:58:58

Privacyreglement SHL-Groep

Code: PRIV/001 Pagina 1 van 9 Versie: 003

Goedgekeurd door: Baumgarten, R., voorzitter Raad van Bestuur

DOCUMENTSTATUS: Geldig 05/06/2013 11:58:58

Inhoudsopgave Inleiding ......................................................................................................................................................................... 2 Begrippen ...................................................................................................................................................................... 2 Artikel 1 Algemene bepalingen ...................................................................................................................................... 3 Artikel 2 Doelstellingen van de persoonsregistratie....................................................................................................... 3 Artikel 3 Verzamelen en verwerken van persoonsgegevens ........................................................................................ 4 Artikel 4 Beveiliging en geheimhouding......................................................................................................................... 4 Artikel 5 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden ........................................................................................... 4 Artikel 6 Kennisgeving van persoonsgegevens ............................................................................................................. 5 Artikel 7 Verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens................................................ 6 Artikel 8 Bewaartermijnen ............................................................................................................................................. 7 Artikel 9 Gebruik van lichaamsmaterialen ..................................................................................................................... 7 Artikel 10 Bewerken van persoonsgegevens ................................................................................................................ 7 Artikel 11 Videoregistratie.............................................................................................................................................. 7 Artikel 12 Aansprakelijkheid .......................................................................................................................................... 7 Artikel 13 Slotbepalingen ............................................................................................................................................... 7 Bijlage 1 Te verwerken persoonsgegevens .................................................................................................................. 9

De actuele versie van dit document is te raadplegen via www.shl-groep.nl

© Nadruk verboden




Inleiding SHL-Groep is een ketenpartner in het zorgprogramma en levert diensten op het gebied van datamanagement, administratie, kwaliteitsondersteuning, specialistisch-verpleegkundige zorg, laboratoriumonderzoeken en diagnostiek aan de eerstelijnsgezondheidszorg. In dit kader verwerkt SHL-Groep persoonsgegevens van onder meer medewerkers, cliënten, artsen en verloskundigen, voor zover dat noodzakelijk is ten behoeve van het uitvoeren van haar diensten op het gebied van de gezondheidszorg. Dit privacyreglement is opgesteld ter bevordering van de transparantie van de verwerking van persoonsgegevens door SHL-Groep en de aan haar verbonden entiteiten, alsmede ter voorlichting van de betrokkenen over hun rechten ten aanzien van deze verwerking. Onder SHL-Groep worden de navolgende entiteiten verstaan: • Stichting SHL-Groep • Stichting SHL-Groep Wetenschappelijk Onderzoek Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van betrokkenen, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten, die in een bestand zijn opgenomen. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daar in te worden opgenomen. Begrippen Betrokkene:

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, waaronder de cliënt, ten behoeve van wie SHL-Groep haar diensten verricht, de hulpverlener, met name een (huis)arts of een verloskundige, op wiens verzoek ten behoeve van de cliënt diensten door SHL-Groep worden verricht en de persoon die werkzaamheden verricht in opdracht of in dienst van SHL-Groep.

Bewerker:

Degene die ten behoeve van SHL-Groep persoonsgegevens verwerkt, zonder aan haar rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Informed consent:

Schriftelijke of mondelinge toestemming van de betrokkene voor de verstrekking van persoonsgegevens aan derden in de gevallen waarin dit privacyreglement voorziet. Hieronder is, in voorkomend geval, begrepen de verstrekking van persoonsgegevens voor het verrichten van statistisch of wetenschappelijk onderzoek. Van een mondelinge toestemming van de betrokkene wordt aantekening gemaakt in het dossier.

Kwaliteitshandboek:

Het geheel van de binnen SHL-Groep geldende procedures en werkvoorschriften.

Persoonsgegeven:

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Raad van Bestuur:

Raad van Bestuur van SHL-Groep

Verwerking:

Elke handeling, of elk geheel van handelingen, met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens. © Nadruk verboden




Verantwoordelijke:

De natuurlijke persoon, rechtspersoon, of ieder ander die, of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. De verantwoordelijke voor de in dit reglement bedoelde verwerking van persoonsgegevens is Stichting SHL-Groep te Etten-Leur.

Wbp:

Wet bescherming persoonsgegevens

Wgbo:

Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst

Wpg:

Wet publieke gezondheid

Artikel 1 Algemene bepalingen De Raad van Bestuur van SHL-Groep heeft voor het omgaan met persoonsgegevens door medewerkers bepalingen opgenomen in het arbeidsvoorwaardenreglement. Iedere persoon die werkzaamheden verricht in opdracht of in dienst van SHL-Groep, is verplicht om persoonsgegevens slechts, en voor zover dit noodzakelijk is, te verwerken in het kader van de aan hem/haar opgedragen taak. Iedere persoon die werkzaamheden verricht in opdracht of in dienst van SHL-Groep tekent bij indiensttreding voor deze bepalingen. De Raad van Bestuur heeft een functionaris gegevensbescherming aangewezen die toezicht houdt op en onderzoek doet naar de toepassing en naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) door SHL-Groep. De Raad van Bestuur wordt door de functionaris gegevensbescherming geïnformeerd over klachten m.b.t. het schenden van dit reglement. Indien blijkt dat een klacht met betrekking tot de schending daarvan gegrond is, beslist de Raad van Bestuur over passende maatregelen ten aanzien van de medewerker.

