41709.pdf

16/41709.pdf

Koleksi Perpustakaan Universitas terbuka

16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf


16/41709.pdf

BABIV TEMUAN DAN PEMBAHASAN

A. Karakteristik Responden 1. Responden PT I

PT I adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa berdiri lebih dari sepuluh tahun yang lalu, merupakan perusahaan keluarga yang dimulai dengan impian untuk menjadi perusahaan yang besar bukan hanya di Jakarta tetapi juga di Indonesia. Pada awal berdiri perusahaan ini, pemilik sekaligus sebagai seorang arsitek bekerja sama dengan sejumlah rekan pada profesi yang sama. Jasa yang dilakukan khusus untuk mendesain proyek dari pelanggan yang hendak melakukan pembangunan untuk desain bangunan, mulai dari mendesain konsep, skematik desain, pengembangan desain sampai dengan supervisi. Setelah melalui beberapa proyek yang telah ditanganinya, banyak permintaan dari pelanggan untuk mendesain selain bangunan mulai dari mal, gedung sekolah, perkantoran, apartemen baik di Jakarta maupun diluar Jakarta. Prinsip manajemen yang dilaksauakan pada organisasi/perusahaan ini pada awalnya masih bersifat kekeluargaan, tidak ada ketentuan dan sistem yang berlaku umum, tidak ada prosedur kerja yang lengkap, tidak adanya sistem penerimaan karyawan yang baku, tidak adanya standar pelayanan yang terpadu, yang pada akhimya karyawan bekerja tanpa tujuan yang jelas dan hal ini sering

49 Koleksi Perpustakaan Universitas terbuka

16/41709.pdf

mengakibatkan tidak adanya kesesuaian antara tujuan pimpinan/ pemilik dengan karyawan. Oleh karena itu, pimpinan sekaligus pemilik merasa perlu untuk membangun suatu sistem yang solid agar dapat mendukung perkembangan usaha yang semakin cepat meningkat dan memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Dengan beijalannya waktu dan jumlah proyek yang terus meningkat, secara otomatis dibutuhkan sumber daya berupa infra stuktur maupun sumber daya manusia dengan tujuan dapat memenuhi persyaratan dan kepuasan pelanggan. Tanpa disadari, jumlah karyawan terus meningkat dari tahun ke tahun dan perusahaan membutuhkan tenaga

karyawan yang handal untuk dapat

mengeijakan proyek yang jumlahnya semakin banyak disamping adanya kebutuhan proyek di luar Jakarta yang terus bertambah. Didalam peijalannya perusahaan mendapatkan penghargaan berupa Award BCI untuk kategori "The most Active Architect" dari tahun ke tahun, selain itu juga organisasi/perusahaan berhasil memperoleh sertifikasi ISO 9001. Selain menggunakan ISO sebagai alat untuk membenahi internal organisasi/perusahaan, ISO dipakai juga untuk mengembangkan pasar atau mendapatkan peluang pasar bagi organisasi/perusahaan ini. Melalui sumber daya manusia yang kuat serta didukung oleh internal quality audit yang membantu pimpinan puncak dalam memberi masukan untuk

mengembangkan usaha, organisasi/perusahaan ini dapat terus berkembang. Kedisiplinan, ketepatan waktu, keunggulan dengan ide-ide yang cemerlang, kreatif serta pelayanan yang cepat membuat kualitas jasa yang semakin baik dari waktu ke waktu.


16/41709.pdf

2. Responden PT II

PT II adalah pernsahaan yang bergerak dibidang pendidikan yang terns berkembang. Dengan bertambahnya jumlah siswa dan tenaga pengajar dari tahun ke tahun yang didukung dengan berkembangnya infrastrnktur ataupun keija sama dengan institusi baik dalam maupun luar negeri membuat pimpinan puncak menetapkan perlunya suatu sistem yang dapat dipergunakan dalam mengelola sekolah tersebut. Oleh karena itu pimpinan puncak memutuskan untuk menggunakan sistem manajemen mutu ISO 9001. Melalui sistem ini, pimpinan puncak sangat terbantu dalam mengembangkan internal manajemen serta kualitas pendidikan, khususnya dalam melakukan pengambilan keputusan keputusan serta kebijakan kebijakan yang strategis. Keputusan keputusan tersebut dapat dilakukan berdasarkan data dan informasi akurat diantaranya yang diperoleh dari hasil internal quality audit yang dilakukan secara berkala, konsisten dan berkesinambungan. Masukan masukan penting yang diperoleh dari hasil audit internal sangat membantu pimpinan puncak dalam memperbaiki kineija serta infra struktur internal. Hal ini menunjang visi pendidikan dalam menghasilkan lulusan yang mempunyai kualitas unggul serta dapat bersaing secara global. Kegiatan yang mendukung visi tersebut terns dikembangkan antara lain dengan melakukan kerja sama dengan sekolah di luar negeri, pertukaran siswa antar negara, keija sama melalui kurikulum internasional yang terns dikembangkan sesuai kebutuhan pendidikan saat ini. 3. Responden PT III

PT III adalah organisasi/perusahaan yang bergerak dibidang

produksi/

pabrikasi. Organisasi/pernsahaan yang dikelola secara kekeluargaan ini bermula


16/41709.pdf

dari skala kecil namun sangat mementingkan kualitas yang tidak kalah dengan kualitas produksi luar negeri. Permintaan pasar yang terns semakin meningkat membuat pimpinan puncak memutuskan untuk menggunakan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008. Pada saat dilakukannya implementasi dari sistem manajemen mutu ini, sekaligus melakukan pengembangan yang berkelanjutan melalui perbaikan infra struktur dan penggunakan tehnologi informasi yang pada akhirnya organisasi/perusahaan ini dapat bersaing dengan pernsahaan sejenis dari luar negeri, bahkan telah melakukan ekspor produksi ataupun pembukaan kantor cabang di luar negeri. Dalam implementasi ISO sangat dirasakan konstribusi dari

internal quality audit yang dapat menemukan kekurangan-kekurangan dan terus melakukan perbaikan dalam aktifitas produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, yang pada akhirnya pimpinan puncak melakukan perbaikan sistem terns menerus secara berkesinambungan sampai dapat menghasilkan produksi yang berkualitas dan terpenuhinya kepuasan pelanggan.

B. Hasil Audit Mutu Internal

Hasil

Audit

Mutu

Internal

diharapkan

dapat

membantu

ptmpman

organisasilperusahaan dalarn menentukan kebijakan strategis untuk pengembangan organisasi/perusahaan ataupun dalarn meningkatkan kineija operasional. Dibawah ini merupakan gambaran hasil Audit Mutu Internal yang dilakukan secara berkala selarna 3 tahun terakhir di perusahaan PT. I, II dan III berturnt turut. Proses penilaian dilakukan terhadap kriteria pemenuhan pasal-pasal yang terdapat dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Tim Audit Mutu Internal melakukan penilaian ke unit-unit keija yang telah


16/41709.pdf

disepakati berdasarkan kriteria yang terdapat didalam pasal 4 sampai dengan 8 di persyaratan ISO 9001:2008. B.l. Hasil Analisis Aspek Dokumentasi dan Peraturan.

Pasal 4 berisi tentang aspek dokumentasi dan peraturan secara internal dan ekstemal organisasi/perusahaan. Pasal ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terns menerus melalui penetapan proses-proses yang diperlukan

beserta

aplikasinya

diseluruh

organisasi/perusahaan.

Jika

organisasi/perusahaan memilih untuk melakukan outsource terhadap suatu proses yang mempengaruhi

kesesuaian terhadap persyaratan produk!jasa,

maka

organisasi/perusahaan harus menjamin pengendalian terhadap proses tersebut. Pasal ini menyatakan bahwa perusahaan membutuhkan dokumentasi seperti manual mutu, prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan termasuk acuan kerja yang lain, baik yang bersifat kebijakan/peraturan internal, ataupun acuan kerja yang berasal dari lembaga eksternal seperti peraturan pemerintah yang harus diikuti oleh organisasi/perusahaan. Auditor Mutu Internal harus memastikan bahwa unit/ auditee telah mematuhi setiap panduan yang berlaku dalam organisasi/perusahaan, sekaligus juga memastikan bahwa unit kerja terkait telah mematuhi persyaratan/peraturan pemerintah

terkait

dengan

unit

kerja

organisasi/perusahaan.

Prosedur

pengendalian dokamen dibuat untuk memastikan efektifitas pengendalian seluruh dokumen yang digunakan merupakan dokumen/panduan yang telah tertulis pada organisasi/perusahaan. Selain itu pasal 4 JUga berisi persyaratan yang berkaitan dengan sistem dokumentasi/arsip/administrasi yang merupakan hasil kerja dari unit-unit di


16/41709.pdf

organisasilperusahaan. Dengan pengelolaan yang baik, dalam arti setiap unit kerja yang melakukan implementasi sistem prosedur operasional/SOP Pengendalian sistem arsip yang dikenal dengan pengendalian rekaman/catatan mutu yang telah ditetapkan organisasi/perusahaan, maka akan mudah bagi Penanggung jawab unit terkait untuk mendapatkan arsip-arsip

yang diperlukan dalam waktu yang

singkat. Dalam hal ini Tim Auditor Mutu Internal harus memastikan bahwa prosedur pengendalian catatan mutu telah diimplementasikan oleh tiap unit dengan mengelola catatan basil pekerjaannya. Dibawah ini merupakan gambaran Laporan hasil Pelaksanaan Audit Mutu Internal pada PT I yang dilakukan selama 3 tahun tentang aspek dokumentasi dan peraturan. Tabel 4.1 Hasil analisis Aspek Dokumentasi dan Peraturan PT I Pasal

4.2.3

Jumlah Temuan Minor

Keterangan

Ketidaklengkapan dokumen yang dijumpai dalam

proses

drawing dilakukan

audit,

seperti

yang menjadi d~ngan

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

11

11

20

0

12

distribusi

panduan belum

baik, standar peraturan

daerah yang masih bel urn lengkap 4.2.4

Ketidaklengkapan catatan mutu, seperti arsip gambar yang belum di

up-date/direvisi,

kurang;1ya pengendalian email masuk dan keluar, risalah rapat yang tidak lengkap.


