Draaiboek gebruik “rapporteringsdocument outplacementbegeleiding” (versie 07/2011) Het rapporteringsdocument outplacementbegeleiding kan gebruikt worden om de begeleiding van het outplacementkantoor op te volgen. Dit sjabloon moet gebruikt worden voor alle nieuw opgestarte dossiers in het kader van het Sociaal Interventiefonds vanaf 01 juli 2011. Vanaf Sinr 1680.
Doel
Het rapporteringsdocument geeft zowel op een kwalitatieve als een kwantitatieve manier een overzicht van de outplacementbegeleiding. Op deze manier kan de stuurgroep van de tewerkstellingscel de ondernomen begeleidingsacties opvolgen.
Voor wie
Het rapporteringsdocument dient opgemaakt te worden door het outplacementkantoor dat de begeleiding op zich neemt. Het rapporteringsdocument wordt gebruikt door de stuurgroep van de tewerkstellingscel, maar wordt ook doorgegeven aan de Inspectie Werk en Sociale Economie voor een eventuele controle.
Opbouw en verwachtingen Worddocument
In het word-document wordt een globaal overzicht gegeven van de onderneming die een aanvraag heeft ingediend. Duidt aan of het om een opstartrapport gaat, een tussentijdse of eindrapportering. Kerngegevens dossier op moment van aanvraag In dit luik wordt een overzicht gegeven van de startsituatie voor het outplacementkantoor. Op het veld ‘datum stuurgroepvergadering’ na dient er niets van deze gewijzigd te worden bij een tussentijdse of eindrapportering. - Naam onderneming Hier schrijf je de naam van de onderneming waar je De naam kan je terug vinden op de webpagina van het Sociaal Interventiefonds: http://contact.vdab.be/outplacementdossiers/ - Gemeente De gemeente waar het bedrijf gelegen was. Je kan dit ook terug vinden op de webpagina van het Sociaal Interventiefonds: http://contact.vdab.be/outplacementdossiers/ - Activiteit onderneming en paritair comité Je geeft een korte omschrijving van de activiteiten van de onderneming. Deze kan je terug vinden op de webpagina van het Sociaal Interventiefonds: http://contact.vdab.be/outplacementdossiers/
- Dossiernummer Sociale interventie Het dossiernummer is een identificatiemiddel om snel een dossier terug te vinden. Gebruik dit nummer steeds in al je communicatie naar de VDAB. Je vindt dit nummer terug op de webpagina van het Sociaal Interventiefonds: http://contact.vdab.be/outplacementdossiers/ - Naam aanvrager Je vermeldt de naam van de persoon die het dossier heeft ingediend bij het Sociaal Interventiefonds. Dit kan zowel een curator, werkgever, vereffenaar,… zijn. Je vindt deze info terug op de webpagina van het Sociaal Interventiefonds: http://contact.vdab.be/outplacementdossiers/ - Naam outplacementbureau Het outplacementbureau dat de begeleiding uitvoert wordt hier vermeld.
