Pomáz Város Önkormányzati Képviselıtestülete Szervezeti és Mőködési Szabályzat 2.sz. függelék
POMÁZ VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA Pomáz Város Önkormányzatának Képviselı Testülete a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény 6. § (1) bekezdésében foglalt szabályozási kötelezettsége alapján, Pomáz Város Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatát az alábbiakban határozza meg:
I. Fejezet Általános rendelkezések 1. §
1.1
E szabályzat célja, hogy a – Kbt. rendelkezéseinek figyelembevételével – meghatározza Pomáz Város Önkormányzata, mint ajánlatkérı által lefolytatott közbeszerzési eljárások elıkészítésének, lefolytatásának, belsı ellenırzésének felelısségi rendjét, az eljáró, illetıleg eljárásba bevont személyek, illetve szervezetek felelısségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét. Ennek keretében az ajánlattevık számára azonos és egyenlı feltételek biztosításával garantálja a verseny tisztaságának védelmét, a verseny nyilvánosságát, és az ajánlattevık esélyegyenlıségét, valamint a törvényben elıírt határidık maradéktalan betartását.
A szabályzat hatálya 2. §
2.1
A szabályzat személyi, illetıleg tárgyi hatálya kiterjed Pomáz Város Önkormányzatára, valamint annak közbeszerzéseiben – e szabályzat alapján – eljáró szerveire, valamint az Önkormányzat szervezetén belül a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatokat ellátó
személyekre. 2.2
A szabályzat hatálya nem terjed ki az Önkormányzat azon intézményeinek közbeszerzésire, amelyek a Kbt. 22. §-a értelmében önálló ajánlatkérıknek minısülnek, kivéve, ha ezek nevében az Önkormányzat jár el a közbeszerzési eljárás során.
Értelmezı rendelkezések 3. §
Jelen szabályzat alkalmazásában
1.
2.
ajánlattevı: az a természetes személy, jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, aki, illetıleg amely a közbeszerzési eljárásban ajánlatot tesz; ajánlattevınek minısül a külföldi székhelyő vállalkozás magyarországi fióktelepe is; alvállalkozó: az a szervezet (személy), amellyel (akivel) az ajánlattevı a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerzıdés teljesítése céljából e szerzıdésre tekintettel fog
szerzıdést kötni vagy módosítani, kivéve, ha a szervezet (személy) tevékenységét kizárólagos jog alapján végzi;
3.
4.
5.
6. 7. 8.
9.
10. 11. 12.
keret-megállapodás: meghatározott egy vagy több ajánlatkérı és egy vagy több ajánlattevı között létrejött olyan megállapodás, amelynek célja, hogy rögzítse egy adott idıszakban közbeszerzésekre irányuló, egymással meghatározott ódon kötendı szerzıdések lényeges feltételeit, különösen az ellenszolgáltatás mértékét, és ha lehetséges, az elıirányzott mennyiséget; közbeszerzési eljárás elıkészítése: az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetıleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése, az eljárást megindító (meghirdetı) hirdetmény, felhívás és a dokumentáció elıkészítése; közbeszerzési mőszaki leírás: azoknak a mőszaki elıírásoknak az összessége, amelyet különösen az ajánlattételhez szükséges dokumentáció tartalmaz, és amelyek meghatározzák a közbeszerzés tárgya tekintetében megkövetelt jellemzıket, amelyek alapján a közbeszerzés tárgya oly módon írható le, hogy az megfeleljen az ajánlatkérı által igényelt rendeltetésnek; meghívásos eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérı által – az e törvényben elıírtak szerint – kiválasztottak tehetnek ajánlatot; nyílt eljárás: olyan közbeszerzési lejárás, amelyben valamennyi érdekelt ajánlatot tehet; pályázó: az a természetes személy, jog személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, aki, illetıleg amely, a tervpályázati eljárásban pályázatot (pályamővet) nyújt be; pályázónak minısül a külföldi székhelyő vállalkozás magyarországi fióktelepe is; részvételre jelentkezı: az a természetes személy, jog személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, aki, illetıleg amely, a két szakaszból álló eljárás elsı, részvételi szakaszában részvételi jelentkezést nyújt be; részvételre jelentkezınek minısül a külföldi székhelyő vállalkozás magyarországi fióktelepe is; tárgyalásos eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérı az általa – e törvényben elıírtak szerint – kiválasztott egy vagy több ajánlattevıvel tárgyal a szerzıdés feltételeirıl; tervpályázat: olyan sajátos, külön jogszabályban részletesen szabályozott tervezési versenyforma, amely tervezési feladatok elıkészítésére szolgál, illetıleg pályamő alapján a tervezı kiválasztásának egyik módja. döntéshozó: az eljárás során, azzal kapcsolatosan döntéshozatalra jogosított testület vagy személy. A közösségi értékhatárt elérı vagy meghaladó közbeszerzések esetében döntéshozó a Képviselı Testület, a közösségi értékhatárt el nem érı közbeszerzések esetében döntéshozó a Polgármester.
