvolení tohoto tématu je také širší rozsah problematiky. Netýká se jen softwaru, ale i hardwaru. Uplatním znalosti
nejen
z Podnikových
informačních systémů,
ale
také
z Informatiky, Databází, Počítačových sítí a dalších předmětů, které jsou na naší škole vyučovány. Ve své bakalářské práci se budu zabývat teoretickou stránkou problému, kde vysvětlím samotný pojem informační systém, jeho typy a možnosti návrhu. Dále navážu na praktickou část, kde provedu důkladnou analýzu stávajícího informačního systému. Budu předpokládat hypotézu „Informační systém firmy
7
Autodoprava Ladislav Pohl lze optimálně modernizovat“. Najdu jeho výhody a nevýhody, které se pokusím odstranit. Údaje potřebné pro řešení získám vlastním zjevným pozorováním, kde budu sledovat práci jednotlivých zaměstnanců s daným informačním systémem. Zpracuji některé diagramy, ze kterých zjistím firemní procesy a těmi se budu dále zabývat. Informace získané tímto způsobem budu později analyzovat a hledat jejich silné a slabé části. Omezení bakalářské práce je pouze jedno a to obsáhlost dané problematiky, proto budu některé části návrhu modernizace informačního systému zmiňovat jen okrajově, nebudu detailně popisovat rozhodovací proces mezi jednotlivými produkty na trhu a případně je budu řešit pomocí outsourcingu.
8
2
Vymezení základních pojmů K pochopení a správné analýze a návrhu jakéhokoliv informačního systému
je nutné správně porozumět jednotlivým pojmům. V následující části přiblížím některé z těch základních, které později v bakalářské práci použiju a dále rozvedu.
2.1
Informace
Pojem informace použije většina z nás často několikrát denně, aniž bychom znali jeho exaktní definici. Častokrát je tento výraz zaměňován za pojem data, či znalosti. K definování slova informace použiji postupné vysvětlování předchozích pojmů a uvedení rozdílů mezi nimi. Slovo data pochází z latinského slovesa dato, tj. dávat, a podstatná jména z něj odvozená znamenají dané, danost, údaj. V češtině se výraz data používá pro množné číslo, jednotné číslo je údaj. Jde o jakékoli vyjádření skutečnosti, schopné přenosu, uchování, interpretace či zpracování. Data pro nás nemusí mít vůbec žádný význam.[12] Pod pojmem znalosti si můžeme představit to, co jednotlivec vlastní (ví) po osvojení dat a informací a po jejich začlenění do souvislostí. Jedná se o výsledek poznávacího procesu, předpoklad uvědomělé činnosti.[12] Již Norbert Wiener, zakladatel kybernetiky, tvrdil, že informace je nehmotné povahy. Tuto definici doplnil Claudie Shannon ve 40. letech minulého století uceleným pojetím informace jako statistické pravděpodobnosti výskytu znaku či signálu, který odstraňuje apriorní neznalost příjemce.[28] Na pojem informace můžeme nahlížet různými pohledy. První z nich je syntaktický, jež se zabývá vnitřní strukturou, souvislostí mezi znaky, které ji tvoří a to bez ohledu na její vztah k příjemci. Sémantický pohled zdůrazňuje obsahový význam informace opět bez vztahu k jejímu příjemci. Pragmatický pohled na rozdíl od předchozích dvou typů definic zdůrazňuje praktické využití informace, to znamená, jaký má pro příjemce význam.[28]
9
informace
zpracovatelnost
smysl, význam
sdělitelnost pochopení
zpracovatelnost
data
znalosti pochopení
Obrázek č. 1: Spojitosti mezi daty, informacemi a znalostmi [12]
2.2
Informační systém
Pod pojmem informační systém (IS) si častokrát mnoho lidí představí to, co je definováno termínem ERP - podnikový informační systém (z anglického enterprise resource planning). Tedy software, pomocí kterého lze řídit vztahy s klienty a dodavateli, který zpracovává podnikovou dokumentaci. Tento pojem si přiblížíme v další podkapitole. Jenže pro samotné slovní spojení informační systém potřebujeme mnohem rozšířenější definici s mnoha dalšími objekty. Jedna z mnoha vhodných zní následovně. Jedná se o soubor lidí, technických prostředků a metod, zabezpečujících sběr, přenos, zpracování a uchování dat za účelem tvorby a prezentace informací pro potřeby uživatelů činných v systémech řízení. Z výše uvedené definice lze vyjádřit základní prvky informačního systému. Jedná se o: • • •
lidi, kteří jsou tvůrci, uživatelé a zpracovávatelé informací, informace, ať už jako zdroj nebo vlastní produkt podniku, prostředky umožňující práci s informacemi, například jazyky, informační a komunikační technologie (hardware, software), pracovní postupy a materiální zabezpečení pomocí budov a podobně.[12]
10
2.3
Podnikový informační systém
Jak bylo již zmíněno v předchozí kapitole, pojmy informační a podnikový informační systém si mnoho laiků plete. Tento termín zná většina informačních techniků také pod zkratkou ERP, která vznikla z jeho anglického překladu enterprise resource planning. K přiblížení tohoto pojmu používají různí autoři různé definice. Pro příklad uvedu některé z nich. APICS dictionary tvrdí, že podnikový informační systém je metoda efektivního plánování a řízení všech podnikových zdrojů ve výrobním nebo distribučním podniku či podniku zaměřeném na služby. Tyto zdroje jsou nezbytné k přijetí a realizaci objednávky zákazníka včetně následného dodání a fakturace.[2] Podle Somerse a Nelsona představují ERP softwarové nástroje používané k řízení podnikových dat. Pomáhají tak podnikům v oblastech: • • • • • • • • •
dodavatelského řetězce, příjmu materiálu, skladového hospodářství, přijímání objednávek od zákazníků, plánování výroby, expedice zboží, účetnictví, řízení lidských zdrojů a v dalších podnikových funkcích.[2] Výsledkem výše zmiňovaných definic tedy je, že se jedná o softwarovou
aplikaci, která automatizuje práci s podnikovými procesy a daty, uspořádává přehledné databáze a z těch je poté schopna vytvořit různé předem naprogramované reporty.
11
3
Proces tvorby a implementace IS Při procesu formování potřeby IS, analýzy podniku, návrhu samotného
systému a jeho implementace je třeba se komplexně zaměřit na jeho části a vše několikrát promyslet, jelikož se jedná o zásadní entitu, která může ovlivnit prosperitu podniku. Opomeneme-li jen některou část, například dokumentaci při skladování náhradních součástí, můžeme značně zkomplikovat komunikaci ve firmě a tím pádem zmenšit její efektivitu. Proto je důležité se na tento proces zaměřit nejen detailně, ale také si komplexně uvědomit, jak bude samotný systém fungovat.
3.1
Formulace potřeby zavedení IS
Minimálně jednou se podnik musí dostat do situace, kdy zvažuje, jestli potřebuje nějakou ucelenou formu vlastního informačního systému. Předtím, než jednoznačně tuto potřebu potvrdí, je důležité zvážit důvody, kvůli kterým bude pro podnik zavedení informačního systému výhoda, ve srovnání s problémy, které se v průběhu analýzy a implementace naskytnou. Mezi otázky, které by si podnik měl před samotným potvrzením potřeby informačního systému položit, patří například: • • • • • • •
Potřebujeme zlepšit sběr, distribuci, zpracování a prezentaci informací? Můžeme pomocí IS zlepšit institucionální kulturu podniku? Potřebujeme vyšší spolehlivost, přesnost a bezpečnost informací? Potřebujeme lepší podklady pro řízení jednotlivých aktivit podniku? Pomůže nám IS zlepšit pořádek nebo odstranit nepořádek? Potřebujeme snadnější vykazování nadřízeným orgánům? Když vše shrneme, co všechno v podniku zabezpečujeme a jaké s tím máme problémy?[28] Srovnávat je bude s ohroženími podobným:
• •
problémům a potížím v průběhu procesu implementace, riziku nezdaru.[28]
12
Dále bude podnik muset vytvořit projektu informačního systému vhodné podmínky, například: • • • •
jasně formulovanou podporu vedením podniku, organizační zabezpečení, přiměřený rozpočet, přizpůsobení interní legislativy.[28] V následujícím
schématu
můžete
pozorovat
grafické
zpracování
rozhodovacího procesu, zda informační systém zavést, či nikoli.
START
Opravdu potřebujeme IS?
NE
ANO
Uvědomujeme si možné problémy?
NE
Přeber odpovědnost za zrušení projektu IS
ANO
Vytvoříme podmínky?
NE
Poděl se s odpůrci o odpovědnost
Poděkuj všem, kdo již pracovali na projektu
ANO Proveďte všechna nutná organizační opatření
Modli se za zdar projektu
KONEC
Přiznej a ohlaš selhání projektu a jeho důvody
Obrázek č. 2: Základní rozhodovací schéma [28]
13
3.2
Rozhodnutí o vývoji vlastním, či externím
Když se podnik ocitne v situaci, kdy schválí zavedení speciálního informačního systému, je důležité se rozhodnout, zda si ho bude vytvářet sám, vlastními silami, pomocí vlastních zkušeností, jestli si objedná tzv. typový aplikační software (TASW), který je k dostání pro určitou homogenní skupinu podniků, či jestli zvolí individuální aplikační software (IASW), který mu dodavatel navrhne na míru. Každá z těchto možností má své vlastní výhody i nevýhody. Záleží tedy na podniku, kterou z nich zvolí.
