Zmluva o poskytnutí služieb zameraných na certifikáciu systému manažérstva kvality podľa ISO 9001:2008 a o používaní certifikačných značiek uzavretá podľa § 269 ods. 2 Obchodného zákonníka (zákon č. 513/1991 Zb. v znení neskorších predpisov) medzi nasledovnými zmluvnými stranami Certifikačný orgán: ASTRAIA Certification, s. r. o. Mostná 13, 949 01 Nitra IČO: 36549851 DIČ: 2021689549 IČ DPH: SK 2021689549 Bankové spojenie: Číslo účtu: IBAN: zastúpená: (ďalej len „certifikačný orgán“) a Žiadateľ o certifikáciu/Certifikovaný subjekt: Národná banka Slovenska Imricha Karvaša 1, 813 25 Bratislava IČO: 30844789 DIČ: 2020815654 IČ DPH: SK2020815654 bankové spojenie: číslo účtu: IBAN: zastúpená: (ďalej len „žiadateľ o certifikáciu“) Článok I Predmet zmluvy Predmetom tejto zmluvy je stanovenie rozsahu a podmienok na posúdenie funkčnosti a súladu systému manažérstva kvality s požiadavkami normy ISO 9001:2008 (ďalej len „manažérsky systém“) podľa špecifikácie uvedenej v článku II. Súčasťou predmetu tejto zmluvy v zmysle predchádzajúcej vety je: a) vstupná analýza - príprava na certifikáciu: vstupný audit s cieľom identifikovať potrebný rozsah implementácie systému kvality pre činnosť: analýza podozrivých a poškodených platidiel s cieľom dosiahnuť súlad s požiadavkami ISO 9001 a ISO/lEC 17025; súčasťou je technická pomoc a podpora zo strany certifikačného orgánu pri zavedení potrebných štandardov a dokumentov,
1
b) predcertifikačný audit - posúdenie pripravenosti na certifikáciu systému manažérstva kvality podľa kritérií ISO 9001:2008 s cieľom identifikovať nezhody a nedostatky, ktoré je potrebné do certifikácie tohto systému odstrániť; súčasťou je aj kontrola a posúdenie, či dokumentácia spĺňa v plnom rozsahu príslušné požiadavky na zavedenie štandardov, c) certifikácia - certifikačný audit a vydanie certifikátu o súlade systému manažérstva kvality s požiadavkami ISO 9001:2008 (ďalej len „certifikát“). Článok II Špecifikácia rozsahu certifikácie a údajov o manažérskom systéme a špecifikácia priebehu certifikačného procesu 1. Rozsah posúdenia/certifikácie žiadateľa o certifikáciu a upresňujúce informácie o žiadateľovi o certifikáciu a o manažérskom systéme: počet trvalých prevádzok žiadateľa o certifikáciu je jedna (1) – oddelenie prípravy a analýzy platidiel; činnosti, ktoré sú predmetom posúdenia/certifikácie, nie sú vykonávané aj na dočasných pracoviskách; dokumentácia predmetného manažérskeho systému je vedená papierovou formou; rozsah činností predmetného manažérskeho systému, ktoré majú byť predmetom posúdenia/certifikácie: analýza podozrivých a poškodených platidiel; NACE (Technické oblasti): 71.20/ (XII.2), 84.11 (XXII.5); celkový počet pracovníkov žiadateľa o certifikáciu zabezpečujúcich činnosti súvisiace s predmetom posúdenia/certifikácie je: deväť (9); z toho v administratíve: deväť (9); počet zmien za deň je: jedna (1); priemerný počet pracovníkov na zmenu je: deväť (9); počet pracovných dní v týždni je: päť (5); audit bude vykonaný a správy vypracované v slovenskom jazyku; počet a názvy produktových línií ---; počet produktov ---; počet HACCP štúdií ---; zložitosť systému pri ISMS ---; implementácia predmetného manažérskeho systému nebola s pomocou konzultanta: -----; žiadateľ o certifikáciu má externe zabezpečované tieto procesy súvisiace s predmetným manažérskym systémom: ----; žiadateľ o certifikáciu si uplatňuje tieto výnimky z príslušnej normy (kritérií auditu): 7.3 Návrh a vývoj. 2. Rozsah certifikačného procesu vrátane používania certifikátu: a) Certifikačný proces zahŕňa: prípravu a vykonanie certifikačného auditu prvej a druhej etapy, udelenie certifikátu, používanie značky a loga certifikačného orgánu. b) Certifikačný proces znamená: posúdenie dokumentácie systému manažérstva,
2
naplánovanie a vykonanie certifikačného auditu, zhodnotenie zavedenia systému manažérstva do praxe a overenie zhody dokumentácie systému manažérstva s reálnym stavom, vypracovanie dokumentácie z certifikačného auditu, rozhodnutie o udelení – neudelení certifikátu, vystavenie certifikátu.
