L61
apakah penerimaan barang untuk kode order pembelian yang baru saja diterima barangnya sudah lengkap diterima atau belum, apabila sudah lengkap, maka status order pembelian di dalam basis data akan diupdate dan akan muncul pesan seperti contoh berikut.
Gambar L81 Form penerimaan barang order pembelian lengkap diterima d. Transaksi Retur Beli Berikut adalah tampilan awal dari form Retur Pembelian:
Gambar L82 Form retur pembelian
L62
Form ini digunakan untuk menginput barang yang pada saat diterima ditemukan cacat dan ingin dikembalikan kepada pihak supplier. Mirip seperti form penerimaan barang dimana daftar barang yang dapat dipilih berdasarkan kepada kode order pembelian yang dipilih, sehingga hal pertama yang harus diperhatikan oleh user adalah memastikan kode order pembelian sudah benar. Kode order pembelian yang dapat dipilih adalah kode order pembelian yang status kelengkapan penerimaannya belum lengkap.
Gambar L83 Menambah data retur pembelian Setelah user memilih barang yang ingin diretur dan memasukkan jumlahnya, user juga harus mengisi alasan mengapa barang tersebut diretur. User juga dapat melakukan pengubahan data yang telah diinput ataupun menghapus data yang telah diinput dengan cara memilih baris yang ingin diubah atau
L63
dihapus kemudian menekan tombo “UBAH DATA” untuk mengubah dan “HAPUS DATA” untuk menghapus. Setelah yakin dengan isi dari transaksi ini, maka user dapat menekan tombol “SIMPAN” untuk menyimpan transaksi ke dalam basis data. Kemudian user akan ditanya apakah user mau mencetak surat untuk retur tersebut, apabila user memilih “Yes” maka akan muncul inputan untuk memasukkan nomor surat jalan seperti gambar berikut
Gambar L84 Form retur pembelian inputan nomor surat jalan
Gambar L85 Tampilan surat penyerta retur pembelian e. Transaksi Retur Barang Cacat Berikut adalah tampilan awal dari form Retur Barang Cacat
L64
Gambar L86 Form retur barang cacat Form ini digunakan untuk memasukkan data barang cacat yang diretur oleh pelanggan kepada perusahaan, dimana nantinya perusahaan akan mengklaim nilai dari pengembalian pelanggan tersebut kepada supplier. Nilai maksimal dari pengembalian yang dapat diklaim serta jumlah nilai barang cacat yang sudah terjadi dalam bulan ini ditampilkan pada sebelah kanan form. Untuk mencari pelanggan dapat dengan menggunakan combo box atau dengan form pencarian pelanggan seperti yang terdapat pada form order penjualan. Begitu juga dengan barang. Dalam menginput barang, harus dipilih jenis kerusakan dari barang tersebut dan jumlah tidak boleh nol. Selain itu user juga dapat
L65
melakukan pengubahan dan penghapusan data yang telah diinput dengan memilih baris yang ingin diubah atau dihapus kemudian menekan tombol “UBAH DATA” untuk mengubah data atau “HAPUS DATA” untuk menghapus data.
Gambar L87 Konfirmasi penyimpanan pada form retur barang cacat Setelah yakin dengan data yang sudah diinput, user dapat menekan tombol “SIMPAN” untuk menyimpan data transaksi ke dalam basis data. 6. Menu Laporan a. Laporan Barang Berikut adalah tampilan dari form Laporan Barang:
L66
Gambar L88 Form cetak laporan barang Form ini digunakan untuk membuat laporan barang yang berisi kode barang, nama barang, stok, jenis barang, kategori barang, serta jumlah barang yang terjual dalam periode waktu yang telah ditentukan.
Gambar L89 Tampilan laporan barang b. Laporan Pembayaran Berikut adalah tampilan awal dari form cetak laporan pembayaran
L67
Gambar L90 Form cetak laporan pembayaran Form ini digunakan untuk mencetak laporan pembayaran beli atau laporan pembayaran jual dan dapat ditentukan periodenya. Serta khusus untuk pembayaran jual, dapat ditentukan laporan yang dicetak mengandung data pembayaran yang belum lunas saja, sudah lunas saja, atau seluruhnya.
Gambar L91 Tampilan laporan pembayaran jual
L68
Tampilan dari laporan pembayaran penjualan ini dikelompokkan berdasarkan kode penjualan.
