Aanbestedingsnummer : 15522

Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor Printservices ten behoeve van Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW)

Aanbestedingsnummer : 15522

Versie

: 2.1

Datum

: 22 april 2013

Inhoudsopgave BEGRIPPEN EN ALGEMENE BEPALINGEN .........................................................................................5 1.

INLEIDING ...........................................................................................................................8 1.1

Algemeen ...................................................................................................................8

1.2

Opdrachtgever en Aanbesteder ...................................................................................8

1.3

Beschrijving van de Aanbesteder en verzorgingsgebied ................................................8

1.4

Beschrijving van de Aanbesteding.................................................................................8

1.5

Doel van de aanbestedingsprocedure............................................................................8 1.5.1 Planning ....................................................................................................................... 9 1.5.2 Uitvoering .................................................................................................................. 10 1.5.3 Ontwikkeling volume ................................................................................................... 10

1.6

Huidige situatie ......................................................................................................... 10 1.6.1 Huidige verwerkingsproces .......................................................................................... 10 1.6.2 Databestanden ........................................................................................................... 10 1.6.3 Documenten............................................................................................................... 11

1.7 2.

Gewenste situatie...................................................................................................... 11

AANBESTEDINGSPROCEDURE ............................................................................................. 13 2.1

Algemeen ................................................................................................................. 13

2.2

Aankondiging ........................................................................................................... 13

2.3

Communicatie en contactpersoon ............................................................................. 13

2.4

Contactpersoon Inschrijver ....................................................................................... 13

2.5

Planning van de aanbesteding .................................................................................. 14

2.6

Opvragen Bestek, vragen, onduidelijkheden ............................................................. 15 2.6.1 Opvragen Bestek ........................................................................................................ 15 2.6.2 Vragen ....................................................................................................................... 15 2.6.3 Onduidelijkheden/Onvolkomenheden/Tegenstrijdigheden ............................................... 16

2.7

Overige voorwaarden ............................................................................................... 16

2.8

Financiële voorwaarden ............................................................................................. 18 2.8.1 Geldigheidsduur inschrijving ......................................................................................... 18 2.8.2 Prijsniveau en -wijzigingen........................................................................................... 18 2.8.3 Betaling ..................................................................................................................... 18

2.9

Aanleveren van de Inschrijving ................................................................................ 18 2.9.1 Inleververplichtingen ................................................................................................. 18

2.10 Uitsluitingsgronden .................................................................................................... 19 2.11 Overeenkomst ........................................................................................................... 20 2.12 Inkoopvoorwaarden ................................................................................................... 20 2.13 Voorbehoud .............................................................................................................. 20 2.14 Terugtrekking ............................................................................................................ 20 2.15 Rechtsgeldige ondertekening...................................................................................... 20 2.16 Kostenvergoeding .................................................................................................... 21

Aanbestedingsdocument SVHW Printservices v 2.1

2 van 85

3.

4.

5.

GESCHIKTHEIDSEISEN EN UITSLUITINGSGRONDEN ............................................................ 22 3.1

Algemeen ................................................................................................................. 22

3.2

Continuïteit, draagkracht en capaciteit ..................................................................... 22

3.3

Beroeps- en technische bekwaamheid ...................................................................... 22

3.4

Kwaliteitsborging ...................................................................................................... 23

3.5

Model K .................................................................................................................... 23

3.6

Gedraging in strijd met Nederlands of Europees mededingingsrecht ............................. 24

VOORSCHRIFTEN EN OVERIGE EISEN VOOR DEELNAME ...................................................... 25 4.1

Vormvereisten ........................................................................................................... 25

4.2

Algemene bedrijfsinformatie ....................................................................................... 25

4.3

Samenwerkingsverband ............................................................................................. 25

4.4

Indeling Inschrijving .................................................................................................. 25

4.5

Varianten .................................................................................................................. 26

BEOORDELING EN GUNNING ............................................................................................ 27 5.1

Algemeen ................................................................................................................. 27

5.2

Realistische prijzen en kosten ..................................................................................... 27

5.3

Beoordelingscommissie .............................................................................................. 27

5.4

Procedure ................................................................................................................. 28

5.5

Nadere uitwerking ..................................................................................................... 28 5.5.1 Opening van de Inschrijvingen ..................................................................................... 28 5.5.2 Controle van de Inschrijvingen ..................................................................................... 28 5.5.3 Controle Inschrijver op uitsluitingsgronden .................................................................... 28 5.5.4 Beoordeling Inschrijver op de geschiktheidseisen ........................................................... 29 5.5.5 Beoordeling Inschrijvingen aan de hand van de Primaire Eisen ........................................ 29 5.5.6 Beoordeling Inschrijvingen aan de hand van de Aanvullende Eisen .................................. 29 5.5.7 Beoordelingscriteria ..................................................................................................... 29 5.5.8 Beoordeling Inschrijvingen ........................................................................................... 30 5.5.9 Beoordeling Inschrijvingen op Prijs ............................................................................... 30 5.5.10 Beoordeling Inschrijvingen op Kwaliteit ......................................................................... 31 5.5.11 Voorgenomen gunningsbesluit ..................................................................................... 31 5.5.12 Proof of Concept (PoC) en beoordeling daarvan ............................................................ 32 5.5.13 Besluit tot definitieve gunning ..................................................................................... 32

6.

5.6

Gunning .................................................................................................................... 32

5.7

Geschillen ................................................................................................................. 33

PROGRAMMA VAN PRIMAIRE EISEN EN AANVULLENDE EISEN .............................................. 34 6.1

Gebruik formulieren ................................................................................................... 34

6.2

Toelichting ................................................................................................................ 34

6.3

Overzicht processen .................................................................................................. 34

6.4

Primaire eisen en Aanvullende eisen behorende bij het gunningscriterium kwaliteit ...... 35 6.4.1 Eisen en aanvullende eisen behorende bij het subgunningscriterium 1A .......................... 35 6.4.2 Overige Eisen en Aanvullende eisen behorende bij het subgunningscriterium 1B ............. 41


3 van 85

7.

BIJLAGEN ........................................................................................................................... 47 Bijlage 0: Inschrijvingsbiljet ................................................................................................. 48 Bijlage 1: Bedrijfsgegevens Inschrijver ................................................................................. 49 Bijlage 2: Model eigen verklaring ......................................................................................... 50 Bijlage 3: Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving ...................................... 51 Bijlage 4: Prijstabel ............................................................................................................. 52 Bijlage 5: Model holdingverklaring ........................................................................................ 53 Bijlage 6: Verklaring financiële draagkracht .......................................................................... 55 Bijlage 7: Ervaring met soortgelijke opdrachten (referenties) ................................................. 56 Bijlage 8: Model K ............................................................................................................... 60 Bijlage 9: Format Vragenformulier Nota van Inlichtingen ....................................................... 61 Bijlage 10: Akkoordverklaring Procedure .............................................................................. 62 Bijlage 11: Invulformulier Primaire Eisen .............................................................................. 63 Bijlage 12: Invulformulier II.B Lijst van Aanvullende Eisen ..................................................... 65 Bijlage 13: Belastingsoorten ................................................................................................ 66 Bijlage 14: Typen documenten ............................................................................................ 67 Bijlage 15: Diakritische tekens ............................................................................................. 69 Bijlage 16: Bewaartermijnen persoonsgegevens .................................................................... 70 Bijlage 17: Inkoopvoorwaarden ........................................................................................... 71 Bijlage 18: Concept Overeenkomst ....................................................................................... 80


4 van 85

BEGRIPPEN EN ALGEMENE BEPALINGEN Aanbesteder Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) Acceptatie De goedkeuring door Opdrachtgever van (onderdelen van) de Prestatie Algemene Voorwaarden De Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-Overeenkomsten, versie 2010 met inbegrip van de bijzondere bepalingen die betrekking hebben op Gebruiksrechten en op Onderhoud. Bestek Het onderhavige document, inclusief standaardformulieren, appendices en bijlagen, nadere toelichting en wijzigingen waarin de Opdrachtgever de Prestatie en het door Opdrachtgever beoogde gebruik daarvan alsmede de aanbestedingsprocedure heeft beschreven. Bijlage Een bijvoegsel bij het Bestek. Brongegevens De gegevens die minimaal nodig zijn voor het uitvoeren van de processen, zoals benoemd in het Bestek. Contract De Overeenkomst tussen de Opdrachtgever en Wederpartij waarin de afspraken ten aanzien van de Opdracht zijn vastgelegd. Derde De onderneming op wiens financieel economische draagkracht of technische bekwaamheid de Inschrijver zich beroept. Dienstverlener De organisatie of onderneming aan wie de Opdracht tot het verlenen van de in dit Bestek genoemde diensten wordt verstrekt door Aanbesteder. Eigen Verklaring De verklaring die als Bijlage bij dit Bestek is gevoegd en die de Inschrijver volledig en naar waarheid ingevuld en rechtsgeldig ondertekend bij zijn Inschrijving moet voegen. Implementatie Het geheel van handelingen en maatregelen die nodig zijn om de organisatie van Opdrachtgever geschikt het maken voor het overeengekomen gebruik van de printservices.

© 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1

5 van 85

Implementatieplan De gedetailleerde beschrijving en uitwerking van alle handelingen die nodig zijn om de organisatie van Opdrachtgever geschikt het maken voor het overeengekomen gebruik van de printservices Inschrijver De onderneming (of een combinaties van ondernemingen) die door Opdrachtgever op basis van de uitkomst van de beoordeling van de selectiefase als omschreven in de Selectieleidraad is uitgenodigd tot het doen van een Inschrijving en deze daadwerkelijk uitbrengt aan Opdrachtgever. Inschrijving De door de Inschrijver op basis van het Bestek ingediende offerte, inclusief bijlagen. Kandidaat Inschrijver De belangstellende ondernemer/onderneming die na registratie op www.aanbestedingskalender.nl resp. www.tenderned.nl het Bestek heeft gedownload. Leverancier Zie Dienstverlener Opdracht De door Wederpartij ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden zoals omschreven in dit Bestek. Opdrachtgever Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW). Opdrachtnemer De ondernemer aan wie door de Opdrachtgever de Opdracht als gevolg van deze aanbesteding is gegund. Offerte De inschrijving als antwoord op de in dit Bestek verwoorde aanvraag. Opdracht De door Inschrijver ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden zoals omschreven in dit Bestek. Prestatie De door Inschrijver te leveren producten of diensten, de door te voeren Opdracht en/of het te verstrekken gebruiksrecht dan wel een daarvan, waaronder begrepen de levering van materialen, software en documentatie, in overeenstemming met de aanvullende eisen , eisen en voorwaarden zoals vastgelegd en geaccordeerd in dit Bestek en de daarbij behorende documenten.


6 van 85

Printservices Alle Print-, Mail-, Couverteer- en Verzendwerkzaamheden die door Inschrijver worden uitgevoerd ten behoeve van en/of in opdracht van Aanbesteder. Onder Printservices is mede begrepen alle voorbereidende en ondersteunende handelingen die noodzakelijk zijn om de hiervoor bedoelde werkzaamheden verantwoord en conform het in dit Bestek aangegeven eisen en voorwaarden te realiseren.


7 van 85

1.

INLEIDING

1.1

Algemeen Voor u ligt het bestek behorende bij de openbare Europese aanbesteding voor de uitvoering van Print-, Mail-, Couverteer- en Verzendwerkzaamheden van waterschapsaanslagen, gemeentelijke aanslagen en overige voorkomende documenten aan te bieden door het Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW), hierna te noemen Aanbesteder, met aanbestedingsnummer 15522 (Tenderned). Het Bestek bevat de regels met betrekking tot het opstellen van een offerte en de gunning enerzijds en de belangrijkste voorwaarden en condities van de overeenkomst die SVHW wil aangaan anderzijds.

1.2

Opdrachtgever en Aanbesteder Opdrachtgever voor deze aanbesteding is de directie van SVHW.

1.3

Beschrijving van de Aanbesteder en verzorgingsgebied Het SVHW is een openbaar lichaam op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Deze organisatie treedt op als Aanbesteder, respectievelijk Opdrachtgever. De belangrijkste taak van SVHW is het heffen en innen van de belastingen ten behoeve 26 gemeenten in Zuid-Holland en Noord-Brabant, het waterschap Hollandse Delta en de Regionale Afvalstoffen Dienst Hoeksche Waard. Daarnaast is SVHW verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ). Dit betekent dat SVHW de WOZ-waarde van alle onroerende zaken in de aangesloten gemeenten vaststelt.

1.4

Beschrijving van de Aanbesteding Het SVHW heeft de diensten voor printwerkzaamheden in de afgelopen jaren grotendeels uitbesteed. Met deze aanbesteding wil SVHW bereiken dat de genoemde diensten volledig en voor een langere periode worden vervuld. Dit houdt onder meer in dat Inschrijver alle voornoemde aanslagdocumenten kan verwerken en verzenden. Tevens wordt verwacht dat hij alle documenten kan verzorgen ten behoeve van het invorderingsproces. Hieronder worden o.a. verstaan de maandelijkse herinneringen, aanmaningen, dwangbevelen enz.

1.5

Doel van de aanbestedingsprocedure Aanbesteder is voornemens één Dienstverlener te contracteren, die de Opdracht op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) kan realiseren. Deze is verantwoordelijk voor de uitvoering conform Primaire eisen, Aanvullende eisen en voorwaarden van dit Bestek van print-, mail-, couverteer-, verzenden archiveringswerkzaamheden met betrekking tot de waterschapsheffingen, gemeentelijke heffingen en overige door Aanbesteder aan te bieden documenten. Het gaat hierbij totaal om ongeveer 1,1 miljoen documenten per jaar voor de Aanbesteder. Opdrachtgever en Opdrachtnemer sluiten hiertoe een afzonderlijke Overeenkomst met één Leverancier worden gesloten, voor de initiële duur van drie (3) jaar, ingaande 1 januari 2014, met een eenzijdige optie voor de Opdrachtgever tot verlenging van tweemaal een (1) jaar. In de Overeenkomst is opgenomen dat bij het aangaan van een samenwerking van SVHW met andere overheden de Overeenkomst zal worden beëindigd op de datum dat de samenwerking formeel begint.


8 van 85

Alle Opdrachten waarvan vóór 1 januari 2014 al Opdracht is gegeven aan de huidige leverancier zullen door de huidige leverancier worden uitgevoerd en vallen buiten deze aanbesteding. Opdrachten vallen binnen de af te sluiten Overeenkomst naarmate de Opdrachten voor de einddatum van de af te sluiten Overeenkomst worden geplaatst (zelfs indien de uiteindelijke datum van uitvoering van de Opdrachten na de einddatum van de af te sluiten Overeenkomst valt). In onderstaande tabel worden de aantallen documenten nader weergegeven. Rubriek Aantal aanslag(regels) Aantal aanslagbiljetten Aantal aanmaningen in 2012 Aantal dwangbevelen in 2012 Totaal aantal documenten in 2012

Aantal 3.100.000 900.000 100.000 50.000 1.050.000

Bovenstaande aantallen en planning zijn/is indicatief; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend!

1.5.1 Planning De bulk van de werkzaamheden vindt jaarlijks plaats in de maanden januari tot en met mei. Daarnaast kunnen er maandelijks kleine runs (bestaande uit een beperkt aantal documenten) worden vervaardigd. Documenten kunnen in hoeveelheden van enkele tientallen tot tienduizenden verspreid in de maand op verschillende dagen ongesorteerd worden aangeboden, rekening houdend met de verwerkingstijd. Sortering van de aangeboden documenten past niet in het verwerkingsproces van Opdrachtgever. De aangeboden documenten kunnen binnen een Opdracht van verschillende aard zijn en de hoeveelheden zijn per Opdracht ook zeer verschillend. Per dag kunnen meerdere Opdrachten worden aangeboden waarbij adressering in geheel Nederland en het buitenland kan plaats vinden. Gezien de procedures van de Opdrachtgever, waarbij de termijnbewaking volgens de fiscale wetgeving moet plaatsvinden, is het niet mogelijk om de frequentie van het aanbieden van Opdrachten aan te passen aan de postverwerking. Dagelijkse postbezorging is noodzakelijk in verband met dagtekeningen van de diverse documenten en de daarmee samenhangende bezwaartermijnen. De postverwerker moet de frequentie (o.a. dagelijkse bezorging) en grootte (ongesorteerd) van de Opdracht kunnen garanderen. De bulk is als volgt verdeeld: 1. In de maand januari moeten binnen drie weken te rekenen vanaf de eerste aanbieding van documenten ongeveer 150.000 aanslagen zuiveringsheffing/watersysteemheffing ingezetenen ter post worden aangeboden. 2. In de maand februari worden binnen 3 weken te rekenen vanaf de eerste aanbieding van documenten ongeveer 680.000 aanslagen zuiveringsheffing/watersysteemheffing ingezetenen/ gemeentelijke heffingen ter post aangeboden. 3. In de maand mei worden in totaal 140.000 aanslagen watersysteemheffing gebouwd en/of ongebouwd en herinneringen ter post aangeboden. 4. De rest van het jaar zullen verschillende kleine runs voor herinneringen, aanmaningen, dwangbevelen e.a. worden aangeboden. Totaal betreft dit enige tienduizenden stuks.


9 van 85

De hiervoor genoemde aantallen en planning zijn/is indicatief; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend!

1.5.2 Uitvoering De bulk van de werkzaamheden vindt jaarlijks plaats in de maanden februari, mei, juli en augustus. Daarom zullen Opdrachtgever en Inschrijver het concept Implementatieplan zo spoedig mogelijk na gunning van de Opdracht en ondertekening van de Overeenkomst nader op elkaar afstemmen zodat Inschrijver per 1 januari 2014 in staat is om de dienstverlening op een juiste en adequate manier te starten.

1.5.3 Ontwikkeling volume Aanbesteder gaat ervan uit dat de komende jaren het aantal gedrukte documenten verder zal worden beïnvloed door de toenemende digitalisering. Tegelijkertijd bestaat de mogelijkheid dat één of meer nieuwe deelnemers zullen toetreden, terwijl mogelijk bestaande deelnemers uittreden, dan wel wijzigingen doorvoeren in de aard en omvang van de door hen aan SVHW op te dragen werkzaamheden. Deze ontwikkeling kan ook effect hebben op het volume van het aantal te drukken en te verwerken documenten. Op grond daarvan moet onder rekening worden gehouden met een jaarlijkse fluctuatie van ± 15 % ten opzicht van het paragraaf 1.5 aangegeven totaal aantal documenten.

1.6

Huidige situatie SVHW maakt gebruik van de belastingapplicatie van Centric (Key2GH). Voor het opmaken van documenten wordt gebruik gemaakt van het programma KVReport (voor opmaak standaard documenten) en Ascii, PDF, Microsoft Word™ en Microsoft Excel™.

1.6.1 Huidige verwerkingsproces Uitgangspunt is dat de bezorging van de documenten vóór de dagtekening van deze documenten plaats vindt. De verwerkingstermijn is afhankelijk van de grootte van de printopdracht. Er wordt een jaarplanning opgesteld waarin benoemd wordt wanneer welke en hoeveel documenten geprint en gemaild dienen te worden. (zie paragraaf 1.5). In verband met dagtekening en de daaraan gekoppelde bezwaartermijn moet postbezorging plaats kunnen vinden op alle dagen van de week met uitzondering van erkende zon- en feestdagen.

