AKCIÓTERV HATÉKONYSÁGNÖVELŐ ÁTVILÁGÍTÁSHOZ

MultiContact 'Exploring possibilities'

Üllő Város Önkormányzata

AKCIÓTERV HATÉKONYSÁGNÖVELŐ ÁTVILÁGÍTÁSHOZ

Készítette:

MultiContact Consulting Kft. 2009. június 30.

1


TARTALOMJEGYZÉK 1.

Vezetői összefoglaló _____________________________________________________ 3

2.

Munkamódszer _________________________________________________________ 3

3. cél, eszköz, felépítés _______________________________________________________ 4 4. Akcióterv Intézkedésenként _________________________________________________ 7 4.1 Hatékonyságnövelő átvilágítás lépéssorozat ______________________________________ 7 4.2 Stratégiai tervezési eljárásrend lépéssorozat _____________________________________ 16 Értékelés, visszacsatolás, monitoring ______________________________________________ 24 Javasolt elemek a stratégiai tervben _______________________________________________ 25 4.3 Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend lépéssorozat _______________________ 26 Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend célja _________________________________ 26 Elektronikus Információszolgáltatásban résztvevők köre _______________________________ 28 Elektronikus Információáramlás és Információszolgáltatás eszközei ______________________ 29 4.4 Ügyfélszolgálati iroda eljárásrend lépéssorozat ___________________________________ 36 4.5 Rendelet, szabályzatalkotási folyamatot szabályozó eljárásrend lépéssorozat___________ 45 A rendeletalkotás szabályozásának céljai ___________________________________________ 45 Rendeletalkotás szabályozási szintjei ______________________________________________ 45 Minta az önkormányzati rendeletalkotás folyamatára _________________________________ 48 4.6 Kommunikációs eljárásrend ___________________________________________________ 54 4.7 Döntéstámogató work-flow lépéssorozat ________________________________________ 56 4.8 Önkormányzati intézmények döntési jogosultságai és felügyelete érdekében teendő intézkedések __________________________________________________________________ 63 4.9 Teljesítménymutató rendszer lépéssorozat ______________________________________ 67 4.10 Pénzügyi és gazdálkodási szabályzat lépéssorozat ________________________________ 74 4.11 Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása __________________________ 76 4.12 Kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés között 79 4.13 Költségvetési tervezési eljárásrend ____________________________________________ 82 4.14. Közbeszerzési Szabályzat lépéssorozat _________________________________________ 83 4.15 Partnerségi eljárásrend _____________________________________________________ 93

2


1.

VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ

Üllő Város Önkormányzata („Megbízó”) és a MultiContact Consulting Kft. („Megbízott”) között fennálló szerződésben (továbbiakban „Szerződés”) meghatározott tanácsadói munka fő célja az Önkormányzat szabályzatainak átvilágítsa, szükség esetén módosítsa, valamint a költség-hatékony gazdálkodását elősegítse. Vizsgálatunk fókuszát a következő területek jelentik: I. Polgármesteri hivatal működése („Hivatal”) II. Humánszolgáltató Központ működése („HSZK”) III. Többségi önkormányzati tulajdonban lévő gazdasági társaság (Üllői Városüzemeltető Kft.) IV. Egyéb területek (étkeztetés, nem szakmai funkciók, megbízási szerződés keretében ellátott feladatok) V. 18 pályázati részterület A munka 1. szakasza, az alábbiakban is ismertetésre kerülő helyzetelemzés lezárult, az elkészült Helyzetértékelő tanulmány a Megbízó részére 2009. június 15-én átadásra került. A helyzetelemzés alapján egyrészt a pályázati részterületeknek megfelelően, másrészt egyéb elemzések révén azonosításra kerültek olyan kritikus pontok az Önkormányzat működésében, amelyek intézkedést igényelnek a hatékony és eredményes működés elősegítése érdekében. Jelen Akcióterv a kritikus pontok kapcsán megteendő intézkedéseket foglalja össze részletesen.

2.

MUNKAMÓDSZER

Az audit munka 3 szakaszban zajlik: 1. szakasz Helyzetértékelő tanulmány elkészítése, amely során a Megbízott összegyűjti az önkormányzati intézmények (Polgármesteri Hivatal és intézmények) jelenlegi működésével, valamint az általuk végzett közszolgálati tevékenységgel kapcsolatos információkat - különös tekintettel a Szerződés 1. számú mellékletében rögzített részfeladatokra -, valamint meghatározza a stratégiai változási pontokkal kapcsolatos elvárásokat, a figyelembe veendő jogszabályok körét. A helyzetértékelő tanulmány elkészült, 2009. június 15-én Megbízónak átadásra került. 2. szakasz

Akcióterv kidolgozása (jelen dokumentum): A helyzetértékelő tanulmányban nevesített részterületek kapcsán kidolgozásra kerül a létrehozandó dokumentumok, eljárásrendek váza, meghatározásra kerül a dokumentumok, eljárásrendek, változtatási javaslatok gyakorlatba történő átültetésének menete.

3


3. szakasz Javaslatcsomag, hatékonyságnövelő tanulmány: Az akciótervben nevesített eljárásrendek, dokumentumok részletes kidolgozásra kerülnek. Megteremtésre kerülnek az egyes dokumentumok, eljárásrendek, javasolt változtatások gyakorlatba történő átültetéséhez szükséges feltételek (Képviselőtestületi elfogadás, jegyzői utasítás, stb. formájában). Hatékonyságnövelési tanulmány készül, amely összefoglalja a projekt keretében érintett részterületeken végzett hatékonyságjavító intézkedéseket. +1. szakasz Képzés: 1 alkalommal kommunikációs képzés tartása a Megbízó által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a Hivatal működésébe; valamint 2 alkalommal Projektmenedzsment képzés tartása a projekt szemlélet megerősítése célok megvalósítása tárgyban.

3. CÉL, ESZKÖZ, FELÉPÍTÉS Az Akcióterv célja és funkciója a következő:  A Helyzetelemző tanulmány alapján azonosított kritikus pontok kapcsán meghatározni azokat a lépéseket, megteendő intézkedéseket, amelyek szükségesek a helyzetelemzésben rögzített állapotból egy optimális, a hatékony működést eredményező állapotba történő elmozdulás érdekében.  Részletesen meghatározni a kritikus pontok orvoslására megoldást jelentő elkészítendő dokumentumok vázát, felépítését, azokat az aspektusokat, amelyekre tekintettel kell lenni az optimális állapot elérése érdekében  Funkciója továbbá a Megbízóval való folyamatos egyeztetés, validálási folyamat elősegítése, hiszen az Akcióterv kapcsán lehetővé válik az irányok letisztázása, a lehető legjobb elérhető megoldások kidolgozása.

Eszközök A fenti célok elérése érdekében felhasznált eszközök a következők:  azon dokumentumok, eljárásrendek, szabályzatok körének meghatározása, amelyek elkészítése szükséges a helyzetelemzésben feltárt kritikus pontok orvoslásához  azon vizsgálandó területek meghatározása, amelyek esetében hatásanalízis készítésre van szükség ahhoz, hogy a hatékonyságot növelő megalapozott javaslat kerülhessen kidolgozásra.

4


Dokumentum felépítése Az Akcióterv a kritikus pontokra teendő intézkedésenként épül fel. Egyes akciótervi intézkedések több pályázati részterületet is érinthetnek, hiszen előfordulhat, hogy bizonyos kritikus pontok együttes kezelése éri el leghatékonyabban a célt. Minden intézkedés esetében jelöljük a pályázati részterületekhez való kapcsolódást. Az 1.i) „a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása” című pályázati részterülethez kapcsolódó akciótervet mutatjuk be először tekintettel arra, hogy az magába foglalja az összes többi részterület kapcsán megteendő intézkedéseket, illetve az egyéb hatékonyságnöveléssel kapcsolatos intézkedéseket is. A megteendő intézkedéseket két típusú megközelítésben mutatjuk be a jelen tanulmány készítésekor rendelkezésre álló információk függvényében. 1. Az intézkedés keretében létrehozandó dokumentum részletes kidolgozásához még nem áll rendelkezésre elegendő információ Az akciótervi intézkedés esetében kitérünk a következők bemutatására:  alapadatok (kapcsolódás pályázati részterülethez, elkészítendő dokumentum, elfogadás)  az intézkedés célja  az intézkedéshez kapcsolódóan elkészítendő dokumentum tartalma, felépítése  az intézkedés alapján létrehozandó eljárás folyamata, az egyes tevékenységek részletes tartalma, szükséges „alintézkedések” meghatározása  az intézkedés során megteendő „alintézkedések” összefoglalása

2. Az intézkedés keretében létrehozandó dokumentum részletes kidolgozásához elegendő információ áll rendelkezésre Vannak olyan akciótervi intézkedések, amelyek esetében jelen tanulmány készítésekor már elegendő információ állt rendelkezésre ahhoz, hogy a létrehozandó dokumentum részletes tartalmi kidolgozása megtörténjen. Ezen intézkedések esetében a kidolgozott dokumentumot csatoljuk, ami természetesen ugyanolyan vitaanyag, mint az előbbi szintű akciótervi lépéssorozatok, illetve tartalmaz az Önkormányzat döntésén múló elemeket, amelyek jelölésre kerülnek. Ez esetben a következő az intézkedés felépítése:  alapadatok (kapcsolódás pályázati részterülethez, elkészítendő dokumentum, elfogadás)  az intézkedés célja  az intézkedéshez kapcsolódóan elkészítendő kidolgozott dokumentum, amely vitaanyagként szolgál (ezeket jelen tanulmány mellékleteként csatoljuk)

5


Vizsgálati módszer Jelen tanulmány elkészítése a következő vizsgálati módszereken alapul: 1) A helyzetelemzésben rögzítettek 2)

az Önkormányzat működésével kapcsolatos, az Önkormányzat (Hivatal és intézmények) által jelen tanulmány elkészítéséig rendelkezésünkre bocsátott dokumentumok áttanulmányozása, feldolgozása

3)

személyes/telefonos interjúk lefolytatása a Hivatal és az intézmények érintett képviselőivel

A Megbízó által rendelkezésre bocsátott információk, dokumentumok kapcsán a hibás adatszolgáltatásból eredő téves következtetésekért felelősséget nem vállalunk. 4)

vonatkozó jogszabályi háttér áttekintése.

Felhívjuk a figyelmet, hogy a jelen tanulmányban foglaltak a munka későbbi szakaszai során birtokunkba kerülő információk eredményeként bővülhetnek, módosulhatnak.

6


4. AKCIÓTERV INTÉZKEDÉSENKÉNT 4.1 Hatékonyságnövelő átvilágítás lépéssorozat Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja

1.

i)

A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása Az Önkormányzat pénzügyi, gazdasági helyzetének hosszú távú stabilizálása oly módon, hogy a fejlesztések is lehetővé váljanak Hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány, javaslatcsomag Képviselő-testület

A hatékonyságnövelő átvilágítás célja Az átvilágítási tanulmány célja az Önkormányzat hatékony, eredményes működésének elősegítése a jogszabályi környezet figyelembe vétele mellett, az Önkormányzat pénzügyi-gazdasági helyzetének hosszú távú stabilizálása érdekében. A tanulmány összefoglalja a jelen Akcióterv keretében azonosított valamennyi részterületet érintő javaslatot, illetve az Önkormányzat intézményrendszerével kapcsolatosan tett hatékonyságnövelő egyéb javaslatokat is.

Jogszabályi háttér Tekintettel arra, hogy az átvilágítási tanulmány jelen Akcióterv valamennyi részterületét magába foglalja, az érintett részterületekre vonatkozó valamennyi jogszabály rendelkezései vonatkoznak rá. Ezen felül általánosságban a következő jogszabályi helyekre érdemes figyelmemmel lenni. Áht. (1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról) 87. § (1) A költségvetési szerv jóváhagyott éves költségvetés vagy költségvetési keret alapján, a vonatkozó jogszabályokban meghatározott követelmények és feltételek érvényesítésével működik és gazdálkodik. (2) A költségvetési szervnek működése és gazdálkodása során meg kell felelnie az alábbi követelményeknek is: a) az erőforrások felhasználásához kapcsolódó kiadás (vagy ráfordítás) az adott piaci és jogszabályi körülmények között elérhető legkisebb legyen, a jogszabályban meghatározott, illetve általánosan elvárható minőség mellett (gazdaságosság); b) a nyújtott szolgáltatások és előállított termékek, valamint az ellátott feladat más eredménye értékének (vagy az azokból származó bevételnek) és a felhasznált erőforrásokhoz kapcsolódó kiadásnak (vagy ráfordításnak) a különbsége az adott piaci és jogszabályi körülmények között elérhető legnagyobb legyen (hatékonyság); 7


c) a kitűzött célok - az elfogadott módosításokat, változó körülményeket figyelembe véve megvalósuljanak, a tevékenység tervezett és tényleges hatása közötti különbség a lehető legkisebb mértékű legyen vagy a tényleges hatás legyen kedvezőbb a tervezettnél (eredményesség). 88. § (1) A költségvetési szerv vezetője felelős a) az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban, költségvetésben, vagy költségvetési keretben (az azok részét képező megvalósítási tervben, teljesítménytervben), valamint feladatellátási megállapodásban foglaltaknak, illetve az irányító szerv által közvetlenül meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő ellátásáért, b) a költségvetési szerv működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, c) a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért, d) a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott, és a tulajdonában lévő vagyonnal kapcsolatosan a vagyonkezelői, tulajdonosi jogok rendeltetésszerű gyakorlásáért, e) az államháztartási belső kontrollrendszer megszervezéséért és hatékony működtetéséért, továbbá f) a szerv besorolásának megfelelően a szakmai és pénzügyi folyamatos nyomonkövetési (monitoring) rendszerműködtetéséért, a tervezési, a beszámolási, valamint a közérdekű, és közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, továbbá a számviteli rendért.

A hatékonyságnövelő átvilágítás folyamata 1. Diagnózis, jelenlegi helyzet felmérése (megtörtént) 2. Akcióterv készítése (jelen tanulmány) 3. Dokumentumok elkészítése, javaslatcsomagok kidolgozása (hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány foglalja össze) 4. Elfogadás a szervezeten belül 5. Implementálás / Megvalósítás 6. Értékelés

8


A helyzetelemzéstől a hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmányig a folyamat a következő: Helyzetelemző tanulmáy

Helyzetelemzés

Legjobb gyakorlat elemzés Kritikus pontok azonosítása Szinergiák Megoldási alternatívák felvázolása

Elkészítendő dokumentumok meghatározása

Vizsgálandó lehetőségek meghatározása

Megteendő intézkedések meghatározása

Akcióterv

Vizsgálandó lehetőségek hatásanalízise

Dokumentum elkészítése

Javaslatcsomag

Hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány

9


A fenti ábrán összefoglalt tevékenységek a következőket foglalják magukba:

A racionalizáláshoz szükséges információk gyűjtése

Diagnózis Helyzetértékelő tanulmány készítése

Célja: megismerni az Önkormányzati intézményrendszer jelenlegi helyzetét, lehetőségeit és korlátait. Ezen összegyűjtött információk elemzése során határozható meg az Önkormányzat célrendszere és a stratégiai változási pontok. -

Az Önkormányzat tevékenységének felmérése:  Törvény által meghatározott feladatok, kötelezettségek  Rendeletileg meghatározott feladatok  Vállalkozási tevékenység  Egyéb, önként vállalt feladatok

-

Önkormányzati intézményrendszer felmérése  Hivatal (elsősorban a pályázati részterületek alapján)  Önálló és részben önállóan gazdálkodó intézmények  Társulási megállapodások és ellátott feladatok rendszere  Önkormányzati tulajdonban lévő gazdasági társaságok

-

Az Önkormányzati intézményrendszer kapcsolatainak elemzése  Struktúra (munkamegosztás, hatáskörmegosztás, koordinációs eszközök)  Információáramlás (Önkormányzaton belül, valamint az Önkormányzat és az intézmények között)

-

Partnerségi elemzés  Érintettek meghatározása  Érintettekkel való kapcsolat, érdekeik meghatározása

Koncepcionális tervezés Kritikus pontok azonosítása „Legjobb Gyakorlat” Szinergiák felkutatása

Megoldási alternatívák felvázolása

Azonosításra kerülnek a minőségi működés szempontjából kritikus pontok többek között a következő eszközök segítségével: Referencia értékkel bíró („legjobb gyakorlat”) esetek összehasonlítása - A költség/bevétel tételek elemzése keretében megvizsgálásra kerül az adott költség/bevétel tétel realitása. Ennek érdekében összehasonlításokat végzünk az alábbi szempontok szerint:  Homogén intézményi csoportok kiadási/bevételi struktúrájának összehasonlítása  A kritikusnak ítélt esetekben az igénybevett szolgáltatás, vagy megvásárolt termékek árának összehasonlítása azonos iparági 10


szolgáltatók áraival, annak érdekében, hogy a túlzott mértékű díjak/költségek kimutathatóak legyenek. Szinergiák felkutatása - A szinergiák felkutatása a méretgazdaságosságból származó előnyök kihasználását célozza meg. Arra törekszünk, hogy a hatékonyságot és a rugalmasság megtartása mellett érjük el a lehető leghatékonyabb működési feltételeket. Megoldási alternatívák felvázolása A kritikus pontok meghatározását követően, a hatékonyabb, eredményesebb működést elősegítő lehetséges megoldási alternatívák felvázolása következik.

Akcióterv

Megteendő intézkedések

Az Akcióterv célja, a Helyzetelemző tanulmány alapján meghatározni azokat a lépéseket, intézkedéseket, amelyek szükségesek a helyzetelemzésben rögzített állapotból egy optimális, a hatékony működést eredményező állapotba történő elmozdulás érdekében.  amennyiben a diagnózis alapján egyértelműen azonosítható valamely szabályozó dokumentum hiánya, akkor meghatározásra kerül az elkészítendő dokumentum és annak tartalmi váza  amennyiben a diagnózis további vizsgálatok szükségességére világít rá, akkor itt a vizsgálandó lehetőségek körét határozzuk meg.

Hatás analízis és Javaslatcsomag Hatásanalízis Hatás Analízis

Javaslatcsomag

Amennyiben további vizsgálatok szükségesek, a lehetséges megoldási alternatívák pénzügyi és kvalitatív hatásait vizsgáljuk. - Költség – Haszon elemzés - Hozzáadott érték elemzés Javaslatcsomag A megoldási alternatívák hatásainak elemzését követően kiválasztásra kerülnek azok az alternatívák, amelyeket megvalósításra javaslunk. Ezekből javaslatcsomagok állnak össze.

11


Hatékonyságnövelő átvilágító tanulmány A tanulmány összefoglalja a jelen Akcióterv keretében azonosított valamennyi részterületet érintő javaslatot, vagyis az elkészült dokumentumokat, illetve az Önkormányzat intézményrendszerével kapcsolatosan tett hatékonyságnövelő egyéb javaslatcsomagokat is.

Elkészült dokumentumok Javaslatcsomag

Lépéssorozat, szükséges intézkedések A hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány elkészítéséhez a következő intézkedések megtételére van szükség: A részterületekhez kapcsolódóan megteendő intézkedések köre:

Megteendő intézkedés Stratégiai készítése

Intézkedés célja

eljárásrend az általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése, a stratégiai menedzsment erősítése érdekében

Kapcsolódó részterület sorszáma 1.a)

 a Hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, az ügyintézés eredményességének javítása érdekében  a Hivatal és az intézmények közötti rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, az intézményektől érkező visszacsatolás épüljön be a Hivatal működésébe  a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítása, a döntések nyilvánossá tétele

1.b)

iroda az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) Rendelet/szabályzat alkotási a rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatot szabályozó folyamatok egyszerűsítése, átalakítása dokumentum elkészítése

1.c)

Elektronikus információszolgáltatás eljárásrend készítése

Ügyfélszolgálati eljárásrend készítése

1.h)

3.a)

1.d)

12


eljárásrend a Hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása érdekében work-flow a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése azáltal, hogy a top-down; és a bottom-up információáramlás eredményei a döntéshozatal során figyelembe vételre kerülhessenek Önkormányzati intézmények az Önkormányzati intézmények felügyeletének és a döntési jogosultságok hatékonyabbá tétele felügyelete Teljesítménymutató rendszer a Hivatal működésének, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességének mérése kidolgozása Pénzügyi és gazdálkodási a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás Szabályzat elkészítése, egyértelmű szabályozása aktualizálása Kommunikációs elkészítése Döntéstámogató kidolgozása

1.e) 1.f)

1.g) 1.j) 2.a)

Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása Kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés között Költségvetési tervezési eljárásrend elkészítése

a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása érdekében

2.b)

annak érdekében, hogy tartalmi és eljárási kapcsolat alakuljon ki az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között hatékony, reális éves költségvetést eredményező, minden szempontot figyelembevevő, összehangolt tervezés érdekében

2.c)

Partnerségi eljárásrend

 a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa  partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba  rendelet-tervezetek előzetes elektronikus véleményeztetése

2.d)

3.b)

3.c)

13


Egyéb, az Önkormányzati intézményrendszerrel kapcsolatos megteendő intézkedések: Maglódi Társulási Szerződés felülvizsgálata (hatályos-e, közösségi ellátás történik-e az alapján, ne legyen duplikáció) A Hivatal vállalkozói szerződéseinek felülvizsgálata és javaslattétel, úgymint:  fénymásolók üzemeltetése  informatikai alvállalkozói szerződések felülvizsgálata (a 3 különböző alvállalkozó közötti együttműködés zavartalansága, illetve azon számítógép állomások tekintetében, amelyekre nem terjed ki a karbantartási szerződés) Hivatal központi iktató szoftver beszerzés felülvizsgálata és javaslattétel Pályázati rendszer működésének felülvizsgálata, a pályázati lehetőségek jobb kihasználása érdekében Karbantartási funkció vizsgálata Város szinten Intézményeknél maradó bérmaradvány felülvizsgálata és javaslattétel

A Hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány felépítése: A tanulmány a pályázati részterületek szerinti bontásban foglalja össze a következőket: - jogszabályi háttér, vonatkozó törvényi alapok - létrejött dokumentum/javaslat ismertetése - érintettek köre - a dokumentum/javaslat gyakorlati implementálásának módja  elfogadás  kötelező érvényűvé válás módja (jegyzői utasítás, stb.)  bevezetés javasolt ütemezése - bevezetés hatásainak ismertetése - értékelés, visszacsatolás, monitoring javasolt módja

14


Lépéssorozat időbeli ütemezése: Tevékenység megnevezése

máj.09

jún.09

júl.09 aug.09 szept.09 okt.09 nov.09 dec.09 jan.10 febr.10 márc.10

Helyzetelemzés Kritikus pontok meghatározása Akcióterv Hatásanalízis Dokumentumok elkészítése Végleges Javaslatcsomagok Hatékonyságnövelő tanulmány Implementálás

15


4.2 Stratégiai tervezési eljárásrend lépéssorozat Részterület neve Részterület célja Dokumentumot elfogadja

1.a) Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében Szükséges a stratégiai szemléletmód erősítése, a stratégiai tervezés folyamatának, a feladatok, felelősök körének rögzítése Képviselő-testület

Stratégiai tervezés eljárásrend célja A dokumentum célja, hogy az önkormányzat részére a törvényi szabályozással összhangban, de annál részletesebben határozza meg a stratégiai tervezési feladatokat.

Jogszabályi háttér A helyi önkormányzatok számára az „1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról” alábbi két bekezdése határozza meg a gazdasági program elkészítésére vonatkozó jogszabályi keretet. 91§ (6) A gazdasági program a képviselő-testület megbízatásának időtartamára, vagy azt meghaladó időszakra szól. A gazdasági program az önkormányzat(ok) részére helyi szinten meghatározza mindazon célkitűzéseket, feladatokat, amelyek a költségvetési lehetőségekkel összhangban, a helyi társadalmi, környezeti, gazdasági adottságok átfogó figyelembevételével - a kistérségi területfejlesztési koncepcióhoz illeszkedve - az önkormányzat(ok) által nyújtandó kötelező és önként vállalt feladatok biztosítását, fejlesztését szolgálják. A gazdasági program tartalmazza különösen: a fejlesztési elképzeléseket, a munkahelyteremtés feltételeinek elősegítését, a településfejlesztési politika, az adó politika célkitűzéseit, az egyes közszolgáltatások biztosítására, színvonalának javítására vonatkozó megoldásokat, továbbá városok esetében a befektetéstámogatási politika, városüzemeltetési politika célkitűzéseit. 91§ (7) A gazdasági programot a képviselő-testület az alakuló ülését követő hat hónapon belül fogadja el, ha az egy választási ciklus idejére szól. Ha a meglévő gazdasági program az előző ciklusidőn túlnyúló, úgy azt az újonnan megválasztott képviselő-testület az alakuló ülését követő hat hónapon belül köteles felülvizsgálni, és legalább a ciklusidő végéig kiegészíteni vagy módosítani. A gazdasági program a ciklus teljes időtartamára szól, így szokták ciklusprogramnak is nevezni. A stratégiai terv kifejezés inkább az üzleti szférában használatos, míg a gazdasági program, vagy ciklusprogram a közszférában, de céljukat, tartalmukat, jelentésüket és részben módszertanukat tekintve a kettő megegyezik egymással.

16


Stratégiai tervezés eljárásrend tartalma, felépítése Jelen akciótervben összefoglalásra kerül a stratégiai tervezés eljárásrend tartalma, felépítése, az egyes részek rövid ismertetése, azaz a későbbi teljes anyag váza. Az eljárásrend tehát a következő témaköröket tartalmazza majd: - jogszabályi háttér, vonatkozó törvényi alapok - stratégiai tervezésben résztvevők köre, szerepe - stratégiai tervvel szembeni elvárások - a tervezés folyamata, az egyes lépések módszertana - stratégiai tervezés időkerete, ütemezése - értékelés, visszacsatolás, monitoring - stratégia és finanszírozás kapcsolata - javasolt elemek a stratégiai tervben

Stratégiai tervezésben résztvevők köre -

-

-

-

-

-

Stratégiai tervezési csoport: résztvevője a Polgármester és a Jegyző, továbbá mindenféleképpen érdemes tagjai között szerepelnie minden pártból egy embernek és a hivatal néhány munkatársának. Feladata a stratégiai terv operatív elkészítése, melynek része a helyzetelemzés és a különböző tervváltozatok elkészítése is Polgármester: a stratégiai tervezés összefogásáért felelős, feladata a képviselő testület és a hivatal közötti koordináció a stratégiai terv elfogadása érdekében. A Polgármester feladata az ÖTV értelmében a ciklusprogram (stratégiai terv) képviselőtestület elé terjesztése. Jegyző: a Polgármesteri Hivatal munkáját koordinálja a tervezési folyamatban. Nem feladata a politikai állásfoglalás, de feladata a törvényesség betartása és betartatása, illetve a racionális döntések elősegítése Képviselőtestület: feladata az előzetesen kidolgozott stratégia megvitatása, esetleges módosítása és elfogadása. A képviselő testület köteles az alakuló ülést követő hat hónapon belül a gazdasági programot (stratégiai terv) elfogadni. (ÖTV 91§ 7 bekezdés) Polgármesteri hivatal: elsődlegesen az adatszolgáltatásért és a stratégiai tervhez szükséges elemzésekért és szcenáriók összeállításáért felelős Önkormányzati intézmények, önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok: a stratégiai tervezés időszakában ötleteket, javaslatokat nyújthatnak be, mely segítheti az Önkormányzatot a döntés meghozatalában Civil szervezetek: a stratégiai tervezés időszakában ötleteket, javaslatokat nyújthatnak be, mely segítheti az Önkormányzatot a döntés meghozatalában Vállalkozók: érdekérvényesítésük révén inputokat szolgáltathatnak a stratégia megalkotásához

Stratégia tervvel szembeni elvárások A stratégiai terv egy írott dokumentum, mely a szervezet hosszú távú irányvonalát határozza meg, összhangban az ÖTV-ben megfogalmazott jogszabályi előírásokkal. A dokumentum a tervezés folyamatának eredményeként jön létre, s annak érdekében, hogy valóban releváns és használható 17


legyen világosnak, ambíciózusan a jövőben mutatónak, de egyben reálisnak is kell lennie, mely a rendelkezésre álló erőforrások leghatékonyabb felhasználására épül.

Stratégiai tervezés folyamata, módszertana Helyzetértékelési szakasz Információszolgált atáshoz szükséges minták kiküldése

Információ a Polgármest eri hivataltól

Információ a képviselőtestülettől

Nem

Információ a civilektől, vállalkozóktól

Információ az intézményektől

Helyzetértékelést elkészíti a Stratégiai Tervezési Csoport

Képviselőtestület elfogadja

Stratégiai célok meghatározása Nem


Igen

Igen

Stratégiai célok meghatározása

Stratégia alkotási szakasz Nem

Stratégia elkészítésae


Igen

Elfogadott stratégia (gazdasági vagy ciklusprogram)

Információ a Hivatal részére

Információ az intézmények részére

Információ a civilektől, vállalkozók részére

A Stratégiai Tervezési Csoport feladatai.

A Képviselő testület döntési pontjai

Információ kérések, vagy információ szolgáltatások

18


Szakaszok rövid áttekintése Helyzetértékelési szakasz A stratégiakészítés alapja. Ennek sikeres, pontos és részletes elvégzése segít az aktuális helyzet alapos és strukturált felmérésében, amelyre ezután a koncepció építhető. A helyzetértékelés során elengedhetetlenül fontos az alábbiak elemzése: - az önkormányzat és intézményeinek értékelése (SWOT analízis) - külső környezet értékelése (PEST analízis) - az érintettek körének elemzése - eddigi programok, projektek elemzése (értékelési táblázat) - korábbi stratégia(’k) (amennyiben volt(ak)) elemzése, értékelése Az elemzésekhez szükséges adatok forrása szintén meghatározó, külső és belső információforrás egyaránt szükséges. Belső információk lehetnek az önkormányzat statisztikai és pénzügyi adatai, az intézményvezetők és szakmai területek első embereinek beszámolói, míg külső adatforrások a KSH adatok, helyi cégek beszámolói, civil szervezetek jelentései, kistérségi szintű munkaanyagok.

Stratégiai célok meghatározása A célok meghatározásakor egyben a következő ciklus prioritásai is meghatározásra kerülnek. Mindenek előtt azonban először a vízió és a misszió megfogalmazása következik, azaz az önkormányzatnak pontosan tudnia kell, hogy mi is az a jövőbeni állapot, amit el akar érni, illetve mit tekint küldetésének. A vízió ambíciózus, jövőbe mutató, lelkesítő, ugyanakkor jól érthető kell, hogy legyen, a missziónál pedig fontos, hogy azzal az érintettek is azonosulni tudjanak. Ezután jön a célok megfelelő kiválasztása, mely a reális és innovatív stratégiai terv egyik kulcskérdése. A túl átfogó, elnagyolt, nehezen megfogható célok gátolják a stratégia gyakorlatba való átültetését, míg a nagyon elaprózott, túl részletes célmeghatározás, vagy a túl nagyszámú prioritás az energiák és erőforrások elaprózódásához vezet. A stratégia célrendszerének koherensnek, jól felépítettnek, átláthatónak és végrehajthatónak kell lennie, ugyanakkor nem kell lefednie a helyzetelemzés során feltárt valamennyi területet. A prioritások meghatározásánál nem szabad félni a célhierarchia pontos meghatározásától, a túl sok „kulcsterület” végül a stratégia teljes összeomlásához vezethet.

Stratégiaalkotási szakasz Az előző lépések után a stratégiai akciók, vagy másképp kifejezve, a feladatok meghatározása következik. Egy-egy stratégiai célhoz több akció is tartozhat, de valamennyinek meg kell felelnie az alábbi kritériumoknak: - konkrét - reális - határidős - felelőshöz kötött - mérhető - finanszírozható A stratégiai tervezés eljárásrendjének feladata éppen az, hogy a folyamatot olyan szintig bontsa le, amely biztosítja valamennyi kritérium megvalósulását, összhangban az ÖTV-vel, illetve valamennyi releváns jogszabállyal. 19


Javasolt módszerek az egyes szakaszokhoz Helyzetértékelési szakasz SWOT analízis: Erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek bemutatása, melynek segítségével szemléletesen lehet bemutatni az önkormányzat helyzetét.

Példa a SWOT analízisre: Erősségek

Gyengeségek

Lehetőségek

Veszélyek

Problémafa: Elemző módszer, mely alkalmas a fő probléma meghatározására és az alproblémák beazonosítására, valamint a köztük lévő hierarchia szemléltetésére. o Probléma-fa, Cél-fa jellemzői:  Strukturált ábrázolása a megoldandó problémáknak és az elérendő céloknak  Egymást kiegészítő tervezési eszköz-páros o Az információk forrásai:  SWOT analízis áttekintése  Kérdőíves felmérés  Társadalmi vita fórum  Ötletbörze (Brainstorming) Példa a problémafára:

20


-

PEST analízis: a külső környezet értékelésére szolgáló egyik módszer, ahol a politikai (jogi), gazdasági (economy), szociális és kulturális, valamint technológiai tényezők elemzése kerül előtérbe. A módszert az üzleti szférában tevékenykedő szervezetek számára fejlesztették ki, így ezt előbb testre kell szabni az önkormányzati igények figyelembe vételével. A jogi-politikai környezet vizsgálatakor az országos és EU szintű társadalom- és gazdaságpolitikai irányvonalak, valamint a várható jogszabály módosítások vizsgálata szükséges. A gazdasági környezet vizsgálatakor az adópolitika irányai, a kamatszint, a banki kölcsönök elérhetőségének, az EU-s finanszírozások pénzügyi követelményeinek, a várható infláció nagyságának, a munkanélküliség alakulásának, a helyi vállalkozások kilátásainak, versenyképességének vizsgálata szükséges. A szociális és kulturális kérdéseknél a település demográfiai helyzetét, az eltartók és eltartottak arányát, az iskolázottság szintjét és annak változását, a helyi kulturális élet szereplőit, civil szervezeteket érdemes vizsgálni. A technológiai környezet elemzése az önkormányzat számára első sorban az e-önkormányzás követelményeinek teljesítése szintjén fontos, illetve a saját és kapcsolódó intézmények működésének racionalizálását, költséghatékonyabbá tételének feltételeit érdemes vizsgálni.

-

Érintettek körének elemzése: az önkormányzati működés valamennyi érintettjének motivációját érdemes feltárni ahhoz, hogy a stratégia valamennyi fél számára releváns legyen. A külső és belső érintettek lehetnek az polgármesteri hivatal dolgozói, a képviselőtestület, a Polgármester és Alpolgármester, a Jegyző, az önkormányzati és társulás által fenntartott intézmények vezetői és alkalmazottai, a település lakosai, a társulás többi településének lakosai, a helyi cégek és szervezetek alkalmazottai stb.

-

Értékelési táblázat: az önkormányzati projektek eredményességének értékelése kulcsfontosságú, mert ez az alapja a későbbi programok sikerességének is. Valamennyi, még futó, illetve már megvalósult projekt esetében érdemes az alábbi kérdéseket alaposan megvizsgálni: o elérte-e a projekt az eredeti célját o az eredeti költségvetéshez képest milyen ráfordítást igényelt a program o az előre meghatározott ütemtervet sikerült-e tartani Még a vizsgálat előtt fontos meghatározni, hogy mit is tekintünk különálló projektnek. Lehetőség szerint az önkormányzat tevékenységeinek minél nagyobb részét – a folyamatos jelleggel, kötelezően ellátandó feladatokat is – érdemes különálló egységként kezelni, hogy így ezek működtetésének hatékonyságáról is valós képet kapjunk. A projektek értékelési táblázatában nem csak a problémás területek jelennek meg, hanem a gondok oka és a megoldásukra tett javaslatok is helyt kapnak. Megnevezés Elérte?

Kívánt cél Miért? Teendő

Költségvetés Arány% Miért? Teendő

Tartotta?

Ütemterv Miért?

Teendő

Projekt 1 Projekt 2 Stb.

21


Stratégiai célok meghatározásához ajánlott módszer VÍZIÓ alkotása Az önkormányzat által felvázolt, elérni kívánt jövőbeli állapot. A VIZIÓ-nak az alábbi típusait ismerjük: - Az alapvető képességekre összpontosító víziók - Az önkormányzat tevékenységét és pozícióját definiáló víziók - Jelszavas víziók - Képzelőerőre, technikai látomásokra épülő víziók Mindegyikre igaz, hogy hosszú távú jövőbe mutat, nagyon rövid és bárki számára érthető, statikus állapotot ír le, az önkormányzat érintettjei is egyetértenek vele. MISSZIÓ megfogalmazása Az a küldetés, amelyet az önkormányzat a jövőben betölteni szándékozik. A MISSZIÓ-nak az alábbi típusait ismerjük: - Politikai töltésű missziók - Az önkormányzati cselekvés vezérelveit meghatározó missziók - Az önkormányzat társadalmi szerepét, felelősségét kiemelő missziók Mindegyik típusnak választ kell adnia arra, hogy miért is dolgozik az önkormányzat, rövidnek kell lenniük, jellemzőek az önkormányzatra, a környezetre reagálva születnek, az idő és a helyzet változásával módosulhatnak, a célközönségre teszik a hangsúlyt. A prioritások és célok meghatározásához a célfa használatát javasoljuk, ami a problémafa inverze, így az előző módszerrel meghatározott problémafából logikusan következik a célfa. Példa a célfára:

22


Stratégiaalkotási szakasz módszerei Tervezési folyamatábra

A stratégiai tervezés utolsó szakasza, ahol a helyzetelemzés, a prioritások, a küldetés és vízió, valamint a stratégiai célok meghatározása után az akciók, más szóval feladatok meghatározása következik. Valamennyi feladat mátrix rendszerben foglalható össze, így jól átlátható, követhető és számon kérhető lesz az akcióterv.

Vízió Misszió I. Prioritás 1. Stratégia cél 1/1 Akció 1/2 Feladat 1/3 Feladat 2. Stratégiai cél

2/1 Akció 2/2 Feladat

3. Stratégiai cél

3/1 Akció 3/2 Feladat 3/3 Feladat

Feladat leírása Feladat leírása Feladat leírása Feladat leírása Feladat leírása Feladat leírása Feladat leírása Feladat leírása

II. Prioritás Erőforrás- Kimenet igény mértékegységgel Erőforrás- Kimenet igény mértékegységgel Erőforrás- Kimenet igény mértékegységgel Erőforrás- Kimenet igény mértékegységgel Erőforrás- Kimenet igény mértékegységgel Erőforrás- Kimenet igény mértékegységgel Erőforrás- Kimenet igény mértékegységgel Erőforrás- Kimenet igény mértékegységgel

III. Prioritás Felelős Határidő Felelős

Határidő

Felelős

Határidő

Felelős

Határidő

Felelős

Határidő

Felelős

Határidő

Felelős

Határidő

Felelős

Határidő 23


Az elkészült stratégiai terv felső három sorának, valamint első két (három) oszlopának széleskörű kommunikálása elengedhetetlen ahhoz, hogy az önkormányzat valamennyi érintettje tisztában legyen a ciklus alatt követendő irányvonallal, illetve a működés követhető és számon kérhető legyen.

