Correspondance commerciale Francia üzleti levelezés Az üzleti levelezés a mindennapi életünk fő formája. Írásban rögzítjük, megerősítjük a megállapodásainkat, de egyre gyakoribb a magánéletünkben is egy-egy hivatalos levél megfogalmazása (pl. reklamáció). E heti anyagunkban összefoglaljuk a üzleti levelezés szabályait kiegészítve a legfontosabb szó- ill. kifejezés fordulatokkal, amelyek egy hivatalos levél részét képezhetik. 1. LEVÉLFORMA / PRÉSENTATION DE LA LETTRE I.1. CÍMZÉS /VEDETTE Bal oldal 1. Feladó/expéditeur (levélpapír vagy szöveges fejléc) A lap bal felső sarkában vagy ha fejléces a papír, fent középen helyezkedik el. Névvel, pozícióval, cégnévvel, címmel, (további elérhetőségekkel) 2. Iktatószám/référence A feladó alá kerül egy-két sor kihagyással. Előbb a címzett, majd a feladó iktatószáma: V/Réf : (votre référence) N/Réf : (notre référence) 3. Tárgy/objet Az iktatószám alatt helyezkedik el. Objet : demande de renseignements (információkérés) 4. Csatolt dokumentumok/Pièces jointes (P.J.) A feladó alá kerül egy-két sor kihagyással: P. J. : Curriculum vitae Jobb oldal Címzett A lap jobb oldalán helyezkedik el, a feladónál, az iktatószámnál, tárgynál kicsit lejjebb. Névvel, pozícióval, cégnévvel, címmel, (további elérhetőségekkel) Dátum :
A címzett alatt egy-két sor kihagyással helyezkedik el. Formája: Budapest, le 16 aout 2003 (a hónapot betűvel írjuk ki!) I.2. MEGSZÓLÍTÁS / INTERPELLATION •
•
•
• • •
•
A francia hivatalos levelezésben nem használjuk a „Cher/chère" megszólítást (kivéve ha barátibb viszonyban vagyunk a címzettel > Cher Collègue, Cher Monsieur, illetve termékismertetőn> Cher Client, …) Megszólításként általában a címzett rangját használjuk, amelyhez mindig hozzáfűzzük a Monsieur (Messieurs), Madame (Mesdames), Mademoiselle (Mesdemoiselles) megszólítást: Monsieur le Directeur, … A Monsieur, Madame, Mademoiselle megszólításokat SOHA nem rövidítjük hivatalos levélben megszólításban, illetve címzésben! Ha nem tudjuk, ki a címzett: Messieurs, … Keresztnevet nem írunk a megszólításba: Monsieur Dupont, … Ha fontos személyiségnek magánszemélyként írunk csak a rangját írjuk a megszólításba, nevet nem: Monsieur le Premier Ministre, … A megszólítás után vesszőt teszünk (és nem felkiáltójelet, mint a magyar levelezésben).
I.3. LEVÉLTÖRZS / CORPS DE LA LETTRE Az első bekezdés tartalmazza a tárgyat és megfogalmazza a levél írásának okát vagy célját. Érthető, lényegretörő, tömör és teljes legyen. A szövegtörzs egy vagy több bekezdésből álljon, logikusan építse fel a mondanivaló menetét. Ha több bekezdésből áll, mindegyiknek különböző és jól meghatározott fókusza legyen, továbbá a paragrafusok közti összefüggés/váltás világos legyen. Minden lényeges konkrét információ legyen benne (pl. korábbi levélre hivatkozásnál a levél dátuma, az ügyben résztvevő személyek neve, hivatkozási ügyiratszám, stb.) Tartalmazza az esetleges kéréseket (pl. szívesség vagy felvilágosítás) Az utolsó bekezdés foglalja össze minden kétséget kizáróan, hogy mi a véleményünk a levél tárgyáról, mit akarunk elérni. Pozitív, egyértelmű, határozott és világos legyen. A levél utolsó mondata/bekezdése tartalmazzon utalást a további lépésekre– vagy amit elvár a címzettől, vagy amit saját maga tesz. I.4. ELKÖSZÖNÉS / FORMULE DE POLITESSE •
A záróformula mindig különálló bekezdést alkot.