II. Fejezet 4. § A közbeszerzés tervezése és dokumentálása
4.1
A közbeszerzési tervben a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzéseket kell szerepeltetni.
4.2.
A Polgármesteri Hivatal közbeszerzésekért felelıs szervezeti egysége – Kabinet Iroda, közbeszerzési jogi elıadó elıterjesztésre – minden év március 31-ig köteles a Polgármester felé írásban jelezni a tárgyévi közösségi értékhatárt eltérı, nemzeti értékhatárt elérı, valamint nemzeti értékhatár alatti közbeszerzéseket. Kötelesek továbbá jelenteni az 1 (egy) évnél hosszabb ideje tartó beszerzés, tárgyévben lejáró szerzıdéseit, továbbá azon beszerzéseket, amelyekre a fedezetet a Képviselı Testület a költségvetés elfogadását megelızıen már biztosította.
4.3.
A Jegyzı a pénzügyi vezetı bevonásával és a közbeszerzési jogi elıadó támogatásával
elızetes közbeszerzési tervet készít minden év március 30-ig, és azt összeveti a költségvetés tervszámaival. Az éves költségvetés elfogadását követıen a pénzügyi vezetı a Jegyzıvel közösen véglegesíti az elızetes közbeszerzési tervet. A pénzügyi vezetı az éves likviditási terv alapján ütemezi az önkormányzat közösségi és nemzeti értékhatárt eltérı közbeszerzéseit. 4.4
Pomáz Város Önkormányzata minden költségvetési évben – legkésıbb április 15-ig, képviselı testületi ülésén elfogadja, a költségvetési rendelettel összhangban az éves összesített közbeszerzési tervét. A közbeszerzési tervet az ajánlatkérınek legalább öt évig meg kell ıriznie. A közbeszerzési terv nyilvános. Azt a helyben szokásos módon közzé kell tenni. A Polgármesteri Hivatal a közbeszerzési értékhatárt elérı éves közbeszerzésekrıl éves statisztikai összegzést köteles készíteni, melyet legkésıbb a tárgyévet követı év május 31ig meg kell küldeni a Közbeszerzések Tanácsának. Az éves statisztikai összegzés határidıben történı megküldésérıl a Polgármester gondoskodik.
4.5.
A közbeszerzési tervnek a Képviselı Testület elé terjesztéséért a Polgármester felelıs. A terv elıkészítésében a Jegyzı közremőködik.
4.6.
A közbeszerzési tervben a közbeszerzések adatait a lehetı legnagyobb részletességgel kell megadni. A közbeszerzési tervben feltétlenül meg kell határozni: a) b) c) d) e) f) g) h)
az adott évben tervezett közbeszerzéseket, azok éves közbeszerzési elıirányzatait és ütemezését, a közbeszerzések tárgyát, az egyes közbeszerzések becsült értékét, a célokmányban szereplı egyéb adatokat, a Kbt. szerinti eljárási formát a megfelelı paragrafusra hivatkozással, az adott közbeszerzés várható megindításának idejét, megvalósítási határidejét.
4.7.
A közbeszerzési tervben meghatározottaktól való bárminemő eltérés esetén a tervet módosítani kell. A módosítás kezdeményezéséért a Polgármester felelıs. A módosítás elıtt ki kell kérni a Jegyzı írásos jogi állásfoglalását, melyet az adott közbeszerzés dokumentumához, valamint a Képviselı Testülethez benyújtott elıterjesztéshez csatolni kell. A közbeszerzési terv évközi módosításnak szükségessége esetén is a fenti szabályok irányadóak, azzal az eltéréssel, hogy a Képviselı Testület a terv módosításáról a tárgyév bármely ülésén határozhat.
4.8.
A Képviselı Testület által elfogadott közbeszerzési tervnek a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenırzı szervek kérésére történı megküldéséért, valamint a terv nyilvánosságáért és közzétételéért a Jegyzı felel.
4.9.
