Opmerking vooraf.
Door verschillende fracties zijn vragen gesteld met betrekking tot de kosten van de nieuwbouw (huisvesting en parkeergarage). Wij hebben op verschillende momenten (o.a. in 2010 en eerste helft 2011, via een notitie en beantwoording van schriftelijke vragen) inzicht gegeven in het financiële plaatje, uitgaande van exploitatielasten nu en begroot voor het moment waarop de nieuwe huisvesting is betrokken. Het ligt voor de hand daarbij telkens vergelijkingen tussen bedragen te maken. Er zijn echter de afgelopen 2 jaar zo veel factoren en besluiten (zoals de parkeergarage, duurzaamheid, incidentele kredieten, opknapbeurten, prijsstijgingen) van invloed geweest op dit financieel plaatje (incl. de huisvestingslasten nu) dat de bedragen vergelijken – zeker als dit vanuit verschillende invalshoeken en groepering van gegevens geschiedt - tot verwarring kan leiden. Voor ons college geldt onverkort als uitgangspunt voor het beoordelen van de totale investering: wat kost het ons vanaf 2015 op jaarbasis, rekening houdend met het eerdere besluit van de raad dat de jaarlijkse exploitatielasten niet boven de 8,1 miljoen euro per jaar (incl. de bezuinigingstaakstelling) uit mogen komen. Wij hebben ons aan die taakstelling door de raad gehouden. Wij maken daarbij een onderscheid tussen gebouwgebonden (6,4 miljoen euro) en niet-gebouwgebonden kosten (1,7 miljoen euro). De gebouwgebonden kosten hebben rechtstreeks met de nieuwbouw (het ontwerp en het programma van eisen) te maken. De niet-gebouwgebonden (salarissen, catering, bedrijfswagens) moeten we zonder meer maken, ook als we niet nieuw bouwen en verschillende locaties blijven huren. In de 6,4 miljoen euro zitten ook de hypotheeklasten (lening) voor de nieuwbouw en die zijn op jaarbasis niet meer dan het totaal aan huur dat we nu betalen. Daarbij krijgen we wel meer voor minder: we zijn van de dislocaties af en we bouwen een eigen duurzaam en energiezuinig bezit op dat we op termijn bij eventuele onderbezetting aan derden kunnen verhuren. Als het om het financiële plaatje gaat is de vaststelling door de raad van de jaarlijkse gebouwgebonden exploitatielasten van de nieuwbouw voor ons college ook het enige financiële punt dat rechtstreeks verbonden is met het ontwerp en daarmee met de besluitvorming daarover. Voor ons geldt het als kader. Alle uitwerkingen (bijv. de aanbesteding, de aflossing van de lening en de bouw) moeten daar binnen blijven. Bovenstaande hebben we bij de beantwoording van de vragen ook als uitgangspunt genomen. Dit betekent dat de beantwoording is bekeken vanuit de vraag of de gevraagde informatie relevant is voor de besluitvorming over de exploitatielasten vanaf 2015, zijnde 6,4 miljoen euro voor de gebouwgebonden kosten.
5. Vragen SP
5.1 We missen kosten voor archeologie en de bodemverontreiniging ter plaatse? Is hiermee rekening gehouden? Ja, deze kosten zijn opgenomen in de raming onder de post grondkosten. 5.2 Toetsingsdocument (6.0), p. 12: vermeld staat de post eenmalige last bouwrente. Kan dit nader worden toegelicht? Heeft dit betrekking op het oude stadskantoor? De bouwrente is berekend tot het moment van oplevering. Het gebruik van het woord eenmalig duidt op de dekkingsmethodiek. Er is geen relatie met het stadskantoor. 5.2 Wat zijn de huisvestingslasten voor de gemeente als de huidige situatie na 2015 ongewijzigd zou worden voortgezet? Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden omdat het afhankelijk is van een aantal keuzes:
-
-
Wordt uitgegaan van de huidige manier van werken met een ruimte vraag van circa 22.000m2 of van flexwerken met een ruimtevraag van circa 15.000m2 ? Wordt het stadskantoor opgeknapt of blijft het leegstaan? Indien uitgegaan wordt van het huidige werkplek concept, worden de huurcontracten voor de Leeuwenbrug, Steerne en Gibsonstraat dan verlengd? Indien uitgegaan wordt van flexwerken, worden de te huren panden daarvoor dan geschikt gemaakt? Worden de panden aan de Polstraat bestemd voor eigen gebruik of niet? Wat wordt gedaan met de voormalige schouwburg, o gedeeltelijk slopen? o bestemmen voorbouw? Wordt het Burseplein, waar nu een tijdelijke bestrating ligt, opnieuw ingericht?
