Session d’information Cahier spécial des charges n° S&L/AO/272/2011 06 mars 2012 à 10h30
Informatiesessie Bestek nr. S&L/AO/272/2011 06 maart 2012 om 10u30
Les sociétés suivantes étaient présentes : mardi le 6 mars 2012, à la session d’information. De volgende firma’s waren omwezig op de informatiesessie van dinsdag 6 maart 2012 : Ouverture de la séance à 10 h30. Openingszitting om 10 u30.
Nom de la firme Naam van de Firma TRANSPORTS FOUSSOUL TEAM RELOCATIONS TER BEEK
HOEKS VERHUIZINGEN
VERVAET LOGISTICS
MOZER ACTIMOVERS SERVAES VANCUTSEM
POTIEZ-DEMAN
Nom du représentant Naam van de vertegenwoordiger
Eric Fossoul Claude Van Acker Francois Schildermans
Eric Trullemans
Kurt Van Synghel
Marc Nahon Willekens Andre Alain Vancutsem
Bart Campi
1) SCOOP VAN DE OPDRACHT/ SCOPE DU MARCHE
Huidige opdracht is een aanvullende opdracht bij andere opdrachten die handelen over verhuisactiviteiten van groot belang, en bestaat uit verschillende fases die verspreid zijn in de tijd. Deze laatsten maken voorwerp uit van de klassieke procedure van de overheidsopdrachten (aanbesteding). Huidige opdracht heeft betrekking op verhuisdiensten die beperkt zijn in belangrijkheid en in de tijd: -
-
-
De opdracht bestaat uit 3 percelen, één per Gewest; De opdracht is voorzien voor een duur van 4 jaar; De verhuizingen kunnen zowel intern als extern zijn; De verhuizingen kunnen plaatsvinden tussen meer dan twee gebouwen; Elke verhuizing vindt in principe plaats in één enkel Gewest, en per uitzondering in verschillende Gewesten; In dit laatste geval, is het in te overwegen te nemen Gewest, het Gewest van bestemming: hierbij moet rekening gehouden worden tijdens het opstellen van uw offerte; De prestaties beperken zich tot de verhuis van persoonlijke dossiers van ambtenaren, van individuele en collectieve archieven, van individuele werkposten en collectief meubilair en uiteenlopend materiaal (kunstwerken, kluizen, enz.); De verhuis van informaticamateriaal, faxtoestellen, kopieertoestellen en restauranten cafetariamateriaal, maken geen voorwerp uit van huidige opdracht. Het te verhuizen volume mag het equivalent van de inhoud van zes vrachtwagens van 40m3, zijnde een totaal van 240 m3, niet overschrijden; De termijn tussen het verzenden van de bestelbon en het einde van de verhuisactiviteiten mag de 15 werkdagen niet overschrijden; De verhuisfase, in strikte zin, mag niet langer dan twee opeenvolgende werkdagen duren. Enkele cijfers (2012) (schatting):
-
+/- 50% van de verhuis van ambtenaren gebeurt intern; +/- 80% van de verhuis van ambtenaren gebeurt zonder verplaatsing van meubilair; Maximum +/- 800 ambtenaren zullen verhuisd worden.
Le présent marché est un marché complémentaire aux autres marchés qui portent sur des déménagements de grande importance et comprenant plusieurs phases étalées dans le temps. Ces derniers feront l’objet de procédures de marchés publics « classiques » (adjudication). Le présent marché porte donc sur des services de déménagement limités en importance et dans le temps : -
Le marché est divisé en trois lots, un par Région ; Le marché est prévu pour 4 ans ; les déménagements peuvent être tant internes qu’externes ; les déménagements peuvent se faire entre plus de deux bâtiments ;
-
-
chaque déménagement se fait en principe dans une seule Région et exceptionnellement dans plusieurs régions ; dans ce dernier cas, la Région à prendre en considération est la Région de destination : il doit en être tenu compte lors de l’élaboration de votre offre ; les prestations se limitent au déménagement des dossiers personnels d’agents, d’archives individuelles et collectives, de mobilier de postes de travail individuels et de mobiliers collectifs et de matériel divers (oeuvres d’art, coffres, etc.) ; le déménagement de matériel informatique, de faxes, de copieurs et de matériel et mobilier de restaurants et de cafétérias ne font pas l’objet de ce marché ; le volume des déménagements ne peut excéder l’équivalent de six camions de 40m³, soit un total de 240 m³ ; le délai entre l’envoi du bon de commande et la fin du déménagement ne peut excéder 15 jours ; les opérations de déménagement sensu stricto ne peuvent excéder 2 jours ouvrables consécutifs.
