A NYÍREGYHÁZI SZAKKÉPZÉSI CENTRUM WESSELÉNYI MIKLÓS KÖZÉPISKOLÁJA, SZAKISKOLÁJA ÉS KOLLÉGIUMA
IRAT- ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
Nyíregyháza 2016
JOGSZABÁLYI ELŐÍRÁSOK:
2011. évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről 1993. évi LXXIX. törvény a közoktatásról 2011. évi CLXXXVII. törvény a szakképzésről 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról 1995. évi LXVI. törvény a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) korm. rendelet
1. A NEVELÉSI-OKTATÁSI INTÉZMÉNYBE ÉRKEZETT VAGY AZ INTÉZMÉNYEN BELÜL KELETKEZETT IRATOK KEZELÉSÉNEK RENDJE A nevelési-oktatási intézménybe érkezett és az intézményben keletkezett iratokat iktatni kell. A személyesen benyújtott iratok átvételét igazolni kell. Nem kell iktatni: meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket, reklámcélú kiadmányokat. A jogszabályban meghatározottakon túl felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, a diákönkormányzat, az intézményi tanács, a szülői szervezet, a szakszervezet, a diáksportkör részére érkezett leveleket, továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának. Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, elektronikus levélben vagy a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. Ha a feladó neve és címe csak a borítékról állapítható meg, továbbá ha a küldemény névtelen levél, illetve ha a feladás időpontjához jogkövetkezmény fűződik, a borítékot az irathoz kell csatolni, és ezt az iraton a mellékletek feltüntetése mellett jelezni kell.
2.
AZ IRATKEZELÉST ELLÁTÓ DOLGOZÓK FELADATAI
2.1. Intézményvezető: elkészíti és kiadja az iskola iratkezelési szabályzatát, jogosult az iskolába érkező küldemények felbontására, kijelöli az iratok ügyintézőit, irányítja és ellenőrzi a titkárnő munkáját, kiadmányozza: o a tagintézmény közalkalmazottai, munkavállalói tekintetében a jogviszony létesítése, jogviszony megszüntetése, valamint fegyelmi jogkörök kivételével, az intézmény közalkalmazottaival kapcsolatos munkáltatói intézkedések iratait, o tanügyi nyomtatványokat, különös tekintettel a bizonyítványokra és tanúsítványokra, o az egyéb szabályzatban meghatározott kötelezettségvállalásokat, o az intézmény napi működéséhez kapcsolódó döntéseket, tájékoztatókat, megkereséseket, egyéb leveleket, o közbenső intézkedéseket,
2
o
a rendszeres statisztikai jelentéseket, a központi, illetve területi szerv által kért adatszolgáltatásokat,
A kiadmányozás az ügyben történő közbenső intézkedésre, érdemi döntésre, valamint külső szervnek vagy személynek címzett irat kiadására ad felhatalmazást. A kiadmányozási jog magában foglalja az intézkedést, a közbenső intézkedést, a döntést, a döntés kialakításának, valamint az irat irattárba helyezésének jogát. A kiadmányozott irat tartalmáért és alakiságáért a kiadmányozó felelős. Az átruházott kiadmányozási jog tovább nem ruházható. 2.2. Intézményvezető-helyettesek, gyakorlati oktatásvezető, gazdasági csoportvezető: ellenőrzi, hogy az iskolában az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési szabályzat előírásai szerint történjen, figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat, az intézményvezető távollétében jogosult az iskolába érkező küldemények felbontására, az intézményvezető távollétében kijelöli az iratok ügyintézőit. 2.3. Titkárnő, adminisztrátorok: köteles munkáját az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési szabályzat előírásai alapján végezni, köteles a tudomására jutott hivatali titkot megőrizni, feladatai: o a küldemények átvétele, o az iktatás, o az esetleges előíratok csatolása, o az iratok mutatózása, o az iratok belső továbbítása az ügyintézőkhöz, az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése, o a kiadmányok tisztázása, sokszorosítása, o a kiadmányok továbbítása, illetve átadása a kézbesítőnek, o a határidős iratok kezelése és nyilvántartása, o az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése, o az irattár kezelése, rendezése, o az irattári jegyzékek készítése, o közreműködés az irattári anyag selejtezésénél és levéltári átadásánál. 2.4. Kézbesítő: felelős a rábízott küldemények megőrzéséért, iskolán belüli és külső továbbításáért, a kiadmányok postai feladása, kézbesítése, köteles a tudomására jutott hivatali titkot megőrizni, felelős a kézbesítőkönyv megőrzéséért, feladatai: o a küldemények postai átvétele, o a küldemények kézbesítése, o a kézbesítő könyv aláíratása a címzettel. 2.5. Ügyintéző: az ügy elintézése után (legkésőbb az elintézés határidejének napjáig) az iratot – az esetleges kiadmányozásra szánt kézirattal együtt – visszajuttatja a titkárnőnek, egyéb, az intézmény által alkalmazott vagy központi dokumentumokat vezet, készít, majd a területileg illetékes vezető részére átadja, bizalmasan kezeli a rendelkezésére álló adatokat, köteles a tudomására jutott hivatali titkot megőrizni.
3
3. AZ ISKOLA HIVATALOS IRATAINAK (KIADMÁNYAINAK) TARTALMI ÉS FORMAI KÖVETELMÉNYEI A kiadmány élőfej részén: az iskola neve az iskola logója A kiadmány élőláb részén: az iskola székhelye telefonszáma fax száma e-mail címe honlapja címe A kiadmány jobb felső részén: az ügy iktatószáma az ügyintéző neve az ügyintézés helye, ideje az ügy irattári tételszáma A kiadmány bal felső részén: a kiadmány címzettje a kiadmány tárgya Aláírás aláíró neve, hivatali beosztása eredeti ügyiraton az iskola körbélyegzőjének lenyomata A kiadmány szövegrésze A nevelési-oktatási intézmény által hozott határozatot meg kell indokolni. A határozatnak a rendelkező részben tartalmaznia kell: a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, amennyiben a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást, a mérlegelésnél figyelembe vett szempontokat és az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést. Jegyzőkönyvet kell készíteni, ha jogszabály előírja, továbbá ha a köznevelési intézmény nevelőtestülete, szakmai munkaközössége a nevelési-oktatási intézmény működésére, a tanulókra vagy a nevelő-oktató munkára vonatkozó kérdésben határoz, továbbá akkor, ha a jegyzőkönyv készítését rendkívüli esemény indokolja és elkészítését a nevelési-oktatási intézmény vezetője elrendelte. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell elkészítésének helyét, idejét, a jelenlévők felsorolását, az ügy megjelölését, az ügyre vonatkozó lényeges megállapításokat, így különösen az elhangzott nyilatkozatokat, a meghozott döntéseket, továbbá a jegyzőkönyv készítőjének az aláírását. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv készítője, továbbá az eljárás során végig jelen lévő alkalmazott írja alá. Az intézményben használt egyéb hivatalos dokumentumok: munkaidő nyilvántartás helyettesítési napló tanmenet egyéb, a fenntartó által kért dokumentumok
4
Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen.
