DC
6
Het voorbereidingsdraaiboek
In dit dc-thema vind je informatie over het voorbereiden van een evenement. Het is een soort checklist van tien aandachtspunten, om te controleren of je niets vergeten bent.
Het voorbereidingsdraaiboek: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Aanstellen coördinator Organisatiecomité en werkgroep(en) aanstellen Succescriteria: mensen, geld en accommodatie Sterke en zwakke punten De grote lijnen van het evenement Het team definitief samenstellen Plan van aanpak maken Een begroting maken Contracten afsluiten Vrijwilligers werven en begeleiden
1
SB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek
1
1 Aanstellen coördinator
Je begint met het aanstellen van iemand die de totale leiding heeft: een coördinator. Deze persoon moet de kwaliteiten hebben om het totale evenement te leiden. Deze kwaliteiten zijn: • het kunnen leiden, begeleiden en motiveren van medewerkers en vrijwilligers; • het kunnen opzetten van een draaiboek; • besluiten kunnen en durven nemen; • problemen kunnen oplossen; • iedereen enthousiast kunnen maken voor het evenement; • de grote lijnen kunnen uitzetten en het overzicht behouden. 2 Organisatiecomité en werkgroep(en) aanstellen
De volgende stap is het vormen van een groep die het verwerken van de ideeën ter hand neemt. In deze fase kunnen allerlei ideeën geopperd worden over het evenement. Er worden veel evenementen georganiseerd, dus is het moeilijk om steeds weer iets nieuws te bedenken. De ideeën kunnen bedacht worden door een aparte initiatiefgroep of door het organisatiecomité. Door brainstorming of door te putten uit eerdere ervaringen kan men komen tot een bepaalde opzet van het evenement. Brainstormen is een methode om zo veel mogelijk ideeën boven tafel te krijgen. In een groep van vier à acht personen mag iedereen met ideeën komen voor activiteiten die leuk of goed zouden kunnen zijn voor het evenement. Een gespreksleider bewaakt dat mensen elkaars ideeën niet afkraken. Pas als alle ideeën geuit zijn, worden ze geordend en op haalbaarheid getoetst. Een aantal bestuursleden en jij nemen het initiatief voor het organiseren van een evenement. Dit is de initiatiefgroep. Daarna ga jij samen met een aantal vrijwilligers het evenement organiseren. Dit is dan het organisatiecomité. De initiatiefgroep zet dus de lijnen uit die later door het organisatiecomité worden uitgewerkt.
De initiatiefgroep kan tevens het organisatiecomité zijn. En een initiatiefgroep is niet altijd nodig, zoals bij gevestigde en/of traditionele evenementen.
2
SB Digitale Content
Bepaal met de initiatiefgroep of het organisatiecomité in de eerste plaats het doel van het evenement. Daarbij gaat het om de vragen: • Waarom willen wij een evenement? • Op wie richten we ons (de doelgroep)? • Hoe willen we overkomen als organisatie (profilering)? • Wat zijn de verwachtingen en wensen van de mensen voor wie we het organiseren? Zet vervolgens alle voor- en nadelen op een rijtje van elk idee dat ingebracht wordt. De haalbaarheid wordt bekeken en er wordt een definitieve keuze gemaakt. Daarna kan het uiteindelijke ‘idee’ verder ontwikkeld worden. 3 Succescriteria: mensen, geld en accommodatie
In de vorige stap bracht je de ideeën, wensen en verwachtingen met betrekking tot het evenement in kaart. Nu besteed je aandacht aan de drie criteria voor succes.
Criteria voor succes: • mensen
• geld
• accommodatie
2
Wat houden deze criteria in?
SB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek
3
Mensen
Een evenement kun je niet alleen organiseren. Je hebt medewerking van mensen en organisaties nodig. Niet alleen werkgroepsleden voor de organisatie, maar ook medewerkers of vrijwilligers voor de uitvoering op de dag zelf. Denk daarbij aan: • de benodigde werkgroepsleden; • de behoefte aan overige vrijwilligers: - voor de werkgroepen; - voor de uitvoerende taken op de dag zelf; • de medewerking van deskundigen of technische adviseurs; • de medewerking van bepaalde organisaties, zoals de politie, de gemeente en landelijke sportorganisaties. Geld
Stel een globale begroting op. Wat zullen de inkomsten en uitgaven zijn? Is het evenement kostendekkend? Bij een evenement moeten de uitgaven gedekt worden door de inkomsten. Nog beter is het, als je geld kunt overhouden. Zeker als dit het doel van het evenement is, bijvoorbeeld voor de nieuwbouw van een kantine of kleedkamers. De definitieve begroting komt in stap 8. Accommodatie
Zijn er geschikte ruimtes en locaties voor het uitvoeren en opzetten van het evenement? Een goede accommodatie is van groot belang. Niet alleen voor de uitvoering, maar ook voor de voorbereiding. Stel jezelf bij de voorbereiding de volgende vragen: • Is de accommodatie groot genoeg en geschikt voor het evenement? • Is de accommodatie makkelijk bereikbaar? • Is er voldoende parkeergelegenheid? • Heeft de accommodatie voldoende sanitaire voorzieningen? • Is de accommodatie gezellig of aantrekkelijk? • Is er sprake van klantvriendelijk beheer? Kijk eens met de ogen van een deelnemer of bezoeker naar het evenement. Is een van de drie succescriteria niet in orde, dan kan het evenement in deze opzet niet doorgaan.