5.3 diverse vragen over de offerte voor de geldlening - Is deze offerte ook bindend bij de rest van het project, als het gaat om bedrag of rentepercentage? - Is het rentepercentage vast voor de hele periode dat de aflossing en de lening loopt (20 jaar)? - Zijn er risico’s als gevolg van de crisis en de onduidelijkheid ten aanzien van de Euro? Wat zijn die risico’s precies? - Is er een boeteclausule ten aanzien van de beslissingstermijn op de offerte, m.a.w. wat voor consequenties heeft het niet accepteren van de offerte? - Wanneer wordt begonnen met het betalen van rente en aflossing? Zodra er zekerheid is over het voorontwerp c.q. het raadsbesluit van 12 oktober 2011 wordt een offerte aangevraagd voor het lenen van het benodigde geld. Over de aanbiedingen wordt het gevoelen van de raad ingewonnen voordat door B&W een definitieve beslissing genomen wordt. De vragen over de offerte voor de geldlening kunnen daarom nu niet beantwoord worden, maar komen te zijner tijd aan de orde. 5.4 De aanbesteding: 5.4.1 Welke garanties zijn er dat het bedrag aan bouwkosten (35 miljoen) tijdens de bouw niet zwaar overschreden wordt? Overschrijding van bouwkosten na de aanbesteding is beperkt omdat de leveringsverplichting van de aannemer contractueel is vastgelegd. 5.4.2 Is er een maximum aan de uiteindelijke bouwkosten? Hoe reëel is overschrijding van maximaal 2,5%? Voor onvoorziene zaken, zaken die dus niet of niet volledig contractueel zijn vastgelegd, wordt een percentage van de bouwkosten gereserveerd. De praktijk leert dat een voorziening van 2,5 % voor onvoorzien en 2,5% voor eventueel door de opdrachtgever gewenste programmatische wijzigingen voldoende is. 5.4.3 Zijn onvoorziene tegenslagen (bodemproblematiek, schade aan omliggende gebouwen, slepende procedures rond (sloop)vergunningen het risico van de bouwer of van de gemeente? Ieder project kent risico’s en bijna alle risico’s zijn uit te besteden of te verzekeren. Afhankelijk van de risico inschatting moet daarvoor een prijs worden betaald. Het is aan de opdrachtgever c.q. de gemeente om te bepalen hoeveel risico hij wil lopen dan wel uitbesteden. Bij een risicoverdeling geldt als regel dat diegene die het best in staat is het risico te beheersen, “eigenaar” wordt van dat risico. Het is daarom niet gebruikelijk het vergunningenrisico aan de bouwer uit te besteden. 5.4.4 Wanneer vindt betaling aan de bouwer plaats: deels bij aangaan van het bouwcontract? In termijnen/delen? Volledig bedrag na afronding van de bouw? De normale gang van zaken is dat betaald wordt in termijnen in relatie met de voortgang van de bouwwerkzaamheden. Na de oplevering wordt meestal een termijn (circa 2,5% van de bouwkosten)
achtergehouden tot een half of heel jaar na de oplevering. Als alternatief wordt ook gewerkt met een bankgarantie. 5.4.5 Welke (financiële) consequenties heeft het als de bouw voor wat voor reden dan ook moet worden stilgelegd? Indien de bouw moet worden stilgelegd zijn de kostenconsequenties voor de veroorzaker. De omvang van de kosten is vaak groot. Denk hierbij aan personeelskosten, ingekochte materialen en andere door de aannemer aangegane verplichtingen. Hierbij komt dat bestaande panden langer gehuurd moeten worden. 5.4.6 In de aanbesteding wordt nu het onderhoud voor de komende 20 jaar meegenomen. Hoe reëel is dit? Wie binnen een consortium is eindverantwoordelijk voor dit onderhoud of wordt dit uitbesteed aan onderaannemers? Over welk onderhoud wordt aanbesteed en de termijn wordt in de komende maanden nader advies ingewonnen. De verplichting van de aannemer en de betalingsverplichting van de opdrachtgever worden contractueel vastgelegd. Er zal waarschijnlijk worden uitgegaan van een maandelijkse betaling. 5.4.7 Wie draagt de kosten voor herstel of meerwerk? Herstel van zaken die in een onderhoudscontract zijn begrepen is voor rekening van de aannemer. Meerwerk betekent dat dit meer is dan contractueel overeengekomen. Meerwerk is altijd voor rekening van degene die dat opdraagt, de opdrachtgever. 5.5 Huisvestingskosten: afgesproken is dat de huisvestingskosten, inclusief inrichting, niet boven de 8,1 miljoen zullen komen. 5.5.1 Is dit bedrag, na indexering, het maximale bedrag dat blijft gelden voor de komende 20 jaar? Of anders gesteld:voor hoe lang is dit het maximale bedrag? In tegenstelling tot huren, die onderhevig zijn aan indexering, zijn bij eigendom de rentelasten vast, tenminste voor de periode die daarover is afgesproken bij het aangaan van de lening. Tenslotte wordt gevraagd om extra informatie. Het gaat hier om informatie betrekking hebbend op het vorige nieuwbouw project Het huis van Deventer. Dit dossier ligt bij de projectorganisatie.