A közbeszerzések átláthatósága érdekében a közbeszerzési eljárás minden mozzanatát és a nyertes ajánlattevıkkel kötött szerzıdés teljesítését egyaránt írásban kell dokumentálni, a dokumentumanyagot a Polgármesteri Hivatal központi iktatójában kell iktatni és a Kabinet Irodában 5 (öt) évig meg kell ırizni. Mindazokban az esetekben, ahol a Kbt. nem írja elı a jegyzıkönyv készítését, feljegyzést
kell készíteni. A feljegyzésnek tartalmaznia kell: a) b) c) d) e)
az eljárási cselekmény megnevezését, az eljáró szerv nevét, az eljáró személy nevét, milyen minıségben jár el, cselekmény, intézkedés, nyilatkozat lényegének tömör összefoglalását, cselekmény helyét, idejét,
f) g)
jelenlévık nevét, címét, személyazonosító adatait, aláírásukat, feljegyzés készítıjének nevét és aláírását.
A dokumentálásért fıszabály szerint a Jegyzı felel.
III. Fejezet 5. § A közbeszerzések lebonyolítására vonatkozó szabályok
Külsı szakértı, tanácsadó, ügyvéd, bonyolító igénybevétele 5.1.
A közbeszerzéssel összefüggı éves feladatok ellátása és az egyes közbeszerzési eljárások lebonyolítása során külsı szakértı, tanácsadó, ügyvéd, bonyolító vehetı igénybe. A külsı megbízott bevonásáról, feladatainak kijelölésérıl a Polgármester dönt e szabályzat elıírásainak figyelembe vételével. Mindazon feladatok kijelölhetık, amelyek nem tartoznak a döntéshozó illetve a Bíráló bizottság kizárólagos hatáskörébe.
Jegyzıkönyvezés 5.2.
Ahol a Kbt. jegyzıkönyv elkészítését írja elı, külsı bonyolító igénybevétele nélküli közbeszerzési eljárásban a Jegyzı, külsı bonyolító igénybevételével zajló közbeszerzési lejárásban a megbízott ügyvéd, külsı bonyolító felel a jegyzıkönyv elkészítéséért. Az utóbbi alól kivétel a Bíráló Bizottság eljárása, ahol a jegyzıkönyv vezetésérıl a Jegyzı gondoskodik. Az elkészült jegyzıkönyveket minden esetben haladéktalanul csatolni kell a közbeszerzés dokumentumanyagához.
Belsı ellenırzés rendje 5.3.
A közbeszerzések törvényes lefolytatását a Jegyzı ellenırzi.
5.4.
A külsı lebonyolító igénybevételével járó közbeszerzési lejárásban, a külsı lebonyolítóval kötött megbízási szerzıdésben szerepeltetni kell, hogy a szerzıdésben megjelölt személyek folyamatos ellenırzést gyakorolhatnak a lebonyolítói tevékenység ellátása felett. Utóbbi kitételnek a szerepeltetésének a szerzıdésben a Jegyzı felel.
5.5.
Az ellenırzést gyakorló személy köteles a lebonyolítói tevékenység körében felmerült,
bármely általa tapasztalt szabálytalanságról a Jegyzıt és a Polgármestert haladéktalanul értesíteni.
IV. Fejezet 6. § A közbeszerzési eljárás lefolytatásának rendje Az eljárás megindítása
6.1.
Elızetes tájékoztatás
A Kbt. 42. §-a szerinti elızetes tájékoztatást – az ott meghatározott körben – a Polgármester a Képviselı Testület által elfogadott közbeszerzési terv alapján – a Jegyzı közremőködésével készíti
el, amennyiben mérlegelése szerint a nem kötelezı tájékoztatás közzététele elınyös lehet az Önkormányzat számára. Az elızetes tájékoztatás hirdetmény útján való, a Kbt. 43. §-a szerinti – közzétételéért a Polgármester felel. 6.2.
A közbeszerzési eljárás megindításához szükséges cselekmények
Az
ajánlatkérı jogait és kötelezettségeit a Polgármester gyakorolja. A Polgármester akadályoztatása esetén a közbeszerzésekkel összefüggı feladatok ellátását az Alpolgármesterek látják el. A rendelkezésre álló közbeszerzési terv alapján, az abban foglalt ütemezés szerint kell megindítani a közbeszerzési eljárást. Az eljárás idıben történı elindításáért, illetve közösségi értékhatár feletti beszerzések esetén annak kezdeményezéséért a Polgármester felel. Az eljárás megindítása elıtt a Polgármester megvizsgálja, hogy rendelkezésre áll-e a közbeszerzés megindításának feltételét képezı fedezet. Az eljárás megindításához szükséges egyéb feltételek biztosításáról (engedélyek, mőszaki dokumentumok) is a Polgármester köteles gondoskodni. Amennyiben a fedezet, illetıleg a feltétel biztosított, a közösségi értékhatárt meghaladó értékő eljárás esetén, a Polgármester elıterjesztésére a Képviselı Testület véleményezi és jóváhagyja a beterjesztett ajánlati/részvételi felhívás tartalmát, majd felhatalmazza a Polgármestert a közbeszerzés megindítására.
