A FOREST-TREND KFT. BESZERZÉSI TEVÉKENYSÉGÉNEK VIZSGÁLATA

BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR KÜLGAZDASÁGI SZAK Nappali tagozat Export-import menedzsment szakirány

A FOREST-TREND KFT. BESZERZÉSI TEVÉKENYSÉGÉNEK VIZSGÁLATA

Készítette: Sováczki Balázs Budapest, 2007.

Tartalomjegyzék 1. A FOREST-PAPÍR Kft., a FOREST-TREND Kft. alapítójának bemutatása .............. 5 1.1. A FOREST-PAPÍR Kft. története.......................................................................... 5 1.2. Gyártott, illetve forgalmazott termékek................................................................. 5 1.3. A vállalat központjának és telephelyeinek elhelyezkedése ................................... 6 1.4. Beruházások........................................................................................................... 7 1.5. Kereskedelmi politika – Márkakereskedelmi rendszer.......................................... 7 1.6. Minőségbiztosítás .................................................................................................. 9 1.7. A vállalat gazdasági és pénzügyi helyzete............................................................. 9 2. A FOREST-TREND Kft. bemutatása......................................................................... 11 2.1. A cég története ..................................................................................................... 11 2.2. Kereskedői hálózat............................................................................................... 11 2.3. Forgalmazott áruk ................................................................................................ 13 3. A Magyar Termék Kht................................................................................................ 14 3.1. A Magyar Termék Kht. alapítása......................................................................... 14 3.2. Célok.................................................................................................................... 14 3.3 A tagság feltételei ................................................................................................. 15 3.4. A kezdeményezés különlegessége ....................................................................... 16 4. A FOREST-TREND Kft. beszerzése.......................................................................... 17 4.1. A beszerzés szerepe a vállalaton belül................................................................. 17 4.2. A beszerzés feladatai ........................................................................................... 18 4.3. A beszerzés és az értékesítés kapcsolata.............................................................. 19 4.4. A beszerzés helye a szervezetben ........................................................................ 19 4.5. A FOREST-TREND Kft. beszerzési piacának vizsgálata ................................... 20 5. A FOREST-TREND Kft. beszerzési tevékenységének ”története” ........................... 20 5.1. Az első szakasz bemutatása ................................................................................. 20 5.2. A második szakasz............................................................................................... 21 5.3. A harmadik szakasz ............................................................................................. 25 6. A raktározási tevékenység bemutatása ....................................................................... 26 6.1. A raktár létrejötte ................................................................................................. 26 6.2. A raktár bemutatása ............................................................................................. 26 6.2.1. A raktári területek ......................................................................................... 28

3

6.3. A raktár működésének bemutatása ...................................................................... 28 6.3.1. A cikkek kiszerelése és elhelyezése a raktárban........................................... 28 6.3.2. Bevételezés ................................................................................................... 29 6.3.3. Kiszedési stratégia ........................................................................................ 29 6.3.4. Raktárból való kiadás.................................................................................... 30 6.3.5. Folyamatos leltár........................................................................................... 30 7. A FOREST-TREND Kft. beszerzésének vizsgálata................................................... 30 7.1. A beszerzési tevékenység bemutatása, a feltárt hibák és a kiküszöbölésükre tett javaslatok .................................................................................................................... 30 7.2. A javaslatokkal kibővített beszerzési folyamat bemutatása ................................ 37 7.3. A Szállítók kiválasztásának folyamata ................................................................ 41 7.4. Szállítók értékelése .............................................................................................. 43 8. Készletgazdálkodás..................................................................................................... 45 8.1. A készletgazdálkodás bemutatása........................................................................ 45 8.2. Javasolt beszerzési tervező modell ...................................................................... 47 9. Összefoglalás .............................................................................................................. 55 10. Ábrák jegyzéke: ........................................................................................................ 58 11. Felhasznált irodalom................................................................................................. 59 12. Mellékletek ............................................................................................................... 60

4

1. A FOREST-PAPÍR Kft., a FOREST-TREND Kft. alapítójának bemutatása 1.1. A FOREST-PAPÍR Kft. története A FOREST-PAPÍR Kft. 1994-ben alakult. A társaság 100%-ban magyar tulajdonban van. A cég fő tevékenységi köre háztartás-higiéniai és közületi papírtermékek gyártása, feldolgozása és kereskedelme. A tulajdonosok azzal a céllal hívták életre a vállalkozást, hogy a felhasználói igényeknek megfelelő termékkínálatával és szolgáltatásaival meghatározó szereplője legyen a háztartás-higiéniai papírtermékek piacának. A cég filozófiája a következő: elérhető árú, minőségi termékek biztosítása vevői számára. Az elmúlt több mint egy évtizedben a vállalakozás a nulláról indulva, folyamatos beruházásokkal és fejlesztésekkel, szakmai innovációval a regionális, higiéniai papírpiac egyik vezető gyártójává vált. 1.2. Gyártott, illetve forgalmazott termékek A FOREST-PAPÍR Kft. termékkínálata alapvetően két vonalra bontható: háztartáshigiéniai termékek és közületi termékek. Háztartás-higiéniai termékek: papírszalvéták papír zsebkendők háztartási papírtörlők toalettpapírok csomagolópapírok háztartási fóliák

Közületi termékek: Trend nagykiszerelésű szalvéták reklámszalvéták nagytekercses toalettpapírok tekercses és ipari papírtörlők hajtogatott kéztörlők folyékony tisztítószerek HACCP rendszer követelményeinek figyelembevételével fejlesztett professzionális tisztító-, fertőtlenítő szerek; padlótisztító, padlóápoló szerek hotel bekészítő termékek műanyag termékek

5

Három fő termékarculatról beszélhetünk a FOREST-PAPÍR Kft. által gyártott termékek esetében: -

minőségi, prémium termékeket „fémjelző” papírvirág arculat

-

közületi termékeknél a Trend arculat

-

az újrahasznosított papírból készült, középkategóriás termékeket felvonultató Zöld Pont védjegy.

1.3. A vállalat központjának és telephelyeinek elhelyezkedése A

cég

Magyarországon

több

telephelyen

folytat

gyártó,

illetve

logisztikai

tevékenységet. A központja Komárom-Esztergom megyében, Lábatlanon van, a központon kívül azonban még Leányvár, Csákvár, Tököl, Szigetszentmiklós és Selyp településeken működik raktár. 1. sz. ábra

1.ábra: A FOREST-PAPÍRK Kft. központjának és telephelyeinek elhelyezkedése1

1

FOREST-PAPÍR Kft.: Belső anyag

6

1.4. Beruházások A gyártógépek sorában több szalvétagépet, papír zsebkendő gépet és tekercses termékeket gyártó gépet találunk. 2003-ban Tökölön került sor beruházásra, a büntetés végrehajtási intézet feldolgozó üzemében egy többrétegű toalett- és kéztörlőpapír termékeket gyártó gépsort telepítettek, mely világszínvonalon és gazdaságosan állít elő termékeket. A gép kapacitása akkora, hogy tekercses kéztörlőből képes lenne ellátni a jelenlegi teljes magyar piacot. 2004. nyarán egy új, 6 színnel nyomtatni képes szalvétagépet üzemeltek be a leányvári telepen. Ezen a gépen készülő termékek egy magasabb nyomatminőségű kategóriával egészítette ki a szalvétaválasztékot. 2004. végén került sor egy közületi tekercses termékeket gyártó gépsor beüzemelésére, mely akkor Kelet-Közép-Európában egyedülálló volt. A cég árbevételének ma már több mint 70 %-a saját feldolgozású termékek értékesítéséből származik. Ezt az arányt a soron következő beruházásokkal szeretné a vállalat tovább növelni. 1.5. Kereskedelmi politika – Márkakereskedelmi rendszer A vállalat termékei az ország minden jelentősebb áruházában, üzlethálózatában megtalálhatók, s mára egyik fő beszállítóvá vált a háztartás-higiéniai papírtermékek területén. Az üzletláncok kiszolgálása mellett 1998-ban indult el a márkaképviseleti rendszer kialakítása. A márkaképviseleti rendszer létrehozásának célja a láncokon kívüli partnerek minél szélesebb körű ellátása, különös figyelemmel a közületi és vendéglátóipari szektorra. Az ország teljes területét lefedő márkakereskedői rendszer kiépítésére került sor, melynek régiós központjai: Győr, Veszprém, Tát, Dombóvár, Budapest, Jászberény, Miskolc és Nyírbátor.

7

2. sz. ábra

2. ábra: A márkaképviseletek földrajzi elhelyezkedése2

A márkaképviseletek fejlett infrastruktúrával rendelkeznek: megfelelő raktárkapacitás áll rendelkezésükre, 20 saját kiszállító autóval, 48 órás szállítási határidővel teljesítik a megrendeléseket. Régiós szinten több mint 70 felkészült üzletkötő dolgozik a partnerek pontos és gyors kiszolgálása, maximális elégedettségének elérése érdekében. A márkaképviseleti rendszer lényege egy olyan disztribúciós hálózat létrehozása, mely biztosítja a tervezett piaci részesedés elérését. A rendszert szoros kontroll, átgondolt stratégia és tudatos terjeszkedés jellemzi, mely egységes arculatban, régiós felosztásban, központi könyvelésben, központi informatikában ölt testet. A FOREST-PAPÍR Kft. termékei nemcsak Magyarországon kerülnek forgalmazásra. A vállalat

a

környező

országokkal

(Szlovákia,

Románia,

Ukrajna,

Szlovénia,

Horvátország, Szerbia, Csehország, Lengyelország, Olaszország, Bulgária, Észtország, Lettország, Litvánia) is élénk kereskedelmi kapcsolatban áll. A közületi és vendéglátó-ipari szektor mind hatékonyabb és szélesebb körű kiszolgálása érdekében került sor a Trend termékcsalád kialakítására, melybe a közületi toalettpapírok, tekercses és hajtogatott kéztörlők, nagykiszerelésű (Trend) szalvéták, valamint fertőtlenítő-tisztítószerek és adagolók tartoznak. A Forest Papír Kft. egy

2

FOREST-PAPÍR Kft.: Belső anyag

8

speciális szolgáltatása az emblémázott szalvéták gyártása, amely a vevő által kért nyomattal, akár 7 szín egyidejű nyomásával, különböző méretű, rétegszámú és színű szalvétákra történhet. A Trend termékek értékesítésének részaránya a márkaképviseleti rendszeren belül meghaladja a 60 %-ot. A vállalat több más gyártó termékeit is forgalmazza a márkaképviseleti rendszeren belül a partnerek még teljesebb körű kiszolgálása érdekében. Ezek a termékek (tisztítószerek, műanyagipari termékek stb.) közvetlenül kapcsolhatók a papírtermékekhez, illetve tükrözik a közületi, vevői igényeket is. Közülük az Innoveng1 Kft. termékeit emelném ki, mely a HACCP követelményeinek megfelelő fertőtlenítő-tisztítószereket állít elő. 1.6. Minőségbiztosítás A FOREST-PAPÍR Kft. minőségbiztosítási rendszere biztosítja a gazdaságos, hatékony, rugalmas működést és megfelel az ISO 9001:2000 szabványban meghatározott követelményeknek. A minőségbiztosítási rendszer a FOREST-PAPÍR Kft. teljes tevékenységére kiterjed . A hatékony működést a dokumentált követelmények bevezetése (a feltételek biztosítása, az alkalmazás elrendelése, a követelmények oktatása) és folyamatos ellenőrzése biztosítja. 1.7. A vállalat gazdasági és pénzügyi helyzete A társaság gazdasági, pénzügyi helyzete stabil, a piac megtartására és a terjeszkedésre is hosszú távú, jól átgondolt stratégiával rendelkezik. E stratégia következetes végrehajtása a siker egyik kulcsa. Értékesítési forgalma alapítás óta dinamikusan növekvő.

9

3. sz. ábra

Nettó árbevétel 10000 Adatok millió Ft-ban

9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 19 94 19 95 19 96 19 97 19 98 19 99 20 00 20 01 20 02 20 03 20 04 20 05 20 20 06 07 te rv

0

3. ábra: A FOREST-PAPÍR Kft. nettó árbevételeinek alakulása3

1.8. A Forest-Papír Kft. sikerének titka Az elmúlt 13 év során a folyamatos termékfejlesztéseknek, a kereskedelmi munka hatékonyságának köszönhetően intenzív fejlődésen ment keresztül a vállalat. A FOREST-PAPÍR Kft. leginkább arra büszke, hogy ezen a telített piacon magyar gyártóként, magyar termékekkel a hazai és a nemzetközi papírpiacon tartósan jelenlévő és fontos szereplővé vált. Ez a szemlélet ma Magyarországon különösen kiemelendő és értékes, amit a vállalat tulajdonosai is felismertek, megalakítva, még 2006. februárjában a Magyar Termék Kht.-t. A teljesítmény értékét mutatja, hogy 13 év alatt a cég nulláról indulva mára több mint 180 embernek biztosít munkalehetőséget.