6. Vragen naar aanleiding van Politieke Markt 6.1 Financieel: 6.1.1 Vraag van de heer Verhaar: is er een voorziening opgenomen voor kunst? In de huidige opstelling is geen voorziening opgenomen voor kunst. Dit wordt aangepast, er wordt € 50.000 opgenomen voor kunst. 6.1.2
Om een vergelijking tussen de huidige en toekomstige lasten mogelijk te maken wordt gevraagd om een financiële 0-meting (de huidige huisvestingslasten). Voor de beantwoording van deze vraag verwijzen wij naar de opmerking vooraf en 6.1.8
6.1.3
Vraag van de heer Elferink: Maken de exploitatielasten HNW deel uit van de financiën van het project. Hoeveel zijn deze lasten? HNW is onderdeel van het strategische “Management Development traject” binnen het team P&O. Binnen het MD-traject zijn kosten opgenomen voor de ontwikkel- en cultuurkant van HNW. De kosten voor de digitalisering zijn opgenomen in de projectkosten DDDW van het team ICT.
6.1.4
De heer De Geest wil inzicht in financiële afwegingen bij handhaven versus nieuwbouw. Het programma van eisen vraagt circa 10.000 m2 netto vloeroppervlakte. Bij een efficiënt gebouw, zoals het voorontwerp, betekent dit dat daarvoor totaal circa 15.000 m2 bruto vloeroppervlakte nodig is. Bij het handhaven van Polstraat 1 en/of het stadskantoor is het ruimte gebruik minder efficiënt omdat meer trappen, hellingbanen en andere technische voorzieningen noodzakelijk zijn. Dit betekent dat het totale aantal (bruto) vierkante meters groter wordt. De kosten voor verbouw zijn lager dan voor nieuwbouw, maar voor het nieuw te bouwen deel worden de kosten per vierkante meter weer hoger. Berekend is dat bij handhaven van het stadskantoor de extra investering circa € 500.000 bedraagt, bij handhaven van Polstraat 1 is dat circa € 1,5 miljoen.
6.1.5
De heer Emens vraagt, bij de afweging handhaven versus nieuwbouw, naar de ruimtelijke afwegingen (ruimtes die daarmee gewisseld kunnen worden). Naast de efficiëntie van het gebouw (netto-bruto verhouding) zoals hierboven beschreven zijn er bij het handhaven van bestaande gebouwen beperkingen ten aanzien van de flexibiliteit. De gewenste flexibiliteit is een duurzaamheidseis.
6.1.6
De heer de Jong vraagt of annuitair afschrijven zoals beschreven in het raadsvoorstel een kans is. Dit is niet het geval. Er is immers al gerekend met een annuitaire afschrijving.
6.1.7
De heer de Jong geeft aan vergelijking met kengetallen moeilijk is maar vraagt of het toch mogelijk is een vergelijking te maken? Zoals in de vorige beantwoording bij 3.5.4 beschreven is, is het moeilijk om een eenduidig kengetal te noemen voor de kosten per m2 of werkplek. Dit kengetal is afhankelijk van onder andere de bouwlocatie, functies binnen het gebouw en materialisatie. Bij de vorige beantwoording schreven wij: In 2010 heeft in Binnenlands Bestuur een artikel gestaan over de kosten van gemeentehuizen in Nederland. Hierin wordt geconcludeerd dat gemeenten bij nieuwbouw gemiddeld € 67.000 per ambtenaar uitgeven. Inclusief grondkosten is de bandbreedte van € 40.000 tot € 90.000 per ambtenaar.
