32004

Vlaamse overheid Beleidsdomein Kanselarij en Bestuur Agentschap Facilitair Bedrijf Agentschap Overheidspersoneel

Bestek 2015/HFB/OO/32004 Open offerteaanvraag

Raamovereenkomst voor consultancy in belanghebbendenmanagement en service design

Openingszitting offertes Op 09/03/ 2015 om 09.45 uur in lokaal 5D01 in het Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel

2

I. ALGEMENE BEPALINGEN ______________________________________

I.1.

AANBESTEDENDE OVERHEID

1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van: - de administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Agentschap Facilitair Bedrijf. 2. Volgende entiteit is belast met de administratieve opvolging van de raamovereenkomst: Beleidsdomein Bestuurszaken Agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling Centrale Facilitaire Diensten Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Volgende entiteit is belast met de inhoudelijke opvolging van de opdrachten die binnen de raamovereenkomst worden geplaatst: Beleidsdomein Bestuurszaken Agentschap Overheidspersoneel Afdeling Advies- en Dienstverlening Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Alle administratieve briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar eerstvermelde entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna. 3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven. 4. De aanbestedende overheid treedt voor deze opdracht op als opdrachtencentrale in de zin van art. 2, 4° van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15.6.2006, ten aanzien van het Vlaams Gewest, van alle entiteiten met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest zijn of zullen worden opgericht en van lokale overheden gesitueerd in het Vlaamse Gewest. Onder ‘lokale overheden’ worden deze overheden verstaan zoals deze gedefinieerd zijn in artikel 4 van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.

3

In dit bestek wordt verder bedoeld: Opdrachtgever: de entiteit die met de opvolging van deze opdracht is belast, met name het Agentschap Facilitair Bedrijf of het Agentschap Overheidspersoneel overeenkomstig I.1.2. Opdrachtnemer/opdrachtnemers: de externe partner/partners met wie de raamovereenkomst zal worden gesloten. Besteller: de entiteit waarvoor de aanbestedende overheid optreedt als opdrachtencentrale overeenkomstig I.1.4 en die een opdracht plaatst binnen de raamovereenkomst.

I.2.

VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT

Het voorwerp van deze opdracht heeft betrekking op het verlenen van consultancy in belanghebbendenmanagement en service design. De diensten hebben betrekking op de CPV-code 79410000 (adviezen inzake bedrijfsvoering, management en aanverwante diensten). Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De opdracht is opgedeeld in twee percelen: Perceel 1: Belanghebbendenmanagement als strategie of in concrete projecten en processen Perceel 2: Gebruikersgericht herdenken van processen (dienstverlening) en organisatie m.b.v. service design De opdracht wordt toegekend voor een periode van 4 jaar te rekenen vanaf de datum vermeld in de sluitingsbrief. Zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer kunnen eenzijdig opzeggen op de verjaardag van de ingangsdatum van de raamovereenkomst (de opzegging heeft dus in elk geval pas uitwerking na het verstrijken van het lopend jaar van de overeenkomst), op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt: - minstens drie (3) maanden vóór de verjaardag van de ingangsdatum van de raamovereenkomst als de aanbestedende overheid er een einde aan stelt; - minstens zes (6) maanden vóór de verjaardag van de ingangsdatum van de raamovereenkomst als de opdrachtnemer er een einde aan stelt. In deel III (Technische voorschriften) wordt het voorwerp van de opdracht meer in detail toegelicht.

I.3.

GUNNINGSWIJZE

De gunning van deze opdracht gebeurt via open offerteaanvraag.

4

I.4.

TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN

Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: -

Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);

-

Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);

-

Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);

-

Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.

U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten I.5.

TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN

Voor de in dit bestek beschreven opdracht kan volgende documentatie interessant zijn (dit is geen limitatieve opsomming): - Over AgO: http://www.agoweb.be/ - Over het beleidsdomein Bestuurszaken: http://www.bestuurszaken.be - Over de Vlaamse overheid en Bestuurszaken: http://www.bestuurszaken.be/onze-organisatie - Over ons personeelsbeleid: http://www.bestuurszaken.be/hr-beleid - Over organisatieontwikkeling aan de Vlaamse overheid: http://www.bestuurszaken.be/organisatieontwikkeling - Over strategische planning in de Vlaamse overheid: http://www.bestuurszaken.be/strategische-planning - Over organisatiebeheersing: http://www.bestuurszaken.be/wat-organisatiebeheersing - De leidraad ivm organisatiebeheersing: http://www.bestuurszaken.be/sites/bz.vlaanderen.be/files/documenten/o rganisatieontwikkeling/organisatiebeheersing/080505_Leidraad.pdf - Over projectmanagement in de Vlaamse overheid: http://www.bestuurszaken.be/toolbox/projectmanagement

I.6.

OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN

Raamovereenkomst. Huidige opdracht betreft een raamovereenkomst in de zin van artikel 3, 15° van de Wet Overheidsopdrachten, waarbij een raamovereenkomst wordt gedefinieerd als "een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende

5

overheden of overheidsbedrijven en een of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden". Artikel 32 van deze wet bepaalt immers dat een aanbestedende overheid raamovereenkomsten kan sluiten. De raamovereenkomst zal worden gesloten voor een maximale looptijd van 4 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld in de sluitingsbrief. Overeenkomstig artikel 138 van het KB Plaatsing beoogt huidige opdracht het afsluiten van een raamovereenkomst met meerdere deelnemers per perceel. Per perceel wordt de raamovereenkomst gesloten met minimaal drie deelnemers (voor zover het aantal geschikte offertes voldoende groot is). De concrete opdrachten zullen per perceel via een mini-competitie in mededinging worden gesteld onder de voor dat perceel gekozen opdrachtnemers. De inhoudelijke toelichting over de wijze waarop de opdrachten concreet worden geplaatst bij de opdrachtnemers is beschreven in deel III (Technische voorschriften). Het aantal uit te voeren opdrachten kan niet op voorhand worden ingeschat. In geen geval zullen de opdrachtnemers aanspraak kunnen maken op een minimaal aantal opdrachten, noch op een schadevergoeding wegens te weinig aantal toevertrouwde opdrachten. Indien een deelnemer van oordeel is dat hij om een gegronde reden (bijv. belangenvermenging) een bepaalde opdracht niet kan uitvoeren, dient hij de opdrachtgever daarvan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen. Het sluiten van de raamovereenkomst met de opdrachtnemers geeft de gekozen opdrachtnemers toegang tot de mini-competities voor het perceel of de percelen waarvoor zij gekozen zijn en die de opdrachtgever voor eigen rekening of voor rekening van de besteller van tijd tot tijd organiseert tijdens de looptijd van deze raamovereenkomst. De opdrachtnemer aanvaardt dat hij geen aanspraak zal maken op een vergoeding voor zijn deelname aan de raamovereenkomst, zelfs in geval van het niet doorgaan van enige minicompetitie. De opdrachtgever (of een besteller) kan gedurende de looptijd van de raamovereenkomst prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door de eigen diensten of door andere dienstverleners in het kader van een andere overheidsopdracht. De opdrachtnemers van de raamovereenkomst kunnen in dat geval geen aanspraak maken op enige vergoeding. Taalgebruik (artikel 53, KB Plaatsing). De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.

6

Informatiesessie. Vragen in verband met dit bestek kunnen enkel schriftelijk gesteld worden en dienen verstuurd te worden aan: Beleidsdomein Bestuurszaken Agentschap Overheidspersoneel Evelien Kippers (voor perceel 1) en Radek Sidorski (voor perceel 2) Boudewijnlaan 30 bus 50, 1000 Brussel Of per e-mail ter attentie van: [email protected] (voor perceel 1) en [email protected] (voor perceel 2) De schriftelijk gestelde vragen zullen voorgelezen en beantwoord worden tijdens een informatiesessie. Deze vragen moeten ten laatste 24u voorafgaand aan de informatiesessie worden gesteld. Deze informatiesessie zal georganiseerd worden op 9 februari 2015, om 14 uur, in het lokaal 9C17 van het Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel. Tijdens de informatiesessie worden geen bijkomende vragen beantwoord en worden er ook geen vragen meer aanvaard. Het verslag van deze informatiesessie met de vragen en antwoorden zal worden bekendgemaakt via e-notification.