Gambar L92 Tampilan form cetak laporan pembayaran beli
Gambar L93 Tampilan laporan pembayaran beli c. Laporan Pembelian Berikut adalah tampilan awal dari form cetak laporan pembelian
L69
Gambar L94 Form cetak laporan pembelian Form ini digunakan untuk mencetak laporan pembelian untuk bulan dan tahun yang ditentukan. User juga dapat memilih jenis pembelian yang ingin ditampilkan. Selain itu user juga dapat mencetak laporan dalam setahun dengan memilih kriteria bulan dengan nilai “Semua”
L70
Gambar L95 Tampilan laporan pembelian dalam setahun
Gambar L96 Tampilan laporan pembelian dalam sebulan d. Laporan Penerimaan Barang Berikut adalah tampilan awal dari form cetak laporan penerimaan barang
L71
Gambar L97 Tampilan form cetak laporan penerimaan barang Form ini digunakan untuk mencetak penerimaan barang yang terjadi pada periode waktu yang ditentukan oleh user.
L72
Gambar L98 Tampilan laporan penerimaan barang e. Laporan Penjualan Berikut ini adalah tampilan awal dari form cetak laporan penjualan:
Gambar L99 Tampilan form cetak laporan penjualan
L73
Form ini digunakan untuk mencetak laporan penjualan yang terjadi pada periode yang dapat ditentukan oleh user. Bentuk dari laporan penjualan ini ada dua, yaitu laporan penjualan yang dikelompokkan berdasarkan tanggal dan laporan penjualan setiap pelanggan. Selain itu, user juga dapat mencetak pembelian oleh pelanggan tertentu pada periode waktu tertentu. Pilihan periode waktu juga dibagi dua, yaitu dengan batasan tanggal atau satu bulan penuh. Berikut adalah contoh tampilan dari laporan penjualan:
Gambar L100 Tampilan laporan penjualan periode waktu tertentu
Gambar L101 Tampilan laporan penjualan periode satu bulan dengan pengelompokkan berdasarkan pelanggan
L74
f. Laporan Retur Barang Cacat Berikut ini adalah tampilan awal dari form cetak klaim retur barang cacat
Gambar L102 Tampilan form cetak laporan klaim retur Form ini digunakan untuk membuat laporan klaim retur yang akan diberikan kepada pihak supplier, dimana laporan ini dicetak secara bulanan. Untuk field disetujui oleh diisi dengan Distribution Manager dari supplier yang bertugas pada daerah Bekasi.
L75
Gambar L103 Tampilan laporan klaim retur g. Laporan Piutang Berikut adalah tampilan awal dari form cetak laporan piutang
L76
Gambar L104 Tampilan form cetak laporan piutang Form ini digunakan untuk mencetak laporan piutang dari periode yang ditentukan oleh user.
Gambar L105 Tampilan laporan piutang 7. Menu Lain-lain a. DO Berikut adalah tampilan awal dari form DO:
L77
Gambar L106 Form DO Form ini digunakan untuk melihat, mengubah, dan mencetak DO yang ada pada hari yang diinput oleh user. Secara otomatis, tanggal yang ditampilkan adalah tanggal pada saat user membuka form ini. User dapat mengubah data dari pengemudi, pengeluar barang, nama pembuat, serta nama pengesah dengan cara memilih baris yang menunjukkan DO yang ingin diubah kemudian menekan tombol “UBAH DATA”. Setelah itu, data dari baris yang bersangkutan akan disalin ke field-field yang tersedia di atas. Setelah selesai mengubah sesuai yang diinginkan, maka user perlu menekan tombol “SIMPAN PERUBAHAN”. Berikut contoh tampilannya:
L78
Gambar L107 Form DO ubah data
L79
Gambar L108 Form DO menampilkan detail User juga dapat melihat daftar barang yang akan dicetak pada DO dengan memilih baris DO, kemudian melakukan klik dua kali pada baris tersebut atau dengan menekan tombol “LIHAT DETAIL DO”. Apabila user ingin mencetak DO maka user perlu menekan tombol “CETAK DETAIL DO”.