3

FOREST-PAPÍR Kft.: Belső anyag

10

2. A FOREST-TREND Kft. bemutatása 2.1. A cég története A FOREST-PAPÍR Kft. 2005. október 13-án alapította meg a FOREST-TREND Kft.-t, kiszervezve a közületi nagykereskedelmi üzletágat. A FOREST-TREND Kft. fő tevékenységi köre a közületi, a vendéglátó-ipari és a szolgáltató szektor teljes körű kiszolgálása papír, vegyi és egyéb kiegészítő termékekkel. A Kft. által forgalmazott áruk nagy részét, kiemelten a papíráruk körét, az anyacég, a FORESTPAPÍR Kft. által gyártott termékek teszik ki. 2.2. Kereskedői hálózat A FOREST-TREND Kft. központja a FOREST-PAPÍR Kft-hez hasonlóan Lábatlanon található, de a vállalkozás központi raktára Nyergesújfalu határában található. A vevők hatékonyabb kiszolgálását elősegítendő, a már korábban bemutatott márkaképviseleti hálózat ellátása átkerült a FOREST-TREND Kft.-hoz. Folyamatban

van a

magyarországi márkakereskedői hálózathoz hasonló hálózat kiépítése a Közép-KeletEurópai régióban is. A külföldi márkakereskedői hálózat részeként a vállalat partnerekkel Bulgáriában,

rendelkezik

Szlovákiában,

Horvátországban,

Ukrajnában,

Macedóniában,

Romániában,

Ausztriában,

Szerbiában,

Csehországban,

Lengyelországban, Lettországban, Észtországban, Litvániában és Oroszországban. Magyarország területén nyolc márkakereskedő, összesen kilenc telephelyen működik a FOREST-PAPÍR Kft. bemutatásánál leírtak szerint. Ezeken a márkaképviseleteken keresztül történik a kisebb forgalmú vevők kiszolgálása. A nagyobb árbevételt elérő vevők, illetve a közbeszerzési pályázatokon elnyert megbízások ellátása és az áruk kiszállítása a lábatlani központból történik. Az említett márkakereskedői hálózat illetve a központi vevők folyamatos kiszolgálását, egy új, 5000 m2-es központi raktár biztosítja, melyben korszerű, vonalkód alapú logisztikai rendszer garantálja a gyors, pontos és időben történő kiszolgálást.

11

Az említett hazai és külföldi partnerek földrajzi elhelyezkedését az alábbi térkép mutatja be: 4. sz. ábra

4. ábra: A FOREST-TREND Kft. belföldi és külföldi partnereinek földrajzi elhelyezkedése4

A FOREST-TREND Kft. áruválaszték, a vevőknek nyújtott szolgáltatások, a piaci feltételekre szabott üzleti stratégia, és az egyedi igényekhez való rugalmas alkalmazkodással próbál minél nagyobb piaci részesedésre szert tenni a hazai és a külföldi piacokon. A vállalkozás árbevétele fele-fele arányban oszlik meg a belföldi és az exportértékesítés között. Az export jelentőségét emeli, hogy a külföldi piacok a hazaival ellentétben még igencsak fejletlenek, vagyis további növekedés várható. A vállalat új szolgáltatásai közt említhető meg a padozatápolás, a HACCP rendszernek megfelelő

professzionális

adagolórendszerek

szerelése,

illetve

a

teljes

körű

szaktanácsadás is. Ahogy az a fenti ábrán is jól látszik, a külföldi országokban a márkaképviseletek nem teljes országokat fednek le. Ennek két oka van: egyrészt mert kiépítettségük még nem teljes, bővítésük és a már meglévők fejlesztése folyamatosan zajlik, másrészt pedig nem 4

www.foresttrend.hu (2007.10.09. 19:23)

12

teljes országok tartoznak a stratégiai célpontok közé. A stratégiai partnerek a környező országokból kerülnek ki, s a határ közelében helyezkednek el. A külföldi partnerek jelenleg még disztribútorokként funkcionálnak, de cél egy kiépített, a hazai márkakereskedői hálózathoz hasonló hálózattá történő fejlesztésük. 2.3. Forgalmazott áruk A forgalmazott áruk köre alapvetően két részre bontható: a háztartási és a közületi papírtermékekre, valamint a vegyi termékekre. A papírtermékek legnagyobb részét az anyacég által gyártott termékek (különböző méretű, rétegű, alapanyagú, színű, prégelésű szalvéták, zsebkendők, papírtörlők, illetve toalettpapírok) képezik. A cég filozófiája szerint legfontosabb a vevő, ezért a sokrétű vásárlói igények minél teljesebb körű kielégítése érdekében, a vállalkozás más gyártók termékeit is forgalmazza (pl.: az olasz Sutter és Paloma, a svéd Duni, vagy a finn Metsä termékei). A külföldi beszállítók közül a Duni cég termékeit emelném ki, melyek magas minőségükkel az exkluzív termékek közé tartoznak. Továbbhaladva a kínálat bemutatásán a vegyi termékekhez érünk, amelyeknél a szintén magyar Innoveng1 Kft. mellett meg kell említeni az olasz Sutter vállalatot – termékeit Magyarországon kizárólagosan a FOREST-TREND Kft. forgalmazza. A Sutter vállalatcsoport

professzionális

tisztítószerek

illetve

vegyszer-adagolórendszerek

gyártásával foglakozik. A következő nagy termékkör a takarítóeszközök csoportja, ahol a Nilfisk, illetve a dán Vikan színkódolt, prémiumkategóriás termékeiről beszélhetünk. Végül a papírtermékek, illetve a szappanok adagolóinak csoportjához érkezünk, ahová a Qts, és a Georgia-Pacific adagolórendszerei tartoznak. A cég sikereihez az előbbiekben felvázolt széles termékkínálat is nagyban hozzájárul. Az áruk értékesítését a társaság kiegészíti különböző szolgáltatásokkal is, mint például egyéni emblémával ellátott reklámszalvéták tervezése és gyártatása, adagolórendszerek telepítése, valamint a padozatápolás, melyek szintén a cég kínálatát színesítik.

13

3. A Magyar Termék Kht. 3.1. A Magyar Termék Kht. alapítása A ”Magyar Termék” embléma megálmodója a FORESTPAPÍR Kft. legnagyobb arányú tulajdonosa, Bodrogai Ferenc volt. Felismerte, hogy a magyar terméket gyártó vállalatok együttesen együttműködve a közös célért, a közös sikerért sokkal hatékonyabbak lehetnek, mint külön-külön. Így a Magyar termék Kht.-t 13 vállalat alapította meg 2006. február 17.-én „azzal a céllal, hogy közös pénzalap összeadásával, központi kommunikációval és aktivitásokkal segítse visszaállítani a magyar munkaerő és a magyar termékek becsületét”. A következő 13 vállalat alapította meg a Magyar Termék Kht.-t: FOREST-PAPÍR Kft., Abo Mill Zrt., Nagév-Kötszer Kft., Sikér Kft., Univer Product Zrt., Lanotte Kft., Egyesült Vegyiművek Zrt., Detki Keksz Kft., MaryKer Kft., Fortunate Kft., Cerbona Zrt., Inwest Kft., Nagév Ipari, Kerskedelmi és Szolgáltató Kft. Az eltelt több mint egy év során további három új taggal, a Házi Pirospaprika Kft.-vel, az Európa Pék Kft.-vel, és az Anico Kft.-vel, valamint két pártoló taggal, Floraaqua Kft.-vel, és Ventas Coffee Kft.-vel, bővült a kezdeményezés. Jelenleg a fent említett 18 vállalat együttes, évi közel 100 milliárdos forgalmával jelentős erőt képvisel mind a magyar piacon, mind pedig a magyar kereskedelemben.5 3.2. Célok Az összefogás közvetlen célja „a magyar termékek és ezáltal a magyar munkaerő elismertségének és tekintélyének növelése”6. A Magyar Termék Kht. hosszú távú célja, hogy a vásárlók keressék, és preferálják a Magyar Termék emblémával ellátott hazai termékeket. A Magyar termék embléma a piros-fehér-zöld háttér előtt megjelenő kézzel az elérhető, jó minőségű árut hivatott szimbolizálni. A Magyar Termék Kht. legfontosabb céljai: „Visszaállítani a magyar munka, a magyar termék és a magyar munkaerő becsületét a mindent elmosó globalizáció világában. Nem 5 6

www.amagyartermek.hu (2007.11.15. 17.19) www.amagyartermek.hu (2007.11.15. 17:42)

14

háborút akar indítani a külföldi termékek ellen. Nem az Európai Unió ellen kíván tiltakozni. Hitvallásuk a következő: a globalizáció világában a magyar áruknak is meg lehet, és meg is van a méltó helyük. Szeretnék a magyar termékeket könnyebben felismerhetővé tenni a kereskedelemben. Marketing eszközökkel kívánják segíteni a hazai termékek - különösen az élelmiszerek - védelmét a hazai piacon.”7 Az alkalmazandó eszközök, amelyek sikert hozhatnak: óriásplakátok országszerte, televíziós spotok, CLP, display állványok a hiper- és szupermarketekben, DM levelek, információs füzetek, önálló honlap, rendszeres sajtótájékoztatók, háttérbeszélgetések. A célok megvalósításához, finanszírozásához felállítottak egy közös büdzsét, amely jelenleg már 100 millió Ft. A közös kiadások fedezetére minden résztvevő vállalat a Magyar Termék emblémával ellátott termékei forgalmának fél százalékát fordítja. 3.3 A tagság feltételei A Kht.-ban való részvétel A Magyar Termék Kht. Szervezeti és Működési Szabályzatában foglalt szigorú feltételekhez kötött: „A tagság feltételei Rendes tag vagy pártoló tag az a Magyarországon bejegyzett gazdasági társaság (adóalany) lehet, amely: a) érdekelt abban, hogy termékét/termékeit a Magyar Termék védjegy használatával megkülönböztessék, b) felvételét kéri és elfogadja a vonatkozó szabályokat, c) székhelye és ügyintéző szerve Magyarországon van, d) felvételéhez a bírósági-, cégbírósági végzést vagy a bejelentési számmal ellátott alapító okiratot, alapszabályt, társasági szerződést bemutatja, e) a magyar adótörvények szerint teljesíti adókötelezettségeit, f) rendelkezzen legalább 3 lezárt gazdasági évvel, g) védjegy használati díj fizetési kötelezettséget vállal és erről írásban nyilatkozik.”8

7

Nagy Antal A Magyar Termék Kht. elnöke: Magyar Termék Program; www.amagyartermek.hu (2007.11.15. 17:52) 8 Lassú Béla A Magyar Termék Kht. ügyvezetője: A Magyar Termék Kht. Szervezeti és Működési Szabályzata / 3.1. A Magyar Termék Kht. tagjainak, pártoló tagjainak felvétele, tagság megszűnése (2007.05.22)

15

3.4. A kezdeményezés különlegessége A Magyar termék Kht. egy egyedülálló, ún. ”alulról” elindított, pártállástól független és politikamentes program. Arra hivatott, hogy egyrészt felhívja az ország gazdasági és politikai vezetőinek figyelmét a magyar vállalatok működésének támogatására, másrészt pedig a fogyasztók vásárlási szokásait kívánja átalakítani a Magyarországon, magyar munkaerővel készült, jó minőségű termékek preferálására. A Kht. tagjai jogosultak a Magyar Termék emblémát használni az általuk gyártott-forgalmazott termékeken .

16

4. A FOREST-TREND Kft. beszerzése 4.1. A beszerzés szerepe a vállalaton belül A beszerzés vállalkozásonként mást és mást jelent, attól függően, hogy mi az adott cég profilja. Egy gyártó vagy feldolgozó vállalat esetében a beszerzés feladata a termeléshez szükséges anyagok előteremtése. Egy szolgáltató cég esetében azonban csak a működéshez és magához a szolgáltatáshoz szükséges anyagok, termékek, áruk beszerzése a cél. Az említetteken felül talán a kereskedő vállalatoknál van a legnagyobb szerepe a beszerzésnek, hiszen ezeknél a cégeknél maga a kereskedelem a szolgáltatás. A beszerzés és a logisztika feladata a kívánt áru, a kívánt mennyiségben, a kívánt időre és a kívánt helyre történő leszállítása. A FOREST-TREND Kft. fő tevékenységi köre SZJ 51.47 Fogyasztási cikk nagykereskedelem. E tevékenység ellátása során a beszerzésnek kulcsfontosságú szerepe van. A kereskedői lét lényege, hogy olyan áruk képezzék a kereskedelem tárgyát, melyek eladhatóak. E nélkül nem beszélhetünk kereskedelemről, hiszen a folyamat a beszerzés oldalán egyoldalúvá válna. A kereskedő vállalatok sikeres működéséhez elengedhetetlen, hogy a beszerzés az értékesítéssel karöltve, a logisztikával kiegészülve minél eredményesebben együttműködjön. Az előzőekben felsorolt tevékenységek bármelyikének hiányossága, vagy egyensúlyuk felborulása a működést nehezítené meg vagy tenné akár teljesen lehetetlenné. A FOREST-TREND Kft.-nél alapvető elvárás ezen három terület összehangolt és zökkenőmentes működése, amelyhez jelentős informatikai támogatás párosul. A beszerzés és a logisztika feladata és felelőssége, hogy a megfelelő áru, a megfelelő időben, a megfelelő minőségben, a megfelelő mennyiségben és választékban rendelkezésre álljon. A FOREST-TREND Kft. értékesítése központi szervezettel és egy jól kiépített márkakereskedői hálózattal valósul meg. A beszerzés területén különösen fontos a mennyiség szerepe, hiszen nagyobb volumennel jobb kondíciók érhetők el a beszerzési forrásoknál. A mennyiségi kedvezmény egy formáját használja ki a vizsgált vállalkozás is a központi beszerzés kapcsán. Ennek lényege, hogy a márkaképviseletek egyenként, a maguk kis volumenével rosszabb alkupozícióban lennének, a nyolc márkaképviselet

