201410

Vzw GZA GasthuisZusters Antwerpen

OPDRACHTDOCUMENT HRIS - Planning tijdsregistratie-zelfroosteren (WZG en GZA) GH/PD/201410

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Inhoudstafel 1. Algemene Inlichtingen ............................................................................................................................................................... 3 1.1. Aanbestedende overheid .................................................................................................................................................. 3 1.2. Voorwerp van de opdracht ................................................................................................................................................ 3 1.3. Aard van de opdracht ....................................................................................................................................................... 4 1.4. Wetgeving ......................................................................................................................................................................... 4 1.5. Gunningswijze .................................................................................................................................................................. 4 1.6. Procedureverloop ............................................................................................................................................................. 5 1.7. Communicatie ................................................................................................................................................................... 5 1.8. Informatie .......................................................................................................................................................................... 5 1.9. Informatievergadering ....................................................................................................................................................... 6 1.10. Toekenning van SPOC door de aanbieder .....................................................................................................................6 2. Administratieve bepalingen ....................................................................................................................................................... 7 2.1. Toegangsrecht .................................................................................................................................................................. 7 2.2. Financiële en economische draagkracht .......................................................................................................................... 7 2.3. Technische en beroepsbekwaamheid .............................................................................................................................. 8 2.4. Vormvereisten ................................................................................................................................................................... 9 2.5. Indiening ........................................................................................................................................................................... 9 2.6. Documenten ................................................................................................................................................................... 10 2.7. Voorstelling van de inschrijving ...................................................................................................................................... 10 3. Technische bepalingen ........................................................................................................................................................... 11 4. Bijlagen ................................................................................................................................................................................... 18

HRIS - Planning tijdsregistratie-zelfroosteren (WZG en GZA)

Pagina 2

1. Algemene Inlichtingen 1.1. Aanbestedende overheid Vzw GZA GasthuisZusters Antwerpen Oosterveldlaan 22 2610 Wilrijk België Aanbestedende dienst:

Aankoopdienst

1.2. Voorwerp van de opdracht Perceel titel: Beschrijving:

HRIS De GZA ziekenhuizen en woonzorgcentra (in wat volgt afgekort als GZA) is op zoek naar een totaaloplossing voor haar personeelsplanning waarbij zowel planning, tijdsregistratie, tijdsinterpretatie (pre-payroll) als zelfroosteren ondersteund worden. Het systeem moet interfaces naar nevensystemen en het sociaal secretariaat toelaten. De implementatie van dit project zal, gezien de omvang, door GZA op gefaseerde wijze worden aangepakt. De inschrijver doet een voorstel waarin een gefaseerde uitrol over de GZA-groep mogelijk is. in eerste instantie zal de implementatie en migratie starten bij de Woonzorggroep, gevolgd door enkele specifieke ziekenhuisdiensten.

Algemene vereisten:

De oplossing moet rekening houden met het bestaande personeelsbeheersysteem “X-tend” van SD Worx Kenmerken van de oplossing: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Invoer en beheer van data, koppeling van data, import en export Zelfroosteren Planning Workflow management; Budget & Controle voor KPI gebaseerd plannen (euro’s en/of uren) Geavanceerde rapportages Payroll Pre-processing Real-time, multi-site, multi-user Beheerst de Belgische sociale wetgeving. Geïntegreerde tijdsregistratie

De inschrijver dient zijn oplossing in detail te beschrijven. Zowel voor de beheerders (business en ICT) bij GZA als voor de gebruikers moeten de mogelijkheden en procedures duidelijk zijn. De inschrijver geeft specifiek weer hoe de opdrachtgever zal ondersteund worden op het vlak van: ● ●

projectwerking advies bij het formuleren en beheren van bezettingseisen, groepen/teams, werkplekken, shiften, competenties, contractvormen, werkcyclussen, individuele voorkeuren, …

● ● ● ●

configuratie van rechten en instellingen naar wens van de opdrachtgever het koppelen met hardware (o.a. tijdklok, server,…) vorming en opleiding (beheerders/gebruikers/planners/ICT) het aanbieden van een helpdesk.

De inschrijver zal in de eerste fase van kandidatuurstelling onder andere een reeds gerealiseerd project moeten documenteren alsook presenteren aan de stuurgroep. Hierin moet de competentie van de leverancier aangaande functionaliteit van het aangeboden pakket alsook de competentie als implementator naar boven komen.


Pagina 3

Beschrijving van de verschillende verplichte modules:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planning Zelfroosteren Tijdsregistratie Pre-payroll Interfacing Visie op migratie

De inschrijver mag een of meerdere bijkomende modules voorstellen als vrije variant. Een vrije variant mag enkel worden ingediend indien tevens een basisofferte wordt ingediend die op technisch vlak beantwoordt aan de technische voorschriften van het bestek.

1.3. Aard van de opdracht Het geheel van de opdracht wordt beschouwd als een aanneming van:

Diensten

Perceel titel: HRIS Aard: Diensten

1.4. Wetgeving Op deze aanneming is de volgende wetgeving van toepassing:

● ● ● ●

De Wet van 15 juni 2006 en latere wijzigingen en aanvullingen betreffende de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen en aanvullingen betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen en aanvullingen betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; De Wet van 17 juni 2013 en latere wijzigingen en aanvullingen betreffende de betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Het Belgische recht is van toepassing voor de interpretatie van de contractuele clausules en voor het bepalen van de rechten en plichten die niet door deze clausules geregeld zouden zijn. De berichten en terechtwijzingen, bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen en Europees Publicatieblad en die betrekking hebben op deze opdracht, maken integraal deel uit van de bestekbepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en ermee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.

1.5. Gunningswijze Gunningswijze:

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking

De onderhandelingsprocedure met naleving van de bekendmakingsregels is gewenst omdat de aard van de dienst zodanig is dat de specificaties van de opdracht niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen bepaald worden om de toewijzing toe te laten volgens de procedure via aanbesteding of offerteaanvraag. Gelet op de breed opgevatte opdracht en de wens van de opdrachtgever een zo breed mogelijke concurrentie te verzekeren, kan op dit ogenblik niet met voldoende nauwkeurigheid omschreven worden wat de te verwachten prestaties zijn en de hiervoor noodzakelijke instrumenten. Bij continue evaluatie en aanpassing van de configuratie is onderhandelen een absoluut essentieel onderdeel van de aankoopprocedure teneinde tot een BAFO (Best And Final Offer) te komen. Een te strakke omschrijving van de bestekeisen (nodig voor de vergelijking van de offertes bij een offerteaanvraag of een aanbesteding) houdt het risico in om bepaalde aanwezige oplossingen in de markt uit te sluiten. Zo zal het aantal mogelijke alternatieven slechts bepaald kunnen worden na een grondig onderzoek van de offertes. Dit kan een determinerende invloed hebben op de aard en de omvang van de prestaties. Evenmin is thans met zekerheid te bepalen of, en zo ja welke, er bijkomende prestaties zijn die de inschrijver moet uitvoeren om aan de bestek eisen te voldoen. Nieuwe werken of diensten, bestaande uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten kunnen binnen de voorwaarden van artikel 26 §1, 2°, b) van de Wet van 15 juni 2006 gegund worden aan de aannemer die onderhavige opdracht toegewezen heeft gekregen. HRIS - Planning tijdsregistratie-zelfroosteren (WZG en GZA)

Pagina 4

Aanvullende leveringen die ofwel bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, kunnen binnen de voorwaarden van artikel 26 §1, 3°, b) van de Wet van 15 juni 2006 gegund worden aan de aannemer die onderhavige opdracht toegewezen heeft gekregen.

1.6. Procedureverloop De gunningprocedure bestaat uit twee fasen. De eerste fase omvat de selectie van kandidaten. De betrouwbaarheid en geschiktheid van de kandidaten worden onderzocht op basis van het toegangsrecht, de toepasselijke selectiecriteria en andere voorwaarden bepaald in dit bestek. De geselecteerde kandidaten worden verzocht hun offerte in te dienen op basis van het bestek gevoegd bij de uitnodiging. In fase 1 is deze offerte echter informatief van aard. Enkel aanbiedingen die boven de financiële draagkracht van de aanbestedende overheid liggen, zullen niet in aanmerking genomen worden. Samengevat is het de bedoeling om in deze fase enerzijds op high level niveau na te gaan of de aanbieder een geschikte oplossing binnen zijn productportfolio kan aanbieden en anderzijds om onze verwachtingen daar waar noodzakelijk, aan te passen aan de opportuniteiten/beperkingen die zich in de markt manifesteren. De tweede fase omvat de beoordeling van de offertes. De offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid en op grond van de toepasselijke gunningcriteria. Deze gunningscriteria zullen betrekking hebben op zowel prijs TCO, kwaliteit (applicatie (gebruiksvriendelijkheid voor zowel eindgebruiker alsook op niveau van onderhoud en schaalbaarheid), implementatie, opvolging). De weging van deze factoren zal kenbaar gemaakt worden in fase 2 en zal de resultante zijn van het voortschrijdend inzicht verworven door de opdrachtgever tijdens fase 1. Na de eerste beoordeling zullen de onderhandelingen gestart worden met één, meerdere of alle inschrijvers. Er zullen één of meerdere onderhandelingsrondes gehouden worden, afhankelijk van de inhoud van de voorstellen van de inschrijvers. De opdrachtegever behoudt zich het recht voor om bijkomende inlichtingen en verduidelijkingen te vragen en om tijdens de onderhandelingen voorgestelde zaken te weigeren, een aanpassing ervan te vragen of bepaalde voorwaarden op te leggen, evenals de mogelijkheid van een eigen inbreng in de onderhandelingen. Voormelde handelingen gebeuren steeds rekening houdend met hetgeen het bestek oplegt en met in acht name van de beginselen van behoorlijk bestuur. De inschrijver met de meest voordelige offerte zal de opdracht toegewezen krijgen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te wijzen en een nieuwe procedure te lanceren. De opdrachtgever zal een wachttermijn van 15 kalenderdagen in acht nemen vooraleer de gunningbeslissing ter kennis te brengen van de gekozen inschrijver. Tijdens deze termijn hebben de niet-geselecteerde en niet-gekozen inschrijvers de mogelijkheid om de schorsing te verzoeken van de gunningbeslissing bij de bevoegde rechterlijke instanties.