1.6.2 Databestanden SVHW werkt op dit moment met verschillende lay outs. Zodra de Opdracht is gegund zal in afstemming met Opdrachtnemer worden bepaald op welke wijze de bestaande set documenten qua lay out en indeling kan worden gestroomlijnd. Van Opdrachtnemer wordt in dat proces een adviserende bijdrage gevraagd. Inschrijver dient er rekening mee te houden dat SVHW voor ieder van de deelnemende partijen (gemeenten en waterschappen) op de uit te sturen documenten zowel het eigen logo als het logo van de betreffende deelnemer in kleur moet afdrukken. Voor deze logo’s worden PMS kleuren gehanteerd.


10 van 85

1.6.3 Documenten SVHW onderscheidt op dit moment ca. 10 formuliertypen voor Belastingen. Elk van deze formulieren heeft een eigen bewerkingsopdracht. De Aanbesteder onderscheidt op dit moment de volgende (basis)formulieren voor Belastingen, te weten:  A4 formaat 90 grams met accept giro en logo;  A4 80 grams zonder acceptgiro met logo (automatische incasso);  A4 80 grams zonder acceptgiro zonder logo (vervolgvellen). Met betrekking tot de te gebruiken enveloppen worden twee soorten enveloppen C5 gebruikt:  de standaardenvelop met logo;  de envelop voorzien van een speciale tekst ten behoeve van dwangbevelen. Voorlichtingsdrukwerk kan eventuele worden toegevoegd. Dit kan zowel worden toegevoegd na aanlevering van Aanbesteder als door zorg van Inschrijver (na levering van ontwerp door Aanbesteder) Bij alle documenten die van een logo moeten worden voorzien moet het logo van SVHW en het logo van de betreffende deelnemer worden opgedrukt in full color. 1.7

Gewenste situatie Het onderwerp van de aanbestedingsprocedure omvat het verrichten van print-, mail-, couverteer-, verzenden archiveringswerkzaamheden voor Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) ten behoeve van heffings- en invorderingsactiviteiten van de diverse belastingen. Deze activiteit bestaat uit de volgende delen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10. 11. 12.

Het werken volgens de door de Opdrachtgever opgestelde planning; Het uitprinten van formulieren, zoals aanslagen, beschikkingen, standaardbrieven; Het couverteren van de documenten; Het meecouverteren van de bijsluiters die door de Aanbesteder separaat worden aangeleverd, of in overleg bij Leverancier of elders worden geproduceerd; Het snijden, vouwen van prints en toevoegen van één of meerdere bijsluiters; Het apart frankeren van aanslagen met één of meerdere vervolgvellen en aanslagen die naar buitenlandse adressen worden verzonden. De buitenlandse adressen moeten worden voorzien van een priority sticker; Het aanleveren van de gecouverteerde en indien noodzakelijk gefrankeerde documenten bij het postbedrijf; Het bestellen, op voorraad houden en bewaken van de voorraden formulieren en enveloppen; Het op verzoek niet ter post bezorgen van runs, maar naar het betreffende Opdrachtgever sturen; Het leveren van periodieke management informatie, zoals verwerkingsverslagen van aantallen, per frankering groep en voorraadverslagen; Het realiseren van de beveiligde communicatie (data)verbinding tussen het netwerk van Inschrijver en dat van Aanbesteder; Het archiveren en digitaal ontsluiten van de geproduceerde documenten en van de door Opdrachtgever aangeleverde documenten.


11 van 85

Gedurende de looptijd van de Overeenkomst is het niet ondenkbaar dat er nieuwe documenten aan het huidige assortiment worden toegevoegd. De invoering van deze documenten zal in samenspraak tussen de Aanbesteder en de Opdrachtnemer worden doorgevoerd. In hoofdstuk 6 van dit bestek zijn de Primaire eisen en Aanvullende eisen opgenomen van de totale Opdracht.


12 van 85

2.

AANBESTEDINGSPROCEDURE

2.1

Algemeen Op deze openbare aanbestedingsprocedure is de Aanbestedingswet 2012 van toepassing. In deze wet zijn de Europese Richtlijnen nr. 2004/18/EG en 2004/17/EG verwerkt. Dat geldt ook voor het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass). Het betreft hier een 2b dienst en de te volgen openbare aanbesteding zal hieraan voldoen.

2.2

Aankondiging In het kader van de aanbesteding heeft de Aanbesteder op 18 maart 2013 een officiële vooraankondiging gepubliceerd op aanbestedingskalender.nl. Daarnaast heeft Aanbesteder op 16 april 2013 aanvullend een vooraankondiging gedaan op Tenderned, e.e.a. in verband met de vanaf 1 april 2013 geldende nieuwe wettelijke verplichtingen t.a.v. openbare aanbestedingen. Het Bestek zal worden gepubliceerd op Tenderned (www.tenderned.nl) en de internetsite van SVHW: http://www.svhw.nl/index.php?option=com_content&view=article&id=531&Itemid=241

2.3

Communicatie en contactpersoon Binnen het aanbestedingsteam is de adjunct directeur SVHW de contactpersoon voor potentiële Inschrijvers. Alle communicatie dient te worden gericht aan het volgende emailadres: [email protected]. Met betrekking tot deze aanbesteding houdt dit in dat alle communicatie via het e-mailadres van de contactpersoon dient te verlopen. Het is niet toegestaan – op straffe van uitsluiting van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure – andere medewerkers van SVHW over deze aanbesteding direct of indirect te benaderen. Postadres Aanbesteder: TASCLINX Aanbesteding Printservices SVHW 2013 Postbus 77 5240 AB Rosmalen Bezoekadres Aanbesteder: SVHW Rijksstraatweg 3b 3286 LS Klaaswaal E-mailadres Aanbesteder: [email protected]

2.4

Contactpersoon Inschrijver De Opdrachtgever wenst het contact met Inschrijver te laten verlopen via één contactpersoon en één plaatsvervanger van deze contactpersoon. De namen, adressen en telefoonnummers van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger dienen in uw inschrijving te worden vermeld. Beide personen dienen gemachtigd te zijn om namens organisatie van Inschrijver op te treden. De contactpersoon van de Inschrijver en diens plaatsvervanger


13 van 85

dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate te beheersen. De gegevens van beide functionarissen dienen vermeld te worden op het formulier in bijlage 1 2.5

Planning van de aanbesteding Bij de aanbesteding wordt de hierna volgende fasering en planning gehanteerd. Alle data zijn, voor zover geen wettelijke, onder voorbehoud waarbij de grootste mogelijke zorg in acht genomen zal worden om de aanbestedingsdatum te realiseren. De aangegeven data en tijdstippen zijn indicatief. Aan deze planning kunnen geen rechten worden ontleend.

Datum

Actie

18 maart 2013

Versturen vooraankondiging

23 april 2013

Publicatie Bestek

13 mei 2013 voor 12.00 uur

Uiterste datum voor het stellen van vragen door Inschrijvers over het Bestek

16 mei 2013

Verzenden 1 Nota van Inlichtingen

23 mei 2013

Verzenden laatste Nota van Inlichtingen

30 mei 2013 voor 12.00 uur

Uiterste datum en tijdstip van ontvangst van inschrijvingen (fatale termijn)

30 mei 2013 14.00 uur

Opening Inschrijvingen en start Beoordeling inschrijvingen

13 juni 2013

Verzending voornemen tot gunning

13 juni – 28 juni 2013

Stand still periode

1 juli – 12 juli 2013

Proof of concept

17 juli 2013

Definitieve gunning

1 januari 2014

Ingangsdatum overeenkomst

e

Aan het bovenstaande overzicht van data en tijdstippen kunnen geen rechten worden ontleend.


14 van 85

Vanaf de datum van verzending van de voorlopige gunningsbeslissing is er gedurende 7 kalenderdagen gelegenheid tot het stellen van vragen en gedurende 20 kalenderdagen gelegenheid uw bezwaren ten aanzien van deze voorlopige gunningsbeslissing schriftelijk (per brief of per e-mail) kenbaar te maken. Indien binnen 20 dagen na verzending van de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig is gemaakt tegen de gunningsbeslissing van de Aanbesteder, zal de Aanbesteder niet overgaan tot gunning van de Opdracht voordat in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt. Een Inschrijver of Inschrijver aan wie de voorlopige gunning niet is toegewezen dient indien gewenst binnen de eerder genoemde termijn van 20 dagen een kort geding aanhangig te maken op straffe van verval van het recht. Voorts zijn de volgende bepalingen van kracht: 

 

2.6

De Aanbesteder zal de Inschrijving, alle bijlagen, verklaringen, documentatie en dergelijke die Inschrijver in het kader van de Aanbesteding toezendt, afgeeft of laat afgeven vertrouwelijk behandelen; De door Inschrijver verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd, tenzij deze te laat is ontvangen; Het risico van het ontbreken van informatie en / of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij Inschrijver en kan leiden tot puntenverlies.

Opvragen Bestek, vragen, onduidelijkheden

2.6.1 Opvragen Bestek Het Bestek kan door geïnteresseerden worden opgevraagd bij Tenderned (www.tenderned.nl) en bij SVHW via de internetsite op http://www.svhw.nl/index.php?option=com_content&view=article&id=531&Itemid=241.

2.6.2 Vragen Een (kandidaat) Inschrijver kan vragen en/of op- en aanmerkingen naar aanleiding van dit Bestek en de overige aanbestedingsdocumenten uitsluitend per e-mail aan de Aanbesteder kenbaar maken. De vragen, op- en aanmerkingen dienen, gesteld in het Nederlands, te worden gericht aan het in dit Bestek genoemde e-mailadres van [email protected]. in het formaat dat is bijgevoegd in Bijlage 9. De (kandidaat) Inschrijver dient zichzelf ervan te vergewissen dat zijn/haar bericht de Aanbesteder heeft bereikt (bijvoorbeeld door gebruik te maken van een ontvangstbevestiging). Door of namens de Aanbesteder verstrekte inlichtingen zijn alleen bindend voor zover deze schriftelijk in de vorm van een Nota van Inlichtingen zijn vastgelegd. De vragen of op- en aanmerkingen dienen te worden gericht aan de in paragraaf 2.3 genoemde contactpersoon. Vragen die tijdig binnen de vragenronde zijn ingediend, worden geanonimiseerd en schriftelijk opgenomen in de vorm van een Nota van Inlichtingen voorzien van de bijbehorende antwoorden. De vragen worden beantwoord in een of meer Nota(‘s) van Inlichtingen. De laatste Nota van Inlichtingen wordt verzonden uiterlijk 6 dagen voor de uiterste datum voor het indienen van de Inschrijvingen (23 mei 2013). © 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1

15 van 85

Indien de (kandidaat) Inschrijver zich als belangstellende heeft geregistreerd op de website van de Aanbestedingskalender.nl ontvangt hij automatisch een e-mailbericht dat de Nota van Inlichtingen gepubliceerd is. De planning voor het verschijnen van de Nota van Inlichtingen is vermeld in paragraaf 2.4.

2.6.3 Onduidelijkheden/Onvolkomenheden/Tegenstrijdigheden Dit document is met grote zorg samengesteld. De Aanbesteder verwacht een proactieve houding van de (kandidaat) Inschrijvers. Mocht u onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient u deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 9 kalenderdagen vóór de sluitingsdatum 30 mei 2013, dus uiterlijk 21 mei 2013, voor het indienen van de Inschrijving, aan de onder paragraaf 2.3. genoemde contactpersoon per email kenbaar te maken met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen. Na het verstrijken van de uiterste termijn (zie voorgaande alinea en paragraaf 2.5) waarbinnen de Inschrijvingen moeten zijn ingediend kunnen de (kandidaat) Inschrijvers geen bezwaar meer maken tegen eventuele onduidelijkheden/onvolkomenheden/ tegenstrijdigheden in de aanbestedingsdocumenten. Derhalve verliezen de (kandidaat) Inschrijvers hun recht om na de aanbesteding alsnog bezwaar te maken tegen (de gevolgen van) eventuele schendingen van het (aanbestedings)recht, voor zover daarvan sprake zou zijn in de aanbestedingsdocumenten. De Aanbesteder is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de gevolgen van eventuele onduidelijkheden/onvolkomenheden/tegenstrijdigheden in de aanbestedingsdocumenten. Indien naderhand blijkt dat er onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in dit Bestek zitten en deze niet door Inschrijver zijn gemeld, zal dit in het voordeel van de Aanbesteder worden uitgelegd.

2.7

Overige voorwaarden De Aanbesteder hanteert de onderstaande overige voorwaarden voor deelname aan de inschrijving: 1. Door het doen van een Inschrijving verklaart (kandidaat) Inschrijver zich akkoord met het voorbehoud en het daaromtrent gestelde; 2. De Aanbesteder heeft geen verplichting tot gunning. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen; 3. Door het indienen van een Inschrijving wordt de Inschrijver geacht onverkort en onvoorwaardelijk met de inhoud en bepalingen van de aanbestedingsdocumenten te hebben ingestemd; 4. De (kandidaat) Inschrijver dient de inschrijving geheel in overeenstemming met dit Bestek en bijbehorende documenten aan te leveren;


16 van 85

5. De (kandidaat) Inschrijver dient door een daartoe rechtsgeldig bevoegd persoon te worden ondertekend; 6. De inschrijving dient voor de Aanbesteder geheel kosteloos te zijn; 7. Een eventuele opdracht zal gebaseerd zijn op de overeenkomst, die in aansluiting op de definitieve Gunning zal worden opgesteld; 8. De eventuele algemene verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden van de (kandidaat) Inschrijver worden uitdrukkelijk uitgesloten; 9. De Inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contacten en overeenkomsten zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden; 10. De (kandidaat) Inschrijver mag de gegevens, die de Aanbesteder in verband met deze procedure ter beschikking stelt, alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt; 11. Intellectueel eigendom. Dit Bestek en de bijbehorende eventuele toelichting en bijlagen mogen uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Het is niet toegestaan het Bestek en bijbehorende documenten aan derden ter beschikking te stellen of voor een ander doel dan waarvoor deze zijn verstrekt te verveelvoudigen; 12. Het is Inschrijver niet toegestaan medewerk(st)ers van de Aanbesteder tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen, anders dan verwoord in dit document; 13. Indien zich wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in de organisatie en/of bedrijfsvoering van de (kandidaat) Inschrijver die van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbesteding, resp. de aanbieding die door de (kandidaat) Inschrijver is gedaan, dan dient de (kandidaat) Inschrijver dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de contactpersoon als vermeld onder paragraaf 2.3 resp. de Opdrachtgever; 14. Indien de (kandidaat) Inschrijver gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat hij voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt de Aanbesteder zich het recht voor de inschrijving van de betreffende (kandidaat) Inschrijver om die reden terzijde te leggen en niet verder in de beoordeling mee te nemen; 15. De (kandidaat) Inschrijver heeft in bovenstaande situaties geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en / of anderszins; 16. De Aanbesteder zal de inschrijving, alle bijlagen, verklaringen, documentatie en dergelijke die door de (kandidaat) Inschrijver in het kader van de aanbesteding worden ingediend, afgeeft of laat afgeven vertrouwelijk behandelen; 17. De door de (kandidaat) Inschrijver verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd, tenzij deze te laat is ontvangen; 18. Het risico van het ontbreken van informatie en / of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust nadrukkelijk bij de (kandidaat)


17 van 85

Inschrijver en kan leiden tot puntenverlies. 19. Nadere inlichtingen als bedoeld in artikel 41 lid 5 Bao per Inschrijver, worden alleen verstrekt indien de Inschrijver daar gemotiveerd en op schrift om verzoekt. Het is aan de Aanbesteder of dit verzoek wordt gehonoreerd. Indien de Aanbesteder het verzoek niet honoreert wordt de (kandidaat) Inschrijver geïnformeerd en zijn vraag ter zijde gelegd. 20. Ingeval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en dit Bestek prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. 2.8

Financiële voorwaarden

2.8.1 Geldigheidsduur inschrijving De inschrijving dient een geldigheidsduur te hebben van 120 kalenderdagen gerekend vanaf de uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen (zie paragraaf 2.5).

2.8.2 Prijsniveau en -wijzigingen De overeengekomen Prijzen zijn geldig voor het gehele jaar 2014 en kunnen derhalve niet tussentijds aangepast worden. Vervolgens zullen prijzen jaarlijks per 1 januari, dus voor het eerst per 1 januari 2015, aangepast (kunnen) worden. Daar waar indexering wordt overeengekomen (die overigens zowel positief als negatief kan uitvallen) zal deze te allen tijde gelimiteerd zijn tot de hoogte van de CBS-index, zakelijke dienstverlening . Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn in hele Euro’s, exclusief BTW. Eventuele betalingskortingen dienen duidelijk te worden vermeld. De door de (kandidaat) Inschrijver aangeboden prijzen en tarieven dienen inclusief overige belastingen en / of heffingen te zijn.

2.8.3 Betaling De betaling van verschuldigde kosten voor door leverancier (na sluiten van de Overeenkomst) geleverde producten of diensten, vindt plaats conform de afspraken die worden vastgelegd in de Overeenkomst, op te stellen na de definitieve Gunning en gebaseerd op dit Bestek. Het concept van deze Overeenkomst is bijgevoegd in bijlage 18. 2.9

Aanleveren van de Inschrijving

2.9.1 Inleververplichtingen De uiterste inleverdatum van de Inschrijving is vastgesteld op 30 mei 2013 te 12.00 uur. De hiervoor genoemde datum en het hiervoor genoemde tijdstip hebben een fataal karakter: Inschrijvingen die niet tijdig zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen en zullen ongeopend worden geretourneerd. De (Kandidaat) Inschrijver draagt het risico en de bewijslast van de juiste, volledige en tijdige indiening van zijn Inschrijving. Een met strafport bezwaarde Inschrijving zal worden geweigerd.


18 van 85

De Inschrijving en de bijbehorende bijlagen dienen in een gesloten blanco enveloppe of doos aangeboden te worden, waarbij op de enveloppe of doos linksboven de volgende tekst dient te worden vermeld: NIET OPENEN/VERTROUWELIJK Aanbesteding Printservices SVHW 2013 Aanbieding kan als volgt geschieden: In persoon: Aanbieding bij de receptie van SVHW, Rijksstraatweg 3a te Klaaswaal of Per post, onder gebruik van de volgende adressering: TASCLINX BV Aanbesteding Printservices SVHW 2013 Postbus 77 5240 AB Rosmalen LET OP! Inschrijving per fax, e-mail, alsmede Inschrijvingen geadresseerd aan het postbusadres of het antwoordnummer van SVHW, alsmede met strafport bezwaarde inzendingen worden niet geaccepteerd. Te late of onjuiste indiening komt voor rekening van de Inschrijver. Inschrijvingen die na de sluitingstermijn worden ontvangen, z ullen niet in behandeling worden genomen. 2.10 Uitsluitingsgronden De volgende uitsluitingsgronden worden gehanteerd. 1. Inschrijvers die in één of meer van de omstandigheden verkeren als bedoeld in artikel 45 van de Richtlijn 2004/18/EG, 2. Inschrijvers die de Inschrijving niet op uiterlijk 30 mei 2013 voor 12:00 uur hebben ingeleverd, 3. Inschrijvers die niet alle gevraagde verklaringen, bijlagen en informatie volledig ingevuld en ondertekend hebben overgelegd. Voor de Opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van Inschrijving als op het moment van gunning voldoen aan de eisen die in de Aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. De Inschrijving dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan behoudt de Aanbesteder zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure. Inschrijvingen worden eveneens buiten beschouwing gelaten indien zij onregelmatig of niet aanvaardbaar zijn, respectievelijk niet passend zijn.


