[actiesite-manual-2014-v03.docx ]

[actiesite-manual-2014-V03.docx ]

Handleiding Actiepagina’s Alpe d’HuZes 2014 Revisiedatum: 12-01-2014 | Versie: 03 | Pagina: 2

Inhoudsopgave 1.

Algemeen ......................................................................................................................................... 4

2.

Leeswijzer ......................................................................................................................................... 4

3.

Inloggen op de Alpe d’HuZeswebsites ............................................................................................. 5

4.

3.1

De Homepagina (www.opgevenisgeenoptie.nl) ................................................................. 5

3.2

De inschrijfmodule (http://aanmelden.opgevenisgeenoptie.nl) ........................................ 5

3.3

De actiepagina's (http://deelnemers.opgevenisgeenoptie.nl/).......................................... 6

3.4

De live-site (http://live.opgevenisgeenoptie.nl) ................................................................. 7

Gebruik geen eigen URL om naar je actiepagina te verwijzen ........................................................ 7 4.1

5.

De drie aanbevolen alternatieven ....................................................................................... 7

Vul en pimp (zo snel mogelijk) je eigen actiepagina ........................................................................ 8 5.1

Begin met het in orde maken van je actie- en teampagina ................................................ 8

5.2

De “Mijn Actie” beheerpagina ............................................................................................ 9

5.3

De “Vormgeving” beheerpagina ....................................................................................... 11

5.4

De “Mijn Links” beheerpagina........................................................................................... 12

5.5

De “Mijn Sponsoren” beheerpagina ................................................................................. 13

6.

Teamactie aanmaken ..................................................................................................................... 15

7.

De “Toezeggingen” beheerpagina ................................................................................................. 18

8.

De “Facturen” beheerpagina ......................................................................................................... 19

9.

8.1

Het beheren van je facturen ............................................................................................. 19

8.2

Een factuur crediteren ...................................................................................................... 20

8.3

Zelf een factuur aanmaken ............................................................................................... 20

Help … ik heb een sponsor … hoe kan die geld doneren? ............................................................. 24 9.1

De Alpe d’HuZes voorkeur is doneren via iDEAL ............................................................... 24

9.2

Absoluut geen geld laten storten op je eigen rekening! ................................................... 25

9.3

Verwijs je sponsor naar je actiepagina.............................................................................. 25

[actiesite-manual-2014-V03.docx]


9.4

Doneren als (privé)persoon............................................................................................... 26

9.5

Doneren als bedrijf ............................................................................................................ 27

9.6

Wat te doen bij een buitenlandse sponsor!...................................................................... 29

10.

De teller met gedoneerd en toezeggingen .................................................................................... 30

11.

Verzilver je toezeggingen na de Alpe d’HuZeskoersweek ............................................................. 31

12.

13.

11.1

Stap 1: Opgeven aantal beklimmingen ............................................................................. 31

11.2

Stap 2: Het aantal toezeggingen ....................................................................................... 32

11.3

Stap 3: Vul een bericht in en verstuur je mail ................................................................... 32

HELP - Wat te doen bij vragen en/of problemen? ......................................................................... 35 12.1

Vragen ............................................................................................................................... 35

12.2

Problemen / foutmeldingen op je actiepagina ................................................................. 35

Index / referentielijst ..................................................................................................................... 36



Opmerkingen: 1. met ingang van Alpe d’HuZes 2014 is het alleen mogelijk om te doneren via iDEAL en/of een factuur. Andere mogelijkheden zijn er niet. 2. In deze handleiding wordt beeld- en videomateriaal gebruikt dat is gebaseerd op de actiepagina’s voor de editie van 2013. Omdat de werkwijze gelijk is gebleven, is het materiaal niet aangepast.

1.

Algemeen Met de actiepagina heb je als individuele deelnemer of als team(lid) een bijzonder krachtig hulpmiddel gekregen voor het werven van sponsoren. Je kunt deze actiepagina’s vinden door op de homepagina van Alpe d’HuZes opgevenisgeenoptie.nl te klikken op Actiepagina’s 2014.

Je komt dan op een aparte site waar alle actiepagina’s staan. Dit pakket, genaamd YOCO, wordt door BlackBaud beschikbaar gesteld aan Alpe d’HuZes. Veel van YOCO is specifiek gericht op de actie van Alpe d’HuZes. Soms zul je echter de algemene kreet “acties” tegenkomen in plaats van “deelnemer(s)” of “teams”. Dit komt omdat YOCO ook wordt gebruikt door andere sponsorwervingorganisaties waar altijd gesproken wordt van “acties”. Laat je hierdoor niet in verwarring brengen en lees er “deelnemer” of “team” voor in de plaats. Tip: Lees deze handleiding goed door voor je aan de slag gaat!

2.

Leeswijzer De handleiding is opgedeeld in een aantal delen.    

Hoofdstuk 3 gaat over het inloggen. Hoofdstuk 4 gaat in op de consequenties van een eigen URL Hoofdstuk 5 gaat over het ”pimpen” van je eigen pagina en van de teampagina. Hoofdstuk 6 t/m 8 helpt je om te gaan met sponsorbijdragen, vragen en toezeggingen per beklimming. Het staat vol beknopte praktische tips en andere nuttige informatie.



  

3.

