ANALISIS OPTIMALISASI SISTEM PELAYANAN LOGISTIK PERGUDANGAN DI PT. PERTAMINA EP ASSET 2 PRABUMULIH FIELD Antoni Temu Abdul Wahab1, Suhardjito2 1,2
STEM Akamigas, Jl Gajah Mada no. 38, Cepu E-mail:
[email protected]
ABSTRAK Pergudangan merupakan bagian dari fungsi Supply Chain Management (Logistik) yang salah satu tugasnya adalah menyediakan material untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan agar dapat mempertahankan atau bahkan meningkatkan hasil produksi yang telah ditargetkan oleh manajemen. Kecepatan dan ketepatan dalam memenuhi atau menyediakan material yang dibutuhkan oleh fungsi pemakai (internal customers) adalah merupakan misi dari Supply Chain Management PT. Pertamina EP Asset 2 Prabumulih Field yaitu service excellent. Dalam penelitian ini penulis juga membahas upaya-upaya yang dilakukan oleh fungsi pergudangan untuk kepuasan pelanggan (user) dan untuk menjadi perusahaan kelas dunia. Kata kunci: supply chain management, kepuasan pelanggan
ABSTRACT Warehousing is part of the Supply Chain Management (Logistics) which has some functions, one of which is providing material to support the smooth operations of the company in order to maintain or even increase the production results that have been targeted by the management. The speed and accuracy in filling or providing material needed by the user is the mission of of the supply chain management of PT Pertamina EP Prabumulih Asset 2 Prabumulih Field, that is service excellent. In this research, the efforts done by the warehousing to fulfill the customer’s satisfaction (user) and to become a world class company are also discussed. Key words: supply chain management, customer’s satisfaction
1.
untuk keperluan operasi agar setiap permintaan/keperluan pemakai/ user dapat dipenuhi. Dalam menjalankan tugas pokoknya fungsi inventory menghadapi dua kepentingan yang sangat bertentangan yaitu, ditinjau dari segi operasi pihak inventory dituntut selalu dapat menyediakan material pada saat diperlukan. Sedangkan jenis material sangat beragam dan sumber barang itu sendiri dari berbagai tempat di seluruh Indonesia bahkan ada yang harus di impor dari luar negeri, sehingga mengakibatkan perlunya diadakan persediaan cadangan untuk menjaga kelancaran operasi. Dilain pihak dari segi peng-
PENDAHULUAN
Logistik/supply chain1) merupakan salah satu fungsi penunjang kegiatan operasi produksi di PT. Pertamina EP, yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yang mempunyai tugas masing-masing, seperti: pertama fungsi pengadaan/procurement yang bertugas melakukan pembelian material baik material untuk di-stock maupun material direct charge yang langsung diterima oleh user (internal customers) setelah diterima oleh tim penerimaan (receiving) serta Pengadaan Jasa. Kedua adalah fungsi inventory/pergudangan yang bertugas menyediakan barang
55
Jurnal ESDM, Volume 7, Nomor 1, Mei 2015, hlm. 55-60
gunaan dana karena menyangkut dana yang tertanam dan biaya penyimpanan (inventory carrying cost), maka persediaan harus dapat ditekan serendah mungkin agar uang yang tertanam dalam persediaan seminimum mungkin. Yang ketiga adalah fungsi penerimaan (receiving) yang tugasnya adalah melakukan pengecekan bersama untuk setiap material yang disuplai oleh supplier/pihak ketiga. Dan yang ke-empat adalah fungsi transport yang mengelola kegiatan mobilisasi kendaraan baik kendaraan ringan penumpang maupun kendaraan alat berat. Fungsi inventory selalu berupaya melakukan dan memberikan pelayanan terbaik/service excellent guna lancarnya kegiatan operasi produksi sehingga tercapainya target produksi yang diharapkan akan tetapi tetap menjaga efisiensi di pergudangan. Atas dasar tersebut penulis akan melakukan pengukuran tingkat keberhasilan dari upayaupaya yang telah dilakukan oleh fungsi logistik khususnya bagian inventory/ pergudangan di PT. Pertamina EP Field Prabumulih yang memiliki jumlah gudang dan pekerjaan yang cukup banyak.
