A Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium Szervezeti és Működési Szabályzata 2011
Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium 1095 Budapest, Mester u. 56-58. OM 035432 Az SZMSZ-t a nevelőtestület a 2011. szeptember 30-án megtartott ülésén elfogadta.
Tartalomjegyzék I. Bevezetés ................................................................................................................................ 4 Az SZMSZ célja, tartalma ...................................................................................................... 4 Jogszabályi háttér ................................................................................................................... 4 Az SZMSZ hatálya ................................................................................................................. 5 II. Intézményi alapadatok........................................................................................................ 5 1. Intézményi azonosítók........................................................................................................ 5 Feladatok, hatáskörök, a hatáskörök gyakorlásának módja, felelősségi és helyettesítési rendje intézményünkben ..................................................................................................................... 10 a) Vezetők, vezetőség .......................................................................................................... 10 Szervezeti ábra ........................................................................................................................ 12 b) A gazdasági szervezet felépítése és feladata .................................................................... 13 c) A pedagógusok közösségei .............................................................................................. 14 d) Nevelő- oktató munkát segítő alkalmazottak ................................................................... 16 e) A tanulók közösségei ....................................................................................................... 18 f) Szülői szervezet ................................................................................................................ 20 2. Vezetők és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje, formája ...................... 21 a) Vezetők és alkalmazotti közösségek közötti kapcsolattartás formái és rendje: ............... 21 c) Kapcsolat a diákönkormányzattal .................................................................................... 21 d) Az iskolai sportkör ........................................................................................................... 22 e) Kapcsolat a szülői szervezettel ......................................................................................... 22 3. Szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje ......................................................... 22 a) A pedagógusok közössége a tanulóközösségekkel .......................................................... 22 b) A pedagógusok közössége a szülői szervezetekkel a kapcsolatot az osztályfőnökön keresztül a szülői értekezleten, illetve az év elején megadott, ellenőrzőbe beírt fogadóórákon tartja. ............................................................................................................. 22 4. Külső kapcsolatok rendszere, formája és módja .............................................................. 22 IV. Működés rendje................................................................................................................ 23 1. Az intézmény működési rendje, nyitva tartás, vezetők intézményben való benntartózkodásának rendje ................................................................................................. 23 2. A belépés és benntartózkodás rendje azok részére, akik nem állnak jogviszonyban a nevelési-oktatási intézménnyel ............................................................................................ 24 3. A tanórán kívüli foglalkozások szervezeti formái ............................................................ 25 4. A felnőttoktatás formái..................................................................................................... 26 5. Ünnepélyek, megemlékezések rendje, hagyományok ápolásával kapcsolatos feladatok 27 6. A pedagógiai munka belső ellenőrzésének rendje ........................................................... 28 7. A könyvtár működése ....................................................................................................... 28 A tankönyvek kölcsönzése és a könyvtártól való megvásárlásának feltételei ..................... 30 8. Tankönyvrendelés, tankönyvellátás és tankönyvtámogatás ............................................. 30 A tankönyvrendelés elkészítésének szabályai, a tankönyvellátás és tankönyvtámogatás helyi rendje ........................................................................................................................... 30 9. Intézményi védő, óvó előírások ....................................................................................... 36 a) A rendszeres egészségügyi felügyelet és ellátás rendje ................................................... 36 b) A dolgozók feladatai a tanuló- és gyermekbalesetek megelőzésében és baleset esetén .. 36 d) A rendkívüli esemény, bombariadó stb. esettén szükséges teendők ................................ 38 e) Katasztrófa-, tűz- és polgári védelmi tevékenység szervezeti és végrehajtási rendje ...... 38 10. Egyéb kérdések .............................................................................................................. 39 a) A keresetkiegészítés feltételei .......................................................................................... 39 c) A teljesítménypótlék összege meghatározásának elvei .................................................... 40 d) A vagyoni jogok átruházásakor a tanulót megillető díjazás megállapításának szabályai 40
2
e) A munkaruha kihordási idejének, tisztán tartásának jogszabályoktól eltérő szabályozás az iskolai rendszerű szakképzésben részt vevő tanulók számára.............................................. 40 f) Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség............................................................................. 40 11. Kollégiumi működési szabályzat.................................................................................... 40 12. Intézményi dokumentumok nyilvánossága .................................................................... 42 V. Záró rendelkezések........................................................................................................ 44 Az SZMSZ hatálybalépése .................................................................................................. 44 A SZMSZ felülvizsgálata ..................................................................................................... 44 Mellékletek ........................................................................................................................... 46 1. számú melléklet: Gyűjtőköri Szabályzat ................................................................... 46 2. számú melléklet: Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje ................................... 53 3. számú melléklet: Iratkezelési szabályzat ....................................................................... 59 4. számú melléklet: A Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium elektronikus naplójának adatvédelmi szabályzata ................................................................ 78 Fenntartói jóváhagyás .......................................................................................................... 88
3
I. Bevezetés A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 40. § (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium Budapest, 1095 Mester utca 56-58 belső és külső kapcsolataira vonatkozó rendelkezéseket jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) határozza meg. Az SZMSZ célja, tartalma Az SZMSZ célja, hogy a törvénybe foglalt jogi magatartások minél hatékonyabban érvényesüljenek az adott közoktatási intézményben. Az SZMSZ tartalma nem állhat ellentétben jogszabályokkal, sem egyéb intézményi alapdokumentummal, nem vonhat el törvény vagy rendelet által biztosított jogot, nem is szűkítheti azt, kivéve, ha maga a jogszabály erre felhatalmazást ad. Jogszabályi háttér Az SZMSZ szabályozási körét meghatározó jogszabályok: a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény (továbbiakban: Kt.) a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet (továbbiakban: R.) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.). Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) a közalkalmazottakról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a közoktatási intézményekben 138/1992. (X. 8.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. r.) a tankönyvpiac rendjéről szóló 2001. évi XXXVII. törvény (továbbiakban: Tpr.) a tankönyvvé nyilvánítás, a tankönyvtámogatás, valamint az iskolai tankönyvellátás rendjéről 23/2004. (VIII. 27.) OM rendelet a képzési kötelezettségről és a pedagógiai szakszolgálatokról szóló 4/2010. (I.19.) OKM rendelet az iskolai rendszerű szakképzésben részt vevő tanulók juttatásairól szóló 4/2002. (II. 26.) OM rendelet a katasztrófák elleni védekezés és a polgári védelem ágazati feladatairól szóló 44/2007. (XII. 29.) OKM rendelet További, az adott intézmény működését meghatározó fontosabb jogszabályok: (Ámr. 10. § (4) bek. b) pont) a Magyar Köztársaság költségvetéséről szóló mindenkor hatályos törvények az államháztartásról szóló 1992. évi. XXXVIII. törvény a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. törvény a szakképzésről szóló 1993. évi LXXVI. törvény a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 5/1993. (XII. 26.) MÜM rendelettel 4
a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló 2003. évi LXXXVI. törvény A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. tv a diákigazolványról szóló 17/2005 (II. 8.) Korm. rendelet a Nemzeti Alaptanterv kiadásáról szóló 130/1995. (X. 26.) Korm. rendelet a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény végrehajtásáról szóló 20/1997. (II. 13.) Korm. rendelet az érettségi vizsga vizsgaszabályzatának kiadásáról szóló 100/1997. (VI. 13.) Korm. rendelet a két tanítási nyelvű iskolai oktatás irányelvének kiadásáról szóló 26/1997. (VII. 10.) MKM rendelet a Kollégiumi nevelés országos alapprogramjának kiadásáról szóló 46/2001. (XII. 22.) OM rendelet a kerettantervek kiadásának és jóváhagyásának rendjéről, valamint egyes oktatási jogszabályok módosításáról szóló 17/2004. (V. 20.) OM rendelet a szakképzés megkezdésének és folytatásának feltételeiről szóló 8/2006. (III. 23.) OM rendelet a szakmai vizsgáztatás általános szabályairól és eljárási rendjéről szóló 20/2007. (V.21.) SZMM rendelet az Országos Képzési Jegyzékről szóló OKJ 133/2010. (IV:22.) Korm. rendelet a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló 2003. évi LXXXVI. törvény végrehajtásáról szóló 13/2008. (VII. 22.) SZMM rendelet az iskola-egészségügyi ellátásról szóló 26/1997. (IX. 3.) NM rendelet a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről szóló 33/1998. (VI. 24.) NM rendelet Az SZMSZ hatálya Az SZMSZ hatálya kiterjed az intézménnyel jogviszonyban álló személyekre, valamint mindazokra, akik belépnek az intézmény területére, használják helyiségeit, létesítményeit. Az SZMSZ előírásai érvényesek az intézmény területén a benntartózkodás ideje alatt, valamint az intézmény által külső helyszínen szervezett rendezvényeken a rendezvények ideje alatt. II. Intézményi alapadatok Az intézményt létrehozó határozat: Budapest Főváros Közössége 1886. évben Közösségi Polgári Iskola Középkereskedelmi Tanfolyam elnevezéssel létesítette. 1. Intézményi azonosítók a.) b.) c.) d.) e.) f.)
név: Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium székhely: Budapest, IX. kerület, Mester u. 56-58 telephely: Közgyűlési határozat száma: 1793/2011. (VI.22.) Főv. Kgy. Törzskönyvi azonosító: 491745 Alapító okirat kelte: 2011. július 29.
5
g.) h.)
i.) j.) k.) l.) m.) n.)
A többször módosított és egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratot az 1993. évi LXXIX. tv. 37. § (5) bekezdésében, valamint az 1992. évi XXXVIII. tv. 90. § (1) és (2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően 2011. szeptember 1-jei hatállyal adja ki. 1909/2011 (VI. 22.). Főv. Kgy. határozat Budapest Főváros Közgyűlése a rendelkezésre álló dokumentumok alapján a Budapest Főváros Közössége által 1886. évben IX. ker. Közösségi Polgári Iskola Középkereskedelmi Tanfolyam elnevezéssel létesített (alapított), jelenlegi nevén Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium (Budapest, IX., Mester u. 56-58.) OM azonosító: 035432 KSH azonosító: 15491745-8531-322-01 PIR azonosító: 491745 Adóalanyiság: adószámmal nem rendelkezik Adószám: adószámmal nem rendelkezik Bankszámlaszám: 11784009-15793865 BETISZK GSZ
típusa közös igazgatású közoktatási intézmény szakközépiskola kollégium közfeladata: A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 20-22. §-a és a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 63. és 70. §-a alapján közoktatási, szakközépiskolai, kollégiumi feladatok ellátása. Átszervezésből adódó közvetlen jogelődje(i):A költségvetési szerv alapítója: Budapest Főváros Önkormányzata Budapest V., Városház u. 9-11. A költségvetési szerv fenntartója, felügyeleti és irányító szerve: Budapest Főváros Közgyűlése Budapest V., Városház u. 9-11. A költségvetési szerv működési köre: Pest megye Budapest A költségvetési szerv besorolása, gazdálkodással összefüggő jogosítványai jogállása: önálló jogi személy gazdálkodás szerinti besorolása: önállóan működő költségvetési szerv önállóan rendelkezik a munkáltatói jogokkal, a személyi juttatás és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzataival. Gazdálkodási feladatait a BETISZK Gazdasági Szervezete látja el a köztük létrejött együttműködési megállapodás alapján. 2. A költségvetési szerv tevékenységei a) Alaptevékenységei Szakágazati besorolása 853100 Általános középfokú oktatás Alap szakfeladata 853121-1 Nappali rendszerű szakközépiskolai oktatás (9-12/13. évfolyam) b) További szakfeladatai 559011-1 Kollégiumi szálláshelynyújtás közoktatásban tanulók számára 562913-1 Iskolai intézményi étkeztetés 562914-1 Tanulók kollégiumi étkeztetése 562917-1 Munkahelyi étkeztetés 6
853000-1 Középfokú oktatás intézményeinek, programjainak komplex támogatása 853122-1 Sajátos nevelési igényű tanulók nappali rendszerű szakközépiskolai oktatása (9-12/13. évfolyam) 853124-1 Szakközépiskolai felnőttoktatás (9-12/13. évfolyam) 853211-1 Szakképesítés megszerzésére felkészítő nappali rendszerű szakmai elméleti oktatás a szakképzési évfolyamokon 853212-1 Sajátos nevelési igényű tanulók szakképesítés megszerzésére felkészítő nappali rendszerű szakmai elméleti oktatása a szakképzési évfolyamokon 853214-1 Szakképesítés megszerzésére felkészítő szakmai elméleti felnőttoktatás 853221-1 Szakképesítés megszerzésére felkészítő nappali rendszerű szakmai gyakorlati oktatás a szakképzési évfolyamokon 853222-1 Sajátos nevelési igényű tanulók szakképesítés megszerzésére felkészítő nappali rendszerű szakmai gyakorlati oktatása a szakképzési évfolyamokon 853224-1 Szakképesítés megszerzésére felkészítő szakmai gyakorlati felnőttoktatás 853231-1 Emelt szintű nappali rendszerű szakközépiskolai szakmai oktatás a szakképzési évfolyamokon 853232-1 Sajátos nevelési igényű tanulók emelt szintű nappali rendszerű szakközépiskolai szakmai oktatása a szakképzési évfolyamokon 853234-1 Emelt szintű szakközépiskolai felnőtt szakképzés 854211-1 Felsőfokú szakképzés 855917-1 Középiskolai, szakiskolai tanulószobai nevelés 855918-1 Sajátos nevelési igényű középiskolai, szakiskolai tanulók tanulószobai nevelése 855921-1 Nappali rendszerű iskolai oktatásban részt vevő tanulók kollégiumi, extemátusi nevelése 855922-1 Nappali rendszerű iskolai oktatásban részt vevő sajátos nevelési igényű tanulók kollégiumi, extemátusi nevelése Alap, illetve speciális feladatai A megismerő funkciók vagy a viselkedés fejlődésének rendellenessége okán a tanulók a rendellenesség súlyos (SNI/b), illetve tartós és súlyos (SNI/a) volta alapján kerülnek besorolásra. A jóváhagyott pedagógiai, szakmai program szerint az évfolyamok száma szakközépiskola: középiskolai évfolyamokon: 4 (9-12) középiskolai évfolyamokon nyelvi előkészítő osztállyal: 5 (9-13) szakképző évfolyamokon: a hatályos Országos Képzési Jegyzék szerint (kifutó jelleggel) Az intézménybe felvehető maximális gyermek-, tanulólétszám óvodai férőhely: — nappali rendszerű iskolai oktatás, a nappali oktatás munkarendje szerinti felnőttoktatás férőhelye: 750 nem nappali rendszerű felnőttoktatás férőhelye: 400 bentlakásos intézményi férőhelye: 80 Szakmai képzés Szakmacsoport: Közgazdaság Oktatás Új osztályok, szakmacsoportokon belül indítandó szakmák és létszámok meghatározásáról a fenntartó a tanév tervezésének időszakában dönt. A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 67.§ (5) bekezdése és a szakképzésről szóló 1993. évi LXXVI. törvény 2.§ (5) bekezdése alapján a Közgazdaság szakmacsoportban a Terézvárosi Kereskedelmi Szakközépiskola és Szakiskola készíti fel a szakképzési évfolyam követelményeire az intézményben végzett tanulókat.
7
Szabad kapacitás kihasználása érdekében végzett alaptevékenységek 855941-2 Iskolarendszeren kívüli ISCED 2 szintű OKJ-s képzés 855942-2 Iskolarendszeren kívüli ISCED 3 szintű OKJ-s képzés 855943-2 Iskolarendszeren kívüli ISCED 4 szintű OKJ-s képzés 855944-2 Iskolarendszeren kívüli ISCED 5 szintű OKJ-s képzés 856000-2 Oktatást kiegészítő tevékenységek komplex támogatása 856099-2 Egyéb oktatást kiegészítő tevékenység 931204-2 Iskolai, diáksport-tevékenység és támogatása c) Vállalkozási tevékenysége Az intézmény vállalkozási tevékenységet nem folytat. A költségvetési szerv feladatellátását szolgáló önkormányzati vagyon Budapest 37736/1 hrsz-ú 9123 m2 területű, valóságban Budapest, IX. kerület Mester u. 56-58. szám alatt lévő, a Fővárosi önkormányzat tulajdonát képező korlátozottan forgalomképes felépítményes ingatlan használata. Vagyoni értékű jogok, tárgyi eszközök (gépek, berendezések, felszerelések, járművek) használata leltár szerint. A közoktatási intézmény feladatellátására szolgáló vagyonnal való rendelkezési jogot a Fővárosi önkormányzat vagyonáról, a vagyontárgyak feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról szóló mindenkor érvényes önkormányzati rendeletben szabályozott módon és feltételekkel a jelen alapító okirat 5. pontjában megnevezett gazdasági szervezet gyakorolja a közte és a közoktatási intézmény között létrejött együttműködési megállapodás figyelembe vételével. A költségvetési szerv vezetőjének kinevezési rendje és foglalkoztatási jogviszonyai: A közoktatási intézmény vezetőjét (igazgatóját) Budapest Főváros Közgyűlése nyilvános pályázat útján határozott időre bízza meg. A foglalkoztatottakat az intézmény vezetője (igazgatója) közalkalmazotti jogviszony, munkaviszony illetve megbízási jogviszony keretében alkalmazza. 9. A költségvetési szerv képviseletére jogosultak Az intézmény vezetője (igazgatója), valamint az általa megbízott intézményi dolgozó.
8
III. Szervezeti felépítés 1. A szervezeti egységek (intézményi közösségek) megnevezése, engedélyezett létszáma, feladata Nappali tagozat A jóváhagyott pedagógiai és szakmai program alapján feladata általános és szakmai műveltséget adó középfokú iskolai oktatás, amely érettségi vizsgával zárul. Lehetőséget nyújt felsőfokú továbbtanulásra, illetve meghatározott munkakörök betöltésére, továbbá érettségire épülő OKJ szerinti képzésre való bekapcsolódásra. Felnőttoktatás Érettségire felkészítő középfokú iskolai oktatás esti tagozaton. Diákotthoni, kollégiumi ellátás Befogadóképessége: max. 80 fő A kollégium feladata, hogy lehetővé tegye az iskolai tanulmányok folytatását elsősorban azoknak a fiataloknak, akik a fővárosban működő iskola székhelyétől távol élnek, megfelelő bejárási lehetőségeik nincsenek, illetve szociális körülményeik a tanuláshoz az otthoni feltételek miatt nincsenek biztosítva. Gazdálkodási feladatok Gazdálkodási feladatait a BETISZK Gazdasági Szervezete látja el a köztük létrejött együttműködési megállapodás alapján, melyet az 1290/2011 (05. 25.) Főv. Kgy határozat rendel el. A GSZ látja el az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. Rendelet (továbbiakban: Ámr.) 15. §-a (2) bekezdésében meghatározott gazdálkodással, könyvvezetéssel, adatszolgáltatással és működtetéssel, üzemeltetéssel, vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatokat. Az együttműködés nem gátolhatja az intézmények szakmai önállóságát. A költségvetési szerv feladatainak ellátása (végrehajtása) során fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni (kötelezettségvállalás) a GSZ igazgatójának és az intézmény igazgatójának a Fővárosi Közgyűlés által meghatározott előirányzatok tekintetében lehet. A GSZ-től megkapott személyi juttatások és munkaadókat terhelő járulékok kiemelt előirányzatok felett - a GSZ igazgatója mindenkori jóváhagyása mellett - az intézményigazgatók kötelezettségvállalási és munkáltatói jogkörrel rendelkeznek, és azt gyakorolják. Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv dologi kiadásaiból és egyéb kiemelt előirányzataiból a GSZ igazgatója intézményekre lebontott kereteket határoz meg. E kiadási keretek meghatározása a GSZ igazgatója részéről kötelezettségvállalásnak minősül. A kötelezettségvállalás csak ellenjegyző aláírásával együtt érvényes. Az ellenjegyző a GSZ igazgató költségvetési helyettese. Az iskola és a BETISZK GSZ között összekötői feladatokat lát el a GSZ alkalmazásában álló gazdasági ügyintéző.
9
Feladatok, hatáskörök, a hatáskörök gyakorlásának módja, felelősségi és helyettesítési rendje intézményünkben a) Vezetők, vezetőség Az intézmény vezetője Az intézmény élén az igazgató áll, aki vezetői tevékenységét két igazgatóhelyettes és egy kollégiumi vezető közreműködésével látja el. Az igazgatónak az intézmény vezetésében fennálló felelősségét, képviseleti és döntési jogkörét a Ktv. állapítja meg. Ellátja továbbá a jogszabályok által a vezető hatáskörébe utalt – és át nem ruházott – feladatokat. Ezek: a./ az intézmény személyes képviselete b./ a szakszerű és törvényes működés biztosítása c./ a működés tervezése, szervezése és ellenőrzése d./ a pedagógiai munka koordinálása a nevelői, osztályfőnöki és munkaközösség vezetői testület vonatkozásában e./ együttműködés a szülőkkel és diákközösségekkel Kizárólagos jogkörébe tartozik: a./ a pedagógusok, iskolatitkárok, tanügyi adminisztrátor, rendszergazda valamint az oktatástechnikus feletti teljes munkáltatói jogkör gyakorlása, b./ a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása a személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok kiemelt előirányzatai felett, c./ külön megállapított ügyekben a kiadmányozás Hatásköréből átruházza: az általános helyettesre tantárgyfelosztás készítését, beiskolázással összefüggő feladatokat, tanügy-igazgatási feladatokat sporttal összefüggő feladatokat, a továbbtanulással kapcsolatos feladatokat, a felnőtt tagozat munkájának irányítása. a szakmai helyettesre az évközi és éves statisztikák elkészítését érettségi és szakmai vizsgák szervezése, a szabadidős tevékenység irányítását, túlóra elszámolások elkészítése, a szakmacsoportos alapozó képzés-oktatás, nevelés irányítását, koordinálását, a kollégiumvezetőre a kollégiumi felvétel rendjét a kollégiumban folyó nevelő munka vezetését a nevelőtanárok irányítását, beszámoltatását Az igazgatóhelyettesek Igazgatóhelyettes csak az iskola határozatlan időre alkalmazott pedagógusa lehet.
10
Az igazgatóhelyettesi megbízás határozatlan időre szól, visszavonásáról az igazgató dönt. Az igazgatóhelyettesek és egyéb vezetők munkájukat a munkaköri leírásuk, valamint az igazgató közvetlen irányítása alapján végzik. Munkájukért felelősséget viselnek és az igazgatónak beszámolási kötelezettséggel tartoznak. A vezető beosztás ellátásával megbízott igazgatóhelyettesek vezetői tevékenységüket az igazgató irányítása mellett, egymással együttműködve és egymással mellérendeltségi viszonyban látják el Az iskolavezetőség Az igazgató döntés előkészítő, véleményező, javaslattevő testülete, amelynek tevékenysége az iskolai élet egészére kiterjed. A szakmai vezetőség tagjai: az igazgató az igazgatóhelyettesek kollégiumi vezető Az operatív vezetési ügyekben az igazgató, az igazgatóhelyettesek és a kollégium vezető heti rendszerességgel a hét első munkanapján – megbeszélést tart. Az iskolavezetőség az igazgató által megállapított munkaprogram alapján havonta tanácskozik. Az ülések összehívása az igazgató feladata. Az ülésre – napirendi ponttól függően – tanácskozási joggal meg kell hívni - a közalkalmazotti tanács elnökét, a diákönkormányzat vezetőjét és az iskolai szakszervezet vezetőjét. A megbeszélésről, a határozatokról a tantestületet, illetve az érdekelteket tájékoztatni kell. A tájékoztatás történhet írásban hirdetmények útján, szóban az egész nevelőtestület számára tartott tájékoztatón vagy a vezetőség tagjainak segítségével a hatáskörükbe tartozó szervezeti egységek számára. A tájékoztatásra felhasználható az iskola belső kommunikációs rendszere is. Kibővített iskolavezetőség Az előbbiek, kibővítve a munkaközösség-vezetőkkel, illetve a szülői szervezet elnökével. A helyettesítés rendje Az igazgatót akadályoztatása esetén – az azonnali döntést nem igénylő kizárólagos hatáskörében, valamint a gazdálkodási jogkörbe tartozó ügyek kivételével – teljes felelősséggel az általános igazgatóhelyettes helyettesíti. Az igazgató tartós távolléte esetén gyakorolja a kizárólagos jogköreként fenntartott hatásköröket is. Tartós távollétnek minősül a legalább kéthetes, folyamatos távollét. A BETISZK GSZ felé gazdálkodási és pénzügyi kérdésekben az igazgató helyettesítését a szakmai igazgatóhelyettes látja el. Az igazgató és az általános igazgatóhelyettes egyidejű akadályoztatása esetén az igazgató helyettesítése a szakmai igazgatóhelyettes feladata. A felnőtt oktatásért felelős igazgatóhelyettest a tagozaton távollétében az általa esetenként megbízott munkaközösség vezető helyettesíti. A kollégium vezetőjét távollétében az általa esetenként megbízott alkalmazott helyettesíti.
