ALGEMENE VOORWAARDEN Go2UBL is in staat digitale (financiële) documenten te verrijken, om zo een UBL bestand te genereren, hierna ook te noemen: de dienst; de dienst een efficiënte boekhoudkundige verwerking mogelijk maakt van dergelijke documenten, zodat ze eenvoudig in de door de klant gehanteerde boekhoudpakketten in kunnen worden lezen; met documenten in de zin van de dienst wordt vooralsnog (mede afhankelijk van ontwikkelingen op dat vlak in de toekomst) gedoeld op inkoopfacturen, prolongatiepremies van verzekeringtussenpersonen, aanslagen voor de motorrijtuigenbelasting, kasbonnen, pinbonnen, declaraties en inkoopverklaringen (hierna kortweg genoemd: de documenten) – hiermee worden uitdrukkelijk niet bedoeld de verkoopfacturen en bankafschriften; opdrachtgever klanten heeft die gebruik willen maken van de dienst om zodoende de facturen die zij ontvangen van derden eenvoudig en efficiënt te kunnen verwerken, zonder zelf, dan wel door tussenkomst van opdrachtgever of een andere partij, die facturen in te hoeven boeken; Opdrachtgever aan Go2UBL opdracht wenst te verlenen tot het verrichten van dergelijke diensten tegen na te noemen voorwaarden;
Opdracht Opdrachtgever verleent bij deze opdracht aan Go2UBL tot het verrichten van de dienst. Onder uitvoering van de dienst wordt in verband met onderhavige dienst verstaan: het aanmaken van UBL bestanden voor klanten van de opdrachtgever (hierna ook: de klant), op basis van de door de klant of opdrachtgever aan Go2UBL aan te leveren digitale documenten. De documenten bestaan uit facturen die de klant van derden in rekening heeft gekregen. De opdrachtgever is niet verplicht tot het aanreiken van een minimale hoeveelheid facturen van de klant. Partijen kunnen de het gebruik van de dient met onmiddellijke ingang doen eindigen ingeval van: a. faillissement van of aanvraag van surseance van betaling door de andere partij; b. ontbinding/ liquidatie van de andere partij.
Duur Indien opdrachtgever gedurende 3 maanden geen gebruik maakt van de dienst, is het go2UBL toegestaan de dienst te beëindigen.
Uitvoering werkzaamheden Het technische proces kan aan verandering onderhevig zijn. De kern van de dienst bestaat uit het invoeren van de volgende zes componenten ten behoeve van het UBL bestand: a. het (actuele) kamer van koophandel nummer van de partij die de facturen in rekening heeft gebracht bij de klant (indien aanwezig op het aangeleverde document); b. het factuurnummer; c. de factuurdatum; d. het factuurbedrag exclusief BTW; e. het factuurbedrag inclusief BTW; f. het BTW bedrag Het aangemaakte UBL bestand gaat naar inet het platform opgegeven plaats. De klant krijgt een melding op het moment dat het UBL bestand, om wat voor reden dan ook, niet kan worden aangemaakt. Als dit werkproces wijzigt, zal Go2UBL opdrachtgever daarvan tijdig op de hoogte stellen. Go2UBL is op geen enkele wijze aansprakelijk voor een foutieve omzetting in een UBL bestand, die het gevolg is van foutief (onleesbaar, onvolledig of anderszins) aangeleverde informatie zoals deze blijkt uit de aan te leveren pdf bestanden. Bij de dienst is geen controle van de juistheid van de door de klant of opdrachtgever aangeleverde informatie op de faktuur. Opdrachtgever zal een storing in de website/ uitvoering van de dienst onverwijld aan Go2UBL melden. De facturen worden per e-mail of middels de go2UBL app door de klant of opdrachtgever aangeleverd. De dienst kan in ieder geval worden geweigerd in de volgende gevallen: a. het aangeleverde document voldoet niet aan de vooraf gestelde technische eisen; b. het aangeleverde document voldoet niet aan de factuurvereisten; c. het aangeleverde document is niet voldoende leesbaar; d. het aangeleverde document is al eerder aangeleverd (dubbel); e. het aangeleverde document is feitelijk een spookfactuur.
Ingeval van weigering van de dienst zal het betreffende document (rechtstreeks) worden geretourneerd aan het in het syteem bekende e-mailadres van de klant. Go2UBL is gerechtigd de uitvoering van de dienst in te vullen op de door haar gewenste manier. Go2UBL draagt zorg voor een deugdelijke handleiding voor het gebruik van haar systeem door opdrachtgever en haar klanten. De meest recent op de website gepubliceerde handleiding is de geldende handleiding. Go2UBL draagt op haar website zorg voor een deugdelijke lijst met veel gestelde vragen (FAQ’s) en beantwoording daarvan. Go2UBL staat er niet voor in dat de dienst altijd vrij van storingen geleverd kan worden. Go2UBL bewaart een kopie van de doorgevoerde mutaties bij de uitvoering van de dienst. De door de klant van opdrachtgever aangeleverde informatie wordt door Go2UBL bewaard.
Verantwoordelijkheid Opdrachtgever is in de onderlinge verhouding tussen partijen verantwoordelijk voor een correcte aanlevering van de facturen door de klant aan Go2UBL. Go2UBL bewaart kopieën van gemaakte UBL bestanden. Opdrachtgever en/ of de klant is zelf verantwoordelijk voor het deugdelijk bewaren van UBL bestanden, voor zover dat hun nodig voorkomt bij de verwerking van de facturen in haar financiële applicatie (administratie). Opdrachtgever is en blijft zelf verantwoordelijk voor de (correcte) verwerking van de UBL bestanden in de administratie van de klant. De klant levert evenwel de pdf bestanden rechtstreeks aan Go2UBL aan. Opdrachtgever maakt zelfstandig afspraken met de klant over de werkwijze van de dienst. Indien de klant vragen heeft over de uitvoering van de dienst, zal de klant dat rechtstreeks met opdrachtgever opnemen. Go2UBL is op geen enkele manier gehouden de klant daarover te woord te staan: de opdrachtgever is diens aanspreekpunt. De administratieve bewaarplicht die wettelijk is voorgeschreven ten aanzien van de facturen berust bij de opdrachtgever en in ieder geval niet bij Go2UBL.