A közösségi értékhatár alatti értékő beszerzések esetében – amennyiben a fedezet, illetıleg a feltétel biztosított – a Polgármester dönt a közbeszerzés megindításáról. 6.3.
A hivatalos közbeszerzési tanácsadó
A közösségi értékhatárt elérı, vagy meghaladó értékő közbeszerzés esetében a hivatalos közbeszerzési tanácsadó személyérıl a Polgármester dönt a Kbt. 11. §-ának figyelembevételével. 6.4.
6.5.
A hirdetmények tartalma 6.4.1.
Az ajánlati felhívás, részvételi felhívás, ajánlattételi felhívás tartalmáró a közösségi értékhatárt elérı értékő beszerzés esetén a Képviselıtestület dönt. A fenti értékhatárt el nem érı beszerzések esetén a fentiekrıl a Polgármester dönt.
6.4.2.
A tervezetben szerepelni kell az ajánlati / részvételi / ajánlattételi felhívás külön jogszabályokban meghatározott minta szerinti tervezetének. A tartalom meghatározásakor a Kbt., valamint a vonatkozó jogszabályok által e dokumentumokra vonatkozóan elıírt rendelkezések megfelelı alkalmazásával kell eljárni. A tervezetekhez indoklást kell készíteni, melyben az elıkészítı köteles megindokolni a dokumentum tervezetének azon pontjait, mely kérdésekben a Kbt. választási vagy mérlegelési lehetıséget ad az ajánlatkérı számára.
A hirdetmények megküldése és közzététele
Amennyiben e Szabályzat másként nem rendelkezik, a hirdetmények megküldéséért és közzétételéért, valamint az ezzel kapcsolatban esetlegesen felmerülı hiánypótlás teljesítéséért az adott közbeszerzés ellátásával megbízott lebonyolítást végzı személy, megbízott ügyvéd, illetıleg ezek hiányában a Kabinet Iroda, közbeszerzésekért felelıs jogásza a felelıs. Amennyiben a hiánypótlás érdemi döntést is igényel, a kérdésben a 6.4.1. pont szerint meghatározott döntéshozó dönt. Közösségi értékhatár feletti beszerzés esetén, amennyiben a döntéshozó döntésének biztosítása az idı rövidsége folytán nem lehetséges, úgy a hiánypótlásról akkor is a Polgármester dönt, amikor a Képviselı Testület nem tud eljárni. A Polgármester döntésérıl tájékoztatja a Képviselı Testületet, amely azt utólag jóváhagyja.
6.6.
A Bíráló Bizottság létrehozása
A közbeszerzési eljárásokban közremőködı Bíráló Bizottság létrehozásáról és tagjairól a Polgármester dönt a Kbt. 8. § rendelkezéseinek figyelembevételével. Tagjai a Bíráló Bizottság munkájának megkezdése elıtt kötelesek írásban a) b) c)
összeférhetetlenségi, vagyon, titoktartásra vonatkozóan nyilatkozatot tenni.
Tervpályázati eljárás során a Bizottság (zsőri) tagjai kizárólag természetes személyek lehetnek a Kbt. 158. § (1) bek. alapján. A közbeszerzési Bíráló Bizottság tagjainak száma legalább 3 fı.
Tagjai : Duró Imre, dr. Morvay Miklós, Zsebe Zsolt A Bíráló Bizottság határozatképes, ha a határozathozatalkor a tagok 2/3-a jelen van. A Bíráló Bizottság javaslatait többségi szavazással hozza meg, ügyrendjét maga állapítja meg. Tagjait a tevékenységükért külön díjazás nem illeti meg. A Bíráló Bizottság nem jogosult döntéshozatalra, feladata kizárólag a döntéshozatal elıkészítése. 6.7.
Az ajánlatkérı nevében eljáró és az eljárásba bevont személyekkel kapcsolatos összeférhetetlenségi szabályok
A közbeszerzési eljárás elıkészítése, a felhívás és dokumentáció elkészítése során, vagy az eljárás más szakaszában, az ajánlatkérı nevében nem járhat el, illetıleg az eljárásba nem vonható be a közbeszerzés tárgyával kapcsolatos gazdasági tevékenységet végzı gazdálkodó szervezet (továbbiakban: érdekelt gazdálkodó szervezet), illetıleg olyan személy vagy szervezet, aki, illetıleg amely a) az érdekelt gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban, vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban áll; b) az érdekelt gazdálkodó szervezet vezetı tisztségviselıje vagy felügyelı bizottságának tagja; c) az a)-b) pontban megjelölt személy közeli hozzátartozója.
