11/23/2011
PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI
PELAKSANAAN PROYEK Hendri Sopryadi, M.T.I
9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK
INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)
PROSES MELAKSANAKAN INTENSITAS KEGIATAN
KEBUTUHAN & HARAPAN
MANAJM CAKUPAN
MANAJM WAKTU
MANAJM BIAYA
MANAJM MUTU
PIRANTI & TEKNIK
PROSES MERENCANAKAN
PROSES MEMULAI
PROYEK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
STAKEHOLDER MANAJM SDM
MANAJM KOMUNIKASI
MANAJM RESIKO
PROSES MENGAKHIRI PROSES MENGAWASI
BERHASIL
MANAJM PEMBELIAN
AWAL FASE
3
WAKTU
AKHIR FASE
4
1
11/23/2011
Proses-proses dalam Pelaksanaan Rencana Proyek
MELAKSANAKAN PROYEK
1. Melaksanakan Rencana Manajemen Proyek: • Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek 2. Melaksanakan Rencana Mutu: • Menjalankan penjaminan mutu 3. Melaksanakan Rencana SDM • Menunjuk anggota tim proyek • Membangun tim 4. Melaksanakan Rencana Komunikasi: • Mendistribusikan informasi 5. Melaksanakan Rencana Pembelian dan Penerimaan serta Rencana Kontrak • Meminta penawaran dari penjual • Memilih penjual
• Mengambil tindakan yang diperlukan untuk menjamin kegiatan yang ada dalam rencana proyek terlaksana tuntas
• Dalam fase ini terjadi pembuatan produk proyek
5
6
KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK
MANAJEMEN INTEGRASI dalam PELAKSANAAN PROYEK
PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK 7
WAKTU
8
2
11/23/2011
Proses-proses dlm manajemen integrasi proyek
9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK
1. Penyusunan Project Charter
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)
KEBUTUHAN & HARAPAN
MANAJM CAKUPAN PROYEK
MANAJM WAKTU PROYEK
MANAJM BIAYA PROYEK
MANAJM MUTU PROYEK
3. Penyusunan rencana manajm proy
PIRANTI & TEKNIK PROYEK
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK MANAJM KOMUNIKASI PROYEK
MANAJM RESIKO PROYEK
KLP PROSES PELAKSANAAN
4. Pengarahan & pengelolaan pelaks proy
KLP PROSES PENGAWASAN
5 Monitoring & Pengawsan Pekerj proy
KLP PROSES MEMULAI KLP PROSES PERENCANAAN
BERHASIL
STAKEHOLDER MANAJM SDM PROYEK
2. Penyusunan pernyataan cakupan awal
MANAJM PEMBELIAN PROYEK
KLP PROSES PENUTUPAN 9
6. Pengendalian perubahan terintegrasi 7. Penutupan proyek
10
Masukan MENGARAHKAN DAN MENGELOLA PELAKSANAAN PROYEK
Proses MENGARAHKAN DAN MENGELOLA PELAKSANAAN PROYEK
1. Rencana manajemen proyek – Masukan terpenting adalah: bagian-bagian dari rencana manajemen (rencana-rencana manajemen cakupan, resiko, pembelian, dll) – Basis (baselines) pengukuran kinerja 2. Hal-hal yang telah disetujui: – Tindakan preventif – Tindakan korektif – Permintaan perubahan 3. Perbaikan yang telah disetujui dan divalidasi 4. Prosedur administrasi akhir
• Melaksanakan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam rencana manajemen proyek, untuk memenuhi persyaratan sebagaimana dimuat dalam cakupan proyek. • Proses ini termasuk dalam bidang pengetahuan: Manajemen integrasi proyek
11
12
3
11/23/2011
Hasil MENGARAHKAN DAN MENGELOLA PELAKSANAAN PROYEK
Piranti & Teknik MENGARAHKAN DAN MENGELOLA PELAKSANAAN PROYEK
1. Hasil kerja yang akan diserahkan (deliverables) 2. Permintaan perubahan Bisa berupa permintaan perluasan cakupan; modifikasi biaya; estimasi jadwal, dll 3. Hal-hal yang telah diimplementasikan: – Permintaan perubahan – Tindakan korektif – Tindakan preventif – Perbaikan kesalahan 4. Informasi kinerja, seperti kemajuan pekerjaan, serahan yang sudah selesai, pemenuhan standar mutu, estimasi selesainya kegiatan, dsb
1. Metodologi dalam manajemen proyek 2. SI manajemen proyek
13
14
Proses-proses dalam manajemen mutu proyek 1 KLP PROSES Perencanakan PERENCANAAN
MANAJEMEN MUTU dalam PELAKSANAAN PROYEK
mutu
KLP PROSES PELAKSANAAN
KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 15
2 Pelaksanaan penjaminan mutu 3 Pelaksanaan pengawasan mutu 16
4
11/23/2011
Proses PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU
PROSES DALAM MANAJEMEN MUTU
Perencanaan mutu
Mengidentifikasi standar mutu yg relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana memenuhi standar mutu
Pelaksanaan penjaminan mutu
Melaksanakan rencana mutu, serta kegiatan sistematik yang menjamin proyek melaksa-nakan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan yg telah ditetapkan
• Penjaminan mutu adalah pelaksanaan kegiatan mutu yang sistematik sebagaimana telah direncanakan guna menjamin proyek akan melakukan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan.