L80
Gambar L109 Tampilan DO saat dicetak b. Pelanggan Jatuh Tempo
Gambar L110 Form pelanggan jatuh tempo
L81
Form ini digunakan untuk mencetak daftar pelanggan yang fakturnya jatuh tempo pada tanggal yang ditentukan.
Gambar L111 Tampilan daftar pelanggan Jatuh Tempo
L82
Form faktur-faktur yang terdapat pada PD Sriwijaya Bekasi
Gambar L112 Faktur penjualan
L83
Gambar L113 Surat jalan dari PT Philips Indonesia
L84
Gambar L114 Faktur DO
L85
Wawancara Tanggal
:
6 Oktober 2009
Topik
:
Latar belakang perusahaan dan sistem yang sedang berjalan
Orang yang diwawancarai
:
Bapak Hadi Jahja
Pewawancara
:
Michael Christanto D.
Q :
Bergerak dalam bidang apakah PD Sriwijaya Bekasi?
A :
PD Sriwijaya Bekasi bergerak dalam bidang distributor dan merupakan distributor resmi lampu Philips.
Q :
Kapankah PD Sriwijaya Bekasi berdiri?
A :
Sriwijaya berdiri dari tahun 2005 dan berpusat pada Sriwijaya Jakarta. Sriwijaya Bekasi merupakan salah satu cabangnya dan berada dalam naungan Sriwijaya Jakarta. Namun, pada tahun 2009. Sriwijaya Bekasi menjadi distributor resmi untuk wilayah Bekasi dengan kode JBR8.
Q :
Bagaimana struktur organisasi dari PD Sriwijaya Bekasi?
A :
Struktur organisasi PD Sriwijaya Bekasi terdiri dari General Manager yang membawahi Operational Manager. Operational Manager membawahi empat bagian yaitu bagian administrasi dan keuangan, bagian pengiriman, bagian gudang, dan bagian penjualan.
Q :
Apa saja tugas dan wewenang seorang General Manager?
A :
General Manager bertugas membuat keputusan untuk keseluruhan perusahaan, memimpin jalannya perusahaan, dan meminta laporan dari bagian di bawahnya.
Q :
Apa saja tugas dan wewenang seorang Operational Manager?
L86
A :
Mengontrol operasional perusahaan dan bagian yang berada di bawahnya, membuat laporan untuk diberikan kepada general manager setiap bulannya, menentukan jumlah barang yang akan dipesan, melakukan hubungan dengan pelanggan untuk menjaga hubungan baik, memutuskan segala sesuatu hal yang berhubungan dengan operasional perusahaan, dan membuat laporan piutang perusahaan untuk diserahkan kepada general manager.
Q :
Apa saja tugas dan wewenang seorang bagian penjualan?
A :
Mendatangi pelanggan untuk menanyakan pesanan, membuat dan memberikan penawaran kepada calon pelanggan, menagih pembayaran kepada pelanggan, mencari toko-toko yang belum menjadi pelanggan, menyerahkan pemesanan yang sudah dicatat kepada bagian administrasi dan keuangan, menyerahkan tanda terima kepada pelanggan, dan melakukan transaksi penjualan.
Q :
Apa saja tugas dan wewenang seorang bagian gudang?
A :
Bertanggung jawab atas gudang, mengeluarkan dan memasukkan barang dari dan ke gudang, bekerja sama dengan bagian administrasi dan keuangan dalam melakukan pengecekan kesesuaian jumlah stok fisik dengan yang ada pada komputer, dan mengecek keadaan barang saat datang dan menyusunnya ke dalam gudang.
Q :
Apa saja tugas dan wewenang seorang bagian administrasi dan keuangan?
A :
Memasukkan data ke dalam komputer, menerima pesanan barang dari pelanggan melalui telepon, menerima pemesanan dari bagian penjualan dan membuatkan faktur penjualan, bertanggung jawab atas kas perusahaan, bertanggung jawab membuat PO (Purchase Order) dan mengirimkannya kepada supplier, mengurus
L87
pembayaran kepada supplier, dan membuat laporan-laporan penjualan dan pembelian Q :
Apa saja tugas dan wewenang seorang bagian pengiriman?
A :
Mengirimkan barang kepada pelanggan dan menerima barang retur dari pelanggan.
Q :
Bagaimanakah proses pembelian dari PD Sriwijaya ke PT Philips Indonesia?