3.2.1 Vlastní vývoj Tento způsob vývoje přináší následující výhody: • • • • •
Odpovídá tomu, co organizace požaduje, systém je jí přesně přizpůsobený. Lze očekávat určitou funkčnost, která je firmě předem známa. Firemní informační technologie nejsou známé, konkurence tedy nemůže odhalit jejich silné a slabé stránky. Lze okamžitě reagovat na potřeby uživatelů. Nedochází k úniku utajovaných a citlivých informací, lze zaručit určitou bezpečnost systému. V případě bezpečnostních chyb nedochází k jejich veřejnému odhalení.[15] Management musí však zvážit i tyto nevýhody:
• • • • • •
Podnik musí počítat s vysokými náklady, které kryje v plné výši, včetně nákladů na vývoj a podobně. Vývoj tohoto typu trvá značně dlouho. Déle, než kdyby ho podnik zadával externě. Nelze zahrnout všechny světové a odvětvové standardy, které si firma ani nemusí uvědomovat. Funkčnost informačního systému nebude předem vyzkoušená. Systémy používané v podniku, například e-mailový klient, antivirový program, účetní software i samotný ERP systém, se obtížně integrují. Budoucí údržba je dražší, díky tomu, že každá nutná změna v zákonech, v legislativě, v obyčejích daného odvětví představuje zásah do systému.[15] 3.2.2 Typový aplikační software (TASW) Tento termín je také často označován jako „krabicový informační systém“.
Jedná se o software vytvářený a standardizovaný pro určitou homogenní skupinu zákazníků, například pro hotely.[15]
14
I tento typ vývoje má své výhody a nevýhody. Mezi výhody řadíme: • • • • •
Doba realizace je neporovnatelně kratší. Náklady na vývoj se rozdělují mezi více zákazníků, cena je tedy nižší. Produkt je vyzkoušen mnoha firmami a odvětvími, je tedy přizpůsoben pro typické podnikové procesy. Podnik využívá metody best practices, tedy čerpá ze zkušeností ostatních uživatelů, vyzkoušené postupy dále zdokonaluje. Informační systém pružně reaguje na změny v legislativě. Veškeré právní a účetní parametry, například sazbu DPH, lze libovolně parametricky měnit.[15] Podnik však musí zvážit i následující nevýhody:
• •
Některé požadavky v podniku se budou muset systému TASW přizpůsobit. V případě, že firma zvolí několik systémů TASW od různých dodavatelů, dojde k jisté nekonzistentnosti a obtížné integraci.[15] 3.2.3 Individuální aplikační software (IASW) Pod zkratkou IASW se skrývá individuální aplikační software. Jedná se
o software vytvářený „na zelené louce“ podle potřeb zadavatele, bere v potaz vše, co uživatel potřebuje a jeho funkcionalita je předem konzultována nejen se zadavatelem, ale také s konečnými uživateli.[15] Výhody tohoto softwaru jsou: • • •
Obdobně jako u vlastního vývoje tento systém odpovídá tomu, co organizace požaduje, a přesně tomu se přizpůsobuje. Podniku je předem známá funkčnost systému. Potlačení nevýhody kvalifikace interních programátorů. Mohou spolupracovat se specialisty a tak zlepšit kvalitu informačního systému.[15] Mezi nevýhody IASW řadíme:
• • • •
Podnik musí počítat s ještě vyššími náklady, než v případě vlastního vývoje, protože bude muset pokrýt platy dalších, externích pracovníků. Funkčnost informačního systému také nebude předem vyzkoušená. Doba řešení bude delší než v případě řešení pomocí TASW, avšak kratší než při vlastním vývoji. Existuje také vyšší riziko úniku informací.[15]
15
3.3
Analýza situace v organizaci
Po zvolení typu řešení nastává pravá chvíle pro analýzu stávající situace informatizace v podniku. V případě vlastního návrhu tuto analýzu provádí interní specialisté, v případě řešení externí firmou budou analýzu provádět její zaměstnanci na základě pozorování, vlastních zkušeností a konzultací se zadavatelem. První konzultace se většinou organizují během jednoho až dvou dnů. Pokud má podnik vlastního IT odborníka, otázky funkcionality informačního systému se probírají především s ním. Na konzultaci jsou diskutovány jednotlivé body, které tvoří základ vytváření vlastního informačního systému. Uživatel definuje případné nadstandardní požadavky na jeho funkčnost, ke kterým se v budoucnu poté přihlíží.[16] Definují se základní cíle implementace, což bývá obvykle rychlé zprovoznění nového ERP systému, převedení co největšího množství dat a efektivní zaškolení obsluhy pro používání jednotlivých částí informačního systému.[16] Dalším bodem analýzy je takzvaný audit technické základny a systémových. Vývojáři informačních systémů zkontrolují parametry jednotlivých hardwarových součástí, například počítačů, serverů, modemů a podobně. Pokud některé parametry nevyhovují, navrhne se později optimální řešení, které uživatel musí schválit.[16] Posledním krokem analýzy informatizace podniku je definování procesů a datových toků. V této části je důležité, aby uživatel informoval dodavatele o všech podstatných detailech spojených s pořizováním dokladů, záznamů a jiných informací, které chce evidovat a zpracovávat v ERP systému. Analyzují je jednotlivá oddělení a následně je navržen případný jiný postup, popřípadě nově evidování dat. Vše se upravuje podle standardních postupů, se kterými má dodavatel zkušenosti.[16]
16
3.4
Zaváděcí projekt
Z důvodu předcházení chaosu při vlastní implementaci informačního systému je nezbytně důležité zpracovat nějaký základní dokument projektu, který se může nazývat například „Zaváděcí projekt“. V tomto dokumentu se definuje: • • •
obsah jednotlivých činností, osoby za ně zodpovědné a termíny, do kterých musí být činnost splněna. Vše v tomto projektu musí být odsouhlaseno jak zadavatelem, tak
i dodavatelem a následně podepsáno.[28] Základní strukturu tohoto projektu lze rozdělit na tři dílčí části. Jedná se o: •
• •
úvodní studii, kde jsou: • definovány základní cíle, • popsána analýza stavu informatizace, • specifikovány požadavky na nový informační systém, • určena limitující kritéria, • vytvořen časový harmonogram, stanovení postupů, které budou podporovány počítačem, způsob realizace, kde je podrobně specifikován postup jednotlivých dílčích kroků, které je nutno vykonat, aby byly postupy podporovány správně.[28]
3.5
Zajištění požadovaných podmínek
Protože plánování informačního systému je časově náročná činnost, je velice důležité si ji rozdělit na několik dílčích činností, které by měly být důkladně naplánované a schválené, aby vše proběhlo bez chaotických improvizací.
3.5.1 Organizační zajištění Každá součást projektu informačního sytému má určité požadavky na organizační strukturu. Organizační zajištění pracuje s různými rolemi koncových uživatelů systému. Je nutné specifikovat řídící a prováděcí role, které jsou potřebné. Určit jejich hierarchickou strukturu a vymezit tedy přesně kdo komu podléhá, jaký má rozsah povinností a pravomocí. Vyloučí se tak vícekolejnost řešení.[28]
17
3.5.2 Personální zajištění Na projektu informačního systému se obvykle podílí několik pracovníků, z nichž někteří mají řadovou roli, která se dá zastoupit. Někteří mají naopak roli klíčovou a je tedy důležité, aby se projektu věnovali naplno. Vedení podniku by tedy mělo dbát na dostatečnou motivaci. Tento problém se týká jak technických činností, například správa sítě, tak činností specializovaných, například správa jednotlivé komponenty systému.[28]
3.5.3 Finanční zajištění Při zajištění finanční stránky projektování informačního systému se musí vedení podniku zaměřit na mnoho položek. Mezi ně patří například: • • • • • •
nákup hardwaru, nákup komponent informačního systému, sudování síťové infrastruktury, licence na software, služby, provozní náklady.[28] 3.5.4 Technické zajištění Zajištění techniky při projektování informačních systému zpravidla provádí
podnikový útvar informatiky. Zavádění a provozování informačního systému potřebuje technickou podporu. Obvykle však v určitém rozsahu existuje. Pod tímto pojmem si můžeme představit například: • • • • • • • •
správu systému, správu počítačových sítí, správu databází, správu aplikací, provozování informačního systému, zálohování dat, služby, rozvoj systému.[28]
18
3.6
Implementace IS
Poslední část fáze před samotnou implementací končí předáním příslušných dokumentů a vysvětlením jeho jednotlivých bodů. Po jeho schválení oběma stranami je dle definovaných termínů zahájena samotná implementace, která probíhá v následujících fázích: • • • • •
zajištění potřebného hardwaru, instalace vlastního ERP a ostatních softwarů na server a jednotlivé stanice, nahrání testovacích dat, převod datové základny, školení správce a uživatelů, které je rozděleno do následujících dvou částí: • základní seznámení s ovládáním informačního systému, • evidování, opravy a likvidace dat.[28] Problémy, které v průběhu implementace vzniknou, se prezentují zadavateli
okamžitě během dalších kontrolních dnů, které jsou domluveny zhruba v polovině implementace a asi týden před předáním finální verze systému.[28]
3.7
Přizpůsobení IS dodatečným požadavkům
Po vlastním uvedení informačního systému do provozu může podnik odhalit některé nedostatky nebo nové procesy, které nebyly během analýzy zpracovány. Může se tak dít i vlivem rozšíření podnikových činností. Proto je velice důležité zůstat v kontaktu se zadavatelem, který může později změny v informačním systému realizovat. Může se jednat například o následující požadavky: • • • • • •
známé v průběhu implementace, ale časově náročné a tak odsunuté na pozdější dobu, vzniklé při zkušebním provozu, zjištěné až při vlastním provozu, související se změnou v legislativě, vzniklé vlivem nepřesného zadání, požadavky na rozšíření.[28]
19
3.8
Kontrola
I když se zdá, že byl projekt dobře naplánovaný a žádné chyby se navenek neprojeví, je tato fáze implementace informačního systému velice důležitá. Sebelepší projekt potřebuje pravidelně kontrolovat. O vlastní kontrolu se může starat buď externista, kterého pověří dodavatel, nebo vlastní zaměstnanec podniku, který má znalosti z oblasti ICT/IT. Kontrole by se měl podnik věnovat především ve fázi implementace informačního systému. Sleduje se hlavně dodržování časových harmonogramů, správnost jednotlivých činností a dodržování zadaného rozpočtu. Důležité je však také sledovat provoz informačního systému i v průběhu samotného spuštění a fungování. Takto nejlépe se odhalí možné nedostatky, které je potřeba konzultovat s odborníky a eliminovat je.
