8 – Pravidla pro pracovní cesty a vyplácení cestovních náhrad
Pravidla pro pracovní cesty a proplácení cestovních náhrad Komorou veterinárních lékařů ČR platí pro všechny zaměstnance a členy KVL ČR. Použité zkratky a pojmy v textu: Zaměstnanec – dle zákona č. 65/1965 Sb., zákoník práce v platném znění Člen – zapsán v seznamu veterinárních lékařů KVL ČR ZCN – Zákon č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách v platném znění ZPA – Zákon č. 121/2000 Sb. o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů v platném znění 1. Pracovní cesty K nařizování a schvalování pracovních cest jsou oprávněni pracovníci odpovědní podle kompetenčního řádu, a to: předseda okresního sdružení schvaluje pracovní cestu členům OS člen výboru OS schvaluje pracovní cestu předsedovi OS předseda komise schvaluje pracovní cestu členům komise viceprezident schvaluje pracovní cestu předsedům komisí nebo orgánu a prezidentovi KVL ČR prezident schvaluje pracovní cestu předsedům komisí nebo orgánu a viceprezidentovi KVL ČR 2) Zaměstnanec i člen je povinen v souladu se ZCN § 21 odst. 3) do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu a předložit zprávu o vykonané pracovní cestě. 3) KVL ČR je povinna v souladu se ZCN § 21 odst. 4) do deseti pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance nebo člena a uspokojit jeho nároky. 4) Stanovení povinnosti použít havarijně pojištěné soukromé vozidlo 5) Stanovení způsobu zajištění pojištění léčebných výloh při zahraničních pracovních cestách. 6) Stanovení postupu při používání kreditních karet 2. Tuzemské pracovní cesty 1) Soukromý automobil zaměstnance KVL ČR a člena KVL ČR K dopravě bude použit soukromý automobil zaměstnance nebo vlastní (soukromý) automobil člena KVL ČR, který není v obchodním majetku pro podnikání. Náhrada dle ZCN bude vyplacena na základě řádně vyplněného cestovního příkazu, který bude obsahovat minimálně tyto náležitosti:
Jméno, příjmení, titul, typ vozidla, kubaturu vozidla, SPZ. Sazba a výše náhrady za každý 1 km jízdy se opírá o podmínky a limity stanovené ZCN, tj. základní náhrada za 1 km + náhrada za spotřebované pohonné hmoty daného vozidla. Náhrada za spotřebované pohonné hmoty přísluší ve výši vypočtené z ceny pohonné hmoty a spotřeby pohonné hmoty vozidla, zaokrouhlená matematicky na jedno desetinné místo. Jako příloha bude přiložena kopie velkého technického průkazu, účtenka za čerpání PHM. Pokud bude účtenka chybět, bude uvedena průměrná cena pohonné hmoty dle Vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí v platném znění. 2) Firemní automobil člena KVL ČR Pro pracovní cestu bude použit automobil v obchodním majetku jiného subjektu. KVL ČR musí být vyúčtováno použití vozidla při přepravě, a to s ohledem na ustanovení § 23 odst. 7 ZDP. Výše účtované sazby je stanovena samostatnou přílohou této směrnice. Plátce DPH uplatní sazbu DPH 5%. Vyúčtování bude provedeno následujícím způsobem: ”Použití vozidla při přepravě dle zatřídění SKP 6023, a to: - jméno a příjmení, titul - typ vozidla, kubatura vozidla, SPZ - datum, odkud-kam, účel - počet km - cena za km 7,-Kč. - cena celkem ”. Náhrada bude vyplacena na základě řádně vystaveného účetního (daňového dokladu), který bude obsahovat výše uvedené náležitosti. 3) Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší stravné ve výši: - 69,- Kč, trvá-li pracovní cesta 5 – 12 hodin - 105,- Kč, trvá-li pracovní cesta 12 hodin, nejvýše však 18 hodin - 163,- Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin 4) Zabezpečí-li zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestě bezplatné stravování, stravné se úměrně krátí, a to: - o 20 % za snídani - o 40 % za každé poskytnuté jídlo, které má charakter oběda nebo večeře 3. Zahraniční pracovní cesty 1) Soukromý automobil zaměstnance KVL ČR a člena KVL ČR Náhrada bude vyplacena na základě řádně vyplněného příkazu na zahraniční pracovní cestu, který bude obsahovat minimálně tyto náležitosti: Jméno, příjmení, titul, bydliště, cílový stát, místo pobytu, účel cesty, čas nástupu na cestu, čas překročení hranice, příjezd, zálohu uvedenou v cizí měně. Nárok na stravné ve výši 100% stanovené Vyhláškou Ministerstva financí v platném znění a nárok na kapesné ve výši 40% stravného, stanoveného Vyhláškou Ministerstva financí v platném znění. Další nároky jako ubytování, taxi budou doloženy účtenkami. Je-li zabezpečeno bezplatné stravování (včetně snídaní v ceně ubytování), je nutné stravné krátit v poměru snídaně/oběd/večeře 20%/40%/40%.