A :
Terdapat dua jenis pembelian yaitu pembelian bulanan dan pembelian biasa. Pembelian bulanan disebut juga dengan Purchase Order atau PO. Sedangkan untuk pembelian biasa disebut juga dengan Customer Order atau CO. Pemesanan bulanan dilakukan pada setiap akhir bulan dan pemesanan yang dilakukan tersebut merupakan pemesanan untuk dua bulan berikutnya. Pada jenis pemesanan ini, dapat ditentukan pada tanggal berapa barang mau dikirimkan, setiap jenis barang yang berbeda dapat berbeda pula tanggal pengirimannya. Pemesanan bulanan bersifat tidak dapat dibatalkan. Apabila pada bulan di mana barang tersebut harusnya dikirim namun stok kosong di pihak supplier, maka barang tersebut akan diantar secepatnya saat stok telah tersedia. Jika sampai akhir bulan barang tidak dikirim, maka pihak supplier akan mengirimkan surat yang berisi daftar barang-barang yang belum dikirim dan jumlah barang-barang tersebut dihitung sebagai tambahan stok pada stok akhir bulan perusahaan dalam rencana pembelian. Operational manager melihat perhitungan rencana pembelian untuk memperkirakan jumlah barang yang sebaiknya dipesan untuk setiap jenis barang. Setelah itu, PO dibuat oleh bagian administrasi dan keuangan. PO pada tiap bulannya hanya dibuat satu, barang yang dipesan untuk PO tersebut lebih dari satu.
L88
Pemesanan biasa adalah jenis pemesanan yang dilakukan secara mendadak apabila ada jumlah barang yang sudah berada di bawah stok minimal atau stok barang habis. Bagian gudang mengecek kartu stok, apabila ada jumlah barang yang sudah mendekati atau mencapai stok minimum, maka bagian gudang membuat daftar barang-barang yang mau dipesan beserta jumlah stok yang ada pada saat itu kepada operational manager. Operational manager menghubungi pihak supplier untuk menanyakan keberadaan stok barang yang mau dipesan di pihak supplier. Besarnya jumlah masing-masing jenis barang yang akan dipesan bergantung kepada keputusan operational manager. Sebelumnya, operational manager melihat data penjualan untuk melihat apakah jenis barang tersebut laku atau tidak. Apabila laku, maka jumlah pemesanan untuk jenis barang tersebut semakin besar. Apabila barang yang akan dipesan tersebut ada, maka dibuatlah CO oleh bagian administrasi dan keuangan. Dalam satu bulan, CO dapat tidak dibuat atau lebih dari satu. Barang yang dipesan di CO lebih dari satu. Setelah selesai membuat PO atau CO, PO atau CO tersebut dikirim kepada pihak supplier dengan menggunakan email. Pada saat hari pengiriman tiba, pihak supplier mempersiapkan barang dan surat jalan rangkap dua. Saat barang diterima oleh pihak perusahaan, barang tersebut diperiksa oleh bagian administrasi dan keuangan dengan bantuan bagian gudang. Apabila terdapat barang yang rusak, maka bagian administrasi dan keuangan membuat nota retur pembelian atas barang-barang yang rusak. Apabila barang yang diterima sudah benar, surat jalan ditandatangani dan salinan surat jalan disimpan oleh bagian administrasi dan keuangan. Barang tersebut akan dimasukkan ke dalam gudang oleh bagian gudang. Bagian administrasi dan keuangan memasukkan stok ke dalam komputer.
L89
Tagihan atas barang-barang yang dipesan oleh perusahaan akan dikirimkan lewat email oleh supplier. Batas waktu pembayaran atas barang-barang yang dipesan maksimal tiga hari setelah pengantaran barang. Jumlah yang harus dibayarkan kepada supplier adalah sejumlah barang yang telah diterima oleh pihak perusahaan dikurangi credit nota apabila terdapat retur barang cacat. Pembayaran dilakukan secara transfer. Setelah pembayaran dikonfirmasi oleh pihak supplier, maka bukti pembayaran dikirimkan kepada pihak perusahaan. Q :
Bagaimanakah proses penjualan dari PD Sriwijaya ke pelanggan?
