SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 1/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011
1.0
TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pembayaran gaji atau elaun.
2.0
SKOP Meliputi pembayaran gaji pegawai tetap dan sementara serta elaun pelajar.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen
Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/
Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/
Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Pekeliling Perkhidmatan berkuatkuasa Pekeliling Perbendaharaan berkuatkuasa Jadual Tahunan Bayaran diluluskan oleh Bendahari
berkaitan
berkaitan
Gaji
yang
yang
yang
telah
Perintah-perintah Am
4.0
TERMINOLOGI DAN SINGKATAN e-IHRMS KPTJ PA PK Pentadbir PTJ PTK Sementara Pelajar
: : : :
e-Intergrated Human Resource Management Systems Ketua Pusat Tanggungjawab Penolong Akauntan Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM Pegawai UPM yang bergred dari 41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir Kewangan : Kakitangan yang bertaraf kontrak atau sambilan Pelajar Pasca Siswazah yang dilantik sebagai Graduate
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 2/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011
Elaun
5.0
Research Asisstant (GRA) dan Special Graduate Research Asisstant (S-GRA). : Elaun-elaun yang dibayar kepada pelajar
TANGGUNGJAWAB Semua yang terlibat adalah bertanggungjawab dalam menentukan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 3/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011 6.0
CARTA ALIR Mula Mula
7.1
7.2 Hantar Dokumen / Maklumat Dalam Talian Hantar Dokumen / Maklumat Dalam Talian
Terima Dokumen / Maklumat Dalam Talian Terima Dokumen / Maklumat Dalam Talian
7.3
Tidak Lengkap Semakan Dokumen / Maklimat Dalam Semakan Dokumen / Maklimat Dalam Talian? Talian? 7.4 Lengkap
Penyediaan Data Penyediaan Data
7.5
Pengesahan / Kelulusan Data Pengesahan / Kelulusan Data
7.6
7.7 Kemasukan / Kemaskini Data Kemasukan / Kemaskini Data
Tidak
7.8
Ralat
Semak Laporan? Semak Laporan? Tiada Ralat Penyediaan Baucar / Multiple Jernal Penyediaan Baucar / Multiple Jernal
7.9
7.10 Pengesahan Baucar? Pengesahan Baucar?
Ya 7.11 Kelulusan Baucar? Kelulusan Baucar?
Tidak
Ya
Batching Batching
7.12
Penyediaan / Pengedaran Cek Penyediaan / Pengedaran Cek
7.13
Kemaskini Fail Kemaskini Fail
7.14
Tamat Tamat
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 4/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011
7.0
PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Hantar Dokumen/Maklumat Dalam Talian
7.3
7.2.1
Lengkapkan dokumen dan borang pembayaran gaji atau elaun yang berkenaan. Rujuk Senarai Semak Pembayaran Gaji Atau Elaun (SOK/KEW/SS011/BYR)
7.2.2
Dapatkan pengesahan dan kelulusan bayaran gaji atau elaun daripada Ketua PTJ sekiranya berkaitan.
7.2.3
Hantar maklumat atau dokumen-dokumen berkenaan kepada Pejabat Bendahari Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi dengan merujuk laman sesawang http://www.bursar.upm.edu.my/
Terima Dokumen/Maklumat Dalam Talian 7.3.1
7.4
PPPTJ
Terima dan cop tarikh terima pada muka hadapan dokumen atau borang yang berkaitan.
Semakan Dokumen/Maklumat Dalam Talian. 7.4.1
Semak dokumen/borang yang diterima diproses 7.3.1 dan pastikan lengkap berpandukan garis panduan:(a)
Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem e-IHRMS (SOK/KEW/GP017/BYR) atau
(b)
7.4.2
Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR)
Sekiranya dokumen tidak lengkap kembalikan kepada PTJ
PA/PTK
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 5/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011 melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Pembetulan (OPR/BEN/DF030/BYR) dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian(SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.4 7.4.3 7.5
Bagi dokumen yang lengkap teruskan ke langkah 7.5
Penyediaan Data 7.5.1
Sediakan data berdasarkan garis panduan berikut :(a)
PA/PTK
Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem e-IHRMS (SOK/KEW/GP017/BYR) atau
(b)
7.6
Pengesahan / Kelulusan Data 7.6.1
7.7
Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR)
Dapatkan pengesahan / kelulusan daripada pegawai yang bertanggungjawab.Sekiranya data didapati tidak lengkap atau mempunyai kesilapan, kembali ke langkah 7.4.2 untuk tindakan pembetulan.