Hoofdstuk 9 gaat kort in op de “teller” die op je actiepagina staat. Hoofdstuk 10 beschrijft hoe je je toezeggingen per beklimming gaat verzilveren na 4 en 5 juni 2014 Hoofdstuk 12 bevat de index / referentielijst van dit document

Inloggen op de Alpe d’HuZeswebsites Voor Alpe d’HuZes heb je de beschikking over een viertal sites. Om helder te maken welke plek de actiepagina’s hierin innemen, een korte uitleg over alle vier de websites, te weten:    

3.1

De homepagina De inschrijfmodule De actiepagina’s en De live-site

De Homepagina (www.opgevenisgeenoptie.nl)

Onder de tabjes “sponsoren” en “deelnemers” kun je interessante onderwerpen vinden als:     

3.2

Sponsorbrieven voorbeelden Sponsortips Logo’s en posters om te downloaden trainingstips en nog veel meer.

De inschrijfmodule (http://aanmelden.opgevenisgeenoptie.nl) In de inschrijfmodule vind je al “je persoonlijke info 2014”. Je logt daar in met je persoonlijke gebruikersnaam (meestal VoornaamAchternaam) en wachtwoord welke je zelf bij het inschrijven hebt opgegeven. Mocht je die niet meer weten, gebruik dan de optie Wachtwoord vergeten. Is heel simpel, kwestie van je e-mailadres invullen en je krijgt de gegevens netjes opgestuurd.



Wat kun je hier doen? Hier kun je als vrijwilliger of deelnemer je gegevens aanpassen zoals naam, adres, bankrekeningnummer, etc.     

3.3

Je e-mailadres aanpassen (je wachtwoord kan niet aangepast worden) Als teamcaptain kun je hier je teamnaam aanpassen en teamleden verwijderen of toevoegen. Je (extra) kledingbestelling invullen Je kledingmaat wijzigen Je shirtsponsorlogo’s uploaden (kan alleen de individuele deelnemer of een teamcaptain).

De actiepagina's (http://deelnemers.opgevenisgeenoptie.nl/)

Op de actiesite log je in met dezelfde gebruikersnaam (meestal VoornaamAchternaam) en wachtwoord zoals je dat bij het inschrijven zelf hebt opgegeven (NB: deze inloggegevens zijn dus identiek aan de inloggegevens van de inschrijfmodule onder § 3.2.). [actiesite-manual-2014-V03.docx]


Dit inloggen doe je rechtsboven in je scherm

Mocht je je gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten zijn, klik dan op Wachtwoord vergeten. Je krijgt dan een scherm waarin je je e-mailadres, welke je bij inschrijven hebt gebruikt, moet invullen zodat we je de benodigde gegevens kunnen toesturen. Je kunt ook deze link gebruiken om je wachtwoord te achterhalen: http://aanmelden.opgevenisgeenoptie.nl/Alpedhuzes/pages/forgotPassword.jsf

3.4

De live-site (http://live.opgevenisgeenoptie.nl) Tijdens de koersweek is de live-site van Alpe d’HuZes “hot”. Hier worden de tijden van alle deelnemers geregistreerd, zijn de verhalen te lezen, de webcambeelden te volgen, de foto’s te bekijken en is het laatste nieuws te volgen. Een prachtige website voor, onder andere, de thuisblijvers die toch alles kunnen volgen met behulp van deze website.

4.

Gebruik geen eigen URL om naar je actiepagina te verwijzen Het is natuurlijk makkelijk om tegen je toekomstige sponsoren te zeggen, “Ga naar mijn website www.sponsorpietje.nl. Je bent dan direct op mijn actiepagina en daar kun je met iDEAL betalen”. Dit adres is inderdaad makkelijker dan de lange URL die bij je actiepagina hoort. Sta er wel bij stil dat, wanneer je www.sponsorpietje.nl gebruikt, de kans erg groot is dat dit adres blijft staan in de adresbalk van de webbrowser. In plaats van de volledige en juiste URL van je actiepagina blijft dan (ondanks dat er gebladerd wordt naar een andere pagina) de naam van “sponsorpietje” staan. Het gevolg hiervan is dat er bijvoorbeeld geen iDEAL-betalingen gedaan kunnen worden en dat je sponsor dan een error-melding krijgt. Heel vervelend voor de sponsor en natuurlijk ook vervelend voor jou. Om het bovenstaande te voorkomen adviseren wij je daarom alleen de officiële URL of de verkorte URL te gebruiken. De enige juiste volledige URL van je actiepagina begint met:

http://deelnemers.opgevenisgeenoptie.nl

4.1

De drie aanbevolen alternatieven 

Maak op de webpagina van www.sponsorpietje.nl een aparte tekst met daarin opgenomen wel de officiële URL van je actiepagina. Je sponsor hoeft dan maar 1 x extra klikken, hij krijgt geen foutmelding bij een donatie, jij krijgt je sponsorbedrag en wij krijgen geen overbodige vragen dat er niet gedoneerd kan worden omdat er foutmeldingen komen.





Maak gebruik van de Twitter, Facebook, Hyves, LinkedIn icoontjes die geboden worden in de linker zijbalk van je actie- en/of teampagina. Natuurlijk kun je ook gebruik maken van de verkorte URL in je communicatie via Twitter, Facebook, e-mail enzovoorts.

Ben je op je actie- en/of teampagina? Gebruik dan het menu-item “Pagina doormailen”. Dit is een handige tool om de contacten uit je Facebook, LinkedIn, Google, Hotmail en andere adresboeken direct een e-mail met een link (naar de specifieke pagina waarop je de knop aanklikte) te sturen! 

