Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.6 Januari 2016
2/10
Inhoudsopgave
blz
Artikel 1
Aanbestedende partij
3
Artikel 2
Aanleiding aanbestedingsrichtlijn
3
Artikel 3
Doelstelling richtlijn
3
Artikel 4
In de markt zetten van opdrachten
3
Aanbestedingsvormen openbare procedure niet-openbare procedure Gunning via onderhandeling Onderhandse procedures Aankondigingen Commerce hub EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) Termijn motivering afwijzing Proportionaliteit Beperking administratieve lasten Eigen verklaring marktpartijen Kosten aanbestedingsstukken Gedragsverklaring
4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 6 6 6 6
Leveranciersbeleid
6
Geschiktheidseisen -Europese aanbestedingen (artikel 2.90) Long list aannemerij Afhankelijkheid leverancier
6 6 7
Klachten aanbestedingen
7
Samenstelling Klachtencommissie Wie kan een klacht indienen? Klachtenmeldpunt De klachtenprocedure
7 7 7 8
4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10
Artikel 5 5.1 5.2 5.3 Artikel 6 6.1 6.2 6.3 6.4
Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.5
3/10
Artikel 1
Aanbestedende partij
Enduris, voluit Enduris B.V., is een regionale netbeheerder in de provincie Zeeland voor elektriciteit en gas. Enduris is verantwoordelijk voor de aanleg, het onderhoud en de ontwikkeling van de gas- en elektriciteitsnetten.
Artikel 2
Aanleiding aanbestedingsrichtlijn
Omdat Enduris erkent dat goede communicatie tussen partijen in een aanbestedingsprocedure essentieel is om tot een optimaal resultaat te komen, kiest Enduris voor deze richtlijn om een aantal zaken rondom aanbestedingen duidelijk te maken. In deze richtlijn vindt u onder andere hoe Enduris met aanbestedingen omgaat en waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Daarnaast gaat er in de nieuwbouw en instandhouding van de gas-en elektrische infrastructuur veel geld om. Hierdoor is de directie van Enduris zich bewust van de daarmee samenhangende verantwoordelijkheid en is besloten deze aanbestedingsrichtlijn vast te stellen. Sinds 1 april 2013 geldt de Aanbestedingswet 2012 voor alle aanbestedingen door (semi-) publieke instellingen in Nederland. Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. De Aanbestedingswet 2012 vervangt de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen. Daarmee zijn ook het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao), het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass) en de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira) ingetrokken. Wanneer er ondanks deze richtlijn en de communicatie tijdens een aanbesteding verschil van inzicht ontstaat is het belangrijk snel en laagdrempelig tot een oplossing te komen. Daarom is ook een goede afhandeling van klachten essentieel. Ook hier wordt in de aanbestedingsrichtlijn aandacht aan besteed. Artikel 3
Doelstelling richtlijn
De doelstelling van deze aanbestedingsrichtlijn is om kaders te stellen rondom aanbesteden en om gemaakte keuzes inzichtelijk te maken voor belangstellenden en belanghebbenden. Bovendien is de richtlijn als voorlichting bedoeld voor zowel inschrijvende partijen als eigen medewerkers. Uiteraard is deze richtlijn afgestemd op de geldende wet- en regelgeving.
Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.5
4/10
Artikel 4
In de markt zetten van opdrachten
Om een goede relatie te bouwen en te onderhouden met de diverse marktpartijen streeft Enduris naar objectieve, transparante en nietdiscriminerende aanbestedingen. Op een integere manier beoogd Enduris een goede, lees minimaal marktconforme, aanbieding te ontvangen. De volgende kernpunten spelen hierbij een rol: Objectiviteit Transparantie Non-discriminatie Maatschappelijke waarde
te vergeven opdrachten zijn zichtbaar voor belanghebbenden de procedures en regels voor deelname en gunning zijn vooraf duidelijk selectie en gunning gebeurt op basis van objectieve criteria waarde die in plaats komt van de individuele waarde. Social return is hier een voorbeeld van. Social return is kort gezegd het leveren van een “sociale tegenprestatie”.
Hieronder wordt aangegeven hoe Enduris omgaat met het benaderen van marktpartijen. 4.1
Aanbestedingsvormen
Afhankelijk van hetgeen er aanbesteed wordt, wordt een bepaalde procedure gekozen. 4.1.1 openbare procedure Enduris past de openbare procedure toe in die gevallen waarin er sprake is van een ruime markt en marktpartijen minimale aanbestedingskosten hoeven te maken waarbij de behoeften voldoende gedetailleerd gespecificeerd kunnen worden. 4.1.2 niet-openbare procedure Enduris past de niet-openbare procedure toe in die gevallen waarin er sprake is van een beperkte markt en de marktpartijen redelijke aanbiedingskosten moeten maken. Om het aantal aanbiedingen beheersbaar te houden, wordt bij de selectie, standaard gekozen voor een maximum van vijf (5) marktpartijen. Bij afwijken hiervan, wordt dit in de aanbestedingstukken aangeven.
Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.5
5/10
4.1.3 Gunning via onderhandeling Enduris past deze procedure toe in die gevallen waarin sprake is van een beperkte markt en waarbij de specificatie tijdens de aanbesteding nog kan veranderen. Deze veranderingen worden met alle aangemelde marktpartijen gecommuniceerd. 4.1.4 Onderhandse procedures In sommige gevallen kan Enduris zelf de marktpartijen kiezen die mogen deelnemen aan de aanbestedingsprocedure. Bijvoorbeeld wanneer de (financiële) aanbestedingswaarde beperkt is of voor de elders in deze aanbestedingsleiddraad genoemde aannemersdiensten. 4.2
Publicaties
Europese en nationale aanbestedingen (artikel 1.18 Aanbestedingswet 2012) (Voor)aankondigingen (Europees en nationale aanbestedingen) vinden zo veel mogelijk plaats via het elektronisch systeem voor aanbestedingen. Deze publicaties zijn terug te vinden op TenderNed.nl, Aanbestedingskalender.nl en/of ted.europe.eu (deze laatste is met name bedoeld voor de Europese aanbestedingen). Voor aannemersdiensten wordt, aangezien het veelal repeterend werk op het gebeid van aanleggen en renoveren van kabels en leidingen gaat, gewerkt met langlopende contracten per regio. De werkzaamheden die hier binnen vallen hebben een begrote aanneemsom tot 50.000 EURO. Werkzaamheden die hierboven komen en onder de Europese drempelbedragen vallen, worden onderhands aanbesteed onder vooraf geselecteerde aannemers (zogenaamde longlist).
4.3
Commerce hub
Commerce Hub is een applicatie waarmee aanbestedingen digitaal gepubliceerd kunnen worden. Daarnaast is het een tool om de aanbestedingen te kunnen managen. Enduris maakt hier gebruik van om de aanbestedingen voor de geïnteresseerde partijen goed bereikbaar te maken. Hierdoor wordt de beschikbare informatie transparant aan alle partijen beschikbaar gesteld. Bovendien vereenvoudigd Commerce Hub het beheer van de aanbestedingen binnen de eigen organisatie. Meer informatie hierover kunt u vinden op www.commerce-hub.com.
4.4
EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving)
Enduris zal bij de gunning gebruik maken van EMVI bij Europese aanbestedingen. Bij nationale en onderhandse aanbestedingen zal dit per aanbesteding bekeken worden. Indien niet voor EMVI gekozen wordt, wordt de reden hiervoor gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.
Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.5
6/10
Een vaste uitzondering hierop zijn de repeterende aannemersdiensten voor het leggen van en het onderhouden van leidingen. Hiervoor is een longlist samengesteld met (regionale) leveranciers die voldoen aan de criteria hiervoor (zoals elders in deze richtlijn vermeld zijn dit ISO9001, VCA** en de vaktechnische regeling overeenkomstig de CKB). Deze werkzaamheden zijn dermate gespecificeerd dat hiervoor “laagste prijs” geldt in plaats van EMVI.
Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.5
7/10
4.5
Termijn motivering afwijzing
Bij (Europese) aanbestedingen (artikel 2.103, aanbestedingswet 2012) zal Enduris een afgewezen gegadigde uiterlijk binnen vijftien werkdagen na ontvangst van een verzoek daartoe in kennis stellen van de redenen voor afwijzing.
4.6
Proportionaliteit
Enduris wil de eisen, voorwaarden en criteria aan marktpartijen en inschrijvingen in redelijke verhouding zien tot de opdracht. Dit geldt niet enkel voor financiële criteria en kan dus ook gelden voor bijvoorbeeld hoeveelheden. Het aanbestedingsbesluit wijst de Gids Proportionaliteit aan voor alle aanbestedende diensten. Enduris past de Gids Proportionaliteit toe of motiveert een eventuele afwijking in de aanbestedingsstukken.
4.7
Beperking administratieve lasten
Enduris zal, waar mogelijk, de administratieve lasten voor marktpartijen zoveel mogelijk beperken en de procedures simpel houden. Concreet wordt dit onder andere gerealiseerd door zoveel mogelijk digitaal te werken en gebruik te maken van sjablonen en eigen verklaringen. 4.8
Eigen verklaring marktpartijen
Europese aanbestedingen (artikel 1.19 Aanbestedingswet 2012), nationale aanbestedingen (Aanbestedingswet, artikel 2.84) en meervoudig onderhandse procedure met uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen (aanbestedingswet, artikel 2.85) De marktpartij kan gevraagd worden om bepaalde documenten of andere bewijzen te overleggen. Enduris accepteert, bij inschrijvingen, eigen verklaringen in plaats van bijvoorbeeld een accountantsverklaring. Deze eigen verklaringen dienen ondertekend te zijn door de procuratiehouder. Bovendien kan de marktpartij, na gunning, alsnog gevraagd worden nader bewijs te leveren.
