2011

Governance memorandum van Ergo Insurance nv Versie op 27/06/2011

Governance Memorandum ERGO Insurance nv

3

1. Aandeelhouderstructuur ERGO Insurance NV maakt deel uit van de ERGO verzekeringsgroep. ERGO Versicherungsgruppe AG, een vennootschap naar Duits recht, met zetel te 40198 Düsseldorf, Duitsland, Victoriaplatz 2, bezit 1 aandeel van ERGO Insurance NV. ERGO International AG, een vennootschap naar Duits recht, met zetel te 40198 Düsseldorf, Duitsland, Victoriaplatz 2, bezit 999.999 aandelen van ERGO Insurance NV. Er bestaat geen formeel ondersteuningsengagement vanuit ERGO International ten voordele van ERGO Insurance NV. Elke ERGO vennootschap dient per kwartaal echter gedetailleerde rapportering aan te leveren (zie onderstaande lijst) waaruit onder andere de financiële gezondheid dient te blijken. Indien één van de vennootschappen een kapitaalbehoefte heeft, kan hierover gecommuniceerd worden naar ERGO International AG. Deze communicatie dient een omschrijving, motivatie en becijfering van de kapitaalsbehoefte te bevatten. De beslissing tot verhoging van kapitaal wordt op basis van dit document voorbereid door de financiële dienst van ERGO International AG en de eigenlijke beslissing wordt dan genomen op directieniveau van de ERGO groep. Zo heeft ERGO Insurance NV in 2007 een kapitaalsverhoging en in 2008 een achtergestelde lening verkregen. Dit om de solvabiliteit van ERGO Insurance NV te versterken. Indien een crisissituatie zou ontstaan ten gevolge van ondeugdelijk bestuur, dienen op dat niveau

maatregelen te worden getroffen teneinde terug te keren naar een rendabele ondernemingstoestand. Aangezien ERGO International AG een groot aandeel heeft in ERGO Insurance NV, is het belangrijk dat ERGO Insurance NV goed functioneert. Daarom bestaan er verschillende functionele rapporteringslijnen naar ERGO International AG. Hieronder een niet exhaustieve lijst van rapporten die worden verstrekt vanuit de ERGO Insurance NV onderneming: • Kwartaal- en jaarresultaten met commentaar • Kostenrapport (oplevering per kwartaal) • ‘Investment report’ (oplevering per kwartaal) • Verkoopsrapport (oplevering per kwartaal) • Rapport met ‘Key Figures’ • ‘Claims’ rapport (oplevering per kwartaal) • Personeelsrapport (oplevering per kwartaal) • Risicorapport (oplevering per kwartaal) • Actuarieel rapport (jaarlijkse oplevering) • ‘Market Consistent Embedded Value’ rapport (jaarlijkse oplevering) • ‘Capital Endownment’ rapport (jaarlijkse oplevering) • ‘Solvency report’ (oplevering per kwartaal) • ‘Peer group’ analyse (jaarlijkse oplevering) • ‘Compliance report’ (jaarlijkse oplevering)

Munich Re (De)

100%

ERGO Versicherungsgruppe AG (De) 100%

ERGO International AG (De) 100%

ERGO Insurance NV (Be)

??% ERGO Insurance sa (ook handelend onder de handelsnaam ERGO) (Lu)

ERGO Partners NV (ook handelend onder de handelsnaam ERGO Pro) (Be)


4

2. Groepstructuur ERGO Insurance nv 2.1. Structuur

België

ERGO Insurance nv Verzekeringsonderneming toelatingsnummer NBB 0735 RPR 0414.875.829 (ook handelend onder de handelsnamen ERGO en ERGO Life)

99,98%

Nederland

ERGO Partners nv Distributievennootschap Toelatingsnummer FSMA: 32985A RPR 0424.611.164 (ook handelend onder de handelsnaam ERGO Pro)