Voor de “technische actievoerders” die perse een aparte URL willen gebruiken raden wij aan om een domeinnaam aan te maken (te registreren) die je vervolgens laat doorverwijzen naar je actie- en/of teampagina. Wanneer je hiervoor kiest bedenk dan dat Alpe d’HuZes je niet kan assisteren met technische support, technische contacten en andere hulp wanneer er problemen optreden.

5.

Vul en pimp (zo snel mogelijk) je eigen actiepagina

5.1

Begin met het in orde maken van je actie- en teampagina Het is voor het succes van je actie heel belangrijk dat al je familie, vrienden, relaties en andere contacten zo vroeg mogelijk op de hoogte zijn van je deelname aan Alpe d’HuZes. Je actie- en/of teampagina speelt daarbij een belangrijke rol. Het biedt je de mogelijkheid om je persoonlijke verhaal online te vertellen en dat verhaal te illustreren met foto’s en blogartikelen. Alpe d’HuZes verwacht van je dat jouw actiepagina er zo snel mogelijk netjes uitziet, je streefbedrag en aantal beklimmingen kloppen, je persoonlijke motivatie niet ontbreekt, leuke foto’s bevat, enzovoorts. Je actiepagina biedt daar dus uitgebreide mogelijkheden voor, gebruik die ook! Je zult zien dat het vroegtijdig bijhouden van een blog, het vermelden van je sponsoren, het wijzen van potentiële sponsoren op je andere sponsoren, enzovoorts heel goed helpt om je streefbedrag en zelfs meer dan dat te halen. Het is niet ongewoon dat veel mensen vooral geïnteresseerd zijn in de door jou te leveren sportieve presentatie. Buig dit soort gesprekken om naar het “het waarom” van je actie, wijs ze op je actiepagina (e-mail deze naar ze) en benadruk wat jij van hun verwacht. Hieronder staat de basics met betrekking tot het pimpen van je actiepagina



Rechtsboven de website is na het inloggen het inlogblokje vervangen door je eigen blok:

Om je eigen pagina te beheren klik je op Mijn Acties. Als je teamcaptain bent en de teampagina wilt aanpassen klik je op Mijn Teams Om je actiepagina aan te passen klik je vervolgens op je actiepagina op Actiebeheren en maak je een keuze uit het menuutje wat daaronder verschijnt:

Door als teamcaptain op Mijn team te klikken kun je ook de teampagina beheren. Hier is een gedeelte van de mogelijkheden beschikbaar welke je bij je eigen actie hebt. In deze handleiding gaan we daar dus niet verder op in. Als teamcaptain kun je dus zowel op teamniveau als bij je eigen actie een factuur aanmaken en heb je de keuze een sponsoring op teamniveau te doen of specifiek op je eigen actie.

5.2

De “Mijn Actie” beheerpagina Op deze pagina kun je heel veel doen. Het eerste blok op deze pagina geeft je een aantal belangrijke zaken om in te stellen: Aantal beklimmingen Streefbedrag Of je de tabbladen Blog, Gastenboek en Fotoalbum wel/niet wil gebruiken Standaard is het aantal beklimmingen op 1 gezet en het streefbedrag op € 5.000,- of € 10.000,-. € 2.500,- is voor iedere deelnemer het minimale streefbedrag. Natuurlijk kun je dit naar boven bijstellen! [actiesite-manual-2014-V03.docx]


Wijzig hier het aantal beklimmingen. Pas je streefbedrag aan. Het minimumbedrag is uiteraard 2.500 euro. De “prestatiedatum” is jouw koersdag. De datum kun je niet wijzigen! Bepaal zelf welke tabbladen je wilt gebruiken (blog, reacties en fotoalbum).

In het blok daaronder, Inhoud actiepagina, kun je de tekstblokken op je actiepagina aanpassen zoals die gezien worden door diegene die je actiepagina bezoekt: Hier kun je zaken aanpassen als de introductietekst (maximaal 250 karakters), een introductiefoto (maximaal 500KB) en een uitgebreidere omschrijving waarom je meedoet en een (actie)foto plaatsen (maximaal 500KB). Ook kun je hier een YouTube-filmpje plaatsen. Let op: je kunt alleen foto’s gebruiken van het formaat jpg, jpeg of png. Heb je een foto met de extensie bmp? Converteer hem dan naar één van de eerdergenoemde formaten. Je pagina is natuurlijk helemaal compleet met een Youtube video:



Wil je een YouTube video toevoegen? Dit doe je door bij de video op YouTube op oude code insluiten te klikken. Kopieer vervolgens de code die in het blokje daaronder verschijnt (ctrl-A, ctrl-C) en plak dit weer in het daarvoor bestemde YouTube-vakje op je actiepagina. Let op: Lees vooral de tooltip (hoe en wat informatie tekst). Deze verschijnt als je over het vraagtekentje gaat met je muis:

Het werkt dus niet om de link die boven in je adresbalk verschijnt bij het afspelen van een YouTube filmpje te plakken in het vakje op je actiepagina! ► klik op ‘Delen’ ► klik op ‘Insluiten’ ► Vink ‘oude insluitcode gebruiken’ aan ► kopieer de code die blauw wordt aangegeven verschijnt (ctrl-A, ctrl-C) en plak dit weer in het daarvoor bestemde YouTube-vakje op je actiepagina.