19 van 85

2.11 Overeenkomst De inhoud van de Overeenkomst wordt na gunning opgesteld op basis van het Bestek en de Nota van Inlichtingen. De initiële looptijd van de Overeenkomst bedraagt drie (3) jaar met een eenzijdige optie voor de Aanbesteder tot verlenging met tweemaal één (1) jaar. De beoogde ingangsdatum van de initiële contractperiode is 1 januari 2014. De beoogde einddatum is 31 december 2016 of per direct, en dit ook na het lichten van de 1e en/of 2e optionele verlenging of de datum dat SVHW een samenwerkingsverband is aangegaan met een of meer andere partijen waarbij Printservices onderdeel uitmaakt van het pakket diensten dat worden verleend. 2.12 Inkoopvoorwaarden De Inkoopvoorwaarden van diensten van SVHW maken samen met de Overeenkomst en nadere overeenkomsten onlosmakelijk onderdeel uit van dit Bestek. Deze voorwaarden zijn als bijlage 17 bij dit bestek opgenomen. 2.13 Voorbehoud (Kandidaat) Inschrijvers conformeren zich door deelname aan deze aanbestedingsprocedure respectievelijk door het indienen van een Inschrijving, volledig en onvoorwaardelijk aan de eisen, voorwaarden, criteria en overige verplichtingen die in dit Bestek inclusief Bijlagen worden genoemd. De Inschrijving bevat, behoudens waar dat uitdrukkelijk wordt gevraagd/toegestaan, dus ook geen voorbehoud ter zake van toekomstige ontwikkelingen. U voegt tevens een verklaring toe waarin u aangeeft akkoord te gaan met de onderhavige aanbestedingsprocedure en verklaart tevens dat alle vragen en door u verstrekte verklaringen naar waarheid zijn beantwoord en dat de Inschrijving volledig is. Hiervoor gebruikt u bijlage 0 2.14 Terugtrekking De Inschrijvers kunnen hun Inschrijving terugtrekken tot de datum en het tijdstip waarop de Inschrijvingen uiterlijk moeten zijn ingediend (30 mei 2013). Terugtrekking van de Inschrijving dient tijdig te geschieden door middel van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring die rechtsgeldig ondertekend is. 2.15 Rechtsgeldige ondertekening Onder rechtsgeldige ondertekening wordt bedoeld dat de Inschrijving en alle volgens het Bestek gevraagde en noodzakelijke bijbehorende documenten en verklaringen moeten worden ondertekend door het hoogste management van de onderneming van de Inschrijver (bij een BV/NV: de statutair bestuurder(s)). Deze natuurlijke persoon/personen moet/moeten (tezamen) bevoegd zijn om de Inschrijver rechtsgeldig te vertegenwoordigen. Om de vertegenwoordigingsbevoegdheid te kunnen vaststellen, is het noodzakelijk dat er bij de Inschrijving een recent (maximaal 6 maanden oud, te rekenen vanaf de uiterste inschrijftermijn) uittreksel wordt gevoegd uit het handelsregister.


20 van 85

De vertegenwoordigingsbevoegdheid van degene(n) die de verklaring heeft/hebben ondertekend, dient te blijken uit dit uittreksel. Indien de Inschrijver een maatschap of een vennootschap onder firma is, kan de vertegenwoordigingsbevoegdheid ook worden aangetoond door een kopie van het maatschaps- of vennootschapscontract bij de Inschrijving te voegen. 2.16 Kostenvergoeding Het vervaardigen en uitbrengen van een Inschrijving geeft de Inschrijver geen recht op vergoeding van de kosten van de Inschrijving, ook niet in het geval Aanbesteder de gehele aanbesteding of een deel daarvan opschort of volledig stop zet. De ontvangen Inschrijvingen en de daarbij behorende stukken zullen na afloop niet worden geretourneerd.


21 van 85

3.

GESCHIKTHEIDSEISEN EN UITSLUITINGSGRONDEN

3.1

Algemeen De Inschrijver dient aan te tonen dat hij een geschikte kandidaat is op grond van de Uitsluitingsgronden, de criteria van economische en financiële draagkracht en technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid. Aan deze selectiecriteria wordt geen score toegekend. Bij het niet voldoen aan één of meer van deze criteria wordt Inschrijver niet geselecteerd. De Inschrijver dient ten bewijze hiervan een aantal documenten in te dienen en vragen te beantwoorden. De documenten dienen te worden voorzien van een datum, naam en ondertekening van de gemachtigde van de Inschrijver. In bijlage 2 is een "Eigen verklaring’ volgens het standaard formaat van de Rijksoverheid opgenomen. Deze "Eigen verklaring’ ’ dient u in te vullen en door de rechtsgeldig daartoe bevoegde persoon te laten ondertekenen en vervolgens conform bij uw Inschrijving te voegen. De Aanbesteder kan een Inschrijver verzoeken, conform de in de Eigen Verklaring gestelde termijnen, om bewijsstukken of verklaringen dat hij niet verkeert in één van de in de Eigen Verklaring genoemde omstandigheden of ter verifiëring van de verklaringen.

3.2

Continuïteit, draagkracht en capaciteit De Aanbesteder wil er zeker van zijn dat hij gaat samenwerken met een betrouwbare Inschrijver die in het recente verleden heeft aangetoond te beschikken over voldoende continuïteit, eigen capaciteit en kwaliteit, zowel qua bemensing, maar ook in bedrijfs economisch en financieel opzicht. De geschatte waarde van deze opdracht is van dien aard dat Aanbesteder zoekt naar partijen die in ieder geval in staat zijn om het door Aanbesteder jaarlijks aangeboden volume aan orders conform dit Bestek te realiseren. Vanwege het feit dat betaling van verleende diensten telkens eerst plaats vindt na volledige afronding van de betreffende activiteit, dient Inschrijver er zorg voor te dragen dat de door hem gemaakte kosten in eerste instantie worden voorgefinancierd. Aanbesteder wil er zeker van zijn dat te allen tijde voldoende capaciteit vanuit Inschrijver beschikbaar is. Dit mag op geen enkele wijze nadelig worden beïnvloed door financiële of budgettaire beperkingen van Inschrijver. De Inschrijver dient zelfstandig, dus niet in samenwerking of coöperatie met anderen, op het moment van Inschrijving over de laatste 2 afgesloten boekjaren een gemiddelde jaaromzet in vergelijkbare opdrachten van tenminste € 1.500.000 te hebben gehad. Voorts dient de draagkracht en capaciteit van Inschrijver te worden aangetoond uit het feit dat door Inschrijver op te dragen orders met eigen personeel en niet via uitbesteding of onderaanneming worden uitgevoerd. De verklaring hieromtrent tekent u aan in bijlage 6.

3.3

Beroeps- en technische bekwaamheid De Inschrijver moet bij zijn Inschrijving een uittreksel van de inschrijving in het handelsregister te overleggen. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan zes (6) maanden, te rekenen vanaf de uiterste inschrijftermijn voor deze aanbesteding en dient de huidige situatie van de rechtspersoon weer te geven.


22 van 85

De technische vakbekwaamheid van de Inschrijver moet blijken uit tenminste 3 referenties van eerder uitgevoerde opdrachten op het gebied van printservicediensten voor met Aanbesteder in omvang en aard vergelijkbare (overheids)organisatie. De referenties zijn niet ouder dan 3 jaar en moeten te minste hebben plaatsgevonden in jaren 2010, 2011 of 2012. De eisen die in dit verband worden gesteld zijn: 1. Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met opdrachten waarbij op jaarbasis de minimale verwerking van 1,1 miljoen documenten (printen, mailverwerking, couverteren en verzenden. 2. De verwerking moet bovendien in batches van tot 700.000 binnen een periode van 3 weken zijn gerealiseerd door één en dezelfde Opdrachtnemer. 3. Minimaal één referentie dient aan te tonen dat Opdrachtnemer ervaring heeft met Opdrachten binnen de non-profit sector, specifiek gemeenten en waterschappen. Aan de op te voeren referenties worden verder de volgende aanvullende voorwaarden verbonden: 1. Indien gebruik gemaakt wordt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract worden opgegeven en kan niet volstaan worden met een prognose van de resultaten; 2. Indien meer dan drie (3) referentieopdrachten worden opgegeven, beoordeelt Aanbesteder slechts de eerste drie (3) opgegeven referenties; 3. Indien minder dan drie (3) referenties worden opgegeven wordt de inschrijving terzijde gelegd; 4. Een referentie mag slechts één (1) keer gebruikt worden. Voor iedere referentie dient Inschrijver gebruik te maken van het format zoals opgenomen in bijlage 7. Op verzoek van de Aanbesteder dient Inschrijver binnen 3 werkdagen nadere projectdocumentatie te overleggen. Aanbesteder behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst van Inschrijver contact op te nemen met de door Inschrijver vermelde Opdrachtgevers van de betreffende referenties om de door Inschrijver opgegeven informatie te verifiëren.

3.4

Kwaliteitsborging Inschrijver dient aan te tonen dat hij een goede kwaliteitsbewakingsregeling heeft. Aanbesteder gaat primair uit van ISO 9000 certificering. Toegelaten is ook een andere kwaliteitsbewakingsregeling die is gebaseerd op de Europese normenreeksen op dit terrein en die is gecertificeerd door een instantie die voldoet aan de Europese normenreeks voor certificering. Eventueel kunnen bewijzen van gelijkwaardige maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking van ondernemers, mits de gelijkwaardigheid tot genoegen van de Aanbesteder kan worden aangetoond. Ten aanzien van de informatiebeveiliging wordt het beschikken van Inschrijver over een geldig ISO 27002 certificaat als pluspunt gewaardeerd.

3.5

Model K Met het overleggen van een ingevulde en ondertekende Model K verklaring verklaart de Inschrijver dat zijn inschrijving niet is beïnvloed door een onrechtmatige


23 van 85

mededingingsafspraak gemaakt met concurrenten (samenspanning). De verklaring dient ondertekend te zijn door de hoogst verantwoordelijke bestuurder die, voor deze specifieke aanbesteding, de Inschrijver rechtsgeldig vertegenwoordigt. Het niet (tijdig), onvolledig of niet naar waarheid ingevuld aanleveren van een rechtsgeldig ondertekende Model K verklaring leidt in alle gevallen tot ongeldigheid van de inschrijving. Model K dient in gevuld te worden in bijlage 8. 3.6

Gedraging in strijd met Nederlands of Europees mededingingsrecht Inschrijvers dienen zich te onthouden van gedragingen die in strijd zijn met het bij of krachtens het Nederlandse of Europese mededingingsrecht bepaalde waaronder strijdig overleg voorafgaande aan de aanbesteding waarbij de in te dienen prijzen en voorwaarden, voorwaarden van werkverrichting en/of de wijze van inschrijven onderling wordt afgestemd. In dit verband dient de als bijlage 3 bedoelde ‘Verklaring Bestuurder’ te worden ondertekend door de statutair bestuurder die de Inschrijver rechtsgeldig vertegenwoordigt, en als zodanig in de Inschrijving bij de Kamer van Koophandel (of een vergelijkbare Inschrijving in het land van vestiging) is opgenomen.


24 van 85

4.

VOORSCHRIFTEN EN OVERIGE EISEN VOOR DEELNAME

4.1

Vormvereisten De Inschrijver dient zijn inschrijving in 3-voud in te dienen, d.w.z. 2 exemplaren op papier waarvan 1 volledig en in origineel ondertekend op papier, 1 direct kopieerbare complete set, echter ongebonden en zonder tabbladen, brochures, enz. en 1 digitaal exemplaar in Word formaat op CD/DVD of USB stick. De Inschrijving dient verder te zijn voorzien van een rechtsgeldig ondertekend Inschrijfbiljet (zie bijlage 0).

4.2

Algemene bedrijfsinformatie Inschrijver wordt verzocht om de bedrijfsgegevens te vermelden op het in bijlage 1 opgenomen formulier “Bedrijfsgegevens Inschrijver” (zie bijlage 1) .

4.3

Samenwerkingsverband Een (zelfde) ondernemer/onderneming mag slechts één Inschrijving indienen. Niet voldoen aan dit voorschrift betekent dat Aanbesteder het recht heeft om alle Inschrijvingen van de betreffende Inschrijver respectievelijk van alle Inschrijvingen waarin de betreffende Inschrijver participeert terzijde te leggen. Het is niet toegestaan de uitvoering van de opdracht via onderaanneming of uitbesteding uit te voeren.

4.4

Indeling Inschrijving Inschrijvers worden verzocht de volgende indeling qua tabs aan te houden: Tab 1 Tab 2 Tab 3 Tab 4

Tab 5

Tab Tab Tab Tab Tab Tab Tab Tab Tab Tab

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Inschrijvingsformulier (zie bijlage 0) Bedrijfsgegevens inschrijver (zie bijlage 1). Uittreksel Kamer van Koophandel. Overzicht Primaire eisen (zie paragraaf 6.4) incl. eventuele annexen (zie bijlage 11). De annexen dienen voorzien te zijn van het nummer van de Primaire eis waarop ze betrekking hebben. Overzicht Aanvullende eisen (zie paragraaf 6.4.) incl. eventuele annex (zie bijlage 12). De annexen dienen voorzien te zijn van het nummer van de Aanvullende eis waarop ze betrekking hebben. Ingevulde prijstabel (zie bijlage 4). Ingevuld model Eigen Verklaring (zie bijlage 2). Ingevulde verklaring Bestuurder (zie bijlage 3). Ingevulde Holding verklaring (zie bijlage 5). Ingevulde verklaring financiële draagkracht (zie bijlage 6). Ingevuld overzicht referenties (zie bijlage 7). Ingevuld Model K (zie bijlage 8). Ingevulde Verklaring akkoord procedure (zie bijlage 10). Ingevulde Verklaring Bewaartermijnen (zie bijlage 16) Overige bijlagen door Inschrijver te verstrekken.


25 van 85

4.5

Varianten Het indienen van varianten en/of alternatieven is niet toegestaan. Indien op grond van dit bestekdoor één Inschrijver meerdere inschrijvingen worden ingediend, wordt geen va n deze inschrijvingen in behandeling genomen.


26 van 85

5.

BEOORDELING EN GUNNING

5.1

Algemeen De gunning wordt verleend onder voorbehoud van beschikbaarstelling van de financiële middelen bij SVHW als Aanbesteder. Indien er overschrijding dreigt voor het beschikbaar budget, dan kan SVHW de Aanbestedingsprocedure staken. De gunning wordt gebaseerd op: 1. Beoordeling van de offerte; 2. Ingewonnen informatie bij referentieadressen. De offertes zullen worden beoordeeld op de economische meest voordelige aanbieding (EMVI). Daarbij wordt uitgegaan van de totaalprijs over de totale contractduur. Er zal een afweging worden gemaakt tussen de prijsstelling en de hierna aan te geven criteria. De Aanbesteder verwacht van de Inschrijvers een reële aanbieding, die de toepassing van de beoordelingssystematiek van de ingediende aanbiedingen op geen enkele wijze belemmert.

5.2

Realistische prijzen en kosten Bij de opgave van de prijzen en kosten is de Inschrijver verplicht om een realistische en marktconforme opgave te doen. Indien er sprake is van geen of zeer lage kosten voor één van de gevraagde kostenrubrieken, dan dient de Inschrijver te onderbouwen op grond waarvan deze evident lage kosten worden verantwoord. Kortingen op prijzen en kosten mogen worden gegeven, mits deze korting niet alsnog anderszins in rekening bij de Aanbesteder worden gebracht, bijvoorbeeld door deze te verrekenen met respectievelijk door te belasten op andere prijzen respectievelijk prijsonderdelen. Manipulatieve prijs- en kostenopgaven worden niet geaccepteerd en kunnen voor de Aanbesteder aanleiding zijn om de Inschrijver direct van verdere deelname aan de Inschrijving uit te sluiten. Daarenboven behoudt de Aanbesteder zich het recht voor om een strategische Inschrijving te ecarteren als deze evident niet de beste Inschrijving is, dan wel een overall kostenopstelling oplevert die voor de Aanbesteder evident nadelig is. Naast het verkrijgen van algemene informatie over de Inschrijver behoudt Aanbesteder zich het recht voor om, indien de indruk zou ontstaan, dat een Inschrijver van een nietmarktconforme prijs offreert, bij de opgegeven referentie organisaties na te gaan welke gemiddelde prijs per jaar daar wordt gehanteerd en op basis daarvan de mate van marktconformiteit te bepalen.

5.3

Beoordelingscommissie De beoordeling wordt uitgevoerd door een speciale beoordelingscommissie onder leiding van de (adjunct) directeur SVHW. Van deze commissie maken verder deel uit te minste één afdelingshoofd, één applicatiebeheerder en de extern adviseur.


27 van 85

5.4

Procedure Beoordeling van de Inschrijvingen vindt plaats volgens de volgende stappen: 1. 2.

Openen van de Inschrijvingen. Controle op de voorschriften voor deelname en het doen van een Inschrijving (hoofdstuk 2 van het Bestek); 3. Controle Inschrijvers op de aanwezigheid van uitsluitingsgronden (hoofdstuk 2,3 van het Bestek); 4. Beoordeling Inschrijvers aan de hand van de geschiktheidseisen (hoofdstuk 2,3 en 4 van het Bestek); 5. Beoordeling Inschrijvingen aan de hand van de Primaire Eisen (hoofdstuk 6, paragraaf 6.4 van het Bestek); 6. Beoordeling Inschrijving aan de hand van de Aanvullende Eisen (hoofdstuk 6, paragraaf 6.4) 7. Beoordeling/verificatie referenties; 8. Beoordeling Inschrijvingen op de aangeboden tarieven conform het ingevulde Prijstabel (zie Bijlage 4); 9. Besluit tot voorlopige gunning; 10. Proof of Concept en beoordeling daarvan; 11. Besluit tot definitieve gunning. 5.5

Nadere uitwerking

5.5.1 Opening van de Inschrijvingen De opening van de Inschrijvingen vindt plaats op 30 mei 2012 na 14.00 uur bij SVHW te Klaaswaal. Bij de opening van de Inschrijvingen zullen geen Inschrijvers aanwezig kunnen zijn. De opening geschiedt door de (adjunct) directeur van SVHW in het bijzijn van de projectadviseur. Van de opening wordt een Proces Verbaal opgemaakt.

5.5.2 Controle van de Inschrijvingen De Inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd aan de hand van de voorschriften voor deelname en het doen van een Inschrijving zoals vermeld in hoofdstuk 2. Een nietcomplete of onjuiste Inschrijving leidt tot uitsluiting van Inschrijver. Aanbesteder kan, echter alleen in geval van een kennelijke vergissing die eenvoudig te herstellen is, Inschrijver in de gelegenheid stellen een gebrek binnen een termijn van één werkdag, te rekenen vanaf het moment van het verzoek daartoe, te herstellen. Uitdrukkelijk wordt gesteld dat dit volledig ter beoordeling van de Aanbesteder is.