A :
Proses penjualan dimulai dari bagian penjualan mendatangi pelanggan sesuai dengan daerah operasional yang sudah ditetapkan untuk masing-masing bagian penjualan. Setiap karyawan yang bekerja pada bagian penjualan ditugaskan pada beberapa daerah operasional dan tidak ada bagian penjualan yang memiliki daerah operasional yang sama. Mereka menanyakan barang-barang yang mau dipesan oleh pelanggan. Pesanan tersebut dicatat dan keesokan harinya diserahkan kepada bagian administrasi dan keuangan untuk dibuatkan faktur penjualan. Faktur ini dicetak rangkap tiga yaitu untuk pelanggan, untuk bagian gudang yang akan dijadikan arsip, dan faktur asli untuk disimpan oleh bagian administrasi dan keuangan yang akan digunakan untuk menagih. Faktur asli tersebut juga akan diberikan kepada pelanggan sebagai tanda terima pembayaran oleh pelanggan apabila pelanggan telah melakukan pembayaran atas semua barang yang dibeli oleh pelanggan.
Q :
Bagaimana dengan bagian gudang yang mengeluarkan barang saat terjadi penjualan tersebut?
L90
A :
Berdasarkan barang-barang yang akan keluar pada hari tersebut yang terdiri dari barang-barang yang tercantum pada faktur penjualan, DO (Delivery Order) dibuat oleh bagian administrasi dan keuangan. DO digunakan untuk mencocokan jumlah barang dari seluruh faktur yang dibuat saat itu dengan jumlah barang secara fisik yang akan dikeluarkan dari gudang. Pemeriksaan ini dilakukan oleh bagian gudang.
Q :
Bagaimana dengan bagian pengiriman setelah barang sudah siap untuk diantarkan?
A :
Bagian pengiriman mengirimkan barang ke pelanggan dengan membawa faktur asli dan faktur salinan yang diperuntukkan kepada pelanggan. Setelah diperiksa kecocokannya, maka barang-barang tersebut dimuat ke dalam mobil untuk dikirim oleh bagian pengiriman dengan menggunakan mobil box. Sesampainya di tempat pelanggan, barang pesanan tersebut diperiksa oleh pelanggan, kemudian pelanggan menandatangani faktur penjualan, kemudian melakukan persetujuan pembayaran dengan cash atau giro.
Q :
Bagaimana jika ada permintaan yang tidak dapat dipenuhi karena stok dalam gudang habis?
A :
Apabila stok dari barang yang dipesan oleh pelanggan tidak mencukupi pemesanan yang telah dilakukan. Saat sampai di tempat pelanggan, pelanggan akan ditanya apakah tetap mau membeli barang yang tidak ready stock tersebut dengan ketentuan tetap membayar barang dan barang akan dikirimkan setelah barang tersebut ada (booking order) atau pelanggan mengganti pemesanan yang dilakukan.
Q :
Bagaimana bila terjadi pergantian pemesanan?
L91
A :
Apabila terjadi pergantian pemesanan, maka bagian pengiriman akan mengganti jumlah barang pada faktur sesuai dengan jumlah yang diterima oleh pelanggan. Hal ini dapat tidak terjadi atau dapat terjadi lebih dari satu kali. Baik jumlah barang pada faktur diganti atau tidak, pelanggan tetap menandatangani faktur dan mengembalikan faktur asli kepada bagian pengiriman sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Q :
Bagaimana jika jumlah barang diganti?
A :
Jika jumlah barang diganti, pelanggan akan mencoret jumlah barang pada faktur yang diperuntukkan kepada pelanggan dan menggantinya sendiri sehingga dapat memperhitungkan jumlah yang nantinya harus dibayar.
Q :
Lalu, jika semua proses pada pelanggan telah selesai dilakukan, bagaimana proses berikutnya?
A :
Bagian pengiriman menyerahkan faktur penjualan tersebut kepada bagian administrasi dan keuangan. Apabila terdapat pergantian jumlah atau pembatalan pesanan, catatan utang barang yang sebelumnya dibuat dihapus. Kemudian faktur yang lama diganti dengan faktur revisi dengan isi yang sama dengan faktur lama, namun dengan pembenaran barang yang dipesan. Faktur lama yang sudah ditandatangani oleh pelanggan dilampirkan. Faktur ini dibuat rangkap tiga. Faktur tersebut diberikan kepada bagian gudang, pelanggan diberikan saat melakukan penagihan, dan disimpan oleh bagian administrasi dan keuangan untuk kemudian dijadikan tanda terima pembayaran untuk pelanggan.
