ADATTÁRALAPÚ VEZETŐI INFORMÁCIÓS RENDSZER (AVIR) Az Adattáralapú Vezetői Információs Rendszer (AVIR) fő célja, hogy hatékonyabbá tegye az intézmény működését, megalapozottabbá tegye a vezetői döntéseket, illetve hogy mérhetővé tegye az egyes döntések következményeit, a stratégiai célok elérése érdekében. Az AVIR bevezetése számos terület információs igényeit kívánja kielégíteni, lehetőséget adva a fix riportok mellett, akár OLAP kockákat is felhasználva, saját komplex ad-hoc riportok készítésére is. A kialakításra kerülő központi Az AVIR rendszerhez csatlakozva országos szintű összehasonlító és benchmark adatok is elérhetővé válnak, így szélesítve tovább a vezetők által egy helyen rendelkezésre álló információk körét, felhasználva a legmegfelelőbb, online módon működő alkalmazható lekérdező program által biztosított lehetőségeket. Végső cél a BSC filozófiára épülő stratégiai menedzsment rendszer által támogatott teljes körű minőségirányítási rendszer (TQM) megvalósítása. Az intézmény általános tájékoztatási feladatainak, illetve a működési előírások által támasztott kötelező és ad-hoc adatszolgáltatási igényeknek az adattárat felhasználva fog eleget tenni. A menedzsment igényeket kielégítendő AVIR rendszert bevonjuk mind az intézményi stratégia megvalósításának követésébe és fejlesztésébe, mind az elemzési, modellezési folyamatokba, és azt szervesen beépítjük a már több éve működő EFQM alapú és az ISO 9001:2000 követelményeit is kielégítő egységes minőségirányítási rendszer működésébe. Az AVIR tervezése során a felső vezetés és a forrás rendszerek adatgazdái szervesen bekapcsolódnak a követelmények, a fejlesztés stratégiai irányainak meghatározásába. A menedzsment széles körével a tervezők interjúkon egyeztetik az elvárásokat, majd később az elkészített riport mintákat, és mutatókat. Az adatgazdák az adatintegrációs folyamatok tervezésénél operatívan részt vesznek a munkában, ezzel garantálva, hogy a forrás adatokat megfelelően értelmezzük. Az adatokon végzett ellenőrzések tervezését, majd a projekt végső szakaszában a tesztelési munkát is velük közösen végzik az adattár fejlesztők. Rövid rendszerleírás: Forrásadatok
Intézményi adminisztratív rendszerek
Adattár
Stratégiai mutatók
VIR Jelentések
Adattár
Ad-hoc lekérdezés Intézményi adatbevitel
OKM adattár banchmark adatok
Adatszolgáltatás
Elemzések, modellezés
Tájékoztatás web-en
Az AVIR rendszer központi eleme az adattár. Az adattár az intézmény adatvagyonát integrálja egy közös, integrált adatbázisba. Az adattár tisztított, minőségi adatokat biztosít az intézmény különböző információs igényeire, a különböző felhasználói csoportok számára.
1
Ez az adatvagyon (adattár) teljes, integrált, megbízható, idősoros és naprakész.