11
Szervezeti ábra Igazgató
BETISZK GSZ
Szülők Tanácsa
Iskolatitkár
Általános igh.
idegen nyelv
magyar
közgazdász
felnőttoktatási munkaközösség tanügyi adminisztrátor
of. mk.
testn. mk.
Rendszergazda
tanügyi adminisztrátor
oktatástechnikus
könyvtáros
inf. mk.
nevelőtanárok
munkaközösségek
mat-term. tud.
történelem
DÖK
Kollégiumvezető
Szakmai igh.
munkaközösségek
BETISZK KOORDINÁCIÓS IRODA
b) A gazdasági szervezet felépítése és feladata Gazdálkodás szerinti besorolása: önállóan működő költségvetési szerv, önállóan rendelkezik a munkáltatói jogokkal, a személyi juttatás és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzataival. Gazdálkodási feladatait a BETISZK Gazdasági Szervezete látja el a köztük létrejött együttműködési megállapodás alapján. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírások, feltételek: Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv kiadásainak és bevételeinek tervezetét szakfeladatonként, a belső gazdálkodási rendnek megfelelő bontásban kell elkészíteni. A költségvetési alapokmányt a GSZ készíti el. A tervezés előkészítése a GSZ igazgatójának feladata. Minden évben tervezési köriratot ad ki, melyben meghatározza a következő év gazdálkodási stratégiáját, a tervezés menetét, az intézmény adatszolgáltatási kötelezettségeit. A GSZ segíti az önállóan működő intézmény vezetője által meghatározott szakmai feladatok pénzügyi igényeinek megállapítását, illetve feltételrendszerének meghatározását. A mindenkori költségvetési törvény 5. számú mellékletében megpályázható, elszámolási kötelezettséggel felhasználható támogatások igénylése és elszámolása valamint a költségvetési törvény szerinti dokumentálása pályázatok pénzügyi elszámolása a GSZ igazgató feladata. Az elszámolásokat a GSZ a felhasználásokat alátámasztó nyilvántartás alapján felülvizsgálja. Az intézményigazgató és a GSZ igazgatója a saját szervezetére vonatkozóan köteles a munkafolyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerét (FEUVE Áht. 121./A §) kialakítani, működtetni és fejleszteni. A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A gazdasági, számviteli, pénzügyi, intézményi munkaügyi, intézmény működtetési tevékenységek, folyamatok ellenőrzésének megszervezése minden intézményben a GSZ igazgató feladata, hatásköre és felelőssége. Az intézményi szakmai, illetve munkáltatói tevékenységek, folyamatok ellenőrzése az intézmény igazgató feladata, hatásköre, és felelőssége. A 193/2003. (XI. 26.) számú Kormányrendeletben előírt belső ellenőrzés kialakításáról és működtetéséről a GSZ vezetője köteles gondoskodni. Az intézményekben és magában a szervezeti egységben a független belső ellenőri feladatokat külső szakértő szervezet bevonásával biztosítja a GSZ (Áht. 121. § és Ámr. VIII. fejezet 155-160. §). A belső ellenőrzési tevékenységet a belső ellenőrzési kézikönyv, a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési terv szerint kell végezni. Az éves tervet a GSZ igazgató által alkalmazott belső ellenőrzési vezetőnek kell elkészítenie. A belső ellenőrzési vezető felelős az éves ellenőrzési jelentés elkészítéséért. Az éves ellenőrzési jelentés tartalmazza a belső ellenőrzési tevékenység bemutatását, valamint a belső ellenőrzés által tett megállapításokat és a javaslatok hasznosítását. A belső ellenőrzést a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben foglaltak szerint kell megszervezni és elvégezni. Az ellenőrzések tapasztalatait, a vizsgálatba bevont intézmény vezetője, csoport, egység stb., megismeri és az ellenőr által tett javaslatokra reagál, intézkedési tervet készít és megküldi a GSZ igazgatójának és belső ellenőrzési vezetőnek, ami az intézkedések realizálásának utóellenőrzése keretében hajtható végre.
13
c) A pedagógusok közösségei A nevelőtestület Az intézmény pedagógusainak közössége, beleértve mind a nappali, a felnőtt tagozat, valamint a kollégium pedagógusait. A nevelőtestület jogállását, döntési, véleményezési és javaslattételi jogkörét a Közoktatási Törvény 56-57. paragrafusa, valamint a hatályos jogszabályok tartalmazzák. A nevelőtestület a tanév folyamán rendes és rendkívüli értekezletet tart. A nevelőtestület rendes értekezletei az osztályozó értekezleten kívül: a tanévnyitó, a félévi, a tanévzáró, valamint a szükség szerinti nevelési értekezletek. A tanévnyitó értekezlet feladata az iskola igazgatója által előterjesztett éves munkaterv javaslat megvitatása és elfogadása. A nevelőtestület értekezleteit az iskola munkatervében meghatározott napirenddel és időponttal az iskola igazgatója hívja össze. Az igazgató szükség esetén, tanítási időn kívülre rendkívüli nevelőtestületi értekezlet összehívásáról is intézkedhet, vagy a nevelőtestülettel rövid megbeszélést tarthat. Az értekezletek, megbeszélések ideje általában a hét első napjának délutánja, esetenként meghatározott kezdési időponttal. (általában 14:20) Nevelőtestületi értekezletet kell összehívni az iskolaigazgató, a kollégiumvezető, továbbá, ha a nevelőtestület egyharmada kéri. Ha az iskolai szülői szervezet, iskolai diákönkormányzat vagy a kollégiumi diákönkormányzat kezdeményezi a nevelőtestület összehívását, a kezdeményezés elfogadásáról a nevelőtestület dönt. A nevelőtestületi értekezlet lefolytatásával kapcsolatos rendelkezések A nevelőtestületi értekezletet az iskola igazgatója készíti elő. A nevelőtestület írásos előterjesztés alapján tárgyalja a pedagógiai program, a szervezeti és működési szabályzat, a házirend, a munkaterv, az iskolai munkára irányuló átfogó elemzés, beszámoló elfogadásával, valamint a diákönkormányzat szervezeti és működési szabályzatának jóváhagyásával kapcsolatos napirendi pontokat. Az igazgató az előterjesztést a nevelőtestületi értekezlet előtt legalább 8 nappal korábban nyilvánosságra hozza a belső kommunikációs hálózat segítségével. A nevelőtestületi értekezlet vonatkozó napirendi pontjához az egyetértési vagy véleményezési jogot gyakorló szülői szervezet képviselőjét meg kell hívni. Meg kell hívni a véleményezési jogkört gyakorló diákönkormányzat képviselőjét is. A nappali tagozat nevelőtestületi értekezletein, valamint megbeszélésein részt vesznek a kollégiumi nevelőtanárok. Ha a nevelőtestület egyszerű szótöbbséggel hozható döntésénél szavazategyenlőség keletkezik, a határozatot az igazgató szavazata dönti el. A nevelőtestület döntéseit határozati formában kell megszövegezni. A határozatokat sorszámozni kell, és nyilván kell tartani. A nevelőtestületi értekezlet jegyzőkönyvét a felkért jegyzőkönyvvezető vezeti. A jegyzőkönyvet az értekezletet követő 3 munkanapon belül el kell készíteni. A jegyzőkönyvet az igazgató, a jegyzőkönyvvezető és a két hitelesítő írja alá. A félévi- illetve év végi nevelőtestületi értekezlet jegyzőkönyvét a fenntartónak meg kell küldeni.
14
A nevelőtestületi feladatok átruházása, a feladatok ellátásával kapcsolatos beszámolók A nevelőtestület a közoktatási törvényben meghatározott jogköréből a.) a nappali tagozat nevelőtestületi bizottságára átruházza a kizárólag a nappali tagozatot érintő kérdéseket, b.) a felnőtt tagozat nevelőtestületi bizottságára a kizárólag őt érintő kérdéseket, c.) a kollégium nevelőtestületi bizottságára a kizárólag őt érintő kérdéseket, d.) a szakmai munkaközösségekre ruházza: - a tantárgyfelosztás elfogadása előtti és - a pedagógusok külön megbízásának elosztásával kapcsolatos, a közoktatási törvényben biztosított véleményezési jogkörét e.) a tanulók egyes fegyelmi ügyeiben való döntést átruházza a fegyelmi bizottságra f.) a tanulók továbbhaladását, illetve osztályozó vizsgára való bocsátását az adott osztályban tanító tanárok közösségének jogkörébe utalja. A szakmai munkaközösségek a nevelőtestület előtt a tanév végén számolnak be tevékenységükről és az átruházott hatáskörök gyakorlásáról. A szakmai munkaközösségek A szakmai munkaközösségek javaslattételi és véleményezési jogkörük gyakorlásával kapcsolódnak be az iskola vezetésébe. A munkaközösség a munkaprogramjának meghatározásakor figyelembe veszi az iskola munkatervét és a nevelőtestület által átruházott feladatok ellátását. A munkaközösség vezetője az azonos tantárgyat, tantárgycsoportot oktató pedagógusok által megválasztott, és az iskola igazgatója által megbízott pedagógus. A munkaközösség-vezetői feladatok ellátásának időtartamáról a választással egyidejűleg a munkaközösség dönt. A munkaközösséget a munkaközösség-vezető képviseli szakmai megbeszéléseken, értekezleteken: összeállítja - és a munkaközösség elé terjeszti elfogadásra – a munkaközösség éves munkaprogramját, valamint a munkaközösség tevékenységéről szóló beszámolót, értékelést, a tantárgyfelosztást. a munkaközösség valamelyik tagjának hosszabb távolléte esetén tervet készít a szakszerű helyettesítésre. óralátogatásokkal segíti, illetve ellenőrzi az oktató munka hatékonyságát, a tanítás–tanulás folyamatának eredményességét. megszervezi az évfolyamszintű felméréseket és értékeli azokat. szervezi a tanulók szaktárgyi versenyét. Az osztályfőnöki munkaközösség közvetlenül az igazgató irányítása alá tartozik, tagjai az osztályfőnökök. Az osztályfőnök: Felelős vezetője az osztály közösségének. Együttműködik az osztályban működő szaktanárokkal, kollégiumi nevelőkkel,. Lehetőség szerint látogatja az osztálya tanítási óráit. Vezeti az osztály osztályozó értekezleteit. Gondot fordít az osztályában tanuló tanulók felzárkóztatására, illetve a tehetséggondozásra.
15
Összehangolja a család és az iskola nevelőmunkáját, együttműködik a tanulók szüleivel. Fogadóórát, szülői értekezletet tart, együttműködik az osztálya szülői munkaközösségével. Elvégzi az osztályfőnöki ügyviteli teendőket. d) Nevelő- oktató munkát segítő alkalmazottak A BETISZK-hez (továbbiakban: TISZK) tartozó tíz társiskola gyermek-és ifjúságvédelmi, valamint szabadidő-szervezői feladatait koordinációs iroda segítségével hangolják össze, melynek működését együttműködési megállapodás rögzíti. A szertárfelelős Gondoskodik a szertári felszerelések felelős megőrzéséről, ápolásáról, fejlesztéséről. Javaslatot tesz a meglévő anyag és eszköz fenntartásához, karbantartásához, az új beszerzésekhez szükséges eszközökre. Vezeti a szakleltárt. Az elhasználódott szakleltári tárgyak selejtezésére – a háromtagú selejtezési bizottság útján – előterjesztést tesz az igazgatónak. A könyvtáros Az iskola nevelőtestületének tagja. A közvetlen felettese az általános igazgatóhelyettes. Az iskolai könyvtár fejlesztéséért, rendjéért, működéséért, teljes állományáért felel. Kapcsolatot tart a nevelőtestület többi tagjával, a kollégiummal. A könyvtár nyitvatartási, működési rendjére javaslatot tesz az igazgatónak. Könyvtári órákat tart, a folyóiratok, egyéb kiadványok megrendelését és terjesztését végzi. Az iskolatitkár Feladatai: Az intézmény nappali tagozatán adminisztrációs és ügyviteli feladatok ellátása. A beérkező és kimenő iratok előkészítése, iktatása, továbbítása. Az oktatás segítését szolgáló gépeléseket, fénymásolási teendőket végzi, ellátja a levelezési feladatokat. Kiadja a diákigazolványokat, a bizonyítványokat és az iskolalátogatási igazolásokat. Az igazgató és a helyettesek elvi állásfoglalása alapján a tanulók felvétele, esetleges átjelentkezések végzése. Felelős az érkező és távozó tanulók nyilvántartásáért. Segítséget nyújt a bizonyítványok és az anyakönyvek vezetéséhez. Vezeti a beírási naplókat. Az oktatás ügyvitelével kapcsolatos feladatokat maradéktalanul ellátja (útbaigazítást ad a tanulóknak, szülőknek, a tanárok munkáját segíti). Jegyzőkönyveket, munkaterveket, szabályzatokat és egyéb gépelési munkákat végez. Feladata a beiskolázás előkészítése, a KIFIR rendszer működtetése. A beiskolázáshoz kapcsolódó levelezés lebonyolítása. Elvégzi az Elektronikus Naplóban a számára előírt feladatokat Az igazgató és a helyettesek irányításával egyéb adminisztrációs feladatokat is ellát.
16
Az igazgató utasítására a rendeletek, körözvények, a különböző határidő betartásáról gondoskodik. Tanulmányozza a megjelenő törvényeket, rendeleteket és munkája során alkalmazza azokat. A munkaügyi ügyintéző munkáját segíti, annak útmutatásai alapján adminisztrációs feladatokat végez. A hivatali titkot köteles megtartani. Munkaidején belül esetenként, külön utasításra elvégzi mindazokat a feladatokat, amelyekkel az intézményvezető, az igazgatóhelyettesek megbízzák. Sürgős feladat és szoros határidő esetén, számára az intézményvezető vagy a helyettesei túlmunkát rendelhetnek el. Tanügyi adminisztrátorok (nappali és felnőttoktatás) Az igazgató és a helyettesek elvi állásfoglalása alapján a tanulók felvétele, esetleges átjelentkezések és kizárások végzése. Közreműködik a statisztikai jelentések elkészítésében. Végzi az érettségi nyilvántartórendszer iskolai működtetését a vizsgaidőszakokban. Az oktatás ügyvitelével kapcsolatos feladatokat maradéktalanul ellátja (útbaigazítást ad a tanulóknak, szülőknek, a tanárok munkáját segíti). Jegyzőkönyvek, munkatervek, szabályzatok, egyéb gépelési munkákat végez. Besegít a leltározási feladatokba, a leltárfelvételi íveket vezeti, és részt vesz a leltárkiértékelésben. A hivatali titkot köteles megtartani. Szabadságát tanítási időn kívül veheti igénybe, illetve tanítási időben csak indokolt esetben igényelhet szabadságot. Munkaidején belül esetenként, külön utasításra elvégzi mindazokat a feladatokat, amelyekkel az intézményvezető, az igazgatóhelyettesek megbízzák. Sürgős feladat és szoros határidő esetén, számára az intézményvezető vagy a helyettesei túlmunkát rendelhetnek el. A felnőttoktatásban dolgozó tanügyi adminisztrátor vezeti a tanügyi nyilvántartásokat és kezeli a KIR rendszert is az esti tagozatra vonatkozóan. Oktatástechnikus Feladatait a rendszergazdával való együttműködés alapján teljesíti: Rendszeresen figyelemmel kíséri az anyag- és alkatrészellátást, gondoskodik pótlásukról. Az iskolai leltározás segítése érdekében elvégzi az oktatástechnikai eszközök, információhordozó anyagok nyilvántartásával, tárolásával kapcsolatos feladatokat. Az iskolavezetés kérésére – a rendszergazdával szoros együttműködésben – rövid idő alatt pontos helyzetképet nyújt az eszközállományról. Szükség szerint javaslatot tesz a selejtezésre, illetve a pedagógusok bevonásával az elkövetkező, szükséges eszközbeszerzésekre. Igény szerint tanácsot ad az eszközök kezelésével kapcsolatban, új eszköz esetén segíti a beüzemelést. Minden tőle telhetőt megtesz a helytelen eszközhasználatból fakadó károk megelőzéséért. Biztosítja az eszközök balesetmentes használhatóságát, ismeri és megtartatja a biztonságtechnikai előírásokat és munkavédelmi szabályokat. A tanév elején az igazgatóval egyeztetve az av-eszközöket a pedagógusoknak kiadja, biztosítja a személy szerinti átadást, erről aláírással ellátott nyilvántartást vezet. 17
Tanév közben az igazgató ellenjegyzésével kiadja az egyéni használatba kerülő eszközöket, ügyel a határidő szerinti visszavételre. Tanév végén a kiadott eszközöket raktározásra visszaveszi, szakszerű tárolásukról gondoskodik. Szigorúan őrködik az eszközök vagyonvédelmén. Időről-időre ellenőrzi a kihelyezett eszközök állapotát, az esetleges hanyag kezelésről, rongálásról azonnal bejelentést tesz az iskolavezetésnek. Munkájában közvetlen irányítás szempontjából az iskola igazgatójához (távollétében helyetteséhez) tartozik. A felsoroltakon kívül elvégzi azokat – az iskola működésével szorosan összefüggő – feladatokat, melyekre az igazgatótól megbízást kap. A diákönkormányzatot segítő tanár Közvetlen felettese az iskola igazgatója. Feladata kiterjed a tanórán kívüli tevékenységre is. Összefogja a diákönkormányzati szerveket, közvetlen kapcsolatot tart a vezetőséggel. Az osztályfőnöki munkaközösségvezetővel együttműködve bekapcsolódik az iskolai ünnepélyek, rendezvények szervezésébe. Megbízása az DÖK egyetértésével történik. A vezető tanár A vezető tanári megbízásokat az igazgató terjeszti elő a BCE pedagógiai tanszékének, szerződéskötés végett. A vezető tanár a BCE tanárképzős hallgatóival foglalkozik, szervezi, irányítja, értékeli a tanárjelölt hallgatók tanórai és órán kívüli munkáját.
Rendszergazda Közvetlen felettese az iskola igazgatója, az informatikai munkaközösség tagja. Felügyeli az iskola és kollégium teljes számítógépparkját, a külső és belső hálózatot, biztosítja a folyamatos működését. Működteti az elektronikus naplót. Fejlesztéseket, beszerzéseket javasol, beszerzi az árajánlatokat, figyeli az ezzel kapcsolatos pályázatokat, részt vesz azok elkészítésében. e) A tanulók közösségei A tanulóközösség létrejötte Az iskolába, kollégiumba történő felvétellel a tanuló bekerül egy közösségbe. Minden külön szervezőmunka, szervező tevékenység nélkül meghatározott célból összejövő tanulók közösséget alkotnak. Ezek a közösségek lehetnek alkalmiak, kisebb- és nagyobb létszámúak, létre jöhetnek a nevelő- és oktató munka szervezésével, a tanárok által, illetőleg az iskolai munkarend által vezérelten, vagy spontán módon. Az egyes tanulóközösségek ugyanúgy részei az iskolának, a kollégiumnak, mint ahogy az iskola, illetve a kollégium részét képezi a nevelőtestület, a szülői munkaközösség. Az egyes tanulóközösségek létrejöttére, működésére, szervezettségére nem feltétlenül jellemző a szervezettség, a szabályozottság. A tanuló azáltal, hogy felvételt nyert az iskolába, a kollégiumba, vagy beosztották meghatározott évfolyamra, osztályba, részévé válik az adott iskola, kollégium, évfolyam, osztály közösségének. E tagságból eredő jogok és kötelezettségek a tanulói jogviszonnyal, a kollégiumi tagsági jogviszonnyal összefüggő jogosítványok, illetőleg kötelezettségek.
18
A diákkör A tanulói jogviszonnyal, kollégiumi tagsági jogviszonnyal együtt járó felelősség a közösségi életben való részvétel joga és kötelessége. A tanulóközösségben lehetnek spontán feladatok, önként vállalt feladatok, a közösség által átruházott feladatok. A tanulók elfogadhatják az iskola, a kollégium által kialakított közösségi formákat, ugyanakkor joguk van arra is, hogy saját maguk hozzanak létre kisebb vagy nagyobb közösségeket. A közösségi élet egyik lehetséges formája a diákkör, amely a közoktatásról szóló törvény 53. §-a (2) bekezdésének b.) pontja szerint a tanórán kívüli foglalkozások meghatározott körét öleli fel – szakkör, érdeklődési kör, önképző kör, énekkar, művészeti csoport. A diákkör létrehozásának szabályait az iskola, illetve a kollégium házirendjében kell meghatározni. A diákkör működtetése kétféle formában valósulhat meg, az iskola, illetve a kollégium költségvetésének a terhére, vagy az azt létrehozók, illetve szüleik által befizetett költségtérítés terhére. Az ingyenes szolgáltatások körébe akkor tartozik a diákkörön való részvétel, ha megszervezésére a közoktatásról szóló törvény 52. §-ának (7) bekezdése alapján rendelkezésre álló időkeret terhére kerül sor. Osztályközösségek A tanulók alapvető közösségei az osztályközösségek. Minden osztály élén az osztályfőnök áll. Az osztály tagjai megválasztják az osztály képviselőit, az osztály diákbizottság titkárát osztály diákbizottság helyettesét a tanulmányi felelőst a gazdasági felelőst Az osztályok választott képviselői vagy közvetlenül, vagy közvetve, az iskolai diákbizottságon keresztül képviselhetik érdekeiket. A diákönkormányzat A tanulók, a tanulóközösségek és a diákkörök a tanulók érdekeinek képviseletére önkormányzatot hozhatnak létre. A diákönkormányzat tevékenysége a tanulókat érintő valamennyi kérdésre kiterjed. A diákönkormányzat munkáját a tanulók által felkért nagykorú személy segíti, aki – a diákönkormányzat megbízása alapján – eljárhat a diákönkormányzat képviseletében is. Ha az iskolában, kollégiumban több diákönkormányzat tevékenykedik, az járhat el a nevelésioktatási intézmény egészét érintő ügyekben, amelyik megválasztásában a legtöbb tanuló vett részt, feltéve, hogy ily módon a tanulók több mint ötven százalékának képviselete biztosított. Ilyen diákönkormányzat hiányában az iskolában, kollégiumban működő diákönkormányzatok a nevelési-oktatási intézmény egészét érintő ügyek intézésére közös szervezetet hozhatnak létre, vagy megbízhatják valamelyik diákönkormányzatot (a továbbiakban: iskolai, kollégiumi diákönkormányzat). A diákönkormányzat –a nevelőtestület véleményének kikérésével - dönt saját működéséről, a diákönkormányzat működéséhez biztosított anyagi eszközök felhasználásáról, hatáskörei gyakorlásáról, javaslatot tesz egy tanítás nélküli munkanap programjáról, az iskolai, kollégiumi diákönkormányzati tájékoztatási rendszerének létrehozásáról és működtetéséről, valamint a tájékoztatási rendszer (iskolaújság, iskolarádió stb.) szerkesztősége tanulói vezetőjének (felelős szerkesztőjének), munkatársainak megbízásáról.
19
A diákönkormányzat szervezeti és működési szabályzatát a választó tanulóközösség fogadja el, és a nevelőtestület hagyja jóvá. A szervezeti és működési szabályzat jóváhagyása csak akkor tagadható meg, ha az jogszabálysértő, vagy ellentétes az iskola szervezeti és működési szabályzatával, illetve házirendjével. A szervezési és működési szabályzat jóváhagyásáról a nevelőtestületnek a beterjesztést követő harminc napon belül nyilatkoznia kell. A szervezési és működési szabályzatot, illetve módosítását jóváhagyottnak kell tekinteni, ha a nevelőtestület harminc napon belül nem nyilatkozik. A diákönkormányzat véleményt nyilváníthat, javaslattal élhet a nevelési-oktatási intézmény működésével és a tanulókkal kapcsolatos valamennyi kérdésben. A diákönkormányzat feladatainak ellátásához térítésmentesen használhatja az iskola, kollégium helyiségeit, berendezéseit, ha ezzel nem korlátozza az iskola, kollégium működését. Az iskolában, kollégiumban évente legalább egy alkalommal diákközgyűlést kell szervezni a diákönkormányzat működésének és a tanulói jogok érvényesülésének áttekintése céljából. A diákönkormányzat segítő tanárt az igazgató bízza meg. Megbízatása 3 évre szól, amely meghosszabbítható. A diákönkormányzat vezetőjét és tisztviselőit a küldöttértekezlet választja. A küldöttértekezleten részt vesz minden osztály diákbizottságának titkára (ODB titkár) és két tagja. A diákönkormányzat vezetőjével a kapcsolatot, a diákönkormányzatot segítő tanár segítségével, de közvetlenül az intézmény igazgatója tartja és, a működéséhez szükséges feltételeket biztosítja. Így: - helyiséget biztosít az összejövetelek megtartására - vezetőit meghívja a diákságot érintő értekezletekre - fénymásolási, sokszorosítási lehetőséget biztosít felhívásai elkészítésére - diákönkormányzati hirdetőtáblát helyez el az épületben - a diákönkormányzat részére rendelkezésre álló költségvetési keretből a vezetők továbbképzésének anyagi fedezetét biztosítja, az év végén megmaradó összeget jutalmazásra fordítja. f) Szülői szervezet Az intézményben iskolaszék és kollégiumi szék nem működik. Helyette az osztályok szülői értekezletein választott egy-egy szülő képviseli az osztályt, így jön létre a „Szülők Tanácsa”, amely az iskolaszéket helyettesíti. Minden olyan kérdésben, melyben a jogszabály rendelkezése alapján az iskolaszék egyetértési jogot gyakorolna, a szülői szervezet (közösség) véleményét ki kell kérni. Így: Az intézményben működő szülői szervezet, a Szülők Tanácsa a következő ügyekben döntési joggal rendelkezik: - dönt saját működési rendjéről, munkatervének elfogadásáról, tisztségviselőinek megválasztásáról; Az intézményben működő szervezet, a Szülők Tanácsa a következő ügyekben véleményezési joggal rendelkezik: - pedagógiai program - a tanév helyi rendje - házirend - intézményi SZMSZ - javaslattevő jogkörrel rendelkezik az intézmény irányítását, a vezető személyét, az intézmény egészét, illetve a tanulók nagyobb csoportját érintő kérdésekben.