1.7. Communicatie Ta(a)l(en) waarin alle communicatie (zowel in woord als in schrift) tussen de betrokken partijen zal gebeuren: Nederlands

1.8. Informatie De kandidaat-inschrijvers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen over de procedure en de opdracht. De aanbestedende overheid zal de antwoorden aan iedereen die het bestek opgevraagd heeft, bezorgen. De antwoorden vormen samen met het bestek de basis voor de offerte. GZA hanteert hierin de volgende methodologie.

1. 2. 3.

Vragen worden op weekbasis verzameld. Afhankelijk van de complexiteit van de vraagstelling worden deze, door de GZA contactpersonen van dit dossier, intern gedelegeerd aan de betrokken specialist. Het intern ontvangen antwoord wordt intern door de werkgroep gevalideerd.


Pagina 5

4.

Uiterlijk op het einde van de werkweek zal elke inschrijver een overzicht krijgen van de intern gevalideerde antwoorden. Vragen waarvan de antwoorden nog niet gevalideerd werden worden de week nadien vrijgegeven.

contactpersoon/personen: voor vragen m.b.t. functionaliteit : Tania Schuddinck - [email protected] voor vragen m.b.t. procedureverloop : Geert Heyrman - [email protected] Contactpersoon/personen aan wie de vragen gesteld moeten worden:

1.9. Informatievergadering Er zal een informatievergadering worden georganiseerd. Tijdens dit overleg zal de opdrachtgever enerzijds de doelstellingen schetsen van dit dossier, anderzijds zal ze de mogelijkheid geven om vragen te beantwoorden. De kandidaat-inschrijvers dienen ten laatste tegen 4/11/2014 hun vragen schriftelijk over te maken aan de contactpersonen gebonden aan dit dossier. ([email protected], [email protected]) De opdrachtgever zal de antwoorden aan iedereen die het bestek opgevraagd heeft, bezorgen. De antwoorden vormen samen met het bestek de basis voor de offerte. Datum:

07-11-2014

Tijdstip: 15:00u

Locatie:

Huis Claes (raadzaal) - St. Vincentiusstraat 12,2000 Antwerpen

Overleg zal 2 uur in beslag nemen. (15:00 tot 17:00 uur)

1.10. Toekenning van SPOC door de aanbieder Voor het volledige verloop van de procedure, zal de aanbieder voor alle communicatie binnen dit dossier, intern een SPOC (single point of contact) aanduiden dewelke de opdrachtgever kan aanspreken. Het staat de aanbieder vrij om afhankelijk van de materie andere medewerkers toe te wijzen aan dit project. Het projectoverzicht is echter de verantwoordelijkheid van de SPOC. Deze is verantwoordelijk om de vragen die de opdrachtgever heeft intern te verdelen naar de geëigende medewerkers. Bij de uiteindelijke gunning van de opdracht, zal de opdrachtnemer deze "SPOC" als verder contactpersoon aanhouden voor de uitrol van het project. (zie "bijlage: Toewijzing SPOC aan GZA).


Pagina 6

2. Administratieve bepalingen 2.1. Toegangsrecht Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1°deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2°omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3°fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4°witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme Overeenkomstig artikel 20 van de wet kan in elk stadium van de gunningprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die: 1°in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2°aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; 3°bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4°bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5°niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62; 6°niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63; 7°zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. Aandachtspunt: De combinatie van kandidaat-inschrijvers moet voor elke deelnemer, de bovenvermelde documenten indienen. Stukken die de kandidaat moet indienen: Modeldocument in bijlage : Toegangsrecht verklaring op eer.

2.2. Financiële en economische draagkracht De kandidaat-inschrijver dient de financiële en economische draagkracht aan te tonen door onderstaande gevraagde referenties. Perceel titel: HRIS Referentie: Balansen, uittreksels uit balansen of jaarrekeningen ●

●

De kandidaat-inschrijver dient de financiële en economische draagkracht aan te tonen door balansen, uittreksels uit balansen of jaarrekeningen van de onderneming van de boekjaren2011, 2012 en 2013. Korte samenvatting van de financiële toestand van de organisatie middels standaard ratio’s rond liquiditeit, solvabiliteit, rendabiliteit en toegevoegde waarde, en dit over de boekjaren 2011, 2012 en 2013. Deze synthese (max 2 A4) dient vergezeld te worden van een verklaring aangaande de evolutie van deze ratio’s over de betreffende periode.De kandidaat-inschrijver dient de financiële en economische draagkracht aan te tonen door balansen, uittreksels uit balansen of jaarrekeningen van de onderneming.

Referentie: Passende bankverklaringen De kandidaat-inschrijver dient de financiële en economische draagkracht aan te tonen door passende bankverklaringen. Referentie: Verklaring betreffende de omzet De kandidaat-inschrijver dient de financiële en economische draagkracht aan te tonen door een verklaring betreffende de omzet van de laatste 3 jaar.


Pagina 7

2.3. Technische en beroepsbekwaamheid De opdrachtnemer zal zijn technische en beroepsbekwaamheid aantonen conform de artikelen 69 tot en met 72 van het KB van 15 juli 2011. Perceel titel: HRIS Referentie: Vakkundigheid en ervaring De opdrachtgever hecht veel belang aan het feit dat de kandidaat in staat moet zijn om een direct en zingevend voorstel te doen en te implementeren dat beantwoordt aan de concrete noden en behoeften. Dit vereist vakkundigheid en ervaring in de materie van personeelszaken, specifieke planning, tijdsregistratie, toegangscontrole en zelfroostering. De kandidaat geeft in een beknopte nota zijn visie en concept, bedenkingen en opmerkingen rond de te gunnen opdracht rekening houdend met de functionele behoeften, de graduele uitbreiding van de componenten en de gefaseerde implementatie er van. De nota bestaat uit maximum 4 pag. A4.

De ingediende documenten worden vertrouwelijk behandeld door de overheid in de verdere procedure. Referentie: Een lijst van de voornaamste diensten. Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.

De kandidaat vermeldt duidelijk per relevante referentie: ● ● ● ● ● ●

De contactgegevens van de lokale overheid Aantal werknemers en aantal locaties bij de betrokken opdrachtgevers Korte beschrijving op welke componenten van de soft- en hardware en op welke aspecten van dienstverlening de referentie betrekking heeft Kostprijs van de soft- en hardware en de kostprijs van de dienstverlening Duidelijke aanduiding of de opdracht uitgevoerd werd als hoofdaannemer of onderaannemer/partner Indien de opdracht uitgevoerd werd als hoofdaannemer, duidelijke aanduiding van het aandeel van eventuele onderaannemers/partners

Referentie: Doeltreffendheid en betrouwbaarheid De opdrachtgever hecht veel belang aan een continue, effectieve en efficiënte dienstverlening, om de uitoefening van hun openbare functies te kunnen garanderen. Van de kandidaat-inschrijver wordt verwacht dat hij zijn doeltreffendheid en betrouwbaarheid aantoont voor de te gunnen opdracht in een beknopte nota, waarin volgende punten behandeld worden: ● ● ● ● ● ●

Korte beschrijving van de onderneming en de eventuele holding waartoe de onderneming behoort : hoofdzetel, andere vestigingen, activiteit(en) wie is binnen de onderneming verantwoordelijk voor de te gunnen opdracht, wie zorgt voor de daadwerkelijke aansturing ? wordt er beroep gedaan op externe partners en zo ja voor welke prestaties ? indien beroep gedaan wordt op partners, wat is het samenwerkingsverband tussen de onderneming en deze partners (onderaannemer, holding, leveranciers , ….) hoe lang wordt er al samengewerkt met de externe partners ? op welke vlakken ? Andere elementen waarvan de inschrijver van mening is dat ze terzake doen.

De nota bestaat uit maximum 4 pag. A4. Referentie: Studie-en beroepskwalificaties van het team en de personeelsbezetting Het in te zetten team moet voldoende in aantal zijn, stabiel in samenstelling en multidisciplinair om de verschillende taken van de opdracht naar behoren te kunnen vervullen. De kandidaat vermeldt:

● ● ●

Het aantal teamleden dat ze aan een opdracht van deze grootte orde wenst toe te wijzen Geeft een overzicht van de verdeling tussen conceptuele en uitvoerende taken binnen het projectteam het aantal backup (conceptueel en uitvoerend) voor het team HRIS - Planning tijdsregistratie-zelfroosteren (WZG en GZA)

Pagina 8

De kandidaat vermeldt per teamlid:

● ● ● ●

De persoonlijke gegevens (CV) De uitgeoefende functies binnen de onderneming met datums De taak waarvoor hij verantwoordelijk zal zijn bij toekenning van de opdracht (visie&concept, levering en implementatie, ondersteuning sociale wetgeving, service en onderhoud, …) De gevolgde studie en relevante ervaring (waarin en hoelang en dit zowel extern en extern) ifv de opgedragen taak

Aandachtspunten ● ●

Indien de kandidaat een THV (tijdelijke vereniging) is, moeten minstens in hoofde van één van de leden van de THV de gevraagde referenties ingediend worden. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de financiële draagkracht van de inschrijvers te beoordelen aan de hand van de jaarrekeningen. De opdrachtgever zal deze stukken zelf opvragen.