5.5.3 Controle Inschrijver op uitsluitingsgronden Inschrijvingen die voldoen aan de voorschriften zoals gesteld in hoofdstuk 2 worden vervolgens gecontroleerd op de uitsluitingsgronden zoals vastgesteld in hoofdstuk 2 . Aan de hand van de Eigen Verklaring wordt vastgesteld of er één of meer uitsluitingsgronden op de Inschrijving van toepassing zijn. Indien één of meer van de hiervoor genoemde uitsluitingsgronden op de Inschrijver van toepassing zijn, wordt hij van (verdere) deelname uitgesloten.


28 van 85

5.5.4 Beoordeling Inschrijver op de geschiktheidseisen De Inschrijvers/Inschrijvingen die worden toegelaten na toetsing op de in de vorige paragrafen vermelde eisen worden toegelaten tot de ‘selectiefase’. In deze fase wordt beoordeeld of de Inschrijvers over de minimaal vereiste financiële en economische draagkracht beschikken en of zij aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid voldoen. Indien dat niet (volledig) het geval is, worden deze Inschrijvers als ongeschikt aangemerkt en worden hun Inschrijvingen niet verder (inhoudelijk) behandeld.

5.5.5 Beoordeling Inschrijvingen aan de hand van de Primaire Eisen Als aan alle geschiktheidseisen wordt voldaan wordt vastgesteld of ook aan alle eisen wordt voldaan zoals gesteld in het Programma van Eisen (knock-out eisen). De beoordeling hiervan vindt plaats door controle van de primaire eisen zoals opgenomen in hoofdstuk 6, paragraaf 6.2. Indien een Inschrijving niet (volledig) voldoet aan deze eisen, wordt de betreffende Inschrijving als niet-besteksconform (is ongeldig) terzijde gelegd. Slechts de (besteksconforme) Inschrijvingen die (volledig) aan alle eisen voldoen, worden beoordeeld op tarieven.

5.5.6 Beoordeling Inschrijvingen aan de hand van de Aanvullende Eisen Als aan alle primaire eisen (zie vorige paragraaf) wordt voldaan dan worden de reacties van de Inschrijver op de Aanvullende Eisen beoordeeld. De beoordeling hiervan vindt plaats door vast te stellen in welke mate aan alle Aanvullende eisen wordt voldaan. Indien een Inschrijver niet (volledig) voldoet aan één of meer van de Aanvullende eisen voldoet, dan wordt voor de niet realiseerde Aanvullende eis punten in mindering gebracht conform het gestelde in paragraaf 5.5.8 en verder.

5.5.7 Beoordelingscriteria De beoordeling van de Inschrijving geschiedt op basis van de relatieve weging van de Inschrijvingen, waarbij de economisch meest voordelige inschrijving die Inschrijving is, die op het totaal van kwaliteit en prijs de hoogste score heeft behaald.


29 van 85

5.5.8 Beoordeling Inschrijvingen Bij de boordeling van Prijs en Kwaliteit telt de Prijs telt voor 60 % en de Kwaliteit 40% in de per Inschrijver te behalen eindscore. Voor de Prijs zijn maximaal 600 punten te behalen en voor de Kwaliteit 400. Wanneer een Inschrijver aan alle Aanvullende eisen volledig voldoet dan krijgt hij 400 Punten. Als hij ook de laagste Prijs heeft dan krijgt hij daarvoor 600 punten. De maximaal te behalen score is derhalve 400 + 600 = 1000 punten. Gunningscriterium

Subgunningscriterium

Max. aantal te behalen punten per onderdeel

Kwaliteit Subcriterium 1A

Aanv. Eis 1, werken volgens planning Aanv. Eis 2, bijsluiters

30 punten 25 punten

Aanvullende Eisen behorende bij de

Aanv. Eis 3, formulieren Aanv. Eis 4, QR code

25 punten 5 punten

deelprocessen

Aanv. Eis 5, documenten

25 punten

Aanv. Eis 6, ter post aanbieden Aanv. Eis 7, data-uitwisseling

20 punten 20 punten

SUBTOTAAL 1A

150 punten

Subcriterium 1B

Aanv. Eis 8, implementatie

50 punten

Overige Aanvullende

Aanv. Eis 9, flexibiliteit Aanv. Eis 10, toekomstvisie

90 punten 20 punten

Aanv. Eis 11, samenwerking Aanv. Eis 12, digitalisering

45 punten 30 punten

Aanv. Eis 13, duurzaam

15 punten

eisen

SUBTOTAAL 1B

250 punten

Prijs Totaal prijs SUBTOTAAL TOTAAL

600 punten 600 punten

KWALITEIT EN PRIJS

1000 punten

5.5.9 Beoordeling Inschrijvingen op Prijs De Prijs telt voor 60 % in de per Inschrijver te behalen eindscore. De beoordeling op Prijs zal plaatsvinden aan de hand van het ingevulde prijstabel conform het format zoals opgenomen onder Bijlage 4 en op de wijze zoals beschreven in dit hoofdstuk. De prijs die wordt meegenomen in de beoordeling is de totaalprijs over de gehele contractduur, die is vermeld in bijlage 4 (eerste werkblad met de naam ‘Basis’). Onder gehele contractduur wordt verstaan de initiële contractperiode. Aanbesteder gaat ervan uit


30 van 85

dat de opgegeven prijs per jaar wordt gehandhaafd indien de initiële contractperiode wordt verlengd op basis van het gestelde in de overeenkomst (zie bijlage 18). Daarbij geldt de mogelijkheid voor het eventueel toepassen van een jaarlijkse CBS verhoging (zie paragraaf 2.8.2). De Inschrijver met de laagste prijs krijgt 600 punten. Bij deze Inschrijver wordt bepaald wat het aantal punten per € 10.000 is. Bij de opgevoerde Prijs worden prijzen afgerond op basi s van de volgende regel: < € 500 wordt afgerond naar het dichtstbijzijnde lagere duizendtal en >=€ 500 afgerond naar het dichtstbijzijnde hogere duizendtal. De scores op Prijs van de Inschrijvers wordt bepaald op basis van het verschil in Prijs tussen de laagste Inschrijver en de betreffende hogere Inschrijver. Daarbij wordt het verschil in Inschrijvingsprijs uitgedrukt in het aantal maximaal te behalen punten minus het aantal punten dat de betreffende Prijs verschilt t.o.v. de Prijs van de laagste Inschrijver. In bijlage 4 wordt Inschrijver ook gevraagd indicatief een opgave te doen van de prijzen die gelden wanneer het ion dit bestek opgegeven volume aan te verwerken aantal documenten met 25% per jaar toeneemt, respectievelijk met 25% per jaar daalt.

5.5.10 Beoordeling Inschrijvingen op Kwaliteit De kwaliteit wordt bepaald aan de hand van de volgende punten: 1. 2.

Voldoen aan alle Primaire eisen (= knock out) Mate waarin wordt voldaan aan Aanvullende eisen. Per Aanvullende eis wordt maximaal het puntenaantal toegekend dat is vermeld in het overzicht in paragraaf 5.5.8. het maximaal te behalen aantal punten voor Aanvullende eisen bedraagt 400 punten.

Bij de puntentoekenning wordt onderstaande categorisering aangehouden, afgerond op hele punten naar boven:    

Criteria Criteria Criteria Criteria

sluit volledig aan bij het gevraagde: maximale score; sluit voldoende aan bij het gevraagd: 2/3 van de maximale score; sluit deels aan bij het gevraagde: 1/3 van de maximale score; sluit niet aan bij het gevraagde: geen score.

Indien niet geheel aan een Aanvullende eis wordt voldaan, dan moet dit worden onderbouwd met een toelichting.

5.5.11 Voorgenomen gunningsbesluit Aan de hand van de hiervoor beschreven procedure zal Aanbesteder vaststellen welke Inschrijver voldoet aan het criterium economisch meest voordelige Inschrijving (EMVI) en voor voorlopige gunning van de Opdracht in aanmerking komt. Dat wordt bepaald door de combinatie van:  Voldoen aan de formele eisen en voorwaarden (w.o. Knock out eisen)  Hoogste aantal punten uit de vergelijking van de verschillende Inschrijvers op prijs en kwaliteit Deze winnende Inschrijver ontvangt van Aanbesteder zodra mogelijk een besluit tot voorlopige gunning. Alle inschrijvers die niet voldoen aan de eisen voor toekenning van voorlopige gunning ontvangen daarvan bericht met opgave van redenen. © 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1

31 van 85

5.5.12 Proof of Concept (PoC) en beoordeling daarvan De Inschrijver aan wie de voorlopige gunning is toegekend ontvangt z.s.m. na in kennis stelling de uitnodiging voor het uitvoeren van een zogenaamde Proof of Concept (PoC). Daartoe zal Aanbesteder een Casusbeschrijving verstrekken aan de hand waarvan de Proof of Concept dient te worden uitgevoerd. De uitvoering wordt voorzien binnen 1 week na verstrekking van de casusbeschrijving. Aanbesteder streeft er naar om in de Proof of Concept bevestiging te krijgen van hetgeen door Inschrijver schriftelijk ten aanzien van de te leveren printservicediensten is aangeboden. De PoC omvat een praktijktoetsing van de diensten die door Inschrijver zijn aangeboden. Aanbesteder verwacht van Inschrijver een volledige presentatie van de door aanbesteder ten behoeve van de PoC opgestelde casus. De resultaten van de PoC zullen worden getoetst aan de hand van de Primaire eisen en Aanvullende eisen van dit Bestek (zie paragraaf 5.5.5 en 5.5.6).

5.5.13 Besluit tot definitieve gunning Zodra Proof-of-Concept met succes is uitgevoerd zal de definitieve gunning plaatsvinden. Indien, naar het oordeel van Aanbesteder de geboden dienstverlening (of delen daarvan) niet toereikend of geschikt zijn, kan de Aanbesteder besluiten de aanbesteding te staken dan wel een tweede Proof-of-Concept te organiseren met de volgende beste Inschrijver, zonder enig recht op vergoeding van kosten of schade. Een Proof of Concept voldoet niet indien blijkt dat Inschrijver niet aan gestelde eisen kan voldoen of indien blijkt dat de resultaten van de PoC niet stroken met de aanbieding zoals die door de Inschrijver is gedaan. 5.6

Gunning De Opdracht zal worden gegund aan de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) heeft gedaan. De Aanbesteder dienst zal de Inschrijvers zo spoedig mogelijk na de beoordeling van de Inschrijvingen telefonisch en vervolgens per e-mail en schriftelijk informeren over zijn voornemen tot gunning. Aan deze voorlopige gunning kan de winnende Inschrijver geen enkel recht ontlenen. De mededeling van de voorlopige gunningsbeslissing houdt géén aanvaarding in van zijn aanbod als bedoeld in artikel 6:217 lid 1 BW. De afgewezen Inschrijvers zullen in de gelegenheid gesteld worden om binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van de afwijzingsbeslissing c.q. voorlopige gunningsbeslissing gerekend vanaf het moment dat die per e-mail is verzonden, een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter (Voorzieningenrechter van de Rechtbank Rotterdam). Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een kortgedingdagvaarding correct is betekend, zal de Aanbesteder overgaan tot definitieve gunning. Indien de afgewezen Inschrijvers niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maken, dan worden zij geacht uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van hun recht om de voorlopige gunningsbeslissing respectievelijk deze aanbestedingsprocedure door de rechter te laten toetsen en zijn zij niet-ontvankelijk in hun vorderingen indien zij alsnog een juridische procedure aanhangig maken.


32 van 85

Indien er op de voorgeschreven wijze een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan zal de Aanbesteder dienst de uitkomst van dat kort geding in principe afwachten alvorens hij tot definitieve gunning overgaat. De Aanbesteder dienst behoudt zich het recht voor om een eventueel hoger beroep af te wachten alvorens hij tot definitieve gunning overgaat. De gunning is pas definitief indien er een definitieve gunningsbeslissing is verzonden door een daartoe bevoegd persoon vanuit SVHW en ondertekening van de Overeenkomst door beide partijen bevoegdelijk heeft plaatsgevonden. In het belang van een snelle en goede voortgang worden de afgewezen Inschrijvers verzocht om de Aanbesteder zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van hun voornemen om een kort geding aanhangig te maken, bij voorkeur door het opsturen van de concept kortgeding dagvaarding vóór het verstrijken van de hiervoor genoemde termijn van 20 kalenderdagen. 5.7

Geschillen Ieder geschil, tussen de bij de aanbestedingsprocedure betrokken partijen, dat ontstaat naar aanleiding van deze aanbestedingsprocedure, zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter te Rotterdam. Het Nederlands recht is van toepassing.


33 van 85

6.

PROGRAMMA VAN PRIMAIRE EISEN EN AANVULLENDE EISEN De uit te voeren werkzaamheden als ook het eisenpakket van de Aanbesteder zijn in dit hoofdstuk opgenomen.

6.1

Gebruik formulieren In Invulformulier II.A (bijlage 11) Lijst van Primaire Eisen zijn eisen opgenomen waaraan de Inschrijver dient te voldoen. Bij de Inschrijving dient deze bijlage ingevuld te worden toegevoegd. Het niet voldoen aan een Eis betekent uitsluiting van verdere beoordeling en de Inschrijver valt af (Knock-out criterium). In Invulformulier II.B (bijlage 12) Lijst van Aanvullende Eisen is het van belang dat de Inschrijving aansluit bij Aanvullende eisen (en vragen) van de Aanbesteder. Bij de Inschrijving dienen deze bijlagen ingevuld te worden toegevoegd.

6.2

Toelichting De Opdracht betreft het leveren van printen maildiensten aan SVHW ten behoeve van heffings- en invorderingsactiviteiten van de diverse belastingen. Het is in belang van de Aanbesteder dat de Inschrijver alle onderdelen als één samenhangend proces benadert, waarbij de nadruk ligt op de printen couverteerwerkzaamheden. De Opdracht is in een aantal deelprocessen te onderscheiden. Voor ieder deelproces worden in dit hoofdstuk de Primaire eisen en Aanvullende eisen geformuleerd. Per eis is aangegeven hoeveel waarde Aanbesteder hieraan hecht (Laag, middel of hoog).

6.3

Overzicht processen De volgende processen worden onderscheiden: 1. Het werken volgens de door de Opdrachtgever opgestelde planning; 2. Het uitprinten van formulieren, zoals aanslagen, beschikkingen, standaardbrieven; 3. Het op basis van digitale- en papieren informatie vervaardigen en onderhouden van templates van de gedefinieerde formulieren; 4. Het couverteren van de documenten; 5. Het meecouverteren van de bijsluiters die door de Aanbesteder separaat worden aangeleverd, of in overleg bij Leverancier of elders worden geproduceerd; 6. Het snijden, vouwen van prints en toevoegen van één of meerdere bijsluiters; 7. Het apart frankeren van aanslagen met één of meerdere vervolgvellen en aanslagen die naar buitenlandse adressen worden verzonden. De buitenlandse adressen moeten worden voorzien van een priority sticker; 8. Het aanleveren van de gecouverteerde en indien noodzakelijk gefrankeerde documenten bij het postbedrijf; 9. Het bestellen, op voorraad houden en bewaken van de voorraden formulieren en enveloppen; 10. Het op verzoek niet ter post bezorgen van runs, maar naar het betreffende Opdrachtgever sturen; 11. Het leveren van periodieke managementinformatie, zoals verwerkingsverslagen van aantallen, per frankering groep en voorraadverslagen. 12. Het realiseren van de beveiligde communicatie verbinding tussen het informatienetwerk van Inschrijver en dat van Aanbesteder.


34 van 85

Primaire eisen en Aanvullende eisen behorende bij het gunningscriterium kwaliteit

6.4

6.4.1

Eisen en aanvullende eisen behorende bij het subgunningscriterium 1A Aan een Primaire eis moet worden voldaan. Het niet voldoen aan een primaire eis betekent uitsluiting voor de Inschrijver van verdere beoordeling (knock-out). Diens Inschrijving komt in dat geval niet voor gunning in aanmerking, wegens non-conformiteit. De Inschrijver dient voor de primaire eisen gebruik te maken van bijlage 11. Bij het invullen kan in de kolom ‘Ja / Nee / NVT’ de reactie van Inschrijver worden ingevuld. Desgewenst kan de Inschrijver naar aanleiding van een specifieke Primaire eis nog een nadere toelichting geven. Daartoe is iedere primaire eis voorzien van een volgnummer waarmee naar de betreffende eis wordt verwezen. De eventuele toelichting van de Inschrijver op de hierna geformuleerde Primaire eisen wordt door Inschrijver aangetekend in annex bij bijlage 11 onder vermelding van het volgnummer van de betreffende Primaire eis. Voor de Aanvullende eisen kan gebruik worden gemaakt van bijlage 12. De door Aanbesteder gevraagde toelichting dient Inschrijver te vermelden in een of meer annexen bij bijlage 11. Dat geldt naar analogie ook voor de annexen waarop toelichting wordt gegeven op een Aanvullende eis.

Subgunningscriterium 1A Deel 1 Eis 1 Deel 2

Primaire eisen en Aanvullende eisen behorende bij de deelprocessen Het werken volgens de door de Opdrachtgever opgestelde

Max. aantal

planning.

punten

Opdrachtnemer dient, zonder uitzondering, te werken volgens door de Opdrachtgever opgegeven planning. Het vervaardigen en onderhouden van templates

Knock out Max. aantal punten

Eis 2

Aanvullende Eis 1

Opdrachtnemer moet de templates van de Opdrachtgever kunnen maken, aanpassen, verwerken, en terug leveren t.b.v. eigen runs. Opdrachtgever maakt deels deze templates in eigen huis. De templates worden door de Opdrachtgever vervaardigd met het programma KVReport of Key2GH van Centric IT Solutions. Beschrijf het proces hoe er gewerkt kan worden middels door de Opdrachtgever afgegeven planning. Welke maatregelen worden getroffen om conform bovengenoemde eis te leveren.


Knock out

30

35 van 85

Deel 3 Eis 3

Aanvullende eis 2

Het meecouverteren van de bijsluiters De Aanbesteder heeft de mogelijkheid aan de productie bijsluiters toe te voegen per documentstroom. Daartoe hebben zij verschillende mogelijkheden:  Een bijsluiter kan hard 1 op 1 worden toegevoegd voor iedere documentstroom met een maximum van 2 per printstroom.  Een bijsluiter kan selectief worden toegevoegd als de Aanbesteder hiervoor in de inputbestanden een kenmerk kan meegeven. De Aanbesteder dient dan duidelijk aan te geven welk kenmerk wordt gegenereerd voor welke bijsluiter. Ook hiervoor geldt een maximum van 2 per printstroom. De bijsluiters zullen separaat door de Aanbesteder worden aangeleverd. De Aanbesteder zal minimaal 1 week voor productie aangeven bij welke stroom welke bijsluiter moet worden toegevoegd. Inschrijver dient in bijlage 4 nader te specifiëren wat de kosten zijn voor 1 bijsluiter, 2 bijsluiters en meer dan 2 bijsluiters. Voorkomen dat verkeerde bijsluiters in de enveloppe worden

Max. aantal punten Knock out

25

toegevoegd. Beschrijf hoe bovengenoemde verantwoordelijkheden binnen de processen geborgd zijn. Deel 4

Het uitprinten van de formulieren

Max. aantal punten

Eis 4

Eis 5 Eis 6

De verantwoordelijkheden van de Inschrijver zijn als volgt gedefinieerd:  Het printen van het juiste formulier (voor- en achterzijde) aan de hand van conditionele voorwaarden, waarbij binnen één Opdracht meerdere modellen formulieren geprint moeten kunnen worden.  De juiste positionering van de data  Het printen van de juiste aantallen mailpacks  Het controleren van de fysieke output  Het gaat hier om A4 formulieren, 80, dan wel 90 gram/m2 met een perforatierand, al dan niet voorzien van OLA c.q. antwoordkaart, welke enkel- en dubbelzijdig geprint moeten worden. Printen barcode 417 of vergelijkbaar en KIX® van Post NL

Knock out

Mogelijkheid tot printen gepersonifieerde bijlagen; het gaat hier om geadresseerde bijlagen zoals een beschikking voor meerjarige kwijtschelding. Deze worden dan conditioneel geprint en dienen bij het juiste document te worden gevoegd.

