2011

Hendri Sopryadi,M.T.I

9/28/2011

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI


BAHASAN •

Sistem Informasi dalam organisasi

•

Proyek sebagai sarana strategi organisasi

•

Lahirnya proyek internal •

Proyek internal

•

Proyek eksternal


PERTEMUAN - 2

LAHIRNYA PROYEK


SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI


1


9/28/2011

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter) P R O S E S

P R O S E S

P E N D U K U N G

U T A M A

P R O S E S

INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN MANAJEMEN SDM PENGEMBANGAN TEKNOLOGI KEUNGGULAN BERSAING

PEMBELIAN SUMBER DAYA

LOGISTIK PEMASARLOGISTIK MASUK OPERASI KELUAR AN DAN (INBOUND LOGISTICS)

PENJUALOUT-BOUND AN LOGISTICS

LAYANAN PELANGGAN


PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI VISI – MISI - KEBIJAKAN TUJUAN

Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi

STRATEGI ORGANISASI STRATEGI FUNGSI LAIN PORTOFOLIO

STRATEGI TI TI--SI PORTOFOLIO TI--SI TI

PROGRAM

PROGRAM TI--SI TI

PROYEK

PROYEK TI--SI TI

Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan


RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN dan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA

P R O S E S

P E N D U K U N G

U T A M A

KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF MANAJEMEN SDM SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER PEMBELIAN SUMBER DAYA SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK LOGISTIK OPERASI MASUK (INBOUND LOGISTICS)

LOGISTIK KELUAR OUTBOUND LOGISTICS

PEMASAR- LAYANAN AN DAN PELANGGAN PENJUALAN

SIS: AUTOMATED J.I.T. WAREHOUSING

SIS: ON-LINE P.O.S. AND ORDER PROCESSING

SIS: INTERACTIVE TARGETED MARKETING

SIS: COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANUFACTURING SYSTEM

KEUNGGULAN BERSAING

SIS: CRM


LAHIRNYA PROYEK INTERNAL Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya

Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak Hendri Sopryadi,M.T.I

2


9/28/2011

Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak

Proyek yang sudah direncanakan

Urutan kegiatan:

Urutan kegiatan: • Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek: – Biaya – Operasional – Waktu – Legal • Persetujuan pelaksanaan • Penunjukan Manajer Proyek Hendri Sopryadi,M.T.I

1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI 2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit 3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan: - Biaya

- Operasional

- Waktu

- Legal

4. Persetujuan pelaksanaan 5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas) Hendri Sopryadi,M.T.I

ORGANISASI FUNGSIONAL Proyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE)

KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL DALAM ORGANISASI


MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

KOORDINASI PROYEK

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF


3


9/28/2011

ORGANISASI PROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH

Proyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek DIREKTUR PELAKSANA (CEO)

MANAJER PROYEK

DIREKTUR PELAKSANA ( CEO )

KOORDINASI PROYEK

MANAJER PROYEK

MANAJER PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASI PROYEK



PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT

DIREKTUR PELAKSANA (CEO)

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

DIREKTUR PELAKSANA ( CEO )

STAF

STAF

STAF

STAF

MANAJER PROY

STAF

STAF


MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

KOORDINASI PROYEK

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER PROYEKPROYEK

STAF

STAF

MAN. PROYEK

STAF

STAF

MAN. PROYEK

STAF

STAF

MAN. PROYEK

KOORDINASI PROYEK B

KOORDINASI PROYEK A Hendri Sopryadi,M.T.I

4


9/28/2011

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK Karakteristik proyek Otoritas % Personil organisasi yg full time di proyek

Tipe organisasi Fungsional Tak ada s.d rendah

Matriks lemah Terbatas

Matriks seimbang

Matriks kuat

Proyek

Rendah Sedang s.d Tinggi s.d s.d sedang tinggi penuh

-

0 – 25 %

15% – 60%

50 % – 95 %

85 % -100 %

Peran manajer proyek

Tdk penuh Waktu

Tdk penuh Waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Sebutan manajer proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Manajer proyek

Manajer proyek/ program

Manajer proyek/ program

Staf administrasi

Tdk penuh waktu

Tdk penuh Tdk penuh Hendri Sopryadi,M.T.I waktu waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Contoh Template Proposal Internal 1. Nama Proyek:

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL • Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi • Proposal mendefinisikan: o Apa yang akan dilakukan o Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi o Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi

• Memuat business case awal • Format sebaiknya baku, menggunakan template Hendri Sopryadi,M.T.I

Contoh Muatan BUSINESS CASE 1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek)

2. Tanggal pengajuan: 3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak: 4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan) 5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi) 6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi

2. Nomor revisi dokumen: 3. Manfaat dan Biaya: 4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya)

7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek)

Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK;

8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek)

Penggunaan SDM, dalam jam


Jasa konsultansi; dll, Hendri Sopryadi,M.T.I

5


9/28/2011

Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj) 5. Sumber Pendanaan 6. Resiko Faktor resiko Strategi mitigasi

7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification) 8. Catatan Tambahan

PROYEK PEMERINTAH Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan: Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahan-perubahannya.

Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya Hendri Sopryadi,M.T.I

PROYEK PEMERINTAH (lanj) Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 1.Keppres No. 61 tahun 2004 2.Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2) 3.PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3) 4.PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4) 5.PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5) 6.PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6) 7.PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-7) Hendri Sopryadi,M.T.I


PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI Menyiapkan dokumen pelelangan dan dasar penilaian: KAK, RKS, HPS Pengumuman penawaran pekerjaan di media

Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi

Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal

Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan (aanwijzing)

Menyelenggarakan aanwijzing Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang

Menyusun dan menyerahkan •Proposal administrasi •Proposal Teknis •Proposal Biaya

Hendri Sopryadi,M.T.I PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK)

6


9/28/2011

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN • KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference) • RKS: Rencana Kerja dan Syarat • HPS: Harga Perkiraan Sendiri


RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) 1. Umum 2. Addendum Dokumen Seleksi 3. Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran 4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )


KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) TERMS OF REFERENCE (TOR) KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal 1. Latar Belakang 2. Maksud dan Tujuan 3. Sasaran 4. Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen 5. Sumber pendanaan 6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih, pengetahuan 7. Jangka waktu pelaksanaan 8. Tenaga ahli 9. Keluaran 10.Laporan Hendri Sopryadi,M.T.I

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) • Disiapkan instansi pemerintah pemberi pekerjaan • Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan • Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.


7


9/28/2011

MUATAN USULAN TEKNIS A. B. C. D. E. F.

PENDAHULUAN PENGALAMAN PERUSAHAAN PEMAHAMAN KAK TANGGAPAN TERHADAP KAK APRESIASI INOVASI PENDEKATAN DAN METODOLOGI G. RENCANA KERJA H. JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN I. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA

J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI K. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN L. LAPORAN M. STAF PENDUKUNG N. FASILITAS PENDUKUNG O. PENUTUP

LAMPIRAN : 1. DOKUMEN PENDUKUNG 2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP & KELENGKAPANNYA 3. LAIN-LAIN Hendri Sopryadi,M.T.I

8

2011

Recommend Documents