2.4. Vormvereisten Er moet gebruik gemaakt worden van de bij dit bestek gevoegde formulieren. Indien deze niet gebruikt worden, moet op ieder van de ingediende documenten verklaard worden dat het document conform het bij het bestek behorend model is. De te vermelden verklaring luidt als volgt: 'Ondergetekende, xxx, verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door de aanbestedende overheid verstrekte formulier aanvraag voor deelname/offerteformulier en de samenvattende opmetingsstaat/inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door de aanbestedende overheid vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden.' De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ingevuld en ondertekend. De inschrijver duidt duidelijk aan in zijn offerte welke informatie vertrouwelijk is en / of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag verspreid worden door de aanbestedende overheid. De inschrijver moet elke bladzijde van zijn offerte en de bijlagen, nummeren volgens het principe pagina (huidige pagina) / (totaal aantal pagina's). Dit geldt ook voor de bijlagen.

2.5. Indiening Uiterste datum: 05-12-2014

Uiterste tijdstip: 11:00u

De indiening gebeurt op papier. De indiening via elektronische middelen is verboden. Een papieren versie van de offerte is verplicht. De opdrachtgever verkiest echter eveneens om de indiening in electronische vorm te ontvangen middels PDF, of excell document op digitale drager (cd, dvd of USB). Bij betwistingen geldt steeds de papieren versie. De indiening gebeurt in 3 exemplaren, waarvan 1 origineel en 2 kopieën. De offerte op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: - de datum van de openingszitting, - het besteknummer of het opdrachtvoorwerp en eventueel de perceelnummers. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk 'offerte' wordt vermeld. Dit geheel wordt geadresseerd aan het adres vermeld in de opdrachtdocumenten. De drager overhandigt de offerte aan de persoon die daartoe aangewezen is door de aanbestedende overheid of deponeert ze in de daartoe bestemde offertebus.

Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is HRIS - Planning tijdsregistratie-zelfroosteren (WZG en GZA)

Pagina 9

verzonden. Adres voor indiening: GZA vzw Ziekenhuizen Huis Claes Tav Geert Heyrman St Vincentiusstraat 20 2000 Antwerpen Adres voor opening:

GZA vzw Ziekenhuizen Huis Claes Tav Geert Heyrman St Vincentiusstraat 20 2000 Antwerpen

2.6. Documenten De inschrijver dient de documenten te bezorgen zoals vermeld in de bijlagen. Zie lijst in te dienen documenten. De documenten voor het dossier moeten in de vermelde volgorde alsook gescheiden door tabbladen worden overhandigd. Perceel titel: HRIS

2.7. Voorstelling van de inschrijving De beoordeling van de offerte zal eveneens gebeuren op basis van een presentatie en/of demo. Deze presentatie uit een reëel uitgevoerd gelijkaardig project bij een klant van vergelijkbare grote. U mag indien gewenst de klantgegevens anonimiseren. Uit deze presentatie moet duidelijk blijken dat jullie beschikken over de nodige vaardigheden binnen de domeinen van software implementatie, projectbegeleiding, en deadline gate keeping. De afwegingen die de leverancier ter voorbereiding van een projectimplementatie maakt, zijn eveneens van belang in het evalueren van de geschiktheid van de aanbieder. Bij de indiening van de kandidaatstelling verwacht de opdrachtgever een uitgeschreven plan van aanpak dat u als aanbieder hebt gehanteerd in de uitrol van dit project. De datum wordt hieronder meegedeeld, uur zal later volgen. Bij eventuele wijzigingen, zullen de kandidaat-inschrijvers tijdig op de hoogte worden gebracht van nieuwe locatie, datum of van andere modaliteiten i.v.m. de presentatie en/of demo. Datum: 12-12-2014 Locatie: GZA vzw Ziekenhuizen Huis Claes St Vincentiusstraat 20 2000 Antwerpen


Pagina 10

3. Technische bepalingen In wat volgt geven we een overzicht van de huidige ICT infrastructuur waar de toepassing zal moeten op draaien alsook het overzicht van de verwachtingen die de opdrachtgever stelt ten opzichte van de aan te bieden oplossing. In de Matrix lijst in bijlage zal u kunnen aangeven voor elk onderscheidend punt, in hoeverre uw oplossing kan conformeren (of in basis = geen maatwerk, middels parametrisatie of middels maatwerk). Indien bepaalde functionaliteit nog niet beschikbaar is in het door u aangeboden pakket krijgt u de mogelijkheid om aan te geven binnen welke tijdspanne u zich zou kunnen conformeren. In de tweede fase van deze procedure zal de opdrachtgever meer specifiek informatie vragen aangaande deze punten. (scenario's, documentatie van procedures, ...) Business en ICT architectuur

GZA bestaat uit 1 ziekenhuis met 3 campussen en 9 woon- en zorgcentra. Er worden momenteel 2 planningssystemen gebruikt: PEP (Polypoint / PEP) in het ziekenhuis en in een deel van de woon-zorggroep. PlanExpert in een ander deel van de woon-zorggroep. Momenteel bestaat de totale payroll-populatie uit ongeveer 4000 koppen. Niet-payroll populaties (interims, artsen, vrijwilligers, stagaires, toekomstige werknemers..) moeten ook ingepland kunnen worden. PEP telt momenteel 4200 geadministreerde medewerkers, Planexpert 382. Deze cijfers zijn indicatief. De applicatie wordt geïnstalleerd binnen het GZA ICT netwerk en zal ingebed worden in een gevirtualiseerde infrastructuur. De installatie gebeurt in nauw overleg tussen GZA-ICT en de inschrijver.

De achterliggende database is Microsoft SQL server 2008 of hoger of ORACLE 11G, beide in "Standard Edition". De database wordt bij voorkeur geïnstalleerd binnen het bestaande serverpark. De installatie betreft: ● ● ● ●

Productiesysteem Testsysteem Clients op windows pc’s, portables en op CITRIX Portaalinfrastructuur

De inschrijver tekent in overleg met GZA-ICT het backup, maintenance en disaster-recovery plan uit, zet het op en documenteert het. De inschrijver ontsluit en documenteert het datamodel zodat GZA eventueel additionele interfaces en rapporteringen kan ontwikkelen. De applicatie en zijn interfaces draaien performant, ook in grotere omgevingen. De applicatie kan gebruik maken van Active Directory authenticatie, evenwel zonder gebruik van een single sign-on mechanisme. De applicatie kan gebruik maken van Active Directory groepen om gebruikersprofielen aan te hangen.

De inschrijver geeft inzicht in het beveiligingsmodel van de applicatie.

Planning

1. Het planningssysteem biedt ondersteuning mbt verschillende filosofieën van plannen en zelfroosteren. Voorzieningen en/of afdelingen binnen een voorziening zijn vrij om de voor hen meest geschikte werkwijze te kiezen: ● ● ●

●

De planner start elke periode van een (quasi-)blanco planningsblad en plant de volgende periode manueel in met aan- en afwezigheden. Zelfroosteren is voor de medewerkers niet geïmplementeerd. De planner rolt periodiek (bv. jaarlijks) de volgende planperiode uit aan de hand van pregedefinieerde schema’s en eventuele manuele aanpassingen. Zelfroosteren is voor de medewerkers niet geïmplementeerd. De planner rolt periodiek (bv. jaarlijks) de volgende planperiode uit aan de hand van pregedefinieerde schema’s en eventuele manuele aanpassingen. De medewerkers mogen hun rooster decentraal aanpassen binnen de grenzen van de bezettingsvereisten en de Belgische wertgeving. Medewerkers voeren zowel aan- als afwezigheden in. De planner voert gekende afwezigheden in en stelt de planning open voor de zelfroostercyclus (zie supra zelfroosteren).

2. De planner verwerft inzicht in de financiële gevolgen van de planning.


Pagina 11

● ● ●

Sturing van het aantal in te plannen uren in functie van de zorgvraag Monitoring van het ingezette personeelsbudget voor de planningsmaand. Wat is de impact van bv. het inzetten van een zorgkundige ipv een verpleegkundige op zondag. Is de planning financieel in verhouding tot het vastgelegde budget.

3. Een planner heeft toegang tot een beperkte groep van medewerkers. De inschrijver geeft aan op welke manier deze toegang geregeld kan worden.

