Gemeenschappelijke aankoopcentrale Stad Antwerpen – OCMW Antwerpen Francis Wellesplein 1 B 2018 Antwerpen
Bestek nummer GAC/2014/2433 Voor het toewijzen van een overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot kunsttransport bruiklenen tentoonstelling "Heilige boeken" in het erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (EHC)
Wijze van gunnen: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Opening der offertes uiterlijk tegen:
3 juni 2014 te 10.15 uur
Offertes die na dit tijdstip toekomen, zullen niet worden weerhouden.
GAC/2014/2433
Blz. 1
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN .............................................................................. 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ................................................................................. 5 I.3 WIJZE VAN GUNNEN ............................................................................................................ 5 I.4 PRIJSVASTSTELLING ............................................................................................................ 6 I.5 PRIJSONDERZOEK ................................................................................................................ 7 I.6 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ................................................................... 7 I.7 ONDERAANNEMING ............................................................................................................. 8 I.8 PUBLICATIE ......................................................................................................................... 9 I.9 VORM, INHOUD EN ONDERTEKENING VAN DE OFFERTE ....................................................... 9 I.10 INDIENEN VAN DE OFFERTE ............................................................................................. 10 I.11 OPENING VAN DE OFFERTES ............................................................................................ 10 I.12 VERBINTENISTERMIJN ..................................................................................................... 11 I.13 GUNNINGSCRITERIA ........................................................................................................ 11 I.14 OPTIES ............................................................................................................................ 12 I.15 KEUZE VAN OFFERTE ....................................................................................................... 12 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN................................................................................ 13 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ..................................................................................................... 13 II.2 VERZEKERINGEN ............................................................................................................. 13 II.3 BORGTOCHT..................................................................................................................... 13 II.4 VRIJGAVE BORGTOCHT .................................................................................................... 14 II.5 LOOPTIJD ......................................................................................................................... 14 II.6 OPZEGMODALITEITEN ...................................................................................................... 14 II.7 BETALING EN BETALINGSTERMIJN ................................................................................... 14 II.8 OPLEVERING .................................................................................................................... 15 II.9 EXCLUSIVITEIT ................................................................................................................ 15 II.10 DISCRETIEPLICHT........................................................................................................... 15 II.11 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN ..................................................... 16 III. TECHNISCHE BEPALINGEN ..................................................................................... 17 III.1 CONTEXT ........................................................................................................................ 18 III.2 OBJECTEN IN BRUIKLEEN IN DE OPSTELLING ................................................................... 18 III.3 ALGEMEEN: GEDETAILLEERDE OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT................................. 19 III.3.2 Organisatie van het team ....................................................................................... 22 III.3.3 Opvolging, controle en overleg ............................................................................. 22 III.3.4 Werktijd ................................................................................................................. 23 III.3.5 Beveiliging ............................................................................................................ 23 III.3.6 Verpakkings, transport- en montagematerialen..................................................... 23 III.3.7 Timing ................................................................................................................... 24 III.3.8 Technische beschrijving gebouw .......................................................................... 25 III.3.9 Veiligheid en hygiëne............................................................................................ 26 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ............................................................................. 27 BIJLAGE B : VERBINTENIS IN DE ZIN VAN ARTIKEL 74 KB 15/07/2011 ............ 31 BIJLAGE C: VERKLARING OMTRENT TOEPASSELIJK BTW-TARIEF ............... 32
GAC/2014/2433
Blz. 2
Aparte bijlagen bij III. Technische bepalingen 5_1_objectenlijst_EHC_20140428 5_1_b_ Afbeeldinglijst_objecten_EHC_20140428.pdf 5_2_Lijst_bruikleengevers_EHC_20140428 ( met contactadressen) 5_3_scenografisch_ontwerp_EHC 13.4 Inventaris_EHC.excel Attest plaatsbezoek.doc
GAC/2014/2433
Blz. 3
Beheerder tot aan sluiting opdracht Naam: GAC/Diensten Adres: Francis Wellesplein 1 te 2018 Antwerpen Contactpersoon: Inge De Groote Telefoon: 03 338 51 96 E-mail:
[email protected] Als een inschrijver in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van dien aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, of er zijn onduidelijkheden / vragen over deze opdracht, dan meldt hij dit onmiddellijk aan de aanbestedende overheid via bovenstaande contactgegevens. Alleszins verwittigt hij haar ten laatste 10 dagen vóór de datum van de openingszitting, tenzij zulks onmogelijk is door de inkorting van de termijn voor ontvangst van de offertes. De aanbestedende overheid oordeelt of de fouten of de leemten voldoende belangrijk zijn om de openingszitting te verdagen en, indien nodig, tot een aangepaste bekendmaking over te gaan. Toepasselijke reglementering 1. De wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘Wet Overheidsopdrachten’. 2. De wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013, hierna genoemd ‘Rechtsbeschermingswet’. 3. Het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘KB Plaatsing’. 4. Het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘KB Uitvoering’. 5. De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en latere wijzigingen. 6. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB) en de Codex Welzijn. De in dit deel weergegeven toepasselijke reglementering is niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 106, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van toepassing gemaakt. Artikel 33 en 156 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 De aanbestedende overheid wijkt af van art. 33 KB Uitvoering met betrekking tot de wijze waarop de vrijgave van de borgtocht gebeurt en van art. 156 KB Uitvoering met betrekking tot de wijze waarop de oplevering zal gebeuren.
GAC/2014/2433
Blz. 4
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de Wet Overheidsopdrachten en het KB Plaatsing en latere wijzigingen.
I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Kunsttransport bruiklenen tentoonstelling EHC "Heilige boeken”. Het afsluiten van een overeenkomst voor de organisatie, planning en uitvoering van het kunsttransport van de bruiklenen heen en terug voor de tijdelijke tentoonstelling “Heilige Boeken. Deze tentoonstelling zal plaatvinden in het najaar 2014 in de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (EHC) in Antwerpen. De opdracht omvat enerzijds het ophalen van de kunstobjecten bij de bruikleengevers en het tentoonstellen van de kunstobjecten in EHC. Anderzijds het inpakken van de tentoongestelde kunstobjecten en deze terugbrengen bij de bruikleengever. In paragraaf III technische bepalingen wordt de opdracht verder toegelicht. De dienstverlener staat in voor de organisatie en management van eventuele begeleiders (= koeriers) van het kunsttransport. Dit houdt ook het vervoer, de overnachting(en) en per diems (=dagvergoeding) in van de koeriers. Data van de tentoonstelling: 19 september 2014 tot 21 december 2014.
I.2 Identiteit van de opdrachtgever Musea en Erfgoed Antwerpen vzw Falconrui 53 2000 Antwerpen
I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, § 2, 1° d (limiet van 207.000,00 euro excl. btw niet overschreden) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.