c) Používanie certifikátu: Certifikát nadobúda platnosť dňom jeho vydania. Certifikát sa vydáva na dobu troch (3) rokov. Certifikačný orgán má právo na vykonanie auditu systému manažérstva kedykoľvek počas doby platnosti a používania certifikátu. Žiadateľ o certifikáciu ručí za to, že certifikát a certifikačné značky budú použité v súlade s politikou používania certifikátov a certifikačných značiek, s ktorými bol oboznámený pri podpise tejto zmluvy. Článok III Termín poskytnutia certifikácie Certifikačný orgán sa zaväzuje poskytnúť certifikáciu v termíne do 31.12.2014 za podmienok, že žiadateľ o certifikáciu si splní všetky povinnosti uvedené v článku VI tejto zmluvy v termínoch stanovených certifikačným orgánom a zamestnanci žiadateľa o certifikáciu budú v potrebnom rozsahu spolupracovať s certifikačným orgánom a poskytnú mu všetky požadované informácie a dokumenty potrebné pre účely certifikácie. Článok IV Cena 1. Cena za vykonanie vstupnej analýzy bola dohodnutá vo výške 2400 eur bez DPH. Cena za predcertifikačný audit bola dohodnutá vo výške 2700 eur bez DPH a cena certifikačného auditu v rozsahu špecifikovanom v článkoch I a II tejto zmluvy bola dohodnutá vo výške 3150 eur bez DPH . V prípade úspešného absolvovania certifikačného procesu je v cene zahrnuté vydanie dvoch výtlačkov certifikátov v slovenskom jazyku a jedného výtlačku certifikátu v anglickom jazyku pre každý manažérsky systém, pričom predmet činnosti uvedený na certifikáte pre jednotlivý manažérsky systém môže obsahovať maximálne 160 znakov. 2. K dohodnutým cenám nebudú účtované skutočné cestovné a iné audítorského tímu, ktoré znáša v celom rozsahu certifikačný orgán.
náklady členov
3. V prípade záujmu cena za vydanie každého ďalšieho originálu získaného certifikátu je 5 eur bez DPH za jeden výtlačok. Cena za vydanie certifikátu v inom jazyku je 30 eur bez DPH za každú jazykovú mutáciu.
3
4. K uvedeným cenám bude účtovaná daň z pridanej hodnoty v zmysle platných všeobecne záväzných právnych predpisov účinných v čase fakturácie. Článok V Platobné podmienky a odovzdanie certifikátov 1. Na základe článku IV tejto zmluvy bude certifikačným orgánom vystavená faktúra pre žiadateľa o certifikáciu po vykonaní každej služby špecifikovanej v článku IV ods. 1. Splatnosť každej faktúry bude 14 dní od dátumu jej doručenia do sídla žiadateľa o certifikáciu. V prípade, že faktúra nebude obsahovať všetky údaje podľa § 74 ods. 1 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov alebo po stránke vecnej alebo formálnej nebude správne vystavená, žiadateľ o certifikáciu má právo vrátiť ju certifikačnému orgánu na doplnenie alebo prepracovanie a nová lehota splatnosti začne plynúť dňom doručenia správne doplnenej alebo prepracovanej faktúry žiadateľovi o certifikáciu. V prípade, že pri doručení faktúry žiadateľovi o certifikáciu vzniknú pochybnosti o tom, kedy bola doručená, predpokladá sa, že faktúra bola doručená tretí deň po jej odoslaní. 2. Certifikačný orgán, ktorý uvedie na faktúre daň, sa zaväzuje, že odvedie daň správcovi dane v lehote ustanovenej v § 78 ods. 1 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. Porušenie tejto daňovej povinnosti vyplývajúcej zo všeobecne záväzného právneho predpisu je závažným dôvodom na okamžité odstúpenie žiadateľa o certifikáciu od tejto zmluvy. 