5.3

De “Vormgeving” beheerpagina Klik je vervolgens via Actiebeheren en dan op Vormgeven dan kom je in een scherm waar je een aantal lay-out zaken kunt aanpassen die je pagina er veel leuker zullen doen uitzien (als je het goed doet natuurlijk…).



  



5.4

Bij achtergrond kun je kiezen voor een kleur of een foto. Let op, de foto zal heel veel herhaald worden op je pagina en niet als één grote achtergrondfoto worden getoond. De kleur spreekt voor zich. Bij Body, Kop1, Kop2 en knoppen kun je het lettertype instellen (Font) en de kleur. Bodyis de kleur van de tekst in o.a. je introductietekst en omschrijving van de actie. Kop 2 is onder andere de kleur van je naam op je actiepagina. Bij knoppen pas je kleur aan van de knop. Maak die niet blauw want de tekst in de knoppen is al blauw… en ja, dat leest zo lastig.

De “Mijn Links” beheerpagina Als je onder Actiebeheren en dan op ‘Mijn Links’ klikt dan kom je in een scherm waarin je linkjes naar andere websites op kunt nemen:



Klik op Toevoegen om een link toe te voegen. Voeg URL (adres website) en Naam (zoals die zichtbaar wordt rechts op je pagina) in en klik op bewaren.

5.5

De “Mijn Sponsoren” beheerpagina Ben je deelnemer in een team? Dan zie je dit menu-item niet onder je Actiebeheren menu. Alleen de teamcaptain kan sponsorlogo’s uploaden. Je zult dus aan je teamcaptain moeten vragen de logo’s op de actiepagina te plaatsen.

Wanneer je als individuele deelnemer meedoet aan Alpe d’HuZes dan vind je onder Actiebeheren het Mijn Sponsoren menu-item. Als je hierop klikt dan kom je in een scherm waarin je het sponsorlogo en verwijzing naar de website van je sponsor (en) op kunt nemen.



Het logo van je sponsor zal samen met andere logo’s van je sponsoren wisselend verschijnen in het sponsorblokje rechts op je actiepagina. 



Ben je een deelnemer die in een team deelneemt aan Alpe d’HuZes dan moet je jouw sponsoren aanleveren bij je teamcaptain. Deze zal de sponsoren toevoegen aan het gehele team. Je sponsor verschijnt dan dus bij alle actiepagina’s van je teamgenoten. Ben jij de teamcaptain dan vind je deze pagina onder het Teambeheren menu van je teampagina.

Hieronder staat de werking van deze pagina:

Klik op toevoegen om een sponsor toe te voegen, je krijgt dan een pop-up:

Het logo moet in JPG, JPEG of PNG formaat zijn en mag niet groter zijn dan 300K.



6.

Teamactie aanmaken Teamcaptains hebben de mogelijkheid om teamacties apart te promoten. Denk bij teamacties aan: benefietdiners, spinningmarathon, wijn met Alpe d’HuZes etiket, kwartetspel, framesticker enzovoort. Hiervoor maak je een teamactie aan. Dit resulteert in een actiepagina, speciaal voor de teamactie. Alleen teams kunnen een teamactie toevoegen, Voor individuele deelnemers is deze mogelijkheid er niet. Met een teamactie kan je je evenement of product specifiek promoten. De actiepagina heeft een eigen url, die je (net als de link naar je persoonlijke actiepagina) kunt gebruiken in mailingen, e-mail handtekeningen, op flyers, QR code van maken. Donaties voor het product of het evenement kun je op de teamactie laten storten. Hierdoor heb je overzicht over wat de teamactie precies heeft opgebracht. Externe donateurs kunnen hun deelname aan evenement of betaling voor het actieproduct gemakkelijk en rechtstreeks via iDeal storten op de teamactie. Alleen een teamcaptain kan een teamactie aanmaken. Deze beheert hij/zij met zijn eigen inloggegevens. 

Na inloggen ziet de teamcaptain dit:

 

Kies voor Ga naar teampagina. Daar zie je staan: Voeg actie toe.





Vul de verschillende velden in. Voor uitleg per veld klik je één keer op het blauwe rondje met vraagteken.

Let vooral op bij het invullen van de actietitel. Bij teamleden staat hier de voor- en achternaam. Als de naam te lang is, wordt deze niet door het systeem herkend en komt de actiepagina niet goed onder jouw team terecht. Achter de schermen kunnen we dit alleen herstellen door de hele pagina weer weg te halen. Houd het dus kort en krachtig.



De teamactie wordt toegevoegd in het lijstje Teamacties, daar waar ook alle teamleden onder elkaar staan. Bij de telling van het aantal teamleden wordt de teamactie geteld als 1 teamlid.



7.