4. Een medewerker kan payroll-gerelateerd (bv. een werknemer) of niet payroll gerelateerd zijn (bv. artsen, stagiaires, zelfstandigen, generieke interims). Deze groepen van medewerkers moeten eenvoudig kunnen onderscheiden worden om ze al dan niet door te sturen naar de loonverwerking. 5. De medewerkers zijn ondergebracht in een hiërarchie of planningsgroepof structuur. Een medewerker kan tot meer dan één planningsgroep behoren. 6. Een medewerker werkt volgens een bepaalde kalender, die de te presteren uren per week van de medewerker bepaalt en de vastgelegde feestdagen voor het planjaar bevat: o o o

de standaardkalender (38 uur/week) de ASO (arts-specialist in opleiding) kalender (48 uur/week) de 40-uren kalender (40 uur/week)

7. De planning van medewerkers kan periodiek worden uitgerold aan de hand van vooraf vastgelegde schema’s van aan- en/of afwezigheidsiconen. De schema’s kunnen na uitrol nog verder aangepast worden. Op het planningsblad kan de planner op elke dag zien in de hoeveelste week en weekdag van het schema de medewerker zich bevindt OF de saldoteller (zie supra) kan bekeken worden op een zelf in te stellen datum. 8.Op bepaalde diensten (bv. medisch-technische diensten, labo,…) moet de planning ook aangeven op welke locatie/subdepartement/toestel/taak de medewerker moet werken. Voor elk van deze planningsentiteiten moeten per urenpakket minimale, gewenste en maximale bezettingscriteria kunnen gedefinieerd worden alsook de competenties waarover de medewerkers moeten beschikken om op de planningsentiteit mee te tellen. 9. Een medewerker moet kunnen ingepland worden zonder dat hij meetelt in de evaluatie van de bezettingscriteria (bv. voor stagiaires of medewerkers in opleiding). 10. De planning gebeurt aan de hand van voorgedefinieerde planningsiconen, die door geauthoriseerde gebruikers kunnen geconfigureerd worden. Volgende soorten iconen zijn van toepassing: Aanwezigheidsiconen: niet-glijdende uurroosters (bv. vroege, dag, late, nacht), glijdende uurroosters, onderbroken diensten, interne vorming, vervanging dienstverantwoordelijke, onverwachte opkomst. Afwezigheidsiconen: De opdrachtgever moet in staat zijn om zelf categorieën aan te maken (extra legale verlofdagen, vorming, ....) Momenteel beschikt de organisatie over een 7 tal categorieën.

Wachticonen: geven automatisch aanleiding tot meeruren en meertijd ingeval van verplaatsing, gecombineerd met de juiste toeslagen.

Andere iconen met specifieke definities: bv. transporticonen Combinatie van meerdere aan- en afwezigheidsiconen is mogelijk op 1 dag. 11. Iconen in combinatie met de kalender sturen de duur van het planningsitem, de gekoppelde toeslagen voor onregelmatige prestaties en het automatisch voorstel voor registratie van meeruren vanaf een bepaalde meertijd. De bepaling en de criteria van de meer-tijd kunnen verschillend zijn per type medewerker (bv. gewone medewerker versus kader). 12. Onderscheid in planningsiconen kan visueel gemaakt worden door bv. Letters/cijfers op het icoon, kleur van het icoon, rand en arcering van het icoon….. 13. Iconen kunnen beveiligd worden obv gebruikersgroepen of gebruikersrollen zodat ze bv. niet door de planners, maar wel door bv. personeeladministratie kunnen gebruikt worden. 14. Naast de standaardtellers van het pakket kunnen diverse GZA-tellers geconfigureerd worden zoals: ●

Saldoteller: aantal te presteren uren rekening houdende met wat er in het verleden te veel of te weinig gepresteerd is. De saldoteller kan opgevraagd worden op gelijk welke dag en niet alleen op het einde van de maand.


Pagina 12

● ● ● ● ●

Meerurenteller: alle niet geplande, maar gepresteerde uren. Overurenteller: cfr. Belgische wetgeving Teller Educatief verlof. Teller VA-dagen (eind loopbaan dagen). Teller vakantie

De inschrijver geeft een goed inzicht in de mogelijkheden van de verschillende tellers. 15. Een definitieve planning moet kunnen vastgezet worden conform de Belgische wetgeving (of vroeger). 16. Wijzigingen door medewerkers na het maken van de planning moeten zichtbaar zijn in het systeem bv. wissel tussen 2 medewerkers. Zowel de planner als de aanvragers kunnen de wissel ingeven/aanvragen.

17. Planningsperiodes kunnen voor een deel van de gebruikers op een bepaald ogenblik afgesloten worden.

18. Het systeem moet ten allen tijde conform de Belgische wetgeving opereren.

Zelfroosteren

1. Het roosteren zelf voorziet 3 fasen: ● ● ●

Medewerkers maken individueel hun eigen rooster Medewerkers passen hun rooster aan Planner maakt het rooster rond

Beschrijving functionaliteit, de module Zelfroosteren bevat o.a.: ● ●

● ● ●

Een gebruiksvriendelijke web interface: voor het eenvoudig invullen van de gewenste werktijden. Inzicht in te werken uren: inzichtelijk hoeveel uur de medewerker zichzelf kan inroosteren. Daarnaast is het bijvoorbeeld mogelijk om het restant verlof te tonen, het teveel of te weinig gewerkte uren van de voorbije periode(n) Resultaten zichtbaar voor planner: aan het einde van iedere ronde zijn de resultaten zichtbaar, zodat m.b.v. horizontale en verticale tellingen bijgehouden kan worden wat de vorderingen zijn in het rooster. Puntensysteem: dit maakt het o.a. mogelijk om de medewerkers te motiveren om problemen in het rooster op te lossen. Jokers: deze kunnen worden gebruikt om aan te geven op welke dagen de werknemer een expliciete voorkeur heeft.

Noodzakelijke elementen voor de planner: ● Ten alle tijden toegang tot de module ● Bezettingseisen invoeren op verschillende niveau’s (min., max., gewenst) ● Bezettingseisen te plannen naar urenpakketten, competentie, taak, expertise, locatie, werkplek ● Per afdeling kunnen instellen of men plant met shiften of met uren ● Uitgebreid gamma van rapporten ● Interventie tijdens elke ronde ● Beschikken over verticale en horizontale tellingen ● Lay-out van schermen en prints kunnen aanpassen ● Aangepast aan Belgische wetgeving

Graag een beschrijving van de mogelijkheden/controles in iedere fase. ● ● ● ● ●

Hoe Hoe Hoe Wat Hoe

wordt de sociale wetgeving opgevolgd? worden de individuele tellers bijgehouden? verloopt de aanvraag voor vakantie, syndicaal verlof, kort verlet,…? met wensen, ruilaanvragen,.. verwerkt het systeem afwezigheden

De gegevens zijn realtime aangepast.


Pagina 13

De inschrijver dient ook de verschillende toepassingsmogelijkheden, via webmodule, app of andere, te beschrijven voor het raadplegen van het persoonlijke rooster (of van zijn team, afdeling, …), het invoeren van wensen (verlof, individuele wens, …), ruilaanvragen en gerealiseerde tijden.

Tijdsregistratie

Het systeem ondersteunt volgende situaties mbt de gerealiseerde en geplande arbeidstijd: ● ● ● ● ● ● ●

Sommige medewerkers tikken in en uit via badgelezers. De tikking wordt onmiddellijk doorgestuurd naar het planningssysteem (zie supra interfaces) Sommige medewerkers tikken in en uit via de pc. De tikking wordt onmiddellijk doorgestuurd naar het planningssysteem (zie supra interfaces). Sommige medewerkers prikken niet. Het systeem moet hiermee kunnen omgaan. Sommige medewerkers hebben enkel een gerealiseerde, maar geen geplande arbeidstijd bv. vrijwilligers. Sommige medewerkers hebben enkel een geplande, maar geen gerealiseerde arbeidstijd bv. fictieve medewerkers, zelfstandigen. De meeste medewerkers hebben een gerealiseerde en een geplande arbeidstijd. Het verschil tussen de gerealiseerde en geplande arbeidstijd moet geïnterpreteerd kunnen worden (zie supra pre-payroll). Ook in niet GZA-instellingen wordt er getikt door GZA-medewerkers (bv. UZA, Klina, AZ-Nikolaas).

Pre-payroll

De interpretatie van de gepresteerde uren en afwezigheden zijn de basis voor een correcte loonverwerking. Dit proces omvat: ● ● ● ●

● ●

Aanpassing en evaluatie van de gerealiseerde en geplande arbeidstijd door de verantwoordelijke planner. Controle door personeelsadministratie (zie supra rapportering) Doorsturen van de nodige gegevens naar het loonpakket X-Tend (zie supra Interfaces, data-upload – en extractie) Er moeten regels kunnen beheerd worden mbt extra gewerkte uren (meeruren of niet), afwezigheden (betaald of onbetaald), diverse afrondingsregels, welke registraties aanleiding geven tot welke prestaties (daguren, nachturen, weekenduren. Opvolging van schendingen en diverse saldo’s. Het systeem moet de wijzigingen die ingebracht zijn na de loonverwerking kunnen detecteren om correcties te triggeren.

Interfaces, data-upload en extractie

GZA werkt samen met het sociaal secretariaat SD-Worx. Op diverse tijdstippen en frequenties moet er data uitgewisseld worden met het HR-en payroll pakket “X-tend” van SD-Worx. De X-Tend server(s) worden in en door GZA beheerd. Personeelsgegevens SD-Worx (X-Tend) geeft input aan Planningsysteem Nieuwe medewerkers en/of nieuwe contracten moeten doorgestuurd worden vanuit X-Tend naar het planningsysteem.

Aandachtspunt: opgepast voor dubbele contracten. De beëindiging van een contract moet doorgestuurd worden vanuit X-Tend naar het planningssysteem, zodat het daar automatisch geïnactiveerd wordt.

Jobtimes van medewerkers en wijzigingen in jobtime moeten doorgestuurd worden vanuit X-Tend naar het planningsysteem. Afdelingen / hiërarchie van medewerkers en wijzigingen in afdelingen / hiërarchie moeten doorgestuurd worden vanuit X-Tend naar het planningsysteem.

Uurroosters / shiften van medewerkers en wijzigingen in uurroosters moeten doorgestuurd worden vanuit X-Tend


Pagina 14

naar het planningsysteem.

Rechten (kredieten) De kredieten mbt de afwezigheden (bv. wettelijk verlof, bijkomend verlof, eindeloopbaan dagen….) worden momenteel ingeladen en opgevolgd in een GZA-applicatie. De voornaamste functionaliteiten van deze toepassing zijn: Jaarlijks wordt een basisfile van vakantierechten door SD-Worx aangeleverd en door GZA in de toepassing opgeladen.