I.7.

LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING

De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt, zijn: - 25 tot 30 - 45

7

II.

ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN

___________________________________________________

A.

PLAATSING VAN DE OPDRACHT

A.1. SELECTIE A.1.1.

UITSLUITING, RSZ-VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61 tot en met 64 KB PLAATSING)

Art. 61 en 62. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZattest en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, §1. Volgende documenten moeten aan de offerte toegevoegd worden: - de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister; - de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; - de buitenlandse inschrijver: alle in bovenstaande artikelen vermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling,…). Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. -

de Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 KB Plaatsing, of een achterstallige fiscale schuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 63, § 2 KB Plaatsing: alle inlichtingen waaruit blijkt dat de inschrijver één of meer schuldvorderingen bezit op een aanbestedende overheid of overheidsbedrijf, in de zin van deze artikelen;

Non-discriminatie: Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van

8

gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: -

-

het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

Belangenvermenging Art. 64. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel.

A.1.2. •

KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB PLAATSING)

Financiële en economische draagkracht: De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het voorleggen van een bankverklaring waarin de bankier de financiële gezondheid van de inschrijver bevestigt, rekening houdend met de omvang en complexiteit van de opdracht. De inschrijver dient hiertoe het bijgevoegde model (zie bijlage) te laten invullen door zijn huisbankier.

•

Technische bekwaamheid: De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: - Aantoonbare kennis, ervaring en deskundigheid van de inschrijver per perceel waarvoor ingeschreven wordt - De inschrijver dient minimaal 4 consultants te kunnen inzetten per perceel waarvoor ingeschreven wordt (dit kunnen voor beide percelen één of meerdere van dezelfde consultants zijn). De opdrachtnemer moet immers in staat zijn om per perceel eventueel minstens twee opdrachten gelijktijdig te kunnen uitvoeren.

De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan door het voorleggen van :

9

-

Een lijst van de voornaamste diensten over de laatste drie jaar per perceel waarvoor ingeschreven wordt. Het is de bedoeling om op basis van de opgegeven referenties een zicht te krijgen op de kennis, ervaring en deskundigheid van de inschrijver m.b.t. het verlenen van de gevraagde of gelijkaardige consultancy. Referenties mogen komen van binnen en buiten de overheidssector. Om technisch geschikt bevonden te worden, dient de inschrijver, per perceel waarvoor ingeschreven wordt, minstens één en maximaal vijf relevante referenties op te geven. Voor één van deze referenties dient vermeld te worden wanneer de opdracht werd uitgevoerd en wat de aard van de opdracht precies was. Vooral dit laatste dient nauwkeurig en gedetailleerd beschreven te worden: - Voor welke firma/organisatie werd gewerkt? - Wat was de doelstelling van de opdracht? - Welke methodologie werd gehanteerd? Waarom werd deze methodologie gekozen? Kan men aantonen dat dit de best beschikbare methodiek was? - Wat was het uiteindelijke resultaat van de opdracht? Kostprijs? Doorlooptijd? Impact, effect, outcome bij de klant? - Referenties met mogelijke contactpersonen bij de klant en – indien beschikbaar - evaluatieformulieren van vroegere projecten -

A.1.3.

Vermelding van de namen en beroepskwalificaties (met cv’s) van de personen die belast kunnen worden met de uitvoering van de opdracht, per perceel waarvoor ingeschreven wordt. Per consultant wordt kort opgenomen welke rol en verantwoordelijkheid hij/zij had in de projecten die als referentie worden gegeven. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING)

De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing.

A.2. MODALITEITEN A.2.1.

PERCELEN (ART. 11 EN 89 KB PLAATSING)

Deze opdracht is als volgt verdeeld in 2 percelen: Perceel 1: Belanghebbendenmanagement als strategie of in concrete projecten en processen

10

Perceel 2: Gebruikersgericht herdenken van processen (dienstverlening) en organisatie m.b.v. service design Elk perceel is hierbij te beschouwen als een afzonderlijke opdracht en zal apart beoordeeld worden. De inschrijver mag voor beide percelen inschrijven maar dient voor elk perceel een aparte offerte in te dienen. Voor elk perceel dient het ermee corresponderende offerteformulier en inventaris te worden ingevuld en ondertekend. De aanbestedende overheid heeft het recht één of meerdere percelen niet te gunnen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze. A.2.2. VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) Het indienen van vrije varianten voor de raamovereenkomst zelf is verboden. Bij de mini-competities kan het indienen van vrije varianten worden toegestaan. De opdrachtdocumenten van de concrete mini-competitie zullen dit desgevallend uitdrukkelijk toestaan dan wel verbieden.

A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD A.3.1.

OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING)

De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 09/03/2015 om 09.45 uur in lokaal 5D01, Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel.

A.3.2.

INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING)

De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB Plaatsing. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kunt u gebruik maken van de handleiding e-tendering. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten worden opgemaakt in PDF-formaat.

De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…).

11

Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid, combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen. Een gescande handtekening is onvoldoende. Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren. Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat, zie: http://www.bestuurszaken.be/gekwalificeerde-certificaten

A.3.3.

VORM EN INHOUD OFFERTE

ART. 80 EN 82 KB PLAATSING Art. 80. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Art. 82. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier en de inventaris, bij de offerte moeten worden gevoegd: - documenten in het kader van de selectie (o.a. uitsluiting en kwalitatieve selectiecriteria – A.1) - documenten in het kader van de gunningscriteria - document (en) om de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar na te gaan. Het offerteformulier en de inventaris moeten ondertekend zijn. De offerte die namens een rechtspersoon wordt ingediend, moet ondertekend zijn door de personen die bevoegd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen, met bijvoeging van de stukken waaruit die bevoegdheid blijkt. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid kan blijken uit de statuten van de vennootschap of uit een bijzondere volmacht; belangrijk is in ieder geval dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt gestaafd met de nodige documenten. OFFERTESTRUCTUUR De teksten in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria en de gunningscriteria moeten opgemaakt worden volgens de structuur die in de bijlage “offertestructuur” is aangegeven. De offerte mag maximaal 50 pagina’s bedragen (exclusief CV’s en eventuele verwijzingen naar wetenschappelijke literatuur).

A.3.4.

VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING)

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtachtig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.