Gambar 1. Proses alur material sampai ke gudang User atau fungsi pengguna berperan penting dalam hal melaksanakan kegiatan operasional perusahaan, merawat dan memperbaiki peralatan dan mesin-mesin sebagai sarana penunjang hasil produksi. Downtime terlalu lama suatu mesin/ peralatan dikarenakan tidak ada barang atau lambat dalam kegiatan pelayanan dapat mempengaruhi jumlah hasil produksi (lifting crude oil). Untuk itu, pelayanan dari personel logistik pergudangan harus dapat lebih cepat dan tepat sehingga leadtime/ waktu pelayanan berkurang dan downtime dari unit juga dapat diminimalkan serta hasil produksi dapat bertahan dan/atau melebihi dari target yang sudah ditetapkan per-hari nya oleh tim manajemen perusahaan.
A. Logistik Pergudangan Warehouse/ inventory2) adalah sebutan dari satuan kerja dalam fungsi Supply Chain Management yang bertanggung jawab didalam aktifitas pemantauan, pelaksanaan dan pengawasan pengelolaan phisik dan administratif material meliputi penerimaan ditempat penyimpanan, penempatan dalam upaya pemanfaatan ruang/ utilisasi pergudangan/ yard, perawatan, serta menatausahakan material pada suatu tempat yang khusus, dengan tujuan melindungi material tersebut untuk mempermudah pendistribusian dan pencacahan, serta mampu menyajikan data material yang akurat, mutakhir dan terkini, secara phisik dan administratif, berikut pemeriksaan persediaan, substitusi material, dan pengeluaran material. Didalam upaya untuk memenuhi usaha perusahaan.
B. Service Level Acceptance (SLA) Service Level Acceptance3) (SLA) merupakan salah satu indikator untuk mengukur tingkat pelayanan terhadap pelanggan/ user/fungsi pemakai. Target SLA di pergudangan PT. Pertamina EP berkisar antara 95% - 100%. Setiap permintaan kebutuhan material harus dilayani guna menjaga mesin/ peralatan agar dapat selalu digunakan untuk operasional untuk menunjang pencapaian target dan peningkatan produksi. Setiap permintaan material yang tercatat sebagai material stock di gudang harus dilengkapi dengan dokumen permintaan (reservation slip).
56
Wahab, Analisis Optimalisasi Sistem Pelayanan…
C. Turn Over Ratio (TOR) TOR merupakan suatu perhitungan yang dilakukan oleh fungsi pergudangan untuk mengetahui besaran perbandingan material yang digunakan atau dipakai dengan jumlah stock yang ada (stock akhir rata-rata)3). Di perusahaan-perusahaan yang bukan migas nilai TOR rata – rata 9, sedangkan untuk usaha migas TOR hanya bisa maksimal 3. Untuk mencapai nilai 3 sangat lah sulit mengingat banyaknya material yang sudah tidak bisa dipakai sehingga menumpuk digudang dan belum dihapuskan. Di Supply Chain Management PT. Pertamina EP menargetkan nilai TOR sebesar 1,5. Nilai tersebut secara keseluruhan lapangan dan dibagi jumlah lapangan tersebut. Untuk rumus yang digunakan adalah :
b. c. d. e.
Salah dalam penempatan material sehingga susah dijangkau atau terpisahpisah. Penempatan tidak beraturan sehingga lama untuk mencari material yang diminta Proses administrasi / dokumentasi yang berbelit-belit dan menyusahkan Material rusak akibat penyimpanan yang salah.
Dengan Lean Warehousing maka semua kegiatan yang tidak bernilai tambah diatas akan dieliminasi. E. Road To Zero Stock Sangat langka sebuah organisasi yang bisa excellent di keseluruhan aktivitasnya, misalnya karena keterbatasan sumberdaya dan keahlian di bidang tertentu di luar spesialisasinya. Kompetisi inti perusahaan Migas adalah melakukan pencarian dan eksploitasi minyak yang senantiasa harus dijaga dan ditingkatkan “kekuatan”, “kompetensi”, “kemampuan”, dan “sumber daya” untuk mencapai keunggulan bersaing. Jika ini merupakan strategi korporasi untuk berkiblat kepada keahlian yang paling memberikan nilai, maka fungsi-fungsi pendukung dimungkinkan untuk dikelolakan kepada pihak ketiga yang memang memiliki spesialisasi dan kemampuan di bidang tersebut.