GAC/2014/2433
Blz. 5
I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen globale prijs. De opdracht tegen een globale prijs is een opdracht waarbij een forfaitaire prijs het geheel van de prestaties van de opdracht of van elke post dekt. De inschrijver is gehouden zijn nettoprijs op te geven in euro voor de diensten vermeld in dit bestek. De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de uitvoering wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Hiervoor moet duidelijk het ten honderd in de offerte worden opgegeven. Standaard wordt een btw-tarief van 21% toegepast. Is op uw dienst een ander btw-tarief van toepassing, dan vult u dat in op bijlage C met een verwijzing naar het toepasselijke wetsartikel uit de btw-wetgeving of een verklaring van de belastingdienst. Inbegrepen in de eenheidsprijzen en globale prijzen van de opdracht zijn m.a.w. alle heffingen welke de opdracht belasten (met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde) en alle kosten en metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, met name maar niet limitatief: 1. de administratie- en secretariaatskosten; 2. de verplaatsings-, vervoerskosten van de bruiklenen, personeel en koeriers 3. alle kosten voor verpakkings- en transportmateriaal en bijkomend materiaal voor het vervoer en de installatie van de werken: liften, stellingen, hoogtewerkers, etc. (niet limitatieve opsomming) 4. de kosten voor de documentatie en technische fiches betreffende de diensten die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist. 5. de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten; 6. de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; 7. de keurings- en de opleveringskosten; 8. Het vervoer, de overnachting, (reis-)verzekering en de ‘per diem’ (dagvergoeding) van de koeriers. Hierbij dient, indien niet nader bepaald in het contract met de bruikleengever, voor overnachting en ‘per diem’ met volgende geraamde standaardkosten excl. btw te worden gerekend: overnachting per koerier per dag aan 90 € per diem per koerier per dag aan 65 € De opgegeven vergoeding voor hotelovernachting is een geschatte waarde. De dienstverlener moet naar eigen inschatting, indien van toepassing, wijzigen. Bij de op te geven prijzen voor alle kosten rond de koeriers (organisatie, reiskosten, hotelovernachting, reisverzekering, per diems) houdt de dienstverlener rekening met alle redelijke redenen, eisen die bruikleengevers kunnen vragen. Daarbij schat de inschrijver volgens zijn goede kennis van het vak het aantal nodige overnachtingen en de uit te betalen ‘per diems’ in volgens de reisweg en het aantal te plaatsen objecten. De inschrijver heeft de mogelijkheid om de bruikleengevers te contacteren voor de nodige informatie / afspraken, zie bijlage 5.2. Bruikleengevers
GAC/2014/2433
Blz. 6
Voor één of meerdere posten in de inventaris heeft de inschrijvers het recht om hiervoor geen prijs op te geven. Het niet opgeven van een prijs voor een bepaald post moet worden gemotiveerd. De inschrijver geeft een prijs rekening houdend met de specificaties zoals opgegeven in bijlagen: 5.1 Objectenlijsten en 5.2. Overzichtslijst per bruikleengever telkens voor het EHC. Volgende kosten dienen niet inbegrepen te zijn in de offerte van de inschrijver: 1)De kosten voor de verzekering van de objecten van ‘nagel tot nagel’ en gedurende de tentoonstellingsperiode dienen niet inbegrepen te zijn in de offerte van de dienstverlener. Deze verzekering sluit de aanbestedende overheid zelf af.
I.5 Prijsonderzoek De aanbestedende overheid zal overeenkomstig artikel 21 van het koninklijk besluit plaatsing, de ingediende offerte(s) onderwerpen aan een prijsonderzoek. Op haar verzoek verstrekken de inschrijvers tijdens de procedure alle nodige inlichtingen om dit onderzoek mogelijk te maken.
I.6 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Juridische situatie van de inschrijver (uitsluitingscriteria) = toegangsrecht Door het enkele feit van deel te nemen aan deze gunningsprocedure, verklaren de inschrijvers op erewoord dat ze zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het KB plaatsing bevinden. De bewijzen over de uitsluitingsgronden van artikel 61 § 2, 1°, 2°, 5° en 6° worden door het bestuur zelf opgezocht voor de Belgische offertes. De Belgische inschrijver dient wel een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie bij zijn offerte te voegen, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door het bestuur uitgereikt zijn. Dit uittreksel kan voor de Belgische inschrijvingen (rechtspersonen) gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG RO – Dienst centraal strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel +32 (0)2 552 27 48 Fax +32 (0)2 552 27 82 E-mail
[email protected]. Omdat de aanbestedende overheid niet bij machte is de bewijzen van de uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse inschrijving, dienen buitenlandse inschrijvers bij hun offerte zelf alle bewijzen over de uitsluitingsgronden aan te leveren. Een inschrijver die niet RSZ-plichtig is (geen personeel, inschrijving door natuurlijke persoon, etc…), moet een eigen verklaring op eer bijvoegen waarin hij verklaart waarom hij niet RSZ-plichtig is. Aandachtspunt: wanneer de inschrijver een tijdelijke handelsvennootschap (THV) is, moeten voor elke partner van de THV, de bovenvermelde documenten ingediend worden.
De persoonsgegevens die met het oog op of in het kader van een overheidsopdrachtenprocedure door een kandidaat of inschrijver aan de aanbestedende GAC/2014/2433
Blz. 7
overheid worden meegedeeld of worden ingewonnen door de aanbestedende overheid, zijn onderworpen aan de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. De aanbestedende overheid zal deze gegevens verwerken met het oog op de beoordeling en toepassing van de regels inzake de gunning van overheidsopdrachten, in het bijzonder de uitsluitingsgronden zoals hierboven vernoemd. De kandidaat of inschrijver stemt ermee in dat de aanbestedende overheid de relevante persoonsgegevens kan doorgeven aan één of meerdere entiteiten van de Groep stad Antwerpen (zoals omschreven in het collegebesluit van 26 november 2010, jaarnummer 14815) en door deze laatste kunnen aangevoerd worden in het kader van de door hen uitgeschreven overheidsopdrachtenprocedures. Financiële en economische draagkracht van de inschrijver (selectiecriteria) Niet van toepassing Technische bekwaamheid van de inschrijver (selectiecriteria) De inschrijver voegt bij zijn offerte minimum 3 tot maximaal 10 referenties van gelijkaardige opdrachten toe, van de laatste vijf jaar. Minimum 3 van deze opgegeven referenties moeten een waarde van 40.000,00 euro (exclusief btw) hebben. In de lijst wordt vermeld: • De opdrachtgever (privaat- of publiekrechtelijke instantie); • Taken waarop de referentie betrekking heeft; • Het begin en einde van de uitvoering; • Een beknopte omschrijving van de opdracht; • De kostprijs (het opgeven van een grootorde van kostprijs is voldoende). De referenties worden gestaafd met certificaten/getuigschriften van uitvoering voor de belangrijkste opdrachten waaruit de waardering van de respectievelijke opdrachtgever blijkt: •
indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd;
•
indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener.
Wanneer de inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt de inschrijver in zijn offerte voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt.
I.7 Onderaanneming De inschrijver vermeldt in zijn offerte welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt. Conform artikel 12 KB Uitvoering is het inzetten van andere – dan die voorgesteld in de offerte – onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.