20
A szülői szervezet feladatai ellátásához térítésmentesen használhatja az iskola helyiségeit, berendezéseit, ha ezzel nem korlátozza az iskola működését. 2. Vezetők és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje, formája a) Vezetők és alkalmazotti közösségek közötti kapcsolattartás formái és rendje: Vezetők és pedagógusi közösség: az iskola elfogadott tanévi munkatervében szereplő havi ütemterv az aktuális hónap első napja előtt kifüggesztésre kerül. A feladatokról rendszeres információátadó, tájékoztató megbeszélés történik, melyen jelen vannak a vezetők és a teljes pedagógus állomány. b) A szakmai munkaközösségek közötti együttműködés formái és kapcsolattartásának rendje A vezetők és a szakmai közösségek (munkaközösségek) közötti kapcsolatot az illetékes igazgatóhelyettes és munkaközösség-vezetők tartják, szükség szerinti megbeszéléssel, tájékoztatással. Az igazgatóhelyettes részt vesz a hozzá tartozó munkaközösségek értekezletein. Az igazgató a kollégium és a felnőtt tagozat tagjaival a kapcsolatot a kollégiumvezető, illetve a felnőtt tagozatot irányító általános igazgatóhelyettesen keresztül tartja, iskolavezetői értekezleten, illetve szükség szerinti tájékoztatók, beszámolók segítségével. c) Kapcsolat a diákönkormányzattal A diákönkormányzat vezetőjével a kapcsolatot, a diákönkormányzatot segítő tanár segítségével, de közvetlenül az intézmény igazgatója tartja, és a működéséhez szükséges feltételeket biztosítja. Így: helyiséget biztosít az összejövetelek megtartására, vezetőit meghívja a diákságot érintő értekezletre, fénymásolási, sokszorosítási lehetőséget biztosít felhívásai elkészítésére, diákönkormányzati hirdetőtáblát helyez el az épületben, a diákönkormányzat részére rendelkezésre álló költségvetési keretből a vezetők továbbképzésének anyagi fedezetét biztosítja, az év végén megmaradó összeget jutalmazásra fordítja. A tanulók szervezett véleménynyilvánításának és tájékoztatásának fóruma a diák küldöttközgyűlés. Megtartásának idejét a tanév helyi rendje tartalmazza. A diák küldöttközgyűlésen jelen vannak a nevelőtestület tagjai. A diák küldöttközgyűlés levezető elnöke a diákönkormányzatot segítő tanár. A tanulók részére az igazgató ad tájékoztatást. Az iskola életével kapcsolatos kérdéseket a diákönkormányzat a segítő tanár közreműködésével a küldöttközgyűlést megelőzően írásban is eljuttathatja az iskola igazgatójához. Az írásban, illetőleg szóban feltett kérdésre az illetékes vezető ad érdemi választ. A rendkívüli diákközgyűlés összehívását a diákönkormányzat vezetője a javasolt napirend megjelölésével a segítő tanár útján kezdeményezi az igazgatónál. Az igazgató a kezdeményezéstől számított 15 napon belül intézkedik a rendkívüli diákközgyűlés összehívásáról a napirend közzétételével. Ha az igazgató a rendkívüli diákközgyűlés összehívását nem tartja szükségesnek, gondoskodik a kezdeményezést kiváltó kérdés más úton való megnyugtató rendezéséről.
21
d) Az iskolai sportkör A tanulók tanórán kívüli sporttevékenységét a testnevelő tanárok szervezik a szorgalmi időre. A tanulók részvétele önkéntes, de törekedni kell arra, hogy a foglalkozásokon minél nagyobb számban vegyenek részt. A kapcsolattartás rendje: Az iskolai diáksportegyesület diákvezetését évente a rendes közgyűlés választja, egy évre. A megválasztott vezető újraválasztható. Tanárvezetőjét, tanárelnökét az igazgató bízza meg. A megbízás 3 évre szól, meg nem hosszabbítható. Az iskolavezetéssel a kapcsolatot az igazgató tartja, aki összekötő a diákegyesület és iskolavezetés között, egyben felügyeli a diáksportegyesületet. e) Kapcsolat a szülői szervezettel - Az iskolában megalakított szülői szervezet, a Szülők Tanácsa az általa elfogadott szabályok szerint működik. - Azokban az ügyekben, amelyekben a szülői szervezetnek a jogszabály véleményezési jogosultságot biztosít, a szülői szervezet véleményét az igazgató kéri meg az írásos anyagok átadásával. - A szülői szervezet képviselőjét a nevelőtestületi értekezlet vonatkozó napirendi pontjának tárgyalásához meg kell hívni. - Az osztályok szerinti szülői szervezetekkel az osztályfőnökök tartanak kapcsolatot. - A szülőkkel való közvetlen kapcsolat formái: nyílt napok, szülői értekezletek, fogadóórák. - Az iskola a helyiségeit, berendezéseit, (számítógép, fénymásoló) a szülői szervezet üléseire, értekezleteire, illetve az iskolát érintő kiadványok elkészítésére térítésmentesen bocsátja rendelkezésre. 3. Szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje a) A pedagógusok közössége a tanulóközösségekkel A kapcsolatot az osztályfőnök közreműködésével tartja. Az osztályban tanító tanárok közössége a tanórák alatt is kapcsolatot tart az osztályfőnökséggel. b) A pedagógusok közössége a szülői szervezetekkel a kapcsolatot az osztályfőnökön keresztül a szülői értekezleten, illetve az év elején megadott, ellenőrzőbe beírt fogadóórákon tartja. Az osztályfőnök összehangolja a család és az iskola nevelőmunkáját, együttműködik a tanulók szüleivel. Az osztályfőnök együttműködik az osztálya szülői közösségével. 4. Külső kapcsolatok rendszere, formája és módja Az iskolát a külső kapcsolatokban az igazgató képviseli. Az igazgatóhelyettesek a vezetői feladatmegosztás szerint tartanak kapcsolatot a külső szervekkel. Az iskolai munka megfelelő szintű irányításának érdekében az iskola igazgatásának állandó munkakapcsolatban kell állnia: a fenntartóval, a Fővárosi Önkormányzat Oktatási Ügyosztályával, a Belvárosi TISZK vezetőjével és munkatársaival, a Belvárosi TISZK GSZ vezetőjével és munkatársaival,
22
a Belvárosi TISZK vezetőjével és munkatársaival, a Belvárosi TISZK koordinációs irodájának vezetőjével és munkatársaival, a pedagógiai intézetekkel, helyi oktatási intézmények vezetőivel, nevelési, pályaválasztási tanácsadóval. Az eredményes oktató-nevelő munka érdekében az iskola rendszeres munkakapcsolatot tart fenn: Szakminisztériumokkal, Kormányhivatallal, Szakirányú felsőoktatási intézményekkel, Az iskolát támogató alapítvány kuratóriumával, a Volt Istvánosok Baráti Köre Egyesületével, A Szent István Sportegyesülettel, Termelő, gazdálkodó szervezetekkel, Pénzintézetekkel, biztosítókkal, Az iskolaorvossal, Sportegyesületekkel (FTC), A Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézettel. Az intézmény egészségügyi ellátást biztosító egészségügyi szolgáltatóval a kapcsolatot az intézmény az iskolaorvoson keresztül tartja, rendszeres tájékoztatás, konzultáció formájában. Az iskola igazgatója jelzi a lakóhely szerinti illetékes jegyzőnek, ha a tanköteles tanuló igazolatlan mulasztásainak száma elérte a tíz órát. A kapcsolattartás teljes rendszere a kollégiumra, mint intézményegységre is fennáll. IV. Működés rendje 1. Az intézmény működési rendje, nyitva tartás, vezetők intézményben való benntartózkodásának rendje Az iskola szorgalmi időben hétfőtől péntekig reggel 700 órától 2105 –ig tart nyitva. (Esti tagozat és kollégium miatt) Az iskolát szombaton, vasárnap és munkaszüneti napokon – állandó éjjel-nappali portafelügyelet mellett – zárva kell tartani. Rendezvények esetén a nyitva tartásra, valamint a szokásos nyitvatartási rendtől való eltérésre az igazgató ad engedélyt. A tanítás kezdete 735 . A tanítási óra 45 perces. A tanítás vége 1445. Az óraközti szünetek időtartama: 1. szünet 10 perc, 2. szünet 10 perc, 3. szünet 10 perc, 4. szünet 15 perc, (nagyszünet) 5. szünet 10 perc, 6. szünet 20 perc, (ebédszünet) 7. szünet 5 perc. A tanítási órákat zavarni nem lehet. A közleményeket az iskolarádión keresztül a 4. és 6. óra végén kell tudatni a tanulókkal. Indokolt esetben az igazgatói hirdetést az osztály előtt az órát
23
tartó tanár olvassa fel, megtörténtét aláírásával igazolja. Ha pedagógiailag indokolt, az órák összevonva is megtarthatók, de kicsengetés előtt nem engedhetők ki a tanulók a tanteremből. Ezt az ügyeletes igazgatóval előre közölni kell. A folyosókon, a tanári szobánál az óraközi szünetekben, továbbá - az ebédeltetés alatt – az ebédlőben tanári illetve nevelőtanári ügyeleti rendszer működik. A tanuló a tanítási idő alatt csak az osztályfőnöke, távollétében az ügyeletes igazgató, igazgatóhelyettes írásos engedélyével hagyhatja el az épületet, amelyet távozáskor a portán le kell adnia. A szervezett foglalkozások 16 óráig tartanak. Ez után tanulók az épületben felügyelet nélkül nem tartózkodhatnak. Az iskolai ünnepélyek, a szülői értekezletek, nyílt napok tartása idején az iskola munkarendje az igazgató döntése szerint módosul. Az iskolai könyvtár nyitvatartási rendjét és használati rendjét a könyvtár működési szabályzata tartalmazza. Az iskola a tanítási szünetekben a kapuban kifüggesztett, meghatározott ügyeleti rend szerint tart nyitva. Az ügyeleti időn kívül csak a beosztásuk szerint munkát végzők tartózkodhatnak az épületben. A nyári tanítási szünet ügyeleti rendjét az igazgató határozza meg. Általában szerdánként 900 és 1300 közötti. A vezetők benntartózkodása Az iskola nyitvatartási idején belül reggel 7.00 óra és du. 1600 között az igazgató vagy helyettesei közül egy vezetőnek az iskolában kell tartózkodnia. A reggeli nyitva tartás kezdetétől a vezető beérkezéséig a gondnok köteles az intézmény működési körében szükségessé váló halaszthatatlan intézkedések megtételére. A 1600-kor távozó vezető után a felnőttoktatást felügyelő igazgatóhelyettes és a kollégiumi vezető tartoznak felelősséggel az intézmény rendjéért. Az intézményben munka és tűzvédelmi felügyeletet a BETISZK GSZ munkatársa látja el. A pedagógusoknak, az intézmény egyéb dolgozóinak minden tanévkezdéskor (szeptember 1.) baleset és tűzvédelmi oktatásban kell részt venni, részvételt aláírással igazolni. A tanév első napján az osztályfőnökök – előre megadott tematika alapján – baleset és tűzvédelmi oktatásban részesítik az osztály tanulóit. Az oktatást a naplóban dokumentálják. A tanév első szakóráján a szaktanár szakórájához kapcsolódóan – ugyanezt elvégzi, a naplóban dokumentálja. Minden tanulóbaleset esetén értesíteni kell az osztályfőnököt, az ügyeletes igazgatót, igazgatóhelyettest, illetve a munkavédelmi felelőst. A hivatalos ügyek intézése az iskolatitkári irodában történik 800 és 1600 óra között. Tanulók a nagyszünetekben intézhetik ügyeiket 1105-1120-ig és 1300 – 1320-ig. 2. A belépés és benntartózkodás rendje azok részére, akik nem állnak jogviszonyban a nevelési-oktatási intézménnyel Az épületbe belépő azon személyeket, (szülők, látogatók, ügyintézők stb.) akik nem állnak jogviszonyban az intézménnyel, a portaszolgálat tartja nyilván a következők szerint: A portás a belépési engedélyre bejegyzi az érkező nevét, az érkezés időpontját, illetve a keresett személy nevét;
24
telefonon felhívja a keresett személyt és bejelenti a vendég érkezését, majd útbaigazítja (amennyiben a keresett személy az épületben tartózkodik és fogadóképes); távozáskor a látogatót fogadó rávezeti a belépési engedélyre a távozás időpontját; és aláírja, a látogató a portán leadja az így kitöltött engedélyt. A vendégek épületben való tartózkodása csak az ügyintézés idejére korlátozódhat, céltalanul vagy az időt várakozással töltve az épületben idegenek nem tartózkodhatnak; A kollégisták látogatót csak a porta melletti „vendéghelyen” fogadhatnak, a kollégiumba csak a szülők és testvérek mehetnek fel, az előbb leírtak szerint, a tanuló kíséretében; A portás a kollégium lakóit telefonon értesíti, leérkezésükig a vendégnek a portán kell tartózkodni; A tanulókat (nappali és esti is) az épületen belül ismerőseik nem várhatják. 3. A tanórán kívüli foglalkozások szervezeti formái tanulószoba, szakkör, énekkar, diákszínpad, iskolai sportkör, korrepetálások, felzárkóztatások, tanulmányi, szakmai, kulturális verseny, házi bajnokság, iskolák közötti verseny, diáknap, érdeklődési kör, önképző kör a tanulók és szülők igényei szerint szervezhetők. A tanulószoba A tanulószoba, a szülők igényei szerint elsősorban a 9-10. évfolyamon szervezhető. Szorgalmi időszak alatt működik, 1400-től legkésőbb 1600 óráig, az erre a célra kijelölt teremben. A tanulószobai foglalkozást tartó tanár feladata, hogy segítse a tanulókat az önálló tanulási módszerek kialakításában, az iskolai tananyag elsajátításában, külön gondot kell fordítani a hiányos felkészültségű tanulókra. A szakkörök Az iskola a hagyományainak megfelelő (szaktárgyi természettudományos, technikai, környezetvédelmi, művészeti)szakköröket hirdeti meg, de a tanulók és a szülők újak szervezését is kezdeményezhetik. A szakköri foglalkozásokra szorgalmi időszak kezdetén lehet jelentkezni. A szakkörök indításáról és arról, hogy mely szakköri foglalkozás legyen ingyenesen igénybe vehető, a szakmai munkaközösség és a szülői közösség véleményének meghallgatásával az igazgató dönt. A szakköri foglalkozások legkésőbb októberben kezdődnek és a szorgalmi időszak végéig tartanak. A foglalkozás időtartama heti 2 óra (90 perc).
25
Az énekkar Az énekkar a szorgalmi időszak alatt, órarendben rögzített időpontban, heti kétszer 45 perces időbeosztással működik. A tanulók önkéntesen jelentkeznek, kiválasztásukról, felvételükről a karvezető dönt. Az iskolai sportkör A tanulók tanórán kívüli sporttevékenységét a testnevelő tanárok szervezik a szorgalmi időre. A tanulók részvétele önkéntes, de törekedni kell arra, hogy a foglalkozásokon minél nagyobb számban vegyenek részt. A mindennapi testedzés formái Az intézményben tornacsarnok, egy kisméretű tornaterem és egy konditerem áll rendelkezésre. Ezek minden tanítási napon az előre megszervezett foglalkozások és házibajnokságok, versenyek idején használhatók tanári felügyelet mellett. A szakkör, az énekkar, a sportkör vezetőjét az igazgató bízza meg. A megbízást ellátók szakmailag és pedagógiailag felelősek a szakkör, az énekkar és a sportkör működéséért. Éves munkaprogramot dolgoznak ki, amelyet a felelős igazgatóhelyettes hagy jóvá. Az énekkar szerepléseit, külső fellépéseit az igazgató engedélyezi. A tanulmányi, szakmai, kulturális verseny, sportvetélkedő, diáknap része a tanév helyi rendjének, illetőleg az éves munkatervnek, amely meghatározza a szervezés feladatait és felelőseit. A területi és az országos fordulóra továbbjutott tanulókat a verseny idejére az igazgató mentesíti a tanítási órákon való részvétel alól. Az igazgató gondoskodik arról, hogy az országos, a körzeti, a helyi vagy a házi versenyeken győztes, illetőleg helyezést elért tanulók – továbbá az énekkar – eredményes szereplését az egész iskolaközösség megismerje, az iskolavezetés pedig elismerje, jutalmazza. 4. A felnőttoktatás formái Az iskola felnőttoktatás keretében esti oktatást szervez 4 évfolyamos, érettségire való felkészítő képzés formájában, közgazdasági szakmai orientációval, és szakmai alapozással. A felnőtt tagozaton: A tanítás 16.00-kor kezdődik és 2105 órakor ér véget. A tanítási órák 40 percesek, 5 perces szünetekkel. A tanulók a tanítás megkezdése előtt ½ órával jöhetnek be az épületbe. Évente 3 alkalommal írásbeli és szóbeli beszámolókon, illetve vizsgákon vesznek részt. Az évközi beszámolók kezdési időpontja legkorábban 1430 lehet. Előtte ¼ órával érkezhetnek az épületbe. A tanév rendjét, a vizsgáztatást, javító-pótló vizsgák rendjét a felelős igazgatóhelyettes felterjesztése alapján az intézmény igazgatója hagyja jóvá. A kollégium A kollégium munkarendje alkalmazkodik a nappali tagozat munkarendjéhez. A kollégium éves munkatervét a kollégium vezetője készíti el. Az iskolába felvett, kollégiumi ellátást kérő tanulót nem lehet elutasítani. A kollégium működésének belső szabályait a kollégiumi Házirend rögzíti.