V případě poskytnutí nižší zálohy doplácí KVL ČR nároky v české měně. Pro uplatnění náhrad za používání silničních motorových vozidel se použijí příslušná ustanovení bodu 2.1). 2) Firemní automobil člena KVL ČR Náhrada bude vyplacena na základě řádně vyplněného příkazu na zahraniční pracovní cestu, který bude obsahovat minimálně tyto náležitosti: Jméno, příjmení, titul, bydliště, cílový stát, místo pobytu, účel cesty, čas nástupu na cestu, čas překročení hranice, příjezd, zálohu uvedenou v cizí měně. Nárok na stravné ve výši 100% stanovené Vyhláškou Ministerstva financí v platném znění a nárok na kapesné ve výši 40% stravného, stanoveného Vyhláškou Ministerstva financí v platném znění. Další nároky jako ubytování, taxi budou doloženy účtenkami. Je-li zabezpečeno bezplatné stravování (včetně snídaní v ceně ubytování), je nutné stravné krátit v poměru snídaně/oběd/večeře 20%/40%/40%. V případě poskytnutí nižší zálohy doplácí KVL ČR nároky v české měně. Pro uplatnění náhrad za používání silničních motorových vozidel se použijí příslušná ustanovení bodu 2.2). Fakturované náklady v souvislosti se zahraniční služební cestou nepodléhají DPH. 3) Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zálohu v cizí měně v rozsahu a ve výši podle předpokládané doby trvání a podmínek zahraniční pracovní cesty pouze v případě, že o ni zaměstnanec požádá. Tato výše poskytnuté zálohy se přepočte kurzem vyhlášeným ČNB nebo přepočítacím poměrem a to ke dni vydání finančního obnosu. 4) Stravné v cizí měně určí zaměstnavatel ze základní sazby stravného stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Výše stravného je poskytnuta v plné výši pokud pracovní cesta trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba 12 a méně hodin, přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně ve výši, která se určí násobkem dvanáctiny poloviční výše základní sazby stravného v cizí měně a počtu celých hodin zahraniční pracovní cesty strávených mimo území České republiky. Za dobu zahraniční pracovní cesty strávenou mimo území České republiky, která trvá méně než 1 hodinu, stravné v cizí měně nepřísluší. V takovém případě se tato doba připočte k době trvání pracovní cesty na území České republiky. 5) Vyúčtování zahraniční pracovní cesty se sníží o hodnotu poskytnuté zálohy. Částku, o kterou byla záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí nároky zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli v měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci buď v české měně přepočtem vyhlášeným ČNB nebo přepočítacím poměrem a to ke dni data vyúčtování zahraniční pracovní cesty nebo v měně, kterou si zaměstnanec se zaměstnavatelem předem dohodne. 6) Při poskytování náhrad za používání silničních motorových vozidel podle bodu 3.1) a 3.2) přísluší zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě náhrada za pohonné hmoty v cizí měně za kilometry ujeté v zahraničí nad 350 km. 4. Ostatní Nedílnou součástí cestovního příkazu přijatého k proplacení je zápis z jednání komise nebo jiného orgánu Komory, ke kterému je vázána pracovní cest nebo stručná charakteristika důvodu a místa jednání s podpisem pracovníka odpovědného podle kompetenčního řádu,
který nařídil pracovní cestu a schválil její proplacení z příslušné kapitoly rozpočtu. KVL ČR. V případě, že by byla vyplacena odměna na základě smlouvy o vytvoření díla dle ZPA, jsou účelně vynaložené náklady (např. doprava) součástí ceny služby. Při kontrolním zjištění nepravdivých údajů uvedených v cestovních příkazech bude postupováno v souladu s ustanoveními Zákoníku práce o škodách (spoluodpovědnost i odpovědného pracovníka). ________________________________ Poslední revize dokumentu 03/2014
Komora veterinárních lékařů ČR, Palackého 1-3, Brno, 612 42
VYÚČTOVÁNÍ ZAHRANIČNÍ SLUŽEBNÍ CESTY 2003 Země:
m
Účastník služební cesty:
m
Spolucestující:
m
Místo jednání:
m
Účel cesty:
m
m
m
Datum:
Zkratka měny:
m
m
m
Zahájení cesty dne:
m
v
m
hod
Překročení hranice ČR (odlet) dne:
m
v
m
hod
m
Datum:
m
m
Překročení hranice ČR (přílet) dne:
m
v
m
hod
Ukončení cesty dne:
m
v
m
hod
Způsob dopravy: Uskutečnila se zahraniční služební cesta do více států?