Memantau hasil-hasil spesifik proyek Menentukan penyimpangannya thd standar Mengidentifikasi tindakan untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan
• Penjaminan mutu berdasar pada peningkatan berkelanjutan.
Pelaksanaan pengawasan mutu
18
Masukan PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU 1.
Rencana manajemen mutu
2.
Metrik mutu
3.
Rencana peningkatan proses
4.
Informasi kinerja
5.
Quality baseline
6.
Berbagai pelaksanaan sesuai prosedur mutu
Pelaksanaan penjaminan mutu Rencana manajemen mutu • Menjelaskan bagaimana kebijakan mutu akan diimplementasikan oleh tim manajemen proyek • Formal maupun non formal Definisi-definisi operasional (metrik mutu) • Penjelasan istilah • Cara mengukur untuk pengawasan mutu Hasil pengukuran dalam pengendalian mutu • Rekaman pengujian dan pengukuran mutu • Format harus memudahkan menganalisa 19
20
5
11/23/2011
Piranti & Teknik PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU
Pelaksanaan penjaminan mutu Analisis biaya-manfaat Persyaratan mutu terpenuhi pengulangan kerja minimal biaya turun, produktifitas meningkat, kepuasan stakeholder meningkat
1. Analisis biaya-manfaat 2. Benchmarking 3. Rancangan eksperimen 4. Audit mutu 5. Analisis proses
Benchmarking
6. Piranti perencanaan dan pengendalian mutu
Memperbandingkan praktek / rencana proyek dengan proyek-proyek sejenis untuk mendapatkan ide perbaikan dan menetapkan standar 21
22
Keluaran PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU
Pelaksanaan penjaminan mutu Rancangan eksperimen
• Perubahan yang diminta
• Untuk menentukan variable yang paling berpengaruh terhadap hasil proyek
• Tindakan korektif yang direkomendasikan • Perbaruan dari:
Audit mutu • Penilaian secara terstruktur terhadap kegiatan manajemen mutu
– Aset proses organisasi dan rencana manajemen proyek
• Terjadwal ataupun tidak
– Rencana manajemen mutu
• Sasaran: mendapatkan hal-hal yg dapat meningkatkan mutu proyek 23
24
6
11/23/2011
CONTOH PENJAMINAN MUTU (sumber: Schwalbe, 2004) 1. MEMULAI PROYEK
PENGEMBANGAN
iteratif
2. KELAYAKAN
3. PERENCANAAN PROYEK
10. RANCANGAN 2. A PER UNIT
MANAJEMEN sdm dalam PELAKSANAAN PROYEK
11. PENGKODEAN 12. PENGUJIAN PER UNIT
4. KEBUTUHAN TERINCI
7. ARSITEKTUR TERINCI
5. SELEKSI PRODUK
8. MEMBANGUN LINGKUNGAN OPERASI
6. RANCANGAN SISTEM
9. RANCANGAN BASISDATA FISIK
13. UJI INTEGRASI
14. UJI SISTEM 15. UJI PENERIMAAN PENGGUNA 16. IMPLEMENTASI
10. RANCANGAN PER UNIT
KEGIATAN PENGUJIAN
17. PASCA IMPLEMENTASI 25
Proses PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
Proses-proses dalam manajemen SDM proyek KLP PROSES PERENCANAAN
1 Merencanakan SDM proyek
Pengertian umum: Mendapatkan staf dan memberikan tugas dalam proyek
2 Penerimaan anggota tim proyek KLP PROSES PELAKSANAAN
KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN
26
MASUKAN pada kegiatan akuisisi staf: 1. Faktor-faktor lingkungan organisasi
3 Membangun tim proyek 4 Pengelolaan Tim proyek
2. Aset proses organisasi 3. Peran dan tanggung jawab 4. Bagan organisasi proyek 5. Rencana manajemen penjabatan (staffing) 27
28
7
11/23/2011
Masukan PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