De “Toezeggingen” beheerpagina Zodra één van je sponsoren je per beklimming gaat sponsoren, wordt via klikken op Actiebeheren en dan Toezeggingen onderstaand overzichtscherm van deze toezegging(en) zichtbaar:

Als een sponsor een onjuist bedrag heeft ingevuld of eigenlijk liever direct wil doneren kun je de toezegging aanpassen of verwijderen. Verwijderen van een toezegging doe je door op de prullenbak achter de toezegging te klikken. Een toezegging aanpassen doe je door op het potloodje achter de toezegging te klikken. Tevens kan je het e-mailadres van iemand inzien door op het envelopje te klikken. Het scherm om een toezegging aan te passen ziet er als volgt uit:



Misschien overbodig om hier te melden, maar deze toezeggingen per beklimming worden uiteraard pas na Alpe d’HuZes actueel. Deze ga je dus na je prestatie op 4 (Alpe d’HuZus) of 5 juni 2014 (Alpe d’HuZes) pas verzilveren. Elk jaar worden er significant veel toezeggingen niet verzilverd, dat is echt enorm jammer. Vaak komt het omdat deelnemers erg laat of zelfs vergeten zijn om hun actie te verzilveren. Laat je dit alsjeblieft niet gebeuren. Heb je toezeggingen, verzilver je toezeggingen dan zo snel als mogelijk na Alpe d’HuZes! Gebruik indien nodig weken na het verzilveren van je actie de herinneringopties die je actiepagina je biedt en/of bel de mensen persoonlijk op als de betaling weken uitblijft.

8.

De “Facturen” beheerpagina Hoewel dit hoofdstuk over facturen gaat, benadrukken we dat de optie om met iDEAL te betalen onze voorkeur heeft. Waarom? (a) Omdat we het geld dan meteen binnen hebben (we krijgen een mooie rente) en (b) Omdat daar geen verdere handeling aan vastzit en dit voor ons echt heel veel minder werk is. Wijs je sponsor er alsjeblieft op dat hij na een donatie met iDEAL een e-mail ontvangt met een betalingsbewijs. Dit voldoet prima voor de belasting als factuur en het dus echt niet nodig is om via een factuur te betalen!

8.1

Het beheren van je facturen

Als je onder actiebeheren op Facturen klikt kom je in een overzichtscherm van de door jou of door je sponsor zelf gemaakte facturen.



8.2

Een factuur crediteren Door op te klikken wordt de factuur gecrediteerd. Ook van de creditfactuur is na het aanmaken daarvan een PDF beschikbaar die je kunt downloaden.

Kijk op dit YouTube-filmpje hoe het werkt en wat je moet doen wanneer je per ongeluk een factuur hebt gecrediteerd of een factuur moet crediteren in verband met, bijvoorbeeld, een verkeerde tenaamstelling of factuurbedrag. In onderstaand filmpje krijg je alle stappen te zien. [NB: het filmpje is gebaseerd op Alpe d’HuZes 2013. Het maken van creditfacturen voor Alpe d’HuZes 2014 werkt op dezelfde manier als voor Alpe d’HuZes 2013. Het filmpje is daarom niet aangepast.]

8.3

Zelf een factuur aanmaken Om zelf een factuur te maken is het niet noodzakelijk om eerst in te loggen op je actiepagina. Wanneer je klikt op Steun deze actie dan kun je van daaruit ook een factuur maken. In onderstaand filmpje krijg je alle stappen te zien. [NB: het filmpje is gebaseerd op Alpe d’HuZes 2013. Het maken van facturen voor Alpe d’HuZes 2014 werkt op dezelfde manier als voor Alpe d’HuZes 2013. Het filmpje is daarom niet aangepast.]



Je kunt ook een nadat je bent ingelogd. Dat kan door op de knop Toevoegen te klikken in het onderstaande scherm (nadat je bent ingelogd).

Hierna kom je in een nieuw scherm terecht waar je zelf een factuur aan kunt maken voor je sponsor:



Waarbij : (1) de naam of pseudoniemnaam is die op de website wordt vermeld. (2) Het e-mailadres is dat wordt gebruikt in het mailtje dat de deelnemer krijgt nadat er een donatie is gedaan. Dit mailadres gebruik je dus om je sponsor te bedanken. Dit mailadres wordt verder nergens meer voor gebruikt. (3) De referentie van de sponsor is. Vaak heeft een bedrijf een kostensoort of ordernummer nodig om een factuur te betalen. (4) De naam van de contactpersoon die op de factuur komt te staan. (5) Het e-mailadres waar de factuur naar toe wordt gestuurd.

Klik op “naar stap 2” en controleer de gegevens.



Nadat je nu op doneren hebt geklikt wordt de factuur inclusief de begeleidende e-mail verstuurd naar je sponsor. Je kunt de factuur die je hebt gemaakt hier nog bekijken en eventueel downloaden.



En wie krijgt nu een e-mail? 



Jij als deelnemer krijgt een mail dat er een donatie is gedaan op je actiepagina. In deze mail staat het e-mailadres van de eerste contactpersoon opgenomen. Aan deze persoon kun je dus je bedankmailtje sturen. De sponsor waarvan het e-mailadres onder “bedrijfsdetails” is ingevuld krijgt de factuur toegestuurd met een begeleidende e-mail.

Het zojuist door jou gefactureerde bedrag wordt opgeteld bij de toezeggingen. Pas nadat betaling van de factuur heeft plaatsgevonden en alles door Alpe d’HuZes administratief is verwerkt, komt het bedrag onder gedoneerd te staan. Betaalde facturen komen binnen in een ander systeem (van de boekhouder) en niet rechtstreeks op je actiepagina. Een betaalde factuur wordt daarom niet automatisch omgezet in een “donatie”. De synchronisatie tussen de beide systemen wordt regelmatig uitgevoerd. Houd er rekening mee dat er een “vertraging” van circa 4 weken in kan zitten tussen “betaald” en omgezet naar “donatie” op je actiepagina, waarna ook je teller wordt bijgewerkt. Deze synchronisatie wordt de eerste keer eind januari 2014 uitgevoerd! Totdat een betaalde factuur administratief door ons is verwerkt blijft de factuur onder “toezeggingen” staan. Een betaalde factuur blijft overigens wel zichtbaar in je facturenoverzicht. Je kunt betaalde facturen herkennen aan de “groene bedragen”. Niet betaalde, dan wel nog niet door Alpe d’HuZes verwerkte betaalde facturen, zijn herkenbaar aan de “rode bedragen”.