Daarnaast worden de andere kredieten grotendeels automatisch opgebouwd aan de hand van volgende spelregels: ●

●

●

De kredieten hebben een begin- en einddatum die meestal samenvalt met die van het planningsjaar (bv. 01/01/2014- 31/12/2014). Daarnaast is er nood aan de definitie van een krediet dat niet helemaal samenvalt met het planningsjaar. Een krediet voor educatief verlof bv. valt samen met een schooljaar (meestal september of oktober tem juni) en niet met een planningsjaar. Sommige kredieten ontstaan maar in de loop van het jaar en worden dus binnen het planningsjaar opgebouwd. Het recht op eindeloopbaandagen wordt maandelijks opgebouwd, het feestdag-urenrecht wordt opgebouwd op basis van de maand waarin de feestdagen plaatsvinden. Sommige kredieten ontstaan op basis van gegevens uit het verleden en worden op basis daarvan naar de toekomst uitgerold.

De rechten moeten manueel aanpasbaar blijven (bv. ingeval van jobtimewijzigingen). Bij nieuwe indiensten worden de verschillende rechten manueel toegekend.

Een bepaald verlofrecht kan opgesplitst zijn in een reeks verlofsoorten met aanduiding van de volgorde waarin ze opgenomen dienen te worden. Zo bestaat bv. vakantierecht uit diverse vakantiesoorten zoals bv. wettelijk verlof, bijkomend verlof, seniorvakantie, … In het planningssysteem wordt 1 vakantie-icoon gebruikt, terwijl in de programmatie naar de loonverwerking berekend wordt hoeveel uren van één of meerdere onderliggende vakantiesoorten dit vertegenwoordigt. Hierbij wordt rekening gehouden met een volgorde in de vakantiesoorten, zodat er een rangorde in opname van de uren is. Bijkomend is er de behoefte dat het systeem de volgorde niet alleen zou toepassen binnen een bepaald verlofrecht, maar ook over de verlofrechten heen (wettelijke vakantiedagen, sectorvakantiedagen en bedrijfsvakantiedagen) Met betrekking tot de kredieten moeten volgende scenario’s geëvalueerd worden: Indien het planningssysteem van de inschrijver in voldoende mate aan bovenstaande vereisten kan voldoen, zou het onderhoud en de berekening van de kredieten naar het planningssysteem kunnen verschuiven zodat de GZA-applicatie kan stopgezet worden. In dit geval blijft er daarnaast ook een jaarlijkse load van de basisgegevens van SD-Worx nodig. SD-Worx (X-Tend) geeft input aan Planningsysteem (jaarlijks) De jaarlijkse initialisatie van de basis verlofrechten die SD-Worx berekent. Dit is een deel van de rechten die binnen GZA van toepassing zijn. Planningsysteem De initialisatie en het onderhoud van de andere verlofrechten, volgens de hierboven beschreven vereisten. Indien het planningssysteem van de inschrijver niet aan bovenstaande vereisten kan voldoen, dient onderzocht te worden of het onderhoud en de berekening van de kredieten naar X-Tend kan verschuiven of dat de huidige GZA-applicatie (GZA-kredieten) behouden dient te blijven. In dit geval is er een dagelijkse update van de kredieten in het planningssysteem noodzakelijk. SD-Worx (X-Tend) OF GZA-kredieten (dagelijks) geven input aan Planningsysteem De kredieten worden geïnitialiseerd, berekend en onderhouden in X-Tend of in de GZA-kredieten en dagelijks doorgestuurd naar het planningssysteem. Planningssysteem geeft input aan SD-Worx (X-Tend) Maandelijks moeten er vanuit het pakket diverse csv-files in een welbepaalde layout gecreëerd worden. Niet alle files zijn voor alle voorzieningen van toepassing. Het betreft data-extracties met betrekking tot: ● ●

Kalender Toeslagen (sommige instellingen betalen de toeslagen in de maand zelf en dag aan dag, andere instellingen


Pagina 15

● ● ●

betalen de toeslagen met een maand vertraging en in cumul) Saldotellers Wachten Parking

In de doorsturing worden de codes van het planningssysteem vertaald naar SD-looncodes, eventueel afhankelijk van het statuut arbeider/bediende. Het systeem moet de wijzigingen op de reeds doorgestuurde gegevens kunnen detecteren, zodanig dat correcties op de loonverwerking aan het sociaal secretariaat bezorgd kunnen worden. Indien GZA programmatorisch moet tussenkomen bij de ontwikkeling van deze data-extracties, moet de inschrijver het datamodel ter beschikking stellen en toelichten.

Tikkingsgegevens Badgelezer of pc-tikking geeft input aan Planningsysteem De tikkingen, afkomstig vanuit de badgelezers of via pc-tikking worden on-line doorgestuurd naar het planningsysteem.

MZG-Othello Planningsysteem geeft input aan MZG - Othello (systeem voor het doorgeven van minimale ziekenhuisgegevens naar de overheid) 4 keer per jaar worden gegevens uit het planningsysteem afgeladen naar Othello ten behoeve van de MZG

Phebus – planning ivm zorgzwaarte Planningsysteem geeft input aan Phebus (systeem voor het meten van zorgzwaarte per dienst) Meerdere malen per dag worden gegevens uit het planningsysteem afgeladen naar Phebus ten behoeve van de planning ivm zorgzwaarte.

Rapportering

Operationele en controlerapporten Dagelijks worden gegevens uit het planningsysteem afgeladen naar het datawarehouse ten behoeve van de rapportering. Voor de diverse gebruikersgroepen werden in het datawarehouse rapporten gemaakt. GZA is er voorstander van dat zoveel mogelijk operationele rapportering in het pakket zelf ter beschikking is en/of dat het pakket over een rapporteringstool beschikt zodat de hoofdgebruikers zelf controle- en operationele rapporten kunnen maken. Doelgroep personeelsbeheer ● ● ● ●

Opname van de verschillende kredieten en waarden van afwezigheidstellers Verschillen planning versus realiteit Nazicht specifieke codes Absenteïsme opvolging

Doelgroep dienstverantwoordelijke (planner) ● ● ●

Opname van de verschillende kredieten Controles op aanwezigheden, saldoteller, meeruren Inzage planning mobiele equipe

Doelgroep medewerker ● ● ●

Opname van de verschillende kredieten Planning van zichzelf en zijn dienst Saldoteller, meeruren, badgetijden


Pagina 16

Doelgroep planningscel ● ●

Saldo en meeruren Nazicht vakantiespreiding

Doelgroep Management ● ●

Indicatoren dashboard


Pagina 17

4. Bijlagen Titel :

00 GZA algemene aankoopvoorwaarden

Beschrijving: Titel :

01 Offerteformulier


02 Toegangsrecht - verklaring op eer


03 Toewijzing SPOC aan GZA contactgegevens


04 Financiële en economische draagkracht


05 HRIS meetstaten - business infrastructuur


06 HRIS meetstaten - Planning


07 HRIS meetstaten - zelfroosteren


08 HRIS meetstaten - tijdsregistratie


09 HRIS meetstaten - pre-payroll


10 HRIS meetstaten - interfacs data upload en extra


11 HRIS meetstaten - rechten - kredieten


12 HRIS meetstaten - rapportering

Beschrijving:


Pagina 18

Departement Financiën Boekhouding Oosterveldlaan 24 2610 Wilrijk Tel. 03 443 35 74 Tel. 03 443 30 22 [email protected]

Algemene voorwaarden GZA ALGEMENE BEPALINGEN 1. De aanbestedende overheid voor deze opdracht is GZA vzw. Als organisatie die gezondheidszorg verstrekt is GZA vzw onderhavig aan de wetgeving inzake overheidsopdrachten. Bijgevolg is voor deze bestelling en de daarna volgende verificatie van de levering, facturatie en betaling voormelde wetgeving van toepassing. 2. De leverancier dient zijn facturen op te maken met alle verplichte vermeldingen zoals voorzien in de Europese richtlijn 2010/45/EU en de in die richtlijn vermelde regels, en volgens de relevante Belgische wetgeving, in het bijzonder het BTW-wetboek. GZA vzw is een BTW-plichtige rechtspersoon, op elke factuur moet bijgevolg het BTWnummer BE 0428.651.017 vermeld worden. In voorkomend geval moet gefactureerd worden met verlegging van BTW zoals voorzien in de voormelde regelgeving. 3. Facturen dienen tijdig te worden ingediend en verstuurd naar het in het bestek of de bestelbon opgegeven adres, standaard is dit: 

Voor de ziekenhuizen en de groepsdiensten: GZA vzw Ziekenhuizen T.a.v. Leveranciersadministratie Oosterveldlaan 24 2610 Wilrijk



Voor de woonzorggroep: GZA vzw Woonzorggroep T.a.v. Centrale administratie Woonzorggroep GZA Markgravelei 133 2018 Antwerpen

Wanneer de factuur niet tijdig wordt overgemaakt zullen de verificatietermijn of de betalingstermijn worden verlengd zoals voorzien in de wetgeving. 4. Betalingsvoorwaarden van GZA zijn standaard gebaseerd op het K.B. van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. De verificatietermijn wordt derhalve vastgelegd op 30 kalenderdagen na ontvangst van de in de opdracht voorziene prestaties, rekening houdend met de specifieke bepalingen hierna. Aangezien het hier om een opdracht gaat die kadert in ons specifiek doel als gezondheidszorginstelling bedraagt de standaard betalingstermijn 60 kalenderdagen en start deze na het verstrijken van voormelde verificatietermijn of na ontvangst van de factuur indien later.