Masukan PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
Aset proses organisasi – Panduan – Kebijakan – Prosedur yang ada dalam organisasi
Faktor lingkungan dalam organisasi – Pengalaman sebelumnya – Interest (minat) SDM – Karakteristik SDM – Ketersediaan SDM – Biaya
Rencana manajemen penjabatan, yang memuat: Akuisisi staf, jadwal, kriteria penghentian kerja, kebutuhan pelatihan, penghargaan. 29
Piranti & Teknik PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
30
Hasil PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
1. Negosiasi
1. Penunjukan staf baru
Menjamin proyek mendapatkan SDM yang sesuai kebutuhan, kompetensi maupun dari sisi waktu
2. Sumberdaya tersedia
2. Penugasan awal (pre assignment): Terjadi bila:
3. Rencana manajemen SDM yang
– Proyek sudah harus menggunakan nama personil tsb di proposal – Proyek datang dari dalam organisasi, dan penunjukan sudah ada di project charter 3. Akuisisi 4. Virtual team
terbaru
31
32
8
11/23/2011
Proses MEMBANGUN TIM PROYEK
Membangun tim proyek Fase pertumbuhan tim proyek
Pengertian umum:
1. Tim baru terbentuk: komunikasi antar anggota tim sering kali penuh basa-basi.
Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim untuk memajukan kinerja proyek
2. Tim mulai bekerja: perbedaan pendapat mulai nampak, masing-masing anggota sering memperlihatkan arogansinya berkaitan dengan pengalaman dan pengetahuannya. Manajer proyek perlu lebih mengarahkan dengan tegas dan mengambil keputusan dengan cepat untuk menghindari menajamnya konflik 33
34
Masukan MEMBANGUN TIM PROYEK
Membangun tim proyek Keadaan yang berlarut larut dari fase sebelumnya dapat menyebabkan konflik yang cukup tajam.
1. Penunjukan staf proyek 2. Rencana manajemen staf 3. Ketersediaan sumber daya
• Tim menemukan bentuk kerjasama yang baik, tujuan tim mulai dapat mengungguli tujuan / kepentingan pribadi. Manajer proyek mulai dapat agak menurunkan tingkat pengarahannya. • Tim bekerja sama dengan sangat baik, kekurangan satu anggota akan ditutup oleh yang lain. Komunikasi sangat lancar, dengan dasar tujuan bersama. • Proyek selesai, tim dibubarkan. 35
36
9
11/23/2011
Piranti & Teknik MEMBANGUN TIM PROYEK • Ketrampilan manajemen secara umum (kepemimpinan, memotivasi, berkomunikasi baik, pengambilan keputusan cepat, dll)
1. Ketrampilan manajemen, terutama soft skill 2. Kegiatan team building
• Kegiatan team building
3. Ketrampilan manajemen secara umum
– Kegiatan didalam ataupun diluar kantor yang mengasah kerja sama
4. Sistem imbalan dan penghargaan
• Sistem imbalan dan penghargaan
5. Penempatan
– Aturan harus jelas utk setiap pemberian imbalan & penghargaan
6. Pelatihan
37
38
Hasil MEMBANGUN TIM PROYEK • Penempatan
HASIL membangun tim proyek dilihat dari hasil asesmen kinerja tim, yang menunjukkan: 1.Kinerja meningkat – Ketrampilan perorangan – Kerja tim – Kiat baru dalam melaksanakan kegiatan proyek 2.Kompetensi meningkat 3.Laju pengunduran diri berkurang
– Lokasi kerja yang berdekatan, mudah berhubungan sangat mempercepat terwujudnya kerja sama yang baik • Pelatihan – Formal / informal – Kelas / diluar kelas – Langsung / e_learning 39
40
10
11/23/2011
Sampai Jumpa
41
11