Nem kell alkalmazni az elızı pontban elıírtakat, ha az ajánlatkérı nevében eljáró, illetıleg az eljárásba bevonni kívánt érdekelt gazdálkodó szervezet, illetve személy írásban nyilatkozik, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevıként vagy alvállalkozóként. A közbeszerzési eljárás elıkészítésébe, illetve más szakaszába bevont bármely személy, vagy szervezet a közbeszerzési eljárásban nem lehet ajánlattevı vagy alvállalkozó. Az ajánlatkérı nevében eljáró, illetve az eljárásba bevonni kívánt más személy, vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben a Kbt. szerinti összeférhetetlenség nem áll fenn. 6.8.
A közbeszerzési határidık figyelemmel kisérése
A közbeszerzési törvényben elıírt valamennyi határidıt a Polgármester felhatalmazása alapján a Kabinet Iroda, a közbeszerzési jogi elıadón keresztül kíséri figyelemmel.
6.9.
Az eljárás ellenırzésének rendje
A közbeszerzési eljárások ellenırzése a Jegyzı kötelessége.
V. Fejezet 7. §
7.
A közbeszerzési eljárás lefolytatása a közösségi értékhatárt, a nemzeti értékhatárt meghaladó, valamint a nemzeti értékhatár alatti hirdetményes eljárások esetén
A Polgármester által kijelölt személy, a közbeszerzési eljárás megindítását megelızıen elkészíti az ajánlati dokumentációt (mőszaki leírást), ezután a közbeszerzési jogi elıadó kezdeményezi az eljárás megindítását a Polgármester felé, aki a közösségi értékhatárt elérı vagy meghaladó beszerzés esetében a Képviselıtestület felé írásban elıterjesztést küld, melyben •
• •
meg kell jelölni a rendelkezésre álló pénzügyi fedezetet (a szerzıdés teljesítését biztosító anyagi fedezet az Önkormányzat költségvetési elıirányzata, vagy a költségvetési rendelet elfogadása elıtt a képviselıtestület egyedi esetekben hozott, a következı évi költségvetésre nézve elızetes kötelezettségvállalásának minısülı határozata), nyilatkozni kell a szerzıdés megkötéséhez szükséges engedélyek meglétérıl, meg kell határozni a beszerzés szakmai szempontjait és feltételeit.
Az elıterjesztéshez mellékelni kell a dokumentációt, illetve nagy terjedelmő dokumentáció esetén biztosítani kell a Képviselıtestület tagjainak a betekintés lehetıségét. A közösségi értékhatár alatti értékő közbeszerzés esetében a Polgármester által kijelölt személy, a közbeszerzési eljárás megindítását megelızıen, elkészíti az ajánlati dokumentációt (mőszaki leírást), ezután a közbeszerzési jogi elıadó kezdeményezi az eljárás megindítását a Polgármester felé, aki •
• • •
megvizsgálja a rendelkezésre álló pénzügyi fedezetet (a szerzıdés teljesítését biztosító anyagi fedezet az Önkormányzat költségvetési elıirányzata, vagy a költségvetési rendelet elfogadása elıtt a képviselıtestület egyedi esetekben hozott, a következı évi költségvetésre nézve elızetes kötelezettségvállalásának minısülı határozata), megvizsgálja a szerzıdés megkötéséhez szükséges engedélyek meglétét, meghatározza a beszerzés szakmai szempontjait és feltételeit, ellenırzi a dokumentáció meglétét.
Az eljárás megindításáról az Önkormányzat likviditási helyzetének figyelembevétel a Döntéshozó dönt.
7.1.
A részvételi / ajánlati felhívás elkészítése A részvételi / ajánlati felhívás elkészítéséért, annak tartalmáért a tárgy szerint megbízott bonyolító, ügyvéd felel elsısorban. A Kabinet Iroda a közbeszerzési jogi elıadó közremőködésével köteles véleményezni a fenti tárgyú dokumentumokat az adott eljárásra vonatkozó szakmai szempontok és feltételek, valamint a dokumentáció alapján.
7.2.
A részvételi / ajánlati felhívás jóváhagyása A részvételi / ajánlati felhívást a Döntéshozó hagyja jóvá. A felhívás közzétételérıl a Polgármester gondoskodik.
7.3.