Knock out


Knock out

36 van 85

Deel 4 Eis 7

Aanvullende eis 3

Aanvullende eis 4 Deel 5 Eis 8 Eis 9

Deel 6 Eis 10

Aanvullende eis 5

Het uitprinten van de formulieren

Max. aantal punten

Opdrachtnemer draagt we zorg voor dat op de documenten die daarvoor in aanmerking komen de logo’s van SVHW en de betreffende deelnemer in de juiste kleur (Full Color) worden afgedrukt conform de door Opdrachtgever te verstrekken richtlijnen.. Voorkomen van foutief uitgeprinte formulieren. Voorbeelden daarvan zijn:  Formulieren waarvan de data verkeerd is gepositioneerd  Formulieren op foutief basisdocument (bv foutief logo, foutief gramsgewicht etc.)  Wel variabele informatie maar geen of foutieve template. De definitie van foutief dient vastgelegd te worden in de SLA. Beschrijf hoe bovengenoemde verantwoordelijkheden binnen de processen geborgd zijn. Beschrijf op welke wijze u voorkomt dat er sprake is van foutief uitgeprinte formulieren. Printen QR code (quick response code), geef hierbij de mogelijkheden aan die van toepassing kunnen zijn voor gebruik bij de Opdrachtgever. Het snijden, vouwen van prints en toevoegen van één of meerdere bijsluiters en retour enveloppen

Knock out

Het snijden en vouwen van prints en toevoegen van één of meerdere bijsluiters en retour enveloppen. Het kunnen printen en toevoegen van een geadresseerde bijlage (separaat aangeboden PDF) aan een geprint en gelijk geadresseerd aanslagbiljet. Het couverteren van de documenten

Knock out

Verantwoordelijkheden van de Inschrijver:  Het gebruik van de juiste enveloppe;  Het bijsluiten (indien gewenst) van de juiste (eventueel geadresseerde) bijsluiters;  Het controleren van de juiste aantallen mailpacks;  Het op de juiste manier vullen van de vensterenvelop. Voorkomen van foutief gecouverteerde documenten Beschrijf hoe bovengenoemde verantwoordelijkheden binnen de processen geborgd zijn.

Knock out


25

5

Max. aantal punten

Knock out

Max. aantal punten

25

37 van 85

Deel 7

Het apart frankeren van aanslagen met één of meerdere vervolgvellen en aanslagen die naar buitenlandse adressen

Max. aantal punten

worden verzonden. De buitenlandse adressen moeten worden voorzien van een priority sticker Eis 11

Deel 8

Het apart frankeren van aanslagbiljetten met één of meerdere vervolgvellen en aanslagbiljetten die naar buitenlandse adressen worden verzonden. De buitenlandse adressen moeten 1 worden voorzien van een priority sticker . Het aanleveren bij het postbedrijf

Knock out

Max. aantal punten

Eis 12

Vereisten;  De Aanbesteder moet kunnen meeliften op het debiteurennummer van de leverancier bij het postbedrijf;  Het postbedrijf dient ongesorteerde post van de Aanbesteder te kunnen verwerken;  Het postbedrijf dient de bezorging alle dagen van de week, behoudens zon- en feestdagen te kunnen uitvoeren;

Knock out

Aanvullende eis 6

In onderling overleg bepalen wanneer stukken ter post moeten worden aangeboden. Doe een voorstel hoe dit proces vanuit uw organisatie wordt ingeregeld, beschrijf hierbij o.a.:  Verwerken van spoedopdrachten;  Het tijdelijk opslaan van poststukken voor latere verzending.

20

1

Met een priority sticker krijgt de behandeling van een poststuk een hogere attentiewaarde gedurende het gehele verzendproces (informatie Post NL) © 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1

38 van 85

Deel 9 Eis 13

Deel 10 Eis 14

Het bestellen, op voorraad houden en bewaken van de voorraden formulieren en enveloppen

Max. aantal punten

Van de Inschrijver wordt verwacht dat hij de gewenste formulieren en enveloppen bestelt, vervaardigt en opslaat ten behoeve van de productie voor de Aanbesteder. De Inschrijver kan zich bij de inschatting van de aan te kopen hoeveelheden formulieren / enveloppen baseren op de hoeveelheden in de prijscalculatiesheet. Van de Inschrijver wordt bovendien verwacht dat hij de aangekochte formulieren en enveloppen op voorraad houdt voor de Aanbesteder; hieronder wordt verstaan:  Dat de Inschrijver zorg draagt voor de aanwezigheid van een voldoende voorraad;  Onder de juiste verwerkingscondities, bijvoorbeeld temperatuur en vochtigheidsgraad;  Opslagcapaciteit voor onderhanden werk, gereed product of tussentijdse opslag, kortom; opslag in de breedste zin van het woord;  De Inschrijver draagt zorg voor de goederenbewegingen tussen de voorraad en productie. Op verzoek runs niet ter post bezorgen, maar naar het door de Opdrachtgever afgegeven adres te sturen

Knock out

Op verzoek runs of gedeelten van runs (mailpacks) niet ter post bezorgen, maar naar het door de Opdrachtgever afgegeven adres te sturen of eventueel te vernietigen.

Knock out


Max. aantal punten

39 van 85

Deel 11

Het leveren van management informatie, zoals verwerkingsverslagen van aantallen, per frankering groep en

Max. aantal punten

voorraadverslagen Eis 15

Per documentsoort moet aansluitend aan de werkelijke productie (het fysiek printen) minimaal het volgende worden geleverd gerelateerd aan de bestanden die zijn aangeleverd:  Het aantal geprinte pagina’s;  Het aantal geproduceerde mailpacks (couverteren);  Het aantal geproduceerde Ola’s;  Aantal en type bijsluiters;  Per uitgaand document de geplande datum en het tijdstip van ter post aanbieden;  Per uitgaand document de gerealiseerde datum en het tijdstip van het feitelijk ter post aanbieden;  Incidenten;  De ten gevolge van incidenten of andere oorzaken verloren gegane aantallen formulieren, enveloppen en/of bijsluiters, anders dan de gebruikelijke uitval van voorloop- of naloopvellen;  Kosten per run

Knock out

De rapportage wordt per mail binnen 10 werkdagen aan de nog nader te bepalen contactpersoon bij SVHW gestuurd.  

  

    

De rapportage bevat per documentsoort: De door de Aanbesteder aangeboden bestanden, het aantal prints A4 briefpapier, het aantal prints OLA en het aantal mailpacks (poststukken); Ter post bezorgd of naar waterschap gezonden; Gerealiseerde servicelevels; Verbruikte manuren per categorie voor niet reguliere werken zoals het ontwerpen van extra templates of uitvoeren van specifieke handmatig te verwerken Opdrachten; Actuele stand van de voorraden papier uitgesplitst naar artikel, omschrijving en actueel aantal; Opgetreden incidenten, verstoringen e.d. met motivering en doorlooptijd; Eventuele voorstellen voor verbetering; Aanduiding en status van eventuele wijzigingen; Kosten per maand.


40 van 85

Deel 12 Eis 16

Aanvullende eis 7

6.4.2

De beveiligde communicatie verbinding met de Aanbesteder realiseren Voor de uitwisseling van databestanden tussen de Aanbesteder en de Inschrijver worden de bestanden in XML, Ascii en/of CSV via een beveiligde communicatielijn en/of via SFTP aangeleverd. Het meedenken in dit proces door de Inschrijver is mogelijk. Geef aan welke mogelijkheden er bestaan voor data-uitwisseling met uw organisatie.


20

Overige Eisen en Aanvullende eisen behorende bij het subgunningscriterium 1B

Naast de bovengenoemde Primaire eisen en Aanvullende eisen per onderdeel heeft de Aanbesteder nog een aantal Aanvullende eisen betreffende de totale dienstverlening van de Inschrijver. Subgunnings-

Overige Primaire eisen en Aanvullende eisen

criterium 1B Implementatie

Aanvullende eis 8

Max. aantal punten De Aanbesteder wil geen productie-onderbreking in het verwerken van de printservices in de overgangsperiode van de huidige Dienstleverlener naar de Inschrijver wanneer hij de Gunning krijgt toegewezen. Inschrijver wordt verzocht een implementatieplan voor deze overgangsperiode uit te werken voor de periode 1-10-2013 tot 11-2014, waarin minimaal de volgende onderdelen zijn opgenomen:  Stelt een contractmanagement structuur voor (site verantwoordelijke, regio verantwoordelijke, etc). Hiertoe kunnen bijvoorbeeld organogrammen worden toegevoegd.  Beschrijft het proces van implementatie.  Plan van aanpak (bijvoorbeeld door middel van een draaiboek)  Doorlooptijd implementatie (indicatief), rekening houdende met de Service Levels. Hierbij geeft de Inschrijver duidelijk aan welke aannames ten grondslag liggen aan de indicatieve doorlooptijd.  Vereiste mankracht voor de Aanbesteder (indicatief)  Risico’s en risicomanagement  Kostenbeheersing


50

41 van 85

Flexibiliteit Aanvullende eis 9

Toekomstvisie

Max. aantal punten Geef aan hoe u omgaat met:  Niet ingeplande Opdrachten;  Calamiteiten (herkennen foutieve formulieren, foutieve aanleveringen vanuit de Aanbesteder, interne calamiteiten bij de kandidaat leverancier);  Het ad-hoc doorvoeren van wijzigingen en nieuwe documenten. Er is een duidelijke afname waar te nemen als het gaat om printvolume. Daar tegenover staat de verwachting dat het

90

Max. aantal punten

digitale verkeer gaat toenemen. Aanvullende eis 10

We willen met toekomstige ontwikkelingen mee kunnen gaan aangezien er een duidelijke afname in printvolume wordt verwacht. Daar tegenover staat de verwachting dat het digitale verkeer gaat toenemen. De Aanbesteder verwacht van haar Inschrijvers een anticiperende houding en sterk adviserend vermogen als het gaat om inspelen op ontwikkelingen binnen de digitalisering van de output. Kunt u aangeven, in max. 1 A4, welke ontwikkelingen u verwacht en hoe u daar als organisatie mee om zal gaan.

20

Samenwerk-

Max. aantal

ing met…

punten

Aanvullende eis 11

Voor de Aanbesteder is de wijze waarop partijen de onderlinge samenwerking vorm geven van groot belang. Zij verwacht van haar leverancier(s) een proactieve houding, een voortdurend streven naar verbetering in kwaliteit, rendement en verlaging van de kosten.

45

U wordt u verzocht om op maximaal 1 A4 aan te geven op welke wijze u denkt de samenwerking met de Aanbesteder vorm te geven. Digitalisering Aanvullende eis 12

Max. aantal punten Digitale archivering van de gegenereerde documenten en van extern aangeleverde documenten en ter ontsluiting aanbieden aan de Aanbesteder. Hierbij dienen minimaal zoekmogelijkheden op naam, adres, en documentnummer mogelijk te zijn.


30

42 van 85

Duurzaam Drukwerk Eis 17

Eis 17

Eis 19

Eis 20

Offset-drukwerk (Bron: Agentschap.nl Duurzaamheidscriteria drukwerk versie 1.4) Het maximale gehalte Isopropylalcohol (IPA) in het vochtwater is: 1. Indien het vellenoffsetdrukproces wordt toegepast: 5%. 2. Indien het rotatie-offsettdrukproces wordt toegepast: 3%. 3. Indien het smalbaanrotatie-offsetdrukproces wordt toegepast: 5%. Voor het dagelijks procesmatig reinigen (niet zijnde reparatie of onderhoudsactiviteiten) van de drukpers dient een reinigingsmiddel met een minimaal vlampunt van 55°C gebruikt te worden. Een reinigingsmiddel uit de klasse K3 voldoet hier in ieder geval aan. De toegepaste inkt, lijm, reinigingsmiddelen of andere chemicaliën mogen geen Alkylfenolethoxylaten (APEO)of halogenen bevatten met de R-zinnen R26/27, R45, R48/20/22, R51/53 en R59 en tevens geen ftalaten met de R-zinnen R60, R61 en R62. 1. Voor de vervaardiging van het product mogen geen inkten (exclusief UV-inkten), verfstoffen, vernis, toevoegingen, reinigingsmiddelen of oplosmiddelen worden gebruikt die geclassificeerd zijn met één of meerdere van de R-zinnen: R23 R24 R25 R26 R27 R28 R39 R45 R46 R48 R49 R50 R51 R52 R53 R59 R60 R61 R62 R63 R68. 2. Voor de vervaardiging van het product mogen geen UVinkten worden gebruikt die geclassificeerd zijn met één of meerdere van de R-zinnen: R23 R24 R25 R26 R27 R28 R39 R45 R46 R48 R49 R50 R59 R60 R61 R62 R63 R68.



Knock out

Knock out

Knock out

43 van 85

Duurzaam Papier Eis 21

Papier (Bron: Agentschap.nl Duurzaamheidscriteria voor papier versie 1.3) 1.

Reinigingschemicalien, ontinktingschemicalien, schuiminhibitoren, dispergeermiddelen of coatings zijn vrij van alkylfenolethoxylaten (APEO fs) of andere alkylfenolderivaten. 2.a) De totale hoeveelheid restmonomeren (met uitzondering van acrylamide) die zijn geclassificeerd volgens een van de volgende risicozinnen: R45, R46, R49, R50/53, R51/53, R52/53, R60, R61 zoals omschreven in Richtlijn 67/548/EG en de latere wijzigingen daarvan, in coatings, retentiehulpmiddelen, versterkende middelen, waterafstotende middelen, is niet hoger dan 100 ppm. b) De hoeveelheid acrylamide in coatings, retentiehulpmiddelen, versterkende middelen, waterafstotende middelen, die in het product voorkomt is niet hoger dan 1000 ppm. 3.a) Als oppervlakteactieve stoffen worden gebruikt in hoeveelheden van ten minste 100 g/ADT (totaal van alle oppervlakteactieve stoffen die worden gebruikt in alle verschillende formules die worden toegepast bij het ontinkten van retourvezels), moet iedere oppervlakteactieve stof goed biologisch afbreekbaar zijn. b) Wanneer dergelijke oppervlakte actieve stoffen in kleinere hoeveelheden dan 100 g/ADT worden gebruikt, moet iedere oppervlakte actieve stof goed biologisch afbreekbaar of uiteindelijk biologisch afbreekbaar zijn. 4. De actieve componenten in biociden of biostatische middelen die worden gebruikt om slijmvormende organismen tegen te gaan in circulatiewatersystemen met vezels, mogen niet potentieel bioaccumulerend zijn. 5.a) Er mag geen commerciële kleurstofformules worden gebruikt die zijn geclassificeerd volgens een van de volgende risicozinnen (of combinaties ervan): R50, R51, R52, R53 zoals omschreven in Richtlijn 1999/45/EG van het Europees Parlement inzake de indeling, de verpakking en het kenmerken van gevaarlijke stoffen, en de latere wijzigingen daarvan. b) Er mag geen commerciële kleurstofformulering worden gebruikt bij pulp of papier die meer dan een totaal van 2 gewichtsprocenten bevat van stoffen die zijn geclassificeerd volgens een van de bovenstaande risicozinnen zoals omschreven in Richtlijn 67/548/EG en de latere wijzigingen daarvan.


Dit criterium geldt niet voor formuleringen waarbij. de classificatie alleen het gevolg is van de aanwezigheid van kleurcomponent(en) met een fixatiegraad van ten minste


44 van 85

6.

7.

98%. De fixatiegraad wordt genomen als de totale kleurstofretentie op de vezels in het proces. Er mogen geen kleurstoffen of pigmenten worden gebruikt die zijn gebaseerd op lood, koper, chroom, nikkel of aluminium. Koperfthalocyaninekleurstoffen of –pigmenten mogen echter wel worden gebruikt. Het papier is geproduceerd met chloorgasvrije bleekmethoden volgens de ECF (elementary chlorine free) of TCF (totally chlorine free) procedes.

Producten met het EU Ecolabel of Nordic Swan voldoen in ieder geval aan deze eis. (ADT = Air dried tonne)

Eis 22

Van het te leveren papier mogen de emissies naar water en lucht bij de productie van pulp en papier niet hoger zijn dan onderstaande waarden, berekend volgens de methode zoals omschreven in het EU Ecolabel 2002/741/EG; http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:200 2:237:0006:0015:NL:PDF). Dat betekent dat: • Geen van de afzonderlijke punten P COD, PS of PNOx de 1,5 mag overschrijden. • Het totale aantal punten (Ptotaal = PCOD + PS + PNOx ) de 3,0 niet mag overschrijden. • De AOX-emissies afkomstig van de productie van iedere gebruikte pulp de 0,25 kg/ADT niet mogen overschrijden.

Knock out

(ADT = Air dried tonne)


45 van 85

Duurzaam Post Eis 23

Eis 24

Eis 25

Post (Bron: Agentschap.nl Duurzaamheidscriteria van Post versie 1.4) De voor de uitvoering van de Opdracht in te zetten voertuigen lichter dan of gelijk aan 3500 kg voldoen aan de Euro-4 norm. Zie voor toelichting van de Euro-normen onderstaande tabel M1. De voor de uitvoering van de Opdracht in te zetten dieselvoertuigen lichter dan of gelijk aan 3500 kg beschikken over de volgende voorziening voor beperking van emissie van fijnstof: • Roetfilter af fabriek. • Indien roetfilter af fabriek niet leverbaar is: retrofit of een installatie met een tenminste gelijkwaardige werking. De voor de uitvoering van de Opdracht in te zetten voertuigen met een gewicht groter dan 3500 kg, dient minimaal te voldoen aan Euro-IV norm. Zie toelichting van de Euro-normen onderstaande tabel M2.


Knock out

Knock out

Duurzaam

Max. aantal

Algemeen

punten

Aanvullende eis 13

U dient aan te geven in hoeverre u als leverancier kan bijdragen om de doelstelling waarvoor Aanbesteder zich ten aanzien van duurzaam inkopen gesteld zien, namelijk dat in 2015 100% van de inkopen duurzaam zijn, te behalen. Wat wordt ondernomen door uw organisatie op gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (People – Planet Profit)? Welke energiebesparende maatregelen heeft u getroffen?


15

46 van 85

7.