20
4
Charakteristika Autodopravy Ladislav Pohl Podnik Autodoprava Ladislav Pohl provozuje majitel na základě
živnostenského listu. Firma vznikla v roce 1992 s pouhým jedním nákladním automobilem za účelem rozvážení zeleniny od středočeských zemědělských firem do tehdejších tuzemských obchodních řetězců. Nyní je vozový park rozšířen na 10 nákladních automobilů, které obsluhuje zatím 8 zaměstnanců. Sídlo firmy se nalézá v Kostomlatech nad Labem ve Středočeském kraji, kde dochází také k opravám a údržbě vozidel. Jednoduché úkony spojené s opravou a údržbou jsou prováděny pouze majitelem, generálním ředitelem nebo zaměstnanci podniku za použití dostupných náhradních dílů. Složitější úkony zprostředkovává autoservis MAN v Jičíně. Zákazníky jsou zdejší odbytová družstva zaměřená na produkci zeleniny. V aktuálním období jde o firmy dvě. Nově začal majitel spolupracovat také s producentem květin. Odběratelů přepravovaného zboží existuje ke dnešnímu dni 30. Jedná se především o velkoobchodní sklady společností Tesco Stores ČR, a.s., Kaufland Česká republika, v.o.s. a Penny Market, s.r.o., přičemž každé odbytové družstvo má uzavřené smlouvy s cca 15 odběrateli, často jednomu dodavateli dodává zboží více zákazníků Autodopravy. Odběratelé jsou situováni v České a Slovenské republice.
4.1
Organizační schéma majitel
generální manažer
zaměstnanci
účetní
Obrázek č. 3: Organizační schéma podniku
21
5
Současný stav informatizace podniku Vzhledem k tomu, že majitel nezaměstnává žádného informačního technika,
ani s žádným takovým nespolupracoval a sám má pouze lehkou znalost informačních technologií, je informační systém ve velmi zjednodušeném stavu. Firma využívá externí informační zdroje nárazově, když se majitel dozví o nějaké změně v legislativě. Poté vyhledává podklady pomocí internetových vyhledávačů, které ho nejčastěji odkážou na stránky Ministerstva dopravy, ne však pokaždé. O personalistických serverech majitel nikdy neuvažoval. Firma spravuje své vlastní webové stránky. Na jejich vytvoření si najala externistu. Bohužel ani ty však nejsou v nejlepším stavu. Jejich prioritou je pouze informační služba, a to velmi malá, a nově inzerce starých automobilů, které chce majitel prodat. V základních záložkách nalezneme možnosti „o nás“, „náš vozový park“, „kontakt“ a „inzerce“. Chybí veškeré marketingové prvky.
Obrázek č. 4: Internetové stránky podniku [13]
Připojení na internet využívá majitel převážně v místě svého bydliště. V kanceláři má k dispozici pouze přenosný modem od společnosti O2 poskytovaný k službě 02 Mobilní internet Start za 250 Kč bez DPH měsíčně. Toto připojení mu umožní stahovat data do velikosti 500 MB za měsíc. Tato organizace také majiteli zajišťuje mobilní služby. Využívá tarif O2 NEON XL, který mu poskytuje volání do sítě O2 zdarma a do ostatních sítí 600 volných minut. Cena tohoto tarifu je 1.666,67 Kč bez DPH. 22
V kanceláři podniku se nachází zastaralý model osobního počítače značky HP a multifunkční zařízení značky Samsung. Dále zde můžeme nalézt i papírovou kartotéku s veškerými firemními dokumenty. Majitel a účetní používají i své osobní počítače v místech jejich bydliště, bohužel nejde o žádné síťové propojení a tak musí veškerou dokumentaci kopírovat. Jako operační systém používá majitel Windows XP Professional. Pro správu databázových dat firma používá výhradně Microsoft Excel, kde má majitel pomocí vzorců vytvořeno pár tabulek, například pro výpočet výplat nebo servisních oprav vozidel. Pro komunikaci s ostatními subjekty používá majitel Microsoft Word. Účetní používá program Účto. Dokumentace není uspořádaná, adresáře a soubory nemají pevně dané úložiště. Zálohování provádí nepravidelně pouze na flash disky. Ochrana dat je řešena díky softwaru AVG Anti-virus. Jedná se o verzi koupenou v roce 2009, ke které už není dokoupena nová licence. Proto je počítač ohrožen nově vzniklými viry. Školení uživatelů není vzhledem k jednoduchému softwarovému vybavení třeba. Majitel, generální manažer i účetní mají s danými produkty vlastní zkušenosti, jelikož se s nimi setkávají i v osobním životě. Problémy, na které nejsou dostatečně zkušení, řeší pomocí konzultace s panem Markem Vokálem, který má v oblasti ICT/IT zkušeností více, jelikož pracuje v IT oddělení Městského úřadu v Nymburce.
Obrázek č. 5: Úvodní obrazovka programu Účto
23
Obrázek č. 6: Pracovní plocha firemního počítače
Obrázek č. 7: Tabulka v programu Microsoft Excel pro výpočet fakturace
24
6
Informační toky Pro správné navržení informačního systému je vhodné analyzovat
informační
situaci
podniku pomocí
zobrazení
podnikových
procesů do
přehledných diagramů. Analytik si tak může lépe uvědomit celý chod firmy a koloběh informací v ní.
6.1
Analýza stávajících informačních toků
Pro tuto analýzu jsem zvolila diagramy kontextový, který se zabývá komunikací firemního informačního systému s externími organizacemi, vývojový, kde popíšu jednotlivé kroky uskutečněné během samotného procesu služby, ER diagram, kde popíšu statickou část dat, vztahy mezi nimi a jejich atributy, diagram datových toků, pomocí kterého zjistím procesy, které se v podniku odehrávají, a diagram případů užití, ve kterém zobrazím práci externích entit s informačním systémem.
6.1.1 Kontextový diagram
Správa sociálního zabezpečení
čerpací stanice
pojišťovny
odběratelé
banka zákazníci informační systém Autodopravy Ladislav Pohl
Ministerstvo dopravy ČR
finanční úřad
živnostenský úřad
Policie ČR autobazar
autoservis
městský úřad
Obrázek č. 8: Kontextový diagram
25
Tento kontextový diagram slouží k zobrazení komunikace externích objektů s informačním systémem Autodopravy Ladislav Pohl. Řadíme mezi ně jak jiné organizace, tak i jiné informační systémy. Podnik konkrétně komunikuje s výše uvedenými subjekty takto: •
Zákazníci: Autodoprava přijímá objednávky od odbytových družstev a potvrzuje přijetí objednávky, odesílá fakturace a přijímá platby za dopravu.
•
Odběratelé: Obchodní řetězce odesílají informace o nejdelší možné době dodání zboží, podle kterých si řidiči určují dobu odjezdů a přestávky.
•
Čerpací stanice: V současné době spolupracuje Autodoprava s čerpací stanicí PAP oil, která každý týden odesílá aktuální cenu za pohonné hmoty, dodává čerpací karty, na které řidiči tankují, a každý měsíc odesílá fakturaci za čerpané pohonné hmoty, kterou Autodoprava následně hradí.
•
Správa sociálního zabezpečení: Podnik komunikuje s touto organizací pouze tehdy, když odvádí sociální pojištění za zaměstnance a v případě, že jsou zaměstnanci v období pracovní neschopnosti.
•
Pojišťovny: Autodoprava spolupracuje s pojišťovnami v úkonech spojených se zákonným pojištěním vozidel, s havarijním připojištěním a při odvádění dávek zdravotního pojištění za zaměstnance.
•
Banka: Jedná se o téměř nejčastější druh komunikace. Banka spravuje majiteli finanční účty a poskytuje mu úvěry a hypotéky.
•
Finanční úřad: Majitel odvádí finančnímu úřadu daně z příjmu právnických osob, daně z příjmu fyzických osob za zaměstnance a daň silniční.
•
Živnostenský úřad: Tato organizace komunikuje s majitelem autodopravy v období, kdy je třeba prodloužit platnost koncesní listiny.
•
Městský úřad: Odbor správních činností poskytuje Autodopravě služby spojené s registrací nových automobilů a nových řidičských průkazů.
•
Autoservis: Ze strany autoservisu dochází k opravám automobilů, které následně fakturuje podniku a ten mu dané fakturace proplácí.
•
Autobazar: Tento objekt komunikuje s Autodopravou v případě koupi nového automobilu a v případě plnění leasingových povinností.
•
Policie ČR: Autodoprava odvádí Policii ČR případné pokuty za dopravní přestupky. Policie ČR naopak posílá upomínky o zaplacení.
•
Ministerstvo dopravy ČR: Tento útvar zapůjčuje Autodopravě přístroje PREMID pro placení mýtného (poplatku za používání dálnic). Autodoprava vkládá do těchto jednotek předplatné a ministerstvo z těchto financí strhává aktuální poplatky.
26
6.1.2 Vývojový diagram
Obrázek č. 9: Vývojový diagram
27
Na předcházející straně je k vidění mnou navržený vývojový diagram služby přepravy. Každý večer volá zákazník majiteli objednávku na následující den. Oznámí, jak velký náklad bude potřebovat dopravit a ke kterému odběrateli. Majitel zkontroluje, zda má volné kapacity ve formě automobilu a zaměstnanců, kteří by přepravu zajistili. Pokud ne, je nucen objednávku odmítnout. Pokud ano, telefonicky informuje své řidiče, kterým objednávky rozdělí tak, aby mohli dodržovat předpis zvaný AETR o bezpečnostních přestávkách. Řidiči si v průběhu jízdy zaznamenávají papírovou dokumentaci o jízdě, takzvanou STAS, na jejímž základě poté účetní vystaví koncem každého měsíce fakturaci a vypočítává mzdu. Po přijetí platby a vyplacení mzdy přechází celý proces do konečného stavu.