Stratégiai tervezés időkerete, ütemezése Az 1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról 91§ (7) bekezdésének értelmében „a gazdasági programot a képviselő-testület az alakuló ülését követő hat hónapon belül fogadja el (…) ha a meglévő gazdasági program az előző ciklusidőn túlnyúló, úgy (…) az új képviselő-testület az alakuló ülést követő hat hónapon belül köteles felülvizsgálni, és legalább a ciklusidő végéig kiegészíteni vagy módosítani”. Ennek értelmében a stratégiai tervezésre a következő ütemterv javasolt: Helyzetértékelési

Stratégiai célok meghatározása

Stratégiaalkotás i szakasz

Stratégia elfogadása (képviselő-testület)

szakasz 3 HÓNAP

1 HÓNAP

1 HÓNAP

1 HÓNAP

Értékelés, visszacsatolás, monitoring Az értékelés a stratégia hatékonyságának és hatásosságának mérése. Három fázisa az előzetes (exante), az időközi (mid-term) és az utólagos (ex-post) értékelés. Célja a stratégia megvalósulásának folyamatos nyomon követése, az eredmények rendszerezése, elemzése, ez adja meg az alapját az esetleges változtatási javaslatoknak. A folyamat dinamikus nyomon követése a biztosíték a kiindulási pont, a megvalósításhoz rendelt eszközök és az elért cél egységben tartásának, a stratégia sikerességének. Előzetes (Ex-ante) Az előzetes értékelés a tervezési folyamat szerves része. Célja, hogy az aktuális helyzet felmérésével alapot teremtsen a stratégia (gazdasági program) megfelelő kidolgozására. Módszertana az előzőekben már ismertetésre került. Időközi (Mid-term) Az időközi értékelés fő célja a stratégiai célok és a megvalósulás közötti összhang és a társadalmigazdasági hatások, a hatékonyság érvényre jutásának elemzése. Az időközi értékelés módosításokat is javasolhat az erőforrások elosztásában és felhasználásában egyaránt, valamint az esetleges, időközben felmerült újabb problémák megoldására is tehet javaslatot. Az időközi értékelés elengedhetetlen az éves szintű Munkaprogramok kidolgozásához. Utólagos (Ex-post) Az értékelés célja, hogy lemérje, a gazdasági program végrehajtása során sikerült-e elérni a kívánt hatásokat, az aktuális helyzet megfelel-e az elvártaknak, a terv a leghatékonyabb és legcélravezetőbb megoldásokat tartalmazta-e. Az utólagos értékelés egyben alapja a következő ciklusban induló 24


stratégiai terv kidolgozásának, annak ex-ante értékelésének. A visszacsatolást, ellenőrzést segítő értékelésnek a ciklus végén kell elkészülnie. Visszacsatolás A folyamatos visszacsatolás a stratégia sikeres megvalósításának egyik kulcsterülete. Az elemző értékelések utolsó fázisa, célja, hogy a kapott eredmények ténylegesen feldolgozásra kerüljenek, azok beépítésével a stratégia szükség szerint módosuljon a változó környezet változó igényeihez igazodva. A visszacsatolás szintén kettős szerepkörrel rendelkezik, egyrészt összefoglaló jellegű, a múltban megtett lépéseket rögzíti és elemzi, másrészt innovatív, jövőbe mutató, a hibákat és a sikereket figyelembe véve a változtatási, módosítási javaslatok alapja lehet, ezért érdemes minden fontosabb fázis megvalósulása után, illetve az értékelési szakaszok befejeztével külön figyelmet fordítani rá. A visszacsatolás nem önmagában különálló része a monitoring rendszernek, hanem a tervezés fontos, integrált eleme. Külön ki kell hangsúlyozni azonban, mert figyelmen kívül hagyása a teljes folyamat eredményességét és hatékonyságát kérdőjelezi meg.

Stratégia és finanszírozás kapcsolata A stratégiai terv csak finanszírozási tervvel együtt képes betölteni kulcsszerepét a ciklus egész ideje alatt, épp ezért ez a terület annyira fontos, hogy külön részterületként szerepel, a megállapításokat pedig a felülvizsgált költségvetési tervezési eljárásrend tartalmazza majd.

Javasolt elemek a stratégiai tervben Az alábbiakban meghatározunk néhány témakört, mely területeket célszerű, hogy értékelje a program, meghatározva a célokat, elképzeléseket: - Munkahelyteremtés, foglalkoztatottság; - Helyi gazdaság, befektetésösztönzés; - Kommunális feladatok (benne: utak, közművek, közlekedés stb); - Lakáshelyzet, bérlakásépítések, panelprogram, lakótelepek környezete; - Szociálpolitika, családok támogatása; - Oktatás-nevelés; - Egészségügy, megváltozott munkaképességűek, fogyatékkal él_k; - Településfejlesztés, városarculat, nagyberuházások, EU-projektek; - Villamosenergia-ellátás, gázszolgáltatás, távfűtés; - Közszolgáltatások (szemétszállítás és -ártalmatlanítás, víz és csatorna, tömegközlekedés stb.); - Adópolitika, hatósági árak; - Kultúra, m_vészetek, közgyűjtemények; - Sport; - Civil kapcsolatok, egyházak, kisebbségek; - Nemzetközi kapcsolatok, katasztrófavédelem, honvédelem, közbiztonság; - Turizmus, idegenforgalom; - Önkormányzat, igazgatás, költségvetés; - Környezetvédelem.

25


4.3 Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend lépéssorozat Részterületek neve

Részterület célja

Dokumentumot elfogadja

A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; Minimálisan a törvényi előírásoknak való megfelelés biztosítása az elektronikus információ elérés tekintetében, illetve azon túl az ügyintézési idő csökkentése érdekében Az e-mail, mint hivatalos kommunikációs csatorna elterjesztése, valamint ügytípusonként a kommunikáció formájának és rendjének meghatározása A lakosság naprakész tájékoztatása Jegyzői utasítás

Jogszabályi háttér: A közigazgatási hatósági eljárásról és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény Az elektronikus ügyintézés szabályairól szóló 193/2005. (XI. 22.) Korm. rendelet Az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény

Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend célja Eljárásrend kidolgozása, amely egyértelműen rögzíti az elektronikusan is elérhetővé teendő dokumentumok körét, illetve az ezzel kapcsolatos feladatokat és felelősöket, a rendszeres aktualizálás menetét. Hivatalos elektronikus információáramlás szabályrendszerének kidolgozása (milyen esetekben szükséges elektronikus aláírás, mikor elegendő az egyszerű e-mail küldése az önkormányzati szervezeti egységek, intézmények közötti információáramlás tekintetében, a beérkező e-mailek továbbítása, archiválásának rendje) Az e-okmányiroda megvalósítását a Hivatal most tervezi, illetőleg folyamatban van. Ez azt jelenti, hogy a honlapon tájékoztatást adnak arról, hogy milyen dokumentumokra van szükséges az egyes ügyek intézéséhez, illetve, hogy mi az eljárásrend, stb. Jelenleg a honlapon található ügyleírások, az ügyintézés menetéről szóló tájékoztatás, illetve az elektronikusan elérhető nyomtatványok köre hiányos.

26


Elektronikus hírlevél rendszer kiépítése, mely biztosítja a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatását, a döntések nyilvánossá tételét.

Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend tartalma, felépítése

Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzata

Folyamattérkép és folyamatleírás készítése

Ügyintézési tevékenységek áttekintése

Kritikus ügyfajták, folyamatábrák, ügyintézési idővel

Nyilvánossági, tájékoztatási kötelezettségek

Elektronikus kommunikáció formáinak esetei

Elektronikusan elérhető dokumentumok körének meghatározása

Dokumentumok, Felelősök, Aktualizálás menete

Közzététel szabályozása

Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend

Honlapon közzététel szükséges?

Igen

E-mail, eSzignóval ellátott dokumentum

Honlapon való közzététel szabályozása

Nem

Archiválás, tárolás (Dokumentumok, e-mailek)

27


Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzata  Folyamattérkép és folyamatleírás;  Az egyszerű e-mail kommunikáció szabályozása az önkormányzati szervezeti egységek, intézmények közötti információáramlás tekintetében;  Az elektronikus aláírás szükségességének esetei;  A beérkező e-mailek továbbítása, eszkaláció;  E-mailek archiválásának rendje. Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend: Olyan eljárásrend kerül kidolgozásra, amely egyértelműen rögzíti az elektronikusan is elérhetővé teendő dokumentumok körét, illetve az ezzel kapcsolatos feladatokat és felelősöket, a rendszeres aktualizálás menetét.  Ügyintézési tevékenység hatékonyságának növelése o Ügyintézési tevékenységek áttekintése, kritikus ügyfajták rögzítése o Tipikus és nagy számban előforduló ügyintézési folyamatok ismertetése o Folyamatábrák, ügyintézési idővel o Elektronikusan is elérhető dokumentumok körének meghatározása  Nyilvánossági, tájékoztatási kötelezettségek teljesítése o Jogszabályi kötelezettségen alapuló nyilvánossági kötelezettségek meghatározása o Közérdeklődésre számot tartó dokumentumok meghatározása o Közérdeklődésre számot tartó adatok meghatározása o Elektronikusan is elérhető adatok, dokumentumok körének meghatározása  Dokumentumok elérhetőségének, hozzáférhetővé tételének biztosítása  Elektronikus dokumentumok frissítési, aktualizálási terve, határidők, felelősök megjelölése  Kapcsolódás a Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzathoz

Elektronikus Információszolgáltatásban résztvevők köre A Hivatal és az intézmények, illetve az intézmények közötti kommunikáció e-mailen, személyesen, illetve telefonon egyaránt zajlik. Formalizált kommunikációs eljárásrend nincs. Különösen a költségvetési tervezés kapcsán felmerült hiányosság, hogy az intézmények adatszolgáltatási kötelezettsége 2009 májusáig egyáltalán nem volt rögzítve. Ekkor a közoktatási intézmények vonatkozásában megszületett egy adatszolgáltatási rendelet (Üllő Város Önkormányzata Képviselő testületének 15/2009. számú rendelete). Az adatszolgáltatási kötelezettség szabályozásának kiterjesztése lenne indokolt a hibás adatszolgáltatásból adódó normatíva visszafizetési kötelezettségek és egyéb károk megelőzése érdekében. Üllő olyan speciális helyzetben lévő önkormányzat, ahol a Hivatalnak mindössze egy csúcsintézménnyel kell tartania a kapcsolatot, hiszen a HSZK alá tartozik valamennyi nem vállalkozó, illetve nem társulás által ellátott önkormányzati feladat. Előfordulhat azonban, hogy a Hivatal a részben önálló intézményekkel közvetlenül kell, hogy kapcsolatba kerüljön. 28


Javasolt az alábbi személyekre kiterjeszteni a Hivatalos Elektronikus Információáramlás szabályzatot, a Polgármesteri Hivatal dolgozóin felül: HSZK alkalmazottai Könyvtárvezető Általános Iskola Igazgató Zeneiskola Igazgató Városüzemeltető Kft. vezetője Illetve az ő meghatalmazottaik, nevükben eljárók (pl. titkárságvezető…)

Elektronikus Információáramlás és Információszolgáltatás eszközei 1) Elektronikus levél Az elektronikus levelet alapesetben a feladó közvetlenül a címzettnek juttatja el, őt szerepelteti a címzettek között. Amennyiben a Feladó az adott ügyben szükségesnek tartja – illetőleg ez irányú igény előzetesen felmerült – a közvetlen felettese és a címzett közvetlen felettese részére az elektronikus levélről másolatot küld, azaz a CC-ben feltünteti. Az irányítás és vezetés eszközei (Szabályzat, Vezető utasítás, Vezetői intézkedés, Körlevél) elektronikusan megküldendők. Az elektronikus levél használat szabályozásakor javasolt az alábbiakat rögzíteni: 1)

Az e-mail Üllő Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal szervezetén belül hivatalos kommunikációs eszköz.

2)

Üllő Város Önkormányzata szervezetén kívülre küldött, valamint az olyan dokumentumokat, amelyeket joghatályos aláírással kell ellátni, a hagyományos úton kell továbbítani, vagy speciális erre a célra kialakított elektronikus procedúrákon keresztül kell lebonyolítani, melyben az érintett felek egyöntetűen megállapodtak.

3)

Az e-mail-en keresztül történő adattovábbítás előtt meg kell bizonyosodni arról, hogy az nem tartalmaz-e egyéb olyan információt, amelyet nem szándékoznak továbbküldeni (pl. "bizalmas"ként meghatározott szöveg).

4)

A felhasználók kötelesek rendszeresen ellenőrizni e-mail postafiókjukat. A munkavégzéssel kapcsolatosan már nem használható leveleket rendszeresen el kell távolítani a postafiókból, archiválni kell.

5)

E-mail címeket ellenőrizetlenül nem szabad továbbadni (pl. newsgroups-ban való részvétel vagy e-mail lánclevelek). Tilos lánclevelek készítése és továbbítása, továbbá más felhasználóktól, illetve külső hálózatról kapott támadó, továbbításra késztető, megtévesztő, illetve szemét („spam, junk, hoax, …”) stb. jellegű e-mailek terjesztése.

6)

Tilos törvény által büntetendő és jó erkölcsbe ütköző (pl. faji, erőszakot megtestesítő, szexuális zaklató stb.) üzenetek küldése.

7)

Tilos Üllő Város Önkormányzata nevében olyan e-mailt küldeni, csatolt fájlt továbbítani vagy nyilvánosságra hozni, melyek:  Üllő Város Önkormányzata imidzsével, értékeivel, alapelveivel ellentmondóak, 29


 Bizalmas, kritikus és üzleti szempontból érzékeny információt tartalmaznak vagy szerződési, illetve jogi következménnyel lehetnek Üllő Város Önkormányzatára nézve,  Üllő Város Önkormányzata hírnevét, vagy az ügyfelekkel való kapcsolatát ronthatja, illetve ügyfeleinek érdekeit sértheti,  Üllő Város Önkormányzata bizonyos témákkal kapcsolatos álláspontját meghatalmazás nélkül adják közre,  Illegális, rágalmazó, obszcén, vagy támadó jellegűek, vagy amelyek más fél által zaklatásként illetve diszkriminációként értelmezhetőek,  Szerzői jogokat sérthetnek.  Vírusokkal fertőzhetnek meg bármely belső vagy külső hálózatot. 2) Értekezletek összehívása Az értekezletek összehívása, szervezése és a tárgyalók, termek foglaltságának menedzselése szintén végezhető elektronikusan. Ehhez a belső levelezés használható, ki kell alakítani ennek pontos menetét, technikai feltételeit és a felhasználókat tájékoztatni kell. A rendszer eredménye, hogy a munkatársak nyomon tudják követni a tárgyalók, eszközök foglaltságát, beosztását; továbbá az időgazdálkodást a megosztott elektronikus naptárak segítik.

3) Dokumentumok tárolása Cél, hogy a dokumentumok tárolása a File serveren történik. A szerver tartalmáról naponta készül biztonsági mentés, melyet hetente kiírásra kerül DVD-re. A biztonsági másolatokat tűzbiztos páncélszekrényben tárolják.

A Serveren a file-ok elhelyezésére javasolt rögzíteni a könyvtár struktúrát és valamennyi dokumentumot abban tárolni. A könyvtár struktúrát vezetői utasításban kell rögzíteni és évente felülvizsgálni. Az informatikai szabályzatban rendelkezni kell, hogy a felhasználók a saját számítógépük merevlemezén ne tároljanak dokumentumokat, azokat minden esetben a serveren tárolják.

4) Weboldal A weboldal az Önkormányzat leghatékonyabb tájékoztatási eszköze a lakosság részére. A weboldal frissítésére és karbantartására érdemes jelentős figyelmet fordítani. A weboldal struktúráját a úgy kell meghatározni, hogy a közérdeklődésre számot tartó dokumentumok, információk könnyen elérhetők legyenek. A weboldalon való közzététel rendjét az Elektronikus információszolgáltatási eljárásrendben rögzíteni kell.

30


Megteendő intézkedések a rendszerfejlesztéshez:

Intézkedés

Érintett az intézkedés megtételében

Folyamattérkép és folyamatleírás ügyintézési tevékenységek áttekintése

készítése,

Nyilvánossági, dokumentálása

kötelezettségek

tájékoztatási

dokumentumok

az

Elektronikusan meghatározása

elérhető

Elektronikus kidolgozása

információszolgáltatási

eljárásrend

Elektronikus elfogadása

Információszolgáltatás

Eljárásrend

tanácsadó + jegyzői validálás tanácsadó + jegyzői validálás

körének

tanácsadó + osztály vezetők tanácsadó + jegyzői validálás jegyzői utasítás

Az alábbi táblázatba foglaltuk az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény előírásai alapján összeállított közzétételi listát. Az ebben szereplő információkat mindenképpen szerepeltetni kell a nyilvánossági, tájékoztatási kötelezettségek dokumentálása során.

ÁLTALÁNOS KÖZZÉTÉTELI LISTA I. Szervezeti, személyzeti adatok Adat

Frissítés

Megőrzés

1.

A közfeladatot ellátó szerv hivatalos neve, székhelye, postai címe, telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcíme, honlapja, ügyfélszolgálatának elérhetőségei

A változásokat követően azonnal

Az előző állapot törlendő

2.

A közfeladatot ellátó szerv szervezeti felépítése A változásokat követően szervezeti egységek megjelölésével, az egyes szervezeti azonnal egységek feladatai


3.

A közfeladatot ellátó szerv vezetőinek és az egyes szervezeti egységek vezetőinek neve, beosztása, elérhetősége (telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcím)



31


4.

A szervezeten belül illetékes ügyfélkapcsolati vezető neve és az ügyfélfogadási rend



5.

Testületi szerv esetén a testület létszáma, összetétele, tagjainak neve, beosztása, elérhetősége



6.

A közfeladatot ellátó szerv irányítása, felügyelete vagy A változásokat követően ellenőrzése alatt álló, vagy alárendeltségében működő azonnal más közfeladatot ellátó szervek megnevezése, és 1. pontban meghatározott adatai

Az előző állapot 1 évig archívumban tartásával

7.

A közfeladatot ellátó szerv többségi tulajdonában álló, A változásokat követően illetve részvételével működő gazdálkodó szervezet [Ptk. azonnal 685. § c) pont] neve, székhelye, elérhetősége, tevékenységi köre, képviselőjének neve, a közfeladatot ellátó szerv részesedésének mértéke


8.

A közfeladatot ellátó szerv által alapított A változásokat követően közalapítványok neve, székhelye, alapító okirata, kezelő azonnal szervének tagjai


8/A.

A közfeladatot ellátó szerv által alapított költségvetési szerv neve, székhelye, a költségvetési szervet alapító jogszabály megjelölése, illetve az azt alapító határozat, a költségvetési szerv alapító okirata, vezetője, honlapjának elérhetősége



9.

A közfeladatot ellátó szerv által alapított lapok neve, a szerkesztőség és kiadó neve és címe, valamint a főszerkesztő neve



10.

A közfeladatot ellátó szerv felettes, illetve felügyeleti szervének, ennek hiányában a közfeladatot ellátó szerv felett törvényességi ellenőrzést gyakorló szerv 1. pontban meghatározott adatai



II. Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok Adat

Frissítés

1.

A közfeladatot ellátó szerv feladatát, hatáskörét és alaptevékenységét meghatározó, a szervre vonatkozó alapvető jogszabályok, állami irányítás egyéb jogi eszközei, valamint a szervezeti és működési szabályzat vagy ügyrend hatályos és teljes szövege


2.

Az országos illetékességű szervek, valamint a Kormány Negyedévente általános hatáskörű területi államigazgatási szerve esetében a közfeladatot ellátó szerv feladatáról, tevékenységéről szóló tájékoztató magyar és angol nyelven

Megőrzés Az előző állapot 1 évig archívumban tartásával


32


3.

A helyi önkormányzat önként vállalt feladatai

Negyedévente


4.

Államigazgatási, önkormányzati, és egyéb hatósági A változásokat követően ügyekben ügycsoportonként (ügytípusonként) és azonnal eljárástípusonként a hatáskörrel rendelkező szerv megnevezése, hatáskör gyakorlásának átruházása esetén a ténylegesen eljáró szerv megnevezése, illetékességi területe, az ügyintézéshez szükséges dokumentumok, okmányok, eljárási illetékek (igazgatási szolgáltatási díjak) meghatározása, alapvető eljárási szabályok, az eljárást megindító irat benyújtásának módja (helye, ideje), ügyfélfogadás ideje, az ügyek intézését segítő útmutatók, az ügymenetre vonatkozó tájékoztatás és az ügyintézéshez használt letölthető formanyomtatványok


5.

A közfeladatot ellátó szerv által nyújtott vagy költségvetéséből finanszírozott közszolgáltatások megnevezése, tartalma, a közszolgáltatások igénybevételének rendje, a közszolgáltatásért fizetendő díj mértéke, az abból adott kedvezmények



6.

A közfeladatot ellátó szerv által fenntartott adatbázisok, A változásokat követően illetve nyilvántartások jegyzéke, az adatvédelmi azonnal nyilvántartásba bejelentendő nyilvántartásoknak az Avtv. 28. §-a szerinti azonosító adatai; a közfeladatot ellátó szerv által - alaptevékenysége keretében - gyűjtött és feldolgozott adatok fajtái, a hozzáférés módja, a másolatkészítés költségei


7.

A közfeladatot ellátó szerv nyilvános kiadványainak címe, témája, a hozzáférés módja, a kiadvány ingyenessége, illetve a költségtérítés mértéke

Negyedévente


8.

A testületi szerv döntései előkészítésének rendje, az állampolgári közreműködés (véleményezés) módja, eljárási szabályai, a testületi szerv üléseinek helye, ideje, továbbá nyilvánossága, döntései, ülésének jegyzőkönyvei, illetve összefoglalói; a testületi szerv szavazásának adatai, ha ezt jogszabály nem korlátozza



9.

Az e törvény alapján közzéteendő jogszabálytervezetek E törvény eltérő és kapcsolódó dokumentumok; a helyi önkormányzat rendelkezése hiányában a képviselő-testületének nyilvános ülésére benyújtott benyújtás időpontját előterjesztések a benyújtás időpontjától követően azonnal


10.

A közfeladatot ellátó szerv által kiírt pályázatok szakmai leírása, azok eredményei és indokolásuk

Folyamatosan


11.

A közfeladatot ellátó szervnél végzett alaptevékenységgel kapcsolatos vizsgálatok,

A vizsgálatról szóló jelentés megismerését


33


ellenőrzések nyilvános megállapításai

követően haladéktalanul

12.

A közfeladatot ellátó szerv feladatellátásának teljesítményére, kapacitásának jellemzésére, hatékonyságának és teljesítményének mérésére szolgáló mutatók és értékük, időbeli változásuk

Negyedévente


13.

A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények intézésének rendje, az illetékes szervezeti egység neve, elérhetősége, s ahol kijelölésre kerül, az adatvédelmi felelős, vagy az információs jogokkal foglalkozó személy neve

Negyedévente


14.

A közfeladatot ellátó szerv tevékenységére vonatkozó, jogszabályon alapuló statisztikai adatgyűjtés eredményei, időbeli változásuk

Negyedévente


15.

A közérdekű adatokkal kapcsolatos kötelező statisztikai Negyedévente adatszolgáltatás adott szervre vonatkozó adatai


16.

Azon közérdekű adatok hasznosítására irányuló szerződések listája, amelyekben a közfeladatot ellátó szerv az egyik szerződő fél


17.

A közfeladatot ellátó szerv kezelésében lévő közérdekű A változásokat követően adatok felhasználására, hasznosítására vonatkozó azonnal általános szerződési feltételek


18.

A közfeladatot ellátó szervre vonatkozó különös és egyedi közzétételi lista


Negyedévente


III. Gazdálkodási adatok Adat

Frissítés A változásokat követően azonnal

Megőrzés

1.

A közfeladatot ellátó szerv éves (elemi) költségvetése, számviteli törvény szerinti beszámolója; a költségvetés végrehajtásáról - a külön jogszabályban meghatározott módon és gyakorisággal - készített beszámolók

2.

A közfeladatot ellátó szervnél foglalkoztatottak Negyedévente létszámára és személyi juttatásaira vonatkozó összesített adatok, illetve összesítve a vezetők és vezető tisztségviselők illetménye, munkabére, és rendszeres juttatásai, valamint költségtérítése, az egyéb alkalmazottaknak nyújtott juttatások fajtája és mértéke összesítve

A külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 1 évig archívumban tartásával

3.

A közfeladatot ellátó szerv költségvetéséből nyújtott, nem normatív, céljellegű, működési és fejlesztési támogatások kedvezményezettjeinek nevére, a támogatás céljára, összegére, továbbá a támogatási

A külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 1 évig

Negyedévente


34


program megvalósítási helyére vonatkozó adatok

archívumban tartásával

4.

Az államháztartás pénzeszközei felhasználásával, az államháztartáshoz tartozó vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő - a külön jogszabályban meghatározott értékű - árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyoni értékű jog átadására, valamint koncesszióba adásra vonatkozó szerződések megnevezése (típusa), tárgya, a szerződést kötő felek neve, a szerződés értéke, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartama

Negyedévente


5.

A koncesszióról szóló törvényben meghatározott Negyedévente nyilvános adatok (pályázati kiírások, pályázók adatai, az elbírálásról készített emlékeztetők, pályázat eredménye)


6.

A közfeladatot ellátó szerv által nem alapfeladatai ellátására (így különösen társadalmi szervezet támogatására, foglalkoztatottai szakmai és munkavállalói érdek-képviseleti szervei számára, foglalkoztatottjai, ellátottjai oktatási, kulturális, szociális és sporttevékenységet segítő szervezet támogatására, alapítványok által ellátott feladatokkal összefüggő kifizetésre) fordított, ötmillió forintot meghaladó kifizetések


Negyedévente

35


4.4 Ügyfélszolgálati iroda eljárásrend lépéssorozat

Részterület neve Részterület célja

Elkészítendő dokumentum Dokumentumot elfogadja

Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) Okmányirodában és a műszaki irodában folyó ügymenet átvilágítása révén javítani az ügyintézés hatékonyságán és ezáltal az ügyfelek és az alkalmazottak elégedettségén Okmányiroda és műszaki iroda eljárásrend Jegyző

Műszaki iroda eljárásrend – az Építés Hatóság keretén belül Az eljárásrend célja: Olyan eljárásrend készítése, mely egyértelműen rögzíti, hogy mely jogszabályok alapján és mely gyakorlati célszerűségi indokok alapján milyen kommunikációs csatornák vannak az adott szervezeti egységben, illetve, hogy ezeket a kommunikációs csatornákat milyen módon lehet közelíteni egymáshoz, vagyis, hogyan lehet az információ útját a lehető legrövidebbre csökkenteni, illetve, hogyan lehet a leggyorsabban eljutni a célkitűzéstől a döntésig, a beadványtól a határozatig. Az eljárásrend célja továbbá az I. fokú építéshatósági ügyek hatályos jogszabályoknak és előírásoknak megfelelő, ügyfélbarát és a lehetőségekhez mérten leggyorsabb elintézése. Az eljárásrend meghatározza az elsőfokú építésügyi hatósághoz telepített ügytípusokban a hatósági feladatok elvégzésének módját, az egyes ügyintézők tevékenységi és felelősségi körét, és a tevékenységhez tartozó nyilvántartási kötelezettségeket. Rendelkezésre álló adatok: Tekintettel arra, hogy olyan ügykezelési eljárásrend, mely alapján jelenleg a műszaki iroda működik nem állt a rendelkezésünkre, ezért maradéktalanul felmérni nem tudtuk, hogy ténylegesen milyen eljárásrendben dolgoznak az alkalmazottak, így annak továbbfejlesztése érdekében további információkra van szükségünk. Az építéshatósági ügyek az önkormányzatnál különösen a következők: Településrendezési feladatok: az önkormányzati rendelettel elrendelt tilalomról, korlátozásról vagy ezek megszüntetéséről - a változtatási tilalom kivételével - a települési önkormányzat jegyzője tájékoztatja az érintetteket. [Étv. 20.§ (3)] 36


a telekalakítás kezdeményezőjét - a helyi építési szabályzatnak és a szabályozási tervnek megfelelően, a telekalakítás miatt szükséges mértékig - utak és közművek létesítésére vagy a létesítés költségeinek viselésére kötelezheti az építésügyi hatóság. [Étv. 24.§ (3)] a települési önkormányzat rendeletében meghatározott útépítési és közműépítési hozzájárulás fizetésére vonatkozó kötelezettség megfizetését a települési önkormányzat jegyzője határozatban közli az érintettekkel. [Étv. 28.§ (4)] a települési önkormányzat rendeletében meghatározott beépítési kötelezettséget, helyrehozatali kötelezettséget és beültetési kötelezettséget a települési önkormányzat jegyzője határozattal közli az érintettekkel. [Étv. 29.§ (4)] a települési önkormányzat rendeletében [meghatározott beépítési kötelezettséget, helyrehozatali kötelezettséget és beültetési kötelezettséget be kell jegyezni az ingatlan nyilvántartásba. Ezen kötelezettségek bejegyzése érdekében a települési önkormányzat jegyzője megkeresi az illetékes Földhivatalt. [Étv. 29.§ (6)] Engedélyezési feladatok: jogszabályokban meghatározott esetekben az építési munkák elvégzéséhez az építésügyi hatóság engedélye, (bejelentés tudomásulvétele) szükséges. [Étv. 34.§ (1)] az engedély iránti kérelem elbírálása, vagy a bejelentés tudomásulvétele során az építésügyi hatóság - jogszabály eltérő rendelkezésének hiányában - köteles helyszíni szemlét tartani. [Étv. 34.§ (3)] az építésügyi hatósági engedélyezéskor, az érdemi döntést a kérelem előterjesztését követően - a jogszabályban meghatározott esetekben és időn belül [37/2007. (XII.13.) ÖTM r.]- meg kell hoznia.[Étv. 34.§ (5)] ha az építmény a rendeltetésszerű használatra nem alkalmas, vagy az építési munka elvégzése következtében idegen ingatlanban az állékonyságot, az életet és egészséget, a közés vagyonbiztonságot veszélyeztető állapot keletkezett az építésügyi hatóság a használatbavételt megtiltja és kötelezést ad ki a hibák hiányosságok megszüntetésére. [Étv. 44.§ (3)] ha az építményt szabálytalanul építették meg és az építtető (jogutódja) vagy az ingatlannal rendelkezni jogosult erre fennmaradási engedélyt kér, a fennmaradási engedély megadható amennyiben az Étv. 36.§-ban meghatározott feltételek fennállnak vagy megteremthetőek és az építtető az építési jogosultságát igazolja. Ha engedély nélkül történt az építmény elbontása, akkor az építési jogosultság igazolása és az Étv. 36.§ -ban fennálló követelmények fennállása esetén az építésügyi hatóság a bontás tényét tudomásul veszi. [Étv. 48.§ (1)]

37


Ellenőrzési feladatok: az építési hatóság az engedélyhez kötött építési munkák végzését a helyszínen köteles ellenőrizni. A helyszíni ellenőrzések során az építésügyi hatóság vizsgálja az építési engedély és a jóváhagyott tervek meglétét és alkalmazását, az építmény szerkezeteinek az engedélyezett terveknek és a szakmai valamint biztonsági követelményeknek való megfelelőségét. A helyszíni ellenőrzések során az építésügyi hatóság vizsgálja a munkát irányító felelős műszaki vezető szakirányú képesítési és szakmai feltételeknek való megfelelőségét. A helyszíni ellenőrzések során az építésügyi hatóság vizsgálja az állékonyságra, valamint az életre és egészségre, továbbá a köz- és vagyonbiztonságra vonatkozó követelmények megtartását. [Étv. 45.§ (1)] az építésügyi hatóság megelőzi, felkutatja és megakadályozza a az építésügyi hatósági engedély nélkül vagy attól eltérően végzett építési tevékenységet, az általános érvényű kötelező építésügyi előírások megsértésével végzett szabálytalan építési tevékenységet és a rendeltetéstől eltérő építményhasználatot.[Étv. 45.§ (2)] az építésügyi hatóság ellenőrzését rendszeresen, az építési munka végzése során legalább két alkalommal, végzi. [Étv. 45.§ (3)] a hatósági ellenőrzés során az építési munka folytatását alkalmanként legfeljebb 30 napra megtilthatja, amennyiben az építési munka szabálytalanul, vagy az állékonyságot, az életet és egészséget, a köz- és vagyonbiztonságot veszélyeztető módon folyik. [Étv. 45.§ (4)] Kötelezési feladatok: az építésügyi hatóság elrendelheti a rendeltetéstől eltérő használat megszüntetését, szabálytalan építkezés esetén a helyreállítást illetőleg az engedélyezett terveknek megfelelő állapot kialakítását. az építésügyi hatóság elrendelheti a műszakilag nem megfelelő építési termékek kicserélését. az építésügyi hatóság elrendelheti a helyi rendeletekben meghatározott jókarbantartás körét meghaladó felújítás elvégzését. az építésügyi hatóság elrendelheti, az építési tevékenység során keletkező építési hulladék és építési segédeszköz elszállítását és a környezetben okozott károk megszüntetését. [Étv. 47.§ (1)] az építésügyi hatóságnak el kell rendelnie az építmény vagy építményrész részleges vagy teljes átalakítását, elbontását vagy újraépítését ha az a kivitelezés az állékonyságot az életet és egészséget, a köz és vagyonbiztonságot veszélyeztető módon történik. 38


az építésügyi hatóságnak el kell rendelnie az építmény állékonyságát az életet, az egészséget, a köz- és vagyonbiztonságot veszélyeztető, valamint az engedély nélküli használat megszüntetését. az építésügyi hatóságnak el kell rendelnie az építmény, építményrész hibáinak hiányosságainak megszüntetését, ha azt a rendeltetésszerű és biztonságos használatra nem alkalmas módon építették meg, vagy ezáltal idegen ingatlanban az állékonyságot az életet és egészséget, a köz- és vagyonbiztonságot veszélyeztető állapot alakult ki. az építésügyi hatóságnak el kell rendelnie az építmény, építményrész hibáinak hiányosságainak megszüntetését, ha a használatbavételi engedélyt követően olyan engedélyhez kötött, bejelentéshez kötött, vagy bejelentés és engedély nélkül végezhető építési munka végzése történt, amely a rendeltetésszerű és biztonságos használatra vonatkozó jogszabályi előírásoknak vagy hatósági előírásoknak nem felelnek meg. [Étv. 47.§ (2)] A jogerős és végrehajtható - az építésügyi hatóság hatáskörében megállapított kötelezettségeket, annak megkeresésére az ingatlan-nyilvántartásba be kell jegyezni. [Étv. 47.§ (3)] Amennyiben az építésügyi hatóság a végrehajtható kötelezettséget a kötelezett terhére hatósági úton hajtott végre, a megelőlegezett költségeket az érintett ingatlanra vonatkozó jelzálogjogként bejegyezteti az ingatlan-nyilvántartásba. [Étv. 47.§ (3)] a hatósági ellenőrzés keretében megtartott helyszíni szemle és a más jogszabályok [2004. évi CXL. Tv. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól] szerinti bizonyítási eljárás alapján a szabálytalanság tudomására jutásától számított 90 napon belül tisztázza a tényállást az építésügyi hatóság. Ezen eljáráson belül megvizsgálja a fennmaradási engedély megadhatóságának feltételeit, illetve azok megteremtését tovább értesíti a fennmaradási engedély jogkövetkezményeiről és fennmaradási engedély iránti kérelem benyújtására hívja fel az építtetőt legfeljebb 60 napos határidővel. [Étv. 48.§ (3)] ha az építtető a fennmaradási engedély iránti kérelem benyújtására vonatkozó felhívás határidejére a kérelmet nem nyújtja be, vagy a pótlásnak nem tesz eleget, illetve a szabályossá tétel érdekében szükséges építési munkákat nem végzi el, akkor az építésügyi hatóság az építmény bontását elrendeli.[Étv. 48.§ (4)] az építmény, építményrész fennmaradási engedélyének megadásával egyidőben az építésügyi hatóság rendelkezik a továbbépítés, az építés befejezésének feltételeiről is. [Étv. 48. (6)] a fennmaradási engedélyben előírt átalakítási kötelezettség teljesítésére meghatározott határidő eredménytelen elteltét követően, illetve a határidőig tartó fennmaradási engedély érvényességi ideje után az építésügyi hatóság a bontást elrendeli. [Étv. 48.§ (7)] ha a fennmaradási engedély nem adható meg az építési hatóság elrendeli a szabályossá tétel érdekében szükséges munkák elvégzését, illetve - ha az építmény nem tehető szabályossá - a bontást elrendeli. [Étv. 48.§ (8)] 39


ha az építésügyi hatóság a fennmaradási engedély megadja, vagy az engedély nélküli bontást tudomásul veszi, - a kormányrendeletben meghatározott mértékben és módon [245/2006. (XII.5.) Korm. rendelet az építésügyi bírság megállapításának részletes szabályairól] - építésügyi bírságot szab ki. [Étv. 49.§ (1)] az építésügyi hatóság az építésügyi bírságot csak abban az esetben engedi el, ha az építtető a kiszabott építésügyi bírság megfizetésére előírt határnap előtt a szabálytalanságot megszűnteti. [Étv. 49.§ (2)] az építésügyi hatóság az általa elrendelt munkálatok elvégzésére - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - az ingatlan tulajdonosát kötelezi. Ha a szabálytalan építési munkát más végeztette, a munkálatok elvégzésére az építtetőt kell kötelezni. [Étv. 51.§ (1)] ha az építési munka végzése során vagy annak következtében az állékonyságot, az életet és egészséget, a köz- és vagyonbiztonságot, veszélyeztető állapot keletkezett, az ezzel kapcsolatos munkálatok elvégzésére az építtetőn túl a kivitelezőt is kötelezni az építésügyi hatóság. [Étv. 51.§ (2)] aki az építésügyi hatósági jogkörben elrendelt munkálatok elvégzését akadályozza azt az építésügyi hatóság tűrésre kötelezheti. [Étv. 51.§ (3)] Tájékoztatási, nyilvántartási feladatok: az építésügyi hatóság, az ügyfelek hatékonyabb tájékoztatása érdekében, elektronikus tájékoztatási szolgáltatást működtet. [Étv. 53/A.§ (1)] az építésügyi hatóság jogszabályokban meghatározott [255/2007. (X.4.) korm. rendelet az építésügy körébe tartozó egyes hatósági nyilvántartásokról] hatósági nyilvántartásokat vezetnek. [Étv. 58.§ (1)] Az egyes eljárások fajtái: Kérelemre induló eljárások: - Elvi építési engedély iránti kérelem - Építési engedély iránti kérelem - Bontási engedély iránti kérelem - Fennmaradási engedély iránti kérelem - Fennmaradási és továbbépítési engedély iránti kérelem - Használatbavételi engedély iránti kérelem - Rendeltetés megváltoztatása iránti engedély kérelem - Elvi telekalakítás iránti engedély kérelem - Telekalakítás iránti engedély kérelem valamint ezek kiegészítéseként - Jogutódlás megállapítására irányuló kérelem (névátírás) - A fenti engedélyek érvényességi időtartamának hosszabbítására irányuló kérelem 40


Ellenérdekű ügyfél kérelemre induló eljárások: - Jókarbantartási kötelezés - Eljárás építéshatósági intézkedésre irányuló bejelentés alapján Hivatalból indított eljárások: - Tervszerű építésrendészeti ellenőrzés - Jókarbantartási kötelezés - Építésügyi bírság kiszabása - Eljárási bírság kiszabása - Építéshatósági kötelezések végrehajtása Társhatóság, egyéb szerv megkeresésére induló eljárások: - Szakhatósági állásfoglalás kiadása - Véleményalkotás hatósági döntéshez - Helyi építési szabályzat, szabályozási tervek véleményezése - Hivatalos tájékoztatás Egyéb eljárások: - Illeték és költségmentességi kérelmek elbírálása - Döntés eljárási költségek viseléséről - Válasz megkeresésre Eljárási határidőhöz nem kötött sajátos eljárások: - Nyilvántartások vezetése - Statisztika készítés és adatszolgáltatás Feladat megosztásra javaslat Az építéshatósági munkát területi bontásban, önállóan (végzettség szerinti saját aláírási joggal), teljes felelősséggel végeznék az ügyintézők. Jelenleg az önkormányzatnál a törvényi minimumnak megfelelő számú ügyintéző dolgozik építéshatósági területen. Az irodavezető, mint csoportvezető feladata a következőképpen kerülhetne meghatározásra. A csoport vezetője szakmai felügyeletet gyakorolna az ügyintézők felett és koordinálná tevékenységüket. Egyes kiemelt jelentőségű ügyekben közösen intézkedne a területi ügyintézővel, indokolt esetben maga járna el az ügyben. Intézkedne a jogorvoslati eljárásban az ügyek II. fokra történő felterjesztéséről, vagy az első fokú döntés saját hatáskörben történő felülvizsgálatáról.