BIJLAGEN


47 van 85

Bijlage 0: Inschrijvingsbiljet De hierna te noemen Inschrijver: Bedrijfsnaam: _________________________________________________ gevestigd te: _________________________________________________ KVK-nummer: ______________________________ verklaart (verklaren) zich door ondertekening van dit formulier bereid de Opdracht voor: het verzorgen van printservicediensten t.b.v. het Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) voor de duur van initieel 3 jaar, met de mogelijkheid van verlenging gedurende 2 maal 1 jaar uit te voeren voor een bedrag, de omzetbelasting daarin niet inbegrepen, van: 2

___________________________________________________________ Euro (bedrag in cijfers) ___________________________________________________________ Euro (bedrag in letters). Het ter zake van de omzetbelasting verschuldigde bedrag bedraagt: ___________________________________________________________ Euro (bedrag in cijfers) ___________________________________________________________ Euro (bedrag in letters). De Inschrijver(s) verklaart (verklaren) deze Inschrijving te doen overeenkomstig het Bestek en met inachtneming van de bepalingen en de gegevens zoals deze zijn omschreven in de voor de Inschrijving relevante stukken. Gedaan op _____________________ (datum), te _____________________ (plaats). De Inschrijver,

___________________________________ (handtekening)

___________________________________ (naam) ___________________________________ (functie)

2

Vul hier in het totaalbedrag van prijstabel (bijlage 4, werkblad ‘Basis’) in.


48 van 85

Bijlage 1: Bedrijfsgegevens Inschrijver

Officiële naam Inschrijver

en

rechtsvorm

Naam contactpersoon en functie Bezoekadres Postcode en plaatsnaam Postadres Postcode en plaatsnaam Telefoonnummer Faxnummer E-mail

Inschrijver schrijft zich als volgt in:  

zelfstandig als combinatie van aanbieders



als hoofdaannemer/ onderaannemer

Ondertekening Bedrijfsnaam Naam Functie Datum Handtekening


49 van 85

Bijlage 2: Model eigen verklaring

Maak gebruik van de uniforme eigen verklaring aanbestedingen van de Rijksoverheid (is als bijlage verstrekt bij Bestek (PDF formulier).


50 van 85

Bijlage 3: Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving

Betreft inschrijving voor Naam aanbesteding

: Printservicediensten SVHW

Soort opdracht (dienst/levering/werk)

: diensten

Ondergetekende verklaart dat de onderhavige inschrijving of, in geval van een onderhandelingsprocedure, de aanbieding, niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. Ondertekening Datum

:

Aldus naar waarheid opgemaakt Plaats

:

Opgemaakt door Naam en voorletters

:

Als bestuurder van Naam bedrijf

:

Die Naam bedrijf

:

Ter zake van deze inschrijving of aanbieding rechtsgeldig vertegenwoordigt.

Handtekening

:


51 van 85

Bijlage 4: Prijstabel Zie apart Excel-bestand dat is opgenomen als aparte bijlage bij dit Bestek.


52 van 85

Bijlage 5: Model holdingverklaring

Afhankelijk van de situatie van de Inschrijver onderstaande verklaring aanpassen c.q. doorhalen wat niet van toepassing is. 3

1. 2.

Gegadigde maakt wel /geen deel uit van een concern/holdingmaatschappij. Gegadigde maakt bij het verstrekken van de informatie ten behoeve van het aantonen van voldoende financiële en economische draagkracht (art. 48 BAO) wel /geen¹ gebruik van de jaarcijfers van bedoelde concern/holdingmaatschappij. Antwoord op 1

Antwoord op 2

Holding verklaring van toepassing

Wel

Geen

Wel

Wel

Ja

Geen

Wel

Situatie is niet mogelijk

Geen

Geen

Nee

Nee

Indien holding verklaring wel van toepassing is: Hierbij verklaart ondergetekende dat de hieronder vermelde holding zich namens de aanbiedende partij (hierna: leverancier) bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien, in overeenstemming met artikel 2:403 sub f BW. 4

Indien holding verklaring niet van toepassing is : Hierbij verklaart ondergetekende dat de holding verklaring niet van toepassing is. Namens holding:


3 4

Doorhalen wat niet van toepassing is. Holding is in dit geval dus niet van toepassing, ondertekening uitsluitend namens de dienstverlener zelf.


53 van 85

Namens gegadigde: Ondertekening Bedrijfsnaam Naam Functie Datum Handtekening


54 van 85

Bijlage 6: Verklaring financiële draagkracht

Een verklaring waarin u aangeeft hoeveel de omzet in publiekrechtelijke printservicediensten deel uitmaakt van de jaaromzet over de laatste drie afgesloten boekjaren.

Totale omzet

2012 €

Specifieke/ relevante

2011 €

2012

2010 €

2011

2010

omzet €

€

€

€

€

€

€

€

€

Ondergetekende verklaart dat de bovengemelde opdrachten met eigen personeel en niet via onderaanneming en/of samenwerking met derden is gerealiseerd. De uitvoering van de in dit bestek vermelde opdracht wordt met eigen personeel en niet via onderaanneming en/of samenwerking met derden gerealiseerd.



55 van 85

Bijlage 7: Ervaring met soortgelijke opdrachten (referenties) Aanwijzing Inschrijver dient drie (3) referenties van vergelijkbare opdrachten op te geven. Een vergelijkbare opdracht is een opdracht die bestaat uit de volgende componenten: 

 

Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met opdrachten waarbij op jaarbasis de minimale afname 34.000 Hernieuwde Bevelen/beslagopdrachten per jaar betreft van één en dezelfde opdrachtgever; Inschrijver heeft ervaring met vergelijkbare opdrachten met een omvang van minimaal € 800.000 op jaarbasis; Minimaal één referentie dient aan te tonen dat Inschrijver ervaring heeft met opdrachten binnen de non-profit sector, specifiek gemeenten en waterschappen.

Voorwaarden Aan de op te voeren referenties zijn de volgende voorwaarden verbonden:  Indien gebruik gemaakt wordt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract worden opgegeven en kan niet volstaan worden met een prognose van de resultaten;  Indien meer dan drie (3) referentieopdrachten worden opgegeven, beoordeelt Aanbesteder slechts de eerste drie (3) opgegeven referenties;  Indien minder dan drie (3) referenties worden opgegeven wordt de inschrijving terzijde gelegd;  Een referentie mag slechts één (1) keer gebruikt worden. Gebruik referenties Naast het verkrijgen van algemene informatie over de Inschrijver behoudt Aanbesteder zich het recht voor om, indien de indruk zou ontstaan, dat een Inschrijver van een niet-marktconforme prijs offreert, bij de opgegeven referentie organisaties na te gaan welke gemiddelde prijs per jaar daar wordt gehanteerd en op basis daarvan de mate van marktconformiteit te bepalen (zie ook paragraaf 5.2).


56 van 85

Opgave referentie 1

NAW Contactpersoon referentie

Functie van referent Per referent de volgende subvragen

Hoe is relatie met referent (duur)?

[ ] ≥ 1 jaar

Naam opdracht

Beschrijf de opdracht beknopt Is de betreffende opdrachtgever tevreden over de dienstverlening? Wanneer is de opdracht/contract aangevangen? Tot wanneer liep/loopt de (huidige) opdracht? Omvang in geld


Opgave referentie 2


57 van 85

NAW Contactpersoon referentie



[ ] ≥ 1 jaar

Naam opdracht




58 van 85

Opgave referentie 3 NAW Contactpersoon referentie



[ ] ≥ 1 jaar

Naam opdracht




59 van 85

Bijlage 8: Model K Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid Inschrijving Met het overleggen van het ingevulde en ondertekende Model K verklaring verklaart Inschrijver dat zijn Inschrijving niet is beïnvloed door een onrechtmatige mededingingsafspraak gemaakt met concurrenten (samenspanning). Korte omschrijving: Openbare aanbesteding van printservices (registratienummer: Tenderned 15522) Ondergetekende verklaart dat de onderhavige inschrijving, of in geval van een onderhandelingsprocedure, de aanbieding, niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht.

Ondertekening Aldus naar waarheid opgemaakt,

Bedrijfsnaam5 Naam6 Functie7 Datum Handtekening

5

Vul hier de officiële naam in van het bedrijf of de onderneming die als Inschrijver optreedt. Naam van de functionaris die ondertekent. 7 De ondertekening dient te geschieden door de bestuurder die de Inschrijver voor deze specifieke Aanbesteding rechtsgeldig vertegenwoordigt. 6


60 van 85

Bijlage 9: Format Vragenformulier Nota van Inlichtingen Paginanummer bestek

Paragraaf

Nummer Primaire eis of Aanvullende eis


Vraag

61 van 85

Bijlage 10: Akkoordverklaring Procedure

Ondergetekende verklaart: 1. 2. 3. 4.

5.

In te stemmen met de gevolgde aanbestedingsprocedure en de wijze waarop deze is vormgegeven Dat de gehanteerde selectiecriteria begrijpelijk en transparant zijn. Kennis genomen te hebben van en akkoord te gaan met de in dit Bestek opgenomen uitgangspunten en voorwaarden. Dat het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de bij de onderhavige aanbesteding belaste personeelsleden van de onderneming de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate beheersen voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen. Dat alle vragen en bijlagen naar waarheid zijn ingevuld.



62 van 85

Bijlage 11: Invulformulier Primaire Eisen Hierbij de lijst van eisen zoals u deze dient te hanteren. Vul onderstaande eisenlijst zo volledig mogelijk in. Geef ook aan indien een eis eventueel niet van toepassing is middels ‘NVT’. Eis

Ja / Nee / NVT

Eventuele toelichting

1. eis 2. eis 3. eis 4. eis 5. eis 6. eis 7. eis 8. eis 9. eis 10. eis 11. eis 12. eis 13. eis 14. eis 15. eis 16. eis 17. eis 18. eis 19. eis 20. eis 21. eis 22. eis 23. eis 24. eis


63 van 85

Indien noodzakelijk dienen de bij de specifieke eisen gevraagde bewijsstukken te worden toegevoegd. Geef hieronder aan of de genoemde bewijsmiddelen zijn toegevoegd aan deze inschrijving. Voor de eisen 20 en 21 dient bij de inschrijving een certificaat of een productbeschrijving van de fabrikant te zijn toegevoegd waaruit blijkt dat aan deze minimumeis wordt voldaan. Geef hieronder aan of het certificaat of een product beschrijving is toegevoegd. Voor de eis 22 en 24 dient bij de inschrijving een afschrift van de typegoedkeuringspapieren (opvraagbaar bij de fabrikant) te zijn toegevoegd waaruit blijkt welke Euronorm(en) aan het type/de typen voor de uitvoering van de Opdracht in te zetten voertuigen is/zijn toegekend. Voor eis 23 dient bij de inschrijving een overzicht te worden overlegd van voor de uitvoering van de Opdracht in te zetten voertuigen met merknaam en type, alsmede van de soort geplaatste roetfilter. Eis

Ja / Nee / NVT

Toelichting

20. eis 21. eis 22. eis 23. eis 24. eis 25. eis



64 van 85

Bijlage 12: Invulformulier II.B Lijst van Aanvullende Eisen Aanvullende Eis

Uw antwoord

1. Aanvullende eis

Max 1 x A4

2. Aanvullende eis

Max 1 x A4

3. Aanvullende eis

Max 1 x A4

4. Aanvullende eis

Max 1 x A4

5. Aanvullende eis

Max 1 x A4

6. Aanvullende eis

Max 1 x A4

7. Aanvullende eis

Max 1 x A4

8. Aanvullende eis

Max 1 x A4

9. Aanvullende eis

Max 1 x A4

10. Aanvullende eis

Max 1 x A4

11. Aanvullende eis

Max 1 x A4

12. Aanvullende eis

Max 1 x A4

13. Aanvullende eis

Max 1 x A4



65 van 85

Bijlage 13: Belastingsoorten SVHW hanteert de volgende belastingsoorten:

HEFFING systeemcode

OMSCHRIJVING BELASTINGSOORT

AFV BAAT BESE BESG BIZ DIFE EXCO GRAF HOND OZBE OZBG PREC RECB REIN RIOE RIOG RZBE RZBG TOER VERM WEGE WEGG WOFO WSHE WSHG WVOB WVOW ZUIB ZUIW

Afvalstoffenheffing Baatbelasting diverse baatwerken Beschikking eigenaren Beschikking gebruikers BIZ Diftar Extra Containers Afvalstoffenheffing Grafonderhoudsrechten Hondenbelasting OZB-Eigenaar OZB-Gebruiker Precario Reclame belasting Reinigingsrecht Riool-eigenaar Rioolheffing gebruik Roerende-zaak Eigenaar Roerende-zaak Gebruiker Toeristenbelasting Vermakelijkhedenretributie Wegenheffing eigenaren Wegenheffing gebruikers Forensenbelasting Watersysteemheffing eigenaren Watersysteemheffing gebruikers Verontreinigingsheffing Bedrijf Verontreinigingsheffing Woning Zuiveringsheffing bedrijfsruimten Zuiveringsheffing woonruimten


66 van 85

Bijlage 14: Typen documenten In deze bijlage wordt nader ingegaan op de soorten formulieren. Het betreft in totaal 29 soorten. In het reguliere aanslagen invorderingsproces van Opdrachtgever kunnen in de volgende documenten worden verzonden: 1. Aangiftes: a. Aangiftebiljet b. c.

Toelichting (standaard en digitale aangifte) Herinnering

d.

Aanmaning

e.

Brief aanvulling aangifte

Deze documenten worden verstuurd ten behoeve van de volgende heffingen: a. Zuiveringsheffing (aangiftebedrijven)

2.

b. c.

Verontreinigingsheffing (aangiftebedrijven) Rioolheffing (grootverbruik)

d.

Toeristenbelasting

e.

Hondenbelasting

Aanslagen (voorlopige, nadere voorlopige, definitieve en navorderingsaanslagen): a. Aanslagbiljet (inclusief WOZ-beschikking) b. c.

Bijsluiter Bijlage (meetbedrijven)

d.

Brief afwijking aangifte

3.

Herinnering (inclusief vervolgacceptgiro’s)

4. 5.

Aanmaning Herinnering (alleen voor deelbetalingen)

6.

Dwangbevel a. b.

Dwangbevel per post Dwangbevel regulier

7. 8.

Vooraankondiging loonvordering Loonvordering

9. 10.

Hernieuwd bevel Beslagformulier

11.

Beslagexploot


67 van 85

Naast het bovenstaande reguliere aanslagen invorderingsproces kunnen nog de volgende documenten en/of formulieren worden vervaardigd: 12. 13.

Taxatieverslag Brief naar aanleiding van stornering

14.

Uitstel van betaling

15. 16.

Betalingsregeling Indienen vordering (bij faillissement/schuldsanering)

17. 18.

Informatiebrief dat te veel is betaald Brief verrekening

19. 20.

Ontvangstbevestiging Uitspraak bezwaarschrift

21.

Rentebeschikking

22. 23.

Beroepschrift/verweerschrift (conclusie van dupliek/repliek) Inlichtingenformulieren (huur/koop/info bankrekeningnummer voor terugbetaling)

24.

Aanschrijving meetschikkingen (Begeleidend schrijven, aanvraagformulier, verklaring geen wijziging, voorschriften, aanvullende voorschriften, jaarkalender)

25. 26.

Meetbeschikking, meetkalender en bijlage. Kwijtschelding a.

Kwijtscheldingsformulier

b. c.

Brief aanvulling verzoek om kwijtschelding Beschikking

d.

Beschikking meerjarige kwijtschelding; wordt onder condities bijgevoegd bij het betreffende aanslagbiljet

27. 28.

Verminderingsbeschikking Aanschrijving heffingsplicht (calamiteiten)

29.

Vaststellingsovereenkomst


68 van 85

Bijlage 15: Diakritische tekens

De door ons aangeleverde data wordt aangemaakt op een HP-UX server. Hierbij kunnen de volgende diakritische tekens in worden gebruikt: 1. â 2. ä

9. Â 10. Ä

17. ê 18. ë

25. Ê 26 Ë

33. ô 34. ö

43. Ô 44. Ö

53. ± 54. °

63. £ 64. §

3. à

11. À

19. è

27. È

35. ò

45. Ò

55. ª

65. ¨

4. á 5. ã

12. Á 13. Ã

28. Í

46. Ó 47. Õ

56. º 57. æ

66. ´

20. í

36. ó 37. õ

6. å

14. Å

21. î 22. ï

29. Î 30. Ï

38. ø 39. û

48. Ø 49. Û

58. Æ 59. €

7. ç

15. Ç

23. ì

31. Ì 41. ù

40 ü 51. Ù

50. Ü 61. ¡

60. ~

8. é

16. É

24. ñ

32. Ñ

42. ú

52. Ú

62. ¿

De Opdrachtnemer moet deze kunnen herkennen en op gelijke wijze afdrukken.


69 van 85

Bijlage 16: Bewaartermijnen persoonsgegevens Algemene regel De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) schrijft voor dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. De regel is dat wanneer bepaalde gegevens niet meer nodig zijn en er is voor die gegevens geen wettelijke bewaartermijn, dan kunnen ze worden verwijderd. Specifieke regels De Wbp geeft geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Deze gegevens zijn doorgaans onderdeel van documenten, dossiers of bestanden. In de Archiefwet, het Burgerlijk Wetboek of de onderwijs- en belastingwetgeving zijn concrete bewaartermijnen voor documenten, dossiers en bestanden vastgelegd. Bij het bewaren van persoonsgegevens moet rekening worden gehouden met deze wetgeving. Een wettelijke bewaarplicht hoeft niet voor alle gegevens van een persoon te gelden. Volgens de belastingwetgeving dient de werkgever alleen de fiscaal relevante gegevens van de werknemer gedurende zeven jaar na beëindiging van het dienstverband te bewaren. Wanneer de andere persoonsgegevens uit het personeelsdossier van de werknemer niet meer nodig zijn en er geldt hiervoor geen specifieke wettelijke bewaarplicht, dan is de algemene regel van de Wbp van toepassing en moeten die gegevens zo spoedig mogelijk uit het dossier worden verwijderd. Melden en vrijstellingen De verwerking van persoonsgegevens moet worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP), tenzij voor deze verwerking een vrijstelling geldt. In het Vrijstellingsbesluit (VB) zijn situaties opgenomen die uitgezonderd zijn van deze meldingsplicht. Het VB geeft een indicatie wat redelijke bewaartermijnen zijn voor bepaalde persoonsgegevens. Omdat het VB alleen iets zegt over de meldingsplicht, kunnen de hierin genoemde bewaartermijnen slechts als richtlijn worden gebruikt bij de beoordeling hoe lang de persoonsgegevens bewaard mogen worden. Voor de meeste administraties die in het VB zijn opgenomen, geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar. In enkele gevallen is de bewaartermijn langer of korter. Op het moment dat bepaalde persoonsgegevens langer worden bewaard dan in het VB is aangegeven, dient de gegevensverwerking bij het CBP te worden gemeld. Als u echter door een wettelijke bewaarplicht bepaalde persoonsgegevens langer moet bewaren dan de termijn die in het VB is genoemd, kan een vrijstelling van de meldingsplicht worden verleend.

Ondertekening voor akkoord Bedrijfsnaam Naam Functie Datum Handtekening


70 van 85

Bijlage 17: Inkoopvoorwaarden Algemene Voorwaarden Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) 1.

