ANALISIS FLEKSIBILITAS DESAIN STRUKTUR TABEL DATABASE

ANALISIS FLEKSIBILITAS DESAIN STRUKTUR TABEL DATABASE Edhy Sutanta1), Retantyo Wardoyo2), Khabib Mustofa3), Edi Winarko4) 1) Mahasiswa Program S3 Ilmu Komputer, FMIPA, UGM 2,3,4 Dosen Program S3, Jurusan Ilmu Komputer & Elektronika, FMIPA, UGM [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]

Abstract Database design flexibility is an important factor in achieving the quality of information systems. Based on the design of logical database structures, this study aims to analyze the results of the design of the database structure on the results of the research master's students, graduates, and diplomas, find the factors that cause inflexible database structure design, and developing guidance to get the flexible database structure . Intuitive approach and Criterion Reference Evaluation (CRE) which adobted from Blue Sheep ® Ltd is used to perform database structure design flexibility analysis on 27 samples of the database structure design. In Generally, the database structure is not flexible Caused by many factors related to system That boundary; orientation data; Standardization of data, data completeness, data group arrangement, utilizing code, determining the primary key, and utilizing logic table. The framework of flexible database for Academic Information Systems can be designed with any sub-systems involves. The flexible database structure can Obtain by four major stages, ie 1) requirement analyzes, 2) design, 3) testing; and 4) implementation which includes a number of stages in which more detail. Keywords: database, database design, flexibility, academic information system. 1. PENDAHULUAN Problem Pengembangan Sistem Informasi Fakta tentang implementasi di lapangan menunjukkan bahwa tidak semua organisasi berhasil mengimplementasikan sistem informasi (SI) dengan baik. Sebagai contoh, pada tahun 1990-an, rata-rata tingkat keberhasilan implementasi SI, khususnya di DIY relatif rendah, hanya sekitar 60%. Kegagalan tersebut antara lain dipengaruhi oleh faktor sumber daya manusia (para teknisi (operator, analis sistem, manajer EDP, dan lain-lain) dan para pengguna SI) [1]. Hasil audit implementasi SI di Indonesia juga

menunjukkan bahwa yang paling sering dijumpai adalah suatu kenyataan terjadinya Fenomena “tambal sulam“ aplikasi SI akibat terjadinya perubahan kebutuhan informasi (dan data) untuk memenuhi kepentingan manajemen [2]. Dalam lingkup yang lebih luas, keberhasilan implementasi SI di dunia hanya berkisar antara 20-30 % saja, dan khusus untuk Indonesia kemungkinan lebih kecil dari 20% [3]. Dapat dipahami bahwa kebutuhan informasi (dan data) bagi para pengguna dapat dipastikan akan mengalami perubahan seiring waktu sehingga memerlukan penyesuaian pada komponen SI lainnya, seperti program aplikasi, data items, atau bahkan struktur tabel database. Umumnya perubahan program aplikasi diperlukan karena tuntutan kebutuhan informasi atau tampilan baru, perubahan data item dapat dilakukan dengan menambah atau menyesuaikan atribut dan/atau data item dalam tabel database, sedangkan perubahan struktur tabel database dilakukan dengan cara mendefinisikan kembali struktur tabel database, kerelasian antar data dalam database, domain data item. Perubahan struktur tabel database merupakan perubahan yang berdampak besar, kompleks, mahal, dan memerlukan perubahan program aplikasi. Database sebagai sumber informasi bagi SI mengimplikasikan bahwa database yang digunakan harus mampu memenuhi kebutuhan berbagai informasi (dan data) bagi para penggunanya, baik untuk saat ini maupun mendatang. Tanpa mengabaikan sumber daya informasi yang lainnya, aspek rekayasa SI, khususnya desain struktur tabel database sangat mempengaruhi keberhasilan implementasi SI. Desain struktur tabel database yang fleksibel akan meningkatkan kwalitas SI, sebaliknya desain struktur tabel database yang tidak fleksibel berpotensi menimbulkan masalah dan kegagalan implementasi SI. Struktur tabel database seharusnya dirancang sedemikian rupa sehingga fleksibel terhadap perubahan kebutuhan informasi (dan data) untuk memenuhi kebutuhan para penggunanya.

21

Hingga saat ini terdapat ribuan metodologi pengembangan SI yang sudah pernah dipakai, dan setiap metodologi memiliki perbedaan penekanan, misal penekanan terhadap dimensi manusia, keilmiahannya, aspek pragmatis, atau otomatis. Pemilihan metodologi yang tepat dan konsistensi selama proses pengembangan SI akan menjadi petunjuk pada setiap tahapan pada proyek dan membantu perencanaan, pengelolaan, kontrol, dan evaluasi proyek SI. Tahap definisi system requirement dalam metodologi pengembangan SI merupakan faktor kritis yang harus memperhatikan aspek: 1) reability; 2) availability; 3) fleksibility; 4) installation schedule; 5) life expentancy dan growth potencial; dan 6) maintainability [4]. Metodologi pengembangan sistem Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan metodologi baru yang muncul karena pendekatan konvensional sudah tidak bisa diandalkan lagi. Metodologi ERP memberikan perhatian pada 9 karakteristik, yaitu: 1) kompleksitas sistem; 2) kepentingan strategi sistem; 3) fleksibilitas sistem; 4) lingkup aplikasi; 5) infrastruktur teknologi; 6) perubahan proses organisasional; 7) kekuatan pada hubungan dengan vendor; 8) konsultan ketenagakerjaan; serta 9) keterlibatan pengguna. Berdasarkan karakteristik tersebut diusulkan tahapan dalam metodologi pengembangan sistem ERP yang meliputi: 1) seleksi; 2) definisi paralel pengembangan dan implementasi; dan 3) operasi [5]. Penggunaan metodologi pengembangan SI yang sistematis dapat diukur berdasarkan 7 kriteria berikut: 1) apakah penggunaan komputer sudah optimal; 2) apakah dokumentasi mudah dipahami; 3) apakah harganya paling murah; 4) apakah waktu implementasinya singkat; 5) apakah mudah beradaptasi; 6) apakah penggunaan teknik dan tools sudah optimal, serta 7) apakah sistemnya disukai oleh pengguna [3]. Konsep Penting Database Hingga saat ini, istilah database telah didefinisikan dalam cara yang berbeda-beda. Sebuah definisi database yang telah cukup lama, namun masih tetap relevan adalah sekumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media tanpa “mengatap” satu sama lain, kalaupun terjadi kerangkapan maka kerangkapan tersebut harus seminimal mungkin dan terkontrol (controlled redundancy); data disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali; data dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal; data disimpan tanpa mengalami ketergantungan dengan program yang akan

menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga proses penambahan, pengambilan, dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol [6]. Istilah database juga didefinisikan oleh banyak pakar lainnya, antara lain [7], [4], [8], [9], dan [10]. Flexibility merupakan salah satu tujuan primer yang harus dicapai dalam penyusunan sebuah database [6]. Penyusunan database merupakan tugas multidisipliner, pada satu sisi perancang database sebagai bagian staf teknik yang memahami konsep database dengan baik, tetapi sering tidak mengetahui bagaimana membuat data relevan bagi orang lain dalam organisasi, atau bagaimana data dapat disimpan dan diakses secara cepat. Pada sisi lain, para pengguna mengetahui data apa yang dibutuhkannya, tetapi jarang yang dapat mengkomunikasikannya dengan baik kepada perancang database, dan parapengguna tidak mengetahui permasalahan yang ditimbulkan oleh kebutuhannya. Pertemuan antara staf teknik dan para pengguna merupakan kegiatan penting untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang database. Desain database yang benar akan memberikan landasan yang solid untuk SI [12]. Sebaliknya, desain database yang buruk akan mengakibatkan efek negatif, antara lain: 1) kerangkapan data; 2) inkonsistensi data; 3) permasalahan penyisipan; 3) permasalahan penghapusan; 4) pengunaan nama-nama yang sulit dipahami (tidak bermakna) pada subyek data akan menyulitkan pada saat perubahan [13]. Database harus dapat beradaptasi (adaptable) dan dapat berkembang (scalable) untuk memenuhi kebutuhan baru dan aplikasi-aplikasi [14]. Untuk memperoleh SI yang baik, maka pengembang perlu memahami metode desain database yang baik, salah satunya meningkatkan fleksibilitas database untuk mengantisipasi perubahan. Hasil penelitian [15], juga mengungkapkan bahwa perbedaan tingkat kepakaran perancang database dan perbedaan kebutuhan para pengguna merupakan penyebab utama desain database tidak dapat bersifat fleksibel. Desain database yang tidak fleksibel akan memberikan dampak pada dana dan waktu untuk pemeliharaan database. Normalisasi database akan menghasilkan struktur database yang sangat banyak dan kompleks. Meskipun demikian, sedapat mungkin database harus dinormalisasi. Jika dua buah data dapat direlasikan ke sebuah data lain, maka untuk memperoleh fleksibilitas struktur database, akan lebih baik menyimpan data dalam beberapa file daripada menyimpannya di dalam sebuah file dalam database [15]. Saran umum untuk memperoleh desain struktur 22

tabel database yang fleksibel, adalah: 1) meningkatkan fleksibilitas database dimana kebutuhan-kebutuhan baru dapat diakomodasi dengan tabel-tabel database yang ada; 2) mengurangi beaya pembuatan dan pemeliharaan aplikasi-aplikasi; 3) meningkatkan penggunaan kembali dan penggunaan bersama antar aplikasi; 4) mengurangi software yang dibutuhkan untuk membuat aplikasi; dan 5) mengurangi duplikasi dan inkonsistensi informasi [15]. Perencanaan dan pemikiran lebih lanjut dari perencanaan merupakan elemen penting dalam desain database untuk memudahkan perluasan database di kemudian hari. Menyatukan aspek kelayakan dan kemampuan suatu database merupakan hal yang sulit dikerjakan oleh perancang database. Pemikiran yang mendalam harus dilakukan selama desain untuk menjamin desain database mudah untuk digunakan dan mudah untuk diperluas di kemudian hari. Untuk memperoleh desain database yang fleksibel dapat dilakukan dengan cara: 1) memecah database ke dalam unit-unit yang dapat dikelola; 2) penggunaan master file; 3) penggunaan key; 4) penggunaan field referensi untuk kemudahan pemeliharaan; 5) penggunaan file logik terbatas; serta 6) perubahan file fisik [16]. Desain struktur database yang fleksibel merupakan kriteria penting untuk memperoleh data yang berkualitas [17]. Database biasanya dirancang untuk kebutuhan yang spesifik, namun akan digunakan untuk keperluan yang berbeda-beda. Pada saat menghubungkan antar unit proses, tidak dapat dihindari bagaimana menentukan kebutuhan input untuk sebuah unit proses yang diperoleh dari output unit proses lain, dan versi-versi yang berbeda. Menghubungkan input dan output pada unit-unit proses ini akan mengimplikasikan bagaimana masingmasing unit proses saling terkait satu sama lain, sebagai aliran supplay dan demand antar proses. Apabila struktur tabel database yang digunakan untuk menyimpan data tidak memiliki struktur yang fleksibel, maka data tidak akan dapat digunakan untuk berbagai keperluan yang berbeda. Persyaratan penting untuk memperoleh desain struktur tabel database yang fleksibel adalah: 1) seluruh unit proses harus direpresentasikan dalam database, sehingga pilihan di antara unit proses yang men-supplay dan perubahan perilaku model dan perluasan sistem harus dapat ditangani, dan 2) Unit-unit proses tidak harus disatukan, tetapi harus dipelihara di mana hubungan antar unit proses dapat diubah sesuai kebutuhan para pengguna [17]. Dengan menggunakan meta model, Herden (2001) berhasil mendefinisikan dan mengukur kualitas object