41


Közös rendelkezésekre javaslatok az ügyfélszolgálati tevékenységet ellátó irodák esetében Általános eljárási elemek bármely ügytípusban: Az ügyfelek folyamatos és érdemi tájékoztatása és segítése az ügy bármely szakaszában. Ezen belül: Az ügy indulásakor alapos tájékoztatás az ügyfél jogairól és kötelességeiről mind az általános közigazgatási eljárási, mind az építéshatósági ügyekre, vagy egyéb ügyekre speciálisan vonatkozó joganyagról. Másodsorban tájékoztatás saját ügytípusáról. Harmadsorban tájékoztatás az ügyének vitele közben felmerülő kérdésekben. Végül az ügy bármely szakában az ügyfél rendelkezésére álló jogorvoslati lehetőségek ismertetése. Az ügykezelő: Az ügykezelő a hivatalba érkező beadványokat (bejelentés, kérelem stb.) átveszi. A beadványokat iktatja, előadói ívet ír és az ügyiratot (esetleg előzményekkel szerelve) az ügyintézőhöz juttatja. Ugyanezt teszi az ügyintéző által átvett vagy készített beadványokkal, jegyzőkönyvekkel és hivatalos feljegyzésekkel. A már megnyitott ügyirathoz érkező dokumentumokat (hiánypótlás, szakhatósági állásfoglalások, stb.) alszámra iktatja, az ügyirathoz szereli, az iktatás tényét az előadói ívre vezeti és az ügyintézőhöz továbbítja. Az ügy elbírálásának folyamatát az alábbi ábra mutatja be: Valamennyi építéshatósági eljárás az alábbi séma szerint működhetne, az egyéb ügyekre azonban külön séma kidolgozása szükséges.

42


Beadvány iktatása

Az ügyintéző megvizsgálja a beadványt, hogy van-e hatásköre és illetékessége az elbíráláshoz

nincs

Hatáskör vagy illetékesség hiánya esetén átteszi a hatáskörrel vagy illetékességgel rendelkező szervhez

igen

Összeférhetetlenség, kizárás lehetősége fennáll-e

igen

Ha összeférhetetlenség áll fenn az ügyintéző kezdeményezi a kizárást

nem

Ügyfél felhívása a teljesítésre

igen

Ha ilyen ok fennáll, érdemi vizsgálat nélkül el kell utasítani a kérelmet

igen

A kérelmet el kell utasítani

Kizárásról az ügyfelet értesíti, és átteszi az ügyet az arra kijelölt szervhez, illetve személyhez

Nem

Igazgatási szolgáltatási díj teljesítésének vizsgálata

igen

Érdemi vizsgálat nélküli elutasítási ok áll-e fenn

nem

Hiánypótlási felhívás nélküli elutasítás lehetősége

nem

A kérelem tartalmi és formai vizsgálata

nem felel meg

El kell utasíani

megfelel Döntés meghozatala és postázása A határozat jogerőre emelkedéséről értesíteni kell mindazokat, akik a döntésről értesültek

Postázást követően az ügyiratot határidővel irattárba kell helyezni

Jogorvoslat eshetőlegesen

43


Intézkedés A jelenleg rendelkezésre álló részletszabályainak áttanulmányozása

Érintett az intézkedés megtételében eljárásrendek

A szakterületen dolgozóktól információ bekérés Az új, illetve amennyiben lehetséges a felülvizsgálat eljárásrendek tervezetének elkészítése A kidolgozott eljárásrendek véleményezése Az eljárásrendek véleményeztetése a társ és az egyéb információáramlás szempontjából jelentős szervezeti egységekkel

Tanácsadó Építéshatósági ügyintézők Tanácsadó Jegyző, építéshatósági ügyintézők Építési Hatóság, Hatósági Iroda, Jegyzői Iroda, Pénzügyi Iroda

Az eljárásrendek átdolgozása a vélemények beépítése

Tanácsadó

Az eljárásrendek véglegesítése és a végleges anyagok jóváhagyásra történő előterjesztése

Tanácsadó

44


4.5 Rendelet, lépéssorozat Részterület neve Részterület célja


szabályzatalkotási

folyamatot

szabályozó

eljárásrend

rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása a rendelet és egyéb szabályozás-alkotási folyamatok egyszerűsítése, annak érdekében, hogy a procedúra aktuális állása figyelemmel követhető legyen, valamint, hogy az egyes feladatok felelősökhöz legyenek rendelve Polgármester és Jegyző

A rendeletalkotás szabályozásának céljai Olyan tanulmány készítése, amely feltárja egyrészt a jogalkotásról szóló 1987.évi XI. törvényben foglaltakra valamint a hatályos SZMSZ szabályaira figyelemmel a helyi rendeletalkotás rendjét, különös tekintettel az eljárásban részt vevők vagy bevonhatók kapcsolatára. A tanulmány vizsgálja továbbá az egyéb szabályozások jelenlegi eljárásrendjét, a hatályos belső dokumentumok megismertetése, aktualizálása, érvényesítése gyakorlatát. A dokumentum célja, hogy a készülő tanulmányban a jelenlegi helyzet tapasztalatát feltárva kidolgozásra kerüljön egyrészt a helyi rendeletalkotás folyamatának szabályozása a bevonható részt vevőkkel, jogosultságokkal és határidőkkel, másrészt a belső szabályalkotás folyamatában tisztázásra kerüljön a kibocsátásra jogosult vezetői szint, a szabályozás hatóköre, a nyilvántartás és a számon kérhetőség rendszere.

Rendeletalkotás szabályozási szintjei Alapvetően tisztázandó kérdés az egyes szabályozások elhelyezése a döntéshozatali struktúrában aszerint, hogy ki jogosult a szabályalkotásra. Eddigi vizsgálataink alapján megállapíthatjuk, hogy több területen átfedések, párhuzamos szabályozások találhatók egyes helyi rendeletek, az önkormányzati SZMSZ, a hivatali SZMSZ, FEUVE szabályzatokban. Ez jogbizonytalanságot, alkalmazási problémát jelenthet, ezért indokolt felülvizsgálni a jelenleg hatályos rendeleteket, belső szabályzatokat, utasításokat. 1. helyi rendeletalkotás A Helyzetértékelő Tanulmányban teljes körűen bemutattuk az önkormányzati rendelet - mint a jogalkotási hierarchia részeként megjelenő jogszabály - készítésének hatályos jogi környezetét, a rendelet lehetséges szabályozási területeit, tartalmi és formai követelményeit, szerkezeti felépítését. Az akciótervben ezeket folyamatában is bemutatjuk.

45


A szabályozási hierarchia csúcsán az önkormányzati rendelet áll, melyet kizárólagos jogkörben a képviselő-testület alkot magasabb szintű jogszabály (törvény) felhatalmazása alapján annak végrehajtására illetve helyi társadalmi viszonyok szabályozására. A rendelet személyi és tárgya hatálya tehát szélesebb az önkormányzat szerveinek (hivatal, intézmények) működésének illetve valamely önkormányzati feladat megvalósításának szabályozásától. Különös helyet foglal el a szabályozási struktúrában az önkormányzat SZMSZ-e, mely a demokratikus működés alkotmányos alapelve miatt rendelet, sőt a szakirodalom „alaprendeletnek” nevezi, mivel a képviselő-testület működésének és belső munkamegosztásának garanciális szabályait határozza meg jellemzően a ciklus elején. Éppen ezért különös figyelmet érdemel a szabályozás tárgyának terjedelme, a mellékletek meghatározása és azok tartalma. Nem indokolt olyan részletezettséggel SZMSZ-t alkotni, amelyet például a hivatali szervezet belső munkamegosztásának változásával módosítani szükséges. Ezeket a gyakorlat Függelékbe helyezi. Ugyanezen elvek alapján indokolatlannak tartjuk egyrészt a költségvetési rendeletben az olyan túlszabályozást, amelyek a polgármestert és/vagy a költségvetési intézményvezetőt a hatályos államháztartási jogszabályok alapján (államháztartási törvény, államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet) mint a költségvetési szerv vezetőjét megilletik. Másrészt több területen hiányos vagy nem teljes körű a rendeletalkotás, ennek pótlásához a következő időszakban segítséget nyújtunk.

2. belső szabályzatok A belső szabályzatok feladata a szervezet legfőbb tevékenységi-, szervezeti- és ellenőrzési folyamatainak szabályozása, mely hatóköre a teljes szervezetre vonatkozik. Kibocsátása a jogszabályokban meghatározott hatáskör címzettjeként a polgármester vagy a jegyző jogosultsága. Célszerű a legfontosabb belső szabályzatokat ún. együttes szabályzatként kiadni, ilyen lehet a kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés szabályzata, mivel egy szabályzatban lehet a teljes folyamatot megjeleníteni. Fentiek alapján szükségesnek tartjuk a meglévő szabályozások felülvizsgálatát, a párhuzamosságok kiszűrését és a megfelelő szinten történő elhelyezést a hatályos szabályozások nyilvántartása alapján történő tárgykörök szerint átvilágítással. Amennyiben nem rendelkeznek ilyen nyilvántartással, kérjük a következő helyszíni vizsgálatig azt készítsék el. Következő lépésként az önkormányzat és a hivatal - különböző szintű - szabályaiban lévő folyamatleírások párhuzamosságait indokolt megszüntetni. 46


Az általunk eddig vizsgált belső szabályzatok áttekintéséből általánosan az is megállapítható, hogy az érvényességi kellékek nagyrészt hiányoznak, mely alkalmazási problémát okozhat.

Érvényességi kelléknek tekinthetők: a szabályzat száma, mely utal a hatályba léptetés időpontjára a szabályzatot kibocsátó jóváhagyó záradéka aláírással a szabályzat hatályba lépének időpontja, korábbi szabályzat hatályon kívül helyezése a felelősök megismerési záradéka, aláírásukkal A szabályzatok naprakész nyilvántartása, a felelősök általi elérhetősége (elektronikusan esetleg papíralapon) alapvetően fontos a vezetői számon kérhetőséghez, a belső ellenőrzéshez. 3. belső utasítások A belső szabályzattól szűkebb tárgyi terjedelme van a belső utasításnak, melyben a hatáskör címzettje már egy konkrét munkafolyamatot, a feladat megvalósításának módját, felelőseit, a határidőket és az ellenőrzés rendjét határozza meg. Jellegét tekintve lehetnek egy konkrét feladathoz és felelősségi körhöz kapcsolhatók, de lehetnek kifejezetten személyre szabottak. Ezért ezek nyilvántartásának nyilvánosságát úgy kell biztosítani, hogy az ne sértse az érintettek jogait. Javasoljuk a szabályzatok és utasítások tárgyi tartalom szerinti szétválasztását kibocsátóként. Az utasítások érvényességi kellékei egyebekben megegyeznek a szabályzatnál leírtakkal.

47


Minta az önkormányzati rendeletalkotás folyamatára A folyamat logikai sorrendje: 1. Rendeletalkotás elhatározása 2. Előzetes szükségességi vizsgálatok 3. Kezdeményezés 4. Tervezetért felelősök kijelölése, a rendelettervezet elkészítése 5. Rendelettervezet véleményezése 6. Rendelettervezet testület elé terjesztése 7. Rendelet elfogadása 8. Elfogadott rendelet megszövegezése, a rendelet aláírása 9. Rendelet kihirdetése 10. Rendelet végrehajtása és hatályosulása 1. Rendeletalkotás elhatározása: Nem mindegy, milyen módon, milyen szakmai megfontolásokat alapul véve indul egy-egy társadalmi viszony jogi szabályozása. 2. Előzetes szükségességi vizsgálatok: A rendeletalkotás elhatározása közvetlenül is felveti az előzetes szakmai-szükségleti vizsgálat elvégzésének fontosságát, amely főképpen szakmai oldalról ad választ arra a kérdésre, hogy a tervezett rendeletre valóban szükség van-e, vagy az elérni kívánt cél más – a jogalkotáson kívüli – eszközzel is elérhető. Pl. gyakorlati tesztelés, kérdőív (arra szolgál, hogy a rendeletet kezdeményező annak kitöltésével meggyőzően bizonyíthatja az indítványozott szabályozás szükségességét). Az előzetes szükségességi vizsgálatokra még a tervezett szabályozás előtt kell sort keríteni olyan időpontban, amikor még elegendő idő áll rendelkezésre a szükségesnek mutatkozó korrekciók elvégzésére. A vizsgálatot az végzi, aki az indítványozott rendelet tervezetének elkészítésére kötelezett vagy kötelezhető. Erre vonatkozóan az SZMSZ, illetve a testületi döntés tartalmaz közelebbi támpontot. 3. Kezdeményezés: A rendeletalkotásra irányuló indítvány leggyakrabban a.) törvényből b.) helyi testületi indítványból c.) jogalkalmazói kezdeményezésből származik. A helyi testületi kezdeményezés konkrét alanyai, címzettjei az SZMSZ-ben kerülnek részletezésre: a.) települési képviselők b.) önkormányzati bizottságok c.) polgármester, jegyző 48


d.) település társadalmi, szervezetei, érdekképviseleti és más civil szervezetek e.) részönkormányzatok f.) kisebbségi önkormányzatok testületei. Az előkészítésért felelős szervnek vagy személynek (legtöbbször a jegyző) széleskörű anyaggyűjtést kell végeznie, amely során különösen figyelemmel kell lenni: a.) A szabályozandó tárgyra vonatkozó szociológiai, statisztikai stb. anyaggyűjtésekre és feldolgozásokra, az új szabályozást sürgető jelzésekre. (Pl. helyi vizsgálati jelentések, elemző összefoglalók, tudományos állásfoglalások, kutatási jelentések, jogalkalmazói javaslatok stb.) b.) A tárgyat érintő aktuális jog- és gazdaságpolitikai irányelvekre és állásfoglalásokra. c.) A tárgy szabályozásának Európai Uniós és hazai gyakorlatára. d.) A tárgy szabályozásával kapcsolatos esetleges alkotmánybírósági határozatokra, bírósági joggyakorlatra. 4. A tervezetért felelősök kijelölése: A tervezet elkészítését meg kell előznie az előkészítő (abban közreműködő) szervzet meghatározásának. a.) Ki legyen az előkészítő szervzet irányítója? Ki lesz a tervezt elkészítéséért személyesen felelős? b.) Kik vegyenek részt a rendelet tervezetének a kidolgozásában? c.) Kik legyenek a véleményezők? d.) Szükséges-e egyéb közreműködők igénybevétele, s ha igen, úgy kiket kell bevonni a tervezet előkészítésébe? A rendelettervezet elkészítése: a.) A képviselő-testület – a lakosság szélesebb körét érintő rendeletek előkészítésénél – elveket, szempontokat állapíthat meg. b.) A tervezetet a polgármesteri hivatal tárgy szerint érintett munkatársai (osztálya, irodája) készíti el. Megbízható azonban az előkészítéssel a tárgy szerint illetékes önkormányzati bizottság, sőt külső szakértő is. Szakértő bevonására a jegyző tesz javaslatot. c.) A polgármesteri hivatal (jegyző) akkor is köteles részt venni az előkészítésben, ha a tervezetet a bizottság, ideiglenes bizottság, illetőleg szakértő készíti el. 5. Rendelettervezet véleményezésének alapvető célja, hogy megállapítható legyen: a.) Alkalmas-e az előterjesztés a megalapozott döntéshozatalhoz? b.) Tartalmazza-e a tervezet a döntéshez szükséges információkat? c.) Helyt ad-e a megindokolt eltérő álláspontoknak? d.) Reális szabályozási alternatívákat vázol-e fel? Szakmai vitára a rendeletalkotás okait és motívumai rögzítő anyag mellett a jogszabály szövegtervezetét kell rendelkezésre bocsátani. A vita lefolytatásához terv készül, amely pontosítja a résztvevők körét, a vita helyét, időpontját, az elhangzottak 49


rögzítésének módját, formáját. Sajátos formája lehet a lakossági véleményeztetésnek a tervezetek meghatározott időre (15 vagy 30 nap) történő közszemlére tétele. A közszemlére tétel történhet hagyományos és/vagy elektronikus úton. Az emellé elhelyezett fórumládába gyűjthetők az észrevételek és javaslatok, amelyek nemegyszer a készülő tervezet érdemi módosítását is eredményezhetik. A polgármester – a jegyző véleményének meghallgatása után – egyes rendelettervezeteket – még az érdemi vita előtt – közmeghallgatásra bocsáthat. Ezek általában szélesebb lakossági kört érintő rendelettervezetek, pl. állattartás helyi szabályai, részletes rendezési terv helyi építési előírásai, stb. A rendelettervezet véleményezése: a.) Az önkormányzati rendeletek előkészítése során széleskörű elemzésből kell kiindulni. Ennek elsődleges forrásai: - a szabályozandó tárgy szerint érintett szervek, szakemberek véleménye, - lakossági közvélemény-kutatás b.) A tervezetet – a jegyző véleményével együtt – megvitatás céljából a tárgy szerint érintett bizottság elé kell terjeszteni. Erre az ülésre szükség szerint más külső szakembereket is meg kell hívni. c.) A polgármester – a jegyző véleményének meghallgatása után – egyes rendelettervezeteket az érdemi vita előtt közmeghallgatásra bocsát. d.) a lakosság széles rétegeinek jogait, kötelességeit érintő önkormányzati rendeletek tervezeteit legalább … napig közszemlére lehet bocsátani, amelynek megtörténtéről a lakosságot a helyben szokásos módon tájékoztatni kell. 6. Rendelettervezet testület elé terjesztése: A jegyző (illetve más előterjesztő) az előkészítést és véleményezést követően a rendelettervezetet indokolással együtt a képviselő-testület elé terjeszti. Egyidejűleg tájékoztatja a testületet az előkészítés és véleményeztetés során felvetett, de a tervezetben nem szereplő kisebbségi javaslatokról is, utalva a mellőzés indokaira.

A rendelettervezet szerkezete: a.) a rendelet tárgya, a rendelettervezet száma b.) a rendelet szövege c.) a rendelet megsértőivel szemben kilátásba helyezett szankciók d.) záró rendelkezések, ezen belül a hatályba lépés napja, a hatályon kívül helyezett vagy módosított korábbi önkormányzati rendelet hatálybalépésének napja, tárgya és száma Az előterjesztés tartalmazza: a.) az önkormányzati rendeletalkotás szükségességét, a konkrét indokait b.) a helyi rendelet által elérni kívánt célt c.) a tervezett szabályozási megoldások indokait 50


d.) az önkormányzati rendelet előkészítésében részt vett szervek és személyek megjelölését e.) az elhangzott fontosabb javaslatokat 7. Rendelet elfogadása: Bizonyos esetekben a rendelet elfogadása két fordulóban történik, pl. költségvetési rendeletek.

8. Elfogadott rendelet megszövegezése: A jogszabály megjelölése magában foglalja a jogalkotó képviselő-testület megjelölését, nevének rövidítését, a jogszabály kihirdetésének idejét, a jogszabály számát, megnevezését és címét. Az önkormányzati rendeletnél a kihirdetés időpontja az önkormányzati közlönyben való megjelenésre, illetőleg a helyben szokásos módon való kihirdetésre utal. Az önkormányzati rendelet számát évenként 1-től kezdődően folyamatos szorszámmal kell ellátni, és fel kell tüntetni az évszámot. Az évszámot követően zárójelben a kihirdetés hónapját (római számmal) és napját (arab számmal) kell feltüntetni. A megjelölés magában foglalja az önkormányzat megnevezését, az önkormányzati rendelet elnevezést, az önkormányzati rendelet címét. Az önkormányzati rendelet címét (tárgyát) röviden kell megjelölni. A cél, az, hogy a cím (tárgy) megjelölése a tartalomról adott tájékoztatás mellett könnyítse meg a rendeletre való hivatkozást is. Az eligazodást nehezíti, hogy vannak úgynevezett „saláta rendeletek”, amelyeknek nincs önálló tárgyköre, hanem számos korábbi önkormányzati rendeletet módosítanak. A végrehajtásról, módosításról vagy hatályon kívül helyezésről szóló rendelet címeként fel kell tüntetni a végrehajtott, módosított, illetőleg hatályon kívül helyezett önkormányzati rendeletek megjelölését is. Bevezető rész: A rendelet bevezetővel és e nélkül is alkotható. Bevezető alkalmazása akkor kívánatos, ha a rendelet – tárgya szerint – széles címzetti kört érint, s a tervezet mellé nem készül indokolás. Amennyiben a rendelet megalkotására felsőbb utasításra, ajánlásra vagy felhatalmazásra kerül sor, akkor bevezető részalkalmazása szükséges és a felhatalmazás tényét a bevezetőben mindig fel kell tüntetni, pontosan megjelölve az utasítást, felhatalmazást, ajánlást tartalmazó forrást. Ha a rendelet tárgya szerint elkerülhetetlen szakkifejezések, jogi műszavak használata, úgy ezek tartalmát tisztázni lehet a bevezetőben is (értelmező rendelkezések). Az értelmező rendelkezéseknek a bevezető részben történő elhelyezését logikailag indokolja az is, hogy a jogalkalmazó a rendelet olvasásakor, már annak az elején tisztába kerül azzal, hogy az egyes fogalmak, kifejezések a rendeleti szabályozás vonatkozásában milyen tartalommal, értelemmel bírnak, és nem pedig a jogszabály végén „világosodik meg”. 51


A bevezetőben célszerű utalni – ha ilyen volt – a széleskörű társadalmi és szakmai előkészítésre is. A rendelet bevezetőjében (ennek hiányában első szerkezeti egységében) kell egyértelműen meghatározni a rendelet személyi és tárgyi hatályát. (Az időbeli hatályról jobb a „záró rendelkezések” között szólni). Rendelkező rész: Tartalmazza az adott társadalmi viszonyra vonatkozó szabályokat, amellyel kapcsolatos általános elvárások, követelmények: a.) a magatartási és a technikai normák elválasztandók egymástól b.) el kell kerülni az ugyanazon jogszabályon belüli és más önkormányzati rendeletre való hivatkozást c.) kivételek pontos körét és tartalmát pontosan meg kell határozni d.) azok a parancsok és tilalmak, amelyek be nem tartásához jogkövetkezmények kapcsolódnak, egyértelműen és pontosan megfogalmazandók. Záró rendelkezések: tartalmazzák: a.) a hatályba lépés időpontjára b.) az esetleges visszaható hatályra c.) az átmeneti szabályokra d.) a korábbi helyi rendeletek hatályon kívül helyezésére e.) a korábbi helyi rendleetek módosítására vonatkozó rendelkezéseket f.) a jogszabály végrehajtására vonatkozó felhatalmazásokat g.) az uniós kapcsolatra való utalást. Rendelet aláírása: A rendelet hiteles, végleges szövegét a jegyző szerkeszti meg, azt a polgármester és a jegyző írják alá. 9. Rendelet kihirdetése: Az önkormányzati rendeletet a képviselő-testület hivatalos lapjában, illetőleg (ennek hiányában) a helyben szokásos – a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott - módon kell kihirdetni. Ennek megfelelően: - Ahol az önkormányzatnak van hivatalos lapja; ott a kihirdetés abban történik; a kihirdetés időpontjaként a hivatalos lap megjelenésének hónapját és napját kell feltüntetni - Ahol az önkormányzatnak nincs hivatalos lapja, ott az önkormányzati rendelet 1 példányát a polgármesteri hivatal hirdetőtábláján vagy a település közforgalmú helyén kell teljes terjedelmében kihirdetni 10. Rendelet végrehajtása és hatályosulása: a.) Az önkormányzati rendeletek végrehajtására kötelezettek – a polgármester indítványára – tájékoztatást adnak a végrehajtás helyzetéről, és a fontosabb tapasztalatokról.

52


b.) A képviselő-testület előtti beszámoltatásnak része a szakterületet érintő rendelet végrehajtásának helyzetéről szóló jelentés is. Egyes rendeletek hatályosulásának ellenőrzését a képviselő-testület bizottság vagy tanácsok hatáskörébe utalhatja. c.) A jegyző … évenként gondoskodik a hatályos önkormányzati rendeletek felülvizsgálatáról. Ennek eredményeiről előterjesztést készít a képviselő-testület számára. d.) A jegyző köteles a hatályos rendeletek jegyzékét – a szabályzat függelékeként – naprakész állapotban vezetni. (célszerű ezt a jegyzéket az SZMSZ önálló függelékeként kezelni)

53


4.6 Kommunikációs eljárásrend Részterület neve

1.e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása


Az osztályok, szervezeti egységek közötti kooperáció, illetve az információ áramlás biztosításának intézményesítése a hatékonyság növelése érdekében


Jegyző

A belső munkamegosztási és kommunikációs eljárásrend célja Olyan eljárásrend készítése, amely egyértelműen rögzíti, hogy mely jogszabályok alapján és mely gyakorlati célszerűségi indokok alapján milyen kommunikációs csatornák vannak az adott szervezeti egységben, illetve, hogy ezeket a kommunikációs csatornákat milyen módon lehet közelíteni egymáshoz, vagyis, hogyan lehet az információ útját a lehető legrövidebbre csökkenteni, illetve, hogy lehet a leggyorsabban eljutni a célkitűzéstől a döntésig, a feladat meghatározástól annak eredményes megvalósításáig. Mindehhez meghatározó az adott szervezet nagysága, szervezeti struktúrája és a belső munkamegosztás kialakításának módja, szabályozottsága. A dokumentum célja ezért egyrészt annak szemléltetése, hogy a Polgármesteri Hivatal közigazgatási és önkormányzati működtetési feladatainak ellátása milyen munkamegosztási szervezeti rendben valósuljon meg. Ennek megfelelően a kommunikációs eljárásrend kibővítésre kerül a belső munkamegosztás részletes írásba foglalásával. Az elkészített eljárásrend célja másrészt, hogy javaslatot adjunk a szervezeti egységek száma és a munkamegosztás felülvizsgálatának lehetőségéhez, mely a következő lépésben a vezetői interjúk során realizálható. Az elkészített szabályzat-tervezet első része a belső munkamegosztásra tesz javaslatot, figyelembe véve az elsőfokú és a körzetközponti jegyzői hatásköröket, az önkormányzati szervezet működtetésének, a városüzemeltetés és fejlesztés, a költségvetési és vagyongazdálkodási feladatköröket. A javaslat szürke területen jelölt részei vagy nem kerültek az adott szervezeti egységnél meglévő dokumentumokban (szervezeti felépítés, PH SZMSZ) írásba foglalásra, vagy munkaszervezetési szempontból javasolható annak szabályozása. 54


Célszerűnek tartjuk a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatából kivéve ezeket külön belső szabályzatba megfogalmazni. Különös figyelemmel arra, hogy a Polgármesteri Hivatal Ügyrendjének, mint az önkormányzati SZMSZ mellékleteként való kötelező megjelenítése, ne jelentsen belső feladatátcsoportosítások esetén rendeletmódosítási kötelezettséget. A szabályzat-tervezet második részében a kommunikációs eljárásrend a jelenlegi szabályozási környezetet veszi át, kiegészítve a vezetői információ ellátásra és belső kontroll egyidejűleg kiválóan alkalmas „havi jelentések” intézmény bevezetésének javaslatunkkal. A kommunikációs csatornák bővítésére a belső informatikai rendszer fejlesztése további lehetőségeket ad, melyekhez szükséges megismerni a jelenlegi működési szintet, a szoftver lehetőségeket. Javasolható „belső tudásbázis” létrehozása szakmai anyagok, továbbképzések írásos anyagainak közzétételével. A fentebb meghatározottakon túl a jelenlegi szokások szabályzatba emelése is indokolt lehet: A hivatal egészét érintő kérdésekben folytatott megbeszélésekről, konzultációkról az ügyintézésért felelős személyeknek tájékoztatni kell a Jegyzőt, feljegyzés, emlékeztető vagy jegyzőkönyv készítésével. Az értekezletekről (amelyek a Jegyző részvétele nélkül zajlanak) emlékeztetőt kell készíteni, amelyet az összehívásért felelős személy készít(tet) el és az értekezlet vezetője ír alá. Az emlékeztetőnek tartalmaznia kell az értekezleten született döntéseket, a végrehajtásért felelős személyek nevét és a végrehajtási határidőket. Az emlékeztető egy példányát a Jegyzőnek meg kell küldeni. Az apparátusi, meghatározott hivatali részegységet érintő értekezleteken minden munkatárs köteles részt venni. A szakmai értekezleteken, továbbképzéseken, Jegyzői értekezleteken, tanácskozásokon, munkamegbeszéléseken résztvevő munkatársakat a Jegyző jelöli ki, függetlenül attól, hogy a meghívó kinek a nevére érkezett. Szükségesnek tartjuk a szabályzat tervezet megismerése, véleményezése után vezetői interjúk keretében a változtatási igényeket egyeztetni. Ennek alapján van lehetőség az eljárásrend személyre szabására, azaz szervezetre igazítására illetve igény esetén a szervezeti struktúra módosítás javaslatának elkészítésére.

55


Kommunikációs eljárásrend további főbb területei  Folyamattérkép és folyamatleírás;  A kiadmányozási jog gyakorlásának rendje (aláírási folyamatok)  A szervezeti egységen belüli és szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje, az alkalmazott munkaformák  A szervezeti egységre érkező, illetve a szervezeti egységre szignált iratok ügyintézésének, archiválásának rendje  A szervezeti egységnél vezetett nyilvántartások köre  Az iratok szervezeti egységen belüli átadás-átvételének szabályai  Szervezeti egységre érkező hivatalos lapok, szakmai folyóiratok bemutatása Tekintettel arra, hogy a FEUVE szabályzat a döntési és ellenőrzési pontok, a vezetői felelősség elve alapján szintén szabályozza a szervezet legfontosabb tevékenységi folyamatait – a munkamegosztás és a kommunikáció rendjének egyeztetése után – a FEUVE szabályzat kiigazítása szükségessé válik. A részletesen kidolgozott eljárásrendet az 1. számú mellékletben mutatjuk be.

4.7 Döntéstámogató work-flow lépéssorozat Részterület neve

1.f) A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése


A vezető beosztású önkormányzati dolgozók mind a stratégiai, mind az operatív szemléletmódot érvényesítsék a koordináció során (legyen biztosított a top down és a bottom up információáramlás is)

Elkészítendő dokumentum címe

Koordinációs work-flow


Jegyző

A koordináció színvonalának erősítését célzó work-flow célja Olyan munkaanyag elkészítése, mely a képviselő-testület éves munkaütemezésének kijelölése mellett tartalmazza a feladatok, felelősök és határidők meghatározásának rendjét a Hivatal éves működésére vonatkozóan is. A work-flow szorosan illeszkedik a stratégiai és operatív tervek lebontását jelentő Munkaterv(ek)hez, továbbá biztosítja a top-down kommunikáció 56


mellett a bottom-up koordináció hatékony működését is, melynek eredményeit így az illetékesek a döntéshozatal során is figyelembe vehetik.

Jogszabályi háttér 217/1998 Korm. rend. az államháztartás működési rendjéről 145/B§

Koordinációs work-flow elkészítésének folyamata 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Diagnózis, jelenlegi helyzet felmérése (megtörtént) Akcióterv készítése (jelen tanulmány) Dokumentum elkészítése Elfogadás a szervezeten belül Implementálás / Megvalósítás Értékelés

Dokumentum javasolt tartalma, felépítése A rendszernek a következő témaköröket javasolt érintenie: - jogszabályi háttér, vonatkozó törvényi alapok - stratégiai, operatív és munkaterv kapcsolatának rögzítése - kommunikációs szempontból különböző ügytípusok és feladat-csoportok meghatározása - kommunikációs csatornák rögzítése az egyes ügytípusokhoz igazodva - ad-hoc munkacsoportok alakításának és működési rendjének kialakítása - work-flow implementálása - visszacsatolás, ellenőrzés

Szükséges információk a dokumentum elkészítéséhez Az Önkormányzattal együttműködve szükséges valamennyi működési folyamat előzetes felmérése, illetve ezek csoportosítása kommunikációs jellegük és döntéshozatali mechanizmusuk alapján. A felelősségi és információs szintek, valamint az irányítási és ellenőrzési funkciók pontos meghatározására csak ezek után kerülhet sor. A működési folyamatok kiemelten az alábbiak szerint kerülhetnek felmérésre: - kötelezően ellátandó / önként vállalt feladatok o kommunális feladatok o hatósági feladatok o közoktatás, közművelődés o egészségügy o szociális ellátás 57


-

-

o egyéb szolgáltatás Hivatal által ellátott feladatok o építési hatósági feladatok o okmányirodai szolgáltatások o gyámügyi és gyermekvédelmi feladatok o telepengedélyeztetési feladatok o igazgatási feladatok o egyéb Hivatal önállóan gazdálkodó intézményeihez kapcsolódó feladatok Hivatal részben önálló intézményeihez kapcsolódó tevékenységek egyéb intézményekhez, szervezetekhez kapcsolódó tevékenységek

58


Helyzetértékelés

Akcióterv

Jogszabályi háttér és kötelezettségek felmérése

Stratégia, operatív és munkaterv rögzítése

Work-flow elkészítése

Működési folyamatok tipizálása

Stratégiai terv

Operatív terv

Munkaterv

Ellátást végző

Feladat jellege szerint

Egyéb

szerint

Önálló intézmény

Kötelezően ellát.

Hivatal

Kommunikációs csatornák rögzítése

Részben ön.int.

Önként vállalt

Egyéb intézmény

Implementálás, ellenőrzés, visszacsatolás

Cél

Résztvevők Felelős

Rendszeressé g Dokumentáció

Számonkér és

59


A fenti ábrán összefoglalt tevékenységek a következőket foglalják magukba: A koordináció javításához szükséges információk gyűjtése

Diagnózis Helyzetértékelő tanulmány készítése

Akcióterv Jelen dokumentum tartalmazza

Célja: megismerni az Önkormányzati intézményrendszer jelenlegi helyzetét, lehetőségeit és korlátait. Ezen összegyűjtött információk elemzése során határozható meg az Önkormányzat jelenlegi koordinációja, kommunikációja és azok a pontok, ahol szükséges ezek megváltoztatása. A helyzetelemzés során sor került: - Az Önkormányzat tevékenységének felmérésére - Önkormányzati intézményrendszer felmérésére - Az Önkormányzati intézményrendszer kapcsolatainak elemzésére  Struktúra (munkamegosztás, hatáskörmegosztás, koordinációs eszközök)  Információáramlás (Önkormányzaton belül, valamint az Önkormányzat és az intézmények között) - Partnerségi elemzésére A helyzetértékelés után kerül sor az akcióterv kidolgozására, azaz a szükséges lépéssorozatok meghatározására.

Work-flow elkészítése Jogszabályi háttér és kötelezettségek felmérése

Jogszabályi mozgástér meghatározása Az Önkormányzat koordinációt, a feladatok, felelősségi körök meghatározását, az információáramlás követelményeit, a számonkérhetőséget és a későbbi ellenőrizhetőséget szigorú jogszabályok írják elő, melyek elemzése szükséges ahhoz, hogy a kész munkaanyag megfeleljen a jogszabályi előírásoknak.