Vzw GZA - Oosterveldlaan 22 - 2610 Wilrijk - tel. +32 (0)3 443 39 90 - fax +32 (0)3 443 31 29 - [email protected] - www.gza.be

5. Datum van ontvangst van de factuur is de datumstempel van de factuur bij ontvangst op de leveranciersadministratie van GZA vzw op het in punt 3 vermelde adres. 6. Elke factuur moet verwijzen naar de betreffende bestekken, overeenkomsten of bestelbonnen door vermelding van de referentie(s) van die documenten. De uitvoering van de prestaties in de opdracht moet gestaafd worden door de nodige documenten of een verwijzing naar de door een GZA bevoegde persoon goedgekeurde documenten. Bij het ontbreken van deze informatie, zal het onmogelijk zijn de factuur te controleren en zal de verificatietermijn worden verlengd.

SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR WERKEN 7. De verificatietermijn voor werken begint te lopen vanaf de dag van ontvangst van de vorderingsstaat van de werken.

SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR LEVERINGEN 8. De verificatietermijn voor leveringen begint te lopen vanaf de dag van levering van de goederen, zoals aangetoond door de ondertekening van de levernota of een vergelijkbaar document door een GZA bevoegde persoon. 9. Wanneer een levering voor een bepaalde bestelling gebeurt in meerdere keren, is er voor elk van deze leveringen een verificatietermijn, zoals voorzien in de wetgeving.

SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR DIENSTEN 10. De verificatietermijn voor diensten begint te lopen vanaf de dag van beëindiging van de diensten, zoals aangetoond door de ondertekening van het overzicht van de geleverde prestaties of een vergelijkbaar document door een GZA bevoegde persoon.

EISEN IN HET KADER VAN HET VOORKOMINGSBELEID 11. Het bestelde materiaal moet voldoen aan de vigerende Belgische wetten en reglementen inzake veiligheid en gezondheid van de werknemers, namelijk aan de bepalingen van: 

het ARAB;



het AREI;



de Codex voor het Welzijn op het Werk, in het bijzonder het KB van 12 augustus 1993 betreffende het gebruik van arbeidsmiddelen;



het K.B. van 18 maart 1999: de Europese Richtlijn 93/42/EEG betreffende de medische hulpmiddelen; het apparaat moet voorzien zijn van de CE-markering;



het K.B. van 6 november 1979 ziekenhuizen, bijlage 1: brand- en paniekbeveiliging.

12. De nodige maatregelen, die niet noodzakelijk bij de vigerende Belgische wetten en reglementen zijn opgelegd, maar die onontbeerlijk zijn om de veiligheid en gezondheid van de werknemers te verzekeren, dienen genomen te worden. 13. Eventueel bijkomende eisen die moeten nageleefd worden zijn opgenomen in bijlage. 14. De leverancier verstrekt bij de levering:



een attest dat het geleverde voldoet aan de hierboven gestelde eisen inzake veiligheid en gezondheid (conform KB van 12 augustus 1993, art. 8.2);



een verklaring van conformiteit volgens de Machinerichtlijn (K.B. van 5 mei 1995, art. 14);



een verklaring van overeenstemming zoals voorzien in de Europese Richtlijn 93/42/EEG betreffende de medische hulpmiddelen;



een attest van keuring door de eigen firma of door een Externe Dienst voor Technische Controle;



een duidelijke en volledige Nederlandstalige handleiding met de nodige (veiligheids)instructies voor gebruik, opslag, onderhoud, reiniging.

Eventueel bijkomende eisen die moeten worden nageleefd kunnen voorzien worden in het bestek of bestelbon. Voormelde attesten en documenten maken deel uit van de levering en de verificatie. 15. Bij levering wordt een verslag voor indienststelling opgemaakt door onze preventiedienst. Dit verslag maakt integraal deel uit van de definitieve goedkeuring van de levering. De leverancier bevestigt dat de hierboven gestelde eisen inzake veiligheid en gezondheid werden nageleefd bij de levering van de in deze bestelbon gevraagde producten. Gelieve deze bijlage, ondertekend door een gemachtigd persoon, samen met de gevraagde attesten bij levering te bezorgen.

Datum: Naam: Titel of functie: Handtekening:

Firmastempel:

!"#$"!%& #'( ) !**#+(#*!+ &$,#+ !-./0123

!!"#$%&%%'(#")* $##& !&*+&#),#-.%-#"-)/)*%"%'

!-./01234565/ 012 345 3!)*+6.)46)*%&) 5'*2%&-%'

!"#$

7( #'8%&9%*%(%'8% :'!!"; $##&'!!"<

!"#$ :'&<

2#'%'8% *% :)*&!!*<

!"#$ :-=!!*)<

:-#)*'6""%&<

!"#$ !"#$

7895: ;<=.<5= 253 55= 65==773>120- ?53/583@

!"#$

>% #'8%&9%*%(%'8% $%''##*),+!-

!"#$ ?!*.#'!=.*%.*

!"#$ :'&<

@!!*),+!--%=.A(% 1%*%= :)*&!!*<

!"#$ :-=!!*)<

:-#)*'6""%&<

!"#$ !"#$

$%&*%9%'2##&8.98 8##&B :'!!"; $##&'!!" %' C6',*.%<

!"#$

7'),+&.A$.'9)'6""%& D.A 8%

!"#$

.A()8.%')* $##& E#,.!=% 4%(%&+%.8

!"#$

F'8%&'%".'9)'6""%& :!==%%' .' G%=9.H< B '&I:)< 5!'*!= 2%&('%"%&) :),+&!--%' 2!* '.%* -!)*
!"#$

K%* -%&)#'%%= +%%C* 8% $#=9%'8% '!*.#'!=.*%.*

7895: ;<=.<5= 253 55= 3
!"#$

>% #'8%&9%*%(%'8% $%''##*),+!- L

!"#$ ?!*.#'!=.*%.*

!"#$ :'&<

@!!*),+!--%=.A(% 1%*%= :)*&!!*< :-#)*'6""%&<

!"#$ :-=!!*)<

!"#$ !"#$

$%&*%9%'2##&8.98 8##&B :'!!"; $##&'!!" %' C6',*.%<

!"#$

7'),+&.A$.'9)'6""%& D.A 8%

!"#$

.A()8.%')* $##& E#,.!=% 4%(%&+%.8

F'8%&'%".'9)'6""%& :!==%%' .' G%=9.H< B '&I:)<

!"#$

5!'*!= 2%&('%"%&) :),+&!--%' 2!* '.%* -!)*
!"#$

!"#$

>% #'8%&9%*%(%'8% $%''##*),+!- M

!"#$ ?!*.#'!=.*%.*

!"#$ :'&<

@!!*),+!--%=.A(% 1%*%= :)*&!!*<

!"#$ :-=!!*)<

:-#)*'6""%&<

!"#$ !"#$

$%&*%9%'2##&8.98 8##&B :'!!"; $##&'!!" %' C6',*.%<

!"#$

7'),+&.A$.'9)'6""%& D.A 8%

!"#$

.A()8.%')* $##& E#,.!=% 4%(%&+%.8

!"#$

F'8%&'%".'9)'6""%& :!==%%' .' G%=9.H< B '&I:)< 5!'*!= 2%&('%"%&) :),+&!--%' 2!* '.%* -!)*
!"#$

>% #'8%&9%*%(%'8% $%''##*),+!- N

!"#$ !"#$

?!*.#'!=.*%.*

!"#$ :'&<

@!!*),+!--%=.A(% 1%*%= :)*&!!*<

!"#$ :-=!!*)<

:-#)*'6""%&<

!"#$ !"#$

$%&*%9%'2##&8.98 8##&B :'!!"; $##&'!!" %' C6',*.%<

!"#$

7'),+&.A$.'9)'6""%& D.A 8%

!"#$

.A()8.%')* $##& E#,.!=% 4%(%&+%.8

F'8%&'%".'9)'6""%& :!==%%' .' G%=9.H< B '&I:)<

!"#$

5!'*!= 2%&('%"%&) :),+&!--%' 2!* '.%* -!)*
!"#$

$%&D.'8*J$%&D.'8%' 1.,+ D.A 8%1%' #- 1.A'J+!!&J+6' &#%&%'8% %' #'&#%&%'8% 9#%8%&%'; 8% #-8&!,+* .' #$%&%%')*%"".'9 "%* 8% D%-!=.'9%' %' 8% $##&2!!&8%' 1#!=) #"),+&%$%' .' +%* D%)*%( $##& D#$%'$%&"%=8% #-8&!,+* 6.* *% $#%&%' !!' 8% -&.A1%' +.%&'! #-9%9%$%' .' 8% .'$%'*!&.)I

C530:<=45= >% D%*!=.'9%' 16==%' 9%=8.9 2#&8%' 6.*9%$#%&8 8##& #$%&),+&.A$.'9 #%(%'.'9'6""%&

!"#$

G.A 8% $#=9%'8% C.'!',.H=% .')*%==.'9

!"#$

3%#-%'8 #- '!!" $!'

!"#$

BIJLAGE

: model document – Toegangsrecht – Verklaring op eer

DOSSIER

: HRIS - Planning tijdsregistratie-zelfroosteren (WZG en GZA)

REFERENTIE

: GH/PD /201410

Ondergetekende(n):

………………………………………………………………………………………………………………………

Optredend in naam van de firma: ……………………………………………………………………………………………………………………… Met maatschappelijke zetel te:

………………………………………………………………………………………………………………………

Verklaart op eer, met het oog op het toegangsrecht:   







    

Zich niet schuldig te hebben gemaakt aan deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het strafwetboek; Zich niet schuldig te hebben gemaakt aan omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; Zich niet schuldig te hebben gemaakt aan fraude als bedoeld in artikel 1van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; Zich niet schuldig te hebben gemaakt aan witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme; Niet in staat van faillissement of van vereffening te verkeren, werkzaamheden te hebben gestaakt geen gerechtelijke reorganisatie te ondergaan of in een vergelijkbare toestand te verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; Geen aangifte te hebben gedaan van faillissement, dat er geen procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of het voorwerp te zijn van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; Bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, niet veroordeeld te zijn geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; Bij de beroepsuitoefening geen ernstige fout te hebben gedaan; Voldaan te hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62; In orde te zijn met de betaling van de belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land van vestiging, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63; Zich niet in ernstige mate schuldig te hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of deze inlichtingen niet te hebben verstrekt.

Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende overheid, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen te overhandigen. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitingsgrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. Gedaan te …………………………………………………….. op ……………………………………….. 20….... Handtekening(en)

BIJLAGE

: Toewijzing SPOC aan GZA

DOSSIER


REFERENTIE

: GH/PD /201410

OMSCHRIJVING Voor het volledige verloop van de procedure, zal de aanbieder voor alle communicatie binnen dit dossier, intern een SPOC (single point of contact) aanduiden dewelke de opdrachtgever kan aanspreken. Het staat de aanbieder vrij om afhankelijk van de materie andere medewerkers toe te wijzen aan dit project. Het projectoverzicht is echter de verantwoordelijkheid van de SPOC. Deze is verantwoordelijk om de vragen die de opdrachtgever heeft intern te verdelen naar de geëigende medewerkers en als communicatie hub te fungeren tussen de opdrachtgever en de interne medewerkers van de opdrachtnemer. SPOC Coördinaten:    

Naam & Voornaam: E-mailadres: Telefoonnummer: GSM:

……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………….

ONDERTEKENING: De opdrachtnemer stemt toe dat de bovenvermelde contactpersoon als “Single Point Of Contact” zal optreden en de taken van projectmanager zal opnemen:   

Voortraject/procedure. Voorbereidingsfase tot uitrol. Begeleiden uitrol tot aan de functionele oplevering.

HANDTEKENBEVOEGDE PARTIJ VAN DE OPDRACHTNEMER: 

Naam & Voornaam:

…………………………………………………………………………………



Functie:

…………………………………………………………………………………



Firma:

…………………………………………………………………………………

Handtekening:

BIJLAGE

: 04 Financiële en economische draagkracht

DOSSIER


REFERENTIE

: GH/PD/201410

OMSCHRIJVING Gelieve volgend op dit blad bij te voegen: 

de goedgekeurde geconsolideerde jaarrekeningen van de boekjaren 2011, 2012 en 2013 De opdrachtgever heeft de voorkeur dat u deze documenten elektronisch beschikbaar stelt. (PDF)



Korte samenvatting van de financiële toestand van de organisatie middels standaard ratio’s rond liquiditeit, solvabiliteit, rendabiliteit en toegevoegde waarde, en dit over de boekjaren 2011, 2012 en 2012. Deze synthese (max 2 A4) dient vergezeld te worden van een verklaring aangaande de evolutie van deze ratio’s over de betreffende periode.

ONDERTEKENING: De opdrachtnemer verklaart dat bovenvermelde stukken bijgevoegd zijn op de volgende pagina’s en duidelijk genummerd zijn zoals hierboven weergegeven.   

Naam & Voornaam: Functie: Firma:

Handtekening:

………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………

Van toepassing Business infrastructuur De applicatie wordt geïnstalleerd binnen het GZA ICT netwerk en wordt ingebed binnen een gevirtualiseerde infrastructuur De achterliggende database is Microsoft SQL server 2008 of hoger of ORACLE 11G, beide in "Standard Edition". Uw offerte heeft betrekking op installatie van het productiesysteem, testsysteem en clients op window pc's, portables en op citrix alsook op de portaalinfrastructuur De inschrijver tekent in overleg met GZA-ICT het backup, maintenance en disaster-recovery plan uit, zet het op en documenteert het.

De inschrijver ontsluit en documenteert het datamodel zodat GZA eventueel additionele interfaces en rapporteringen kan ontwikkelen.

De applicatie en zijn interfaces draaien performant, ook in grotere omgevingen De applicatie kan gebruik maken van Active Directory authenticatie, evenwel zonder gebruik van een single sing-on mechanisme De applicatie kan gebruik maken van Active Directory groepen om gebruikersprofielen aan te hangen. De inschrijver geeft inzicht in het beveiligingsmodel van de applicatie.

Niet van toepassing

Commentaar

De aanbieder geeft een richtinggevende prijszetting om zijn applicatie op te zetten binnen onze omgeving

Voor elementen die op dit moment moeilijk te becijferen zijn geeft de aanbieder een indicatie van de regietarieven op uur en dagbasis afhankelijk van de profielen die deze elementen verder zullen uitwerken.

Behoort tot de standaard opzet Planing

Mogelijk middels maatwerk

niet mogelijk

Commentaar (toelichting aangaande ontwikkelingstermijnen is vereist)

Op korte termijn Op middel lange termijn

De planner start elke periode van een (quasi-)blanco planningsblad en plant de volgende periode manueel in met aan- en afwezigheden. Zelfroosteren is voor de medewerkers niet geïmplementeerd.

De planner rolt periodiek (bv. jaarlijks) de volgende planperiode uit aan de hand van pregedefinieerde schema’s en eventuele manuele aanpassingen. Zelfroosteren is voor de medewerkers niet eïmplementeerd. De planner rolt periodiek (bv. jaarlijks) de volgende planperiode uit aan de hand van pregedefinieerde schema’s en eventuele manuele aanpassingen. De medewerkers mogen hun rooster decentraal aanpassen binnen de grenzen van de bezettingsvereisten en het uurroosterprotocol. Medewerkers voeren zowel aan- als afwezigheden in. De planner voert gekende afwezigheden in en stelt de planning open voor de zelfroostercyclus. De planner verwerft inzicht in de financiële gevolgen van de planning.

Sturing van het aantal in te plannen uren in functie van de zorgvraag is mogelijk Monitoring van het ingezette personeelsbudget voor de planningsmaand. Wat is de impact van bv. het inzetten van een zorgkundige ipv een verpleegkundige op zondag. Nagaan of de planning financieel in lijn ligt van het vastgelegde budget.

Een planner heeft toegang tot een beperkte groep van medewerkers. De inschrijver geeft aan op welke manier deze toegang geregeld kan worden. Een medewerker kan payroll-gerelateerd (bv. een werknemer) of niet payroll gerelateerd zijn (bv. artsen, stagiaires, zelfstandigen, generieke interims). Deze groepen van medewerkers moeten eenvoudig kunnen onderscheiden worden om ze al dan niet door te sturen naar de loonverwerking.

De inschrijver geeft een summier overzicht van hoe deze functionaliteit is geimplementeerd in de aangeboden applicatie

De medewerkers zijn ondergebracht in een hiërarchie of planningsgroepof structuur. Een medewerker kan tot meer dan één planningsgroep behoren. Een medewerker werkt volgens een bepaalde kalender, die de te presteren uren per week van de medewerker bepaalt en de vastgelegde feestdagen voor het planjaar bevat De planning van medewerkers kan periodiek worden uitgerold aan de hand van vooraf vastgelegde schema’s van aan- en/of afwezigheidsiconen. De schema’s kunnen na uitrol nog verder aangepast worden. Op het planningsblad kan de planner op elke dag zien in de hoeveelste week en weekdag van het schema de medewerker zich bevindt OF de saldoteller kan bekeken worden op een zelf in te stellen datum. Op bepaalde diensten (bv. medisch-technische diensten, labo,…) moet de planning ook aangeven op welke locatie/subdepartement/toestel/taak de medewerker moet werken. Voor elk van deze planningsentiteiten moeten per urenpakket minimale, gewenste en maximale bezettingscriteria kunnen gedefinieerd worden alsook de competenties waarover de medewerkers moeten beschikken om op de planningsentiteit mee te tellen.

Een medewerker moet kunnen ingepland worden zonder dat hij/zijmeetelt in de evaluatie van de bezettingscriteria (bv. voor stagiaires of medewerkers in opleiding). De planning gebeurt aan de hand van voorgedefinieerde planningsiconen die door geauthoriseerde gebruikers kunnen geconfigureerd worden. We maken onderscheid tussen aanwezigheidsiconen, afwezigheidsiconen, wachticonen en specifiek voor de organisatie gedefinieerde iconen.

Iconen in combinatie met de kalender sturen de duur van het planningsitem, de gekoppelde toeslagen voor onregelmatige prestaties en het automatisch voorstel voor registratie van meeruren vanaf een bepaalde meertijd. De bepaling en de criteria van de meer-tijd kunnen verschillend zijn per type medewerker (bv. gewone medewerker versus kader). Onderscheid in planningsiconen kan visueel gemaakt worden door bv. Letters/cijfers op het icoon, kleur van het icoon, rand en arcering van het icoon

Iconen kunnen beveiligd worden obv gebruikersgroepen of gebruikersrollen zodat ze bv. niet door de planners, maar wel door bv. personeeladministratie kunnen gebruikt worden. Naast de standaardtellers van het pakket kunnen diverse GZA-tellers geconfigureerd worden (zie technische bepalingen voor opsomming)

De inschrijver geeft een goed inzicht in de mogelijkheden van de verschillende tellers. (zie technische bepalingen voor opsomming)

Een definitieve planning moet kunnen vastgezet worden conform de Belgische wetgeving (of vroeger). Wijzigingen door medewerkers na het maken van de planning moeten zichtbaar zijn in het systeem bv. Wissel tussen 2 medewerkers. Zowel de planner als de aanvragers kunnen de wissel ingeven/aanvragen.

