VERSLAG VAN DE 168e VERGADERING VAN DE UNIVERSITEITSRAAD d.d. 23 JUNI 2014 UR/14/28186 Aanwezig:
5 Afwezig: Gast:
10
15
Augusteijn, Balfoort, Bleijenberg, Van Diepen, Fatah-Black, Hogenhuis, De Kort, De Kruijff, Mioch (voorzitter), Poletiek, Pullen, Spieksma, Weeda (griffier), Wolters en Xasan. Krol, Schuppert Marcel Vooijs/AZ (Agendapunt 3)
1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 15.00 uur en heet iedereen van harte welkom. In verband met een voetbalwedstrijd wordt ernaar gestreefd om de vergadering eerder af te ronden. 2. Verslagvorige vergadering UR/14/23852 - verslag 167e UR-vergadering d.d. 12 mei 2014 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 3.
Onderwijszaken
20
Strategische conferentie d.d. 19 en 20 juni
25
Excellentieprogramma
30
35
40
45
50
Afgelopen week vond de jaarlijkse strategische conferentie plaats. Hierbij was ook de voorzitter van de UR aanwezig. De resultaten van de discussie worden verwerkt in een stuk. Dit stuk zal na het zomerreces met de UR worden besproken. Men is druk doende met de voorbereiding van de audits in het kader van het Siriusprogramma met betrekking tot excellentie in het Hoger Onderwijs. De laatste beoordeling vindt plaats op 13 november 2014. De stukken hiervoor moeten begin september worden aangeleverd. De eindrapportage van het Siriusprogramma moet voor juli 2015 worden aangeleverd op basis van de voorgaande audits. Deelname aan excellentieprogramma’s is een belangrijk aandachtspunt. Uit jaarcijfers blijkt dat de deelname is toegenomen maar er moet het een en ander gebeuren om tot 10% deelname te komen, zoals in de prestatieafspraken is opgenomen onder de verplichte kwaliteitsindicatoren onderwijskwaliteit en studiesucces. Er is een commissie ingesteld om goed na te denken over welke maatregelen er genomen kunnen worden om de deelname aan excellentieprogramma’s te stimuleren. Er rest echter nog weinig tijd om maatregelen te nemen, aangezien de ambities in het kader van de prestatieafspraken eind 2015 dienen zijn te behaald. Vanuit de Universiteitsraad komt de vraag hoe ver de Universiteit is voor wat betreft het percentage deelnemers aan excellentieprogramma’s. Vooijs antwoord dat het actuele percentage 7,9% is. Er is dus nog ruim 2% te gaan. Daarop komt uit de Raad de opmerking dat de kans dan groot is dat de ambitie niet wordt bereikt en de vraag of er al in de begroting rekening is gehouden met de gevolgen van het niet behalen van het beoogde percentage in het kader van de prestatieafspraken. Vooijs antwoordt dat het aantal aanmelders in het lopende jaar beduidend hoger is, maar dat dit nog niet verwerkt is in cijfers. Verder zijn de eventuele financiële consequenties hiervan onbekend omdat OCW hier nog geen besluit over heeft genomen. De Universiteitsraad merkt op dat het College reeds vorig jaar gewezen is op het achterblijven van het aantal aanmeldingen voor excellentietrajecten, maar dat er toen niets is ondernomen. De actie die nu wordt ingezet lijkt te laat. Vooijs antwoord dat deze actie niet te laat is. De Universiteit heeft in de tussentijd niet stilgestaan. Op de faculteiten is de afgelopen tijd hard gewerkt om te investeren in excellentieprogramma’s.
55
1
De Raad vraagt hoe het College de faculteiten wil stimuleren om het aantal studenten bij excellentieprogramma’s te verhogen. Worden de producten aantrekkelijker gemaakt en leidt dat niet tot een verlaging van de normen? Zijn ook andere keuzes van studenten niet op te vatten als excellentie-onderwijs?
5
10
15
Vooijs antwoord dat de ingestelde werkgroep zich over dit soort vragen zal buigen. Er moet met wijsheid gekeken worden naar het niveau van studenten en niet sec naar hun cijfers. Het is wel zo dat het aanbod conform de definities van het Siriusprogramma moet zijn om onder excellent onderwijs te worden gebracht. Het aanbod is wel flexibel in te richten, zo kan het volgen van een dubbele bachelor onder excellentie worden gebracht. Vanuit de Raad wordt hierbij de kanttekening geplaatst dat maar weinig studenten die een dubbele bachelor volgden aan de norm van Sirius voldeden. Vooijs antwoordt dat hij niet op de hoogte is van het marktaandeel maar dat het wel van belang is dat de studenten aan de voorwaarden voldoen. Sommige studenten doen er bijvoorbeeld langer over dan vier jaar om de dubbele bachelor af te ronden. Vooijs geeft desgevraagd aan dat de eindrapportage inzake het Siriusprogramma te zijner tijd gedeeld zal worden met de Universiteitsraad.
