1. A pályázatok befogadása Valamennyi, a megjelölt postafiók címre beérkező pályázat: • regisztrálásra kerül, és • azonosító jellel kerül ellátásra. A pályázat beérkezéséről a pályázat kezelője a pályázót írásban értesíti. A beérkezést követően megvizsgálásra kerül, hogy: • a benyújtási határidővel kapcsolatos feltételek betartásra kerültek-e; • a pályázat megfelelő példányszámban került-e benyújtásra; • a Formanyomtatvány megfelelő formátumban került-e benyújtásra (a Formanyomtatvány sem tartalmában, sem alakjában nem változtatható, ellenkező esetben a pályázat feldolgozására nincs lehetőség). Amennyiben a fentiekben felsorolt feltételek bármelyike nem teljesül, a pályázat az elbírálásból kizárásra kerül. Folyamata: Pályázatírás Pályázat benyújtása Jogosultság vizsgálat Pályázat befogadása
2. Bírálatot megelőző ügyviteli teendők Amennyiben a „Beérkezés”-nél felsorolt feltételek a benyújtott pályázatra maradéktalanul teljesülnek, a pályázó és a pályázat jogosultságát vizsgálják meg, azaz pályázó/projekt megfelel-e a Pályázati Útmutató A., B., C., D. pontjai szerinti követelményeknek. LD. a Pályázati Útmutató „E” – kiválasztási kritériumok Amennyiben a pályázó és a pályázat nem felel meg a pályázati feltételeknek, a pályázat az elbírálásból kizárásra kerül. A kiíró a pályázatok kezelési feladataira közreműködő szervezeteket vesz igénybe, akik az adott eljárásrendben szabályozott kérdésekben a kiíró felhatalmazása alapján járnak el. Az értékelés lépései: 1. Beérkezés 2. Jogosultság vizsgálat 3. A pályázat teljességének vizsgálata (Hiánypótlás) 4. Befogadás (pályázat teljességének való megfelelés) 5. Tartalmi elemzés, elbírálás 6. Döntés, értesítés a döntésről 7. Támogatási Szerződés megkötése
3. Bírálati elvek Fontos elvek: -
megvalósíthatóság, megtérülés, hasznosulás, értékteremtés, közösségi érték, egyéni lehetőségek, kontextus eredményessége, tárgyilagosság, alátámasztó dokumentumok
Példák!!! Amennyiben a pályázat az adott szempontoknak megfelel, a pályázat befogadásra kerül. A befogadás tényéről a KSZ a pályázót írásban értesíti. Az értesítés tartalmazza: • • •
a pályázat benyújtásának időpontját, a pályázat azonosító jelét, a pályázat befogadásának tényét és időpontját.
Hiánytalanul beérkezett pályázat esetén a befogadás időpontja megegyezik a pályázat benyújtásának időpontjával.Hiánypótolt pályázat esetén a befogadás időpontja megegyezik a hiánypótlás pályázat az elbírálásból kizárásra kerül keretében beküldött dokumentumok benyújtásának időpontjával. A befogadó nyilatkozat kizárólag a pályázat formai megfelelőségét igazolja, nem jelenti a támogatás megítélését! 4. Bírálókkal szemben támasztott szakmai és egyéb követelmények - szakmai elhivatottság, - felelősségtudat, - rendszerelmélet, - együttműködő készség, - dokumentációs készség, - elhivatottság, - projektismeretek,
- pályázati ismeretek, - projektmegvalósítási tapasztalat, - szakmai gyakorlat, - kommunikációs készség. Indoklások! 5. A jól értékelhető pályázatok ismérvei 1. Ragadd meg a figyelmet - és tartsd is meg! A támogató szervezetek gyakran százával kapnak pályázatokat, akár minden héten! Nekik emlékezniük kell rád! 2. Használd a támogató nyelvét! Biztosnak kell lenned abban, hogy az általad használt kifejezéseken és megfogalmazásokon más is ugyanazt érti, amit te. 3. Legyél magabiztos! Soha ne mondd, hogy "csinálnánk", "szeretnénk", "próbálkozunk", "lehetne"! Ne értékeld túl magad, de mindig mondd, hogy "fogjuk", "tesszük", "megcsináljuk"! Ha te nem vagy biztos magadban és a tevékenységedben, ők sem lesznek azok. 4. Érthetőség. Pályázatod legyen oly módon elrendezve és megszerkesztve, hogy minden "simán folyjon" benne. Ellenőriztesd a helyesírást és a nyelvezetet, idegen nyelvű pályázat esetén anyanyelvű emberrel. Ne bízz csak a számítógép helyesírás-ellenőrző programjában! 