12

A.4. PRIJS. Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst waarvan de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn. De eenheidsprijs voor deze opdracht dient uitgedrukt te worden in een tarief per mensdag. Een mensdag bedraagt 8 uur. In deze forfaitaire mensdagprijs dienen alle kosten begrepen te zijn die inherent zijn aan de prestaties die door de consultants worden uitgevoerd. Er dient een onderscheid gemaakt te worden in eenheidsprijs per mensdag tussen de volgende niveaus: partner, senior consultant en consultant. De inschrijver dient voor alle profielen in de inventaris verplicht een prijs in te vullen (een gelijke prijs voor één of meerdere profielen is hierbij toegelaten). We beschrijven deze drie profielen als volgt: - Consultant: Een consultant heeft ervaring met de inhoud van een bepaald project. We verwachten minstens een goede kennis van tools, methodieken... voor het project waarop de consultant ingezet wordt. Een consultant wordt in principe niet op zichzelf ingezet in een project maar wordt begeleid door een senior of partner… - Senior consultant: Een senior consultant is een expert die concrete ervaringen heeft met de inhoud van een bepaald project. Een senior consultant heeft de theorie in de praktijk toegepast, begrijpt waar mogelijk valkuilen en opportuniteiten in de praktijk kunnen liggen. Een senior consultant kan zelfstandig in een project stappen dat een zekere mate van complexiteit kent. - Partner: Een partner heeft een diepe theoretische kennis met het onderwerp en uitgebreide praktijkervaring. Belangrijk is echter dat hij een bredere visie heeft op het onderwerp van een project, extra gevoelig is voor strategie en organisatiepolitiek… We verwachten van een partner dat hij andere consultants kan begeleiden en oog heeft voor het breder kader van een project (daar ook input voor geeft aan projectmedewerkers) zodat de kansen op succes van een project beduidend groter worden. Bij een wijziging van het profiel van de consultants of een doorgroei naar een hoger profiel geldt het volgende: - De wijziging van profiel heeft geen financiële gevolgen voor de concrete opdrachten in uitvoering. Voor deze opdrachten worden de prijzen volgens de offerte gehanteerd. - Een wijziging in het team tijdens de uitvoering van een opdracht is steeds onderworpen aan de toestemming van de besteller en van het Agentschap Overheidspersoneel. - De opdrachtnemers zijn ertoe gehouden steeds voldoende consultants binnen de gevraagde profielen ter beschikking te houden. De opdrachtgever heeft in de bijgevoegde inventaris een raming gemaakt van de vermoedelijke hoeveelheden. De in deze raming opgenomen vermoedelijke hoeveelheden hebben betrekking op de periode van één jaar. De in deze inventaris opgenomen hoeveelheden dienen louter indicatief geïnterpreteerd te worden. De inschrijver kan hieruit geen rechten putten. Het plaatsen van opdrachten gebeurt enkel op basis van concrete behoeften waarbij telkens per opdracht het specifiek benodigde aantal mensdagen zal bepaald worden alsook de in te zetten profielen.

13

Iedere opdracht (ongeacht de besteller) dient voorafgaandelijk te worden goedgekeurd door de opdrachtgever (i.c. het Agentschap Overheidspersoneel). De opdracht zelf, kan geplaatst worden door zowel de opdrachtgever als door iedere aangesloten entiteit.

PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) De opdrachtnemers verbinden zich ertoe gedurende het eerste jaar van de raamovereenkomst opdrachten uit te voeren tegen maximaal de eenheidsprijzen van de offerte. Er wordt geen prijsherziening toegestaan vóór het verstrijken van het eerste jaar dat de raamovereenkomst loopt. Eén jaar na de sluiting van de opdracht kunnen de eenheidsprijzen geactualiseerd worden op vraag van de opdrachtnemers en/of van de aanbestedende overheid. De prijzen kunnen hierna jaarlijks worden herzien. De opdrachtnemer dient de aanvraag tot herziening ten laatste 15 kalenderdagen vóór de verjaardag van de sluiting van de opdracht in door middel van een aangetekend schrijven aan de aanbestedende overheid. Indien de herziening door minstens één opdrachtnemer werd aangevraagd voor het betreffende perceel, geldt de toepassing van de herziening eveneens voor de andere opdrachtnemers van dit perceel. De aanbestedende overheid kan eveneens de prijsherziening vragen volgens voorgaande modaliteiten door middel van een aangetekend schrijven. De prijsherziening wordt toegepast op basis van de evolutie van de prijzen van de gezondheidsindex. PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

A.5. GUNNINGSCRITERIA A.5.1.

OFFERTEAANVRAAG – GUNNINGSCRITERIA (ART. 101 KB PLAATSING)

De gunningscriteria zijn, samen met het hen toegekende gewicht, in volgorde van afnemend belang. De kwaliteit van de verstrekte dienst (40 punten)

14

Deze zal per perceel onder meer beoordeeld worden op basis van volgende elementen: 1 • De visie op belanghebbendenmanagement (perceel 1) of service design (perceel 2) • De methodologische aanpak: o De kwaliteit van de voorgestelde methodieken en gehanteerde modellen; o De omschrijving van de concrete stappen en activiteiten binnen de stappen; o Aandachtspunten zijn degelijkheid, coherentie, resultaatgerichtheid en aangepastheid aan de context. • De wijze waarop de kennis met betrekking tot het P&O-instrumentarium van de Vlaamse overheid is of zal worden verworven en hoe er in de concrete opdrachten maximaal van gebruik zal gemaakt worden. •

De wijze van invulling van de principes van verandermanagement en projectmanagement, waaronder de wijze waarop de inschrijver in projecten bewaakt dat de omschreven kwaliteitscriteria behaald worden en de wijze waarop de inschrijver omgaat met eventuele problemen of issues.

• De kwaliteit van de voorgestelde consultants: of zij over de nodige competenties beschikken om de voor deze opdracht specifiek gevraagde ondersteuning uit te voeren. De inschrijver stelt per perceel de consultants voor die voor de opdracht zullen ingezet worden. Het is hierbij toegelaten om (één of meerdere van) dezelfde consultant(s) voor beide percelen op te geven. Voor dit gunningscriterium moet minstens een score van 24 op 40 punten worden gehaald. Offertes met een lagere score zijn substantieel onregelmatig.

De prijs (40 punten): De prijsvergelijking tussen de verschillende offertes zal gebeuren op basis van de in de inventaris opgegeven indicatieve hoeveelheden en de door de inschrijver in te vullen eenheidsprijzen. De inschrijver dient voor alle profielen verplicht een prijs in te vullen (een gelijke prijs voor één of meerdere profielen is hierbij toegelaten). De laagste totaalprijs krijgt de beste score; de punten voor de overige offertes worden bekomen door de verhouding te nemen van de prijs van de laagste offerte tot de prijs van de beschouwde offerte, herleid naar 40.

1

Voor de beoordeling is het van belang dat er voor de effectiviteit van de modellen en methodieken aantoonbaar bewijs bestaat. Bewijs kan uit volgende bronnen afkomstig zijn (in volgorde van sterkte van bewijs): wetenschappelijke literatuur (meta-analyses, systematic-reviews, afzonderlijke studies, …), experimenten, opinies van experten, cases,… De inschrijver kan hier kort naar verwijzen, en/of deze teksten in bijlage (of digitaal) beschikbaar stellen ter raadpleging.

15

De inschrijvers verbinden zich ertoe om in het kader van de mini-competities de ingediende prijzen op de raamovereenkomst te eerbiedigen of te verbeteren. De in de offerte opgegeven prijzen zijn dus maximumprijzen. Partnerschap en klantgerichtheid (20 punten): Dit criterium zal per perceel o.a. beoordeeld worden op volgende aspecten: •

•

•

De visie op en concrete aanpak van samenwerking en kennisdeling met het agentschap, en bij uitbreiding de kennisdeling binnen de Vlaamse overheid. Hierdoor kan de interne kennis en expertise in Vlaamse overheidsorganisaties verder uitgebouwd worden en de interne adviescapaciteit versterkt worden. Het geven van een algemene opleiding, of een in house opleiding op maat van een organisatie, kan ook een vorm van kennisdeling zijn. De voorgestelde rapporteringswijze en -frequentie over de ingezette mensdagen tijdens het project en de visie op timemanagement en het behalen en bewaken van eventueel vooropgestelde deadlines. De (eventueel) voorgestelde instrumenten (e-community, gemeenschappelijk agendasysteem, …) die kunnen worden ingezet om de samenwerking te vergemakkelijken. De maatgerichtheid: de capaciteit om affiniteit op te bouwen met de heersende organisatiecultuur en om de reeds genomen initiatieven die kunnen bijdragen tot de consultancyvraag te integreren. We verwachten hier voorbeelden van hoe in de vermeldde referentieprojecten met de heersende organisatiecultuur werd omgegaan en hoe het reeds geleverde werk geïntegreerd werd in het nieuwe project.