•
A záróformulában mindig pontosan ugyanazt a megszólítást használjuk, mint a nyitóformulában! Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, mes salutations distinguées.
Néhány záróformula: •
•
•
Ha a címzett velünk egyenrangú: o Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinquées. o Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués. o Veuillez croire, Monsieur, à l’assurance de nos sentiments dévoués. o Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs. (Ez a formula szorosabb, barátibb üzleti kapcsolatot feltélez.) o Agréez, Monsieur, mes sincères salutations. o Je vous prie d’agréer, Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués. o Nous vous prions de bien vouloir agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments dévoués. o Recevez, Madame, mes meilleurs salutations. o Dans l’espoir que vous accepterez ces conditions, nous vous présentons, Messieurs, nos salutations les plus empressées. o En attendant le plaisir de vous lire, nous vous prions d’agréer, M… o Dans l’attente d’une prompte réponse, je vous prie d’agréer, M… Ha a címzett magas rangú személyiség, a hierarchiában magasabb fokon áll: o Je vous prie de croire, Monsieur le Président, à mes sentiments respectueux. o Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à mes sentiments repectueux et dévoués. o Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mon profond respect. o Je vous prie d’ agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mon respectueux dévouement. o Veuillez agréer, Monsieur le Président, l’expression de mes sentiment dévoués. A szigorúan vett elköszönő formulát természetesen megelőzheti még egy udvariassági formula. Pl.: o Nous espérons que ces renseignements vous donneront satisfaction et nous vous présentons, Messieurs, nos salutations distinguées. o En restant à votre entière disposition pour toute question supplémentaire, je vous prie d'agréer, Madame, mes salutations les meilleures. o En vous remerciant d’avance de votre amabilité…
I.4. ALÁÍRÁS / SIGNATURE Az aláírás tartalmazza mind az aláíró nevét, mind rangját. Philippe Mercier Responsable commerciale
Néhány jó tanács • •
• •
•
Ha egy nagyobb vállalat nevében ír levelet, használjon többes számot (nous). Ebben az esetben vigyázzon, hogy egy levélen belül ne váltogassa a személyes névmást. Kezdje a végén! Határozza meg, mit akar közölni, majd az ehhez szükséges szempontokat listázza ki önmagának. Nézze át, és hagyja el azokat, amelyek nem kapcsolódnak a fő témához. Jó hivatalos levélnek az erőssége a célirányosság. Mondja egyszerűen! Nehézkes kifejezéseket, amit szóban sem használna, ne is írjon le. Ne írjunk töltelékmondatokat! Minden mondatban legyen valami, amit eddig még nem tudott az olvasó és a célt közelíti. Olvassa végig a levelet és húzza ki azokat a szavakat, részmondatokat, mondatokat, amelyek nem tartalmaznak új információt! Azért ne essen a ló túloldalára, pl. legyen óvatos a melléknevekkel, mert elhagyásuk gyengítheti a mondanivalót. Ne használjunk rövidítéseket és összevont alakokat, hétköznapi kifejezéseket és kötőszavakat, valamint többszavas igéket. A levél hangvétele igazodjon a témához: hivatalos ügyben legyen formális, egyébként a partnerkapcsolathoz igazodó. Ha baráti kapcsolatban vagyunk a levelet fogadóval, lehet közvetlen hangú is – de vigyázzunk, hogy ekkor is a tényekre és célokra fókuszáljunk a levélben.
II. VOCABULAIRE/ SZÓKINCS 1. Formules d’attaque / Nyitóformulák Accusé de réception/ Levél kézhezvételének igazolás • • • •
J’accuse bonne réception de votre réponse et je vous en remercie. Nous avons bien reçu votre lettre du (date)… Nous accusons réception de votre lettre du… relative à… Nous avons bien reçu votre chèque de … (montant) en règlement de notre facture nş… et nous vous en remercions bien vivement.
