2.Doklady- nástroje průkaznosti účetnictví Doklady jsou nástrojem průkaznosti účetnictví a na jejich základě provádíme účetní zápisy. Bez účetního dokladu nesmíme provést žádný účetní zápis. Funkce účetních dokladů: 1. Informační – podávají zprávy o účetních případech 2. Registrační – zaznamenávají vznik a průběh účetního případu (např. vznik pohledávky za odběratelem a její úhradu) 3. Ověřovací – potvrzují skutečný průběh účetního případu (např. bankovní výpis potvrzuje splnění příkazu k úhradě dodavateli) Požadavky kladené na účetní doklady: - úplnost - včasnost - přehlednost - pečlivé vyhotovení (čitelnost, záznamy bez přepisování, mazání, škrtání apod.) - trvalost záznamů Podnikatelská činnost je mnohostranná a vede k řadě účetních případů, pro každý účetní případ existuje jiný účetní doklad, viz tabulka: Účetní případ Příjem hotovosti do pokladny Výdej hotovosti z pokladny Pohyb peněžních prostředků na bankovním účtu Nákup materiálu, zboží, DM, služeb Příjem materiálu (zboží) do skladu Výdej materiálu (zboží) ze skladu Prodej výrobků, zboží, služeb Vnitřní operace – mzdy, odpisy, vyřazení majetku…
Účetní doklad
Zkratka
Příjmový pokladní doklad
PPD
Výdajový pokladní doklad
VPD
Bankovní výpis
VZBU
Faktura došlá (přijatá)
DAF
Příjemka
PRI
Výdejka
VYD
Faktura vydaná (vystavená)
VAF
Vnitřní (interní)doklad
VUD
Druhy účetních dokladů Druhy vyplývají z místa jejich vzniku a závisí také na počtu dokumentovaných účetních případů.
Třídící hledisko
Druh dokladu Vnitřní (interní)
Místo vzniku
vydané Vnějčí (externí) došlé
Počet dokumentovaných případů
Jednotlivé
Sběrné
Charakteristika Dokumentuje hospodářské operace uvnitř účetní jednotky ( např. VYD materiálu, PŘI materiálu, VUD - odpisy DM nebo vypočtené mzdy…) Směřují z účetní jednotky do jejího okolí ( např. VAF za prodané zboží, PPD při tržbě v hotovosti, VPD nákup materiálu za hotové) Směřují z okolí do účetní jednotky (např. DAF za elektřinu, VZBÚ při platbách přes účet) Dokumentují jeden nebo více stejnorodých účetních případů v rámci jednoho dne ( např. příjemka 3 druhů materiálu, faktura na 5 druhů nápojů…) Shrnují údaje za určitý časový úsek ( např. soupiska výdejek materiálu za týden….)
Účetní jednotky při vyhotovování účetních dokladů pracují buď s předtištěnými doklady (lze je zakoupit v papírnictví) nebo používají tisk z účetního softwaru. Účetní doklady musí mít určité náležitosti - označení účetního dokladu - popis obsahu účetního případu, jeho účastníci - peněžní částka nebo údaj o množství a ceně - okamžik vyhotovení účetního dokladu - okamžik uskutečnění účetního případu ( není-li shodný s okamžikem vystavení) - podpis osoby odpověděné za účetní případ (vedoucí příslušného střediska – vedoucí kuchyně, vedoucí skladu, vrchní číšník) - podpis osoby, která účetní případ zaúčtovala (účetní) - podpis osoby odpovědné za provedení účetního zápisu (hl. účetní, ekonom, majitel podniku) Některé doklady jsou doplněny různými přílohami, např. VPD - paragony, stvrzenkami, VAF, DAF – dodacím listem, výdejkou, VUD na mzdy mzdovou a výplatní listinou apod.) Daňové doklady (pro účely DPH) Jaký obsah musí mít daňové doklady stanoví daňové zákony (zákon o DPH) Daňový doklad musí navíc obsahovat: - označení daňový doklad - identifikační údaje obou obchodních partnerů (název firmy, adresa, IČO, DIČ) - evidenční číslo dokladu - rozsah a předmět zdanitelného plnění ( název zboží, množství) - sazba daně či údaj o osvobození od DPH, částka daně celkem