5. Kezelhető méret/Reális program. Aki sokat markol, keveset fog! Ne próbálj túl sokat kérni, vagy tenni! A legjobb munka kicsi, rövidtávú, mérhető eredményt hoz és sikere nyilvánvaló. Kérj meg másokat a "realitásvizsgálat" elvégzésére. 6. Falatka-teória. Mindent vágj falatnyi darabokra - olyanokra, amelyek egy darabban "lenyelhetők" és nem kell az olvasónak rágódni rajtuk. Különösen fontos ez a stratégia és a várt eredmények leírásánál. 7. Használd a támogató kiírását. A támogató okkal adott kiírást - szorosan kövesd hát azt. Ha a kiírás szerint csak természetvédelmi pályázatok támogathatók, ne is próbálkozz energiatakarékossági ügyekkel A pályázatodat úgy szerkeszd meg, ahogy ők kérik. 8. Lényegre, lényegre, lényegre! Ha napenergiáról szól a pályázatod, ne kezdj el a bálnákról írni! És ne feledd a kezelhető méretet. 9. Hitelesség. Hangsúlyozhatod a háttéranyagokban (pl. a szervezeted leírásánál, a tervezett tevékenység értékelésénél, vagy a más intézményektől kapott támogató levelekben), de látsszon a pályázat egészén is! 10. Teljesség. Ha három másolatot kérnek, mellékelj három másolatot stb.. (Dan Swartz) 6. Bírálathoz szükséges feltételek biztosítása - Ügyviteli feltételek, - IKT feltételek, - Informatív feltételek. A pályázat megismerésének lehetősége:
A sikeres pályázat nagy mértékben függ a pályázó szervezettől, a pályázatot összeállító személytől, a megcélzott forrástól, és a bírálók személyétől. Mindig próbáljuk a bíráló helyébe képzelni magunkat! Úgy írjuk a pályázatunkat, mintha egy túlterhelt, morcos, fáradt embernek kellene röviden, egyszerűen és érthetően "eladnunk„ a programunkat. A pályázat részeit csak általánosságban lehet összefoglalni, mivel az egyes támogatóknál az információk sorrendje és formátuma különbözõ lehet. Gyakran kapunk pályázati űrlapot, amely a pályázóra és a tervezett tevékenységre vonatkozó egységesített kérdéseket és útmutatót is tartalmaz. Kísérőlevél (kuratóriumnak szóló levél)
Nem elengedhetetlen, de szokásos része egy pályázatnak. A támogató udvarias megszólítása. Rövid utalás a pályázó szervezetre, és a pályázat tartalmára. A pályázattal kapcsolatos elkötelezettségünk jelzése. A kísérőlevél ne legyen tolakodó, nyomást gyakorló, fenyegető.
Előlap („iránytű”) Irányítja és a megfelelő ember kezébe juttatja a pályázatot. Szerepeljen rajta a pályázó szervezet neve, címe, logója. Szerepeljen rajta a támogató neve, a pályázat címe, esetleg a megfelelő alkuratórium, vagy bizottság neve. A pályázat adatlapja Az alapinformációkat tartalmazza, amely a pályázat könnyebb feldolgozását teszi lehetővé. Megengedhetetlen, hogy bármi hiba és hiányosság legyen rajta. A pályázó szervezet bemutatása Bármilyen kapcsolatfelvétel esetén első dolog a bemutatkozás. Röviden ismertessük a szervezet történetét, jelenét és jövőképét, az eddig elért eredményeket. Mutassuk be a szervezet felépítését, működési formáját, a tevékenységi területet, illetve annak célját. Más szervezetekkel való együttműködés bemutatása. A szervezet eddigi munkájának külső, illetve belső értékelésének, megítélésének prezentálása. A működés személyi, tárgyi- és anyagi feltételrendszerének bemutatása. 7. Jogosultság vizsgálat Amennyiben a „Beérkezés”-nél felsorolt feltételek a benyújtott pályázatra maradéktalanul teljesülnek, a pályázó és a pályázat jogosultságát vizsgálják meg, azaz pályázó/projekt megfelel-e a Pályázati Útmutató A., B., C., D. pontjai szerinti követelményeknek.