TOR rata–rata = D. Lean Warehousing (Pergudangan yang Sederhana) Lean Warehosing4) memilik konsep yang dikenal dengan 5S (seiri, seiton, seiso, seiketsu, dan shitsuke) dalam bahasa jepang, di Indonesia dikenal dengan istilah 5R (ringkas, rapi, resik, rawat dan rajin).
F. Balanced Scorecard
Value / Lead
Gambar 2. Value Added dan Non Value Added Berdasarkan gambar diatas dapat dilihat banyaknya lead time yang tidak bernilai tambah dikarenakan : a. Penumpukan material karena pembelian berlebihan dan kurang dibutuhkan.
Gambar 3. Perspektif Balanced Scorecar 5)
57
Jurnal ESDM, Volume 7, Nomor 1, Mei 2015, hlm. 55-60
3.
PEMBAHASAN
A. Turn Over Ratio
Gambar 5. Grafik. turn over ratio tahun 2013 terhadap KPI
Gambar 4. Ukuran Kinerja Balanced Scorecard6) 2.
METODE
A. Teknik Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data beberapa teknik, antara lain : 1. Studi Kepustakaan, dan 2. Studi Lapangan, yang terdiri dari interview (kegiatan tanya jawab langsung kepada petugas di pergudangan), observasi (pengamatan langsung), dan dokumentasi.
Gambar 6. Grafik perbandingan turn over ratio tahun 2012 dan 2013 Beberapa upaya yang telah dilakukan fungsi pergudangan untuk dapat meningkatkan nilai Turn Over Ratio (TOR) : a. Material yang sudah tidak bergerak lebih dari 5 tahun agar ditawarkan ke fungsi/ field lain atau perusahaan Migas lainnya agar dapat dimanfaatkan. b. Usulan pengajuan penghapusan secara terkoordinir. c. Semua pembelian material stock baru yang belum dimanfaatkan user agar diminta segera diambil dan dipergunakan. d. Melakukan analisis kebutuhan material.
B. Teknik Analisa Data Teknik analisa yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kualitatif dan analisis rasio aktivitas: a. Menganalisis jenis metode pengukuran tingkat pelayanan gudang b. Mengidentifikasi pergerakan material selama satu tahun terakhir (jumlah penerimaan dan pengeluaran material) c. Mengidentifikasi faktor teknis maupun non teknis dalam pelaksanaan proses pelayanan di gudang PT. Pertamina EP Asset 2 Prabumulih Field d. Menganalisis upaya-upaya yang telah dilaksanakan oleh logistik pergudangan untuk layanan terbaik / Service Exellent.
B. Service Level Acceptance Dalam pengukuran service level acceptance fungsi pergudangan melakukan perhitungan dengan jumlah reservasi yang diterbitkan oleh user dengan good issue yang diterbitkan oleh fungsi pergudangan (tahun 2013). 58
Wahab, Analisis Optimalisasi Sistem Pelayanan…
d. e. f. g. h.
Lokasi dan identifikasi material jelas Kebersihan dan kerapihan. Kelayakan pakai alat angkut (crane, forklift, trolley, handlift, pallettruck). Penempatan dan pengambilan material oleh operator lebih Ergonomis. Kejelasan dan kecukupan marka K3 (kesehatan dan keselamatan kerja).
D. Menuju Zero Stock Dalam upaya mencapai zero stock, rantai pasok memiliki dua pilihan konseptual antara lain :
Gambar 7. Alur proses permintaan/ reservasi barang
a.
Dari hasil download di sistem MySAP (sistem yang digunakan di PT. Pertamina EP) dan dilakukan perhitungan, maka didapatkan nilai Service Level Acceptance sebagai berikut :
b.
totalreservasitidak terlayani12bln SLA 100% 100% totalreservasi 44 SLA 100% 100% 1087
a.
Melenyapkan persediaan sama sekali dari rantai pasok. Mengalihkan kelolakan kepemilikan inventory kepada pihak ketiga.
E. Pengukuran Kinerja dari Dua Prespektif Balanced Scorecard 7)
SLA = 100% - 4,04 % SLA = 95,96%
Maka berdasarkan perhitungan Service Level Acceptance diatas fungsi pergudangan untuk tahun 2013 adalah sebesar 95,96% dari skala 100%, angka ini adalah pelayanan pergudangan sangat memuaskan.