oriented schema suatu database dan mengusulkan sebuah proses untuk melakukan tinjauan dan pengukuran kualitas object oriented schema suatu database, meliputi: 1) correctness, 2) consistency, 3) relevance, 4) scope, 5) level of detail, 6) completeness, 7) minimality, 8) ability of integration, dan 9) readability.Sedangkan aspek object oriented schema yang tidak relevan untuk diukur meliputi: 1) extensibility, 2) reusability, 3) schema management, 4) transformability), serta 4) normalization. Pengukuran pada aspek-aspek dimaksud tidak dapat dilakukan secara otomatis. Di sisi lain, pengukuran harus dilakukan secara obyektif. Dalam hal ini, diasumsikan bahwa reviewer memiliki kedalaman pengetahuan dan tidak melakukan penilaian hanya berdasarkan prejudice [18]. Mengacu pada uraian tentang problem pengembangan SI dan konsep penting database di atas, makalah ini mengungkap tentang: 1) bagaimana melakukan analisis fleksibilitas desain struktur tabel database; 2) apa saja faktor-faktor penyebab desain struktur tabel database tidak fleksibel; dan 3) usulan panduan desain struktur tabel database yang fleksibel. Fleksibilitas struktur database terkait dengan 3 aspek, yaitu: 1) isolasi data dalam database, yaitu kopel antar tabel dalam database, 2) penggunaan pendekatan dalam struktur data, dan 3) penggunaan tipe data dalam schema tabel database. Penggunaan XML yang merupakan pendekatan tidak terstruktur atau semi-terstruktur dimana sebuah file dapat memuat berbagai macam nilai yang dituliskan di antara tanda tag, akan menemui permasalahan jika file memuat tag tidak dikenali oleh aplikasi. Sehingga di kemudian hari perlu menginvetarisasi kembali tentang konteks data dan sekaligus menjadi alasan mengapa sebaiknya kembali saja ke data terstruktur menggunakan tabel. Hal ini merupakan sebuah alasan, bahwa RDBM merupakan pendekatan paling umum untuk desain schema suatu database. Permasalahannya adalah apakah semua tipe data harus didefinisikan secara eksplisit dalam struktur tabel atau dapat disembunyikan [19]. 2. METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan pendekatan intuitive approach untuk melakukan pengukuran fleksibilitas desain struktur tabel database yang didasarkan pada wawasan/pengetahuan subyektif peneliti [20]. Beberapa penelitian juga menggunakan metode ini [20], [22], [23], dan [24]. Kelemahan utama penggunaan pendekatan ini adalah pengaruh tingkat pengetahuan peneliti terhadap penilaian yang diberikan. Sampel data penelitian adalah 27 desain struktur 23

database untuk Sistem Akademik (SIAKAD) yang terdiri atas tiga kelompok, yaitu: 9 tesis, 10 skripsi, dan 8 karya tugas akhir mahasiswa D3. Acuan penilaian menggunakan penilaian acuan pokok (PAP) atau Criterion Reference Evaluation (CRE) yang diadobsi dari Blue Sheep® Ltd [25], yaitu: skor 80-100 kriteria Sangat Baik; skor 70-79 kriteria Baik; skor 60-69 kriteria Sedang/Cukup/Ratarata, skor 50-59 kriteria Buruk; dan skor 0-49 kriteria Sangat Buruk. Sebuah program aplikasi khusus dikembangkan untuk membantu proses analisis. Tahapan umum penelitian adalah: 1) kajian teori/konsep, 2) pengumpulan data, 3) identifikasi kebutuhan informasi (dan data) dalam SIAKAD, 4) identifikasi perubahan kebutuhan informasi (dan data) dalam SIAKAD, 5) analisis fleksibilitas desain struktur tabel database. Langkah analisis fleksibilitas adalah: 1) tentukan apakah nilai elemen data yang disimpan dalam atribut memiliki kemungkinan perubahan (format, nilai) yang berpengaruh terhadap data item pada atribut yang lain, baik yang terencana maupun tidak terencana, jangka pendek maupun jangka panjang; 2) penilaian apakah desain atribut dapat memenuhi perubahan secara efisien/mudah; 3) penentuan tingkat fleksibilitas desain struktur tabel database secara kuantitatif dengan cara: a) hitung cacah seluruh atribut, b) hitung cacah atribut fleksibel, c) hitung cacah atribut tidak fleksibel; d) hitung persentase atribut yang fleksibel e. Tetapkan tingkat fleksibilitas desain struktur tabel database. Kriteria atribut disebut fleksibel adalah: a. Jika data item ada kemungkinan berubah [=Y], maka atribut disebut fleksibel jika memenuhi kondisi berikut; 1) jika atribut berupa kode, telah dilengkapi dengan tabel referensi 2) jika atribut berupa kode blok, setiap komponen kode blok dipisahkan dan dilengkapi dengan tabel referensi b. Jika data item tidak ada kemungkinan berubah [T], maka atribut disebut fleksibel jika memenuhi seluruh kondisi berikut; 1) jika atribut bernilai atomic 2) jika atribut bernilai single value 3) jika atribut disusun non repeated group 4) jika atribut tidak redundancy 5) jika atribut disusun flat file 6) jika atribut berupa nilai yang dapat dikodekan, telah dikodekan dan dilengkapi tabel referensi 7) jika atribut digunakan sebagai FK, telah distandarisasi