De raming van de investeringkosten voor de nieuwbouw van Stadhuiskwartier laten een investeringsniveau zien van € 58,3 miljoen. Na aftrek van de reserve onvoorzien en prijsstijgingen resteert een bedrag van circa € 50 miljoen. Dat betekent bij circa 800 ambtenaren een investering van € 62.500,= per ambtenaar. Hiermee zitten wij onder het landelijk gemiddelde. In aanvulling hierop constateren wij het volgende: Een vergelijking met het door de raad vastgestelde uitgangspunt leert dat de geraamde kosten voor bouwkosten en installaties circa 2020 per m2 bedragen terwijl het uitgangspunt € 2075 (€ 1900 + € 175) was . Een vergelijking met de gemiddelde bouwkosten zoals die gehanteerd worden door onze bouwkosten deskundige leert dat de kosten voor een gemeentehuis variëren van € 1640 voor basiskwaliteit, € 1900 voor gemiddelde kwaliteit en € 2250 voor een hoge kwaliteit. Deze bedragen zijn exclusief specifieke “duurzaam bouwen” maatregelen. 6.1.8
De heer Elferink heeft een vraag over de jaarlijkse huisvestingslasten. In begroting is 8,1 miljoen als kader genomen. Werkelijke huisvestingskosten bedroegen 6,9 miljoen in 2010. Dit is verwarrend. Hij vraagt om een toelichting. Het antwoord van vraag 1.3 in de schriftelijke beantwoording van 21 september j.l. vervalt. Uitgaande van begrote kosten komen wij op de volgende uitleg: Binnen de opbouw van de kosten wordt een onderscheid gemaakt naar gebouwgebonden huisvestingskosten en niet gebouwgebonden kosten. Gebouwgebonden huisvestingkosten zijn alle kosten die direct een relatie hebben met het gebouw (o.a. hypotheek, onderhoud en gas). Niet-gebouwgebonden kosten zijn alle kosten die niet direct met het gebouw te maken hebben en die nu ook gemaakt worden in de bestaande gebouwen onafhankelijk van de nieuwbouw (o.a. salarissen en frankeringskosten). In onderstaand overzicht worden de huidige begrote kosten afgezet tegen de begrote kosten voor nieuwbouw en renovatie Stadhuis en Landshuis exclusief de parkeergarage (deze wordt gefinancierd uit het mobiliteitsfonds). Begrote kosten Huidig 2010 Nieuwbouw 2016 Gebouwgebonden kosten € 6,2 miljoen € 6,4 miljoen Niet-gebouwgebonden kosten € 2,0 miljoen € 1,7 miljoen Totale begroting/lasten € 8,2 miljoen € 8,1 miljoen Het begrote bedrag van € 6,4 miljoen is inclusief een reservering voor onderhoud (> € 0,5 miljoen) en afschrijving van nieuw meubilair en inrichting raadzaal (> € 0,5 miljoen).
6.2 Overige vragen : 6.2.1
De heer Verhaar vraagt uitleg over de flexfactor is 0,7, het aantal werkplekken en aantal ambtenaren. In totaal kent de gemeente Deventer een formatie van ca. 950 FTE, dit is inclusief o.a. de brandweer, het Deventer Groenbedrijf en het team Toezicht (730 FTE exclusief ). Het aantal FTE wordt o.a. gecorrigeerd met een parttime factor en een correctievoor externen. Het aantal medewerkers dat dan gebruik gaat maken van de nieuwbouw bedraagt ca. 830. Op dit getal wordt de flexfactor 0,7 toegepast (830 x 0,7) wat resulteert in ca. 580 werkplekken in het Stadhuiskwartier.
6.2.2
De heer Verhaar vraagt wat de OR hiervan vindt? De essentie van de reactie van de OR is opgenomen in het reactiedocument. De betreffende brief is onder 3.11 op bladzijde 54 in de bijlage terug te vinden. In deze bijlage zijn alle commentaren letterlijk opgenomen.