1
- Verantwoordelijke en consultant/telefoonnummer/e-mail De persoon binnen het outplacementkantoor die gecontacteerd kan worden om afspraken te maken en/of eventuele problemen te bespreken. Vermeldt ook de naam van de consultant die bij afwezigheid van de verantwoordelijke kan aangesproken worden. - KBO-nr outplacementkantoor Het KBO-nr van het outplacementkantoor. Dit nummer wordt ook het ondernemingsnummer genoemd. VDAB gebruikt dit nr om de ingediende facturen te matchen. - Aantal werknemers op datum faillissement/ontslagen door de onderneming De aantallen die hier in gevuld worden, zijn gebaseerd op de aantallen in de aanvraag. Dit wordt u toegestuurd door de sociaal interventieadviseur bij toewijzing van het dossier. Indien mogelijk moet er een opsplitsing gemaakt worden tussen de arbeiders en de bediendes. ! Let op: Als de bediendes en de arbeiders door een verschillend outplacementkantoor worden opgevolgd, moet dit onderscheid gemaakt worden. - Datum aanstelling outplacemenbureau Een outplacementbureau wordt via mail op de hoogte gesteld dat zij de begeleiding voor een dossier op zich moeten nemen. De datum van deze mail is de datum ‘aanstelling outplacementbureau’. ! Let op: Deze mail moet bewaard worden en kan eventueel opgevraagd worden bij een eventuele inspectie door de Vlaamse Inspectie Werk en Sociale Economie. - Datum infosessie Dit is de datum van de infosessie of het eerste intakegesprek - Einddatum begeleiding (uiterste datum) Dit is de uiterste datum dat de begeleiding kan duren. Deze datum is: Æ SIF-nummers tem 1679: begindatum begeleiding van de laatste persoon die ontslagen is + 2 jaar. Æ Vanaf SIF-nummers 1680: begindatum begeleiding van de laatste persoon die ontslagen is + 1 jaar. Het is de bedoeling dat elke betrokken persoon aanspraak kan maken op respectievelijk 2 of 1 jaar begeleiding. - Datum stuurgroepvergadering Dit is de datum dat de rapportering van het outplacementkantoor wordt besproken in de stuurgroepvergadering. De juiste datum kan opgevraagd worden bij de sociaal interventieadviseur. 1. Contacteren van de ex-werknemers - Aantal personen gecontacteerd Het aantal personen dat gecontacteerd is. - Aantal personen gereageerd Het aantal personen dat gereageerd heeft op de contactname.
2. Informatievergadering - Datum De dag dat de infovergadering is doorgegaan. - Locatie Het adres van de zaal waar de vergadering heeft plaatsgevinden.
2
- Aantal aanwezigen Het aantal personen aanwezig op de infovergadering - Aanwezig Interventieadviseur VDAB: ja/nee De persoon van VDAB die de acties in het kader van dit dossier opvolgt. Vakbondsvertegenwoordiger(s): ja/nee Indien aanwezig: voeg naam en organisatie van de aanwezigen toe. Sectorfonds: ja / nee Aanvrager: ja / nee De persoon die de aanvraag heeft ingediend bij het Sociaal Interventiefonds. Dit kan de curator, werkgever, vereffenaar,… zijn. 3. Verloop outplacementtraject Om een overzicht te krijgen hoe de begeleidingen verlopen, wordt gevraagd om tijdens elk rapportagemoment aan te geven hoeveel personen effectief in begeleiding zijn. Dat wil zeggen, de begeleidingssessies bijwonen. - Aantal personen nog in begeleiding Enkel personen die effectief begeleiding volgen dienen hierin opgenomen te worden. Dat wil zeggen dat personen die ‘ooit’ deelnemer waren hier niet meer in terug te vinden zijn. Het aantal deelnemers kan dus dalen bij elke reden van uitstroom en stijgen indien nieuwe personen starten met de begeleiding of gebruik maken van de herinstapgarantie. Indien mogelijk moet er een opsplitsing gemaakt worden tussen de arbeiders en de bediendes. ! Let op: Als de bediendes en de arbeiders door een verschillend outplacementkantoor worden opgevolgd, moet dit onderscheid gemaakt worden. ! Je dient steeds aan de sociaal interventieadviseur die het dossier opvolgt te laten weten dat iemand nieuw is ingestapt. Dit doe je door een mail te sturen en het ‘attest outplacementbegeleiding’ op te sturen.
4. Bijkomende informatie over deelnemers In het bijhorende excel-document kan je in het veld ‘Bijkomende informatie’ informatie kwijt over de begeleiding per deelnemer. Indien dit veld te klein is, kan je hier meer informatie kwijt.
5. Motivatie voor de eindbeslissing Aan het outplacementkantoor wordt gevraagd om een voorstel tot eindsaldering op te maken. In dit voorstel dien je te duiden en te motiveren voor welke kandidaten je de vergoeding voor de begeleiding wenst te ontvangen.