17

igénye kiegészülve az export partnerek és a központi értékesítés igényével azonban már egy jó kondíciókat biztosító beszerzési mennyiséget képviselnek. Ahhoz, hogy a felvázolt rendszer sikeresen és jól funkcionálhasson szükséges a központi beszerzés, a központi logisztika és a központi raktár összehangolt, pontos és megfelelő költségszint melletti működése. Ezek együttes fennállása kiegészülve egy hatékony és fejlődésre képes értékesítéssel vezetnek a sikeres működéshez. 4.2. A beszerzés feladatai Amint azt már korábban is hangsúlyoztam, a FOREST-TREND Kft. esetében nagyon fontos szerepe van a beszerzésnek. Egy olyan ár-érzékeny piacon, mint Magyarország és Kelet-Közép-Európa országai elengedhetetlen a jó vételár elérése. Sok termék esetében már az ár kapcsán eldől az eladhatóság. Felmerül a kérdés, mi számít jó beszerzési árnak. A jó beszerzési ár az, ami a piaci jelenlét növelését elősegítő árréssel történő értékesítést tesz lehetővé a márkakereskedés gazdaságos működése mellett. A lehető legjobb beszerzési ár eléréséhez szükség van alaposan felkészült, a piacot, a beszerzési forrásokat és a konkurencia árait jól ismerő és folyamatosan figyelemmel kísérő beszerzési munkatársakra. Nemcsak a beszerzési ár, hanem a működési költségek is befolyásolják az árképzést. A beszerzés másik feladata a beszerzési költségek optimalizálása. Fontos, hogy a beszerzők olyan partnerekkel szerződjenek, amelyek földrajzi elhelyezkedése lehetővé teszi a költséghatékony fuvarozást. Fontos célkitűzés, hogy a fuvarköltségek ne haladják meg a nettó árbevétel 3%-át. A fuvarozás költségeit befolyásolja a beszerzések ütemezése is. Természetesen maga a beszállítói partnerválasztás nagyon összetett folyamat. Egy beszállító kiválasztásánál az előzőekben leírtakon kívül figyelembe kell venni annak földrajzi elhelyezkedését, megbízhatóságát, pontosságát, fizetési feltételeit valamint azt is, milyen kondíciókkal szállít, s ezeket milyen mértékben tartja be, milyen a reklamáció kezelése, milyen gyorsan reagál a változtatásokra, illetve mennyire rugalmasan kezeli az új igényeket. Bővebben ”A szállítók kiválasztása” és ”A szállítók értékelése” című fejezetekben lesz ezekről szó.

18

4.3. A beszerzés és az értékesítés kapcsolata Egy kereskedő vállalat esetében nem válaszható a két terület szét, s nem megengedhető ezek elszigetelt működése sem, hiszen az együttműködés és kommunikáció minőségétől alapvetően függ az adott cég sikeressége. Beszerzés nélkül nincs értékesítés, sőt hatékony beszerzés nélkül sincs sikeres értékesítés. Fontos, hogy ennek az adott terület munkatársai is tudatában legyenek. A felmerülő akadályok és problémák nagy része megoldható, sőt adott esetben meg is előzhető a hiteles és gyors párbeszéd útján. E két terület dolgozói kölcsönösen egymásra és egymás információira vannak utalva. 4.4. A beszerzés helye a szervezetben A FOREST-TREND Kft. szervezeti felépítéséből jól látszik, hogy közvetlenül az ügyvezető alá tartozik a beszerzés vezetője. A beszerzés vezetőjének irányításával három beszerző dolgozik. A beszerzés vezetője, valamint beosztottjai megosztják a feladatokat, minden beszerzőhöz tartozik egy bizonyos beszállítói kör, amelyet csak ő kezel.

5. sz. ábra

Ügyvezető

Beszerzési vezető

Beszerző

Beszerző

Beszerző

5. ábra: A beszerzés szervezeti felépítése

19

4.5. A FOREST-TREND Kft. beszerzési piacának vizsgálata A FOREST-TREND Kft. szállítóinak jelentős része olasz. A beszállítók földrajzi elhelyezkedését tekintve jellemzően Közép-Európából jönnek, de észak-európai beszállítók részéről is jelentős érdeklődés van. A földrajzi elhelyezkedésnek kiemelt jelentősége van, mivel az alacsony árkategória miatt a termékek nem bírják el a magas fuvarköltséget. A következő összefoglaló táblázatban a FOREST-TREND Kft. nagyobb beszállítóit szeretném bemutatni: 1. sz. táblázat

Nagyobb beszállítók

A beszállító országa

Forest-Papír Kft.

Magyarország

A beszerzésre kerülő termékféleségek Papírtermékek

Cartiere Carma s.r.l.

Olaszország

Papírtermékek

Cartindustria Veneta s.r.l.

Olaszország

Papírtermékek

Quality Flex s.r.l.

Olaszország

Csomagolók

Innoveng1 Kft.

Magyarország

Vegyi termékek

Sutter S.p.A.

Olaszország

Professzionális vegyszerek

Dulevo

Olaszország

Ipari takarítógépek

Duni Gmbh

Németország

Papírtermékek

Paloma d.d.

Szlovénia

Papírtermékek

Metsa Tissue S.A.

Lengyelország

Papírtermékek

1. táblázat: A FOREST-TREND Kft. nagyobb beszállítói

5. A FOREST-TREND Kft. beszerzési tevékenységének ”története” A FOREST-TREND Kft. 2005. októberében alakult. Az elmúlt több mint két év eseményei a beszerzési tevékenység kialakítását tekintve három szakaszra bonthatóak. 5.1. Az első szakasz bemutatása Az indulás után először főként a FOREST-PAPÍR Kft. termékei kerültek be a cég szortimentjébe, majd az idő múlásával folyamatos választékbővítés ment végbe. Az első 20

szakasz beszerzési tevékenységének bemutatásánál nagyon fontos tény, hogy a vállalat akkoriban nem rendelkezett saját raktárral. A FOREST-PAPÍR Kft. és a FORESTTREND Kft. közös tulajdonosi köréből adódóan a raktár hiányának problémáját az ”anyacég” raktárai oldották meg. Akkoriban a beszerzés a következőképpen működött: A FOREST-TREND Kft.-hoz beérkező vevői megrendelések beszerzési igényként jelentek meg az ”anyacég” vállalatirányítási rendszerében. A FOREST-PAPÍR Kft. beszerezte az igényelt árukat, saját raktáraiba beszállította, majd értékesítette a FOREST-TREND Kft. márkakereskedőjének . Így az adott termékek a cég tulajdonába kerültek, s megtörténhetett ezek továbbadása a vevői megrendelések kielégítésére. Ez idő alatt az adott áruk fizikailag végig a FOREST-PAPÍR Kft. raktáraiban voltak, s ezekből történtek a kiszállítások közvetlenül a vevőkhöz. A felvázolt beszerzési folyamatból látszik, hogy ennek összetettségéből és bonyolultságából adódóan gyakran történtek fennakadások, s a folyamat csak egy magasabb költségszint felett volt fenntartható. A tulajdonosok már a FOREST-TREND Kft. alapításakor tudták, hogy a zökkenőmentes működéshez és a költségek optimális szinten tartásához elengedhetetlen egy központi raktár. Ennek érdekében már a kezdet kezdetén megvásárolták az Eternit gyár egy már nem használt szerelőcsarnokát Nyergesújfalu határában, nem messze a lábatlani központtól. Röviddel a megvétel után megkezdték az 5000 m2-es csarnok teljes

felújítását,

modernizálását,

a

„C”

tűzveszélyességi

kategóriának

való

megfeleléshez. A kivitelezési munkák megszervezése, kontrollálása, ütemezése mindmind nagyon komoly szakmai kihívást jelentett. Ezzel párhuzamosan elkészült a raktárszoftver specifikációja, elindult a fejlesztő cég és a hardware kiválasztása. A megálmodott vonalkódos rendszer kivitelezője a Vonalkód Rendszerház lett. A szoftver installálása együtt járt a polcrendszerek telepítésével, a tárhelyek kialakításával, a hálózati infrastruktúra megteremtésével. 5.2. A második szakasz A második szakaszt 2006. május 22.-től, a raktár üzembe helyezésétől számítják a vállalatnál. Ezen szakasz legfőbb feladata a raktár áruval való feltöltése volt. Maga a feltöltés egy nagy, 100 millió Ft–ot is meghaladó beszerzéssel ment végbe a FORESTPAPÍR Kft.-től. Az árukészlet nagyságát érzékelteti, hogy 7 nap alatt 80-90 kamionnyi áru érkezett be a raktárba. A beérkező áru mennyiségéből látszik, hogy a bevételezés 21

adminisztrációjának lebonyolítása is igen összetett feladatnak bizonyult az idő szűkössége miatt. A bevételező térből szabályozottan kellett az áruknak a megfelelő tárhelyekre kerülniük. A legnagyobb gondot az okozta, hogy a 7 nap elteltével, a hétfői munkanaptól a kiszállítások már a központi raktárból kellett, hogy történjenek. Nehezítő körülmény volt, hogy a kiszállítások volumene a kezdeti időszakban jelentősen nagyobb volt a normál mértékhez képest, illetve a kiszállítások hamarabb megindultak, mint ahogy a problémák meg lettek oldva, ami a hibák halmozódásához vezetett. A megoldást az jelentette, hogy a bevételezés, mint olyan lényegében kimaradt, a termékek azonnal a tárhelyükre kerültek, rendkívüli leltárt hajtottak végre, ennek eredményét pedig a raktárkezelő szoftverben mint alap állapotot rögzítették. Problémák a második szakaszban: A problémák alapvetően két részre oszthatóak: egyrészt szoftver hibákra, a raktár indulása előtt nem volt elegendő idő a vonalkódos számítástechnikai rendszer megfelelő tesztelésére. Másrészt pedig emberi faktorokra visszavezethető gondokra vezethetőek vissza. A hibák a következők voltak: −

Emberi problémák: az induláskor a beszállítás üteméhez képest alacsony létszámú raktáros csapat dolgozott a központi raktárban; a munkaszervezés, a feladatok leosztása nem volt tökéletes, ez tovább súlyosbította a létszámbeli hiányosságokat; a raktárosok áttérése a régi típusú munkavégzésről az újra nem volt zökkenőmentes, mivel bár az új számítástechnikai rendszer egyes lépései egyszerűek

és

egymásra

épülnek,

bizonyos

esetekben

mégis

nehezen

elsajátíthatóaknak bizonyultak; a helyzetet súlyosbították emberi mulasztások is, amelyek a műveleti sorrend be nem tartásában, a problémák önkényes megoldásában, a pontatlan munkavégzésben nyilvánultak meg; a problémák felismerése, beazonosítása, megoldása sem volt elég gyors. −

A beszerzési és raktári rendszerbéli hiányosságok pótlása nem történt meg.

−

Igencsak megnehezítette és komoly pontatlanságokra adott lehetőséget, hogy a beszerzők által használt vállalatirányítási rendszer nem volt kapcsolatban a raktárosok számítástechnikai rendszerével. A két rendszer összekötése komoly fejtörést

okozott

az

informatikusoknak,

hiszen

egy

hibatűrő

kapcsolat

szükségeltetett, amely a kapcsolat esetleges megszakadása majd felépülése esetén is biztosítja a két rendszer együttműködését. A megoldást egy e-mail szerverre épülő fejlesztés jelentette, a szerver az internetes kapcsolat időleges megszakadása 22

esetén is folyamatosan tovább próbálkozik az adatok továbbításával, mindaddig míg az sikeresen meg nem történik. −

Gyakran nem lehetett tudni, hogy az éppen aktuális kamionnal milyen áru érkezik, illetve az egyes termékféleségek szállítmányon belül is keveredtek. A megoldás lehetőségét jelentette, hogy a FOREST-TREND Kft. és a FOREST-PAPÍR Kft. Ugyanazon számítástechnikai rendszert használja. Ebből adódóan az anyacég felé leadott és visszaigazolt rendelések a FOREST-TREND Kft. rendszerében beszerzésként generálódtak le. Így már az aktuális szállítmány adatai átkerülhettek a raktár rendszerébe a bevételezés lefolytatása érdekében.

−

A raktár feltöltéshez berendelt hihetetlen mennyiségű áru beszállításakor előfordult, hogy elfogytak a bevételező területek. A bevételező területek alatt nem csak a fizikailag rendelkezésre álló bevételező helyeket értem, hiszen az áru akár a kiadó tereken vagy például a mintatárban is átvehető. Ahhoz, hogy a rendszer ideiglenesen ezeket a helyeket is bevételező területekként kezelje, az alkalmazói szoftveren kellett módosítani. Ezen fennakadás elhárítása egy szoftverfrissítés alkalmával könnyen megoldhatónak bizonyult.

−

A komissiózás során a rendszer adott termékből mindig a megkezdett legkisebb mennyiséget ajánlja fel annak érdekében, hogy eltűnjenek a maradékok. A hiba amiatt keletkezett, hogy a számítógép az egy termékből különböző tárhelyeken tárolt árukat különböző raktárosoknak osztotta ki komissiózási feladatként, így ezek különböző palettákra kerültek. Ez a hiba természetesen nem a Trend, hanem a vevő raktárában, a bevételezéskor okozott fennakadásokat.

−

A számítástechnikai rendszer eleinte csak vonalkód alapján azonosította be az árukat, azonban volt olyan eset, hogy két különböző termékhez azonos vonalkód tartozott. A vonalkód egyezés miatt a beazonosítás hibás volt, ennek következményeként a bevételezés nem történhetett meg. Megoldásként bevezették a rendszerbe, hogy ne csak vonalkódot, hanem cikkszámot is meg lehessen adni a termék azonosításához.