6.1.3 ER diagram
zamestnanci ID_zamestnance jmeno prijmeni adresa telefon rodne_cislo cislo_OP cislo_RP datum_nastupu cislo_uctu
1
1
automobily ID_automobilu SPZ vyrobce typ tonaz cislo_TP
odberatele ID_odberatele nazev ICO adresa telefon cena_prepravy
naklady
1 N
zakazky 1 N N
ID_zakazky ID_automobilu ID_zakaznika ID_zamestnance ID_odberatele ID_STAS
N
ID_nakladu ID_automobilu druh cena faktura_prijata faktura_hrazena
zakaznici 1 N N
1
ID_zakaznika nazev ICO adresa telefon cislo_uctu
dane ID_obdobi druh_dane ID_nakladu 1 ID_fakturace jiné_naklady dan_sazba vyse_dane
fakturace N mzdy 1
ID_mzda mesic mzda
1
1 ID_fakturace ID_STAS cena datum_odeslani datum_prijeti
1 N
STAS ID_STAS ID_mzda start_prepravy konec_prepravy prestavka pocet_km
N
Obrázek č. 10: ER diagram
28
Tento ER diagram zobrazuje jednotlivé entity databáze Autodopravy Ladislav Pohl a vztahy mezi nimi. Základní entitou jsou zakázky, které mají vždy vztah N:1 k entitám zaměstnanci, automobily, odběratelé a zákazníci. Zakázka má tedy pouze jednu položku od každé ze zmíněných entit, ale dané entity mohou vystupovat ve více zakázkách. Dále má zakázka vztah 1:1 k entitě STAS, což znamená, že ke každé zakázce náleží jedna STAS a obráceně. Sama STAS má vztah N:1 k fakturacím, jelikož se provádí měsíčně a počítají se ze všech dokumentů STAS za dané období, a ke mzdám, které jsou z nich počítány obdobně. Podnik také eviduje náklady na automobily, například nákup náhradních dílů, či za provozní kapaliny, a daně, které odvádí státu v podobě daně z příjmu právnických osob a silniční.
6.1.4 Diagram datových toků
Obrázek č. 11: Diagram datových toků – 0. úroveň
29
V diagramu datových toků uvedeném na předchozí straně zobrazuji dosavadní zpracování firemních procesů. Nachází se zde terminátory, externí entity, které zpracovávají toky z datových skladů, úložišť vlastních dat, a firemní procesy. Mezi terminátory jsem zařadila generálního manažera, mezi jehož hlavní činnost spojenou s informačním systémem patří správa většiny databází, tedy správa automobilů, nákladů s jejich provozem spojených zákazníků a odběratelů, a zakázka. Účetní se stará o správu zaměstnanců, výpočet mezd, fakturaci a výpočet daní. Data potřebná pro tyto operace si bere z datových skladů zaměstnanci, daně a STAS, do kterého ukládají data právě zaměstnanci na základě údajů poskytnutých z datového skladu zakázka. Podrobněji se budu jednotlivými procesy zabývat na dalších stranách, kde je rozvedu na diagramy datových toků další úrovně. Vzhledem k nedostatku prostoru pro jejich čitelné zpracování jsem tyto procesy rozdělila do samostatných diagramů.
Obrázek č. 12: Diagram datových toků – 1. úroveň, proces Správa automobilů
Tento proces se skládá ze čtyř podprocesů. Jedná se o vytvoření záznamu, kdy jsou zadány veškeré známé atributy, jejich editace, mazání a prohlížení.
30
2 sprava_nakladu
2.1 vytvoreni_zaznamu
automobily
zadani_zakladnich_atribut
naklady
informace_o_automobilu generalni reditel
2.2 prirazeni_automobilu zadani_ID_automobilu
2.3 editace
změna_atribut
2.4 prohlizeni
pozadavek_na_informace zobrazeni_zaznamu
Obrázek č. 13: Diagram datových toků – 1. úroveň, Správa nákladů
Jako u předchozího procesu se správa nákladů dělí na vytvoření záznamu, editaci a prohlížení. Náklady mazat nelze, jelikož musí být archivovány. Objevuje se přiřazení automobilu. Jedná se o zvolení automobilu, kterého se náklady týkají.
Obrázek č. 14: Diagram datových toků – 1. úroveň, proces Správa zákazníků
Správa zákazníků probíhá naprosto totožně jako správa automobilů. 31
Obrázek č. 15: Diagram datových toků – 1. úroveň, proces Správa odběratelů
Proces správy odběratelů probíhá obdobně jako proces správy automobilů.
5 zakazka 5.1 vytvoreni_zakazky zadani_zakladnich_atribut
generalni manazer
5.2 zadani_zakaznika
informace_o_zakaznikovi
zakaznici
5.3 zadani_odberatele
informace_o_odberateli
odberatele
5.4 prirazeni_zamestnance
informace_o_zamestnanci
zamestnanci
5.5 prirazeni_automobilu
informace_o_automobilu
automobil
5.6 editace_zakazky
zakazky změna_atribut
5.7 prohlizeni
pozaravek_na_informace zobrazeni_zaznamu
Obrázek č. 16: Diagram datových toků – 1. úroveň, proces Zakázka
32
Proces zakázky se od ostatních firemních procesů liší. Skládá se totiž z více podprocesů než ty předchozí. Generální manažer podniku nejprve zadá do databáze několik základních údajů o objednávce, totiž datum přepravy a její cenu. Dále vyhledává v jednotlivých tabulkách vhodné entity pro její uskutečnění. Vybírá tak zákazníka, odběratele, zaměstnance a automobil. Dále může objednávky editovat a prohlížet, nemůže je však mazat, jelikož se archivují na dobu neurčitou.
6 zapis_STAS
6.1 vytvoreni_zaznamu
zadani_prepravnich_atribut STAS informace_o_zakazce
6.2 zadani_atribut_ zakazky
zamestnanec
zakazky
zadani_atribut_zakazky
změna_atribut
6.3 editace
6.4 prohlizeni
pozadavek_na_informace zobrazeni_zaznamu
Obrázek č. 17: Diagram datových toků – 1. úroveň, proces Zápis STAS
Zápis STAS je jediný proces, který je prováděn zaměstnanci. Jedná se o papírovou dokumentaci, která je později archivována. Nejprve zaměstnanec zadá přepravní atributy jako začátek a konec jízdy, počet ujetých kilometrů a doby přestávky. Dále na základě obdržených informací zadá i atributy zakázky. Jedná se o zákazníka a odběratele, vypíše i své jméno a automobil. Zaměstnanec může zápis editovat a prohlížet, ale nikoli mazat, jelikož je zákonem dané tuto evidenci archivovat.
33
Obrázek č. 18: Diagram datových toků – 1. úroveň, proces Správa zaměstnanců
Správa zaměstnanců probíhá naprosto stejně jako správa automobilů, mění se však její terminátor – účetní a datový sklad – zaměstnanci.
Obrázek č. 19: Diagram datových toků – 1. úroveň, proces Fakturace
34
Terminátor účetní spolupracuje s datovým skladem STAS, odkud čerpá údaje o proběhnutých přepravách. Na základě propojení tabulek se z ceny za přepravu ke konkrétnímu odběrateli vypočítá automaticky cena za celý měsíc. Ta se také automaticky uloží do datového skladu fakturace. Účetní si může záznam prohlížet, nikoli mazat. Po skončení předchozích podprocesů tiskne fakturu, kterou odesílá na adresu zákazníka. Po přijetí platby následuje podproces kontroly přijaté platby, kdy je porovnávána částka na faktuře s přijatou hodnotou.
Obrázek č. 20: Diagram datových toků – 1. úroveň, proces Výpočet mezd
Obdobně jako u předchozího procesu účetní získá údaje z datového skladu STAS, které přiřadí k datovému skladu mzdy. Zde se automaticky mzda vypočítá na základě ceny za přepravu ke konkrétnímu odběrateli a zadá do datového skladu mzdy. Účetní pak může tento datový sklad prohlížet, nikoli však mazat. Poté tiskne výplatní pásku, do které importuje údaje z mezd a následuje samotná výplata mzdy.
35
Obrázek č. 21: Diagram datových toků – 1. úroveň, proces Výpočet daní
Terminátor účetní kontroluje jednotlivé náklady a výnosy v datových skladech náklady a fakturace. Vybrané entity spojené s konkrétní daní poté zadá do datového skladu daně, kam může připsat i případné jiné náklady, které nejsou spojené s konkrétním automobilem. Zadá také daňové období a typ daně – z příjmu právnických osob nebo silniční. Systém automaticky vypočítá jejich výši a tu opět zadá do datového skladu daně. Posledním podprocesem je samotná platba.
36
6.1.5
Diagram případů užití
prirazeni_automobilu
sprava_zamestnancu
sprava_automobilu
sprava_nakladu odeslani_faktury
vytvoreni_zaznamu
sprava_zakazniku kontrola_plateb
tisk_faktury
editace
ucetni
sprava_odberatelu
mazani
tisk_vyplatni_pasky
kontrola_vypoctu_mezd
kontrola_vypoctu_dani
vyber_nakladu_a_vynosu
generalni manazer
sprava_zakazek
prirazeni_entit
vedeni_STAS
zamestnanec
Poznámka: <
> :=
Obrázek č. 22: Diagram případů užití
Z důvodu přehlednosti jsem vynechala nápisy „<>“, které značí, že případ užití obsahuje pro svůj správný chod další případ užití. Tyto nápisy by byly zobrazeny u každé přerušované šipky. Ve výše zobrazeném diagramu případu užití zobrazuji jednotlivé uživatele informačního systému, účetní, zaměstnance a generálního manažera, a jejich práci s informačním systémem samotným. Základní prvek tvoří evidence jednotlivých databázových částí, která zahrnuje závislost na případech užití „vytvoření záznamu“, „editace“ a „mazání“. Případ užití „správa zakázek“ navíc zahrnuje i „přiřazování entit“, což znamená, že generální manažer může jednotlivým objednávkám přiřazovat zaměstnance, automobily, zákazníky i odběratele. Správě nákladů navíc náleží i přiřazování automobilu, kterého se to týká. Zaměstnanci pouze vedou dokumentaci STAS. Účetní pak také odesílá faktury, kontroluje platby, mzdy a výpočet daní.