3. Certifikačný orgán odovzdá certifikáty a certifikačné značky žiadateľovi o certifikáciu do piatich pracovných dní od pripísania celkovej ceny za poskytnuté služby (spolu 8 250 eur bez DPH) na účet certifikačného orgánu. V prípade omeškania certifikačného orgánu s odovzdaním certifikátov a certifikačných značiek žiadateľovi o certifikáciu v lehote uvedenej v predchádzajúcej vete zaplatí certifikačný orgán žiadateľovi o certifikáciu zmluvnú pokutu vo výške 100 eur za každý deň omeškania. Zaplatením zmluvnej pokuty nie je dotknutý nárok žiadateľa o certifikáciu na náhradu škody, pričom zmluvná pokuta sa nezapočítava na náhradu vzniknutej škody. 4. V prípade, že sa žiadateľ o certifikáciu omešká so zaplatením faktúry, je certifikačný orgán oprávnený požadovať od certifikovaného subjektu úrok z omeškania vo výške 0,02% z dlžnej sumy, a to za každý deň omeškania žiadateľa o certifikáciu s platbou. Úrok z omeškania je povinný žiadateľ o certifikáciu uhradiť po písomnej výzve certifikačnému orgánu spolu s dlžnou sumou. Článok VI Ďalšie podmienky poskytnutia služieb certifikovanému subjektu a pravidlá používania certifikačných značiek 1. Neoddeliteľnou súčasťou tejto zmluvy sú Všeobecne záväzné podmienky, ktoré tvoria prílohu k tejto zmluve a stanovujú: 1. špecifikáciu rozsahu služieb a základné podmienky ich poskytnutia; 2. povinnosti žiadateľa o certifikáciu/certifikovaného subjektu;
4
3. pravidlá používania certifikačných značiek a odvolávania sa na certifikáciu; 4. spôsob ochrany informácií získaných počas posudzovania; 5. podmienky výkonu mimoriadneho auditu a recertifikácie. 2. V prípade kolízie medzi ustanoveniami Všeobecne záväzných podmienok a ustanoveniami tejto zmluvy, prednosť majú ustanovenia tejto zmluvy. Článok VII Vypovedanie zmluvy 1. Každá zmluvná strana je oprávnená túto zmluvu písomne vypovedať, pričom výpovedná doba je tri (3) mesiace a začína plynúť prvým dňom mesiaca nasledujúceho po doručení výpovede. 2. V prípade vypovedania zmluvy zo strany žiadateľa o certifikáciu bude certifikačný orgán požadovať preplatenie alikvotnej časti ceny za služby, ktoré už boli žiadateľovi o certifikáciu poskytnuté a nákladov na prípravné práce, ktoré boli v záujme prípravy na ešte neposkytnuté dohodnuté služby preukázateľne vynaložené. Článok VIII Záverečné ustanovenia 1. Práva a povinnosti zmluvných strán neupravené touto zmluvou sa riadia príslušnými ustanoveniami Obchodného zákonníka (zákon č. 513/1991 Zb. v znení neskorších predpisov). 2. Zmeny alebo doplnky k tejto zmluve sa môžu vykonať len jej písomnými dodatkami, podpísanými oboma zmluvnými stranami. Zmluva je záväzná aj pre právnych nástupcov oboch zmluvných strán. 3. Ak by niektoré ustanovenie tejto zmluvy bolo alebo sa stalo neplatným, nebudú tým dotknuté ostatné ustanovenia tejto zmluvy. Zmluvné strany sú povinné bezodkladne neplatné ustanovenie nahradiť novým, zodpovedajúcim účelu tejto zmluvy, ktorý zmluvné strany sledovali v čase jej podpisu. 4. Certifikačný orgán sa zaväzuje, že každý jeho zamestnanec alebo poverený člen audítorského tímu, ktorý bude vykonávať činnosť pre žiadateľa o certifikáciu a bude mať prístup k chráneným informáciám žiadateľa o certifikáciu, je osobou, ktorá je bezúhonná a dosiahla vek 18 rokov. Za bezúhonnú osobu sa pre účely tejto zmluvy nepovažuje tá osoba, ktorá bola právoplatne odsúdená za: a) úmyselný trestný čin, b) trestný čin ohrozenia obchodného, bankového, poštového, telekomunikačného a daňového tajomstva (§ 264 Trestného zákona), alebo za trestný čin všeobecného ohrozenia (§ 285 Trestného zákona) spáchaný z nedbanlivosti v súvislosti s porušením dôležitej povinnosti vyplývajúcej zo zamestnania alebo funkcie alebo povinnosti uloženej zákonom, c) trestný čin ohrozenia utajovanej skutočnosti (§ 319 a § 320 Trestného zákona), trestný čin neoprávneného nakladania s osobnými údajmi (§ 374 Trestného zákona), alebo trestný čin,