8) jika atribut telah dikelompokkan secara tepat sesuai kelompok entitasnya 3. HASIL DAN PEMBAHASAN SI Perguruan Tinggi (SIPT) Kebutuhan SIPT dapat berbeda antara PT satu dengan yang lainnya. Perbedaan ini utamanya dipengaruhi oleh 3 (tiga) hal, yaitu perbedaan aturan bisnis (business rule), perbedaaan ukuran organisasi, dan perbedaan area fungsional dalam organisasi PT. Perbedaan aturan bisnis terjadi karena perbedaan peraturan dan kebijakan yang digunakan, perbedaan ukuran organisasi terjadi karena perbedaan jumlah fakultas, jurusan, dan prodi yang diselenggarakan, serta jumlah mahasiwa, sedangkan perbedaan area fungsional dalam organisasi terjadi karena perbedaan kompleksitas pengolahan dan struktur organisasi. Oleh karena itu, kebutuhan SIPT di masing-masing PT dapat memiliki fungsi, tujuan, lingkup, definisi, serta implementasi yang berbeda-beda. SIPT dapat berupa sebuah aplikasi terintegrasi ataupun beberapa aplikasi yang bersifat otonom, namun, di dalamnya hanya ada sebuah database yang digunakan. Berdasarkan identifikasi, SIPT dapat tersusun atas beberapa sub sistem seperti: 1) akademik (SIAKAD), 2) perpustakaan, 3) keuangan, 4) kepegawaian, 5) penggajian, 6) inventaris, 7) kemahasiswaan, 8) kerjasama dan kehumasan, 9) penelitian, 10) pengabdian kepada masyarakat, serta 11) sub sistem lainnya sesuai kebutuhan masing-masing PT. Pengguna SIPT dapat orang atau program aplikasi, orang-orang yang menggunakan SIPT dapat berupa perseorangan atau sekelompok orang internal maupun eksternal PT. Pengguna internal berupa orang dapat dikelompokkan sebagai: 1) para pengguna tingkat manajemen tinggi (strategis), 2) para pengguna tingkat manajemen menengah (taktis dan manajerial), dan 3) para pengguna tingkat manajemen rendah (operasional), sedangkan pengguna eksternal dapat terdiri atas: alumni, pengguna lulusan, pemerintah, penyandang dana, orang tua, serta masyarakat umum. Selanjutnya, berdasarkan konsep database, maka pengguna SIPT juga dapat berupa program-program aplikasi yang mengakses data dari dalam database, baik secara bersamaan ataupun berselang waktu. Program aplikasi dapat hanya mengakses database untuk kemudian menampilkannya atau memanipulasi (insert, delete, update) data-data dari dalam database. Berdasarkan tingkat agregasi, kebutuhan informasi (dan data) dalam SIPT dapat meliputi berupa informasi (dan data) terinci, teringkas, atau spesifik, di mana ketiganya dapat bersifat rutin atau insidentil, dapat berupa teks, tabel, atau grafis. Informasi (dan data) dalam SIPT utamanya digunakan untuk fungsi 24

penyusunan portofolio PT, peningkatan mutu PT, penyusunan evaluasi diri, dan penyusunan borang akreditasi, di samping fungsi manajeman (strategis, manajerial, dan operasional). Identifikasi kebutuhan informasi (dan data) setiap sub sistem dalam SIPT juga dilakukan melalui kajian peraturan perundangan yang terkait dengan pendidikan tinggi dan SIPT [26], [27], [28], [29], [30], [31], [32], [33], [34], serta [35], sebagian besar peraturan tersebut secara eksplisit telah mencantumkan ketentuan tentang SIPT sehingga memiliki implikasi berupa kebutuhan pengembangan SIPT dengan database yang lengkap, akurat, dan mudah digunakan, serta menuntut fleksibilitas desain struktur tabel database mengingat sering terjadi perubahan peraturan untuk PT. Hasil Analisis Hasil analisis fleksibilitas pada 27 sampel data ditunjukkan pada Tabel 1, statistik berdasarkan tingkat fleksibilitas dan jenjang pendidikan perancang berturut-turut ditampilkan pada Tabel 2 dan Tabel 3, sedangkan rekapitulasi keseluruhan pada Tabel 4. Tabel 1: Hasil analisis fleksibilitas desain struktur tabel database No Kode Jml Jml atribut Tingkat data tabel Seluruh Fleksibel FleksiTdk fleksibel bilitas -nya Jml % Jml % 1 D09-01 10 68 35 51,47 33 48,53 Sedang 2 D09-02 19 259 49 18,92 210 81,08 Sangat baik 3 D09-03 10 137 89 64,96 48 35,04 Buruk 4 D09-04 24 162 17 10,49 145 89,51 Sangat baik 5 D09-05 8 28 6 21,43 22 78,57 Baik 6 D09-06 8 66 21 31,82 45 68,18 Baik 7 D09-07 5 44 17 38,64 27 61,36 Baik 8 D09-08 34 351 186 52,99 165 47,01 Sedang 9 D09-09 8 51 11 21,57 40 78,43 Baik 10 D08-01 6 31 11 35,48 20 64,52 Baik 11 D08-02 4 67 20 29,85 47 70,15 Baik 12 D08-03 9 36 15 41,67 21 58,33 Sedang 13 D08-04 5 37 18 48,65 19 51,35 Sedang 14 D08-05 6 28 13 46,43 15 53,57 Sedang 15 D08-06 5 18 7 38,89 11 61,11 Baik 16 D08-07 5 22 8 36,36 14 63,64 Baik 17 D08-08 10 33 8 24,24 25 75,76 Baik 18 D08-09 10 68 25 36,76 43 63,24 Baik 19 D08-10 5 43 20 46,51 23 53,49 Sedang 20 D07-01 7 32 9 28,13 23 71,88 Baik 21 D07-02 7 38 9 23,68 29 76,32 Baik 22 D07-03 6 22 3 13,64 19 86,36 Sangat baik 23 D07-04 7 31 8 25,81 23 74,19 Baik 24 D07-05 12 53 18 33,96 35 66,04 Baik 25 D07-06 9 51 16 31,37 35 68,63 Baik 26 D07-07 14 62 19 30,65 43 69,35 Baik 27 D07-08 3 27 12 44,44 15 55,56 Sedang Jumlah 256 1.865 670 1.195 Tabel 2: Statistik hasil analisis fleksibilitas desain struktur tabel database berdasarkan tingkat fleksibilitas No Tingkat Jumlah Fleksibilitas Data Tabel Atribut Atribut fleksibel Atribut tdk fleksibel Jml % Jml % 1 Sangat baik 3 49 443 69 15,58 374 84,42 2 Baik 16 125 695 213 30,65 482 69,35