26
5. Ünnepélyek, megemlékezések rendje, hagyományok ápolásával kapcsolatos feladatok Az iskola hagyományainak ápolása, ezek fejlesztése és bővítése, valamint az iskola jó hírnevének megőrzése, öregbítése az iskolaközösség minden tagjának joga és kötelessége. A hagyományok ápolásával kapcsolatos feladatokat, továbbá az ünnepélyekre, megemlékezésekre, rendezvényekre vonatkozó időpontokat, valamint a szervezési felelősöket a nevelőtestület az éves munkatervben határozza meg. Az intézmény hagyományos kulturális és ünnepi rendezvényei: tanévnyitó, szalagavató ünnepély, ballagás, tanévzáró, nemzeti és állami ünnepekről megemlékezés, így: iskolai szintű közös megemlékezés: március 15 október 23 osztály, ill. kisebb közösségi szintű megemlékezés: o Aradi vértanúk napja (okt. 6.) o Kommunista és egyéb diktatúrák áldozatainak napja (febr. 25.) o a Holokauszt áldozatainak napja (ápr. 16.) o Nemzeti összetartozás napja (jún. 4.) Versenyek és egyéb hagyományos rendezvények: házi tanulmányi versenyek, bajnokságok, gólyanap, Istvános napok, tanulmányi kirándulások, nyári táborok Időpontjukat és megszervezésük feladatait minden évben a tanév általános és helyi rendje állapítja meg. A hagyományápolás külsőségei a./ - iskolazászló, címer - Istvános plakett b./ Az iskola tanulóinak kötelező ünnepi viselete: - lányok: fehér blúz, sötét alj - fiúk: fehér ing, sötét nadrág c./ Az iskola hagyományos sportfelszerelése: - fehér felső - zöld sportnadrág - fehér zokni
27
6. A pedagógiai munka belső ellenőrzésének rendje A nevelő-oktató munka belső ellenőrzése a tanítási órákon kívül kiterjed a tanórán kívüli foglalkozásokra is. A tanév során végrehajtandó feladatokat az éves munkaterv és az Intézményi Minőségirányítási Program tanévi munkaterve tartalmazza. A nevelő-oktató munka belső ellenőrzésének megszervezéséért és hatékony működtetéséért az igazgató felelős. Az ellenőrzés területeit, konkrét tartalmát, módszerét és ütemezését a félévenként elkészítendő ellenőrzési terv tartalmazza. Az ellenőrzési tervet nyilvánosságra kell hozni. A nevelő-oktató munka belső ellenőrzésére jogosultak: - az igazgató, - az igazgatóhelyettesek, - a munkaközösség-vezetők, - munkaközösségi tagok külön megbízás szerint. Az igazgató az intézményben folyó valamennyi tevékenységet ellenőrizheti. Közvetlenül ellenőrzi az igazgatóhelyettesek munkáját. Ennek egyik eszköze a beszámoltatás. A nevelőtestület tagjainál végzendő ellenőrzések ütemezésénél kiemelt figyelmet fordít a pályakezdőkre és az iskolához újonnan érkezett pedagógusokra. Az igazgatóhelyettesek ellenőrzési tevékenységüket a vezetői feladatmegosztásból következő saját területükön végzik. A munkaközösség-vezetők az ellenőrzési feladatokat a munkaközösség tagjainál a szaktárgyukkal összefüggő területeken látják el. Tapasztalataikról folyamatosan tájékoztatják az illetékes igazgatóhelyettest. Az ellenőrzés módszerei: - tanórák, tanórán kívüli foglalkozások látogatása, - írásos dokumentumok vizsgálata, - tanulói munkák vizsgálata, - beszámoltatás szóban, írásban. - mérések. Az ellenőrzés tapasztalatait a pedagógusokkal egyénileg, szükség esetén a munkaközösség tagjaival meg kell beszélni. Az általánosítható tapasztalatokat – a feladatok egyidejű meghatározásával – tantestületi értekezleten összegezni és értékelni kell. 7. A könyvtár működése a)A könyvtár igénybevételének és működésének általános szabályai A könyvtárra vonatkozó adatok l. A könyvtár elnevezése: Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium Könyvtára 2. A könyvtár pontos címe: Budapest, IX. Mester u. 56-58. 1095 3. A könyvtár létesítésének ideje: 1987- től működik a könyvtár jelenlegi formájában 4. A könyvtár alapterülete: 102 m2, a helyiségek száma: 1. 5. Székhelye: Budapest Cím: Mester u. 56-58. 1095 Telefon: 215-4140 28
Telefax:215-6096 E-mail-cím:
[email protected] 6. A könyvtár bélyegzője A könyvtár fenntartása és szakmai irányítása A könyvtár fenntartója: Az iskolai könyvtár fenntartásáról és fejlesztéséről a Fővárosi Önkormányzat az iskola költségvetésében gondoskodik. A szakszerű könyvtári szolgáltatások kialakításáért a könyvtárat működtető iskola és a fenntartó vállal felelősséget. Szakmai szolgáltatások: Az iskolai könyvtár szakmai tevékenységét szakmai szolgáltatásokkal (szaktanácsadás, pedagógiai tájékoztatás, továbbképzés, módszertani útmutatás stb.) segítik a MFFPPTI és a könyvtáros-tanárok munkaközössége. Az iskolai könyvtár működését az iskola igazgatója vagy az általa kijelölt helyettese ellenőrzi és a nevelőtestület javaslatainak meghallgatásával irányítja. A könyvtár gazdálkodása Az intézményigazgató a szakmai feladatai megvalósításához dologi keretet kap („intézményi dologi keretet”), melyből az alábbi jogcímeken használhat fel kézpénzes, vagy készpénzkímélő módon): tanulók ingyenes tankönyvellátása a mindenkori Költségvetési törvényben biztosított normatíva alapján az intézmény rendelkezésére álló keretösszegen belül szakkiadványok (könyv, folyóirat, stb.) eseti vásárlása, Azokra a kiadási igényekre, melyekre kerettel az intézmény nem rendelkezik és közvetlenül a szakmai munkához kapcsolódik, eseti írásbeli kérés nyújtható be a GSZ-hez. Többlet-támogatási igény esetén a GSZ a fenntartó részére továbbítja a kérést saját javaslatával együtt. Az iskolai könyvtár feladatainak ellátásához szükséges anyagi feltételeket az iskola a költségvetésében előre megtervezetten, folyamatosan biztosítja. Az iskola vezetője gondoskodik a napi működéshez szükséges eszközökről, irodaszerekről és a szociális feltételekről. A könyvtár fejlesztésére tervezett keretet úgy kell a könyvtáros-tanár rendelkezésére bocsátani, hogy a tervszerű és folyamatos beszerzés biztosítható legyen. A könyvtár feladatai A könyvtár a Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium szerves része, az oktatónevelő munka eszköztára, szellemi bázisa, gyűjtőkörével igazodik a műveltségi területek követelményrendszeréhez és az iskola tevékenységének egészéhez. Az iskolai könyvtár gyűjteményét szakszerűen fejleszti és feltárja. Költségvetési keretén belül biztosítja az iskola nevelői és tanulói részére a nevelő és oktatótevékenységhez szükséges információkat és információhordozókat. Az iskolai könyvtárnak rendelkeznie kell a különböző információhordozók használatához, az újabb dokumentumok kiadásához, a könyvtárhasználat nyilvántartásához szükséges eszközökkel. Az iskolai könyvtár alapfeladata: gyűjteményét folyamatosan fejleszti, feltárja, őrzi, gondozza és rendelkezésre bocsátja, rendszeres tájékoztatást nyújt a dokumentumokról és szolgáltatásokról, tanórai foglalkozások színhelye, biztosítja az egyéni és csoportos helyben használatot, könyvtári dokumentumokat kölcsönöz (beleértve a tartós tankönyvek, segédkönyvek
29
kölcsönzését is), lehetőségeivel hozzájárul a tanulók olvasóvá neveléséhez, önálló ismeretszerző képességük fejlesztéséhez, szolgálja a pedagógusok szakirodalmi igényeinek kielégítését, sajátos eszközeivel támogatja az iskola mindenkori oktatási profilját, különös figyelemmel kíséri és segíti a kutató tanárok és diákok munkáját, szolgálja az iskola hagyományainak ápolását a Szent István-dokumentumok gyűjtésével, feldolgozásával és közreadásával. Az iskolai könyvtár kiegészítő feladatai: tanórán kívüli foglalkozások megtartása (szakkörök szervezésének segítése: művészeti szakkör, irodalmi - színjátszó szakkör, íróverseny, műfordító-verseny, vetélkedők stb. megrendezése), dokumentumok másolása, új ismerethordozók előállítása, számítógépes informatikai szolgáltatások biztosítása a Szirén könyvtári számítógépes program segítségével; Internet-elérési szolgáltatások biztosítása, tájékoztatás nyújtása az iskolai könyvtárak, a pedagógiai-szakmai szolgáltatásokat ellátó intézményekben működő könyvtárak, a nyilvános könyvtárak dokumentumairól, szolgáltatásairól, más könyvtárak által nyújtott szolgáltatások elérésének biztosítása, részvétel a könyvtárak közötti dokumentum- és információcserében, muzeális értékű iskolai könyvtári gyűjtemények gondozása, közreműködés az iskolai tankönyvellátás megszervezésében, lebonyolításában. A tankönyvek kölcsönzése és a könyvtártól való megvásárlásának feltételei Az iskola tanulója a tanulói jogviszony fennállása alatt a kölcsönzött tankönyvet megvásárolhatja a könyvtártól. A térítés mértéke az első évben a tankönyv beszerzési ára, a soron következő években az ár évenként 25%-kal csökken. 8. Tankönyvrendelés, tankönyvellátás és tankönyvtámogatás a) Az iskolai tankönyvrendelés elkészítésének helyi rendje Az iskola igazgatója október 31-ig - az iskolába belépő 9 osztályos tanulók esetében a beíratás előtt 15 nappal – írásban minden szülőhöz eljuttatja a tankönyvpiac rendjéről szóló törvényben meghatározott normatív kedvezmények igénybevételéhez a jogszabályban előírt igénylőlapot és tájékoztatót, továbbá a normatív kedvezményeken túli iskolai támogatások körét, feltételeit, az igényjogosultság igazolásának formáit, és az igénylés elbírálásának elveit tartalmazó hirdetményt. A szülők minden év november 15-ig – az iskolába belépő 9. osztályos tanulók esetében a beíratásig – a hozzájuk eljuttatott igénylőlapon nyújthatják be igényüket a normatív és az iskolai kedvezményekre, A kedvezményre való jogosultsághoz szükséges igazolásokat legkésőbb a tankönyvárusítás idejéig be kell mutatni. A határidő elmulasztása jogvesztő. Az iskola igazgatója november 30-ig elkészíti a nyilvántartást a kedvezmények igényléséről, a nyilvántartás osztályonként tartalmazza a tanuló neve mellett a kedvezmény megnevezését és jogcímét. Ezzel egyidejűleg tájékoztatja a nevelőtestületet, a szülői szervezetet és a diákönkormányzatot az igényfelmérés eredményéről s kezdeményezi a tankönyv- és 30
tanszerellátás-támogatás megállapítását a települési önkormányzatnál azon tanulók részére, akiknek a tankönyvellátását az iskola tankönyv-támogatási rendszere nem tudja megoldani. A nevelőtestület december 15-ig dönt a tankönyvtámogatás módjáról, és erről az igazgató írásban értesíti a szülőt, illetve a nagykorú és cselekvőképes tanulót. A tankönyvjegyzéket az iskolához érkezést követő öt napon belül eljuttatja a szakmai munkaközösségek vezetőihez. A szakmai munkaközösség öt nap múlva kialakítja véleményét a választható tankönyvekről és eljuttatja azt a pedagógusokhoz. A pedagógusok január 15-ig választhatnak tankönyvet, segédkönyvet, amelyet alkalmazni kívánnak. Ha a pedagógus olyan könyvet, segédkönyvet választ, amely nincs rajta a tankönyvjegyzéken, akkor az igazgató január 30-ig beszerzi a szülői szervezet és a diákönkormányzat egyetértő nyilatkozatát. b) Az iskolai tankönyvellátás megszervezésének helyi rendje Az iskola február 15-ig elkészíti a tankönyvrendelést. A tankönyvrendelés végleges elkészítése előtt az iskola minden szülőhöz eljuttatja az iskolai tankönyvjegyzéket nyilatkozatukat kérve, hogy gyermeke részére az összes tankönyvet meg kívánja-e vásárolni, vagy egyes tankönyvek biztosítását másképpen kívánja megoldani. Az iskola június 15-ig közzéteszi a kölcsönözhető tankönyvek, ajánlott és kötelező olvasmányok jegyzékét. A tankönyvtámogatás lehet: o könyvtári kölcsönzés (drága szakkönyvek és fontos tankönyvek esetén) o ingyenes tulajdonba adás o kedvezményes tulajdonba adás A tanulók a tanév elején az iskolában vásárolhatják meg vagy a jogosultság alapján – könyvtári állományba vétel után –vehetik át a tankönyveiket. A könyvtár működtetése A könyvtár használói köre Az iskolai könyvtár korlátozottan nyilvános könyvtár. Az iskolai könyvtárat az iskola tanulói, pedagógusai, adminisztratív és technikai dolgozói használhatják. A könyvtár használata az iskola tanulói és dolgozói esetében megkötöttség nélküli, de a tanuló-és munkaviszony megszüntetése csak az esetleges könyvtári tartozás rendezése után történhet - ez az állományvédelem jogi biztosítéka. A beiratkozás és a szolgáltatások igénybevétele díjtalan. Iskolánk tanulói az osztálynaplóban feltüntetett névsor alapján automatikusan a könyvtár kölcsönzőivé várnak. Nyitva tartás Főfoglalkozású könyvtáros tanár esetén heti 22 óra a nyitvatartási idő, amelyről órarendszerű tájékoztatást kell adni az iskola tanulóinak, tanárainak. A könyvtár nyitvatartási ideje alatt a könyvtár olvasói a könyvtár egész állományát igénybe vehetik, használhatják. Az olvasóterem: könyvtári és szakórák tartásának, egyéni és csoportos kutatómunkának, könyvtári rendezvényeknek, bemutató óráknak, ünnepélyes tanári összejöveteleknek stb. színtere.
31
A kölcsönzés rendje Dokumentumokat kölcsönözni csak a kölcsönzési nyilvántartásból lehet. A könyvtárból bármely dokumentumot csak a könyvtáros-tanár tudtával, rögzítéssel szabad kivinni. Könyvtárunkban 1998. szeptember 1-jétől számítógépes kölcsönzési rendet vezettünk be. Egyszerre több dokumentum is kölcsönözhető. Szigorúan vett kölcsönzési határidő nincs, azonban ha időközben másnak is szüksége van a kölcsönzött dokumentumra, a könyvtárnak jogában áll azt visszakérni. A tanév végére minden tanuló köteles tartozását rendezni. Nyári időszakra tanulóknál csak indokolt esetben maradhat könyvtári dokumentum. Az elveszett vagy erősen megrongált dokumentumot az olvasó köteles egy kifogástalan példánnyal vagy a könyvtár számára szükséges más művel pótolni. Ha ily módon nem pótolható a hiány, akkor a mindenkori beszerzési érték térítendő. A kölcsönzésben lévő dokumentumok előjegyezhetőek. A nyitva tartás napi időszakait az olvasói igényeknek megfelelően alakítjuk ki. Az iskola kötelékéből kilépni szándékozó dolgozó vagy tanuló köteles könyvtári tartozásait rendezni. Részvétel az iskola oktató-nevelő munkájában Az iskolai könyvtárat könyvtárosi szakismerettel és pedagógiai képesítéssel rendelkező könyvtárostanár vezeti, aki az iskola nevelőtestületének tagja. Nevelőtestületi és munkaközösségi értekezleteken képviseli a könyvtárat. A nevelőtestülettel közösen elkészíti az iskola könyvtár-pedagógiai programját (a NAT könyvtárhasználati követelményrendszerének figyelembevételével). Biztosítja a szaktanároknak és tanulóknak az ismeretszerzés folyamatában a könyvtár teljes eszköztárát. A könyv- és könyvtárhasználati ismeretek tanításán túl a könyvtárhasználatra épülő szakórák, foglalkozások, szakkörök ütemezésében, gondos előkészítésében vesz részt. Könyvtári tevékenységek az oktató-nevelő munkában - A könyvtár bemutatása: év elején az első évfolyam tanulóinak az első osztályfőnöki vagy magyar órák valamelyikén. - Könyvtárhasználati órák tartása. A könyvtárbemutatót és a könyvtárhasználati órákat a könyvtáros-tanár tartja. - Szakórák tartása a könyvtárban: a könyvtár állományának használatára épített szakórák. Ezeket a szaktanárok tartják, a könyvtáros-tanár ezek előkészítésében vesz részt. Olvasószolgálat, tájékoztatás, kapcsolatok A könyvtár szolgáltatásaival közvetlenül részt vesz az iskola tanulóinak könyvtárhasználatra nevelésében, eredményes felkészülésében, tanításukban. Lehetővé teszi az állomány egyéni és csoportos helyben használatát, végzi a kölcsönzést. Segítséget ad az információk közötti eligazodásban, az információk kezelésében, ehhez szükséges ismeretek elsajátításában. Tájékoztatást ad a könyvtári szolgáltatásokról, bibliográfiai és ténybeli adatszolgáltatást, irodalomkutatást, szükség szerint témafigyelést végez. Ajánló bibliográfiákat készít a műveltségterületek igényei szerint, tanulmányi versenyek, ünnepélyek megtartásához. Segíti az egyéni és csoportos kutatómunkát.
32
Közvetítő szerepet vállal a könyvtári rendszer által nyújtott és az iskola szükségleteinek megfelelő szolgáltatások felhasználásában. A könyvtár gyűjteményében nem található, igényelt dokumentumokat könyvtárközi kölcsönzés keretében beszerzi, ösztönzi a külső források használatát. Vezeti a kölcsönzési nyilvántartásokat. Figyelemmel kíséri az előjegyzéseket és a kikölcsönzött dokumentumok visszaszolgáltatását. Az iskolai munkaközösségeknek biztosítja a szakmódszertani és szakirodalmi tájékozottságot adó szakfolyóiratokat. Tájékoztatást ad az új szerzeményekről. Figyelemmel kíséri és könyvajánlással hívja fel a figyelmet az értékes színház, film, tv és más zenei eseményekre. A tanításhoz kapcsolódó, közérdeklődésre számot tartó témákhoz könyv ül. egyéb kiállításokat készít. Szakmai képzés, továbbképzés A könyvtáros tanár a Fővárosi Pedagógiai Intézet egészségügyi, közgazdasági és kereskedelmi szakközépiskolai könyvtáros tanárok munkaközösségének tagja. Az évi rendszeres értekezleteken részt vesz. Az OPKM, az MFFPPTI könyvtári módszertani tanfolyamain részt vehet. A könyvtár számítógépes feldolgozása folytán kapcsolatot tartunk a Szirén számítógépes könyvtári program készítőivel, eljárunk a tanácsadásokra, konzultációkra, továbbá részt veszünk a speciális továbbképzéseiken is. Az állomány fejlesztése, a gyűjtemény szervezése 1. Az állomány gondozása A könyvtár feladatainak maradéktalan ellátása érdekében a könyvtár teljes állománya folyamatos gondozást igényel. a/ A könyvtárosnak tájékozódnia kell a megjelent dokumentumokról, a prospektusok, propagandakiadványok, az új könyvek, a könyvesbolti, a sajtó és tömegközlési eszközök segítségével. A könyvtár állományát gyűjtőkörének (ld. a 11. sz. mellékletben) megfelelően tervszerűen, folyamatosan és arányosan gyarapítja, ill. apasztja, a hatályos jogszabályok alapján nyilvántartásba veszi, a könyvtárhasználati szabályzatban megfogalmazottak szerint használói rendelkezésre bocsátja. Az állomány rendszeres gondozásával elősegíti, hogy a gyűjtemény tartalmában és mennyiségében egyaránt megfeleljen a korszerű oktatási követelményeknek. Szaktermekben elhelyezett letéti állományrészekkel segítjük az oktató- nevelő munkát. b/ Állománygyarapítás: Az iskolai könyvtár állománya vétel, ajándék és csere útján gyarapodik. A gyarapításra fordítandó költségvetési összeget a fenntartó évenként rendszeresen biztosítja, és a költségvetési keret folyamatos felhasználására lehetőséget ad. Az állománygyarapításban a könyvtáros, az iskolaigazgató, a nevelőtestület, a vezetőtanárok, az iskolai munkaközösségek vezetőinek, az ifjúság képviselőinek véleményét, kívánságát - amennyiben ez a könyvtár gyűjtőkörébe beleillik - figyelembe veszi. A könyvállomány fejlesztésében - a folyamatos beszerzés révén - törekedni kell az ismeretterjesztő - és a szakirodalom 70%-os, a szépirodalom 30%-os arányára. Az állományalakítás során a könyveken kívül külön gondot kell fordítani a folyóirat-állomány évi rendszeres előfizetésére. Az ajándékozás, mint gyarapítási mód független a könyvtári költségvetéstől. A könyvtár kaphat ajándékot intézménytől, egyesületektől és magánszemélyektől. Az iskolai könyvtár gyűjteményébe nem ülő ajándék-könyvek elcserélhetők, jutalmazásra felhasználhatók. A csere mint 33
állománygyarapítási forma szintén független a könyvtári költségvetéstől. A csere alapja lehet fölös példány vagy/és az iskola saját kiadványa. c/ A dokumentumok állományba vétele A leltári állományba vétel során betartandó alapelveket a hatályos jogszabályok és irányelvek tartalmazzák. A könyvtár állományába tartósan vagy ideiglenesen bekerülő dokumentumokról dokumentumfajták szerint külön - külön egyedi / címleltárkönyv készül. A leltárkönyveket a fenntartó hitelesíti az első kötéstábla belső oldalán: A tartós megőrzésre beszerzett dokumentumokat a számlaegyeztetés, ellenőrzés után hat napon belül végleges nyilvántartásba kell venni, példányonként be kell vezetni a leltárkönyvbe, az iskolai könyvtár hosszú tulajdonbélyegzőjével le kell pecsételni, a címlap verzióján, a 17. lap alján, a műhöz tartozó utolsó oldalon, a számozatlan táblákon és a mellékleteken. A tulajdonbélyegző lenyomatba bele kell írni a leltárszámot. A végleges nyilvántartás bármely formája pénzügyi okmány, nem selejtezhető. Az ideiglenes megőrzésre szánt dokumentumok nem leltárkötelesek, azonban ezekről is nyilvántartást kell vezetni. Időleges nyilvántartásba kerülnek mindazok a dokumentumok, amelyeket a könyvtár átmeneti időtartamra szerez be, továbbá a végleges megőrzésre szánt periodikumok mindaddig, amíg köttetésre nem kerülnek. Időleges megőrzésre minősíthetők a következő dokumentumok: - brosúrák, alkalmi műsorfüzetek, propagandaanyagok; - tankönyvek, módszertani segédanyagok jegyzetek; - tervezési és oktatási segédletek; - tartalom alapján gyorsan avuló kiadványok, gazdasági és jogi segédletek, rendelet- és - utasításgyűjtemények, törvénykönyvek, pályaválasztási és felvételi dokumentumok; - gyártmánykatalógusok; - kisnyomtatványok, szabványok, szabadalmi leírások, áruismertetők, prospektusok; - kötéstől függően házi olvasmányok, egyéb dokumentumok. A fent említett kiadványokról brosúra nyilvántartás készül, amelyeket B sorszámmal jelölünk. A brosúrák állományba vételekor a számlákon jelöljük meg azokat a dokumentumokat, amelyeket brosúra nyilvántartásba vettünk. Ezek darabszámának és árának csökkentett összegével kell, hogy egyezzen egyedi nyilvántartásunk. A periodikákról ideiglenes (cardex) nyilvántartás készül. Az audiovizuális dokumentumokról egyedi (cím) leltárkönyvet vezetünk: dokumentumtípusonként önálló leltárkönyvben, a típust jelölő betűvel és folyószámozással. Ilyen gyűjteményeink: magnókazetták, videokazetták, CD-lemezek., digitális információ hordozók. d/ Állományvédelem A könyvtáros-tanár a rábízott könyvtári állományért, rendeltetésszerű működtetéséért - az intézmény által biztosított személyi és tárgyi feltételek keretein belül - anyagilag és erkölcsileg felelős. A dokumentumok védelmét a nyilvántartásba vétel, a használat, a leltározás valamint a nyilvántartásból való kivezetés során biztosítania kell. Az iskolai könyvtár állományából folyamatosan , évente legalább egy alkalommal ki kell vonni az elavult tartalmú, a fölöslegessé vált és a természetes elhasználódás következtében alkalmatlanná
34
vált dokumentumokat. Hasonló rendszerességgel törölni kell az olvasók által elveszített és térített dokumentumokat is. A teljes körű tételes leltározás csak a tartós megőrzésre szánt dokumentumokra terjed ki, törlése csak megfelelő indokok alapján történhet. Az olvasó által elveszített, megrongált dokumentumot az olvasó az alábbi módokon pótolhatja a dokumentum azonos kiadásának beszerzésével; a dokumentum forgalmi értékének megtérítésével; a dokumentum másolási értékének megtérítésével; a könyvtár gyűjtőkörébe tartozó (hasonló tartalmú és értékű) dokumentum beszerzésével. A pótlás módját a könyvtár határozza meg. A feleslegessé vált művek törlését az Országos Széchenyi Könyvtár Könyvelosztó Osztályának javaslata alapján a kerületi művelődésügyi osztály hagyja jóvá. A kötészeti selejt törlését az iskola igazgatója hagyja jóvá. A brosúrák nem leltárkötelesek, a hiányzó brosúrákat azonban törölni kell. A törölt brosúrákról nem kell selejtezési jegyzőkönyvet készíteni: a nyilvántartás megjegyzés rovatában kell jelölni a törölt dokumentumok leltári számát és a törlés okát (elveszett, elavult, megrongálódott). A könyvtáros-tanár nem felelős anyagilag ezekért a dokumentumokért, hiszen fogyóanyagok. A kölcsönző anyagilag felei a dokumentumok vagy/és a technikai eszközök megrongálásával vagy/és elvesztésével okozott kárért. A tanulók és a dolgozók tanuló - és munkaviszonyát csak az esetleges könyvtári tartozás rendezése után lehet megszűntetni. Amennyiben ezt elmulasztják, akkor a kiléptetést intéző személyt terheli az anyagi felelősség. A szaktanárok és a tanulók részére létesített letéti állományt névre szólóan kell átadni. A dokumentumokért az átvevő szaktanár anyagilag felelős. A könyvtár biztonsági zárainak kulcsai a könyvtáros-tanárnál és az iskola portáján helyezendők el. A kulcsok csak indokolt esetben (vis maior, betegség) adhatók ki az iskola igazgatójának. A fenntartó köteles a társadalmi tulajdont képező könyvtári állomány állagának és épségének megőrzéséről és védelméről gondoskodni, és ennek érdekében a szükséges intézkedéseket meghozni. Biztosítani kell, hogy a könyvtári állományhoz illetéktelen személy hozzá ne férjen. A könyvtárban be kell tartani a tűzrendészeti szabályokat. A könyvtárból való távozás előtt a helyiséget áramtalanítani kell. Szigorúan ügyelni kell a könyvtár tisztaságára, a rendszeres takarítást biztosítani kell. Az állomány feltárása Az 1998-as év kezdetétől áttértünk a könyvtár állományának számítógépes feltárására, ezért a hagyományos katalógusépítést lezártuk, és számítógépes bibliográfiai adatbevitellel folytatjuk a feltáró munkát. A könyvtári állomány feltárása azt jelenti, hogy a dokumentumok formai (dokumentumleírás) és tartalmi ( osztályozás) feltárását végezzük, s ezt egészíti ki a raktári jelzet megállapítása. A számítógépben rögzítjük : - a raktári jelzetet, - a bibliográfiai leírási és besorolási adatokat, - ETO szakjelzeteket, - tárgyszavakat. A könyvtári állomány elhelyezése, tagolása, letétek