Teljes: minden döntés előkészítéséhez és információ-szolgáltatáshoz szükséges adat elérhető. Integrált: az adatokat egységesen tárolja, kezeli, és egységes fogalmi definíció szerint értelmezi. Megbízható: hiszen az adatok közvetlenül az intézményi rendszerekből származnak, adatellenőrzésen és adattisztításon esnek keresztül az adattárba való betöltés előtt. Naprakész: az adatfeldolgozás rendszeresen, automatikus mechanizmusokkal történik, egy-egy új időszakra vonatkozó információk gyorsan előállnak. Idősoros: mivel az adatok betöltésekor egy idősorba kerülnek be, így hosszabb trendeket is lehet vizsgálni, előrejelzéseket lehet készíteni. Felhasználói tématerületek szerint szervezett az adatstruktúra: a felhasználói igényeknek megfelelően kialakított adatstruktúra alapvetően a felhasználók gyors kiszolgálását, az egyszerű értelmezhetőséget tartja szem előtt, nem pedig a hatékony adatkezelést és tárolást. Ezért az adatok felhasználói témakörökhöz szervezettek és redundánsan tárulják az adatokat. Az adattár tartalma folyamatosan változik. Nem csak az idősoros volta miatt, hanem a folyamatosan bővülő információs igény miatt is. Az adattár épp ezért rugalmasan bővíthető és fokozatosan épül. Az adatforrásoknak 3 különböző típusát kezeli a rendszer:
Intézménynél elektronikus formában kezelt adatok. Ezek lehetnek adminisztratív rendszerben kezelt, adatbázisban tárolt, alapvetően nem változó struktúrájú adatok (pl. tanulmányi és gazdálkodási rendszerek adatai), illetve lehetnek Excelben kezelt adatsorok (pl. publikációk listája vagy konferenciák, külső kapcsolatok kezelésére szolgáló táblázatok). Elektronikusan nem fellelhető, illetve automatizált folyamatokkal nem feldolgozható adatok, amelyek kézi adatbevitellel közvetlenül az AVIR rendszerbe kerülnek be. Az adatforrások harmadik kategóriája a központi adattárból (vagy más központi rendszerből) kapott, intézményre vonatkozó adatok.
Az adatfeldolgozás a következőket jelenti: adatok fogadása, adatminőség ellenőrzése, adattisztítás, különböző adat-transzformációk (szűrés, összesítés, csoportosítás, integrálás, illesztés, számított értékek elkészítése, denormalizáció, stb.), valamint az adatok betöltése az adattárba. A rendszeres adatfeldolgozás része az adattárból a felesleges adatok „kivezetése” is, azaz a nem használt illetve túl részletes adatok egy idő után történő archiválása és törlése. Forrásrendszerek. Az adattár a következő forrásrendszerek adatait integrálja:
Netpun Tüsz Professional Planner FELIR Nexon (Bér es HR) Kontrolling és éves pénzügyi tervek Könyvtár DPR adatok Egyéb intézményi felmérések
A Netpun, Tüsz, Professional Planner, FELIR és a Nexonbér adatok alapadat szinten történő integrációját biztosító fejlesztésre kíván támaszkodni az adattár.
2
Az adatfeldolgozás a következőket jelenti: adatok fogadása, adatminőség ellenőrzése, adattisztítás, különböző adat-transzformációk (szűrés, összesítés, csoportosítás, integrálás, illesztés, számított értékek elkészítése, denormalizáció, stb.), valamint az adatok betöltése az adattárba. A rendszeres adatfeldolgozás része az adattárból a felesleges adatok „kivezetése” is, azaz a nem használt, illetve túl részletes adatok egy idő után történő archiválása és törlése. Az adatok frissítése az adott témakörtől függően napi gyakoriságtól évesig terjedhet. Az adattár frissítését automatizált job-ok végzik. Az adattár részletes alapadatai min. 5 évig elérhetőek az adattárban. Fogalomtár. A projekt egyik első és legfontosabb feladata egy egységes intézményi fogalomtár kialakítása, amely az adattárban megtalálható adatokhoz, a vezetői információs rendszer riportjainak információihoz és a mutatószámokhoz ad egyértelmű leírást, definíciót. A fogalomtár kialakítása a belső projekt team feladata együttműködve a külső beszállítókkal. Külső szoftveres támogatása és az AVIR-ben való felhasználás a következőket jelenti:
Fogalomtár kialakítása, fogalmak felvétele, definiálása, egymáshoz való viszonyának megadása, fogalmak gazdájának kezelése. Mindezt wikipédia jellegű szoftvermegoldással megtámogatva. Fogalomtár definícióinak lekérése a felhasználói felületeken. Azaz amikor egy felhasználó bármely riportban, kimutatásban, OLAP elemzésben, excelben vagy pivot táblában egy számára ismeretlen fogalmat talál, azt kijelölve megkapja a fogalomtárban definiált leírást az adott fogalomról, tehát mintegy help-ként használható Adattár „szken” üzemmódban a fogalomtár rendszer „megnézni” (végig pásztázza), hogy az adattárban és a létrehozott riportokban mely adatok nincsenek még definiálva.