3 4 5

Sedang Buruk Sangat buruk Jumlah

7 1 0 27

72 10 0 256

590 299 137 89 0 0 1.865 670

50,68 64,96 0

291 48 0 1.195

49,32 35,04 0

Tabel 3: Statistik hasil analisis fleksibilitas desain struktur tabel database berdasarkan jenjang pendidikan perancang No Tingkat Jumlah Fleksibilitas Data Tabel Atribut Atribut fleksibel Atribut tdk fleksibel Jml % Jml % 1 S2 9 126 1.166 431 36,96 735 63,04 2 S1 10 65 383 145 37,86 238 62,14 3 D3 8 65 316 94 29,75 22 70,25 Jumlah 27 256 1.865 670 1.195 Tabel 3: Statistik hasil analisis fleksibilitas desain struktur tabel database rekpitulasi keseluruhan No Jenjang Jml data Tiingkat Fleksibilitas pendidikan desain Sangat Baik Sedang Buruk Sangat perancang baik buruk Jml % Jml % Jml % Jml % Jml % 1 S2 9 2 22,22 4 44,44 2 22,22 1 11,11 0 0 2 S1 10 0 0 6 60,00 4 40,00 0 0 0 0 3 D3 8 1 12,50 6 75,00 1 12,50 0 0 0 0 Jumlah 27 3 16 7 1 0 0

Penyebab Struktur Database Tidak Fleksibel Hasil penelitian ini menunjukkan adanya sejumlah penyebab desain struktur tabel database tidak fleksibel, yaitu: 1. Penggunaan kode pada nilai data tidak fleksibel karena tidak dilengkapi dengan tabel referensi. 2. Penggunaan kode eksternal berupa kode blok secara langsung sebagai PK tidak fleksibel, karena bagian-bagian kode blok dapat mengalami perubahan makna/arti, format, dan struktur, sedangkan kode blok database tidak dilengkapi dengan tabel referensi. 3. Nilai-nilai data yang dapat dikodekan tidak fleksibel karena disimpan secara langsung (tidak dikodekan) ke dalam tabel database, sehingga memerlukan penulisan kembali nilai-nilai data yang sama secara berulang yang bisa jadi mengakibatkan terjadinya inkonsistensi data. 4. Nilai-nilai data yang disimpan secara berulang (mengalami kerangkapan data) tidak fleksibel, karena perubahan terhadap 1 (satu) buah nilai data harus dilakukan berulangkali sejumlah perulangan nilai data. Jika ada nilai data yang terlewatkan dari perubahan tersebut, maka akan mengakibatkan inkonsistensi data. 5. Adanya repeated group dalam tabel secara horisontal tidak memenuhi karakteristik tabel relasional dan tidak fleksibel, karena jumlah perulangan set atribut berulang bersifat dinamis, sehingga penyusunan secara horisontal akan menyulitkan apabila terjadi perubahan. Bisa jadi jumlah set atribut berulang yang disediakan terlalu sedikit untuk sebagian data, atau kurang untuk sebagian data yang lain. 25

Untuk menemukan faktor-faktor yang bersifat lebih umum, masing-masing faktor penyebab penyebab desain struktur tabel database tidak fleksibel dikelompokkan ke dalam kelompokkelompok faktor yang sejenis. Hasil pengelompokkan ini menunjukkan faktor umum penyebab desain struktur tabel database tidak fleksibel yang diakibatkan oleh, yaitu: 1) batasan lingkup sistem (kebutuhan lingkup sistem minimal, pandangan perancang terhadap database, dan penggunaan bersama database); 2) orientasi data (kebutuhan orientasi database, data redundancy, data inconsistency, 3) standarisasi data, 4) kelengkapan data (kebutuhan kelengkapan data dan penambahan kebutuhan baru), 5) pengelompokan data (kebutuhan pengelompokan data, kebutuhan master file, kebutuhan tabel transaksi, kebutuhan FK, 6) penggunaan kode pada data (kebutuhan penggunaan kode pada data, penggunaan block code, pembangkitan kode, 7) penggunaan PK (kebutuhan PK dalam tabel, penggunaan user defined code sebagai PK, penggunaan systems code sebagai PK, 8) penggunaan tabel logik (kebutuhan tabel logik, penggunaan tabel logik). Kerangka Penyusunan Struktur Database Beberapa ahli, antara lain Stone [16], Whitten & Bentley [4], Silberschatz, Korth, dan Sudarshan [9], McLeod & Schell [10], dan Litwin [11] telah menyampaikan kerangka kerja desain database secara terinci, sedangkan Weidema [17], Harrington [13], dan Mullen [15] menyatakan bahwa fleksibilitas desain database dipengaruhi oleh aspek berikut: 1) kesesuaian model bisnis, 2) penyederhanaan tabel/normalisasi, 3) dokumentasi desain database, 4) kemampuan beradaptasi (adaptable), serta 5) kemampuan berkembang (scaleable). Berdasarkan hasil kajian konsep/teori dan hasil penelitian ini, diusulkan sebuah panduan umum untuk desain database untukdalam rangka memperoleh hasil desain yang fleksibel, yaitu: 1. Langkah analisis kebutuhan, meliputi: a. batasan/ lingkup sistem b. model bisnis c. keterkaitan antar unit fungsional dalam sistem d. kebutuhan data dan informasi e. kemungkinan perubahan kebutuhan data dan informasi 2. Langkah desain, meliputi: a. desain tahap awal, yaitu pengelompokan data berdasarkan obyek data, standarisasi nama atribut, standarisasi kode data, desain struktur tabel database awal, normalisasi , penentuan PK, FK dan kerelasian antar tabel