GAC/2014/2433
Blz. 8
I.8 Publicatie De registratie als ondernemer op het platform e-Notification wordt sterk aanbevolen. Deze opdracht kan door middel van de registratie worden opgevolgd via een messaging-service. Bij elke wijziging aan de publicatie ontvangt de onderneming dan een e-mail. Op die manier blijft u op de hoogte van alle relevante informatie voor het opmaken en indienen van uw offerte. Als geregistreerde onderneming kunt u automatisch op de hoogte worden gebracht van gepubliceerde overheidsopdrachten die u interesseren, als u een zoekprofiel instelt (bij voorbeeld overheidsopdrachten die onder een bepaalde erkenningscategorie en –klasse vallen). We verwijzen naar de handleiding e-Notification voor ondernemers. Deze handleiding kunt u terugvinden op http://www.publicprocurement.be, onder de rubriek algemeen, e-Procurement, FAQ.
I.9 Vorm, inhoud en ondertekening van de offerte Taal De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands. Vorm en inhoud inventaris De inschrijver vult de prijzen in op het bij het bestek behorende excelformulier “inventaris”. Doet hij dat niet dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Een eventueel afwijkend btw-tarief kunt u invullen op bijlage C. De aanbestedende overheid verbiedt conform art. 84 §2 van het KB Plaatsing het aanpassen van de vermoedelijke of forfaitaire hoeveelheden in de inventaris. De prijs moet opgegeven worden in EURO tot twee cijfers na de komma. Alle kostelementen dienen inbegrepen te zijn in de prijs (hetzij eenheidsprijs, hetzij totale prijs). Kostelementen die op een andere plaats in de offerte vermeld worden zullen door de aanbestedende overheid als niet bestaande worden beschouwd. Ondertekening documenten Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem elektronisch ondertekend via e-Tendering. Een ingescande / geschreven handtekening heeft geen voldoende juridische waarde en wordt dus niet aanvaard. Enkel de digitale handtekening via e-Tendering is rechtsgeldig. Bewijs van het mandaat van ondertekenaar Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden. De offerte die door gemachtigden wordt ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgever of de volmachtgevers voor wie wordt gehandeld. De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Zij kunnen zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. De inschrijver wordt erop gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-Tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd / gemachtigd persoon. GAC/2014/2433
Blz. 9
Buitenlandse bedrijven, kunnen een gekwalificeerde elektronische handtekening bekomen bij een geaccrediteerd leverancier. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Een gescande handtekening is onvoldoende. Lijst van aan te leveren documenten De offerte bestaat minimaal uit volgende documenten:
Ingevuld en ondertekend offerteformulier; Ingevulde en ondertekende inventaris; Document dat het mandaat van de ondertekenaar bevestigt; Uittreksel strafregister; In geval van afwijkend BTW tarief: bijlage betreffende afwijkend BTW tarief; Een kopie van verzekeringspolis(sen) of een offerte hiervoor; De gevraagde informatie voor de beoordeling van de selectiecriteria (zie paragraaf I.6, Technische bekwaamheid van de inschrijver); De gevraagde informatie voor de beoordeling van de gunningscriteria (zie paragraaf I.13). Ondertekend attest plaatsbezoek.
I.10 Indienen van de offerte De offerte dient via elektronische middelen te worden overgelegd. De offerte moet elektronisch ingediend worden via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 § 1 van het KB plaatsing van 15 juli 2011. Bij voorkeur dient de inschrijver zijn volledige offerte (met bijhorende documenten) in via één ZIP-bestand. LET OP! We raden elke inschrijver ten stelligste aan de indieningsprocedure via e-Tendering op voorhand te testen. Daartoe ontwikkelde e-Tendering een demo-omgeving: https://etendemo.publicprocurement.be/ We adviseren om tijdig na te gaan of u beschikt over de vereiste certificaten / eToken om de offerte via e-Tendering te ondertekenen. Meer informatie hieromtrent, kunt u vinden op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-Procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00
I.11 Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes voorzien. Plaats: GAC Secretariaat, Den Bell, Toren 0912-0913, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen Datum: zie titelblad
GAC/2014/2433
Blz. 10
I.12 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
I.13 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 50 De inschrijver doet een prijsvoorstel door de samenvattende inventaris per bruikleengever in te vullen (als bijlage terug te vinden). Dit criterium wordt volgens de regel van drie beoordeeld. 2 Plan van aanpak 45 De inschrijver beschrijft zijn gedetailleerd plan van aanpak, timing en werkmethode voor het transport en de montage van de objecten. In dit plan van aanpak en beschrijving van de werkmethode wordt ondermeer aangegeven hoe de inschrijver de wijze van samenwerking ziet met de opdrachtgever en de wijze van uitwisseling van gegevens. Er wordt ook beschreven welke werkwijze de inschrijver zal hanteren om: - alle objecten op een vlotte manier te verhuizen van de bruikleengevers naar de Nottebohmzaal in de EHC; - de interne verplaatsing binnen de EHC; - de voor de montage van de objecten. Bovendien verwachten wij: a) een uitgewerkte timing volgens de meegeleverde gegevens in het bestek en vooral de bijlagen (objectenlijst, lijst bruikleengevers en al gekende voorwaarden over transport); b) een voorstel van met hoeveel teams en medewerkers per team er zal worden gewerkt; c) een voorstel tot de opgave van beschermingsmaatregelen om schade te voorkomen tijdens het transport (aan te leveren op maximum 6 pagina’s). 3 Materiaal en hulpmiddelen 5 De inschrijver geeft een omschrijving van het specifiek materiaal en van de hulpmiddelen die tot zijn beschikking zijn en waarmee gewerkt zal worden (inpakmaterialen, verpakkingsmaterialen, voertuigen, ladderliften, transportkisten, dozen, middelen om glazen en plexiglazen stolpen te heffen en te verplaatsen …). (aan te leveren op maximum 2 pagina’s) Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. GAC/2014/2433
Blz. 11
I.14 Verplichte opties De onderdelen van de opdracht in de inventaris aangeduid als verplichte optie (#), worden als verplichte optie opgenomen, daar de aanbestedende overheid op dit moment nog in onderhandeling is met de bruikleengever. De aanbestedende overheid is nooit verplicht om een optie te bestellen, noch bij de sluiting, noch tijdens de uitvoering van de opdracht.
I.15 Keuze van offerte Het bestuur kiest de meest voordelige regelmatige offerte. Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het bijgevolg quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte uitgesloten worden. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen kan leiden tot de onregelmatigheid van zijn offerte.
GAC/2014/2433
Blz. 12
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het KB Uitvoering en latere wijzigingen van toepassing.
II.1 Leidend ambtenaar De leiding van en de controle op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door het bedrijf vzw Musea en Erfgoed Antwerpen. De naam van de leidend ambtenaar zal meegedeeld worden na gunning bij het sluiten van de opdracht.