9.

Help … ik heb een sponsor … hoe kan die geld doneren? Een sponsor (je donateur) kan op een aantal manier geld doneren aan je actie:   

9.1

Via iDEAL (de methode waar onze voorkeur naar uitgaat) Via een factuur Via een toezegging per beklimming

De Alpe d’HuZes voorkeur is doneren via iDEAL Hierbij hebben we direct het geld beschikbaar op de Alpe d’HuZesrekening (daarmee verdienen wij significant veel rente). Ook vereist dit geen verdere boekhoudkundige verwerking. Kortom Alpe d’HuZes krijgt rente, het kost minder tijd van de vrijwilligers die zich met de administratie bezighouden en het geld is bovendien binnen op de rekening. Probeer je sponsor dus zoveel mogelijk deze optie te laten gebruiken! Bij een iDeal betaling ontvangt de sponsor een e-mail met bevestiging van de donatie. Deze bevestiging heeft dezelfde geldigheid als een factuur. Alle voor de belastingaangifte benodigde gegevens staan op deze bevestiging.



9.2

Absoluut geen geld laten storten op je eigen rekening! Wat we in ieder geval ABSOLUUT NIET willen is dat je een eigen rekening gebruikt om betalingen op binnen te laten komen. Een sponsor moet betalen op de rekening van Stichting Alpe d’HuZes wil hij/zij in aanmerking komen voor belastingaftrek. Je zou je sponsor tekort doen wanneer je hem/haar geld op jouw rekening laat storten welk geld jij vervolgens doorstort naar Alpe d’HuZes. Alleen wanneer het geld rechtstreeks op onze rekening binnenkomt hebben wij de zekerheid dat ons zeer strikte antistrijkstokbeleid van toepassing is!

9.3

Verwijs je sponsor naar je actiepagina Om een donatie te ontvangen, verwijs je de sponsor naar je eigen actiepagina en/of teampagina. Daar kan hij klikken op de Steun deze actie! button:

Hierna kan de sponsor de keuze maken tussen een eenmalige online donatie (iDEAL, of factuur) of te doneren via een toezegging (bedrag per beklimming):



Via Doneer direct komt de sponsor in een scherm waarin gekozen moet worden tussen Als persoon of Als bedrijf. Deze keuze is van belang indien de sponsor zelf een factuur aan wil maken. In dat geval kiest de sponsor voor Als bedrijf. In het andere geval zijn beide opties goed: Bij Als Persoon heb je alleen de betaalmethode iDEAL. Bij Als bedrijf kun je kiezen uit de betaalmethodes iDEAL en factuur.

9.4

Doneren als (privé)persoon Als je donateur/sponsor kiest voor Als persoon komt hij/zij op de volgende pagina terecht:

Bij betaalmethode kan onder andere gekozen worden voor iDEAL . De donateur/sponsor vult zijn eigen gegevens in bij Naam of pseudoniemnaam en uiteraard zijn/haar eigen e-mailadres.



Nadat een sponsor de donatie heeft verricht duurt even voordat het systeem de donatie heeft verwerkt. De teller op je actie- en/of teampagina wordt in de regel pas een paar seconden tot een minuut later bijgewerkt.

Heel af en toe moet de actiesite langer dan de gebruikelijke paar seconden wachten op feedback van externe systemen (die van iDEAL, Ogone of de bank.) In zo’n geval kan het minuten tot een half uur duren voordat de benodigde bevestigende feedback is ontvangen voordat de donatie op je pagina en teller wordt bijgewerkt. Mocht een iDEAL-donatie na een half uur nog niet zijn bijgewerkt op je actie- of teampagina laat je sponsor dan een en ander controleren bij zijn of haar bank (internetbankieren en/of bellen met de bank) voordat jij met Alpe d’HuZes contact opneemt. Bij het verwerken van welgemeende klachten over “Niet bijgewerkte tellers” blijkt de klacht onbedoeld maar helaas meestal wel ongegrond. Dat wil zeggen dat de donatie om uiteenlopende redenen (soms technische) niet overgemaakt is, daarom ook niet op de actiesite verwerkt is en daarom ook niet is bijgewerkt op de teller van de actie- en/of teampagina. Natuurlijk kan er altijd toch iets niet blijken te kloppen en dan horen wij dat natuurlijk graag van je! Bij minder dan 1% van alle iDEALdonaties blijkt de terugkoppeling naar de website niet te hebben plaatsgevonden, dat wordt periodiek gecontroleerd en aangepast. Vandaar ons verzoek aan je om eerst bij de bank te laten verifiëren of de betaling heeft plaatsgevonden alvorens een email te sturen met je ”klacht”.