Voor dit gunningscriterium moet minstens een score van 24 op 40 punten worden gehaald. Offertes met een lagere score zijn substantieel onregelmatig.

B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN Voor de toepassing van de uitvoeringsregels – met uitzondering van de borgtocht – wordt elke opdracht als een afzonderlijke opdracht aanzien. Aldus kunnen voor elke opdracht de uitvoeringsbepalingen (zoals uitvoeringstermijn, oplevering, sancties, enz…) nader gespecifieerd worden zonder afbreuk te doen aan het geheel van de raamovereenkomst. B.1.1.

UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING)

De raamovereenkomst heeft een looptijd van 4 jaar. Per concrete opdracht wordt een specifieke uitvoeringstermijn bepaald door de opdrachtgever of overeengekomen met de opdrachtnemer.

B.1.2.

DIENSTVERLENINGSPLAATS (ART. 149 KB UITVOERING)

De dienstverleningsplaats kan per specifieke opdracht afgesproken worden.

16

B.1.3.

LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING)

Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a)

de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;

b)

de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;

c)

het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;

d)

het opstellen van de processen-verbaal;

e)

de opleveringen;

f)

het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.

De opdrachtgever staat in voor globale opvolging en coördinatie van de raamovereenkomst ten behoeve van zichzelf en ten behoeve van die instellingen waarvoor zij als opdrachtencentrale optreedt. De opdrachtnemer bezorgt de opdrachtgever daartoe na elke opdracht een overzicht (excelbestand) met de stand van zaken van het aantal geplaatste opdrachten (m.i.v. het aantal daarop aangerekende facturen). Iedere wijziging in dit bestand wordt aan de opdrachtgever meegedeeld. Elke besteller waarvoor de opdrachtgever optreedt als opdrachtencentrale is echter zelf verantwoordelijk voor het nazicht van de schuldvorderingen en facturen van die rechtspersoon. Iedere besteller zal een eigen leidend ambtenaar aanstellen voor de opvolging van de uitvoering van de opdracht.

B.1.4. a)

BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING).

De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de opdrachtnemer tot de opdracht volledig is uitgevoerd. De borgtocht wordt per perceel bepaald op een éénmalig, bij de aanvang van de opdracht te storten forfaitair bedrag van 10.000 euro per opdrachtnemer. Deze afwijking van het KB Uitvoering wordt gemotiveerd doordat het een raamovereenkomst betreft zonder expliciet totaal offertebedrag alsook omdat een specifieke berekeningsbasis of de van rechtswege opgelegde berekeningsbasis (namelijk zes maal het geraamde maandelijkse bedrag van de opdracht) niet relevant is voor deze raamovereenkomst door een mogelijk grote en ongelijke spreiding van de opdrachten doorheen het jaar. Daarom wordt geopteerd voor een globaal en forfaitair bedrag per perceel. Het telkens per opdracht apart plaatsen en vrijgeven van een borgtocht vergt veel administratief werk en toezicht. De keuze voor deze afwijking is door de opdrachtgever dan ook mee ingegeven om zijn taak inzake globale opvolging en coördinatie zo efficiënt mogelijk te kunnen

17

uitoefenen. b)

De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1° in speciën; 2° in publieke fondsen; 3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.

c)

Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid (i.c. het Facilitair Bedrijf). Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.

d)

De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de oplevering van het betreffende perceel van de raamovereenkomst.

B.1.5.

VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 148 KB UITVOERING)

Er zijn geen vaste of minimale hoeveelheden te bestellen.

B.2. BETALINGEN B.2.1.

WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING)

Facturen kunnen slechts betaald worden na verstrekte en aanvaarde diensten. Per opdracht kan in een concrete betalingsregeling worden voorzien. De kleinst factureerbare eenheid is 1/4de van een dagprestatie. B.2.1.

PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING)

Behoudens uitdrukkelijke afwijking voor een concrete opdracht geldt volgende betalingsprocedure: De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen.

18

De opdrachtnemer dient voorafgaand aan elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties, met vermelding van: • de geleverde prestatie (bijvoorbeeld faciliteren workshop, interviewafname, voorbereiding workshop, …) • datum van de prestatie en tijdsbesteding (uitgedrukt in mensdagen) • de toegepaste eenheidsprijs Na goedkeuring van deze lijst mag de factuur worden ingediend. De opdrachtnemer beschikt over een termijn van vijf dagen om de factuur in te dienen voor het goedgekeurde bedrag. De factuur dient volgende gegevens te bevatten: post- of bankrekeningnummer, factuurnummer, factuurdatum, BTW-tarief en toegepast tarief, detail van de aangerekende prestaties (op basis van de afgesproken eenheid). Belangrijk is ook dat de factuur op duidelijke wijze het inkoopordernummer (IOnummer) vermeld, als dit nummer op de bestelling vermeld wordt. Indien de bestelopdracht door de opdrachtgever werd geplaatst, dan moet de factuur worden geadresseerd aan: Agentschap Overheidspersoneel Postkamer Facturatie Koning Albert II-laan 19, bus 8 1210 Brussel Indien de bestelopdracht werd geplaatst door een andere entiteit dan moet de factuur rechtstreeks aan deze entiteit worden geadresseerd. De bestellende entiteit vermeldt steeds op duidelijke wijze het facturatieadres op de bestelbrief. De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf de beëindiging van de bovenvermelde verificatie. Iedere besteller is verantwoordelijk voor het betalen van zijn deel of haar deel en draagt er de uitsluitende aansprakelijkheid voor. Bij ieder probleem of geschil i.v.m. de betalingen richt de opdrachtnemer zich uitsluitend en rechtstreeks tot de besteller in kwestie.

Dit bijzonder bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten.

B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID B.3.1.

INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING)

De opdrachtgever verkrijgt gebruiksrechten op de methodes, instrumenten en knowhow die gedaan, verworven, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht.

19

B.3.2.

BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING)

De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen.

B.3.3.

VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING)

De informatie die de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld zonder uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de opdrachtgever. De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.

B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN B.4.1. a)

STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf. Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering.

b)

De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de opdrachtnemer niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is.

20

B.4.2.

VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING)

De laattijdige uitvoering van een opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering.

B.4.3.

RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING)

Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

B.5. OPLEVERINGEN B.5.1.

OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING)

Oplevering van de opdrachten binnen de raamovereenkomst: Vanaf de datum van de volledige beëindiging van de diensten beschikt de aanbestedende overheid over een termijn van 30 dagen om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit van de lijst van gepresteerde diensten is gesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, stelt de dienstverlener de leidend ambtenaar hiervan per aangetekende zending in kennis en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. In dat geval begint de termijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener. Oplevering van de percelen van de raamovereenkomst: Bij het einde van de laatste opdracht binnen het betreffende perceel van de raamovereenkomst, volgt een definitieve oplevering van dit perceel van de raamovereenkomst B.5.3.

KOSTEN VAN DE OPLEVERING (ART. 18 KB PLAATSING)

De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de dienstverleners aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijn laste.

B.6. UITVOERINGSVOORWAARDEN B.6.1.

