Homologatie van softwarepakketten voor het beheer van patiëntendossiers voor verpleegkunde in de thuiszorg Homologation de logiciels de gestion de dossiers patients pour les soins infirmiers à domicile File 1/3 - Generic criteria Codes : M:mandatory - O:optional - L:later Versioning information Start : 14/02/2006 20/07/2006 : Modified : 6, 7, 8 20/07/2006 : Changed M>L : 11, 24, 121
Algemene criteria Critères généraux M
1
De software is gemaakt voor het beheer van patiëntendossiers voor verpleegkunde in de thuiszorg Le logiciel est conçu pour la gestion de dossiers patients pour les soins infirmiers à domicile.
M
25
De toegang tot de applicatie wordt minstens gecontroleerd door een paswoord dat specifiek is. L'accès à l'application est contrôlé au minimum par un mot de passe spécifique.
L
23
De software is uitgerust met een parametreerbare vergrendelingsfunctie en een automatische maskering van de gegevens bij lange inactiviteit. Om de vergrendeling ongedaan te maken dient het paswoord opnieuw ingevoerd te worden. Le logiciel est muni d'une fonction paramétrable de verrouillage de l'interface et de masquage automatique des données en cas d'inactivité prolongée, le déverrouillage nécessitant la réintroduction du mot de passe.
M
72
Een identificatie van de betreffende patiënt moet zichtbaar zijn in elk invoer- of visualisatievenster voor persoonsgegevens. Une identification du patient concerné est visible dans chaque fenêtre de saisie ou de visualisation de données personnelles.
L
121
- Het softwarepakket beschikt over een waarschuwingsfunctie die de gebruiker er op regelmatige tijdstippen aan herinnert een nieuwe back-up te maken op een externe drager. - De gebruiker kan zelf de regelmaat bepalen van deze waarschuwing. - Le logiciel dispose d'une fonction d'alerte qui, à intervalle régulier, informe l'utilisateur qu'un nouveau back-up sur support externe doit être fait. - L'utilisateur peut définir l'intervalle du rappel de back-up
Invoeging van gegevens Introduction de données L
9
Bij automatische invoeging van externe gegevens, moet deze bevestigd of geweigerd kunenn worden door de gebruiker. Si il y a une insertion automatisée de données externes, elle peut être confirmée ou refusée par l'utilisateur.
O
32
De software creëert en/of actualiseert de identificatiegegevens aan de hand van de SIS-kaart en/of de elektronische identiteitskaart. De identificatiecriteria bedoeld in dit criterium zijn de criteria vermeld in criterium 301, namelijk: - Naam - Voornamen - Geboortedatum - Geslacht - INSZ (Identificatienummer van de Sociale Zekerheid) - Adres; Postcode; Gemeente (wanneer beschikbaar op de elektronische identiteitskaart) Le logiciel crée et/ou actualise les identifiants à partir de la carte SIS et/ou de la carte d'identité électronique. Les données d’identification concernées par ce critère sont celles du critère 301, notamment : - Nom - Prénoms - Date de naissance - Sexe - NISS (Numéro d'Identification de la Sécurité Sociale) - Adresse; Code postal; Localité (quand disponible sur carte d'identité électronique)
M
33
Bij aanmaak van een patiëntenfiche ontdekt de software het bestaan van mogelijke identieke fiches, op basis van naam, voornamen, geslacht en geboortedatum. Le logiciel détecte les doubles fiches patient potentielles lors de la création, sur base des noms, prénoms, sexe et date de naissance.
M
35
De software laat toe een onvolledige patiëntenfiche aan te maken. Deze fiche kan op elk ogenblik worden aangevuld. Le logiciel permet la création d'une fiche patient incomplète. Cette fiche peut être complétée à tout moment.
M
73
Om dubbele codering te vermijden, is de invoerfunctie uniek: de gegevens worden slechts één keer ingevoerd en worden automatisch geïntegreerd in de andere modules die deze gegevens moeten bevatten. De manière à éviter le double encodage, la fonction de saisie des données doit être unique: les données sont saisies une seule fois et sont insérées automatiquement dans les autres modules où ces données doivent trouver place.