LD. a Pályázati Útmutató „E” – kiválasztási kritériumok Amennyiben a pályázó és a pályázat nem felel meg a pályázati feltételeknek, a pályázat az elbírálásból kizárásra kerül. MÉG A PÁLYÁZAT BEADÁSA ELŐTT TÁJÉKOZÓDNI KELL: ˇ A pályázati kiírás részletes feltételeiről /kik pályázhatnak, mire, mikor, milyen határidővel, mekkora összeggel stb../ ˇ A pályázatot kiíró alapítvány, intézmény stb. céljairól ˇ A pályázatot kiíró "speciális igényeiről" ˇ A döntési mechanizmusról! Mindezek és a pályázatot kiírók által /szerencsésebb esetben/ kiadott részletes kiírásban szereplő szempontok figyelembevételével lehetőleg ne kövessük el a következő gyakorlati hibákat: ˇ A formai követelmények figyelmen kívül hagyása ˇ A beadott pályázat nem illik a pályázatot kiíró intézmény tevékenységi körébe ˇ A pályázat szétfolyik, vagy túl rövid, vagy kusza ˇ A pályázatban a pályázó mellébeszél, eltitkol valamit ˇ A tevékenység céljának leírásában általánosságok vannak, konkrétumok nélkül ˇ A pályázó túl sokat markol, a pályázat kivitelezhetetlennek látszik ˇ A költségvetés nem reális ˇ A pályázatban a pályázó kirekesztő/kioktató hangnemben ír ˇ A pályázó annak ellenére, hogy tudná, mégsem működik együtt másokkal A pályázat részei A következő pár oldalon a pályázatírás elméleti alapjait vesszük sorra egy kicsit bővebben, jó néhány gyakorlati tanáccsal és ötlettel fűszerezve. Mindjárt az első: Mindig próbáljuk a bíráló helyébe képzelni magunkat!
8. Projekt kiválasztás határideje A projektek kiválasztása 30 – 60 – 90 napos határidővel történik. Jogszabály nincs, Pályázati felhívás rendelkezik. Befolyásoló tényező a megvalósítandó projekt. Ez az egész pályázati terv legkritikusabb pontja - ez mutatja be a pályázat mögött meghúzódó okokat. Amennyiben szükséglet-kielégítés jellegű a pályázat, akkor ez a rész a célcsoport azon általános körülményeire, hiányaira koncentrál, amelyeket meg kívánunk változtatni. Ha pedig probléma-megoldás szerepel majd a pályázatban, akkor konkrét helyzetet ismertetünk. Ez a két kategória sem választható el élesen egymástól, hiszen bizonyos elemei mindenképpen azonosak:
Fontos!!!
A bemutatott probléma/szükséglet hátterébe nyilvánvaló módon bele kell illeszkednie a pályázó szervezet céljainak, terveinek - különben hiteltelen pénzhajhászásnak tűnik a pályázat!0Ennek a résznek kell tartalmaznia azokat a tényeket és bizonyítékokat, amelyek a pályázó érintettségét, tapasztaltságát mutatják a kérdéses területen.Ez a rész adja a keretet a "dimenziókat" a pályázathoz - meg kell jelenjen benne a megfontolás, hogy reálisan mit tud a szervezet tenni az ügy érdekében általában és a pályázaton nyert támogatás segítségével.A szükséglet/probléma kell, hogy előtérben legyen, semmiképp sem a pályázó saját igényei! A leírásnak tényeken kell alapulnia! Ha vannak olyan dokumentációk, statisztikák a problémával kapcsolatosan, amelyek nem a pályázó, vagy az érintettek által kerültek összeállításra, azok komolyan tudják segíteni a szükséglet alátámasztását! Ahhoz, hogy a pályázatunk a lehető legmeggyőzőbb és minél érdekesebb legyen, mindig érdemes a támogatók helyébe képzelve magunkat az "ő" kérdéseikre válaszolva árnyalnunk a megfogalmazásokat: Kinek/minek az érdekében kezdeményezi a pályázó a tevékenységet?Mi a probléma, vagy szükséglet, amelyet a pályázó megcéloz?Valósak és reálisak a tervek? Elérhető tényleges változás a program segítségével?Milyen irányba mutat a problémaleírás? Levezethető belőle logikusan a tervezett program?A célcsoport szükséglete van előtérben, nem a pályázóé? - Érdemes a célzottaktól is véleményt és támogató/együttműködő nyilatkozatot kérni a pályázattal kapcsolatosan!
