AK030

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AK030 ARAHAN KERJA JAWATANKUASA HADIAH UNIVERSITI/FAKULTI 1.0

Halaman: 1/7 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 18/08/2016

TUJUAN Arahan kerja ini bertujuan menerangkan kaedah dan tatacara menguruskan Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti (JKHU).

2.0

SKOP Arahan kerja ini merangkumi tugas dan tanggungjawab Bahagian Urus Tadbir Akademik selaku Urus Setia Majlis Konvokesyen dan Jawatankuasa-jawatankuasa yang dilantik bagi memastikan majlis Konvokesyen UPM berjalan lancar dan teratur.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen

4.0

Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001

Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

UPM/PU/PS/P016 UPM/AKD/SenatHadiah(02)/JK Hadiah/Jld.2 -

Prosedur Pengurusan Majlis Konvokesyen Minit Mesyuarat Senat (berkaitan) Kalendar Akademik Akta Universiti dan kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014

TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JKHU JKPF KBAKD Ketua PTJ KJ KPAA PT PTPTJ TDA

: Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti : Jawatankuasa Pengurusan Fakulti : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik : Semua Dekan Fakulti, Pengarah Institut dan Dekan Sekolah Pengajian Siswazah : Ketua Jabatan : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa : Penolong Pendaftar Bahagian Urus Tadbir Akademik : Penolong Pendaftar Fakulti : Timbalan Dekan Akademik

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’



TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPAA bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti (JKHU) ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi arahan kerja ini.




PROSES PERINCIAN

Tanggungjawab

Carta alir

Perincian

Rekod/ Dokumen Rujukan

6.1 Mula

6.2 PT

6.2 Kenalpasti Hadiah

Kenalpasti Hadiah (a)

Kenalpasti jenis Hadiah Universiti dan Hadiah Fakulti.

(b)

Jika Hadiah Universiti sedia ada, ikut langkah 6.3.

(c)

Jika Hadiah baharu, ikut langkah 6.11.

Hadiah baharu

Sedia ada

A

6.3

6.3 Dapatkan Pencalonan Hadiah

Dapatkan Pencalonan

PT

(a)

Kemukakan permohonan pencalonan Hadiah Universiti kepada Dekan Fakulti pada bulan Mei setiap tahun.

Ketua PTJ/TDA

(b)

Hantar surat maklumbalas dan borang pencalonan yang telah lengkap diisi ke BAKD.

PT

(c)

Terima pencalonan dari Fakulti.

PT

6.4

6.4 Sediakan Penilaian Pencalonan

Sediakan Penilaian Pencalonan (a)

(b)

6.5

Borang Pencalonan Hadiah Universiti (PU/PS/BR01/ KNV)

Sediakan Skema Pemarkahan untuk menilai calon Hadiah Universiti. Susun senarai calon yang telah dinilai mengikut ranking calon setiap kategori hadiah.

Skema Pemarkahan Hadiah Universiti

Semak

6.5 Semak

PT

Tidak Lengkap

(a)

Semak dan maklumkan kepada Fakulti jika terdapat pencalonan yang tidak memenuhi syarat/ kriteria dan minta kemukakan semula sebelum Mesyuarat JKHU diadakan.

(b)

Jika Lengkap, ikut langkah 6.6.

(c)

Jika Tidak Lengkap, ikut langkah 6.21.

Lengkap

B

6.6 Perakuan JKHU

PT

C

6.6

Perakuan JKHU (a)

Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang disenaraikan.

(b)

Dapat dan perakukan senarai Pemenang Hadiah Universiti/ Hadiah Fakulti untuk dibawa ke Senat.


Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AK030 ARAHAN KERJA JAWATANKUASA HADIAH UNIVERSITI/FAKULTI Tanggungjawab

Carta alir


Perincian

C

6.7 6.7 Kelulusan Senat

PT

Tidak

Ya

B

6.8 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja

6.8

KP (A&A)/PT

6.9

6.9 Sediakan Sijil dan Hadiah

PT

6.10 Adakan Majlis Konvokesyen

PT

TDA/KJ/PTPTJ

A

TDA/KJ/PTPTJ

PT

D

(b)

Jika tidak, ikut langkah 6.21.

Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja (a)

Hubungi Pemenang Hadiah Universiti bagi memastikan kehadiran dan berada di tempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Konvokesyen.

(b)

Maklumkan kepada pihak Penaja Hadiah Universiti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang.

Sediakan Sijil dan Hadiah (a)

Pastikan Hadiah Universiti diperoleh dari Penaja sebelum Majlis Konvokesyen berlangsung.

(b)

Pastikan semua maklumat untuk Hadiah Universiti yang berupa pingat, cek dan sijil adalah tepat dan hendaklah disimpan di tempat selamat.

6.11

Hadiah Baharu?

Tidak

E

Jika ya, ikut langkah 6.8 (untuk Hadiah Universiti) dan 6.18 (untuk Hadiah Fakulti).

Adakan Majlis Konvokesyen (a) Sediakan pingat dan sijil untuk majlis pengurniaan Hadiah Universiti kepada pemenang. (b) Serahkan cek kepada pemenang selepas Majlis Konvokesyen berlangsung di BKAD. (c) Ikut langkah 6.21, proses tamat.