Az adatok felhasználása hosszabb távon a következőket jelenti:
Stratégiai mutatószámrendszer: az intézmény stratégiájának helyzetét, teljesülését mérő néhány kiemelt mutatószám az egyes stratégiai célok mentén. VIR jelentések: a különböző vezetői szintek és területek számára rendszeresen és automatikusan készülő riportok, táblázatok, grafikonok. Ad-hoc lekérdezések: ugyanezen felhasználói körök számára az egyéni lekérdezések, ad-hoc módon összeállított táblázatok és grafikonok elkészítésének lehetősége. Adatszolgáltatás: a központi szervek felé történő rendszeres adatszolgáltatások biztosítása. Elemzés, modellezés: az adattár adatvagyonát felhasználva statisztikai, adatbányászati elemzések a mélyebb összefüggések feltárása érdekében, előrejelzések készítése, „mi lenne ha” típusú modellek felállítása. Tájékoztatás: a „külső” felhasználók számára interneten történő információ megosztás.
Alapvetések, megközelítés (DW) Alapelv
Értelmezés, indoklás, megjegyzés
Az alapadatokat és a belőlük képzett mutatókat pontosan definiálni kell. A definíciókat és értelmezéseket minden érintett számára elérhető definíciós szótár tartalmazza.
Kimagaslóan fontos, hogy minden bemenő adat és mutatószám pontosan legyen definiálva. A projekt során kidolgozott fogalomtár biztosítja az adatok egységes értelmezését.
Mindig a részletes alapadatból indulunk ki és építünk fel egy mutatót
Az adattárba nem aggregált adatok kerülnek be, hanem részletes alapadatok (hallgató, oktató, kurzus, terem, stb.). A részletes alapadatból való építkezés biztosítja, hogy újabb mutatószámok rugalmasan előállíthatóak, képezhetőek legyenek, ha
3
megváltoznak az igények. Alapadat szintre van szükség mélyebb statisztikai, adatbányászati elemzésekhez is. Az OLAP multidimenzionális tábláit is alapadatokból lehet felépíteni. Az alapadatokkal együtt az alaprendszerbeli egyedi azonosító vagy annak kódolt értéke is bekerül az adattárba.
Az adattárban az adatok összekapcsolhatóságát, illetve adattisztításnál az adatok visszakereshetőségét csak így lehet biztosítani.
Az adminisztratív rendszerek és az adattár fizikailag is elkülönülő, önálló egységek.
Az adattár teljes mértékben el van választva az operatív, napi tevékenységeket támogató rendszerektől.
Az adatok mindig egy átmeneti adattárolón (stage) keresztül kerülnek be az adattárba.
Ez biztosítja a rendszerek függetlenségét (azaz az adminisztratív rendszerek és az adattár fizikailag is megvalósított szétválaszthatóságát) és az adatfeldolgozások hatékonyságát.
Az információk (adatok) minél szélesebb körben elérhetőek a különböző felhasználók számára.
Az adattárnak vannak „érzékeny” információi, amelyhez való hozzáférést korlátozni kell, de az a cél, hogy az összegyűlő információk a lehető legszélesebb körben elérhetőek legyenek a felhasználók széles körében.
Az adatfeldolgozásoknál törekedni kell a kézi beavatkozás minimalizálására.
Az adatfeldolgozások lehetőség szerint automatizált folyamatokon keresztül történjenek, a kézi feldolgozásokat, karbantartásokat lehetőség szerint minimalizálni kell. Ezáltal csökkentve az üzemeltetéshez szükséges humán ráfordítást és növelve az adattartalom megbízhatóságát.
Architektúra, felépítés
Hibalista
Gazdálkodási, tanulmányi rendszerek
Adat feldolgozás
Adat kitöltés Adat feldolgozás
Adat ellenőrzés
Stage
Adatbeviteli rendszer
Stratégiai célok, összefüggések definíciói
KPI adatbevitel
Integrálás átmeneti adattár
Stratégiai mutatószámok
Aggregálás Adattár
Aggregált adatok
alapadatok
Ad-hoc lekérdezés
Eseti adatgyűjtés forrásadatok
Eseti adatok egyedi feldogozása
Jelmagyarázat végfelhasználói rendszer
templét adat
Adat elők. Egyedi adatkörök
adatművelet, feldolgozás
Mutatószám rendszer
FIX riport publikálás
Rendszeres riportok
Riport templétek
téma körönként
Központi adattár
Scorecard publikálás
Adat elők.