37
7
Návrh modernizace IS Po zpracování analýzy informačního systému, jsem si uvědomila procesy,
které ve firmě probíhají, jedná se o proces objednávka a správy jednotlivých databází. Nyní je možné začít s vlastním návrhem nového informačního systému. Nebudu se zabývat jen ERP systémem, ale aby celkový informační systém fungoval s vysokou efektivitou, bude třeba navrhnout modernizaci i technického, bezpečnostního a komunikačního zázemí. Výběr jednotlivých komponent budu provádět dle zkušeností zaměstnanců a porovnání ceny proti kvalitě. Zjistila jsem nedostatečné zpracování dat o automobilech, například jejich opravy a údržby, a zároveň jsem si zpozorovala nedostatek volného času generálního manažera, protože celý chod firmy zabezpečuje pouze on. Navrhuji proto zaměstnat dva další zaměstnance. Prvním z nich bude dispečer, který se bude starat o využití dopravní kapacity a o komunikaci se zaměstnanci, a druhým se stane automechanik, který bude mít na starost opravy a údržbu vozidel a veškerou agendu s tím spojenou.
7.1
Externí informační zdroje
7.1.1 Ministerstva dopravy Jelikož jde o autodopravu tuzemskou, nepotřebuje sledovat mezinárodní situaci a zákony jiných států, kromě již zmiňovaného Slovenska, kam provádí logistiku zhruba jedenkrát za měsíc. Proto mezi nově sledované informační zdroje řadím Ministerstvo dopravy České republiky dostupné z webových stránek http://www.ministerstvodopravy.cz/ a regionálneho
rozvoja
Slovenskej
a
Ministerstvo republiky
dopravy,
dostupné
ze
výstavby stránek
http://www.telecom.gov.sk/. Na obou stránkách je možné najít kompletní znění předpisů silničního provozu, speciální odkaz na pravidla provozu pro nákladní dopravu, novely zákonů, které provoz autodoprav ovlivňují a vybavení lékárniček.
38
Je zde také možné zjistit aktuální informace o poskytovaných dotacích. Konkrétně v České republice běží v dnešních dnech dotace ze státního rozpočtu dopravním společnostem v rámci Programu zvyšování efektivity a bezpečnosti silničního provozu, která se vztahuje i na pořízení informačního systému. Podnikatel tak může získat příspěvek na jeho nakoupení ve výši až 60.000 Kč.[19]
7.1.2 Personalistika Práce řidiče kamionu je časově a psychicky náročná. Řidiči musí jezdit o víkendech, vstává třeba ve dvě hodiny ráno, často tráví na silnicích několik dní v kuse a nevídá tak svoji rodinu. Proto se jí většina zaměstnanců věnuje jen krátkodobě a často po nalezení zaměstnání s pravidelnou časovou dobou a menší zodpovědností končí pracovní poměr. Na portálu dostupném z internetových stránek http://www.jobs.cz/ nebo http://www.prace.cz/ je možné za poplatek do 10.000 Kč zveřejnit vlastní inzerát na rozhraní, které si sama firma může upravit. Jedná se o často navštěvované stránky, proto je velká pravděpodobnost toho, že se ozve mnoho potencionálních zaměstnanců.
Obrázek č. 23: Ceník služeb na portálu Jobs.cz (ceny bez DPH) [10]
39
7.2
Komunikace interní i externí
Pro zabezpečení co nejrychlejší odezvy při vlastním procesu objednání a zprostředkování objednávky je velice důležité technologické zabezpečení komunikace ať už mezi dispečerem a zaměstnanci či potencionálními zákazníky. V následující kapitole budu navrhovat novou správu internetových stránek, vlastního připojení na internet a firemní telefonické spojení.
7.2.1 Webové stránky Jako základ nových internetových stránek použiji stávající hosting organizace Profitux dostupné ze stránek http://www.profitux.cz/. Služba placeného hostingu obsahuje neomezený datový prostor, neomezený počet e-mailů a neomezený datový přenos. Uživatelé nejsou omezeni ani v počtu vytvořených FTP účtů, nebo v počtu MySQL databází. Cena za tuto službu činí 900 Kč bez DPH ročně. Poplatky za vedení domény jsou stanoveny na 300 Kč bez DPH ročně. Jak
jsem
již
zmínila,
stávající
internetové
stránky
podniku
http://www.pohldoprava.cz/ jsou dosti strohé a poskytují pouze minimální informační službu. Proto doporučuji ponechat na starost novému webdesignerovi. Vybrala
jsem
společnost
SmartStart
dostupnou
z internetových
stránek
http://www.smartstart.cz/ a jejich produkt Web Standard za 13.980 Kč bez DPH, jelikož se mi tato cena zdála v poměru k nabízeným službám nejpřijatelnější. Kvůli složité situaci při komunikaci se zákazníky, kteří své objednávky provádí pouze telefonicky, nepravidelně, častokrát v pozdních odpoledních hodinách a provádí spoustu změn, nebudeme uvažovat o jakémkoliv objednávání služeb přes internet. Stránky budou plnit nadále funkci informační, kterou více rozvedeme a zpřehledníme. Vlastní funkci inzerování starých firemních vozidel, které chce majitel prodat, ponecháme. Vytvoříme však další stromové řazení stránek, aby měl každý nabízený automobil vlastní podstránku. Je také nutné informace více zpřehlednit, například fotografie zobrazovat pouze v miniaturách, které se po kliknutí zobrazí ve větší velikosti. 40
7.2.2 Připojení na internet Stávající řešení pomocí přenosného modemu mobilního internetu je nedostačující. Po vyčerpání přidělených 500 MB stahovaných dat se prohlížení internetu značně zpomalí a tak snižuje efektivitu celého informačního systému. Vzhledem k majitelově dlouholeté spolupráci se společností O2 jsem vybrala produkt O2 Internet Plus, který poskytuje neomezené stahování dat rychlostí 16 MB/s za cenu 757 Kč bez DPH měsíčně. Wifi router potřebný k připojení počítače do sítě WAN poskytne společnost O2 za zvýhodněnou cenu 1 Kč bez DPH.
7.2.3 Telefonické spojení Protože telefonická komunikace mezi dispečerem a zaměstnanci bude tvořit stěžejní část informačního systému, je důležité mu věnovat velkou pozornost. Navrhla jsem jen částečnou modernizaci. Majiteli ponecháme jeho tarif O2 NEON XL, který mu poskytuje volání do sítě O2 zdarma a do ostatních sítí 600 volných minut. Cena tohoto tarifu je 1.666,67 Kč bez DPH.
Tento tarif
zavedeme také pro generálního manažera a dispečera, kteří budou v kontaktu se zaměstnanci a zákazníky nejvíce. Ostatním zaměstnancům, tedy účetní, automechanikovi a osmi řidičům, zavedeme tarif O2 Business 30, který poskytuje 30 volných minut za cenu 195 Kč bez DPH měsíčně, aby mohli v případě nejnutnější potřeby volat oni svým nadřízeným.
7.3
Technické vybavení
Celá kancelář potřebuje modernizaci, jelikož hardware není pro efektivní chod podniku dostačující. Navrhuji vytvořit počítačovou síť o čtyřech počítačích. Po najmutí dispečera a automechanika bude majitel fungovat pouze jako autorita a chod podniku nechá na svých zaměstnancích pod vedením generálního manažera. Proto nebude mít vlastní počítačovou stanici, pouze v případě nutnosti, což bude výjimečně, bude používat počítač generálního manažera. Dále se kancelář vybaví serverem a počítačem pro účetní a dispečera. Automechanik bude mít přístup do sítě před vlastní počítač v dílně, aby ho měl v případě potřeby co nejblíže. 41
Jako dodavatele IT technologii jsem vybrala společnost Hewlett – Packard, jelikož dle zjištěného průzkumu s ní mají zaměstnanci největší zkušenosti. Jedná se o dlouhodobě fungující organizaci, která nabízí veškeré technické vybavení pro kanceláře, včetně počítačových stanic, serverů a tiskáren. Bude tak jednodušší reklamace služeb, jako i záruční i pozáruční opravy. Pro kancelář a automechanikovu stanici v dílně bude nakoupen komplet počítače, monitoru a periferii HP 500B. Jedná se o stanici, která nabízí dostatečný výkon pro každodenní použití v kancelářském prostředí. Počítač nabízí dvoujádrový procesor Pentium Dual Core, 3 GB RAM a 320 GB pevný disk. Je dodán s operačním systémem Windows 7 Professional. Dále sestava nabízí 20" monitor, klávesnici a optickou myš. Dále bude do firmy zakoupen server pro běh ERP systému. Jedná se o řešení HP ProLiant. Přináší systémovou architekturu, která umožňuje zákazníkům naplánovat rozšíření v případě růstu. Tiskárnu jsem vybrala také od společnosti HP a to laserovou HP LaserJet Pro. Tato tiskárna umožňuje tisk z webu a mobilních zařízení, kopírování, skenování a faxování. Pro zapojení komponent do sítě použijeme výše zmiňovaný Wifi Router od společnosti O2.