NON-DISCRIMINATIE

De dienstverlener verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid,

21

burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… De dienstverlener verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid). De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de dienstverlener zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de dienstverlener de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de dienstverlener, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De dienstverlener vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid. De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband. De dienstverlener ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

22

III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN _____________________________________ 1. Context Vlaamse Overheid: situering en achtergrond Overheid in voortdurende evolutie De Vlaamse overheid is als organisatie voortdurend in evolutie. Tot 2006 bestond de Vlaamse overheid uit 1 ministerie met verschillende instellingen. Sinds 1 januari 2006 trad ‘Beter Bestuurlijk Beleid’ (BBB) in werking, dit leidde tot een belangrijke hervorming van de werking van de Vlaamse overheid. Sindsdien bestaat de organisatie uit 13 beleidsdomeinen, binnen deze beleidsdomeinen worden beleidsmateries en bevoegdheden samengebracht die een logisch en samenhangend geheel vormen. Elk beleidsdomein bestaat onder andere uit een Vlaams ministerie, bestaande uit een departement en één of meer agentschappen 2. Daarnaast evolueert de Vlaamse overheid ook steeds omwille van de verschillende staatshervormingen, de meest recente betreft de zesde staatshervorming 3. Deze hervormingen hebben uiteraard ook impact op de organisatie van de verschillende beleidsdomeinen. Daarnaast wordt van de Vlaamse overheid verwacht dat we meer met minder doen, en dat er wordt bespaard op het personeelsaantal 4. Deze verwachting leidt tot verschillende efficiëntieoefeningen en herstructureringen in de organisatie van de Vlaamse overheid. Het valt te verwachten dat deze tendens zich zal voortzetten. Dit leidt er toe dat de Vlaamse overheid in voortdurende evolutie is en om daar vanuit het standpunt personeel en organisatie adequaat op in te spelen werd onder andere het programma “Modern HR-beleid” gelanceerd. Modern HR-beleid: Eén van de richtinggevende trajecten rond organisatieontwikkeling binnen de Vlaamse overheid is het sleutelproject Modern HR-beleid van het Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid. De Vlaamse overheid wil de gemeenschappelijke visie op het personeelsbeleid van de Vlaamse overheid daarbij realiseren, aan de hand van 4 gemeenschappelijke waarden (openheid, daadkracht, wendbaarheid en vertrouwen) en met vijf strategische HR-doelstellingen: - Personeelsbewegingen: We realiseren een kostenbewuste personeelsinzet door op een kwalitatieve en solidaire manier om te gaan met de personeelsbewegingen (in - , door- en uitstroom) op het niveau van de Vlaamse overheid. - Inzetbaarheid: We realiseren een grotere inzetbaarheid van de medewerkers zowel binnen de entiteit, de Vlaamse overheid als over de bestuurslagen heen, en combineren hierbij een voortdurende ontwikkeling van de medewerkers met een toegevoegde waarde voor de organisatie - Beloningsbeleid: We zetten in op een flexibel beloningsbeleid gericht op het erkennen van competenties en prestaties als doorslaggevende factor, vanuit een globaal raamwerk.

2

http://www.vlaanderen.be/nl/overheid/structuur-vlaamse-overheid/hoe-de-vlaamseadministratie-georganiseerd-de-principes-van-beter-bestuurlijk-beleid-bbb 3 http://www.bestuurszaken.be/zesdestaatshervorming 4 http://www.bestuurszaken.be/besparingsronde

23

- Arbeidsorganisatie: We zetten maximaal in op een innovatieve en flexibele arbeidsorganisatie door gepaste initiatieven te nemen om de beschikbaarheid, betrokkenheid en creativiteit van de medewerkers voortdurend te verbeteren. - Leiderschap: Wij ontwikkelen een leiderschapsstijl die de vorige doelstellingen faciliteert en stimuleert en die een evenwicht tussen de 4 rollen van leidinggeven (leider, manager, ondernemer en coach) realiseert Daarbij worden een aantal belangrijke uitgangspunten genomen: het 'meer en beter met minder' principe (beleidsruimte creëren voor nieuwe activiteiten en diensten met minder middelen, maar blijven investeren in medewerkers); het maximaal inzetten op de kerntaken van de Vlaamse overheid; het koesteren van talent; de cultuuromslag van een regelgeoriënteerde cultuur naar een cultuur waarin samenwerking en personeelsmanagement in combinatie met resultaat- en oplossingsgerichtheid centraal staan). We zien onszelf als een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Uit deze context zullen heel wat projecten gegenereerd worden en is tevens ook de context waarbinnen alle projecten dienen gekaderd te worden. Agentschap voor Overheidspersoneel Het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) is één van de agentschappen binnen het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De missie en visie van het AgO luiden : - Missie: Het lijnmanagement van de Vlaamse overheid vindt in ons een partner om problemen en uitdagingen op het vlak van Personeel en Organisatie aan te pakken. - Visie: Wij bouwen aan een vertrouwensrelatie met onze interne klant, waarbij wij aanspreekbaar zijn op betrouwbaarheid en oplossingsgericht vakmanschap. Meer informatie over de organisatie en de werking van de Vlaamse overheid in het algemeen, en over de verschillende organisaties waarvoor AgO werkt, vindt u op www.vlaanderen.be De Afdeling Advies- en Dienstverlening van AgO biedt diensten, producten en maatadvies aan op het terrein van: - organisatieontwikkeling, (bvb. hertekenen van organisatiestructuren, opmaak van personeelsplannen, begeleiden van cultuurtrajecten, enz…) - het leren van individuele medewerkers en organisaties - intern (personeelspeiling, BUE, …) en extern (klantentevredenheid, stakeholderparticipatie, …) belanghebbendenmanagement. - de afdeling ontwikkelt en beheert belangrijke HR-instrumenten inzake prestatiemanagement (Ploeg), het functiegebouw en het competentiewoordenboek voor de Vlaamse overheid. De afdeling vindt het met het oog op duurzaamheid en het stimuleren van zelfredzaamheid van alle organisaties van de Vlaamse overheid belangrijk om ervoor te zorgen dat expertise (eigen expertise, maar ook van management, P&O-ers, stafmedewerkers van de andere entiteiten) wordt gedeeld via een kennisdraaischijf en leernetwerking. Meer informatie over de AgO-producten en thema's, vindt u op www.agoweb.be

24

De veranderingen in de Vlaamse overheid betekenen ook dat we meer en meer inzetten op overheidsbrede en organisatie-overschrijdende projecten. De overheid neemt ook een rol op in maatschappelijke transities. We vertrekken daarbij prioritair vanuit een doelgroepgerichte aanpak en niet vanuit een bestuurlijke logica. De uitdaging is om voldoende transversaal te kunnen werken binnen en buiten de overheid door hierrond flexibele multidisciplinaire teams op te zetten waar partners van alle bestuursniveaus, organisaties met maatschappelijke vertegenwoordiging, burgers, bedrijfsleven en financiële wereld in gedeeld eigenaarschap samen kunnen werken. Wijzigingen aangekondigd in het Vlaams regeerakkoord 2014 Het nieuwe Vlaamse regeerakkoord plant verschillende wijzigingen aan de hierboven geschetste context. Zonder exhaustief te willen zijn, zijn volgende veranderingen aangekondigd: - De Vlaamse overheid gaat functioneren als een holdingstructuur, met een moedermaatschappij (de Vlaamse Regering) die de gemeenschappelijke dienstverlening bepaalt én beslist wie ze uitvoert, naast de operationele entiteiten met een zekere autonomie. - Een aantal fusies worden in het vooruitzicht gesteld. De Vlaamse overheid zal nog 11 i.p.v. 13 beleidsdomeinen tellen. Ook het aantal organisaties binnen deze beleidsdomeinen daalt. Hierbij wordt het pad van BBB meer en meer verlaten en gekozen voor de hereniging van beleidsondersteuning (voorbereiding) en beleidsuitvoering. De nadruk ligt op samenwerking en het tegengaan van verkokering. - Elke entiteit maakt bovendien tegen 1 januari 2015 een kerntakenplan op, dat aangeeft welke de meest essentiële taken zijn om de beleidsdoelstellingen te bereiken en om de dienstverlening te verzekeren. Middelen worden meer doelgericht ingezet. - Daarnaast wordt ingezet op een cultuuromslag: van een controlerende naar een kennisadministratie, die fungeert als partner van de lokale besturen. Ook voor AgO houdt dit enkele belangrijke wijzigingen in; AgO zal behoren tot het nieuwe beleidsdomein “Kanselarij en Bestuur”, krijgt een nieuwe naam 5 en allicht andere (kern)taken toebedeeld. De komende maanden verwachten we hierover keuzes en meer duidelijkheid. 2. Samenwerking in partnerschap Om de hierboven geschetste uitdagingen op gebied van organisatieontwikkeling aan te gaan wenst Ago een beroep te doen op externe expertise om onze interne expertise en capaciteit aan te vullen. We kiezen er daarbij uitdrukkelijk voor om te werken in partnerschap en vanuit de waarden van de Vlaamse overheid (openheid, wendbaarheid, daadkracht en vertrouwen). Om een vraag aan te pakken vormen wij samen met de externe partner en onze klant het projectteam. De ervaring leert dat werken in partnerschap niet altijd de gemakkelijkste weg is, maar we zijn ervan overtuigd dat het een sterke meerwaarde biedt voor onze klanten. Het betekent in de praktijk dat zowel de rol van de AgO-adviseurs als van de externe partner kan variëren naargelang het project. Zaken die daarbij een rol zullen spelen zijn de capaciteit bij de klant, het onderwerp van het project, de expertise bij AgO en de externe partner, beschikbaarheid van 5