Feladatok a felhívás megjelenésétıl az ajánlatok / jelentkezések benyújtásáig
7.3.1. A dokumentációt az ajánlattevıknek / részvételre jelentkezıknek csak a
7.3.2. 7.3.3.
7.3.4.
7.3.5.
7.4.
Polgármester által kijelölt személy/szervezet (Kabinet Iroda) adhatja át, átvételi elismervénnyel, a dokumentáció ellenértékének befizetését igazoló csekk, vagy banki átutalás bemutatása ellenében. Az eljárás során esetlegesen megtartott konzultációt, vagy helyszíni bejárást a Polgármester által, a felhívás elıterjesztésekor kijelölt személy vezeti, készíti el a jegyzıkönyvet és küldi meg az ajánlattevıknek / részvételre jelentkezıknek. A dokumentációval kapcsolatos kiegészítı tájékoztatást a közbeszerzési törvényben elıírt határidıben meg kell adni. A kiegészítı tájékoztatás nyújtható konzultáció formájában is, melyre a Kbt. rendelkezései alkalmazandók. A kiegészítı tájékoztatás megadásáról és a konzultáció megszerzésérıl a közbeszerzési jogi elıadó gondoskodik. Az ajánlatok / jelentkezések átvétele a Polgármester által kijelölt szervezet, a Kabinet Iroda – a közbeszerzési jogi elıadón keresztül – feladata. Ha az ajánlat postai úton érkezik, akkor azt a megérkezést követıen azonnal köteles az Iktató az iktatást követıen soron kívül a Kabinet Irodában dolgozó közbeszerzési jogi elıadónak bontatlanul átadni. A beérkezı ajánlatokról / jelentkezésekrıl nyilvántartást kell vezetni, melyben rögzíteni kell az átadás módját, idıpontját, az ajánlatok érkeztetési sorszámát. A nyilvántartást az Iktató vezeti.
Az ajánlatok / részvételre jelentkezések felbontása Az ajánlatok, részvételi jelentkezések felbontására – az ajánlatkérı által meghívottak körérıl, valamint az ajánlatkérı részérıl jelenlévık személyérıl a feljogosított döntéshozó az ajánlati, ajánlattételi, részvételi felhívás elfogadásakor dönt a Kbt. rendelkezéseivel összhangban. Az ajánlatok / jelentkezések felbontásáról a Polgármester – a Kabinet Iroda bevonásával – gondoskodik. A bontáson minden esetben jelen lehetnek a közbeszerzési Bíráló Bizottság tagjai, kötelezı részt venni a megbízott bonyolítónak és ügyvédnek, valamint a közbeszerzési jogi elıadónak. Az ajánlatok / jelentkezések felbontásáról minden esetben a Kbt. elıírásai szerinti jegyzıkönyvet kell vezetni. A jegyzıkönyv vezetése bonyolító és ügyvéd megbízása esetén elsısorban az ı, ezek hiányában az Önkormányzat hivatalos jegyzıkönyvvezetıjének feladata. A Jegyzıkönyvvezetı részvételérıl és értesítésérıl a közbeszerzési jogi elıadó gondoskodik. A jegyzıkönyvet a Kbt. szerinti határidı szerint meg kell küldeni az
ajánlattevıknek / részvételre jelentkezıknek. 7.5
Tárgyalás az ajánlattevıkkel
Tárgyalást tartalmazó gondoskodik.
eljárások
esetén
a
tárgyalások
megszervezésérıl
a
Polgármester
A tárgyalások során az ajánlatkérı képviseletében tárgyaló személyeket a Polgármester jelöli ki.
7.6.
Az ajánlatok / részvételi jelentkezések elbírálása a)
Az ajánlatok / részvételi jelentkezések értékelése Az ajánlati / részvételi felhívásban közölt határidıkre figyelemmel a Bíráló Bizottságot a Polgármester hívja össze. A Kabinet Iroda, a megbízott bonyolító ügyvéd, a közbeszerzési jogi elıadó támogatásával a benyújtott ajánlatokat / jelentkezéseket elızetesen feldolgozza. A
feldolgozás során szükség esetén, a Kbt. által meghatározott körben kérdést tesznek fel az ajánlattevıknek / részvételre jelentkezıknek. Az elızetes értékelés alapján szakvéleményt készítenek a Bíráló Bizottság részére. A Bíráló Bizottság az elıterjesztett szakvélemény alapján készíti el saját írásbeli szakvéleményét, amely döntés elıkészítı javaslatot tartalmaz az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lezáró, Döntéshozó számára. A javaslat kiterjed az alkalmasság, érvénytelenség, kizárás valamint az eljárás nyertesének megállapítására. A jegyzıkönyvnek mellékletét képezik a bizottsági tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. b)
Részvételi szakaszt lezáró döntés A Bíráló Bizottság javaslatát, a közösségi értékhatárt elérı vagy meghaladó értékő beszerzés esetén, a Polgármester terjeszti döntéshozatalra, a Képviselıtestület elé. A Képviselıtestület a jóváhagyó döntése esetén felhatalmazza a Polgármestert az eredmény kihirdetésére. A Képviselıtestület ugyanakkor dönt az alkalmas (illetve adott esetben az alkalmasok közül kiválasztott) részvételre jelentkezıknek megküldendı ajánlattételi felhívás elfogadásáról is. Az ajánlattételi felhívás elkészítésére, beterjesztésére ugyanazok az elıírások érvényesek, mint a részvételi felhívásra. Közösségi értékhatárt el nem érı beszerzés esetén a részvételi szakaszt lezáró döntést a Polgármester hozza meg, egyben dönt az ajánlattételi felhívás tartalmáról.