II.2 Verzekeringen De dienstverlener is verplicht om vanaf de toekenning van de opdracht de nodige verzekeringen af te sluiten en deze gedurende de gehele duur van de opdracht in stand te houden en/of te hernieuwen, waarbij zijn aansprakelijkheid gedekt is voor alle materiële en lichamelijk schade naar aanleiding van zijn activiteiten voor de uitvoering van de opdracht. Deze verzekering dient onder andere om alle schade te dekken aan de gebouwen, de inrichtingen, het verhuispersoneel en derden. De dienstverlener voegt een kopie van de aldus onderschreven verzekeringspolis(sen) of een offerte hiervoor bij zijn inschrijving. Voor aanvang van de opdracht dient de dienstverlener de bewijzen en de specifieke condities voor te leggen van de all-risk verzekering die hij heeft afgesloten. De waarborg bedraagt minimaal 100.000,00 € (honderdduizend euro) per schadegeval. De polissen bevatten een clausule op basis waarvan de verzekeringsmaatschappijen zich ertoe verbinden aan de aanbestedende overheid kennis te geven van elke schorsing of verbreking van de polis. Bovenvermelde polissen moeten eveneens een clausule bevatten waarbij alle schadeloosstellingen uit hoofde van de borgen rechtstreeks tot het patrimonium van de opdrachtgever of van de benadeelde derde behoren, vanaf het ogenblik waarop ze door de verzekeraar verschuldigd zijn.
II.3 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden naar Gemeenschappelijke Aankoopcentrale, t.a.v. het secretariaat, Francis Wellesplein 1 te 2018 Antwerpen. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in art. 29 van het KB Uitvoering.
GAC/2014/2433
Blz. 13
De aanbestedende overheid kan zich het recht voorbehouden om ondanks andersluidende bepalingen geen borg te vragen indien voldaan is aan de voorwaarden zoals bepaald in art. 25 § 1, 1° en art. 25 § 1, 3° van het KB Uitvoering.
II.4 Vrijgave borgtocht De dienstverlener richt een verzoek naar de aanbestedende overheid tot vrijgave van de borgtocht. Het verzoek moet per mail gericht worden aan het secretariaat van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale:
[email protected] In bijlage van dat verzoek neemt de dienstverlener het PV van oplevering mee op dat kan bekomen worden conform de modaliteiten zoals vastgelegd in II.8. De aanbestedende overheid verleent binnen de 15 dagen nadat is voldaan aan de modaliteiten zoals bepaald in dit artikel, handlichting aan de instelling waar de borgtocht is gesteld.
II.5 Looptijd De overeenkomst vangt aan op de datum vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Deel 1 van de opdracht transport HEEN (= demontage, transport, plaatsing) moet uitgevoerd worden tussen 8 september 2014 en 16 september 2014. Deel 2 van de opdracht transport TERUG (= demontage, transport, plaatsing) moet worden uitgevoerd worden tussen 22 december 2014 en 6 januari 2015. Enkele bruikleengevers eisen een exact vooraf bepaald heen- of terugtransport of een vroegere terugtransport als binnen deze termijnen. Voor verdere details zie bijlagen 5.1 Objectenlijsten en 5.2 Overzichtslijsten bruikleengevers. Het bestuur behoudt zicht het recht voor om de startdatum en vooropgestelde planningen van de opdracht te wijzigen indien factoren hiertoe dwingen. De dienstverlener zal ten minste 6 weken op voorhand op de hoogte worden gesteld van een gewijzigde startdatum voor de transportperiode HEEN of TERUG. In onderling overleg zal dan een nieuwe planning worden opgesteld teneinde het contractuele evenwicht te herstellen. De dienstverlener kan ten gevolge van wijzigingen in startdatum en/of planningen geen schadevergoeding eisen.
II.6 Opzegmodaliteiten De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de overeenkomst eenzijdig op te zeggen mits het respecteren van een vooropzegtermijn van 3 maanden. De termijn begint te lopen daags na betekening van de opzegbrief.
II.7 Betaling en betalingstermijn Betaling GAC/2014/2433
Blz. 14
De betaling geschiedt per aanvaarde deelprestatie als volgt: 40% na voorbereiding voor transport heen 40% na transportperiode 20% na voltooiing van de opdracht, na opening tentoonstelling 40% na voorbereiding voor transport terug 40% na transportperiode 20% na voltooiing van de opdracht, terechtkomen objecten op afleveradres
Voor de betaling van de door het bestuur verschuldigde som is de dienstverlener verplicht een regelmatig opgemaakte factuur in te dienen uitgedrukt in Euro. De factuur met vermelding van het nummer van de orderbon en het nummer van het bestek moet rechtstreeks overgemaakt worden aan: Musea en Erfgoed vzw Hessenhuis - Boekhouding Falconrui 53 2000 Antwerpen BTW-NR: BE0471.802.654 Betalingstermijn De betaling geschiedt binnen de 30 dagen na de datum van ontvangst van de schuldvordering of factuur. Indien de datum van ontvangst van de schuldvordering of de factuur niet vaststaat, 30 dagen na de datum van het beëindigen van de diensten. Indien de schuldvordering of de factuur eerder wordt ontvangen dan het beëindigen van de diensten, 30 dagen na het beëindigen van de diensten.
II.8 Oplevering Om tot oplevering over te gaan, richt de dienstverlener een verzoek aan de leidend ambtenaar. Binnen de dertig dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.
II.9 Exclusiviteit Deze opdracht verleent de inschrijver geen exclusiviteit betreffende het uitvoeren van opdrachten zoals omschreven in dit bestek.
II.10 Discretieplicht De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in GAC/2014/2433
Blz. 15
geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden.
II.11 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken Onderhavig bestek is onderworpen aan het Belgische recht. Indien enige bepaling van dit bestek niet rechtsgeldig mocht blijken, blijven de overige bepalingen in stand. De ongeldige bepaling zal geacht worden te zijn vervangen door een bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zoveel als mogelijk benadert. Voor alle geschillen zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.
GAC/2014/2433
Blz. 16
III. Technische bepalingen III.1 Duurzaamheid De stad Antwerpen kiest, net zoals de Vlaamse en de federale overheid, voor duurzame overheidsopdrachten waarbij ecologische, sociale en economische criteria opgenomen worden in leveringen, diensten en werken. Duurzaamheid steunt immers op het evenwicht tussen ecologische (Planet), sociale (People) en economische (Profit) principes. Met duurzame overheidsopdrachten wil de stad haar impact op het milieu zoveel mogelijk beperken, rekening houdend met de omstandigheden waarin producten gemaakt worden, een voorbeeldfunctie vervullen en een uitgebreidere markt voor duurzame producten en diensten creëren. De beleidsnota van 2011 “Antwerpen, duurzame stad voor iedereen (vanuit de focus energie en milieu)” stelt dat de stad als organisatie op elk duurzaamheidsthema het goede voorbeeld wil geven door in haar werking maximaal bij te dragen aan de stedelijke duurzaamheidsambities waaronder duurzame overheidsopdrachten. De stad werkte een actieplan duurzame aankopen uit. Zij heeft de ambitie om tegen 2020 100% aandacht te hebben voor duurzame overheidsopdrachten. Dit wil zeggen dat voor alle producten van productgroepen waarvoor duurzaamheidscriteria werden goedgekeurd door hogere overheden deze criteria worden opgelegd. Ook voor overige overheidsopdrachten wordt telkens bekeken of en hoe deze verduurzaamd kunnen worden.