20
Diversiteitsbeleid
Vooijs geeft aan dat het werkplan bijna afgerond is. Het plan wordt binnenkort in het CvB besproken en komt in het kader van formele besluitvorming na de zomer naar de Universiteitsraad.
Kwaliteitszorg
25
30
Op 3 juni 2014 een symposium over internationale trends en ontwikkelingen op het gebied van accreditatie. Het was volgens Vooijs een erg succesvol congres met veel deelnemers van binnen en buiten Universiteit Leiden. De inzet van het symposium was om een discussie op gang te brengen over hoe de ervaringen met het huidige stelsel gecombineerd met wetenschappelijk onderzoek tot een verbetering kan leiden van universitaire accreditaties in Nederland. Dit mede met het oog op de het gegeven dat OCW thans bezig is om het accreditatiestelsel te evalueren. Op basis van de evaluatie zal OCW met voorstellen komen voor de wijze van accrediteren vanaf 2016. Kwaliteitszorg staat op de agenda van augustus en dit onderwerp zal hierin worden meegenomen.
35
ICT en Onderwijs
40
Sterker aan de Start
45
50
Vooijs meldt dat Daphne Koller, professor Computer Science aan Stanford College en medeoprichter van Coursera, een internet-platform voor de verspreiding van MOOC’s, de volgende dag met het college en onderwijsportefeuillehouders komt spreken over de inzet van MOOC’s. Vooijs meldt dat dit project een succesvol jaar achter de rug heeft. Er zijn drie zaken ontwikkeld: - Een Universitaire vragenlijst, - Een persoonsgerichte terugkoppeling en - Een dashboard voor studieadviseurs De procedure wordt deels voor en deels na de zomer geëvalueerd maar Vooijs kan al vertellen dat de resultaten positief stemmen. Zo werd er onder de deelnemers een enquête gehouden met een hoge respons; 80% van de beoogde doelgroep meldde zich aan. En daarbij kijken veel aanmelders positief terug op de procedure, ze vinden het een goede manier om te reflecteren op de studiekeuze. Ook de opleiders reageren positief. Volgend studiejaar zal aan alle ondervraagden weer een enquête worden voorgelegd. Ook zullen er gesprekken worden gehouden met studieadviseurs over de manier waarop er gebruik is gemaakt van
2
de vragenlijsten en wat hun behoeften zijn op dit gebied om het traject zo succesvol mogelijk te maken.
5
10
15
20
25
30
Naar verwachting van Vooijs zal er nog voor het zomerreces besloten worden om het traject in grote lijn op de zelfde manier voort te zetten. Wel zal er extra aandacht moeten zijn voor de ICT – infrastructuur, met name de link van de Qualitrix-survey tool naar een aantal applicaties voor persoonsgerichte terugkoppeling en terugkoppeling naar studieadviseurs. De Universiteit overweegt om deel te nemen aan de doorstroommonitor. De doorstroommonitor voorziet in de uitwisseling van doorstroomgegevens naar vervolgonderwijs voor organisaties binnen het onderwijs en deelnemende onderwijsinstellingen. Scholieren moeten wel toestemming geven om door de monitor gevolgd te worden. Zonder uitdrukkelijke toestemming laat de Nederlandse privacywetgeving dergelijke gegevensuitwisseling niet toe. De Raad vraagt met betrekking tot de hoge response rate van de enquête of deze niet zo hoog is omdat studenten dachten dat dit verplicht was. Vooijs antwoordt dat een het voor de goede verstaander duidelijk moet zijn geweest dat het niet verplicht was. Hij geeft aan dat scholieren zelf gemotiveerd zijn om dit te doen. Vooijs geeft desgevraagd aan dat de uitslag van de enquete n.a.v. Sterker aan de Start in het najaar in het kader van de evaluatie van Sterker aan de Start besproken zal worden met de UR. Vanuit de Raad komt de vraag of de huidige wijze van matchen daadwerkelijk tot betere doorstroomresultaten leidt. Vooijs antwoordt dat dit een belangrijk punt is. Uiteraard wordt er onderzoek gedaan naar doorstroomresultaten, studentprofielen en de relatie met de studievoortgang, maar voor het huidige cohort kan men pas na volgend jaar zien wat de resultaten zijn. De Raad vraagt of er studenten zijn die na het invullen van de vragenlijst elders zijn gaan studeren. Vooijs antwoordt dat wat er uit de aanmeldcijfers naar voren komt zal worden gemeld aan de Raad, op het moment is daar nog niets over te zeggen. Vanuit de Raad komt de vraag of er (mis)matches zijn vastgelegd. Er zijn geen matches of mismatches vastgelegd. Er is vanuit de opleiding geïnventariseerd wat de factoren zijn voor studiesucces en als studenten daarvan afwijkende zaken melden, worden ze daarop gewezen. Een bekend voorbeeld is Sterrenkunde waar het een belangrijke succesfactor is als de student minimaal een 7 voor wiskunde heeft als eindcijfer. Als de student daaronder scoort, wordt aangegeven dat de kans dan klein is dat hij de opleiding met succes zal afronden. In het onderzoek wordt naar dit soort patronen gekeken maar daar kan nu nog niets over gezegd worden, aldus Vooijs.