Vyhotovování účetních dokladů Protože podnikatelská činnost se uskutečňuje na různých pracovištích, vyhotovují se doklady též na různých pracovištích. Např. Ve skladu materiálu vyhotovujeme příjemku a výdejku Pokladník vyhotovuje příjmový a výdajový pokladní doklad Mzdová účetní vyhotovuje vnitřní účetní doklad na zaúčtování mzdy… Drobní podnikatelé si vyhotovují účetní doklady obvykle sami, případně je vyhotovuje pověřený zaměstnanec nebo účetní firma Vyhotovování dokladů musí probíhat tak, aby byla zajištěna trvalost záznamů a zároveň musí mít doklady předepsané náležitosti a musí být dbáno na účelnost a správnost vyplnění. Opravy účetních dokladů: Opravy nesmějí vést k porušení úplnosti, průkaznosti a správnosti účetnictví Po provedení opravy musí být jasné, čeho se oprava týkala a kdo ji provedl. Praxe používá několik možností oprav: 1) přeškrtnutí chybného údaje a nahrazení správným – původní se přeškrtne tenkou čarou a nad něj se napíše údaj správný, vedle se napíše datum opravy, a kdo opravu provedl. (použít ji lze když doklad není ještě zaúčtován) 2) Vyhotovení nového účetního dokladu místo nesprávného (obvykle u peněžních dokladů) – nesmí být přerušena číselná řada dokladů (použít ji lze, když doklad není ještě zaúčtován) 3) Vyhotovení vnitřního účetního dokladu na opravu (zjistí li se chyba po zaúčtování nebo po odeslání účetního výkazu), z dokladu musí být zřejmé, který doklad je opravován. Oběh účetních dokladů Není ve všech účetních jednotkách stejný, závisí na: - vnitřním uspořádání firmy (počet středisek, výrobků) - druhu a počtu dokladů - možnostech využití PC Oběh účetních dokladů je upraven vnitřní podnikovou směrnicí ve které je uvedeno: - osoba odpovědná za vyhotovení dokladu - osoba odpovědná za schválení dokladu - osoba odpovědná za kontrolu - osoba odpovědná za zaúčtování dokladu - termíny zpracování dokladu Oběh dokladů obecně představuje: Přezkušování správnosti - věcné - formální
Příprava k zaúčtování - třídění - číslování - evidence - účtovací předpis
Zaúčtování
- účetní zápisy do účetních knih - poznámka k zaúčtování
Úschova - příruční archiv - archiv účetní jednotky - skartace
Přezkušování dokladů 1. Věcné - souhlas účetního dokladu se skutečností (např. zda faktura za materiál odpovídá skutečně dodanému materiálu, sjednaní ceně, zda výpočty jsou správné…) 2. Formální - zda je respektovaný předepsaný obsah, požadavky na vyhotovení, oprávněnost osoby spojené s účetním případem Příprava k zaúčtování 1. Třídění doklady třídíme podle: - data vzniku případu (1.1, 2.1….) - druhu dokladu (VAF, DAF…) 2. Číslování - doklad se opatří evidenčním číslem (podle vnitřních pravidel firmy – viz směrnice) 3. Evidence - doklad se zaznamená předem určeným způsobem do příslušné knihy (kniha došlých faktur, vydaných faktur, pokladní kniha…) 4. Účtovací předpis - určení účtů a jejich stran, na kterých bude doklad zaúčtován Zaúčtování 1. Účetní zápisy v účetních knihách (hlavní účetní kniha, účetní deník) podle účtovacího předpisu (ukázka viz. účetní zápis v kapitole úvod do účetnictví), provádí se dnes většinou s pomocí ICT technologií, podvojné účetnictví vedené ručně se u nás nepoužívá. 