m
V případě, že ano, je nedílnou přílohou rozpis průběhu pracovní cesty (datum, hodina,místo).
Zahraniční část cestovních náhrad měna Základní sazba stravného v cizí měně pro danou zemi:
m
m
m
Počet poskytnutých jídel
m
počet dnů
počet hodin
večeře Celkem
Měna
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
kapesné ve výši 40 % stravného
m
m
úprava kapesného (+/-)
m
m
Celkem stravné a kapesné v cizí měně
m
m
Dny den zahájení
m
prac.cesty dny cesty delší 12 h/den den ukončení
snídaně
m
m
m
m m
m
x
m
m
prac.cesty
stravné
celkem stravné
oběd
OSTATNÍ VÝDAJE PODLE MĚN (strvrzenky jsou přílohou)
Měna
Částka
Kurs
Celkem
Měna
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
m
Celkem ostatní výdaje v cizí měně
m
m
Celkem vyúčtováno v cizí měně
m
m
Tuzemská část cestovních náhrad Počet poskytnutých jídel
m
m
m
Stravné
počet dnů
m
zákl.limit snídaně
oběd
večeře
Celkem
5-12 hodin
m
x
70,00 Kč
m
m
m
m
CZK
12-18 hodin
m
x
107,00 Kč
m
m
m
m
CZK
18 a více hodin
m
x
166,00 Kč
m
m
m
m
CZK
Měna
Celkem stravné a kapesné v CZK
CZK
m
OSTATNÍ VÝDAJE PODLE MĚN (stvrzenky jsou přílohou)
Celkem
m
m
CZK
m
m
CZK
m
m
CZK
m
m
CZK
m
m
CZK
m
m
CZK
m
m
CZK
m
m
CZK
m
m
CZK
m
m
CZK
Celkem ostatní výdaje
m
CZK
AUV
SPZ
průměr. spotřeba
m
L
m
Cena PHM
CZK
m
sazba
CZK
m
sazba + 3,40
CZK
m
vzdálenost km
km
m
Celkem jízdné
CZK
m
Druh vozu
m
Druh PHM
m
Měna
VYÚČTOVÁNÍ ZAHRANIČNÍ SLUŽEBNÍ CESTY 2003 Rekapitulace Zahraniční část m
Měna
Částka
Kurs
Celkem
Měna
Celkem stravné a kapesné
m
m
m
m
m
Ostatní výdaje
m
m
m
m
m
Vyplacené zálohy
m
m
m
m
m
Výběry kartou
m
m
m
m
m
Výběry kartou
m
m
m
m
m
Výběry kartou
m
m
m
m
m
Výběry kartou
m
m
m
m
m
Výběry kartou
m
m
m
m
m
Výběry kartou
m
m
m
m
m
Nedoplatek (+)/přeplatek (-)
m
m
m
m
m
Tuzemská část
Náhrady času:
m
Celkem Měna
Celkem stravné a kapesné
m
CZK
Ostatní výdaje
m
CZK
Vyplacené zálohy
m
CZK
Krácení
m
CZK
Výběry kartou
m
CZK
Výběry kartou
m
CZK
Výběry kartou
m
CZK
Výběry kartou
m
CZK
Výběry kartou
m
CZK
Nedoplatek (+)/přeplatek (-)
m
CZK
Celkem nedoplatek (+)/přeplatek (-)
m
CZK
……………………… ……… …………………… vypracoval
dne
podpis
Sazba
Počet hod.
Celkem
tuzemsko:
m
m
m
zahraničí
m
m
m
Celkem:
x
m
m
m
m
………………
………
………………
………
kontroloval
dne
schválil
dne