“Agentschap voor Overheidspersoneel” hoeft niet langer als dusdanig aangesproken te worden. Juister en eerbiediger is om vanaf nu te zeggen: “Agentschap Overheidspersoneel”.

25

personen,… Bij een nieuw project zullen daar telkens goede afspraken moeten over gemaakt moeten worden. We verwachten van de externe partner dus rolflexibiliteit en vertrouwen in de samenwerking. Omgekeerd mag de externe partner ook van de AgO-adviseurs rolflexibiliteit en vertrouwen verwachten. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om voor ieder project tot een aanpak te komen die op dat moment de hoogste toegevoegde waarde levert. Belangrijk is dat we er naar streven om onze inzet en deze van de externe partner op de meest efficiënte wijze te realiseren. Daarnaast zijn projecten steeds ingebed in een ruimer kader en dikwijls ook verbonden met ander projecten of trajecten in de organisatie. In die zin is het belangrijk dat externe partners ook bereid zijn constructief samen te werken met andere (externe) partners. De inschrijver op deze opdracht geeft aan bereid te zijn met andere externe partners af te stemmen zodat een gemeenschappelijk doel gerealiseerd kan worden. In de Vlaamse overheid wensen we zoveel mogelijk P&O-synergie tot stand te brengen, dat wil zeggen dat we ook meer en meer wensen in te zetten op kennisdeling, bv. via leernetwerken, instrumentendozen, etc. Ook hier verwachten we van de externe partner een constructieve bijdrage. Wat betreft het partnerschap is het belangrijk om mee te geven dat er meerdere externe aanbieders zullen gekozen worden per perceel. Dat betekent dat we in de praktijk als volgt te werk zullen gaan: 1. Een vraag van een klant komt altijd eerst bij het team advies van AgO terecht. Het team beslist om al dan niet op intakegesprek te gaan. 2. AgO gaat op intake bij de klant om een duidelijk zicht te krijgen op de vraag. De leidend ambtenaar van de vragende organisatie is in principe aanwezig bij dit gesprek. De bedoeling is om op basis van dat gesprek in te schatten wat de concrete vraag van de klant is en op welke wijze het best ondersteuning wordt aangeboden. 3. AgO maakt een beknopt verslag op van het intake gesprek, waarin de vraag duidelijk wordt omschreven en gekaderd. Het verslag wordt goedgekeurd door de betrokken leidend ambtenaar. AgO beslist samen met de klant of er eventueel externe partners dienen te worden betrokken op het project. 4. Indien externe partners worden ingeschakeld worden de opdrachtnemers aan wie de raamovereenkomst werd gegund via een minicompetitie opnieuw in mededinging gesteld, dit gebeurt voor elke nieuwe opdracht opnieuw. De competitie kent volgend verloop: 5. De betrokken opdrachtnemers ontvangen de gevalideerde offertevraag met daarbij informatie over eventuele inzet vanuit het team advies, de openingsdatum van de offertes en modaliteiten van de informatiesessie. 6. Tijdens de informatiesessie kunnen de opdrachtnemers vragen stellen en uitleg krijgen van de klant zodat zij een passend voorstel kunnen uitwerken. Het is belangrijk dat de verschillende opdrachtnemers over dezelfde informatie beschikken. Na de informatiesessie heeft de opdrachtnemer tijd tot de voorziene openingsdatum om de offertes te bezorgen aan AgO. 7. Op de voorziene datum worden de verschillende offertes geopend. De offertes worden door AgO samen met de klant beoordeeld. Hierbij wordt nagegaan of de ingediende offertes voldoen aan de gestelde vraag, waarna ze worden beoordeeld op basis van de gunningscriteria die ook gelden voor dit raamcontract.

26

TOELICHTING PER PERCEEL Perceel1: Belanghebbendenmanagement als strategie of in concrete projecten en processen Wat is de scope van het thema? Onder belanghebbendenmanagement of stakeholdermanagement verstaan we het proces waarbij de belangen van de diverse (externe) belanghebbenden mee worden afgewogen in de strategieontwikkeling en -implementatie. Een belanghebbende is een persoon of organisatie die mogelijk positieve of negatieve invloed ondervindt van, óf zelf invloed kan uitoefenen op, het overheidsbeleid. Externe belanghebbenden maken formeel geen deel uit van de organisatie, interne belanghebbenden wel (medewerkers, management, …). Het afleggen van verantwoording, participatie, transparantie en evaluatie zijn sleutelbegrippen voor een degelijk belanghebbendenmanagement. Vanuit het perspectief van deugdelijk overheidsbestuur wil belanghebbendenmanagement waarborgen scheppen voor de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Door transparantie over het beleid, vergroot het vertrouwen van de belanghebbenden in de organisatie. Een organisatie die goed luistert naar haar omgeving en haar keuzes goed uitlegt, verwerft een positiever imago en kan rekenen op een groter draagvlak. Dat betekent een duurzamer relatie met de burger en middenveld en op lange termijn betere resultaten. Gelet op het openbaar karakter van de dienstverlening en de herkomst van de middelen (belastinggeld), heeft de overheid op dat vlak een voorbeeldfunctie te vervullen. De veranderingen in de Vlaamse overheid betekenen ook dat we meer en meer inzetten op organisatie-overschrijdende projecten en in maatschappelijke transities. We werken daarbij prioritair resultaat- en klantgericht, i.p.v. te vertrekken vanuit een bestuurlijke logica. De uitdaging is om voldoende transversaal te kunnen werken binnen en buiten de overheid door hierrond flexibele multidisciplinaire teams op te zetten waar partners van alle bestuursniveaus, organisaties met maatschappelijke vertegenwoordiging, burgers, bedrijfsleven en financiële wereld in gedeeld eigenaarschap samen kunnen werken. Bovendien bevinden we ons ook in een context waarbij de overheid steeds minder een trekkersrol en steeds meer een facilitatorrol of regierol opneemt. Deze overheid geeft vertrouwen aan burgers, ondernemingen, verenigingen en lokale besturen, en geeft ze de vrijheid om zelf uit te werken hoe zij bepaalde doelstellingen zullen bereiken en maatschappelijke noden samen zullen invullen. Welke vragen hebben de organisaties van de Vlaamse overheid op dit vlak? Organisaties kunnen werk maken van een algemene strategie rond het betrekken van belanghebbenden en deze implementeren, en/of kunnen concrete projecten of processen participatief aanpakken. Organisaties kunnen belanghebbenden in elke fase van de beleids- en beheerscyclus betrekken: bij het bepalen maar evengoed bij het evalueren van het gevoerde beleid (Plan, Do, Check, Act).