15

16/41709.pdf

Hasil Temuan di PT I menunjukk:an jumlah temuan yang meningkat disebabkan karena metode sampel audit yang dilakukan mengalami perubahan di tahun kedua dan tahun ketiga yang memakai sampling penuh dengan melakukan audit di semua proyek yang berjalan. Masalah administrasi proyek mengenai distribusi gambar yang mengalami revisi seharusnya diterima oleh pihak-pihak terkait di lapangan tepat waktu sehingga tidak terjadi kesalahan kerja di lapangan. Tanda serah terima harus jelas dilakukan dengan kelengkapan tanggal, dan tanda tangan dari orang yang seharusnya menerima. Status dari revisi juga harus terlihat jelas dalam gambar yang didistribusikan. Dokumen yang didistribusikan lewat softcopyle-mail juga harus dijalankan sesuai dengan sistem prosedur operasional/SOP yang ada. Terdapat temuan menunjukkan bahwa pengiriman gambar lewat e-mail dilakukan tanpa verifikasi (pemeriksaan ulang) supervisor, yang menyebabkan gambar yang terkirim ke pelanggan kemungkinan masih ada yang salah yang dikemudian hari akan menimbulkan keluhan dari pelanggan. Dengan terns berkembangnya organisasi/perusahaan, dimana proyek-proyek yang dikelola tidak saja berlokasi di Jakarta, namun pada tahun 2012 dan 2013 berkembang ke daerah-daerah di luar Jakarta. Auditor menemukan beberapa administrasi proyek belum dilengkapi dengan peraturan daerah setempat. Dengan jumlah karyawan yang belum mencukupi di unit proyek, JUga menyebabkan administrasi arsip di unit terkait melemah dengan perkembangan banyaknya proyek di tahun 2012-2013. Ditemukan beberapa risalah rapat tidak lengkap dalam arsip yang seharusnya disimpan, ataupun terdapat kolom-kolom


16/41709.pdf

tandatangan dalam gambar/ formulir yang belum lengkap. Hal ini dapat terlihat dengan temuan auditor untuk pasal 4.2.4 yang tidak ditemui di tahun 2011, namun terlihat meningkat di tahun 2012 dan 2013. Tabel 4.2. Hasil Analisis Aspek Dokumentasi dan Peraturan PT II Pasal

Jumlah Temuan Minor

Keterangan

4.2 Belum ada sistem prosedur operasional/

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

0

1

0

1

0

0

16

13

12

SOP atau instruksi ketja untuk pemeriksaan persediaan barang sebagai kegiatan barn yang dilakukan 4.2.1

Manual dan sistem prosedur operastonal/ SOP perlu di review secara herkala

4.2.3

Belum ada da:ftar kelengkapan berkas untuk siswa pindahan, tidak ada hardcopy sistem prosedur operasional/ SOP di bagian penda:ftaran, tidak ada sistem prosedur operasional!SOP pada unit kesehatan sekolah, tidak ada instruksi ketja pada pemilihan moderator sidang karya tulis


16/41709.pdf

Tabel 4.2. Hasil Analisis Aspek Dokumentasi dan Peraturan PT II lanjutan .. Pasal

4.2.4

Keterangan

Jumlah Temuan Minor

Daftar catatan mutu belum terkini di

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

8

8

5

beberapa bagian, ditemukan ketidak konsistenan antara filing dengan pengumuman, perbedaan data bea siswa yang diterima dengan jumlah bea siswa per semester, pembaharuan data tidak dilakukan sccara konsisten, kolom tanda tangan dalam lembara.11 karya tulis tidak lengkap

Hasil analisis Aspek Dokumentasi dan Peraturan pada PT II memperlihatkan bahwa perkembangan sekolah yang terus meningkat dari tahun ketahun harus diikuti dengan monitoring yang kuat terutama untuk kegiatan baru. Auditor memmukan beberapa kegiatan baru dilakukan, namun panduan kerja berupa sistem prosedur operasioanl/SOP dan instruksi kerja belum dibakukan, sehingga terdapat temuan di pasal4.2 maupun 4.2.1. Dengan bertambah banyaknya kegiatan sehari-hari di lapangan dapat saJa pembakuan proses menjadi terlewat ataupun terlupakan. Audit Mutu Internal yang dilakukan secara berkala akan memberikan masukan berupa temuan sehingga dapat segera dilakukan perbaikan ataupun pembakuan proses kerja


16/41709.pdf

dalam sistem prosedur operasional/SOP atau manual internal yang sangat diperlukan oleh karyawan yang melakukan kegiatan ini ataupun unit kerja yang terkait. Auditor juga menemukan temuan dokumentasi dibeberapa unit mulai dari unit pemasaran dan pendaftaran, administrasi, sampai dengan dan bagian pendukung. Beberapa panduan seperti sistem prosedur operasional/SOP belum dibuat untuk beberapa unit yang baru seperti kegiatan

unit kesehatan sekolah yang baru

dibentuk, juga ditemukan belum adanya daftar kelengkapan berkas untuk siswa pindahan. Dengan adanya kegiatan mulai diberlakukannya sistem prosedur operasional/ SOP dalam bentuk softcopy yang menggantikan sistem prosedur operasional/SOP hardcopy sebelumnya, masih ditemukan dilapangan/ unit-unit dimana karyawan

belum

memahami adanya perubahan sistem tersebut. Hal ini menyebabkan

karyawan masih terfokus dengan sistem prosedur operasional/SOP hardcopy yang lama dan masih menjadikan panduan kerja di unitnya. Dengan adanya temuan ini, auditor memberikan gambaran yang tetjadi di lapangan dan menjadikan masukan pengelolaan dokumen!panduan kerja untuk segera melakukan sosialisasi kepada unit-unit terkait sehingga dapat memahami sistem dokumentasi yang barn. Auditor juga memberi temuan untuk persyaratan dokumentasi di lapangan . Dari area-area yang diaudit, ditemukan beberapa unit kerja belum memperbaharui daftar catatan/rekaman mutunya. Juga ditemukan ketidak lengkapan tandatangan pihak terkait dalam kolomkolom formulir yang dipakai. Auditor juga melakukan audit silang antara arsip dengan kondisi dilapangan seperti papan pengumuman, data-data yang terinput


16/41709.pdf

dikomputer, ataupun data-data yang ada di bagian pendukung seperti Keuangan. Ketidak konsistenan ataupun perbedaan yang terjadi menyebabkan temuan yang segera ditindaklanjuti. Tabel4.3. Hasil Analisis Aspek Dokumentasi dan Peraturan PT III Pasal

4.2.3

Keterangan

Jurnlah Temuan Minor

Tanda terima distribusi dokumen belum lengkap,

daftar

dokumen

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

4

0

1

18

5

12

ekstemal

belum dibuat 4.2.4

Daftar catatan mutu belum lengkap/ terkini,

kelengkapan

tanda

tangan

dibeberapa bagian belum ada, formulir order pengiriman belum konsisten di arsip, daftar catatan mutu dibeberapa bagian belum lengkap

Hasil Analisis Aspek Dokumentasi dan Peraturan pada PT III yang berhubungan dengan pasal 4 selama 3 tahun menunjukkan adanya perbaikan terutama di pasal dokumentasi. Temuan yang terjadi di tahun 201 i mengenm distribusi dokumen ataupun daftar dokumen segera ditindaklanjuti oleh bagian Dokumen Kontrol. Untuk temuan di sistem arsip terjadi karena tertib administrasi yang belum dilakukan secara konsisten dan menyeluruh. Perbedaan lokasi

antara kantor pusat dan lokasi produksi memang


16/41709.pdf

menyebabkan kurang efektifnya sistem yang beijalan karena kurang pahamnya karyawan terhadap sistem yang telah dibakukan. Pemahaman karyawan yang berbeda beda menyebabkan ketidak seragaman dalam implementasi di unit . . masmg masmg.

Analisis Aspek Dokumentasi dan Peraturan

Pertama, walaupun ke tiga perusahaan mempunyai kegiatan yang berbeda namun temuan dari audit internal umumnya mengacu kepada masalah yang sama. Masalah umum yang dihadapi dalam implementasi ISO di organisasi/perusahaan akan berkisar pada masalah panduan keija seperti prosedur tertulis yang tidak dapat diimplementasikan secara sempuma karena kurangnya pemahaman dari karyawan di unit terkait apalagi jika terjadi kekurangan jumlah karyawan atau turn over karyawan yang cukup tinggi di unit terkait atau berubahnya pimpinan unit. Kedua, masalah ketidak-taatan/ kurang tertibnya pada peraturan yang berlaku, dengan kesibukan atau kegiatan rutin operasional sehari hari menyebabkan kurang kepedulian dari karyawan terhadap peraturan baru ekstemal, umumnya karyawan tidak menyadari kondisi dengan tidak diikutinya peraturan yang berlaku kemungkinan besar akan menimbulkan masalah dikemudian hari, apakah organisasi/perusahaan akan terkena masalah denda ataupun pengulangan pekeijaan karena pelanggaran yang tidak dilakukan. Ketiga, mengenai masalah administrasi arsip yang pada umumnya terjadi di orgnaisasi/perusahaan akan menyebabkan kesulitan dalam melakukan penelusuran dokumentasi yang diperlukan dikemudian hari.