Server
PC 1
Wifi router PC 2
Firewall
Internet
Tiskárna
PC 3 PC 4
Obrázek č. 24: Schéma zapojení počítačové sítě
42
Kvůli sjednocení i ostatních komunikačních technologií navrhuji podniku také nakoupit nové telefonní přístroje. Majitel a generální manažer jsou již nyní vybaveni přístroji HTC Desire HD, se kterými jsou velmi spokojeni. Telefon je vybavený operačním systémem Android. Obsahuje wifi přijímač, takže se dá připojit do počítačové sítě uvnitř kanceláře. Má velký displej, proto je snadné na něm upravovat firemní dokumenty vytvořené pomocí Microsoft Office a prohlížet internet. Dále je vybaven fotoaparátem s rozlišením 8 megapixelů, tudíž lze pořizovat kvalitní fotografie například při pojistných událostech. Navrhuji dokoupit další tři takovéto přístroje i pro dispečera, účetní a automechanika, abychom zkvalitnili jejich působení ve firmě, a koupit dalších osm levnějších telefonů pro řidiče, aby měli přístroje s kvalitní baterií a tudíž mohli být v kontaktu s dispečerem neustále. Zároveň může toto pořízení fungovat i jako jistá motivace zaměstnanců. Dle stávajících zkušeností jsem zvolila přístroj od společnosti Nokia. Dále bude informační systém inovován o vybavení GPS zařízení značky TomTom, se kterým má majitel také dobrou zkušenost a které bude instalováno do každého z deseti vozidel, kvůli lepší kontrole řidičů. Ti sami se také nebudou muset připravovat na cestu před každou jízdou. Jednoduše nastaví cíl trasy a navigace jim sama cestu ukáže. Zařízení je vybaveno staženými mapami 17 evropských zemí, včetně České a Slovenské republiky.
Vybavení
Cena bez DPH
Počet kusů
Cena celkem
HP 5OOB MT + LCD 20"
14.991
4
59.964
HP ProLiant ML 33O
22.950
1
22.950
7.391
1
7.391
1
1
1
3.591
1
3.591
10.245
3
30.735
995
8
7.960
2.249
10
22.490
HP LaserJet Pro CM1415 Wifi router O2 síťový kabel 300m + zapojení HTC Desire HD Nokia 2330 TomTom XL 2 IQR Celkem
155.082
Tabulka č. 1: Přehled zakoupené techniky
43
7.4
Software
V následující kapitole se budu zabývat výběrem vhodného softwaru. Nejdůležitějším bodem bude výběr operačního systému a podnikového informačního systému pro správu firemní agendy.
7.4.1 Operační systém S výběrem operačního sytému jsem se setkala již ve fázi vybírání vlastní technické podpory. Osobní počítače HP 500B MT jsou vybaveny operačním systémem Windows 7 Professional, který firmě naprosto vyhovuje, jelikož je jednoduchý, rychlý a poutavý. Obsahuje efektivní způsoby vyhledávání a správy souborů, například funkci seznamy odkazů, a pomocí vylepšených náhledů na hlavním panelu lze provozovat rychlou práci. Tento operační systém pracuje rychle a spolehlivě. Tento systém umožňuje lépe spravovat připojení k firemním sítím. Díky systému Windows 7 může firma snadno obnovovat data pomocí automatického zálohování.[17] Verze Professional je vhodná i pro náročnější kancelářské použití. Oproti edici Home Premium může uživatel spouštět programy přes XP Mode, což zaručuje správný chod softwaru i pod případným novým operačním systémem.[17] Jelikož server HP ProLiant není vybaven žádným operačním systémem, rozhodla jsem pro podnik vybrat software Microsoft Server 2008 Standard, který tak zabezpečí vhodné operace se serverem samotným. Jeho cena je 17.141 Kč bez DPH.
7.4.2 Podnikový informační systém Výběr podnikového informačního systému je nejdůležitější součástí vlastního návrhu informačního systému jako celku. Zaměstnanci s ním budou pracovat téměř nepřetržitě, bude spravovat veškerá data, která se v podniku pohybují. Je tedy zapotřebí vybrat ten nejvhodnější, který obsáhne co nejširší podnikovou agendu.
44
Rozhodla jsem se dát přednost typovému aplikačnímu softwaru, který je přizpůsobený pro obor autodopravy. Bohužel se takových systémů nevyskytuje tolik, jako například v hotelnictví a cestovním ruchu, ale přeci jenom jsem po důkladné analýze vybrala jeden, který zpracuje podnikové procesy nejlépe. Jedná se o produkt od společnosti CID International, a.s. s názvem Informační systém LORI. Z pohledu uživatele je pro něj významné přehledné ovládání. Pro potřeby manažerů obsahuje škálu přehledových a statistických sestav. Manažer tak bude mít možnost zkoumat velké množství dat z různých úhlů pohledu.[6] Hlavním nástrojem tohoto softwaru je nástroj pro organizování přeprav. Dispečer se pohybuje ve speciálním modulu „Dispečerská plachta“, ve kterém v grafickém prostředí přiřazuje volné zakázky disponibilním kamionům a starají se tak o jejich optimální vytížení. Tato část má zapojeno mnoho kontrolních mechanismů, které mohou blokovat nastavené události, například přetížení kamionu.[6] V rámci údržby vozidel bude mít automechanik k dispozici modul „Garážmistr“, pomocí kterého bude sledovat a plánovat jednotlivé opravy a údržby vozidel včetně náhradních dílů použitých na vozidle. Pro vyhodnocení finanční je možné uvádět pouze částky placené za externí servisní služby, nebo využít spojitost s modulem „Sklad náhradních dílů“. Tento modul je také dále navázán na modul „Evidence pneumatik,“ díky kterému bude mít automechanik informace o životním cyklu pneumatik. Tyto informace bude schopen statisticky vyhodnocovat.[6] Ekonomická část zahrnuje manipulaci s dietami a mzdami řidičů. Vnitrostátní i zahraniční diety je možné vypočítat na základě modulu „STAS“. Dále jsou zachyceny i vyplácené zálohy a jejich vypořádání. Celý systém výpočtu diet může být zautomatizován v případě, že autodoprava využívá napojení vozidel na GPS systém.[6]
45
Jednotlivé moduly, které v systému LORI najdeme, jsou: • • • • • •
jádro systému, které obsahuje filtry, tisky a jazykové mutace, číselníky poboček, firem, řidičů, tahačů, návěsů a platebních karet, spedice, včetně nabídek, zakázek a přeprav, doprava, která obsahuje moduly dispečerská plachta a STAS, servis a jeho moduly garážmistr, plánování servisů, sklad náhradních dílů a evidence pneumatik a ekonomika, včetně pokladního deníku, výpočtu diet a mezd, banky, faktur vydaných a došlých a dobropisů.[6]
Obrázek č. 25: Pohled na obrazovku zakázky [6]
Požadavky na tento podnikový informační systém jsou procesor Pentium 1,6 GHz a vyšší, minimálně 512 MB RAM, 1 GB volná kapacita na disku a operační systém MS Windows XP a vyšší, což všechno podnik svým novým technickým vybavením splňuje.[6] Vlastní cena tohoto produktu je 37.400 Kč bez DPH. Za implementaci podnik zaplatí 54.300 Kč bez DPH.
46
7.4.3 Účetní software Bohužel výše zmíněný podnikový informační systém neobsahuje žádný modul, který by se zabýval účetnictvím. Na základě porovnávacích testů ceny a rozsahu softwaru jsem zvolila samostatný softwarový produkt Ekonom, účetní a evidenční software, který slouží pro vedení účetnictví s plnou kompatibilitou na nejnovější legislativu EU. Obsahuje moduly podvojné účetnictví i daňová evidence. Cena tohoto programu je 2.682 Kč bez DPH.
7.4.4 Microsoft Office Jelikož námi zvolené počítače neobsahují žádnou verzi tohoto softwaru, bude je muset podnik dokoupit zvlášť. Jedná se totiž o základní kancelářské programy, pomocí kterých může firma vytvářet dopisy pro obchodní partnery, vytvářet smlouvy, provádět jednoduché výpočty a vytvářet prezentace na firemní mítinky.
Všichni
zaměstnanci
jsou
zvyklí
vytvářet
dokumenty
v tomto
kancelářském softwaru. S žádným jiným zkušenosti nemají. Zvolila jsem verzi Microsoft Office 2010 Professional, kvůli přenositelnosti její licence. Tento produkt obsahuje následující programy: • • • • • • •
Microsoft Excel, tabulkový procesor pro správu dat a jejich grafické zobrazení, Microsoft Word, textový editor, pomocí kterého lze vytvářet písemné materiály, Microsoft PowerPoint, program pro tvorbu prezentací, Microsoft OneNote, program pro shromáždění téměř všech typů informací, Microsoft Outlook, e-mailový klient, Microsoft Access, sloužící k vytváření různých sestav a databází, a Microsoft Publisher, marketingová součást těchto programů, která umožňuje vytvářet propagační materiály a spravovat databázi klientů. Za pořízení tohoto softwarového celku podnik zaplatí 11.489 Kč bez DPH.
47
7.5
Bezpečnost IS
Bezpečnost vlastního informačního systému je velice důležitá a přitom často opomíjená. Organizace si tuto nutnost uvědomí teprve až tehdy, když je jejich systém napaden a data ztracena, či odcizena. Proto této části modernizace věnuji maximální pozornost. S podnikovým zastaralým programem AVG již nebudu operovat, jednoduše ho nahradím novým, uceleným systémem ochrany bezpečnosti dat.