Rappel de ce qui motive la lettre/ Előzmény megjelölése • • • • •
Comme suite à notre conversation téléphonique de ce jour/d’hier, j’ai le plaisir de … Conformément à notre accord téléphonique du… En réponse/en référence à votre lettre du… Suite à notre entretien téléphonique du (date), nous avons le plaisir de… Faisant suite à votre demande de prix, nous vous communiquons…
2. Demande / Kérés • • • • • •
Nous vous serions obligés de nous faire connaître, si possible par retour du courrier… Je vous prie de me faire parvenir, dans les meilleurs délais, votre catalogue… Vous nous obligeriez beaucoup en nous donnant des renseignements sur… Nous aimerions savoir s’il est toujours possible d’obtenir… qui faisait l’objet de votre annonce parue dans (journal, magazine) du (date) Je vous serais reconnaissant de bien vouloir m’adresser/m’indiquer… Nous vous serions obligés de nous faire parvenir dans le plus bref délai possible…
•
Veuillez, je vous prie, m’expédier le plus tőt possible… Prière de nous envoyer immédiatement…
3. Pour répondre à une lettre de demande de renseignements ou à une commande / Információkérésre/rendelésre válaszolni: • • • • • • •
J’ai le plaisir/l’honneur de vous annoncer/apprendre que… En réponse à votre lettre du (date), nous avons l’avantage de… Je vous remercie de votre lettre du (date) et je m’empresse de vous communiquer les renseignements demandés. Conformément à votre demande du (date), vous trouverez ci-inclus les documents voulus… Nous avons examiné la demande (la proposition) formulée dans votre lettre du (date) et c’est avec plaisir que… En exécution de vos ordres, nous vous expédions aujourd’hui męme… Nous sommes disposés à donner suite à votre demande du (date)…
4. Pour recommander quelqu’un ou quelque chose / Ajánlani valakit, valamit: • •
•
J’ai l’honneur de vous recommander tout particulièrement M. X… C’est avec plaisir que je recommande chaleureusement M. Z. qui m’a donné toute satisfaction pendant les nombreuses années pendant lesquelles il a collaboré avec moi… Nous recommandons à votre bienveillant accueil…
5. Lettre d’accompagnement de documents / Kísérőlevél: • •
Veuillez trouvez, ci-joint, notre catalogue (prix courant, brochure publicitaire), etc. Nous vous prions de trouver, ci-joint, un chèque nş… de… (montant du chèque), tiré sur (nom de la banque), en date de ce jour, en règlement de votre facture nş… Nous vous serions obligés, pour la bonne règle, de nous accuser bonne réception de cet envoi.
6. Pour refuser, s’excuser /Elutasítás, bocsánatkérés: • • • • •
Nous avons le regret de vous informer que… Je suis au regret de ne pouvoir donner une suite favorable à votre requęte du… Malgré mon vif désir, il m’est impossible de donner suite à vos propositions… Je vous prie de bien vouloir m’excuser de ne pouvoir… Je regrette de ne pouvoir…
7. Pour réclamer le paiment d’une facture/ Számlafizetési reklamáció • •
Je prends la liberté d’attirer votre attention sur ma facture n˚… qui n’a pas encore été réglée, et je vous serais reconnaissant de bien vouloir faire le nécessaire. Nous constatons, à notre grand regret, que vous n’avez toujours pas payé notre facture du (date).
•
Nous vous serions obligés de bien vouloir…
8. Pour remercier/Megköszönni valamit • • • •
Nous vous remercions d’avoir bien voulu faire preuve de compréhension En vous remerciant d’avance (à l’avance, par avance),… Avec nos (vifs) remerciements (anticipés),… Je vous adresse mes vifs remerciements…