60


Munkaterv Stratégia, operatív és munkaterv rögzítése

A stratégiai terv lebontása operatív, majd munkatervvé nélkülözhetetlen ahhoz, hogy az önkormányzat felsővezetői szintjétől kezdve valamennyi dolgozóig mindenki lássa, tudja és értse, hogy miért és hogyan kell dolgoznia az elkövetkező év(ek)ben, milyen elvárásoknak kell megfelelnie, milyen feladatai vannak, és ezeket hogyan kell teljesítenie. A munkatervben rögzíteni kell:  feladatokat  felelősöket  határidőket  határidő elmulasztásával járó szankciókat  szükséges dokumentáció jellegét

Folyamatelemzés Működési folyamatok tipizálása

A helyzetelemzés során valamennyi önkormányzati folyamattípus felmérésre került, az alapján, hogy milyen kötelezettséggel, milyen szervezet, vagy szervezeti egység végzi, illetve kit érint. A főcsoportok meghatározása után most valamennyi önkormányzati tevékenységet – jellege alapján – megfelelő csoportba kell foglalni, majd valamennyi tevékenység-csoporthoz folyamatábra készül, mely tartalmazza a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, azaz:  felelősségi és információs szinteket  irányítási és ellenőrzési funkciókat

Kommunikációs csatornák A Hivatali munka koordinációjához, illetve a negyedéves Munkaterv Kommunikációs teljesüléséhez szükséges kommunikációs csatornák (top-down és bottomcsatornák up egyaránt) rögzítése a Hivatal minden szintjén a következőkre rögzítése kiterjedően:  cél (pl. a Munkaterv mely pontjához való hozzájárulás, milyen tevékenység-csoporthoz kapcsolódik, mely szabályrendszer vonatkozik rá)  kommunikációs csatorna jellege (pl. személyes találkozó, megbeszélés, írásbeli információszolgáltatás, kihirdetés stb.)  résztvevők köre (kik érintettek a kommunikációs folyamatban, nekik milyen feladatuk és szerepük van benne)  rendszeresség (ad-hoc jellegű, egyszeri, ismétlődő, rendszeres, időközi stb.) 61


 feladatok/felelősök megjelölésének rendje  számonkérés/visszacsatolás formája  dokumentálás formája, kötelező ereje (pl. vezetői utasítás, stb.), illetve a dokumentum eljuttatása mely résztvevők részére történjen, milyen formában

Monitoring Implementálás, ellenőrzés, visszacsatolás

A work-flow elfogadása, jóváhagyása a Jegyző hatásköre. Amennyiben ez megtörtént, megkezdődhet a kidolgozott rendszer implementálása, először a felsővezetők új keretekkel való megismertetésével, majd a többi dolgozó bevonásával. Már az implementálás közben megkezdődik a folyamat monitoringja, amennyiben pedig javításra szoruló részletre derül fény, a visszacsatolás útján – mely jó példa a megerősített bottom-up kommunikációra is – ezek korrigálásra kerülnek.

Megteendő intézkedések a koordinációs work-flow kialakításához Intézkedés

Érintett az intézkedés megtételében

Stratégiai, operatív és munkaterv rögzítése

tanácsadó + jegyző (információ)

Munkaterv szerkezeti felépítésének rögzítése

tanácsadó + jegyzői validálás

Működési folyamatok összegyűjtése Működési folyamatok tipizálása, folyamatábra a működés szemléltetésére Kommunikációs kidolgozása

csatornák

rögzítési

tanácsadó + jegyző (információ) típusonként


rendszerének


Szankcionálás szabályozása


Implementálás folyamatának kidolgozása


A rendszerértékelési, rendszer-továbbfejlesztési fórum működésének kidolgozása


Work-flow egységes szerkezetbe foglalása

tanácsadó

62


4.8 Önkormányzati intézmények döntési jogosultságai és felügyelete érdekében teendő intézkedések Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja

Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása Önkormányzati intézmények felügyeletének és döntési jogosultságainak hatékonyabbá tétele Önkormányzati intézmények működését és döntési jogosultságait átvilágító tanulmány Képviselő-testület Polgármester

Az önkormányzati intézmények működését és döntési jogosultságait átvilágító tanulmány célja: olyan Tanulmány készítése, amely feltárja az önkormányzati intézmények felügyeletének és döntési jogosultságának jelenlegi rendszerét azzal a céllal, hogy javaslatot tegyen a jogszabályoknak és a fenntartói elvárásoknak megfelelő feladatellátás feltételei megteremtéséhez és azok ellenőrzéséhez. A tanulmány célja továbbá, hogy az önkormányzati intézmények költségvetési gazdálkodásában is teljes körűvé válhasson a fenntartó általi kontrollrendszer. A dokumentum célja, hogy a készülő Tanulmányban a jelenlegi helyzet tapasztalatát feltárva kidolgozásra kerüljenek a lehetséges szcenáriók a döntési jogosultság tekintetében. A tanulmány e céljait kiterjeszti az önkormányzat tulajdonában álló és közfeladatot ellátó gazdasági társaságokra is. Akcióterv: Első lépésként az önkormányzati intézmények alapító dokumentumainak felülvizsgálata indokolt, különös figyelemmel arra, hogy az ún. státusztörvény hatálybalépésével kapcsolatban már jelentős önkormányzati döntéseket kellett meghoznia a Képviselő-testületnek. A hivatkozott törvény a jövőben alapjaiban határozza és változtatja meg az önkormányzati intézmények gazdálkodási jogi környezetét. A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. törvény (Kt.) A Kt. első részében általánosan szabályozza a költségvetési szervek jogállását, míg második része az Áht.-t módosítja a következő tárgykörökben: irányító szerv funkciói, költségvetési szervek gazdálkodása, a költségvetési szervek gazdálkodó szervezeteire, a gazdálkodó szervezetek általi közfeladat-ellátásra, valamint a közfeladat átadására (költségvetési szerv és gazdálkodó szervezet között) vonatkozó szabályok, belső pénzügyi ellenőrzés. 63


A 2009. január 1-én hatályba lépett Kt. két költségvetési szervi alaptípust különböztet meg. I. Közhatalmi költségvetési szerv, amely jogszabály által közhatalmi jogosítvánnyal felruházott szerv (jogalkotói, jogszabály-előkészítői, közigazgatási jogalkalmazói, hatósági és törvényességi ellenőrzési stb.). II. Közszolgáltató költségvetési szerv, amely a köz számára nyújt jogszabályban meghatározott, a közfeladat-ellátás körébe tartozó szolgáltatást. Altípusai: II.1. Közintézmény: közoktatási, szakképzési, felnőttképzési, szociális, gyermek- és ifjúságvédelmi, közgyűjteményi, közművelődési, vagy egyéb, a közintézetek tevékenységi körébe nem tartozó szellemi közszolgáltatást nyújt, illetve más költségvetési szerv részére végez gazdasági-pénzügyi-műszaki ellátást („GAMESZ”). II.2. Közintézet: egészségügyi, felsőoktatási, tudományos kutatási, fejlesztési, művészeti, környezetvédelmi, természetvédelmi, vízügyi, sportcélú vagy informatikai közszolgáltatást végez. II.3. Vállalkozó közintézet: egészségügyi, felsőoktatási, tudományos kutatási, fejlesztési vagy művészeti közszolgáltatást külön törvényben meghatározott feltételek alapján végzi. A vállalkozó közintézetként történő besorolás feltételeit a Kt. 16. § (1) bekezdés c) pontja, valamint az Áht. 100/J. § (3) bekezdése tartalmazza. (Lényegében a vállalkozó közintézet működése bizonyos mértékben piaci jellegű.) II.4. Közüzem: más költségvetési szerv, illetve a lakosság részére fizikai (technikai) jellegű szolgáltatást, településgazdálkodási, - üzemeltetési, műszaki szolgáltatást végez. Létezhetnek ezenkívül külön kategóriát nem alkotó, „vegyes” jellegű költségvetési szervek, amikor a közhatalmi költségvetési szerv kiegészítő jelleggel közszolgáltatást is végez, amelynek előfeltétele törvényi, kormányrendeleti vagy önkormányzati rendeleti felhatalmazás. Az önkormányzatoknak, mint alapítóknak a következő határidős feladatokat kell elvégezniük: 1. 2009. május 15-ig felül kellett vizsgálni szervezeti szempontból a közfeladat ellátásának módját, amely nemcsak a költségvetési szervekre, hanem az önkormányzat által vagy költségvetési szerve által alapított, illetve részvételével működő gazdálkodó szervezetekre is kiterjedt. Azaz a felülvizsgálat vonatkozott a „kiszervezett” tevékenységet végző cégekre. A Kt. alapján elsődleges a költségvetési szervi forma a közfeladatok ellátása során, ezért amennyiben a meghatározott jogszabályi feltételek nem álltak fenn a gazdálkodói formára nézve (nem álltak fenn valós piaci feltételek, vagy más ok miatt nem indokolt a piaci működés), meg kellett történnie a „visszaszervezésnek”.

64


2. 2009. június 1-ig a felülvizsgálat eredményeként a szerveket be kellett sorolni az új kategóriákba, amely az alapító okiratok megfelelő módosítását jelentette. 3. A Kt. hatálybalépésekor már működő, de be nem jegyzett, illetve alapító okirattal nem rendelkező költségvetési szervek esetén szintén 2009. június 1-ig kellett a bejegyzést teljesíteni, ennek hiányában a költségvetési szerv 2010. január 1-jén a törvény erejénél fogva megszűnik; jogutódja az alapító önkormányzat. Ettől eltérően a be nem jegyzett Polgármesteri hivatalokra vonatkozóan a határidő 2009. október 1., azzal, hogy e szervekre a megszűnés jogkövetkezménye nem vonatkozik. 4. Az Ámr. szintén január 1-től hatályos módosítása részletesen meghatározza a költségvetési szervek szervezeti és működési szabályzatának tartalmát. A szabályzatoknak az Ámr. szerinti módosítását 2009. szeptember 30-ig kell elvégezni. Az Áht. új, a költségvetési szervek működésének és gazdálkodásának szabályait tartalmazó VII. fejezetét 2010. január 1-től kell alkalmazni, 2009-ben még a régi előírások érvényesek. Pontosító változtatás történt az önkormányzatok költségvetési rendeleteinek tartalmára vonatkozóan, melyet azonban csak a jövő évi költségvetésnél kell alkalmazni. Kiemelendő az Áht. módosítása körében az az új rendelkezés, amely szerint az önkormányzat feladatkörében olyan új feladatot vállalhat, amelynek ellátásához a költségvetésében megfelelő egyszeri és tartós pénzügyi fedezet áll rendelkezésre, illetve a fedezet megteremtéséhez felhatalmazással rendelkezik. Amennyiben e feltételek már nem állnak fenn, meg kell szüntetni az új feladatot. A Kt.-ból eredő feladatok végrehajtása érdekében az 1013/2009. (II. 10.) Korm. határozat alapján 2009. március 16-ig a pénzügyminiszter által összeállított útmutatót kell kiadni az önkormányzatok részére; szintén ezen időpontig az önkormányzati hivatalok számára alapító okirat mintát kell készíteniük a szakminisztereknek. Ezenkívül a Korm. határozat a pénzügy-, az önkormányzati, illetőleg a nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter feladatává teszi képzési programok megszervezését e tárgykörben (szükség szerint a Regionális Államigazgatási Hivatalok bevonásával). Fenti feladatok végrehajtása során lényeges szempont, hogy a döntési kompetencia a fenntartónál van. Annak vizsgálata is indokolt, hogy készült-e kimutatás az egyes típusú feladatellátás költségvetési bevételi és kiadási hatásaira. A jelenlegi szakfeladat-rend felülvizsgálata nem csupán az új elnevezések és szakágazatba sorolásoknak megfelelő módosítást jelenti. Ennek során lényeges feladat a kötelező és önként vállalt feladatok ellátási szintjének, igényének és költségvetési finanszírozhatóságának vizsgálata. Döntési jogosultsága e kérdésben is kizárólag a fenntartónak van. Az alapító okiratok fentiek szerinti felülvizsgálata után az intézmények szervezeti és működési szabályzatait mindenképpen, a közoktatási intézmények pedagógiai programjait illetve nevelési terveit – amennyiben a feladatellátásban változás történik – szükséges módosítani. A „hatékony üzemméret” követelményének biztosítása ezek során különösen fontos szempont. 65


A Hivatal belső munkamegosztásában – szakmai, de különösen a költségvetés tervezés és a gazdálkodás területen – megfelelően ki kell alakítani az intézményekkel kapcsolatos ágazatiszakmai, valamint pénzügyi-gazdálkodási felügyeleti feladatok szabályozását. A tanulmányban részletesen vizsgálandó ennek ténylegesen működő módja. Javasolt éves munkaterv szinten a feladatokat lebontani.

66


4.9 Teljesítménymutató rendszer lépéssorozat Részterület neve

1.j) A Hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése


A közszolgáltatások minőségének javítása

Elkészítendő dokumentum címe

Teljesítménymutató rendszer


Jegyző

A teljesítmény-mutatórendszer célja A rendszer célja a Hivatal munkavállalói teljesítményének olyan rendszeres visszacsatolást nyújtó minősítése, amely:  motiválólag hat az alkalmazott teljesítményére és ezáltal növeli a Hivatal által nyújtott közszolgáltatás minőségét  objektív, könnyen meghatározható mutatók alapján képes mérni a teljesítményt  az egyes munkakörökre testreszabható moduláris rendszer (az egyes munkakörök esetében más-más kompetenciák kerülnek előtérbe)  alapja a munkavállalók továbbfejlődésének, karrierútjának. A teljesítménymutató-rendszer kidolgozása során figyelembe veendő témákat az alábbiakban ismertetjük pontokba szedve

Teljesítménymutató rendszer tartalma, felépítése A rendszernek a következő témaköröket javasolt érintenie: - jogszabályi háttér, vonatkozó törvényi alapok - a javasolt teljesítményértékelés rendszerének ismertetése, logikája - érintettek köre, szerepe (értékelt VS értékelő, jóváhagyó, stb.) - a teljesítményértékelés folyamata (mikor, kinek mi a teendője) - a teljesítményértékeléshez használt eszközök bemutatása, azok használatának módszertana, útmutató azok használatához - a rendszer értékelése, visszacsatolás, monitoring

67


A teljesítményértékelés javasolt folyamata Értékelés előkészítése

Értékelt neve Betöltött pozíció

Alapadatok rögzítése

Illetmény besorolás

Értékelő neve Értékelő pozíciója

Értékelés tervezett időpntja

Munkaköri leírás

Munkaköri célkitűzések meghatározása (egyedi meghatározás)

Értékelendő kompetenciák körének meghatározása (kijelölés a sablonok közül)

Ügyfélközpontúság

Elemző készség

Terhelhetőség

Szakmai ismeret

Kreativitás

Számítástechnikai ismeretek alkalmazásának szintje

Pontosság, megbízhatóság

Szóbeli, írásbeli kommunikációs készség

Döntésképesség

Kapcsolatteremtő készség

Együttműködési készség

Feladat és problémamegoldás

Felelősségteljesség

Belső súlyszámok meghatározása (munkaköri célkitűzések között, illetve kompetenciák között) Elvárt célérték meghatározása %-ban Az összesített munkaköri célkitűzés eredmény VS összesített kompetencia eredmény végeredményben történő figyelembe vételéhez alkalmazandó súlyszám meghatározása

68


Értékelési szakasz nem Munkaköri célkitűzések értékelése (tényleges teljesítményszint meghatározása)

Kompetenciákhoz tartozó részletes értékelő táblázatok kitöltése

Értékelt önértékelése Értékelő értékelése

Összesített kompetencia pontértékek és teljesítményszint meghatározása

Összesített értékelés

Meghatározásra kerül az értékelt új illetményi besorolása, pozíciója

Jegyző jóváhagyja?

igen Új munkaköri leírás, illetményi besorolás rögzítése

Javasolt tevékenységek tartalma

Alapadatok rögzítése Az értékelési időszak elején első körben a következő alapadatokat javasolt rögzíteni: Értékelt tekintetében:  név  besorolási fokozat  illetmény besorolás  vezetői besorolás (ha releváns)  vezetői kinevezés időpontja (ha releváns)  munkaköri leírás Értékelő tekintetében  név  beosztás  munkáltatói jogkör gyakorlója, átruházója Értékelés várható időpontja 69


A fentiek rögzítési formájának kidolgozása szükséges (pl. adatlap, papíralapú, vagy elektronikus, stb.). Értékelésre kerülő főcsoportok kijelölése Ilyen lehet például: munkaköri célkitűzések meghatározása és azok értékelése kompetenciák meghatározása és azok értékelése A fenti szempontok vegyes rendszerű alkalmazását javasoljuk. Munkaköri célkitűzések meghatározása Ezeket minden esetben önállóan és egyedileg határozza meg az értékelő és az értékelt az értékelési időszak elején. A munkaköri célkitűzéseket a Képviselő-testület által meghatározott teljesítménykövetelmények valamint a munkaköri leírás alapján kell megállapítani. Erre külön sablonok kidolgozását nem javasoljuk, a rögzítésre, illetve az értékelésre alkalmas adatlap elkészítése azonban szükséges. Szükséges meghatározni, hogy minimum hány célkitűzést kell megfogalmazni és rögzíteni. Munkaköri célkitűzés értékelési módszere Mivel a munkaköri célkitűzések esetében nem készíthetők értékelési sablonok, illetve külön értékelési részszempontok nem kerülnek meghatározásra (mint a kompetencia alapú mérésnél), egy egyszerű értékelést javasolunk alkalmazni, amely a súlyozott teljesítmény %ok használatát jelenti. Kompetenciák meghatározása A rendszer moduláris felépítése javasolt annak érdekében, hogy személyre szabottan lehessen elvégezni az értékeléseket. Ennek érdekében szükséges valamennyi megjelölt kompetenciára vonatkozóan értékelési adatlapot összeállítani. Ezekből az adatlapokból csak az adott értékelt esetében kiválasztott, a munkaköre betöltéséhez szükséges releváns kompetenciákra vonatkozó értékelést kell elvégezni. Javasolt, hogy a kompetenciák kijelölését az értékelt és az értékelő az értékelési szakasz kezdetén együtt határozzák meg. A következő kompetenciákra kiterjedő értékelő adatlapok használatát, kidolgozását javasoljuk:  szakmai ismeret  szóbeli kommunikációs készség  írásbeli kommunikációs készség  ügyfélközpontúság  feladat és problémamegoldó képesség  megoldás orientáltság  elemző képesség  kreativitás, kezdeményező készség  pontosság, megbízhatóság  együttműködési készség 70


    

terhelhetőség döntésképesség kapcsolatteremtő képesség számítástechnikai ismeretek alkalmazása felelősségteljesség

Szükséges annak meghatározása, hogy hány kompetencia kijelölése kötelező egy értékelt esetében. Kompetenciák mérésére alkalmas kérdéssor kidolgozása A fenti kompetenciák méréséhez egyenként 4-8 kérdésből álló értékelő lapok kidolgozása szükséges. A kiválasztott kompetenciák mérésére vonatkozó adatlapok kitöltésére kerül sor az értékeléskor. Pontszámok rendelése a kompetencia-alapú mérés egyes részszempontjaihoz A fenti adatlapok kérdései mellé sablon válaszok megfogalmazása (kérdésenként 4-5 válasz), az egyes válaszokhoz pedig pontszámok hozzárendelése szükséges. Így az értékelőnek csak be kell karikáznia az értékeltre legjellemzőbbnek tartott választ, ami rendelkezik egy pontértékkel. Így minden értékelt kompetencia tekintetében kapunk egy elért pontszámot. Szükséges egy olyan rendszer kialakítása, amely az elért pontszámokat intervallum szerint teljesítmény %-ká konvertálja (pl. 50-60 pontig: 120%; 40-50 pontig 110%). Vagyis a kompetencia mérés eredménye egy %-os érték lesz, ami azt hivatott mutatni, hogy az értékelt hány %-osan teljesített az adott kompetencia tekintetében. Célérték meghatározása a kompetenciákhoz, munkaköri célkitűzésekhez Az értékelési időszak kezdetén az értékelő és az értékelt együttesen meghatározzák az elvárt teljesítmény szintjének meghatározását %-ban. Ezt lehet majd összevetni a fent bemutatott ténylegesen elért teljesítmény %-al. Súlyszámok rendszerének meghatározása Szükséges kidolgozni, hogy milyen súlyszámok alkalmazhatók a rendszerben tekintettel arra, hogy elképzelhető, hogy például az értékelésre kijelölt kompetenciák, vagy munkaköri célkitűzések egymáshoz viszonyítva eltérő fontosságúak, vagy a munkaköri célkitűzés alapú mérés és a kompetencia alapú mérés közötti fontossági sorrend figyelembe vételére is szükség lehet. Vagyis ezeknek a szempontoknak a figyelembe vételére alkalmassá kell tenni a rendszert. a kompetenciák egymáshoz viszonyított súlyozása kompetencia-alapú mérés és munkaköri célkitűzés mérés egymáshoz viszonyított súlyozása (pl. a munkaköri célkitűzési eredmények 70%-ban kerülnek figyelembe vételre az összesítés során, a kompetencia-alapú mérési eredmények pedig 30%-ban)

71


A konkrét súlyok meghatározása az értékelő (illetve az értékelt) döntésén alapul. Értékelés menete Szükséges meghatározni, hogy az értékelés mikor történjen, kinek kell kezdeményeznie, stb. Véleményünk szerint praktikus az értékeltet is aktívan bevonni az értékelés folyamatba „önértékelés” formájában. Azt rögzíteni kell, hogy az értékelő és az értékelt által készített értékelés, illetve önértékelés eredményei alapján hogyan születik meg a végleges értékelés, vagyis hogy hogyan születik meg a kompromisszum a két értékelés eredményeinek közelítése érdekében. Összesítés Szükséges a mérési eredmények összesítésére alkalmas módszer részletes kidolgozása. Annak meghatározása, hogy a mérési eredményekhez milyen következmények kapcsolódnak, például: az illetmény besorolás eltérítése a kapott eredménynek megfelelően pozícióváltozás az eredményeknek megfelelően (pl. előléptetés, vezetői kinevezés) ki hagyja jóvá a mérési eredményt és annak következményeit mi történik, ha a kijelölt jóváhagyó nem adja meg a jóváhagyást, az új értékelés menete mi lesz „jogorvoslati” lehetőség (a munkáltatói hatalommal való visszaélés eseteinek kiküszöbölése érdekében) Visszacsatolás, monitoring, rendszer továbbfejlesztés Fontos, hogy a rendszerbe beépítésre kerüljön a rendszer folyamatos felülvizsgálata és az annak megfelelő rendszerfejlesztési lehetőség. Előfordulhat, hogy a rendszert használók használat közben jönnek rá, hogy egyes mérési szempontok nem megfelelőek, azok javítására lenne szüksége a reális értékeléshez. A rendszernek módot kell biztosítania arra, hogy a rendszerfejlesztési javaslatok felszínre kerülhessenek, azokat szakértők megvizsgálják és a vizsgálati következtetések eredményeként teendő intézkedéseket beépítsék a rendszerbe. Javasolt évente legalább 1-szer fórumot biztosítani arra, hogy a továbbfejlesztési javaslatok, a rendszer működésével kapcsolatban észlelt problémák, az aktualizálás értékelésre, majd átvezetésre kerülhessen a rendszerbe.

72


Megteendő intézkedések a rendszerfejlesztéshez: Intézkedés Döntés arról, hogy a fő értékelési csoportok melyek legyenek (vegyes használat) Értékelhető kompetenciák kijelölése Súlyszámok rendszerének kidolgozása Kompetencia értékelési részszempontok és pontrendszer kidolgozása Értékelés VS önértékelés menetének meghatározása Teljesítményértékelés következményeinek szabályozása Használandó adatlapok, adatbázis és útmutatók kidolgozása A rendszerértékelési, rendszer-továbbfejlesztési fórum működésének kidolgozása A teljesítményértékelési rendszer egységes szerkezetbe foglalása

Érintett az intézkedés megtételében jegyző (tanácsadó) tanácsadó + jegyzői validálás tanácsadó + jegyzői validálás tanácsadó + jegyzői validálás tanácsadó + jegyzői validálás tanácsadó + jegyzői validálás tanácsadó + jegyzői validálás tanácsadó + jegyzői validálás tanácsadó

73


4.10 Pénzügyi és gazdálkodási szabályzat lépéssorozat Részterület neve

pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása


az önkormányzat pénzügyeinek és gazdálkodásának egyértelmű szabályozása, mely alkalmas a felelősségi és döntési jogkörök pontos lehatárolására


Polgármester és Jegyző

A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása eljárásrend célja: iránymutatás arra vonatkozóan, hogy a belső gazdálkodási szabályzatok körében a kötelezettségvállalás, utalványozás és azok ellenjegyzésének szabályozása olyan tartalommal és részletezettséggel kerüljön megfogalmazásra, hogy egyaránt szolgálja a jogszabályoknak megfelelő és a hatékony költségvetési gazdálkodást. Felelősök meghatározása a kötelezettségvállalás, az utalványozás, ellenjegyzése és az érvényesítés során, valamint a teljesítésigazolások részletes körülhatározása, felhatalmazások taxatív meghatározása.

A dokumentum célja: A meglévő szabályzat felülvizsgálatához olyan javaslat felvázolása, amellyel a jogszabályi megfelelőség maradéktalanul érvényesül. Egyértelműen meg kell határozni mind a kötelezettségvállalás körére (tartalmára) mind a kötelezettségvállalás mértékére (összeghatár egyszeri vagy keret) vonatkozó felhatalmazásokat, azaz hatáskör átruházásokat. Leglényegesebb fogalmi megfelelőségek: A kötelezettségvállalás a költségvetés végrehajtására tett intézkedés, amelynek során az erre jogosult személy intézkedést tesz a munka, a szolgáltatás, az áruszállítás megrendelésére. Egyben kötelezettséget vállal arra, hogy az elvégzett munka, a teljesített szolgáltatás átvétele után az ellenértéket kiegyenlíti. Az ellenjegyzés a kötelezettségvállalás pénzügyi teljesíthetőségét igazoló érvényességi feltétel. Az ellenjegyzés mindenkor meg kell, hogy előzze a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételét. A teljesítés igazolása az elvégzett munka, szolgáltatás, a szállított áru átvételének az okmányra, vagy formanyomtatványra vezetett aláírással történő igazolása. A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének (továbbiakban együtt: teljesítés) elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését, ez az érvényesítés. 74


Az érvényesítő feladata az érvényesítés alábbi feltételeinek teljesülését megvizsgálni: szerződés, megrendelés rendelkezésre áll-e, a teljesítés jogossága, esedékessége, a kiadásra biztosított-e a költségvetési fedezet, előirányzat, a számla alakilag és tartalmilag megfelel-e a jogszabályi előírásoknak, a szakmai teljesítésigazolás alapján a munka átvétele, illetve egyéb eszközök esetében a szükséges bevételezések megtörténtek-e. Fenti rövid fogalmi meghatározások alapján nyilvánvaló, hogy a Polgármesteri Hivatal napi működésébe úgy kell beilleszteni a szabályozást, hogy annak végrehajtása folyamatosan és hatékonyan biztosítható legyen. Akcióterv: A jelenlegi helyi szabályozásban többszörös párhuzamosság található a költségvetési tervezés, gazdálkodás, a költségvetési döntési jogosultságok szabályozása kérdésekben. Ezek között helytelen módon önkormányzati rendeletben (a gazdálkodás rendjéről) került szabályozásra a kötelezettségvállalás és utalványozás rendje, mely egyértelműen belső szabályzati tárgykör. Indokolatlan továbbá e költségvetési szabályozást az SZMSZ-ben, gazdálkodási rendeletben, költségvetési rendeletben külön-külön szabályozni, ez növeli a jogbizonytalanságot és az egyértelműséget. Teljes körűen felül kell vizsgálni az e tárgyú szabályozásokat és szakmailag megfelelő szintre helyezni. A következő lépésben vezetői interjúk során a tényleges költségvetés végrehajtási gyakorlatot fel kell tárni, hogy a kötelezettségvállalás és utalványozás rendjének kialakítására még konkrétabb javaslatot tudjunk tenni. A szabályzatok, eljárásrendek felülvizsgálatát követően a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás tartalmát és módját a Hivatalban és az intézményeknél minden közreműködő személy munkaköri leírásába be kell építeni. A „Kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési és utalványozási jogkör gyakorlásáról rendelkező szabályzat” részletesen kidolgozott vitaanyagként szolgáló változatát jelen tanulmány 3. számú mellékleteként csatoljuk.

75


4.11 Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása Részterület neve

stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása


a stratégia lebontása és ütemezése a feladatok szintjéig, valamint ezen feladatoknak az éves költségvetése történő beépítésének biztosítása


Képviselő-testület

Stratégiai tervezési eljárásrend célja: komplex eljárásrend kialakítása, amely az önkormányzat részére a törvényi szabályozással összhangban, de annál részletesebben határozza meg a költségvetési stratégiai tervezési feladatokat olyan módon, hogy a stratégia lebontható és ütemezhető legyen a feladatok szintjéig. A dokumentum célja, hogy a stratégiai tervezés, mint a költségvetési tervezési eljárásrend 1. része biztosítsa a szakpolitikai tervek összehangolását, az információáramlást az éves költségvetési tervezés folyamatában. Ennek eredményeként az önkormányzat éves költségvetési javaslatában megfelelő súllyal és részletezettséggel mutathatók be az önkormányzati kötelező és önként vállalt feladatok, a feladatellátás finanszírozhatósága. Akcióterv: A költségvetési stratégiaalkotást az önkormányzatok számára a helyi önkormányzatokról 1990. évi LXV. törvény a Gazdasági program vagy más elnevezéssel a Ciklusprogram elkészítésére vonatkozó kötelezettséggel határozta meg. A” stratégiai menedzsment erősítése” részterület akciótervében részletesen meghatároztuk a stratégia készítés módszereit és folyamatát. Most arra utalunk, hogy a költségvetési stratégia a Gazdasági program folyamatos aktualizálását is jelenti az értékelés, visszacsatolás és monitoring eszközökkel. Különösen fontos feladat ez a közelmúlt és várhatóan a következő évek változó gazdaságitársadalmi környezetében, ahol: az önkormányzati rendszerben az állami és önkormányzati munkamegosztás felülvizsgálata elodázhatatlan a közigazgatási reformfolyamatban az e-közigazgatás, mint a XXI. század szolgáló közigazgatás követelménnyé válik 76


a költségvetési szabályozórendszer változásai igényelnek a finanszírozási elképzelésekben is

folyamatos

kiigazítást

A következő lépésként vezetői interjúk és kérdőíves felmérés keretében feltárjuk a jelenlegi helyzetet a költségvetési stratégia elkészítésében, a stratégiakészítésben részt vevők körét, jogosultságaikat. Szükséges megismerni az önkormányzat tartós kötelezettségvállalásait jelentő döntéseit, amelyek az önkormányzati feladatellátásra, a pénzügyi finanszírozásra jelentenek elkötelezettségeket, ugyanis e döntések folyamatosan karbantartva jelennek meg a költségvetési stratégiai tervben. A stratégiai terv ugyanis csak elfogadott és teljesíthető finanszírozási tervvel együtt képes betölteni kulcsszerepét. Ebben a tartalomban tehát a költségvetési stratégiai terv a Gazdasági program és az éves Költségvetési koncepció között helyezkedik el. A stratégiák ugyanis magukba foglalják a Ciklusprogram alapján készült ágazati-szakmai programokat, melyek már tervezhetőség szintjéig bontják le a szakmai terveket. Ilyen ismert programok, koncepciók lehetnek például: integrált városfejlesztési stratégia beruházás-fejlesztési koncepció középtávú közoktatási program sport- és ifjúsági program környezetvédelmi program Javasolt, hogy a költségvetési stratégia az alábbi területeket értékelje, meghatározva a célokat és elképzeléseket, valamint a hozzájuk rendelhető költségvetési és egyéb forrásokat: -

Önkormányzat, igazgatás, költségvetés; Közszolgáltatások (szemétszállítás, víz és csatorna szolgáltatás, tömegközlekedés); Oktatás-nevelés; Egészségügy, megváltozott munkaképességűek, fogyatékkal élők; Településfejlesztés, városarculat, nagyberuházások, EU-projektek; Szociálpolitika, családok támogatása Munkahelyteremtés, foglalkoztatottság; Helyi gazdaság, befektetés-ösztönzés; Kommunális feladatok (benne: utak, közművek, közlekedés stb); Lakáshelyzet, bérlakásépítések, panelprogram, lakótelepek környezete; Villamosenergia-ellátás, gázszolgáltatás, távfűtés; Adópolitika, hatósági árak; Kultúra, művészetek, közgyűjtemények; 77


-

Sport; Civil kapcsolatok, egyházak, kisebbségek; Nemzetközi kapcsolatok, katasztrófavédelem, honvédelem, közbiztonság; Turizmus, idegenforgalom; Környezetvédelem.

Fenti szakmai területek, önkormányzati szakpolitikai prioritások költségvetési stratégiában történő érvényesítése rendjéről a következő részben szólunk. Lényeges kérdés továbbiakban a hogyan kérdésre adandó válasz is, azaz milyen költségvetési tervezési technikával kerüljön sor az ágazati szakmapolitikai elképzelések alapján a konkrét pénzügyi tervek elkészítésére. Az államháztartásban jelenleg ismert hat féle eljárási technikából leginkább ismert és elfogadott a bázis alapú tervezés, mely megfelelő a rendszeresen tervezhető bevételek és kiadások vonatkozásában. Néhány évenként javasolható a bázistervezést az ún. nulla bázisú tervezéssel aktualizálni, mivel a bevételek alultervezésére és a kiadások túltervezésére irányuló „hajlam” a költségvetési intézmények sajátossága. Az európai uniós támogatások pályázatai azonban már megkövetelik a programtervezést, ha valóban eredményesen szeretnének az önkormányzatok pályázni. A Helyzetértékelő Tanulmányban már szemléltettük hogyan kapcsolódik a tervezés és végrehajtás monitorozás egymáshoz, mely a költséghatékonyság egyik fontos kulcsa. Célunk, hogy megismerjük a jelenleg alkalmazott elméleti és gyakorlati tervezési módszereket, valamint hogy rendelkeznek-e költségvetési tervezési programmal, integrált pénzügyi rendszerrel illetve azt milyen mértékben képesek használni. Segítséget nyújtunk a költségvetési szerv jellegéhez leghatékonyabb tervezési módszer illetve módszerek kiválasztásához. Mindezek alapján készítjük el a költségvetési stratégia eljárásrendet.

78


4.12 Kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés között Részterület neve

tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között


a költségvetési stratégia feladatok szintjéig történő lebontása és ütemezése, amely során a szakpolitika és a pénzügyi célok egyenrangú érvényesülése biztosított



Stratégiai tervezés eljárásrend célja: komplex eljárásrend kialakítása, amely már részletesen határozza meg a költségvetési stratégiai tervezési feladatokat olyan módon, hogy a stratégia lebontható és ütemezhető legyen a feladatok szintjéig, amely során a szakpolitika és a pénzügyi célok egyenrangú érvényesítése megvalósulhat. A dokumentum célja, hogy a stratégiai tervezés, mint a költségvetési tervezési eljárásrend 2. része, biztosítsa a szakpolitikai tervek megfelelő súllyal történő érvényesülését, az információáramlást az éves költségvetési tervezés folyamatában. Ennek eredményeként az önkormányzat éves költségvetési javaslatában megfelelő hangsúllyal és részletezettséggel mutathatók be az önkormányzati kötelező és önként vállalt feladatok, a feladatellátás finanszírozhatósága. Akcióterv: A költségvetési tervezési stratégia alkotás eddig vázolt folyamata is egyértelműen jelzi, hogy maga a tervezés egy részletesen szabályozott jogi környezetben, a képviselő-testület által elfogadott programok, koncepciók alapján egy szerteágazó résztvevői körben történik. A tervezés szereplőinek feladatai, érdekérvényesítési lehetőségei és képességei tovább szűkítik azt a mozgásteret, amelyben az információáramlás zajlik. Mivel az éves költségvetés már pénzügyi terv, gyakran előfordulhat, hogy a szakpolitikai prioritások „áldozatul esnek” a költségvetési egyensúly alapvető elvének és érdekének. Ezért célunk, hogy vezetői interjúk és kérdőívek módszerével feltárjuk a jelenlegi szakmai tervezési folyamatokat, az információ áramlás útját, az előkészítő, véleményezési és egyeztetési fórumok működtetési gyakorlatát. 79


1) Megismerve a Polgármesteri Hivatal szervezeti struktúráját fontosnak tartjuk, hogy a szervezeten belül konkrét személyi felelősökhöz legyen köthető a legfontosabb ágazati-szakmai szervezetekkel (önkormányzati intézmények, társulások, önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok, kisebbségi önkormányzatok) való kapcsolattartás, szakmai kontroll. Ezzel elkerülhető a fiskális szemlélet túlsúlyossá válása, megmarad az egyensúly az önkormányzati feladatellátás és a finanszírozhatóság között. A belső munkamegosztási és kommunikációs eljárásrendről szóló akciótervben olyan munkamegosztási mintát javasolunk, amely részletesebben határozza meg a szervezeti egységek feladatait. A következő lépésként a munkaköri leírások kiegészítését javasoljuk minden esetben a költségvetési tervezéssel kapcsolatos konkrét feladatok megfogalmazásával. 2) A költségvetési tervezési eljárásrendhez kapcsolódóan további lényeges dokumentum anyag - a gazdálkodási szempontból különböző jogosítványokkal rendelkező önkormányzati intézményekkel kötött - Együttműködési megállapodás. Ennek felülvizsgálata és módosítása a Státusztörvény miatt is indokolt a következő költségvetési tervezés időszakáig. A megállapodásban a kötelező jogszabályi tárgykörön túl érdemes szabályozni a stratégiai tervezéshez kapcsolódó feladatokat, határidőket. E dokumentumokat a Polgármesteri Hivatal, mint költségvetési szerv nevében a polgármester köti az intézményvezetővel, ezért a tervezési elvek és folyamatok vezetői szinten kerülnek jóváhagyásra. Jellemző, hogy az intézmények SZMSZ-ét nem tartja még a szakma sem fontos dokumentumnak a stratégia alkotás során, pedig a kötelező és önként vállalt feladatok meghatározásának, a vállalt többlet juttatások fontos dokumentuma. Ugyanígy szükséges áttekinteni az oktatási intézmények pedagógiai programjait és nevelési terveit. 3) A feladatellátás kistérségi kiszervezése szintén az egyeztetési feladat megszervezését jelenti a stratégiai tervezésben. A társulási megállapodások felülvizsgálatával indokolt áttekinteni a pénzeszköz átadások szabályozását, a döntési folyamatok időbeli egyeztetését. 4) A kisebbségi önkormányzatok és a települési önkormányzat külön határozattal is jóváhagyják az együttműködési megállapodást. Amennyiben ezt kihasználják a stratégia alkotásához, az egész ciklus idejére megnyugtatóan eldönthető a kapcsolat, a támogatás milyensége. 5) Az önkormányzat tulajdonában álló gazdasági társaságok kapcsolódásának vizsgálata a költségvetési stratégiai tervezéshez elengedhetetlen, mivel jelentős városüzemeltetési és közszolgáltatási feladatot látnak el, melyek szorosan kapcsolódnak az önkormányzati költségvetéshez: 80


városüzemeltetési, karbantartási, felújítási feladatok ellátásakor az önkormányzat a megrendelő lakossági közszolgáltatási nyújtásakor az önkormányzat az ármegállapító a tulajdonosi jogosítványok gyakorlása jelenthet tőkeemelés és leszállítás, tagi kölcsön nyújtás, kezességvállalás vagy egyéb támogatási igényt. Az a tény, hogy a gazdasági társaság a költségvetéshez képest jelentősen később (május hónapban) nyújtják be a tulajdonos önkormányzathoz a beszámolóval egyidejűleg tárgyévi üzleti tervüket, akár komoly gondot is okozhat a költségvetési egyensúlyban. Ezért fontos, hogy a stratégiai tervezési eljárásrend külön tartalmazzon szabályozást az önkormányzati cégek számára. Érdemes lehet a felügyelő bizottság, mint kötelezően működtetett választott testület bevonása, annál is inkább mivel a tulajdonosi többség biztosított. 6) A szakpolitikai prioritások megjelennek fentieken túl a képviselő-testület hatályos döntéseiben - rendeletek és határozatok -, melyek felülvizsgálata indokolt, költségvetési hatásuk beépítése pedig az éves költségvetésbe kötelező. 7) Végül a tartós kötelezettségvállalások felülvizsgálata fontos része a stratégiai tervezésnek, jellemzően ide tartoznak az adósságszolgálati kötelezettségekről szóló szerződések, a folyamatos szerződések, a keret-megállapodások, európai uniós támogatási szerződések többéves projektek esetén.

