6/23/2011
Manajemen Kearsipan (Integrated Document and Filing System/Records Management)
Oleh : Jamal Mustofa
TUJUAN
Mengetahui tujuan dan fungsi kearsipan, memahami siklus kearsipan, mampu mengorganisasi program manajemen kearsipan, serta mampu membuat dan melakukan sistem menejemen kearsipan
1
6/23/2011
Alasan Manusia Merekam Informasi
Alasan pribadi
Alasan sosial
Alasan ekonomis
Alasan hukum
Alasan instrumental
Tujuan simbolis
Pengembangan ilmu pengetahuan
MANAJEMEN ARSIP
Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan
Dokumen juga didefinisikan sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis
2
6/23/2011
Odgers (2005) mendefinisikan manejemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik
Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan dokumen apabila tidak lagi diperlukan
Kennedy dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari:
Isi
Struktur
Konteks
3
6/23/2011
Pengklasifikasian Arsip
DOKUMEN
AKTIF
(RECORD/ ARSIP
ARSIP DINAMIS)
INAKTIF
ARSIP STATIS (ARCHIVES)
Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu:
1.
Life Cycle Model (Model Siklus Hidup)
2.
Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan)
4
6/23/2011
Arsip Dinamis (Dokumen) Dokumen)
Arsip dinamis atau dokumen merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai aktvitas tersebut
Menurut Basuki (2003), Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu:
1.
Dokumen Administratif Dokumen Akuntansi Dokumen Proyek Dokumen Kasus
2. 3. 4.
5
6/23/2011
Penggolongan Dokumen
Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan menjadi :
1. Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun 2. Dokumen Inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun
MENGORGANISASI PROGRAM MANAJEMEN KEARSIPAN
Sistem penyimpanan arsip :
1.
Sistem Hastawi (manual)
2.
Sistem Barcoding
6
6/23/2011
Penaksiran
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi
Nilai guna merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya
Nilai guna arsip dibagi menjadi dua, yaitu:
1.
Nilai guna primer ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain: - Nilai guna adminisratif - Nilai guna fiskal - Nilai guna hukum - Nilai guna historis
7
6/23/2011
2. Nilai guna sekunder ada dua nilai guna yang termasuk nilai guna sekunder, yaitu: - Nilai guna kebuktian - Nilai guna informasional
ALFRED
Arsip juga disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama ALFRED (Santen, 1955):
1.
Administratif Value Legal Value Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value
2. 3. 4. 5. 6.
8
6/23/2011
SISTEM PENGINDEKSAN
Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip
Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku
Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip (Gie, 2000), yaitu :
1.
Sistem Kronologis Sistem Abjad Sistem Subyek Sistem Numerik Sistem Geografis
2. 3. 4. 5.
Penerbit Erlangga
9
6/23/2011
KEAMANAN KANTOR
Penggunaan shredder (penghancur dokumen kertas) Penggunaan pengaman kantor Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai “mencuri” waktu kerja Sistem keamanan yang terintegrasi Menggunakan password untuk mengakses data di komputer
Intended Audience Records Managers Organisations Chief Executives Anybody with responsibilities for records
10
6/23/2011
Professional Foundation
Professional Standards
Qualifications
Society
Knowledge
Pengembangan ke depan Who will use it ? Why will they use it ? How large is the potential audience ?
11
6/23/2011
Mengapa perlu manajemen kearsipan yang terintegrasi ?
Kurangnya sistem dan klasifikasi pengarsipan Kurangnya pergerakan arsip yang sistematis dan “orderly” Kurangnya standarisasi dan pengawasan tentang pembuatan bentuk dan arah File hilang atau “terselip” Kurangnya ruang dan peralatan pengarsipan
Sistem arsip yang baik: •Meliputi file yang komplit dan komprehensif sehingga membantu proses pengambilan keputusan efektif •Memungkinkan penanganan arsip oleh personal yang berbeda apabila ada pegantian (integrity and continuity) •Melindungi dan memelihara file •Biaya rendah dan pemeliharan file yang efisien •Mengurangi kemungkinan hilangnya dan duplikasi file •Meminimalisasi waktu pencarian file.
12
6/23/2011
Tujuan
Melindungi seluruh siklus sumber daya informasi institusi meliputi identifikasi arsip vital dan implementasi strategi yang memungkinkan arsip bisa berguna untuk jangka panjang. Memperbaiki arus informasi dalam organisasi. Membentuk komponen manajemen arsip dalam perencanaan dan kebijakan sumber daya informasi organisasi. Menyediakan kemudahan pengumpulan dan akses data dan informasi tanpa mengabaikan privasi dan kerahasiaan organisasi.
Komponen dalam Program Manajemen Kearsipan
Pengembangan kebijakan dan prosedur Persediaan, penilaian, disposisi dan pemindahan file Pengawasan dan manajemen arsip inaktif Manajemen arsip aktif Reprographics, micrographics, digitization Program pelatihan
13
6/23/2011
FUNGSI
Pembuatan
Pemeliharaan
Disposisi
mengarsip informasi pada media kertas, elektronik, atau media lain memberikan atau menyediakan file pada saat diperlukan penentuan akhir arsip
LIFELIFE -CYCLE CONCEPT
14
6/23/2011
Kriteria dalam pengarsipan • seberapa pentingkah? • seberapa memadaikah proses dokumentasi ? • konsistensi format file yang diinginkan • seberapa besar kegunaan di masa depan? • cara terbaik untuk menyimpan dan mengambil kembali
Pembuatan File
CORRESPONDENCE MANAGEMENT
REPORTS CONTROL
FORMS ANALYSIS AND DESIGN
DIRECTIVES MANAGEMENT
15
6/23/2011
Pemeliharaan File
Pemilihan peralatan
Prosedur pengarsipan
Cross-referencing
Pembaharuan
Checking
Sorting
Disposisi file inventorying appraising scheduling retiring
disposal policies transfer guidelines archival procedures
16
6/23/2011
Personel yang terlibat Creator/originator user/processor office
clerk records clerk
Diklat
Secara reguler memberikan workshops dan pelatihan lain tentang prosedur dan program pengarsipan Membuat sistem pengarsipan yang terintegrasi di seluruh unit organisasi Melakukan publikasi dan edukasi di lingkungan institusi pendidikan melalui surat kabar kampus, brosur dana teknologi komunikasi seperti e-mail maupun blog.
17
6/23/2011
Summary The ultimate test of a good records management program is whether the records are available to those who need them, when and where they are needed (effectiveness), the manner in which they are made available (efficiency), and at what cost (economy).
18