16/41709.pdf

Tabel 4.4 Masalah dan solusi untuk Aspek Dokumentasi dan Peraturan No

Aspek Penting

Solusi

1

Tidak terimplementasinya sis-

Perlunya

review

seluruh

sistem

tern prosedur operasional/ SOP

prosedur

operasional/SOP

secara

periodik minimum 1 tahun sekali di seluruh unit dan sosialiasi secara rutin yang terkontrol dari unit terkait 2

Ketidak patuhan pada per-

Perlunya

unit

khusus

aturan

control secara sentralisasi mengelola peraturan

peraturan

ekstemal

dan

dokumen

terbaru

internal.

baik

Perlunya

sosialisasi secara berkala unit unit kerja terkait 3

Masalah administrasi sistem

Mengadopsi teknologi aplikasi sts-

arsip

tern arsip melalui perangkat lunak

B.2. Hasil Analisis Aspek Tanggung Jawab Manajemen. Pasal 5 berisi persyaratan Tanggung Jawab Manajemen organisasi/perusahaan yang harus dipenuhi antara lain memberikan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan sistem manajemen mutu. Contoh komitmen yang dapat dilakukan oleh manajemen adalah : • Menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. • Menjamin

bahwa

kebijakan


mutu

sesum

dengan

tujuan

I

16/41709.pdf

organisasi/perusahaan dan dikomunikasikan serta dipahami di dalam organisasi/perusahaan. • Menetapkan tujuan-tujuan kualitas yang dikenal dengan sasaran mutu. Sasaran mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu untuk peningkatan terus menerus. • Menjamin bahwa tanggung jawab dan wewenang didefinisikan dan dikomunikasikan dalam organisasi/perusahaan. • Menjamin efektifitas sistem manajemen mautu dengan mengangkat seorang wakil manajemen. • Menjamin bahwa proses komunikasi be:rjalan dengan baik berkaitan dengan upaya pencapaian efektifitas sistem manajemen mutu. • Meninjau ulang sistem manajemen mutu ISO 9001 dan harus mencakup penilaian kesempatan-kesempatan untuk peningkatan dan kebutuhan untuk perubahan-perubahan sistem manajemen mutu Tabel4.5 Hasil Analisis Aspek Tanggung Jawab Top Manajemen pada PT I Pasal Keterangan Jumlah Temuan Minor

5.4.1

Pencapaian Target yang belum didokumentasikan/dianali sa

periodik

secara

seperti evaluasi pencapaian sasaran mutu belum dibuat, data pendukung pencapaian sasaran mutu belum diperbaharui


Tahun 2011 4

Tahun 2012 21

Tahun 2013 5

16/41709.pdf

Tabel4.5 Hasil Analisis Aspek Tanggung Jawab Top Manajemen pada PT I lanjutan .. Pasal

Keterangan

Jumlah Temuan Minor Tahun 2011

5.5.1

Tanggung jawab dan wewenang seperti

6

Tahun 2012 0

Tahun 2013 0

uraian pekerjaan belum lengkap dan disosialisasikan 5.5.3

Komunikasi Internal seperti peraturan

2

0

0

internal yang baru bel urn disosialisasikan keseluruh karyawan terkait

Hasil temuan internal audit di PT I di tahun 2012 terjadi peningkatan khususnya pasal 5.1 dari 4 temuan menj adi 21 temuan, hal ini disebabkan karena adanya kebijakan baru penetapan target sasaran mutu yang semula diperuntukan untuk satu unit proyek namun tahun 2012 diubah menjadi target bagian. Sosialisasi yang dilakukan masih sangat terbatas yang menyebabkan kekurangan pemahaman dari setiap pemimpin

unit dalam mengelola dan mengevaluasi

pencapaian sasaran mutu. Pemimpin unit lebih memprioritaskan penyelesaian pekerjaan proyek dilapangan. Dengan berkembangnya proyek yang ditangani tahun 2012 dan tersedianya tenaga kerja pendukung yang terlambat. Tim auditor juga memberikan temuan sehubungan dengan tanggung jawab dan wewenang/uraian pekerjaan yang belum lengkap ataupun yang belum disesuaikan dengan struktur organisasi/perusahaan yang baru dibuat. Sosialisasi ataupun komunikasi internal belum terpenuhi sehingga sebagian karyawan belum memahami uraian pekerjan masing masing. 63 Koleksi Perpustakaan Universitas terbuka

16/41709.pdf

Tabel4.6 Hasil Analisis Aspek Tanggung Jawab Top Manajemen pada PT II Pasal

5.4

Keterangan

Jumlah Temuan Minor

Pimpinan puncak/manajemen perlu mene-

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

0

0

1

10

2

3

3

2

0

1

2

3

5

7

6

tapkan review struktur organisasi/target/ sasaran mutu secara berkala 5.4.1

Sasaran

mutu

di

beberapa

bagian

mengalami perubahan tetapi belum di sahkan, pencapaian sasaran mutu belum di dokumentasikan di beberapa bagian 5.4.2

Perencanaan pada bagian pemasaran belum ditetapkan, dijadwalkan dan dilaksanakan.

5.5

Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi belum berjalan dengan baik di beberapa bagian, belum adanya koordinasi antara bagian

5.5.1

Pengembangan struktur organisasi

be-

lum dilengkapi dengan uraian pekerjaan yang

baru,

penunjukan

koordinator

dilakukan tanpa perencanaan yang baik sehingga perencanaan review materi/ satuan materi pelajaran tidak maksimal.


16/41709.pdf

Tabel 4.6 Hasil Analisis Aspek Tanggung Jawab Top Manajemen pada PT II lanjutan .. Pasal

5.5.3

Keterangan

Jumlah Temuan Minor

Pemahamam visi dan misi baru belum

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

1

3

5

3

0

1

0

0

maksimal tersosialisasi keseluruh staf termasuk uraian peketjaan yang baru dan serah terima peketjaan dari staf lama ke stafbaru 5.6.1

Perubahan sistem baru dari hardcopy ke

softcopy/on line system belum terkoordinasi sempurna, staf belum memahami cara penggunaan on-line system untuk sistem prosedur operasional/SOP 5.6.2

Masukan tentang evaluasi kineija terhadap pemasok/vendor untuk penggandaan soal ujian perlu ditetapkan kriterianya dan diimplementasikan

Tim auditor menemukan teijadi perubahan yang bersifat kebijakan seperti perubahan atau pengembangan struktur organisasi/perusahaan visi dan misi baru di tahun 2012 yang belum tersosialisasi secara menyeluruh di lapangan. Pertemuan yang dilakukan secara berkala dengan para pimpinan unit dengan


16/41709.pdf

pembahasan visi/misi baru tidaklah cukup. Perlu kreatifitas dalam melakukan sosialisasi keseluruh jajaran karyawan sehingga setiap karyawan tidak sekedar mendengar

dan

mengetahui

saJa,

namun

dapat

memahami

visi/misi

organisasilperusahaan dengan baik. Melalui pemahaman yang baik diharapkan setiap karyawan berpartisipasi dalam melakukan usaha pencapaian visi/misi organisasi/perusahaan melalui pekeijaan sehari-hari yang dilakukan.

Perubahan

kebijakan tersebut berdampak dengan perubahan sasaran mutu di unit unit yang juga belum terirnplementasi dengan baik di unit unit. Sasaran mutu yang menjadi tanggung jawab pimpinan unit juga harus didukung pencapaian kineijanya oleh setiap karyawan yang ada didalarnnya. Perubahan struktur organisasi/perusahaan belum diikuti dengan perubahan ataupun pengembangan uraian pekeijaan yang baru, selain itu tim auditor juga menemukan beberapa serah terima pekeijaan pekeija dari staflama ke stafbaru belum beijalan seperti yang diinginkan. Tabel4.7 Hasil Analisis Aspek Tanggung Jawab Top Manajemen pada PT III Pasal

5.1

Keterangan

Jumlah Temuan Minor

Sasaran mutu perusahaan belum ditetapkan

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

1

0

0

0

0

1

4

4

3

oleh top manajemen 5.4

Rencana jadwal promosi tahunan untuk bagian retail belurn ada

5.4.1

Sasaran mutu sudah ada tetapi belum disosialisasikan di beberapa bagian


16/41709.pdf

Tabel 4. 7 Hasil Analisis Aspek Tanggung J awab Top Manajemen pada PT III lanjutan .. Pasal

5.5

Keterangan

Jumlah Temuan Minor

Struktur orgamsast di showroom tidak

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

1

0

1

1

0

0

jelas 5.6.

Belum ada jadwal rencana MR meeting

Audit menemukan sasaran mutu organisasi/perusahaan belum ditetapkan/ di sahkan oleh pimpinan puncak yang mana hal ini berdampak pada sasaran mutu dari unit unit ierkait sehingga tidak dapat diimplementasikan pencapaiannya dengan baik. Kepala unit terkait juga mengalami kesulitan dalam melakukan rencana di unitmya karena pimpinan puncak terlambat menetapkan target/sasarannya. Terkait dengan tugas dan tanggung jawab manajemen, auditor juga menemukan struktur organisasi/perusahaan disalah satu lokasi belum dipahami oleh karyawan karena tidak jelas. Analisis Aspek Tanggung Jawab Top Manajemen

Dari ketiga sampel terpilih, beberapa temuan umum yang terjadi : Pertama, komitmen manajemen untuk menetapkan dan menentukan kebijakan baru ataupun perubahan kebijakan yang konsisten dan kemudian setiap perubahan tersebut sangatlah penting untuk dikomunikasikan ke unit terkait,


16/41709.pdf

selanjutnya untuk setiap unit barns melakukan sosialisasi perubaban yang terjadi secara terkontrol kepada selurub jajaran karyawan. Kedua, masalah pencapaian sasaran mutu. Pimpinan puncak berkewajiban untuk melakukan tinjauan terbadap pencapaian mutu dari masing-masing unit secara berkala. Beberapa organisasi/perusabaan mewajibkan tiap kepala unit untuk melakukan presentasi pencapaian kinerja unitnya setiap semester melalui agenda tinjauan manajemen. Jika organisasi/perusahaan sudab berkembang dan membesar skalanya dimana diperlukan waktu yang cukup panjang untuk melakukan tinjauan

tersebut, organisasi/perusabaan dapat melakukan

kebijakan dengan diskusi antar bagian melalui rapat bulanan secara rutin. Hal ini dapat membantu pimpinan puncak

untuk membuat keputusan strategis

secepatnya tanpa menunggu basil ataupun informasi yang diterima terlalu lama. Ketiga, setiap ada perubahan kebijakan, perlu dilakukannya komunikasi internal melalui sosialisasi ke pimpinan unit ataupun keselurub karyawan jika diperlukan. Beberapa cara dapat dilakukan misalnya melalui surat keputusan yang disosialisasikan melalui pengumuman, madding, intranet, web, dan lainlain dengan tujuan agar karyawan dapat memabami perubaban kebijakan dengan baik dan dapat berkontribusi melalui pekerjaan yang dilakukan dengan benar sebingga dapat memberikan basil kerja yang baik pula. Tabel4.8 Masalah dan solusi untuk Aspek Tanggung Jawab Top Manajemen No Aspek penting 1

Perubaban kebijakan

Solusi Kewajiban melakukan sosialisasi keseluruh karyawan


16/41709.pdf

Tabel 4.8 Masalah dan solusi untuk Aspek Tanggung Jawab Top Manajemen lanjutan .. No Aspek penting

Solusi

2

Dilakukan pemantauan dan penilaian rutin

Pencapaian sasaran mutu

setiap

bulan

melalui

laporan

ataupun

presentasi kepala unit terkait. 3

Pemasangan pengumuman melalui mading

Komunikasi internal

atau sarana lainnya. 4

Setiap perubahan sistem prosedur operasi-

Perubahan struktur organisasi

onal harus disosialisasikan secara rutin dan terkontrol

B.3. Basil Analisis Aspek Sumber Daya Manusia. Pasal ini menyatakan bahwa organisasi/perusahaan harus menentukan dan memberikan

sumber-sumber

daya

yang

diperlukan

untuk

menerapkan,

mempertahankan sistem manajemen mutu dan meningkatkan keefektifannya terus menerus serta untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi kebutuhan pelanggan. Sumber daya yang diperlukan dapat berupa sumber daya manusia ataupun infra struktur. Sumber daya manusia yang ada dalam organisasi/perusahaan harus memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman.