GAC/2014/2433
Blz. 17
III.2 Context De stad Antwerpen realiseert van september 2014 tot eind december 2014 een project met als werktitel ‘Heilige Boeken’. Het richt de aandacht op de drie grote monotheïstische godsdiensten die ruim vertegenwoordigd zijn in de stad: jodendom, christendom, islam. De tentoonstelling toont de verrassende gelijkenissen tussen de drie religies maar respecteert ook de verschillen. Ze zijn zowel gericht op het lokaal als het internationaal publiek en ze presenteren zowel kunsthistorische topstukken als persoonlijke verhalen. Ze omvat ca. 45 objecten tentoongesteld in EHC. De stadsparticipatie vormt een belangrijk onderdeel van het project en bestaat uit een nauwe samenwerking met de erfgoedorganisaties en de geloofsgemeenschappen in Antwerpen en haar 9 districten. De catalogus en het educatief programma ondersteunen de tentoonstelling. In het kader van het project zijn congressen en evenementen in de stad gepland. Er is een samenwerking met de universiteit Antwerpen en met diverse partners in de stad. De historische Nottebohmzaal van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience vormt een ideaal kader voor een tentoonstelling over de “Heilige boeken”. Ze toont een 45-tal kostbare exemplaren van de Tenach, de Bijbel en de Koran. De samenstelling van de teksten, hun vormgeving en de plaats van het boek in de samenleving zijn de belangrijkste thema’s.
III.3 Objecten in bruikleen in de opstelling Een deel van de objecten die zullen worden tentoongesteld komt uit binnenlandse instellingen, maar een groot deel is afkomstig uit musea en bibliotheken in het Europees en internationale buitenland. Voor details zie bijlage 5.2. Overzichtslijst bruikleengevers. De te transporteren objecten bestaan voornamelijk uit: Fragiele, waardevolle, grote boeken en andere gedrukte of handgeschreven werken uit papier en perkament; Enkele religieuze voorwerpen. De objecten worden tentoongesteld in de Nottebohmzaal op de 2de verdieping van EHC, binnen een scenografisch concept van de ontwerpers van KINKORN (zie bijlage 5.3. scenografisch ontwerp EHC). De plannen en het lastenboek voor de scenografie van de opstelling worden op dit moment nog verfijnd. In EHC worden de voornamelijk kostbare boeken en papieren objecten gepresenteerd in, op maat gemaakte, klimaatkasten. Deze kasten zullen voldoen aan hoge technische en functionele eisen en zijn van duurzame karakter in functie van gebruik voor komende (tijdelijke) tentoonstellingen. De uitwerking van het scenografisch concept en de precieze inplanting van de werken wordt meebepaald door de EHC werkgroep met de projectleider, de curatoren, de publiekswerker en medewerkers van Behoud & Beheer. Zij volgen mee op dat de plaatsing van de objecten is afgestemd op de publiekstoestroom en de algemene en specifieke veiligheid van de objecten en de bezoekers. De Behoud & Beheer medewerkers en de Facility medewerkers van EHC staan in voor een constante temperatuur en luchtvochtigheidsniveau met een algemeen aanvaarde marge in de tentoonstellingsruimte en nieuwe klimaatkasten. De Objectenlijst van de tentoonstellingen, GAC/2014/2433
Blz. 18
met opgave van de technische gegevens (bijvoorbeeld afmetingen) en de door de bruikleengever opgegeven verzekeringswaarde vindt u in bijlage onder 5.1.Objectenlijst EHC. Enkele bruikleengevers eisen een specifiek kunsttransportbedrijf en timing voor het transport van hun object. Alle gegevens van de bruikleengevers en specifieke afspraken met betrekking tot transport vindt u in de bijlage 5.2 Bruikleengevers EHC. Voor het transport van objecten en koeriers van en naar bruikleengever, uit Turkije, moet men ermee rekening houden dat het transport per vlucht mogelijk zal/kan gesponsord worden. Er lopen momenteel onderhandelingen voor een sponsorcontract. De kosten voor dit onderdeel van het transport duidt de dienstverlener in zijn offerte apart aan. Indien de sponsorovereenkomst definitief zal worden afgesloten, dienen de door de dienstverlener opgegeven kosten hiervoor te vervallen. Het transport of vervoer naar of vanaf de luchthaven op plaats van vertrek of aankomst is wel ten laste van de dienstverlener.
III.4 Algemeen: gedetailleerde omschrijving van de opdracht III.4.1.1 Voorbereiding van de opdracht en planning
De opdracht omvat alle onderdelen zoals hieronder beschreven: 1) Het contacteren van bruikleengevers voor alle detailafspraken zoals: Transportverpakking van de objecten in bruikleen Afhaal- en transportdata (heen en terug) Alle afspraken rond een eventuele transportbegeleiding door een koerier Het afstemmen en controleren van alle nodige gegevens zo als bijvoorbeeld exact afhaaladres / standplaats van het object (dit is niet altijd gelijk aan het contactadres) 2) Het contacteren van bruikleengevers voor het opmaken van een planning. Hierbij dient rekening te worden gehouden met het feit dat in sommige gevallen een koerier in opdracht van een bruikleengever aanwezig wil zijn bij het transport, het plaatsen (voor de tentoonstellingsopening) en de demontage (na de tentoonstelling). De transportdata zijn te plannen in overeenstemming met de opdrachtgever, de verschillende bruikleengevers en in de mate van het mogelijke volgens de logisch volgorde van plaatsing in de tentoonstelling / klimaatkasten. Bovendien dient ermee rekening worden gehouden dat de vitrines of stopen maar een keer worden geopend en gesloten. Dat betekent dat alle objecten gemeenschappelijk getoond in een vitrine, ook van verschillende bruikleengevers en begeleid door verschillende koeriers, samen moeten worden geplaatst. Dit vraagt vanzelfsprekend enige afstemming in de planning. De dienstverlener maakt een timing op, op basis van de in bijlage terug te vinden inventaris. 3) De organisatie en financiële afhandeling van de verplaatsing van de koeriers, het organiseren en betalen van de hotelovernachting(en) ligt ook ten laste van de dienstverlener, evenals de uitbetaling van de ‘per diems’ van de koeriers en de nodige (reis)verzekering voor de koeriers tijdens de transportbegeleiding. De mogelijke standaardkosten voor deze onderdelen, in zo ver niet anders bepaald in de overeenkomst met de bruikleengever of ingeschat door u als dienstverlener, vindt u terug onder I.4 Prijsvaststelling.