35
A könyvtár az iskola központi részén, jól megközelíthető helyen van. A különböző típusú dokumentumokat szabadpolcokon helyeztük el, s így a könyvtár nyitvatartási idejében a könyvtár olvasóinak szabadon rendelkezésére állnak. A könyvállomány elhelyezése: a/ A könyvtárhelyiségben elhelyezett dokumentumok: 1. Könyvállomány: Kézikönyvtár: nem kölcsönözhető, csak olvasótermi használata engedélyezett Kölcsönzési állomány: Szépirodalom: Cutter számok szerint raktározzuk, Szakirodalom: az ETO szakrend szerinti raktározási jelzettel ellátva: a 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 szakcsoportok szakjelzetéből az ún. három számjegyes raktári jelzetet használjuk. A raktári jelzeteket a könyvek gerincén feltüntetjük. Időleges nyilvántartású dokumentumok (brosúrák) Olvasótermi használatra szánt dokumentumok: folyóiratok: a friss számok a könyvtárban folyóirattartón, a régebbiek külön állományegységként tékázva. 2. Audiovizuális és számítógéppel olvasható dokumentumok b/ A könyvtárhelyiségen kívül elhelyezett dokumentumok: Szaktantermi letétek: szaktantermek zárható szekrényben helyezzük el. Régi könyvek gyűjteménye: az iskola dísztermében tároljuk zárt üveges szekrényekben. 9. Intézményi védő, óvó előírások a) A rendszeres egészségügyi felügyelet és ellátás rendje A tanulók egészségügyi felügyeletét és ellátását az iskolaorvos végzi. A tanulók egészségügyi állapotának ellenőrzésére az alábbi szűrővizsgálatokat kell megszervezni: - fogászati szűrés: A gyermekek, tanulók csoportos szűrővizsgálata és kezelése a területileg illetékes fogászati rendelőben évente kétszer, szorgalmi (tanítási) időben történik. Fogászati szűrővizsgálatra és kezelésre egy tanuló (tanulócsoport) tanévenként 10 tanítási óráról vonható el. A szűrővizsgálaton való részvételt, valamint annak ideje alatt a tanulók felügyeletét a nevelési-oktatási intézmény biztosítja. - belgyógyászati vizsgálat évente egy alkalommal, - szemészeti vizsgálat évente egy alkalommal. A tanulók továbbtanulása előtti általános orvosi vizsgálatának megszervezéséről a tanuló maga gondoskodik. Az iskola dolgozóinak egészségügyi felügyeletét szerződéses üzemorvos látja el a hatályos jogszabályoknak megfelelően. Érvényes munkaalkalmassági bizonyítvány nélkül munka nem végezhető. b) A dolgozók feladatai a tanuló- és gyermekbalesetek megelőzésében és baleset esetén A védő, óvó előírások a kollégiumra, mint intézményegységre is vonatkoznak. 36
Általános előírások A munkavédelmi és munkabiztonsági feladatokat az intézményekben a GSZ szervezi, de a végzése és a felelősség megoszlik az intézményigazgató és a GSZ igazgatója között, a Munkavédelmi Szabályzatban leírtak szerint, melyet a GSZ készít. A GSZ gondoskodik az új dolgozók munkavédelmi oktatásáról, az iskolai tanulók folyamatos munkavédelmi felkészítéséről, és a védőfelszerelésekről. A GSZ évente szervez munkavédelmi (és balesetvédelmi) bejárást valamennyi intézményben az intézmény igazgatóval közösen, megállapításaikat jegyzőkönyvben rögzítik, megjelölik a hiányosságok felszámolásának módját és kijelölik a végrehajtásért felelős dolgozót. A GSZ-nek kell készítenie a munkavédelemmel kapcsolatos statisztikákat, a fenntartó részéről igényelt adatszolgáltatásokat, kezeli a munkabaleseti jegyzőkönyveket, jelentéseket. A GSZ munkavédelmi felelőse az intézményigazgatóval együtt képviseli az intézményt külső munkavédelmi ellenőrzés során. A tanuló balesetekkel kapcsolatos feladatokat az intézményigazgató szervezi. Ezen ismeretek nyújtása tanárok ill. adminisztratív dolgozók esetében előre elkészített oktatási anyag rendelkezésre bocsátásával történik. Az iskola titkárságán található aktualizált évi tűzvédelmi, munkavédelmi oktatási segédlet megismerését a megjelölt munkatársak az e célra rendszeresített „oktatási napló” aláírásával igazolják. Az intézmény diákjait évente egy alkalommal munkavédelmi és tűzvédelmi oktatásban kell részesíteni. Ennek megtörténte az osztálynaplóban kerülhet rögzítésre. Tűzvédelem A tűzvédelmi feladatokat az intézményekben a GSZ szervezi. A felelősség megosztása a Tűzvédelmi Szabályzatban leírtak szerint, melyet a GSZ készít és az intézmény igazgatója hagy jóvá. A GSZ műszaki ügyintézője az intézmény igazgatóval közösen szervezi a tűzvédelmi bejárásokat, a tűzvédelmi oktatásokat valamint a tűzriadó gyakorlatokat. A GSZ-nek kell készítenie a tűzvédelemmel kapcsolatos statisztikákat, a fenntartó részéről igényelt adatszolgáltatásokat, jelentéseket. A GSZ tűzvédelmi felelőse az intézményigazgatóval együtt képviseli az intézményt külső tűzvédelmi ellenőrzés során. A vezetők feladatai a balesetek megelőzésében A vezetők feladatai a balesetek megelőzésében a tárgyi és személyi feltételek biztosítása, az oktatás és egyéb tevékenységek biztosítása, feltételeinek a megteremtése. Ezért az igazgató vagy helyettese minden nap legalább egyszer az iskola gondnokának kíséretében végigjárja az épületet, minden tantermet, minden irodát, öltözőt és egyéb munkahelyet az esetleges baleset vagy tűzveszélyes helyzet feltárására, a veszélyhelyzet azonnali megszüntetésére. A tanárok feladata az első tanítási órán felhívni a figyelmet az adott tantárgy gyakorlásában rejlő baleset és tűzveszélyes lehetőségekre. Különösen fontos az ügyeletes nevelő napi feladata, az osztályfőnök, a testnevelő tanár, a fizikát, kémiát, informatikát tanító tanár odafigyelése és tevékenysége a balesetek megelőzésében. 37
Baleset esetén az elsőnek tapasztaló pedagógus vagy technikai dolgozó azonnal értesíti az igazgatót vagy helyettesét. Ha az iskolaorvos az épületben tartózkodik az igazgató vagy helyettese őt értesíti, ha nem, akkor a baleset súlyosságától függően azonnal mentőt hív, vagy átkísérteti, átviteti a balesetet szenvedettet az iskolával szemközti egészségügyi intézménybe. Az ellátás után értesíti a munkavédelmi megbízottat, aki az esetet kivizsgálja, a jegyzőkönyvet felveszi és megteszi a további, előírás szerinti teendőket. c) A rendkívüli esemény, bombariadó stb. esetén szükséges teendők Az intézményi kockázatértékelés és kockázatkezelés elkészítése a GSZ (műszaki ügyintéző) és az intézményigazgató közös feladata és felelőssége. A rendkívüli eseményekkel kapcsolatosan a fenntartó által kiadott szabályozás határozza meg a rendkívüli esemény fogalmát, az esemény kapcsán a tennivalókat, az intézkedések megtételéért a felelős személyeket és a jelentési kötelezettséget. Rendkívüli esemény bekövetkezésekor az előírtakon kívül értesíteni kell a GSZ igazgatót. Rendkívüli esemény (bombariadó) esetén az igazgató jogosult és köteles intézkedni. Akadályoztatása esetén a szervezési és működési szabályzatban meghatározott helyettesítési rend szerint kell eljárni. Az iskola épületét ki kell üríteni, ha a benn tartózkodó tanulók vagy dolgozók testi épségét, biztonságát veszély fenyegeti. Az épület kiürítése három kapun keresztül, az udvarra és utcára történik. Rendkívüli esemény esetén az intézkedésre jogosult haladéktalanul értesíti a rendőrséget a központi (107) számon, vagy a Kerületi Rendőrkapitányság számát. Minden intézkedésről feljegyzést kell készíteni. Az elmaradt órákat pótolni kell. Két elmaradt óra esetén a hét egy-egy napjának hetedik órájában, több elmaradt óra esetén szombati napon, az igazgató által meghatározott, a fenntartó által engedélyezett, legalább 15 nappal előbb kihirdetett szombaton. d) Katasztrófa-, tűz- és polgári védelmi tevékenység szervezeti és végrehajtási rendje Elemi katasztrófa a természeti erők által létrejött katasztrófahelyzet bekövetkezte. Az előre látható elemi katasztrófák esetében a hatóságok teszik meg az elhárításra, menekítésre vonatkozó intézkedéseket. Váratlanul bekövetkező elemi katasztrófa esetében célszerű a központilag felállított válságstáb, katasztrófaelhárító bizottság felszólításait, utasításait követni. Ezért az iskola igazgatója – a gondnokon és a ruha- és tűzvédelmi megbízotton keresztül – kapcsolatot tart a kerületi és központi polgári védelmi bizottságokkal. Közvetlenül érzékelt katasztrófa bekövetkeztekor (pl. földrengés, tűz) elsődleges cél az épület – lépcsőház, bejárat igénybevételével történő – pánikmentes elhagyása. Az épület bejárati ajtóinak kitámasztott nyitvatartásáról a tűzriadó tervben előírt módon kell eljárni. Az épületet elhagyók részére legnagyobb biztonságot nyújtó terület a legközelebbi – épületekkel nem határolt – szabad tér. A veszélyhelyzet elmúltával, az igazgató,a munkavédelmi felelős, illetve az iskola gondnokának irányításával a közelben tartózkodók megkezdhetik az épületben rekedt társaik mentését. Nukleáris támadás esetén a legközelebbi óvóhely a 3. sz. metró alagútja a Klinikák megállói megközelítéssel. 38
Épülettűz esetén az épületből történő menekülés lehetőségeit, az ehhez kapcsolódó feladatokat az intézmény tűzriadó terve tartalmazza. Ennek a dolgozókkal történő megismertetése a tűzvédelmi oktatás keretén belül valósul meg. Minden évben egyszer tűzriadó próbát kell tartani. A próba pontos idejét előre be kell jelenteni a fenntartó illetékes osztályára. A tűzriadó próbáról jegyzőkönyvet kell felvenni. Erőszakos cselekedetek esetén (rablás, fegyveres rablás, robbantással történő fenyegetés, túszejtés) lehetőleg higgadt viselkedéssel meg kell akadályozni a bűncselekmény megvalósulását, valamint a legelső kínálkozó alkalommal értesíteni kell a rendőrséget. 10. Egyéb kérdések a) A keresetkiegészítés feltételei Az intézmény Kollektív Szerződése tartalmazza. A rendes munkaidőn belül a heti kötelező óraszám felett végzett többlettanításért a pedagógust óradíj illeti meg. A nem teljes hétre a kötelező óraszámot arányosítással kell megállapítani. A pedagógus havi nyilvántartást vezet a helyettesítéseiről és a tanórán kívüli foglalkozásairól, melyet az elszámolási időszak végén a foglalkozási naplókkal együtt lead a felelős igazgatóhelyettesnek. A havi elszámolások kiegészülnek az e-napló adataival. Az óradíjak mértéke: 100 % 1. Szakos tanár az iskolavezetés vagy a távol levő tanár kérésére szakszerűen tartja a tanítási órát, pl. továbbhalad a tananyagban, gyakorló órát tart, feleltet az egyszeri vagy a tartós helyettesítés esetén. A haladási naplóban az óraszám növekszik (nem marad el az óra). 2. Az osztályban tanító tanár a saját tantárgyának megfelelő órát tart, ennek óraszáma emelkedik. Nincs a hagyományos értelemben vett helyettesítés, az eredeti óra elmarad vagy más napon a hiányzó tanár visszaveheti (pl. szüksége van az órára). Ezeket az ügyeletes vezető az időkeret teljesítését rögzítő, az adott napon hiányzó tanár óráinak helyettesítését tartalmazó naplóba bejegyzi. 50 % 1. Azonos tantárgy esetén az osztály két csoportjának összevonásával megtartott tanítási óra esetén. 2. Az órarendben rögzített vagy lyukasórában vállalt nem szakos helyettesítés (a tanulókkal való közvetlen foglalkozás). Csak az ok nélkül elmaradt órák csökkentik a túlórákat, pl. igazolatlan távollét, fizetés nélküli szabadság, olyan továbbképzés, amit nem támogat az iskola. Amennyiben a pedagógus nem éri el a heti kötelező óraszámot, nem lehet többletórát elszámolni, Az elszámolásokat tanévenként össze kell gyűjteni és az intézmény irattárában 5 évig szükséges megőrizni. 39
b) A teljesítménypótlék összege meghatározásának elvei Az intézmény Kollektív Szerződése tartalmazza. c) A vagyoni jogok átruházásakor a tanulót megillető díjazás megállapításának szabályai Mindazokban az esetekben, amikor az iskola vagy a kollégium a tanuló által előállított dologgal kapcsolatos vagyoni jogokat átruházza, díjazást köteles fizetni a tanuló részére. A díjazás egyedi megállapodás alapján történik, a költségek figyelembevételével. A díjazás kérdésében a jogvitát bírósági eljárás keretében lehet tisztázni. d) A munkaruha kihordási idejének, tisztán tartásának jogszabályoktól eltérő szabályozás az iskolai rendszerű szakképzésben részt vevő tanulók számára Az intézmény – közgazdasági szakközépiskola lévén – a tanulóknak nem biztosít munkaruhát, így az azzal kapcsolatos rendelkezés nem szükséges. A felnőtt dolgozók munkaruha juttatásának feltételeit és szabályait a kollektív szerződés tartalmazza. e) Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség Az intézményben vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége van a 2007. évi CLII. tv. 3.§ (1) alapján által meghatározott munkatársaknak. „Vagyonnyilatkozat tételére kötelezett az a közszolgálatban álló személy, aki - önállóan vagy testület tagjaként - javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult a) közigazgatási hatósági vagy szabálysértési ügyben, b) közbeszerzési eljárás során, c) feladatai ellátása során költségvetési vagy egyéb pénzeszközök felett, továbbá az állami vagy önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, valamint elkülönített állami pénzalapok, fejezeti kezelésű előirányzatok, önkormányzati pénzügyi támogatási pénzkeretek tekintetében, d) egyedi állami vagy önkormányzati támogatásról való döntésre irányuló eljárás lefolytatása során, vagy e) állami vagy önkormányzati támogatások felhasználásának vizsgálata, vagy a felhasználással való elszámoltatás során.” 11. Kollégiumi működési szabályzat A kollégium feladata megteremteni a feltételeket az iskolai tanulmányok folytatásához azoknak, a) akiknek a nevelési-oktatási intézményben való tanulásukhoz lakóhelyükön nincs lehetőségük, illetve b) akiknek a tanuláshoz megfelelő feltételeket a szülő nem tudja biztosítani. A kollégium segíti a tehetségük kibontakozását és érdeklődésüknek megfelelően a szabadidő tartalmas eltöltését. Gondoskodik a tanulók sokirányú művelődéséről. Feladatát a nevelőtanárok vezetésével a tanulói közösségek közreműködésével látja el. Az intézmény 3. emeleti helyiségeiben ad otthont a tanulóknak. A kollégium a Szent István Közgazdasági Szakközépiskolával közös igazgatású kollégium, melynek vezetését az iskola igazgatója által kinevezett kollégiumvezető látja el. 40
A nevelőtestület - a kollégium pedagógusainak közössége, amely a kollégiumot érintő kérdésekben jár el. Részt vesz az iskolai értekezleteken, a szülői szervezet munkájában. A nevelőtanár heti kötelező 30 órában egyenlőtlen napi beosztással, a kollégiumvezető által előírt munkabeosztás szerint végzi munkáját, munkanapokon, pihenő és munkaszüneti napon, éjszakai ügyeletben. Munkaterv alapján végzi munkáját. A rábízott tanulócsoportokban csoportfoglalkozásokat vezet, a diákok által szervezett foglalkozásokon részt vesz. Elősegíti a diákönkormányzat munkáját, kapcsolatot tart fenn az osztályfőnökökkel, szaktanárokkal és a szülőkkel. Az éjszakás nevelő munkaidő beosztása hétfőtől péntekig 2130-730 óráig, szombat, vasárnap 2000730 óráig tart. A munkaidőből este 2230-ig és reggel 730 óráig ügyeletet, este 2230-tól reggel 630-ig készenlétet lát el. Felelős a tanulókért, gondoskodik a betegek ellátásáról, biztosítja a zavartalan pihenést, az időben történő eltávozást. A tanulók, a szülők jogai és kötelességei a törvény 10-14. §-ában foglaltak szerint érvényesül. A Kollégium működési rendje A kollégium munkarendje alkalmazkodik az iskola munkarendjéhez. A tanulók az iskola útján vagy közvetlenül kérhetik kollégiumi felvételüket. A kollégiumba való felvételről a kollégium vezetőjének dönt. A felvett tanulók csoportbeosztásáról a kollégium vezetője dönt, figyelembe véve azt, hogy az átlaglétszám 25, de 27-nél nem lehet több a csoportlétszám. A tanulók az iskolai tanévkezdést megelőző napon költöznek be a kollégiumba és ott tartózkodnak az elméleti és gyakorlati oktatás időtartama alatt. A kollégiumi felvétel egy tanévre szól. A kollégium pedagógiai programja - a partner iskolák pedagógiai programjára építve tartalmazza a) a tanulók életrendje, tanulása, szabadideje szervezésének pedagógiai elveit, b) a tanulók fejlődését, tehetséggondozását, felzárkóztatását elősegítő tevékenységének tervét, c) a kollégiumi közösségi tevékenységek programját Tanulói közösségek: A diákönkormányzat - havonta egy alkalommal ülésezik, munkaterv alapján végzi munkáját. Az évfolyamcsoportok - a nevelői foglalkozási terv szerint működnek. Az ügyeleti csoportok - az éves beosztás alapján 4-6 hetenkénti váltásban végzik feladatukat. A kollégium hagyományai: Ünnepségek, aktuális megemlékezések, budapesti portya, ismerkedési est, Szent Istvános vizsga, farsang, Mikulás est, Karácsony est, terítési verseny, ballagás, szobadekorációs verseny, szakköri munka eredményeinek bemutatása. Adminisztráció A kollégiumban az alábbi dokumentumokat vezetik: törzskönyv, ügyeleti napló,
41
a nevelői feljegyzési napló, a napi tanulói eltávozások vezetése, a hazautazások regisztrálása, a tanulói hiányzások ügyeleti naplóban történő vezetése, a kollégiumban hét végén maradók naplója, helyettesítési napló, vendégkönyv, szakköri naplók, könyvkölcsönzés nyilvántartása, szobarend értékelési naplója, hibabejelentő napló, tanulói elektromos készülékek nyilvántartási jegyzéke. A kollégium napirendje Ébresztő: 06.30 délutános tanulóknak: 07.00 06.30 – 07.30: tisztálkodás, szobarend 07.00 – 07.45: reggeli 07.45 – 08.15: a hálók átadása az ügyeletes nevelőtanárnak 07.30: a tanulók távozása a 0. órára 08.20: a tanulók távozása az 1. órára 12.55 – 14.30: ebéd a Szent István Szakközépiskola tanulóinak 14.30 – 15.30: ebéd a külsős diákok számára 14.00 – 15.20: kimenő (szabadidő), délutános tanulóknak 11.00 – 12.30-ig 15.30 – 19.00: szilencium, délutános tanulóknak 08.00 – 11.00-ig 19.00: vacsora 19.30 – 20.30: diákköri, szakköri foglalkozások, csoportfoglalkozások 20.30 – 21.30: pótszilencium a szilenciumtermekben 20.30 – 21.30: szabad foglalkozás 21.30 – 22.30: készülődés a lefekvéshez 22.00: villanyoltás TANÍTÁSI IDŐBEN A TANULÓK CSAK RENDKÍVÜLI ESETBEN JÖHETNEK FEL A KOLLÉGIUMBA! 12. Intézményi dokumentumok nyilvánossága Az intézmény pedagógiai programját, minőségirányítási programját, a Szervezési és Működési Szabályzatot és a házirendet nyilvánosságra kell hozni. Oly módon kell elhelyezni, hogy azt a szülők és a tanulók szabadon megtekinthessék. Az említett dokumentumok hozzáférhetők nyomtatott formában: - a tanári szobában, - a titkárságon, - a könyvtárban, - a felnőtt tagozat tanári szobájában, - a kollégium tanári szobájában,
42
- az intézmény honlapján, figyelembe véve a személyes adatok védelmére vonatkozó kötöttségeket. A dokumentumok elektronikus formában is megtalálhatók az iskola belső kommunikációs rendszerében. Mindezekről a szülők és a tanulók szóbeli tájékoztatást is kérhetnek az iskolavezetés, illetve a pedagógusok fogadóóráin. A fogadóórák pontos időpontját az ellenőrző könyvekbe kell beírni, illetve az intézmény honlapjára fel kell tenni.
43
V. Záró rendelkezések Az SZMSZ hatálybalépése A SZMSZ a fenntartó jóváhagyásával lép hatályba és visszavonásig érvényes. A felülvizsgált Szervezeti és Működési Szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg érvényét veszíti a 2010.év év március hó 01. napján készített (előző) SZMSZ. A SZMSZ felülvizsgálata A SZMSZ felülvizsgálatára sor kerül jogszabályi előírás alapján, illetve jogszabályváltozás esetén, vagy ha módosítását kezdeményezi a diákönkormányzat, az intézmény dolgozóinak és tanulóinak nagyobb csoportja, az iskolaszék (óvodaszék, kollégiumi szék), a szülői szervezet. A kezdeményezést és a javasolt módosítást az iskola igazgatójához kell beterjeszteni. A SZMSZ módosítási eljárása megegyezik megalkotásának szabályaival.
44
45
Mellékletek 1.
számú melléklet: Gyűjtőköri Szabályzat
2.
számú melléklet: Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje
3. számú melléklet: Iratkezelési szabályzat 4.
számú melléklet: A Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium elektronikus naplójának adatvédelmi szabályzata
46
1. sz. melléklet A Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium könyvtárának gyűjtőköri szabályzata Könyvtárunk a működési szabályzat alapján működik, amelynek melléklete a gyűjtőköri szabályzat. Az iskolai könyvtár gyűjtőkörét meghatározó tényezők : az iskola szerkezete és profilja nevelési és oktatási célja helyi tanterve, tantárgyi követelményrendszerek, az intézmény nagysága, tanulói létszáma tehetséggondozási és felzárkóztatási programja az iskola és könyvtár társadalmi-kulturális környezete a környezet könyvtári ellátottsága a könyvtárközi kölcsönzés a számítógépes hálózaton elérhető információs források, adatbázisok Az iskolai könyvtár gyűjtőkörét az intézmény által megfogalmazott és a nevelőtestület által elfogadott pedagógiai program határozza meg, állományalakítási szempontjait, kereteit a szervezeti és működési szabályzat rögzíti. A gyűjtőköri szabályzatnak megfeleltetett könyvtári állomány eszközül szolgál a pedagógiai program megvalósításához. A dokumentumok kiválasztása, pedagógiai felhasználása, ill. ennek megtervezése, megszervezése a könyvtáros-tanár és a tantestület együttműködésével történik. Az iskolai könyvtár alapfunkcióját a középiskola oktatási-nevelési céljai és azok tartalma határozzák meg. Ennek érdekében a könyvtár feladata biztosítani a tanulók és a tanárok ellátását olyan információhordozókkal, amelyek fontos szerepet töltenek be az oktató-nevelő munka folyamatában. Az iskolában folyó oktatás és nevelés célja: a tanulók általános műveltséget adó középfokú iskolai oktatása, mely hosszabb távon a NAT-ra épülve felkészít a 10. évfolyam utáni alapvizsgára, valamint elősegíti a szakmai orientációt. Az oktatás célja az emberi értékek teljes felszínre hozása is: hátrányos helyzetű tanulók segítése, felzárkóztatása, a tehetséges tanulók előrehaladásának segítése. Kiemelt fontosságot tulajdonítunk a matematika, a számítástechnika és az idegen nyelv tanításának. Helyzetelemzés A könyvtár teremti meg iskolánkban az önálló ismeretszerzési lehetőséget. Hosszú múltra tekinthet vissza: már a 40-es évek előtt is létezett többek között tanári könyvtár, ifjúsági könyvtár, a mai értelemben vett önálló könyvtár azonban csak 1972 óta működik. 1987-ben, iskolánk fennállásának századik évfordulóján új, állandó helyet kapott könyvtárunk az iskola első emeletén, egy 102 m2-es, világos teremben. Amióta a könyvtár önállóan működik, folyamatosan fejlesztették - és fejlesztjük ma is - a szakmai könyvállományt, így ma a könyvtár szakmai és szolgáltatási színvonala megfelelő. Informatikai felszereltséggel rendelkezünk és a Szirén hálózati program segíti nyilvántartásunkat és a kölcsönzési tevékenységet. Az állományt a nappali, az esti és a kollégiumi tanulók egyaránt igénybe veszik. Aktív segítséget nyújtunk a pedagógiai-szakmai munkához.