16/41709.pdf

Organisasi/perusahaan juga harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infra struktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infra struktur dapat mencakup bangunan, ruang kerja, peralatan proses dan layanan pendukung seperti transportasi, komunikasi atau sistem informasi. Selain sumber daya seperti yang disebutkan diatas, organisasi/perusahaan juga harus mengelola lingkungan kerja untuk dapat mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Tabel 4.9 Hasil Analisis Aspek Sumber Daya pada PT I Pasal

6.2.2

Keterangan

Jumlah Temuan Minor

1

Kompetensi kesadaran oan pelatihan standar kompetensi

belurn

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

5

4

1

7

0

dilengkapi,

program pelatihan belum dibuat sesuat standar kompetensi yang diperlukan 6.3

Prasarana seperti pemeliharaan

mesm

0

gambar tidak dilakukan sesuai jadwal 6.4

Lingkungan kerja: proses tanggap darurat

1

0

0

belum disosialisasikan sesuai rencana

Tim Auditor mutu internal melihat adanya kemajuan implementasi pasal 6 pada PT I dengan berkurangnya temuan dari tahun sebelumnya, antara lain : program pelatihan yang belum dibuat di unit sumber daya manusia di tahun


16/41709.pdf

sebelumnya telah dibuat sehingga program menjadi lebih baik dan telah dilakukan pelatihan tersebut dari tahun ke tahun secara konsisten. Demikian pula temuan untuk pasal 6.3 terkait dengan pemeliharaan maupun perawatan yang dilakukan untuk peralatan yang dipakai pada proses produksi sehari-hari. Kesadaran dan kepedulian dalam melakukan kegiatan ini secara konsisten sangat membantu proses produksi yang menghasilkan produk/jasa dengan kualitas yang baik. Temuan dalam pasal 6.4 yang terkait dengan lingkungan kerja seperti belum dilakukannya sosialisasi proses tanggap darurat kepada seluruh karyawan sesuat dengan jadwal perlu mendapat perhatian untuk ditindaklanjuti. Tabel 4.10 Hasil Analisis Aspek Sumber Daya pada PT II Pasal

Jumlah Temuan Minor

Keterangan

-·

6.2.1

Struktur

organisasi/perusahaan

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

0

0

0

2

4

4

1

perlu di perbaharui dan disosialisasikan segera jika terdapat pengembangan atau perubahan 6.2.2 Bagian sumber daya manusia perlu

0

melakukan perencanaan ketenagakerjaan yang spesifik berdasarkan peraturan seperti peraturan pemerintah 6.3

Integrasi data aplikasi perlu dikembangkan, beberapa program


3

16/41709.pdf

Tabel 4.10 Hasil Anal isis Aspek Sumber Daya pada PT II lanjutan ... Pasal

Keterangan

Jurnlah Temuan Minor Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

0

1

1

perlu disempurnakan seperti program pembayaran siswa dan piutang, jadwal pemeliharaan perangkat lunakldata base siswa perlu dilakukan 6.4

Kebersihan dibeberapa lokasi perlu diperhatikan seperti di mushola

Tim auditor mutu internal menemukan unit sumber daya manusia perlu segera melakukan

tindak

lanjut

pada

saat

tetjadi

perubahan

struktur

organisasi/perusahaan ataupun kebijakan yang .terkait dengan sumber daya manusia. Dengan semakin membesarnya/ berkembangnya unit unit baru yang dibentuk, bagian sumber daya manusia juga perlu melakukan perencanaan yang lebih baik dengan mengikuti peraturan peraturan eksternal khususnya di bidang kepegawaian, antara lain dibuatnya perencanaan ketenaga-ketjaan dan program pelatihan. Tim auditor mutu internal juga menemukan beberapa program aplikasi perlu disempurnakan sehingga memudahkan petugas maupun siswa yang menggunakan aplikasi tersebut. Sistem yang terkait dengan integrasi data perlu dikembangkan lebih cepat untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kepada siswa yang semakin


16/41709.pdf

banyak, termasuk pemeliharaan perangkat lunak secara rutin perlu dilakukan secara konsisten. Walaupun kebersihan telah dikelola dengan baik secara umum, narnun tim auditor mutu internal masih menemukan kebersihan pada beberapa ruang yang tidak terlihat secara terbuka namun

perlu diperhatikan juga, seperti di ruang

musola. Tabel 4.11 Hasil Analisis Aspek Sumber Daya pada PT III Pasal

6.2.1

Jumlah Temuan Minor

Keterangan

Penentuan sistem prosedur operasional/

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

1

0

0

3

0

0

0

5

2

0

5

0

SOP disiplin kerja perlu dibuat 6.2.2 Tidak ada program yang terstruktur/ jadwal pelatihan dan pelaksanaan pelatihan masih dilakukan secara spontan sehingga masih belum efektif 6.3

Sarana

gudang

untuk

penyimpanan

barang model lama belum ditetapkan, data inventaris mesin belum tcrdaftar secara lengkap 6.4

Belum ada kebijakan penempatan barang untuk mock up/contoh barang, lokasi barang

masih belum tertata, beberapa

AP AR sudah kadaluarsa dan bel urn ada


16/41709.pdf

Tabel 4.11 Hasil Analisis Aspek Sumber Daya pada PT III lanjutan .. Pasal

Keterangan

Jumlah Temuan Minor Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

denah evakuasi, belum ada standar atau alat penunjang pengatur suhu gudang barangjadi, jadwal kebersihan gudang belum dibuat

Tim auditor mutu internal menemukan unit sumber daya manusia be1um membuat program pelatihan tahunan maupun jadwal pelatihan di tahun 2011, di tahun berikutnya unit sumber daya manusia berusaha untuk memenuhi kriteria ini dengan membuat standar kompetensi, analisa kesenjangan/gap analysis karyawan, program dan jadwal pelatihan tahunan dan pe1aksanaannya dengan lebih efektif. Tim auditor mutu internal menemukan

belum adanya kebijakan dalam

mengelola lingkungan dari pimpinan terutama di lokasi gudang. Hal ini mengakibatkan pengaturan tempat yang sulit dilakukan serta pemeliharaan barang-barang produksi jadi tidak dilakukan secara optimal. Untuk aspek lingkungan kerja, tim auditor mutu internal menemukan kontrol yang belum

dilakukan terhadap peralatan AP AR yang sudah kadaluarsa, dan

denah untuk evakuasi belum dibuat dan disosialisasikan ke seluruh karyawan


16/41709.pdf

Analisis Aspek Sumber Daya Beberapa

masalah

aspek

sumber

daya

yang

umum

dijumpai

di

organisasi/perusahaan adalah Pertama, pemenuhan standar kompetensi untuk sumber daya manusia. Untuk menghasilkan produk ataupun jasa yang baik diperlukan sumber daya yang baik, baik berupa manusia ataupun saranalprasarana yang memadai. Khususnya tentang sumber daya manusia, organisasi/perusahaan perlu untuk menentukan kriteria yang diperlukan untuk pernenuhan standar kompetensi untuk tingkatan yang diperlukan. Biasanya kriteria yang diperlukan mencakup tingkat pendidikan, pengalaman dalam peketjaan, keahlian dan ketrampilan untuk menduduki suatu posisi dalam organisasi/perusahaan. Jika karyawan yang ada dalam organisasi/perusahaan. belum dapat memenuhi kriteria standar kompetensi, maka bagian sumber daya manusia mau tidak mau harus berusaha untuk melakukan analisa kesenjangan kompetensi/gap analysis dari tiap karyawan. Hasil analisa ini menjadi dasar bagian sumber daya manusia untuk membuat program peningkatan kompetensi dengan melakukan program pelatihan, pendampingan ataupun program yang lain. Program yang telah dibuat perlu mendapatkan persetujuan dari pimpinan puncak sehingga bagian sumber daya manusia dapat melakukan pelaksanaannya melalui jadwal yang telah dibuat. Evaluasi kinerja karyawan yang dilakukan secara wtin dan konsisten akan sangat membantu dalam melakukan peningkatan kompetensi karyawan yang akhimya dapat membantu organisasi/perusahaan dalam menghasilkan produk ataupun jasa yang berkualitas. Kedua, saranalprasarana berupa peralatanlmesin yang dipakai dalam mengetjakan


16/41709.pdf

dan menghasilkan produk yang baik dan berkualitas perlu mendapat perhatian. Pemeliharaan peralatan/ mesin perlu dilakukan secara rutin sehingga tidak berada dalam kondisi rusak, dan setiap peralatan/mesin selalu siap pakai pada saat diperlukan. Ketiga, lingkungan di sekitar tempat bekeijapun perlu diperhatikan dengan seksama. Ketertiban lingkungan dan kebersihan perlu mendapat perhatian dan dilakukan secara rutin. Termasuk didalarnnya yang terkait dengan keselamatan keija dan kesehatan karyawan, seperti perlu dilakukannya pest kontrol secara teratur, pengisian AP AR sesuai jadwal, sosialisasi tata cara penggunaan alat-alat yang berhubungan dengan keselamatan keija. Tabel4.12 Masalah dan solusi untuk Aspek Sumber Daya No

Aspek Penting

Solusi

1

Pemenuhan kompetensi standar sumber

J adwal pelatihan dan

daya manusia

pelaksanaannya

Kontrol peralatan/perlengkapan

J adwal pemeliharaan dan

2

realisasinya 3

Ketertiban dan kebersihan lingkungan

Supervisi di lapangan

kerja

secara rutin

B.4. Hasil Analisis Aspek Operasional Perusahaan. Pasal 7 merupakan persyaratan realisasi produk yang harus dipenuhi oleh organisasi/perusahaan. Realisasi produk umumnya berkaitan langsung dengan proses operasiorial yang mencakup proses Perencanaan Realisasi Produk, Proses yang terkait dengan pelanggan, Proses desain dan pengembangan, Proses


16/41709.pdf

pembelian, Ketentuan produksi dan pelayanan dan Pengendalian pemantauan dan peralatan pengukuran. •

Proses Perencanaan Realisasi Produk. Pimpinan puncak hams

memperhatikan

persyaratan

untuk

produk,

kebutuhan proses dan sumber daya, kriteria untuk pemenuhan produk serta catatan-catatan yang diperlukan agar memberi keyakinan akan kesesuaian dari proses dan produk yang dihasilkan. •

Proses yang terkait dengan pelanggan Pimpinan puncak hams : ~

Menetapkan persyaratan yang tekait dengan produk dan meninjau ulang persyaratan tersebut sebelum menawarkannya pada peianggan.