40
Daarop geeft de Raad aan dat er wel cijfers zijn van hoeveel scholieren er per opleiding zijn uitgenodigd voor een gesprek. Vooijs geeft aan dat er wel naar dat patroon gekeken zal worden. Er kan pas iets over de zin van dat patroon worden gezegd als de desbetreffende studenten uitvallen of slechte resultaten halen. Ook is er volgens de Raad informatie beschikbaar over de uitlotingen. Vooijs antwoord dat dit een belangrijke deelgroep is voor het onderzoek.
45
De Raad vraagt naar de inhoud van het “Dashboard”. Vooijs geeft aan dat dit de vragenlijsten van de studenten bevat. De vragenlijst wordt nier langer dan een jaar gebruikt. De Raad vraagt naar de privacyaspecten van de gegevens die in het kader van Sterker aan de Start gedeeld worden met de opleiding. Vooijs geeft aan dat er wordt voldaan aan de Nederlandse privacywetgeving.
35
3
Gegevens zijn opgenomen in twee zaken: het dashboard en de database. Het dashboard betreft geautoriseerd inzicht. Alleen de studieadviseur heeft toegang tot de vragenlijsten als de student hier, middels een disclaimer, toestemming voor heeft gegeven. Gegevens die niet relevant zijn worden niet gebruikt.
5 De gegevens in de database zijn volledig geanonimiseerd en worden uitsluitend gebruikt in het kader van de evaluatie.
10
15
20
25
30
35
4. Opheffen Islamstudies 2014/22259 - instemmingsverzoek College van Bestuur d.d. 3 juni 2014 met als bijlagen een brief van het faculteitsbestuur der Geesteswetenschappen d.d. 22 mei 2014 en het advies van de faculteitsraad der Geesteswetenschappen d.d. 28 mei 2014. -reactie UR-commissie Onderwijs & Onderzoek De voorzitter van de commissie O&O meldt dat het vervelende van de kwestie is, dat niet instemmen niet mogelijk is omdat er geen herstelplan is voor de opleiding Islamstudies. Er wordt ingestemd met iets wat in feite al een uitgemaakte zaak is. Vanuit de Raad wordt aangeven dat niet instemmen altijd een mogelijkheid is, het is echter lastig voor te stellen dat dit de feitelijke situatie daadwerkelijk zou kunnen verbeteren. Het gaat de Raad te ver om niet in te stemmen als statement, maar het moet wel de laatste keer zijn dat de Raad zo voor het blok wordt gezet. De Raad zal zijn ongenoegen uiten over deze gang van zaken. De Raad vermoedt dat dit niet de laatste kleine opleiding bij Geesteswetenschappen is die wordt beëindigd. Er lijkt een onwenselijke trend bij Geesteswetenschappen te zijn om kleine opleidingen stop te zetten. De Raad wil graag weten wat de visie van de Faculteit Geesteswetenschappen is ten aanzien van de toekomst van kleine opleidingen. De indruk is dat er procedureel veel mis is gegaan. Al in het najaar van 2013 lag het accreditatierapport van de NVAO er al, waarin een onvoldoende was toegekend op standaard twee, en op een zeer laat moment, nu de situatie onomkeerbaar is, wordt besloten om de opleiding te beëindigen. De Raad vindt dat er een controlecyclus moet worden ingezet in het geval dat een opleiding onvoldoende scoort, zodat een dergelijke gang van zaken in de toekomst kan worden voorkomen. De follow-up na een slechte accreditatie dient door het CvB te worden gemonitord. Daarnaast wordt opgemerkt dat de werkdruk bij Midden-Oostenstudies zou kunnen oplopen. Er moet een goed programma rondom Islam binnen Midden-Oostenstudies worden samengesteld. De werkdruk zou kunnen worden verhoogd bij een onderdeel waar al meerdere specialisaties zijn toegevoegd. Hierop wordt opgemerkt dat het niet per se logisch is dat Islamstudies ondergebracht wordt bij Midden-Oostenstudies, omdat de Islam niet uitsluitend voorkomt in het Midden-Oosten.