Artikel 2 Doelstellingen van de persoonsregistratie Hoofddoelstellingen: • (laten) verrichten van medisch diagnostisch onderzoek en het op basis daarvan informeren van de behandelend arts of verloskundige; • het voeren van een goede personeels- en salarisadministratie van personen die werkzaamheden verrichten voor of in dienst zijn van SHL-Groep. Nevendoelstellingen: • het financieel afhandelen van de geboden dienstverlening met de cliënt of diens zorgverzekeraar; • het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens, (mede) verkregen op grond van de in de persoonsregistratie opgeslagen gegevens, ten behoeve van de continue kwaliteitsverbetering van SHL-Groep, waarbij de persoonsgegevens slechts intern en geanonimiseerd binnen de organisatie van SHL-Groep ter beschikking worden gesteld. • het vastleggen en eventueel aan derden ter beschikking stellen van (medische) gegevens van de betrokken cliënt ten behoeve van statistisch of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de gezondheidszorg of, in voorkomend geval, op andere gebieden. Zie hiervoor artikel 5.

© Nadruk verboden




Artikel 3 Verzamelen en verwerken van persoonsgegevens De persoonsgegevens van betrokkene worden door SHL-Groep verkregen van: • de betrokkene zelf of diens wettelijk vertegenwoordiger; • de hulpverlener, die opdracht geeft tot het verrichten van een bepaald (medisch) onderzoek, waarbij het gaat om gegevens die worden vermeld op aanvraag- of aanmeldformulieren, en/of gegevens die telefonisch worden doorgegeven; • informatie verkregen van de cliënt tijdens het cliëntencontact; • de resultaten van het opgedragen onderzoek; • gegevensbestanden met persoonsgegevens van zorgverzekeraars. De verzamelde persoonsgegevens worden door daartoe bevoegde medewerkers van SHL-Groep verwerkt in cliëntendossiers, elektronische bestanden daarbij inbegrepen. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de persoonsgegevens die in de cliëntendossiers kunnen worden opgenomen. In het kwaliteitshandboek is opgenomen welke persoonsgegevens zijn opgenomen in het personeelsdossier. Door SHL-Groep zullen niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan voor de verwezenlijking van de in artikel 2 omschreven doeleinden nodig zijn.

Artikel 4 Beveiliging en geheimhouding SHL-Groep legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige, onregelmatige of doeloverschrijdende verwerking. Elektronische toegang tot persoonsgegevens binnen de organisatie van SHL-Groep is uitsluitend mogelijk met gebruikmaking van een uniek wachtwoord. In het geval van elektronisch verzenden van onderzoeksresultaten wordt bij het inrichten van de informatiebeveiliging de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg (NEN 7510) gehanteerd.

Artikel 5 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden SHL-Groep verstrekt zonder toestemming van betrokkene relevante persoonsgegevens aan: • de GGD ingevolge melding van B- en C-ziekten volgens de Wet publieke gezondheid (Wpg); • laboratoria buiten SHL-Groep ingevolge het uitvoeren van aanvragen voor laboratoriumonderzoek, waaronder confirmaties; • medisch deskundigen: ingevolge de overeenkomst met SHL-Groep worden medisch deskundigen ingeschakeld bij het beoordelen van uitgevoerd onderzoek en/of bij waarneming buiten de werktijden van SHL-Groep; • ziektekostenverzekeraars, voor zover het financieel-administratieve gegevens betreft ingevolge een overeenkomst met de verzekeraars; • wetenschappelijke onderzoekers, voor zover het geanonimiseerde gegevens betreft die in het kader van wetenschappelijk of statistisch onderzoek worden verwerkt.