b. desain tahap lanjutan, yaitu standarisasi nama atribut dan kode data yang digunakan antar unit, pengkodean data yang digunakan secara berulang (untuk nilai data yang mutlak tidak mengalami perubahan maka nilai data dikodekan untuk efisiensi memori dan menjaga konsistensi data, untuk nilai data yang mungkin berubah maka nilai data perlu dikodekan dan dirancang tabel referensinya, sedangkan untuk block code maka nilai kode data dalam kode blok dipisahkan dan dirancang tabel referensinya untuk kemudahan perubahan format, urutan, dan perubahan lainnya pada block code c. desain keamanan data 3. Langkah pengujian, meliputi: a. pengujian kelengkapan data, dilakukan dengan mengecek kembali semua formulir isian data, dan semua keluaran/laporan yang digunakan/diperlukan oleh semua unit fungsional dalam sistem b. pengujian kerangkapan data, dilakukan dengan mengecek kembali semua desain struktur tabel database menggunakan semua kemungkinan nilai data c. pengujian kemungkinan terjadinya inkonsistensi data, dilakukan dengan cara mengecek kembali semua desain struktur tabel database menggunakan semua kemungkinan nilai data d. pengujian penggunaan bersama oleh para pengguna unit fungsional lain dalam sistem, dilakukan dengan mengecek kembali semua desain struktur tabel database dari semua sudut pandang unit fungsional dalam sistem e. pengujian fleksibilitas desain struktur tabel database untuk perubahan nilai data di kemudian hari, dilakukan dengan mengecek kembali semua desain struktur tabel database berdasarkan kemungkinan terjadinya perubahan nilai data dan kemudahan perubahan desain struktur tabel database sesuai perubahan tersebut f. pengujian fleksibilitas desain struktur tabel database untuk kebutuhan pengguna baru, dilakukan dengan mengecek kembali semua desain struktur tabel database berdasarkan kemungkinan terjadinya penambahan kebutuhan baru dan kemudahan perubahan desain struktur tabel database sesuai perubahan tersebut 4. Langkah implementasi, meliputi: a. Pemilihan DBMS yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan institusi, dengan 26

b. c. d. e. f.

mempertimbangkan kemudahan untuk melakukan perubahan, pengembangan, dan migrasi data di masa mendatang definisi desain struktur tabel database pengisian data penggunaan database dokumentasi database pemeliharaan database

4. KESIMPULAN Fleksibilitas desain struktur tabel database merupakan salah satu faktor yang menentukan kwalitas dan keberhasilan implementasi SI pada suatu organisasi. Penelitian ini mengungkap 3 hal penting, yaitu: 1) hasil analisis fleksibilitas desain struktur tabel database, 2) faktor umum penyebab desain struktur tabel database tidak fleksibel, serta 3) kerangka panduan desain struktur tabel database yang fleksibel. Hasil penelitian pada 27 desain yang terdiri atas 9 hasil penelitian S2, 10 hasil penelitian S1, dan 8 hasil penelitian D3, di dalamnya memuat 256 tabel dan 1.865 atribut, ada 3 desain yang masuk kriteria “sangat baik”, 16 desain termasuk “baik”, 7 desain termasuk “sedang”, dan 1 desain termasuk “buruk”. Berdasarkan tingkat pendidikan perancang, dalam 9 desain penelitian S2 terdapat 36,96% atribut tidak fleksibel, dalam 10 desain penelitian S1 terdapat 37,86% atribut tidak fleksibel, dan dalam desain penelitian D3 terdapat 29,75% atribut tidak fleksibel. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa; 1. Desain struktur tabel database yang fleksibel merupakan proses yang sulit dilakukan 2. Jenjang pendidikan perancang tidak memiliki pengaruh yang signifikan terhadap fleksibilitas desain struktur tabel database, faktor pengalaman desain struktur tabel database dalam kasus-kasus real akan mempengaruhi fleksibilitas hasil desain. 3. Secara umum, penyebab desain struktur tabel database tidak fleksibel adalah diakibatkan oleh faktor-faktor yang terkait dengan batasan/lingkup sistem, orientasi database, standarisasi data, kelengkapan data, pengelompokan data, penggunaan kode, penggunaan Primary Key/PK, serta penggunaan tabel logik. 4. Kerangka desain struktur tabel database yang fleksibel dapat diperoleh melalui 4 tahapan utama, yaitu: 1) analisis kebutuhan; 2) desain; 3) pengujian; dan 4) implementasi yang di dalamnya memuat sejumlah tahapan yang lebih terinci.

terhadap fleksibilitas desain struktur tabel database; problem-problem yang muncul terkait dengan penggunaan kode data dalam database; dan bagaimana peluang, hambatan, dan strategi yang tepat dalam melakukan integrasi antar database yang berbeda platform dan desain untuk merespon perubahan paradigma kebutuhan informasi yang mengarah ke sistem terpadu, terintegrasi, dan tersinergi antar instansi. UCAPAN TERIMA KASIH Secara khususu penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Drs. Retantyo Wardoyo, M.Sc., Ph.D., Bapak Dr. Khabib Mustofa, S.Si., M.Kom., dan Bapak Drs. Edi Winarko, M.Sc., Ph.D. yang secara konsisiten memberikan masukan dan dorongan kepada penulis.