40
De Raad besluit zijn ongenoegen over de gang van zaken te uiten in een conceptreactie van de UR. De voorzitter en griffier zullen de conceptreactie concipiëren op basis van de reactie van de commissie O&O. Daarin worden bovengenoemde punten meegenomen. De reactie zal na consultatie van de raadsleden t.b.v. de Overlegvergadering van 30 juni 2014 worden rondgezonden.
45
5. Studentenstatuut 2014/22381 - brief College van Bestuur d.d. 4 juni 2014 betr. instemmingsverzoek instellingsdeel Studentenstatuut met daarbij het desbetreffende document -advies UR-commissie Personeelsbeleid, Studentenzaken & Internationalisering De commissie heeft in haar bijeenkomst d.d. met Jeroen ’t Hart/SOZ het Studentenstatuut besproken. Er zijn geen inhoudelijke vragen of opmerkingen meer. Het statuut hoeft niet met het CvB te worden besproken. Er zijn door de commissie een aantal tekstuele opmerkingen gedeeld met ’t Hart/SOZ. De Raad besluit om in te stemmen zodra hij bericht heeft ontvangen dat de tekstuele wijzigingsvoorstellen zijn doorgevoerd.
50
4
Naar verwachting kan het instemmingsbesluit op de extra vergadering van de Universiteitsraad van 30 juni worden genomen.
5
10
15
De Raad is verheugd over het feit dat er aan beknopte, studentvriendelijke online versie van het statuut wordt gewerkt. 6. 1e Bestuurlijke Financiële Rapportage 2014 2014/21465 - brief College van Bestuur d.d. 28 mei 2014 inzake aanbieding 1e BFR 2014 met daarbij het desbetreffende document. -reactie UR-commissie Financiën & Huisvesting De voorzitter van de commissie F&H geeft aan dat de commissie in gesprek met BV/FEZ duidelijk antwoord heeft gekregen op haar vragen. Een belangrijk aandachtspunt is dat er bij ISSC en UBL met externe inhuur wordt gewerkt in plaats van met tijdelijke contracten, waardoor de beoogde reductie op de post ‘inhuur’ niet wordt behaald. De Universiteitsraad wil graag weten wat het standpunt van het CvB is op dit punt. In de reactie wordt het CvB aangespoord om voldoende promovendi, docenten en universitair docenten aan te nemen. Er wordt echter door verschillende raadsleden aangegeven dat de nadruk moet liggen bij promovendi en universitair docenten.
20
25
30
Daarnaast wordt opgemerkt dat er ondanks het gegeven dat steeds meer taken die aanvankelijk bij het OBP lagen terecht komen bij WP, er toch een toename is van OBP. De Raad zou graag meer inzicht krijgen in de diverse taken van het OBP. Ook bestaat er behoefte aan een nadere uitsplitsing van het OBP. De voorzitter wijst erop dat de bespreking van het BFR niet het meest geschikte moment is om dit onderwerp te bespreken. Er wordt besloten om het CvB te stellen om een bijeenkomst te beleggen over het onderwerp WP/OBP. Dergelijke vragen kunnen daar worden neergelegd. Afgesproken wordt dat voorzitter en griffier de reactie van de commissie F&H zullen omzetten in een conceptreactie van de UR, die na consultatie van de raadsleden t.b.v. de Overlegvergadering van 30 juni 2014 zal worden rondgezonden. In de conceptreactie worden bovenstaande punten meegenomen. 7.