© Nadruk verboden




SHL-Groep verstrekt uitsluitend met toestemming van betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger relevante persoonsgegevens aan: • hulpverleners buiten de gangbare verhouding tussen SHL-Groep, de cliënt en de hulpverlener op wiens verzoek ten behoeve van de cliënt diensten door SHL-Groep worden verricht; • wetenschappelijke onderzoekers, voor zover het tot de persoon van betrokkene herleidbare persoonsgegevens zijn, zo nodig met instemming van de medisch ethische commissie van de wetenschappelijke instelling die het betreffende wetenschappelijk onderzoek organiseert. SHL-Groep verstrekt geen persoonsgegevens aan: • organisaties die de gegevens willen gebruiken voor commerciële of charitatieve doeleinden. SHL-Groep verstrekt geen persoonsgegevens: • indien daar telefonisch om wordt gevraagd; • indien blijkt dat degene die informeert naar persoonsgegevens, daarop geen recht heeft. Artikel 6 Kennisgeving van persoonsgegevens Betrokkene heeft het recht om zich binnen de grenzen van de Wbp en de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (Wgbo) te wenden tot SHL-Groep met het verzoek om mede te delen of hem/haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt en, zo ja, om welke gegevens het gaat. • Indien betrokkene jonger is dan 12 jaar, wordt deze informatie verstrekt aan zijn/haar ouder(s) of voogd(en). • Indien betrokkene tussen de 12 en 16 jaar oud is, wordt deze informatie verstrekt aan zijn/haar ouder(s) of voogd(en) op voorwaarde dat betrokkene hiervoor toestemming verleent. • Indien betrokkene tussen de 12 en 18 jaar oud is en wilsonbekwaam is, wordt deze informatie verstrekt aan zijn/haar ouder(s) of voogd(en). • Indien betrokkene meerderjarig is en wilsonbekwaam is, wordt deze informatie verstrekt aan zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger, te weten een curator/mentor, of bij het ontbreken daarvan aan een door betrokkene schriftelijk gemachtigde, of bij het ontbreken daarvan aan de echtgenoot/partner/levensgezel van betrokkene, of bij het ontbreken daarvan aan een ouder/kind/broer/zus van betrokkene. • Indien betrokkene is overleden, hebben de nabestaanden in beginsel geen recht op inzage. SHL-Groep heeft het recht om voorafgaand aan de verstrekking van de verzochte informatie conform het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene Wbp een vergoeding in rekening te brengen en te verlangen dat de vergoeding voorafgaand aan de verstrekking wordt betaald. De vergoeding wordt terugbetaald aan betrokkene indien SHL-Groep tot verbetering, aanvulling, verwijdering, of afscherming van gegevens van betrokkene overgaat. Een verzoek tot kennisgeving van verwerkte persoonsgegevens dient schriftelijk te worden ingediend. Het verzoek dient, onder opgave van het gewenste dossier en de naam, het adres, het telefoonnummer en de geboortedatum van betrokkene en onder bijvoeging van een kopie van een geldig identiteitsbewijs van betrokkene, te worden gericht aan: SHL-Groep T.a.v. Functionaris gegevensbescherming Postbus 228 4870 AE ETTEN-LEUR

© Nadruk verboden




Indien het verzoek tot kennisgeving wordt ingediend door de wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene, dienen bij het verzoek tot kennisgeving van verwerkte persoonsgegevens tevens de volgende documenten te worden overlegd: • een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de wettelijk vertegenwoordiger; • een kopie van een bewijsstuk waaruit blijkt dat degene die het verzoek indient daadwerkelijk de wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene is (bijvoorbeeld een actueel uittreksel van betrokkene uit het geboorte- of voogdijregister, een beschikking van de rechtbank of een ondertekende machtiging van betrokkene); • indien betrokkene tussen de 12 en 16 jaar oud is: een ondertekende toestemmingsverklaring van betrokkene. Binnen vier weken na het indienen van het verzoek zal SHL-Groep aan het haar bekende adres van de betrokkene schriftelijk reageren, tenzij een gewichtig belang van betrokkene een andere vorm van verstrekking vereist. Indien betrokkene de schriftelijke mededeling van SHL-Groep afhaalt, geschiedt afgifte uitsluitend na identificatie door middel van een geldig identiteitsbewijs. In het kwaliteitshandboek is vastgelegd onder welke voorwaarden het personeelsdossier kan worden ingezien.