4
SB Digitale Content
4 Sterke en zwakke punten
Het is verstandig een overzicht te maken van de sterke en zwakke punten van je organisatie. Wat kun je zelf aan en waar heb je hulp bij nodig? Dit kun je als volgt aanpakken. Beschrijf voor alle benodigde onderdelen wat de sterke of zwakke punten zijn. Bijvoorbeeld voor de accommodatie, de activiteiten, het personeel of de medewerkers, de PR en de financiën. Geef per onderdeel een aantal punten aan. Sterke punten van de accommodatie zijn: •
Er is voldoende ruimte.
•
De accommodatie is sfeervol.
Zwakke punten van de accommodatie zijn: •
Er is onvoldoende parkeergelegenheid.
•
Er zijn te weinig sanitaire voorzieningen.
Een sterk punt voor wat betreft de medewerkers of vrijwilligers kan zijn dat er voldoende mensen zijn, maar een zwak punt kan zijn dat deze mensen niet voldoende kwaliteit in huis hebben. Hier zul je dus wat aan moeten doen. Je trekt je conclusies en je zoekt hiervoor mogelijke oplossingen. Probeer van tevoren te bedenken wat de eventuele problemen en/of struikelblokken kunnen zijn. Het gaat erom dat je kunt inschatten wat de sterke en zwakke punten zijn in de organisatie, zodat je hierop kunt inspelen. •
Het wordt slecht weer met windkracht negen. Gaat het evenement door en heb je een alternatief programma?
•
Er raakt iets defect. Hoe los je dit op?
•
Er vallen mensen uit door ziekte. Wie nemen hun werk over?
Deze tegenvallers zul je moeten opvangen. Door vooruitdenken kun je de kans op het mislukken van het evenement tot een minimum beperken. Let ten slotte ook goed op de omgeving: is er op de dag dat je het evenement wilt houden, nog een andere belangrijke activiteit? Dat kan zijn in dezelfde woonplaats, maar ook op tv (bijvoorbeeld een belangrijke voetbalwedstrijd).
SB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek
5
5 De grote lijnen van het evenement
Nadat alle gegevens en ideeën op een rijtje zijn gezet, is het tijd om het evenement definitief vast te stellen. De grote lijnen worden zichtbaar: wat gaan we doen? Beantwoord daarom nu de volgende vragen: • Wat is de aanleiding om dit evenement te organiseren? • Wat voor soort evenement wordt het? • Wat is het doel van het evenement? • Wanneer gaat het plaatsvinden? • Voor wie is het bedoeld? • Wie heeft de algehele leiding? • Wat is de geschatte omvang: - van de deelnemers; - van het publiek? • Hoe wil de organisatie overkomen (profilering)? • Wordt aan de drie succescriteria (mensen, geld, accommodatie) voldaan? • Is er rekening gehouden met de zwakke punten? Je stelt aan de hand van deze vragen vast waaraan moet zijn voldaan, wil het evenement door kunnen gaan. Met name mensen, geld en accommodatie komen daarbij aan de orde. Bekijk of het evenement haalbaar is en beslis of het doorgaat. 6 Het team definitief samenstellen
Als al het voorwerk gedaan is, ga je nog eens goed kijken naar de samenstelling van de groep en de verdeling van de werkgroepen. Heeft iedereen voldoende capaciteiten om het hele evenement op te zetten? Wil iedereen die in het begin heeft meegedacht ook meehelpen bij de uitvoering? Als je vindt dat de groepsleden over te weinig deskundigheid beschikken, moet je alsnog iemand met die deskundigheid benaderen. Bijvoorbeeld een financieel deskundige of een PR-medewerker. Als het team compleet is, is het tijd voor de volgende stap: een goede taakverdeling maken en deze op papier zetten!
6
SB Digitale Content
7 Plan van aanpak maken
We kennen inmiddels het doel van het evenement. Het gaat er nu om hoe we dit doel kunnen bereiken. Elk teamlid zet op papier wat hij of zij wil bereiken, in de voorbereiding, tijdens en na het evenement. Kijk daarbij door de ogen van de ‘klanten’: deelnemers, bezoekers, pers, medewerkers, subsidiegevers en sponsors. Zij hebben allemaal wensen en verlangens waar je zo goed mogelijk rekening mee moet houden. Zo ontstaat er een taakverdeling. Teamlid A zorgt voor: •
de algehele leiding;
•
de financiën;
•
de contacten met het bestuur.