Ya

6.12 Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu

(a)

6.10

B

6.11 Hadiah Baharu?

Kelulusan Senat

6.12

(a)

Jika ya, ikut langkah 6.12.

(b)

Jika tidak, ikut langkah 6.13.

Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu (a)

Dapatkan maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu dari pihak penaja.

(b)

Hantar maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu ke BKAD untuk pengesahan hadiah baharu.

(c)

Bawa maklumat latar belakang dan surat tajaan ke mesyuarat JKHU untuk perakuan.




Carta alir


Perincian


D

TDA/KJ/PTPTJ

6.13 E

6.13 Tentukan Kesahan Hadiah Tamat Tempoh

PT

6.14

Aktif

6.14 Pelanjutan

TDA/KJ/PTPTJ

Tidak Setuju

Setuju

Tentukan Kesahan Hadiah (a)

Semak tempoh tamat tajaan setiap Hadiah Fakulti sedia ada.

(b)

Jika tamat tempoh, ikut langkah 6.14 .

(c)

Jika aktif, ikut langkah 6.15

Pelanjutan (a)

Hubungi Penaja untuk melanjutkan tempoh tajaan sebelum tamat tempoh.

(b)

Jika setuju, ikut langkah 6.15.

(c)

Jika tidak setuju, ikut langkah 6.21.

B

TDA/KJ.PTPTJ

TDA/KJ/PTPT

6.15 Dapatkan Pencalonan Hadiah

6.16 Sediakan Penilaian Pencalonan

6.15

6.16

Dapatkan Pencalonan Hadiah (a)

Gariskan Kriteria Pemenang mengikut kursus dan prestasi pelajar bagi Hadiah Fakulti setelah berhubung dengan penaja.

(b)

Semak keputusan peperiksaan akhir pelajar berdasarkan gred, markah dan purata timbunan.

(c)

Dapatkan maklumat penglibatan, pencapaian, curriculum vitae dan pelbagai dokumen sokongan calon yang dikenalpasti sebagai pemenang.

Sediakan Penilaian Pencalonan (a) Kumpulkan senarai nama untuk pencalonan bagi setiap kategori Hadiah Fakulti yang disenaraikan. (b)

TDA/KJ/PTPT

6.17 Perakuan JKPF

6.17

Sediakan senarai pemenang untuk di perakukan.

Perakuan JKPF (a)

Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang di senaraikan.

(b)

Bawa senarai Pemenang Hadiah Fakulti ke Mesyuarat JKHU untuk perakuan.

F


Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507


Carta alir


Perincian

F

PT

6.18

6.18 Maklumkan Kepada Fakulti

Maklumkan kepada Fakulti Hantar surat maklumkan kepada Fakulti senarai Pemenang Hadiah peringkat Fakulti yang telah diperakukan oleh JKHU dan diluluskan oleh Senat.

TDA/KJ/PTPTJ

TDA/KJ/PTPTJ

6.19

6.19 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti Dan Penaja

6.20

6.20 Adakan Majlis Penyampaian Hadiah

6.21 Tamat

Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti dan Penaja (a)

Hubungi Pemenang Hadiah Fakulti bagi memastikan kehadiran dan berada di tempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti.

(b)

Maklumkan kepada pihak penaja Hadiah Fakulti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang.

Adakan Majlis Penyampaian Hadiah (a)

Dapatkan Sijil Hadiah Fakulti daripada BKAD.

(b)

Sediakan pingat, cek dan sijil untuk Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti kepada pemenang.

(c)

Adakan Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti

B



PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AK030 ARAHAN KERJA JAWATANKUASA HADIAH UNIVERSITI/FAKULTI


7.0 REKOD Bil 1.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/600-4/27/3

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara PT

JAWATANKUASA HADIAH UNIVERSITI/FAKULTI  Surat panggilan Mesyuarat JKHU  Minit mesyuarat JKHU.  Salinan kertas cadangan JKHU untuk pertimbangan Senat.  Petikan minit Senat berkaitan JKHU.  Surat permohonan pencalonan hadiah Universiti kepada fakulti.  Borang pencalonan pemenang Hadiah Universiti.  Surat dapatkan maklumbalas maklumat tajaan baharu hadiah ke fakulti.  Surat maklumbalas dan maklumat tajaan hadiah baharu dari fakulti.  Surat-menyurat yang berkaitan. 2.

UPM/(KodPTJ)/600-4/27/3

Tempat dan Tempoh Simpanan Pusat Dokumen dan Rekod BAKD

Kuasa Melupus KPAA

3 Tahun

PT (P/O) PTJ

PTPTJ

HADIAH FAKULTI  Petikan minit mesyuarat JKPF yang berkaitan  Salinan borang pencalonan yang telah dilengkapkan untuk dihantar ke BKAD. (Fail sisipan).  Surat tajaan baharu fakulti daripada Penaja (jika ada).  Salinan surat maklumbalas maklumat tajaan hadiah baharu kepada BKAD.  Salinan surat maklumbalas pencalonan hadiah universiti dari fakulti.  Surat menyurat yang berkaitan.


Pusat Dokumen dan Rekod PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

AK030

Recommend Documents