4.
IRATTÁRAZÁS, SELEJTEZÉS
Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét az irattári terv (7. pont) határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. Az iskola két évnél nem régebbi iratait a kézi irattárban kell kezelni. A kézi irattárban az iratokat évek, ezeken belül pedig az iktatószámok sorrendjében kell őrizni. A kézi irattár helye az aktuális évben az iskola titkárság helyisége, az előző év iratainak helye az intézmény első emeletén található irattár. Két év elteltével az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszámai szerint történő csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve az alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Az irattárban kezelt iratról másolat kiadását csak az iskola kiadmányozási joggal felruházott vezető beosztású dolgozója engedélyezheti. Az iratok selejtezését a nevelési-oktatási intézmény vezetője rendeli el és ellenőrzi. A tervezett iratselejtezést annak tervezett időpontját legalább harminc nappal megelőzően be kell jelenteni az illetékes levéltárnak. Az irattár anyagát ötévenként egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat az irattári tételeket, amelyeknek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt. A selejtezésre szánt iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni. A selejtezési jegyzőkönyvet meg kell küldeni a levéltárnak. A kiselejtezett iratok megsemmisítésére, hasznosítására csak a levéltárnak - a visszaküldött jegyzőkönyvre vezetett - hozzájárulása után kerülhet sor. Az irattári terv nem selejtezhető tételeit, továbbá azokat a tételeket, amelyek kiselejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá – ha a levéltár másképpen nem rendelkezett – ötven év után át kell adni az illetékes levéltárnak.
5. KÖTELEZŐEN HASZNÁLT NYOMTATVÁNYOK A nevelési-oktatási intézmény által használt nyomtatvány lehet nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött papíralapú nyomtatvány, nyomdai úton előállított papíralapú nyomtatvány, elektronikus okirat, elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint hitelesített papíralapú nyomtatvány. Az elektronikus okirat az oktatásért felelős miniszter által jóváhagyott rendszer alkalmazásával elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint elektronikus aláírással ellátott, elektronikusan tárolt irat. Nyomtatványok: a beírási napló, a bizonyítvány, az érettségi bizonyítvány, az érettségi tanúsítvány, a szakmai vizsga letételét tanúsító bizonyítvány,
5
a törzslap külíve, belíve, a törzslap külíve, belíve érettségi vizsgához, az érettségi törzslap kivonata, a törzslap külíve, belíve szakmai vizsgához, az értesítő (ellenőrző), az osztálynapló, a csoportnapló, az egyéb foglalkozási napló, a jegyzőkönyv a tanulmányok alatti vizsgához, az osztályozóív tanulmányok alatti vizsgához, az érettségi vizsga vizsgaszabályzatában meghatározott nyomtatványok, a szakmai vizsga vizsgaszabályzatában meghatározott nyomtatványok, az órarend, a tantárgyfelosztás, a továbbtanulók nyilvántartása, a közösségi szolgálati jelentkezési lap, a tanulói jogviszony igazoló lapja,
6. A TANÜGYI NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE Az iskolába felvett tanulók iskolai nyilvántartására beírási naplót kell vezetni. A beírási naplót az adott iskola kezdő évfolyamán kell megnyitni és folytatólagosan kell vezetni. A beírási naplót az iskolatitkár vezeti. A tanulót akkor lehet a beírási naplóból törölni, ha a tanulói jogviszonya megszűnt. A törlést a megfelelő záradék bejegyzésével kell végrehajtani. Ha az iskola beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő vagy sajátos nevelési igényű tanuló nevelését, oktatását is ellátja, a beírási naplóban fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító nevelési tanácsadói feladatot, a szakértői bizottsági feladatot ellátó intézmény, nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, az elvégzett felülvizsgálatok, valamint a következő kötelező felülvizsgálat időpontját. Az iskola az adatok alapján minden év június 30-áig megküldi az illetékes szakértői bizottsági feladatot ellátó intézmény részére azon tanulók nevét – a szakvéleményt kiállító intézmény és a szakvélemény számával együtt –, akiknek a felülvizsgálata a következő tanévben esedékes. A beírási naplóban szerepeltetni kell azokat a tanulókat is, akik tankötelezettségüket külföldön teljesítik, továbbá azokat is, akik az iskolai kötelező tanórai foglalkozásokon való részvétel alól felmentést kaptak. Ennek tényét a határozat számával szerepeltetni kell a beírási napló megjegyzés rovatában. A beírási naplóban fel kell tüntetni az iskola nevét, OM azonosítóját és címét, a megnyitás és lezárás időpontját, az igazgató aláírását, valamint papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát is. A beírási napló tartalmazza a tanuló o naplóbeli sorszámát, o felvételének időpontját, o nevét, oktatási azonosító számát, születési helyét és idejét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, o anyja születéskori nevét, o állampolgárságát, o reggeli ügyeletre, napközire és étkezésre vonatkozó igényét o jogviszonya megszűnésének időpontját és okát, továbbá annak az intézménynek a nevét, ahová felvették vagy átvették, o évfolyamismétlésére vonatkozó adatokat, o sajátos nevelési igényére vonatkozó adatait,
6
az egyéb megjegyzéseket.