47
Ha könyvállományunk nem tudja kielégíteni az olvasói igényeket, akkor a közelben levő Fővárosi Szabó Ervin Könyvtárhoz (Baross u.) irányítom őket, ill. a lakóhelyükön levő (vidéki tanulók esetében) közművelődési könyvtárakhoz. A megemelkedett könyvárak miatt az utóbbi években nagyobb gondot fordítottunk a kötelező olvasmányok, valamint a tartós tankönyvek megfelelő létszámú beszerzésére. A Szirén-program segítségével megteremtődött annak a feltétele, hogy távoli könyvtári katalógusokat, adatbázisokat elérhessünk. Az a célunk, hogy a tanulók és tanárok elsajátítsák az adatbázis használatát. Ezt a kört tovább bővíti az Interneten való keresés, kutatás. Mivel tanulóinknak majdnem a fele vidéki, nagyon fontosnak tartom, hogy számukra is megteremtődjön az esélyegyenlőség. Ez is egy lépés a nyitott iskola felé, amelyben minden eszköz az ismereteiket bővíteni akarók rendelkezésére áll. Az iskolai könyvtári gyűjtemény jellemzői 1. Dokumentumtípusok Iskolai könyvtárunk gyűjt minden olyan dokumentumot, amelynek tartalma az iskolai oktatónevelőmunkához szükséges, függetlenül a dokumentumtípustól. Az iskolai könyvtár gyűjtőköre formai oldalról: írásos nyomtatott dokumentumok : könyv periodika brosúra Nem nyomtatott ismerethordozók: audiovizuális dokumentumok informatikai adathordozók, számítógépes szoftverek stb. az iskola kéziratos pedagógiai dokumentumai 2. Példányszám A példányszámot a dokumentum tartalma és a gyűjtőkört alakító tényezők közül is kiemelten az iskola tanulói ( és tantestületi) létszáma határozza meg. Így például házi olvasmányokból kb. 5 tanulóra, az ajánlott olvasmányokból kb. 10 tanulóra jusson 1 -1 példány. Az órai munkáltatáshoz szükséges szótárakból, feladatgyűjteményekből, szöveggyűjteményekből stb. l-l tanulócsoport számára elegendő példányszám álljon rendelkezésre. 3. Idegen nyelv Iskolánkban angol és német nyelvet tanítanak, ezért beszerezzük az iskolában használt nyelvkönyveket, munkafüzeteket az ezekhez kapcsolódó tanári kézikönyveket, hangzó anyagokat, válogatva szerezzük be a tanított nyelvek egyéb tankönyveit és az ezeken a nyelveken írt szépirodalmat. A tanított nyelvek nagyszótárait és a nem tanított nyelveknek legalább kisszótárait gyűjtjük. 4. Időhatárok Az iskolai könyvtári állomány összetétele szempontjából időhatárok nincsenek, tartalom szerint döntjük el, hogy a dokumentum a gyűjtőkörünkbe tartozik vagy nem. 5. Fő- és mellékgyűjtőkör Iskolai könyvtárunk legfontosabb feladata, hogy az iskolai oktató-nevelőmunka információs bázisává váljon, ezért a főgyűjtőkörbe sorolt dokumentumokat teljes körűen, a mellékgyűjtőkörbe tartozókat szelektálva gyűjti, A főgyűjtőkörbe tartozik minden olyan dokumentum, amely az 48
iskola pedagógiai programja által megjelölt célrendszerben, a műveltségi területek tantervei szerint megvalósuló tanulás és tanítás során eszközként jelenik meg. A főgyűjtőkörbe tartoznak tehát a használt tantárgyi programok tankönyvei, a tantervben felsorolt házi és ajánlott olvasmányok, a tananyaghoz közvetlenül kapcsolódó szakirodalom és szépirodalom, a kézikönyvek, az órákon és az egyéni vagy csoportos tanulás során használt szemléltetőanyagok, a tanárok alapvető pedagógiai szakirodalmi igényeit kielégítő dokumentumok és az alkalmazott tantárgyi programok tanári segédkönyvei. A tananyaghoz nem közvetlenül kapcsolódó, a tananyagon túlmutató, ill. a könyvtár kevésbé hangsúlyos feladatai szempontjából beszerzett dokumentumok a könyvtár mellékgyüjtőkörébe tartoznak. Ilyenek például a tanulók és tanárok sokirányú érdeklődésének, szabadidős tevékenységének, egyéni művelődési, szórakozási igényeinek kielégítéséhez szükséges információhordozók. 6. A gyűjtés szintje és mélysége Az iskolai könyvtárak erősen válogatva gyűjtenek, azaz teljességgel egyetlen tantárgy, szaktudomány irodalmát sem gyűjtik. Arra törekszünk, hogy a tananyaghoz kapcsolódó irodalom megfelelő válogatással tartalmilag teljes legyen. Kézikönyvtár-állomány Alapvetően szükségesek: általános és szaklexikonok általános és szakenciklopédiák szótárak, fogalomgyűjtemények kézikönyvek, összefoglalók adattárak atlaszok statisztikai kiadványok jogszabály-gyűjtemények szak- és általános bibliográfiák szakmonográfiák tankönyvek tantárgyaknak megfeleltetett folyóiratok nem nyomtatott ismerethordozók közül a tantárgyaknak megfelelő fajták Ismeretközlő irodalom Teljességgel gyűjtjük az alapvizsga, az érettségi vizsga és a szakképesítő vizsga követelményrendszerének megfeleltetett alap-és középszintű irodalmat. Biztosítjuk a közismereti és szakmai tantárgyi programokban meghatározott házi és ajánlott olvasmányokat, a munkáltató eszközként használatos dokumentumokat. Ennek optimális mértéke egy tanulócsoportnyi létszám. A gyűjtés terjedelme és a gyűjtés szintje A gyűjtés mélysége Kis-, közép- és nagyméretű alapszintű általános lexikonok és általános enciklopédiák -válogatva Kis-, közép- és nagyméretű középszintű általános lexikonok és általános enciklopédiák -teljességgel Kis-, közép- és nagyméretű felsőszintű általános lexikonok és általános enciklopédiák -teljességre törekedve A tudományok, a kultúra, a hazai és az egyetemes művelődéstörténet 49
-kis-, közép- és nagyméretű alapszintű elméleti és történeti összefoglalói - válogatva -kis-, közép- és nagyméretű középszintű elméleti és történeti összefoglalói - teljességgel -kis-, közép- és nagyméretű felsőszintű elméleti és történeti összefoglalói - válogatva A tananyaghoz közvetlenül kapcsolódó, a tudományok egészét vagy azok részterületeit bemutató -kis-, közép- és nagyméretű alapszintű szakirányú segédkönyvek - válogatva -kis-, közép- és nagyméretű közápszintü szakirányú segédkönyvek - teljességgel -kis-, közép- és nagyméretű felsőszintű szakirányú segédkönyvek - válogatva A tantárgyak, szaktantárgyak -alapszintű elméleti és történeti összefoglalói -válogatva -középszintű elméleti és történeti összefoglalói -teljességgel -felsőszintű elméleti és történeti összefoglalói -válogatva Munkáltató eszközként használatos -középszintű ismeretközlő irodalom -teljességgel A tananyagot kiegészítő vagy ahhoz közvetve kapcsolódó -válogatva -középszintű ismeretközlő irodalom -felsőszintű szakirodalom -erős válogatással A szakmai tárgyak -alapszintű ismeretközlő irodalma - teljességre törekedve -középszintű ismeretközlő irodalma - teljességgel -felsőszintű szakirodalma - erősen válogatva A tanult tantárgyakban való elmélyülést és a tananyagon túlmutató tájékozódást kielégítő középszintű ismeretközlő irodalom - erősen válogatva Az intézmény érvényben lévő tantervei, tankönyvei, munkafüzetei, feladatlapjai - teljességgel A továbbtanulást elősegítő pályaválasztási útmutatók, felvételi követelményeket tartalmazó kiadványok - teljességre törekedve. Az iskolában tanított nyelvoktatáshoz felhasználható idegen nyelvű segédletek - erős válogatással Budapestre (ill. adott területére) vonatkozó helytörténeti kiadványok - válogatva Az iskolatörténettel, az iskola életével, mozgalmi tevékenységével kapcsolatos nyomtatott dokumentumok - teljességgel Szépirodalom Teljességgel gyűjtjük az érettségi vizsga követelményrendszerének megfeleltetett és a mikrotantervben meghatározott: antológiákat a magyar és világirodalom bemutatására házi- és ajánlott olvasmányokat a tananyagban szereplő egyes szerzők összes műveit a tananyagban szereplő szerzők válogatott műveit a magyar szerzők műveinek kritikai kiadásait népköltészeti irodalmat nemzeti antológiákat a tananyagban nem szereplő, de a magyar és világirodalom klasszikusainak számító szerzők műveit A gyűjtés terjedelme és szintje Átfogó lírai, prózai és drámai antológiák a világ- és a magyar irodalom bemutatása A gyűjtés mélysége-a teljesség igényével
50
Az iskolánk tananyagának megfelelően a házi- és az ajánlott olvasmányok - kiemelten a teljesség igényével A tananyag által meghatározott klasszikus és kortárs szerzők válogatott művei, gyűjteményes kötetei – teljességgel A nemzetek irodalmát bemutató klasszikus és modern antológiák - válogatással A kiemelkedő, de a tananyagban nem szereplő kortárs magyar és külföldi alkotók művei - erős válogatással Tematikus antológiák, regényes életrajzok, történelmi regények - válogatva Az iskolában tanított angol és német nyelv oktatásához a nyelvtudás szintjének megfelelő olvasmányos irodalom - erős válogatással Pedagógiai gyűjtemény -erős válogatással Iskolai könyvtárunk gyűjti a pedagógiai szakirodalom és határtudományainak dokumentumait: pedagógiai és pszichológiai lexikonokat, enciklopédiákat, fogalomgyűjteményeket, szótárakat, pedagógiai, pszichológiai és szociológiai összefoglalókat, dokumentumgyűjteményeket, a pedagógiai programban meghatározott nevelési és oktatási cél megvalósításához szükséges szakirodalmat, a tehetséggondozás és a felzárkóztatás módszertani irodalmát, - az alkalmazott pedagógia, lélektan és szociológia különféle területeihez kapcsolódó műveket, a műveltségi területek módszertani segédkönyveit, segédleteit, a tanításon kívüli foglalkozások dokumentumait, az iskolával kapcsolatos statisztikai és jogi gyűjteményeket, oktatási intézmények tájékoztatóit, általános pedagógiai és tantárgymódszertani folyóiratokat Könyvtári szakirodalom (a könyvtáros segédkönyvtára) Gyűjtjük a kurrens és retrospektív jellegű tájékozódási segédleteket, a könyvtári feldolgozó munka szabályait, szabályzatait tartalmazó segédleteket, a könyvtári összefoglalókat, könyvtárügyi jogszabályokat, irányelveket a könyvtár-használattan módszertani segédleteit az iskolai könyvtárakkal kapcsolatos módszertani kiadványokat, módszertani folyóiratokat Hivatali segédkönyvtár Gyűjtjük az iskola irányításával igazgatásával gazdálkodásával ügyvitelével, munkaüggyel kapcsolatos kézikönyveket, jogi és szabálygyűjteményeket, folyóiratokat. Kéziratok Ide tartoznak: az iskola dokumentációi, pályázati munkák (tanári és tanulói) 51
iskolai rendezvények forgatókönyvei, dokumentációja, az iskolai újság és rádió dokumentációi szépirodalmi antológiákat, műfordítás-gyűjteményeket, amelyeket iskolánk tanulói és tanárai írtak ("így írtok ti...") Külön gyűjtemény A teljességre törekvőén gyűjtünk minden olyan dokumentumot, amely az iskola történetével és névadójával, Szent Istvánnal kapcsolatos. Audiovizuális gyűjtemény Gyűjtjük a különböző tantárgyak oktatásához rendszeresen felhasználható oktató-, illetve ismeretterjesztő audiovizuális dokumentumokat az érvényes taneszköz-jegyzék alapján, a tantárgyaknak megfeleltetett féleségeket. Periodikumok Az iskolai könyvtárunk gyűjti az iskola típusának és fokozatának megfelelő, a tanulók és tanárok ismeretszerzését segítő folyóiratokat pl.: HVG, Figyelő, Adó, Rubicon, História, Élet és Tudomány, Képes Nyelvmester stb. Gyűjtjük a pedagógusok munkáját segítő szakfolyóiratokat, hetilapokat pl.: Szakképzési Szemle, Új Pedagógiai Szemle, Magyar Pedagógia, Köznevelés, Szakoktatás, Számvitel és Könyvvizsgálat, Magyartanítás, Módszertani Lapok stb. Gyűjtjük a Magyar Közlöny, Gyűjtjük azokat a lapokat, amelyek tájékoztatják a tanárokat, a tanulókat az aktuális pályázati lehetőségekről pl.: Pályázati Figyelő, Hírlevél Gyűjtjük az iskola tanulói által szerkesztett újságokat Technikai eszközök Könyvtárunk rendelkezik a nem nyomtatott ismerethordozók használatához szükséges technikai eszközökkel: számítógép, tv, videó, rádiós magnetofon, CD- lejátszó, DVD lejátszó. Az iskolai könyvtár használatának szabályzata Az iskolai könyvtárnak az iskola minden tanulója és dolgozója (nevelők, adminisztratív és technikai dolgozók ) tagja lehet. A beiratkozás díjtalan, a könyvtári tagság megújítása tanévenként szükséges. A könyvtár nyitvatartási ideje alatt a könyvtár olvasói a könyvtár egész állományát igénybe vehetik, használhatják. A beiratkozáskor az olvasó kötelezettséget vállal a könyvtári szabályok betartására. A könyvtárból könyvet vagy egyéb dokumentumot csak a könyvtáros tudtával szabad kivinni. A kölcsönzést számítógépes nyilvántartással végezzük a következőképpen: a beiratkozott olvasó nevére beírjuk a kölcsönzött dokumentum leltári számát, címét. A dokumentum visszaszolgáltatását ugyancsak számítógépes nyilvántartással végezzük úgy, hogy a számítógépes nyilvántartásból kivezetjük a visszahozott dokumentum leltári számát. Egyszerre több dokumentum is kölcsönözhető. Szigorúan vett kölcsönzési határidő nincs (általában három hét), de ha időközben másnak is szüksége van a kölcsönzött dokumentumra, a könyvtárnak jogában áll azt visszakérni. Az iskolai könyvtár dokumentumai közül az alábbiak csak helyben használhatók: az olvasótermi, kézikönyvtári könyvek, a periodikumok, a nem nyomtatott dokumentumok. A csak helyben használható dokumentumokat a tanárok egy-egy tanítási órára kikölcsönözhetik. A tanév végére minden tanuló köteles tartozását rendezni. Nyári időszakra tanulóknál csak indokolt esetben maradhat könyvtári dokumentum. Az olvasóknak a könyvtár dokumentumait gondosan kell kezelniük. 52
Az elveszett vagy megrongált dokumentumot az olvasónak pótolnia kell. Ez a következő módokon történhet: a dokumentum azonos kiadásának beszerzésével; a könyvtár gyűjtőkörébe tartozó (hasonló tartalmú és értékű) dokumentum beszerzésével; a dokumentum forgalmi értékének megtérítésével. Az olvasó az iskolával való tanulói ill. dolgozói jogviszony megszűnése előtt könyvtári tartozását köteles rendezni. Az iskolai könyvtár szolgáltatásai Az iskolai könyvtár minden nap nyitva tart. A nyitva tartás idejét mindenki számára nyilvánossá kell tenni, a könyvtár éves munkatervében rögzíteni kell. Nyitvatartási időben lehetőség van az állomány egyem és csoportos használatára, a könyv- és könyvtárhasználati órák, a könyvtárhasználatra épülő szakórák és egyéb csoportos foglalkozások megtartására, melyek tervezésében, szervezésében, megvalósításában a könyvtáros tanár/ok/ a szaktanárokkal együtt vesz/nek/ részt. Az iskolai könyvtár tájékoztató szolgálata keretében eligazítást ad a használatához szükséges ismeretekről. A könyvtáros tanár/ok/ segítik a tanárokat és tanulókat az iskolai munkához szükséges irodalom kutatásában, esetenként irodalomjegyzéket készítenek, ill segítik, irányítják a különböző tanulmányi versenyeken résztvevő tanulók felkészülését. A könyvtárban nyilvántartás készül a kölcsönzésekről. A kölcsönzésben lévő műveket az olvasó előjegyeztetheti. Az olvasó kérésére a könyvtár könyvtárközi kölcsönzéssel elégítheti ki az igényeket. Az ilyenkor felmerülő költségek azonban az olvasót terhelik.
53
2.számú melléklet SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSE Tartalom A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 1. Szabálytalanság 2. Jelen eljárásrend tekintetében a szabálytalanságok körének meghatározása 3. A szabálytalanságok kezelési rendje, meghatározásának célja 4. Általános elvek 5. A nagyobb kockázatot rejtő feladatok, folyamatok kiemelt kezelése a szabálytalanságok megelőzése érdekében 6. Az intézményvezető értékelési feladata a szabálytalanságok megakadályozása érdekében 7. Feladatok a szabálytalanságok észlelése esetén 8. A büntető szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárások
A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján az intézményvezető köteles rendelkezni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről, amely a szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi. Az Intézménynél előforduló szabálytalanságok kezelésére az itt meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.
1.
Szabálytalanság
A szabálytalanság, valamely létező szabálytól: központi jogszabályi rendelkezéstől, helyi rendelettől, egyéb belső szabályzattól, utasítástól való eltérést, ott megfogalmazott elvárás be nem tartását jelenti. A szabályok be nem tartása adódhat nem megfelelő cselekményből, mulasztásból hiányosságból
54
2.
Jelen eljárásrend tekintetében a szabálytalanságok körének meghatározása
Jelen eljárásrend tekintetében szabálytalanságnak minősülnek azok a szabálytalanságok, melyek mértékük alapján a büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására adnak okot.
3.
A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja
A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja a szabálytalanságok (újbóli) előfordulásának megelőzése. A megelőzés érdekében a szabálytalanságok kiküszöbölésére, megakadályozására a FEUVE rendszerbe új elemeket kell beépíteni, hogy az előzetes, a folyamatos, valamint az utólagos vezetői ellenőrzés eszközével a szabálytalanság előfordulása, illetve ismételt felmerülése kivédhető legyen. A FEUVE rendszerben az ellenőrzési pontok kialakításakor figyelembe kell venni a független belső ellenőrzés érintett területre vonatkozó megállapításait, különös tekintettel a mulasztások, hiányosságok, helytelen cselekmények tényeire, okaira, körülményeire, illetve a felelősökre. A FEUVE rendszer karbantartása, fejlesztése során a független belső ellenőrzési tapasztalatokat úgy kell hasznosítani, hogy az adott területre meghatározott részletes szabályozással, a szabályozás megismertetésével, a szabályozás betartatásával, illetve közvetlen felelősök meghatározásával az újabb szabálytalanságok kivédhetőek legyenek.
4.
Általános elvek
A FEUVE rendszer kialakításáért felelős intézményvezetőnek kell gondoskodnia arról, hogy az első szintű pénzügyi irányítási és kontroll rendszer megfelelőségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését elkerüljék. A FEUVE rendszer kielégítő működését biztosítani kell a szerv minden tevékenysége vonatkozásában. A szerv azon tevékenységeire, működési folyamataira, ahol a szabálytalanságok előfordulásának kockázata magas, külön figyelmet kell szentelni. A FEUVE rendszer ezen területekhez kapcsolódva olyan elemeket határoz meg, mely olyan feladatokat ír elő, amelyek kiküszöbölik az elkövetés lehetőségét, illetve korlátozzák az okozható kár mértékét.
55
5. A nagyobb kockázatot rejtő szabálytalanságok megelőzése érdekében
feladatok,
folyamatok
kiemelt
kezelése
a
Az intézménynél nagyobb kockázatot rejtő feladatok, folyamatok a következők: a tervezési folyamatok egyes területei, illegális pénzügyi cselekmények viszonylag nagy lehetőségét rejtő folyamatok, tevékenységek, a szerv belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek, a pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek. 5.1. A tervezési folyamatok esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő: 1. A korábbi évek tapasztalatai alapján, - a költségvetési beszámolók adatait is figyelembe véve, - meg kell keresni azokat a tételeket, melyek különösen kényes területek, (elsősorban olyan területek, ahol nagyobb mennyiségű készpénz, illetve készletmozgás van); 2. Gondoskodni kell a nagyobb, egyösszegű kiadások teljesítésével járó területek, pl.: beruházások, eseti, nagyösszegű finanszírozások fokozott ellenőrzési rendjének meghatározásáról; 3. Biztosítani kell egyes, az elmúlt évek tapasztalatai, illetve a megváltozott szabályozások miatt megnőtt jelentésű területek fokozott ellenőrzését, a szabályosság kontrollálását. 4. Figyelembe kell venni a külső ellenőrzés által tett észrevételeket, melyek kihatnak a tervezési tevékenységre is. 5.2 Az illegális pénzügyi cselekmények viszonylag nagy lehetőségét rejtő folyamatok, tevékenységek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő: 1. Meg kell határozni, írásban rögzíteni kell olyan belső rendet, politikát, melyek az illegális pénzügyi cselekmények megelőzését célozzák. 2. Gondoskodni kel arról, hogy az intézmény dolgozói számára ismert eljárásrend legyen arra az esetre, ha illegális pénzügyi cselekmény gyanúja merül fel. Ismertnek kell lenni az ilyen esetek bejelentési, illetve vizsgálati szabályainak. 3. Tájékozódni kell az illegális pénzügyi cselekmények előfordulási típusairól, területeiről, feladathoz, intézményhez, esetleg személyhez köthetőségéről. Az illegális pénzügyi cselekmények külön figyelmet igénylő területeit, folyamatait az alábbi ismérvek alapján kell maghatározni: Az adott terület költségvetési terv, illetve tényszám adatai költségvetési főösszeghez viszonyított nagyságrendjének vizsgálatával, - azt a százalékot, melytől jelentős tételnek számítható a terület, az intézmény a vizsgálat során maga – de írásban is rögzítve – határozza meg Az adott terület ellenőrzéssel, közvetlen irányítással való kapcsolatának vizsgálatával, azaz annak ellenőrzésével, hogy a terület milyen mélységig szabályozott, a szabályozást az érintettek megismerték-e, a szabályok betartását a tevékenység során ellenőrzik-e, utólag mikor történik ellenőrzés, illetve, hogy a területet érintette-e a független belső ellenőri, illetve esetleg külső ellenőri tevékenység. Az a terület lesz figyelmet érdemlő, mely az ellenőrzés szempontjából a legkevésbé lefedett
56
A fenti két fő szempont együttes értékelésével kell meghatározni azokat a területeket, melyek a legnagyobb figyelmet igénylik. 5.3. A szerv belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő: rendszeresen át kell tekintetni a szerv belső eljárásrendjét, különös tekintettel a belső szabályozottságra, és az ott szabályozott folyamatokra, vizsgálni kell a tényleges folyamatok és a folyamatleírások közötti összhangot, eltérés esetén meg kell keresni az okokat, és a szabályosság követelményének megfelelően gondoskodni kell a szabályok módosításáról, illetve a betartatás ellenőrzéséről. 5.4. A pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő: a valódiság és hitelesség érdekében egyes pénzügyi tranzakciók folyamatában való teljes végigkísérése történik meg. Ilyen pénzügyi tranzakció csoportok lehetnek pl.: dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomonkövetése, a rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások köre, a beruházások pénzügyi lebonyolítása, az intézmény valamely alapfeladatának ellátása stb. A pénzügyi tranzakció csoport egyik lehetséges területének a dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomonkövetése esetében a tényleges ellenőrzési feladatok például a következők lehetnek: a beszerzés kezdeményezése körülményeinek, dokumentumának vizsgálata, a beszerzés kezdeményezés ellenőrzése, áttekintése jogosság, célszerűség szempontjából, a megrendelés áttekintése az alábbi szempontokból: i. a megrendelő jogosult volt-e a megrendelésre, mint kötelezettségvállaló, ii. megtörtént-e a megrendelésnek, mint egyfajta kötelezettségvállalásnak az ellenjegyzése, iii. az ellenjegyzést az ellenjegyzésre jogosul végezte-e a gazdaságosság elvét szem előtt tartották-e; a megrendelés nyilvántartása megfelelőségének, átlátható rendszerben történő kezelésének ellenőrzése a megrendelés beérkezésekor a szakmai teljesítés igazolása körülményeinek áttekintése a készletjellegű termékek beérkezését követő nyilvántartásba vételének, tárolásának vizsgálata a pénzügyi teljesítés előtt az érvényesítői feladatok ellátásának teljes ellenőrzése – a feladat valamennyi mozzanatára kiterjedően a pénzügyi teljesítés előtt az utalványozás körülményeinek, megalapozottságának áttekintése, az utalvány ellenjegyzésének ellenőrzése, a tényleges pénzügyi teljesítés dokumentumainak vizsgálata, a pénzügyi teljesítést követő számviteli folyamatok nyomonkövetése A pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatban a ténylegesen vizsgálandó területeket, valamint a részterületeket mindig a feladat-ellátáskor kell külön, írásban meghatározni. 57
6. Az intézményvezető értékelési feladata a szabálytalanságok megakadályozása érdekében Az intézményigazgató és a GSZ igazgatója a saját szervezetére vonatkozóan köteles a munkafolyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerét (FEUVE) kialakítani, működtetni és fejleszteni. A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. Az értékelés során át kell, hogy tekintsék legalább a következőket: a szervnél, illetve annak tevékenységeinél, a feladatellátásánál mennyire tudatos a FEUVE tevékenység, a FEUVE rendszer fejlesztése, javítása megfelelő ütemben történik-e, kellő rugalmassággal válaszol-e a feltárt szabálytalanságok kezelésére az ellenőrzési tapasztalatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a FEUVE rendszer még nem került kialakításra, a FEUVE rendszerhez kapcsolódóan megfelelőek-e a kialakított ellenőrzési nyomvonalak, a FEUVE szabályzata elkészült-e, annak betartására fordítanak-e kellő figyelmet. Az intézményvezető a FEUVE tevékenységet köteles értékelni a független belső ellenőr, valamint a külső ellenőri szervezet megállapításai alapján is. 7.
Feladatok a szabálytalanságok észlelése esetén
A FEUVE rendszernek a következő feladatai lehetnek, ha működése során szabálytalanságot észlel: a) amennyiben a FEUVE rendszerben feladatot ellátó személy az ellenőrzési tevékenysége során a korábban már meghatározott – szabálytalanság gyanúját észleli, haladéktalanul köteles értesíteni az intézményvezetőt; b) amennyiben az intézményvezető észleli a szabálytalanság gyanúját, köteles erről a felügyeleti szerv vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni, illetve a felügyeleti szerv vezetőjének érintettsége esetén gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról; 8.
A büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárások
8.1. A büntetőeljárás megindítása A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1.) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan, vagy – ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti – gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. Törvény (a továbbiakban
58
Be.) 6. § (1.) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozóhatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél, vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. 8.2. Szabálysértési eljárás A szabálysértésekről szóló LXIX. Törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben, vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet, vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít és amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése, vagy tudomása alapján indulhat meg. 8.3. Kártérítési eljárás A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban az XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. Törvény (Mt.), a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. Törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. Törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései. 8.4. Fegyelmi eljárás Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók.
59
3. sz. melléklet IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat hatálya 1.1. A szabályzat a Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium a nyílt iratok átvételének, készítésének, iktatásának, nyilvántartásának, tárolásának irattározásának, selejtezésének, levéltárba történő átadásának szabályait rögzíti. 1.2. A gazdálkodás során keletkező pénzügyi bizonylatok, számlák, a költségvetési beszámoló valamint az azt alátámasztó dokumentumok, nyilvántartások tekintetében a számvitel bizonylatokról szóló rendelkezéseket kell figyelembe venni. (A számvitelről szóló, 2000. évi C. törvény) 2. Az iratkezelési szabályzat alkalmazása során használt fogalmak 2.1. Beadvány: a szervezetünkhöz érkező hagyományos (vagy elektronikus) irat amely rendeltetésszerűen szervezetünknél marad.