c)
A nyertes kiválasztása A közbeszerzési eljárás eredményeképpen született bizottsági javaslatot, a közösségi értékhatárt elérı vagy meghaladó értékő beszerzés esetén, a Polgármester terjeszti döntéshozatalra, a Képviselıtestület elé. A Képviselıtestület a jóváhagyó döntése esetén felhatalmazza a Polgármestert az eredmény kihirdetésére és a szerzıdés megkötésére. A közösségi értékhatárt el nem érı beszerzés esetén a lezáró döntést a Polgármester hozza meg az eredmény kihirdetésére és a szerzıdés megkötésére.
7.7.
Eredményhirdetés A közbeszerzési eljárás 7.b) és c) pont szerint kialakult eredményét a Polgármester vagy megbízottja hirdeti ki. Az eredményhirdetésrıl jegyzıkönyvet kell készíteni. A Kbt. által elıírt összegezést a bonyolító ügyvéd vagy a Kabinet Iroda készíti el és a Polgármester hagyja jóvá.
7.8.
Tájékoztatás a részvételi szakasz illetve az eljárás eredményérıl A Kbt. által elıírt, külön jogszabályban meghatározott minta szerinti, tájékoztató hirdetmények elkészítésére, jóváhagyására, közzétételére az eljárást megindító hirdetményre vonatkozó szabályozás irányadó. 8. §
8.
Egyszerő eljárás a Kbt. 299. § (1) bekezdés b) pontja szerint
8.1
Az eljárás megindítása Legalább három ajánlattevınek kell megküldeni az ajánlattételi felhívást.
A felhívás elkészítésére és elfogadására a közösségi értékhatárt el nem érı beszerzések eljárást indító felhívásaira vonatkozó szabályok alkalmazandók. A felhívás esetleges közzétételérıl a Polgármester dönt. Amennyiben nem érkezik három ajánlat, a Polgármester dönt arról, hogy a beérkezett ajánlatokat kell értékelni, vagy új ajánlattételre kell felhívni ajánlattevıket.
8.2
Az eljárás lefolytatása
Az eljárás további menetére vonatkozó elıírások megegyeznek a 7. § elıírásaival.
VI. Fejezet 9. § A szerzıdés aláírása, módosítása és teljesítése
A közbeszerzések lefolytatásának eredményeként megkötött szerzıdések teljesítését folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a Kabinetvezetınek. E kötelezettség teljesítéséért a Jegyzı felel.
9.1.
A szerzıdéstervezet elkészítése
A szerzıdéstervezetet a Polgármester által elsısorban a megbízott ügyvéd készíti el. Az elkészült tervezetet a Kabinet Iroda a közbeszerzési jogi elıadó támogatásával véleményezi, majd a Polgármester elé terjeszti. 9.2.
Szerzıdéskötés
A nyertes ajánlattevıvel a szerzıdést a felhívás, a dokumentáció és az ajánlat tartalmának megfelelıen, írásban kell megkötni az ajánlati felhívásban meghatározott idıpontban. A szerzıdés aláírásra történı elıkészítése elsısorban a megbízott ügyvéd feladata, a közbeszerzési jogi elıadó támogatásával. 9.3.
A szerzıdés módosítása és teljesítése 9.3.1.
9.3.2.
9.3.3.