Aansprakelijkheid Go2UBL is op geen enkele manier aan te spreken op de wijze waarop UBL bestanden in de administratie van de klant wordt verwerkt. De aansprakelijkheid van Go2UBL is te allen tijde beperkt tot directe schade. Aansprakelijkheid voor gevolgschade is uitgesloten. De aansprakelijkheid van Go2UBL is niet
beperkt in die gevallen waarin deze is veroorzaakt door haar opzet of bewuste roekeloosheid. De aansprakelijkheid voor directe schade is beperkt tot het niveau van dekking van de aansprakelijkheidsverzekering van Go2UBL. Go2UBL is op haar beurt gehouden een deugdelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten die een normale dekking biedt tegen mogelijke schade. Indien op de website van Go2UBL een mededeling staat die tegenstrijdig is met onderhavige voorwaarden, gaat het bepaalde in deze voorwaarden voor.
Verwerkingstijd Go2UBL garandeert een verwerkingstijd per mutatie van 24 uur, te rekenen vanaf het moment dat de factuur van de klant in de inbox van Go2UBL is binnengekomen. Ingeval van overmacht geldt de in lid 1 genoemde garantie niet. Van overmacht is in ieder geval sprake indien de server(s) die Go2UBL voor het verrichten van de dienst gebruikt, buiten haar schuld, een storing heeft of anderszins vertraging in de verwerking van de facturen veroorzaakt.
Honorarium Het honorarium van Go2UBL is gebaseerd op een afrekening per mutatie. De prijs per mutatie bedraagt 35 Eurocent tenzij anders is overeengekomen. Een geweigerde dienst geldt als mutatie in voormelde zin, maar zal pas in rekening worden gebracht bij herhaaldelijk onjuiste aanlevering van documenten. Het honorarium wordt betaald binnen 14 dagen na factuurdatum op de door Go2UBL aangegeven wijze. Het honorarium wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de door het CBS te publiceren prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie, reeks alle huishoudens, op meest recente tijdsbasis vastgesteld. Indien zich een andere grondslag voor een prijswijziging voor mocht doen, is Go2UBL gerechtigd die prijs te hanteren vanaf twee maanden na bekendmaking daarvan, mits opdrachtgever alsdan het recht krijgt vanaf het moment van de prijsverhoging niet langer gebruik te maken van de dienst. Het staat de opdrachtgever in beginsel vrij met de klant afspraken te maken over het honorarium dat de opdrachtgever bij de klant in rekening brengt. Om de dienst evenwel aantrekkelijk te maken en te houden voor de klant, zal de opdrachtgever geen hogere prijs dan 50 Eurocent per mutatie in rekening brengen bij de klant, tenzij anders met Go2UBL overeengekomen.
Indien de dienst enkel bestaat uit het valideren van een aangeleverd UBL bestand (derhalve een UBL bestand dat niet door Go2UBL is aangemaakt) bedraagt het honorarium 15 Eurocent per mutatie/ controle. Indien opdrachtgever in gebreke blijft met tijdige en/ of volledige betaling van het honorarium heeft Go2UBL het recht de dienst op te schorten. Opdrachtgever is in gebreke op het moment dat een betaaltermijn op een factuur van Go2UBL is verstreken en deugdelijke betaling is uitgebleven.
Vertrouwelijkheid Go2UBL en de door haar in te schakelen personen zullen de nodige vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid betrachten met betrekking tot de uitvoering van de dienst in het algemeen en de klant- en factuurgegevens van de klant in het bijzonder. Go2UBL wendt de gegevens van de klant op geen enkele wijze aan, anders dan nodig is voor de verwerking tot UBL bestanden. De gegevens worden niet aangewend voor commerciële doeleinden.
Concurrentie, intellectuele eigendom, geheimhouding Het is opdrachtgever verboden de dienst zonder tussenkomst van Go2UBL aan de klant aan te bieden of voor de klant te verzorgen, direct of indirect, om geld of om niet, gedurende het gebruik van de dienst, alsmede binnen een periode van twee jaren na beëindiging van de dienst. Opdrachtgever legt eenzelfde verbod op aan de klant in de met de klant vast te leggen afspraken over het aanbieden van de dienst. Opdrachtgever erkent de intellectuele eigendomsrechten van Go2UBL met betrekking tot de dienst en zal de kennis daaromtrent die zij opdoet in het kader van (de uitvoering van) onderhavige dienst niet misbruiken. Partijen zijn over en weer gehouden tot geheimhouding met betrekking tot gegevens die zij over en weer verkrijgen en die betrekking hebben op elkaars bedrijfsvoering en/ of de klanten van opdrachtgever. Zulks, met betrekking tot gegevens waarvan zij begrijpen dat deze een vertrouwelijk karakter hebben.
Klachten Opdrachtgever dient klachten over een (vermeend) foutieve uitvoering van de dienst binnen veertien werkdagen nadat die foutieve uitvoering haar bekend is geworden te melden aan Go2UBL, bij gebreke waarvan de klacht wordt geacht ongegrond te zijn. Go2UBL spant zich in op klachten binnen 24 uur inhoudelijk te reageren.
Slotbepalingen Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden in voorkomend geval in eerste aanleg voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter te Alkmaar.