81


4.13 Költségvetési tervezési eljárásrend Részterület neve

2.d) A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata


Hatékony, reális éves költségvetést eredményező, minden szempontot figyelembevevő, összehangolt tervezés Jegyző


A költségvetési tervezési eljárásrend célja Olyan eljárásrend készítése, amely a költségvetés stratégiai tervezésének folyamatára épülve, a szakpolitikai prioritásokat és a tervezésre vonatkozó kötelező pénzügy-szakmai jogszabályokat betartva határozza meg az éves önkormányzati költségvetés elkészítésének menetét. A dokumentum célja, hogy önállóan vagy igény szerint a költségvetési tervezési eljárásrend 3. elemeként külön szabályzatban fogalmazza meg az önkormányzati költségvetés tervezésével kapcsolatosan a Polgármesteri Hivatal feladatait, az együttműködés módját és formáit a költségvetési tervezés további önkormányzati szereplőivel. A jelenlegi helyi szabályozásban többszörös párhuzamosság található a költségvetési tervezés, gazdálkodás, a költségvetési döntési jogosultságok szabályozása kérdésekben. Indokolatlan a költségvetési tervezésre vonatkozó szabályozást az SZMSZ-ekben, gazdálkodási rendeletben, költségvetési rendeletben külön-külön szabályozni, ez növeli a jogbizonytalanságot és az egyértelműséget. Teljes körűen felül kell vizsgálni az e tárgyú szabályozásokat, s szakmailag megfelelő szintre helyezni. A költségvetés tervezési folyamat jelenlegi folyamatának megismerésére, a szükséges kiigazítások javaslatának megtételére a következő lépésként kérdőíves felméréssel a teljes közreműködői környezet (pénzügyi bizottság, intézmények, hivatal szakirodái) bevonása szükséges. A végleges költségvetési tervezési eljárásrend ennek alapján készülhet el. Az eljárásrend tartalmának formailag részben megfelel a Hivatal Gazdasági Ügyrendjének, mely a Hivatal SZMSZ-e III. fejezet 1. Cím 6.) (2) pontjában említésre kerül, mint a 15. számú Függelék. (nem kaptuk meg) A költségvetési tervezési eljárásrend másik lényeges dokumentum anyaga - a gazdálkodási szempontból különböző jogosítványokkal rendelkező intézmények, valamint a kisebbségi önkormányzattal kötött vagy kötendő - Együttműködési Megállapodás. Ennek felülvizsgálata és módosítása a Státusztörvény miatt is indokolt a következő költségvetési tervezés időszakáig. A költségvetési tervezési eljárásrend részletesen kidolgozott vitaanyagként szolgáló változatát jelen tanulmány 2. számú mellékleteként csatoljuk. 82


4.14. Közbeszerzési Szabályzat lépéssorozat Részterület neve Részterület célja

Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja

2.f) Közbeszerzési eljárások lebonyolítása A közbeszerzési eljárások Kbt.-konformitásának vizsgálata alapján olyan közbeszerzési szabályzat készítése, amely biztosítja a közbeszerzési szabályok maradéktalan betartását különös tekintettel a 2009. április 1-től, és 2010-től változó törvényi előírásokra. Felülvizsgált közbeszerzési szabályzat

Jegyző

A közbeszerzési szabályzat célja A közpénzek felhasználása átláthatóságának és széleskörű, nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, a közpénzek ésszerű felhasználása a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások lebonyolítása során. A jelenleg hatályos szabályzattal kapcsolatos észrevételek, illetve továbbfejlesztésére általános jellegű javaslatok: Jelenleg a szabályzat kizárólag az önkormányzat saját beszerzésire vonatkozik. Esetlegesen kiterjeszthető lenne a szabályzat az önkormányzat intézményeinek beszerzéseire is, annak érdekében, hogy azok egységesen kezelhetőek legyen. Ebben az esetben szükséges viszont, hogy ha önállóan gazdálkodó intézményekről van szó, akkor az intézmények is kifejezetten elfogadják a szabályzatot. A szabályzat konkrét szövegét a javasolt módosítás csak kis mértékben érintené. Elsősorban a szabályzat személyi hatályának és azt elfogadók személyének a meghatározása vonatkozásában kerülhetne sor a módosítására. Annak érdekében, hogy ilyen irányú módosítására sor kerülhessen szükséges az intézmények vezetőivel történő konzultáció, az előkészítés során történő egyeztetés és az, hogy mindezek eredményeképpen ők is alávessék majd magukat a szabályzat rendelkezéseinek. A szabályzat a rendelkezésre álló dokumentáció alapján kerülhetne módosításra a 2009. április 1. napjával bekövetkezett változások követése érdekében. Véleményünk szerint a jelenlegi szabályzat sokszor teljesen szükségtelenül a Kbt. szabályait ismétli. Álláspontunk

83


szerint célravezetőbb lenne egy a részletszabályokban nem ennyire elmerülő, de a felelősségi kérdéseket egyértelműen rögzítő szabályzat megalkotása. A szabályzatban javasolt kiemelni azokat a rendelkezéseket, melyek a Kbt. legutóbbi módosításának eredményeképpen kerültek bele, annak érdekében, hogy a szabályzatot alkalmazók kiemelt figyelmet tudjanak neki szentelni és, hogy az új szabályok szerint lefolytatásra kerülő közbeszerzési eljárásokban is maradéktalanul tudjon érvényesülni valamennyi rendelkezés. Tekintettel arra, hogy Magyarországon jelenleg is és várhatóan a jövőben is számos pályázati lehetőség áll fenn a beszerzések pénzügyi hátterének a biztosítására, szükséges lehet a szabályzatban részletesebben kitérni a támogatásból megvalósuló beszerzések különleges részletszabályaira, vagy legalább az alkalmazásra kerülő jogszabályok megjelölésére. A szabályzatban jelenleg számos esetben a polgármester rendelkezik hatáskörrel a döntések meghozatalára. Tekintettel egy esetlegesen nagyobb becsült értékű beszerzésre, és az államháztartás alrendszereire vonatkozó központi normákra, esetlegesen meg lehetne határozni egy értékhatárt, hogy mely esetben a polgármester és mely esetben a képviselőtestület, vagy annak valamely bizottsága jogosult meghozni adott kérdésben a döntést. Álláspontunk szerint amennyiben a képviselő-testület nem rendelkezik arról kifejezetten, hogy az ilyen jellegű hatáskörét a polgármesterre, vagy valamely bizottságára telepíti, abban az esetben javasolt, hogy a közbeszerzési eljárás lefolytatása során meghozandó kardinális kérdések (a közbeszerzési eljárás dokumentumainak az elfogadása, az eljárást eredményét meghatározó döntés meghozatala, stb.) a képviselő-testület hatáskörében maradjanak.

A Szabályzat javasolt felépítése A jelenleg hatályos szabályzat felépítése alapvetően jó, azonban véleményünk szerint átláthatósága javítható lenne a részletszabályok ismertetésének csökkentésével, a szabályzat egyszerűsítésével. A szabályzat a következő struktúra szerint épülhetne fel: 1.

A Szabályzat célja

2.

A Szabályzat személyi hatálya - kiterjesztve az intézményekre is

3.

A Szabályzat tárgyi hatálya (a közbeszerzés tárgya)

4.

A közbeszerzés értékhatárai

5.

Alapelvek - kiemelve a nyilvánosság alapelvét és az átláthatósági megállapodást 84


6.

Általános rendelkezések - támogatásból megvalósuló beszerzésekre vonatkozó

rendelkezések kiemelése 7.

A közbeszerzési eljárás előkészítése 1. A közbeszerzési terv elkészítése 2. A közbeszerzési terv módosítása 3. A közbeszerzések dokumentálásának általános rendje 4. Az ajánlatkérő nevében eljáró személyekkel kapcsolatos szabályok 5. Előzetes összesített tájékoztató készítése 6. A beszerzés érétkének meghatározása 7. A konkrét eljárás megindításának előkészítése

8.

A konkrét közbeszerzési eljárás megindítására, lefolytatására vonatkozó szabályok

9.

A jogorvoslati eljárás

10. Eljárási típusonként alkalmazandó speciális szabályok 11. A közbeszerzési eljárás lezárulását követő kötelezettségek 1. Az éves statisztikai összegezés elkészítése 2. Tájékoztatás a szerződés módosításáról, teljesítéséről

12. A belső ellenőrzés rendje 13. A Szabályzat mellékletei IV.ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

85


A közbeszerzési eljárások tervezésében résztvevők köre Egyes beszerzésekhez szükséges pénzügyi fedezet elkülönítése

Beszerzési igények összesítése tárgyév március 20. napjáig

Piacfelmérés tárgyév március 20. napjáig

A Gazdasági osztály elkészíti a közbeszerzési tervet

Jegyző véleményezi

Visszaküldi átdolgozásra a Gazdasági osztálynak

nem

igen

Közbeszerzési eljárások tervezett megindításának meghatározása

Továbbítja a polgármesternek, hogy terjessze a Képviselőtestület elé

nem

Visszaküldi a Jegyzőnek

igen

A szükséges adatok bekérése az intézményektől

A Képviselő-testület dönt a közbeszerzési terv elfogadásásról

nem

Visszaküldi átdolgozásra a Gazdasági Osztálynak

igen Gazdasági osztályvezető negyedévente gondoskodik a hatályosságának a felülvizsgálatáról

86


A közbeszerzési eljárásokban érvényesülő határidők az egyes döntések meghozatal szempontjából rendkívül fontosak. Alább ismertetésre kerülnek a jelenleg hatályos szabályok szerinti legfontosabb határidők és a határidők meghatározását befolyásoló körülmények. Tekintettel arra, hogy a Kbt. legutóbbi módosítása ezen határidőket is érintette, ezért ezek ismertetését és kiemelését is fontosnak tartjuk, mivel az eljárások tervezését alapvetően befolyásolhatják. Közösségi eljárás

Az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatala a hirdetményt a feladást követően legkésőbb tizenkét napon belül teszi közzé; gyorsított eljárás, valamint a hirdetmény elektronikus úton, külön jogszabályban meghatározott módon történő feladása esetében pedig legkésőbb öt napon belül. Az ajánlattevő (közös ajánlattétel esetén ajánlattevők) nyertessége esetén az eredményhirdetést követő nyolc napon belül kell igazolnia, hogy nem tartozik a 60. § (1) bekezdésének, valamint - ha az ajánlatkérő azt előírta - a 61. § (1), illetőleg (2) bekezdésének hatálya alá, ha ezt az ajánlatban nem igazolta. A nyertes ajánlattevő, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója, továbbá az erőforrást nyújtó szervezet - ha az ajánlatban nem adta be - az eredményhirdetést követő nyolc napon belül köteles csatolni a 60. § (1) bekezdésének e) pontja és - ha az ajánlatkérő azt előírta - a 61. § (2) bekezdése szerinti köztartozást nyilvántartó hatóságok igazolását arról, hogy az igazolás kiállításának időpontjában van-e az ajánlattevőnek vagy alvállalkozójának vagy a számára erőforrást nyújtó szervezetnek a hatóság által nyilvántartott köztartozása, vagy ha van, annak megfizetésére halasztást kapott. Amennyiben az ajánlatkérő alkalmazza a 91. § (2) bekezdését, és a nyertes ajánlattevő, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója, továbbá az erőforrást nyújtó szervezet az előírt határidőn belül az igazolásokat nem, vagy nem megfelelő tartalommal csatolja, az ajánlatkérő az eredményhirdetést követő kilencedik napon elektronikus úton felhívja a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőt az igazolások benyújtására. A következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozójának, továbbá a számára erőforrást nyújtó szervezetnek az eredményhirdetést követő kilencedik naptól számított nyolc napon belül kell a szükséges igazolásokat becsatolnia, ha az ajánlatban nem adta be. Az ajánlatkérő az adatokat az eredményhirdetést követő nyolcadik, a 63. § (4) bekezdése szerinti esetben tizenhetedik napon ellenőrzi, valamint azokat az ellenőrzéssel egyidejűleg a 7. §-nak megfelelően dokumentálja és megőrzi. A hatósági igazolást a hatóság négy napon belül adja ki, a hatóság az ügyintézési határidőt nem hosszabbíthatja meg. A hatósági igazolásban azt kell megjelölni, hogy „közbeszerzési 87


eljárásban való felhasználás céljára” állították ki, a közbeszerzési eljárás ajánlatkérőjének, tárgyának megjelölése nélkül. Eljárási cselekmény

Nyílt eljárás

Meghívásos eljárás

Gyorsított eljárás

Ajánlattételi/részvételi határidő

Legalább 52 nap

Legalább 37 nap

Legalább 15 nap

7 nappal rövidíthető, amennyiben elektronikus úton került feladásra a hirdetmény

10 nap, amennyiben elektronikus úton kerül feladásra

Ajánlattételi határidő legalább 40 nap, EÖT esetében 26 nap

Ajánlattételi határidő 10 nap

EÖT esetében 36 nap, sürgősség esetén 22 nap, feltéve, hogy elektronikusan adják fel a hirdetményt 7 nappal rövidíthető, amennyiben elektronikus úton került feladásra a hirdetmény (52, és a 36 napos határidő) 5 nappal rövidíthető az 52, 36 és a 45, 29 napos határidő, amennyiben ingyenesen és teljes terjedelemben elektronikus úton hozzáférhetővé teszik a dokumentációt

Az ajánlatételi határidő 5 nappal rövidíthető, amennyiben ingyenesen és teljes terjedelemben elektronikus úton hozzáférhetővé teszik a dokumentációt Kiegészítő tájékoztatás kérése

Az ajánlattételi határidő lejártát megelőző 10. nap

Részvételi határidő lejárta előtt 8. nap

Ésszerű időben

Kiegészítő tájékoztatás

Ajánlattételi határidő

Részvételi határidő

Ajánlattételi 88


megadása

lejártát megelőző 6. nap Amennyiben az Ajánlatkérő nem tudja időben megadni a kiegészítő tájékoztatást, meghosszabbíthatja az ajánlattételi határidőt

lejárta előtti 4. nap

határidő lejárta előtt 4. nap

Elbírálás

Bontástól számított 30, építési beruházás esetében 60 napon belül. Az eredményhirdetés indokolt esetben 1 alkalommal, legfeljebb 30 napra elhalasztható

Részvételi jelentkezések bontásától számított 30, építési beruházás esetében 60 napon belül.

A 60. § (1) bekezdésének e) pontja, illetőleg a 61. § (2) bekezdése szerinti köztartozások hiányával, valamint a 60. § (1) bekezdésének h) pontjával kapcsolatos hatósági igazolásokat legkésőbb a 117. § (1) bekezdése szerinti eredményhirdetéstől számított tizenöt napon belül kell csatolni.

Eredményhirdetés

Az eredményhirdetésen az ajánlatkérő felhívja a nyertes ajánlattevőt a 63. § (2) és (3) bekezdése szerinti igazolások nyolc napon belül történő benyújtására.

Szerződéskötés

Eredményhirdetést követő 8-30. nap, építési beruházás esetében 8-60. nap

Az eredményhirdetés indokolt esetben 1 alkalommal, legfeljebb 30 napra elhalasztható

89


Egyszerű közbeszerzési eljárás: Ajánlattételi határidő

25 nap

Ha a dokumentáció rendelkezésre bocsátása és a kiegészítő tájékoztatás megadása elektronikus úton történik

20 nap

90


A közbeszerzési eljárás folyamata A pénzügyi osztály gondoskodik a hirdetményi díj megfizetéséről

A közbeszerzési eljárás hirdetményét közzéteszi és a dokumentációt értékesti a Jegyző

Gazdasági osztály vezetője elkészíti a műszaki tartalomra vonatkozó válaszokat

Kiegészítő tájékoztatást megadja a Jegyző

Amennyiben szükséges

Hirdetmény módosítására javaslatot tesz a Jegyző

nem

Hirdetmény visszavonásáról dönt a Képviselő-testület és visszaadja az dokumentumokat átdolgozásra

Hirdetmény módosításáról dönt a Képviselő-testület

Ajánlatok bontását végzi és annak jogszerűségéért felel a Bizottság

Ajánlatok elbírálását végzi a Bizottság

Hiánypótlási felhívás tartalmát meghatározza a Bizottság

Alkalmasság kérdésében minősít és az érvényesség és a kizárás kérdésében döntési javaslatot készít a Bizottság

Az érvényesség, alkalmasság és a kizárás kérdésében dönt a Képviselő-testület

A nyertes, és a második legkedvezőbb ajánlattevő személyére javaslatot tesz a Bizottság

Eredményhirdetés jogszerűségéért felel a Jegyző

Az eljárás eredményéről dönt a Képviselő-testület

A hirdetményeket határidőben közzéteszi a Jegyző

Az ajánlati biztosítékot visszafizeti a Gazdasági Osztály Szerződést az önkormányzat nevében aláírja a polgármester

91


A Szabályzat aktualizálása érdekében megteendő intézkedések Intézkedés A szabályzat kiterjesztése az önállóan gazdálkodó önkormányzati intézményekre A kiterjesztett szabályzat elfogadtatása az intézményekkel Támogatásból megvalósuló beszerzések szabályozása A felelősségi körök, fogalmak pontosítása Az eljárást lefolytatása szempontjából fontos, 2009. április 01. napjától hatályos változások kiemelése

Intézkedésben résztvevők köre Tanácsadó, Jegyző, intézményvezetők Tanácsadó, Jegyző, intézményvezetők Tanácsadó, Jegyző, Gazdasági osztály Tanácsadó, Polgármester, Jegyző Tanácsadó

92


4.15 Partnerségi eljárásrend Részterület neve


Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja

3.b) A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa 3.c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba A civilek és a vállalkozók bevonása az őket érintő döntéshozatalba; Rendelet-tervezetek előzetes elektronikus véleményeztetése Partnerségi eljárásrend


Ez együttműködési eljárásrend elkészítésének célja Az önkormányzat hosszú távú céljai között szerepel a minél szélesebb körű partnerség kialakítása a település – tevékenységi kör, funkció szerint minél szélesebb spektrumú – civil szervezeteivel és gazdasági társaságaival. Az eljárásrend a jelenleg is működő, de sokszor adhoc jellegű rendszerek helyett olyan komplex folyamatot ír le, mely biztosítja a rendszeres és kétirányú kommunikációt az önkormányzat, a civil és a vállalkozói szféra között.

Jogszabályi háttér A bi- vagy multilaterális helyi partnerségek kialakításának nincs közvetlen jogszabályi előírása, ám több, a témát is érintő törvény és kormányrendelet határozza meg az eljárásrend kialakításának törvényi kereteit. - az élelmiszerláncról és hatósági felügyeletéről szóló 2008. évi XLVI. törvény - a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló 2004. évi XXXIV. törvény - a területszervezési eljárásról szóló 1999. évi XLI. törvény - a területfejlesztésről és a területrendezésről szóló 1996. évi XXI. Törvény - az önkormányzati miniszter feladat- és hatásköréről szóló 132/2008. (V. 14.) Korm. rendelet - a környezeti zaj értékeléséről és kezeléséről szóló 280/2004. (X. 20.) Korm. rendelet - a helyi önkormányzatok címzett és céltámogatási igénybejelentéséhez kapcsolódó megvalósíthatósági tanulmány tartalmáról és értékelésének rendjéről szóló 104/1998. (V. 22.) Korm. rendelet - a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról szóló 149/1997. (IX. 10.) Korm. rendelet 93


Partnerség kialakításának folyamata Az eljárásrend a következő témaköröket érinti majd: - korábbi partnerségek értékelése - jogszabályi háttér, releváns törvényi alapok - Az önkormányzat civil és vállalkozói partnereinek meghatározása o A partnerségi körbe tartozó szervezetek funkció/cél szerinti azonosítása o A partnerségi körbe tartozó szervezetek működési forma szerinti azonosítása - Az önkormányzat és a civil, valamint vállalkozói szféra kapcsolattartásának szabályozása o Rendszeresen megtartott egyeztető fórumok kialakítása o Állandó információáramlás biztosításának módja o Véleménykérés/egyeztető fórumok kialakítása Helyzetértékelés

Korábbi partnerségek értékelése

Eddigi közös projektek értékelése Eddigi civil partnerek vizsgálata Működési terület

Jogszabályi háttér

Aktivitás

meghatározása

Erőforrás ellátottság

Akcióterv

Megbízhatóság Eljárásrend szerkezeti felépítése

Működési Eddigi vállalkozói terület partnerek vizsgálata Aktivitás

Civil és vállalkozói partnerek meghatározása

Erőforrás ellátottság Megbízhatóság

Eljárásrend

Funkció, cél, működési forma, szakterület szerint Kapcsolattartás szabályozása, a Partnerség keretei

Rendszeres találkozók

Információ áramlás

Korábbi működés, minősítés szerint Egyeztető, adhoc94 fórumok


Eddigi partnerségek vizsgálata A civil szervezetekkel és vállalkozókkal kialakítandó sikeres partneri együttműködés előfeltétele a korábbi kooperációk vizsgálata. Az alábbi szempontok figyelembe vétele javasolt az eddigi együttműködések értékelésekor: - szervezet működési területe: mi az a téma, szakterület, funkció, amelynek szakértője az adott szervezet, itt milyen jellegű és minőségű munkát végzett eddig, milyenek a referenciái, milyen az elismertsége, kapcsolatrendszere - aktivitás: milyen közös projektje volt már az adott szervezetnek az önkormányzattal, abban mennyire aktívan vett részt, milyen volt az együttműködés minősége, voltak-e komolyabb problémák a partnerek között vagy a projekt során, ha igen, ezek miből adódtak és a későbbiekben elkerülhetőek-e - erőforrás ellátottság: milyen emberi, anyagi, naturális és egyéb erőforrásokkal rendelkezik a szervezet, ezeket mennyire hatékonyan tudja hasznosítani, milyen erőforrás-igénye merült fel a korábbi közös programok kapcsán, mennyire törekszik saját maga bővíteni meglévő erőforrásait - megbízhatóság: a korábbi együttműködések során volt-e probléma a szervezettel, ha igen, ez miből adódott, azóta javult-e a helyzet, illetve várható-e javulás a közeljövőben, az elszámolások során volt-e bármilyen pénzügyi szabálytalanság, probléma, megbüntették-e a szervezetet gazdálkodásával kapcsolatos gondok miatt az elmúlt 5 év során Az eddigi partnerek vizsgálata mellett figyelmet kell fordítani az önkormányzat szerepére is, azaz azt is elemezni kell, hogy az eddigi együttműködések során mennyire volt az önkormányzat maga aktív, megbízható partner, illetve milyen területen és mekkora erőforrásokat tud a jövőben szánni a partnerségek működtetésére. Amennyiben ez az önvizsgálat problémákat tár fel, ki kell dolgozni ezek elhárításának folyamatát is. Civil partnerek meghatározása A későbbi együttműködések sikerességének érdekében meg kell határozni azokat a szervezeteket, amelyekkel az önkormányzat a későbbiekben partnerséget kíván kialakítani, működtetni. Önkormányzati feladatokat átvállaló szervezetek Az önkormányzat számára szerencsés, ha kiemelten azokkal a szervezetekkel alakít ki aktív együttműködést, amelyek az önkormányzat kötelezően ellátandó és önként vállalt feladatainak ellátásában érintettek, érdekeltek, illetve társadalmi igényekre válaszolva jöttek létre, részben önkormányzati forrásokból, részben adományokból biztosítják működésükhöz szükséges összegeket. A településen működő civil szervezetek közül ilyenek lehetnek például: - tűzvédelemben, tűzoltásban tevékenykedő civil szervezet(ek) - a sportegyesületek - nyugdíjas klub, idősek (nappali ellátást nyújtó) otthona - polgári védelem - településfejlesztési egyesület, alapítvány - egyéb, önkormányzattól átvállalt feladatokat ellátó civil szerveződés 95


Egyes intézmények munkáját segítő és kisebbségi szervezetek A civil szervezetek egy másik jelentős csoportját képezik az egyes intézmények munkáját, kisebbségek tevékenységét segítő non-profit szervezetek, amelyek elsődlegesen az adott szervezet tevékenységével összefüggésbe hozható feladatok átvállalására, költségvetési forrásainak kiegészítése érdekében végzett adománygyűjtésre, további lehetőségek, támogatások igénybevételére jöttek létre. Ezen non-profit szervezetek általában közvetlen kapcsolatban az önkormányzattal nem állnak, tevékenységüket kevesen ismerik. Ilyen civil szervezetek lehetnek: - oktatási-nevelési intézmények alapítványai - tehetséggondozással foglalkozó szervezetek - kulturális egyesületek - kisebbségi egyesületek - hagyományőrző szervezetek - szakmai, szakterületi szerveződések Partnerség keretei Önkormányzati feladatokat átvállaló szervezetek Az együttműködés terén a civil szervezetek különféle módon és mértékben kapcsolódhatnak bele a szervezetük tevékenységéhez köthető önkormányzati feladatok átvállalásába. Az önkormányzat ugyanakkor ezen szervezeteket anyagi támogatásban részesíti. Ezen a területen a már meglévő együttműködések stabilizálása a legfőbb feladat, kihívás. Az önkormányzat költségvetésében erre a célra elkülönített forrás összegének évről-évre történő csökkenése, a folyamatosan növekvő feladat mennyiség révén a kapcsolat fenntartása egyre nehezebbé válhat. A felek közös megegyezéssel, folyamatos tárgyalások útján kell, hogy meghatározzák az együttműködés tartalmát, feltételeit, kereteit, speciálisan az adott partnerség kereteihez igazodva. Egyes intézmények munkáját segítő és kisebbségi szervezetek Az önkormányzat feladatának kell tekintse ezen non-profit szervezetek tevékenységének megismerése, az együttműködési lehetőségek feltárása, a párbeszéd kialakításán keresztül az együttműködés feltételeinek megalapozását. Ezen szervezeteknek kiemelt szerep juthat a későbbiekben – szakmaiságuk által – a pályázati támogatások igénybevételénél, partnerségi, konzorcionális konstrukciók esetében. A civil szervezeteknek pedig az önkormányzati igényekhez alkalmazkodó megújuláson keresztül tevékenységük bővítése, kiterjesztése lehet az alapvető célja. Igyekezni kell ezen szervezeteket folyamatosan tájékoztatni a pályázati lehetőségekről, megteremteni a feltételeket a támogatási konstrukcióban kedvezményezettként való részvételre, illetve a megvalósítás folyamatába való bevonásra. Újonnan létrejövő civil szervezetek

96


Az önkormányzatnak másik fontos feladata a civil szerveződések kialakításának segítése, előmozdítása. Számos olyan terület, önkormányzati feladat van, amelyben jelentős eredményeket, előremozdulást eredményezhet egy civil szervezettel való kapcsolat. Elsődlegesen a szociális területen, az oktatás, felnőttképzés területén lehet szükség új – megújulást, lendületet hozó – szervezetek létrejöttére. Ezen non-profit szervezetek – németországi példa alapján – szerepet kapnak a foglalkoztatás bővítésben lakossági igényekre épülő szolgáltatások biztosításával. Ezen a területen valamennyi civil szervezet együttes gondolkodása, ismeretbázisa szükséges ahhoz, hogy meghatározásra kerüljenek azon tevékenységek, amelyek igényként jelentkeznek a fogyasztói oldalról, illetve amelyekre szükség mutatkozik a szakmaiság növelése, a gazdaságosság, a hatékonyság javítása szempontjából. Együttműködés lehetséges formái Az együttműködés legszorosabb formája, amikor az önkormányzatok szerződés révén a nonprofit szervezetekre bízzák bizonyos feladatok elvégzését. Ez kétféle módon történhet: - a társadalmi igényre válaszul létrejövő ellátást az önkormányzat „befogadja", elismeri, hogy köteles az ellátást biztosítani, és az ellátó szervezettel szerződéses viszonyt létesítve rendszeres, szabályozott támogatással finanszírozza a tevékenységet. - az önkormányzatok meglévő feladataik ellátására az ellátáshoz szükséges infrastruktúra és költségvetési keret átadásával „kiszerződnek”. A leggyakoribb és legoptimálisabb megoldás, ha az önkormányzat tudatos „civil politikát” folytat – mintegy kétlépcsős rendszerként működtetik az együttműködési folyamatokat – és néhány évi lazább együttműködés után, a tapasztalatokat felhasználva kötnek ellátási szerződést a non-profit szervezetekkel. A projekt-szintű, nem állandó jellegű együttműködéseknek szintén érdemes szerződéses keretet szabni – ilyen lehet egy pályázati projekt keretében kötött konzorciumi szerződés is –, ezzel is segítve a hatékony feladatmegosztást, az átláthatóságot, a számonkérhetőséget és a problémamentes együttműködést. Partnerség kapcsolattartásának szabályozása Az együttműködés alapja a zavartalan és gyors információáramlás. Ennek érdekében a meglévő mechanizmusok megerősítése mellett új információs csatornák kialakítására van szükség, amelynek koordinátora az önkormányzat. - létre kell hozni egy civil szervezeti adatbázist, amelyet folyamatosan karban kell tartani, és mindenki számára elérhetővé kell tenni - a kapcsolattartás, információáramlás elsődleges csatornája az elektronikus üzenet (levelező rendszer kiépítése után), honlapon történő információ közlés (webmester bevonásával), illetve a postai levelezés - éves szinten minimum egy alkalommal (lehetőleg az önkormányzat költségvetésének elfogadása előtt) össze kell hívni a Civil Fórumot, amelynek feladat egy elfogadott civil stratégia aktualizálása, a költségvetési tételek megvalósításában való 97


-

-

szerepvállalás megfogalmazása, ajánlások megtétele a költségvetési egyensúly megteremtéséhez, az adott évi konkrét együttműködések meghatározása civil kezdeményezésre negyedéves, vagy féléves rendszerességgel újságot szükséges kibocsátani a lakosság részére az őket érintő civil szervezetekkel kapcsolatos információkról, önkormányzati együttműködésekről a honlapon külön oldalon szükséges a civil szervezeteket bemutatni, az aktualitások, közös projekteket, együttműködéseket hangsúlyozva a civil kezdeményezésekről, az együttműködésekről, az aktualitásokról a Képújság oldalain illetve a helyi televízió hírmagazinjaiban folyamatosan be kell számolni az együttműködő szervezeteknek folyamatosan kapcsolatot kell tartani egymással, személyes megbeszélések révén kell az együttműködés eredményességét erősíteni, a lehetőségek kihasználásával, a problémák együttes kiküszöbölésével

Az önkormányzat és a civil szervezetek közötti együttműködés szabályozásának legfőbb, operatív tevékenységekre lebontott szabályozása a civil stratégia, amelyet évente egy alkalommal aktualizálni kell a település valamennyi civil szervezetének véleménye alapján, illetve testületi határozattal elfogadni. Ebben rögzíteni szükséges az állandó együttműködések mellett - az egyes eseti együttműködési lehetőségeket, azok módszertanát, szükségességét, célját, érintett célcsoportjait, működési forrásait, - az informális kapcsolattartás feltételeit, módját - az év folyamán megrendezésre kerülő egyeztető fórumok időpontját, tematikáját, résztvevőit, gyakoriságát, meghívott résztvevőket - az információáramlás folyamatosságának biztosítását, - az önkormányzati döntésekben való szerepvállalás módját, résztvevőit. Az önkormányzat és a non-profit szervezetek közötti együttműködés dinamizálásának, megújulásának alapvető eleme önkormányzati részről egy fő civil referens foglalkoztatása, a non-profit szervezetek közül pedig állandó delegáltak kijelölése. A delegáltak rendszeresen részt vesznek a civil referens által megszervezett, összehívott rendezvényeken, az információkat továbbítják szervezetük tagsága felé, szerepet játszanak az információáramlás folyamatosságában, kapcsolatot tartanak más civil szervezetek kijelölt delegáltjaival, illetve aktuális problémáik, lehetőségeik megbeszélését kezdeményezik a civil referens felé.

Vállalkozói partnerek meghatározása A településen a vállalkozások önkormányzattal való együttműködési készségén még lenne mit erősíteni, ezzel is hozzájárulva a gyorsabb fejlődéshez, az összehangolt akciók megvalósításához, az átfogó, stratégiára épülő tevékenységek véghezviteléhez. A tartós, vagy eseti együttműködések nem csak az adott feladat ellátását teszik hatékonyabbá, magasabb

98


színvonalúvá, hanem mindkét fél számára lehetőséget biztosítanak a másik szempontjainak megismerésére, megértésére, azok beemelésére a saját döntési mechanizmusukba.

Önkormányzat által létrehozott társaságok Az önkormányzat legszorosabb kapcsolatot az általa létrehozott és anyagilag dotált, feladat ellátó gazdasági társaságaival tart fenn. Ilyen társaságok lehetnek: - közszolgáltatásokat nyújtó társaság – például településtisztasági feladatok ellátása - saját településfejlesztési szervezet – pályázati projektek kidolgozása, megvalósítása - egyéb, településfenntartási és –fejlesztési szolgáltatásokat nyújtó cég(ek) Fontos, hogy a már meglévő partnerek feltérképezése mellett a potenciális – nem önkormányzati tulajdonú – partnerek kiválasztása és értékelése is megtörténjen, a megfelelő előminősítés után pedig létrejöjjön a kapcsolatfelvétel is. Partnerség keretei Meglévő partnerségek: Ezen a terület az együttműködés folyamatos biztosítása a feladat, illetve egyéb olyan tevékenységek „kiszervezése”, amelyek az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok részére újabb bevételeket jelent (pl. önkormányzati fejlesztések építőipari tevékenységeinek, parkosítási feladatainak elvégzése). Másik feladat az önkormányzat részéről a saját tulajdonú cég lakosság részére biztosított, kiajánlható tevékenységeinek kiterjesztésében történő szerepvállalás, illetve a tevékenységek elvégzéséhez szükséges eszközpark fejlesztésében történő szerepvállalás, közös megoldás keresése. A hosszú távú együttműködések megteremtése érdekében feladat, hogy minél több fejlesztési beruházás előkészítésével és támogatási megvalósításban való szerepvállalással bízza meg partnereit. A gazdasági társaságok részéről a pályázati lehetőségek folyamatos, minél szélesebb feltárása, az informálás, a döntéshozatal előkészítése, illetve a projektek előkészítésében, megvalósításában elvégzendő – támogatásból finanszírozható – tevékenységek közül a vállalhatóak összegzése az együttműködés biztosításának az alapja. Együttműködés lehetséges formái A gazdasági társaságoknak az önkormányzattal történő együttműködése kétféle: - Konkrét önkormányzati feladathoz kapcsolódó vállalkozási tevékenységek. Ebbe a körbe tartoznak a városi rendezvények lebonyolításában történő részvétel (elsődlegesen vendéglátó ipari egységek részéről), támogatások (anyagi illetve eszközbiztosítás révén). - Pályázati támogatással megvalósuló projektekben történő eseti szerepvállalás. Ebbe a körbe a konzorcionális együttműködések tartoznak, amelyek számos esetben csak formálisak. A hosszú távú együttműködés alapját képezi a vállalkozóbarát önkormányzat létrehozása, illetve az önkormányzatbarát vállalkozások feltérképezése, az együttműködések meghatározása, konkretizálása, keretbe foglalása. Az együttműködés célja a fejlesztési források minél nagyobb összegű megszerzése, a közös településfejlesztés megvalósítása, a 99


kiszámíthatóság növelése, a bizalom erősítése, a krízishelyzetek közös kezelése, a közös egymásrautaltság érvényesítése. Partnerség együttműködésének szabályozása A fenti célok elérése érdekében az önkormányzatnak a rugalmasság biztosítására, a bürokratikus akadályok csökkentésére, a helyi vállalkozások pozícióba hozására kell törekednie. Biztosítani szükséges az önkormányzatnak a vállalkozások közvetlen és közvetett támogatását. - A közvetlen támogatásra lehetőséget jelent az intézményesített részvételi lehetőség, illetve a vállalkozások segítésére létrehozott alapítvány. - A közvetett támogatásra jó példa a kedvezményes földterület, telekjuttatás, helységbérlet, az infrastrukturálisan kiépített ipari terület biztosítása, az adók mértékének csökkentése, az adóbevételek visszaforgatása a fejlesztésekbe, a vállalkozói pályázatok segítése hozzájárulással (pl. fedezet biztosításával). Szükséges a vállalkozások aktív, ötletadó bevonása a hosszú távú, stratégiai gazdaságfejlesztési programok kidolgozásába, a település-marketing kialakításába, a térségfejlesztési társulásokban való részvételbe. Együttesen ez eredményezheti a vállalkozóbarát nyitott önkormányzatot. Az önkormányzat szempontjából az önkormányzatbarát vállalkozás tekinthető ideális partnernek. Az olyan gazdasági társaság, amelynek helyi beágyazottsága van (jobb az alkupozíciója, nagyobb vele szemben a bizalom), több embert foglalkoztat stabil piaci háttérrel és folyamatosan növekvő árbevétellel. A partnerséget ezen vállalkozások az önkormányzati projektek megvalósításából való részesedésben remélik. Ennek fejében vállalnak állandó illetve eseti együttműködést az önkormányzattal formális (merevebb, számon kérhetőbb, ellenőrizhetőbb) illetve informális (rugalmasabb, garanciamentes, kevésbé kiszámítható) szabályozottság mentén. Az önkormányzat alapvető feladatai között szerepel a közeljövőben a nyitás a vállalkozások felé, a vállalkozóbarát önkormányzattá válás folyamatának megindítása. Ezzel együtt az önkormányzatbarát vállalkozásokkal a partnerségi együttműködések kialakítása (törekedve az állandó együttműködések megteremtésére) annak érdekében, hogy a kölcsönös egymásrautaltság érvényesülésével mindkét fél profitáljon az együttműködésből. Kommunikációs csatornák Folyamatos kapcsolattartás: - A megvalósítás folyamatában rendszeressé kell tenni a vállalkozások (esetlegesen egyes vállalkozói szektorok) részére a tájékoztatásokat, érzékeltetni kell az önkormányzatnak a vállalkozások véleményének fontosságát a helyi fejlesztési, település felzárkóztatási stratégiák előkészítésében és megvalósításában. - A folyamatos kapcsolattartás másik módja a hírlevelek útján történő tájékoztatás a vállalkozások fejlesztését érintő lehetőségekről (támogatási lehetőségekről). - Az önkormányzatnak ezen felül lehetőséget kell biztosítani a helyi vállalkozások (elsősorban az önkormányzattal együttműködni kívánó gazdasági társaságok) részére a 100


-

megismerésükben. Ennek egyik legelterjedtebb módja az önkormányzat honlapján egy vállalkozói oldal biztosítása, amelyen az adott vállalkozás bemutatására, tevékenységével kapcsolatos aktualitások közlésére nyílik mód. A személyes kapcsolattartás egyik módja, hogy mind az önkormányzat, mind a vállalkozások részéről kijelölt kapcsolattartók rendszeresen egyeztetnek lehetőségekről, felmerült problémákról, amelyeken saját szervezetüknél tapasztalnak, és közös illetve egyéni problémákra közös megoldásokat találnak, továbbá együttes fellépéssel, közös projektek indításával szereznek a településnek minél több támogatást.