5
ktorého skutková podstata súvisí s porušením alebo ohrozením zákonom uznanej alebo uloženej povinnosti mlčanlivosti. 5. Certifikačný orgán sa zaväzuje, že on aj osoby, prostredníctvom ktorých bude vykonávať činnosť pre žiadateľa o certifikáciu budú zachovávať mlčanlivosť o všetkých záležitostiach a pomeroch žiadateľa o certifikáciu, o ktorých sa dozvedeli pri výkone činnosti podľa tejto zmluvy, a to najmä o informáciách, ktoré sú predmetom bankového tajomstva, daňového tajomstva, obchodného tajomstva alebo chránených informácií ESCB, prípadne podliehajú ochrane podľa zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 84/2014 Z.z. Tento záväzok mlčanlivosti trvá aj po ukončení trvania činnosti pre žiadateľa o certifikáciu. 6. Táto zmluva patrí medzi povinne zverejňované zmluvy (vrátane jej dodatkov) podľa ustanovení § 5a zákona o slobodnom prístupe k informáciám (zákona č. 211/2000 Z. z. v znení neskorších predpisov) v spojení s ustanoveniami § 1 ods. 2 Obchodného zákonníka (zákona č. 513/1991 Zb. v znení neskorších predpisov) a § 47a ods. l Občianskeho zákonníka (zákona č. 40/1964 Zb. v znení neskorších predpisov). Certifikačný orgán súhlasí so zverejnením tejto zmluvy a faktúr certifikačného orgánu doručených žiadateľovi o certifikáciu, pričom certifikačný orgán tiež disponuje písomným súhlasom inej dotknutej osoby (osoby konajúcej za certifikačný orgán) na zverejnenie jej údajov v tejto zmluve a vo faktúrach certifikačného orgánu doručených žiadateľovi o certifikáciu, a to zverejnenie žiadateľom o certifikáciu počas trvania jeho povinnosti podľa § 5a ods. l a 6 a § 5b zákona o slobodnom prístupe k informáciám; tento súhlas možno odvolať len po predchádzajúcom písomnom súhlase žiadateľa o certifikáciu. 7. Táto zmluva sa uzatvára na dobu neurčitú. Táto zmluva nadobúda platnosť a je pre zmluvné strany záväzná odo dňa jej podpisu oprávnenými zástupcami oboch zmluvných strán; ak oprávnení zástupcovia oboch zmluvných strán nepodpíšu túto zmluvu v ten istý deň, tak rozhodujúci je deň neskoršieho podpisu. Táto zmluva nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po dni jej zverejnenia na webovom sídle (internetovej stránke) žiadateľa o certifikáciu [§ 47a ods. l Občianskeho zákonníka v spojení s § 1 ods. 2 Obchodného zákonníka a s § 5a ods. l, 6 a 9 zákona o slobodnom prístupe k informáciám]. 8. Táto zmluva je vyhotovená v štyroch (4) originálnych vyhotoveniach, z ktorých žiadateľ o certifikáciu dostane tri (3) vyhotovenia a certifikačný orgán jedno (1) vyhotovenie. 9. Zmluvné strany (každá sama za seba) zhodne vyhlasujú, že sú plne spôsobilé na právne úkony, že ich zmluvná voľnosť nie je žiadnym spôsobom obmedzená a že táto zmluva nebola uzavretá v tiesni, ani za nápadne nevýhodných a nevyhovujúcich podmienok pre niektorú zo zmluvných strán. Súčasne zmluvné strany (každá sama za seba) zhodne vyhlasujú, že sa s touto zmluvou dôkladne oboznámili a jej obsahu porozumeli, zaväzujú sa ustanovenia tejto zmluvy dobrovoľne plniť a túto zmluvu na znak toho, že je určitá a zrozumiteľná a že zodpovedá ich slobodnej a vážnej vôli vlastnoručne podpísali
6
prostredníctvom svojich oprávnených zástupcov. Podpisom tejto zmluvy sa obe zmluvné strany zároveň zaväzujú dodržiavať „Všeobecne záväzné podmienky ASTRAIA® Certification pre žiadateľov o certifikáciu/recertifikáciu/prevod certifikácie manažérskeho systému“ platné ku dňu podpisu tejto zmluvy; ustanovenie čl. VI ods. 2 týmto nie je dotknuté. V Nitre, dňa
V Bratislave, dňa
ASTRAIA Certification, s. r. o.