7.5.1 Softwarová ochrana K ochraně citlivých podnikových dat jsem zvolila komplexní řešení pomocí produktu ESET Smart Security 4 od firmy ESET. Jedná se o několikrát oceněnou firmu, která dodává ochranné softwary již několik let a má proto mnoho zkušeností. Program zajišťuje rychlé skenování souborů a rozšíření licencí produktů, zatímco běží na pozadí. Sám stahuje jednotlivé aktualizace, a tudíž se o něj zaměstnanci nebudou muset skoro vůbec starat. Tento produkt pomůže firmě ochránit ta nejcennější data před infiltracemi, hackerskými útoky a obtěžujícími spamy. Tato verze produktu se sestává z antiviru, antispywaru, osobního firewallu a antispamu. Poskytuje tak tedy ucelenou ochranu, kterou nebude třeba ničím doplňovat. Antivirus
je
součást
tohoto
softwaru,
který
slouží
k odhalení
a odstraňování počítačových virů a jiného škodlivého softwaru. K detekování takovýchto souborů se používají dvě metody. První je prohlížení všech souborů na místním disku, které má za cíl tento soubor odhalit a přiřadit k němu správnou definici některého viru z aktuální databáze, která se pravidelně stahuje z internetu. Druhou možností je detekování podezřelé aktivity nějakého programu, který by infekci mohl začít. Tato metoda analyzuje zachytávání dat a sleduje aktivity na jednotlivých portech. Úspěšnost celého antiviru závisí na aktualizacích virových databází. Antispyware je součást programu, která detekuje program, který pomocí internetu odesílá data z počítače bez uživatelova vědomí. Některé spywarové programy odesílají jen data typu přehledu webových stránek, které autor navštívil, 48
či soupis nainstalovaného softwaru, aby mohl jeho autor zjistit potřebu a zájmy uživatele a využít tyto informace pro reklamu. Jsou ale i spywary, které odesílají uživatelská hesla nebo čísla kreditních karet. Antispywarový program je proto detekuje a se souhlasem uživatele smaže nebo odešle do karantény. Pod pojmem firewall si představme síťové zařízení, které je určeno k zabezpečení síťového provozu mezi sítěmi s jinou úrovní důvěryhodnosti a bezpečnosti. Jedná se o kontrolní bod, který určuje pravidla komunikace mezi sítěmi, které od sebe odděluje. Tato pravidla zahrnují identifikaci zdroje pomocí IP adresy, zdrojového portu a informacích o stavu spojení. Antispam je část celého softwaru, která se stará o eliminaci spamů, neboli nevyžádaných sdělení hromadně šířených přes internet. Jedná se nejčastěji o reklamní sdělení. V minulosti se používalo hlavně pro nevyžádané reklamní e-maily, v dnešních dobách tento problém postihl i jiné druhy komunikace přes internet, například diskusní fóra nebo komentáře. Cena produktu je 2.967 Kč bez DPH včetně licence na 1 rok. V následujících letech bude prodloužení licence stát 714 Kč bez DPH.
7.5.2 Další prvky bezpečnosti Bezpečnost informačního systému však není jen nainstalování antivirového klienta. Podnik může být ohrožen i fyzicky, například při vloupání cizí osoby. Proto navrhuji i následující opatření. Všechny účty uživatelů jsou povinně chráněny dostatečně složitým heslem (kombinace písmen, číslic a speciálních znaků), které musí uživatel měnit každý měsíc. Je zakázán přístup do sítě pod účtem „host“. Server je chráněn i fyzicky. Je umístěn v uzamykatelném boxu. Pro bezpečnost celé počítačové sítě jsme zvolili následující opatření. Kancelář bude vybavena dvěma průmyslovými kamerami. Bude se jednat o modely AirLive AirCam POE-200HD s 1,3 megapixelovým senzorem a konečným rozlišením 1280 x 1024 pixelů. Kamera ukládá videonahrávky ve formátu MPEG-4 včetně zvukového doprovodu. Je napájena 12V externím adaptérem. Cena jedné kamery je 4.110 Kč bez DPH. 49
7.6
Zálohování dat
Bezpečnost firemních dat nemusí být ohrožena jen úmyslně, napadením třetí osoby, ale také selháním některého ze softwarových či hardwarových komponent a veškeré informace ukládané podnikovými zaměstnanci mohou být ztracena. Jedná se však také o častý nedostatek při budování firemních informačních serverů, organizace Autodoprava Ladislav Pohl toto ohrožení nebere na vědomí téměř vůbec, jak jsem již zmínila, archivuje nepravidelně jen některé soubory na dostupné flash disky. Jako výhodnější řešení této problematiky jsem zvolila produkt Acronis Backup & Recovery 10 Advanced Server, což je objekt, který se stará o obnovu po haváriích pro fyzická a virtuální prostředí, která se zakládá na patentovaných technologiích imagingu disků. Výběr proběhl na základě jednorázového ne příliš drahého nákupu softwaru bez dalších pravidelných licencí a poplatků. Zjednodušuje a automatizuje proces zálohování a obnovy ve firemních prostředích operačních systémů a vzdáleně monitoruje servery a pracovní stanice. S tímto systémem může být operační systém, aplikace a veškerá data obnovena v několika málo minutách. Organizacím jsou poskytovány možnosti pokročilého zálohování dat a obnovy systémů, například duplikace dat, vylepšené zabezpečení a podobně.[30] Podnik za tuto verzi softwaru zaplatí 24.347 Kč bez DPH. Ať už je částka jakákoliv, hotovost utracená za zabezpečení proti ztrátě firemních dat není vynaložená zbytečně.
7.7
Požadavky na specializovaný personál (ICT/IT)
Autodoprava Ladislav Pohl neplánuje zaměstnávat nikoho pro podporu hardware.
Toto
opatření
shledávám
vhodným,
jelikož
firma
zakoupila
hardwarovou podporu od společnosti HP. Náklady na hardwarovou údržbu se tedy budou rozpočítávat do jednotlivých účetních období. V prvních třech letech podnik navíc hardwarová údržba z hlediska nakoupení náhradních dílů nebude stát nic, jelikož společnost HP zavedla tříletou záruční dobu jako svou základní službu.
50
Problematiku spojenou s vytvářením počítačové sítě bude podnik řešit pomocí externistů. Bude i nadále spolupracovat s panem Markem Vokálem, který je ochoten spravovat drobnější problémy v počítačové síti zdarma. Specialista na software taktéž nebude zaměstnán, protože ve firmě provedeme dostatečná školení, kterým se budu věnovat v následující kapitole, a tak bude majitel moct předpokládat, že některé méně složité zákroky v softwarech budou provádět sami uživatelé. Složitější problematika bude řešena pomocí telefonické podpory ze stran jednotlivých softwarových dodavatelů. Každá výše zmiňovaná společnost, která firmě software poskytne, má vlastní speciální call-centrum, ve kterém poskytuje svým zákazníkům poradenskou činnost. Případné chyby, které zaměstnanci nebudou schopni i přes telefonickou podporu vyřešit sami, se budou řešit vlastní návštěvou zaměstnanců softwarových dodavatelů. Tyto chyby majitel nepředpokládá za velmi časté, bude proto ochoten jejich opravu hradit v jakékoliv výši.
7.8
Školení uživatelů
Vzhledem k tomu, že Autodoprava Ladislav Pohl nepředpokládá zaměstnání žádného zaměstnance se zkušenostmi s informačními technologiemi, je velice důležité, aby sami zaměstnanci uměli správně ovládat alespoň základní funkce jednotlivých programů. Všechna dále uvedená školení budou provádět externisté.
7.8.1 Školení Microsoft Windows 7 Abychom zaměstnancům umožnili co nejefektivnější práci s operačním systémem, provedeme ve firmě školení od organizace Nicom,a.s., která má dle mých vlastních vyhledávání nejvhodnější školící moduly a zároveň nejpřijatelnější ceny. Jedná se o Upgrade znalostí z Windows XP na Windows 7. Toto školení je zaměřeno na uživatele se zkušenostmi práce s Windows XP. Předpokladem pro úspěšné absolvování tohoto kurzu je alespoň roční zkušenost s instalacemi a konfiguracemi v prostředí Windows XP nebo Windows Vista.
51
Obsahem tohoto třídenního kurzu, který proběhne v sídle podniku pro všechny zaměstnance najednou je úvod k rozšířením programu Windows 7 oproti Windows XP, zvyšujícím produktivitu uživatelů, správa a konfigurace desktopů, úvod ke vzdálenému přístupu a ke komponentám zabezpečení Windows 7, práce s diskovými obrazy a řešení problémů s Windows 7. Cena tohoto kurzu je 11.100 Kč bez DPH. V ceně je zahrnuta i originální literatura Microsoft, jejíž jeden výtisk podnik obdrží.
7.8.2 Školení Microsoft Server 2008 Školení pod názvem Microsoft Server 2008 - konfigurace, správa a údržba serverů provede opět organizace Nicom, a.s. v místě sídla podniku. Tohoto školení se budou účastnit majitel a generální ředitel, kteří tak nabudou základní znalosti ovládání tohoto softwaru a možnost řešení drobných problematik. Jedná se o pětidenní školení zaměřené například na úvod do administrace serverových rolí a nástrojů, práci s uživatelskými účty, tvorbu a správu skupin a organizačních jednotek, a jejich hierarchie, vytváření a nastavení skupinových politik a zálohování a obnovu dat. Cena tohoto školení je 18.900 Kč bez DPH.
7.8.3 Školení podnikového informačního systému LORI Toto školení se bude týkat pouze uživatelů daného softwaru, tedy majitele, generálního manažera, dispečera, účetní a automechanika. Školení poskytuje společnost CID International, a.s. zdarma ke koupi jejich podnikového informačního systému. Vlastní školení proběhne ve dvou dnech, které budou následovat po úspěšném nainstalování tohoto softwaru. Jelikož žádný ze zaměstnanců nemá s daným produktem jakoukoliv zkušenost, obsah školení se bude odvíjet od vlastního úvodu chodu programu, přes přihlašování pod uživatelskými jmény a hesly, po zpracování firemní agendy v jednotlivých modulech programu. Dále proběhne také školení nastavení jednotlivých komponent programu, například fiskálním roku, či správě uživatelů.
