2011

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN TINDAKAN 1.

Halaman: 1/18 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

TANGGUNGJAWAB

Penyediaan Pesanan Belian 1.1

1.2

1.3

Sebelum pesanan belian dikeluarkan, pastikan dokumen sokongan berikut dilampirkan:(a)

Borang Permohonan SOK/KEW/BR002/BUY

Pembelian-

(b)

Daftar Serahan RO/PO held

(c)

PO held yang perlu ditandatangani ringkas dan cop pegawai yang menginput.

(d)

Sebut Harga sebagai sokongan untuk pembelian terus.

(e)

Minit kelulusan (jika berkaitan)

(f)

Salinan sijil yang berkaitan

Borang pesanan belian yang masih belum digunakan hendaklah disimpan dengan kemas di tempat berkunci bagi memastikan keselamatannya. Pastikan pesanan dikeluarkan seperti berikut:(a)

Salinan asal dan pendua diserahkan kepada syarikat melalui PTJ/Seksyen Kewangan;

(b)

Salinan ketiga disimpan di Unit Pembelian PTJ; dan

(c)

Salinan keempat disimpan di Zon/Seksyen Kewangan

PK/PA/PTK (Zon/Seksyen Kewangan)

PTK (Zon/Seksyen Kewangan)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN 1.4

Pastikan setiap pesanan yang dikeluarkan ditandatangani oleh pegawai kewangan yang telah diberikuasa.

TINDAKAN 2.

Fail Pesanan Belian 2.1

Satu daftar pesanan belian hendaklah disediakan bagi pesanan yang telah dikeluarkan dan maklumat berikut hendaklah dicatat pada daftar tersebut.

Halaman: 2/18 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

PK/PA/PTK (Zon/Seksyen Kewangan)

TANGGUNGJAWAB PTK (Zon/Seksyen Kewangan)

(a) Nombor siri pesanan “Pre printed” (b) Nombor pesanan (SAGA) (c)

Nama PTJ

(d) Jumlah (e) Tarikh commit (f)

Tandatangan PTJ

Pesanan belian hendaklah difailkan di dalam fail mengikut PTJ/ nombor siri sistem SAGA bersama satu daftar pesanan yang mengandungi nombor siri pre printed. 2.2

3.

Daftar ini hendaklah dikemaskini setiap kali pesanan belian baru dikeluarkan.

PT PTJ/PTK (Zon/Seksyen Kewangan)

Pesanan Rosak Atau Batal 3.1

PT PTJPesanan belian yang telah rosak atau batal tidak boleh dibuang atau dipindahkan ke merata tempat ianya hendaklah dicop batal dan catat tarikh dan sebab dibatalkan pada pesanan tersebut.

PTK (Zon/Seksyen Kewangan)

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN 3.2

4.

Halaman: 3/18 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

Rekod pesanan yang dibatalkan di dalam daftar pesanan dan failkan pesanan tersebut bersama pesanan yang lain. Tindakan ini dibuat bagi tujuan pemantauan dan untuk mengelakkan penyalahgunaan.

Edar Pesanan Belian 4.1 Serahkan dua (2) salinan pesanan belian termasuk salinan asal kepada syarikat. 4.2

Simpan satu salinan pesanan belian di Unit Pembelian PTJ.

Tujuan:

Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara penyediaan pesanan belian melalui modul Purchasing melalui SAGA Ver 7.4.

Skop:

Arahan Kerja ini meliputi semua jenis permohonan pesanan belian.

Keperluan Pengguna: Semua pengguna SAGA hendaklah mempunyai user ID dan password. Sekiranya pengguna belum mendaftar diri sebagai pengguna, sila hubungi Urusetia di Pejabat Bendahari untuk tindakan. SAGA Ver 7.4 boleh digunakan melalui laman web http://mysaga/gdcax/ skrin 1 akan dipaparkan. 5.

Tatacara: 5.1

Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA. Masukkan userID dan password untuk memasuki sistem SAGA ver 7.4 dan klik OK.

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN

Halaman: 4/18 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

Skrin 1

5.2

Klik Modul “Distribution”.

Skrin 2

5.3

Klik Modul “Purchasing”

Skrin 3

5.4

Pilih “Process” dan klik “Purchase Order”

Skrin 4

5.5

Skrin 5 iaitu ”Purchase Order- Services Only” akan dipaparkan.

i.