Quelques chiffres (2012) (estimation) : -
2)
+/- 50% des déménagements d’agents sont internes ; +/- 80 % des déménagements d’agents se font sans déplacement de mobilier ; Au maximum +/- 800 agents seront déménagés.
ZITTING VRAGEN/ANTWOORDEN - SEANCE DE QUESTIONS REPONSES
1. Tous les déménagements partent-ils d'un bâtiment situé à Bruxelles ou peut-il y avoir des déménagements entre Mons et Liège, par exemple ? Maken alle verhuisbewegingen deel uit van een gebouw gevestigd in Brussel, of kan er bijvoorbeeld ook een verhuis plaatsvinden tussen Bergen en Luik? Oui, il peut y avoir des déménagements entre d’autres villes. Ja, er kunnen verhuisbewegingen plaatsvinden tussen andere steden. 2. Page 12 : le montage et le démontage des fenêtres "inclus" dans le prix... est-ce le cas si c'est un chassis fixe pour lequel l'intervention d'un vitrier est nécessaire ? Pagina 12: zijn in de prijs inbegrepen, het demonteren en monteren van vensters, is dit tevens het geval wanneer het om een vast raamkozijn gaat en er interventie nodig is van een glazenier? Oui. Ja.
3. Page 12 : compris dans le prix : "la mise à disposition et la reprise des moyens d'emballage" = s'agit-il des caisses de déménagement ? si oui, comment l'inclure dans votre grille ? Pagina 12: zijn in de prijs inbegrepen: ‘’de terbeschikkingstelling en de terugname van verpakkingsmiddelen’’ = spreken we hier over verhuisdozen? Indien ja, hoe moet dit ingevuld worden in jullie raster? Oui, il s’agit des caisses de déménagement, il faut a priori l’inclure dans le prix forfaitaire par m3 déménagé (pm3) Ja, het gaat hier tevens over verhuisdozen, men moet hierbij rekening houden met de forfaitaire prijs per te verhuizen m3. (pm3) 4. Dans quelles villes, hors Bruxelles, se trouvent les bâtiments "les plus importants" ? In welke steden, Brussel uitgezonderd, bevinden zich de ‘’meest belangrijke” gebouwen? Dans les plus grandes villes de Belgique; Liège, Anvers, Brugges, Namur, Charleroi, Mons. La liste n’est pas exhaustive. In de grootste steden van België; Luik, Antwerpen, Brugge, Namen, Charleroi en Bergen. Deze lijst is niet bepalend. 5. Comment doit on calculer les matériaux d’emballage dans l’offre? Vu qu’ aucun déménagement n’est le même. Une fois il s’agit de beaucoup de caisses et d’autres fois pas. Hoe moet het verpakkingsmateriaal berekend worden in de offerte? Aangezien geen enkele verhuis hetzelfde is en het de ene keer over veel dozen gaat en de andere keer over weinig dozen. Le nombre de caisses est à déduire par le nombre de m3 prévu dans le bon de commande. Le bon de commande sera établi en concertation avec le Pouvoir Adjudicateur. Het aantal verhuisdozen wordt bepaald per hoeveelheid m3 dat voorzien wordt in de bestelbon. De bestelbon zal opgemaakt worden in samenwerking met de Aanbestedende Overheid. 6. Page 25 : « les prestations ponctuelles sont limitées à l’équivalent de 240 m3 » Question : Y aura-t’il plusieurs prestations ponctuelles prévues en même temps et dans quelle proportion ? Pagina 25 : « de gerichte prestaties zijn beperkt tot het equivalent van een maximuminhoud van 240m3 » Vraag : Zullen er meerdere gerichte prestaties voorzien worden op hetzelfde tijdstip en in welke proportie ? A priori, non, deux maximum de façon exceptionnelle. A priori, nee, met uitzondering maximum twee .