4.9
Kosten aanbestedingsstukken
Aanbestedingsstukken worden digitaal en kosteloos ter beschikking gesteld. Tekeningen kunnen hierop een uitzondering zijn. Indien nodig, worden deze kosteloos in papieren vorm ter beschikking gesteld.
Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.5
8/10
4.10
Gedragsverklaring
Europese en nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse procedure met uitsluitingsgronden (artikel 1.20 Aanbestedingswet 2012) Een marktpartij kan, met een door de minister van justitie afgegeven gedragsverklaring aanbesteden (niet ouder dan twee jaar) aantonen dat uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Het gaat om onherroepelijke veroordelingen in de voorafgaande vier jaar. Indien deze gedragsverklaring vereist is, vermeldt Enduris dit in de aanbestedingsstukken.
Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.5
9/10
Artikel 5 5.1
Leveranciersbeleid
Geschiktheidseisen -Europese aanbestedingen
(artikel 2.90 Aanbestedingswet 2012) Enduris zal in principe geen eisen stellen die betrekking hebben op de omzet. Wanneer dit wel gebeurt zal dit gemotiveerd worden in de aanbestedingsdocumenten. Indien er toch gekozen wordt voor een omzetsels, is deze niet meer dan 300% van de geschatte opdrachtwaarde. 5.2
Long list aannemerij
Marktpartijen die voor aannemerswerkzaamheden in aanmerking willen komen kunnen zich melden bij Enduris. Wanneer zij kunnen aantonen dat zij voldoen aan de criteria (zijn de een kwaliteitssysteem (of vergelijkbaar) ISO9001, veiligheidssysteem (of vergelijkbaar) VCA** en de vaktechnische regeling overeenkomstig de CKB). Voor de vaktechnische regelingen kunt u meer informatie vinden op ckb.nl
Artikel 6
Klachten aanbestedingen
Enduris heeft een Klachtencommissie ingesteld voor klachten voortvloeiende uit een aanbesteding. 6.1
Samenstelling Klachtencommissie
De Klachtencommissie bestaat uit een Senior Inkoper van Enduris en een senior Jurist van Enduris. In principe zijn deze personen zelf niet betrokken (geweest) bij de procedure waar de klacht betrekking op heeft. Elk lid kan een vervanger aanstellen binnen hetzelfde vakgebied. 6.2
Wie kan een klacht indienen?
Alleen een belanghebbende bij een specifieke aanbesteding kan een klacht indienen. Onder belanghebbenden vallen kandidaten die direct belang hebben bij het verwerven van een opdracht van Enduris. De volgende categorieën belanghebbenden (klagers) kunnen onderscheiden worden: - gegadigden, - (potentiële) inschrijvers, - onderaannemers van (potentiële) inschrijvers, - leden van een combinatie - brancheorganisaties en klachtenloketten van ondernemers. Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer - onderaannemer. Leden van een combinatie kunnen een Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.5
10/10
klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie tussen de leden van de combinatie onderling. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. 6.3
Klachtenmeldpunt
De ondernemer dient zijn klacht schriftelijk in bij het klachtenmeldpunt van Enduris: Klachtenmeldpunt aanbestedingen Postbus 5048 4330 KA Middelburg Email:
[email protected] 6.4
De klachtenprocedure
a. De klager dient de klacht schriftelijk in. In deze schriftelijk klacht maakt de klager duidelijk waarover geklaagd wordt en hoe volgens de klager het knelpunt verholpen zou kunnen worden. De klacht bevat verder de dagtekening, naam en adres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding. b. Het klachtenmeldpunt stuurt binnen twee werkdagen na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging met daarin een termijn waarbinnen de Klachtencommissie een uitspraak zal doen. c. Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de klager en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure, voor zover de zorgvuldigheid van het onderzoek hierdoor niet in het gedrang komt. d. Wanneer Enduris na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de klacht terecht of deels terecht is en Enduris corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt zij dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de klager. Andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden gelijktijdig van deze maatregelen op de hoogte gesteld. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen. e. Wanneer Enduris na het onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, dan wijst zij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de klager. f. Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de klager of Enduris voorstellen dat de klacht, voordat daarop door Enduris wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. g. Nadat op de klacht is beslist of is nagelaten binnen een redelijke termijn op de klacht een beslissing te nemen, kan een klager ook zonder instemming van Enduris de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.
Aanbestedingsrichtlijn Enduris B.V.
Versie 1.5