~

MenetapkarJmenerapkan

peraturan-peraturan

yang

efektif

untuk

mengkomunikasikan dengan pelanggan berkaitan dengan informasi produk, umpan balik dan pelanggan, penanganan keluhan dari pelanggan. ~

Proses desain dan pengembangan. Pimpinan puncak hams merencanakan, mengendalikannya melalui pengelolaan tahap-tahap desain dan pengembangannya!mulai dari proses input, output, peninjauan ulang, verifikasi, validasi dan pengendalian

pembahan-pembahannya. ~

Proses pembelian Pimpinan puncak hams menjamin bahwa produk yang dibeli sesuat dengan spesifikasi pembelian. Selain itu, pimpinan puncak hams melakukan seleksi pemasok/ supplier sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dan melakukan evaluasi secara berkala.


16/41709.pdf

~

Proses pengendalian ketentuan produksi dan pelayanan. Pirnpinan puncak harus rnerencanakan dan rnernbuat ketentuan produksi/ jasa dibawah kondisi terkendali. Termasuk penetapan peraturan untuk validasi setiap proses agar rnencapai hasil yang direncanakan. Identifikasi produk dan kernarnpuan telusur juga perlu dilakukan rnelalui cara-cara yang tepat. Hak rnilik pelanggan juga harus diperhatikan dan dikelola dengan baik. Produk selarna pernrosesan harus dijaga dan dipelihara.

•

Alat ukur yang dipakai. Pirnpinan puncak harus rnelakukan pengendalian dan pernantauan untuk menjarnin hasil yang valid dengan rnelakukan kalibrasi/verifikasi secara berkala.

B.S. Hasil Analisis Aspek Operasional.

Analisis Aspek Proses Operasional pada sarnpel terpilih. Tabel 4.13 Hasil Analisis Aspek Proses Operasional pada PT I. Pasal

7.1

Keterangan

Jurnlah Ternuan Minor

Perencanaan Realisasi Produk seperti persetujuan

belurn

diperoleh

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

0

0

1

1

0

0

dari

pernberi tugas. 7.21

Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk seperti persetujuan dari pelanggan belurn ada


16/41709.pdf

Tabel 4.13 Hasil Analisis Aspek Proses Operasional pada PT I lanjutan .. Pasal

7.2.3

Keterangan

Jumlah Temuan Minor

Komunikasi pelanggan seperti daftar

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

0

11

0

1

1

0

0

0

2

3

1

0

jadwal proyek belum ditanda tangani oleh

pemberi

tug as,

berita

acara

pekerjaan belum ada persetujuan dari pemberi tugas 7.3.1

Perencanaan disain dan pengembangan rencana mutu belum ditanda tangani

7.3.2

Masukan desain dan pengembangan belum disetujui oleh atasannya

7.5.1

Setiap temuanlkertas ke1ja audit tidak dilampiri buktilfakta yang mendukung

7.5.2

Validasi standar desain belum dibuat

0

0

2

7.5.3

Ketidaklengkapan identifikasi : tanda

1

20

11

0

0

1

tangan di formulir pengawasan kualitas/Quality Control belum lengkap

7.5.5

Formulir pcnilaian reservas1 gambar kerja tidak lengkap

PT I yang bergerak dibidang usaha jasa desain bangunan, merasakan bahwa komunikasi dengan pelanggan/pemberi tugas merupakan hai yang sangat penting. Setiap perencanaan yang dilakukan ataupun perubahan desain yang dibuat harus mendapat persetujuan dari pemberi tugas. Auditor mutu internal menemukan


16/41709.pdf

masih terdapat perencanaan ataupun penetapan persyaratan yang berkaitan dengan desain belum dilengkapi bukti persetujuan pelanggan/pemberi tugas. Barangkali saat ini tidak menimbulkan masalah tetapi jika dikemudian hari tetjadi masalah dilapangan, maka organisasi/perusahaan harus menanggung resikonya. Khususnya untuk pasal 7.2.3. tentang komunikasi pelanggan di tahun 2012 ditemukan beberapa daftar jadwal proyeklmaster schedule project, berita acara peketjaan belum ditanda tangani sebagai bukti persetujuan dari pelanggan/ pemberi ketja. Hal ini menunjukan bahwa komunikasi pelanggan masih perlu mendapat perhatian dan diperbaiki dengan segera. Pasal 7.3. mengenai perencanaan desain

ataupun masukan desain dan

pengembangannya masih ditemukan bukti persetujuan yang belum lengkap. Tim auditor mutu internal juga menemukan kelengkapan administrasi proses di pasal 7.5 seperti bukti atau fakta pendukung dari proses ketja belurn dilengkapi dengan tanda tangan di formulir yang telah ditetapkan sebagai sarana bukti hasil desain. Kelengkapan identifikasi seperti tanda tangan di formulir masih belum dilakukan yang disebabkan karena

masalah kurangnya personal dalam menangani

administrasi proyek.

Tabel 4.14 Hasil Analisis Aspek Proses Operasional PT II

7.2

Jumlah Temuan Minor

Keterangan

Pasal

Penetapan perJanJtan ketja sama yang berkaitan dengan pihak ketiga harus jelas


Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

2

2

0

16/41709.pdf

Tabel 4.14 Hasil Analisis Aspek Proses Operasional PT II lanjutan .. Pasal

Keterangan

Jurnlah Temuan Minor Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

0

2

0

0

0

1

1

0

2

0

2

4

batas waktunya, perlu pengembangan kerja sama dengan pihak ekstemal lembaga pemerintah, LSM terkait 7.2

Sistem publik akses katalog perlu mendapat persetujuan pimpinan puncak sebelum disosialisasikan kepada siswa, tata tertib baru di bagian perpustakaan perlu untuk

diketahui

pengunJung,

survey

kepuasan pelanggan pcrlu dikembangkan 7.3.7

Hasil

evaluasi

perubahan

kurikulum

perlu dilengkapi dokumentasinya 7.4.1

Evaluasi pemasok/supplier untuk penggandaan soal ujian perlu dilakukan

7.5.3

Monitoring dan kontrol untuk siswa

I

yang non a.."k:tif siswa belum dapat diterapkan dalam aplikasi perangkat lunak yang ada 7.5.5

Ditemukan beberapa buku perpustakaan rusak dan belum diperbaiki


0

0

16/41709.pdf

Tim auditor mendapatkan temuan khususnya di pasal 7 .2. yang terkait dengan komunikasi pelanggan seperti perjanjian kerja sama yang dipakai perlu dikaji ulang dan dilengkapi dengan informasi data yang diperlukan seperti pencantuman

batas waktunya

sehingga kemungkinan

terjadi

masalah

dikemudian hari dapat dihindari. Komunikasi dengan pelanggan dalam hal ini yang berhubungan dengan peraturan baru yang akan diterapkan dimana belum tersosialisasi dengan baik (contoh : tata tertib perpustakaan, survey kepuasan siswa perlu pengembangan lebih baik). Auditor mutu internal juga menemukan adanya perubahan kurikulum yang belum lengkap dokumentasinya, ini terkait dengan pasal 7.3. Hal ini menjadi penting

karena

persyaratan

organisasi/perusahaan

perlu

ISO

mewajibkan

memperhatikan

agar

kelengkapan

p1mpman administrasi

dokumen, jika terjadi perubahan kurikulum sehingga mempermudah proses penelusuran jika diperlukan dikemudian hari. Untuk pemenuhan pasal 7 .4., perusahaan telah melakukan evaluasi pemasok/ supplier secara berkala namun auditor masih menemukan evaluasi pemasok untuk penggandaan soal ujian belum dilakukan. Dalam proses monitoring, auditor menemukan belum terkontrolnya untuk siswa non aktif melalui sistem perangkat lunak yang ada. Tabel 4.15 Hasil Analisis Aspek Proses Operasional PT III

7.2

Jumlah Temuan Minor

Keterangan

Pasal

Ditemukan proses administrasi pembayaran dari pelanggan tidak sesuai dengan


Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

16/41709.pdf

Tabel 4.15 Hasil Analisis Aspek Proses Operasional PT III lanjutan .. Pasal

Jumlah Temuan Minor

Keterangan

sistern prosedur operasional/SOP order

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

0

0

1

0

0

1

0

0

3

1

0

0

2

0

0

1

3

2

penjualan yang telah ditetapkan 7.2.2 Kontrak perpanjangan pelanggan belurn dilengkapi dengan tanda-tangan 7.2.3

Data pelanggan tidak lengkap seperti isi daftar

peijanjian: penawaran, tanggal,

penanganan formulir konfirmasi belurn diarsip dengan baik 7.3.3

Diternukan barang contoh!mock up di gudang belurn rnerniliki daftar dan

I setiap

barang tidak ada identifika-

sinya, penanggung jawab belurn jelas 7.4.1

Daftar

pelanggan

belurn

lengkap,

evaluasi pelanggan belurn dilakukan 7.5.3

Tidak jelas identifikasi pelanggan (aktif, non aktit), identifikasi di lokasi keija belurn

ada

(denah/lokasi

barang),

penornoran surat perintah keija/SPK antara unit perencanaar1 dan pembelian tidak sarna

I 83


16/41709.pdf

Tabel 4.15 Hasil Analisis Aspek Proses Operasional PT III lanjutan .. Pasal

7.5.4

Keterangan

Jumlah Temuan Minor

Formulir serah terima barang milik

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

0

1

0

0

1

0

pelanggan belum ada 7.6.