9.5

Doneren als bedrijf Als je sponsor ervoor kiest om als bedrijf te doneren komt hij/zij op de volgende pagina terecht:



In de bovenste 2 velden vult de sponsor zijn eigen (pseudoniem)naam en e-mailadres in. De factuur wordt dan, inclusief de bijbehorende e-mail, naar het e-mailadres gestuurd dat daar is ingevuld. In het grijze vlak neemt je sponsor de gegevens van zijn bedrijf op. Bij betaalmethode kan in dit geval ook gekozen worden voor factuur. Nadat de sponsor op Volgende heeft geklikt en zijn gegevens heeft gecontroleerd, wordt de factuur (na op Doneren te hebben geklikt) met een begeleidende e-mail naar hem/haar toegestuurd. Omdat de factuur ook op het scherm verschijnt, kan de factuur ook direct bekeken en/of gedownload worden:



We zijn ermee bekend dat niet alle bedrijfsgegevens zichtbaar worden nadat op Volgende is geklikt om de bedrijfsgegeven te controleren. Dit mankementje ligt bij de leverancier om op te lossen.

Bij facturen geldt dat het factuurbedrag in eerste instantie onder de Toezeggingen wordt opgenomen. Pas na betaling en de administratieve verwerking door Alpe d’HuZes wordt het bedrag pas onder Gedoneerd opgenomen op je teller. Let op! Als deelnemer krijgt jij geen bericht in je mailbox dat een sponsor zelf een factuur heeft aangemaakt. We adviseren je dan ook om regelmatig je actiepagina te controleren of er facturen zijn aangemaakt door een sponsor.

9.6

Wat te doen bij een buitenlandse sponsor! Een buitenlandse sponsor kan niet via iDEAL of een incasso betalen, maar wel met een factuur! Stuur je sponsor dus een factuur, die kan je zelf aanmaken en daarop staat alles wat je buitenlandse sponsor nodig heeft om een betaling mee te verrichten. Immers op de factuur staan de gegevens voor internationaal betalingsverkeer (IBAN nummer, etc.). De factuur is wel in het Nederlands opgesteld, mogelijk moet je hier en daar het een en ander voor je sponsor vertalen of samenvatten in je e-mail naar de sponsor. Wijs je sponsor erop dat hij bij betaling het debiteuren- en factuurnummer opneemt! Zonder deze data wordt het heel erg moeilijk om de betaling van de factuur goed te verwerken en daarmee het factuurbedrag bij jouw donaties op te tellen.



10.

De teller met gedoneerd en toezeggingen De teller op je actiepagina bestaat uit een bedrag gedoneerd en een bedrag aan toezeggingen:

De iDeal bedragen worden rechtstreeks bijgeteld bij gedoneerd, dit geld hebben we immers al op de bankrekening staan. Facturen daarentegen worden in eerste instantie opgenomen onder toezeggingen. De betaling van facturen komt in een ander systeem binnen. Een betaalde factuur wordt daarom niet automatisch omgezet in een donatie. De synchronisatie tussen de beide systemen wordt door onze financiële administratie regelmatig uitgevoerd. Hou er rekening mee dat er een “vertraging” van circa 2 weken in kan zitten tussen “betaald” en omgezet naar gedoneerd op je actiepagina. Je hoeft ons dus niet te mailen om te vertellen dat een factuur is betaald maar nog steeds bij de toegezegde bedragen staat! Ook wanneer een sponsor je per beklimming een bepaald bedrag heeft toegezegd zie je dit terug onder de toezeggingen. Pas na Alpe d’HuZes, wanneer jij je sponsor gaat herinneren aan zijn/haar toegezegde bedrag en de betaling volgt, komt ook dat bedrag dan eindelijk onder gedoneerd te staan.



11.

Verzilver je toezeggingen na de Alpe d’HuZeskoersweek Lees eerst dit document zorgvuldig door. Je hebt één mogelijkheid om alle mensen met toezeggingen in één keer te berichten en je administratie compleet te maken. Anders zul je het allemaal met de hand moeten doen en kost het aanzienlijk meer tijd. Wanneer je inlogt op je actiepagina ná 6 juni 2014, krijg je direct een melding met de vraag om je toezeggingen te verzilveren (zie onderstaand voorbeeld). (NB: wanneer dit scherm niet verschijnt, klik dan eerst op “mijn actie” na het inloggen)

Zodra je op de blauwe knop “Verzilver toezeggingen” klikt kom je in een 3-stappen proces.

11.1

Stap 1: Opgeven aantal beklimmingen Vul het aantal keren dat je de Alpe d´Huez bent opgefietst / opgelopen.

Let op: vul een rond getal in, anders krijg je deze melding ►



11.2

Stap 2: Het aantal toezeggingen

De actiesite rekent uit om hoeveel geld het gaat in totaal (= alle totalen van al je toezeggingen). Als je op de link “klik hier….. bekijken” klikt krijg je alle toezeggingen en hun details te zien die zijn verrekend. Het totaal kan natuurlijk iets anders zijn, als mensen nog speciale extra toezeggingen hebben gedaan.

Klik op het kruisje om verder te gaan.

11.3

Stap 3: Vul een bericht in en verstuur je mail

Hier kun je hetzelfde bericht (eenmalig) sturen naar alle mensen die jou een toezegging hebben gedaan.