2. Poznámka k zaúčtování – přestavuje datum kdy bylo zaúčtováno a podpis osoby, která provedla zaúčtování Úschova 1. Příruční archiv - zde jsou uchovávány doklady po dobu trvání účetního období až do provedení závěrky (zpravidla jsou to skříně v účtárně) 2. Archiv účetní jednotky - místnost kam se ukládají doklady po provedení závěrky, musí se dávat vždy přehledně, abychom se zde vyznali ( všechny doklady z dané=ho roku na jedno místo v policích) 3. Skartace - provádí se po skončení povinné doby archivace dokladů (3 roky minimálně), představuje zničení dokladů tak, aby nemohli být zneužity jinou osobou. Inventarizace Je to nástroj porovnávání skutečného stavu majetku s účetním a zahrnuje několik kroků: inventuru, porovnání skutečného stavu se stavem účetním, určení příčin rozdílů, zjištění odpovědných osob, stanovení způsobu vypořádání, posouzení ocenění majetku
Činnost
Náplň fyzická
změření, zvážení, spočítání zásob, dlouhodobého majetku, peněz v pokladně, cenin
dokladová
kontrola dokladů (bankovní výpisy, faktury...) u pohledávek, závazků a účtů v bance
Inventura
Porovnání skutečného stavu z inventury s účetními záznamy
konstatování shody
zjištění rozdílů
manko (v pokladně, ceninách - schodek): skutečný stav je nižší než v účetnictví přebytek: skutečný stav je vyšší než v účetních záznamech
Určení příčin rozdílů
přirozený úbytek v rámci stanovených norem, chyby v účtování, početní chyby, nedbalost, úmyslné chyby
Zjištění odpovědných osob Stanovení způsobu vyrovnání
určení odpovědnosti za inventarizační rozdíly, např. skladník za zásoby materiálu, pokladník za pokladní hotovost, neznámý pachatel při krádeži… předpis manka k úhradě, zahrnutí přirozeného úbytku v rámci norem do spotřeby, zahrnutí přebytku do výnosů, u přebytku zásob vzniklého evidenční chybou zahrneme do spotřeby…)
Posouzení zjištění, zda ocenění majetku v účetnictví odpovídá tržním cenám a ocenění majetku zda eventuální rozdíly mají dočasný nebo trvalý charakter
Inventarizaci provádíme nejméně 1x ročně k 31.12.? ve směrnicích podniku může být stanoveno i častější provádění inventarizace. Druhy inventarizace: 1. řádná - periodická – uskutečňuje se k okamžiku účetní závěrky ( k 31.12.) - průběžná – u druhově určených zásob a u DHM v soustavném pohybu (např. vratné obaly, alkohol na baru, vagony…) 2. mimořádná – při organizačních změnách (vznik, sloučení, rozdělení, zrušení účetní jednotky), při změně odpovědné osoby (např. skladníka, pokladníka…), při mimořádné události (živelná pohroma, loupež…) Rozsah inventarizace: 1. úplná – týká se všech složek majetku a závazků 2. dílčí (částečná) – týká se vybrané složky majetku a závazků ( např. pokladny) Inventarizaci provádí inventarizační komise, její práce je opět stanovena ve vnitřní podnikové směrnici (složení komise, práva a povinnosti členů, termín zahájení a ukončení inventarizačních prací, časový harmonogram, způsoby vedení inventarizačních zápisů, způsoby hodnocení výsledků inventarizace.