−

A kiszállítások elindulásakor az idő jelentette a szűk keresztmetszetet. Gondot okozott, hogy a rendszer csak a szállítmány betárolása után engedélyezte a kiadást. Ennek meggyorsítására egy újítást vezettek be ”cross docking” néven. Ennek lényege, hogy a tömbös áruk esetében a beérkezés után – betárolás nélkül –

23

azonnal lefolytatható a kiadás. Ennek eredményeképp jelentős időmegtakarításhoz jutott a raktár az árukiadásoknál. −

A központi raktárban bevételező és kiadó terek kialakítására került sor. Ahhoz azonban, hogy a kiadás megtörténhessen, az elszállításra váró árut előzetesen össze kellett készíteni a kiadó térben. Erre, főként induláskor nem állt rendelkezésre elegendő idő. Ezért egy újabb újítást vezettek be a rendszerben ”autóra tárolás” funkció néven, amely lehetővé tette a közvetlen autóra történő kiadást egész raklapos áruk esetében.

−

A raktárban egy kiadásra váró szállítmányt egyszerre több raktáros is összeszedhet. Ez alapvetően előnyös, azonban a készlet eltéréseket eleinte a kézi eszköz nem tudta kezelni, ezért megakadt a komissiózási feladat. Ezt kiküszöbölendő, azóta le lehet tiltani a kézi eszközön egyes cikkeket.

−

Nagy gondokat okozott, hogy a raktár indulását követően egy ideig nem önálló cikként kezelték a raklapokat, holott ezekkel is el kell számolni és a vállalatirányítási rendszerben is külön cikkszámon szerepelnek. Ma már a normál, EUR raklapok mellett az egyutas paletták is nyilvántartásba kerülnek, továbbá egyetlen beszerzés sem zárható le anélkül, hogy a raklapmozgások ne lennének rögzítve.

−

A kiszállítások esetében komoly vevői elégedetlenségekhez vezetett a kezdeti időszakban a szállítmányok összetételében előforduló pontatlanság, amely a kiszállítandó áru utólagos ellenőrzésének elmulasztására volt visszavezethető. Ezen probléma ma már megoldott, egyrészt a rendszer megfelelő működésből adódóan, másrészt minden kiszállítandó áru utólagos ellenőrzése már előírás a raktárban.

A hibákat összefoglalva: a beszerzés, a logisztika, a beszállítók és a raktár területén felmerült hibák (mint pl.: cikktörzs pontatlanságok, beszerzési rendelés pontatlanságok, beszállítói téves pakolások, a raktári szoftver evolúciója, hálózati gondok, eszközkezelési gondok) mind az eterniti raktárban csapódtak le, ott okoztak problémát, lassulást.

24

5.3. A harmadik szakasz Ezen szakasz leírása a jelenlegi állapotot mutatja. Ma egy konszolidált állapotról beszélhetünk,

amelyben

előfordulnak

még

hibák,

azonban

a

rendszer

már

elfogadhatóan, funkcióit ellátva működik. A raktár indulása óta több probléma is felmerült, amelyek közül van, ami megoldódott, akad azonban olyan is, ami még ma is fennáll: −

Adott cikkszámhoz a beszerzés webes rendszerében különböző vonalkód tartozik, mint a raktár számítástechnikai rendszerében. Még ma is fennáll.

−

Alapvetően a beszerzendő árukat négy csoportba kell besorolni, úgy mint papír, vegyi, műanyag és egyéb áru csoportokhoz. Ez a besorolás az áruk raktárban történő elhelyezése miatt fontos, mivel például a vegyi termékeket szigorú előírásoknak megfelelő, elkülönített, temperáló fűtéssel ellátott raktárhelyiségbe kell betárolni. A gond ott jelentkezett, hogy a beszerzés webes rendszere nem tárolta

ezeket

az

információkat,

viszont

szükségesek

a

helyes

tárhely

kiválasztásához. Ha a raktári rendszerben nem volt besorolva az adott áru, nem tudta a rendszer, melyik tárhelyet ossza ki. Ma már megoldott a probléma. −

Hiba volt, hogy a beszerzők nem állították be a termékek prioritását, így a raktárban a komissiózási funkció nem működhetett. Ez a funkció azt jelenti, hogy a rendszer figyelembe veszi az összekomissiózandó áruk térfogat/tömeg arányát, s ezek szerint rangsorolja a feladatok kiosztását, tehát megakadályozza, hogy kisebb térfogat/tömegű árura nehezebb kerüljön, megelőzve ezzel egy esetleges sérülés lehetőségét.

−

Probléma volt, s jelenleg is fennáll, hogy vannak nem beazonosítható áruk. Ez két dolgot jelenthet, vagy a beszállító hibás címkét ragaszt a termékre, vagy egyáltalán nem látja el címkével. Ez komoly gond, mert jelentősen lelassítja a bevételezés folyamatát. Volt olyan eset, amikor több komplett rakatot kellet a beazonosításhoz teljesen szétbontani, illetve egyes gyűjtők megbontása is szükségessé vált. Ilyen esetekben a hiányzó és téves címkéket pótolni kell, ami szintén időigényes, a címkenyomtatás miatt költséges feladat.

−

A számítástechnikai rendszer egy komoly hiányossága mind a mai napig, hogy nincs lekérdezési lehetőség a vegyi termékek lejárati idejére vonatkozóan. A papír

25

és műanyag termékek esetében felesleges, viszont a vegyi termékek esetében elengedhetetlen ezen adatok követése. −

Programhibák sora nehezítette meg a raktár indulásának időszakát, de mára ezek mindegyike kiküszöbölésre került.

6. A raktározási tevékenység bemutatása 6.1. A raktár létrejötte A FOREST-TREND Kft. lábatlani központjától nem messze, Nyergesújfalu határában került sor még 2006-ban egy új, korszerű 5000m2-es központi raktár kialakítására. Ebből a raktárból történik az említett márkakereskedői hálózat, az exportpartnerek, illetve a központi vevők kiszolgálása. Az új raktár több részből áll, a normál raktári területen kívül kialakítottak, egy a szigorú szabályoknak megfelelő 1200m2-es vegyi raktárt. A raktárban található összesen 1-1 bevételező- és kiadótér is, továbbá egy mintatár. A raktári dolgozók részére jól felszerelt irodai részleg került kialakításra. A raktárban korszerű, vonalkód alapú raktározási rendszert installáltak, amely nagyban megkönnyíti a raktárosok napi munkáját, illetve csökkenti az egyes raktározási tevékenységekből adódó hibák előfordulásának lehetőségeit. Ennek a rendszernek köszönhetően térhetett át a vállalat a papír alapú nyilvántartásról a korszerű vonalkódos számítástechnikai rendszerre. A készlet fellelése a raktárban, a lejárati dátumok kezelése a megnövekedett forgalom és szortiment mellet már nem volt elvégezhető papíralapon. Az előzőekben vázolt problémák, illetve a logisztikai folyamatok pontossága iránti megnövekedett vevői elvárások ösztönözték a céget az említett számítástechnikai rendszer bevezetésére. 6.2. A raktár bemutatása A raktárban a bevételező- és kiadótereken kívül polcrendszereken és tömbösen történik az áruk tárolása. Ezeken a polcrendszereken tárhelyeket alakítottak ki, melyeken fel van tüntetve a sorszám, oszlopszám és a szintkód, továbbá egy egyedi azonosító. A raktári tárolóhelyek ezzel az egyedi azonosítóval kerülnek beazonosításra, amely azonosító

26

vonalkóddal jelenik meg a tárhelyeken és a rendszerben. Minden egyes áru esetében a rendszer eltárolja, hogy az adott áru, melyik sorban, annak hányadik oszlopában és annak melyik szintjén található. Ez teszi zökkenőmentessé az egyes áruk gyors és pontos megtalálását. A rendszer agya egy központi logisztikai, raktári rendszer, amelyhez egy terminál szerveren keresztül kapcsolódnak a rádiós, ipari PDA mobil eszközök. Ezek a kézi eszközök biztosítják a grafikus felületet egy érintő képernyőn keresztül. Minden eszköz rendelkezik lézeres vonalkód leolvasóval, amely meggyorsítja az azonosítás folyamatát. A komplett rendszerhez tartozik még egy etikett címke nyomtató is, ennek segítségével készülnek el a hiányzó vonalkódos azonosítók. A kézi mobil eszközök és a terminál szerver között vezeték nélküli hálózat biztosítja a kapcsolatot. Magán a mobil eszközökön nem fut alkalmazói program, hanem a terminál szerveren futtatott XML program felülete jelenik meg csupán rajta. A rendszerhez tartozik több asztali PC munkahely is, amelyeken egy kezelői felület került kialakításra. A bevezetett rendszer nagy előnye, hogy a raktározott termékeket termékcsoportonként, termék féleségenként, sőt a vegyipari termékek esetében a szavatossági lejárati dátum szerint tartja nyilván. A rendszer biztosítja a készletek tételesen pontos ismeretét, információt a készlet pontos elhelyezkedéséről a raktári tömbös és polcos tárolóhelyeken, valamint kezeli a raktári mozgásokat, a bevételezést, kiszedést, áttárolásokat és a leltárt. A raktárban a munka két műszakban folyik a folyamatos kiszolgálás érdekében. A délelőtti műszakban három raktáros, egy műszakvezető, s a raktárvezető dolgoznak. A délutáni műszak, annyiban tér el a délelőttitől, hogy abban nincs raktárvezető. 6. sz. ábra

Raktárvezető

Műszakvezető

Raktáros

Raktáros

Raktáros

6. ábra: A raktár szervezeti felépítése

27

6.2.1. A raktári területek A raktárban tömbös és egyedi tárolóhelyek kerültek kialakításra. Az egyedi tárolóhelyek között vannak raklapos, amelyek raklap azonosítóval ellátott rakatokat tárolnak, illetve cikkelemes tárolóhelyek, amelyekbe megbontott raklapokat, maradék mennyiségeket helyeznek el (melyek már nem rendelkeznek rakat azonosítóval). Az utóbb említett tárolóhelyekhez a készletet a cikkszámmal rendelik hozzá. A raktárban kialakítottak bevételező és kiadó helyeket. Ezeken a területeken a konkrét árumozgás igényeinek megfelelően alakítanak ki átadó tárhelyeket, amelyeket szintén azonosítóval látnak el, amely azonosítóra a ki- és bevételezési műveletekben hivatkoznak. A raktári tárolóhelyeket cikkcsoportokhoz rendelik hozzá, ezzel biztosítják, hogy a cikkcsoportok (pl. vegyipari termékek) területileg is elkülönüljenek a raktárban. A komissió tárhelyek számára kijelölik azokat a cikkszámokat, amelyek oda betárolhatók (egyszerre csak egy, a homogenitás miatt). 6.3. A raktár működésének bemutatása 6.3.1. A cikkek kiszerelése és elhelyezése a raktárban A cikkek raklapos és egységcsomagos kiszerelésűek. A beérkező áru mennyiségétől függően kerülnek ezek a kiszerelési egységek (rakatok) rakat (raklap) azonosítóval ellátásra. A raktárban olyan cikkek is előfordulhatnak (pl. maradék mennyiségek), amelyek nem rakaton kerülnek elhelyezésre. A raktárban elvárás az áruk homogén tárolása, amely mellesleg nagyban leegyszerűsíti a számítástechnikai rendszer működését. A rendszer a rakatok kialakításánál (bevételezéskor) és a cikkek tárolóhelyeken való raklapos, vagy raklap nélküli elhelyezésekor a cikkszámra (és a lejárati dátumra) való homogenitást biztosítja. A homogén tárolástól bizonyos esetekben el lehet térni, de ez csak raktárvezetői jogosultság, indoklás és naplózás mellett történhet meg. A raklapos készleteket tömbös és raklapos tárolóhelyeken helyezik el. A tömbös területen a raklapot a tömb terület azonosítója és a raklap azonosító alapján lehet megtalálni, a raklapos tárhelyen a tárhely azonosító alapján. Egy egyedi vagy tömbös tárhelyre több raklap is elhelyezhető, de a rendszer ekkor is biztosítja a homogenitást. A maradék cikkmennyiségeket – a minimális tárhelyfoglalás érdekében – kiveszik a raklapos tárhelyről és a cikkelemes 28

tárolóterület polcain helyezik el. Itt a cikkeket – a homogén elhelyezés miatt – a tárolóhely azonosítója alapján találják meg. A raklapos tárhelyes tárolóterület alsó szintjén alakították ki a komissió területet. A komissió tárolóhelyekhez hozzárendelt cikkszámok alapján a rendszer bevételezéskor, illetve a tárolóhely leürülése esetén áttárolás útján automatikusan elvégzi a komissió tárolóhelyek feltöltését. 6.3.2. Bevételezés A bevételezéskor - az inhomogén raklapok homogenizálása után – történik meg a bevételezési adatok rögzítése a raktári rendszerbe. A termékek többségükben cikkszám és egyéb azonosítókkal ellátva érkeznek a beszállítóktól. Amennyiben mégsem, az azonosítókat a raktárban bevételezéskor, a raklap képzés folyamata során helyezik fel a raklapokra. Bevételezéskor nemcsak raklapokat, hanem kisebb egységcsomagokat is azonosítanak. A bevételezéskor a rendszer egyszerű betárolási stratégia alapján ajánlja fel a tárhelyeket. A cikket először egy komissió tárhelyre próbálja berakni, majd raklapos egyedi tárolóhelyre, majd végül tömbös területre. 6.3.3. Kiszedési stratégia Komissiózás esetén a rendszer törekszik a rendelt mennyiségek teljes raklapokkal való kielégítésére. Csak a fennmaradó mennyiségek komissiózása történik meg. A komissiózás során a dolgozó új kiszedési raklap megkezdésekor azt szintén előrenyomtatott egyedi vonalkódos raklap azonosítóval látja el. A kiszedési listát a rendszer egy bejárási stratégia alkalmazásával állítja elő. A termékcsoportra való csoportosítás a bejárási útvonalat optimalizálja, a cikkszámhoz rendelt prioritás és a kiszedendő cikkmennyiség pedig a raklapon való elhelyezési sorrendet határozza meg. A dolgozóknak megvan a szabadságfoka a kiszedési raklapok kialakításakor, hiszen a rendszer minden olyan szempontot nem tud figyelembe venni, amelyet a dolgozók tapasztalataik alapján alkalmazhatnak.