Definities

In deze algemene voorwaarden (hierna: de “Voorwaarden”) wordt verstaan onder: 1. Diensten: alle uit hoofde van een Overeenkomst of Opdracht door de Leverancier uit te voeren diensten, in de ruimste zin van het woord; 2. Leverancier: iedere natuurlijke of rechtspersoon met wie de Opdrachtgever in onderhandeling is over Opdrachten of over het sluiten van een Overeenkomst, en/ of met wie de Opdrachtgever een Overeenkomst is aangegaan; 3. Opdrachtgever: Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) 4. Overeenkomst: iedere overeenkomst die tussen de Opdrachtgever en de Leverancier tot stand komt, elke aanvulling daarop, alsmede alle (rechts)handelingen (waaronder mede begrepen een door de Leverancier uitgebrachte offerte) ter voorbereiding van een Overeenkomst; 5. Opdracht: iedere opdracht die de Opdrachtgever verleent aan de Leverancier, elke aanvulling daarop, alsmede alle (rechts)handelingen (waaronder mede begrepen een door de Leverancier uitgebrachte offerte) ter voorbereiding van een Opdracht; 6. Partij(en): de Opdrachtgever en de Leverancier afzonderlijk dan wel gezamenlijk. 2.

Totstandkoming van de Opdracht of Overeenkomst

1. Aanvragen voor een offerte binden de Opdrachtgever niet en gelden slechts als een uitnodiging aan de Leverancier tot het uitbrengen van een aanbod. 2. De Overeenkomst komt tot stand indien de schriftelijke overeenkomst door beide Partijen is ondertekend en beide Partijen in het bezit zijn van een origineel of afschrift hiervan. 3. De Opdracht komt tot stand indien door de Opdrachtgever een schriftelijke opdracht wordt geplaatst en deze opdracht door de Leverancier schriftelijk is bevestigd aan de Opdrachtgever. 4. De door de Leverancier geoffreerde en in rekening gebrachte prijs wordt, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, geacht te bevatten alle kosten (hoe ook genaamd) verband houdende met de Diensten.

3.

Toepasselijkheid

1. De Voorwaarden maken deel uit van alle Opdrachten en Overeenkomsten inzake uitvoering van Diensten voor de Opdrachtgever. 2. De Voorwaarden sluiten alle leveringsvoorwaarden van de Leverancier of enige brancheorganisatie uit. 4.

Omvang van de verplichtingen van de Leverancier

1. De Leverancier verplicht zich jegens Opdrachtgever tot het uitvoeren van de in de Opdracht of Overeenkomst omschreven Diensten. De uit te voeren Diensten staan nader beschreven in de


71 van 85

Opdracht of Overeenkomst. De te verrichten Diensten dienen te voldoen aan de eisen die zijn vastgelegd in de Opdracht of Overeenkomst. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de Diensten te stellen eisen is gegeven, dient de uitvoering van de Diensten vakbekwaam en doelmatig te zijn en te geschieden conform de certificaten en/of keurmerken die brancheorganisaties waarbij de Leverancier is aangesloten vereisen. Uitvoering van de Diensten vindt plaats op de locaties van Opdrachtgever als opgesomd in de Opdracht of Overeenkomst. 2. Op basis van de Opdracht of Overeenkomst kunnen door Opdrachtgever nader aan de Leverancier bekend te maken personen rechtstreeks Opdracht tot uitvoering verlenen tegen de in de Opdracht of Overeenkomst vastgelegde condities. Met betrekking tot de in lid 1 genoemde Diensten heeft Opdrachtgever geen afnameverplichting. Tevens behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor in bepaalde gevallen een separaat offertetraject te doorlopen. 3. De dienstverlening zal plaatsvinden op alle werkdagen. Dit zijn de weekdagen maandag tot en met vrijdag, behalve de feestdagen. De feestdagen waarop dienstverlening niet verzorgd wordt, zijn: nieuwjaarsdag, carnavalsmaandag en –dinsdag, tweede Paasdag, Koninginnedag, Bevrijdingsdag, Hemelvaartsdag, tweede Pinksterdag, eerste en tweede Kerstdag. Daarnaast kunnen jaarlijks afspraken gemaakt worden over verplichte verlofdagen waarop geen dienstverlening plaatsvindt. 4. Door schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de Opdracht of ondertekening van de Overeenkomst verklaart de Leverancier dat hij zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van de doelstellingen van Opdrachtgever met betrekking tot de verwerving van de in de Opdracht of Overeenkomst omschreven Diensten, dat de Opdrachtgever hem voldoende en correcte informatie ter zake heeft verstrekt en dat de Diensten beantwoorden aan het door de Opdrachtgever beoogde doel. 5. De Leverancier is verplicht de Opdrachtgever te wijzen op ongeschiktheid van of tekortkomingen in door of namens de Opdrachtgever ter beschikking gestelde en/of voorgeschreven goederen en/of werkwijzen, voor zover de Leverancier deze kende of redelijkerwijs behoorde te kennen. 6. De door de Leverancier uit hoofde van de Opdracht of Overeenkomst uitgevoerde Diensten moeten vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen met uitzondering van lasten en beperkingen die de Opdrachtgever uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

5.

Overdracht van de verplichtingen van de Leverancier

1. De Leverancier kan een verplichting uit hoofde van de Opdracht of Overeenkomst of zijn rechtsverhouding tot Opdrachtgever alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever overgedragen aan een derde. 2. Aan de toestemming als bedoeld in lid 1 kunnen voorwaarden worden verbonden. Voor zover deze voorwaarden betrekking hebben op bedoelde derden, zal de Leverancier deze voorwaarden ten behoeve van Opdrachtgever van die derden bedingen.

6.

Prijzen en tarieven

1. De prijzen en tarieven voor uit te voeren Diensten zijn vastgelegd in de Opdracht of Overeenkomst. De prijzen omvatten alle kosten voor de uitvoering van de Opdracht of Overeenkomst, de winst, de rechten en belastingen (uitgezonderd omzetbelasting).


72 van 85

2. De in lid 1. genoemde prijzen zijn onafhankelijk van het aantal verstrekte opdrachten tot uitvoering van de overeengekomen Diensten, op diverse locaties in Nederland en vaste prijzen, onderhevig aan prijsherziening conform Artikel 7 – Prijsherziening.

7.

Prijsherziening

1. De Diensten worden uitgevoerd tegen de prijzen als vermeld in de Opdracht of Overeenkomst. In geval van Overeenkomsten, is de Leverancier, indien daar aanleiding toe is, gerechtigd eenmaal per jaar uiterlijk 3 maanden voor het einde van het kalenderjaar een gemotiveerd voorstel tot prijswijziging schriftelijk bij de Opdrachtgever in te dienen. Het voorstel dient in de vorm van een herziene Overeenkomst te worden aangeboden. Indien de Opdrachtgever hiertoe aanleiding ziet, bijvoorbeeld ten gevolge van de marktontwikkeling, kan hij eenmaal per jaar een voorstel bij de Leverancier indienen voor prijsaanpassing. 2. Opdrachtgever treedt in overleg met de Leverancier over de voorgestelde prijsaanpassingen. Indien Partijen geen overeenstemming kunnen bereiken over de prijswijziging, heeft de Opdrachtgever het recht de Opdracht in te trekken of de Overeenkomst te ontbinden conform het gestelde in Artikel 19 – Ontbinding, zonder dat Leverancier in dat geval recht heeft op schadevergoeding. 3. Indien de Leverancier uiterlijk 3 maanden voor het einde van het kalenderjaar geen voorstel als bedoeld in lid 1. Heeft ingediend, blijven de op dat moment geldende prijzen het daarop volgende kalenderjaar van kracht.

8.

Betaling

1. De uitgevoerde Diensten dienen door de Leverancier op basis van het gestelde in Artikel 6 Prijzen volgens de Opdracht of Overeenkomst te worden gefactureerd, deze worden per locatie van de Opdrachtgever ingediend. 2. De facturen dienen in tweevoud te worden opgesteld. Op de factuur dient tenminste te worden vermeld het nummer en de datum van de Opdracht of Overeenkomst, de periode waarop de factuur betrekking heeft, de budgetcode en plaats van de vestiging zoals vermeld in de Opdracht of Overeenkomst, alsmede de omschrijving van de afzonderlijke onderdelen van de dienst voorzien van prijzen per onderdeel en totaalbedrag en de BTW. 3. Binnen 30 dagen na ontvangst van de betreffende factuur wordt deze door de Opdrachtgever voldaan. Indien de Opdrachtgever niet tijdig betaalt en de vertraging niet voortvloeit uit een tekortkoming aan de zijde van de Leverancier, kan de Leverancier aanspraak maken op de wettelijke rente met ingang van de dag waarop betaling had behoren plaats te vinden. 4. De Opdrachtgever is gerechtigd de betaling op te schorten indien er een tekortkoming aan de leverantie of aan de prestatie wordt geconstateerd. 5. De Opdrachtgever is gerechtigd het factuurbedrag te verrekenen met die bedragen die door de Leverancier aan de Opdrachtgever zijn verschuldigd, uit welke hoofde dan ook.

9.

Kwaliteitsborging, veiligheid en milieu

1. De kwaliteit van de dienstverlening wordt periodiek gemeten en geëvalueerd. Om vast te stellen of de Leverancier heeft voldaan aan zijn verplichtingen wordt het volgende gedaan:


73 van 85



het meten en beoordelen van klachten; 

het houden van een tevredenheidsonderzoek;

2. Leverancier en zijn werknemers, evenals door hem ingeschakelde derden zijn gehouden wettelijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen. 10.

Uitvoering en tekortkoming

1. De Leverancier is gehouden de Diensten, waartoe door de Opdrachtgever opdracht wordt gegeven binnen de in de Opdracht of Overeenkomst vermelde termijnen uit te voeren. Uitvoering van Diensten dient op werkdagen tussen 09.00 en 17.00 plaats te vinden, tenzij expliciet afwijkend overeengekomen. 2. Indien niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats de Diensten zijn verricht, die aan de Opdracht of Overeenkomst beantwoorden, is de Leverancier zonder ingebrekestelling in verzuim. 3. Ondertekening van werkbonnen door vertegenwoordigers van de Opdrachtgever bevestigt uitsluitend de opvolging van een Opdracht tot uitvoering van Diensten en heeft geen geldigheid inzake het welbevinden van de uitvoering van de Diensten. Deze ondertekening laat de rechten van de Opdrachtgever ingevolge de Opdracht of Overeenkomst onverlet. 4. Indien de uitvoering van een dienst door de Opdrachtgever niet in orde wordt bevonden dient de Leverancier, ongeacht ondertekende werkbonnen, de geconstateerde tekortkomingen te verhelpen en alsnog de Diensten die aan de Opdracht of Overeenkomst beantwoorden uit te voeren. Een en ander zal niet leiden tot verlenging van de overeengekomen termijn waarbinnen de Diensten dienen te zijn verricht. 11.

Opties

1. In onderling overleg kan, in het verlengde van het bestaande assortiment, het in de Opdracht of Overeenkomst vermelde assortiment tussentijds worden uitgebreid. In dat geval zal de prijs niet hoger zijn dan de laagste prijs die de Leverancier is overeengekomen met enige derde in of herleid tot een vergelijkbare technische uitvoering en hoeveelheid. 2. Indien het assortiment wordt uitgebreid, verplicht Leverancier zich uiterlijk binnen tien werkdagen na ontvangst van een schriftelijk verzoek van Opdrachtgever, een offerte uit te brengen met betrekking tot het uitvoeren van deze Diensten. Aan het verkrijgen van deze offerte zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden. Opdrachtgever is gerechtigd eventueel gelijktijdig aan derden een offerte te vragen. 12.

Boete

1. Indien niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats Diensten zijn verricht die aan de Opdracht of Overeenkomst beantwoorden, is de Leverancier aan de Opdrachtgever zonder aanmaning of andere voorafgaande verklaring een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 5% van de orderwaarde exclusief BTW. 2. De boete wordt verrekend met de door de Opdrachtgever verschuldigde betalingen, ongeachte of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.

13.

Garantie


74 van 85

1. Leverancier garandeert dat de Diensten beantwoorden aan hetgeen is overeengekomen. Zij beantwoorden niet aan hetgeen is overeengekomen, indien zij niet de eigenschappen bezitten die de Opdrachtgever op grond van de Opdracht of Overeenkomst mocht verwachten. 2. Leverancier garandeert dat uitvoering van Diensten voldoet aan alle relevante wettelijke bepalingen betreffende kwaliteit, milieu, veiligheid en gezondheid. 3. Indien Opdrachtgever constateert dat de uitvoering niet (geheel of gedeeltelijk) voldoet aan hetgeen Leverancier conform de leden 1 tot en met 2 van dit artikel heeft gegarandeerd, is Leverancier in verzuim, tenzij laatstgenoemde kan aantonen dat de tekortkoming hem niet kan worden toegerekend. 14.

Intellectueel eigendom

1. De Leverancier vrijwaart Opdrachtgever tegen de financiële gevolgen van aanspraken van derden wegens inbreuk op hun intellectuele en industriële eigendomsrechten als gevolg van de uitvoering van de overeengekomen Diensten. 2. Leverancier is gerechtigd de informatie welke verstrekt wordt door Opdrachtgever te gebruiken, echter uitsluitend in verband met de Opdracht of Overeenkomst. Deze informatie is en blijft eigendom van Opdrachtgever.

15.

Rapportage en berichtgeving

1. Dit artikel is uitsluitend van toepassing op Overeenkomsten. Opdrachten worden buiten beschouwing gelaten. 2. De Leverancier dient gedurende de looptijd van de Overeenkomst telkenmale binnen vier weken na afloop van ieder kwartaal de in de Overeenkomst opgenomen informatie op te leveren in een voortgangsrapportage. 3. Zodra zich bij de Leverancier een omstandigheid voordoet die van invloed kan zijn op de uitvoering van de Overeenkomst, zal de Leverancier dit onverwijld mondeling melden en binnen twee weken daarna schriftelijk rapporteren. Deze rapportage zal tenminste de volgende elementen bevatten:        

16.

nauwkeurige omschrijving van het probleem; datum van constateren; hoe het probleem is ontstaan; wie bij het probleem betrokken zijn; de geschatte duur van het probleem; de voorgenomen oplossing van het probleem; de invloed op het uitvoeren van de Overeenkomst of delen daarvan; de (geschatte) technische en overige consequenties.

Contractbeheer

1. Dit artikel is uitsluitend van toepassing op Overeenkomsten. Opdrachten worden buiten beschouwing gelaten. 2. Beide Partijen zullen tijdens de uitvoering van de Overeenkomst actief werken aan het bereiken van optimale dienstverlening en aan het verbeteren van de prestaties onder de Overeenkomst. De


75 van 85

Opdrachtgever maakt een contractmanager verantwoordelijk en de Leverancier maakt een accountmanager verantwoordelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst. 3. In het kader van het in lid 1 gestelde doel dient de Leverancier uiterlijk 4 weken na ondertekening van de Overeenkomst en vervolgens 8 weken voor een contractverlenging aan de Opdrachtgever een jaarplan ter beoordeling te overleggen. Dit jaarplan dient tenminste inzicht te verschaffen in de regelingen die uit het oogpunt van een effectieve uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijk zijn. Voorts dient het plan inzicht te verschaffen in:      

beoogde kwaliteitsverbeteringen; operationele doelstellingen; opsomming van verplichte ADV-dagen waarop geen dienstverlening plaatsvindt; functies, namen en adressen van contactpersonen en hun vervangers; beschrijving van de interne afstemmingprocessen tussen accountmanager en contractmanager; veranderingen in de voorgenomen uitvoering van de Overeenkomst en de redenen daarvoor.

4. Indien de Opdrachtgever binnen twee weken schriftelijke bezwaren kenbaar maakt tegen het gediende jaarplan zal de Leveranciers, uiterlijk één week na ontvangst van de bezwaren, een aan de bezwaren van de Opdrachtgever aangepast jaarplan indienen. Wanneer de Opdrachtgever de bezwaren handhaaft, kan dit een reden zijn de Overeenkomst niet te verlengen zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding zijn gehouden. 5. Ter afstemming en waarborging van de overeengekomen kwaliteit en ter bevordering van een efficiënte uitvoering vindt er op regulier basis overleg plaats tussen de Opdrachtgever en de Leverancier. De frequentie en betrokken verantwoordelijke functionarissen zijn benoemd in de Overeenkomst. Ook andere medewerkers van de Leverancier en Opdrachtgever kunnen bij dit overleg aanwezig zijn. 6. Van het overleg wordt een verslag gemaakt waaraan in elk geval, binnen twee weken nadat het overleg heeft plaatsgevonden een afschrift wordt verzonden naar de contractmanager en de accountmanager. 17.

Niet toerekenbare tekortkoming (overmacht)

1. In geval van overmacht wordt de nakoming door de betrokken Partij van de uit de Opdracht of Overeenkomst voortvloeiende verplichting geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van zodanige overmacht, zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding ter zake zijn gehouden. Partijen stellen elkaar zo spoedig mogelijk van omstandigheden die tot overmacht leiden, op de hoogte. 2. De Partij die een beroep doet op overmacht, verplicht zich, om voor zover dit in zijn vermogen ligt, iedere oorzaak van overmacht zo snel mogelijk op te heffen dan wel te doen opheffen. 3. Onder overmacht wordt in ieder geval niet begrepen:     

niet nakoming van de verplichtingen door een (de) door de Leverancier ingeschakelde hulpperso(o)n(en) waaronder diens toeleveranciers. bedrijfsstoringen in het bedrijf van de Leverancier of dat van zijn toeleverancier of andere door hem ingeschakelde derden; tekorten aan grondstoffen, werknemers en/of materialen; stakingen, van welke aard dan ook; ongevallen;


76 van 85

     18.

brand; transportmoeilijkheden/ vertragingen; wettelijke belemmeringen of overheidsmaatregelen, onder meer verband houdend met in-, door- en uitvoer; wijzigingen in valutaverhoudingen en/of prijswijzigingen; rellen of oproer. Nakoming

1. Indien de uitvoering van de Diensten niet aan de Opdracht of Overeenkomst beantwoorden, kan Opdrachtgever gedurende een in de Overeenkomst bepaalde periode vanaf de ingebrekestelling van het object waarvoor de levering is geschied eisen dat de Leverancier alsnog de Diensten verricht die aan de eisen van de Opdracht of Overeenkomst beantwoorden. De daarmee gemoeide kosten komen voor rekening van de Leverancier. 2. Bij het geheel of gedeeltelijk opnieuw uitvoeren van de Diensten, begint voor het opnieuw uitgevoerde deel van de Diensten de in het eerste lid vermelde periode opnieuw te lopen. De Leverancier blijft aansprakelijk voor verborgen gebreken, die na voormelde periode blijken. 3. De Leverancier is gehouden de door de Opdrachtgever geleden schade te vergoeden indien de Leverancier toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van een of meer van zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst of Opdracht. Onder schadevergoeding wordt verstaan volledige schadevergoeding, waaronder begrepen gevolgschade zoals winstderving, bedrijfsschade en schade, hoe ook genaamd, die de Opdrachtgever aan derden moet betalen. 4. Indien de Leverancier niet, nadat hij daartoe tot Opdrachtgever schriftelijk is aangemaand, binnen een in de aanmaning te stellen bekwame termijn voldoet aan een eis als bedoeld in lid 1, kan de Opdrachtgever zonder voorafgaande rechterlijke machtiging het verrichten van Diensten door een derde doen plaatsvinden en de kosten daarvan op de Leverancier verhalen. 5. De vorige leden laten de andere rechten of vorderingen onverlet die Opdrachtgever aan een tekortkoming kan ontlenen. 19.