27

Organisaties kunnen zich afvragen wie ze moeten betrekken (belanghebbendenidentificatie en –analyse), waarom ze belanghebbenden moeten betrekken (verfijnen van de doelstelling), hoe ze dit moeten aanpakken (methodiek, aanpak) en in welke mate (van informeren tot meebeslissen in functie van de doelstelling), wanneer ze belanghebbenden betrekken (beste timing binnen beleids- en beheerscyclus), … Vragen zijn met andere woorden erg divers, net zoals de trajecten die eruit voortvloeien. Enkele voorbeelden: - Hoe werk ik mijn belanghebbendenmanagementstrategie uit? Hoe manage ik de verwachtingen van de belanghebbenden? - Hoe zorg ik ervoor dat verschillende belanghebbenden (dikwijls met tegengestelde achtergronden en belangen) gestimuleerd kunnen worden tot constructieve samenwerking? Wat zijn randvoorwaarden om maximale kansen hierop te genereren? - Hoe zorg ik ervoor dat de dialoog ook in de tijd kan aangehouden worden, m.a.w. dat er continuïteit is in de interactie? - Hoe zorg ik voor een besluitvorming uit deze dialoog? - Hoe zorg ik intern voor een goede dialoogcultuur die vertrouwen schept, constructief is, en waar veranderingsbereidheid aanwezig is? - Onze organisatie is groot, hoe werken we op een frisse manier aan gedragenheid? - Welke stakeholders kan ik betrekken bij het bepalen van een visietraject? En hoe? - Ik wil weten wat mijn stakeholders denken over de te varen koers bij een volgende beleidsperiode. - Wat is de beste manier om mijn stakeholders te informeren over gevoerde beleidsprocessen? - Hoe werken we samen met verschillende partners in de samenleving aan een pact met afspraken over een maatschappelijke transitie? - Hoe kan ik met de eigen organisatie kennis opdoen (en borgen) over de theorie en methodieken die me helpen een algemene strategie rond belanghebbendenmanagement uit te werken, of concrete projecten participatief aan te pakken? Wat verwachten wij van een externe partner? Concreet zoeken wij externe partners die ondersteuning kunnen bieden om een antwoord te geven op deze veelheid aan vragen. Soms neemt dit de vorm aan van projectmatige ondersteuning van A tot Z, evenzeer kan consultancy gevraagd worden bij specifieke onderdelen van een project, is men op zoek naar een klankbord, of wordt gevraagd een algemene of in house opleiding te geven. We verwachten van de externe partners in grote lijnen expertise op het vlak van stakeholderanalyse en participatiemethodieken, het opzetten van een procesarchitectuur in functie van de doelstelling van de klant, het faciliteren van kleine én grote groepen, het geven van opleiding, het werken met diverse doelgroepen en het capteren van al de verkregen informatie tijdens het proces. Dit alles met oog voor geloofwaardigheid en transparantie van de klant/overheid en met het oog op verankering van de resultaten en baten op lange termijn. Een eigen specifieke visie op participatie en de specifieke projecten is welkom. Tegelijk verwachten we dat er op maat gewerkt voor klanten, met verfrissende

28

methodieken en dynamiserende trajecten en steeds met oog voor de doelstellingen van de klant. Daarbij is inzicht in de werking van de overheid (beleids- en beheerscyclus) een plus. Ten slotte verwachten we een projectmatige aanpak waarin duidelijk de rollen omschreven zijn van opdrachtgever, stuurgroep en een projectgroep en waarin voldoende ruimte voorzien wordt voor tussentijdse evaluatie. Perceel 2: Gebruikersgericht herdenken van processen (dienstverlening) en organisatie m.b.v. service design Wat is de scope van het thema? Het ontwikkelen of innoveren van een dienstverlening of de organisatie ervan voor zowel klanten/gebruikers als medewerkers, is de doelstelling van dit perceel. Startpunt vormen de noden en behoeftes van de gebruikers; er wordt samen met deze gebruikers en andere belanghebbenden (ook intern) op een creatieve manier gezocht naar de beste oplossingen. Service design is een specifieke methodiek die vanuit een sterk gebruikersgerichte ontwerpbenadering aan de innovatie van dienstverlening werkt. Participatief verkregen ideeën worden snel gevisualiseerd en tastbaar gemaakt m.b.v. foto’s, tekeningen, modellen of prototypes, om deze grondig door de gebruikers te laten beoordelen en bij te sturen. Service design werkt om die reden vaak met multidisciplinaire teams van marktonderzoekers, (product)ontwerpers, economen en sociologen, … De service designmethodiek berust op o.a. op volgende principes: - focus op gebruikersinzichten: wie is de gebruiker, wat zijn de behoeften, … - “co-creatie”: alle belanghebbenden werken samen aan een oplossing - evidencing: door het visualiseren en tastbaar maken van de ideeën, wordt getest hoe deze voor de gebruiker aanvoelen en werken via de contactmomenten van de dienstverlening - sequentieel: een dienst is een dynamisch proces waar elke schakel essentieel is - holistisch: de volledige context van gebruiker en dienstverlener wordt bekeken. Service design beantwoordt aan een aantal behoeften in een veranderende samenleving en daarbij horende nieuwe rollen voor een overheid. Het besef groeit dat in sommige gevallen de burger echt “klant” is van de overheid en dat de dienstverleningsprocessen zo klantgericht mogelijk moeten zijn. Design Vlaanderen en VVSG promoten deze methodiek al langer binnen Vlaanderen, o.a. met opleidingen en een toolkit. Welke vragen hebben de organisaties van de Vlaamse overheid op dit vlak? Voor dit perceel beogen we vooral service design projecten die belangrijk zijn voor strategische dienstverleningsprocessen en de organisatie daarvan. Vragen die een entiteit zich zou kunnen stellen zijn: - Welke visie moet ons informatiecentrum hanteren zodat de verschillende soorten gebruikers er optimaal gebruik van kunnen maken? En hoe herorganiseren we ons dan best?

29

- Welke strategie moet ik uittekenen voor mijn toeristisch beleid op basis van de potentiële en huidige bezoekers? - De Vlaamse Regering besliste tot verschillende rationalisaties, o.a. via fusies en een afbouw van het personeelsbestand. - Hoe werken we in de context van die besparingspolitiek een zo efficiënt mogelijke kerndienstverlening uit, vertrekkend vanuit het perspectief van de klant/gebruiker? (om efficiëntiewinsten te boeken en zo een afname van het personeelsbestand mogelijk te maken) - Hoe kan ik het dienstverleningsaanbod van de nieuwe fusieorganisatie uittekenen? - Tegen 2020 wil de Vlaamse overheid alle administratieve transacties tussen overheid en burgers (lokale besturen, ondernemingen) via digitale weg. Hoe kunnen we het huidige dienstverleningsproces herdenken en vereenvoudigen alvorens we dit digitaliseren? - Hoe worden onze processen en –procedures beleefd door de doelgroepen (ondernemers, burgers, verenigingen, …)? We willen onze eigen werking vanuit die bril bekijken – de gebruikersbeleving in kaart brengen. - Hoe maken we een bestaand product of proces gebruiksvriendelijker voor de klant/eindgebruiker? We willen hiervoor zicht krijgen op deze gebruiker, vb. via fictieve type-personen of “persona’s”. - Hoe kan ik met de eigen organisatie kennis opdoen (en borgen) over de theorie en methodieken die me helpen om kansen voor service-innovatie te ontdekken en aan te pakken?