35
40
45
50
55
Instelling commissie ad hoc ter voorbereiding van de verkiezing van de voorzitter en vicevoorzitter UR voor de periode 2014-2015 -Concept UR-besluit 84 met betrekking tot de Instelling commissie ad hoc ter voorbereiding van de verkiezing van de voorzitter en vicevoorzitter UR voor de periode 2014-2015 De Universiteitsraad gaat zonder discussie of stemming akkoord met de instelling van de commissie zoals voorgesteld in bovengenoemd besluit. 8. Faciliteitenregeling -advies UR-commissie Personeelsbeleid, Studentenzaken & Internationalisering -thans geldende Faciliteitenregeling Rondom de verkiezingen deden zich een aantal problemen voor die de Universiteitsraad aan de orde wil stellen bij het CvB. Er waren bij mogelijke kandidaten en bij hun leidinggevende over wat de (wettelijke) rechten en plichten van personeelsleden zijn m.b.t. deelname aan medezeggenschap. Een verkozen personeelslid wordt voor (maximaal) 0,2FTE vrijgesteld van zijn werkzaamheden en de afdeling kan hier financieel voor worden gecompenseerd. Een aantal leidinggevenden zag niet zitten dat een medewerker een deel van de normale werktijd niet op de afdeling werkzaam zou zijn. Onder druk van deze leidinggevenden zijn een aantal potentiële kandidaten afgehaakt. De secretaris CvB heeft in het verleden aangegeven dat probleemgevallen bij hem gemeld kunnen worden en dat hij daar zal proberen te bemiddelen. Desbetreffende personeelsleden zijn daar huiverig voor omdat zij geen problemen willen met hun leidinggevende.
5
De Universiteitsraad zou graag zien dat een aantal zaken explicieter wordt vermeld in de faciliteitenregeling, zoals bijvoorbeeld het recht van personeelsleden om een deel van hun werktijd vrijgesteld te worden voor werkzaamheden in de UR.
5
10
15
20
Daarnaast ondervinden de diverse fracties bij de campagneactiviteiten problemen omdat ieder gebouw eigen richtlijnen hanteert voor wat betreft zaken als het plaatsen van stands, flyeren en het ophangen van posters. Soms werd mensen ook de toegang ontzegd tot bepaalde delen van universiteitsgebouwen. In feite beperkt de problematiek zich dus niet alleen tot de faciliteitenregeling maar betreft het ook de gang van zaken in de verkiezingstijd. De Raad zou graag zien dat er universiteitsbrede regelgeving komt over campagne-activiteiten gedurende de periode in de aanloop naar de verkiezingen. Besloten wordt om het advies van de commissie om te zetten naar een voorstel ter bespreking in de overlegvergadering d.d. 30 juni 2014. De voorzitter en griffier zullen hier zorg voor dragen. Alvorens het voorstel wordt ingediend zal de concepttekst worden voorgelegd aan de raadsleden. 9. Ingekomen en verzonden stukken -Conclusies CvB-vergaderingen d.d. 27 mei en 3 juni 2014. Er zijn geen vragen en opmerkingen met betrekking tot deze stukken. De Raad meende dat er ook een reactie van het CvB naar aanleiding van zijn brief d.d. 17 april 2014 over de model-OER was ingekomen. De voorzitter meent zich ook zoiets te herinneren en zal hier achteraan gaan.
25
30
35
40
10. Rondvraag -Rondvraag Abvakabo en UB met betrekking tot de meerkosten met betrekking tot de nieuwbouw bètacampus; -Rondvraag Abvakabo met betrekking tot de status van de afwijking van de model-OER’en bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid; -Rondvraag Abvakabo over de plannen van het CvB t.a.v. van de verbetering van de aansluiting bij de arbeidsmarkt voor studenten en hoe de beleidsvorming hier aangaande tot stand zal komen; -Rondvraag Abvakabo over de status van de boetes voor het te laat inschrijven voor tentamens. -Rondvraag UB met betrekking tot stand van zaken van de aanpak van ICT-problemen en de communicatie hierover; -Rondvraag UB over buitenlandse promovendi, hoe er omgegaan moet worden met de invloed van culturele factoren op de kwaliteit van het promotieonderzoek. De voorzitter meldt dat deze vragen in principe in de Overlegvergadering van 30 juni a.s. zuilen worden beantwoord. 11. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 16.45 uur. Na de vergadering is er een korte extra bijeenkomst ter voorbereiding op het overleg met de Raad van Toezicht d.d. 26 juni 2014.
45
6