GAC/2014/2433
Blz. 19
III.4.1.2 Uitvoerend deel van de opdracht
4) Het kunsttransport (heen en terug) en arthandling volgens de regels van de kunst van de vaak zeer kostbare objecten voor de tentoonstelling “Heilige boeken” in EHC. 5) Bij de opdracht hoort enerzijds de demontage van de werken bij het ophaaladres en het vakkundige verpakken en anderzijds het vakkundig uitpakken bij het afleveradres. De plaatsing van de stukken zelf in de vitrinekasten zal gebeuren door de koerier en de medewerkers van Behoud en Beheer. Indien nodig, verleent de dienstverlener ondersteuning bij het openen en sluiten van de vitrinekasten. Bovendien haalt de dienstverlener de plexiglazen stolp van de ene niet geklimatiseerde vitrine af en plaatst deze na plaatsing van het object terug op de voorziene presentatietafel. Na afloop van de tentoonstelling staat de dienstverlener omgekeerd in voor de ondersteuning bij het openen en sluiten van de vitrines in EHC en terugplaatsen bij de bruikleengever. De dienstverlener staat eveneens in voor de handling, verpakken en uitpakken volgens de regels van de kunst bij de ophaal- en afleveradressen. Alle mogelijke kosten voor het verpakkingsmateriaal en de transportkisten (daarmee verbonden (tussen)stockagekosten) maken deel uit van de offerte van de dienstverlener. Bovendien zorgt de dienstverlener voor het nodige verhuismateriaal (karren, liften, schaarplateaus, kranen e.d.) voor de uitvoering van de transportopdracht. De demontage omvat het uitnemen van de objecten uit sokkels met stolpen of vitrinekasten in bestaande opstellingen of stockagerekken of andere opslagplaatsen op het afhaaladres. De dienstverlener is erop voorzien om grote glazen of plexiglazen stolpen en vitrines te openen of tijdelijk gedurende de plaatsing van het object te verplaatsen. Dit gebeurt steeds in bijzijn van een projectmedewerker van EHC of een medewerker van Behoud en Beheer. De dienstverlener beschikt hiervoor over het nodige materiaal ter manipulatie / beweging van hierboven vermelde glazen of plexiglazen volumes. Voor meer details over het ontwerp en de opstelling zie bijlage 5.3 scenografisch ontwerp EHC.
Bijkomende informatie: De verzekering van de objecten van ‘nagel tot nagel’ en gedurende de tentoonstellingsperiode wordt af gesloten door de opdrachtgever en zal lopen van 11 augustus 2014 tot en met 20 februari 2015 (definitieve data volgt nog) De beschikbare opslag voor transportkisten en –materiaal op het afleveradres is beperkt. Alle transportmaterialen worden door de dienstverlener terug meegenomen.
III.4.1.3 Werkwijze: algemene uitgangspunten
De dienstverlener voert de opdracht uit als goede huisvader. Een aantal objecten hebben prioriteit in transport, omdat deze nog moeten worden voorzien van een drager of een (boeken)steun door de papierrestaurateur. De definitieve lijst hiervoor is beschikbaar in juni 2014. Bepaalde objecten worden door de bruikleengever (al dan niet in het buitenland) al ingepakt. Zij zorgen hierbij zelf voor het nodige verpakkingsmateriaal. De dienstverlener neemt in dit geval enkel het transport en/of het uitpakken en/of het wegplaatsen van deze verpakte collecties op zich. GAC/2014/2433
Blz. 20
De dienstverlener demonteert en monteert de voorwerpen, in samenwerking of onder toezicht van museummedewerkers. De dienstverlener is verantwoordelijk voor het samenhouden van een object en zijn sokkel en/of steun. Deze sokkels/steun dragen een label waarop het bijhorende objectnummer staat. Geen enkel te verhuizen bestanddeel mag op welke wijze ook beschadigd worden. Alle bestanddelen dienen in hun oorspronkelijke staat terecht te komen in de nieuwe opslagplaats/opstelling. De dienstverlener voorziet voor alle bestanddelen een passende bescherming. Er mag nooit gegooid worden met de museumobjecten. Er mag nooit gestaan of gezeten worden op de museumobjecten. De dienstverlener dient, indien noodzakelijk, voor de nodige parkeertoelatingen te zorgen. Indien er aanpassingen dienen te gebeuren aan het straatmeubilair dient zij daar tevens zelf de nodige toelatingen voor te verkrijgen. Bijkomend dient de dienstverlener rekening te houden met politiereglementen uitgegeven voor manifestaties in de binnenstad die de transporten hinderen of noodgedwongen stilleggen. De dienstverlener respecteert steeds de plaatselijke politiereglementen. Voor meer informatie kijk op http://www.antwerpen.be/docs/Stad/Bedrijven/Integrale_veiligheid/Politiecodex/Politiecodex_2014.pdf . De dienstverlener houdt ook rekening met eventueel slecht weer. Bij vrieskou, sneeuw of regenweer zoekt men naar een geschikte oplossing om de objecten voldoende te beschermen. In geen geval zal toegelaten worden dat de transporten zonder samenspraak met EHC, worden stilgelegd bij slecht weer. Enkel in uitzonderlijke omstandigheden kan EHC beslissen de operatie tijdelijk te staken. De leidinggevende ambtenaar of plaatsvervanger beslist en neemt de verantwoordelijkheid. De dienstverlener dient ervoor te zorgen dat geen enkel gebouw op welke wijze ook beschadigd geraakt en neemt hiervoor de nodige maatregelen. Onder andere liften, trappen, deuren, vloeren, hoeken van wanden, ramen, binnenwanden, circulatiezones, deuromlijstingen, … op zowel het laad- als losadres dienen afdoende beschermd te worden. In geval van beschadiging dient de dienstverlener deze te herstellen op eigen kosten. De dienstverlener dient ook de nodige maatregelen te treffen om bevuiling van de gebouwen te voorkomen. De lift van EHC dient mogelijks gedeeld te worden gedeeld met derden. De liften en trappen in EHC die gebruikt worden, dienen door de dienstverlener voorafgaandelijk volledig beschermd te worden tegen eventuele beschadigingen. De dienstverlener is vrij, zelf een andere manier van verticaal transport voor te stellen (bijvoorbeeld via een buitenlift). Ingebruikname is telkens na goedkeuring door de leidende ambtenaar of zijn vervanger mogelijk. Na de opdracht mag van de dienstverlener geen enkel spoor achterblijven, noch op de laadadressen, noch op de losadressen. Dit impliceert onder meer dat de dienstverlener al haar verpakkingsmaterialen terug dient mee te nemen.
GAC/2014/2433
Blz. 21
III.4.2 Organisatie van het team Teneinde een perfecte coördinatie en toezicht te behouden tijdens de verhuis en de montage, dient de dienstverlener een projectleider en een plaatsvervangende projectleider aan te wijzen. De projectleider en de plaatsvervangende projectleider kunnen perfect communiceren in het Nederlands. De leidend ambtenaar of de door de aanbestedende overheid aangestelde coördinator, kan op elk ogenblik tussenkomen indien indien het goede verloop van de werken in het gedrang komt. Elk abnormaal, gevaarlijk of zelfs maar onvoorzien element dat eventueel optreedt in de loop van de taken, moet worden meegedeeld aan de leidend ambtenaar of aangestelde coördinator van de aanbestedende overheid binnen de kortst mogelijke termijn en onmiddellijk schriftelijk worden bevestigd. De leidend ambtenaar of aangestelde coördinator van de aanbestedende overheid neemt op dat ogenblik de beslissing die zich opdringt. De leidend ambtenaar of coördinator wijst zijn aansprakelijkheid van de hand in het geval dat deze bepaling niet wordt nageleefd. De dienstverlener en zijn werknemers dienen het nodige respect te tonen voor de te verhuizen en te monteren kunstobjecten. Deze dienen met de nodige zorg, bescherming en voorzichtigheid behandeld te worden. Elke werknemer dient doordrongen te zijn van het besef dat elk kunstobject onvervangbaar is.