Artikel 7 Verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens De betrokkene aan wie ingevolge het bepaalde in het vorige artikel kennis is gegeven van hem/haar betreffende persoonsgegevens, kan SHL-Groep verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen en/of af te schermen indien zij feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet terzake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Betrokkene dient aan SHLGroep voor te leggen welke wijzigingen worden verlangd. SHL-Groep zal betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk berichten of, dan wel in hoeverre, zij aan het verzoek voldoet. Indien SHL-Groep weigert om gevolg te geven aan het verzoek, zal deze weigering worden gemotiveerd. Indien het verzoek wordt toegewezen, zal SHLGroep ervoor zorgdragen dat de beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Indien SHL-Groep instemt met een verzoek tot vernietiging van bescheiden, vindt deze verrichting binnen drie maanden na het verzoek van de cliënt plaats, dan wel zal SHL-Groep de betreffende bescheiden tegen ontvangstbevestiging aan de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger ter hand stellen. Op grond van wettelijke bepalingen, met name de Wgbo, zal SHL-Groep aan het verzoek van de betrokkene geen gevolg geven indien: • het achterwege blijven van de verstrekking van persoonsgegevens noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander; • het gaat om de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek, en aan de eisen van de wet wordt voldaan; • dit anderszins in strijd is met de wet, bijvoorbeeld in het geval de Wpg van toepassing is. Verder zal een verzoek persoonsgegevens niet te verwerken niet worden ingewilligd nadat aan SHL-Groep opdracht werd gegeven tot het uitvoeren van verrichtingen en de verwerkte en te verwerken persoonsgegevens op die verrichtingen betrekking hebben. Wel kan een betrokkene die anonimiteit wenst, verlangen dat de persoonsgegevens gecodeerd worden verwerkt. In dat geval is de code wel herleidbaar tot de persoon van de betrokkene voor de aanvrager van de dienst van SHL-Groep.

© Nadruk verboden




Artikel 8 Bewaartermijnen Dossiers van betrokkenen worden gearchiveerd in een niet-openbaar archief gedurende de hiervoor geldende wettelijke termijnen zoals vastgelegd in de Wgbo, de Wbp en het kwaliteitshandboek van SHL-Groep. Hierna worden de gegevens vernietigd.

Artikel 9 Gebruik van lichaamsmaterialen SHL-Groep gebruikt het afgenomen lichaamsmateriaal uitsluitend voor onderzoek dat door een hulpverlener is aangevraagd. Restanten van het afgenomen lichaamsmateriaal kunnen in het kader van continue kwaliteitsverbetering aangewend worden als controlemateriaal voor bestaande onderzoeken of als proefmateriaal voor nieuwe onderzoeken. In dat geval wordt lichaamsmateriaal van verschillende personen samengevoegd tot een pool, waarin het individuele materiaal niet meer herleidbaar is of wordt het lichaamsmateriaal van een individuele persoon geanonimiseerd. Indien een cliënt bezwaar heeft tegen het gebruik van het lichaamsmateriaal voor deze doeleinden, kan hij/zij dit aangeven bij afname of aflevering van materiaal.

Artikel 10 Bewerken van persoonsgegevens Indien SHL-Groep persoonsgegevens voor eigen gebruik laat verwerken door een bewerker, draagt SHL-Groep zorg dat deze bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen. SHL-Groep ziet toe op de naleving van die maatregelen. De uitvoering van verwerkingen door een bewerker wordt geregeld in een overeenkomst tussen de bewerker en SHL-Groep.

Artikel 11 Videoregistratie SHL-Groep maakt op enkele locaties gebruik van videoregistratie. Deze registratie heeft als doel het verhogen van de veiligheid van medewerkers en cliënten. Alleen in geval van incidenten worden de opgenomen beelden nader bekeken en eventueel bewaard of na schriftelijk verzoek ter beschikking gesteld aan Politie / Justitie. Indien dit niet het geval is worden de beelden na 14 dagen gewist.

Artikel 12 Aansprakelijkheid SHL-Groep is niet aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.

Artikel 13 Slotbepalingen Indien een wijziging optreedt in de doelstellingen die aan de verwerking van de persoonsgegevens ten grondslag liggen of in het gebruik dat van de persoonsgegevens wordt gemaakt, wordt het reglement door SHL-Groep aangepast. De bepalingen in dit reglement laten de rechten van de betrokkene en de verplichtingen van SHL-Groep op grond van de Wbp en de Wgbo onverlet. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist SHL-Groep met inachtneming van de bepalingen in de Wbp en de Wgbo. © Nadruk verboden




Gegevens SHL-Groep Naam SHL-Groep Adres Bredaseweg 165 4872 LA Etten-Leur Postadres Postbus 228 4870 AE Etten-Leur Telefoon (076) 502 91 00 Fax (076) 502 93 59 E-mail [email protected]

© Nadruk verboden




Bijlage 1 Te verwerken persoonsgegevens De volgende gegevens kunnen worden opgenomen in de door SHL-Groep gecreëerde, en te creëren, elektronische bestanden en in dossiers: •

Personalia/identificatiegegevens, zoals: o geboortenaam, voorletter(s), adres, postcode , woon- of verblijfsplaats, telefoonnummer; o geboortedatum; o geslacht; o eventueel meerling; o BSN.

•

Financieel-administratieve gegevens, zoals: o verzekeringsgegevens/betalingsinformatie; o aanvrager/verwijzer/huisarts/specialist.

•

Medische gegevens, zoals: o anamnesegegevens; o onderzoeks- en diagnosegegevens; o complicaties o chronisch ziektenprotocol; o (farmaco) therapie-/behandelingsgegevens.

© Nadruk verboden

:58:58

Recommend Documents