Az osztályfőnök vezeti az osztálynaplót, a törzslapot, kiállítja az értesítőt (ellenőrzőt) a bizonyítványt, és vezeti a továbbtanulással összefüggő nyilvántartást. A tanuló által elvégzett évfolyamokról a törzslap alapján év végi bizonyítványt kell kiállítani. A bizonyítványban fel kell tüntetni az iskola nevét, OM azonosítóját, címét és az iskola körbélyegzőjének lenyomatát is. A bizonyítvány tartalmazza a sorszámát, a bizonyítványpótlap sorozatszámát, a tanuló nevét, oktatási azonosító számát, születési helyét és idejét, anyja születéskori nevét, a tanuló törzslapjának számát, a tanévet és az elvégzett évfolyam sorszámát, a tanuló által mulasztott órák számát, ezen belül külön megadva az igazolatlan mulasztások számát, a tanuló szorgalmának és magatartásának értékelését, a tanuló által tanult tantárgyak megnevezését és minősítését, a szükséges záradékot, a nevelőtestület határozatát, a kiállítás helyét és idejét, az iskola körbélyegzőjének lenyomatát, az igazgató és az osztályfőnök aláírását. Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványról – kérelemre – a törzslap alapján bizonyítványmásodlat állítható ki. A bizonyítványmásodlatért a külön jogszabályban meghatározottak szerint illetéket kell leróni. Törzslap, póttörzslap hiányában az iskolában meglévő nyilvántartások alapján kérelemre pótbizonyítvány állítható ki. A pótbizonyítvány azt tanúsítja, hogy a tanuló melyik évfolyamot mikor végezte el. Ha az iskolában minden nyilvántartás megsemmisült, a pótbizonyítványban csak azt lehet feltüntetni, hogy az abban megjelölt személy az iskola tanulója volt. Ilyen tartamú pótbizonyítvány akkor állítható ki, ha a volt tanuló írásban nyilatkozik arról, hogy a megjelölt tanévben az iskola melyik évfolyamán tanult, és nyilatkozatához csatolja volt tanárának vagy két évfolyamtársának igazolását. A tanár nyilatkozata akkor fogadható el, ha a jelzett időszakban az iskolában tanított. A volt évfolyamtársaknak be kell mutatniuk bizonyítványukat. Az érettségi bizonyítvány, tanúsítvány és az érettségi vizsgát tanúsító törzslap, törzslapkivonat tartalmát és kiállításának módját az érettségi vizsga vizsgaszabályzatának kiadásáról szóló jogszabály határozza meg. A szakmai vizsgáról kiállított bizonyítvány és törzslap tartalmát és kiállításának módját a szakmai vizsgáztatás általános szabályairól és eljárási rendjéről szóló jogszabály határozza meg. A törzslap két részből áll, a tanulókról külön-külön kiállított egyéni törzslapokból és az egyéni törzslapok összefűzését szolgáló borítóból (törzslap külív). Az iskola a tanulókról – a tanévkezdést követő harminc napon belül – egyéni törzslapot állít ki. Az egyéni törzslap tartalmazza a törzslap sorszámát, a tanuló nevét, állampolgárságát, nem magyar állampolgár esetén a tartózkodás jogcímét, a jogszerű tartózkodást megalapozó okirat számát, oktatási azonosító számát, születési helyét és idejét, anyja születéskori nevét, a tanuló osztálynaplóban szereplő sorszámát, a tanévet és a tanuló által elvégzett évfolyamot, a tanuló magatartásának és szorgalmának értékelését, a tanuló által tanult tantárgyakat, és ezek év végi szöveges minősítését,
7
a közösségi szolgálat teljesítésével kapcsolatos adatokat, az összes mulasztott óra számát, külön-külön megadva az igazolt és igazolatlan mulasztásokat, a nevelőtestület határozatát, a tanulmányok alatti vizsgára vonatkozó adatokat, a tanulót érintő gyermekvédelmi intézkedéssel, hátrányos helyzet, halmozottan hátrányos helyzet megállapításával kapcsolatos és tanulói jogviszonyából következő döntéseket, határozatokat, záradékokat. Ha az iskola sajátos nevelési igényű tanuló nevelés-oktatását is ellátja, a törzslapon fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító szakértői bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat időpontját. Az egyéni törzslapokat a középfokú iskolai tanulmányok befejezését követően, a törzslap külívének teljes lezárása után szétválaszthatatlanul össze kell fűzni, és ilyen módon kell tárolni. A törzslap külívén fel kell tüntetni a kiállító iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a megnyitás és lezárás helyét és idejét, az osztályfőnök és az igazgató aláírását és az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát. A törzslap külíve tartalmazza az osztály megnevezését, az osztály egyéni törzslapjainak az osztálynaplóval és bizonyítvánnyal való összeolvasásának tényét igazoló összesítés évenkénti hitelesítését, a hitelesítést végző osztályfőnök és az összeolvasó tanárok, valamint az igazgató aláírását, a törzslap külívének lezárásakor hatályos osztálynévsort (a tanuló sorszáma, neve, törzslapszáma feltüntetésével). A megsemmisült vagy elveszett törzslap helyett – a rendelkezésre álló iratok, adatok alapján – póttörzslapot kell kiállítani. Az értesítő (ellenőrző) a tanuló magatartásáról, szorgalmáról, évközi és félév végi tanulmányi eredményéről szóló tájékoztatásra, a hiányzások igazolására, valamint az iskola és a szülő kölcsönös tájékoztatására szolgál. Az értesítőben (ellenőrzőben) fel kell tüntetni az iskola nevét, OM azonosítóját és címét, az osztály megnevezését. Az értesítő (ellenőrző) tartalmazza a tanuló nevét, oktatási azonosítóját, születési helyét és idejét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, anyja születéskori nevét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, napközbeni telefonszámát és apja, törvényes képviselője nevét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, napközbeni telefonszámát, a tanuló magatartása, szorgalma értékelését, a tanuló által tanult tantárgyak felsorolását és minősítését, a félévi osztályzatokat, a mulasztások igazolását. A tanuló félévi osztályzatairól az iskola az iskolai elektronikus napló alkalmazása esetén is köteles az értesítő (ellenőrző) útján, az osztályfőnök aláírásával és az iskola körbélyegzőjének lenyomatával ellátott írásbeli tájékoztatást adni. A törzslap személyi és tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályfőnök és az iskola igazgatója által kijelölt két összeolvasó-pedagógus felelős. A törzslapra és a bizonyítványba a tanulókkal kapcsolatos határozatokat, valamint a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket a megfelelő záradékkal kell feltüntetni. A hibás bejegyzéseket a tanügyi nyilvántartásokban áthúzással kell érvényteleníteni, olyan módon, hogy az olvasható maradjon, és a hibás bejegyzést helyesbíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.