Egyeztető, ad-hoc fórumok - támogatási lehetőségek megnyílása esetén eseti egyeztetések az önkormányzat szervezésében - eseti megkeresések konkrét programok, projektek végrehajtására - szakmai fórum összehívása speciális (szak)területet érintő jelentős helyi rendelkezések módosítása előtt, konzultációs céllal - partnerek meghívása (tanácskozási joggal) az őket érintő testületi/bizottsági ülésekre Részvétel a döntéshozatalban A terület fontosságára való tekintettél a döntéshozatalban való civil és vállalkozói részvétel külön egységként szerepel az eljárásrendben. A döntéshozatali mechanizmusokhoz való szerves, hasznos és kivitelezhető kapcsolódás biztosítását a következő lépéssorozat garantálja: -

egyeztetést igénylő területek meghatározása érintett civil és/vagy vállalkozói kör meghatározása egyeztetés menetének szabályozása részvételi jogkörök meghatározása döntéshozatali mechanizmus hozzákapcsolása a folyamathoz szervezetek részvételi szintjének meghatározása a döntéshozatalban (részvétel, véleményezési jog, vétójog, szavazati jog) ellenőrzési szintek beiktatása

101


Mellékeltek

102


1 sz. melléklet

T E R VE Z E T (megjegyzés: a színezett részeket a MultiContact az önkormányzat igényei szerint a jövőben megváltoztatja, vagy kiegészíti) SZABÁLYZAT A BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁS ÉS KOMMUNIKÁCIÓ RENDJÉRŐL A képviselő-testület Szervezeti és Működési Szabályzatában, valamint a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározottak alapján a Polgármesteri Hivatal belső munkamegosztásának és kommunikációjának rendjét az alábbiak szerint szabályozom: SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁS Az Önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 35. § (2), valamint 36. § (2) bekezdéseiben foglaltak alapján a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei közötti munkamegosztást az alábbiak szerint határozzuk meg: I.

Jegyzői iroda 1.) Személyzeti ügyek

A hivatal köztisztviselőivel kapcsolatos személyzeti feladatok ellátása, valamint egyes személyzeti feladatok ellátása azon közalkalmazottak tekintetében, amelyeknél a polgármester a munkáltatói jogok gyakorlója, így különösen: a Hivatal dolgozói és az intézményvezetők személyi anyagának kezelése és vezetése, kinevezések, közszolgálati jogviszony megszüntetések, vezetői és egyéb megbízások előkészítése, munkaköri leírások naprakészségének biztosítása, számítógépes nyilvántartás vezetése a dolgozókról, és igény szerint adatszolgáltatás, jubileumi jutalomra jogosultak nyilvántartása és a jutalom kifizetéséről történő intézkedés, a nyugdíjazásokkal kapcsolatos munkáltatói feladatok előkészítése, a szakmai képzés, továbbképzés, alapvizsga, szakvizsga szervezése, a közszolgálati dolgozók kedvezményes vasúti igazolványával kapcsolatos feladatok ellátása, változásjelentések elkészítése minden hónapban a MÁK felé, családi pótlék, GYES, GYED, anyasági segély igénylésével kapcsolatos feladatok ellátása, 103


vezetők szabadság- nyilvántartásának vezetése, adatszolgáltatás a Pénzügyi Iroda felé a Polgármesteri Hivatal éves bérköltségvetésének összeállításához, vagyonnyilatkozattal kapcsolatos feladatok ellátása, MÁK által elkészített SZJA bevalláshoz szükséges adatlapok dolgozók részére történő átadása, határidőre történő összegyűjtése, teljesítményértékeléssel kapcsolatos feladatok ellátása, Közszolgálati nyilvántartás, KÖZIGTAD jelentés elkészítése, pályáztatással kapcsolatos feladatok ellátása (KSZK, honlap), közmunkás létszámigénylés, szerződéskötése a Közép-magyarországi Regionális Munkaügyi Központtal, foglalkozás-egészségügyi vizsgálat megszervezése a köztisztviselők tekintetében, feladatkörébe tartozó költségvetési előirányzatok felhasználásának folyamatos figyelése, az Integrált Munkaügyi Információs rendszer adatbázisának kialakításával és naprakész karbantartásával, likvidterv készítéshez adatszolgáltatás az évközben teljesülő egyszeri személyi jellegű kifizetésekről a Pénzügyi Iroda számára 2. ) Vagyongazdálkodás a város vagyonával, tulajdonával kapcsolatos vagyonkezelési feladatok: hasznosítási koncepció készítése, az önkormányzat vagyonával kapcsolatos döntések előkészítése, döntések végrehajtása, vagyonrendelet aktualizálása, képviselő-testületi illetve bizottsági határozatok alapján történő ingatlan értékesítés, ingatlan vásárlás, képviselő-testületi, illetve bizottsági döntések alapján értékesítési pályázatok kiírása, kisebb volumenű árlicitek lebonyolítása, szerződések előkészítése, ingatlanok és önkormányzati bérlakásokkal kapcsolatos feladatok ellátása, javaslattétel tulajdonviszonyok rendezésére, vagyonhasználat, hasznosítás tárgykörében biztosítja a használatában, tulajdonában lévő vagyon nyilvántartását a jogszabályokban és vagyonrendeletben foglaltak szerint, indítványt tesz a vagyon hasznosítására, azt gazdasági számítással megalapozva előterjeszti, a döntést végrehajtja, nyilvántartja és kezeli a visszafizetési kötelezettséggel terhelt juttatások megtérülését, végrehajtási eljárási teendőket lát el, nyilvántartja a követeléseket és megtérüléseiket, eljár a törlés iránt, biztosítja vagyonhasznosítás során az irányadó önkormányzati rendeletek által előírt feladatok és eljárási rend betartását (vagyonrendelet, lakásrendelet, közterület használat stb.), gondoskodik a vagyonhasznosítás kapcsán az önkormányzati érdekek védelméről, a verseny tisztaságáról, gondoskodik a vagyonbiztosításról, gondoskodik a vagyon értékének megfelelő meghatározásáról, nyilvántartásáról, a leltározás-selejtezés feltételrendszerének kialakítását és betartását ellátja,

104


vagyonkataszteri nyilvántartás karbantartása, vagyongazdálkodási feladatok koordinálása, feladatkörébe tatozóan a szakbizottságok, illetve a képviselő-testület elé terjesztendő anyagok előkészítése, a meghozott döntések végrehajtása, feladatkörébe tartozó költségvetési előirányzatok felhasználásának folyamatos figyelése, likvidterv készítéshez adatszolgáltatás a feladatkörébe tartozó előirányzatok várható teljesüléséről a Pénzügyi Iroda számára. 3.) Oktatási ügyek gondoskodik az óvodai nevelésről, az alap és középfokú oktatásról, az alapfokú művészetoktatásról, a pedagógiai szakszolgálatról, a közművelődés intézményeiről, ellátja a jegyzői hatáskörbe utalt gyermekvédelmi, tanügy-igazgatási feladatokat, segíti, ellenőrzi az intézmények szakmai munkáját, nyilvántartja az intézményekkel kapcsolatos adatokat, intézményvezetői álláshelyek betöltésével kapcsolatos munkáltatói döntések előkészítése, végzi a vezetői kinevezésekkel kapcsolatos teendőket, óvodai, iskolai felvétellel kapcsolatos fellebbezések elbírálásának előkészítése, tandíj kötelezettség teljesítésével összefüggő II. fokú döntések előkészítése, közoktatási, közművelődési intézmények működési szabályzatainak jóváhagyásra történő előkészítése, intézmények törvényességi ellenőrzésben való részvétel, feladatkörébe tartozó ügyfélszolgálati tevékenység ellátása, kapcsolattartás a lakosság önszerveződő közösségeivel, szervezi és lebonyolítja a városi szintű rendezvényeket, Bursa Hungarica felsőoktatási ösztöndíjjal kapcsolatos feladatok, szakterületet érintő képviselő-testületi előterjesztések tervezetének elkészítése, szakterületet érintő rendelet tervezetek előkészítése, az érettségi vizsgák előkészítése, megszervezése és lebonyolítása, az OKM által meghirdetett országos tanulmányi versenyek szervezése és lebonyolítása, meghatározza az adott nevelési évben indítható óvodai csoportok számát, továbbá engedélyezi az osztály, csoport átlaglétszámtól való eltérést, meghatározza az adott tanítási évben az iskolában indítható osztályok, napközis osztályok (csoportok), a kollégiumban szervezhető csoportok számát, továbbá engedélyezi pályázatok előkészítésében, lebonyolításában való közreműködés szükség szerint. 4.) Sportügyek ellenőrzi az intézményekben folyó testnevelési feladatok elvégzését, intézi a versenyek szervezését, lebonyolítását, Üllő és térsége diáksport versenyeinek koordinálása, egyéb testneveléssel, sporttal és ifjúsággal kapcsolatos feladatok, kitüntető díj adományozásának előkészítése, a városi szintű sportegyesületek segítésével gondoskodik a település sportéletéből. 5.) Ifjúságvédelem 105


városi szinten összefogja e korosztályt, a közoktatási intézményekben működő gyermekvédelmi munkát végző pedagógusokat segíti. 6.) Szociális, egészségügyi és családvédelmi feladatok 6.1.) Önkormányzati és jegyzői szociális igazgatási és hatósági, jegyzői gyámhatósági feladatok rendkívüli gyermekvédelmi támogatás, várandós anya támogatása, átmeneti segélyek, lakásfenntartási támogatások, köztemetések intézése, temetési segély, hamvasztási segély, szociális otthoni, egészségügyi gyermekotthoni elhelyezések, természetben nyújtott szociális ellátások, étkezési térítési díj kedvezmény, gyógyszertámogatás 100 évesek támogatása, 80 és 90 évesek születésnapi csomagjainak előkészítése, tankönyv, tanszer támogatás, babacsomag. 6.2.) Jegyző hatáskörébe tartozó szociális ügyekben: közgyógyellátásra való jogosultság elbírálása, rendszeres szociális segély, időskorúak járadéka, a személyes szabadságot korlátozó intézkedések miatt fogva tartottak saját vagy házastársi jogon történő szociális támogatások, rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény, kiegészítő gyermekvédelmi támogatás, társhatósági megkeresésre környezettanulmány készítése abortusz igazolás, súlyos mozgáskorlátozottak támogatása, normatív ápolási díj, egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság megállapítása, panel plusszal kapcsolatos szociális támogatás, jövedelem vizsgálat személyes gondoskodás esetében, hadigondozotti ellátások, bírósági, társhatósági megkeresésre környezettanulmány készítése. 6.3.) Jegyzői hatáskörbe tartozó gyámügyekben:

106


külön jogszabályban meghatározott esetekben ügygondnokot, eseti gondnokot rendel ki, a kirendelt gondnokot felmenti, megállapítja munkadíját, lefolytatja a védelembe vételi tárgyalást, dönt a gyermekvédelembe vételéről, annak megszüntetéséről, ideiglenes hatályú gyermek-elhelyezési eljárást folytat le azonnali intézkedést igénylő esetekben, környezettanulmányt készít megkeresésre, teljes hatályú apai nyilatkozatot vesz fel, nyilvántartást vezet a szülő adatai nélkül anyakönyvezett gyermekről, felveszi a szülő nyilatkozatát, amelyben hozzájárul gyermeke ismeretlen személy általi örökbefogadásához. 6.4.) A Bizottságok hatáskörébe tartozó feladatok előkészítése, döntés végrehajtása tekintetében: ápolási díjak, méltányossági segély kérelmek, adósságkezelési támogatások, vis maior támogatás vonatkozásában szociális és egészségügyi intézmények SZMSZ-e és annak mellékleteinek előkészítése, javaslattétel előkészítése, az önkormányzatot által adományozható díjakra, kitüntetésekre, javaslat előkészítése a házi segítségnyújtásra. 6.5.) Egyéb tevékenység: képviselő-testületi határozat-tervezetek és előterjesztések előkészítése szociálpolitikai ügyek tekintetében, elvégzi a törvényekben és egyéb jogszabályokban meghatározott, felülvizsgálatokat, közreműködik a szociálpolitikai statisztika elkészítésében, egyéb szociálpolitikai hatáskörbe tartozó igazolások kiadása, szociálpolitikai hatáskörbe tartozó hatásági bizonyítványok kiadása, végzi a szociális törvényben 1993. évi III. tv. 92/B §. (2) bekezdésben meghatározott fenntartói ellenőrzést a szociális intézmények vonatkozásában, segíti a kistérségi feladatokat ellátó szervezeti egység munkáját, rendeletmódosítás előkészítése, feladat-ellátási szerződés előkészítése, finanszírozási egyeztetések, szociális szakértői bizottság működtetése, bűnmegelőzési terv és annak végrehajtásával kapcsolatos feladatok, adatszolgáltatás, környezettanulmányt készít az ügyintézéshez, valamint egyéb megkeresésekre, vezeti a jogszabályban előírt gyámügyi nyilvántartásokat, postázza az ügykörükben keletkezett iratokat, közreműködik a statisztika elkészítésében feladatkörébe tartozó költségvetési előirányzatok felhasználásának folyamatos figyelése, likvidterv készítéshez adatszolgáltatás a feladatkörébe tartozó előirányzatok várható teljesüléséről a Gazdasági Osztály számára. 107


6.6.) Egészségüggyel kapcsolatban a háziorvosi, gyermekorvosi, iskola-egészségügy, ügyelet védőnői szolgálat körében: feladatellátási szerződések előkészítése, területmódosítási feladatok előkészítése, rendeletmódosítás előkészítése, finanszírozással kapcsolatos egyeztetések, statisztika, adatszolgáltatás, szakellátással kapcsolatban: A bizottság és képviselő-testület hatáskörébe tartozó szakmai anyagok előkészítése döntésre. különösen az SZMSZ és mellékletei, alapító okiratok, közreműködik az intézmény fenntartói feladatainak ellátásában. 6.7.) Egyéb tevékenység: kapcsolatot tart a szociális és egészségügyi intézményekkel, részt vesz mint a fenntartó képviselője az érdekképviseleti szerv munkájában, soron kívüli szociális otthoni elhelyezéseknél részt vesz a döntés meghozatalában, az éves költségvetés összeállításában részt vesz, figyeli az előirányzatok felhasználását, szükség esetén javaslatot tesz az előirányzat átcsoportosítására, végzi az egyéb szociális és gyermekvédelmi alapfeladatokat ellátó intézmények működési engedélyezésével kapcsolatos feladatokat. 7.) Belső ellenőrzés az éves ellenőrzési terv kidolgozása, kockázatelemzési módszerek alapján és soron kívüli ellenőrzések figyelembevételével, az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása, az ellenőrzési módszerek kiválasztása, megállapítások és következtetések kidolgozása, ellenőrzési jelentés elkészítése, a polgármesteri hivatal céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékelni, illetve fejleszteni a hivatal kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát (FEUVE rendszer értékelése), a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva a belső ellenőrzési megállapítások és ajánlások megfogalmazása, a polgármesteri hivatal belső ellenőrzési csoportja, gondoskodik a felügyelt önkormányzati költségvetési intézmények ellenőrzéséről, tanácsadói tevékenység kiterjesztése a szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítmény-ellenőrzések során, soron kívüli ellenőrzés végrehajtása történhet a jegyző, a polgármester, a képviselőtestület és a belső ellenőrzési vezető kezdeményesére, utóellenőrzések elvégzése, az ellenőrzések nyilvántartása, éves összefoglaló ellenőrzési jelentés elkészítése.

108


8. ) Informatikai feladatok biztosítja a Hivatal informatikai támogatásának folyamatos működőképességét, kisebb zavar esetén annak karbantartását, illetve fejlesztését, biztosítja az országgyűlési, a helyi önkormányzati választások, és a népszavazások zavartalan lebonyolítását, végzi a feladatkörébe tartozó költségvetési előirányzatok felhasználásának folyamatos figyelését, likvidterv készítéshez adatot szolgáltat a feladatkörébe tartozó előirányzatok várható teljesüléséről a Pénzügyi Iroda számára II.

Műszaki Iroda 1.) Építéshatósági ügyek elvi építési engedélyezési eljárás lefolytatása, végleges építési engedélyezési eljárás lefolytatása, bontási engedélyezési eljárás lefolytatása, fennmaradási engedélyezési eljárás lefolytatása, használatbavételi engedélyezési eljárás lefolytatása, rendeltetésmód megváltoztatási engedélyezési eljárás lefolytatása, bontási engedélyezési eljárás lefolytatása, elvi telekalakítási engedélyezési eljárás lefolytatása, végleges telekalakítási engedélyezési eljárás lefolytatása, építéshatósági kötelezési eljárások lefolytatása, építési munkák hatósági ellenőrzése, szakhatósági hozzájárulások kiadása építéshatósági ügyekben, I. fokú tűzvédelmi hatósági feladatok ellátása, rendezési tervek készítésében, felülvizsgálatában és módosításában közreműködés, tervtári, irattári, statisztikai feladatok ellátása, körjegyzőségi feladatok ellátása. 2.) Főépítész feladatok A települést érintő területrendezési tervek, valamint a szomszédos települések fejlesztéssel és szabályozással kapcsolatos dokumentumainak Üllő város érdekeit képviselő véleményezése, szakmai együttműködés biztosítása, a várost érintő területrendezési tervek, szomszéd települések településrendezési terveinek, és Üllő városára vonatkozó településrendezési tervek összhangjának megteremtése, a város településrendezési eszközeinek (településfejlesztési koncepció, településszerkezeti terv, szabályozási terv és helyi építési szabályzat) elkészíttetése, a településrendezési tervek Étv. 9.§ szerinti véleményezési eljárásának lefolytatása, felügyelete, a tervkészítés nyilvánosságának biztosítása. a tervezőkkel, a véleményezési eljárás résztvevőivel történő kapcsolattartás, egyeztetés, 109


részvétel a város településpolitikai, településfejlesztési, településüzemeltetési programjának elkészítésében, a programokhoz kapcsolódó szakmai vélemény, állásfoglalás kialakítása, közreműködés a város ingatlanvagyon-gazdálkodási programjának elkészítésében, az önkormányzati beruházásokkal kapcsolatos döntések előkésztésében való részvétel. a döntések segítése a településrendezési tervvel kapcsolatos adatszolgáltatással, szakmai állásfoglalás kialakításával, városfejlesztési stratégia és ágazati koncepciók készítésében való közreműködés, szakmai segítségnyújtás, települési tervtanács működtetése, a helyi építészeti örökség védelmével kapcsolatos szabályozás érvényesülésének figyelemmel kísérése, az azzal összefüggő nyilvántartás vezetése, szakmai vélemény, állásfoglalás nyújtása a város egységes táji és építészeti arculatának kialakítása érdekében, a város területét érintő pályázatok (településrendezési, építészeti, képzőművészeti) kiírásában, elbírálásában való közreműködés, szakmai konzultáció biztosítása az építéshatóság részére, szakmai tanácsadás nyújtása tervezők és építtetők számára, feladatkörébe tatozóan a szakbizottságok, illetve a képviselő-testület elé terjesztendő anyagok előkészítése, a meghozott döntések végrehajtása, feladatkörébe tartozó költségvetési előirányzatok felhasználásának folyamatos figyelése, likvidterv készítéshez adatszolgáltatás a feladatkörébe tartozó előirányzatok várható teljesüléséről a Pénzügyi Iroda számára. 3.) Városgazdálkodás az éves költségvetés városüzemeltetéssel kapcsolatos fejezeteinek tervezése és végrehajtása, munkák megrendelése, és ajánlatok kérése, szükség szerint közbeszerzések lefolytatásában történő szükség szerinti közreműködés, munkák kiadása, a saját, illetve idegen vállalkozók által végzett munkák folyamatos ellenőrzése, elszámolása, átadás-átvételek bonyolítása, pályázati pénzek esetén támogatási szerződésekkel kapcsolatos elszámolások, beruházások végrehajtása (közbeszerzés, folyamatos műszaki ellenőrzés, műszaki átadásátvétel lebonyolítása, elszámolások), önkormányzati ingatlan-vagyon műszaki adataiban történő változások átvezetése, éves statisztika szolgáltatása (ingatlan vagyon kataszter), önkormányzati ingatlanok üzemeltetésével, fenntartásával kapcsolatos feladatok: bérbeadásra vonatkozó pályázatok lebonyolítása, bérleti szerződések előkészítése, bérlemények nyilvántartása, lakások és helyiségek műszaki állapotfelmérése (lakbérkategória szerinti besorolás), mezőgazdasági földhasználattal kapcsolatos ügyintézés, egyéb közszolgáltatói szerződésben foglaltak teljesülésének teljes körű ellenőrzése: kegyeleti közszolgáltatási szerződésben foglaltak teljesülésének ellenőrzése, az éves költségvetés beruházással kapcsolatos fejezeteinek tervezésében való közreműködés, természetvédelmi területek kezelése: kezelés a jogszabályokban, hatósági rendelkezésekben, kezelési tervben foglaltak szerint, erdőkezelési tervek aktualizálása, 110


fásítási koncepció, természetvédelmi területek ingatlangazdálkodási programjának aktualizálása, közutakkal kapcsolatos feladatok: közút és járda nyilvántartás vezetése, közútkezelői nyilatkozatok kiadása, az ezek alapján végzett munkák figyelemmel kísérése, a 72/1996. (V.22) kormány rendelet szerinti vízgazdálkodással kapcsolatos hatósági hatáskörök ellátásával kapcsolatos feladatok ellátása, csapadékvíz-csatorna nyilvántartás (térkép) vezetése, belvízvédelmi terv folyamatos aktualizálása, a belvíz- és csapadékvízelvezető rendszer állapotáról, az elvégzendő feladatokról jelentés készítése, karbantartás lebonyolítása, fejlesztési feladatok meghatározása és lebonyolítása, magántulajdonú ingatlanon bekövetkezett ingatlankárokhoz igényelt szociális segélyek műszaki döntés-előkészítése, nyilatkozattételhez javaslat, végrehajtási eljárásban az önkormányzatot megillető elővásárlási jogra, településrendezési terv elkészítésében való közreműködés: adatszolgáltatás, egyeztetések, a terv elfogadásához, módosításához szükséges eljárásban való részvétel, feladatkörébe tartozó költségvetési előirányzatok felhasználásának folyamatos figyelése, likvidterv készítéshez adatszolgáltatás a feladatkörébe tartozó előirányzatok várható teljesüléséről a Pénzügyi Iroda számára, feladatkörébe tatozóan a szakbizottságok, illetve a képviselő-testület elé terjesztendő anyagok előkészítése, a meghozott döntések végrehajtása. 4.) Városfejlesztési és beruházási feladatok városfejlesztéssel kapcsolatos koncepciók kidolgozása, fejlesztési programok készítésében való közreműködés, (vízrendezés, közművek, útépítés, területfejlesztés, intézmény-hálózat stb.), pályázatok műszaki előkészítése (terveztetés, engedélyeztetés, költségbecslések elkészítése), építéssel kapcsolatos pályázatokhoz szükséges tervek készíttetése, engedélyek beszerzése, pályázatok elkészítése, beadása, támogatási szerződések megkötésében való közreműködés, közútkarbantartás, felújítás, az éves költségvetés beruházással kapcsolatos fejezeteinek tervezésében való közreműködés, a beruházási és felújítási javaslat szöveges indokolása, a városi beruházásokkal, fejlesztésekkel kapcsolatos teendők, programok kidolgozása, terveztetés, pályáztatás, ajánlatkérés, szerződések előkészítése, feladatkörébe tatozóan a szakbizottságok, illetve a képviselő-testület elé terjesztendő anyagok előkészítése, a meghozott döntések végrehajtása, a pályázati támogatás elfogadó nyilatkozatának döntés-előkészítése, feladatkörébe tartozó költségvetési előirányzatok felhasználásának folyamatos figyelése, a fejlesztési célra kialakított megvalósítási, finanszírozási és elszámolási ütemterv betartásának ellenőrzése, a fejlesztési célra kialakított ütemterv betartása/betartatása, fejlesztések megvalósítása, beruházásokkal kapcsolatosan kidogozza a hosszú, közép, és rövid távú fejlesztési elképzeléseket, javaslatot tesz az éves beruházási felújítási tervekre, véleményezi az önkormányzathoz tartozó intézmények javasolt beruházási igényeit, 111


adott beruházásokkal kapcsolatosan beruházási számításokat végez (beruházás, hatékonyság, gazdaságosság, elérhető eredmények, működési kihatások), közreműködik pályázatok elkészítésében, adott beruházással kapcsolatban alternatívákat dolgoz ki, elkészíti az adott évi költségvetési beruházási tételek módosítására szóló indítványokat, elkészíti a beruházással kapcsolatos kötelezettségvállalást megalapozó dokumentumokat, azokat leadja és gondoskodik a nyilvántartásba vételéről, folyamatosan ellenőrzi a szerződéses feladatellátók tevékenységét, elszámolását, a polgármesteri hivatal által ellátott feladatokhoz, feladatváltozásokhoz igazodva folyamatosan figyelemmel kíséri az üzemeltetési kiadásokat, gondoskodik az üzemeltetési költségek szükség szerinti átterheléséről, javaslatot tesz működési, fenntartási, üzemeltetési kiadások ésszerűsítésére, energia- és költségtakarékos intézkedésekre, ingatlanok esetében a tervszerű karbantartást és felújítást ütemezi és ellátja, javaslatot tesz a vagyonbiztosítás terjedelmére, érvényesíti a kárigényeket, likvidterv készítéshez adatszolgáltatás a feladatkörébe tartozó előirányzatok várható teljesüléséről a Pénzügyi Iroda számára. 5.) Közterület-felügyelet a közterületek jogszerű használatának, a közterületen folytatott engedélyhez, illetve útkezelői hozzájáruláshoz kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzése, a közterület rendjére és tisztaságára vonatkozó jogszabály által tiltott tevékenység megelőzése, megakadályozása, megszakítása, megszüntetése, illetve szankcionálása, közreműködés a közterület, az épített és a természeti környezet védelmében, a közrend, a közbiztonság védelmében, az önkormányzati vagyon védelmében, a köztisztaságra vonatkozó jogszabályok végrehajtásának ellenőrzésében, közreműködik az állategészségügyi és eb-rendészeti feladatok ellátásában: vezeti az ebek nyilvántartását, gondoskodik az ebek veszettség elleni beoltásának és pótlásának megszervezéséről, eljár kóbor ebek befogásának elrendelésében, az állattartásról szóló önkormányzati rendeletben foglaltak szerinti önkormányzati ügyekben az eljárást lefolytatja, állatvédelmi ügyekben lefolytatja a jegyző hatáskörébe tartozó eljárást, vadkár ügyekben szakértőt rendel ki, végzi a marhalevelek kiállítását, gondoskodik az ezzel összefüggő nyilvántartás vezetéséről, helyszíni bírságok befizetésének rendszeres egyeztetése a Pénzügyi Irodával. 6. ) Környezetvédelmi feladatok környezetvédelmi hatósági jogkörben végzett munkák, határozathozatal, folyékony és szilárd hulladék kezelésével kapcsolatos feladatok: gyűjtőedényekre történő jogosultság megállapítása, szelektív hulladékgyűjtő szigetek ürítésének figyelemmel kísérése, illegális hulladéklerakó telepek felszámolásának megszervezéses, zajvédelemmel, levegőszennyezéssel, környezet-egészségüggyel, természetvédelemmel, szúnyog- és rágcsálóirtással kapcsolatos feladatok ellátása, növényvédelmi hatósági feladatok ellátása, 112


fakivágási engedélyek kiadása, bejelentett növényvédelmi munkákról a méhészeket tájékoztatja, közreműködés a kapcsolódó szakbizottsági munkában. III. Hatósági Iroda 1.) Ügyfélszolgálat és gondnoksági feladatok gondoskodik a városháza zavartalan működésével, a folyamatos ügyfélfogadás és ügyfél irányítási feladatok ellátásáról, ügyirat átvétel, hiánypótlási nyomtatvány azonnali átadása, ügyfél teljes körű tájékoztatása az adott ügytípusra vonatkozóan, a Polgármesteri Hivatal épületei működésének biztosítása, karbantartása, tisztántartása, az irodaszerek, nyomtatványok beszerzése, telefonközpont működtetése, a helyszínelések teljesítéséhez gépjármű biztosítása, a gépjárművek tisztántartása, a biztonsági őrök munkájának ellenőrzése, ellátja a talált tárgyak kezelésével, nyilvántartásával kapcsolatos ügyeket, panasziroda kezelése. 2.) Adócsoport elkészíti a központi adójogszabályok figyelembevételével a helyi adókra vonatkozó rendeleteket, a központi és a helyi önkormányzat által bevezetett adókkal – gépjárműadó, építmény- és telekadó, helyi iparűzési adó, idegenforgalmi adó, termőföldek bérbeadásából származó jövedelemadó, talajterhelési díj – kapcsolatos adóhatósági feladatok (kivetés, nyilvántartás, beszedés, könyvelés, számlák vezetése, szabályozás előkészítése, értelmezés, ellenőrzés, adóbehajtási cselekmények) ellátása, méltányossági jogkör gyakorlása, hatósági megkeresésre részletfizetési kedvezményhez, adóhatósági méltányossági jog gyakorlása érdekében környezettanulmány készítése, adók módjára behajtandó köztartozások nyilvántartása, könyvelése, behajtása, elszámolása, költségmentességi nyilatkozatok záradékolása, adóigazolások kiadása, külföldi állampolgár ingatlanszerzéséhez hozzájárulás végrehajtási intézkedések foganatosítása, az adóbehajtási eljárás keretében biztosítási intézkedéseknél az ingatlan jelzálogjog biztosítékkal történő megterhelése, az ingatlan-végrehajtási jog feljegyzésének és a végrehajtás elrendelésének megindítása, eredménytelen végrehajtás esetén irat átadása önálló bírósági végrehajtó részére, jogszabályban meghatározott feltételek esetén behajthatatlanság címén, vagy elévülés folytán törli a köztartozást,

113


az adóbevételi terv teljesülésének figyelemmel kísérése, negyedévente adatszolgáltatás a költségvetési és gazdálkodási csoport számára a PM információs jelentési kötelezettség teljesítéséhez. 3.) Általános igazgatási ügyek 3.1.) Önkormányzati és Szervezési feladatok a testület és szervei – polgármester, bizottságok, polgármesteri hivatal – önkormányzati működésével összefüggő munkájának szervezése, képviselő-testület részére munkájukhoz szükséges technikai feltételek biztosítása, a képviselő-testületi munka előkészítése, a hivatali szervezeti egységek ezzel kapcsolatos feladatainak koordinálása, egyes előterjesztések elkészítése, a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei által készített anyagok véglegesítése, stilizálása, postázása, a város honlapján történő megjelentetése, a képviselő-testület által alkotott rendeletek, határozatok kihirdetése, megjelentetése, a végrehajtás figyelemmel kísérése, a képviselő-testület ülésén figyelemmel kísérik az ülésen elhangzottakat, közreműködnek az adminisztrációban, a képviselő-testület határozatai, rendeletei, jegyzőkönyvei nyilvántartása, a határozat-nyilvántartás alapján jelentések készítése a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról, jegyzőkönyv készítése a képviselő-testület ülését követő 15 napon belül, gondoskodik arról, hogy a képviselő-testületi ülések teljes anyaga – jegyzőkönyvek, előterjesztések, meghívók, jelenléti ívek – bekötésre kerüljenek, valamint a jegyzőkönyveket a Vargha Gyula Városi Könyvtárba továbbítják, az előterjesztések, és az önkormányzat által kötött szerződéseknek a város honlapján történő megjelentetése, a jegyző utasításai szerint részt vesz a képviselő-testületi döntések szakmai előkészítésében és bármely, a Hivatal hatáskörébe tartozó ügy elintézésében, amit a jegyző közvetlenül intéz, mert az nem tartozik más osztály feladatkörébe, illetve az ügy intézését a jegyző magánál tartotta, vagy magához vonta, közreműködik az önkormányzat által alapított társaságok alapítói döntést igénylő ügyeinek előkészítésében, ellátja a polgármester titkársági feladatait, a nemzetközi, propaganda és információs feladatokat; protokoll és testvérvárosi kapcsolatokkal kapcsolatos feladatokat. 3.2.) A választásokkal, népszavazással, népi kezdeményezéssel kapcsolatos feladatok országgyűlési képviselői, helyi önkormányzati képviselői, kisebbségi választások, népszavazások, népi kezdeményezések előkészítésével, lebonyolításával kapcsolatos szervezési feladatok ellátása, a választópolgárok, a jelöltek és a jelölő szervezetek pártsemleges tájékoztatása, választási adatkezelés, a tárgyi, technikai feltételek megteremtésével, a szavazatszámláló bizottságok és a jegyzőkönyvvezetők oktatásával kapcsolatos feladatok ellátása, az országgyűlési egyéni választókerületi, valamint a helyi választási bizottság működésével összefüggő döntés előkészítő, és titkársági feladatok ellátása, 114


adatszolgáltatás a Pénzügyi Iroda számára a pénzügyi terv elkészítéséhez és a beszámoláshoz. 3.3.) Törvényességi feladatok a képviselő-testületi, bizottsági előterjesztések jogi ellenőrzésének erősítése, közreműködik abban, hogy a költségvetési előirányzatot, illetve önkormányzati kötelezettségvállalást érintő előterjesztéseket a Pénzügyi Iroda minden esetben véleményezze, az önkormányzati döntések végrehajtásának figyelemmel kísérése, törvényes végrehajtásuknak kontrollja, a Polgármesteri Hivatal egyes belső szabályzatainak – kivéve számviteli szabályzat – készítése, illetve a szakirodák által elkészített szabályzatok jogi, célszerűségi szempontból ellenőrzése, a Polgármesteri Hivatal hatósági munkájának törvényességi ellenőrzése a feladatok megszervezésének és végrehajtásának jogszerűsége, eredményessége szempontjából, továbbá a hiányosságok felszámolása, kiküszöbölése, a törvénysértő állapotok megszüntetése érdekében, előkészíti az önkormányzati alapítványokkal kapcsolatos alapítói hatáskörbe tartozó döntésekkel összefüggő előterjesztéseket, továbbítja a bírósághoz. 3.4.) Jogi feladatok az Önkormányzat illetve a Polgármesteri Hivatal szerződéseinek megkötése, bizonyos esetekben véleményezése, egyéb jognyilatkozatok előkészítése, földhivatali ügyintézése, az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal peres és nem peres eljárásokban való képviselete – kijelölt szakember közreműködésével meghatalmazás alapján – az illetékes jogi fórumok előtt, jogi szaktudást igénylő közgyűlési előterjesztések kidolgozása, végrehajtásában való közreműködés, jogi segítségnyújtás az egyes szervezeti egységeknek, az Önkormányzat és a Hivatal által megkötött szerződések nyilvántartása és végrehajtásuk folyamatának nyomon kísérése, illetve abban történő aktív közreműködés, a szerződésállomány rendszeres egyeztetése a Pénzügyi Irodával. 3.5.) Iktatási és Irattározási feladatok az ügyiratok iktatása, szerelése, csatolása, irattározása, minden év január 15-ig a hatósági statisztika elkészítése a Közigazgatási Hivatal részére. havonta ügyiratforgalmi statisztika készítése a Jegyző részére, és az irodavezetők kérése szerint, a naponta beérkező levelek bontása, a címzetthez való eljuttatása, a kimenő levelek postára adása, a számítógépes postakönyv elkészítése, valamint a nyomtatványok fénymásolási munkái ellátása, a központi irattár kezelése, ügyfélfogadási napokon az ügyfelek kiszolgálása, a hivatal által használt formanyomtatványok nagy példányszámban való fénymásolása, az iratok selejtezése a jegyző által kiadott, a Közigazgatási Hivatal által jóváhagyott Iratkezelési Szabályzatban részletesen rögzített eljárási rend szerint, a napi sajtó és a közlönyök szétosztása. 115