Vestiging AFM 12010599 • KVK 18057484

Vrije dienstverlening

Luxemburg Vestiging (bijkantoor) RC B58.508

ERGO Insurance is een vennootschap die de juridische vorm heeft aangenomen van een naamloze vennootschap (nv). De vennootschap is gemachtigd onder codenummer 0735 om verzekeringsactiviteiten uit te oefenen en is geregistreerd in het rechtspersonenregister met het nummer RPR 0414.875.829. Voor de distributie van haar producten werkt ERGO Insurance NV samen met een netwerk van zelfstandige makelaars en met de tussenpersonen en agenten van haar verzekeringsbemiddelaar HMI Partners nv, ingeschreven in het register van de verzekeringstussenpersonen als verzekeringsagent onder inschrijvingsnummer NBB 32985 en geregistreerd in het rechtspersonenregister met het nummer RPR 0424.611.164. Vanuit haar hoofdzetel in België biedt ERGO Insurance NV, met lokale ondersteuning ter plaatse, haar producten aan in de drie Benelux landen. In het Groothertogdom Luxemburg is ERGO Insurance NV in het kader van het vestigingsrecht via een bijkantoor aanwezig, in Nederland in het kader van de vrije dienstverlening. Het bijkantoor is in het handelsregister van Luxemburg ingeschreven onder het nummer B58.508. In Nederland is HMI Partners nv ingeschreven als bemiddelaar in het register van de financiële dienstverleners onder inschrijvingsnummer AFM 12010599 en geregistreerd in het register van de Kamer van Koophandel Rivierenland onder het nummer 18057484.

2.2. Personeel

Het personeelsaantal bedroeg dd. 30/06/2011, 179 (exclusief bruggepensioneerden).

3. Bestuurs- en Directieorganen Onder dit punt wordt het beleid voor de samenstelling en de werking van de bestuursorganen beschreven, alsook de concrete samenstelling ervan.

3.1. Raad van Bestuur 3.1.1. Beleid voor de samenstelling van de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur wordt voor de meerderheid samengesteld uit vertegenwoordigers van de aandeelhouders en bestaat uit minstens drie personen. Het aandeel nietuitvoerende bestuurders dient steeds hoger of gelijk aan het aantal bestuurders te zijn. Hun mandaat loopt voor een periode van zes jaar en kan nadien bij beslissing van de Algemene Vergadering verlengd worden. De NBB wordt vooraf geraadpleegd over de aanstelling van de bestuurders en over de beëindiging van hun functie. Deze bestuurders mogen slechts worden benoemd of ontslagen na eensluidend advies van de NBB. De voorzitter van de Raad wordt gekozen door de Raad van Bestuur uit de bestuurders die geen lid zijn van het Directiecomité.


De Raad van Bestuur is dus samengesteld uit de uitvoerende bestuurders, leden van het directiecomité (die nooit de meerderheid mogen hebben in de raad van bestuur), de niet-uitvoerende bestuurders en een niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder. 3.1.2. Bezoldigingsbeleid Effectieve leiders Voor het bezoldigingsbeleid van het Directiecomité verwijzen wij naar punt 3.2.2. Niet-uitvoerende leiders De bezoldiging van de raad van bestuur bestaat uitsluitend uit een door de algemene vergadering vastgesteld presentiegeld of een vaste bezoldiging en, in voorkomend geval, uit statutaire tantièmes. De mandaten van de niet-uitvoerende bestuurders van ERGO Insurance NV zijn thans onbezoldigd met uitzondering van de onafhankelijke niet-uitvoerende bestuurder. 3.1.3. Concrete samenstelling De Raad van Bestuur van ERGO Insurance NV is samengesteld uit volgende personen: Dr. Johannes Lörper Jürgen Schmitz, José Ferrer (niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder), Thomas Biermann (niet-uitvoerend bestuurders), Jean-Marie Bollen en Philippe Lison (uitvoerend bestuurders, leden van het Directiecomité). 3.1.4. Werking van de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur is bevoegd om alle handelingen te verrichten die noodzakelijk zijn tot realisatie van de doelstellingen van de vennootschap, met uitzondering van die handelingen waarvoor volgens de wet alleen de Algemene Vergadering bevoegd is. Naast het uitoefenen van de bevoegdheden die door de wet of de statuten worden voorgeschreven, heeft de Raad van Bestuur tot taak enerzijds het algemene beleid van de verzekeringsonderneming te bepalen en anderzijds een daadwerkelijk toezicht uit te oefenen op haar beheer en haar bedrijfspositie. De Raad van Bestuur bepaalt het algemene beleid van de verzekeringsonderneming hetzij op eigen initiatief, hetzij op initiatief van het Directiecomité dat ter zake voorstellen mag formuleren en dossiers mag voorbereiden die de Raad in staat moet stellen op dit vlak zijn rol te vervullen. Het algemene beleid omvat de definitie van de strategische krachtlijnen voor de verzekeringsonderneming, de goedkeuring van projecten en begrotingen, belangrijke structuurhervormingen en de definitie van de relaties tussen de verzekeringsonderneming en haar aandeelhouders. De Raad van Bestuur staat in voor het toezicht op het verzekeringsbedrijf en het beheer door het Directiecomité.