6. Financiële gegevens Om de financiële administratie op te kunnen volgen, vragen we aan het outplacementkantoor een overzicht te maken van alle (betaalde) facturen. - Begeleiding Factuurnummer: Het nummer van de factuur dat u naar VDAB / de aanvragen gestuurd heeft. Schijf: Het Sociaal Interventiefonds betaalt voor de begeleiding in verschillende fasen. Deze fasen vind je hier terug.
3
Totaalbedrag: Het totaalbedrag waarvoor een factuur is opgemaakt. Factuurdatum: De datum dat de factuur opgemaakt is Aantal begeleide personen: Aantal personen waarvoor een vergoeding gevraagd is. Aantal administratieve vergoedingen: Aantal personen waarvoor een administratieve vergoeding gevraagd is. ! Let op: Alvorens te factureren dien je steeds de goedkeuring van de stuurgroep van de tewerkstellingscel te hebben. De sociaal interventieadviseur laat je weten wanneer je een factuur kan sturen. ! Voor dossiers waarbij er in de aanvraag meer dan 50 personen betrokken zijn, dien je aan de aanvrager te factureren. In alle andere gevallen aan de VDAB. Vanaf dossiernummer 1xxx: worden alle betalingen geregeld door de VDAB. ! Indien er iemand nieuw instapt, dient dit gemeld te worden aan de sociaal interventieadviseur die het dossier opvolgt. - Opleiding Naam deelnemer: Naam van de persoon voor wie de opleiding aangevraagd wordt. Naam opleiding: De naam van de opleiding die aangevraagd wordt. Organisatie: De organisatie die instaat voor het verstrekken van de opleiding. Datum goedkeuring: De datum dat je goedkeuring van de stuurgroep gekregen hebt om de opleiding te volgen. Dit kan de datum van de goedkeuringsmail zijn of de datum van de stuurgroepvergadering Bedrag goedgekeurd: Het bedrag waarvoor het Sociaal Interventiefonds tussen zal komen (incl. BTW) Reeds gefactureerd: Het bedrag dat reeds aan de VDAB is gefactureerd Factuurdatum: Datum dat de factuur aan VDAB is opgemaakt. ! Let op: Elke betalende opleidingsvraag dient goedgekeurd te worden door de stuurgroep van de betrokken tewerkstellingscel. Het outplacementkantoor dient deze begeleiding onmiddellijk te factureren. Facturaties na eindrapportage in de stuurgroep worden niet meer betaald.
7. Verklaring Deze verklaring geeft aan dat het outplacementkantoor een correcte rapportering bezorgd heeft aan VDAB. Aangezien op basis van de rapportering financiële gevolgen vasthangen en de Vlaamse Inspectie Werk en Sociale Economie dit gebruikt als basis voor haar inspectiebezoek, dient dit zo correct mogelijk ingevuld te worden. Opbouw en verwachtingen Exceldocument
Tabblad 1: Overzichtslijst In deze tabel geef je een overzicht van alle personen die in het aanvraagformulier opgenomen zijn. - Rijksregisternummer Dit vul je enkel in als je het weet. Voor elke deelnemer die effectief outplacement volgt, wordt een rijksregisternummer ingevuld. - Naam De achternaam van de deelnemer van de outplacementbegeleiding.