Národná banka Slovenska
____________________________
_____________________________
7
Príloha
Všeobecne záväzné podmienky ASTRAIA® Certification pre žiadateľov o certifikáciu/recertifikáciu/prevod certifikácie manažérskeho systému (Platné od: 1.7.2013) 1. Špecifikácia rozsahu služieb a základné podmienky ich poskytnutia 1.1 Certifikačný orgán sa zaväzuje: vykonať posúdenie súladu dokumentácie predmetných MS žiadateľa o certifikáciu/recertifikáciu/prevod (ďalej len „žiadateľa o certifikáciu“) s požiadavkami uvedených kritérií; vykonávať pravidelne dohľad formou následných auditov v adekvátnych intervaloch s cieľom overiť, či certifikovaný subjekt naďalej plní požiadavky, podľa ktorých bol certifikovaný príslušný manažérsky systém; interval a rozsah následných auditov bude stanovený na základe záverov z certifikačného auditu vo výnose certifikačného orgánu a frekvencia následných auditov môže byť maximálne 12 mesiacov; vypracovať správy z oboch fáz certifikačného auditu, následných prípadne mimoriadnych auditov, ktoré budú obsahovať závery z posúdenia dokumentácie, organizačnej štruktúry a funkčnosti samotného MS žiadateľa o certifikáciu, vrátane: miery zhody posudzovaného MS s požiadavkami uvedených kritérií; celkového zhodnotenia funkčnosti a účinnosti posudzovaného systému; zistených nezhôd s požiadavkami uvedených kritérií a nápravných opatrení prijatých zástupcami žiadateľa o certifikáciu k odstráneniu týchto nezhôd; identifikovaných príležitostí na zlepšovanie výkonnosti posudzovaného systému; výsledného odporúčania audítorského tímu vo veci vydania certifikátov v rozsahu požadovaných oblastí pre uvedené MS žiadateľa o certifikáciu; odovzdať uvedené správy žiadateľovi o certifikáciu; v prípade plného akceptovania všetkých relevantných požiadaviek uvedených kritérií a ich aplikovaní pri riadení v celom rozsahu posudzovaných oblastí udeliť žiadateľovi o certifikáciu certifikáty potvrdzujúce funkčnosť jednotlivých posudzovaných systémov a dodržiavanie stanovených požiadaviek a prepožičať príslušné certifikačné značky na propagačné účely. (Certifikačné značky sú majetkom certifikačného orgánu.) 1.2 Žiadateľ o certifikáciu sa zaväzuje dodržiavať podmienky používania certifikačných značiek uvedené v bode 3 týchto všeobecne záväzných podmienok (ďalej len VZP). 1.3 Žiadateľ o certifikáciu si uvedomuje, že výlučne on je zodpovedný za zhodu s požiadavkami/ kritériami certifikácie a nie je to zodpovednosť certifikačného orgánu. 1.4 Certifikačný orgán vykonáva audit prostredníctvom audítorského tímu, ktorý je zložený z poverených osôb certifikačného orgánu. 1.5 Ak počas výkonu auditu zistí audítorský tím porušenie právnych požiadaviek alebo porušenie akýchkoľvek relevantných požiadaviek certifikácie na prevádzkach/ pracoviskách,
8
ktoré neboli zahrnuté do plánu auditu, je vedúci audítor oprávnený predĺžiť výkon auditu na mieste o čas potrebný na preskúmanie rozsahu plnenia uvedených požiadaviek na uvedených prevádzkach/pracoviskách. 1.6 Certifikačný orgán je oprávnený vykonať zmeny v požiadavkách na certifikáciu, podľa ktorých bol uvedený subjekt certifikovaný, ak je to požadované akreditačným orgánom alebo zmenou v príslušných predpisoch záväzných v krajine, kde pôsobí certifikovaný subjekt; povinnosťou certifikačného orgánu je informovať certifikovaný subjekt o týchto zmenách a termínoch, dokedy je tento subjekt povinný zabezpečiť plnenie zmenených požiadaviek na certifikáciu. 1.7 Ak bude mať certifikačný orgán podozrenie, že certifikovaný subjekt zavádzajúcim spôsobom použil certifikát, použil certifikačnú značku alebo sa odvolával na certifikáciu v rozpore s pravidlami stanovenými v bode 3 týchto VZP, je certifikačný orgán oprávnený iniciovať realizáciu mimoriadneho auditu za účelom preskúmania tohto podozrenia. Ak certifikačný orgán zistí, že boli porušené uvedené pravidlá, je certifikačný orgán oprávnený požadovať od certifikovaného subjektu odstránenie zistených nedostatkov a prijatie opatrení, ktorými sa predíde opakovaniu týchto porušení v budúcnosti. Ak v dôsledku uvedených porušení boli zavádzaní zákazníci certifikovaného subjektu alebo iné zainteresované strany, je certifikačný orgán oprávnený požadovať od certifikovaného subjektu, aby informoval všetky zainteresované strany o zavádzajúcom použití certifikátu, nesprávnom použití certifikačnej značky alebo odvolávaní sa na certifikáciu a uviedol, aká je skutočnosť v danej záležitosti. Certifikačný orgán je zároveň oprávnený zverejniť podrobnosti o uvedených porušeniach, konkrétne meno a sídlo certifikovaného subjektu vhodným spôsobom. 