5

De Raad van Bestuur beschikt ter zake over een ruim onderzoeksrecht. Om de Raad van Bestuur in staat te stellen zijn taak te vervullen zowel inzake het algemene beleid als inzake toezicht, zal hem door het Directiecomité geregeld verslag worden uitgebracht. De Raad kan ook op elk ogenblik aan het Directiecomité of aan de revisor bijzondere verslagen vragen over alle aspecten van het verzekeringsbedrijf die een belangrijke invloed kunnen hebben op het vennootschapsleven; de Raad en de voorzitter van de Raad kunnen zich alle dienstige inlichtingen of stukken doen verstrekken en elke controle laten uitvoeren. Concreet behelzen de bevoegdheden van de Raad van Bestuur alle bevoegdheden, behalve deze die werden overgedragen aan het Directiecomité (zie verder). In principe heeft de Raad van Bestuur twee geplande vergaderingen per jaar. Op elke zitting worden hangende thema’s/problemen besproken en wordt een reflectie gemaakt van de werking van de onderneming. Bijkomende vergaderingen ter bespreking van specifieke behoeftes van de onderneming, kunnen op ieder tijdstip worden belegd. De zittingen van de Raad van Bestuur worden belegd op initiatief van de voorzitter. De Raad van Bestuur moet worden bijeengeroepen op verzoek van twee bestuurders. Van de zittingen wordt een verslag opgesteld, dat door alle leden van de Raad van Bestuur ondertekend wordt. Het verslag is aanvaard, wanneer ten laatste op de volgende vergadering geen opmerkingen ingediend zijn.

3.2. Directiecomité 3.2.1. Beleid voor de samenstelling van het Directiecomité Het Directiecomité bestaat uit ten minste twee personen die in een positie zijn om een daadwerkelijke wederzijdse controle (vier-ogen principe) op elkaar uit te oefenen. De leeftijdsgrens voor de leden van het Directiecomité wordt bij de aanvang van hun mandaat door de Raad van Bestuur vastgesteld. Hiervoor kan geen concreet getal aangeduid worden maar het dient duidelijk te zijn dat de kandidaten voldoende jaren ervaring dienen te hebben om een soortgelijke functie te kunnen uitoefenen. Het Directiecomité van de onderneming wordt gevormd uit de leden van de Raad van Bestuur, waaruit volgt dat alle leden bestuurder zijn. Alle leden van het Directiecomité hebben steeds de hoedanigheid van bestuurder. Leden niet-bestuurder zijn er niet.


Bij de selectie van de bestuurders dient er rekening te worden gehouden met een zekere diversiteit van hun kennis en ervaring. Er dient voldoende deskundigheid en ervaring aanwezig te zijn ten opzichte van de aard, omvang, complexiteit en risicoprofiel van de onderneming. De leiders moeten gezamenlijk en individueel het gepaste profiel hebben om de onderneming te leiden. Ze moeten betrouwbaar zijn en mogen geen veroordelingen hebben opgelopen en/of getroffen zijn door een beroepsverbod wegens overtreding van de wetsbepalingen opgesomd in de toezichtwetten. Dit alles moet een gezond en voorzichtig beheer van de onderneming waarborgen. Alle voorgaande competenties worden getoetst onder andere door middel van een rapportering aan de NBB, vóór benoeming, dewelke op basis van dit document een advies zal uitbrengen over de kandidaat. Op grond van dit advies zal de uiteindelijke beslissing worden gebaseerd. De voorzitter en de leden van het Directiecomité worden door de Raad van Bestuur benoemd op voorstel van het Directiecomité. Bij de benoeming wordt steeds het advies van de NBB ingewonnen, waarop de uiteindelijke beslissing wordt gebaseerd. 3.2.2. Bezoldigingsbeleid De onderneming heeft reeds binnen de Raad van Bestuur een Remuneratiecomité opgericht dat is samengesteld uit bestuurders die geen lid zijn van het Directiecomité. Het Remuneratiecomité legt de vaste en variabele bezoldiging vast van de leden van het Directiecomité. Voor het gedeelte van de bezoldiging dat verbonden is met individuele prestaties of met de resultaten van de onderneming, worden relevante kwalitatieve en kwantitatieve criteria gehanteerd. Het Remuneratiecomité is verantwoordelijk voor het vastleggen van en de controle op deze criteria. De bezoldiging geldt voor alle functies die de leden van het Directiecomité bij de onderneming uitoefenen en voor hun functies en mandaten in vennootschappen in wier kapitaal de verzekeringsonderneming deelneemt. Op het niveau van de groep (Munich Re, Ergo) wordt thans nagegaan welke regels op de effectieve leiders van de dochteronderneming van toepassing zullen zijn. Voor de groep gelden reeds criteria die gericht zijn op de creatie van lange termijnwaarde en het vermijden van prikkels voor het aangaan van onverantwoorde risico’s. Op dit moment is dus nog niet volledig duidelijk in hoeverre ERGO Insurance NV deze criteria eveneens al dan niet integraal dient over te nemen, b.v. inzake de wachtperiodes voor de uitbetaling van variabele vergoedingsbestanddelen, en in hoeverre hiervoor een hernegociatie van bestaande contracten zal nodig zijn.