Ellenőrző lista a szükséglet, illetve a probléma ismertetéséhez Kapcsolódik a csoport bemutatásához, céljaihozValós helyzetet ír le, nem feltételezésekre alapszikStatisztikailag alátámasztható tényeket tartalmazHatóságilag alátámasztható tényeket tartalmazA célcsoport bevonásával, megkérdezésével került megfogalmazásra, kidolgozásraLétező és nem a pályázó által generált probléma azaz nem a felkínált módszer, tevékenység hiánya "maga a probléma"Nem használ szakzsargont, érdekes, rövid, tömör 9. A hiánypótlás rendje Formái: -
Formai hiánypótlás (dokumentum) Tartalmi (projekttervre vonatkozóan)
Amennyiben a pályázó valamely mellékletet nem csatolta és/vagy valamelyik csatolt melléklet nem felel meg az előírtaknak, akkor a KSZ a pályázót kizárólag írásban, egyszeri alkalommal megfelelő, de maximum 15 naptári napos határidő kitűzésével formai hiánypótlásra szólítja fel. Amennyiben hiánypótlás nem teljes, vagy a pályázó a hiánypótlási felhívásban foglaltakat határidőn belül nem teljesíti, a pályázat az elbírálásból kizárásra kerül. A hiánypótlási határidő meghosszabbítására csak vis maiornak minősíthető esetben van lehetőség a késedelem okának megfelelő igazolásával.
10. Tartalmi elemzés, értékelés A pályázat tartalmi elemzése annak megállapítására irányul, hogy a pályázatban szereplő információk az elbíráláshoz szükséges részletességgel és tartalommal rendelkezésre állnak-e.
A kiválasztási kritériumokat az E fejezet tartalmazza Amennyiben további részletezés, pontosítás szükséges, abban az esetben egy alkalommal tartalmi kiegészítés lehetséges. Értékelési Táblázat (MINTA) Szempontok
adható pontszám
1.
A vállalkozás működésének időtartama
10
2.
A projekt kidolgozottsága
15
3.
Saját forrás aránya
15
4.
A költségvetés realitása
20
5.
Munkahelyteremtés
15
6.
A projekt szakmai értékelése
25
11. Bírálat folyamata Nem támogathatók azok a pályázatok, amelyek esetében -az E fejezet alapján- a pályázatra adott összpontszám nem éri el a minimális X (50-60) pontot, de elérése nem jelenti automatikusan a támogatás megítélését! A Bíráló Bizottság javaslati alternatívái az alábbiak lehetnek: projektnek a pályázatban megfogalmazottakhoz képest változatlan feltételekkel történő támogatása;
tartalommal és
projektnek a pályázatban megfogalmazottakhoz képest csökkentett tartalommal és feltételekkel történő támogatása. A Bíráló Bizottság a projektet csak a pályázati útmutató szerinti nem támogatható költségek mértékével csökkentheti, amely azonban nem változtathatja meg a projekt szakmai-műszaki tartalmát; projekt elutasítása; a Bíráló Bizottságnak joga van a javaslattételt elnapolni szükség szerint egyes kérdések tisztázása céljából. 12. Értesítés a döntésről Formái:
- internet - e-mail - postai A döntésről a KSZ írásban tájékozatja a pályázót a benyújtási határidőtől számított 75 napon belül. ☺ Elutasított pályázat esetén az értesítés tartalmazza az elutasítás indokát. A döntésről történő tájékoztatást követően a projekt gazda jogosult a projekt javaslatra vonatkozóan az értékelő lapban és a jegyzőkönyvben foglaltakat megismerni. Támogatott pályázat esetén a pályázó nevét, a pályázat tárgyát, a megvalósítás helyét, a megítélt támogatás összegét és mértékét a KSZ honlapján (www.nfu.hu) és hivatalos lapjában közzéteszi. 13. Panaszok kezelése A pályázati felhívás tartalmazza! A 255/2006 (XII. 28.) Korm. rendelet 19 §-a alapján a pályázó, pályázatának elutasítása, csökkentett összköltséggel történő támogatása vagy feltételekkel történő támogatása ellen jogszabálysértés, vagy a pályázati kiírás szerinti tájékoztatásban foglaltak megsértése esetén a döntés kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül, az indokok megjelölésével panasszal élhet. A KSZ a panaszt érdemi vizsgálat nélkül elutasítja, amennyiben: határidőn túl nem az arra jogosult korábbival azonos tartalommal - nyújtották be. A KSZa panaszt a beérkezésétől számított 30 napon belül ☺ elbírálja. A KSZ az elbírálás határidejét egy alkalommal, legfeljebb 30 nappal elhalaszthatja ☺. A KSZ az elbírálás elhalasztásának tényéről a panasz beérkezésétől számított 5 munkanapon ☺ belül tájékoztatja a projektgazdát. A KSZ a panasszal kapcsolatosan az alábbi döntéseket hozhatja: a) a panaszban foglaltaknak helyt ad, egyúttal gondoskodik a jogszerű állapot helyreállításáról; b) a panaszt indokolt döntésével elutasítja.