Belum dilakukan kalibrasi alat

Tim auditor mutu internal masih menemukan persyaratan yang berkaitan dengan pelanggan seperti belum dipenuhinya proses administrasi pembayaran dari pelanggan yang belum sesuai dengan sistem prosedur operasional/SOP, belum lengkapnya kontrak perpanjangan dari pelanggan, data pelanggan yang tidak lengkap. Hal ini terjadi karena sosialisasi SOP yang kurang diperhatikan terutama untuk karyawan baru yang bergabung sehingga menyebabkan kurangnya pemahaman akan proses yang bersifat administrasi yang harus dilakukan secara konsisten. Terkait dengan pasal 7.5. dalam tahun 2011 ditemukan barang contohlmock up yang terletak di gudang tidak ada penanggung jawab ataupun identifikasi yang jelas, namun temuan ini segera ditindak lanjuti sehingga di tahun berikutnya sudah dilaksanakan dengan baik. Dalam pasal 7.4. auditor mutu internal menemukan daftar rekanan yang belum lengkap dan evaluasi rekanan bel urn dilakukan di tahun 2011 namun di tahun berikutnya telah dilaksanakan dengan baik. Di unit lokasi pekerjaan, auditor mutu internal menemukan beberapa alat pengukuran yang dibutuhkan dalam operasional produksi belum dilakukan kalibrasi.


16/41709.pdf

Analisis Aspek Proses Operasional

Dari ketiga perusahaan yang umumnya teijadi ditemukan : Pertama, persyaratan yang terkait dengan komunikasi pelanggan yang belum lengkap administrasi harus ditindak lanjuti segera sehingga tidak mengganggu jalannya operasional. Penanggung jawab seperti marketing komunikasilunit yang ditunjuk perlu untuk melakukan komunikasi dengan pelanggan dan harus segera merespon jika ada masalah yang timbul serta mencari akar masalah penyebabnya, menindak lanjuti dengan solusi yang tepat. Kedua, untuk proses yang berhubungan dengan penetapan dan perubahan desain, sangat penting bagi organisasi/perusahaan yang bergerak khususnya di bidang jasa desain ataupun yang terkait dengan masalah desain. Kesalahan yang teijadi karena tidak ada kontrol pada saat melakukan distribusi desain terbaru yang akan berakibat fatal dilapangan ataupun dibagian produksi, karena gambar desain ditetapkan sebagai panduan keija. Demikian juga untuk perusahaan yang menghasilkan produksi dimana desain yang dihasilkan dari bagian penelitian dan pengembangan/ research and development harus dikelola dengan benar sehingga bagian produksi akan mendapat acuan yang akurat dan terkini. Ketiga, masalah umum yang sering teijadi yaitu pemenuhan pasal 7.4. yang terkait dengan daftar rekanan/pemasok/subkontraktor sebagai pihak ketiga yang harus diperbaharui secara berkala dan disetujui oleh pimpinan. Evaluasi kinerja

dari pihak ketiga harus dilakukan secara berkala berdasarkan

peijanjian maupun kesepakatan

awal untuk memastikan pekeijaan yang

diserahkan kepada pihak ke tiga termonitor dan terkontrol dengan baik


16/41709.pdf

sehingga proses produksi ataupun Jasa yang dihasilkan dapat memberi kepuasan pelanggan. Keempat, khusus untuk perusahaan pabrikasi alat-alat yang dipakai untuk melakukan pengukuran akan memerlukan kalibrasi

secara berkala untuk

memastikan alat ukur yang dipakai dalam proses produksi

sesuai dengan

standar yang ada.

Tabel 4.16 Masalah dan solusi untuk Aspek Proses Operasional No

Aspek Penting

Solusi

1

Komunikasi dengan pelanggan

Unit

pemasaran/yang

terkait

dengan

pelanggan harus segera menindak-lanjuti masalah yang teijadi antara perusahaan dengan pelanggan 2

Penetapan dan perubahan

Harus disetujui oleh pelanggan/ pemberi

design

keija baik melalui dokumentasi ataupun risalah rapat

3

Outsourcing pekeijaan terkait Perusahaan harus memonitor/ melakukan seleksi dan evaluasi pihak ke pengawasan hasil kerja pihak ke tiga. tiga

Kriteria

Seleksi

atas

supplier/vendor/

outsourcing perlu ditetapkan.

Evaluasi

kineija pihak ketiga dilakukan secara berkala


16/41709.pdf

Tabel 4.16 Masalah dan solusi untuk Aspek Proses Operasionallanjutan .. No

Aspek Penting

Solusi dengan kriteria yang ditetapkan

4

Marnpu telusur

Identifikasi hams dilengkapi seSUat

dengan sistern prosedur ope-

rasional yang berlaku. 5

Kalibrasi alat

Penetapan jadwal kalibrasi dan kontrol realisasi kalibrasi rnelalui penyirnpanan bukti hasil kalibrasi

B.S. Hasil Analisis Aspek Pemantauan dan Monitoring.

Dalarn pasal 8, rnanajernen organisasi/perusahaan hams rnerencanakan dan rnenerapkan proses-proses pernantauan, pengukuran, analisis dan peningkatan yang diperlukan untuk rnenunjukan kesesuaian terhadap persyaratan produk rnaupun sistern manajernen mutu dan meningkatkan efektifitas sistern manajemen mutu terns menerus. Pernantauan dan pengukuran hams dilakukan oleh manajemen khususnya untuk kepuasan pelanggan, audit internal, proses dan produk. Pertama, kepuasan pelanggan. Umumnya perusahaan melakukan pemantauan persepsi pelanggan melalui survey kepuasan pelanggan, sumber data pelanggan tentang kualitas produk yang diserahkan, klaim terhadap jaminan dan lain-lain. Kedua, Audit internal. Manajernen organisasi/perusahaan hams melaksanakan audit internal pada interval


16/41709.pdf

waktu yang direncanakan untuk menentukan apakah sistem manaJemen mutu sudah sesuai dengan persyaratan-persyaratan ISO 9001 dan telah diimplementasikan/ dipelihara secara efektif. Ketiga, kesesuaian metode. Pimpinan puncak harus menetapkan metode yang sesuai untuk memantau dan mengukur proses-proses sistem manajemen mutu dan produk-produk apakah persyaratan sudah sesuai dengan metode yang dipakai harus dapat menunjukan kemampuan dan proses-proses/ produk-produk mencapai hasil yang direncanakan. Jika tidak tercapai maka harus dilakukan tindakan korektif. Pimpinan puncak harus menjamin bahwa produk yang tidak memenuhi persyaratan produk diidentifik:asi dan dikendalikan untuk mencegah dari penggunaan yang tidak diinginkan/disisihkan. Apabila produk yang tidak sesuai itu dikoreksi atau diperbaiki ulang maka produk itu harus diverifikasi ulang untuk menunjukan kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan. Keempat, kesesuaian dengan sistem manajemen mutu. Pimpinan puncak harus menetapkan, mengumpulkan dan menganalisa data yang sesuai untuk menunjukkan kesesuaian dan efektifitas dari sistem manajemen mutu. Analisis data yang diperlukan harus memberikan informasi yang berkaitan dengan kepuasan peJanggan, kesesuaian terhadap persyaratan produk, karakteristik dan kecenderungan dari proses dan produk, pemasok. Kelima, peningkatan kualitas. Pimpinan puncak harus melakukan peningkatan terns menerus secara efektif dari sistem manajemen mutu, menetapkan prosedur untuk tindakan korektif (perbaikan) dan tindakan preventif (pencegahan).


16/41709.pdf

Tabel 4.17. Hasil Analisis Aspek Pemantauan dan Analisa Monitoring pada PT I. Pasal

8.2.1

Keterangan

Kuesioner

survey

Jumlah Temuan Minor

kepuasan

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

1

1

1

2

0

0

1

0

0

0

1

0

1

4

0

0

0

1

pelanggan yang belum dikirim 8.2.3

Pemantauan/sidak

untuk

peng-

awasan kua1itas belum dilakukan 8.2.4

Monitoring

peralatan

komputer

tidak dilakukan sesuai jadwal 8.3

Ada ketidak sesuaian jasa yang belum dimasukan ke formulir.

8.4

Grafik data pencapaian sasaran

--

rnutu belurn dilakukan 8.5.1

Tidak adanya tindakan perbaikan

Pada proses pernantauan di PT I, tim auditor rnutu internal rnenernukan survey yang dipakai untuk proses survey kepada pelanggan belurn dikirirn sesuai jadwal sehingga analisanya tidak dapat dibuat tepat waktu karena hasil urnpan balik dari pelanggan terlarnbat diterirna. Kurangnya koordinasi antara staf yang bertanggung jawab untuk proses survey belurn terkoordinasi dengan baik. Pernantauan untuk pengawasan kualitas belurn dilakukan secara konsisten termasuk pengawasan kondisi komputer yang dipakai dalarn pekerjaan setiap hari. Auditor rnutu internal juga rnasih


16/41709.pdf

menemukan adanya ketidak sesuaian proses jasa yang belum dimasukan ke formulir yang telah ditentukan. Walaupun tindak lanjut telah dilakukan, namun secara administrasi unit terkait harus melakukan kelengkapan administrasi yang diperlukan. Auditor mutu internal juga menemukan beberapa unit kerja telah melakukan pencapaian sasaran mutu, namun kelengkapan administrasi berupa grafik dan analisanya belum dilakukan oleh beberapa unit kerja. Tabel 4.18. Hasil Analisis Aspek Pemantauan dan Analisa Monitoring pada PT II Pasal

8.1

Keterangan

Jumlah Temuan Minor

Anali sa dan rencana tindakan/

Tahun

Tahun

Tahun

20il

2012

2013

1

0

1

4

2

0

4

3

action plan survei kepuasan pelanggan belum dilakukan sesuai jadwal 8.2.1

Analisa kepuasan pelanggan dan evaluasi kinerja staf pengajar belum lengkap

8.2.3

Monitoring kelas,

I staf pengaJar

kehadiran

dan

staf pengaJar

belum konsisten, monitoring pada bagian keuangan belum dilakukan


6

16/41709.pdf

Tabel 4.18. Hasil Analisis Aspek Pemantauan dan Analisa Monitoring pada PT II lanjutan Pasal

8.4

Keterangan

Anali sa

Jumlah Temuan Minor

data belum dilakukan

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

2

2

6

dibeberapa bagian, seperti kegiatan promosi/pemasaran

Tim auditor

mutu internal menemukan bahwa kegiatan surve1 tentang

kepuasaan pelanggan tidak dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya. Ketidak sesuain pelaksanaan kegiatan tersebut menyebabkan analisa belum selesai dilakukan. Dari evaluasi kinerja staf pengajar yang dilakukan, auditor mutu internal masih

menemukan

ketidak

lengkapan

administrasi

monitoring

yang

dilakukan masih belum konsisten sehingga masih dijumpai kelemahan monitoring kehadiran/tepat waktu staf pengajar di dalam kelas. Temuan lain adalah monitoring di bagian keuangan yang belum dilakukan secara konsisten misalnya masih ditemukan beberapa kas bon yang sudah jatuh tempo dan belum ditindak lanjuti penyelesaiannya. Pada saat audit mutu internal dilakukan, ditemukan dibagian promosi bahwa analisa data untuk kegiatanlevent

diluar belum ada laporan lengkap dan

analisanya. Hal ini disebabkan karena sebagian karyawan yang bersangkutan masih bertugas melakukan kegiatanlevent di luar sekolah.