6

Voor de andere functies wordt een basisdocument voorbereid door onze Human Resources afdeling met als doelstelling: • het voorzien in een globaal kader waarbinnen het voorzien, het plannen, het organiseren, volgen, registreren en opvolgen van alle elementen van een loonbeleid omschreven worden; • voorzien in een loonbeleid dat een vergoeding voorziet in overeenstemming met marktwaarde, competenties, bijdrage; • algemene regels bepalen die voorkomen dat de loonvorming leidt tot beslissingen die niet overeenstemmen met de belangen en de doelstellingen van het bedrijf; • voorzien in de principes zoals vermeld in de circulaire NBB_2009_34 dd. 26 november 2009 “aanbeveling inzake behoorlijk beloningsbeleid van financiêle instellingen. een algemeen loonkader hebben dat beantwoordt aan de richtlijnen van de moedermaatschappij terzake. Dit document werd goedgekeurd op het Directiecomité van 6 juli 2010. 3.2.3. Concrete samenstelling Het Directiecomité werd in 2008 opgericht overeenkomstig artikel 19b van de statuten en bestaat uit Dhr. Jean Marie Bollen (voorzitter) en Dhr. Philippe Lison. 3.2.3. Werking van het Directiecomité Een Directiecomité is een adequaat middel om een duidelijke scheiding tot stand te brengen tussen de verschillende bestuursfuncties, namelijk managementfunctie, toezichtfunctie en beleidfunctie. Het Directiecomité bevordert de effectiviteit van het vier-ogen toezicht en de collegialiteit in de besluitvorming over het leiden van de ondernemingsactiviteit. De effectieve leiding van de verzekeringsonderneming valt onder de uitsluitende bevoegdheid van het Directiecomité. Dit beheer geschiedt zonder enige inmenging van buitenaf, dit in het kader van het door de Raad van Bestuur uitgestippelde algemene beleid. De bevoegdheden van het Directiecomité werden bepaald in een bijeenkomst van de Raad van Bestuur op 23 september 2008, waar het Directiecomité tevens werd opgericht. Onderstaande een overzicht van deze bevoegdheden. “Het Directiecomité staat autonoom in voor de effectieve leiding en het dagelijks bestuur van het verzekeringsbedrijf. Dit beheer geschiedt zonder enige inmenging van buiten uit, in het kader van het door de Raad van Bestuur uitgestippelde algemene beleid. Het directiecomité oefent de bestuursbevoegdheden uit die de raad van bestuur aan


