Administrasi dan
Kesekretariatan Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat Dasar 25 Oktober 2014 Sajen-Mojokerto
DEFINISI
Apa itu Administrasi ? DEFINISI
√
Administrasi Administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti luas
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan
Administrasi dalam arti sempit? DEFINISI Administrasi
√
Administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti luas
adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Administrasi dalam arti luas? DEFINISI Administrasi Administrasi dalam arti sempit
√
Administrasi dalam arti luas
adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Unsur – Unsur Pokok Masukan/input 1. Sumber (tenaga,modal, hukum/pedoman/petunjuk) 2. Ilmu Pengetahuan dan Teknologi 3. Kemampuan dan Kesanggupan/Skill and Capacity Proses /fungsi-fungsi administrasi 1. Kegiatan (Perencanaan , Pengorganisasian, Pelaksanaan, Penilaian) 2. Kerjasama 3. Rasionalitas
Keluaran (output) 1. Pengembangan organisasi, kegiatan organisasi, pengembangan pegawai, petunjuk pelaksanaan/teknis, Tugas-tugas/personil kepanitian 2. Kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil pengorganisasian 3. Pelayanan Umum Sasaran 1. instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi. 2. Adanya tujuan yang hendak dicapai Administrasi sebagai sistem. Semua tata aturan yang berlaku yang dibuat secara sistematis untuk mencapai tujuan.
KESEKRETARIATAN
Kesekretariatan ? Kesekretariatan
√
Arti Kesekretariatan Pola Penataan Tujuan Fungsi
diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan P E N A T A A N terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Pola Penataan Kesekretariatan Arti Kesekretariatan
√
Pola Penataan Tujuan Fungsi
MERENCANAKAN (PLANNING)
MENYUSUN (ARRANGING) MENGHIMPUN (COLLECTING) MENCATAT (RECORDING)
MENGOLAH (PROCESSING) MENGENDALIKAN (CONTROLLING) MENGIRIM (TRANSFERING)
MENYIMPAN (FILING)
Tujuan Kesekretariatan Arti Kesekretariatan Pola Penataan
√
Tujuan Fungsi
> Memperlancar lalulintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. > Mengamankan rahasia organisasi. > Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran, pelaksanaan, fungsi manajemen.
Fungsi Administrasi Kesekretariatan Kesekretariatan Arti Kesekretariatan Pola Penataan Tujuan
√
Fungsi
> Mengadakan pencatatan semua kegiatan manajemen. > Pengendalian informasi internal dan eksternal organisasi. > Sebagai alat komunikasi organisasi. > Sebagai pusat dokumentasi atau
master file.
Data-data/dokumen yang diarsipkan Kesekretariatan
√
Data-data/dokumen yang diarsip Pengelolaan Surat Sarana Komunikasi Internal Manajemen Pengarsipan
> Arsip struktur organisasi, job desk, dll. > Sistem dan mekanisme standar organisasi. > Program kerja dan laporanpertanggungjawab an per periode kepengurusan. > Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/kepanitiaan. > Notulen rapat, dll
Pengelolaan Surat Kesekretariatan Data-data/dokumen yang diarsip
√
Pengelolaan Surat Sarana Komunikasi Internal Manajemen Pengarsipan
> Standarisasi Surat Masuk dan Surat Keluar. > Adanya Penomoran pada masing-masing surat.
Sarana Komunikasi Internal Kesekretariatan
√
Data-data/dokumen yang diarsip
> Papan Pengumuman
Pengelolaan Surat
> Notes
Sarana Komunikasi Internal Manajemen Pengarsipan
Manajemen Pengarsipan
Kesekretariatan Data-data/dokumen yang diarsip Pengelolaan Surat Sarana Komunikasi Internal
√
Manajemen Pengarsipan
> Dokumen yang akan diarsip > Bentuk Arsip > Keamanan arsip dan kontrol >Pengelolaan Fisik sekretariatan
KESEKRETARIATAN = Administrasi +
Tempat + Sarana
+ SDM + Identitas Organisasi
ADMINISTRASI
Ruang Lingkup
ADMINISTRASI
> Logo & Cap > Surat Menyurat > Dokumentasi >Proposal > Laporan > Timeline > Notulen
SURAT
Kepala Surat
SURAT
√
Kepala
Nomor Lampiran Perihal Tanggal
Tujuan Isi Pengesahan
> Logo Organisasi > Nama Organisasi > Alamat > No Telepon > E-mail
Nomor Surat
SURAT Kepala
√
Nomor Lampiran Perihal Tanggal
Tujuan Isi Pengesahan
> Tujuannya Kemana > Tanggal > Perihal Contoh: 01/KMHS/X/2013
Lampiran Surat
SURAT Kepala
√
Nomor Lampiran Perihal Tanggal
Tujuan Isi Pengesahan
> Jumlah lampiran Berkas yang dilampirkan pada surat?