1.8 Ak certifikovaný subjekt nesplní nápravné a preventívne opatrenia prijaté v súvislosti s ustanoveniami predchádzajúceho odseku v stanovenej lehote, je certifikačný orgán oprávnený pozastaviť platnosť ním vydaného certifikátu do úplného odstránenia zistených nedostatkov. Ak certifikovaný subjekt ani následne nezabezpečí nápravu v používaní certifikátu, certifikačných značiek alebo odvolávaní sa na certifikáciu, je certifikačný orgán oprávnený zrušiť platnosť predmetného certifikátu alebo zakázať používať ním poskytnuté certifikačné značky. Povinnosťou certifikačného orgánu je písomne informovať certifikovaný subjekt o týchto rozhodnutiach. 1.9 Certifikovaný subjekt je na základe tejto zmluvy oprávnený písomne požiadať certifikačný orgán o rozšírenie certifikácie predmetného manažérskeho systému o nové procesy, produkty alebo poskytované služby. 2. Povinnosti žiadateľa o certifikáciu/certifikovaného subjektu Žiadateľ o certifikáciu sa zaväzuje: 2.1 zabezpečiť potrebnú súčinnosť personálu žiadateľa o certifikáciu pri výkone posudzovania; 2.2 povoliť certifikačnému orgánu vykonávať pravidelné dohľady, ktorých cieľom je posúdenie funkčnosti a efektívnosti systému riadenia v termínoch stanovených vo výnose certifikačného orgánu;
9
2.3 zabezpečiť poskytnutie všetkých informácií a dokumentácie, ktoré sa týkajú certifikovaného manažérskeho systému a budú požadované členmi audítorského tímu počas auditov; 2.4 vytvoriť bezpečné podmienky pre prácu členov audítorského tímu a v prípade potreby ich upozorniť na možné ohrozenia a zdroje úrazov, nehôd a havárií, ktoré ich môžu ohroziť počas výkonu posudzovania priamo v priestoroch, prevádzkach žiadateľa o certifikáciu; 2.5 poskytovať certifikačnému orgánu informácie o prijatých relevantných reklamáciách, sťažnostiach, námietkach a podnetoch podaných zainteresovanými stranami, zistených nedostatkoch, porušeniach relevantných všeobecne záväzných predpisov orgánmi štátneho dozoru a spôsobe reagovania certifikovaného subjektu vo všetkých týchto situáciách; 2.6 priebežne informovať certifikačný orgán o zmenách v dokumentácii a postupoch certifikovaného manažérskeho systému, poskytovať certifikačnému orgánu aktuálne znenia tejto dokumentácie a informovať ho o zmenách, ktoré súvisia so zmenou štruktúry riadenia, zásadných zmenách v procesoch, výrobnom/služby poskytujúcom programe alebo iných zmenách, ktoré súvisia s certifikovaným manažérskym systémom, ak tieto zásadným spôsobom ovplyvnia: a) právne alebo vlastnícke postavenie certifikovaného subjektu; b) organizačnú štruktúru certifikovaného subjektu; c) príslušnú politiku, postupy riadenia alebo činnosť procesov tvoriacich certifikovaný MS; d) lokalizáciu jednotlivých prevádzok, administratívnych a produkčných priestorov; e) rozsah aktivít zahrnutých do certifikácie (najmä v prípade, že sa rozsah certifikácie zúži v porovnaní s rozsahom stanoveným na certifikáte); 2.7 zabezpečiť plnenie zmenených požiadaviek na certifikáciu v stanovených termínoch, ak bol certifikovaný subjekt o týchto zmenách a termínoch informovaný certifikačným orgánom; 2.8 prestať používať certifikačným orgánom poskytnuté certifikačné značky a odvolávať sa na certifikáciu predmetného MS vrátane všetkých reklamných materiálov, kde sú umiestnené certifikačné značky alebo sa organizácia odvoláva na predmetnú certifikáciu, ak bola rozhodnutím certifikačného orgánu zrušená/pozastavená platnosť certifikátu alebo vypršala lehota jeho platnosti; používať certifikačné značky a odvolávať sa na certifikáciu musí prestať certifikovaný subjekt najneskôr do jedného mesiaca od vydania výnosu o zrušení/ pozastavení platnosti certifikátu alebo vypršania lehoty platnosti certifikátu; v týchto prípadoch je zároveň povinnosťou certifikovaného subjektu na výzvu certifikačného orgánu vrátiť vydané certifikáty, ktorých platnosť vypršala, bola zrušená alebo pozastavená; 2.9 v prípade obmedzenia platnosti certifikátu môže certifikovaný subjekt používať certifikačnú značku naďalej a odvolávať sa na certifikáciu predmetného manažérskeho systému, ale len takým spôsobom, aby nebol nikto zavádzaný, že certifikácia je naďalej platná v pôvodnom rozsahu činností, respektíve že certifikovaný systém riadenia zahŕňa tie činnosti, procesy, ktoré boli z certifikácie podmienečne vyňaté rozhodnutím certifikačného orgánu; 2.10 nepoužívať vystavený certifikát zavádzajúcim spôsobom; za takýto spôsob použitia sa považuje najmä zverejňovanie alebo privlastňovanie si certifikátu organizačnými zložkami