3.6.) Hatósági feladatok A jegyzői hatáskörbe tartozó államigazgatási, illetve polgármesteri hatáskörbe tartozó önkormányzati hatósági ügyekben jár el. Feladatkörébe tartoznak elsősorban: a működési engedélyek kiadása, telepengedélyek kiadása, polgári célú pirotechnikai tevékenységgel kapcsolatban véleményezés, állattartási ügyek kivizsgálása, döntés-előkészítése, engedélyezése, szerencsejáték- és pénznyerő automaták üzemeléséhez szakhatósági állásfoglalások kiadása, tolmácsigazolványok kiállítása, fogyasztóvédelemmel kapcsolatos ügyek kivizsgálása, hatósági bizonyítványok, igazolások kiadása. 3.7.) Kereskedelmi és vendéglátás körébe tartozó feladatok a városi piac működési rendjéről szóló önkormányzati rendelet alapján végzi a jegyző hatáskörébe utalt ellenőrző tevékenységet, végzi az üzletek működési engedélyének kiadásával kapcsolatos eljárást, ellenőrzést gyakorol, előkészíti a működési engedély visszavonása, felfüggesztése ügyében szükséges jegyzői döntéseket, intézi a vásárlói panaszokkal kapcsolatos eljárást, nyilvántartja a magánszálláshelyeket, vendéglátó üzletek kategóriába sorolását ellenőrzi. 3.8.) Hagyatéki igazgatás Feladatkörébe tartozik a hagyatéki eljárás keretén belül: a hagyatéki leltár felvétele, a hagyatékhoz tartozó vagyontárgyak biztosításával kapcsolatos feladatok ellátása, adó-és értékbizonyítvány elkészítése. 3.9.) Szabálysértési feladatok szabálysértési hatóságként ellátja és gyakorolja a jegyző, mint elsőfokú, általános hatáskörű szabálysértési hatóság hatáskörébe utalt minden olyan szabálysértési ügyet, melyet jogszabály nem utal más szabálysértési hatóság hatáskörébe. elsőfokú birtokvédelmi hatóságként a birtokháborítási ügyekben a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény 191-192. §-ban foglaltak szerinti jegyzői hatáskörbe tartozó eljárást lefolytatja, döntésre előkészíti az ügyben hozott határozatokat, intézkedik a határozat végrehajtásáról. 3.10. ) Anyakönyvi feladatok születés, házasságkötés, haláleset anyakönyvezése, 116


anyakönyvi kivonatok kiállítása, az anyakönyvek naprakész vezetése, ellátja az 1993. évi LV. a magyar állampolgárságról szóló törvényben írt hatósági feladatok teljesítését, közreműködik az állampolgársági eskü megszervezésében, az állampolgársági okmányok előkészítésében, állampolgársági kérelmekkel kapcsolatos feladatok teljesítése, családi eseményekkel kapcsolatos ünnepségek bonyolítása, közreműködik a házasságkötésnél, ellátja a névváltozással kapcsolatos ügyeket, teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat. 3.11.) Népesség-nyilvántartási feladatok lakcím bejelentése, nyilvántartása, hatósági bizonyítvány elkészítése, személyi adatokban történő változások átvezetése, személyi azonosító jellel kapcsolatos változások átvezetése, választással kapcsolatos népesség-nyilvántartási feladatok ellátása, lakcím fiktiválás, letelepedési engedéllyel rendelkezők nyilvántartásba vétele, lakásépítési kamattámogatáshoz igazolások elkészítése. 4.) Gyámhivatali feladatok elhelyezi a gyermeket ideiglenes hatállyal, valamint dönt a megszüntetéséről és megváltoztatásáról, megállapítja a szülői felügyeleti jog feléledését, átmeneti vagy tartós nevelésbe veszi a gyermeket, illetve dönt a megszüntetéséről dönt a gondozási díj fizetési kötelezettség megállapításáról, megszüntetéséről dönt a fiatal felnőtt utógondozásának, utógondozói ellátásának elrendeléséről, dönt az otthonteremtési támogatás megállapításáról, a gyermektartásdíj állam általi megelőlegezéséről, rendezi a gyermek családi jogállását, dönt az örökbefogadásra alkalmas személlyé nyilvánításról, a gyermek örökbe fogadhatónak nyilvánításáról, örökbefogadás engedélyezéséről, felbontásáról, elbírálja a szülőnek gyermeke ismeretlen személy általi örökbefogadásáról a jognyilatkozatát, felvilágosítást ad a vér szerinti szülő adatairól, pert indíthat, illetve kezdeményezhet: a gyermek elhelyezése, illetve kiadása, a gyermeket megillető tartási követelés érvényesítése, a szülői felügyelet megszüntetése vagy visszaállítása, a gyermek örökbefogadásának felbontása, a cselekvőképességet érintő gondnokság alá helyezés és annak megszüntetése, a számadási kötelezettség, illetve a számadás helyességének megállapítása iránt, feljelentést tesz a gyermek veszélyeztetése vagy a tartás elmulasztása, a gyermek sérelmére elkövetett bűncselekmény miatt, dönt a gyermek és a szülő, illetve más kapcsolattartásra jogosult személy kapcsolattartásáról, intézkedik a szabályozott kapcsolattartás végrehajtásáról, hozzájárul a gyermek családba fogadásához, 117


jóváhagyja a gyermek végleges külföldre távozását, engedélyezi a szülői ház elhagyását, dönt a 16. életévét betöltött gyermek házasságkötésének engedélyezéséről, a gyermek részére gyámot, hivatásos gyámot rendel, ideiglenes gondnokot, gondnokot, hivatásos gondnokot rendel, irányítja és felügyeli, felfüggeszti, elmozdítja vagy felmenti a gyámot, a gondnokot, külön jogszabályban meghatározott esetekben zárlatot rendel el, zárgondnokot, eseti gondnokot, ügygondnokot, az ügyei vitelében akadályozott személy képviseletére és méhmagzat részére gondnokot rendel és ment fel, továbbá megállapítja a munkadíjukat. elbírálja a rendszeres, az eseti számadást és a végszámadást, közreműködik a gyermekek, gondnokoltak ingó és ingatlan vagyonával és vagyoni értékű jogával kapcsolatos ügyekben, a hagyatéki eljárásban, dönt a törvényes képviselő jognyilatkozatának érvényességéhez szükséges jóváhagyásról, vezeti a jogszabályban meghatározott nyilvántartásokat. 5.) Okmányirodai feladatok 5.1.) Személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos feladatok ideiglenes, állandó személyazonosító igazolvány kiállítása, talált igazolványok kezelése, elveszett, ellopott, megsemmisült igazolványokról jegyzőkönyv felvétele, majd az okmány körözésének határozattal történő elrendelése. 5.2.) Útlevél ügyintézéssel kapcsolatos feladatok útlevélkérelem rögzítése, továbbítása, talált és elveszett útlevelek kezelése. 5.3.) Egyéni vállalkozói igazolványokkal, illetőleg a mozgáskorlátozottak parkolási igazolványával kapcsolatos feladatok az igazolvány kiadása, módosítása, megszüntetése, hatósági feladatok ellátása. 5.4.) Regisztrációs eljárás ügyfélkapuk „nyitása” az egyes hivatali ügyek elektronikus ügyintézéséhez, okmányirodai bejelentkezésekhez. 5.5.) Vezetői engedéllyel kapcsolatos feladatok

118


vezetői engedélyek (nemzetközi, ideiglenes, kezdő) kiadása, módosítása, bevonása szabálysértés, ítélet, vagy végzés alapján, honosítás, vizsgára kötelezés. 5.6.) Kötelező gépjármű felelősség biztosítással kapcsolatos feladatok felelősség biztosítás fedezetének igazolása, fedezetlenség esetén tulajdonos felszólítása, gépjármű határozattal kivonása, visszahelyezése a forgalomba. 5.7.) Közlekedésigazgatással kapcsolatos feladatok gépjármű első forgalomba helyezése, külföldről behozott gépjármű első forgalomba helyezése, gépjármű átírás, tulajdonos változással kapcsolatos feladatok ellátása, záradékok átvezetése, származásellenőrzés felterjesztése, forgalmi engedély kiállítása, gépjárművek forgalomból kivonása (ideiglenes, végleges), törzskönyvvel kapcsolatos ügyintézés. IV. Pénzügyi Iroda 1.) Költségvetési és gazdálkodás az önkormányzat gazdasági programtervezetének, költségvetési koncepciójának elkészítése (részletesen a Költségvetés tervezés eljárásrendje szabályzat tartalmazza), az önkormányzat éves költségvetési javaslatának, valamint a költségvetési rendelettervezet elkészítése, az elfogadott költségvetésről információt szolgáltat a központi költségvetés számára, kialakítja a saját, valamint intézményei számviteli rendjét, az elfogadott költségvetési rendeletnek megfelelően az eredeti előirányzatok szakfeladatonkénti meghatározása, az önkormányzat költségvetési rendeletének megfelelően gondoskodik a költségvetési szervek pénzellátásáról, szükség esetén előkészíti az átmeneti gazdálkodásról szóló rendelet-tervezetet, kötelező évközi és éves pénzforgalmi- és mérlegjelentések, kincstári tájékoztatók elkészítése a költségvetés végrehajtásáról, az önkormányzat működéséről, vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről éves beszámoló, valamint a zárszámadásról szóló rendelet-tervezet elkészítése, amely keretein belül elszámol a normatív költségvetési hozzájárulásokkal, a gazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalási- és ellenjegyzési, teljesítésigazolási, érvényesítési, utalványozási és ellenjegyzési jogosítványok gyakorlása a Kötelezettségvállalási szabályzatnak megfelelően, likvidtervek készítése a társirodák adatszolgáltatásai, az intézmények finanszírozási szükséglete figyelembe vételével, 119


valamennyi költségvetési előirányzatot, önkormányzati kötelezettségvállalást érintő bizottsági és/vagy képviselő-testületi előterjesztés véleményezése, előirányzat-felhasználás nyilvántartásának vezetése a kötelezettségvállalási program keretében, információ nyújtása a kötelezettségvállaláshoz, szerződések, megrendelések nyilvántartása, az önkormányzati fenntartású intézmények saját hatáskörű előirányzat-módosításait a költségvetési rendeletmódosításba beépíti, kezdeményezi a képviselő-testületi és más szervezeti egység hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítással, előirányzat átcsoportosítással kapcsolatos döntéseket, nyilvántartja a jóváhagyott előirányzat módosításokat, átcsoportosításokat, beérkező számlák nyilvántartása, rögzítése, előkészítése átutalásra, banki terminálba történő rögzítés, átutalás, a lakossági közműfejlesztési támogatás visszaigénylése, kérelmek összegyűjtése, letéti számla kezelése, analitikus nyilvántartása, állami normatív támogatás igénylése, módosítása, elszámolása, intézményi étkezési térítési díjak nyilvántartása, utalása az intézmények felé, pályázatok pénzügyi elszámolása, Vis maior, helyi támogatás, lakáshitelek, munkáltatói hitelek, vízdíj, szennyvízdíj, földvédelmi járulék, helyettes szülői térítési díj, építési bírság, gyámügyi bírság, környezetvédelmi bírság, végrehajtási bírság analitikus nyilvántartása, normatív támogatás könyvelése, egyeztetése a Magyar Államkincstárral, beruházások analitikus nyilvántartása, aktiválásának könyvelése, egyeztetés az analitikával, biztosítja a beruházási kiadások teljesítését, likviditási ütemezést, kapcsolódó bevételek lehívását, az elkészült beruházásról állományba vételi bizonylatot állít ki, az elkészült beruházást a kettős könyvvitel rendszerében nyilvántartja (főkönyvi számlán és analitikus nyilvántartásban is), a szakmai irodák közreműködésével tervezi az üzemeltetési, fenntartási, működtetési kiadásokat, gondoskodik a kiemelt működési támogatások pénzügyi lebonyolításáról, támogatásfelhasználás ellenőrzéséről, könyveléséről, elszámoltatásáról, egyéb támogatások esetében a szerződések szerinti ütemezésben a pénzügyi lebonyolításáról, könyveléséről, nyilvántartást vezet a beruházásokról, teljesítésről, elszámolásról, bevallások készítése, e-bevallás az APEH felé, kezeli a bankszámlákat, számlakibocsátást végez, vevőnyilvántartást, szállítói nyilvántartást végez, intézmények finanszírozásának egyeztetése a költségvetéssel, intézményi beszámolók ellenőrzése, egyeztetése. 2.) Pénztár rendszeres és eseti segélyek kifizetési lista alapján lakcímre történő postázása, illetve utalása, készpénzes be- és kifizetések kontírozása, rögzítése, bérjegyzék feldolgozása, képviselői tiszteletdíjak, ápolási díjak, jutalmak és egyéb eseti megbízási díjak, útiköltség, üdülési díj, étkezési utalvány, munkaruha számfejtése, feladása a TÁH felé, 120


bérlakások értékesítésével, munkáltatói hitelekkel kapcsolatos analitikus nyilvántartások vezetése, felszólítások kiküldése, pénzbírság behajtása iránt a szükséges intézkedés megteszi, gondoskodik a helyszíni bírság behajtásáról, illetve a bírság lerovását figyelemmel kíséri jelzálogjoggal kapcsolatos ügyintézés, leltározással, selejtezéssel, az előírt nyilvántartások vezetésével biztosítja a vagyonról a naprakész információkat. 3.) Közbeszerzési feladatok az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal éves közbeszerzési tervének összeállítása, az Önkormányzat és a Hivatal, valamint annak intézményei közbeszerzési eljárásai teljes körű lebonyolítása, ill. a lebonyolítás koordinálása, a közbeszerzési eljárások dokumentálása, a Kbt. 7. §-ának előírásai alapján, a közbeszerzés alapján kötött szerződések módosításáról és teljesítéséről, a Kbt. szerinti tájékoztatók elkészítése és közzététele, a tartós kötelezettségvállalásokról a költségvetési tervezéshez és év közben folyamatosan adatszolgáltatás a Pénzügyi Iroda számára. 4.) Területfejlesztési és EU-s Kapcsolatok- és Pályázati feladatok közreműködik a város és a kistérség fejlesztési programjainak kidolgozásában, Európai Területi Együttműködési programokban való részvétel érdekében közreműködik az együttműködések kialakításában és fenntartásában (így különösen a Határmenti programok, Transznacionális programok, Interregionális programok), közreműködik a testvérvárosi kapcsolatok fejlesztésében, és a testvérvárosi események szervezésében, közreműködik a város rendezvényeinek szervezésében és azok lebonyolításában, figyelemmel kíséri, nyilvántartja az Európai Uniós, a nemzeti, regionális és egyéb pályázati kiírásokat, valamint azok elbírálását, eredményét, részt vesz a pályázatok előkészítésében, az előkészítés feladatait koordinálja, erre irányuló vezetői döntés alapján pályázatot ír és nyújt be, segíti a bizottságok szakmai munkáját, segíti a feladatok megvalósulását, ennek keretében kapcsolatot tart az érintett szervezetekkel, a költségvetésben rendelkezésre álló pályázati önrész előirányzatok, a nyertes pályázati előirányzatok cél szerinti felhasználásának figyelemmel kísérése, adatszolgáltatás a Pénzügyi Iroda számára.

121


SZERVEZETEN BELÜLI KOMMUNIKÁCIÓ Az irányítás és vezetés eszközei Szabályzat: a polgármester, illetve a jegyző által kiadott nagyobb terjedelmű olyan előírás, amelynek kiadása felsőbb szintű jogszabályi kötelezettségen alapulva a Hivatal minden dolgozóját érinti, részükre jogokat, kötelezettségeket, eljárási rendet állapít meg (pl. iratkezelési szabályzat, közszolgálati szabályzat, tűzvédelmi szabályzat, belső ellenőrzési szabályzat, stb.) Vezető utasítás: a polgármester, illetve a jegyző által kiadott olyan előírás, amely a Hivatal egységes működése, egyes feladatok egységes végrehajtása érdekében kerül kiadásra. Vezetői intézkedés: a polgármester, illetve a jegyző által a Hivatal egy szervezeti egységére vonatkozó, egy meghatározott tevékenység elvégzését szabályozó előírás. Az intézkedés vonatkozhat egy adott tevékenység határidőre történő elvégzésére, vagy egy tevékenység folyamatos ellátására. Körlevél: a jegyző, illetve a polgármester által kiadott, a Hivatal egészét érintő vezetői elvárás. Havi jelentés: az osztályvezetők írásbeli jelentési kötelezettsége az osztály havi feladatellátásáról. Az értekezletek rendje a polgármester negyedévi rendszerességgel koordinációs értekezletet tart az időszerű önkormányzati, hivatali, polgármesteri működéshez kapcsolódó egyes feladatok meghatározására, instrukciók adására, továbbá a feladatok teljesítésének áttekintése céljából. Az ülésen elhangzottakról jegyzőkönyv készül. a koordinációs értekezlet résztvevőit a polgármester állapítja meg. a jegyző minden szerdán vezetői értekezletet tart, melynek keretében áttekinti az egyes aktuális hatósági feladatokat, továbbá a képviselő-testület napirendjén szereplő előterjesztések előkészítésének, ellenőrzésének és a határozatok végrehajtásának érvényesülését. a vezetői értekezlet időpontját, napirendi pontjait, valamint a résztvevőit a jegyző állapítja meg. a tisztségviselői és a vezetői munkaértekezletek témái különösen az időszerű vezetési feladatok meghatározása, új feladatok indítása, az önkormányzati ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok kiosztásának egyeztetése, a feltételek egyeztetése, a képviselő-testületi döntések értelmezése, a döntésekből következő prioritások meghatározása, munkamódszerek fejlesztése. a vezetői értekezletek megszervezése, az értekezletekről jegyzőkönyv készíttetése, a kiosztott feladatok nyilvántartása és számonkérése az aljegyző feladata. az osztályvezetők minden hónapot követő 5-ig írásban a jegyző felé havi jelentést készítenek, amely tartalmazza az osztály havi feladatait, a társirodákkal/szervezetekkel kapcsolatos feladatokat és problémákat, valamint az osztály belső életét. a polgármester vagy a jegyző szükség szerint apparátusi értekezletet tart. 122


Szervezeti kapcsolatok és koordináció a belső szervezeti egységek vezetői, a hivatali ügyintézők, valamint a Hivatal munkatársai egymással, valamint az önkormányzati intézményekkel, gazdasági társaságokkal a Hivatal önkormányzati és államigazgatási feladatainak ellátásával kapcsolatos, szokásos munkafolyamatokban közvetlenül működnek együtt. az említett kapcsolatok zavara vagy az ettől eltérő munkakapcsolatok esetén: a szervezeti egységen belül a vezetők (közös felettes), szervezeti egységek között a jegyző végzi el a szükséges koordinációt, a koordináció általában a vezetői értekezleten történik, szükség esetén közvetlenül az érintettek között. A Hivatal szervezeti egységeinek vezetői, az intézkedéseik keretében felelősek a más osztályvezetők, képviselő-testületi és külső szerveket érintő tájékoztatás megadásáért, a velük való szükséges koordináció kezdeményezéséért.

123


2 sz. melléklet

TERVEZET (megjegyzés: a színezett részeket a MultiContact az önkormányzat igényei szerint a jövőben megváltoztatja, vagy kiegészíti)

TERVEZET

Üllő Város Polgármesteri Hivatal Szabályzat az önkormányzati költségvetési tervezési eljárásrendről A képviselő-testület a költségvetését önkormányzati rendeletben határozza meg. A költségvetés összeállításának részletes szabályait az államháztartásról szóló törvény, a finanszírozás rendjét és az állami hozzájárulás mértékét az állami költségvetési törvény határozza meg. A költségvetési rendelet tervezetét a jegyző készíti elő, és a polgármester terjeszti a képviselőtestület elé. 1. A költségvetés tervezésének folyamata 1.1. Általános feladatsor • • • • • •

•

Az önkormányzat költségvetéséhez szükséges adatbázis felállítása. Lakossági igények felmérése, megismerése. Önkormányzati ágazati szervek javaslatainak összeállítása. Önkormányzat és az intézmények elképzeléseinek egyeztetése. A helyi kisebbségi önkormányzatokkal történő egyeztetés. Kistérségi települések elképzeléseinek egymás közötti egyeztetése településfejlesztésről, együttműködésről, érdekképviseletről, Naturális mutatókról adatszolgáltatás a normatív állami számításához.

támogatások

124


• • • • • • • • • • • • • •

A költségvetési törvényjavaslat benyújtásával egyidejűleg az önkormányzati szabályozásról tájékoztatás. A helyi önkormányzat költségvetési koncepciójának összeállítása a kormány által közzétett központi költségvetési irányelvek, az önkormányzati forrásszabályozás előzetes elgondolásai alapján. Éves koncepció-készítés és az ehhez kapcsolódó egyeztetések lefolytatása. A költségvetési koncepció képviselő testület elé történő terjesztése. Tájékoztatás adása a költségvetési koncepcióról szóló testületi döntésről. Az Országgyűlés megalkotja a költségvetési törvényt; erről információ a PM., a BM., az Államkincstár területi szervezetein keresztül, valamint a Magyar Közlönyből áll rendelkezésre. Az önkormányzat és intézmények költségvetési tervezésének elindítása. A Helyi Kisebbségi Önkormányzat elnöke saját költségvetéséről tájékoztatja a polgármestert. A jegyző által összeállított költségvetési javaslat egyeztetése. A költségvetési rendelettervezetet a polgármester benyújtja a képviselőtestületnek. A költségvetési rendelet megalkotása. Erről információ adása az érdekelteknek. A költségvetési rendelet alapján az intézmények elkészítik saját elemi költségvetésüket. Az önkormányzati szintű költségvetésről – az államháztartás információs rendszere szerint – a MÁK területi igazgatóságán keresztül információszolgáltatás a kormányzati szervek felé. A költségvetés tervezésének folyamata a hatályos 217/1998 (XII.30.) Korm. rendeletben részletesen szabályozva van.

1.2. A költségvetés tervezésére vonatkozó szabályok a) A költségvetési koncepció, illetve a költségvetési terv megalapozásához szükséges belső számításokat az érvényben lévő számviteli és gazdálkodási szabályoknak megfelelően kell elkészíteni. b) A számításokat a szervezet/intézmény felépítésének megfelelően – figyelembe véve az intézményi struktúrát (önállóan, részben önállóan gazdálkodó és működő intézmények), a feladat-ellátási módot (saját szervezet, társulás, megbízás, stb.) – kell elkészíteni. c) A koncepció, illetve a költségvetési terv összeállításakor egyrészről az ellátandó feladatokból (továbbgondolva: annak költségvetési kiadási oldalát), illetve az ismert költségvetési bevételekből kell kiindulni. d) A szervezet gazdasági vezetője által kijelölt személy köteles a költségvetési tervezéssel kapcsolatos dokumentumokat külön nyilvántartásba venni és gyűjtésükről gondoskodni. e) A normatív állami hozzájárulásokhoz az egyes intézmények feladatmutatók és mutatószámok alapján történő adatszolgáltatásának valódiságáért az intézményvezető, az adatok ellenőrzéséért a tervezési feladatok ellátásáért felelős személy tartozik felelősséggel. Az adatszolgáltatást a Pénzügyminisztérium /MÁK Regionális Igazgatósága által meghatározott formában, tartalommal és határidőig kell elkészíteni. 125


f)

A kitöltést alátámasztó dokumentumokat, valamint az adatszolgáltatás egy példányát a tervezés ügyiratai között feltétlenül meg kell őrizni. A költségvetési tervezéssel kapcsolatos munkafolyamatok ellátása során elsősorban a költségvetési tervezésre vonatkozó jogszabályokat, az azokban megfogalmazott tartalmi követelményeket kell szem előtt tartani. A tartalmi követelmények betartásáért (önkormányzat esetében a költségvetési rendelet-tervezet mellékleteinek, illetve a kapcsolódó előterjesztés tartalmának, formájának a jogszabályoknak és a képviselő-testület információigényének megfelelő karbantartásáért) a jegyző illetve az általa kijelölt, feladatok ellátásáért felelős dolgozó tartozik felelősséggel.

2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 2.1. A költségvetési koncepció Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény előírásai alapján, az éves költségvetés összeállítását megelőzően, annak előkészítéseként el kell készíteni az Önkormányzat költségvetési koncepcióját, amely egységes szerkezetben tartalmazza az intézmények és a kisebbségi önkormányzatok koncepcióit. A koncepcióban tételes javaslatot kell tenni a kötelező és az önként vállalt feladatokkal összefüggő szükséges, ajánlott és lehetséges beruházási igényekről, különös figyelemmel a társult formában megvalósítás alatt álló projektek várható tervévi kihatásairól. A költségvetési szervektől beszerzett, valamint a Hivatalnál meglévő információk alapján ki kell alakítani a költségvetési koncepciót. A költségvetési koncepcióval kapcsolatban meg kell ismerni az Önkormányzatnál működő szakbizottságok – szakterületüket érintő –, valamint a pénzügyi bizottság egész koncepcióval kapcsolatos véleményét. A bizottságok véleményét tartalmazó határozatokat csatolni kell a képviselő-testületi előterjesztéshez. A költségvetési koncepciót a Pénzügyi Iroda állítja össze, készítésének folyamata, döntési pontjai: • az Irodák javaslatainak feldolgozása • koncepció elkészítése • bizottsági véleményezés • képviselő-testületi véleményezés A költségvetés előkészítése során a tervezett saját bevételek és az azok megalapozását szolgáló rendeletek: vagyonrendelet, a helyi adókról szóló rendelet ellenőrzéséért – a Jegyző felügyelete mellett - a Pénzügyi Iroda………………. a felelős.

126


A költségvetési koncepció költségvetési évet megelőző év november 30-ig (parlamenti és önkormányzati képviselőválasztás évében december 15-ig) történő elkészítéséért a Pénzügyi Iroda vezetője a felelős. 2.1.1. A költségvetési koncepciót • a rendelkezésre álló központi információk; a központi költségvetési irányelvek; az önkormányzatokat érintő makrogazdasági összefüggések, • a helyben képződő bevételek, • az önkormányzat gazdasági programjában szereplő feladatainak, • valamint a részletes költségvetés készítéséhez megfogalmazott követelmények iránymutatások figyelembevételével kell összeállítani. 2.1.2. Az önkormányzat a Pénzügyminisztérium és az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium együttes tájékoztatójából értesül • • • • • •

a központi költségvetés irányelveiről; a költségvetési tervezés egyes munkaszakaszaira vonatkozó feladatokról; a feltételekről, az érvényesítendő követelményekről; az egyes ágazatok prioritásairól; a tervezés során megvalósítandó összehangolási feladatokról; az útmutató közli: - a tervezéshez felhasználható adatokat; - a tervezés dokumentumait és az adatszolgáltatás módját.

2.1.3. A költségvetési koncepció főbb elemei a következők: a) a Kormány által rendelkezésre bocsátott költségvetési irányelv tartalmának figyelembevétele, b) az önkormányzat részére kötelezően előírt, illetve szabadon vállalható feladatok körültekintő és alapos elemzése, helyzetfelmérés, c) a tervezet lehetőség szerinti számszerűsítése, d) a koncepcióról a polgármester az önkormányzati bizottságok véleményét úgy kéri ki, hogy utoljára a pénzügyi feladatokat ellátó bizottság ezen bizottsági vélemények ismeretében tudja véleményezni az egész koncepciót. A bizottsági véleményeket, a helyi kisebbségi önkormányzatoknak a koncepció tervezetről alkotott véleményével együtt a koncepcióhoz csatolja. A képviselő-testület a koncepció tervezetét megtárgyalja, és határozatot hoz a költségvetés készítésének további irányairól, feltételeiről. 2.1.4. A költségvetési koncepció tartalmi elemei: 1. 2.

A helyi önkormányzat normatív állami hozzájárulás feladatmutatói, fajlagos összege A helyi önkormányzat normatív kötött felhasználású támogatás feladatmutatói, fajlagos összege 127


3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10.

A helyi önkormányzatok által felhasználható központosított előirányzatok Az önkormányzat pénzforgalmi mérlege Bevételek a központi költségvetési támogatások nélkül Kiadások teljeskörűen A Polgármesteri Hivatal működési bevételei és kiadásai Az intézmények bevételei és kiadásai Kisebbségi önkormányzatok bevételei és kiadásai Felhalmozási kiadások Az önkormányzat által nyújtott támogatások Kisebbségi határozatok költségvetési koncepcióról

2.1.5. A koncepció során a bevételeket jogcímenként, a bevétel jellege szerint szükséges tervezni. Főbb jogcímek: • Intézményi működési bevételek • Sajátos működési bevételek • Felhalmozási és tőke jellegű bevételek • Központi költségvetésből kapott költségvetési támogatások • Támogatásértékű bevételek • Pénzeszközátvételek államháztartáson kívülről • Hitelek (működési – és felhalmozási célú hitelek) • Kötvénykibocsátások Az önkormányzat vagyoni helyzetének – a vagyoni helyzetben várhatóan bekövetkező változások – bemutatása is része a koncepciónak. 2.1.6. A kiadások tekintetében figyelembe kell venni minden, a koncepció készítésénél, a költségvetési kiadásokra ható tényezőt. A koncepció előkészítésekor már rangsorolni kell a feladatokat és a megvalósításhoz szükséges pénzeszközök nagyságát és ütemezését. A kiadásoknál feltétlen elsőbbséget kell biztosítani az önkormányzat kötelezően ellátandó alapfeladatainak megvalósítására. A koncepcióban ki kell mutatni • a működés kiadásait; • a folyamatban levő fejlesztési, felújítási kiadásokat, • a szabad forráslehetőséget, • a keletkező forráshiányt. 2.1.7. Az önkormányzat (intézmények) tervezési feladatok ellátásáért felelős dolgozói a koncepció ellenőrzése során kötelesek megvizsgálni, hogy a költségvetési koncepciót megalapozó számítások során: •

figyelembe vették-e a vonatkozó jogszabályokat (önkormányzat és szervei esetében az önkormányzati rendeleteket, határozatokat), 128


•

a kötelezettségvállalások nyilvántartása alapján a tervévre vonatkozó kötelezettségvállalások a koncepcióba beépítésre kerültek-e, • az inflációs hatásokkal, illetve jogszabályi változások hatásaival az érintettek megfelelő mértékben számoltak-e. Az önkormányzat/kincstár tervezési feladatok ellátásáért felelős dolgozói kötelesek jelezni, ha a költségvetési koncepció összeállításakor a költségvetés forráshiányosnak bizonyul. Ekkor meg kell fogalmazni azokat a javaslatokat, melyek alapján a költségvetés kiadási oldalát csökkenteni, illetve a bevételi oldalt megalapozottan növelni lehet. 2.1.9. A költségvetési koncepciót az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet alapján egyeztetni szükséges: • •

A polgármesternek a képviselő testület bizottságaival, különös tekintettel a Pénzügyi Bizottságra. A Jegyzőnek a helyi kisebbségi önkormányzat elnökével.

2.1.10. A költségvetési koncepciót az egyeztetések utáni módosításokkal az alábbi szerkezeti felépítésben kell a polgármesternek a képviselő-testület elé terjeszteni: Szöveges rész: • a költségvetési tervezőmunka makrogazdaság összefüggései, a helyi önkormányzatok szabályozásának elvei, • az önkormányzat gazdasági programjának aktuális célkitűzései, feladatai, • ágazatpolitikai célok megfogalmazása, • önkormányzati szintű bevételi és kiadási keretszámok, • felhalmozási és felújítási kiadások aránya, • adósságszolgálati kötelezettség, • határozati javaslat a költségvetés készítés további munkálatainak megalapozásához. Számszaki rész: • kimutatás az önkormányzat ………évi bevételeiről, jogcímenkénti részletezettséggel, • kimutatás az önkormányzat ………évi kiadásairól, főbb kiadás nemenkénti részletezettséggel, • az……..évi költségvetés mérlege, 2.1.11. A koncepció elfogadása A koncepció elfogadása határozattal történik, melyben a képviselő-testület a költségvetés készítésének további tartalmi és eljárási feladatairól határoz. Előírt formája: 1. rész: szöveges rész (főbb irányvonalak megfogalmazása) 2. rész: határozati javaslat 3. rész. táblázatok, mellékletek 129


2.1.12. A költségvetési tájékoztatni kell:

koncepcióval

összefüggő

képviselő

• • •

testületi

az önkormányzat intézményeinek vezetőit, a helyi kisebbségi önkormányzatokat, mindazokat, akik az önkormányzat költségvetési megvalósításában érdekeltek, • illetőleg akik együttműködésére az önkormányzat számíthat. 3. Az önkormányzati költségvetés készítése

döntésről

feladatainak

Az éves költségvetés tervezése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet előírásait, valamint az Önkormányzat költségvetési koncepciójában foglaltakat. Amennyiben a képviselő-testület a koncepció elfogadásakor a költségvetés összeállítására vonatkozóan állapított meg külön irányelveket vagy szempontokat, akkor azok figyelembevételéről gondoskodni kell. Ezért a jegyző tartozik felelősséggel. A költségvetési terv javaslatot a jegyző az általa kijelölt személy bevonásával a hatályos jogszabályok szerint állítja össze. A költségvetés tervezésének feladatairól, azok időbeli ütemezéséről feladat és ütemtervet kell összeállítani. 3.1. A költségvetés előkészítésének legfontosabb feladatai: • • • • •

• • • • •

A költségvetési törvényjavaslat/törvény feltételeinek értékelése, számszerűsítése. Az önkormányzat gazdasági programjában, költségvetési koncepciójában meghatározott feladatok költségvetési évet érintő feladatainak aktualizálása, a műszaki megvalósíthatóság és pénzügyi teljesíthetőség felülvizsgálata. A költségvetési intézmények tevékenységében bekövetkező, - költségvetést érintő - változások pénzügyi kihatásainak számszerűsítése. A működési feladatok ellátásának szakmai értékelése, ráfordításának pénzügyi elemzése. A feladatellátás működtetésének szakmai követelményeit figyelembe véve az ellátottság elemzése. Kiemelten vizsgálandó az oktatás, a szociális ellátás, az egészségügy területe, ahol a létszám és eszközigény ágazati törvényekben és rendeletekben meghatározott. Fontos megvizsgálni, hogy a különböző szervezési, szervezeti intézkedések hogyan hatottak/hatnak a bevételek és kiadások összetételére, nagyságára, milyen megtakarítás érhető el. Lényeges megvizsgálni a folyamatban lévő fejlesztési, felújítási munkák költségvetési évben szükséges forrásigényét. Vizsgálni kell az árváltozások hatását a kiadásokra. El kell végezni a bevételek alakulásának részletes elemzését, értékelését, az új bevételi források felkutatása érdekében. Pályázati lehetőségek feltárása, a pályázati hatékonyság növelése érdekében fejleszteni kell az ezzel összefüggő információs rendszert.

130


3.2. A költségvetés tervezése A Hivatal szervezeti egységei és az intézmények a következő évre vonatkozó költségvetési igényeiket, javaslataikat december 31-ig terjesztik elő írásban, az alábbi tartalommal: létszám- és bérigények a feladatok változásai, azok költségvetésre gyakorolt hatása, speciális beszerzési igények, elvégzendő karbantartási, felújítási feladatok. A tervezés során a Hivatal valamennyi szervezeti egysége javaslatát, igényét figyelembe kell venni, és vizsgálni azok realitását. A Pénzügyi Irodavezetője gondoskodik a költségvetési intézmények és a Hivatal szervezeti egységek tervezési feladatainak koordinálásáról, valamint a szervezeti egységek által előterjesztett költségvetési igények teljesíthetőségének vizsgálatáról. A költségvetési intézmények költségvetési javaslataiban szereplő adatok egyeztetéséért, ellenőrzéséért ………………… a felelős. A költségvetés tervezésének folyamata: • Intézmények értesítése Az intézmények és az Irodák levél formájában történő értesítése a koncepció rájuk vonatkozó előírásairól, ide értve a költségvetés tervezése során figyelembe veendő számszaki előírásokat is. • Intézményi költségvetések elkészítése Az intézmények a felügyeleti szerv előírásainak figyelembevételével elkészítik éves költségvetési javaslataikat, majd megküldik a Pénzügyi Irodara. • Intézményi egyeztetés • Közmeghallgatás, kisebbségi önkormányzatokkal való egyeztetés A polgármester a költségvetési előterjesztés összeállítása előtt szükség szerint közmeghallgatást tart, ahol közvetlen információkat gyűjt a lakossági elvárásokról. • Képviselő-testületi anyag előkészítése, könyvvizsgálói vélemény bekérése A Pénzügyi Iroda vezetője elkészíti az éves költségvetéssel kapcsolatos előterjesztés anyagát, mely tartalmazza a rendelet tervezetet, a számszerű összefüggéseket tartalmazó táblázatokat és azok szöveges kiegészítését. Az előterjesztéshez csatolja a könyvvizsgáló véleményt. Az előterjesztés képviselő-testülethez történő beterjesztésének határideje a tárgyév február 15.-e (illetve a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap). • Bizottsági véleményezés A költségvetés tervezetét az egyes bizottságok megvitatják és az abban foglaltakkal kapcsolatban állást foglalnak. Az előterjesztő polgármester a bizottsági határozatok ismeretében eldönti, hogy módosítja-e az előterjesztést. • Képviselő-testület elé terjesztés 131


A bizottságok és a könyvvizsgáló által véleményezett rendelettervezetre vonatkozó előterjesztést a Képviselő-testület napirendre tűzi, megvitatja, elfogadja, vagy határozatot hoz a módosítás szükségességéről. A módosítást a polgármester a Pénzügyi Iroda vezetőjének bevonásával hajtja végre. •

•

Az önkormányzati rendelet közzététele, az intézmények kiértesítése A Képviselő-testület által elfogadott költségvetési rendelet közzétételéről a Hatósági Iroda gondoskodik. A Pénzügyi Iroda vezetője kiértesíti az intézményeket levél formájában a költségvetési rendelet rájuk vonatkozó tartalmáról Elemi költségvetés elkészítése Az önállóan gazdálkodó költségvetési szervek a kiértesítés alapján elkészítik az elemi költségvetési dokumentációjukat, és azt megküldik a Pénzügyi Irodára, ahol a Pénzügyi Iroda munkatársai elkészítik az önkormányzati szintű konszolidációt, majd megküldik a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához.