52
7.8.4 Školení Microsoft Office Jelikož předpokládáme alespoň základní znalosti s produkty Microsoft Office, stěžejním bodem tohoto typu školení bude rozvíjení těchto znalostí s produkty Excel, Word a PowerPoint. Školení provede opět firma Nicom, a.s. v sídle firmy a budou se ho účastnit všichni zaměstnanci, včetně řidičů. První částí bude dvoudenní program Microsoft Excel pro pokročilé, ve kterém se uživatelé naučí formátovat buňky, vytvářet souhrny a maticové vzorce, používat syty a další možnosti grafického zobrazení, například tabulky a grafy, pracovat s kontingenčními tabulkami a vnořovat funkce. Cena tohoto modulu je 3.480 Kč bez DPH. Následuje dvoudenní školení Microsoft Word pro pokročilé, které je zaměřeno na profesionální formátování dokumentů, jako je například práce se styly, víceúrovňové číslování, křížové odkazy, oddíly a hromadná korespondence. Cena kurzu je stanovena také na 3.480 Kč bez DPH. Posledním bodem zkvalitňování práce zaměstnanců je jednodenní školení s názvem Microsoft PowerPoint pro pokročilé, které je zaměřeno na barevná schémata, vložení objektů, tlačítka akcí, animace a vložení zvuku a videa. Cena školení je 2.480 Kč bez DPH.
7.9
Finanční kalkulace
V tabulce, která následuje na další stránce, jsem vytvořila shrnutí veškerých výdajů, které plánuje majitel investovat do modernizace firemního informačního systému. I když se zdá částka na první pohled značně vysoká, musíme brát v potaz, že se nejedná o investici krátkodobou, ale že bude podniku sloužit několik let. Bude zjednodušovat správu firemních dat a jejich vyhodnocování a tak umožňovat lepší kontrolu. Navíc také zrychlí komunikaci mezi majitelem a zaměstnanci a zoptimalizuje vytížení automobilů, že bude možné vykonávat víc jízd a vykazovat větší zisky.
53
Jednorázové výdaje Web design Technické vybavení
Cena 13.980 155.082
MS Server 2008 Standard
17.141
Informační systém LORI
91.700
Ekonom, účetní a evidenční software MS Office 2010 Professional
2.682 11.489
ESET Smart Security 4
2.967
Průmyslové kamery
8.220
Zálohovací software Acronis
24.347
Školení MS Windows 7
11.100
Školení MS Sever 2008
18.900
Školení MS Office Celkem
9.440 367.048
Měsíční výdaje
Cena
Inzerce na portálu Jobs.cz
5.900
Vedení webových stránek
100
Internet
757
Mobilní tarif O2 NEON XL
5.000
Mobilní tarif O2 Business 30
1.950
ESET Smart Security 4 licence Celkem
60 13.747
Tabulka č. 2: Celková kalkulace nového informačního systému
54
8
Závěr Problematika analyzování a vytváření informačních systémů je značně
složitá, jelikož existuje nepřeberné množství možných výsledků, ke kterým mohou různí analytici a návrháři dospět. Na trhu se nalézá mnoho softwarových produktů, na poli technického vybavení se vymýšlejí stále nová a nová zlepšení, že není možné jednoznačně určit jedno nejlepší řešení. A i kdyby ho přeci jen někdo vybral, během pár minut by bylo zastaralé díky nově sestavovaným produktům, ať už programových, či hardwarových. Já jsem se zaobírala daným úkolem spíše komplexně. Snažila jsem se pokrýt celou strukturu informačního systému od komunikačních technologií, přes software, hardware, systémovou bezpečnost až po školení zaměstnanců. Nezbývalo tedy mnoho prostoru vybírat jednotlivé komponenty dle detailnějších testů. Veškeré součásti jsem vybírala podle srovnání ceny, výkonu a praktičnosti. Mnoho částí informačního systému, které se daly spojit do většího celku, jsem se snažila realizovat pomocí jednoho dodavatele. Došlo k tomu především při výběru hardwarového vybavení kanceláře, kdy jsem využila služeb na trhu dlouho operující společnosti Hewlett-Packard. Při výběru software jsem se snažila zapojit stávající zaměstnaneckou zkušenost s produkty organizace Microsoft a navrhla jsem firmě vybavení v podobě Microsoft Windows, Microsoft Server a Microsoft Office. Firemní školení jsem se rozhodla realizovat pomocí jedné společnosti a to Nicom. Dalším námětem v dané oblasti by mohlo být vytvoření internetových stránek pomocí vlastních znalostí, na což jsem v této práci bohužel neměla dostatek prostoru. Pro případnou rozsáhlejší studii by se také dalo použít téma vytvoření ERP systému vlastními silami pomocí některého z programovacích jazyků. Uvedenou hypotézu „Informační systém firmy Autodopravy Ladislav Pohl lze optimálně modernizovat“ jsem prokázala. Navrhla jsem řešení, které je o mnoho lepší, než bylo původní. I když by se touto prací majitel řídit nemusel, sám přesto zvažuje nákup alespoň některých mnou navrhovaných součástí.
55
Seznam použitých zdrojů [1]
4Stars, s.r.o. [online]. 2005. Analýza, požadavky na informační systém. Dostupné z WWW: .
[2]
BASL, Josef; BLAŽÍČEK, Roman. Podnikové informační systémy: Podnik v informační společnosti. 2. vydání. Praha : Grada, 2008, 283 s. ISBN 978-80247-2279-5.
[3]
BlahaSoft [online]. 2011. Ekonom. Dostupné z WWW: .
[4]
BREJLA, Ondřej. Profitux [online]. 2011. Webhosting. Dostupné z WWW: .
[5]
BRUCKNER, Tomáš; DOUCEK, Petr; SKLENÁK, Vilém. Informační systémy v podniku: Sylaby k přednáškám. 1. vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, 2004. 74 s. ISBN 80-245-0736-6.
[6]
CID International, a.s. CID International, a.s. [online]. 2011. IS LORI. Dostupné z WWW: .
[7]
CTS Europe s.r.o. SmartStart [online]. 2010. Webdesign. Dostupné z WWW: .
[8]
HOLÍNSKÁ, Eva; SVOBODA, Stanislav. Teze k přednáškám ke kurzu Informační systém podniku. 1. vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, 2003. 188 s. ISBN 80-245-0593-2.
[9]
HyperMedia, a.s. HyperInzerce [online]. 2003. Inzerce zdarma. Dostupné z WWW: .
[10]
Jobs
[online].
2011.
Spojení
s
elitou.
Dostupné
z
WWW:
. [11]
KOCH, Miloš; ONDRÁK, Viktor. Informační systémy a technologie. 3. vydání. Brno : Akademické nakladatelství CERM, 2008. 166 s. ISBN 978-80-2143732-6. 56
[12]
KUČEROVÁ, Helena. Zpracování informací a znalostí [online]. 2009. Dostupné z WWW: .
[13]
KUKAL, Tomáš. Autodoprava Ladislav Pohl [online]. 1999. Úvodní strana. Dostupné z WWW: .
[14]
Internet Mall, a.s. Mall [online]. 2011. Bílé zboží, elektronika, PC. Dostupné z WWW: .
[15]
MATĚNA, Roman. SolisShop [online]. 2008. Stavět eshop na míru nebo koupit hotový systém?. Dostupné z WWW: .
[16]
MIHULKOVÁ, Radka. J. K. R. spol. s r. o. [online]. 2010. Příprava implementace.
Dostupné
z
WWW:
jkr_priprava_implementace.pdf>. [17]
Miton Media, a.s. Heureka [online]. 2011. Microsoft Windows 7 Professional. Dostupné
z
WWW:
windows-7-professional-cz-ggk/>. [18]
Ministerstvo dopravy České republiky [online]. 2006. Silniční doprava. Dostupné z WWW: .
[19]
Ministerstvo dopravy, výstavby a regionálneho rozvoja Slovenskej republiky [online]. 2006. Index. Dostupné z WWW: .
[20]
Nicom, a.s. Nicom, a.s. [online]. 2007. Kurzy a školení. Dostupné z WWW: .
[21]
O2 [online]. 2011. Mobilní telefony, internet a tarify. Dostupné z WWW: .
[22]
RÁBOVÁ, Ivana. Podnikové informační systémy a technologie jejich vývoje. 1. vydání. Brno: Tribun EU, 2008. 139 s. ISBN 978-80-7399-599-7.
[23]
ROSICKÝ, Antonín. Informace a systémy: Základy teorie pro úspěšnou praxi. 1. vydání. Praha : Oeconomica, 2009. 200 s. ISBN 978-80-245-1629-5. 57
[24]
SMIČKA, Radim. Bazoš [online]. 2010. Inzerce, inzeráty, bazar. Dostupné z WWW: .
[25]
SODOMKA, Petr. Informační systémy v podnikové praxi. 1. vydání. Brno : Computer Press, 2006. 351 s. ISBN 80-251-1200-4.
[26]
SVOBODA, Stanislav. Informační systém podnikatelských subjektů. 1. vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, 1995. 304 s. ISBN 80-7079-845-9.
[27]
TVRDÍKOVÁ, Milena. Aplikace moderních informačních technologií v řízení firmy; Nástroje ke zvyšování kvality informačních systémů. 1. vydání. Praha : Grada Publishing, 2008. 173 s. ISBN 978-80-247-2728-8.
[28]
VRANA, Ivan; RICHTA, Karel. Zásady a postupy zavádění podnikových informačních systémů. 1. vydání. Praha : Grada Publishing, 2004, 188 s. ISBN 80-247-1103-6.
[29]
VYMĚTAL, Dominik. Informační systémy v podnicích : Teorie a praxe projektování. 1. vydání. Praha: Grada, 2009. 142 s. ISBN 978-80-247-3046-2.
[30]
Zebra systems, s.r.o. Actronis [online]. 2011. Backup & Recovery. Dostupné z WWW: .
58