Teamlid B zorgt voor: •
de PR en promotie;
•
de subsidiegevers en sponsors.
Teamlid C zorgt voor: •
het voorbereidingsdraaiboek en het dagdraaiboek;
•
het voorbereiden en regelen van de vergaderingen;
•
de taakverdeling en de afstemming van de medewerkers;
•
de evaluatie.
Teamlid D zorgt voor: •
de organisatie van de dag zelf;
•
de materialen;
•
de verzorging van de verkoop van het eten en drinken.
Als je eenmaal weet wat je wilt bereiken, is de volgende stap: opschrijven wat je moet doen om er te komen. Schrijf per activiteit op wat je moet doen om het gewenste resultaat te bereiken. Het afstemmen van deze plannen en het bepalen van de volgorde ervan gebeurt in het plan van aanpak.
SB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek
7
Je kunt een rooster met een tijdsbalk maken. Hierin staan de activiteiten die verricht moeten worden, wanneer deze gestart moeten worden en wanneer ze klaar moeten zijn.
Activiteiten
januari week 1 2
3
februari week 4 5 6 7
maart 1 april week het evenement 8 9 10 11 12
Start werkgroep Grote lijnen opzet klaar Inventarisatie materiaal Huur accommodatie Regelen van vrijwilligers PR en promotie Posters ophangen Materiaal verzamelen
Je kunt ook een werkplanning maken. Hierin staat: • welke activiteiten verricht moeten worden tot aan de start van het evenement; • wie verantwoordelijk voor de activiteit is; • wanneer de activiteit af moet zijn; • de benodigdheden (de drie belangrijkste factoren: mensen, geld en accommodatie). Activiteit
Wie
Wanneer af
Benodigdheden
Evenementendraaiboek maken Vrijwilligers werven, informeren, inroosteren Accommodatie Inventaris Uitnodigingen maken Vervoer gasten regelen Programmaboekjes Contracten Prijzen Openingstoespraak
Dit is slechts een voorbeeld. Omdat ieder evenement anders is, is het onmogelijk een standaardplan van aanpak aan te bieden. Het gaat er hier ook vooral om dat je je realiseert dat zo’n plan van aanpak minstens zo belangrijk is als het dagdraaiboek.
8
SB Digitale Content
8 Een begroting maken
Zorg voor een sluitende begroting. Maak een inventarisatie van de verwachte kosten en opbrengsten. Doe dat realistisch! 9 Contracten afsluiten
Er zijn veel vormen van contracten: huurcontracten, sponsorcontracten, muziekcontracten, enzovoort. Hierbij wordt niets mondeling afgesproken. Alles wordt vastgelegd op papier: het contract! In deze fase worden ook de verzekeringen afgesloten voor bijvoorbeeld de vrijwilligers. Wat moet er gebeuren als een vrijwilliger een ongeluk krijgt tijdens het evenement? Als zijn eigen verzekering een eigen risico van 1.000,- heeft, op wie kan hij dat geld dan verhalen? Ook voor deelnemers en bezoekers kan een verzekering noodzakelijk zijn. Vergeet niet de noodzakelijke vergunningen op tijd aan te vragen bij de gemeente, de politie, brandweer enzovoort! 10 Vrijwilligers werven en begeleiden
Er zijn veel mensen nodig voor het opzetten van een evenement, maar je zult merken dat je nog meer mensen nodig hebt voor de uitvoering, vaak voor kleinere taken. De garderobe, de EHBO, de afdeling Gevonden voorwerpen, het parkeerterrein enzovoort moeten allemaal ‘bemenst’ worden. Maak daarom een wervingsplan voor vrijwilligers. Daarin komen zaken te staan als: • Hoeveel mensen hebben we nodig en voor welke taken? • Moet er een informatieavond komen? • Wie maakt de taakomschrijving? • Hoeveel tijd gaat het de vrijwilligers kosten? • Over welke kennis en vaardigheden moeten ze beschikken? • Welke mensen gaan we vragen? • Waar vinden we vrijwilligers? • Wie geeft er leiding aan de verschillende groepen vrijwilligers? • Moeten ze eerst ‘omgeschoold’ worden? • Hoe bedanken we ze na afloop? Het aanbod van vrijwilligers wordt steeds geringer. Toch zijn deze mensen erg belangrijk voor jouw organisatie. Geen vrijwilligers, dan ook geen evenement. Denk eraan dat het vrijwilligers zijn en dat je ze het naar de zin moet maken. Alleen als ze het naar hun zin hebben, zullen ze hun taak goed uitvoeren en helpen ze je de volgende keer misschien weer.
SB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek
9