7. Page 25 : Quel est le nombre moyen de coffres à prévoir par prestation ponctuelle ? Pagina 25 : Wat is het gemiddeld aantal aan kluizen te voorzien per gerichte prestatie ? Est prévu un au maximum. Maximum één te voorzien. 8. Page 25 : peintures : œuvre d’art : quel est le nombre moyen d’œuvre d’art à prévoir par prestation individuelle et comment adapter le montant d’assurance »biens déménagés » ad hoc ? Seront-elles emballées par le personnel du SPF ? Pagina 25 : schilderijen : kunstwerken : wat is het gemiddeld aantal kunstwerken te voorzien per individuele prestatie en hoe moet het verzekeringsbedrag aangepast worden « verhuisde goederen » ad hoc ? Zullen zij verpakt worden door het personeel van de FOD ? Il y a très peu d’œuvre d’art à déménager. L’adaptation du montant de l’assurance ‘’bien déménagés’ doit tenir compte du nombre très réduit d’œuvre d’art à déménager. Les œuvres d’art sont à emballées par les déménageurs. Er zijn weinig te verhuizen kunstwerken. Voor de aanpassing van het verzekeringsbedrag ‘’verhuisde goederen’’ moet er rekening gehouden worden met het erg laag aantal te verhuizen kunstwerken. De kunstwerken, schilderijen, dienen ingepakt te worden door de verhuizers. Pagina 29 Forfaitaire prijzen Page 29 Prix forfaitaires 9. Dans quel forfait doivent être répercutés les prix des cartons et des étiquettes (dans les 2 prix forfaitaires par m3 déménagé ?) ? In welk forfait dient de prijs voor karton en etiketten opgenomen te worden (in beide forfaitaire prijzen per verhuisde m3 ?) ? Oui, il doivent être répercutés dans les 2 prix forfaitaires (pm3 et pm3dem). Ja, ze dienen opgenomen te worden in de 2 forfaitaire prijzen (pm3 et pm3dem).
10. Prix forfaitaire pour le chargement et le déchargement d’un camion : s’agit-il d’un camion de 40 m3 ? Forfaitaire prijs voor het laden en lossen van een vrachtwagen : spreken we hier over een vrachtwagen van 40 m3 ? Non, l’équivalent de 40 m3. Nee, het equivalent van 40 m3. 11. Dans quel prix celui des réservations d’emplacement (police) doit-il être inclus, sachant que des réservations peuvent être nécessaires même s’il n’est pas fait usage d’un élévateur extérieur ?
In welke prijs dienen de reserveringen voor een staanplaats (politie) inbegrepen te worden, wetende dat deze noodzakelijk kunnen zijn, zelfs indien niet gebruik gemaakt wordt van een buitenlift ? Dans le prix Pcam. In de prijs Pcam. 12. Les heures du chauffeur sont comptées dans le prix forfaitaire par km /par camion mais qu’en est-il des heures de déplacement des porteurs déménageurs entre le lieu de chargement et celui du déchargement. Du fait que ce temps est tributaire de la distance et non pas du travail, sous quel poste de prix le comprendre ? De uren van de chauffeur zijn inbegrepen in de forfaitaire prijs per km/ per vrachtwagen, maar wat met de verplaatsingsuren van de verhuizers tussen de plaats van het laden en de plaats van het lossen ? Gezien het feit dat deze tijd afhankelijk is van de afstand en niet van het werk, onder welke prijsrubriek dient deze opgenomen te worden ? Les heures de déplacement sont fonction de kilométrage et donc celles-ci sont à intégrer dans le prix forfaitaire par kilomètre, par camion. De verplaatsingsuren zijn afhankelijk van het aantal kilometers en dienen opgenomen te worden in de forfaitaire prijs per kilometer, per vrachtwagen.