Q :
Selain melalui bagian penjualan mendatangi pelanggan, adakah cara lain untuk memesan barang?
L92
A :
Pelanggan dapat melakukan pemesanan melalui telepon. Telepon tersebut diterima oleh bagian administrasi dan keuangan. Bagian administrasi dan keuangan melakukan pengecekan stok yang ada di dalam komputer mengenai barang yang dipesan. Apabila stok kurang atau habis, maka pelanggan dapat memutuskan untuk tetap memesan barang tersebut dengan ketentuan booking order seperti yang sudah dijelaskan di atas, memesan barang tersebut sesuai dengan stok yang ada, atau tidak jadi memesan.
Q :
Bagaimana jika terjadi salah pencatatan pemesanan oleh bagian penjualan atau bagian administrasi dan keuangan?
A :
Apabila terjadi salah pencatatan saat pemesanan barang (barang yang tercatat di dalam faktur bukan barang yang dimaksud oleh pelanggan), maka nama barang yang salah pada faktur tersebut akan dicoret. Faktur tetap ditandatangani oleh pelanggan dan faktur asli yang sudah dicoret dikembalikan kepada bagian pengiriman. Faktur tersebut diberikan kepada bagian administrasi dan keuangan untuk dibuatkan faktur revisi. Barang yang salah pencatatan tersebut akan dibuatkan faktur baru.
Q :
Bagaimana jika keperluan barang yang dipesan tersebut mendesak?
A :
Bila mendesak, maka faktur akan langsung dibuat dan barang tersebut akan diantarkan secepatnya. Apabila keperluan pelanggan akan barang tersebut tidak mendesak, maka barang akan diantarkan pada pemesanan berikutnya.
Q :
Bagaimana mengenai diskon untuk pelanggan?
A :
Mengenai diskon, perusahaan memberikan diskon 1.5% kepada pelanggan yang melakukan pembelian dengan nilai diantara satu juta rupiah sampai sepuluh juta
L93
rupiah, apabila pembelian bernilai di atas sepuluh juta rupiah, maka pelanggan akan diberikan diskon sebesar 3%. Q :
Bagaimana cara pelanggan membayar barang yang dibeli?
A :
Untuk pembayaran, pelanggan dapat memilih untuk melakukan pembayaran langsung (cash-off) ataupun kredit. Di mana sistem pembayaran kredit dapat dilakukan secara cash ataupun giro dengan batas waktu maksimal 28 hari setelah pengiriman barang.
Q :
Bagaiamana proses jika pelanggan membayar secara cash?
A :
Apabila dilakukan secara cash, prosedurnya adalah bagian administrasi dan keuangan membuat daftar penagihan untuk menagih pelanggan yang fakturnya jatuh tempo pada hari itu. Daftar ini dibuat rangkap dua, yaitu untuk dibawa oleh bagian penjualan dan satu lagi disimpan oleh bagian administrasi dan keuangan. Bagian penjualan juga membawa faktur asli yang akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran untuk melakukan penagihan terhadap pelanggan.
Q :
Lalu, setelah pelanggan membayar tagihan tersebut, bagaiman proses berikutnya?
A :
Apabila pelanggan membayar tagihan tersebut, maka faktur asli diserahkan kepada pelanggan. Khusus untuk pelanggan yang baru pertama kali membeli barang, sistem pembayaran yang dilakukan haruslah cash-off. Setelah itu, bagian penjualan memberikan uang pembayaran kepada bagian administrasi dan keuangan beserta dengan faktur asli dari pelanggan yang belum membayar. Lalu, bagian administrasi dan keuangan memeriksa pelanggan mana saja yang belum membayar dan yang sudah membayar berdasarkan faktur asli yang dikembalikan oleh bagian penjualan. Sejumlah tagihan yang belum lunas tersebut akan
L94
dimasukkan ke dalam laporan piutang perusahaan. Penagihan untuk pelanggan yang belum membayar akan dilakukan saat kunjungan dari bagian penjualan berikutnya. Q :
Bagaimana jika pelanggan membayar secara giro?