Inventarizační písemnosti: 1. inventurní soupisy – obsahují zjištěné skutečnosti, způsob jejich zjištění, podpisové záznamy odpovědných osob za zjištěné skutečnosti (např. skladníka a za provedení inventury) 2. Inventarizační zápisy – složení inventarizační komise, časové údaje o zahájení a ukončení inventarizačních prací, rozsah inventarizace, příčiny a odpovědné osoby za inventarizační rozdíly, návrh na vypořádání rozdílů, posouzení ocenění majetku, podpisové záznamy odpovědných osob Druhy dokladů Faktura Faktura vyjadřuje splnění (uskutečnění)dodávky zboží nebo služeb. Vystavuje se ve dvou vyhotoveních a přikládá se k ní potvrzený dodací list nebo je zde na něj odkaz. Slouží jako podklad pro zaplacení a jako doklad pro zaznamenání do peněžního deníku. Jedno vyhotovení si ponechává dodavatel, druhé zasílá odběrateli. Pokud je faktura hrazená bankovním převodem, musí zde být uvedeno číslo účtu a kód banky, kam má být faktura uhrazena. Rozlišujeme faktury : • •
došlé - slouží k zaznamenání závazku do knihy závazků u odběratele. Je to doklad, který nám dokumentuje výdaje v peněžním deníku vydané – slouží k zaznamenání pohledávky do knihy pohledávek u dodavatele. Je to doklad, který nám dokumentuje příjmy v peněžním deníku.
Příjemka Příjemka je vnitřním dokladem firmy, vystavuje se při příjmu zboží do skladu. Slouží pro provádění skladové evidence, není to tedy přímo doklad k zaznamenávání příjmů a výdajů do peněžního deníku. Vyhotovuje se na základě skutečně převzatého zboží nebo materiálu. Po převzetí se údaje na příjemce porovnávají s dodacím listem nebo fakturou. Výdejka Výdejka se používá při výdeji zásob ze skladu do výroby (k prodeji), vystavuje se podle skutečně vydaného zboží a údaje se porovnávají se žádankou. Doklad neslouží pro daňovou evidenci, ale je důležitá pro evidenci skladovou. Skladová karta zásob Zaznamenává pohyb jednotlivých druhů zásob, tj. na základě příjemky připíšeme přírůstek a na základě výdejky úbytek daného druhu materiálu jak v měrných jednotkách tak v Kč, lze zde zjistit momentální zásobu daného materiálu na skladě. Každý druh materiálu (zásob) má svoji skladovou kartu Inventární karta dlouhodobého majetku Slouží k evidenci DM, každý majetek má svoji kartu, po vyřazení majetku se karty dále archivují a inventární číslo se po vyřazení nesmí použít na jiný majetek. Inventární karta obsahuje:
• • • • • • • • •
Inventární číslo Datum zařazení do dlouhodobého majetku Způsob pořízení Vstupní cena Technické údaje Metoda odepisování Doba odepisování Výše odpisů Způsob a datum vyřazení dlouhodobého majetku (poškození, zcizení, prodej, darování…)
Příjmový pokladní doklad Dokumentuje příjem hotovosti do pokladny podniku. Mohou to být tržby z prodeje výrobků, služeb, zboží, úhrady vydaných faktur v hotovosti, převody peněz z účtu do pokladny. Na jeho základě se zaznamenávají příjmy v hotovosti do peněžního deníku. Výdajový pokladní doklad Dokumentuje výdej hotovosti z pokladny podniku, např. na nákup materiálu, výplaty mzdy, odvod hotovosti do banky, platby za služby apod.. Na jeho základě se provádí záznam výdajů do peněžního deníku. Součástí výdajového dokladu musí být paragon nebo faktura od dodavatele. V případě výplaty mzdy musíme mít zaměstnanci podepsané výplatní pásky (sáčky). Výpis z běžného účtu Vystavuje ho banka v intervalech dohodnutých ve smlouvě o zřízení běžného účtu. Tento doklad nám slouží k zaznamenání příjmů a výdajů do peněžního deníku, které proběhli bankovním převodem. Vždy musíme mít k dispozici fakturu na doložení příslušné transakce. Vnitřní účetní doklad Není pro něj speciální předtisk, lze ho vyhotovit i na obyčejný kancelářský papír, protože slouží k zaznamenávání pouze vnitřních operací podniku, součástí dokladu jsou potom další dokumenty např. při vystavení VUD na uvedení DM do provozu je to protokol o předání do provozu, při vystavení VUD na odpisy je součástí výpočet odpisů nebo odkaz na inventární karty, v případě vystavení VUD na mzdy je součástí mzdová a výplatní listina apod.