29

6.3.4. Raktárból való kiadás A kiadás a raktárból történhet két lépésben: egy a feladathoz kijelölt kiadó területre, majd innen a gépjárműre, vagy egy lépésben: közvetlenül a raktárból a kocsira. A kiadási műveletet a kézi adatgyűjtővel a raklap azonosítók leolvasásával ellenőrzik. Az egylépéses vagy kétlépéses kiadás között a raktári dolgozó a pillanatnyi igények alapján választ, ezt a rendszer nem vezérli. 6.3.5. Folyamatos leltár A raktári műveletek során a dolgozónak - ha készlet eltérést tapasztal – lehetősége van azonnali leltárt kezdeményezni és a készletet aktualizálni. A rendszer minden ilyen leltár műveletet regisztrál. Utólagosan lekérdezhető, hogy mikor, ki, milyen nagyságú eltérést tapasztalt a leltárhoz rögzített indoklással együtt. A rögzített leltár eltérések alapján minden pillanatban lekérdezhető, hogy – a fellelt eltérések alapján – az adott cikk készlete mennyiben tér el a nyilvántartás szerinti készlettől.

7. A FOREST-TREND Kft. beszerzésének vizsgálata 7.1. A beszerzési tevékenység bemutatása, a feltárt hibák és a kiküszöbölésükre tett javaslatok 1. lépés: A beszerző az éppen aktuális raktárkészlet és a rendelkezésre álló értékesítési statisztikák alapján, figyelembe véve az adott beszállító szállítási idejét, meghatároz egy rendelési mennyiséget. A beszerző a megszerzett információk alapján dönt a beszerzésről. Hiba: −

Az értékesítés és beszerzés között nincs megfelelő kommunikáció. A beszerzők teljesen a szubjektív megítélésük és a múltbeli adatok alapján állapítják meg a megrendelendő

mennyiséget.

Ennek

közvetlen

következménye

a

magas

készletszint, vannak azonban olyan termékek is, melyekből hiány van.

30

−

A beszerzés nem tervezi az egyes rendeléseket előre, így azok nem meghatározott időközönként történnek. Ez egyfelől rossz a szállítónak, mivel nem tud tervezni, így gyakran nem tudja kiszolgálni a megrendelőt. Másfelől rossz az értékesítőnek is, mivel nem tudja a vevőt kiszolgálni az esetleges hiányok miatt.

−

Nincsenek minden esetben historikus adatok. Az új vagy rövid ideje bevezetett áruk esetében nem áll rendelkezésre értékesítési statisztika, ahol pedig van, ott nem elég pontos, mivel az integrált vállalatirányítási rendszer nem képes figyelembe venni a szezonalítást.

−

Előfordulnak eltérések a raktárkészlet és a központi webes rendszer által megjelenített

készlet

között.

Ez

a

probléma

a

raktár

és

a

központ

kommunikációjának hiányából adódik. Akkor fordulhat elő, ha megrendelt és a beérkezett áru között eltérés van, viszont a raktár nem jelzi az eltérést a beszerzésnek. Javaslat: −

Az

értékesítés

készítsen

minden

hónap

egy

meghatározott

napjáig

cikkszámonkénti havi értékesítési tervet. −

Az értékesítési terv alapján a beszerzés készítsen beszállítónként havonta előrejelzést, amelyet elküld a beszállítónak. A beszállító számára így már tervezhetővé válik a termelése. A beszállítónkénti havi előrejelzés automatikusan generálódhatna

az

elkészített

havi

értékesítési

tervek

alapján,

mely

időmegtakarítást eredményezhetne a beszerzésen. −

A webes statisztikai rendszer fejlesztése.

−

Folyamatos kommunikáció kialakítása a raktár és központ között. Ezen felül a raktári számítástechnikai rendszer az eltérések jelzésére automatikusan küldjön hibaüzenetet a központnak.

2. lépés: A beszerző egy excel fájlból (amennyiben nincs szerződés), vagy pedig a webes rendszerből (amennyiben van hatályos keretszerződés) hozzájut a szükséges árinformációkhoz és egyéb feltételekhez. Ezek alapján a beszerző megírja a megrendelő levelet. Mielőtt ténylegesen megrendeli a szállítótól az árut, egyeztet a logisztikával a fuvarköltség nagyságára vonatkozóan. (elbírja-e az áru értéke a várható fuvarköltséget)

31

Hiba: −

Komoly gondokat okoz, hogy az egyes termékek paraméterlapja, amely minden információt tartalmaz magáról a termék paramétereiről, nincs vagy rosszul van rögzítve a számítástechnikai rendszerben. Az említett hiányosság nagyszámú fennakadáshoz és hibákhoz vezet mind a beszerzés, mind az értékesítés, mind pedig a logisztika területén. Egyrészt, nem adható fel beszerzés arra az árura, amely nem rendelkezik paraméterlappal, másrészt az értesítés nem tud felvenni rendeléseket. Végül a hibásan kitöltött paraméterlap esetében a logisztika nem tud megfelelő fuvart szervezni.

Megjegyzés: Akadt olyan eset, hogy a hibásan kitöltött paraméterlapban alacsonyabb tömeggel szerepelt az adott áru raklaponkénti tömege. A logisztika viszont a hibás adatokkal szervezte meg a gyűjtőszállítmányos fuvart, aminek a következménye az lett, hogy csak az olaszországi felpakoláskor derült ki, hogy a fuvarozandó áru tömege egy helyett négy tonna, s így a fuvarozható súlyhatárt figyelembe véve, a 13 raklap helyett csak 4 elfuvarozására nyílott lehetőség. A hiba a beszerzési költség növekedésével járt. − A beszerzők egyes esetekben csak saját maguk által elérhető fájlokban tárolják az árlistákat. Így azonban, ha valamelyikük akár betegség, akár szabadság miatt távol marad, nehézkes a helyettesítésük. − Ugyanígy a helyettesítésnél okoz fennakadást, hogy az egyes beszállítókról nincsenek minden beszerző számára elérhető cég- illetve kapcsolattartói információk. − Minden egyes beszerzés esetében külön-külön, egyedileg kell megrendelő levelet írni, ami időigényes feladat. Javaslat: −

Függetlenül attól, hogy adott beszállítóval van-e érvényes keretszerződés vagy sem, kihasználva a vállalatirányítási rendszer ”Keretszerződések rögzítése” funkcióját, itt kell tárolni beszállítónként az árlistákat, a rendelési és szállítási feltételeket. A keretszerződés tartalmazza a beszállító nevét, az érvényesség idejét, a rendelhető termékeket, a hozzájuk tartozó árat, a paritást, a fizetési kondíciókat, a szállítási határidőket és információkat.

−

Informatikai fejlesztésként megvalósítható, hogy a beszerzési rendelések feladásakor a rendszer automatikusan generáljon egy többnyelvű megrendelő

32

levelet az éppen aktuális beszerzés adataival. Jelentős időmegtakarítást eredményezne. A javasolt változtatások természetesen csak akkor működhetnek, ha a beszerzésen maradéktalanul megtörténik az adatok berögzítése a központi webes rendszerbe. 3. lépés: A megírt megrendelő levél e-mailben vagy faxon kiküldésre kerül. 4. lépés: Amint megérkezik a megrendelés visszaigazolása a beszállítótól, a beszerző feladata, hogy "visszaigazolt" státuszba állítsa a megrendelést. Ekkor a megrendelés adatai átkerülnek a raktárprogramba. Ekkor már a raktár is látja, mikor, kitől, milyen szállítmány várható. A kritikus kérdés ebben a fázisban, hogy a visszaigazolást a beszállítónak kell elküldenie. A tapasztalatok szerint nem is olyan magától értetődő a megrendelés visszaigazolása, ugyanis komoly fennakadások keletkeztek már ilyen jellegű beszállítói hiányosságokból. Konkretizálva a problémát az olasz partnereknél akadt olyan eset is, hogy két hétig tartó folyamatos noszogatás eredményeképp sikerült végre egy írásos visszaigazolást kicsikarni. Hiba: −

A központi és a raktári számítástechnikai rendszerben előfordulnak eltérések, melyek vagy informatikai kommunikációs gondokból adódnak, vagy – s ez a gyakoribb – a beszerzők figyelmetlenségéből. A beszerzők figyelmetlensége a hibás vagy hiányos adatrögzítésben nyilvánul meg. Gyakran előfordult olyan eset is, hogy a beszerző a megrendelést egy szövegszerkesztő programmal készítette el, utána nem rögzítette a központi rendszerbe. A következmények pedig nyilvánvalóak: a raktárban ezek a hibák az áruátvételek és bevételezések során komoly fennakadásokhoz vezettek.

−

Nem lebecsülendő gond, hogy a beszállítótól úgy kell kicsikarni a visszaigazolást. Valójában nemcsak a visszaigazolásoknál, hanem a beszállítókkal fenntartott kommunikáció szinte minden területén valós ez a probléma. Természetesen nem minden partnerre igaz ez a negatívum, de például az olasz kapcsolatok mindegyikére, kivétel nélkül.

33

Javaslat: −

A raktár és a központ közötti informatikai kommunikációs hibák nem gyakoriak, ezek kiküszöbölésén a rendszergazdák folyamatosan dolgoznak. A nagyobbik baj, hogy emberi hibák is előfordulnak. A megoldás nagyon egyszerű: a beszerzők képességeinek

folyamatos

fejlesztésével,

az

általuk

elkövetett

hibák

következményeinek tudatossá tételével csökkenteni lehet a gyakoriságot. −

A beszállítókkal fenntartott kommunikáció javítása már sokkal összetettebb feladat. A megoldás egy beszállítói kézikönyv összeállításában rejlene, amelyet a beszerzés minden egyes partnerrel aláíratva rábírhatná az ebben leírt feltételek (úgy mint: folyamatos kommunikáció, gyors reagálás az e-mailekre, korrekt adatközlés…stb.) betartására. Ezenfelül évente pontozásos rendszerben értékelni kellene az egyes beszállítókat az adott időszakban nyújtott teljesítményeik (szállítmányok időbeli pontossága, reklamációk száma, reklamációk kezelése, hiányzó dokumentumok, hibás címkézések…stb.) alapján. Az értékeléseket megkaphatnák a partnerek is, hogy lássák miben kell fejlődniük. A stratégiai termékek esetén fel kell kutatni másodlagos és harmadlagos beszállítókat is a folyamatos kiszolgálás biztosítására. Perspektívát lehetne adni ezeknek a beszállítóknak elsődleges szállítóvá váláshoz. A nagyon rossz teljesítményt nyújtó beszállítók pedig lecserélésre kerülhetnének.

5. lépés: Az 5. szakaszban a feladatok átkerülnek a logisztika területére. A megrendelés visszaigazolása után a szerződés feltételeitől, a megállapodott paritástól függően a logisztikai vezető szervez fuvart a megrendelt szállítmányra. Amennyiben szükséges a fuvar megszervezése, azt a beszerzés köteles egyrészt jelezni, másrészt a szükséges információkat megadni. Hiba: −

Mivel a FOREST-TREND Kft. esetében nem egy hatalmas, több száz főt foglalkoztató vállalatról van szó, a fuvar megbízások legtöbbször szóban történtek. A szóbeli adatközlések pontatlanságai, hibái nem bizonyíthatóak, nem lehet lépéseket tenni a jövőbeni előfordulás megakadályozására, felelősség kérdése áthárítható.

34

Javaslat: −

Fuvarszervezést csak írásban szabad leadni és visszaigazolni, így könnyen bizonyíthatóvá válik, ki követte el a pontatlanságokat.

6. lépés: A beérkezett megrendeléseket a raktár bevételezi és elvégzi a mennyiségi és minőségi ellenőrzést. Az esetleges eltéréseket a raktár jelzi a szállítási dokumentumon, valamint a beszerzés felé is közölnie kell. Hiba: −

A nem mindig kielégítő kommunikáció miatt akadnak félreértések a hibák jelzésekor.

Javaslat: −

A probléma lehetőségét teljesen ki lehetne küszöbölni, ha a rendszer automatikusan e-mailt küldene a beszerzőnek a felmerülő mennyiségi eltérésekről.

7. lépés: A raktár a mennyiségi mellett elvégez egy felületes minőségi ellenőrzést is. Áruátvételkor leellenőrzik, hogy valóban a megrendelt áru érkezett-e meg, illetve megnézik sérült-e a csomagolás vagy maga az áru. Hiba: −

A fent bemutatott ellenőrző folyamat nagyon felületes, ugyanis nem történik meg a leszállított áru tüzetes minőségellenőrzése.

−

Nincsenek ún. első minták a minőségellenőrzések lefolytatására.