16/41709.pdf

Tabel 4.19. Hasil Analisis Pemantauan dan Analisa Monitoring pada PT III Pasal

8.2.2

Keterangan

Jurnlah Temuan Minor

Pengisian NCR/non conformance

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

3

0

0

1

0

0

1

1

L.

report belum lengkap 8.2.3

Beberapa kolom formulir belum dilengkapi dengan tanda tangan petugas yang berwenang

8.4.

Belum dibuat analisa keluhan pe-

,..,

langgan, analisa efektivitas kegiatan promosi dilakukan

Auditor mutu internal menemukan pengisian formulir masih belum lengkap seperti formulir ketidak sesuaianlnon conformance report yang dibuat untuk hasil audit internal secara berkala

belum lengkap dengan tanda tangan

petugas yang berwenang khususnya di tahun 2011. Auditor mutu internal jug
Analisis Pemantauan dan Monitoring Dari perbandingan ke tiga perusahaan dalam aspek pemantauan, monitoring termasuk analisa, umumnya kelemahan terjadi pada kegiatan yang berhubungan dengan:


16/41709.pdf

Pertama, kurangnya pemantauan dan monitoring proses serta analisa dari unit terkait. Informasi hasil analisa data yang akurat dan cepat sebenamya sangat berguna bagi pimpinan puncak organisasilperusahaan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan, terutama di bagian unit kerja promosi, operasional atau bagian pendukung lainnya. Keterlambatan informasi ataupun analisa yang tidak dilakukan secara konsisten akan berdampak kurang keakurasian ataupun memperlambat keputusan yang harus diambil. Kedua, masalah kelengkapan administrasi khususnya cara-cara pengtstan formulir sebagai bukti proses audit yang harus dibuat secara lengkap, ataupun kesalahan dalam pengisian formulir tentang penanganan ketidak sesuaian yang disebabkan karena kekurang pahaman dari petugas perlu mendapat perhatian dari organisasi/perusahaan. Tabel 4.20. Masalah dan solusi untuk Aspek Pemantauan dan Analisa Monitoring Pasal Aspek penting 1

Pemantauan/monitoring

Solusi yang Diterapkannya

tidak konsisten

tau an

atau

sistem

monitoring

pemansecara

berkala sesuai jadwal. 2

Keterlambatan analisa data dan Perlu penetapan jadwal pres entasi analisa ataupun laporan unit

grafik

kepada atasan secara berkala, pelatihan analisa data.


16/41709.pdf

V. SIMPULAN DAN SARAN

A. SIMPULAN Pada bagian sebelumnya telab diuraikan basil dari evaluasi Sistem Manajemen Mutu dari tiga sampel terpilib. Beberapa persamaan masalahl kelemahan yang dijumpai pada berbagai aspek, yaitu : 1. Aspek dokumentasi seperti tidak tersedianya panduan kezja yang lengkap/ terkini seperti manual mutu, sistem prosedur operasional/SOP, instruksi kezja, peraturanlketentuan tertulis tentang acuan/ panduan kezja seperti : kebijakan internal perusahaan, peraturan eksternal : peraturan pemerintah, standar peraturan daerab. 2. Aspek komitmen pimpinan puncak/top manaJernen seperti kurangnya sosialisasi

VISI,

mist, sasaran organisasi/perusabaan kepada selurub

karyawan, pemantauan pencapaian sasaranltarget unit secara berkala. 3. Aspek sumher daya seperti kurang efektifuya sumher daya manusia yang disebabkan kriteria kompetensi yang belum dapat terpenuhi. 4. Aspek pengendalian proses operasional yang bebubungan dengan pelanggan maupun dengan pibak ketiga/outsourcing. 5. Aspek monitoring, pemantauan dan analisa yang belum bezjalan efektif sebagai dasar pengambilan keputusan bagi

pimpinan puncak/top

manajemen. Kadang kadang basil audit mutu internal tidak mendapat prioritas perbatian sebingga kegiatan audit dilakukan hanya karena kewajiban rutin yang barns dijalankan.


16/41709.pdf

B. SARAN

1. Agar organisasi/perusahaan memperhatikan peraturan ataupun sistem prosedur operasional/ SOP yang telah ditetapkan sebagai panduan kerja dalam kegiatan operasional sehari-hari. Perlu dilakukan review secara berkala untuk pengkinian sistem prosedur operasional/SOP sehingga dapat mengakomodir perubahan yang terjadi karena adanya pembaharuan peraturan ataupun kebijakan baru dari pimpinan puncak/top manajemen ataupun dari pihak yang terkait lainnya baik dari internal maupun eksternal. 2. Pimpinan puncak/ top manajemen agar memberikan awareness kepada seluruh

jajaran karyawan tentang pentingnya kepedulian akan mutu

sistem manajemen yang harus ditingkatkan dari waktu ke waktu melalui program rutin yang ditujukan untuk seluruh karyawan terutama bagi karyawan baru yang bergabung dalam organisasi/perusahaan. 3. Perlunya

diperhatikan

program

pengembangan

dan

peningkatan

kompetensi dari setiap karyawan yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk

peningkatan

kinerja dalam

upaya

meningkatkan

kepuasan

pelanggan dan upaya pencapaian sasaran organisasi/perusahaan yang telah ditetapkan. 4. Masukan-masukan hasil tindakan manaJemen maupun dari hasil audit mutu

intemal

perlu

diperhatikan

sehingga

p1mpman

puncak/top

manajemen dapat membuat suatu keputusan strategis yang efektif dalam upaya pengembangan organisasi/pemsahaan. 5. Untuk perusahaan yang menerapkan sistem manaJemen mutu ISO


16/41709.pdf

9001:2008 lebih dari 3 tahun, perlu mengadopsi sistem-sistem baru yang lebih tinggi tingkatannya seperti bench marking/ studi banding ataupun menciptakan hal yang barn agar tidak teijadi kejenuhan dan perusahaan dapat mengalami peningkatan yang berkelanjutan.


16/41709.pdf

DAFTAR PUSTAKA

Deshpande, A. A. (20 10). Application of ISO 9001 :2008 in Hospital and Guideliness for Roadmap to ISO 9001 Certification. International Journal for Quality Research, 10(10), 939-953.

Gasperz, V. (2012). A/l-In-One: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001. Bogor: Vinchristo Publication.

Gasperz, V. (2011). Total Quality Management. Jakarta: Gramedia.

Gruia, G. C. (2012). Analyze of the Quality Management System of Czech: Manufacturing Companies Within Each Phase of Products' Life Cycle: Initial Results. Grant Journal, 68-72.

Hery. (2010). Potret Profesi Audit Internal. Jakarta: Alfabeta.

International Organization for Standardization (ISO). (2012). The ISO Survey. Geneva: International Organization for Standardization.

Kaziliunas, A. (2010). The Implementation of Quality Management System in Service Organizations. Public Policy and Administration Journal, Nr.34,71-82.

Kaziliunas, A.

(201 0). Impact of Different Factors on the Implementation of

Quality Management Systems and Performance Outcomes. Current Issues of Business and Law Journal, V(5), 75-88.

Ladju, A. L. (2010). Efektifitas Implementasi SMM ISO 9001 Pendidikan Kejuruan, 1-16.


2008 pada

16/41709.pdf

Larasati, D. A., Hayat, A., Hanafi, I. (201 0). Implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) berbasis ISO 9001:2008 dalam Lembaga Pendidikan, Jurnal Administrasi Publik (JAP), 1(1), 38-46.

Moeller, R. R. (2009). Brink's Modern Internal Auditing. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.

Mohamud, H. A. (2013). Internal Auditing Practices and Internal Control System in Somali Remittance Firms, International Journal of Business and Social Science, 4(4), 165-172.

Montgomery, D. C. (2005). Introduction to Statisfical Quality Control, 5th Edition. Arizone State University: John Wiley & Sons, Inc.

Nurcahyo, R & T. Yuri M.Z. (2013). TQM Afanajemen Kualitas Total dalam PerspektifTeknik Industri. Jakarta: Indeks.

Powell, T. C. (1995). Total Quality Management as Competitive Advantage: A Review and Empirical Study, Strategic Management Journal, 16 (1), 15-37.

Prabowo, S. L. (2010). Landasan-Landasan Sistem Manajemen Mutu ISO. Diambil 10 Mei 2014, dari situs World Wide Web http:/lblog.uinmalang.ac.id/sugenglprabowo/files/2010/11/27.-Landasan-SMM-ISO.pdf

Prativi, R.O. (2013). Evaluasi Efektivitas Fungsi Satuan Pengawas Intern (SPI) dalam Melaksanakana Audit Internal. Jurnal Akuntansi UNESA, 1(2).

Ramseook, P. (20 10). Service Quality in the Public Service. International Journal ofManagement and Marketing Research, 3(1).


16/41709.pdf

Santosa, M. A. W., Widhiawati, I. A. R., Diputra, G. A. (2013). Penerapan Standar Sistem Manajemen Mutu (ISO) 9001: 2008 pada Kontraktor PT. Tunas Jaya Sanur. Journal Ilmiah Elektronikinfrastruktur Sipil, 2(1), 1-6.

Suardi, R. (2003). Service quality in the public service. International Journal of Management and Marketing Research, vol. 3, number 1, 2010.

Suardi, R. (2009). Sistim Manajemen Mutu ISO. Jakarta: PPM Jakarta.

Sousa-Poza. A., Altinkilinc, M., Searcy, C. (2002). Implementing a Functional ISO 9001 Quality Management System in Small and Medium-Sized Entrerprises. International Journal of Engeneering, 3 (3), 220- 228.

Tjiptono, F. (2009). Total Quality Management. Jakarta: PPM Jakarta.

Wordpress.(2008). Metode Penelitian Deskriptif dan Penelitian eksploratif. Diambil 21 Juli 2014, dari situs Chaneldfn. wordpress.com/tag/penelitiandeskri ptif-ekspIorati f/

Wyckoff, D. D. (2001). New Tools for Achieving Service Quality, 42 (4).

Yamit, Z. (2013). Manajemen Kualitas Produk & Jasa. Yogyakata: Ekonisia.