Küldendő adatok
Modellezési adat
Eredmény publikálása Adat küldés
Elemzés, adatbányászat
4
A projekt kereteinek meghatározása az elsődleges célcsoportok, az intézmény vezetői véleménye alapján történt. Az előzetes felmérések során a tervezett forrás rendszerek adattartalmának vizsgálata is megtörtént, melynek alapján kiderült, hogy mely nyilvántartások adatai integrálhatók a VIR-be. Az AVIR kialakításában és működtetésében a Vezetői Információs és Dokumentációs Iroda, a Minőségirányítási Iroda, az Informatikai és Oktatástechnikai Központ, a Gazdasági Igazgatóság, valamint a Rektori Hivatal működik közre. Stratégiai mutatószámrendszer A Főiskola a Norton-Kaplan által megalkotott és folyamatosan fejlesztett BSC elmélet alapján kívánja a stratégiai mutatószámrendszerét kialakítani. Az elmélet az intézményi stratégiát és az ebből lebontott stratégiai célokat helyezi a középpontba.
Vízió, misszió Stratégia
Nézőpontok
Stratégiai célok
Stratégiai mutatószámok
Célértékek Határértékek
Programok
BSC rendszer felépítése A BSC rendszer a szervezeti vízióra, misszióra és stratégiára épül. Ezek alapján kerülnek meghatározásra azok a nézőpontok, melyek alapján az intézményi stratégiai célok elérését mérni szeretnénk. A szervezet stratégiai céljai szembeállításra kerülnek a nézőpontokkal. Az így keletkezett nézőpont-stratégiai cél metszetekben kerülnek elhelyezésre a stratégiai mutatószámok. Lehetnek olyan metszetek, ahol nincs mutatószám, illetve vannak olyan mutatószámok, amik több metszetet mérnek egyidejűleg. A mutatószámokhoz célértékek és határértékek kerülnek hozzárendelésre, melyek alapján jól monitorozható, hogy az egyes területek hogyan teljesítenek, illetve megállapíthatók, hogy mely területeken van szükség beavatkozásra. Az egyes mutatószámokhoz a megfelelő intézményi programok és olyan szervezeti kezdeményezések kerülnek csatolásra, melyeket a stratégiai célok elérése érdekében alkotnak meg. A BSC rendszer megalkotása során Norton és Kaplan az üzleti szféra hagyományait és szemléletét vette alapul, ezáltal alakította ki a négy fő nézőpontot, melyek a következők:
pénzügy; vevők; működési folyamatok; tanulás/fejlődés.
A négy nézőpont közül az üzleti szférában a pénzügy nézőpont képezi az elsődleges nézőpontot, amelyet a másik három terület támogat. A Főiskola missziója és stratégiája alapján a négy nézőpontot a következők szerint kívánjuk megfeleltetni:
vevők -> hallgatók és társadalom, ahol:
5
a hallgatók a felsőoktatási intézmény által kínált termékeknek és szolgáltatásoknak a használói, tipikusan az állampolgárok és a hallgatók; o a társadalom tagjai, akik a tevékenységekben és szolgáltatásokban érdekeltek, mint például a kormány, a gazdasági szféra, az adófizetők; pénzügy -> pénzügy, gazdálkodás; működési folyamatok -> alkalmazottak és kapacitások, ahol o az alkalmazottak a felelősök a termékek és szolgáltatások előállításáért, illetve az intézmény fenntartásáért; o a kapacitások a működéshez szükséges infrastruktúrát biztosítják, illetve az egyes szolgáltatások nyújtását teszik lehetővé (pl.: ingatlanok, IT, sport, könyvtár, stb.); tanulás/fejlődés -> képzés, kutatás-fejlesztés. o
Fontos különbség az üzleti szférához képest, hogy az intézményi misszió és vízió általában a fenntartók által meghatározott és az ügyfelekre irányul, így a legfontosabb nézőpontot az ügyfelek és fenntartók képezik, nem pedig a pénzügyek. Hallgatók és társadalom
Pénzügy, gazdálkodás
Stratégia
Képzés, kutatás-fejlesztés
Alkalmazottak és kapacitások
A BSC rendszerben kezelt mutatókat a mutatók szerepe alapján lehet csoportosítani. Megkülönböztetünk stratégiai mutatókat és elemző mutatókat:
a stratégiai mutatók az egyes stratégiai célok teljesülését mérik, számuk 5-8 nézőpontonként, közvetlenül jelennek meg az intézményi scorecardban; az elemző mutatók az intézményi működést monitorozzák, az egyes területekbe való beavatkozás igényét jelzik; számuk százas nagyságrend is lehet; általában egy stratégiai mutatónak alárendelt mutatók. Egy stratégiai mutató lehet önálló mutató, de képződhet több elemző mutató felhasználásával is. A BSC metodológia alapján az egyes mutatók illetve az egyes stratégiai célok közötti kapcsolatokat a stratégiai térkép hivatott megjeleníti. VIR riportok A stratégia mutatószámok mellett a másik legfontosabb felhasználási területét az adattárháznak a riportok, a jelentések, a kimutatások és az egyedi lekérdezések jelentik. A riportok szerepe az, hogy biztosítsák:
az intézményen belül szükséges rendszeres jelentéseket és kimutatásokat; a külső szabályozók által előírt adatszolgáltatási igényekhez szükséges adatok megfelelő formában való kigyűjtését; 6
az intézményben felmerülő ad-hoc kérdések megválaszolásának lehetőségét.
Az OKM AVIR rendszerhez csatlakozva az intézmény számára lehetséges lesz a központi adattárból visszakapott információk, adatok, elemzések megtekintése illetve felhasználása a saját adatai mellett az egyes riportok elkészítése során. Az intézményi egyedi riportok az azt felhasználó területek igényeinek megfelelő módon, döntően statikus, tartalmilag és struktúrájában fix formában készülnek. A portál eszközöket igénybe véve a statikus riportok egyes paraméterei dinamikussá tehetők, biztosítva a rugalmasságot. Ilyen dinamikus paraméter lehet például a riportban szereplő időtényező, a hallgatói finanszírozási státusz, a kar vagy a szak. A hatékony ad-hoc lekérdezések biztosítása érdekében az adattárház tervezése során szükséges az intézményi elemzési igények alapján OLAP (On-Line Analytical Processing) kockák kialakítása. Az OLAP kockák adattárolási módja az előre meghatározott dimenziók (pl.: idő, kar, szak, stb.) mentén, aggregált adat szinten biztosítják a felhasználói gondolkodásmódhoz közel álló, gyors statisztikai jellegű lekérdezések készítését. Ezen felül biztosítják a dimenziók mentén az adatokban való lefúrás lehetőségét a részletesebb adatok felé. Fontos szempont a tervezés során a TÁMOP 4.1.3 központi projekttel való kompatibilitás kialakítása, amely az Oktatási és Kulturális Minisztérium, mint fenntartó felé folyó adatszolgáltatást teszi lehetővé. Illeszkedés központi modellhez A központi adattárház projekt során kialakításra kerülnek olyan intézményi szintű modellek és ajánlások, melyet az intézmények felhasználhatnak a saját stratégiai mutatószámaik illetve mutatószám rendszereik kialakítása során. Az ajánlások várhatóan tartalmazni fogják a következőket: stratégia mutatószám rendszer kialakításának módszertana Balanced Scorecard alapon; intézményi szinten definiált, részletesen kidolgozott példa mutatószámok gyűjteménye. Vezetői Információs Rendszer bevezetésének módszertana; intézményi szinten definiált, részletesen kidolgozott VIR riportok gyűjteménye. Az intézményi projektben ezen ajánlásokat fel kívánjuk használni. Az AVIR illeszkedés a Szolnoki Főiskola minőségmenedzsment programjába A Szolnoki Főiskolán bevezetendő Az AVIR rendszer illeszkedése a meglévő intézményfejlesztési és stratégiai tervekbe a következő alapokon nyugszik: 1. A teljesítménymenedzsment-rendszer kialakítása annyiban megy túl a stratégiaalkotáson, hogy a megvalósítással, a szervezeti implementációval, a megfelelő ösztönzők megteremtésével és a nyújtott teljesítmény értékelésével is foglalkozik. 2. A stratégiaalkotás szempontjából megkerülhetetlen a nemzetközi kapcsolatok kezelése, mivel a Szolnoki Főiskola az idegennyelvű képzéseket és ezzel együtt a nemzetközi kapcsolatokat az intézményfejlesztés egyik fő területeként jelölte meg. 3. Az intézményi portfolió kialakítására a jövőben nagy hatással lesz a kapacitás-akkreditáció folyamata.