Javaslat: −

A minőségirányítási vezetőnek szállítmányonként vizsgálnia kell a csomagolást, a mellékelt dokumentációt, valamint véletlen mintavétel alapján az első minták segítségével a kiválasztott termékek minőségét. A tapasztaltakat egy összefoglaló táblába kell összegyűjteni és lejegyezni annak érdekében, hogy a szállítók értékelésekor felhasználhatóak legyenek az adatok.

−

Az ún. első mintákat visszamenőleg termékenként be kell szerezni, ezek nélkül ugyanis nem végezhető objektív minőség-ellenőrzés.

35

8. lépés: A nem megfelelő minőségű szállítmányok esetében a raktár dokumentálja az észlelt sérüléseket, illetve eltéréseket. A tapasztaltakról egy Eltérés lapot vesznek fel, amelyben rögzítik a problémát, annak okát. Ezt az eltérés lapot a raktár elküldi a beszerzésnek további intézkedések (reklamáció érvényesítése) elrendelése céljából. A beszerzés feladata, hogy döntsön az adott szállítmány további sorsáról (eladható-e vagy sem, visszaküldendő vagy csak elkülönítendő a reklamáció érvényesítésének idejére). Hiba: −

Az említett Eltérés lapokat a raktár nem mindig veszi fel, illetve gyakran nem szabályosan töltik ki. Nemcsak a raktárban észlelhető hanyagság az eltérések kezelésében, a központban sem kezelik ezeket kellő gondossággal. A legnagyobb probléma, hogy nincs felelőse a minőségi eltérések kezelésének, így a legtöbb esetben ezek rendezése elsikkad. A beszerzés természetesen foglalkozik az észlelt problémákkal oly tekintetben, hogy a reklamációt továbbítják a beszállító fele, s annak reakciójától függően járnak el.

Javaslat: −

A minőségirányítási vezető feladta az Eltérés lapok felvétele és gondos kezelése, együttműködve a beszerzéssel. A minőségbiztosítási munkatársnak minden egyes reklamációhoz hozzá kell rendelnie egy felelőst, aki az elrendelt intézkedéseket (szállítmány zárolása, visszaküldése…stb.) az adott szállítmánynál végrehajtja.

9. lépés: A nem megfelelő minőségű szállítmányról szóló reklamációt a beszerző kommunikálja a beszállító felé. A reklamáció rendezése idejére a problémás áru a raktárban marad. Hiba: −

A rendezés idejére a raktárban a reklamációs tételeket nem különítik el fizikailag. A raktáros feladata, hogy emlékezzen az adott árura, mivel a raktári számítástechnikai rendszerben sem történik meg az elkülönítés, így a rendszer ezeket a tételeket is automatikusan felajánlja.

Megjegyzés: Előfordult olyan eset, hogy a nem elkülönített reklamációs tételek kikerültek a vevőhöz. Időközben azonban megérkezett a válasz a beszállítótól a jelzett 36

probléma megoldására, hogy kicseréli a minőségi hibás árut. A termék viszont már nem volt a raktárban addigra, így ez nem valósulhatott meg, sőt közben a vevő is megreklamálta a kiszolgáltatott termékeket, akivel szemben azonban rendezni kellett a problémát. Javaslat: −

Úgy a raktárban, mint ahogy a raktár számítástechnikai rendszerében egy reklamációs ”részleg” létrehozásával megoldódna a probléma, mivel így mind fizikailag, mind pedig elektronikusan elkülöníthetőek lennének a reklamációs tételek.

−

A minőségirányítási vezető feladata a reklamáció teljes folyamatának a koordinálása. A beszerző egyeztet a beszállítóval a reklamáció rendezése érdekében, melynek eredményéről értesíti a minőségirányítási vezetőt, aki ennek függvényében intézkedik a reklamációs tételek további sorsáról.

7.2. A javaslatokkal kibővített beszerzési folyamat bemutatása A beszerzési folyamatának bemutatása a megfogalmazott javaslatokkal kiegészítve A beszerzési folyamat alapvetően négy nagy területet érint, az értékesítés, a beszerzés, a minőségirányítás és a logisztika területét. 1. lépés: A beszerzési folyamat az értékesítés területén indul. Az értékesítők feladata egy komplett, cikkszámonkénti havi értékesítési terv összeállítása. Az értékesítési munkatársak minden hónap 20.-ig összeállítják a számítógépes rendszerben a következő havi értékesítési tervet. A következő négy szakasz a beszerzés területén zajlik le. 2. lépés: A beszerzők döntenek magáról a beszerzésről. A beszerzők a havi értékesítési terv, a raktárkészlet és az előző időszaki értékesítési mutatók figyelembevételével elindítják a beszerzést. 3. lépés: A megrendelés összeállításával folytatódik a folyamat. A beszerzők a számítógépes

rendszerbe

rögzített

keretszerződések

alapján

összeállítják

a

megrendelést, melyből a rendszer generál egy többnyelvű szabványosított megrendelő 37

levelet. Ezt a levelet minden módosítás nélkül automatikusan továbbküldhető a beszállítók felé. Nagy időmegtakarítást jelent, hogy nem kell megrendelésenként különkülön megrendelő levelet készíteni. 4. lépés: A megrendelés kiküldése a következő lépés, amelyben a beszerzők e-mailben vagy faxon továbbítják az említett megrendelő levelet a beszállítóknak. 5. lépés: E szakaszban visszaigazolás érkezik a beszerzésről. A megrendelések visszaigazolása után a beszerző "visszaigazolt" státuszba állítja a megrendelést, amely ahhoz elengedhetetlen, hogy a megrendelés adatai átkerülhessenek a raktárprogramba. Ha ez megtörténik, attól kezdve már a raktár is látja, milyen szállítmány várható. A kritikus kérdés ebben a fázisban, hogy a visszaigazolást a beszállítónak kell visszaküldenie. A megrendelés visszaigazolását a beszerzőnek el kell érnie! A hatodik lépésben a feladatok átkerülnek a logisztika területére. 7. sz. ábra

7. ábra: A beszerzés folyamatának 1-6. lépése

38

6. lépés: A beszállító a vállalt határidőre leszállítja a megrendelt árut a központi raktárba. A beérkezett megrendeléseket a raktár bevételezi, elvégzi a mennyiségi ellenőrzést. A beérkezett termékekről és az esetleges mennyiségi eltérésekről a rendszer automatikusan email-t küld a beszerzőknek. 7.

lépés:

A

beérkezett

termékek

minőségellenőrzésének

lefolytatása.

A

minőségirányítási vezető minden beérkező szállítmányt ellenőriz. Vizsgálja a csomagolást, a mellékelt dokumentációt, mintavétel alapján a beszállított termék minőségét. Tapasztalatait rögzíti egy ”Szállítmányok minősítése” nevű Excel fájlba. Az itt gyűjtött adatok szolgálnak alapul a szállítók évenkénti értékeléséhez. 8. lépés: Abban az esetben, ha a termék minősége nem megfelelő, akkor a minőségi kifogást rögzíteni kell, illetve meg kell határozni az elvégzendő intézkedést a minőségi kifogás kezelésére. Nem megfelelő minőségű beszállítások esetén a minőségirányítási vezető Eltérés lapot vesz fel, melyen rögzíti az észlelt problémát, annak okát, illetve meghatározza a szükséges intézkedéseket. Az eltérés lapot továbbítja a raktár, a beszerzés, az értékesítés és a feladattal megbízott munkatárs részére. 9. lépés: A feladat e lépésben annak eldöntése, hogy a minőségi kifogások igénylik-e a szállítmány zárolását. 10. lépés: Ha olyan jellegű kifogás merül fel a szállítmánnyal kapcsolatban, hogy szükségessé válik a szállítmány (vagy egy részének) zárolása, a minőségügyi vezető értesíti az értékesítést, a beszerzőt, a logisztikai vezetőt, és gondoskodik arról, hogy a raktárban jól látható módon (felirat, színes szalag) jelöljék meg a zárolt termékeket. 11. lépés: Az előzőekben zárolt tételeket át kell mozgatni a reklamációs raktárba. A logisztikai vezető (a számítógépes programban) a zárolt tételt áthelyezi a reklamációs raktárba. Ezzel biztosítható, hogy a reklamáció elintézéséig, illetve további intézkedésig ne legyen értékesíthető és kiszállítható a tétel. 12. lépés: Attól függetlenül, hogy a minőségi kifogás miatt szükséges volt-e vagy sem a szállítmány zárolása, egyeztetni kell a beszállítóval a minőségi kifogás rendezéséről. Minőségi kifogás esetén a beszerző egyeztet a szállítóval. A reklamáció eredményét 39

rögzíti a szállítmányok minősítése fájlban (vagy értesíti a minőségirányítási vezetőt, aki rögzíti a döntést, illetve lezárja az Eltérés lapot). Súlyos minőségi kifogás esetén a beszerzési vezető dönt a szállító kizárásáról, melyet rögzít a Szállítók értékelő lapján a problémával együtt. 13. lépés: Újra átkerülnek a feladatok a logisztika területére. A minőségi kifogások kezelése után, illetve, ha ilyenek nem álltak fenn a hetedik lépés után megtörténhet a beérkezett termékek elhelyezése, illetve betárolása a raktárba. 8. sz. ábra

8. ábra: A beszerzés folyamatának 6-13. lépése

40

7.3. A Szállítók kiválasztásának folyamata Nagyon fontos stratégiai lépés a beszállítói réteg helyes kiválasztása. Egy új beszerzési forrás kiválasztása, illetve elfogadása egy lépésről lépésre kidolgozott folyamat szerint kell, hogy történjen. A szállítók kiválasztásának folyamata nemrégiben készült el a FOREST-TREND Kft.-nél. A szállítók kiválasztásának folyamata négy munkatársat érint: a beszerzőt, a beszerzési vezetőt, az adott területért felelős vezetőt és az ügyvezetőt. A folyamat alapvetően nyolc lépésből áll. 1. lépés: Felmerül az igény új termék vagy új szolgáltatás beszerzésére. Új szállító felkutatására az értékesítési és beszerzési területről érkezhet igény jellemzően három esetben, amelyek a költségcsökkentés, a vészhelyzeti terv és az új termék bevezetésének esetei. 2. lépés: Az ajánlatkérés fázisa. Árubeszerzés esetén a beszerző, beszerzési vezető, egyéb beszerzés esetén az adott területért felelős vezető minimum 3 szállítótól kér ajánlatot. 3. lépés: E szakaszban történik az ajánlatok elbírálása. A szállítók kiválasztásánál figyelembe kell venni: az árat, a szállítási feltételeket, a szállítók referenciáit (ha vannak ilyenek), a beszállítandó árunak, az érvényben lévő törvényes és hatósági előírásoknak és rendelkezéseknek való megfelelését, a minőségirányítási rendszer fejlettségét és / vagy tanúsítottságát. 9. sz. ábra

9. ábra: A szállítók kiválasztásának 1-3. lépése

41

4. lépés: Azoktól a beszállítóktól, amelyek ajánlata elfogadásra kerül sor, minden esetben első mintát kell bekérni. Két okból fontos az első minta, egyrészt így lehet könnyen eldönteni, hogy adott beszállító termékei megfelelnek-e a megrendelő vállalat igényeinek, másrészt pedig a későbbi beszállítások esetében a minőségirányítási vezető a minták segítségével objektívan kontrollálhatja a minőséget. Az első minták hosszú távú használatának érdekében érdemes ezeket rendszerezve lefűzni. 5. lépés: Az első minták bekérését követően ezek kiértékelését a beszerzőnek már az értékesítő munkatársak bevonásával kell, hogy elvégezze. Az értékesítők rendelkeznek egyedül egzakt információkkal arra vonatkozólag, hogy mely áruk számíthatnak piaci sikerre. Ha megfelel az első minta, akkor lehet az adott árukat a kiválasztott beszállítótól megrendelni. Ellenkező esetben egyeztetni kell a beszállítóval, hogy a mintában észlelt kifogásokat képes-e kiküszöbölni. Ha nem, tovább kell keresni új szállítót. 6. lépés: Nyilvánvalóan csak áruk esetében van értelme az első minta bekérésének, amennyiben szolgáltatásról van szó, úgy az első teljesítést követően történhet meg az adott szállító értékelése. 7. lépés: A beszerzési vezető összeállítja a szerződést, adott esetben a megrendelést, amelynek minimális tartalma: −

a termék vagy szolgáltatás egyértelmű megnevezése

−

műszaki

és

minőségi

követelményei

(lehetőség

szerint

hivatkozással

szabványokra, specifikációkra) −

a minőségi átvétel módjai és bizonylatai

−

az igényelt mennyiség

−

szállítási vagy teljesítési határidő, egységár, vételár, fizetési feltétel, garanciális feltétel, kötbér.

8. lépés: Az új beszállítók jóváhagyásánál döntési szinteket kellett kialakítani. A beszerző dönthet 200 ezer Ft összeghatárig a beszerzésekről. Ha a megrendelés összege meghaladja 200 ezer Ft-ot, a beszerzési vezető jóváhagyása szükséges. A 4 millió Ft

42

feletti megrendeléseket az ügyvezető hagyja jóvá. A szállítókkal kötött szerződéseket minden esetben az ügyvezető írja alá. 10. sz. ábra

10. ábra: A szállítók kiválasztásának 3-8. lépése

7.4. Szállítók értékelése A szállítók folyamatos értékelése elengedhetetlen a beszállítói kör megválogatásához, motiválásához. Kidolgozásra került e folyamat és egy hozzá tartozó ”Szállítók értékelése” című dokumentum, amelyet évente egyszer kell elkészíteni, s eljuttatni a beszállítókhoz. Ezen értékelés közlése a szállítóval azért indokolt, hogy az adott szállító láthassa milyen szempontok alapján kerül értékelésre az adott évben nyújtott teljesítménye, illetve tudja, miben kell a hosszantartó együttműködéshez változtatnia.