III.4.3 Opvolging, controle en overleg Van de dienstverlener wordt verwacht dat hij een engagement aangaat om flexibel te zullen meewerken aan het tot stand brengen van de samenwerking. De omvang van de opdracht impliceert dat het engagement dient te worden aangegaan voor een volgens de aanbestedende overheid adequate vervulling van de opdracht, inclusief deelnames aan vergaderingen, enz. Er zullen af en toe overlegmomenten georganiseerd worden tussen de tentoonstellingswerkgroep van EHC en de dienstverlener om het verloop van de werkzaamheden, de timing van de planning en dergelijke te bespreken. De dienstverlener maakt de verslagen van deze overlegmomenten op. Indien de opdrachtgever na 5 werkdagen geen opmerkingen geeft, mag het verslag als goedgekeurd worden beschouwd. De aangestelde projectleider en plaatsvervangende projectleider, aangeduid door de dienstverlener, dienen beiden volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn om namens de dienstverlener op te treden. De projectleider of plaatsvervangend projectleider is verantwoordelijk voor de coördinatie en projectmanagement en dient steeds beschikbaar te zijn voor overleg. Deze personen beschikken over een ruime ervaring op het gebied van het organiseren, plannen en uitvoeren van kunsttransporten en montages. Gelijktijdig met deze transport- en montageopdracht zullen nog een aantal andere opdrachten plaats vinden (inrichting tentoonstellingszalen, monteren van binnengekomen papieren objecten, opmaken boekensteunen op maat door papierrestauratoren, installeren van multimedia, uitlichten van de gepresenteerde objecten enz….) Het garanderen van het goede verloop van al deze aspecten vergt goede communicatie en flexibiliteit van alle betrokken partijen.
GAC/2014/2433
Blz. 22
III.4.4 Werktijd De werkzaamheden zullen gebeuren tussen 8.00u en 17.00 u, behalve op zater-, zon- en feestdagen en stedelijke brugdagen. Deze uren zijn te respecteren. In uitzonderlijke gevallen kan er in onderling overleg tussen opdrachtgever en dienstverlener worden overeengekomen om ook buiten deze uren of dagen te werken.
III.4.5 Beveiliging De beveiliging tijdens de interne en externe transporten is de verantwoordelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener is verantwoordelijk voor het bewaken en goed afsluiten van alle gebruikte poorten en deuren tijdens het laden en lossen. Geen enkel te verhuizen bestanddeel mag op straat of op een voor het publiek toegankelijke plaats onbewaakt achterblijven.
III.4.6 Verpakkings, transport- en montagematerialen III.4.6.1 Algemeen
De dienstverlener zorgt voor het nodige verpakkingsmateriaal van de objecten die door hem verpakt worden en zorgt voor het nodige transportmateriaal. De keuze van verpakkings- en transportmateriaal gebeurt in goed overleg met de bruikleengever. De dienstverlener neemt na de verhuisoperatie al het eigen gebruikte verpakkings- en transportmateriaal terug mee. Ook de tussentijdse afvoer van overbodig materiaal gebeurt door de dienstverlener. De dienstverlener voorziet voor de ingekaderde werken een ophanging aan de wanden of schuine presentatievlakken, met een vergrendeling voor de veiligheid. Het is de opdracht van de dienstverlener om bij de ophanging van de werken, de voorziene vergrendeling te gebruiken.
GAC/2014/2433
Blz. 23
III.4.6.2 Verpakkingsmateriaal
De gebruikte verpakkingsmaterialen moeten zuurvrij zijn en geëigend zijn voor museale voorwerpen. De verpakking dient adequate bescherming te bieden aan objecten. Het gebruikte verpakkingsmateriaal moet het object voldoende bescherming bieden tegen schokken en bij organische materialen een buffer vormen tegen klimaatwisselingen. De verpakkingstijd dient zo minimaal mogelijk te zijn. Verpakkingsmaterialen mogen geen voor een object schadelijke dampen afscheiden of het object beschadigen (schuren, haken en dergelijke). Onverhoopt loskomende delen van de objecten moeten door de verpakking opgevangen worden. De materialen moeten passen bij het specifieke object.
III.4.6.3 Transportmateriaal
Al het benodigde materiaal voor de manipulatie en transport van de goederen (verhuisliften, karretjes, duveltjes, rolcontainers, verhuisauto’s, enz.) dient in voldoende mate voorzien te worden door de dienstverlener. Al het transportmateriaal moet voldoen aan de museale normen ter zake. III.4.7 Timing De aangestelde firma stelt na toekenning van de opdracht een gedetailleerd draaiboek en planning op in afspraak met de bruikleengevers en de opdrachtgever en volgens een logisch wijze van plaatsen van de objecten rekening houdend met het opstellingsplan. Hij legt deze planning ter goedkeuring voor aan EHC. De voorgestelde timing moet binnen de gevraagde begin- en einddata passen zoals opgegeven in hoofdstuk “II.5 Looptijd” van dit lastenboek en de specifieke informatie per bruikleengever met betrekking tot transport in bijlage 5.2. Bruikleengevers EHC. Alle in de inventaris opgenomen bruikleengevers dienen te worden opgenomen in timing voor het voor deze volledige opdracht. De dienstverlener dient in de planning rekening te houden met specifieke wensen van de bruikleengever en de opdrachtgever. Stukken die nog moeten worden gemonteerd door de papierrestaurator of moeten worden voorzien van een op maat gemaakte steun, dienen bijvoorbeeld vroeger toe te komen op het tentoonstellingsadres.
GAC/2014/2433
Blz. 24
III.4.8 Technische beschrijving gebouw III.4.8.1 Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (EHC), Nottebohmzaal
Adres: Hendrik Conscienceplein 4, 2000 Antwerpen, Nottebohmzaal, 2de verdieping. Plaats GELIJKVLOERS Voordeur: Hendrik Conscienceplein 4, 2000 Antwerpen Dubbele tussendeur Liftkooi VERDIEPING 2 Aan lift Gang secretariaat Deur (open) NBZ
Maten in mm (BxHxD) 1950 x 2850 1710 x 2050 890 x 2000 x 2000 910 890 x 2050 860 x 2050
Indien het nodig is, om van de tweede verdieping, via een bureau, naar de preciosa te gaan is de smalste doorgang 760mm breed en 2050mm hoog. Zie ook grondplan tentoonstellingsruimte en scenografisch opstellingsplan in bijlage 5.3.
III.5 Optioneel plaatsbezoek en infosessie e-Tendering Plaatsbezoek
Voor de kandidaat inschrijvers wordt er op 23 mei in het EHC een plaatsbezoek georganiseerd. We starten om 9.15 uur en eindigen om 10 uur. Bij uw aankomst in het EHC mag zich aanmelden bij de balie. Komt u met de wagen?, tot 11 uur mag u uw voertuig parkeren op het Hendrik Conscienceplein aan het EHC. Mag ik uw vragen uw aanwezigheid ten laatste tegen 21 mei te bevestiging via
[email protected] en
[email protected] Vergeet niet het attest plaatsbezoek af te printen en in het EHC te laten ondertekenen. Dit ondertekend document voegt u bij uw offerte toe (is als bijlage toegevoegd bij dit bestek).