2.2. Csatolás: a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratok átmeneti jellegű összekapcsolása.
2.3. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.
2.4. Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a
beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat.
2.5. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket az intézmény vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során.
2.6. Gyűjtőív: a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve; a gyűjtőív tartalmazza az alap(kezdő)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) a beérkezés keltének nyilvántartására.
2.7. Gyűjtőszám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartjuk nyilván; a gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv „kezelési feljegyzések” rovatában jelölni kell.
60
2.8. Iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az azt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el a szervezetnél és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait; (elektronikus irat esetében az iktató képernyő rovatait töltik ki.)
2.9. Iktatókönyv: a szervezetünk rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesen megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv.
2.10. Iratnak kell tekinteni és e szabályzatban előírt módon kell kezelni minden olyan
szöveget, számadatsort, térképet, tervrajzot és vázlatot - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével - amely valamely működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Nem kell iratnak tekinteni a rendszeresen kapott hivatalos lapokat (közlönyöket) napilapokat, folyóiratokat, könyveket, reklám- és propagandaanyagokat. 2.11. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. 2.12 Irattár: a szervezetünknél megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. A kézi, átmeneti (operatív) irattár a ...2... évnél nem régebbi iratok őrzésére, tárolására szolgál, mely a gazdasági irodán és a pénztárhelységben van kialakítva. Központi irattár a 2 évnél régebbi keletű iratok tárolására szolgáló helyiség Irattári anyag: a szervezetünk működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége. 2.13.Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az intézmény feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. 2.14. Központi iktatás: az egész szervezetre egy helyen, folyamatosan és egy iktatókönyvben, illetve számítógépen történő iktatás. (Csak akkor kell rögzíteni, ha az iratkezelési feladatok ellátása ilyen szervezeti keretek között történik.)
61
2.15. Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, (elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat.) 2.16. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy. 2.17. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki és egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. 2.18. Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít. 2.19. Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítő záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. 2.20. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. 2.21. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól elválasztható. 2.22. Minősített adat: a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben (a módosított 1995. évi LXVI. tv.) meghatározott köziratban szereplő államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adat, b) a szóban közölt államtitkot vagy szolgálati titkot képező információ, c) államtitkot vagy szolgálati titkot képező információt hordozó objektum, technikai eszköz, d) nem tárgyiasult formában megjelenő államtitkot vagy szolgálati titkot képező információ, eljárási mód vagy más ismeretanyag, közirat. (Az államtitokra és a szolgálati titokra vonatkozó előírásokat az 1995. évi LXV. törvény tartalmazza.) 2.23 Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél. 2.24. Osztott iktatás: a központi irodában, de belső szervezeti egységenként, vagy belső szervezeti egység önállóan, saját iktatókönyvvel, illetve elektronikusan történő iktatás. 2.25. Selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése.
62
2.26. Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. 2.27. Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. 2.28. Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részéről, akinek hatáskörébe tartozik az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasítás kiadása, az ügy kiadmányozása. 2.29. Ügyintézés: az intézményünk valamely szervezeti egységének működésével, vagy személy tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. 2.30. Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. 2.31. Ügyirat: az intézmény rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. 2.32. Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza. 2.33. Ügykör: az intézmény, annak belső szervezeti egysége vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja. 2.34. Ügyvitel: az intézmény folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában. 2.35. Vegyes iktatás: részben központilag, részben szervezeti egységenként történő iktatás. 3. Irattári tételszám (jel): az ügy típusát, ágazati hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az iratok irattári helyét is. 4. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szervezetünk működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. 5. Kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez. 6. Kezelési (ügyviteli) feljegyzések: az ügy(ek)ben keletkező ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik. 7. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. 63
8. Kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről („K” betűjellel). 9. Kiadmányozó: a kiadmányozásra vonatkozó szabályok szerint az intézményvezető részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. 10. Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott. II. AZ ADAT MINŐSÍTÉSE 1. Az államtitkot, illetve szolgálati titkot képező adatot minősíteni kell. Minősítés: az a döntés, amelynek meghozatala során az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény szerint felhatalmazott személy megállapítja, hogy az adat a tartalmánál fogva a nyilvánosságát korlátozó államtitokkörbe vagy szolgálati titokkörbe tartozik. Az intézményünkben az adatok minősítésére .az intézmény vezetője jogosult. 2. A minősítés során az állami és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (VI.20.) Korm. rendelet előírásait kell alkalmazni. 3. Az államtitkot tartalmazó adat hordozóján „Szigorúan titkos”, a szolgálati titkot képező adat hordozóján pedig „Titkos” jelölést kell feltüntetni.
4. A minősített adat kezelésének rendszerét, rendjét külön "Titokvédelmi Szabályzat" rögzíti. III. AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE ÉS FELADATAI 1. Intézményünkben az iratkezelési feladatok ellátása - a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően – központosított, illetve vegyes iratkezelési szervezetben történik. 1.2. Az iratkezelés módja: hagyományos. 2. Az iratkezelés felügyelete
2.1. Az intézményben az iratkezelés felügyeletét a nappali oktatás titkárság látja el, aki felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak. 2.2. Az iratkezelés felügyeletével megbízott évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak betartását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetésére,
64
szükség esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat, irattári terv módosítását, ellenőrzi, hogy a személyes és különleges adatok kezelése megfelel-e a személyes adatok védelméről és közérdekű adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben, foglaltaknak gondoskodik arról, hogy az iratkezelésben és az irattárban középiskolai végzettségű iratkezelő, irattáros szakképesítésű munkaerőt alkalmazzanak. 2.3. Az iratkezelés felügyeletét ellátó személy feladatait az intézmény vezetője által kijelölt személyre átruházhatja. Az iratkezelés felügyeletével kapcsolatos jogkör átruházása csak írásban, az átruházott feladatok, hatáskörök felsorolásával történhet. 2.4. A nappali oktatás titkárnői távollét esetén egymást helyettesítik. IV. A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE ÉS FELBONTÁSA 1. Az iratok, küldemények átvétele
1.1. Az intézményünk címére vagy annak munkatársai nevére postai vagy kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve az ügyfél személyes benyújtása útján érkezett küldemények átvételére jogosult: a.) az intézmény vezetője, b.) az „s.k. felbontásra” jelölés esetén a címzett, vagy az általa megbízott személy, c.) az iratkezelést felügyelő vezető, illetve az általa megbízott személy, d.) a postai meghatalmazással rendelkező személy, e.) az ügyfélszolgálati iroda dolgozója, f.) az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy, 1.2. Minősített adatot tartalmazó küldeményt csak a titkos ügykezeléssel megbízott személy veheti át. 1.3. Az intézmény bármely dolgozójához közvetlenül érkező (kézbesített) hivatalos küldeményeket az átvétel után haladéktalanul továbbítani kell az intézmény vezetőjéhez. 1.4. A küldemények átvételével megbízott, úgynevezett postai meghatalmazással rendelkező dolgozó feladata minden munkanapon 14 óráig a bérelt postafiók kiürítése (a küldemények postahivatalban történő átvétele), az átvett postaanyag zárható táskában történő hiánytalan beszállítása az intézménybe. A postai meghatalmazás kiadásáról és nyilvántartásáról a gazdasági igazgatóhelyettes, távollétében a csoportvezető köteles gondoskodni. 1.5. A postaátvevő az érkezett küldeményeket átadja a nappali oktatási titkárságán az intézményvezető részére. 1.6. A hivatalos munkaidő lejárta után, illetve munkaszüneti napokon érkezett iratokat csak az intézményvezető által megbízott portás ( a portanaplóba történő bejegyzés mellett veheti át. Az így átvett küldeményt bontatlanul, a legközelebbi munkanap munkakezdésekor át kell adni az intézmény vezetőjének 65
1.7. A küldeményeket átvevő személy köteles ellenőrizni, hogy: a címzés alapján jogosult-e a küldemény átvételére, a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét, az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlen-e, 1.8. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és a „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény feladóhoz történő visszajuttatásáról. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni. 1.9. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel - igazolni kell. 1.10. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt - jegyzőkönyv felvétele mellett - értesíteni kell. 1.11. A téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges vissza kell küldeni a feladónak. 1.12. Az intézménynek címzett, a gazdálkodásra vonatkozó pénzügyi és számviteli bizonylatokat (bankbizonylatok, szállítói számla stb.) az iktatást végző személy érkeztető bélyegzővel látja el, és iktatás és az intézmény vezetőjének szignálása után továbbítja azt a gazdasági igazgatóhelyetteshez 2. A küldemény felbontása 2.1. Az intézményhez érkezett valamennyi küldeményt – az intézményvezető által megbízott személy- nappali oktatás titkárság - bonthatja fel és látja el érkeztető bélyegzővel. 2.2. A „nem bontható” küldemények köre: a névre szóló, magánjellegű, az „s.k.” felbontásra szóló, 2.3. A „nem bontható” küldeményeket minden esetben felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani. 2.4. A szervezeti egységek szerint csoportosított, hivatkozási számmal ellátott és ajánlott küldeményként hivatkozási szám, illetve ajánlási ragszám szerint, a többit pedig a feladó neve szerint kell bevezetni az iktatókönyve, és átadni a szervezeti egységeknek. 2.5. A felbontott postát az intézmény vezetője szignálja, név szerint, vagy szervezeti egység megjelölésével. 2.6.A faxon érkezett irat esetében először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítésről. A másolat elkészítéséért az iskolatitkár felelős. A faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadók.
66
2.7. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iraton feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 2.8. A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget - ha a beadvány illetékköteles - a 2.13. pontban foglaltak előzetes figyelembevételével az ügyintéző a beadványra felragasztja és az illetékjogszabályoknak megfelelően értékteleníti. 2.9. A beadványra ragasztott illetékbélyeget a keltezés tintával történő átírásával kell értékteleníteni. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben vagy egyáltalán nem rótták le, az illetékjogszabályok szerint kell eljárni. 2.10. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. V. AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA 1. Az iktatási rendszer Az iratok iktatása sorszámos rendszerben történik. 2. Az iktatás 2.1. Az intézményhez érkező, illetve ott keletkező iratokat - ha jogszabály másként nem rendelkezik - iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból: * az irat beérkezésének pontos ideje, * az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, * az irat tárgya, * az elintézés módja, * a kezelési feljegyzések, valamint * az irat holléte megállapítható legyen. 2.2 A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM, stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv „Irat jelleg” rovatába be kell jegyezni, hogy pl. „magnetofonszalag”, a „kezelési feljegyzések” rovatba pedig annak tárolási helyét. 2.3. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidős iratokat, táviratokat, express küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.
67
3. Iktatókönyv 3.1. Iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet (1. számú melléklet) kell használni. Intézményünk két oktatókönyvet használ: 1, - központi iktatásra szolgáló 2, gazdasági osztály által vezetett ( G- betűjelzéssel ellátott ) Az iktatókönyvet használatba vétel előtt az intézmény vezetője ( központi iktatásra szolgáló,) illetve az intézmény gazdasági vezetője ( gazdasági osztály által vezetett )hitelesíti. 3.2. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. 3.3. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. 3.4. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni. Az iktatókönyv év végi lezárását az intézmény vezetője írja alá. 4.Az iktatószám 4.1. Az iktatást minden évben 1-gyel - kell kezdeni és megszakítás nélkül kell folytatni az év végéig. 4.2. A gazdasági egység számjelétől.
iktatószámait G betűjel különböztetik meg a központi iktatás
5. Az iktató bélyegző 5.1. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. A bélyegző lenyomatot az irat első oldalára úgy kell elhelyezni, hogy írást ne fedjen és rovatait pontosan ki lehessen tölteni. 5.2. Az iktató bélyegző lenyomata tartalmazza: * az intézmény nevét, székhelyét, * az iktatás évének, hónapjának, napjának, * az iktatás sorszámának (alszámának), * az ügyintéző, vagy ügyintéző szervezeti egység nevének, valamint 68
* a mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat. 6. Iktatási adatok 6.1. Az iktatás során az iktatókönyvben , az iraton, és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni: * az iktatás sorszámát (iktatószámát), * az iktatás időpontját, * az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait, (x) * a küldő iktatószámát (hivatkozási szám), (x) * az irat tárgyát, * az elő- és utóirat korábbi azonosító (iktató) számát, * az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait, * az elintézés határidejét, * az elintézés módját, idejét, * az esetleges cimzett(ek)et, (x) * a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés, stb.) * az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét, * az iratnak és mellékletének számát (ha korábban nem került rögzítésre) (x).
(x) csak az iktatókönyvben feltüntetendő adat. 6.2. Az ügy tárgyát csak egyszer, mégpedig a sorszámra bejegyzett első irat iktatásánál kell a „Tárgy” sorba (tárgyrovat) rövid, de érthető szöveggel beírni. A bejegyzésnek az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat kell tartalmaznia. 6.3. Az ügyiraton előírt határidőt az iktatókönyv „határidő” rovatába a kitűzött hónap és nap feltüntetésével grafit ceruzával kell bejegyezni. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, a számuk sorrendjében kell kezelni. Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy a határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügyiratok közül ki kell emelni, és a határidő feljegyzést az iktatókönyv „határidő” rovatában ceruzával át kell húzni. A határidő lejártának napján azt a határidős ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, az iratkezelő kiemeli a határidős ügyek közül és átadja az ügyintézőnek. 7. Az iratok szerelése és csatolása 7.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e elő irata. 7.2. Az iratot a kezelőnek szerelni kell. 7.3. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt is az iktatókönyvben jelölni kell. A jelölés az irattárba vagy határidőbe helyezés tényének áthúzásával és a „kezelési feljegyzések” rovatban az irat új helyének megjelölésével történik.
69
8. Mutatózás 8.1. Az iktatott iratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, regiszteres (betűbeosztásos) név- és tárgymutató könyvbe mutatózni kell. 8.2 A tárgymutatókönyvbe az iktatókönyv tárgy rovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének megfelelően az irat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgyrovatban több név, hely vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni kell. 8.3. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett jelezni kell. 8.4. Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell. 9. Ügyintézői munkanapló 9.1. Az érdemi ügyintézőnek a náluk levő nyílt ügyiratok nyilvántartására előadói munkanaplót kell vezetni. (4. sz. melléklet) 9.2. Az ügyintézők kötelesek az irattárból kivett, ügyintézésre átvett és irattárba visszaadott iratok keltét, iktatószámát az előadói munkanaplóba bejegyezni. 9.3 Az iktatott iratok bármiféle olyan mozgatása, amelynek eredményeként az irat - ha csak ideiglenesen is - elkerül az iratkezelőtől, illetőleg az ügyintézőtől, csak munkanaplóval történhet. 9.4. Az ügyintéző munkaviszonyának megszűnésekor az előadói munkanaplót köteles - az ügyiratokkal együtt - az iratkezelés részére leadni. VI. IRATKEZELÉSI FELADATOK AZ ÜGYINTÉZÉS FOLYAMATÁBAN 1. Az ügyintéző kijelölése 1.1. Az iratkezelő az érkező iratot az ügyintéző kijelölése (szignálás) végett köteles az irat szignálása jogosult személynek bemutatni. Az irat szignálására jogosult személy(ek): intézményvezető, illetve a helyettesei. 1.2. Az irat szignálására jogosult személy: kijelöli az ügyintézőt (hivatali egységet, vagy részleget, illetve személyt), közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (az ügy tárgyának meghatározása, határidő, sürgősségi fok, stb.) Ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az előadói ívre, és aláírja. 1.3. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van. Vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezetei egység (személy) már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez (személyhez) kell továbbítani.
70
1.4. Iktatás után az átadás napját, majd emelkedő számsorrendben az ügyiratok iktatószámát az átadókönyvbe be kell írni. A központi iktató az átadókönyvvel továbbítja az iratokat az illetékes ügyintézőhöz. 1.5. Elektronikus iratforgalmon esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez (pl. előadóhoz) érkezetett, iktatásra az iktatásra illetékes iratkezelőhöz kell irányítani., Ha az érkezett irat előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, az iratkezelő az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezetőnek szignálásra bemutatni. 2. Másolat, kiadmány 2.1. A másolat vagy kiadmány hitelesítését a központi iratkezelő végzi. 2.2. Kiadmányozáshoz az intézmény hivatalos bélyegzőjét kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért az iratkezelő a felelős. 2.3 A kiadmányozáshoz az ügyiratot a következő szerkezetben kell elkészíteni: az ügyirat bal felső sarkában kell megjelölni az ügyiratot kibocsátó szervezet megnevezését, címét, postai irányítószámát, postafiók számát, a távbeszélő számát az iktatószámot az ügyintéző nevét az iktatószám, valamint az ügyintéző neve alatt jelenik meg a címzett szerv (vezetőjének neve, beosztása) címe, az ügyirat jobb felső sarkán szerepel a tárgya, = a hivatkozási szám vagy jelzés, = a mellékletek száma, a szöveg alatt baloldalon a keltezés (hely, év, hó, nap) az „sk” jelzésű kiadmányon a "kiadmány hiteléül" záradékot és a ......(leíró, iratkezelő) sajátkezű aláírása szerepel, a szöveg alatt jobb oldalon a kiadmányozó nevét és beosztását kell feltüntetni, az ügyirathoz készített mellékletet, ügyirathoz” szöveggel kell ellátni.
annak
jobb felső sarkán „Melléklet a .... számú
4. Az irat továbbítása, postázása (expediálása) 4.1. A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt kell átadni az iratkezelőnek, és az átvételt az előadói munkanapló „visszaadás elismerése” rovatban kézjeggyel igazolni kell. 4.2. Az irat továbbítása (expediálása) előtt az iratkezelőnek ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtották-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell, hogy a mellékleteket csatolták-e. Az ellenőrzési feladat elvégzése után az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a hagyományos átadó könyvben is rögzíteni kell.
71
4.3. A postázó iratkezelő az iratokat a továbbítás módja szerint csoportosítja (posta, kézbesítés, stb.) 4.4. A postai továbbítás esetén a borítékokat közönséges, express, express - ajánlott, ajánlott, érték nélküli küldemény stb. szerint külön kell választani, majd a szükséges bérmentesítésről gondoskodni kell. A küldemény tértivevényét csatolni kell a borítékhoz. 4.5. A küldemények postai úton történő továbbítása esetén a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. 4.6. A kézbesítő útján továbbított (címzetthez eljuttatott) küldeményeket a - sorszámozott és hitelesített - kézbesítő könyvbe (6. sz. melléklet) kell bejegyezni. A címzett által történő átvételt abban kell igazolni. 4.7. A helytelen címzés, átvétel megtagadása stb. okból visszaérkezett iratokat és küldeményeket az iratkezelő az illetékes ügyintéző szervezeti egységhez (személyhez) soron kívül köteles továbbítani, aki a további intézkedésről gondoskodik. 4.8. A szervezeti egységek, ügyintézők között ügyiratokat csak átadókönyvvel (vagy előadói munkanaplóval) lehet átadni. Az átadott iratokat újból iktatni nem szabad, nyilvántartásuk az eredeti iktatószámon történik. 4.9. Az iratkezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyezni azokat az iratokat, amelyeke meghatározott idő múlva vagy időnként intézkedést igényelnek. Az ügyiraton előírt határidőt az iktatókönyv „határidő” rovatába a kitűzött hónap és nap feltüntetésével grafit ceruzával be kell jegyezni. 4.10. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, határidős irattartóban a számuk sorrendjében kell kezelni. 4.11. A határidő lejárta előtti napon azt a határidős ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, ki kell emelni a határidős ügyiratok közül. Ha az ügyiraton (előadói íven) sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, a kezelő az ügyiratot munkanaplóval (előadói ívvel) az ügyintézőhöz továbbítja és határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv „határidő” rovatában ceruzával áthúzza. 4.12. Irattárba tétel előtt valamennyi határidő bejegyzést törölni kell. 4.13. Az irattári terv alapján az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző meghatározza az irattári tételszámot, és rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában. Az irattári tételszámot az iratkezelő feljegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is, majd az iratot elhelyezi az átmeneti operatív irattárba. VII. IRATTÁROZÁS 1. Irattározás 1.1. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az intézmény feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az intézmény az illetékes közlevéltárral együttműködve készíti el irattári tervét.
72
1.2. Az iratkezelési szabályzat és irattári terv módosítása előtt az illetékes közlevéltár egyetértését be kell szerezni. Az egyetértés beszerzéséért a gazdasági vezető felelős. 1.3. Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét. Az irattári tételszámokat feladat és ügykör szerint kell csoportosítani. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatot a tárgy év december hó 01-ig kell elvégezni. A feladat teljesítéséért a gazdasági vezető a felelős. 1.4. Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan meg kell határozni, melyek azok a tételek, amelyek nem selejtezhetők, és a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló, módosított 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) 9.§, 12.§-ában foglaltak értelmében mikor kell ezeket a levéltárnak átadni. A nem selejtezhető, maradandó értékű iratok körét az illetékes közlevéltár egyetértésével kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok körére vonatkozó javaslat elkészítéséért, és annak az illetékes közlevéltárral történő egyeztetéséért .a gazdasági vezető a felelős. Az irattári terv a szabályzat 8. számú mellékletét képezi. 2. Az iratok elhelyezése az átmeneti (operatív) irattárban 2.1. Az átmeneti (operatív, kézi) irattárba kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye. Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba iktatókönyv adja át, illetve szükség esetén azonos módon kapja vissza. 2.2. Az átmeneti (operatív, kézi) irattárba helyezése előtt az iratkezelő köteles az iratok átvizsgálni abból a szempontból, hogy a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e, az előadói ívben meg van-e valamennyi irat (előirat, melléklet), az előadói ívben nincsen-e olyan ügyirat, amely nem az adott ügyhöz tartozik. 2.3. A postán tértivevénnyel küldött levelek irattári példányait csak akkor szabad irattárba helyezni, ha az átvételt igazoló tértivevény visszaérkezett és az irathoz való csatolása megtörtént. 2.4. Az iratokat az irattári tételszám szerinti csoportosításban, az alapszámok növekvő sorrendjében kell lerakni. 2.5 Az átmeneti irattár (kézi irattár) 2 évig őrzi az iratokat, ennek letelte után át kell adni az iratokat a központi irattárnak.