8
Ha a bizonyítvány kiadását követően derül ki, hogy az iskola hibás adatokat vezetett be a bizonyítványba, a hibás bizonyítványt ki kell cserélni. A csere az érintett számára díjmentes. Névváltozás esetén a volt tanuló kérelmére, az engedélyező okirat alapján a megváltozott nevet a törzslapra be kell jegyezni, és az eredeti iskolai bizonyítványról – beleértve az érettségi vizsgáról és a szakmai vizsgáról kiállított bizonyítványt, tanúsítványt (a továbbiakban együtt: bizonyítvány) is – bizonyítványmásodlatot, tanúsítvány-másodlatot (a továbbiakban együtt: bizonyítványmásodlatot) kell kiadni. Az eredeti bizonyítványt meg kell semmisíteni, vagy – ha tulajdonosa kéri – az „ÉRVÉNYTELEN” felirattal vagy iratlyukasztóval történő kilyukasztással érvényteleníteni kell, és vissza kell adni a tulajdonosának. A köznevelés rendszerében kiállított bizonyítványmásodlat az eredeti okirat pótlására szolgáló, a törzslap tartalmával megegyező, a kiállításának időpontjában hitelesített irat. A bizonyítványmásodlatnak szöveghűen tartalmaznia kell az eredeti bizonyítványon található minden adatot és bejegyzést. A másodlat kiadását az eredeti bizonyítványt kiállító iskola vagy jogutódja, az iskola jogutód nélküli megszűnése esetén az végzi, akinél a megszűnt iskola iratait elhelyezték. A bizonyítványmásodlaton záradék formájában fel kell tüntetni a másodlat kiadásának az okát, továbbá a kiállító szerv nevét, címét, a kiadás napját, valamint el kell látni iktatószámmal, a kiállító szerv vezetőjének vagy megbízottjának aláírásával és körbélyegzőjének lenyomatával. Bizonyítványmásodlat kiadása esetén a törzslapon fel kell tüntetni a kiadott másodlat iktatószámát, a kiadás napját, továbbá azt, ha az eredeti bizonyítványt megsemmisítették vagy érvénytelenné nyilvánították. Amennyiben az eredeti érettségi bizonyítvány, szakképesítő bizonyítvány szerepel a hivatal vagy a szakképzésért felelős miniszter által kijelölt szervezet által vezetett központi nyilvántartásában, az eredeti bizonyítvány megsemmisítéséről, érvénytelenné nyilvánításáról és a másodlat kiadásáról a központi nyilvántartás vezetőjét értesíteni kell. A bizonyítványokról, az érettségi és a szakképesítő bizonyítványokról másodlatot engedélyezett, sorszámozott bizonyítványnyomtatványon nem lehet kiállítani. Az iskola az üres bizonyítványnyomtatványokat, tanúsítványnyomtatványokat köteles zárt helyen úgy elhelyezni, hogy ahhoz csak az igazgató vagy az általa megbízott személy férhessen hozzá. Az iskola az elrontott és nem helyesbíthető, továbbá a kicserélt bizonyítványról jegyzőkönyvet készít, és a bizonyítványt megsemmisíti. Az iskola az üres bizonyítványnyomtatványokról, tanúsítványokról, a kiállított és kiadott bizonyítványnyomtatványokról, tanúsítványokról, az elrontott és megsemmisített bizonyítványokról, tanúsítványokról nyilvántartást vezet. Az iskola az elveszett, megsemmisült üres bizonyítványnyomtatvány, tanúsítvány érvénytelenségéről szóló közlemény közzétételét kezdeményezi az oktatásért felelős miniszter által vezetett minisztérium hivatalos lapjában, megjelölve az adott bizonyítványnyomtatvány egyedi azonosításához szükséges adatokat és az érvénytelenség időpontját. A pedagógus a tanórai foglalkozásokról az órarendnek megfelelően osztálynaplót vezet. Az osztálynaplóban fel kell tüntetni az iskola nevét, OM azonosítóját és címét, az osztály megnevezését, a napló megnyitásának és lezárásának időpontját, a kiállító osztályfőnök és az igazgató aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát is. Az osztálynapló haladási és mulasztási, valamint értékelő
9
naplórészt tartalmaz. A haladási és mulasztási naplórész a tanítási napok sorszámát és időpontját, a megtartott tanítási óra tantárgyának nevét, az óra tanévi és napon belüli sorszámát, a tanítási óra anyagát, az órát megtartó pedagógus aláírását, igazolt és igazolatlan órák szerinti csoportosításban a tanulók hiányzásának kimutatását, a hiányzások heti, féléves és éves összesítését és az összesítést végző pedagógus aláírását tartalmazza heti és napi bontásban. Az értékelő naplórész a tanuló nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, oktatási azonosító számát, társadalombiztosítási azonosító jelét, anyja születéskori nevét és elérhetőségét, apja vagy törvényes képviselője nevét és elérhetőségét, a tanuló naplóbeli sorszámát, törzslapszámát, a tanult tantárgyakat és azok értékelését havi bontásban, valamint a félévi és év végi szöveges értékelését, osztályzatait, a közösségi szolgálat teljesítésével kapcsolatos adatokat. Az osztálykerettől eltérő, csoportbontással kialakított tanórai foglalkozásokról és azok résztvevőiről a pedagógus csoportnaplót vezet. A csoportnaplóban fel kell tüntetni a kiállító iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a napló megnyitásának és lezárásának időpontját, a kiállító pedagógus és az igazgató aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát is. A csoportnapló a csoport megnevezését, a csoportba tartozó tanulók osztályonkénti megoszlását, a csoport tanulóinak névsorát, a tanuló nevét, születési helyét és idejét, osztályát, valamint hiányzásait, a tanuló értékelését, a megtartott foglalkozások sorszámát, időpontját és a tananyagot, a foglalkozást tartó pedagógus aláírását tartalmazza. Az egyéb foglalkozásokról, így különösen a fakultációs foglalkozásról, a szakkörről, a sportkörről és a napköziről a pedagógus egyéb foglalkozási naplót vezet. Az egyéb foglalkozási naplóban fel kell tüntetni a kiállító iskola nevét, címét, OM azonosítóját, a napló megnyitásának és lezárásának időpontját, a kiállító pedagógus és az igazgató aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az iskola körbélyegzőjének lenyomatát is. Az egyéb foglalkozási napló a csoport megnevezését, a foglalkozás helyét és idejét vagy időtartamát, a csoportba tartozó tanulók névsorát, a tanuló nevét, születési helyét és idejét, osztályát, a tanuló anyjának születéskori nevét és elérhetőségét, apja vagy törvényes képviselője nevét és elérhetőségét, a megtartott foglalkozások sorszámát és időpontját, a foglalkozás témáját, a foglalkozást tartó pedagógus aláírását tartalmazza. A tanulmányok alatti vizsgákról tanulónként és vizsgánként jegyzőkönyvet kell kiállítani. A jegyzőkönyvön fel kell tüntetni a vizsgát lebonyolító intézmény nevét, OM azonosítóját és címét. A jegyzőkönyv