10
alebo časťami certifikovaného subjektu, na ktoré sa certifikácia nevzťahuje a zmena údajov uvedených na certifikáte jej držiteľom (napr. kopírovaním), ako sú rozsah certifikácie, názov certifikovaného subjektu alebo platnosť certifikátu. 2.11 akceptovať prítomnosť posudzovateľov akreditačného orgánu vo svojich priestoroch a na prevádzkach (audit na mieste), ak je to požadované pri posúdení certifikačného orgánu; 2.12 umožniť výkon office auditu v prípade požiadavky FSSC foundation na náklady certifikačného orgánu za podmienky, že tento audit bude neplánovaný, ale hlásený. 2.13 oboznámiť sa s požiadavkami a pravidlami uvedenými v aktuálnej verzii dokumentu "Základná informácia o certifikácii" a jeho prílohami, ktoré sú zverejnené na webovej stránke certifikačného orgánu. 3. Pravidlá používania certifikačných značiek a odvolávania sa na certifikáciu 3.1 Certifikovaný subjekt je oprávnený používať farebnú a čiernobielu modifikáciu certifikačných značiek, ktoré mu budú poskytnuté po úspešnej certifikácií v elektronickej forme. 3.2 V prípade certifikácie je certifikovaný subjekt oprávnený používať tie verzie certifikačných značiek, ktoré boli špecifikované vo výnose certifikačného orgánu k predmetnej certifikácií. 3.3 Certifikovaný subjekt môže informovať o certifikácii príslušného manažérskeho systému okrem zverejnenia poskytnutých certifikačných značiek aj odvolaním sa na certifikáciu písomnou formou, pričom použitý text musí mať minimálne informačný obsah certifikačnej značky. Písomné odvolania sa na certifikáciu môže certifikovaný subjekt uvádzať vo všetkých dokumentoch, správach a materiáloch súvisiacich s certifikovaným manažérskym systémom, v korešpondencii so zákazníkmi, ako i v informačných a propagačných materiáloch. 3.4 Pri používaní certifikačných značiek a odvolávaní sa na certifikáciu musí certifikovaný subjekt dodržať nasledovné pravidlá: a) Certifikovaný subjekt smie používať na prezentovanie svojej certifikácie na jeden dokument iba jeden grafický variant, a to buď certifikačné značky alebo spoločné značky. b) Ak sa certifikovaný subjekt rozhodne používať variant spoločných značiek, musí ich používať ako jeden objekt. Certifikovaný subjekt nesmie oddeliť akreditačnú značku od certifikačnej značky ASTRAIA Certification. c) Na všetkých dokumentoch a propagačných materiáloch musia byť certifikačné značky/spoločné značky umiestnené tak, aby nápis „astraia“ respektíve nápis „Food Safety System Certification 22000“ bol vo vodorovnej polohe. Používanie značiek v inej polohe, odlišnom tvare alebo farebnom vyhotovení ako je vo formáte, ktorý bol poskytnutý certifikačným orgánom nie je prípustné. Veľkosť používaných certifikačných značiek nie je obmedzená, musí byť však zachovaný pomer výšky a šírky značiek a ich dobrá čitateľnosť. d) Certifikovaný subjekt smie používať certifikačné značky alebo sa odvolávať na certifikáciu s cieľom prezentovať úspešnú certifikáciu príslušného manažérskeho systému. Certifikovaný subjekt zodpovedá za to, že certifikačné značky alebo odvolávanie sa na certifikáciu nebude
11
robené tak, aby bol alebo mohol byť ktokoľvek zavádzaný, že sa jedná o certifikáciu produktu, iného systému alebo typu ako je certifikácia MS špecifikovaná vo výnose certifikačného orgánu. e) Certifikovaný subjekt smie používať certifikačné značky alebo sa odvolávať na certifikáciu iba počas platnosti certifikátu na hlavičkových papieroch, informačných a propagačných materiáloch, ako i pri inej propagácii, ako je napríklad reklama na služobných autách, billboardoch, v médiách a pod., vždy však v kombinácii so svojím obchodným menom, logom alebo značkou. f) Certifikovaný subjekt nesmie umiestniť certifikačné značky ani sa odvolávať na certifikáciu na navštívenkách