Versioning van bepaalde gegevens Versioning de certaines données L
6
Voor bepaalde gegevens (naam en voornaam van de patiënt, datum van de prestatie, nomenclatuurcode van de prestatie), genereert de aanmaak en elke wijziging van het gegeven een actualisering van de geassocieerde waardedatum. Pour certaines (nom du patient, prénom du patient, date de la prestation, code de nomenclature de la prestation) données, la création et chaque modification de la donnée entraîne la mise à jour d'une date de valeur associée.
L
7
Voor bepaalde gegevens (naam en voornaam van de patiënt, datum van de prestatie, nomenclatuurcode van de prestatie), genereert elke wijziging een nieuwe versie van het gegeven, telkens met een versie-identificatie. Het systeem kan de historiek reconstrueren van deze opeenvolgende versies van een bestaand of verwijderd (zie crit. 8) gegeven. Pour certaines (Nom du patient, prénom du patient, date de la prestation, code de nomenclature de la prestation) données, chaque modification génère une nouvelle version de la donnée, associée à un identifiant de version, et le système peut reconstituer l'historique de ces versions successives d'une donnée existante ou (voir crit. 8) supprimée.
L
8
Voor bepaalde gegevens (naam en voornaam van de patiënt, datum van de prestatie, nomenclatuurcode van de prestatie), dient het verwijderen van gegeven beschouwd te worden als een wijziging. Het verwijderen ervan mag dus niet leiden tot het fysisch verlies van het gegeven. Pour certaines (Nom du patient, prénom du patient, date de la prestation, code de nomenclature de la prestation) données, la suppression de donnée doit être considérée comme une modification et ne peut entraîner la perte physique de cette donnée.
Toegang tot een patiëntendossier Accès à un dossier patient M
36
De toegang tot een patiëntendossier is mogelijk ten minste op basis van de volgende kenmerken (apart of in combinatie): Naam Voornaam Geboortedatum Inschrijvingsnummer van de Sociale Zekerheid (INSZ) (bv Rijksregisternummer (RRN)) L'accès à un dossier patient se fait au moins sur base des caractéristiques suivantes (isolées ou en combinaison) : Nom Prénom Date de naissance Numéro d'identification de la sécurité sociale (NISS) (pe Numéro de registre national (NRN))
M
37
De toegang kan gebeuren op basis van een partiële invoer (eerste letters) van de naam. L'accès peut se faire sur base d'une saisie partielle (premiers caractères) du nom.
Status van een patiëntendossier Statut d'un dossier patient M
27
De software moet het mogelijk maken om patiëntendossiers die de gebruiker niet meer in de lijst van actieve dossiers wil zien staan, op inactief te plaatsen, en vice versa. Le logiciel doit permettre de donner un statut "inactif" aux dossiers des patients que l'utilisateur ne souhaite plus voir apparaître dans la liste des dossiers actifs, et vice versa.
M
28
De software die de gegevens van de inactieve dossiers archiveert, moet kunnen verzekeren dat deze gegevens opnieuw in de software kunnen verschijnen. Le logiciel qui prend l'option d'archiver les données des dossiers inactifs doit donner la garantie de pouvoir faire réapparaître ces données dans le logiciel.
Multi-auteur aspecten Aspects multi-auteurs M
21
Verschillende auteurs kunnen toegang hebben tot de software. De software garandeert de eenduidige en permanente identificatie van elke huidige of vroegere Plusieurs auteurs peuvent accéder au logiciel. Le logiciel garantit l'identification univoque et permanente de chaque auteur présent ou passé.
L
24
Elke menselijke toegang tot een patëntendossier is op te sporen en is onuitwisbaar. Chaque accès humain à un dossier patient est traçable de manière indélébile.
L
11
Elke versie (zie crit. 7) van een gegeven heeft een auteur. Chaque version (voir crit. 7) de donnée est associée à un auteur.
Rédaction de documents Opstellen van documenten M
90
De tekst- en digitale beeldverwerkingsfuncties worden uitgevoerd hetzij via externe (zie crit. 215) softwarepakketten (en dit zonder de software te verlaten), hetzij via eigen functies. Les fonctions de traitement de texte et d'images digitalisées sont assurées soit via des logiciels externes (voir crit. 215) (et ce sans quitter le logiciel), soit via la fourniture de fonctions propriétaires.