A :
Apabila pembayaran dilakukan secara giro, prosedurnya adalah pada saat pengantaran barang dilakukan, pelanggan dapat mengambil faktur asli dan menukarkannya dengan tanda terima dari pelanggan yang menyatakan akan membayar secara giro. Saat jatuh tempo, bagian penjualan datang kepada pelanggan tersebut dan menukarkan tanda terima dari pelanggan dengan giro.
Q :
Bagaimana untuk pembayaran langsung?
A :
Sedangkan untuk pembayaran langsung (cash-off), prosedurnya adalah faktur asli langsung diberikan kepada pelanggan dan bagian pengiriman menerima uang pembayaran atau giro dari pelanggan.
Q :
Bagaimana proses retur barang cacat yang dilakukan oleh pelanggan?
A :
Apabila terdapat barang yang rusak, maka pelanggan berhak melakukan klaim terhadap perusahaan dengan mengembalikan barang yang rusak tersebut. Prosedurnya adalah pelanggan membuat tanda terima rangkap dua yang umumnya berisi nama pelanggan, alamat pelanggan, tanggal dibuat tanda terima, barang-barang yang rusak beserta jumlahnya, dan cap atau tanda tangan dari pelanggan. Tanda terima yang asli dipegang oleh pelanggan, salinannya diberikan kepada bagian pengiriman yang juga menerima barang cacat tersebut. Tanda terima tersebut diserahkan kepada bagian administrasi dan keuangan. Kemudian bagian administrasi dan keuangan mengisi nota klaim barang cacat. Tanda terima yang diberikan pelanggan kepada bagian pengiriman juga dikembalikan lagi
L95
kepada pelanggan saat barang diantar ke toko. Nota klaim dibuat rangkap tiga, yaitu untuk disimpan oleh bagian administrasi dan keuangan, diberikan kepada pelanggan, dan diberikan kepada supplier untuk klaim. Barang akan ditukar dengan barang yang jenisnya sama dan diantar pada saat pengiriman pesanan berikutnya oleh bagian pengiriman. Bagian administrasi dan keuangan akan membuat DO untuk barang yang diretur dan barang-barang lain yang akan keluar pada hari tersebut. Setelah pelanggan menerima penggantian barang yang diretur, maka pelanggan menandatangani nota klaim yang telah dibuat oleh bagian administrasi dan keuangan. Q :
Bagaimana meretur barang cacat tersebut kepada supplier?
A :
Untuk melakukan retur barang cacat tersebut ke supplier, bagian administrasi dan keuangan membuat laporan bulanan. Laporan dibuat pada setiap akhir bulan, apabila pada bulan tersebut terdapat klaim retur barang cacat dari pelanggan. Saat pengantaran barang dari supplier kepada perusahaan, kumpulan nota klaim selama sebulan yang sudah ditandatangani oleh pelanggan diberikan kepada supplier.
Q :
Siapa saja yang berhak meretur barang cacat?
A :
Pelanggan tersebut tidak pernah membeli barang tersebut kepada perusahaan. Namun dengan adanya pertimbangan bahwa pelanggan tersebut sudah menjadi atau akan menjadi pelanggan tetap dari perusahaan dan syarat lampu yang dikembalikan tidak dalam keadaan pecah.
L96
Tanggal
:
12 Oktober 2009
Topik
:
Kondisi aktual dan kebutuhan informasi
Orang yang diwawancarai
:
Hadi Jahja
Pewawancara
:
Edwardo
Q : Untuk pembelian bulanan, berapa banyak pieces dan jenis barang yang dibeli? A : Untuk pembelian bulanan, banyak pieces yang dibeli sekitar 55.000 dan ada sekitar 100 jenis barang. Q : Bagaimana untuk pembelian biasa? A : Untuk pembelian biasa, kurang lebih 150 pieces dan ada sekitar lima jenis barang. Q : Berapa banyak pelanggan yang dimiliki oleh PD Sriwijaya Bekas saat ini? A : Sekitar 250 pelanggan. Q : Dalam satu hari, terdapat berapa banyak transaksi penjualan? A : Penjualan yang terjadi kurang lebih delapan transaksi dalam satu hari. Q : Berapa jenis barang dan pieces pada satu transaksi penjualan? A : Biasanya terdapat kurang lebih enam jenis barang dan ada sekitar 150 pieces barang yang dibeli oleh pelanggan. Q : Dalam satu bulan, berapa banyak retur yang terjadi? A : Kurang lebih ada delapan retur dalam satu bulan. Q : Berapa banyak jenis barang dan pieces yang diretur dalam satu bulan? A : Untuk jenis barang yang diretur ada sekitar enam jenis, sedangkan untuk banyak pieces yang diretur ada sekitar 120. Q : Kebutuhan informasi apa saja yang diperlukan?