Pilih ikon

dan kemudian klik “selected”.

Skrin 5

5.6

Pilih ikon

. Klik “Selected” seperti skrin di bawah.

Skrin 6

5.7

Pada skrin 7, masukkan kod company serta nombor PO pada ruangan “PO Order” seperti mana yang dikehendaki dan tekan OK.

Skrin 7

5.8

Contoh yang boleh dilihat pada skrin 8 adalah kod Company 0801 untuk nombor PO 010365.

Skrin 8

6.

COMMIT PESANAN BELIAN (PO) 6.1 Pastikan Pesanan Belian yang berstatus HELD bertukar status menjadi READY sebelum COMMIT PO. Berikut adalah langkah-langkah untuk COMMIT PO:-

Skrin 9

6.2

Pada skrin 9, klik ikon akan dipaparkan.

dan ruangan ”USER FIELDS” seperti di skrin

10

Skrin 10

6.3

Pilih ruangan “order details” untuk menyemak maklumat. Skrin 11 seperti dibawah akan dipaparkan. Tekan OK.

Skrin 11

6.4

Skrin akan terus memaparkan ruangan “order lines”. Tekan OK.

Skrin 12

6.5

Skrin “PC Distribution” seperti dibawah akan dipaparkan. Tekan OK.

Skrin 13

6.6

Skrin 14 di bawah akan dipaparkan dan pilih ”YES”.

Skrin 14

6.7

Skrin “GL DISTRIBUTION” akan dipamerkan. Tekan OK.

Skrin 15

6.8

Skrin “ACTION” akan dipamerkan dan pilih “NO”.

Skrin 16

6.9

Status PO akan bertukar kepada READY dan skrin pilihan “COMMIT” akan dipamerkan. Pilih “YES”.

Skrin 17

6.10

Skrin “GP Password Input” akan dipamerkan. Masukkan password dan tekan OK.

Skrin 18

6.11

Status PO akan bertukar kepada COMMITTED seperti skrin 19 di bawah:

Skrin 19

7

Mencetak Pesanan Belian 7.1

Klik ikon

. Pilih “PO Print”.

Skrin 20

7.2

GP Printer Selection akan dipamerkan. Klik ikon

untuk mencetak.

Skrin 21

7.3

Jika Pesanan Belian difaktorkan, pihak penerima perlu didaftarkan mengikut Arahan berikut: i.

Masukkan kod company mengikut PTJ yang telah ditetapkan dan nombor PO pada ruangan “PO Order” seperti mana yang dikehendaki.

Skrin 22

ii.

Pada skrin 22, Klik ikon berikut.

. Pilih “Factor PO” sebagaimana skrin 23

Skrin 23

iii.

Seterusnya skrin 24 seperti di bawah dipaparkan.

Skrin 24

iii.

Klik ikon

. Pilih “Selected” seperti skrin di bawah.

Skrin 25

iv.

Masukkan kod Company dan nombor PO yang hendak difaktorkan. Tekan OK.

v.

Masukkan Factoring Company di ruang “Factor Supplier” seperti yang ditunjukkan di bawah. Sebelum itu, pastikan Factoring Company telah berdaftar dengan UPM. Tekan OK.

Skrin 26

vi.

Skrin “PU:Purchase Order akan dipamerkan dan ruang “Factor” akan bertanda (√) yang bermaksud PO itu telah difaktorkan.

Skrin 27

8.

Pembatalan Pesanan Belian (Forced Completion) 8.1

Pembatalan hanya boleh dilakukan di zon-zon kewangan atas sebabsebab tertentu ataupun atas arahan PTJ. Berikut adalah langkah-langkah pembatalan Pesanan Belian (PO): i.

Pada modul “Purchasing”. Klik ikon “Process” dan pilih “Forced Completion”.

Skrin 28

ii.

Skrin “PU: Forced Completion” akan dipamerkan.

Skrin 29

iii.

Masukkan kod Company (kod PTJ) dan no. PO seperti mana yang terdapat pada PO yang hendak dibatalkan. Contohnya pembatalan PO 018631 untuk Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (4001) yang dapat dilihat pada skrin seperti di bawah. Tekan OK.

Skrin 30

iii. Skrin 31 akan memaparkan status FORCED.

Skrin 31