10
a tanuló nevét, születési helyét és idejét, állampolgárságát, anyja születéskori nevét, lakcímét, annak az iskolának a megnevezését, amellyel tanulói jogviszonyban áll, a vizsgatárgy megnevezése mellett o az írásbeli vizsga időpontját, értékelését, o a szóbeli vizsga időpontját, a feltett kérdéseket, a vizsga értékelését és a kérdező tanár aláírását, o a végleges osztályzatot, a jegyzőkönyv kiállításának helyét és idejét, az elnök, a jegyző és a vizsgabizottság tagjainak nevét és aláírását tartalmazza. Az iskola a pedagógiai munka tervezéséhez tantárgyfelosztást készít. A tantárgyfelosztás a tanév évszámát, az iskola nevét, a pedagógus tantárgyfelosztási sorszámát, nevét, végzettségét, szakképzettségét és az általa tanított tantárgyakat, egyéb foglalkozásokat, az osztályok, csoportok megjelölését és óratervi óráik számát, a pedagógus által ellátott óratervi órák és egyéb foglalkozások számát osztályonként és tantárgyanként, egyéb foglalkozásonként, az egyes pedagógusok neveléssel-oktatással lekötött óraszámát, az órakedvezményre jogosító jogcímeket, az összesített óraszámot, valamint a fenntartó által engedélyezett pedagógus-álláshelyek számát tartalmazza. A tantárgyfelosztást jóváhagyás céljából minden év augusztus 15-ig meg kell küldeni a fenntartónak. A tantárgyfelosztás alapján készített összesített iskolai órarend tartalmazza a tanórai és az egyéb foglalkozások időpontját, osztályonként és tanóránként az adott tantárgy és a tanár megnevezésével. Az iskola a végzett tanulóiról nyilvántartást vezet. A nyilvántartásban fel kell tüntetni az iskola nevét, OM azonosítóját és címét. A nyilvántartás a tanuló nevét, oktatási azonosító számát, születési helyét és idejét, anyja születéskori nevét, a tanuló iskolán belüli tanulmányai befejezésének évét, a tanulót átvevő iskola nevét, OM azonosítóját, címét és szakirányát A kollégium által használt nyomtatvány a kollégiumi csoportnapló, a kollégiumi napló (ügyeleti napló), a kollégiumi törzskönyv. A kollégium által évenként kialakított csoportok foglalkozásairól a pedagógus kollégiumi csoportnaplót vezet. A kollégiumi csoportnaplón fel kell tüntetni a kiállító intézmény nevét, címét, OM azonosítóját, a megnyitás és lezárás időpontját, a pedagógus és az igazgató aláírását, papíralapú dokumentum esetén az intézményi körbélyegző lenyomatát is. A kollégiumi csoportnapló a csoport megnevezését, a foglalkozások helyét és idejét, a foglalkozás megnevezését, a foglalkozást tartó pedagógus nevét, a csoportba tartozó tanulók évfolyamonkénti és osztályonkénti megoszlását, a csoport tanulóinak névsorát,
11
a megtartott foglalkozások sorszámát,időpontját és a foglalkozás témáját, a tanulók nevét és osztályát, valamint igazolt és igazolatlan hiányzásait, a tanulók értékelését, a haladásukkal kapcsolatos bejegyzéseket tartalmazza. A kollégiumi napló a kollégiumban folytatott pedagógiai tevékenységek dokumentálására szolgál. A kollégiumi napló szervezeti egységenként külön is vezethető. A kollégiumi naplón fel kell tüntetni a kiállító intézmény nevét, címét, OM azonosítóját, a megnyitás és lezárás időpontját, az igazgató aláírását, papíralapú dokumentum esetén az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát. A kollégiumi napló csoportonkénti bontásban a tanulók névsorát, a tanuló nevét, születési helyét és idejét, iskolája nevét, évfolyamát, érkezésének és távozásának időpontját, anyja születéskori nevét, a pedagógusok nevét, beosztását, elérhetőségét, a vezetett csoport nevét, a létszámnyilvántartást, ennek részeként o a kitöltés napját, o a délelőtti, délutáni és éjszakai nevelőtanár nevét, o az ügyeletes tanuló nevét, o a csoportok számát, aktuális létszámát, az igazoltan és igazolatlanul távollévők létszámát, o a betegek nevét és tartózkodási helyét, a járóbetegek számát, a kórházban, a kollégiumban és az egyéb helyen tartózkodó fekvőbetegek számát, az összes beteg létszámát, o az ügyeletes nevelőtanár jelentését, o az ügyeletes tanár és az igazgató aláírását tartalmazza. A létszámnyilvántartást napokra lebontva kell vezetni. A kollégiumi törzskönyv a kollégiumban elhelyezett tanulók nyilvántartására szolgál. A törzskönyvet tanítási évekre lebontva kell vezetni. A kollégiumi törzskönyvben fel kell tüntetni a kiállító intézmény nevét, címét, OM azonosítóját, a megnyitás és lezárás időpontját, az igazgató aláírását, papíralapú dokumentum esetén az intézményi körbélyegző lenyomatát. A kollégiumi törzskönyv a tanuló törzskönyvbeli sorszámát, a tanuló nevét, állampolgárságát, oktatási azonosító számát, születési helyét és idejét, társadalombiztosítási azonosító jelét, anyja születéskori nevét és elérhetőségét, apja vagy törvényes képviselője nevét és elérhetőségét, nem magyar állampolgár esetén a tartózkodás jogcímét, a jogszerű tartózkodást megalapozó okirat számát, a tanuló lakcímét, szülő elérhetőségét, azon iskola nevét, amelyikkel a tanuló tanulói jogviszonyban áll, osztályát, a tanuló kollégiumba történő be- és kiköltözésének időpontját, a tanulók ügyeivel kapcsolatos döntéseket, határozatokat, záradékokat tartalmazza. A közösségi szolgálat dokumentálása Az igazgató által megbízott pedagógusok a tanuló előmenetelét rögzítő dokumentumokban az iratkezelési szabályok megtartásával nyilvántartja és folyamatosan vezeti a közösségi szolgálattal összefüggő egyéni vagy csoportos tevékenységet. A közösségi szolgálat során a tanuló naplót köteles vezetni, amelyben rögzíti, hogy mikor, hol, milyen időkeretben és milyen tevékenységet folytatott.