A KSZ a panasz tárgyában hozott döntésről az indokok megjelölésével értesíti a projektgazdát. A panasz elutasítása esetén egyúttal tájékoztatja a projektgazdát a felülvizsgálat lehetőségéről.
14. Az értékelési szempontrendszerek kiválasztása Értékelési szempontok meghatározása Gondolni kell arra is, hogy a pályázaton nyert támogatással el kell majd számolni. Az elszámolás két fő részből áll, a szakmai és a pénzügyi tevékenység értékeléséből. A pályázatban rögzíteni kell, hogy milyen eredményeket várunk a programtól, az értékelési szempontokat és mérőszámokat egyaránt. Célszerű az értékelési szempontokat már a tervezéskor rögzíteni, mert így objektív képet kaphatunk az elért eredményről, mi adjuk meg az értékelési módszert és szempontokat, nem a támogató. 15. Bírálói jelentések elkészítése Írásban, dokumentum-szerűen. Elemzési szempont alapján. Hibák: •
•
•
• •
•
•
A pályázati programok kidolgozásához szükséges részletes szabályokat és eljárási technikákat a pályázati dokumentációk tartalmazzák, amelyek egyik legfontosabb része a pályázati útmutató. A pályázati siker elemi feltétele az útmutató gondos végigolvasása, értelmezése annak érdekében, hogy valóban megfelelő pályázati programot válasszunk. Nem mindegy ugyanis, hogy a sokszor hetekig tartó pályázatkészítési munkálatokat egy valóban nyerésre esélyes pályázati program kimunkálásában dolgozzuk végig, vagy valamely – bármilyen csekélynek is tűnő – részlet félreértelmezése, észre nem vétele miatt felesleges munkába, kiadásba verjük magunkat és szervezetünket. A mellékletek a pályázat szerves részét képezik, így a mellékletcsomag összeállítását nem szabad maradék feladatként kezelni, és – tekintettel a hivatalos igazolások beszerzési időigényére – nem lehet az utolsó pillanatra hagyni. A mellékletek „kezelhetősége” érdekében célszerű külön jegyzéket készíteni, és a csatolt dokumentumokat sorszámozni. A költségvetés elkészítésénél a lehető legnagyobb gondossággal kell eljárni, mert a pályázat befogadása után – a megállapodásban rögzített költségeken túl – egyéb költségek nem lesznek elszámolhatók. Az uniós forrásokra beadott pályázatoknál gyakori, hogy nem értelmezik pontosan az eljárási szabályokat. Kiemelt figyelmet kell fordítani a közbeszerzési törvény alapos átnézésére, amennyiben ez releváns lehet az adott pályázati kiírásnál. A pályázati kiírások legterjedelmesebb és egyben legkeményebb része a tartalmi és formai követelmények meghatározása. Ezeket a pályázóknak teljesíteniük kell. Ez
•
• • • • • • • • • •
•
egyaránt vonatkozik a pályázati programokkal elérendő állapotok felvázolására, a pályázatokkal szemben támasztott formai és tartalmi követelmények közzétételére, a pályázatok finanszírozási feltételeinek (támogatási keretek) bemutatására. A pályázati kiírások legterjedelmesebb és egyben legkeményebb része a tartalmi és formai követelmények meghatározása. Ezeket a pályázóknak teljesíteniük kell. Ez egyaránt vonatkozik a pályázati programokkal elérendő állapotok felvázolására, a pályázatokkal szemben támasztott formai és tartalmi követelmények közzétételére, a pályázatok finanszírozási feltételeinek (támogatási keretek) bemutatására. 1. A pályázat határidőn túl lett benyújtva (postai bélyegzőn szereplő dátum!); 2. A pályázat hiányos, vagy más ok miatt nem felel meg a kiírásban szereplő követelményeknek; 3. Olyan szervezet nyújtott be pályázatot, amely nem jogosult a jogszabályi rendelkezések értelmében pályázni (pl. Kht., közalapítvány); 4. Kötelező melléklet hiányzik a pályázati dokumentációból; 5. A kötelező helyeken nincs cégszerűen aláírva a pályázat; 6. Nem a képviseletre jogosult írta alá az adatlapot, és meghatalmazás sem került csatolásra; 7. Nem áll rendelkezésre 2 teljes (365 napos) lezárt pénzügyi év; 8. A pályázó eredetiben csatolandó mellékletet csak másolatban csatolt be; 9. A bérbeadó hozzájárulása és bérleti szerződés nem került csatolásra. 10. Az igazolás az önrész rendelkezésre állásáról nem a megfelelő módon került csatolásra. (Számlapénz, bankbetét, értékpapír esetében igazolás, egyéb típusú önrész esetében nyilatkozat.)