7
4. A vezetői információs rendszer a stratégia megvalósítását támogató tervezést, beszámolást és vezetői döntéstámogatást foglalja egységes keretbe. 5. A stratégiai irányításhoz közvetlenül kapcsolódik a Kontrolling rendszer, amely információt szolgáltat az egyes tevékenységek hatékonyságának és jövedelmezőségének a megítéléséhez. 6. Ehhez kapcsolódik az éves tervezés és beszámolás rendszere, mely a stratégiai célok megvalósulását célzó programokat és tevékenységeket – a céllebontás folyományaként – a szervezeti egységek éves bevételi előirányzataiban és költségkereteiben is megjeleníti. 7. Újfajta szemléletmódot jelent a minőségmenedzsment széles körű megjelenése az AVIR működtetésében. Ez olyan összehangolt vezetési és szabályozási tevékenységeket jelent, amelyek egy szervezet működésében a minőséget helyezik középpontba. A minőség szempontjából való vezetés és szabályozás tartalmazza a minőségpolitika és a minőségcélok meghatározását, a minőségbiztosítást és a minőségfejlesztést, valamint a megvalósítás tapasztalatainak visszacsatolását. A Főiskola minőségirányítási rendszere magában foglalja: az oktatói tevékenység és eredményesség mérését az oktatás, a kutatás, a publikáció és a közösségi aktivitás területén; a szakok és fakultások és más szervezeti egységek FMD alapú értékelését; a főiskola egészének értékelését; az oktatást kiszolgáló, támogató szervezeti alrendszerek munkájának mérését, értékelését és visszacsatolását a folyamatok javítása érdekében. 8. Szemléletmódot és konkrét tevékenységeket is takar az intézményi marketing és PR, amely az egyre nagyobb szerepet játszó hallgatói és üzleti igények felmérésének és tudatos kezelésének képességét, valamint az „ügyfélközpontú” szemléletmódot jelenítheti meg a stratégiai tervezésben, és a szervezet mindennapi működésében egyaránt. Ennek megfelelően a hallgatói kapcsolatok kezelésében is nagyobb tudatosságot kell elérni, a hallgatók mint a szolgáltatások igénybevevőit a középpontba állítva. 9. Az alumni kapcsolatok kezelése stratégiai jelentőségű, mivel nagyban hozzájárul az intézmény presztízsének a növeléséhez, valamint komoly szerepet játszik a forrásteremtésben, az oktatott kompetenciák monitorozásában. 10. A forrásteremtés ezen kívül kiegészül a vállalati kapcsolatok, illetve a kutatási pályázatok professzionális kezelésével is. 11. A kutatásmenedzsment innovációként való tárgyalása mögött az a felismerés áll, hogy a felsőoktatási intézményekben folyó kutatások eredményessége nagyban javítható, ha a kutatói munka mögött, annak háttérben magas színvonalú támogató szolgáltatások állnak. 12. Az intézményi és fakultási stratégia megvalósítása nagyban múlik az oktatói és kutatói teljesítményeken. Egy felsőoktatási intézménynek kiemelten kell foglalkoznia az egyéni teljesítménymenedzsmenttel. Az egyéni teljesítményértékelés keretében a személyre szabott teljesítményelvárások meghatározása, a teljesítmény értékelése és a jövőbeli fejlesztési igények felmérése áll. A következőkben bemutatásra kerül, hogy a TÁMOP 4.1.1 pályázat nyújtotta lehetőségekkel és forrásokkal élve, a Szolnoki Főiskola hogyan kívánja segíteni a stratégiai menedzsment rendszerének fejlesztését, illetve milyen módon kívánja azt informatikai oldalról megtámogatni.