M
91
De software stelt modeldocumenten voor (bv : typebrieven). Le logiciel propose des modèles de documents (ex : lettres types).
M
93
De modeldocumenten maken een automatische en manuele selectie van de adequate gegevens uit het dossier (per gegeven of per groep van gegevens) mogelijk. Deze gegevens worden automatisch geïntegreerd bij de aanmaak van het eigenlijke document. Les modèles de documents permettent de faire une sélection automatique et manuelle des données adéquates du dossier (par donnée ou par groupe de données). Ces données sont intégrées automatiquement lors de la production du document final.
M
99
De ingevulde modeldocumenten worden bewaard. Les modèles de documents remplis sont conservés.
Exporteren van documenten in de vorm van gestandaardiseerde berichten Exportation de documents sous forme de messages standardisés L
L
108
De software voor het beheer van het dossier moet gestandaardiseerde elektronische berichten kunnen exporteren en importeren. Le logiciel de gestion du dossier doit pouvoir exporter et importer des messages électroniques standardisés.
108bis Onder gestandaardiseerde boodschap wordt verstaan : de boodschap waarvan de aard en de structuur in overeenstemming zijn met de aanbeveling nr. 4 en de specificaties Khmer-Bis (Kind Messages for Electronic Healthcare Records - Belgian Implementation Standard) van de Nationale Commissie "Standaarden inzake telematica ten behoeve van de sector van de gezondheidszorg" (zie www.health.fgov.be/telematics). Par messages électroniques standardisés, on entend des messages dont la nature et la structure sont conformes à la recommandation n° 4 et aux spécifications Khmer-Bis (Kind Messages for Electronic Healthcare Records - Belgian Implementation Standard) de la Commission nationale "Normes en matière de télématique au service du secteur des soins de santé" (voir www.health.fgov.be/telematics).
Extractie van gegevens Extraction de données L
115
De software maakt het mogelijk om patiënten te identificeren en een lijst van deze patiënten aan te maken op basis van een generiek selectierooster. Minimale criteria : naam, voornaam, adres, patiëntnummer, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht. Le logiciel permet d'identifier et de lister les patients correspondant à des critères définis par l'utilisateur sur base d'une grille de sélection générique. Critères minimum : nom, prénom, adresse, numéro du patient, numéro de téléphone, date de naissance, sexe.
L
119
Na gebruik van een selectiecriterium (zie criterium 115) maakt de software gedeeltelijke en volledige extractie mogelijk van alle gegevens die ingevoerd werden door de gebruiker in een of meerdere patiëntendossier(s). Deze gegevens dienen verwerkt te kunnen worden door externe software voor individuele computers (software voor databank of statistische software) die op het ogenblik van extractie beschikbaar is op de markt. Après utilisation d’une fonction de tri (voir critère 115), le logiciel permet l'extraction de toutes données introduites par l’utilisateur dans un ou des dossier(s) patient que ce soit sous forme partielle ou complète. Ces données doivent pouvoir être traitées par des outils externes (gestion de bases de données ou outils statistiques) pour ordinateurs personnels disponibles sur le marché au moment de l'extraction.
Interne codering en terminologie Codages et dictionnaires internes M
52
Alle gebruikers van de software krijgen standaard dezelfde referentietabellen waarvan de inhoud niet gewist kan worden. Tous les utilisateurs d'un logiciel reçoivent les mêmes tables de référence par défaut dont le contenu ne peut être effacé.
Legale aspecten Aspects légaux M L
120
De EPD-beheersoftware laat de gebruiker toe de wettelijke voorschriften inzake het beheer van patiëntendossiers na te leven. Le logiciel de gestion du dossier patient informatisé permet aux utilisateurs de se conformer aux prescriptions légales en matière de gestion du dossier patient.
120bis De EPD-beheersoftware laat de gebruiker toe de regels van de deontologie inzake het beheer van patiëntendossiers na te leven. Le logiciel de gestion du dossier patient informatisé permet aux utilisateurs de se conformer aux règles déontologiques en matière de gestion du dossier patient.