Wat verwachten wij van een externe partner? Concreet zoeken wij externe partners die ondersteuning kunnen bieden om een antwoord te geven op deze veelheid aan vragen. Soms neemt dit de vorm aan van projectmatige ondersteuning van A tot Z, evenzeer kan consultancy gevraagd worden bij specifieke onderdelen van een project, is men op zoek naar een klankbord, of wordt gevraagd een algemene of in house opleiding te geven. We verwachten van de externe partners expertise op het vlak van de methodiek van service design (met aandacht voor eenvoud), op het vlak van procesbegeleiding (participatiemethodieken, hoe co-creatie tot stand brengen in een creatieve richting, faciliteren,… ), op het vlak van organisatieontwikkeling en veranderingsmanagement, en in het geven van opleiding. Daarnaast verwachten we voldoende kennis en inzicht in de werking van een overheidscontext (een burger is niet alleen klant) alsook een begrip van de verschillende dienstverleningsmodellen binnen een overheid. Ten slotte verwachten we een projectmatige aanpak waarin duidelijk de rollen omschreven zijn van opdrachtgever, stuurgroep en een projectgroep en waarin voldoende ruimte voorzien wordt voor tussentijdse evaluatie.

30

OFFERTEFORMULIER voor Het verlenen van consultancy in belanghebbendenmanagement en service design Bestek 2015/HFB/OO/32004 Perceel 1: Belanghebbendenmanagement als strategie of in concrete projecten en processen

A. ALGEMENE VERBINTENIS OFWEL

6

De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres):

OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):

vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)

OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven):

combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:

verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht,

6

Doorhalen wat niet van toepassing is.

31

tegen de som van (hier dient het algemeen totaal van de inventaris te worden ingevuld): (in cijfers, inclusief BTW, in euro): (in letters, inclusief BTW, in euro): B. ALGEMENE INLICHTINGEN (in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:) - Ondernemingsnummer:

- BTW-nummer:

- RSZ-nummer: C. ONDERAANNEMERS Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE 7

Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven:

Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend:

D. PERSONEEL Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: JA / NEE 8

Het betreft volgende EU-lidstaat:

E. BETALINGEN De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.: .............................................................................................................. van de financiële instelling .................................................................... geopend op naam van .......................................................................... F. BIJLAGEN 7

8

Doorhalen wat niet van toepassing is. Doorhalen wat niet van toepassing is

32

Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over te leggen; - de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen.

Gedaan te .................................................. op .......................................

De inschrijver(s),

De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Een gescande handtekening is onvoldoende.

33

OFFERTEFORMULIER voor Het verlenen van consultancy in belanghebbendenmanagement en service design Bestek 2015/HFB/OO/32004 Perceel 2: Gebruikersgericht herdenken van processen (dienstverlening) en organisatie m.b.v. service design A. ALGEMENE VERBINTENIS OFWEL

9

De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres):

OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):

vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)

OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven):

combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:

verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht,

9

Doorhalen wat niet van toepassing is.

34

tegen de som van (hier dient het algemeen totaal van de inventaris te worden ingevuld): (in cijfers, inclusief BTW, in euro): (in letters, inclusief BTW, in euro): B. ALGEMENE INLICHTINGEN (in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:) - Ondernemingsnummer:

- BTW-nummer:

- RSZ-nummer: C. ONDERAANNEMERS Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE 10

Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven:

Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend:

D. PERSONEEL Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: JA / NEE 11

Het betreft volgende EU-lidstaat:

E. BETALINGEN De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.: .............................................................................................................. van de financiële instelling .................................................................... geopend op naam van .......................................................................... F. BIJLAGEN 10

11

Doorhalen wat niet van toepassing is. Doorhalen wat niet van toepassing is

35

Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over te leggen; - de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen.

Gedaan te .................................................. op .......................................

De inschrijver(s),

De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Een gescande handtekening is onvoldoende.

36

Bijlage: Offertestructuur consultancy in belanghebbendenmanagement en service design Perceel 1: Belanghebbendenmanagement als strategie of in concrete projecten en processen

Kwalitatieve selectiecriteria 1. Financiële en economische draagkracht a) Bankverklaring o.b.v. een ingevuld exemplaar van bijgevoegde bankverklaring

2. Technische bekwaamheid a) Aantoonbare ervaring o.b.v. referenties b) Aantal consultants

Gunningscriteria 1. Kwaliteit van de verstrekte dienst (40 punten) a) Visie op belanghebbendenmanagement b) Methodologische aanpak c) Kennis P&O-instrumentarium d) Invulling principes projectmanagement en verandermanagement e) Kwaliteit van de voorgestelde consultants

2. De prijs (40 punten) o.b.v. het passende inventarisformulier 3. Partnerschap en klantgerichtheid (20 punten) a)

De visie op en concrete aanpak van samenwerking en kennisdeling

b) De voorgestelde rapporteringswijze- en frequentie c)

De maatgerichtheid

Bijlagen a)

CV’s van voorgestelde consultants

b) Verwijzing naar wetenschappelijke literatuur

37

Bijlage: Offertestructuur consultancy in belanghebbendenmanagement en service design Perceel 2: Gebruikersgericht herdenken van processen (dienstverlening) en organisatie m.b.v. service design

Kwalitatieve selectiecriteria 1. Financiële en economische draagkracht c) Bankverklaring o.b.v. een ingevuld exemplaar van bijgevoegde bankverklaring

2. Technische bekwaamheid d) Aantoonbare ervaring o.b.v. referenties e) Aantal consultants

Gunningscriteria 1. Kwaliteit van de verstrekte dienst (40 punten) f) Visie op service design g) Methodologische aanpak h) Kennis P&O-instrumentarium i)

Invulling principes projectmanagement en verandermanagement

j)

Kwaliteit van de voorgestelde consultants

2. De prijs (40 punten) o.b.v. het passende inventarisformulier 3. Partnerschap en klantgerichtheid (20 punten) d) De visie op en concrete aanpak van samenwerking en kennisdeling e)

De voorgestelde rapporteringswijze- en frequentie

f)

De maatgerichtheid

Bijlagen c)

CV’s van voorgestelde consultants

d) Verwijzing naar wetenschappelijke literatuur

38

Bijlage: Bankverklaring. Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: (omschrijving en eventueel besteknummer van de opdracht) ………………………………………..

Hierbij bevestigen wij dat ……………………………………………………..

(naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking, noch voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld.

Opgemaakt in…………………………………………., ……………………….

Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening

op

39

Inventaris Betreft: Consultancy in belanghebbendenmanagement en service design (door de inschrijver aan te vullen, te dagtekenen en bij zijn inschrijving te voegen) Perceel 1: Belanghebbendenmanagement als strategie of in concrete projecten en processen Profiel

Vermoedelijke Hoeveelheid (op jaarbasis)

Partner

30 mensdagen

Senior Consultant

195 mensdagen

Consultant

75 mensdagen

ALGEMEEN TOTAAL – exclusief BTW: (som totaal bedrag 3 profielen)

BTW:

ALGEMEEN TOTAAL – inclusief BTW:

De inschrijver,

Mensdagprijs

Totaal Bedrag

(in te vullen door de inschrijver)

(VH x Prijs)

40

Inventaris Betreft: Consultancy in belanghebbendenmanagement en service design (door de inschrijver aan te vullen, te dagtekenen en bij zijn inschrijving te voegen) Perceel 2: Gebruikersgericht herdenken van processen (dienstverlening) en organisatie m.b.v. service design

Profiel

Vermoedelijke Hoeveelheid (op jaarbasis)

Partner

25 mensdagen

Senior Consultant

110 mensdagen

Consultant

110 mensdagen

ALGEMEEN TOTAAL – exclusief BTW: (som totaal bedrag 3 profielen)

BTW:

ALGEMEEN TOTAAL – inclusief BTW:

De inschrijver,

Mensdagprijs

Totaal Bedrag

(in te vullen door de inschrijver)

(VH x Prijs)