Let op: type hier alleen een bericht in . De aanhef en afsluiting wordt door de actiesite persoonlijk gegenereerd. De e-mail ziet er uit zoals we onderstaand hebben ingevuld: “Bedankt voor je vertrouwen. Het is mij gelukt om 5 keer de Alpe d´Huez op te fietsen. Met name de laatste keer viel niet mee, maar valt volledig in het niet ten opzichte van de strijd die al die mensen moeten doorstaan waarvoor ik heb gefietst! Jouw steun in gedachten was een extra duwtje in de rug en heeft ook mijn 5e keer doen slagen”

In de preview zie je je eigen naam staan achter “Beste” en “groeten” namens Alpe d’HuZes staan. In de e-mails die verstuurd worden is dit echter de naam van je sponsor en je eigen naam als afzender. De link “Klik hier om naar de doneerpagina te gaan” wordt ook door de actiesite gegenereerd. Let op: Zet wel het aantal beklimmingen in je mail aan je sponsor, hij/zij kan dit anders niet zien.



Je verstuurt dan alle mails tegelijkertijd. Je sponsor ontvangt dan je mail en als hij/zij in de ontvangen email klikt, kom hij/zij hier:

Je sponsor ziet dan alle gegevens, kan zijn eigen boodschap en eventueel een extra donatie invullen en wordt daarna, afhankelijk van de gekozen betaalmethode, doorgeleid naar de betaalpagina.



12.

HELP - Wat te doen bij vragen en/of problemen?

12.1

Vragen Wanneer je met behulp van deze handleiding er nog steeds niet uitkomt, e-mail ons dan op [email protected] en we helpen je verder op weg.

12.2

Problemen / foutmeldingen op je actiepagina Wanneer je sponsor of jijzelf tegen problemen aanloopt op de actiepagina, stuur ook dan een e-mail naar [email protected] met daarin de uitleg van je probleem. Wees in de uitleg van je probleem zo uitgebreid mogelijk en zorg voor de benodigde “print screens” van de (fout)meldingen. Vraag hier desnoods om bij je sponsor. Omdat jij ons uitgebreid gaat informeren, kunnen wij een en ander reproduceren en vervolgens oplossen. Je helpt ons enorm met een antwoord op de onderstaande vragen tijdens het melden van een probleem: 

        

Heb jij zelf het probleem geconstateerd of heeft je sponsor je erop gewezen? Indien je sponsor je erop heeft gewezen en jij maakt de melding bij [email protected] zorg dan dat je zoveel mogelijk van onderstaande informatie kunt aanleveren. Deze informatie lever je uiteraard ook aan wanneer jij zelf het probleem hebt ondervonden. Zat je op kantoor of was je thuis ingelogd? (NB: bij bedrijven kunnen firewalls vaak een boosdoener zijn). Welke browser werd er gebruikt en welke versie? (zie de ‘help’ van de browser) Was je als bezoeker op de site of was je ingelogd als deelnemer of teamcaptain? Hoe laat deed het probleem zich voor? Welke stappen heb je doorlopen voordat het probleem zich voordeed? Heb je screenshots genomen? Indien ‘nee’, wat zag je op het scherm? Heb je gekeken of het probleem nog steeds aanwezig is? Op welk e-mailadres kunnen we je bereiken? Met het aanleveren van deze uitgebreide informatie maak je ons enorm blij. Het scheelt namelijk enorm veel uitzoekwerk, tijd en energie! Dank je wel daarvoor!.



13.

Index / referentielijst

Aantal beklimmingen ..................................................................................................................................................................... 9 achtergrondfoto .......................................................................................................................................................................... 12 achtergrondkleur pagina ............................................................................................................................................................. 11 actiepagina, foutmelding ............................................................................................................................................................. 35 antistrijkstokbeleid ...................................................................................................................................................................... 25 bedrijf, doneren als bedrijf .......................................................................................................................................................... 27 Blog ................................................................................................................................................................................................ 9 buitenlandse sponsor .................................................................................................................................................................. 29 eigen rekening niet gebruiken voor donaties .............................................................................................................................. 25 facturen, je facturen beheren ...................................................................................................................................................... 19 factuur aanmaken ........................................................................................................................................................................ 21 factuur crediteren ........................................................................................................................................................................ 20 Fotoalbum...................................................................................................................................................................................... 9 foutmelding actiepagina .............................................................................................................................................................. 35 Gastenboek .................................................................................................................................................................................... 9 introductietekst ........................................................................................................................................................................... 10 layout ........................................................................................................................................................................................... 11 linkjes naar andere websites ....................................................................................................................................................... 12 opmaak pagina ............................................................................................................................................................................ 11 pagina opmaak ............................................................................................................................................................................ 11 pagina, achtergrondkleur ............................................................................................................................................................ 11 pagina, tekstkleur ........................................................................................................................................................................ 11 rekening ....................................................................................................................................................................................... 24 rekeningnummer ......................................................................................................................................................................... 24 sponsor buitenland ...................................................................................................................................................................... 29 sponsoring per team ...................................................................................................................................................................... 9 Sponsorlogo toevoegen, hoe? ..................................................................................................................................................... 14 sponsorlogo van je sponsor opnemen ......................................................................................................................................... 13 Streefbedrag .................................................................................................................................................................................. 9 teamcaptain ................................................................................................................................................................................... 9 teampagina .................................................................................................................................................................................... 9 tekstkleur pagina ......................................................................................................................................................................... 11 teller op je actiepagina ................................................................................................................................................................ 30 toezegging aanpassen .................................................................................................................................................................. 18 Toezegging per beklimming ......................................................................................................................................................... 18 toezegging verwijderen ............................................................................................................................................................... 18 website van je sponsor opnemen ................................................................................................................................................ 13 YouTube filmpje toevoegen ......................................................................................................................................................... 11


[actiesite-manual-2014-v03.docx ]

Recommend Documents