L97
A : Laporan pembelian barang per bulan yang dibuat oleh bagian administrasi dan keuangan. Laporan ini digunakan oleh General Manager dan Operational Manager. Lama pembuatan kurang lebih dua jam Laporan pembayaran pembelian barang per bulan yang dibuat oleh bagian admintrasi dan keuangan. Laporan ini digunakan oleh Operational Manager. Lama pembuatannya sekitar satu jam. Informasi stok barang yang dibuat oleh bagian admintrasi dan keuangan. Penggunanya adalah bagian gudang dan Operational Manager. Lama pembuatannya sekitar 15 menit. Informasi harga barang yang dibuat oleh bagian administrasi dan keuangan. Pengguna laporan ini adalah bagian penjualan dan pelanggan. Lama pembuatannya sekitar 15 menit. Laporan penjualan barang per bulan yang disediakan oleh bagian administrasi dan keuangan. Laporan ini digunakan oleh General Manager dan Operational Manager di mana lama pembuatannya sekitar satu jam. Laporan pembayaran penjualan barang per bulan yang dibuat oleh bagian administrasi dan keuangan. Laporan ini digunakan oleh Operational Manager. Lama pembuatan laporan ini sekitar satu hari. Laporan retur barang cacat dibuat oleh bagian administrasi dan keuangan. Laporan ini digunakan oleh Operational Manager dan supplier. Lama pembuatannya sekitar 30 menit. Laporan pelanggan yang membeli selama satu bulan dibuat oleh bagian administrasi dan keuangan. Laporan digunakan oleh Operational Manager dan lama pembuatannya adalah dua jam.
L98
Laporan jumlah barang yang terjual selama satu bulan dibuat oleh bagian administrasi dan keuangan. Laporan ini digunakan oleh Operational Manager dan dibuat selama dua jam.
L99
Tanggal
:
20 Oktober 2009
Topik
:
Permasalahan yang dihadapi
Orang yang diwawancarai
:
Hadi Jahja dan Sudiharto
Pewawancara
:
Angela Noviana W.
Q : Dalam proses pembelian, adakah masalah yang dihadapi? A : Pembuatan laporan pembelian barang per bulan memakan waktu yang cukup lama dan dapat terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan. Hal ini disebabkan karena PO dan CO dibuat dalam bentuk file Excel yang disimpan secara manual dalam folder yang sudah ditentukan. Selain itu, belum ada aplikasi yang mendukung proses pembelian ini. Hal ini juga menyebabkan pembuatan laporan menjadi lebih lama. Surat jalan tidak disimpan dalam komputer, hanya diarsipkan. Sehingga ada kemungkinan untuk surat tersebut hilang atau rusak. Data yang tersimpan dapat diakses oleh siapa pun. Sehingga ada besar kemungkinan terjadinya pencurian atau perusakan terhadap data. Q : Bagaimana dengan proses penjualan, adakah masalah yang dihadapi? A : Seperti halnya permasalahan pada proses pembelian, pembuatan laporan penjualan juga memakan waktu yang lama dan transaksi disimpan dalam bentuk file Excel. Status pembayaran dari pelanggan yang belum membayar lunas, agak sulit ditelusuri. Hal ini disebabkan karena data yang tersimpan hanya yang telah dibayarkan oleh pelanggan. Untuk mengetahui pelanggan yang belum membayar lunas, dilihat dari pembukuan. Begitu pula dengan keamanan terhadap data yang tidak diproteksi. Q : Adakah masalah yang dihadapi pada proses retur barang cacat?
L100
A : Seperti halnya permasalahan pada proses pembelian dan penjualan. Transaksi disimpan dalam bentuk file Excel sehingga pembuatan laporan cukup memakan waktu. Selain itu, belum ada aplikasi yang mendukung proses ini. Begitu pula dengan keamanan data yang belum diproteksi sehingga dapat terjadi pencurian atau perusakan terhadap data.