A költségvetési javaslatot úgy kell összeállítani, hogy külön-külön tartalmazza az alap-előirányzatot, az előirányzati többletet. Alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintre hozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: • a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, • a tervévet megelőző évben az Önkormányzat által az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka terhére engedélyezett - nem egyszeri jellegű - előirányzatok összegét és az automatikus többleteket, • a feladat átadás-átvételéből, illetve megszüntetéséből, az intézmény korszerűsítéséből adódó előirányzat-változtatásokat, • a bevételi előirányzat felemelése miatti előirányzat növekedést, • a kiemelt előirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthető szerkezeti változásnak az az előirányzat változtatás, amelyet • az Önkormányzat egyszeri jellegűnek minősített az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka felhasználásakor, • egyszeri jelleggel engedélyezett az Önkormányzat az előző évi pénzmaradványa terhére. Szintre hozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. 132


Előirányzati kiadási, bevételi többlet tartalma Az előirányzati kiadási és bevételi többlet a költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, változatlan feladat mellett az ellátás színvonalának tartására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésekre szolgál, amely lehet egyszeri jellegű vagy a következő év költségvetésébe beépülő. Az alap-előirányzat előirányzati többlettel növelt összege a javasolt előirányzat, melyet a következők szerint kell levezetni: Előző évi eredeti előirányzat Szerkezeti változások Bázis előirányzat Szintre hozás Alap-előirányzat Előirányzat többlet Tárgyévi javasolt előirányzat

+ ± + ± + +

A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását. A Hivatal költségvetési javaslatának összeállításáért – a jegyző felügyelete mellett – a Pénzügyi Iroda vezetője a felelős. Az Önkormányzat bevételi forrását képező normatív állami hozzájárulás alapját képező mutatószámoknak az intézményektől – írásban, az intézményvezető által aláírt formában – történő begyűjtéséért a Pénzügyi Iroda pénzügyi ügyintézője a felelős. Felülvizsgálat, ellenőrzés után a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához határidőre történő továbbításáért a főkönyvelő a felelős. 3.3. A költségvetési rendelettervezet összeállítása A költségvetési rendelettervezetet a következő szerkezetben kell elkészíteni: a) az Önkormányzat és az önállóan, illetve a részben önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek bevételei forrásonként - a pénzügyminiszter elemi költségvetés összeállítására vonatkozó tájékoztatójában rögzített főbb jogcím-csoportonkénti részletezettségben; b) a működési, fenntartási előirányzatok önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként, intézményen belül kiemelt előirányzatonként részletezve; c) a felhalmozási kiadások feladatonként; d) a felújítási előirányzatok célonként; e) a Hivatal költségvetése feladatonként, valamint külön tételben 133


f) g) h) i) j)

k) l) m)

az általános, és a céltartalék éves létszámkeret önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként; az önkormányzat hitelállományát lejárat és eszközök (felhalmozási, működési) szerinti bontásban; a többéves kihatással járó feladatok bevételi és kiadási előirányzatai éves bontásban; közvetett támogatások (adóelengedések adó kedvezmények) a működési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatok bemutatása tájékoztató jelleggel mérlegszerűen, egymástól elkülönítetten, de - a finanszírozási műveleteket is figyelembe véve - együttesen egyensúlyban; elkülönítetten is a helyi kisebbségi önkormányzatok költségvetése; az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről előirányzatfelhasználási ütemterv; elkülönítetten az európai uniós támogatással megvalósuló programok, projektek bevételei, kiadásai, valamint az önkormányzaton kívüli ilyen projektekhez történő hozzájárulások.

A költségvetési rendeletnek mindezt az Önkormányzatra és költségvetési szerveire, valamint a helyi kisebbségi önkormányzatra és költségvetési szerveire elkülönítetten és összesítve együttesen is tartalmaznia kell. A költségvetési rendeletben kell meghatározni az egyes költségvetési intézmények kiemelt előirányzatait az alábbiak szerint: • személyi jellegű kiadások, • munkaadókat terhelő járulékok, • dologi jellegű kiadások, • ellátottak pénzbeli juttatásai, • speciális célú támogatások, • felhalmozási kiadásokon belül a beruházások, a felújítások és egyéb felhalmozási célú kiadások előirányzatait, • a költségvetési létszámkeretet. A költségvetési rendeletben a tervév adatai mellett a következő két év adatait is be kell mutatni (gördülő tervezés). A rendelet tervezethez csatolni kell a könyvvizsgáló írásos jelentését. A költségvetési rendelet tervezet költségvetési bevételi és kiadási főösszegei nem tartalmazhatnak finanszírozási célú bevételeket, illetve kiadásokat. A költségvetési rendeletnek része kell legyen a költségvetés végrehajtásának szabályozása. Az éves költségvetési rendelet tervezet elkészítéséért a Jegyző és a Pénzügyi Irodavezetője a felelős. A rendelettervezet összeállításában közreműködik: a Pénzügyi Iroda. Az éves költségvetési rendelet tervezet elkészítése két fordulóban történik. 134


1. forduló: A költségvetési rendelet tervezet általános vitája, módosító indítványok, bizottsági javaslatok befogadása. 2. forduló: A költségvetési rendelet jóváhagyása. A jegyző a költségvetési rendelettervezetet a költségvetési szervek vezetőivel egyezteti, írásban rögzíti a főbb észrevételeket, megállapodásokat. A jegyző által elkészített költségvetési rendelet-tervezetet a polgármester február 15-éig benyújtja a képviselő-testületnek. Ha a költségvetési törvény kihirdetésére a költségvetési évben kerül sor, akkor a benyújtási határidő a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap. A polgármester a rendelettervezetet az önkormányzati bizottságok részére megtárgyalásra úgy adja át, hogy azok megelőzzék a pénzügyi feladatokat ellátó bizottság véleményezési eljárását. 3.4. Az önkormányzati intézmények részletes költségvetésének elkészítése, jóváhagyása Az önkormányzat intézményei, ezen belül az önkormányzati hivatal elemi költségvetésüket a képviselő-testület költségvetési rendeletében meghatározott – és a jegyző által rendelkezésre bocsátott – működési és felhalmozási célú bevételek, kiadások illetve a következő előirányzatok következetes betartásával készítik el: • • • • • • •

személyi jellegű kiadások munkaadókat terhelő járulékok dologi kiadások ellátottak pénzbeli juttatása speciális célú támogatások a képviselő-testület által meghatározott felhalmozások, melyek lebonyolítása az intézmény feladatkörébe tartozok. az elemi költségvetés a költségvetési rendeletben meghatározott létszámkeretét tartalmazhatja.

Az önkormányzati intézmények költségvetésének összeállításakor az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet 26. §-ában meghatározott előirányzat levezetésből kell kiindulni. Az intézményi gazdálkodás egyes sajátos területeit külön-külön szükséges kidolgozni, a pénzügyi hatásokat számba véve. Kiemelten kezelendő: • a létszám és személyi juttatások, illetve ezek közterheinek kidolgozása, • az egyes szakmai előirányzatok kialakítása, • az ellátások, működési előirányzatok pontos meghatározása, • a szolgáltatási igény, fenntartással, üzemeltetéssel összefüggő tevékenységek költségszükségletének számítása, • felújítási, beruházási tevékenység pontos tervezése.

135


3.5. Költségvetési űrlapok elkészítése Az elemi költségvetések elkészítésének határideje a költségvetési rendelet elfogadását követő 30 nap. Az elemi költségvetést az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendeletben meghatározott és a Pénzügyminisztérium által közreadott nyomtatványgarnitúra felhasználásával kell összeállítani és benyújtani. A tervezés második szakaszában az Önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott - kiemelt - előirányzatok és szabályok szerint el kell készíteni a Hivatal elemi költségvetését. Az államháztartás információs rendszere számára továbbítandó, részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó költségvetést a Pénzügyminisztérium által tárgyévre kiadott „B./ Önkormányzati költségvetés” megnevezésű nyomtatványgarnitúra űrlapjainak kitöltésével kell elkészíteni. A nyomtatványgarnitúra kitöltéséért és a költségvetési szervek információs füzeteivel együtt - a Területi Igazgatóság részére - határidőre történő leadásáért a főkönyvi könyvelő a felelős. A költségvetési intézmények elemi költségvetésének átvételéért, ellenőrzéséért a főkönyvelő a felelős. 3.6. A költségvetési rendelet megküldése a költségvetési szervek részére A Képviselő-testület által elfogadott költségvetési rendeletben foglalt és a költségvetési szervek számára kötelezően betartandó előirányzatokról, valamint a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályokról – a rendelet (vagy kivonatának) megküldésével – tájékoztatni kell az intézményeket. A tájékoztatást a rendelet elfogadását követő 5 napon belül végre kell hajtani, melynek teljesítéséért a Pénzügyi Irodavezetője a felelős. 3.7.

Az átmeneti időszak költségvetése Az önkormányzatnak amennyiben - az éves költségvetési törvény elfogadásának időrendje miatt - január 1-jén nem rendelkezik elfogadott költségvetéssel, szükséges szabályozni az átmeneti időszak finanszírozási gyakorlatát egy önkormányzati rendeletben. Az átmeneti gazdálkodásról szóló rendeletben a képviselő-testület felhatalmazást ad a polgármesternek hogy az önkormányzat • bevételeit folyamatosan beszedje, • kiadásait - beleértve az intézmények finanszírozását – teljesítse. Az átmeneti gazdálkodásról szóló rendeletben meg kell határozni a felhatalmazás időtartamát.

4. Az önkormányzati költségvetés évközi módosítása A képviselő-testület által jóváhagyott előirányzatok és költségvetési létszámkeretek között átcsoportosítani nem lehet, kivéve ha a helyi önkormányzati feladatok ellátása érdekében a polgármester kezdeményezésére azt a képviselő-testület engedélyezi. 136


A képviselő-testület az átcsoportosítási jogát a bizottságaira és a polgármesterre átruházhatja. A Képviselő-testület által a költségvetési rendeletben eredeti előirányzatként jóváhagyott előirányzatok között előirányzat átcsoportosításokat, illetve előirányzat módosításokat a jegyzőjénél kell kezdeményezni. Az előirányzat átcsoportosításra illetve módosításra vonatkozó javaslat elkészítéséért a Pénzügyi Irodavezetője a felelős. Az előirányzat módosításokról nyilvántartást kell vezetni, amelyért a Pénzügyi Iroda …………………. előadója a felelős.

137


3 sz. melléklet

SZABÁLYZAT (megjegyzés: a színezett részeket a MultiContact az önkormányzat igényei szerint a jövőben megváltoztatja, vagy kiegészíti) Szabályzat

Az önkormányzati költségvetési tervezési eljárásrendről A képviselő-testület a költségvetését önkormányzati rendeletben határozza meg. A költségvetés összeállításának részletes szabályait az államháztartásról szóló törvény, a finanszírozás rendjét és az állami hozzájárulás mértékét az állami költségvetési törvény határozza meg. A költségvetési rendelet tervezetét a jegyző készíti elő, és a polgármester terjeszti a képviselőtestület elé. 2. A költségvetés tervezésének folyamata 1.1. Általános feladatsor • • • • • •

• • •

Az önkormányzat költségvetéséhez szükséges adatbázis felállítása. Lakossági igények felmérése, megismerése. Önkormányzati ágazati szervek javaslatainak összeállítása. Önkormányzat és az intézmények elképzeléseinek egyeztetése. A helyi kisebbségi önkormányzatokkal történő egyeztetés. Kistérségi települések elképzeléseinek egymás közötti egyeztetése településfejlesztésről, együttműködésről, érdekképviseletről, Naturális mutatókról adatszolgáltatás a normatív állami támogatások számításához. A költségvetési törvényjavaslat benyújtásával egyidejűleg az önkormányzati szabályozásról tájékoztatás. A helyi önkormányzat költségvetési koncepciójának összeállítása a kormány által közzétett központi költségvetési irányelvek, az önkormányzati forrásszabályozás előzetes elgondolásai alapján. 138


• • • • • • • • • • • •

Éves koncepció-készítés és az ehhez kapcsolódó egyeztetések lefolytatása. A költségvetési koncepció képviselő testület elé történő terjesztése. Tájékoztatás adása a költségvetési koncepcióról szóló testületi döntésről. Az Országgyűlés megalkotja a költségvetési törvényt; erről információ a PM., a BM., az Államkincstár területi szervezetein keresztül, valamint a Magyar Közlönyből áll rendelkezésre. Az önkormányzat és intézmények költségvetési tervezésének elindítása. A Helyi Kisebbségi Önkormányzat elnöke saját költségvetéséről tájékoztatja a polgármestert. A jegyző által összeállított költségvetési javaslat egyeztetése. A költségvetési rendelettervezetet a polgármester benyújtja a képviselőtestületnek. A költségvetési rendelet megalkotása. Erről információ adása az érdekelteknek. A költségvetési rendelet alapján az intézmények elkészítik saját elemi költségvetésüket. Az önkormányzati szintű költségvetésről – az államháztartás információs rendszere szerint – a MÁK területi igazgatóságán keresztül információszolgáltatás a kormányzati szervek felé. A költségvetés tervezésének folyamata a hatályos 217/1998 (XII.30.) Korm. rendeletben részletesen szabályozva van.

1.2. A költségvetés tervezésére vonatkozó szabályok g) A költségvetési koncepció, illetve a költségvetési terv megalapozásához szükséges belső számításokat az érvényben lévő számviteli és gazdálkodási szabályoknak megfelelően kell elkészíteni. h) A számításokat a szervezet/intézmény felépítésének megfelelően – figyelembe véve az intézményi struktúrát (önállóan, részben önállóan gazdálkodó és működő intézmények), a feladat-ellátási módot (saját szervezet, társulás, megbízás, stb.) – kell elkészíteni. i) A koncepció, illetve a költségvetési terv összeállításakor egyrészről az ellátandó feladatokból (továbbgondolva: annak költségvetési kiadási oldalát), illetve az ismert költségvetési bevételekből kell kiindulni. j) A szervezet gazdasági vezetője által kijelölt személy köteles a költségvetési tervezéssel kapcsolatos dokumentumokat külön nyilvántartásba venni és gyűjtésükről gondoskodni. k) A normatív állami hozzájárulásokhoz az egyes intézmények feladatmutatók és mutatószámok alapján történő adatszolgáltatásának valódiságáért az intézményvezető, az adatok ellenőrzéséért a tervezési feladatok ellátásáért felelős személy tartozik felelősséggel. Az adatszolgáltatást a Pénzügyminisztérium /MÁK Regionális Igazgatósága által meghatározott formában, tartalommal és határidőig kell elkészíteni. A kitöltést alátámasztó dokumentumokat, valamint az adatszolgáltatás egy példányát a tervezés ügyiratai között feltétlenül meg kell őrizni. l) A költségvetési tervezéssel kapcsolatos munkafolyamatok ellátása során elsősorban a költségvetési tervezésre vonatkozó jogszabályokat, az azokban megfogalmazott tartalmi követelményeket kell szem előtt tartani. 139


A tartalmi követelmények betartásáért (önkormányzat esetében a költségvetési rendelet-tervezet mellékleteinek, illetve a kapcsolódó előterjesztés tartalmának, formájának a jogszabályoknak és a képviselő-testület információigényének megfelelő karbantartásáért) a jegyző illetve az általa kijelölt, feladatok ellátásáért felelős dolgozó tartozik felelősséggel. 2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 2.2. A költségvetési koncepció Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény előírásai alapján, az éves költségvetés összeállítását megelőzően, annak előkészítéseként el kell készíteni az Önkormányzat költségvetési koncepcióját, amely egységes szerkezetben tartalmazza az intézmények és a kisebbségi önkormányzatok koncepcióit. A koncepcióban tételes javaslatot kell tenni a kötelező és az önként vállalt feladatokkal összefüggő szükséges, ajánlott és lehetséges beruházási igényekről, különös figyelemmel a társult formában megvalósítás alatt álló projektek várható tervévi kihatásairól. A költségvetési szervektől beszerzett, valamint a Hivatalnál meglévő információk alapján ki kell alakítani a költségvetési koncepciót. A költségvetési koncepcióval kapcsolatban meg kell ismerni az Önkormányzatnál működő szakbizottságok – szakterületüket érintő –, valamint a pénzügyi bizottság egész koncepcióval kapcsolatos véleményét. A bizottságok véleményét tartalmazó határozatokat csatolni kell a képviselő-testületi előterjesztéshez. A költségvetési koncepciót a Pénzügyi Iroda állítja össze, készítésének folyamata, döntési pontjai: • az Irodák javaslatainak feldolgozása • koncepció elkészítése • bizottsági véleményezés • képviselő-testületi véleményezés A költségvetés előkészítése során a tervezett saját bevételek és az azok megalapozását szolgáló rendeletek: vagyonrendelet, a helyi adókról szóló rendelet ellenőrzéséért – a Jegyző felügyelete mellett - a Pénzügyi Iroda………………. a felelős. A költségvetési koncepció költségvetési évet megelőző év november 30-ig (parlamenti és önkormányzati képviselőválasztás évében december 15-ig) történő elkészítéséért a Pénzügyi Iroda vezetője a felelős.

140


2.2.1. A költségvetési koncepciót • a rendelkezésre álló központi információk; a központi költségvetési irányelvek; az önkormányzatokat érintő makrogazdasági összefüggések, • a helyben képződő bevételek, • az önkormányzat gazdasági programjában szereplő feladatainak, • valamint a részletes költségvetés készítéséhez megfogalmazott követelmények iránymutatások figyelembevételével kell összeállítani. 2.1.2. Az önkormányzat a Pénzügyminisztérium és az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium együttes tájékoztatójából értesül • • • • • •

a központi költségvetés irányelveiről; a költségvetési tervezés egyes munkaszakaszaira vonatkozó feladatokról; a feltételekről, az érvényesítendő követelményekről; az egyes ágazatok prioritásairól; a tervezés során megvalósítandó összehangolási feladatokról; az útmutató közli: - a tervezéshez felhasználható adatokat; - a tervezés dokumentumait és az adatszolgáltatás módját.

2.1.3. A költségvetési koncepció főbb elemei a következők: e) a Kormány által rendelkezésre bocsátott költségvetési irányelv tartalmának figyelembevétele, f) az önkormányzat részére kötelezően előírt, illetve szabadon vállalható feladatok körültekintő és alapos elemzése, helyzetfelmérés, g) a tervezet lehetőség szerinti számszerűsítése, h) a koncepcióról a polgármester az önkormányzati bizottságok véleményét úgy kéri ki, hogy utoljára a pénzügyi feladatokat ellátó bizottság ezen bizottsági vélemények ismeretében tudja véleményezni az egész koncepciót. A bizottsági véleményeket, a helyi kisebbségi önkormányzatoknak a koncepció tervezetről alkotott véleményével együtt a koncepcióhoz csatolja. A képviselő-testület a koncepció tervezetét megtárgyalja, és határozatot hoz a költségvetés készítésének további irányairól, feltételeiről. 2.1.4. A költségvetési koncepció tartalmi elemei: 11. 12. 13. 14.

A helyi önkormányzat normatív állami hozzájárulás feladatmutatói, fajlagos összege A helyi önkormányzat normatív kötött felhasználású támogatás feladatmutatói, fajlagos összege A helyi önkormányzatok által felhasználható központosított előirányzatok Az önkormányzat pénzforgalmi mérlege Bevételek a központi költségvetési támogatások nélkül 141


15. 16. 17. 18. 19. 20.

Kiadások teljeskörűen A Polgármesteri Hivatal működési bevételei és kiadásai Az intézmények bevételei és kiadásai Kisebbségi önkormányzatok bevételei és kiadásai Felhalmozási kiadások Az önkormányzat által nyújtott támogatások Kisebbségi határozatok költségvetési koncepcióról

2.1.5. A koncepció során a bevételeket jogcímenként, a bevétel jellege szerint szükséges tervezni. Főbb jogcímek: • Intézményi működési bevételek • Sajátos működési bevételek • Felhalmozási és tőke jellegű bevételek • Központi költségvetésből kapott költségvetési támogatások • Támogatásértékű bevételek • Pénzeszközátvételek államháztartáson kívülről • Hitelek (működési – és felhalmozási célú hitelek) • Kötvénykibocsátások Az önkormányzat vagyoni helyzetének – a vagyoni helyzetben várhatóan bekövetkező változások – bemutatása is része a koncepciónak. 2.1.6. A kiadások tekintetében figyelembe kell venni minden, a koncepció készítésénél, a költségvetési kiadásokra ható tényezőt. A koncepció előkészítésekor már rangsorolni kell a feladatokat és a megvalósításhoz szükséges pénzeszközök nagyságát és ütemezését. A kiadásoknál feltétlen elsőbbséget kell biztosítani az önkormányzat kötelezően ellátandó alapfeladatainak megvalósítására. A koncepcióban ki kell mutatni • a működés kiadásait; • a folyamatban levő fejlesztési, felújítási kiadásokat, • a szabad forráslehetőséget, • a keletkező forráshiányt. 2.1.8. Az önkormányzat (intézmények) tervezési feladatok ellátásáért felelős dolgozói a koncepció ellenőrzése során kötelesek megvizsgálni, hogy a költségvetési koncepciót megalapozó számítások során: • • •

figyelembe vették-e a vonatkozó jogszabályokat (önkormányzat és szervei esetében az önkormányzati rendeleteket, határozatokat), a kötelezettségvállalások nyilvántartása alapján a tervévre vonatkozó kötelezettségvállalások a koncepcióba beépítésre kerültek-e, az inflációs hatásokkal, illetve jogszabályi változások hatásaival az érintettek megfelelő mértékben számoltak-e. 142


Az önkormányzat/kincstár tervezési feladatok ellátásáért felelős dolgozói kötelesek jelezni, ha a költségvetési koncepció összeállításakor a költségvetés forráshiányosnak bizonyul. Ekkor meg kell fogalmazni azokat a javaslatokat, melyek alapján a költségvetés kiadási oldalát csökkenteni, illetve a bevételi oldalt megalapozottan növelni lehet. 2.1.9. A költségvetési koncepciót az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet alapján egyeztetni szükséges: •

A polgármesternek a képviselő testület bizottságaival, különös tekintettel a Pénzügyi Bizottságra. A Jegyzőnek a helyi kisebbségi önkormányzat elnökével.

•

2.1.10. A költségvetési koncepciót az egyeztetések utáni módosításokkal az alábbi szerkezeti felépítésben kell a polgármesternek a képviselő-testület elé terjeszteni: Szöveges rész: • a költségvetési tervezőmunka makrogazdaság összefüggései, a helyi önkormányzatok szabályozásának elvei, • az önkormányzat gazdasági programjának aktuális célkitűzései, feladatai, • ágazatpolitikai célok megfogalmazása, • önkormányzati szintű bevételi és kiadási keretszámok, • felhalmozási és felújítási kiadások aránya, • adósságszolgálati kötelezettség, • határozati javaslat a költségvetés készítés további munkálatainak megalapozásához. Számszaki rész: • kimutatás az önkormányzat ………évi bevételeiről, jogcímenkénti részletezettséggel, • kimutatás az önkormányzat ………évi kiadásairól, főbb kiadás nemenkénti részletezettséggel, • az……..évi költségvetés mérlege, 2.1.11. A koncepció elfogadása A koncepció elfogadása határozattal történik, melyben a képviselő-testület a költségvetés készítésének további tartalmi és eljárási feladatairól határoz. Előírt formája: 1. rész: szöveges rész (főbb irányvonalak megfogalmazása) 2. rész: határozati javaslat 3. rész. táblázatok, mellékletek 2.1.12. A költségvetési tájékoztatni kell: •

koncepcióval

összefüggő

képviselő

testületi

döntésről

az önkormányzat intézményeinek vezetőit, 143


• •

a helyi kisebbségi önkormányzatokat, mindazokat, akik az önkormányzat költségvetési megvalósításában érdekeltek, • illetőleg akik együttműködésére az önkormányzat számíthat. 3. Az önkormányzati költségvetés készítése

feladatainak

Az éves költségvetés tervezése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet előírásait, valamint az Önkormányzat költségvetési koncepciójában foglaltakat. Amennyiben a képviselő-testület a koncepció elfogadásakor a költségvetés összeállítására vonatkozóan állapított meg külön irányelveket vagy szempontokat, akkor azok figyelembevételéről gondoskodni kell. Ezért a jegyző tartozik felelősséggel. A költségvetési terv javaslatot a jegyző az általa kijelölt személy bevonásával a hatályos jogszabályok szerint állítja össze. A költségvetés tervezésének feladatairól, azok időbeli ütemezéséről feladat és ütemtervet kell összeállítani. 3.2. A költségvetés előkészítésének legfontosabb feladatai: • • • • •

• • • • •

A költségvetési törvényjavaslat/törvény feltételeinek értékelése, számszerűsítése. Az önkormányzat gazdasági programjában, költségvetési koncepciójában meghatározott feladatok költségvetési évet érintő feladatainak aktualizálása, a műszaki megvalósíthatóság és pénzügyi teljesíthetőség felülvizsgálata. A költségvetési intézmények tevékenységében bekövetkező, - költségvetést érintő - változások pénzügyi kihatásainak számszerűsítése. A működési feladatok ellátásának szakmai értékelése, ráfordításának pénzügyi elemzése. A feladatellátás működtetésének szakmai követelményeit figyelembe véve az ellátottság elemzése. Kiemelten vizsgálandó az oktatás, a szociális ellátás, az egészségügy területe, ahol a létszám és eszközigény ágazati törvényekben és rendeletekben meghatározott. Fontos megvizsgálni, hogy a különböző szervezési, szervezeti intézkedések hogyan hatottak/hatnak a bevételek és kiadások összetételére, nagyságára, milyen megtakarítás érhető el. Lényeges megvizsgálni a folyamatban lévő fejlesztési, felújítási munkák költségvetési évben szükséges forrásigényét. Vizsgálni kell az árváltozások hatását a kiadásokra. El kell végezni a bevételek alakulásának részletes elemzését, értékelését, az új bevételi források felkutatása érdekében. Pályázati lehetőségek feltárása, a pályázati hatékonyság növelése érdekében fejleszteni kell az ezzel összefüggő információs rendszert.

144


3.2. A költségvetés tervezése A Hivatal szervezeti egységei és az intézmények a következő évre vonatkozó költségvetési igényeiket, javaslataikat december 31-ig terjesztik elő írásban, az alábbi tartalommal: létszám- és bérigények a feladatok változásai, azok költségvetésre gyakorolt hatása, speciális beszerzési igények, elvégzendő karbantartási, felújítási feladatok. A tervezés során a Hivatal valamennyi szervezeti egysége javaslatát, igényét figyelembe kell venni, és vizsgálni azok realitását. A Pénzügyi Irodavezetője gondoskodik a költségvetési intézmények és a Hivatal szervezeti egységek tervezési feladatainak koordinálásáról, valamint a szervezeti egységek által előterjesztett költségvetési igények teljesíthetőségének vizsgálatáról. A költségvetési intézmények költségvetési javaslataiban szereplő adatok egyeztetéséért, ellenőrzéséért ………………… a felelős. A költségvetés tervezésének folyamata: • Intézmények értesítése Az intézmények és az Irodák levél formájában történő értesítése a koncepció rájuk vonatkozó előírásairól, ide értve a költségvetés tervezése során figyelembe veendő számszaki előírásokat is. • Intézményi költségvetések elkészítése Az intézmények a felügyeleti szerv előírásainak figyelembevételével elkészítik éves költségvetési javaslataikat, majd megküldik a Pénzügyi Irodara. • Intézményi egyeztetés • Közmeghallgatás, kisebbségi önkormányzatokkal való egyeztetés A polgármester a költségvetési előterjesztés összeállítása előtt szükség szerint közmeghallgatást tart, ahol közvetlen információkat gyűjt a lakossági elvárásokról. • Képviselő-testületi anyag előkészítése, könyvvizsgálói vélemény bekérése A Pénzügyi Iroda vezetője elkészíti az éves költségvetéssel kapcsolatos előterjesztés anyagát, mely tartalmazza a rendelet tervezetet, a számszerű összefüggéseket tartalmazó táblázatokat és azok szöveges kiegészítését. Az előterjesztéshez csatolja a könyvvizsgáló véleményt. Az előterjesztés képviselő-testülethez történő beterjesztésének határideje a tárgyév február 15.-e (illetve a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap). • Bizottsági véleményezés A költségvetés tervezetét az egyes bizottságok megvitatják és az abban foglaltakkal kapcsolatban állást foglalnak. Az előterjesztő polgármester a bizottsági határozatok ismeretében eldönti, hogy módosítja-e az előterjesztést. • Képviselő-testület elé terjesztés 145


A bizottságok és a könyvvizsgáló által véleményezett rendelettervezetre vonatkozó előterjesztést a Képviselő-testület napirendre tűzi, megvitatja, elfogadja, vagy határozatot hoz a módosítás szükségességéről. A módosítást a polgármester a Pénzügyi Iroda vezetőjének bevonásával hajtja végre. •

•

Az önkormányzati rendelet közzététele, az intézmények kiértesítése A Képviselő-testület által elfogadott költségvetési rendelet közzétételéről a Hatósági Iroda gondoskodik. A Pénzügyi Iroda vezetője kiértesíti az intézményeket levél formájában a költségvetési rendelet rájuk vonatkozó tartalmáról Elemi költségvetés elkészítése Az önállóan gazdálkodó költségvetési szervek a kiértesítés alapján elkészítik az elemi költségvetési dokumentációjukat, és azt megküldik a Pénzügyi Irodára, ahol a Pénzügyi Iroda munkatársai elkészítik az önkormányzati szintű konszolidációt, majd megküldik a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához.

A költségvetési javaslatot úgy kell összeállítani, hogy külön-külön tartalmazza az alap-előirányzatot, az előirányzati többletet. Alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintre hozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: • a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, • a tervévet megelőző évben az Önkormányzat által az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka terhére engedélyezett - nem egyszeri jellegű - előirányzatok összegét és az automatikus többleteket, • a feladat átadás-átvételéből, illetve megszüntetéséből, az intézmény korszerűsítéséből adódó előirányzat-változtatásokat, • a bevételi előirányzat felemelése miatti előirányzat növekedést, • a kiemelt előirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthető szerkezeti változásnak az az előirányzat változtatás, amelyet • az Önkormányzat egyszeri jellegűnek minősített az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka felhasználásakor, • egyszeri jelleggel engedélyezett az Önkormányzat az előző évi pénzmaradványa terhére. Szintre hozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. 146


Előirányzati kiadási, bevételi többlet tartalma Az előirányzati kiadási és bevételi többlet a költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, változatlan feladat mellett az ellátás színvonalának tartására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésekre szolgál, amely lehet egyszeri jellegű vagy a következő év költségvetésébe beépülő. Az alap-előirányzat előirányzati többlettel növelt összege a javasolt előirányzat, melyet a következők szerint kell levezetni: Előző évi eredeti előirányzat Szerkezeti változások Bázis előirányzat Szintre hozás Alap-előirányzat Előirányzat többlet Tárgyévi javasolt előirányzat

+ ± + ± + +

A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását. A Hivatal költségvetési javaslatának összeállításáért – a jegyző felügyelete mellett – a Pénzügyi Iroda vezetője a felelős. Az Önkormányzat bevételi forrását képező normatív állami hozzájárulás alapját képező mutatószámoknak az intézményektől – írásban, az intézményvezető által aláírt formában – történő begyűjtéséért a Pénzügyi Iroda pénzügyi ügyintézője a felelős. Felülvizsgálat, ellenőrzés után a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához határidőre történő továbbításáért a főkönyvelő a felelős. 3.3. A költségvetési rendelettervezet összeállítása A költségvetési rendelettervezetet a következő szerkezetben kell elkészíteni: n) az Önkormányzat és az önállóan, illetve a részben önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek bevételei forrásonként - a pénzügyminiszter elemi költségvetés összeállítására vonatkozó tájékoztatójában rögzített főbb jogcím-csoportonkénti részletezettségben; o) a működési, fenntartási előirányzatok önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként, intézményen belül kiemelt előirányzatonként részletezve; p) a felhalmozási kiadások feladatonként; q) a felújítási előirányzatok célonként; r) a Hivatal költségvetése feladatonként, valamint külön tételben 147


s) t) u) v) w)

x) y) z)

az általános, és a céltartalék éves létszámkeret önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként; az önkormányzat hitelállományát lejárat és eszközök (felhalmozási, működési) szerinti bontásban; a többéves kihatással járó feladatok bevételi és kiadási előirányzatai éves bontásban; közvetett támogatások (adóelengedések adó kedvezmények) a működési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatok bemutatása tájékoztató jelleggel mérlegszerűen, egymástól elkülönítetten, de - a finanszírozási műveleteket is figyelembe véve - együttesen egyensúlyban; elkülönítetten is a helyi kisebbségi önkormányzatok költségvetése; az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről előirányzatfelhasználási ütemterv; elkülönítetten az európai uniós támogatással megvalósuló programok, projektek bevételei, kiadásai, valamint az önkormányzaton kívüli ilyen projektekhez történő hozzájárulások.

A költségvetési rendeletnek mindezt az Önkormányzatra és költségvetési szerveire, valamint a helyi kisebbségi önkormányzatra és költségvetési szerveire elkülönítetten és összesítve együttesen is tartalmaznia kell. A költségvetési rendeletben kell meghatározni az egyes költségvetési intézmények kiemelt előirányzatait az alábbiak szerint: • személyi jellegű kiadások, • munkaadókat terhelő járulékok, • dologi jellegű kiadások, • ellátottak pénzbeli juttatásai, • speciális célú támogatások, • felhalmozási kiadásokon belül a beruházások, a felújítások és egyéb felhalmozási célú kiadások előirányzatait, • a költségvetési létszámkeretet. A költségvetési rendeletben a tervév adatai mellett a következő két év adatait is be kell mutatni (gördülő tervezés). A rendelet tervezethez csatolni kell a könyvvizsgáló írásos jelentését. A költségvetési rendelet tervezet költségvetési bevételi és kiadási főösszegei nem tartalmazhatnak finanszírozási célú bevételeket, illetve kiadásokat. A költségvetési rendeletnek része kell legyen a költségvetés végrehajtásának szabályozása. Az éves költségvetési rendelet tervezet elkészítéséért a Jegyző és a Pénzügyi Irodavezetője a felelős. A rendelettervezet összeállításában közreműködik: a Pénzügyi Iroda. Az éves költségvetési rendelet tervezet elkészítése két fordulóban történik. 148


1. forduló: A költségvetési rendelet tervezet általános vitája, módosító indítványok, bizottsági javaslatok befogadása. 2. forduló: A költségvetési rendelet jóváhagyása. A jegyző a költségvetési rendelettervezetet a költségvetési szervek vezetőivel egyezteti, írásban rögzíti a főbb észrevételeket, megállapodásokat. A jegyző által elkészített költségvetési rendelet-tervezetet a polgármester február 15-éig benyújtja a képviselő-testületnek. Ha a költségvetési törvény kihirdetésére a költségvetési évben kerül sor, akkor a benyújtási határidő a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap. A polgármester a rendelettervezetet az önkormányzati bizottságok részére megtárgyalásra úgy adja át, hogy azok megelőzzék a pénzügyi feladatokat ellátó bizottság véleményezési eljárását. 3.6. Az önkormányzati intézmények részletes költségvetésének elkészítése, jóváhagyása Az önkormányzat intézményei, ezen belül az önkormányzati hivatal elemi költségvetésüket a képviselő-testület költségvetési rendeletében meghatározott – és a jegyző által rendelkezésre bocsátott – működési és felhalmozási célú bevételek, kiadások illetve a következő előirányzatok következetes betartásával készítik el: • • • • • • •

személyi jellegű kiadások munkaadókat terhelő járulékok dologi kiadások ellátottak pénzbeli juttatása speciális célú támogatások a képviselő-testület által meghatározott felhalmozások, melyek lebonyolítása az intézmény feladatkörébe tartozok. az elemi költségvetés a költségvetési rendeletben meghatározott létszámkeretét tartalmazhatja.

Az önkormányzati intézmények költségvetésének összeállításakor az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet 26. §-ában meghatározott előirányzat levezetésből kell kiindulni. Az intézményi gazdálkodás egyes sajátos területeit külön-külön szükséges kidolgozni, a pénzügyi hatásokat számba véve. Kiemelten kezelendő: • a létszám és személyi juttatások, illetve ezek közterheinek kidolgozása, • az egyes szakmai előirányzatok kialakítása, • az ellátások, működési előirányzatok pontos meghatározása, • a szolgáltatási igény, fenntartással, üzemeltetéssel összefüggő tevékenységek költségszükségletének számítása, • felújítási, beruházási tevékenység pontos tervezése.

149


3.7. Költségvetési űrlapok elkészítése Az elemi költségvetések elkészítésének határideje a költségvetési rendelet elfogadását követő 30 nap. Az elemi költségvetést az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendeletben meghatározott és a Pénzügyminisztérium által közreadott nyomtatványgarnitúra felhasználásával kell összeállítani és benyújtani. A tervezés második szakaszában az Önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott - kiemelt - előirányzatok és szabályok szerint el kell készíteni a Hivatal elemi költségvetését. Az államháztartás információs rendszere számára továbbítandó, részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó költségvetést a Pénzügyminisztérium által tárgyévre kiadott „B./ Önkormányzati költségvetés” megnevezésű nyomtatványgarnitúra űrlapjainak kitöltésével kell elkészíteni. A nyomtatványgarnitúra kitöltéséért és a költségvetési szervek információs füzeteivel együtt - a Területi Igazgatóság részére - határidőre történő leadásáért a főkönyvi könyvelő a felelős. A költségvetési intézmények elemi költségvetésének átvételéért, ellenőrzéséért a főkönyvelő a felelős. 3.6. A költségvetési rendelet megküldése a költségvetési szervek részére A Képviselő-testület által elfogadott költségvetési rendeletben foglalt és a költségvetési szervek számára kötelezően betartandó előirányzatokról, valamint a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályokról – a rendelet (vagy kivonatának) megküldésével – tájékoztatni kell az intézményeket. A tájékoztatást a rendelet elfogadását követő 5 napon belül végre kell hajtani, melynek teljesítéséért a Pénzügyi Irodavezetője a felelős. 3.7.

Az átmeneti időszak költségvetése Az önkormányzatnak amennyiben - az éves költségvetési törvény elfogadásának időrendje miatt - január 1-jén nem rendelkezik elfogadott költségvetéssel, szükséges szabályozni az átmeneti időszak finanszírozási gyakorlatát egy önkormányzati rendeletben. Az átmeneti gazdálkodásról szóló rendeletben a képviselő-testület felhatalmazást ad a polgármesternek hogy az önkormányzat • bevételeit folyamatosan beszedje, • kiadásait - beleértve az intézmények finanszírozását – teljesítse. Az átmeneti gazdálkodásról szóló rendeletben meg kell határozni a felhatalmazás időtartamát.

4. Az önkormányzati költségvetés évközi módosítása A képviselő-testület által jóváhagyott előirányzatok és költségvetési létszámkeretek között átcsoportosítani nem lehet, kivéve ha a helyi önkormányzati feladatok ellátása 150


érdekében a polgármester kezdeményezésére azt a képviselő-testület engedélyezi. A képviselő-testület az átcsoportosítási jogát a bizottságaira és a polgármesterre átruházhatja. A Képviselő-testület által a költségvetési rendeletben eredeti előirányzatként jóváhagyott előirányzatok között előirányzat átcsoportosításokat, illetve előirányzat módosításokat a jegyzőjénél kell kezdeményezni. Az előirányzat átcsoportosításra illetve módosításra vonatkozó javaslat elkészítéséért a Pénzügyi Irodavezetője a felelős. Az előirányzat módosításokról nyilvántartást kell vezetni, amelyért a Pénzügyi Iroda …………………. előadója a felelős.

151

AKCIÓTERV HATÉKONYSÁGNÖVELŐ ÁTVILÁGÍTÁSHOZ

Recommend Documents