12
A közösségi szolgálat dokumentálásának kötelező elemeként a tanulónak közösségi szolgálati jelentkezési lapot kell kitöltenie, amely tartalmazza a közösségi szolgálatra való jelentkezés tényét, a megvalósítás tervezett helyét és idejét, valamint a szülő egyetértő nyilatkozatát, az osztálynaplóban és a törzslapon az osztályfőnöknek dokumentálnia kell a közösségi szolgálat teljesítését, az iskola a közösségi szolgálat teljesítéséről a tanulói jogviszony tanév közbeni megszűnésekor igazolást állít ki két példányban, amelyből egy példány a tanulónál, egy pedig az intézménynél marad, az iskolán kívüli külső szervezet és közreműködő mentor bevonásakor az iskola és a felek együttműködéséről megállapodást kell kötni, amelynek tartalmaznia kell a megállapodást aláíró felek adatain és vállalt kötelezettségein túl a foglalkoztatás időtartamát, a mentor nevét és feladatkörét. Fegyelmi eljárás iratai A nevelőtestület által megbízott Fegyelmi Bizottság tagjai az elnök irányításával vezeti a vétkes tanuló elleni fegyelmi eljárást. A fegyelmi eljárás során létrejött dokumentumokat az iratkezelési szabályok megtartásával készíti el és tartja nyilván. A fegyelmi eljárás során készült dokumentumok: kérelem a fegyelmi eljárás megindításához értesítés fegyelmi tárgyalásról jegyzőkönyv fegyelmi tárgyalásról határozat
13
7.
IRATTÁRI TERV
Irattári Ügykör megnevezése Őrzési idő (év) tételszám Vezetési, igazgatási és személyi ügyek 1. Intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés nem selejtezhető 2. Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek nem selejtezhető 3. Személyzeti, bér- és munkaügy 50 4. Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem 10 5. Fenntartói irányítás 10 6. Szakmai ellenőrzés 20 7. Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek 10 8. Belső szabályzatok 10 9. Polgári védelem 10 10. Munkatervek, jelentések, Statisztikák 5 11. Panaszügyek 5 Nevelési-oktatási ügyek 12. Nevelési-oktatási kísérletek, újítások 10 13. Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók nem selejtezhető 14. Felvétel, átvétel 20 15. Tanulói fegyelmi és kártérítési ügyek 5 16. Naplók 5 17. Diákönkormányzat szervezése, működése 5 18. Pedagógiai szakszolgálat 5 19. Szülői munkaközösség, iskolaszék szervezése, működése 5 20. Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások 5 21. Gyakorlati képzés szervezése 5 22. Vizsgajegyzőkönyvek 5 23. Tantárgyfelosztás 5 24. Gyermek- és ifjúságvédelem 3 25. Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatai 1 26. Az érettségi vizsga, szakmai vizsga 1 Közösségi szolgálat teljesítéséről szóló dokumentum 5 34. Gazdasági ügyek Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés, -fenntartás, határidő nélküli 27. épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek 28. Társadalombiztosítás 50 29. Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés 10 Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési 30. 5 bizonylatok 31. A tanműhely üzemeltetése 5 32. A gyermekek, tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak 5 33. Szakértői bizottság szakértői véleménye 20 8. A KÖZNEVELÉSI INTÉZMÉNYEKBEN NYILVÁNTARTOTT ÉS KEZELT SZEMÉLYES ÉS KÜLÖNLEGES ADATOK Az intézmény köteles a jogszabályban előírt nyilvántartásokat vezetni, a köznevelés információs rendszerébe (KIR) bejelentkezni, valamint az Országos statisztikai adatgyűjtési program keretében előírt adatokat szolgáltatni.
14
8.1. PEDAGÓGUS NYILVÁNTARTÁS: Minden köznevelési intézmény nyilvántartja a pedagógus: nevét, anyja nevét, nemét, állampolgárságát, születési helyét és idejét, oktatási azonosító számát, pedagógusigazolványa számát, végzettségére és szakképzettségére vonatkozó adatokat: felsőoktatási intézmény nevét, a diploma számát, a végzettséget, szakképzettséget, a végzettség, szakképzettség, a pedagógus-szakvizsga, PhD megszerzésének idejét, munkaköre megnevezését, munkáltatója nevét, címét, valamint OM azonosítóját, munkavégzésének helyét, jogviszonya kezdetének idejét, megszűnésének jogcímét és idejét, vezetői beosztását, besorolását, jogviszonya, munkaviszonya időtartamát, munkaidejének mértékét, tartós távollétének időtartamát, lakcímét, elektronikus levelezési címét, előmenetelével, pedagógiai-szakmai ellenőrzésével, pedagógus-továbbképzési kötelezettségének teljesítésével kapcsolatos adatok közül a szakmai gyakorlat idejét, esetleges akadémiai tagságát, munkaidő-kedvezményének tényét, minősítő vizsgájának kinevezési okmányban, munkaszerződésben rögzített határidejét, minősítő vizsgájának, minősítő eljárásra történő jelentkezésének időpontját, a minősítő vizsga és a minősítési eljárás időpontját és eredményét, az alkalmazottat érintő pedagógiai-szakmai ellenőrzés időpontját, megállapításait. Óraadó esetében a munkakörként az oktatott tantárgy, foglalkozás megnevezését kell megadni. Az alkalmazotti nyilvántartásból személyes adat – az érintetten kívül – csak az egyes, a foglalkoztatáshoz kapcsolódó juttatások jogszerű igénybevételének megállapítása céljából továbbítható, a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott részére, továbbá az adatok pontosságának, teljességének, időszerűségének biztosítása, valamint a pedagógusigazolvány igénylésével kapcsolatos eljárás keretében azonosítás céljából a személyiadatés lakcímnyilvántartó szerv részére, valamint az országos pedagógiai-szakmai ellenőrzések, illetve a pedagógusok minősítő vizsgájának, minősítő eljárásának lefolytatása céljából a hivatal részére. A munkáltató a pedagógus-munkakörben, a pedagógiai előadó és pedagógiai szakértői munkakörben, továbbá a szabadidő-szervező munkakörökben foglalkoztatottak részére – kérelemre – pedagógusigazolvány kiadását kezdeményezi a központi adatszolgáltatásra alkalmas rendszeren keresztül a KIR adatkezelőjénél. Az e munkakörökből nyugállományba vagy korhatár előtti ellátásba helyezett személyek részére az utolsó munkáltató kezdeményezi a pedagógusigazolvány kiadását. A pedagógusigazolvány elkészítésére irányuló eljárásban a munkáltató – ha jogszabály másként nem rendelkezik – a központi adatszolgáltatásra alkalmas rendszerrel, elektronikus úton terjeszti elő a pedagógusigazolvány elkészítésére irányuló kérelmet, és tesz jogszabályban meghatározott más eljárási cselekményeket. A munkáltató az eljárás során – ha jogszabály másként nem rendelkezik – a központi adatszolgáltatásra alkalmas rendszerrel elektronikus úton tart kapcsolatot a KIR adatkezelőjével.