[1].

[2].

[3].

[4].

[5].

[6].

[7]. [8].

[9]. 5. SARAN Penelitian ini perlu dilanjutkan untuk mengetahui apakah ada batasan dan pengaruh penggunaan DBMS

DAFTAR PUSTAKA Nugroho, E., 1991, Pengaruh Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia Terhadap Keberhasilan Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi, Tesis, Program Magister Sains, Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, UGM, Yogyakarta. Indrajit, R.E., 2000, Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Hasibuan, Z.A., 2004, Pendekatan Menyeluruh dalam Pengembangan Sistem Informasi (A Holistic Approaches to Information Systems Development), Makalah Kuliah Perdana Program Magister Ilmu Komputer dan Manajemen Informasi UGM, Yogyakarta Whitten, J.L. and Bentley, L.D., 1998, Systems Analysis and Design Methods, 4th edition, Irwin/McGraw-Hill International Co., New York. Ahituv, N., Neumann, S., and Zviran, M., 2002, A System Development Methodology for ERP Systems, The Journal of Computer Information Systems, pp. 42 Martin, J., 1975, Computer Database Organizations, parth I, Prentice-Hall, Inc., New Jersey. Date, C.J., 1995, An Introduction to Database Systems, Adisson Wesley Publishing, Co., Inc. Ramakrishnan, R., 1998, Database Management Systems, International edition, McGraw- Hill International, Singapore. Silberschatz, A., Korth, H.F., and Sudarshan, S., 2005, Database System Concepts, 5th edition, McGraw-Hill Higher Education, New York. 27

[10]. McLeod, R. and Schell, G., 2001, Management Information Systems, 8th edition, Prentice Hall [11]. Litwin, P., 2003, Fundamentals of Relational Database Design, http://r937.com/relational. html, diakses tanggal: 11-08-2006. [12]. Mullen, B., 2005, Generalized Table Suggestions, http://www2.cstudies.ubc.ca /~mullen/IEDBS.html#GeneralTables, diakses tanggal: 11-08-2006. [13]. Harrington, J.L., 2004, Relational Database Design, Relational.Answers, http://www.utexas .edu/academic/cit/howto/resources/database/re lational.answers.pdf, diakses tanggal: 01-082006. [14]. Mullen, B., 2005, Information Engineering and Database Systems, http://www2.cstudies.ubc. ca/ /~mullen/IEDBS.html, diakses tanggal: 1108-2006. [15]. Mullen, B., 2005, The Database and Its Structure, http://www.gowerpub.com/pdf /pidmc2.pdf, diakses tanggal: 11-08-2006 [16]. Stone, B.V., Database Design Flexibility for the Future, http://www.mcpressonline.com/ mc?14 @[email protected], diakses tanggal: 11-08-2006 [17]. Weidema, B.P., 2004, Flexibility for Application Market Modelling in LCI Databases, LCA Consultants, www.lcanet.com, diakses tanggal: 15-08-2006 [18]. Herden, O., 2001, Measuring Quality of Database Schemas by Reviewing-Concept, Criteria and Tool, http://www.iro.umontreal.ca /~sahraouh/ qaoose01/Herden.PDF, diakses tanggal: 01-08-2006. [19]. Pietarinen. L., 2006, Using q-grams in a DBMS for Approximate String Processing, http://citese erx.ist.psu.edu/viewdoc/download? doi=10.1.1.6.8441&rep=rep1&type=pdf, diakses tanggal: 01-08-2006. [20]. Klesse, M., Herrmann, C., Brändli, P., Mügeli, T., and Maier, D., 2005, InformationQuality and The Raising Demands Of Regulators: Reengineering The Customer Investigation Process At Credit Suisse, http://wotan.liu.edu /docis/dbl/iqiqiq/ 2004_418_CIPACS.htm, diakses tanggal: 11-08-2006. [21]. Wang, R.Y., Reddy, M.P. and Kon, H.B., 1995, Toward Quality Data: An Attribute-Based Approach, Decision Support Systems, vol. 13, pp. 349-372. [22]. Miller, H., 1996, The Multiple Dimensions of Information Quality, Journal Information Systems Management, vol. 13, pp. 79-82