zamestnancov, na výrobkoch a spotrebiteľských baleniach výrobkov. Na prepravných baleniach, napríklad na kontajneroch, paletách, veľkokapacitných krabiciach z lepenky, kartónu, prepravkách a pod. smie certifikovaný subjekt uvádzať certifikačné značky alebo sa odvolávať na certifikáciu len v tom prípade, že prepravné balenia sa bežne nedostanú až k spotrebiteľovi alebo konečnému užívateľovi. g) Ak boli splnené podmienky stanovené v predchádzajúcom odstavci a certifikovaný subjekt sa rozhodne uviesť na prepravnom balení certifikačnú značkuu, musí zároveň pripojiť k nej vyhlásenie, kde upresní, že certifikácia sa týka uvedeného manažérskeho systému a nie certifikácie produktu. Toto vyhlásenie musí mať minimálne takú výpovednú hodnotu ako nasledujúca veta: „Tento produkt bol vyrobený organizáciou, ktorá má certifikovaný systém manažérstva kvality podľa normy ISO 9001:2008“. 4. Spôsob ochrany informácií získaných počas posudzovania 4.1 Certifikačný orgán zabezpečí, aby všetky informácie získané počas výkonu posudzovania neboli poskytnuté žiadnej tretej strane bez súhlasu certifikovaného subjektu s výnimkou akreditačným orgánom menovaných posudzovateľov. Týmto posudzovateľom je certifikačný orgán oprávnený poskytnúť uvedené informácie k nahliadnutiu za účelom posúdenia certifikačného orgánu v procese akreditácie, pod ktorou bola vydaná predmetná certifikácia MS. 4.2 Certifikačný orgán je oprávnený bez osobitného súhlasu certifikovaného subjektu poskytovať a zverejňovať tieto informácie o certifikovanom subjekte: a) jeho presný názov a sídlo podľa údajov z obchodného registra, živnostenského oprávnenia, zriaďovacej listiny a pod. vrátane právnej formy; b) presný rozsah činností certifikovaného subjektu, na ktoré sa vzťahuje certifikácia; c) presnú špecifikáciu kritérií, podľa ktorých boli certifikáty vydané; d) údaje o udelení, platnosti, pozastavení, obmedzení, rozšírení, zrušení alebo uplynutí platnosti certifikácie vrátane čísla, dátumu udelenia a platnosti ním vydaných certifikátov. 5. Podmienky výkonu mimoriadneho auditu a recertifikácie 5.1 Certifikačný orgán je oprávnený vykonať mimoriadny audit certifikovaného manažérskeho systému v týchto prípadoch: a) ak certifikovaný subjekt požiadal o rozšírenie certifikácie predmetného manažérskeho systému o nové procesy, produkty alebo poskytované služby podľa bodu 1.9 týchto VZP;
12
b) ak má certifikačný orgán podozrenie, že certifikovaný subjekt porušuje pravidlá používania certifikačných značiek a odvolávania sa na certifikáciu uvedené v bode 3 týchto VZP; c) ak certifikačný orgán obdrží podnet alebo sťažnosť od niektorej zainteresovanej strany na dodržiavanie kritérií certifikovaným subjektom, podľa ktorých bol certifikovaný predmetný MS, respektíve že uvedený systém nie je funkčný alebo správne udržiavaný, v tomto prípade certifikačný orgán neinformuje certifikovaný subjekt o zostavení audítorského tímu; d) ak pri kontrole plnenia nápravných opatrení prijatých na odstránenie nezhôd zistených pri následnom/mimoriadnom audite bolo zistené, že sa tieto opatrenia nezrealizovali v plnom rozsahu alebo neboli odstránené všetky pôvodne zistené nedostatky, respektíve boli identifikované nové zásadné nedostatky, prípadne nezhody. 5.2 V právomoci certifikačného orgánu je určiť na základe svojich interných postupov zloženie audítorského tímu, zameranie, rozsah a dĺžku trvania každého mimoriadneho auditu vzhľadom na závažnosť a rozsah oblastí a problémov, ktoré majú byť posúdené. Cena za mimoriadny audit bude určená dohodou oboch strán. 5.3 Certifikovaný subjekt má právo pred uplynutím platnosti certifikátu požiadať certifikačný orgán o recertifikáciu predmetného manažérskeho systému. Recertifikáciou je zachovaná kontinuita dohľadu nad daným manažérskym systémom, v dôsledku čoho je posudzovanie počas recertifikačného auditu spravidla menej časovo náročné ako počas certifikačného auditu. 5.4 Recertifikáciu je možné vykonať len za podmienky, že certifikovaný subjekt požiada o recertifikáciu v dostatočnom predstihu, aby bolo možné vykonať celý proces posúdenia pred vypršaním platnosti certifikátu. Ak sa tak nevykoná a certifikovaný subjekt má záujem o udržanie certifikácie predmetného MS, musí absolvovať certifikačný proces v rozsahu ako pri úvodnej certifikácii.
13