Ontbinding

1. Onverminderd alle andere rechten of vorderingen mag de Opdrachtgever, zonder nadere ingebrekestelling en zonder rechterlijke machtiging, de Opdracht door een schriftelijke (aangetekende) verklaring geheel of gedeeltelijk intrekken of de Overeenkomst door een schriftelijke (aangetekende) verklaring geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien: 

de Leverancier tekort schiet in de nakoming van een verplichting uit hoofde van de Opdracht of Overeenkomst;



de nakoming door de Leverancier van een opeisbare verplichting uit hoofde van de Opdracht of Overeenkomst blijvend of tijdelijk onmogelijk wordt;



de Leverancier in staat van faillissement wordt verklaard of aan hem, al dan niet voorlopig, surséance van betaling wordt verleend;



door de Leverancier of een van zijn ondergeschikten enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van Opdrachtgever of aan een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers;


77 van 85



Partijen het niet eens kunnen worden over een voorgestelde prijswijziging (conform Artikel 7 – Prijsherziening) of de inhoud van het jaarplan (conform Artikel 16 – Contractbeheer).

2. Indien de Opdracht of Overeenkomst op grond van het in lid 1 bepaalde is ingetrokken of ontbonden, zal de Leverancier de reeds aan hem verrichte betalingen aan Opdrachtgever terugbetalen, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop dit is betaald. Indien de Opdracht of Overeenkomst gedeeltelijk is ingetrokken of ontbonden, bestaat de terugbetalingsverplichting alleen voor zover de betalingen op het ingetrokken of ontbonden gedeelte betrekking hebben. 3. In elk van de in lid 1 van dit artikel genoemde gevallen zijn de vorderingen van de Opdrachtgever onmiddellijk geheel opeisbaar. 4. De bepalingen van dit artikel laten onverlet de overige rechten van de Opdrachtgever op grond van de wet en de Overeenkomst of Opdracht. 5. Opdrachtgever mag ook buiten de in de wet of lid 1 geregelde gevallen de uitvoering van de Opdracht of Overeenkomst geheel of gedeeltelijk opschorten of de Opdracht of Overeenkomst geheel of gedeeltelijk intrekken of ontbinden, mits hij dan de schade vergoedt die de Leverancier daardoor lijdt. 20.

Geschillen

1. Geschillen tussen Partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der Partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht. 2. Indien Partijen niet tot een oplossing komen, zullen de geschillen worden berecht door de bevoegde rechter te Rotterdam. 21.

Aansprakelijkheid voor schade

1. De Leverancier is aansprakelijk voor de schadegevallen die door of namens hem en/of zijn personeel zijn veroorzaakt. Dit omvat ook de schade als gevolg van het niet, onvoldoende of onjuist verrichten van de overeengekomen verplichtingen. 2. De Leverancier dient hiervoor een verzekering af te sluiten tot een bedrag van minimaal € 1.000.000 per schadegeval. De polis en premiebetalingen dienen op diens verzoek aan de Opdrachtgever of diens bevoegde functionaris te worden getoond. 3. De Leverancier is aansprakelijk voor schades, die de Opdrachtgever of derden lijden als gevolg van het verlies of onrechtmatig gebruik van sleutels of toegangsmiddelen van toegangscontrolesystemen, die van de Opdrachtgever of diens bevoegde functionaris zijn ontvangen. Zodra er een ernstig vermoeden van verlies of onrechtmatig gebruik van sleutels/toegangsmiddelen bestaat, meldt de Leverancier dit terstond aan de Opdrachtgever. 4. De Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor schade aan of verlies van machines, gereedschappen, materialen en middelen van de Leverancier en/of diens toeleveranciers, alsmede persoonlijke bezittingen van het personeel van de Leverancier en/of diens toeleveranciers, voor zover deze niet gedekt is door verzekeringen van de Opdrachtgever ter zake van personeel of gebouw.


78 van 85

22.

Correspondentie

1. De communicatie, schriftelijk en mondeling, tussen Opdrachtgever en Leverancier dient in de Nederlandse taal te geschieden. 2. Als correspondentieadres voor de Opdrachtgever kan worden volstaan met de in de Opdracht of Overeenkomst vermelde gegevens van de Opdrachtgever. Kennisgevingen, die Partijen op grond van de Opdracht of Overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 3. Correspondentie van financiële aard dient door de Leverancier te worden gezonden aan de factuuradressen als genoemd in de Opdracht of Overeenkomst. 23.

Algemeen

1. Wijzigingen van de Opdracht of Overeenkomst zijn alleen geldig voor zover deze schriftelijk tussen de Opdrachtgever en de Leverancier zijn overeengekomen. Wijzigingen in of aanvullingen op deze algemene voorwaarden worden uitsluitend schriftelijk overeengekomen en staan in de Opdracht of Overeenkomst vermeld. 2. Indien een wijziging naar het oordeel van de Leverancier gevolgen heeft voor nakoming van de Overeenkomst of Opdracht, is de Leverancier verplicht, alvorens aan de wijziging gevolg te geven, de Opdrachtgever hieromtrent uiterlijk binnen 8 werkdagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk en onderbouwd te informeren. Indien deze gevolgen voor nakoming naar het oordeel van de Opdrachtgever ongegrond zijn, zal de wijziging onverkort worden doorgevoerd. 3. Indien de Leverancier verzuimt Opdrachtgever tijdig te informeren over de in lid 2 genoemde gevolgen voor nakoming en dit voor Opdrachtgever tot aantoonbare schade leidt, is Opdrachtgever gerechtigd deze schade op de Leverancier te verhalen. 4. Op de Overeenkomst of Opdracht is het Nederlands recht van toepassing. Buitenlandse wetgeving en verdragen zoals het Weens Koopverdrag worden uitgesloten. 5. Met betrekking tot de onderwerpen in de regeling waarin de Overeenkomst of Opdracht niet voorziet, gelden de gewone rechtsregelen. 6. Indien het gestelde in deze algemene voorwaarden strijdig is met het gestelde in de Overeenkomst of Opdracht dan prevaleert het gestelde in de Overeenkomst of Opdracht.

Aldus vastgesteld door de directie van het Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) Klaaswaal, 15 april 2013.


79 van 85

Bijlage 18: Concept Overeenkomst Ondergetekenden: Het Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling, Hierna aan te duiden als SVHW, hierbij vertegenwoordigd door de [naam + functie], hierna te noemen “Opdrachtgever”, en [naam leverancier], gevestigd te [plaats en adres] en vertegenwoordigd door [naam + functie], hierna te noemen “Leverancier”, komen het volgende overeen: 1.

Definities

In deze overeenkomst wordt verstaan onder: 1.01 1.02 1.03

1.03 1.04

Aanbestedingsdocument: het bestek met eventuele bijlagen waarin Opdracht zijn wensen, eisen en voorwaarden van de te leveren Diensten heeft omschreven; Diensten: alle uit hoofde van een Overeenkomst door de Leverancier uit te voeren Diensten, in de ruimste zin van het woord; Leverancier: de natuurlijke of rechtspersoon met wie de Opdrachtgever in onderhandeling is over Opdrachten of over het sluiten van een Overeenkomst, en/ of met wie de Opdrachtgever een Overeenkomst is aangegaan; Opdrachtgever: Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling; Overeenkomst: iedere overeenkomst die tussen de Opdrachtgever en de Leverancier tot stand komt, elke aanvulling daarop, alsmede alle (rechts)handelingen (waaronder mede begrepen een door de Leverancier uitgebrachte offerte) ter voorbereiding van een Overeenkomst;

1.05

Partij(en): de Opdrachtgever en de Leverancier afzonderlijk dan wel gezamenlijk.

2. Omschrijving en prijs van de uit te voeren Diensten 2.01 [Hier nader te omschrijven, bijvoorbeeld een verwijzing naar Bestek en omschrijving van te hanteren prijzen] 3. 3.01

Voorwaarden Van deze Overeenkomst maken deel uit de algemene voorwaarden voor de uitvoering van Diensten voor Opdrachtgever, hierna te noemen ‘algemene voorwaarden’. De inhoud van deze algemene voorwaarden is Partijen bekend. De Leverancier heeft hiervan een exemplaar ontvangen. De Opdrachtgever wijst de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de

3.02

Leverancier uitdrukkelijk van de hand. Daar waar de algemene voorwaarden in strijd zijn met deze Overeenkomst prevaleert het bepaalde in deze Overeenkomst.


80 van 85

4.

Looptijd, verlenging en opzegging

4.01

Deze Overeenkomst wordt van kracht op [……].

4.02

Deze Overeenkomst kent een looptijd van 3 (drie) jaar en eindigt van rechtswege zonder dat daartoe opzegging vereist is, op [……].

4.03

De Opdrachtgever heeft het recht deze Overeenkomst met tenminste twee keer één (1) jaar te verlengen. Tenminste drie maanden voor afloop van deze Overeenkomst zal de Opdrachtgever de Leverancier schriftelijk meedelen of van de verlengingsmogelijkheid gebruik wordt gemaakt. Opdrachtgever kan aan deze verlenging voorwaarden stellen. Voornoemde mededeling heeft schriftelijke instemming nodig van de Leverancier.

4.04

Indien geen schriftelijke mededeling tot verlenging, of de bevestiging daarvan, wordt ontvangen, wordt de Overeenkomst niet voortgezet. In geval de Overeenkomst niet wordt voortgezet, wordt in gezamenlijk overleg een overdrachtsperiode afgesproken.

5. 5.01

Ontbinding en tussentijdse beëindiging Zonder dat het navolgende bedoeld is enige beperking aan te brengen een Overeenkomst te ontbinden op grond van het bepaalde in de wet, geldt: a. dat ieder der Partijen gerechtigd is een Overeenkomst geheel of gedeeltelijk buiten rechte bij aangetekende brief te ontbinden in geval: I.

aan de andere Partij al dan niet voorlopige surséance van betaling wordt verleend;

II.

de andere Partij failliet is verklaard;

III.

de andere Partij een beroep doet op Overmacht en de overmacht periode langer dan vijfentwintig Werkdagen heeft geduurd, dan wel vaststaat dat deze langer dan vijfentwintig Werkdagen zal duren;

b. dat Opdrachtgever gerechtigd is een Overeenkomst geheel of gedeeltelijk buiten rechte bij aangetekende brief te ontbinden: I.

zonder dat een ingebrekestelling vereist is, indien de Opdrachtnemer niet langer voldoet aan één van de selectiecriteria die als uitsluitingsgronden zijn opgenomen in het Aanbestedingsdocument;

II.

indien van toepassing - met een ingebrekestelling en een hersteltermijn van twintig Werkdagen, indien de Opdrachtnemer niet langer voldoet aan één van de selectiecriteria die als minimumeis zijn opgenomen in het Aanbestedingsdocument;

III.

indien van toepassing - met een ingebrekestelling en een hersteltermijn van dertig Werkdagen, indien de Opdrachtnemer niet langer voldoet aan één van de selectiecriteria die als (weeg)criterium zijn opgenomen in het Aanbestedingsdocument;

IV.

indien van toepassing - met een ingebrekestelling en een hersteltermijn van veertig Werkdagen, indien de Opdrachtnemer niet langer voldoet aan één van de selectiecriteria die als overige zijn opgenomen in het Aanbestedingsdocument;

V.

zonder dat een ingebrekestelling vereist is, indien blijkt dat door of vanwege de Opdrachtnemer is getracht personeel van of personen verbonden aan Opdrachtgever door middel van (toegezegde) giften, beloningen of anderszins


81 van 85

positief te stemmen ten behoeve van bijvoorbeeld het sluiten van deze Overeenkomst en aspecten van nakoming van deze Overeenkomst; VI.

c.

indien Opdrachtgever een samenwerking aangaat met andere overheden. Alsdan zal de samenwerking worden beëindigd op de datum dat de samenwerking formeel begint.

dat Opdrachtgever gerechtigd is de Overeenkomst tussentijds te beëindigen bij aangetekende brief in geval dat: I.

een verzoek om inlichtingen van de Europese Commissie wordt ingediend dat verband houdt met de Aanbestedingsprocedure;

II.

een juridische procedure wordt aangespannen die verband houdt met de Aanbestedingsprocedure;

III.

een rechterlijke uitspraak in een procedure die verband houdt met de Aanbestedingsprocedure;

IV.

Opdrachtgever om haar moverende redenen de Overeenkomst tussentijds wenst te beëindigen.

d. Dat de Opdrachtnemer – behoudens Overmacht aan de zijde van Opdrachtgever gerechtigd is de Overeenkomst met een ingebrekestelling met een hersteltermijn van tien Werkdagen geheel of gedeeltelijk buiten rechte bij aangetekende brief te ontbinden indien Opdrachtgever zijn betalingsverplichtingen gedurende een aaneensluitende periode van zestig Werkdagen niet heeft voldaan. 5.02

De Partij die de Overeenkomst heeft ontbonden, heeft, behoudens in geval van Overmacht recht op vergoeding van de schade die door de ontbinding mocht ontstaan.

5.03

Tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst als bedoeld in het eerste lid van dit Artikel onder sub 5.01 d) is mogelijk zonder dat daardoor enige verplichting voor Opdrachtgever tot vergoeding van mogelijke schade aan de zijde van de Opdrachtnemer of van door hem gemaakte kosten, ontstaat, met uitzondering van de vergoeding van de redelijke kosten van die verplichtingen zijdens Opdrachtnemer die niet meer ongedaan kunnen worden gemaakt.

6.

Aansprakelijkheid en verzekering

6.01

De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden dan wel te lijden schade.

6.02

Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor alle aanspraken van derden en/of voor alle schade en kosten als gevolg van (de resultaten van) de Diensten.

6.03

De Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor alle aanspraken van derden tot vergoeding van schade (kosten daaronder begrepen) als gevolg van een onrechtmatige daad zijdens de Opdrachtnemer of een toerekenbare tekortkoming zijdens Opdrachtnemer van enige

6.04

verplichting uit hoofde van een Overeenkomst. De Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor alle aanspraken van derden tot vergoeding van schade (kosten daaronder begrepen) als gevolg van de nakoming van enige verplichting uit hoofde van een Overeenkomst.


82 van 85

7. 7.01

Overdracht van verplichtingen De Leverancier zal slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever het recht hebben zijn verplichtingen uit deze Overeenkomst te cederen of over te dragen aan een derde.

8. 8.01

Geheimhouding Behoudens in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst, is de Leverancier verplicht geheimhouding te betrachten ten aanzien van, en zich te onthouden van het gebruik van, alle met de levering van uitvoering van de Diensten verband houdende gegevens en informatie, met inbegrip van gegevens en informatie waarvan de Leverancier door de Opdrachtgever voor aanvang van deze Overeenkomst in kennis is gesteld. Deze verplichting voor de Leverancier blijft in ieder geval onverminderd van kracht na gehele of gedeeltelijke beëindiging van deze Overeenkomst. Deze verplichting is echter niet van toepassing indien en voor zover de Leverancier door middel van zijn schriftelijke administratie kan aantonen, dat hij op het moment van openbaarmaking aan hem, reeds over dergelijke gegevens of informatie beschikte, of indien en voor zover dergelijke gegevens of informatie op dat moment reeds voor het publiek beschikbaar waren, of op enig tijdstip daarna buiten de schuld van de Leverancier openbaar zijn geworden.

9. 9.01

Afstand van recht Indien de Opdrachtgever nalaat om nakoming van de uitvoering van enige verplichting voortvloeiende uit deze Overeenkomst te vorderen, laat dit het recht om daarna uitvoering van een zodanige verplichting te vorderen onverlet. Indien de Opdrachtgever afstand doet van het recht om nakoming van enige verplichting krachtens deze Overeenkomst te verlangen, betekent dit niet dat nakoming van een zodanige verplichting in de toekomst niet meer kan worden verlangd of dat de desbetreffende bepaling in de Overeenkomst wordt opgeheven.

10. 10.01

Werking Overeenkomst De Overeenkomst met de aangehechte Bijlagen vormt het geheel aan bindende afspraken tussen Partijen met betrekking tot het voorwerp van de Overeenkomst, en de Overeenkomst met de aangehechte Bijlagen prevaleert boven en vervangt eventuele eerder door de Partijen gemaakte afspraken met betrekking tot het voorwerp van de Overeenkomst, zulks onverminderd eventueel uit die voorgaande afspraken voor de ingangsdatum van de Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen van Partijen.

10.02

Wijziging of aanvulling van de Overeenkomst en de Bijlagen kan uitsluitend schriftelijk geschieden, middels een door beide Partijen ondertekend document.


83 van 85

10.03

Deze Overeenkomst bestaat uit de volgende documenten: a. Overeenkomst b. Nota(s) van inlichtingen c. Aanbestedingsbestek d.d. [ datum] d. Offerte winnende Inschrijver d.d. [datum invoeren] e. Algemene voorwaarden Opdrachtgever Daar waar documenten in strijd zijn met elkaar prevaleert het bepaalde in het bovenliggende document.

11. 11.01

Ongeldigheid van enige bepaling Indien enige bepaling van de Overeenkomst en/of de Bijlagen in enigerlei opzicht onder enig recht, ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar wordt of blijkt te zijn, zullen beide Partijen in goed vertrouwen met elkaar overleggen teneinde een dergelijke bepaling te vervangen door een voor beide Partijen aanvaardbare bepaling die geldig, wettig en afdwingbaar is, zonder dat de geldigheid, rechtsgeldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen van de Overeenkomst hierdoor wordt beïnvloed of aangetast.

12. 12.01

Toepasselijk recht Op deze Overeenkomst alsmede op alle daaruit voortvloeiende overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Van alle geschillen welke mochten voortkomen uit of ontstaan in verband met de Overeenkomst dan wel verdere overeenkomsten die hieruit voortvloeien, zal uitsluitend bevoegd zijn kennis te nemen de Nederlandse rechter in het arrondissement Rotterdam.

13. 13.01

Factureren en betaling Facturen dienen te worden verzonden ter attentie van: Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) Postbus 7059 3286 ZH Klaaswaal Na ontvangst van de betreffende factuur wordt deze binnen 30 dagen na dagtekening door de Opdrachtgever voldaan, waarbij factuurdatum in geen geval voor de leverdatum kan liggen.

14. 14.01

Implementatie [Deze alinea verwijderen! Hierin kan een verwijzing worden gemaakt naar een implementatieplan dat in de bijlagen wordt opgenomen of kan in het kort de implementatie (met bijbehorende mijlpalen) worden beschreven.]

15. 15.01

Bijzondere bepalingen [Deze alinea verwijderen! In dit artikel worden alle uitzonderingen en of aanvullingen op de algemene voorwaarden opgenomen alsmede bijzondere artikelen die zowel de standaardovereenkomst als algemene voorwaarden niet dekken.


84 van 85

Aldus overeengekomen en in 2-voud opgemaakt en ondertekend te Klaaswaal Namens Opdrachtgever

Namens Leverancier

Naam : Functie

Naam Functie

:

Datum : Handtekening :


: :

Datum : Handtekening :

85 van 85

Aanbestedingsnummer : 15522

Recommend Documents