[23]. Redman, T.C., 1996, Data Quality for the Information Age, Boston, MA: Artech House References: OS/400 DB2/400 Database-An Overview (SC41-3700-00), OS/400 DDS Reference (SC41-3712-00. [24]. English, L.P., 1999, Improving Data Warehouse and Business Information Quality: Methods for Reducing Costs and Increasing Profits, Adison Wiley, New York, [25]. Blue Sheep® Ltd., 2001, Data Quality Audit, www.bluesheep.com/cgi/news/show. php4?f=010102, diakses tanggal: 01-08-2006 [26]. Pemerintah Republik Indonesia, Undangundang nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Jakarta. [27]. Departemen Pendidikan Nasional, 1999, Peraturan Pemerintah Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi, Jakarta. [28]. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, 1996, Kerangka Pengembangan Jangka Panjang (KPPTJP) Tahun 1996-2005, Jakarta [29]. BAN-PT DIKTI, 2008, Akreditasi Program Studi Sarjana, Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana, Jakarta. [30]. BAN-PT DIKTI, 2008, Akreditasi Program Studi Sarjana, Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana, Jakarta. [31]. BAN-PT DIKTI, 2008, Borang Akreditasi Program Studi, Jakarta. [32]. BAN-PT DIKTI, 2008, Borang Akreditasi Fakultas/Sekolah Tinggi, Jakarta [33]. BAN-PT DIKTI, 2008, Panduan Pengisian Instrumen Akreditasi, Jakarta. [34]. BAN-PT DIKTI, 2008, Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Studi, Jakarta [35]. BAN-PT DIKTI, 2008, Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi, Jakarta. Data Penelitian Kelompok Tesis: Irfianti, A.D., 2003, Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Menggunakan Oracle Tools Berbasis Web dan WAP (Studi Kasus: STIKOM Surabaya), Tesis, Sekolah Pascasarjana, FMIPA, UGM, Yogyakarta. Jatmika, 2003, Perbandingan Analisis dan Desain Database Sistem Informasi Akademik Menggunakan Model Relasi Entitas dengan Model Berorientasi Obyek, Tesis, Sekolah Pascasarjana, FMIPA, UGM, Yogyakarta. Katili, M.R., 2003, Database Terpadu untuk Pengembangan Sistem Infomasi Akademik, Tesis, Sekolah Pascasarjana, FMIPA, UGM, Yogyakarta. Amali, L.N., 2003, Sistem Informasi Jadwal Kuliah di PT dengan Pendekatan Berorientasi Obyek (Studi 28

Kasus di IKIP Negeri Gorontalo), Tesis, Sekolah Pascasarjana, FMIPA, UGM, Yogyakarta. Yuniansyah, 2003, Sistem Informasi Akademik Berbasis Three-Tier pada STMIK SIGMA Palembang, Tesis, Sekolah Pascasarjana, FMIPA, UGM, Yogyakarta. Erlinda, S., 2003, Sistem Informasi Penmaru Berbasis Web pada STMIK-AMIK Riau Pekanbaru, Tesis, Sekolah Pascasarjana, FMIPA, UGM, Yogyakarta. Suhirman, 2004, Sistem Informasi Penilaian Akreditasi Prodi Strata-1, Tesis, Sekolah Pascasarjana, FMIPA, UGM, Yogyakarta. Murni, 2004, Sistem Manajemen Informasi Berbasis Web untuk Pengelolaan Data Alumni STMIK Indonesia Padang, Tesis, Sekolah Pascasarjana, FMIPA, UGM, Yogyakarta. Kurdi, N.K., 2005, Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Akademik (SIAKAD-2000) Berbasis Intranet untuk Universitas Lampung, Tesis, Sekolah Pascasarjana, FMIPA, UGM, Yogyakarta. Data Penelitian Kelompok Skripsi: Yudi S, S., 2000, Sistem Pengolahan Data HerRegisterasi Mahasiswa pada IST AKPRIND Yogyakarta, Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Saputra, O.E., 2001, Perancangan Sistem Informasi Data Kebutuhan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika IST AKPRIND Yogyakarta, Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Zaini, 2002, Perancangan Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru IST AKPRIND Yogyakarta Melalui Internet, Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Baital, M.S., 2003, Aplikasi Client/Server Pengolahan Data Pendaftaran Praktikum pada Laboratorium Komputer 1-2 IST AKPRIND Yogyakarta, Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Sudarto, 2003, Sistem Pengolahan Data Penyelenggaraan Praktikum di Laboratorium Penelitian Operasional IST AKPRIND Yogyakarta, Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Astawa, I.G.N.R., 2003, Implementasi Wap pada Sistem Informasi Akademik Online (Studi kasus di Jurusan Teknik Informatika IST AKPRIND Yogyakarta), Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Handayani, D.S., 2004, Analisis dan Perancangan Sistem Client/Server Pendaftaran Praktikum Laboratorium Komputer IST AKPRIND Yogyakarta Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL, Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta.

Rahayuningsih, R., 2000, Rekayasa Komputerisasi KRS dan KHS Universitas X, Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Sophian, Y., 2004, Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru di IST AKPRIND Yogyakarta Secara Online, Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Daniati, N., 2005, Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru IST AKPRIND Yogyakarta Secara Online, Skripsi, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Data Penelitian Kelompok Tugas Akhir: Rufaidah, Z.I., 2002, Website Informasi Jurusan Manajemen Informatika & Teknik Komputer Program D-3 IST AKPRIND Yogyakarta, Tugas Akhir, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Susilowati, A., 2003, Perancangan Sistem Penyeleksian Mahasiswa Baru IST AKPRIND Yogyakarta Menggunakan Aplikasi Visual Basic 6.0, Tugas Akhir, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Mendrofa, O., Komputerisasi Data KRS Mahasiswa pada IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Tugas Akhir, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Sinaga, G.G.S., 2005, Sistem Kegiatan Praktikum Berbasis Client Server di Laboratorium Komputer 1-2 IST AKPRIND Menggunakan Delphi 7.0 dan MySQL, Tugas Akhir, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Baihaqie, M.R., 2005, Implementasi Midlet Java Sebagai Media Informasi Akademik Kampus IST AKPRIND, Tugas Akhir, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Ismani, M., 2005, Entry KRS Melalui SMS, Tugas Akhir, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Widodo, P., 2005, Sistem Informasi Asisten Dosen Laboratorium Keperawatan AKPER Muhammadiyah Klaten, Tugas Akhir, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta. Yulia, E., 2000, Sistem Komputerisasi Pengolahan Data Penerimaan Mahasiswa di STT Komputer TAKASINDO Yogyakarta, Tugas Akhir, FTI, IST AKPRIND, Yogyakarta.

29