8
1. Stratégiai menedzsment A) IFT-ben megfogalmazott mutatószámok mérése A Főiskola által kialakított stratégia az Intézményfejlesztési Tervben került megfogalmazásra, melyben mutatószámok is definiálásra kerültek. A projekt során ezen mutatószámok adattárból való előállíthatóságát megvizsgáljuk, az adattárat úgy alakítjuk ki, hogy a lehető legnagyobb számban lehessen a mutatószámokat abból lekérdezni. A mutatószámok az idő előrehaladtával folyamatosan változnak, ezért az adattár ezen mutatószámok történetiségét is kezeli, azaz lekérdezhetővé válik a mutatószámok változásának folyamata is. B) Balanced Scorecard (BSC) rendszer kialakítása a stratégia teljesülésének nyomonkövetésére A Norton-Kaplan féle BSC elmélet szerinti stratégiai mutatószámrendszer kialakítása kulcsfontosságú része a projektnek. A megfogalmazott misszió és vízió alapján kerül a stratégia lebontása stratégiai célterületekre és célokra. Az egyes célok méréséhez a leginkább megfelelő mutatószámok kerülnek definiálásra. A mutatószámok kiegyensúlyozottsága fontos szempont a rendszer kialakításánál, azaz az adott mutatószám ténylegesen az adott cél teljesülését mutassa, ne lehessen egyéb tényezőkkel befolyásolni a mutatószámot. A mutatószámok nézőpontok szerint kerülnek csoportosításra. A célok ok-okozati összefüggése a stratégiai céltérképen kerül megjelenítésre. A rendszer íly módon képes mérni a stratégai teljesülését, és képes rámutatni azokra a pontokra, ahol komoly elmaradások vannak. Ezen területek javítása érdekében az intézményvezetés feladata, hogy a szükséges akciókat megfogalmazza. A BSC nem csak a felsővezetés „saját” eszköze az intézmény irányítására, hanem egy általános eszköz a szervezeti stratégia és az elért eredmények kommunikálására. Ezért az teljesen nyilvános, és hozzáférhető a intézmény minden dolgozója és „ügyfele” számára.
9
2. Teljesítménymenedzsment A stratégiához kapcsolódóan a Balanced Scorecard keretein belül az egyes szervezeti egységek feladatai, célkitűzései, projektjei is megfogalmazásra kerülnek. Az alaptevékenységek magas minőségen történő folyamatos biztosítása mellett minden szervezeti egységtől elvárt, hogy az intézmény fejlődéséhez, az egyre magasabb minőségi szintre való eljutáshoz is hozzájáruljanak, hogy a stratégia teljesülésének érdekében megfogalmazott akcióknak a végrehajtásában is tevékenyen részt vegyenek. A teljesítménymenedzsment mind az alaptevékenységre, mind a fejlesztésben, innovációban való elvárásokra kiterjed. A megfogalmazott célkitűzések teljesülését mérni kívánja, amelyhez mutatószámokat fogalmaz meg. A VIR projekt ezen mutatószámok előállítását is megcélozza, azaz az adattár adattartalmának kialakításánál figyelembe veszi a teljesítménymenedzsment által megfogalmazott igényeket is. 3. A nemzetközi kapcsolatok A VIR rendszer egyik kiemelt tématerülete a nemzetközi kapcsolatok. A nemzetközi partnerek, a mobilitás mindkét irányban, a különböző események és az ezekkel kapcsolatos gazdálkodási kérdések megjelennek az adattárházban, és a VIR-en keresztül a megfelelő jogosultsággal rendelkezők számára az információk naprakészen kinyerhetőek, lekérdezhetőek. 4. A kapacitásakkreditáció támogatása A belső minőségi elvárások teljesítésének része a képzés és egyéb szolgáltatások magas színvonalon történő biztosításához szükséges kapacitások meglétének folyamatos vizsgálata. Az ehhez szükséges információk az adattárban kerülnek tárolásra, és a VIR-en keresztül lekérdezhetőek a felhasználók számára. A külső (központi) adatszolgáltatás is az adattárban gyűjtött és kezelt adatokkal oldható meg. 5. Vezetői információs rendszer A VIR egy olyan összefogó környezet, ahol minden vezetői terület (szervezeti egység) különböző szintű vezetői a számukra fontos információkat naprakészen megkapják. A VIR több különböző tématerületre külön-külön is koncentrál, ugyanakkor a területek összekapcsolhatósága miatt a meglevő lehetőségeken lényegesen túl is mutat. A VIR valójában egy olyan portál környezet, ahol az adattár adataira épülően, egyszerű módon lehet új riportokat definiálni és publikálni, illetve különböző lekérdezéseket és on-line elemezéseket elkészíteni az alábbi témakörök mentén:
Hallgatók Végzettek Dolgozók Mobilitás Képzés Kutatás-fejlesztés Szolgáltatások Gazdálkodás, pénzügy Kapacitások (erőforrások) Infrastruktúra Kapcsolatok (hazai vállalati és nemzetközi) Minőségmenedzsment
10
6. Kontrolling rendszer A kontrolling rendszer bevezetése jelenleg folyik. A minőségmenedzsmenthez való illeszkedését azzal lehet biztosítani, hogy a szükséges adatokat az adattárból veszi. Az adattár az „igazság egy forrásaként” biztosítja a tisztított, egységes, idősorba rendezett gazdálkodási adatokat is. Így érhető el, hogy a kontrolling rendszer és a VIR összhangban álljon egymással. 7. Éves tervezés és beszámolás rendszere A) Éves tervezés Az éves tervezés folyamatát a Professional Planner szoftver támogatja. Az éves tervek szintén betöltődnek az adattárba, azok lekérdezhetőek akár közvetlenül a VIR-en keresztül, illetve a terv-tény jellegű összehasonlítások is készíthetőek a VIR felhasználói számára. B) Éves beszámolás Az éves beszámoló az adattárház alapon valósul meg. Az igényelt információk riportok formájában a VIR-en keresztül lesznek elérhetőek. 8. Minőségmenedzsment A minőségmenedzsmenthez szorosan kapcsolódó felmérések és kiértékelések adatai szintén az adattárban kerülnek egységesítésre, illetve innen kérdezhetőek le az egyes riportok, jelentések, dokumentumok. Ezen túlmenően olyan mutatószámok is definiálódnak, amelyek a képzés, az oktatói tevékenység és a különböző szolgáltatások minőségét mérik, a Főiskola, illetve az egyes szakok eredményeit értékelik. A minőségmenedzsment részeként a külső adatszolgáltatások is megvalósulnak (pl. a MAB felé). 9. Hallgatói kapcsolatok A hallgatókat, mint a legfőbb „ügyfeleket” kívánja középpontba állítani a Főiskola, amely a stratégiában (és ezen belül a Balanced Scorecardban) és a minőségmenedzsmentben is egyértelműen megmutatkozik. Ez a következőkben jelentkezik a VIR szintjén. A) Teljes körű és sokrétű információ az egyes hallgatókról. B) Hallgatói visszajelzések, elégedettség felmérések adattárban történő kezelése, és VIR-en keresztül történő megjelenítése. C) Hallgatók vélemények elemzése a szolgáltatások javítása és a hallgatói elégedettség növelése érdekében.
10. Alumni Az öregdiák szolgáltatások fejlesztése közvetlenül nem VIR feladat, ugyanakkor az alumniból származó adatok szintén bekerülnek az adattárba, hozzájárulva ezzel a vállalati kapcsolatok elemzéséhez, az elhelyezkedési lehetőségek méréséhez, és mindezeknek a felvételizők, a hallgatók és a társadalom felé történő visszajelzéséhez.
11
11. Vállalati kapcsolatok és 12. Kutatásmenedzsment A 3. pontban megfogalmazott nemzetközi kapcsolatok kezeléséhez hasonlóan ezek a témák is a VIR fontos területei. Megoldandó feladat az alapadatok nyilvántartása és adminisztrálása. A projekt feladata egyszerű nyilvántartás definiálása, amely adatok az adattárba bekerülve VIR riportokon keresztül jelennek meg a felhasználók számára. 13. Egyéni teljesítménymenedzsment A 2. pontban megfogalmazott teljesítménymenedzsment (szervezeti szintű) lebontása az egyén szintjére. Az egyéni célok megfogalmazása nem egyszerű feladat, ezért ennek a megvalósítása csak a következő fejlesztési ciklusban tud megtörténni.
12
13