Contoh: 2 (dua) lembar 1 (satu) bendel proposal
Perihal
SURAT Kepala
Nomor Lampiran
√
Perihal Tanggal
Tujuan Isi Pengesahan
> Keputusan > Keterangan > Permohonan > Undangan > Tugas > Perjanjian > Pengantar > Pemberitahuan
Tanggal
SURAT Kepala
Nomor Lampiran Perihal
√
Tanggal
Tujuan Isi Pengesahan
> Surabaya, 18 Oktober 2013 Sesuaikan Dengan bulan pada nomer surat.
Tujuan
SURAT Kepala
Nomor Lampiran Perihal Tanggal
√
Tujuan Isi Pengesahan
Contoh: Yth. Wakil Rektor III Dr. Bambang Hariadi, M.Pd. Jl. Raya Kedung Baruk no 98 Surabaya Kepada Penerbit Senat Mahasiswa Jalan A. Yani no.1 Surabaya
Isi
SURAT Kepala
Nomor Lampiran Perihal Tanggal
√
Tujuan Isi Pengesahan
1. Salam Pembuka 2. Maksud / isi surat 3. Kalimat Penutup
Pengesahan
SURAT Kepala
Nomor Lampiran Perihal Tanggal
√
Tujuan Isi Pengesahan
Yang Tandatangan Mulai dari: 1. Sekretaris 2. Ketua Pelaksana 3. Ketua Organisasi 4. Pimpinan Tertinggi *Diurutkan dari jabatan yang terendah sampai yang tertinggi.
Pengarsipan Surat Masuk • Tanggal Masuk • Alamat Pengirim • Tanggal dan Nomer Surat • Perihal • Lampiran
Pengarsipan Surat Keluar • Tanggal Keluar • Dari • Tujuan • Tanggal dan Nomer Surat • Perihal • Lampiran
Contoh • Agenda Surat Masuk • Agenda Surat Keluar • Notulen • Label Odner
Contoh Format Agenda Surat Masuk AGENDA SURAT MASUK SENAT MAHASISWA STIKOM SURABAYA JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA NO.
TGL. SURAT MASUK
ALAMAT PENGIRIM
TGL. SURAT
NOMOR SURAT
PERIHAL
LAMPIRAN
Contoh Format Agenda Surat Keluar AGENDA SURAT KELUAR SENAT MAHASISWA STIKOM JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA NO.
TGL. SURAT KELUAR
TUJUAN
TGL. SURAT
NOMOR SURAT
PERIHAL
LAMPIRAN
Contoh Format Notulen Rapat SENAT MAHASISWA INSTITUT BISNIS & INFORMATIKA STIKOM SURABAYA Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya
NOTULEN RAPAT Rapat Biro B (Sie Seni dan Budaya) Hari, Tanggal : Sabtu, 25 Oktober 2014 Pukul : 10.00-11.30 WIB Tempat : Agenda : Peserta:
No
Hasil-Hasil Keputusan Rapat
Keterangan
1 2
Disetujui oleh: Ketua/Pimpinan Organisasi…..
Dipersiapkan oleh: Notulis,
Tanggal: 25 Oktober 2014
Contoh Format Label pada Odner
KEUANGAN
Dalam Arti Sempit ADMINISTRASI KEUANGAN
√
Dalam arti sempit Dalam arti luas Kegiatan
Tujuan
Pengertian administrasi keuangan dalam arti sempit adalah PEMBUKUAN.
Dalam Arti Luas ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam arti sempit
√
Dalam arti luas Kegiatan
Tujuan
Dalam arti luas dapat mengndung perumusan dan pertanggungjawaban baik dalam organisasi maupun lembaga. Administrasi Keuangan = Penerimaan - pengeluaran
Kegiatan ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam arti sempit Dalam arti luas
√
Kegiatan
Tujuan
Perencanaan Penggunaan Pencatatan Pelaporan Pertanggungjawaban
Tujuan ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam arti sempit Dalam arti luas Kegiatan
√
Tujuan
Untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusan/pengelolaan keuangannya dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuannya.
Contoh sederhana Administrasi Keuangan No 1
Tanggal
Uraian
Pemasukan (A) Rp
2
1-Sep-13 Kas Biaya Perlengkapan 5-Sep-13 alat tulis
3
7-Oct-13 Kas
Rp
4
15-Oct-13 Foto Copy
Pengeluaran (B)
300,000 Rp
200,000
Rp
10,000
Rp
210,000
100,000
Total
Rp
400,000
Saldo (A)-(B)=
Rp
190,000
* Selalu Lakukan pencatatan terhadap keluar masuknya uang, karena sebagai wujud pertanggungjawaban keuangan organisasi.
TERIMA KASIH