Infosessie e-Tendering
De infosessie zal plaatsvinden in het MAS/ Museum aan de Stroom, Hanzestedenplaats 1, 2000 Antwerpen. Deze infosessie start om 11 uur en eindigt om 12 uur. Bij uw aankomst in het MAS mag zich aanmelden aan de ticketbalie. Komt u met de wagen?, dan kunt u uw voertuig parkeren op de Godefriduskaai of Van Schoonbekeplein.
GAC/2014/2433
Blz. 25
III.5.1.1 Plaatsbezoek en startvergadering
Vooraf aan het uit te voeren transport dient de transporteur een plaatsbezoek te brengen aan EHC en de Nottebohmzaal. De relevante doorgangen, liften en routing binnenin het gebouw dienen tijdens het plaatsbezoek te worden bevestigd en nagemeten. Bovendien kunnen er tijdens het plaatsbezoek bijkomende vaststellingen worden gedaan met betrekking tot routing transport en dergelijke. De dienstverlener zorgt ook op het afhaaladres bij de bruikleengever voor een veilige transport binnenin het gebouw. Indien nodig, in overleg met de bruikleengever en opdrachtgever, wordt ook aan het afhaaladres een voorafgaande plaatsbezoek gebracht. Dit vooral bij transporten van grootte, zware en fragiele stukken. De startvergadering vindt plaats na de gunning van de opdracht. Deze zal waarschijnlijk eind juni plaatsvinden. III.5.2 Veiligheid en hygiëne De inschrijver zal volgende zaken naleven: de vigerende wetten en reglementen inzake veiligheid en hygiëne; de aanvullende voorwaarden inzake veiligheid en hygiëne niet noodzakelijk bij de vigerende wetten of reglementen opgelegd, maar onontbeerlijk om het objectief van het voorkomingsbeleid te realiseren; de aanvullende eisen inzake veiligheid en hygiëne opgelegd door het diensthoofd van de interne dienst voor preventie en bescherming en de arbeidsgeneesheer. De arbeidsmiddelen dienen van een degelijke kwaliteit en stabiel uitgevoerd te zijn. Zij moeten verder eenvoudig en handig van bediening zijn en didactisch uitgerust. De dienstverlener moet de veiligheidsvoorschriften die gelden op de verschillende locaties nauwgezet te respecteren.
Aparte bijlagen bij III. Technische bepalingen Alle bijlagen (5.1.Objectenlijst, 5.1.b.Afbeedlinglijst_objecten, 5.2.Bruikleengevers, 5.3. Scenografisch_ontwerp) geven de actuele stand van zake weer op moment van publicatie van dit bestek en zullen in de komende weken nog licht wijzigen. Zoals aangegeven in de kolom “STATUS bruikleen” in de Inventaris zijn nog niet alle bruiklenen definitief toegezegd. 5_1_objectenlijst_EHC_20140428 5_1_b_ Afbeeldinglijst_objecten_EHC_20140428.pdf 5_2_Lijst_bruikleengevers_EHC_20140428 ( met contactadressen) 5_3_scenografisch_ontwerp_EHC 13.4
GAC/2014/2433
Blz. 26
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER GAC/2014/2433 PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “KUNSTTRANSPORT BRUIKLENEN TENTOONSTELLING EHC "HEILIGE BOEKEN" ” Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.)
GAC/2014/2433
Blz. 27
Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de som van: (in cijfers, inclusief btw) ................................................................................................................................................... (in letters, inclusief btw) ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... (in cijfers, exclusief btw) ................................................................................................................................................... (in letters, exclusief btw) ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
GAC/2014/2433
Blz. 28
Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. .
Verklaring op eer Ik verklaar/Wij verklaren op eer dat wij ons niet bevinden in een uitsluitingssituatie zoals voorzien in artikel 61§ 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Ik verbind mij/Wij verbinden ons om, op vraag van de aanbestedende overheid, de noodzakelijke documenten en bewijzen te bezorgen. Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.
Gedaan te ..................................................................................................................................... De ................................................................................................................................................ De inschrijver,
Handtekening: ............................................................................................................................... Naam en voornaam: ....................................................................................................................... Functie: ......................................................................................................................................... GAC/2014/2433
Blz. 29
Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
GAC/2014/2433
Blz. 30
BIJLAGE B : VERBINTENIS IN DE ZIN VAN ARTIKEL 74 KB 15/07/2011 GAC/2014/2433 Een kandidaat of een inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval toont hij de aanbestedende overheid aan dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen, door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de kandidaat of inschrijver dergelijke middelen ter beschikking te stellen.(artikel 74 KB 15 juli 2011)
(gegevens entiteit op wiens draagkracht de kandidaat/inschrijver zich beroept) Naam rechtspersoon/natuurlijke persoon (1) …………………………………….................... gekend onder ondernemingsnummer ……………………………………………… (indien rechtspersoon) met adres te …………………………………………………………………………………….. vertegenwoordigd door ……………………………………………………………………………………
op wiens draagkracht beroep wordt gedaan door (gegevens kandidaat/inschrijver) Naam inschrijver(2) …………………………………….................... gekend onder ondernemingsnummer ……………………………………………… (indien rechtspersoon) met adres te …………………………………………………………………………………….. vertegenwoordigd door …………………………………………………………………………………….
verbindt er zich toe om, in het geval dat bovenvermelde opdracht wordt toegewezen aan de kandidaat/inschrijver, hij/zij de nodige middelen – waarop de kandidaat/inschrijver zich voor de kwalitatieve selectie op beroept – ter beschikking stelt tot goede uitvoering van deze opdracht. Opgesteld te ………………………………… Entiteit op wiens draagkracht beroep wordt gedaan (1) ………………..……………(handtekening) ……………………………..…(naam) ……………………………..(hoedanigheid)
GAC/2014/2433
Kandidaat inschrijver (2) ……………………………(handtekening) …………………………………(naam) ……………………………(hoedanigheid)
Blz. 31
BIJLAGE C: VERKLARING OMTRENT TOEPASSELIJK BTW-TARIEF Kunsttransport bruiklenen tentoonstelling EHC "Heilige boeken” (GAC/2014/2433)
Ondergetekende : …………………………………………………………………………. Hoedanigheid : ………………………………………………………………….................. Firma: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………..straat, nr. …………………….. …………postcode ……………………………………………..………….plaats
Verklaart dat op basis van ………………(invullen wetsartikel) volgende posten uit de inventaris een verlaagd btw-tarief van toepassing is: Postnr……, omschrijving………………………………………….BTW-tarief……………% Post………………………………………………………….BTW-tarief……………% Post………………………………………………………….BTW-tarief……………% Post………………………………………………………….BTW-tarief……………% Post………………………………………………………….BTW-tarief……………% Ik voeg eveneens een verklaring van de belastingdienst bij waaruit de toepasselijkheid van het verlaagd btw-tarief blijkt. Opgesteld te …………………………………
…………………..……………………………..(handtekening) ……………………………..…………………..(naam)
GAC/2014/2433
Blz. 32