15
A munkáltató a pedagógus kérelmét a kérelem benyújtásától számított nyolc napon belül továbbítja a KIR adatkezelője részére. 8.2. TANULÓI NYILVÁNTARTÁS A köznevelési intézmény a tanuló alábbi adatait tartja nyilván: nevét, nemét, születési helyét és idejét, társadalombiztosítási azonosító jelét, oktatási azonosító számát, anyja nevét, lakóhelyét, tartózkodási helyét, állampolgárságát, sajátos nevelési igénye, beilleszkedési, tanulási és magatartási nehézsége tényét, diákigazolványának számát, jogviszonyával kapcsolatban azt, hogy magántanuló-e, tanköteles-e, jogviszonya szünetelésének kezdetét és befejezésének idejét, jogviszonya keletkezésének, megszűnésének jogcímét és idejét, nevelési-oktatási intézményének nevét, címét, OM azonosítóját, jogviszonyát megalapozó köznevelési alapfeladatot, nevelésének, oktatásának helyét, felnőttoktatás esetében az oktatás munkarendjével kapcsolatos adatokat, tanulmányai várható befejezésének idejét, évfolyamát További az iskola által nyilvántartott adatok: a tanuló tanulói jogviszonyával kapcsolatos adatok o felvételivel kapcsolatos adatok, o az a köznevelési alapfeladat, amelyre a jogviszony irányul, o jogviszony szünetelésével, megszűnésével kapcsolatos adatok, o a tanuló mulasztásával kapcsolatos adatok, o kiemelt figyelmet igénylő tanulóra vonatkozó adatok, o a tanulóbalesetre vonatkozó adatok, o a tanuló oktatási azonosító száma, o mérési azonosító, a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok: o a magántanulói jogállással kapcsolatos adatok, o a tanuló magatartásának, szorgalmának és tudásának értékelése és minősítése, vizsgaadatok, o felnőttoktatás esetében az oktatás munkarendjével kapcsolatos adatok, o a tanulói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok, o a tanuló diákigazolványának sorszáma, o a tankönyvellátással kapcsolatos adatok, o évfolyamismétlésre vonatkozó adatok, o a tanulói jogviszony megszűnésének időpontja és oka, az országos mérés-értékelés adatai. A gyermek, tanuló adatai közül továbbítható: a jogviszonya fennállásával, a tankötelezettség teljesítésével összefüggésben a fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, települési önkormányzat jegyzője, közigazgatási szerv, nemzetbiztonsági szolgálat részére a tanuló neve, születési helye és ideje, lakóhelye,
16
tartózkodási helye, szülője neve, törvényes képviselője neve, szülője, törvényes képviselője lakóhelye, tartózkodási helye és telefonszáma, jogviszonya kezdete, szünetelésének ideje, megszűnése, magántanulói jogállása, mulasztásainak száma iskolai felvételével, átvételével kapcsolatos adatai az érintett iskolához, felsőoktatási intézménybe történő felvétellel kapcsolatosan az érintett felsőoktatási intézményhez, a neve, születési helye és ideje, lakóhelye, tartózkodási helye, társadalombiztosítási azonosító jele, szülője, törvényes képviselője neve, szülője, törvényes képviselője lakóhelye, tartózkodási helye és telefonszáma, az iskolai egészségügyi dokumentáció, a tanuló- és gyermekbalesetre vonatkozó adatok az egészségi állapotának megállapítása céljából az egészségügyi, iskola-egészségügyi feladatot ellátó intézménynek, a neve, születési helye és ideje, lakóhelye, tartózkodási helye, szülője, törvényes képviselője neve, szülője, törvényes képviselője lakóhelye, tartózkodási helye és telefonszáma, a gyermek, tanuló mulasztásával kapcsolatos adatok, a kiemelt figyelmet igénylő gyermekre, tanulóra vonatkozó adatok a veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából a családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek, gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezetnek, intézménynek, az igényjogosultság elbírálásához és igazolásához szükséges adatai az igénybe vehető állami támogatás igénylése céljából a fenntartó részére, a számla kiállításához szükséges adatai a tankönyvforgalmazókhoz, az állami vizsgája alapján kiadott bizonyítványainak adatai a bizonyítványokat nyilvántartó szervezetnek a bizonyítványok nyilvántartása céljából, továbbá a nyilvántartó szervezettől a felsőfokú felvételi kérelmeket nyilvántartó szervezethez,
A tanuló alább meghatározott adatai továbbíthatók: sajátos nevelési igényére, beilleszkedési zavarára, tanulási nehézségére, magatartási rendellenességére vonatkozó adatai a pedagógiai szakszolgálat intézményei és a nevelésioktatási intézmények egymás között, magatartása, szorgalma és tudása értékelésével kapcsolatos adatai az érintett osztályon belül, a nevelőtestületen belül, a szülőnek, a vizsgabizottságnak, a gyakorlati képzés szervezőjének, a tanulószerződés alanyainak vagy ha az értékelés nem az iskolában történik, az iskolának, iskolaváltás esetén az új iskolának, a szakmai ellenőrzés végzőjének, diákigazolványa kiállításához szükséges valamennyi adata a KIR adatkezelője, a diákigazolvány elkészítésében közreműködők részére Az iskola a tanuló kérelmére diákigazolvány kiadását kezdeményezi a KIR adatkezelőjénél. A diákigazolvány elkészítésére irányuló eljárásban – ha jogszabály másként nem rendelkezik – a köznevelési intézmény a központi adatszolgáltatásra alkalmas rendszeren keresztül, elektronikus úton terjeszti elő a diákigazolvány elkészítésére irányuló kérelmet, és tesz jogszabályban meghatározott más eljárási cselekményeket. A köznevelési intézmény az eljárás során – ha jogszabály