16/41709.pdf

Lampiran 1 Hasil Audit Mutu Internal (AMI) adalah temuan-temuan minor yang disajikan dalam Laporan Internal Audit PT I

Pasal

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

4

Keterangan

Sistem Manajemen Mutu

4.1

0

0

0

Persyaratan Umum

4.2

0

0

0

Persyaratan Dokumentasi

4.2.1

0

0

0

Urnurn

4.2.2

0

0

0

Manual Mutu

4.2.3

3

11

20

Pengendalian Dokumen

4.2.4

0

12

15

Pengendalian Catatan Mutu

5

Tanggung Jawab Anajemen

5.1

0

0

0

Komitmen manajemen

5.2

0

0

0

Fokus pada Pelanggan

5.3

0

0

0

Kebijakan Mutu

5.4

0

0

0

Perencanaan

5.4.1

4

21

5

Sasaran Mutu

5.4.2

0

0

0

Perencanaan Sistem manajemen mutu

5.5

0

0

0

5.5.1

6

0

0

Tanggungjawab, wewenang dan komunikasi Tanggung jawab dan wewenang

5.5.2

0

0

0

Wakil manajemen

5.5.3

2

0

0

Komunikasi Internal

5.6

0

0

0

Tinjauan manajemen

5.6.1

0

0

0

Urnurn

5.6.2

0

0

0

Masukan untuk tinjauan manajemen

5.6.3

0

0

0

Keluaran untuk tinjauan manajemen Pengelolaan Sumber Daya

6 6.1

0

0

0

Penyediaan Sumber daya

6.2

0

0

0

Sumber daya manusia

6.2.1

0

0

0

Urn urn

6.2.2

5

4

1

Kompetensi, kesadaran dan pelatihan


16/41709.pdf

6.3

7

0

0

Prasarana

6.4

1

0

0

Lingkungan Kerja

0

0

Realisasi Produk

7 7.1

0

0

1

Perencanaan Realisasi Produk

7.2

0

0

0

Proses yang berkaitan dengan pelanggan

7.2.1

1

0

0

7.2.2

0

0

0

Penetapan Persyaratan yang berkaitan dengan produk Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk

7.2.3

0

11

0

Komunikasi Pelanggan

7.3

0

0

0

Desain dan Pengembangan

7.3.1

1

1

0

Perencanaan Desin dan Pengembangan

7.3.2

0

0

2

Masukan desain dan Pengembangan

7.3.3

0

0

0

Keluaran Desain dan Pengembangan

7.3.4

0

0

0

Tinajuan desain dan pengembangan

7.3.5

0

0

0

V erifikasi desain dan pengembangan

7.3.6

0

0

0

V ahdasi desain dan pengembangan

7.3.7

0

0

0

Pengendalian perubahan desain dan pengembangan

7.4

0

0

0

Pembelian

7.4.1

0

0

0

Proses Pembelian

7.4.2

0

D

0

Informasi Pembelian

7.4.3

0

0

0

V erifikasi Produk yang dibeli

7.5

0

0

0

Produksi dan penyediaan jasa

7.5.1

3

1

0

Pengendalian produksi dan penyediaan Jasa

7.5.2

0

0

2

Validasi proses produksi dan pengendalian jasa

7.5.3

1

20

11

Identifikasi dan mampu telusur

7.5.4

0

0

0

Milik pelanggan

7.5.5

0

0

I

Preservasi produk


16/41709.pdf

7.6

0

0

0

Pengendalian sarana, pemantauan dan pengukuran

8

0

0

0

Pengukuran, analisis dan perbaikan

8.1

0

0

0

Umum

8.2

0

0

0

Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1

1

1

1

Kepuasan pelanggan

0

0

0

Audit Internal

8.2.3

"'L.

0

0

Pemantauan dan pengukuran proses

8.2.4

1

0

0

Pemantauan dan Pengukuran produk

8.3

0

1

0

Pengendalian produk yang tidak sesuai

8.4

1

4

0

Analisis data

8.5

0

0

0

Perbaikan

8.5.1

0

0

1

Perbaikan berkesinambungan

8.5.2

0

0

0

Tindaka.1 korektif

8.5.3

0

0

0

Tindakan pencegahan

8.2.2

Hasil Audit AMI yang telah diolah lagi


16/41709.pdf

Lampiran 2 Hasil Audit Mutu Internal (AMI) adalah temuan-temuan minor yang disajikan dalam Laporan Internal Audit PT II

Jumlah Temuan Minor Pasal

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

4

Keterangan


4.1

0

0

0

Persyaratan Umum

4.2

0

1

0


4.2.1

1

0

0

Umum

4.2.2

0

0

0

Manual Mutu

4.2.3

16

13

12


4.2.4

8

8

5


5

0

0

0


5.1

0

0

0

Komitmen manajemen

5.2

0

0

0


5.3

0

0

0

Kebijakan Mutu

5.4

0

0

1

Perencanaan

5.4.1

10

2

3

Sasaran Mutu

5.4.2

3

2

0


5.5

1

2

3

5.5.1

5

7

6

Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Tanggung jawab dan wewenang

5.5.2

0

0

0

Wakil manajemen

5.5.3

1

3

5

Komunikasi Internal

5.6

0

0

0

Tinjauan manajemen

5.6.1

3

0

1

Urn urn

5.6.2

1

0

0


5.6.3

0

0

0

Keluaran untuk tinjauan manajemen

6

0

0

0

Pengelolaan Sumber Daya

6.1

0

0

0


6.2

0

0

0

Sumber daya manusia


16/41709.pdf

6.2.1

0

0

1

Urn urn

6.2.2

0

2

0


6.3

4

4

3

Prasarana

6.4

0

1

1

Lingkungan Kerja

7

0

0

0

Realisasi Produk

7.1

0

0

0


7.2

2

2

0


7.2.1

0

0

0

7.2.2

0

0

0

Penetapan Persyaratan yang berkaitan dengan produk Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan

7.2.3

0

2

0

Komunikasi Pelanggan

7.3

0

0

0


7.3.1

0

0

0


7.3.2

0

0

0


7.3.3

0

0

0

Keluaran Desain dan Pengembangan

7.3.4

0

0

0


7.3.5

0

0

0


7.3.6

0

0

0

Validasi desain dan pengembangan

7.3.7

0

0

1

Pengendalian perubahan desain dan pengembangan

7.4

0

0

0

Pembelian

7.4.1

1

0

2

Proses Pembelian

7.4.2

0

0

0

Informasi Pembelian

7.4.3

0

0

0

Verifikasi Produk yang dibeli

7.5

0

0

0


7.5.1

0

0

0

Pengendalian produksi dan penyediaan jasa


16/41709.pdf

7.5.2

0

0

0

Validasi proses produksi dan pengendalian jasa

7.5.3

0

2

4


7.5.4

0

0

0

Milik pelanggan

7.5.5

0

1

0

Preservasi produk

7.6

0

0

0


8

0

0

0


8.1

1

0

1

Urn urn

8.2

0

0

0


8.2.1

4

2

0

Kepuasan pelanggan

0

0

0

Audit Internal

8.2.3

6

4

3


8.2.4

0

2

1


8.3

0

0

0


8.4

2

2

6

Analisis data

8.5

0

0

0

Perbaikan

8.5.1

0

0

0


8.5.2

0

0

0

Tindakan korektif

8.5.3

0

0

0

Tindakan pencegahan

8.2.2



16/41709.pdf

Lampiran 3 Hasil Audit Mutu Internal (AMI) adalah temuan-temuan minor yang disajikan dalam Laporan Internal Audit PT III Jumlah Temuan Minor Pasal

Tahun

Tahun

Tahun

2011

2012

2013

4

Keterangan


4.1

0

0

0

Persyaratan Umum

4.2

0

0

0


4.2.1

0

0

0

Urnurn

4.2.2

0

0

0

Manual Mutu

4.2.3

4

0

1


4.2.4

18

5

12


5

0

0

0


5.1

1

0

0

Komitmen manajemen

5.2

0

0

0


5.3

0

0

0

Kebijakan Mutu

5.4

0

0

1

Perencanaan

5.4.1

4

4

3

Sasaran Mutu

5.4.2

0

0

0


5.5

1

0

1

5.5.1

0

0

0

Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Tanggungjawab dan wewenang

5.5.2

0

0

0

Wakil manajemen

5.5.3

0

0

0

Komunikasi Internal

5.6

1

0

0

Tinjauan manajemen

5.6.1

0

0

0

Urn urn

5.6.2

0

0

0


5.6.3

0

0

0

Keluaran untuk tinjauan manajemen

6

0

0

0

Pengelolaan Sumber Daya

6.1

0

0

0


6.2

0

0

0

Sumber daya manusia


·-

16/41709.pdf

6.2.1

1

0

0

Urnurn

6.2.2

3

0

0


6.3

0

5

2

Prasarana

6.4

0

5

0

Lingkungan Kerja

7

0

0

0

Realisasi Produk

7.1

0

0

0


7.2

0

0

1


7.2.1

0

0

0

7.2.2

0

0

1

Penetapan Persyaratan yang berkaitan dengan produk Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan

7.2.3

0

0

3

dengan Produk Komunikasi Pelanggan

7.3

0

0

0


7.3.1

0

0

0


7.3.2

0

0

0


7.3.3

1

0

0

Ke1uaran Desain dan Pengembangan

7.3.4

0

0

0


7.3.5

0

0

0


7.3.6

0

0

0

V alidasi desain dan pengembangan

7.3.7

0

0

0

7.4

0

0

0

Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Pembelian

7.4.1

2

0

0

Proses Pembelian

7.4.2

0

0

0

Informasi Pembelian

7.4.3

0

0

0

V erifikasi Produk yang dibeli

7.5

0

0

0


7.5.1

0

0

0

Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

7.5.2

0

0

0

V alidasi proses produksi dan pengendalian jasa


16/41709.pdf

7.5.3

1

3

2


7.5.4

0

1

0

Milik pelanggan

7.5.5

0

0

0

Preservasi produk

7.6

0

1

0


8

0

0

0


8.1

0

0

0

Umum

8.2

0

0

0


8.2.1

0

0

0

Kepuasan pelanggan

3

0

0

Audit Internal

8.2.3

1

0

0


8.2.4

0

0

0


8.3

0

0

0


8.4

1

1

2

Analisis data

8.5

0

0

0

Perbaikan

8.5.1

0

0

0


8.5.2

0

0

0

Tindakan korektif

8.5.3

0

0

0

Tindakan pencegahan

8.2.2



41709.pdf

Recommend Documents