gemeente Eindhoven
Concernstaf
Raadsnummer og.R S.ooz Inboeknummer o3)ooSoos Beslisdatum BRD 22 april 2003 Dossiernummer 317.25I
Raadsvoorstel tot het vastste11en van het Programma van Eisen aanbesteding accountancywerkzaamheden 1 Inleiding Het contract met de huidige accountant Ernst & Young is per 1 januari 2004 opgezegd, Uitbesteding van de accountancywerkzaamheden dient plaats te vinden door middel van een Europese aanbesteding.
2 Probleemstelling Met de raadsinformatiebrief van 19 november 2002, behandeld in de raadsvergadering van 16 december 2002, is de raad geinformeerd over de problematiek van de (Europese) aanbesteding, het Plan van aanpak en de samenstelling van de projectgroep. De projectgroep heeft overeenkomstig het Plan van aanpak het Programma van Eisen opgesteld. Dit Programma van Eisen dient door de raad, voordat de eigenlijke aanbesteding een aanvang neemt, te worden vastgesteld. Bovendien is het wenselijk te formaliseren dat het de projectgroep is die op basis van het bestek de inschrijvingen zal rangschikken, gelet op het doorslaggevende belang dat dit rangschikken binnen een aanbestedingsprocedure heeft. De bevoegdheid om de opdracht te gunnen (lees: de accountant te benoemen) aan de hoogste gerangschikte inschrijver blijft bij de raad.
3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Op basis van een vooraf vastgesteld Programma van Eisen is het mogelijk een objectieve en transparante keuze te maken uit de te ontvangen inschrijvingen in overeenstemming met het dwingend aanbestedingsrecht.
3a Milieutoets Niet van toepassing.
4 Wijze van aanpak/oplossingsrichting De projectgroep heeft een Programma van Eisen opgesteld als uitwerking van artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten van 19 november 2001.
Raadsnummer Og.R S.OOZ
De werkzaamheden van de accountant omvatten uitsluitend de certificerende functie, de natuurlijke adviesfunctie en de bestuurlijke ondersteuning. De feitelijke werkzaamheden staan beschreven in hoofdstuk 5 van het Programma van Eisen. Het Programma van Eisen is zodanig opgesteld dat voldaan wordt aan de regelgeving voor Europese aanbesteding. Onderscheid is gemaakt in eisen en (aanvullende) wensen ten aanzien van de opdracht en eisen en criteria ten aanzien van de dienstverlener.
Op deze wijze zijn de randvoorwaarden gecreeerd om een objectieve en transparante keuze mogelijk te maken.
De verschillende eisen, wensen en criteria ten aanzien van de dienstverlener leggen elk een eigen gewicht in de schaal bij het bepalen van de aantrekkelijkheid van een inschrijving. Over deze weg ingsfactoren voert de projectgroep op dit moment overleg. De projectgroep is voornemens de onderlinge verhouding tussen de verschillende wegingsfactoren niet openbaar te maken, maar deze wel voor de openbaarmaking van de aanbesteding te fixeren door deze ter kennisgeving aan het college aan te bieden. De raad wordt thans voorgesteld te formaliseren dat de projectgroep op basis van het Programma van Eisen de inschrijvingen zal rangschikken. Dit behelst dat de raad aan de projectgroep het mandaat verstrekt de wegingsfactoren vast te stellen alsmede de verschillende inschrijvingen te beoordelen en te rangschikken op basis van het Programma van Eisen en de wegingsfactoren.
Het college heeft de projectgroep, voorzover nodig, een vergelijkbaar mandaat verstrekt, gelet op de toedeling van bevoegdheden in de Gemeentewet aan het college op het gebied van het aangaan van civielrechtelijke overeenkomsten. De projectgroep is uitgebreid met een jurist van de dienst Algemene en Publiekszaken met kennis en ervaring op het gebeid van contracten- en aanbestedingsrecht. De verdere aanpak is vastgelegd in een Plan van aanpak, dat ter informatie in dit voorstel is opgenomen.
5 Financiele gevolgen en risico’ s Voor de uitvoering van de accountancywerkzaamheden zijn in de concernbegroting en in de vakdienstbegrotingen budgetten opgenomen op basis van het huidige contract. In hoeverre de bestaande budgetten toereikend zijn moet worden afgewacht. Bij het raadsvoorstel tot benoeming van de accountant per 1 januari 2004 zullen de eventuele financiele consequenties betrokken worden.
Sa Bestuurlijke kaders Van toepassing zijn de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet. De aanpassingen van de bestaande verordeningen als gevolg van de inwerkingtreding van
Raadsnummer OgoR448eOOZ
deze artikelen zijn in voorbereiding en zullen in de tweede helft van 2003 ter vaststelling aan de raad worden aangeboden.
6 Overige gevolgen van de aanpak Niet van toepassing.
7 Resultaten van overleg / inspraak Niet van toepassing.
8 Communicatie Deze zal plaatsvinden overeenkomstig de richtlijnen voor Europese aan besteding.
9 Ter inzage gelegde stukken 1 Raadsinformatiebrief, d.d. 19 november 2002. 2 Programma van Eisen accountantsdiensten, d.d. 22 april 2003. 3 Plan van aanpak, d.d. 19 maart 2003.
10 Referendabiliteit Het voorstel is niet referendabel in het kader van de Tijdelijke Referendumwet.
Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
R. Welschen, burgemeester.
C. Tetteroo, secretaris.
Raadsnummer Og.R S.OOX
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 april 2003; besluit:
1 het Programma van Eisen voor uitbesteding accountancywerkzaamheden vast te stellen; 2 de projectgroep op te dragen de wegingsfactoren vast te stellen, alsmede de verschillende inschrijvingen te beoordelen en te rangschikken op basis van het bestek en de wegingsfactoren; 3 kennis te nemen van het Plan van aanpak.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2 juni 2003.
R. Welschen, voorzitter.
J. Verheugt, griffier.
EE03014562
gemeente Eindhoven
Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat
Retouradres Postbus goxso, 66oo RB Eindhoven
Aan de leden van de raad
van de gemeente Eindhoven.
Raadsnummer Og.R 8.OOZ Behandeld door F. Biemans Telefoon (o4o) 23S 24 Sg
Ons kenmerk griffie Verzenddatum xg mei 2003
Commissieadvies Betreft cie. Fp: Raadsvoorstel tot het vaststellen van het Programma van Eisen aanbesteding accountancywerkzaamheden.
De commissie Financiele pijler heeft in haar vergadering van 12 mei 2003 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft als volgt geadviseerd: ’leefbaar eindhoven’: akkoord; akkoord; PvdA: akkoord; akkoord; SP: niet aanwezig; GroenLinks: akkoord; D66: akkoord; akkoord; Ouderen Appel: akkoord; De Stadspartij: CDA:
VVD:
t pete in vandewethouder,meer.d.Mittendorff. Naar aanleiding van dit voorstel zal ter inzage gelegd worden: de ’Nivra’(-eisen).
De secretaris van de commissie, F. Biemans.
Bijlage(n) : 0. FBI.
Bezoekadres Stadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden
Postadres Postbus goxso 36oo RB Eindhoven
ma t/m vr g.oo-x6.oo uur
Telefonisch bereikbaar
Bereikbaar per openbaar vervoer
g.oo-xz.go en x3.3o-x6.oo uur