másként nem rendelkezik – a központi adatszolgáltatásra alkalmas rendszeren keresztül, elektronikus úton tart kapcsolatot a KIR adatkezelőjével. A KIR adatkezelője a köznevelési intézmény útján közli a tanulóval a diákigazolvány kiállítására irányuló eljárás során hozott döntéseket. Az iskola a tanuló kérelmét a kérelem benyújtásától számított nyolc napon belül továbbítja a KIR adatkezelője részére. A nevelési-oktatási intézmény nyilvántartja továbbá azokat az adatokat, amelyek a jogszabályokban biztosított kedvezményekre való igényjogosultság elbírálásához és igazolásához szükségesek. E célból azok az adatok kezelhetők, amelyekből megállapítható a jogosult személye és a kedvezményre való jogosultsága. A pedagógust, a nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazottat, továbbá azt, aki közreműködik a gyermek, tanuló felügyeletének az ellátásában, hivatásánál fogva harmadik
17
személyekkel szemben titoktartási kötelezettség terheli a gyermekkel, a tanulóval és családjával kapcsolatos minden olyan tényt, adatot, információt illetően, amelyről a gyermekkel, tanulóval, szülővel való kapcsolattartás során szerzett tudomást. E kötelezettség a foglalkoztatási jogviszony megszűnése után is határidő nélkül fennmarad. A titoktartási kötelezettség nem terjed ki a nevelőtestület tagjainak egymás közti, a tanuló fejlődésével összefüggő megbeszélésre. Kiskorú tanuló szülőjével minden, a gyermekével összefüggő adat közölhető, kivéve ha az adat közlése súlyosan sértené a gyermek, tanuló testi, értelmi vagy erkölcsi fejlődését. A pedagógus, a nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazott a nevelési-oktatási intézmény vezetője útján köteles az illetékes gyermekjóléti szolgálatot haladéktalanul értesíteni, ha megítélése szerint a kiskorú tanuló - más vagy saját magatartása miatt - súlyos veszélyhelyzetbe kerülhet vagy került. Ebben a helyzetben az adattovábbításhoz az érintett, valamint az adattal kapcsolatosan egyébként rendelkezésre jogosult beleegyezése nem szükséges. 9. AZ ADATKEZELÉS ÉS -TOVÁBBÍTÁS INTÉZMÉNYI RENDJE Az adatkezelés időtartama nem haladhatja meg az irattári őrzési időt. Adattovábbításra a köznevelési intézmény vezetője és - a meghatalmazás keretei között - az általa meghatalmazott vezető vagy más alkalmazott jogosult. Az önkéntes adatszolgáltatásra vonatkozó szülői engedélyt az elévülési idő végéig nyilván kell tartani. Az adatok statisztikai célra felhasználhatók, és statisztikai felhasználás céljára személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók. A KIR központi nyilvántartás keretében a nemzetgazdasági szintű tervezéshez szükséges fenntartói, intézményi, foglalkoztatási, gyermek- és tanulói adatokat tartalmazza. A KIR keretében folyó adatkezelés tekintetében az adatkezelő a hivatal. 10. A NEVELÉSI-OKTATÁSI NYILVÁNOSSÁGA
INTÉZMÉNYEK
DOKUMENTUMAINAK
Az iskola a pedagógiai programjának legalább egy példányát oly módon köteles elhelyezni, hogy azt a szülők és a tanulók szabadon megtekinthessék. Az iskola vezetője vagy az általa kijelölt pedagógus köteles a szülők, tanulók részére tájékoztatást adni a pedagógiai programról. Az SZMSZ-t, a házirendet és a pedagógiai programot a nevelési-oktatási intézmény honlapján, annak hiányában a helyben szokásos módon nyilvánosságra kell hozni. A házirend egy példányát az iskolába, kollégiumba történő beiratkozáskor a szülőnek, a tanulónak át kell adni, továbbá annak érdemi változása esetén arról a szülőt, a tanulót tájékoztatni kell. A szülőket a megelőző tanév végén tájékoztatni kell azokról a tankönyvekről, tanulmányi segédletekről, taneszközökről, ruházati és más felszerelésekről, amelyekre a következő tanévben a nevelő és oktató munkához szükség lesz. Tájékoztatni kell őket továbbá az iskolától kölcsönözhető tankönyvekről, taneszközökről és más felszerelésekről, valamint arról is, hogy az iskola milyen segítséget tud nyújtani a szülői kiadások csökkentéséhez. 11. A GYERMEKKEL, TANULÓVAL KAPCSOLATOS MEGHOZATALÁRA VONATKOZÓ ELJÁRÁSI SZABÁLYOK
18
DÖNTÉSEK
A nevelési-oktatási intézmény köteles a tanulót, valamint a kiskorú tanuló szülőjét írásban értesíteni gyermeke: iskolai, kollégiumi felvételével, a tanulói jogviszony és a kollégiumi tagsági viszony megszűnésével, a tanuló fejlődésével, tanulmányi előmenetelével kapcsolatos döntéséről, az intézmény működésének rendjéről, minden olyan intézkedésről, amelyre vonatkozóan jogszabály az értesítést előírja. A tanuló, a gyermek, a kiskorú tanuló szülőjének írásbeli nyilatkozatát be kell szerezni minden olyan iskolai, kollégiumi döntéshez, amelyből a tanulóra, gyermek, kiskorú tanuló esetén a szülőre fizetési kötelezettség hárul, a kiskorú tanuló esetén a tanulói jogviszony, kollégiumi tagsági viszony keletkezésével, megszűnésével, a tanulói jogviszony szünetelésével, a tanórai foglalkozáson való részvétel alóli felmentéssel, az egyes tantárgyak alóli mentesítéssel, a tanulmányi idő rövidítésével kapcsolatos ügyekben, minden olyan kérdésről, amelyre vonatkozóan jogszabály a nyilatkozat beszerzését előírja. A nevelési-oktatási intézmény a döntését határozatba foglalja, ha a jelentkezést, a kérelmet részben vagy egészben elutasítja, vagy kérelem hiányában hoz a gyermekre, tanulóra hátrányos döntést, vagy a tanuló, kiskorú tanuló esetén a szülő kéri a döntés határozatba foglalását.
19