43

A szállítók értékelése három munkatársat érint a vállalaton belül: a beszerzési vezetőt, az adott területért felelős vezetőt és az ügyvezetőt. Az ő közös döntésük eredményeképpen születik meg az adott beszállító értékelése. 1. lépés: A szállítókat szerződésteljesítésük alapján évente egy kidolgozott és a mellékletek között közzétett pontrendszer segítségével kell értékelni. A szállítók értékelését a beszerzési vezető végzi megadott szempontrendszer szerint. A szállítók értékelésénél az összes beszállítást figyelembe kell venni. Rendkívüli események rendszeres vagy nagy jelentőségű teljesítési problémák - esetén nemcsak évente, hanem éven belül is indokolt elvégezni az értékelést. A beszállítókat a megadott szempontok alapján 1-5 ponttal lehet értékelni. A szempontok többségében a jelenleg alkalmazott fix helyett mozgó, százalékos meghatározásokat alkalmaztam, mivel figyelembe veendő, hogy melyik beszállító hányszor és mennyit szállít egy évben. Nem lenne korrekt, ha az a partner, amely évente 100 kamionnyi árut szállít be ugyanannyit ”hibázhatna”, mint, amelyik csak 5 kamionnyit. 2. lépés: A szállítókat nyújtott teljesítményük alapján négy kategóriába sorolják: 'A' - nagyon jó 'B' - jó 'C' - javítani kell 'D' - le kell cserélni kategóriákba. 3. lépés: Ha a szállító teljesítménye nem éri el az előírt pontszámot, a beszerzési vezető dönt a nem elfogadottá minősítéséről, melyet rögzít a szállítók értékelésében. A nem elfogadottá vált szállítók értékelő lapját továbbítja az érintett beszerzők felé. 4. lépés: Ha szükséges, az adott területért felelős beszerző kezdeményezi az új szállító felkutatását és minősítését ”A szállítók kiválasztása” című bekezdésben foglaltaknak megfelelően. 5. lépés: A szállítói értékelés eredményét a szállítók értékelő lapján rögzítik. Az értékelő lapokat a szállítókhoz is eljuttatják, hogy lássák, miben kell még a jövőben fejlődniük. Az értékelés szerint kizárt szállítók automatikus értesítést kapnak a kizárás tényéről.

44

11. sz. ábra

11. ábra: A szállítók értékelésének folyamata

8. Készletgazdálkodás 8.1. A készletgazdálkodás bemutatása A beszerzési folyamat vizsgálatánál feltárt hibák mindegyike operatív hiba volt. Ezen hibák valójában kikerülhetőek, fennakadásokat viszont okoznak. A beszerzés területén van azonban egy komoly stratégiai hiányosság, mégpedig a beszerzések tervezésének teljes hiánya. Az eddigiekben a beszerzések összeállítása mindössze a beszerzők tapasztalati tudásán múlott. A megszerzett tapasztalatok, a készletinformációk és az elérhető statisztikák alapján döntöttek a beszerzések ütemezéséről, a beszerzendő termékek köréről és az egyes mennyiségekről. A felvázolt folyamatnak komoly hibái és

45

következményei vannak, amelyek a gyakorlatban is megmutatkoztak. Mik lehetnek a folyamat következményei: − Adott termékből a beszerzési folyamat visszáságaiból adódóan vagy egyáltalán nincs vagy nincs elegendő mennyiség raktáron. − Több termékből a szükséges mennyiség többszöröse van raktáron. − Az előző két probléma ingadozó készletszintet, indokolatlanul magas készletértéket, megnövekedett finanszírozási igényt, ingadozó forgási sebességet és időt eredményezett. A készletezés költségei három nagy csoportba sorolhatók, mégpedig a beszerzési, a raktározási és a hiány költségei csoportokba. A beszerzési költségek tartalmazzák a beszerzési árat, az adminisztrációs-, a szállítási és költségeit, összefoglalva minden költséget, ami a raktárba kerülésig felmerül. A raktározási költségek közé soroljuk a raktárfenntartás-, az anyagmozgatás-, az eszköz lekötés- és a minőség vizsgálat költségeit, a készletek avulását és értékvesztését. A hiány költségei a készlethiányból adódnak. A következő statisztikai tábla érzékelteti a probléma súlyát: 12. sz. ábra

Átlagos készlet érték Árbevétel

ja n. fe 07 br m .0 7 ár c. 0 áp 7 r.0 m 7 áj .0 jú 7 n. 07 jú l. 0 au 7 g sz . 0 7 ep t.0 ok 7 t. no 07 v. 07

260 000 000 Ft 240 000 000 Ft 220 000 000 Ft 200 000 000 Ft 180 000 000 Ft 160 000 000 Ft 140 000 000 Ft 120 000 000 Ft 100 000 000 Ft 80 000 000 Ft 60 000 000 Ft 40 000 000 Ft 20 000 000 Ft 0 Ft

12. ábra: A FOREST-TREND Kft. havi átlagos készletértéke és havi árbevétele9

9

FOREST-TREND Kft.: Belső anyag

46

Az első ábra a havonkénti átlagos készletértéket veti össze a havi árbevétellel. A tábla a havi árbevétel ingadozása mellett az átlagos készletszint folyamatos emelkedését mutatja. A havi árbevétel értékekhez képest túl magas a készletérték. Az utolsó két hónapban, az értékesítési tervek készítése óta sokat javult a két adatsor egymáshoz való viszonya. 13. sz. ábra

1,5 1,4 1,3 1,2 1,1 1 0,9 0,8 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 0

Forgás ideje (hónap)

m

fe

ja n

.0 7

br .0 7 ár c. 0 áp 7 r.0 7 m áj .0 7 jú n. 07 jú l. 0 au 7 g. sz 0 7 ep t.0 7 ok t .0 no 7 v. 07

Forgás sebessége (fordulat / hó)

10. ábra: A FOREST-TREND Kft. készletének forgási ideje és sebessége10

A második statisztikai táblában a havi forgási sebesség és a forgási idő látható. A készlet forgási ideje az értékesítési tervek készítése óta jelentősen csökkent, 0,9 hónapra. Ennek eredményeként a készletek forgási sebessége megemelkedett 1,1 fordulat/hónapra. 8.2. Javasolt beszerzési tervező modell A stratégiai hiba megoldása egy tervező modul elkészítésében rejlik, amely segítséget jelent a készletszint és készletszerkezet optimalizálásában.

10

FOREST-TREND Kft.: Belső anyag

47

A tervező modul célja: A tervező modul elkészítésének célja, hogy segítséget nyújtson a beszerzőknek a beszerzések tervezésében. Alapvető elvárások: − a beszerzések összeállítása, ütemezése ne csak a beszerzők tapasztalati tudásán alapuljon − minden termékből a szükséges mennyiség álljon a raktárban rendelkezésre (optimális készletszerkezet) − a készletszint és a készletérték optimalizálása, ezzel összefüggésben a készletek forgási idejének csökkentése, a forgási sebességek növelése − készletek finanszírozásának optimalizálása − a végső cél, hogy a tervező modul adjon javaslatot cikkszámonként az egyes rendelési mennyiségekre Milyen adatokra van szükség a beszerzés tervezéséhez: − a cikktörzsre (cikkszám, megnevezés, gyűjtőzés, beszállító) − cikkszámonkénti aktuális készlet mennyiségekre − az értékesítők által havonta elkészített cikkszámonkénti értékesítési tervre vagy ennek hiányában cikkszámonkénti havi átlagos értékesítésre − a beszállítónkénti szállítási időre − a cikkszámonkénti úton lévő mennyiségekre. A tervezőmodul működésének logikája: A fent említett célok maradéktalan kielégítése érdekében szükség van a fenti adatokra. A modul logikája a következő: Figyelembe véve a várható készletcsökkenést (tervet vagy ha nincs, akkor a historikus adatokat), a pillanatnyi készletet, a szállításhoz szükséges időt, mikor és mennyit kell beszerezni az adott termékből a zökkenőmentes kiszolgáláshoz. A tervező modul funkcionális leírása: A tervező modul első verziója Excelben került megvalósításra, azért, hogy a felállított elméletet tesztelni lehessen a rendszerbe integrálás előtt. Amennyiben minden szituációban

jól

működik,

úgy

sor

kerülhet

a

modul

számítástechnikai

leprogramozására.

48

Az Excel fájl a következő, összesen hat munkalapot tartalmazza: ”Tervező lap”; ”Készlet”; ”Értékesítési adatok”; ”Szállítási idő”; ”Értékesítési terv”; ”Szállítók listája”. A munkalapok egyenként: 1. ”Készlet” → A Készlet munkalap cikkszámonként tartalmazza az árukat teljes megnevezéssel, gyűjtőzéssel és az aktuális raktárkészlettel együtt. 2. ”Értékesítési adatok” → A teljesített vevői rendelések három hónapra visszamenőleg. A áruk cikkszámonként, megnevezéssel, adott időszakban értékesített mennyiséggel és az időszakra számított átlagárral jelennek meg. 3. ”Szállítási idő” → A munkalap szállítónként tartalmazza a munkanapokban mért szállítási időt, s az utolsó beszállítás dátumát. 4. ”Értékesítési terv” → Erre a munkalapra kerülnek a fel az értékesítés havi tervszámai cikkszámos bontásban. Ahogy azt már a korábban említettem az értékesítők minden hónap 20.-ig elkészítenek értékesítési tervet, amelyet a beszerzés betölt az értékesítési terv munkalapra. Az értékesítési terv elkészítésekor van az értékesítőnek lehetősége a szezonalítást figyelembe venni. 5. ”Szállítók listája” → A tábla cikkszámonként tartalmazza az árukat megnevezéssel, s a hozzájuk rendelt beszállítók nevét. Ezek az adatok egy évre visszamenőleg kerülnek lehívásra a vállalatirányítási rendszerből annak érdekében, hogy minden, az esetlegesen ritkán mozgó áruk is belekerüljenek e listába. Az előzőekben bemutatott munkalapok valójában segédtáblaként funkcionálnak, mivel ezekből veszi a Tervező lap az egyes adatokat. Természetesen a leprogramozott verzió ezeket az adatokat a tervek szerint közvetlenül olvassa majd ki a rendszerből. 6. ”Tervező lap” → A Tervező lap összesítő lapként működik, ez a lelke a modulnak. A munkalap oszloponként haladva a következőképp néz ki: A. Cikkszám − Az első oszlop tartalmazza az összes, a készlet adatbázisban fellelhető cikkszámot. (adatok a ”Készlet” munkalapról) B. Szállító − A második oszlop az egyes cikkszámokhoz tartozó beszállító nevét tartalmazza. (adatok a ”Szállítók listája” munkalapról) C. Megnevezés − A

cikkszámhoz tartozó árumegnevezések. (adatok a

”Készlet” munkalapról) D. Készlet − A cikkszámhoz tartozó aktuális készletmennyiség kerül ebbe az oszlopba. (adatok a ”Készlet” munkalapról)

49

E. Biztonsági készlet − Ebben az oszlopban kerül meghatározásra a beszállítónkénti biztonsági készletszint. A biztonsági készlet szerepe az értékesítés hullámzásának és a szállítók eltérő megbízhatóságának kezelése. F. Gyűjtőzés − Az áruk gyűjtőzését tartalmazza. (adatok a ”Készlet” munkalapról) G. Havi értékesítési terv − A havi értékesítési terv oszlopa cikkszámonként tartalmazza az értékesítők által megadott tervszámokat. (adatok az ”Értékesítési terv” munkalapról) H. Várható értékesítés − A várható értékesítés oszlopba a terv értékesítés vagy amennyiben tervszám nem áll rendelkezésre, az elmúlt időszak átlagosan értékesített mennyisége kerül. I. Szállítási idő – Az egyes beszállítókhoz tartozó szállítási időt rendeli hozzá az egyes cikkszámokhoz. (adatok a ”Szállítási idő” és a ”Szállítók listája” munkalapokról) J. Úton lévő – A statisztikákból, a visszaigazolt, de még be nem érkezett tételeket kell leválogatni. Rendelés – Ide a bemeneti adatok figyelembe vételével számolt rendelési mennyiség kerül cikkszámonkénti a következő képlet szerint: havi várható ért. Ha (készlet <=———————— * szállítási idő + biztonsági készlet, 20 (átl. munkanapok száma) akkor havi várható ért. Rendelj = ——————— * szállítási idő – úton lévő + biztonsági 20 készlet + ha (készlet <0; abszolút érték (készlet); 0) 0) A tervező modul működésének bemutatása egy példán keresztül Kiindulási feltételezések, optimális esetben: −

a vizsgált áru fogyása folyamatos, tehát a szezonalítást kizárjuk

−

a beszállító pontosan szállít, késések kizárva 50

−

a szállításokban nincs mennyiségi eltérés

−

mindig van a kívánt áruból a beszállító készletén

−

azonos időközönként, azonos mennyiséget rendelünk

−

feltételezünk egy első feltöltést, ami maximum készletre történő feltöltést jelent.