Perspektif Fokus Pelanggan Beberapa sasaran terhadap perspektif ini, diantaranya meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan akuisisi (perolehan) pelanggan dan meningkatkan profitabilitas pelanggan. Dengan menggunakan kuisioner External Customer Survey (ECS), didapatkan hasil untuk fungsi penerimaan dan pergudangan 3,53 atau berada dikategori baik. b.
Perspektif Proses Bisnis Internal Dengan menggunakan kuisioner Internal Customer Survey (ICS), didapatkan hasil nilai rata-rata total 3,00, sehingga diketahui bahwa pelayanan dipergudangan sudah baik. Namun, secara keseluruhan perlu beberapa peningkatan kinerja fungsi supply chain management diantaranya : a. Untuk personil di pengadaan harus ditambah. b. Menjaga material stock supaya selalu ada setiap dibutuhkan. c. Percepatan proses pengadaan untuk material-material yang memakan waktu (lead time) yang lama. d. Rambu-rambu / tanda larangan di area gudang perlu disempurnakan. e. Tingkatkan FIFO (First In First Out)
C. Lean Warehousing (Pergudangan Yang Sederhana) Dalam pelaksanaannya lean warehousing menggunakan konsep seiri (ringkas), seiton (rapi), seiso (resik), seiketsu (rawat) dan shitsuke (rajin). Dari pelaksanaan kegiatan-kegiatan diatas memiliki tujuan untuk kepuasan pelanggan dan didapat hasil evaluasi akhir sebagai berikut : a. Ketepatan jumlah barang. b. Kemudahan dan kecepatan mencari barang , tidak lebih dari 5 menit. c. Marka jalur lalu lintas jelas, untuk barang, alat angkut dan orang. 59
Jurnal ESDM, Volume 7, Nomor 1, Mei 2015, hlm. 55-60
4.
6. Mulyadi. Balanced Scorecard : Alat Manajemen Kontemporer untuk Pelipatganda Kinerja Keuangan Perusahaan. Jakarta: Salemba Empat; 2001. 7. Kaplan, Robert S, Norton DP. The Balanced Scorecard, Translating Strategy into Action. Boston: Harvard Business School Press; 1996.
SIMPULAN
Dalam pencapaian nilai Turn Over Ratio (TOR), fungsi pergudangan Supply Chain Management PT. Pertamina EP Prabumulih Field tahun 2013 mendapatkan angka 2,55. Nilai ini lebih tinggi dibandingkan target. Key Perpormance Indicator (KPI) manajemen sebesar 1,5. Untuk Service Level Acceptance (SLA) pada tahun 2013 mendapatkan nilai sebesar 95,96% dari skala penilaian 100% merupakan tolak ukur dalam pemenuhan setiap kebutuhan fungsi pemakai (user). Konsep dari Lean Warehousing telah dijalankan oleh fungsi pergudangan. Hal ini dilihat dari singkatnya waktu leadtime dalam pemenuhan kebutuhan user sehingga downtime unit/alat yang rusak juga berkurang. Fungsi Pergudangan melakukan pengukuran kepuasan pelanggan dengan menggunakan Balanced Scorecard melalui perspektif fokus pelanggan dan perspektif proses bisnis internal. Untuk perspektif fokus pelanggan menggunakan kuisioner External Customer Survey (ECS) dengan nilai 3,53 dari skala 4 dan untuk perspektif Proses Bisnis Internal dengan kuisioner Internal Customer Survey (ICS) dengan nilai 3,00 dari skala 4. 5.
DAFTAR PUSTAKA
1. Chopra S, Meindl P. Supply Chain Management “Strategy, Planning and Operations”, 3rd ed.: Pearson International; 2007. 2. Miranda, Tunggal W, Amin. Manajemen Logistik dan Supply Chain Manajamen. Jakarta : Harvindo; 2002. 3. Santosa, Arev. Perencanaan & Pengendalian Tingkat Persedian, Jakarta : PT. Pertamina EP; 2012. 4. Yunarto, Holy I, dan Martinus G. Business Concept Implementation Series in Inventory Management, Jakarta: PT Elex Media Komputindo; 2005. 5. Luis, S., Biromo, PA. Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama; 2007. 60