4
- Voornaam De voornaam van de deelnemer van de outplacementbegeleiding. - Deelnemer Dit is een uitklapbare lijst met volgende opties: Ja (J): Je duidt dit aan voor elke persoon die effectief ooit in begeleiding geweest is. Het intakegesprek telt niet als begeleiding. Eens deelnemer kan je dus niet veranderen naar niet-deelnemer. Op deze manier wordt er een overzicht gecreëerd van het totaal aantal personen in begeleiding waarover de stuurgroep moet beslissen om de begeleiding te betalen. Nee (N): Elke persoon die bij informering expliciet te kennen geeft dat hij/zij niet wenst deel te nemen aan de outplacementbegeleiding of niet bereikt is. Beschrijf in de kolom ‘Bijkomende info’ wat de reden van niet-deelname is. Indien een ‘niet-deelnemer’ op een later tijdstip toch wenst deel te nemen aan de outplacementbegeleiding dient de sociaal interventieadviseur steeds op de hoogte gebracht te worden. - Leeftijd: Leeftijd op moment van ontslag. - Datum intake: Datum dat het outplacementkantoor een individueel gesprek met de deelnemer gehad heeft. - Nog in begeleiding: Hier geef je aan of iemand nog in begeleiding is, dat wil zeggen effectief naar de sessies komt. Deelnemers kunnen ondertussen uitgestroomd zijn naar werk en wensen de begeleiding niet verder te zetten. Indien dit het geval is, zet je ‘nog in begeleiding op n(ee)’. Als iemand bijvoorbeeld een opleiding volgt, maar wel nog outplacementbegeleiding volgt, zet je ‘nog in begeleiding op j(a)’. - # begeleidingsmomenten collectief: Het aantal collectieve begeleidingssessies die deze persoon gevolgd heeft. - # begeleidingsmomenten individueel: Het aantal individuele begeleidingssessies die deze persoon gevolgd heeft. Bij ‘Bijkomende informatie’ duidt je waarom deze persoon indivueel begeleid wordt. Een intakegesprek wordt niet geteld als een individueel begeleidingsmoment. - # begeleidingsmomenten telefonisch / e-mail: Het aantal bemiddelings- en begeleidingsacties die telefonisch of via e-mail uitgevoerd zijn tussen de consulent en de deelnemer. De consulent kan bvb. taken, opdrachten en dergelijke doormailen. Let op: Telefonische contactnames of e-mails om administratieve zaken te regelen worden niet geteld als telefonisch of e-mail begeleidingsmoment. Activiteiten die je tijdens een collectief/individueel begeleidingsmoment zou ondernemen, kunnen wel gezien worden als een telefonisch of e-mail begeleidingsmoment. - Bezig met: Andere: Indien geen van de onderstaande opties van toepassing is. Specifieer bij ‘bijkomende info’ wat dit is. Bepaalde duur: De persoon is aan het werk met een contract van bepaalde duur. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij ‘bijkomende info’. Dienstencheques: De persoon is aan het werk via het systeem van dienstencheques. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij
5
‘bijkomende info’. Interim: De persoon is aan het werk met een interimcontract. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij ‘bijkomende info’. Interim optie vast: De persoon is aan het werk met een interimcontract met een optie voor een contract onbepaalde duur. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij ‘bijkomende info’. Maxi-vrijstelling: Indien de persoon ondertussen een maxi-vrijstelling van de RVA verkregen heeft. ! Let op: Een maxi-vrijstelling is geen reden om te stoppen met outplacementbegeleiding. Onbepaalde duur: De persoon is aan het werk met een contract van onbepaalde duur. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij ‘bijkomende info’. Opleiding: De persoon volgt een opleiding. Specifieer in het veld ‘bijkomende info’ de duur van de opleiding en over welke opleiding het gaat. PWA: Indien de persoon werkt via het systeem van PWA. ! Let op: een PWA’er moet nog beschikbaar zijn voor de arbeidsmarkt tenzij hij een maxi-vrijstelling geniet en aan alle andere voorwaarden voldoet. De begeleiding dient verder gezet te worden! Werkzoekend: De persoon is nog op zoek naar werk. Hij volgt nog outplacementbegeleiding. Zelfstandig: De persoon heeft zich gevestigd als zelfstandige. Ziekte: De persoon volgt geen outplacementbegeleiding omwille van ziekte. Specifieer de duur van de ziekteperiode in het veld ‘bijkomende info’. - Bijkomende info: Iedere info die aantoont waarom het aantal begeleidingen afwijkt moeten opgenomen worden Extra gegevens ivm de hertewerkstelling van de persoon (waar, periode, …). Deze kolom wordt bij elke stuurgroepvergadering verder aangevuld.
Tabblad 2: Synthese Deze tabel geeft een overzicht van de gegevens ingvuld in tabblad 1: Overzichtstabel.
6