A
Felek csak akkor módosíthatják a szerzıdésnek, a felhívásnak, a dokumentációnak a feltételeit, illetıleg az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerzıdéskötést követıen – a szerzıdéskötéskor elıre nem látható ok következtében – beállott körülmény miatt a szerzıdés valamelyik Fél lényeges jogos érdekét sérti. Amennyiben a szerzıdés módosítása válik szükségessé, azt a teljesítési határidıt megelızıen elsısorban a megbízott ügyvéd, bonyolító, a Kabinet Iroda a közbeszerzési jogi elıadó támogatásával készíti elı, a Képviselı Testület jóváhagyásával. A szerzıdésmódosításon szereplı dátum kizárólag az aláírás napja lehet. A szerzıdés módosításáról és teljesítésérıl a tájékoztatót a Polgármester készíti el és intézkedik a hirdetménynek a Közbeszerzési Értesítıben való megjelentetésérıl.
9.3.4.
Az egy évnél hosszabb, vagy határozatlan idıre kötött szerzıdések esetében a szerzıdés megkötésétıl számítva évente kell a részteljesítésrıl tájékoztatót készíteni. A tájékoztató elkészítésérıl és a Közbeszerzési Értesítıben történı közzétételérıl a Kabinet Iroda gondoskodik.
VII. Fejezet 10. § A jogorvoslati eljárás
10.1.
A Közbeszerzési Döntıbizottság által kért felvilágosítás határidıben történı megadása és a Döntıbizottság által kért iratok határidıben történı megküldése a polgármester feladata.
10.2.
A jogorvoslati eljárásban a polgármester által megbízott ügyvéd jár el, és képviseli az Önkormányzatot.
10.3.
A Közbeszerzési Döntıbizottság határozata ellen indult bírósági eljárásban az Önkormányzatot a Polgármester által megbízott ügyvéd képviseli.
VIII. Fejezet 11. § A közbeszerzési eljárásban résztvevık felelıssége
A közbeszerzési eljárásban a Kbt. és a végrehajtására szolgáló egyéb jogszabályok érvényesülését a közbeszerzési eljárásban résztvevı, feladat- és hatáskörének megfelelı minden - az elıkészítésben, lebonyolításban, döntéshozatalban – résztvevı személynek és szervezetnek biztosítania kell.
Ezen szabályok megsértése esetén, a vonatkozó jogszabályok szerinti felelısséggel tartoznak. A Polgármesteri Hivatalban dolgozó munkatársak munkaköri leírásában, vagy az ahhoz kapcsolódó munkautasításban, a közbeszerzési eljárás lefolytatásával kapcsolatos kötelezettségét meg kell határozni. A döntéshozatalban résztvevık esetén, különösen a helyi önkormányzati képviselık jogállásának, valamint a polgármesteri tisztség ellátásának egyes kérdéseirıl szóló jogszabályok alkalmazandók. A közremőködı – így különösen a hivatalos közbeszerzési tanácsadó, más külsı szakértı, lebonyolító, külsıs ügyvédi iroda – felelısségérıl szóló helytállási kötelezettséget a velük kötött
szerzıdésben rögzíteni kell. Ha a kár, illetve a jogsértés bekövetkezése – az eljárás iratai, valamint az esetleges elmarasztaló határozatok alapján – egy/több személy vagy szervezet magatartására vezethetı vissza, akkor a felelısség megállapítása / felelısség megosztása során a következı szempontokat kell érvényesíteni: a)
ha az eljárásban hivatalos közbeszerzési tanácsadó / bonyolító / külsı ügyvédi iroda / ügyvéd vett részt akkor a felelısség elsısorban ıt terheli;
b)
ha a Kbt. megsértése a beszerzés tárgya szerint, a közbeszerzı egységnek (mőszaki csoport, kabinet iroda, közbeszerzési jogi elıadó) szakmai tevékenységére vezethetı vissza, úgy a felelısség elsısorban ıt terheli.
A titoktartási kötelezettség megszegése miatt minden, az eljárásban résztvevı személy, szervezet felelısséggel tartozik.
IX. Fejezet 11. § A közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó beszerzések
A Kbt. hatálya alá a beszerzés tárgya és/vagy értéke alapján nem tartozó beszerzésekrıl (a továbbiakban: beszerzés) dönteni legalább három ajánlat bekérése után lehet. Amennyiben nem nyújtott be legalább három ajánlattevı ajánlatot, a Polgármester dönt arról, hogy az ajánlatok felbontása nélkül újabb ajánlatokat kér, vagy a beérkezett ajánlatokat értékeli.
X. Fejezet 12. § Záró rendelkezések
Jelen szabályzat a Képviselı Testület döntését követı napon lép hatályba, és visszavonásig érvényes, rendelkezéseit ezt követıen alkalmazni kell minden, Pomáz Város Önkormányzata nevében megindított közbeszerzési eljárás során.