PK
Kemasukan/Kemaskini Data 7.7.1
Masukkan / kemaskini berpandukan :(a)
data
ke
dalam
sistem
Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Sistem e-IHRMS (M026) atau
(b)
7.7.2
Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Wincom Payroll (M027)
Proses dan cetak bayaran gaji atau elaun melalui sistem
PKA/PTK
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 6/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011
7.8
yang berkaitan Semak Laporan 7.8.1
7.9
7.10
7.11
7.12
Semak laporan yang dikeluarkan daripada sistem yang berkenaan serta dapatkan pengesahan pegawai yang bertanggungjawab. Sekiranya terdapat ralat di laporan kembali ke langkah 7.7 untuk tindakan pembetulan.
PK
Penyediaan Baucar/Multiple Jernal 7.9.1
Sediakan baucar berpandukan Manual Penyediaan Baucar Melalui Modul Cash Book (M005) atau Multiple Jernal berpandukan Arahan Kerja Penyediaan Jernal (OPR/BEN/AK024/AKN)
7.9.2
Gaji atau elaun hendaklah dibayar mengikut jadual yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh Bendahari
PKA/PTK
Pengesahan Baucar 7.10.1
Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan.
7.10.2
Bagi baucar yang tidak dsahkan, kembali ke langkah 7.4 untuk tindakan semakan semula.
PK/PKA/PTK
Kelulusan Baucar 7.11.1
Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk kelulusan mengikut had kuasa yang ditetapkan.
7.11.2
Bagi baucar yang tidak diluluskan pembayaran, kembali ke langkah 7.4 untuk tindakan semakan semula.
PK/PKA
Batching 7.12.1
Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching
PTK
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 7/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011
7.13
7.14
Penyediaan/Pengedaran Cek 7.13.1
Sedia dan edar cek berpandukan prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005).
7.13.2
Bagi cek yang hendak dibatalkan / diganti, rujuk Garis Panduan Permohonan Pembatalan Dan Mengganti Cek / Bank deraf / Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR)
PTK Seksyen Kewangan Perakaunan
Kemaskini Fail 7.14.1
Kemaskini fail pembayaran gaji atau elaun berpandukan garis panduan:(a)
Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem e-IHRMS (SOK/KEW/GP017/BYR) atau
(b)
Garis Panduan Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR)
PA/PTK
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 8/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011 8.0 Bil
REKOD KUALITI
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PTK
Tanggungjawab Menyelenggara PTK
Tempat dan Tempoh Simpanan Pejabat Bendahari 1 Tahun
Kuasa Melupus
1.
Buku Daftar Batching Baucar/ Jernal
PK
2.
OPR/BEN/DF064/BYR Baucar Pembayaran Asal
PTK
PTK
Pejabat Bendahari 7 Tahun
Arkib Negara
3.
OPR/BEN/DF064/BYR Salinan Baucar Pembayaran Asal
PTK
PTK
Pejabat Bendahari 2 Tahun
PK
4.
Laporan Bayaran Gaji
PKA/PTK
PKA/PTK
Pejabat Bendahari 7 Tahun
Bendahari
5.
Fail Individu Gaji Pegawai
PTK
PTK
Pejabat Bendahari 25 Tahun
Arkib Negara
6.
Senarai Edit Transaksi
PTK
PTK
Pejabat Bendahari 7 Tahun
Bendahari
7.
Fail Surat Menyurat Ke Bank
PTK
PTK
Pejabat Bendahari 7 Tahun
Bendahari
8.
Fail Senarai Pendapatan Bulanan Arahan Pembayaran Laporan PT Penyata Caruman KWSP Penyata Caruman PERKESO Penyata Potongan Cukai Senarai Potongan Lain Laporan Pencen Senarai Caruman Pencen Edit Jumlah kewangan Reconciliation Report Penyata Gaji Slip Gaji Vot Analisa Senarai bank Senarai Cek Persendirian Senarai Cek 413
PTK
PTK
Pejabat Bendahari 7 Tahun
Bendahari
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 9/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011
SOKONGAN KEWANGAN
Halaman: 10/10 No. Semakan: 00
PEJABAT BENDAHARI No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P011 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI ATAU ELAUN Tarikh: 03/01/2011 9.0
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. Seksyen
Huraian Pindaan
Disemak Oleh
02
00
-
Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan
WP
Disahkan Oleh Naib Canselor
Tarikh Kuatkuasa 03/01/2011