6.2.3
De heer Oggel merkt op dat vraag 2.11 niet is beantwoord. Het antwoord is dat de investeringskosten worden gedekt uit het mobiliteitsfonds.
7. aanvullende vragen PvdA 7.1. Pag. 6 van het advies aanbestedingsmoment wordt gesteld dat het een groot risico is om bij het DO nog besluitvorming in de raad te laten plaatsvinden, wat kan leiden tot hogere kosten. Wordt overwogen om geen besluitvorming over DO door de raad te laten plaats vinden, maar bijvoorbeeld alleen nog door B&W en ter kennisgeving aan raad? In dit hoofdstuk wordt gerefereerd aan risico’s die optreden bij het aanbesteden op basis van het VO. Daar is geen sprake van dus dat risico bestaat niet. Met betrekking tot de goedkeuring van het DO geldt dat na het gereedkomen van het DO een krediet wordt aangevraagd. Daarmee wordt het DO impliciet ter goedkeuring voorgelegd. 7.2 Wat is de invloed van de incidentele en structurele financiële mutaties (o.a. 1.350.000 afloop parkeren, -1.500.000 dekking mobiliteitsfonds en 299.097 exploitatie parkeerkelder) op het mobiliteitsfonds parkeren? Komt deze hierdoor niet financieel onder druk te staan? + 7.3. Daarnaast graag nadere argumentatie waarom dit gedekt moet worden uit mobiliteitsfonds en niet onderdeel is van de lasten. Bestuurlijk is vastgesteld dat de investering en exploitatielasten van de ondergrondse parkeergarage niet ten laste komen van de middelen die beschikbaar zijn voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. In het najaar zullen de resultaten van het bereikbaarheidsconclaaf ter vaststelling aan de raad worden aangeboden. Dan kan de raad ook de discussie voeren over het mobiliteitsfonds parkeren. 7.4 Wat is de afschrijvingstermijn waar in de exploitatielasten en in het EDM-contract van wordt uitgegaan? De inhoud van het EDM contract moet nog worden bepaald. De in het toetsdocument genoemde afschrijvingstermijnen zullen daarbij leidend zijn. 7.5 Wat zijn de verschillen voor de exploitatielasten per jaar bij annuïtair of lineair afschrijven? Deze verschillen zijn nu niet inzichtelijk waardoor de gevolgen van de keuze niet te zien zijn. Als financieel uitgangspunt geldt: bij nieuwbouw binnen de huidige exploitatielasten blijven. Met een annuïtaire aflossingsystematiek wordt hieraan voldaan. Deze systematiek is toegestaan indien kosten voor groot onderhoud worden meegerekend. Dat is gebeurd en het blijkt dat wordt voldaan aan het door de raad vastgestelde uitgangspunt. Bij een lineaire afschrijving zullen de lasten in de beginjaren hoger en aan het einde van de afschrijvingsperiode lager zijn. Echter om een goede vergelijking te maken zouden de exploitatielaten bij lineaire afschrijving precies berekend moeten worden (hetgeen nu niet is gebeurd) en zullen de kosten over de looptijd van de lening inzichtelijk gemaakt moeten worden inclusief toekomstige kosten voor groot onderhoud. In dat geval – is onze inschatting - kan niet worden voldaan aan het huidige uitgangspunt. 7.6 Waarom zijn de lasten voor groot onderhoud nu niet meegenomen in de exploitatielasten? Dit is de gangbare praktijk in de gemeente. Er is op dit moment een klein bedrag opgenomen voor gepland onderhoud. Dit bedrag is volstrekt onvoldoende om het oude pandenbestand in de toekomst te onderhouden. Dit staat nog los van het achterstallig onderhoud.
7.7 Daarnaast de vraag over de flexibiliteit van capaciteit en gebruik m2. Hoe wordt er concreet omgegaan of geanticipeerd op krimp of groei binnen de organisatie. Zijn hier scenario's voor? In het programma van eisen wordt geanticipeerd op een mogelijke krimp van de organisatie. Over de mate waarin en tijdstip waarop bestaat geen zekerheid. Ook via de invalshoek van een duurzame ontwikkeling worden eisen gesteld met betrekking tot flexibiliteit nu (verschillende indelingsmogelijkheden en eventuele krimp) en in de toekomst (andere functies). Hiervoor zijn in organisatorische zin nog geen scenario’s ontwikkeld. Wel wordt hier bij het gebouwontwerp rekening mee gehouden.