A vizsgált áru havi fogyása 400 gyűjtő, a beszállító 3 napra szállít, 10%-os biztonsági készletet tartunk, s a heti fogyás 110%-ában maximáljuk a készletszintet. Alapesetben heti 100 gyűjtő fogy a vizsgált áruból, s heti rendszerességgel rendelünk a beszállítótól a tervezett értékesítési mennyiség fuvarozási költségének optimalizálása érdekében. Ha 100 gyűjtő a heti fogyás, a munkanapokra lebontva 20 gyűjtős napi fogyást kapunk. A beszállítótól 3 munkanappal a kívánt beérkezés előtt kell megrendelni az árut, ez lesz az újrarendelési dátum. Készleten 1 heti fogyásnak megfelelő + 10% biztonsági mennyiséget kívánunk tartani, így minden rendelés alkalmával a meghatározott maximum készletszintre töltjük fel az árut, amely megadja a rendelési mennyiséget. Az alábbi ábra szemlélteti a példát: 14. sz. ábra

14. ábra: Készletgazdálkodás optimalizálása

Képlet: szállítási idő (munkanapokban) ————————————— * adott idő alatt elfogyó készlet = készlet az hány napra elegendő a készlet újrarendelési pontban

51

pillanatnyi készlet – készlet az újrarendelési pontban —————————————————————— = hány nap múlva kell rendelni napi fogyás készlet, ami elfogy a készlet-fogyás munkanapjai alatt = újrarendelési mennyiség* *feltételezve, hogy azonos időközönként kívánunk rendelni adott áruból újrarendelési pont=az a készletszint, aminek elérése beszerzési rendelést indukál A bemeneti paraméterek változásának hatása a modell működésére: -

Szállítási idő – az újrarendelés dátumát változtatja. Amikor hosszabb a szállítási idő, mint az az idő, ameddig a készet kitart, akkor az már ellátási problémát okoz. Ilyenkor magasabb készletszintet kell tartani. Természetesen a rendelések ütemezése és a rendelendő mennyiségek meghatározása függ az adott áru fogyásától, a szállítási időtől, a raktározási és a fuvarozási

költségek

egymáshoz

viszonyított

nagyságától,

s

ezek

optimalizálásától. A kérdés persze milyen megoldás a költséghatékonyabb (pl.: mindig csak a beérkezések után rendelni vagy már az úton lévő szállítmány beérkezése előtt is…) -

Adott idő alatt elfogyó mennyiség – a készlet-fogyás vonalának meredekségét befolyásolja értelemszerűen, ha nő a mennyiség, nő a meredekség; ha csökken a mennyiség, csökken a meredekség is. A képletből egyértelműen látszik: a változása az újrarendelési pont egyenesen arányos változását okozza.

-

Adott mennyiség elfogyásához szükséges idő – szintén a készlet-fogyás vonalának meredekségét befolyásolja, ebben az esetben azonban fordított arányosság áll fenn, vagyis ha nő az idő, csökken a meredekség; ha csökken az idő, nő a meredekség.

-

Biztonsági készlet vagy minimumkészlet - az a készletszint, ameddig az útonlévő mennyiség beérkezéséig leeshet az adott termék készletszintje. Szerepe az értékesítési terv pontatlanságainak a kezelése.

-

Pillanatnyi készlet – minél magasabb, annál később kell rendelni, viszont a finanszírozás szempontjából annál hátrányosabb.

-

Napi fogyás – A várható fogyás a terv vagy a historikus adatok alapján.

-

Úton lévő rendelés – Az újrarendelés időpontját tolja ki az úton lévő mennyiség/napi fogyás nappal.

52

A kidolgozott képlet alkalmazhatóságának bizonyítására az ábrázolt példa: Adatok: havonta 400 gyűjtő fogy (heti fogyás=100 gyűjtő => napi fogyás=20 gyűjtő), hetente rendelünk, a szállító 3 napra szállít, pillanatnyi készlet 110 gyűjtő, a biztonsági készlet 10 gyűjtő. 3 / 5 * 100 = 60 → amikor a készleten lévő mennyiség eléri a 60 gyűjtőt fel kell adnom a rendelést, ahhoz, hogy a kívánt áru idejében megérkezzen. 110 – 60 / 20 = 2 → 2 nap múltán érjük el a rendelés dátumát, ekkor kell elindítani a rendelést. 3 munkanap alatt, amíg az új rendelés beérkezik, 60 gyűjtő fogy el → rendelési mennyiség 100 gyűjtő. Meglepő a modell egyszerűsége. Köszönhetően az igen kisszámú változónak, nagyon jól kiszámítható a hatásuk a rendelendő mennyiségre és időpontra. A hatás „tompításához” növelni kell a képlet tehetetlenségét. Szállítási időnek a tapasztalati adat*1,2 napot érdemes venni. (5 nap esetén tehát 6 nappal számolunk) Ekkor a modell korábban elindíttatja a beszerzést, megfelelő rátartást adva a beérkezésre. Az adott idő alatt elfogyó készlet esetében a tapasztalati vagy terv érték 10-20%-os növelésével ugyancsak a rendelés időpontját hozzuk előre. A modell érdekes módon útmutatást ad a beszállító választásban is: rövid és stabil (kiszámítható) szállítási idővel rendelkező, megbízható partnerekre van szükség. A stratégiai termékek esetében ezzel a technikával plusz a biztonsági készletszint kialakításával biztosítható az egyenletes kiszolgálás és az optimális készletszint. Látni kell a modell veszélyeit is: a rossz tervezés, a bizonytalan beszállítói magatartás, a pontatlan teljesítés (a szállítási feltételek rendszeres és durva megsértése), a hektikus vevői szokások rossz készletezéshez és működésképtelenséghez vezethetnek. Az is jelzésértékű, ha nem vezethető be a modell! A modul finomításának lehetséges módjai: −

Azon áruk esetében, melyek havi fogyása nehezen tervezhető, magasabb minimumkészlet megállapítása szükséges.

−

A modell vegye figyelembe a cikkszámonként, a beszállítónkénti legkisebb rendelhető mennyiséget.

−

A tervező modell számoljon a gyártók termelési programjával.

53

A javasolt tervező modul bevezetésének várható eredményei: −

az átlagos készletszint csökkenése

−

optimális készletszerkezet

−

készlet finanszírozási és raktározási költségek csökkenése

−

vevőkiszolgálás javulása

−

vevői elégedettség növelése

−

elvárások tudatossá válása a szállítók felé

−

a beszerző tevékenyégének „emberfüggetlenebbé” válása

−

fuvarozás tervezhetőbbé válása (ugyanaz a fuvarozói kör bonyolítja a beszerzés logisztikáját, mint a kiszállításokét).

54

9. Összefoglalás A FOREST-TREND Kft. fő profilja a közületi, a vendéglátó-ipari és a szolgáltató szektor teljes körű kiszolgálása papír, vegyi és egyéb kiegészítő termékekkel. A hazai piac kiszolgálása egy jól kiépített márkaképviseleti rendszeren, Kelet-Közép-Európában pedig disztribútor hálózaton keresztül történik. A cég központja Lábatlanon található. A vevők gyors és zökkenőmentes kiszolgálása érdekében kialakításra került egy korszerű vonalkódos számítástechnikai rendszerrel támogatott, 5000 m2 alapterületű központi raktár. Ezen feltételek megléte komoly versenyelőnyt jelent a konkurenciával szemben. Szakdolgozatom célja a vállalat beszerzési tevékenységének vizsgálata, a szakmai gyakorlat során feltárt hibák bemutatása, valamint javaslattétel a hibák kiküszöbölésére. A beszerzés folyamatának lépésenkénti vizsgálatakor operatív és stratégiai hibák kerültek felszínre. Az operatív hibák megszüntetésére tett javaslatok mindegyike a folyamatok pontosságát és fennakadásmentes lefolyását hivatottak elősegíteni. A javaslatok közül a legfontosabbak a következők: −

A beszerzések pontosabb tervezhetősége érdekében elengedhetetlen a havi értékesítési tervek elkészítése, s kommunikálása a beszerzés felé.

−

A folyamatos kommunikáció kialakítása egyrészt a raktári és beszerzési dolgozók között, másrészt pedig a raktári számítástechnikai rendszer és a központi vállaltirányítási rendszer között.

−

A rendszer vonalkód alapú, nem kerülhet be vonalkóddal nem rendelkező termék.

−

A beszállítókkal kialakított kapcsolat javítása érdekében szükséges egy beszállítói kézikönyv összeállítása, a szállítók évenkénti értékelése.

−

A reklamációkezelés hatékonyságának növelése érdekében szükséges a reklamáció teljes folyamatának a minőségirányítási vezető általi koordinálása, a reklamációs tételek fizikailag és a számítástechnikai rendszerben való elkülönítése a szállítmány zárolása esetén.

A dolgozatban kifejtett operatív hibák többsége lassította és akadályozta a beszerzés folyamatát, többletköltséget idézve ezzel elő.

55

A beszerzés területén stratégiai hiányosság a beszerzések tervezésének hiánya. A probléma megoldására egy beszerzési tervező modul került kialakításra, amely segítséget nyújt a készletszint, a készletszerkezet, valamint a finanszírozási és a raktározási költségek optimalizálásában. A tervező modul a következő adatokat használja: pillanatnyi készlet, várható fogyás (értékesítő által tervezett vagy historikus adat), szállítási idő. A szükséges adatok megléte esetén javaslatot tesz arra, hogy mikor és mennyit kell beszerezni adott áruból a zökkenőmentes vevő kiszolgálás érdekében. A modell működése egyszerű, az egyes elemek változásának hatása jól kiszámítható, ezáltal kezelhető. A modell, a cég profiljához illeszkedve, alapvetően értékesítés vezérelt (azt kell beszerezni, amit el akarunk adni), ezért a bevezetésének a fő veszélyét a pontatlan értékesítési terv jelentheti. Alkalmazása előtt mindenképpen indokolt az értékesítés kiszámíthatóságának, évközbeni változásának (a szezonalításnak) a vizsgálata. A modell „éles” bevezetése előtt Excel file-ban elkészült, a tesztműködés során nagyon jól vizsgázott. A javasolt tervező modul bevezetésének várható eredményei: −

az átlagos készletszint csökkenése

−

optimális készletszerkezet

−

készlet finanszírozási és raktározási költségek csökkenése

−

vevőkiszolgálás javulása

−

vevői elégedettség növelése.

−

elvárások tudatossá válása a szállítók felé

−

a beszerző tevékenyégének „emberfüggetlenebbé” válása

−

fuvarozás tervezhetőbbé válása. (ugyanaz a fuvarozói kör bonyolítja a beszerzés logisztikáját, mint a kiszállításokét)

A Forest-Trend Kft megközelítőleg 2300 fajta cikket értékesít. A közgazdaságtan egyik alap problémája az erőforrások szűkössége, ez természetesen most is igaz. A beszerzési tevékenység számítógépes támogatása, az erőforrásokkal történő optimális gazdálkodás elengedhetetlen a működés fenntartásához, a piaci jelenlét erősítéséhez. A dinamikus növekedés, a vevők megtartása és új vevők megszerzése a belső működés folyamatos revízióját, újragondolását teszi szükségessé. E célt szolgálja az ISO 9001 minőségbiztosítási rendszer tervezett bevezetése, melynek előkészítő munkálatai során

56

remélem figyelembe veszik javaslataimat is. A dolgozatom írása alatt végzett munka azért jelentett fontos mérföldkövet a cég életében, mert felszínre hozott olyan problémákat, amik bár bizonyos szinten ismertek voltak a döntéshozók előtt, mégsem estek akkora súllyal a latba, mint az indokolt lett volna. A problémák megoldásának útján fél siker, ha már sikerül helyesen felmérni a problémát.

57

10. Ábrák jegyzéke: 1.ábra: A FOREST-PAPÍRK Kft. központjának és telephelyeinek elhelyezkedése ........ 6 2. ábra: A márkaképviseletek földrajzi elhelyezkedése.................................................... 8 3. ábra: A FOREST-PAPÍR Kft. nettó árbevételeinek alakulása ................................... 10 4. ábra: A FOREST-TREND Kft. belföldi és külföldi partnereinek földrajzi elhelyezkedése ........................................................................................................ 12 5. ábra: A beszerzés szervezeti felépítése ....................................................................... 19 6. ábra: A raktár szervezeti felépítése ............................................................................. 27 7. ábra: A beszerzés folyamatának 1-6. lépése ............................................................... 38 8. ábra: A beszerzés folyamatának 6-13. lépése ............................................................. 40 9. ábra: A szállítók kiválasztásának 1-3. lépése.............................................................. 41 10. ábra: A szállítók kiválasztásának 3-8. lépése............................................................ 43 11. ábra: A szállítók értékelésének folyamata ................................................................ 45 12. ábra: A FOREST-TREND Kft. havi átlagos készletértéke és havi árbevétele ......... 46 10. ábra: A FOREST-TREND Kft. készletének forgási ideje és sebessége ................... 47 14. ábra: Készletgazdálkodás optimalizálása.................................................................. 51

58

11. Felhasznált irodalom 1. Dr. Anwar Mustafa: A vállalkozások gazdaságtana, BGF Külkereskedelmi Főiskolai Kar, Budapest 2000. 2. Dr. Majoros Pál, dr. Barta Péter, dr. Zimler Tamás: Iparvállalatok beszerzésgazdaságtana, Műszaki Könyvkiadó, Budapest 1999. 3. Roóz József: Vállalkozások gazdaságtana, Perfekt Kiadó, Budapest 2002. 4. FOREST-PAPÍR Kft.: Belső anyagok 5. FOREST-TREND Kft.: Belső anyagok, statisztikák 6. Magyar Termék Kht.: Belső anyagok 7. www.forest.hu 8. www.foresttrend.hu 9. www.amagyartermek.hu

59

12. Mellékletek

60