Planningsperiodes kunnen voor een deel van de gebruikers op een bepaald ogenblik afgesloten worden. Het systeem moet ten allen tijde conform de Belgische wetgeving De aanbieder geeft een richtinggevende prijszetting voor dit deel van de applicatie


Behoort tot de standaard opzet Zelfroosteren

Mogelijk middels maatwerk Op korte termijn

niet mogelijk


Op middel lange termijn

Het roosteren voorziet in 3 fasen (zie technische bepalingen) Beschrijf uw gebruiksvriendelijke web interface: voor het eenvoudig invullen van de gewenste werktijden.

Beschrijving max 4 A4

Toon aan: De medewerker moet inzichtelijk zien voor hoeveel uur de medewerker zichzelf kan inroosteren. Daarnaast is het bijvoorbeeld mogelijk om het restant verlof te tonen, het teveel of te weinig gewerkte uren van de voorbije periode(n)


De resultaten voor de planner zijn zichtbaar, zodat m.b.v. horizontale en verticale tellingen bijgehouden kan worden wat de vorderingen zijn in het rooster.


Een puntensysteem maakt het o.a. mogelijk om de medewerkers te motiveren om problemen in het rooster op te lossen.


Jokers: deze kunnen worden gebruikt om aan te geven op welke dagen de werknemer een expliciete voorkeur heeft.


De planner heeft ten alle tijden toegang tot de module. De planner kan de bezettingseisen invoeren op verschillende niveau's (min.max., gewenst). De planner kan de bezettingseisen plannen naar urenpakketten, competentie, taak, expertise, locatie, werkplek. De planner kan per afdeling instellen of men plant met shiften of met uren.

De planner kan beschikken over een uitgebreid gamma van rapporten.

Welke standaard rapporten zijn beschikbaar (max 2 A4)

De planner kan intervenieren tijdens elke ronde. De planner kan beschikken over verticale en horizontale tellingen. De planner kan de lay-out van schermen en prints aanpassen. Het systeem is aangepast aan de Belgische wetgeving en uurroosterprotocol.

Beschrijf hoe de sociale wetgeving wordt opgevolgd.

Max 1 A4

Beschrijf hoe individuele tellers worden bijgehouden.

Max 1 A4

beschrijf hoe de aanvraag voor vakantie, syndicaal verlof, kort verlet en dergelijke verloopt.

Max 1 A4

Hoe gaat uw applicatie om met het kenbaar maken van wensen van medewerkers.

Max 1 A4

Hoe gaat uw applicaite om met ruilaanvragen.

Max 1 A4

Hoe verwerkt de applicatie afwezigheden.

Max 1 A4

Elke modificatie van gegevens worden in de applicatie in realtime aangepast.

Max 1 A4

Welke toepassingsmogelijkheden biedt uw webmodule/app of andere voor het raadplegen van: het persoonlijk rooster (of van team of afdeling), het invoeren van wensen (verlof, individuele wens), ruilaanvragen en gerealiseerde tijden).

Max 3 A4

De aanbieder geeft een richtinggevende prijszetting voor dit deel van de applicatie


Mogelijk middels maatwerk

Behoort tot de standaard opzet Tijdsregistratie

Op korte termijn

niet mogelijk



Het systeem ondersteunt volgende situaties mbt de gerealiseerde en geplande arbeidstijd: Sommige medewerkers tikken in en uit via badgelezers. De tikking wordt onmiddellijk doorgestuurd naar het planningssysteem (zie supra interfaces)

Sommige medewerkers tikken in en uit via de pc. De tikking wordt onmiddellijk doorgestuurd naar het planningssysteem (zie supra interfaces). Sommige medewerkers prikken niet. Het systeem moet hiermee kunnen omgaan. Sommige medewerkers hebben enkel een gerealiseerde, maar geen geplande arbeidstijd bv. vrijwilligers.

Sommige medewerkers hebben enkel een geplande, maar geen gerealiseerde arbeidstijd bv. Fictieve medewerkers, zelfstandigen. De meeste medewerkers hebben een gerealiseerde en een geplande arbeidstijd. Het verschil tussen de gerealiseerde en geplande arbeidstijd moet geïnterpreteerd kunnen worden (zie supra pre-payroll).

Ook in niet GZA-instellingen wordt er getikt door GZAmedewerkers (bv. UZA, Klina, AZ-Nikolaas). De aanbieder geeft een richtinggevende prijszetting voor dit deel van de applicatie


Behoort tot de standaard opzet Pre-Payroll


niet mogelijk



De interpretatie van de gepresteerde uren en afwezigheden zijn de basis voor een correcte loonverwerking. Dit proces omvat: Aanpassing en evaluatie van de gerealiseerde en geplande arbeidstijd door de verantwoordelijke planner.

Controle door personeelsadministratie (zie supra rapportering) Doorsturen van de nodige gegevens naar het loonpakket X-Tend (zie supra Interfaces, data-upload – en extractie)

Er moeten regels kunnen beheerd worden mbt extra gewerkte uren (meeruren of niet), afwezigheden (betaald of onbetaald), diverse afrondingsregels, welke registraties aanleiding geven tot welke prestaties (daguren, nachturen, weekenduren.

Opvolging van schendingen en diverse saldo’s. Het systeem moet de wijzigingen die ingebracht zijn na de loonverwerking kunnen detecteren om correcties te triggeren. De aanbieder geeft een richtinggevende prijszetting voor dit deel van de applicatie


Behoort tot de standaard opzet Interfaces, data-upload en extractie


niet mogelijk



De interpretatie van de gepresteerde uren en afwezigheden zijn de basis voor een correcte loonverwerking. Gelieve voor de specifieke interface noden de technische bepalingen van het lastenboek te consulteren. Alle vermelde interfaces in de technische bepalingen behoren tot de categorie "must haves". Nieuwe medewerkers en/of nieuwe contracten moeten doorgestuurd worden vanuit X-Tend naar het planningsysteem.

Beschrijf in max 1 A4 (rekening houdend met de geformuleerde aandachtspunten opgenomen in de technische bepalingen)

De beëindiging van een contract moet doorgestuurd worden vanuit X-Tend naar het planningssysteem, zodat het daar automatisch geïnactiveerd wordt.


Jobtimes van medewerkers en wijzigingen in jobtime moeten doorgestuurd worden vanuit X-Tend naar het planningssysteem.


Afdelingen / hiërarchie van medewerkers en wijzigingen in afdelingen / hiërarchie moeten doorgestuurd worden vanuit X-Tend naar het planningsysteem.


Uurroosters / shiften van medewerkers en wijzigingen in uurroosters moeten doorgestuurd worden vanuit X-Tend naar het planningsysteem.


Het systeem moet kunnen omgaan met dubbele contracten waaraan verschillende jobtimes gekoppeld zijn.




Behoort tot de standaard opzet Rechten -Kredieten


niet mogelijk



De kredieten mbt de afwezigheden (bv. wettelijk verlof, bijkomend verlof, eindeloopbaan dagen….) worden momenteel ingeladen en opgevolgd in een GZA-applicatie. De noodzakelijke functionaliteiten van deze toepassing zijn:

Het is in de aangeboden applicatie mogelijk om een jaarlijkse basisfile van vakantierechten door SD-Worx aangeleverd in de toepassing op te laden (door GZA)

Beschrijf op max 1 A4

kredieten kunnen grotendeels automatisch worden opgebouwd op basis van de spelregels beschreven in de technische bepalingen.


De rechten moeten manueel aanpasbaar blijven (alsook manueel kunnen worden toegekend bij nieuwe indiensttredingen.


De aanbieder omschrijft met betrekking tot kredieten de omschreven scenario's zoals gestipuleerd in de technische bepalingen. (SD Worx,

Beschrijf per scenario op max 2 A4

SD-Worx geeft input aan planningssysteem


SD-Worx of GZA kredieten (dagelijks) geven input aan planningsysteem


Planningsysteem geeft input aan SD-Worx


Badgelezer of pc-tikking geeft input aan Planningsysteem


Planningsysteem geeft input aan MZG - Othello (systeem voor het doorgeven van minimale ziekenhuisgegevens naar de overheid)


Planningsysteem geeft input aan Phebus (systeem voor het meten van zorgzwaarte per dienst)




Behoort tot de standaard opzet Rapportering


niet mogelijk



Dagelijks worden gegevens uit het planningsysteem afgeladen naar het datawarehouse ten behoeve van de rapportering. Voor de diverse gebruikersgroepen werden in het datawarehouse rapporten gemaakt. GZA is er voorstander van dat zoveel mogelijk operationele rapportering in het pakket zelf ter beschikking is en/of dat het pakket over een rapporteringstool beschikt zodat de hoofdgebruikers zelf controle- en operationele rapporten kunnen maken. Beschikt de aangeboden applicatie over de mogelijkheid om zelf controle en operationele rapporten te maken

Beschrijf in max 4 A4.

Zijn rapporten voor de doelgroep personeelsbeheer beschikbaar. (zie opsomming technische bepalingen)

Beschrijf per rapporttype kort de mogelijkheden (1A4)

Zijn rapporten voor de doelgroep "planners" beschikbaar. (zie opsomming technische bepalingen)


Zijn rapporten voor de doelgroep "medewerker" beschikbaar. (zie opsomming technische bepalingen)


Zijn rapporten voor de doelgroep "planningscel" beschikbaar. (zie opsomming technische bepalingen)


Managementindicatoren (dashboard) is beschikbaar. (zie opsomming technische bepalingen)

Geef een overzicht van welke indicatoren standaard beschikbaar zijn binnen jullie dashboardsysteem (3A4)



201410

Recommend Documents