73
3. Az iratok elhelyezése a központi irattárban 3.1. A 2 évnél régebbi keletű, teljes naptári év ügyiratait az azokhoz tartozó iktató- és segédkönyvekkel a központi irattárba kell elhelyezni. A kézi irattár érintett ügyiratainak központi irattárba történő elhelyezését az ügykezelő köteles elvégezni a tárgyévet követő év március 01-ig. 3.2. A központi irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot megvizsgálni abból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e, stb. 3.3. A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülő csoportokba tartozó iratokat különkülön kell kötegelni és minden kötegen fel kell tüntetni az irattári jelet. 4. Az irattár működése 4.1. Az irattárat tűz, víz és külső behatolás ellen védetté kell tenni. Az irattár ajtóinak kulcsát az iratkezelő őrzi. Az irattárban télen-nyáron biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55’-65’) és a 17-18 C hőmérsékletet. Az irattárban a tűzbiztonsági szabályzat „C” kategóriájára vonatkozó előírásokat kell betartani. Az irattár helyiségein közművezetékek nem haladhatnak keresztül. 4.2. A központi irattárban az irattár kezelőjén kívül más személy csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat. 4.3. Az iratkezelő(k) személyében beálló változás esetén az irattárat át kell adni. Az átadásról átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni. 4.4. Az irattárból ügyiratot kiadni csak hivatalos használatra, szabályosan kitöltött „Ügyiratpótló” lap (7.sz. melléklet) ellenében lehet, maximum 10 napra. Ugyanezt kell alkalmazni, ha az irat jogszabály alapján nem helyezhető iratárba. 4.5. Más szerv (esetleg személy) részére betekintés céljából iratot kölcsönözni csak az intézményvezető engedélyével lehet. A betekintés engedélyezéséhez is az „Ügyiratpótló” lapot kell használni. A betekintésre engedélyezett ügyiratot az iratkezelő helyiségből nem szabad kivinni. Azt az irattárból történő kivétel napján oda vissza kell adni. 4.6. Az „Ügyiratpótló” lapot az irattárban a kiadott (betekintésre kiadott) ügyirat helyére kell tenni. A kiadott (betekintésre kiadott) ügyiratról kölcsönző naplót kell nyitni, amelybe az ügyirat számát, az ügyirat tárgyát, az átvevő nevét, a visszaadásra megjelölt határidőt és a tényleges visszaadás időpontját
74
kell bejegyezni. A betekintésre kiadott ügyiratok esetén a nyilvántartás megjegyzés rovatában meg kell jelölni, hogy „betekintésre”. 4.7. Az „Ügyiratpótló” -val kivett anyagokat - legkésőbb - a visszaadásra megjelölt határnappal vissza kell adni az irattár részére. A visszaadási határidő letelte után - rendkívüli esetben - az engedélyezőtől hosszabbítást lehet kérni. 4.8. Amennyiben az ügyirat a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezett vissza, az ügyirat visszaadását az irattár kezelőjének sürgetni kell. Amennyiben a sürgetést követő 5 munkanapon napon belül sem érkezik vissza az irattárba az irat, ezt a tényt az intézményvezető részére be kell jelenteni. 4.9. Az irattárból kivett ügyiratot csak az iratanyag teljességének ellenőrzése után lehet irattárba helyezni. 4.10. A megelőző években készült és az irattárból kivett ügyirat alapján tett intézkedést új iktatószámon kell iktatni és az irattárból kivett ügyiratot az új iktatószámhoz kell csatolni. VIII. AZ IRATOK SELEJTEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA 1. A selejtezés 1.1. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot megsemmisítés céljából csak iratselejtezés útján szabad kiemelni. 1.2. Az irattárban elhelyezett iratanyagot - selejtezés szempontjából – legalább öt évenként felül kell vizsgálni és azokat az iratokat, amelyek nem minősülnek levéltári anyagnak, és az irattári terv szerinti őrzési idejük lejárt, ki kell selejtezni. Az őrzési idő az ügyirat keletkezésének évét követő január 1-től egész évekre kell számítani. 1.3. A selejtezési szándékot az illetékes levéltárnak a munka megkezdése előtt legalább 30 nappal be kell jelenteni. A bejelentés teljesítéséért az irattár kezelője felelős. A bejelentésnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vonható iratok évkörét, tárgykörét és hozzávetőleges mennyiségét. 1.4. Amennyiben a selejtezés során egyes iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálása vonatkozásában kétely merül fel, úgy az ügyviteli döntést a levéltári szakértő véleményének figyelembevételével a intézmény vezetője hozza meg. 1.5. Az iratselejtezésről - az iratkezelést felügyelő vezető által megbízott -selejtezési bizottság három példányban selejtezési jegyzőkönyvet készít, amelyet iktatás után meg kell küldeni az illetékes közlevéltárhoz, a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: az intézmény megnevezését, * a selejtezés időpontját, * a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály és irattári terv számát,
75
a selejtezésre kerülő iratok irattári tételszámát, évkörét és mennyiségét, a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét és aláírását. A jegyzőkönyvben külön tételben kell felsorolni a kiselejtezett kép- és hangfelvételeket valamint a gépi feldolgozás adathordozóit. 1.6. A közlevéltár kiküldötte a kiselejtezhető iratok közül iratokat kiemelhet abból a célból, hogy azt a közlevéltár őrizze. Ha a közlevéltár a kiselejtezett iratok közül valamely iratot további őrzés céljából kiemel, akkor azt a nem selejtezhető iratok közé vissza kell sorolni, és a levéltári átadásig ott kell őrizni. Ezt a tényt a selejtezési jegyzőkönyvre fel kell jegyezni. 1.7. A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvben az adott irat iktatószámánál „S” jelöléssel, valamint a selejtezési jegyzőkönyv iktatószámának és a selejtezés időpontjának feltüntetésével jelezni kell. 2. Megsemmisítés 2.1. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. 2.2. A megsemmisítés szabályairól az iratkezelést felügyelő figyelembevételével gondoskodik.
az adatvédelmi szabályozás
3. Az iratok levéltárba adása 3.1. A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. Kivételt képeznek ez alól a tizenöt évnél régebben keletkezett, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó nem selejtezhető iratok, amelyeket a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. 3.2. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló, módosított 1995. évi LXVI. tv. 22. §. 1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a polgármesteri hivatal őrizetében vannak, a közlevéltárban lévő anyagra vonatkozó szabályok (1995. évi LXVI. tv.) szerint kell biztosítani. 3.3. A nem selejtezhető köziratok átadásának - átvételének időpontjáról az intézmény és az illetékes közlevéltárral közösen állapodik meg. A megállapodás előkészítéséért az irattár kezelő a felelős.
76
3.4. A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel
együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó költségére az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében teljes, lezárt évfolyamban kell átadni. Az átadásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni a következő tartalommal: az átadó neve, az átadott iratok évköre, mennyisége, az átadott anyagokról készített raktári egység szintű (doboz, kötet) jegyzéket kell készíteni dobozszám, tárgy, tételszám, évszám feltüntetésével. A hosszú ügyviteli érték miatt visszatartott iratokról (pl. alapító okirat, tervdokumentáció) külön jegyzék készül. az átvevő levéltár neve, az átadónak az iratok kezelésére vonatkozó kikötései, az átadó és átvevő hiteles aláírását. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv 1-1 példányát minkét fél nem selejtezhető tételként kezeli. 3.5. Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón lévő iratokról legkésőbb levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra. IX. EGYÉB IRATKEZELÉSI FELADATOK
1. Intézkedések az intézmény megszűnése esetén 1.1. A közfeladatot ellátó intézmény megszüntetése vagy feladatkörének megváltozása esetén a rendelkező intézménynek kell intézkednie az érintett intézmény irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. 1.2. Az intézményi feladatok átadása esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot. 2. Intézkedések munkakör átadása esetén 2.1. Azt a munkatársat, akinek munkaköre megváltozik, vagy munkaviszonya megszűnik, a részére kiadott iratokkal, ügyiratokkal - munkanaplója alapján - el kell számoltatni. A munkakört átadó ügyintéző az iratokat, ügyiratokat az intézményvezető által megbízott személynek jegyzőkönyvileg köteles átadni. A jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, melyből * az első példányt az átadó, * a második példányt az átvevő, * a harmadik példányt pedig az iratkezelő kapja.
2.2. Ha a munkakört átadó ügyintéző az intézményből eltávozik, a munkanaplóját be kell vonni.
77
3. A hiányzó, illetve elvesztett iratok ügyének rendezése 3.1. Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelősségre vonást illetve fegyelmi büntetést von maga után. 3.2. Az ügyirat elvesztésének, jogtalan megsemmisítésének, eltűnésének okát és körülményeit az irat eltűnésének észlelésétől számított 3napon belül az intézmény vezetőjének ki kell vizsgálnia. 4. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések 4.1. A szervezetnél a hivatalos bélyegzőt a hivatalos kiadványokra, a kiadmányozási jogkörrel rendelkezők sajátkezű aláírásához, illetve a kiadmányok (másolatok) hitelesítéséhez, valamint a küldemények lezárásához és átvételéhez lehet használni. 4.2. Tilos üres lapokat, ki nem töltött nyomtatványokat bélyegzővel ellátni, illetve a kiadmányt hitelesíteni, ha azt a kiadmányozó még nem írta alá. 4.3. A bélyegző használója felelős a bélyegző rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért. Ezért a bélyegzőt * csak munkájával kapcsolatban használhatja, a munkaidő befejezése után illetve a munkahelyről való távozáskor köteles elzárni, munkaviszony megszűnésekor köteles a bélyegzők nyilvántartásával megbízott személynek átadni, ha elvesztette (vagy az valami oknál fogva eltűnt), köteles vezetőjének azonnal jelenteni. 4.4 a Bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni, melynek tartalmaznia kell a bélyegző lenyomatát használatra átadás időpontját átvevő aláírását visszaadás időpontját selejtezés ( használatból kivonás ) módját, időpontját
78
4. számú melléklet: A Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium elektronikus adatvédelmi szabályzata 1. Bevezető A Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium elektronikus adatkezelő rendszerében nyilvántartott személyes adatok kezelésének jogszerűsége, az adatkezelés célhoz kötöttségének biztosítása, valamint az érintettek jogainak érvényesíthetősége érdekében, az Adatvédelmi, a Közoktatási, az SzJA, a TB törvény, valamint a diákigazolványról szóló kormányrendelet rendelkezései alapján az alábbi szabályzatot alkotja: 2. A szabályzat hatálya A jelen szabályzat hatálya kiterjed a Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégiumban közalkalmazotti jogviszonyban álló valamennyi személyre, továbbá mindazokra, akik valamely egyedi vagy általános engedély vagy felhatalmazás alapján jogosultak az elektronikus napló használatára, a rendszerbe való belépésre, az abban fellelhető adatok megtekintésére, adatok bevitelére, feldolgozására vagy továbbítására, illetőleg a rendszer műszaki-technikai üzemeltetésére, karbantartására. Az iskolában két elektronikus adatkezelő rendszer működik. Az úgynevezett F2 (IAR), mely az iskolával közalkalmazotti jogviszonyban állók és a tanulói jogviszonnyal rendelkező vagy azzal rendelkezett diákok, illetve az e-napló (MaYoR), mely a tanulói jogviszonnyal rendelkező vagy azzal rendelkezett diákok adatait tartalmazza. A jelen szabályzat hatálya alá tartozó személyek kötelesek a szabályzat rendelkezéseinek maradéktalan betartására. 3. Az elektronikus adatbázisába bekerülő adatok köre Az adatbázisba az alábbi adatalanyok következő adatai kerülnek be: Az Intézménnyel közalkalmazotti vagy egyéb jogviszony alapján tanári, oktatói, nevelői tevékenységet végző személyek Az Intézménnyel közalkalmazotti jogviszonyban álló azon személyek, akiknek feladatkörébe tartozik az elektronikus napló bármilyen formájú használata, karbantartása. Az Intézménnyel tanulói jogviszonyban állók. Az adatbázisba a fentebb felsorolt adatalanyok következő adatai kerülnek be: Az Intézménnyel nem tanulói jogviszonnyal rendelkező személyek esetében: a munkaviszonyhoz kapcsolódó adatok, valamint az e-napló használatához szükséges adatok. Egyéb adatok csak az érintett hozzájárulásával rögzíthetők az elektronikus rendszerben.
79
Az Intézménnyel tanulói jogviszonyban álló személyek esetében: Tanuló neve Tanuló tanügyi azonosító száma Tanuló iskolája - kollégiumi tanuló esetén Osztály / csoport Születési hely Születési idő Állampolgársága Anyja neve: Anyja foglalkozása Anyja telefonszáma Lakóhely Lakcím Megye Irányítószám Apa / Gondviselő neve Apa / Gondviselő foglalkozása Apa / Gondviselő telefonszáma Apa / Gondviselő értesítési címe Beiratkozás dátuma Diákigazolvány száma Diákigazolvány kiadási dátuma Személyi igazolvány száma / külföldinél útlevélszám Tartózkodási okirat / külföldinél / Társadalombiztosítási Azonosító Jel Adóazonosító Beírási napló száma Tanuló előző iskolája Tanuló szakmacsoportja Tanuló fényképe Tanuló tantárgyai Tanuló tantárgyak szerinti osztályzatai Tanuló tantárgyak és dátum szerinti hiányzásai
80
Tanuló dicséretei, fegyelmi fokozatai Elvált szülők Magántanuló Vendégtanuló Térítési díjat fizető Tandíjat fizető Jogviszonyt szüneteltet Kollégista Évismétlő 3, v. több gyerekes család Rendszeres gyermekvédelmi támogatás Tartósan beteg Állami gondozott Veszélyeztetett Mozgássérült Beszédfogyatékos Hallássérült Diszlexia Diszkalkúlia Diszgráfia A fenti felsorolásban nem szereplő adatok csak az érintett írásbeli hozzájárulása alapján kerülhetnek be az adatbázisba. Az adatbázisba bekerülő adatok kezelésének jogalapja: Az Intézménnyel nem tanulói jogviszonyban álló személyek adatai közül: A név adata a Közoktatási törvény 2. sz. melléklete alapján A tanulói jogviszonyban álló személyek adatai közül a felsoroltak: a Közoktatási törvény 2. sz. melléklete alapján kerülhetnek be az adatbázisba. (Ezen belül a hivatkozott törvényhely alapján a tanulók jövedelmi és szociális helyzetét igazoló, illetve az egyes juttatások megállapításához szükséges adatoknak minősülnek a fentebb megjelölt adatok.) a diákigazolványról szóló 30/1999 (II. 15.) Kormányrendelet 6. 5.bek-ben foglalt rendelkezés alapján kerülhetnek az adatbázisba a személyi jövedelemadóról szóló 1995.évi CXVII. tv.36.-ban, valamint Az adózás rendjéről szóló1990.évi XCI. Tv. 45. (2) - (5) bek.-ben foglalt rendelkezés alapján kerülnek be az adatbázisba 81
a társadalombiztosítási ellátásokról szóló 1997.évi LXXX. tv. végrehajtására kiadott 195/1997 (XI. 5.) Kormányrendelet 24. -ban foglalt rendelkezés alapján kerülhetnek be az adatbázisba 4. AZ ADATBÁZISBA BEKERÜLŐ ADATOK FELVÉTELÉNEK FORMÁJA, AZ ADATOK FORRÁSA, AZ ADATBEVITELRE JOGOSULTAK KÖRE, AZ ADATBEVITEL MÓDJA 4.1. Az adatfelvétel formája Az adatbázisba bekerülő adatok felvétele minden esetben írásbeli formában történik. Szóbeli közlés alapján az adatbázisba semmilyen adat nem kerülhet be. 4.2. Az adatok forrása A nem tanulói jogviszonyban álló személyek adatainak forrása minden esetben a Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium által kezelt nyilvántartás. A tanulói jogviszonyban álló személyek esetén: A Felvételi Jelentkezési Lap Az Intézményi Adatközlő Lap Adatváltozás jelentő Lap Haladási Napló Csoportnapló 4.3. Az adatbevitelre jogosultak köre Azon adatok bevitele, amelyek forrása az alkalmazotti nyilvántartás, az adatok bevitele az iskolatitkár és az tanügyi adminisztrátorok feladata. Azon adatok bevitele, amelyek forrása a Felvételi Jelentkezési Lap, az Intézményi Adatközlő Lap, és az Adatváltozás jelentő Lap, az adatok bevitele az iskolatitkár és az tanügyi adminisztrátorok feladata. Azon adatok bevitele, amelyeknek forrása a Haladási Napló, vagy Csoportnapló, az adatok bevitele az osztályfőnök, illetve az igazgató, és helyettesei feladata. 4.4. Az adatbevitel módja Az adatbázisba bevitt adatok nem térhetnek el az adat forrásául szolgáló iratban szereplő adattól. Az adatok egyezőségéért az adatbevitelt végző személy felelősséggel tartozik. Amennyiben az adatok forrásául szolgáló iratban szereplő adat értelmezhetetlen, olvashatatlan, ellentmondásos vagy hiányos, abban az esetben az adat nem vihető be az adatbázisba. Ilyen esetben az adat forrásául szolgáló irat kijavítását illetve kiegészítését kell kérni az adatalanytól.
82
A kijavítás minden esetben Adatváltozás jelentő Lap kitöltésével történik. Az adatbázis adatainak kiegészítése az eredeti Adatközlő Lap kiegészítésével történik azzal, hogy a kiegészítést csak az adatalany (vagy az eredeti irat kiállítója) végezheti el és a kiegészítés tényét és időpontját sajátkezű aláírásával igazolja.
Az adatok kijavítása, illetve kiegészítése szóbeli közlés alapján nem történhet. Az adatok bevitele során olyan körülményeket kell biztosítani, hogy az adatokhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. Az adatok bevitele után az adat forrásául szolgáló iratokat az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően kell tárolni és megőrizni. A fentiekben leírt körülmények és feltételek biztosítása az adatbevitelt végző személy közvetlen felettesének kötelezettsége. 5. Adathelyesbítés, adatváltozás Tekintettel az adatok pontosságának, teljességének, időszerűségének és valódiságának követelményére, az adatbázisban szereplő adatok helyesbítésére, illetve az adatok változásának átvezetésére az adatkezelés időtartama alatt bármikor mód van. 5.1. Az adatok helyesbítése Az adatok helyesbítése történhet az adatalany kérésére, illetve akkor, ha az adatkezelő hivatalból észleli, hogy az adatbázisban nem valós adat szerepel. Az adatalany kérésére történő helyesbítés esetén a helytelen adat törlésére és a valós adat bevitelére csak az adatalany írásbeli bejelentése alapján kerülhet sor. Az adatalany bejelentéséhez köteles csatolni az általa bejegyezni kért adat valódiságát alátámasztó dokumentumot. Az Intézmény által kezdeményezett adathelyesbítés esetén a valótlan adat törlésére és a valós adat bevitelére csak akkor kerülhet sor, ha a törölni kívánt adat valótlansága minden kétséget kizáró módon megállapítható és a bevinni kívánt adat valódiságát igazoló dokumentum az adatkezelő rendelkezésére áll. 5.2. Az adatok változása Az adatbázisban szereplő adatok megváltozása esetén a változás tényét és a megváltozott adat pontos tartalmát az osztályfőnökök havonta az Adatváltozás jelentő Lapon kötelesek írásban bejelenteni.
83
A bejelentés elmulasztásával, kapcsolatos jogkövetkezmények az adatalanyt terhelik. 6. Adatbiztonság A rendszer adatbiztonsági követelményeinek betartásáért az Intézményi Rendszergazda felelős. Ezen tevékenysége során köteles biztosítani azt, hogy a rendszer az alábbi adatbiztonsági követelményeknek folyamatosan megfeleljen. A rendszergazda kizárólagosan engedélyezi bármely személy számára a hozzáférési jogosultságot gondoskodik a szükséges, rendszeres karbantartásról gondoskodik arról, hogy az adatbázis-szerver megfelelő fizikai védelemmel ellátott zárt helyiségben kerüljön elhelyezésre biztosítja, hogy az adatbázis-szerver közvetlen hálózati úton ne legyen elérhető és a rendszer feltörése hálózati hozzáféréssel ne legyen lehetséges biztosítja, hogy minden felhasználó csak egyéni azonosítás után léphessen a rendszerbe gondoskodik arról, hogy a legutóbbi adatmódosítás tényét, időpontját és elvégzőjét a rendszer naplózza ( a naplózási bejegyzés rögzítése 3 hónap után törölhető) biztosítja, hogy az adatokról naponta biztonsági mentés készüljön 7. HOZZÁFÉRÉSI JOGOSULTSÁGOK 7.1. Célhozkötöttség Az Elektronikus naplóban kezelt személyes adatokhoz való hozzáférés a célhoz kötöttség és az önrendelkezés elvén, valamint a hivatkozott jogszabályok rendelkezésein alapul. Minden felhasználó a meghatározott adatkezelési célhoz szükséges mértékben és ideig férhet hozzá a személyes adatokhoz. Minden adatalany jogosult közvetlen számítógépes hozzáféréssel megismerni a rendszerben kezelt adatainak teljes körét, továbbá felvilágosítást kérni az adatkezelés céljáról, az adatok továbbításáról, az adattovábbítás címzettjéről és időpontjáról, s e joga csak törvényben szabályozott esetekben korlátozható. 7.2. A hozzáférés gyakorlása A rendszer felhasználói - jogosultsági szintjük alapján - az egyes adatfajtákhoz csak olvasási, vagy írás és olvasási jogosultsággal férhetnek hozzá. A megismert adatokról az adott adattal kapcsolatban hozzáférési jogosultsággal rendelkező személy nyomtatványt készíthet.
84
A nyomtatást végző személy köteles gondoskodni a kinyomtatott adatok célhoz-kötöttségen alapuló felhasználásáról, továbbá arról, hogy a kinyomtatott adatok ne kerülhessenek illetéktelenek tudomására. A hozzáférési jogosultságok gyakorlása az Elektronikus naplóban személyre szóló kód és jelszó alkalmazásával történik. 7.3. Személyre szóló jogosultság kérése, megadása A felhasználók személyre szóló jogosultságukat, illetve személyes kódjukat a rendszergazdától kapják igazgatói utasítás alapján. A tanulók hozzáférési jogosultságának megállapítása, illetve kódjuk generálása adataiknak a rendszerbe való bevitelét követően, külön kérés nélkül történik. A kódot az Intézmény a tanuló gondviselőjével, illetve nagykorúság esetén a tanulóval írásban közli. A tanulók kivételével a felhasználók jogosultságuk megadásával egyidejűleg nyilatkozatban vállalják hozzáférési jogosultságuk jogszerű felhasználását. A nyilatkozat szövege a jelen szabályzat Mellékletét képezi. 7.4. Jogosultsági szintek A számítógépes tanulmányi rendszerben tárolt adatokhoz való hozzáférés az alábbi jogosultsági szintek alapján történik: 7.4.1. Az adatkezelés törvényességéért és a jelen szabályzat betartásáért felelős igazgató, valamint a rendszer számítástechnikai üzemeltetését végző Rendszergazda a rendszerben tárolt összes adathoz, írás és olvasási jogosultsággal hozzáférhet, a Rendszergazda azonban e hozzáférési jogosultságát csak az igazgató eseti engedélyével használhatja. 4.2. Az Intézmény minőségügyi csoportvezetője, iskolatitkára és tanügyi adminisztrátorai olvasási joggal hozzáférhet az összes tanulói adathoz, az iskolatitkár és a tanügyi adminisztrátorok írási joggal a beiratkozási adatokhoz. 4.3. Az Intézmény igazgatója, igazgatóhelyettesei a felvett tanulók összes adatához olvasási jogosultsággal hozzáférhetnek, a tantárgyi érdemjegyek téves bejegyzéseinek javítására írási jogosultsággal rendelkezek. 4.4. Az Intézmény tanárai, oktatói olvasási joggal hozzáférhetnek az összes tanuló adataihoz, írási joggal az általuk oktatott tantárgy érdemjegyeihez, hiányzásaihoz. Tantárgyak felvételére
85
csak az osztályfőnök jogosult. Tantárgyak érdemjegyeinek igazgatóhelyettesek hozzáférési jogosultságán keresztül lehetséges.
módosítása
csak
az
4.5. A tanuló és gondviselője olvasási joggal hozzáférhet saját adataihoz, valamint tantárgyi érdemjegyeihez és hiányzásaihoz. 8. Adattovábbítás A számítógépes tanulmányi rendszerből egyedi adatok személyazonosításra alkalmas módon az alábbi adatkezelőknek továbbíthatók: a TB törvény felhatalmazása alapján a társadalombiztosítási jogviszonnyal összefüggő adatok az Országos Egészségbiztosítási Pénztárnak, illetve a Budapesti Társadalombiztosítási Igazgatóságnak; az SzJA törvény felhatalmazása alapján az adózással összefüggő adatok az APEH Budapesti Igazgatóságának; a Közoktatási törvény felhatalmazása alapján a tanulók nevét, születési helyét és idejét tartalmazó nyilvántartás adatai a KIR nyilvántartása számára; a normatív finanszírozásához szükséges adatok a fenntartó Fővárosi Önkormányzat számára a Közoktatási törvény felhatalmazása alapján a diákigazolványról szóló kormányrendelet felhatalmazása alapján a rendeletben megjelölt adatokat a diákigazolvány kibocsátójának, A rendszerben tárolt adatok statisztikai felhasználás céljára személyazonosításra alkalmatlan módon más adatkezelőnek továbbíthatók. 9. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Elektronikus napló koordinációjáról, a rendszer működtetésében, fejlesztésében, karbantartásában közreműködő szervezetek munkájának összehangolásáról az erre kijelölt igazgatóhelyettes gondoskodik. Az Intézményi Rendszergazda gondoskodik az Elektronikus napló adatvédelmének rendszeres ellenőrzéséről, a műszaki, illetőleg a jogi környezet változásai által szükségessé tett változtatások végrehajtásáról és dokumentálásáról.
Budapest, 2010. szeptember 1.
86
Melléklet: Adatkezelői nyilatkozat: A tárolt adatokat a Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium az Adatvédelmi Törvény és a Közoktatási Törvény rendelkezései és a "Szent István Közgazdasági Szakközépiskola és Kollégium Elektronikus naplójának Adatvédelmi Szabályzata" szerint kezeli. A jogszabályban foglaltak szerint az adatkezeléssel megbízott személyek csak a munkakörük szerint előírt adatokat kezelhetik. Azt a számítógépet, amelyre a fenti jogosultság érvényes, biztosan zárható helyiségben kell elhelyezni, a számítógépet belépési védelemmel kell ellátni és biztosítani kell, hogy csak a feljogosított személy férhessen hozzá az adatokhoz. Gondoskodni kell arról, hogy a belépési jelszavak ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe. Gondoskodni kell arról, hogy amikor a számítógépen az adatbázissal dolgoznak, illetéktelenek ne olvashassák le a képernyőről az adatokat. Az adatbázisból nyomtatni csak olyan adatokat szabad, amire a munka végzéséhez közvetlenül szükség van. A kinyomtatott adatokat kizárólag az Intézmény használhatja fel, más intézménynek vagy magánszemélynek továbbadni nem szabad. Amint az a munkafolyamat befejeződött, amelyhez a nyomtatványra szükség volt, a nyomtatványt meg kell semmisíteni. Bármilyen adat harmadik személynek való átadása csak az Intézmény igazgatójának írásos engedélye alapján lehetséges. Budapest, 2010. szeptember 1.
87
Fenntartói jóváhagyás
88