het directiecomité heeft gedelegeerd. Deze bevoegdheden kunnen geen betrekking hebben op het algemeen beleid van de vennootschap of op andere handelingen die wettelijk aan de Raad van Bestuur zijn voorbehouden. De Raad van Bestuur draagt de volgende bevoegdheden over aan het Directiecomité: • Het uitoefenen van de meest uitgebreide bevoegdheden inzake dagelijks bestuur. Deze bevoegdheden omvatten, onder meer, zonder dat deze opsomming beperkend is: - Zorg dragen voor het gewoon dagelijks beheer van de onderneming door het vervullen van alle daden van gewone aard die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de activiteiten van de onderneming en voor de verwezenlijking van haar maatschappelijk doel. - De onderneming rechtsgeldig verbinden voor alle akten en documenten van dagelijks bestuur en de dagelijkse briefwisseling; alle brieven, zendingen en pakken, al dan niet aangetekend of met aangegeven waarde, vanwege de posterijen, de spoorwegen en alle besteldiensten, in ontvangst nemen en er geldige decharge voor verlenen; ondertekenen van alle verzekeringsbescheiden en financiële bewijsstukken, zoals verzekeringspolissen, bijvoegsels en kwitanties voor de regeling van schaden aan verzekerden; ondertekenen van alle hypothecaire leningen; aanwerven en ontslaan van personeelsleden, ondertekenen van makelaars- en bemiddelaarcontracten, bedienden- en inspecteurscontracten. - De onderneming vertegenwoordigen tegenover de posterijen, het bestuur der postcheques, de belastingsadministraties, het handelsregister, de openbare besturen en de instellingen van Sociale Zekerheid; verzoekschriften, bezwaarschriften en hoger beroep indienen tegen de beslissingen van deze instellingen; alle documenten en administratieve bescheiden ter zake ondertekenen en, in het algemeen, elke handeling vervullen i.v.m. de bedoelde instellingen; ondertekenen van inschrijvingen en wijzigingen van inschrijvingen in het handelsregister en bij de dienst voor de inschrijving van voertuigen; ondertekenen van overeenkomsten met banken en de besturen van post en telefonie. - De onderneming vertegenwoordigen bij alle professionele en beroepsorganisaties. - De onderneming vertegenwoordigen bij werkgeversorganisaties en vakbonden. - De onderneming vertegenwoordigen bij haar dochters en bij de vennootschappen in wier kapitaal zij deelneemt. - Het uitoefenen van alle rechtsgedingen en rechtsvorderingen, hetzij als eisende, hetzij als verdedigende partij voor de bevoegde rechtbanken; advocaten en raadgevers benoemen en ontslaan ten einde de onderneming in rechte te doen vertegenwoordigen voor alle

7

•

• •

gerechtelijke machten; alle transacties, regelingen, minnelijke schikkingen en arbitrages sluiten, voor zover deze het kader van het dagelijks bestuur niet overschrijden. - Het onderhandelen, ondertekenen en aanvaarden van alle prijsoffertes, contracten, bestellingen voor de aankoop of verkoop van alle materialen, diensten, goederen, producten en benodigdheden van of voor de onderneming. - Alle bedragen opeisen en innen die aan de vennootschap verschuldigd zijn door alle overheden, ondernemingen en personen, en er geldige kwijting en decharge voor verlenen; alle bankrekeningen openen en sluiten en er de benaming van wijzigen; alle sommen betalen die de vennootschap is verschuldigd. - Alle maatregelen nemen die nodig of nuttig zijn om de besluiten en aanbevelingen van de Raad van Bestuur uit te voeren. De meest uitgebreide bevoegdheden inzake de uitwerking en uitvoering van handelingen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op de hierna vermelde materies, voor zover deze bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken van het algemeen en strategisch beleid bepaald door de raad van bestuur en niet uitdrukkelijk worden voorbehouden aan de raad van bestuur overeenkomstig het Wetboek van Vennootschappen: - Productontwikkeling; - Marketing en distributie; - Samenwerking met partnerondernemingen - Logistiek en informatica; - Boekhoudkundige, financiële en fiscale aangelegenheden; - Juridische aangelegenheden; - Toelatingen en vergunningen; - Human resources. De publicatie van persberichten en de neerlegging van de jaarrekening. Het uitoefenen van andere bevoegdheden en taken die de Raad van Bestuur in specifieke gevallen aan het Directiecomité toevertrouwt.

Voor handelingen die een verbintenis inhouden voor de onderneming, is steeds de handtekening van twee leden van het directiecomité vereist (vier-ogen-principe). Voor bepaalde daden van het dagelijks bestuur van de onderneming, alsook voor de vertegenwoordiging daarvan, kan het Directiecomité volmacht geven aan één of meerdere directeurs, procuratiehouders en andere volmachtdragers, al dan niet samen met een lid van het Directiecomité optredend of samen handelend; voornoemden mogen optreden binnen de perken te bepalen door het Directiecomité.


De Raad van Bestuur houdt toezicht op de activiteiten van het Directiecomité. Zij kan op elk moment de aan het directiecomité overgedragen bevoegdheden terugnemen. De handelingen en aangelegenheden waarvoor een voorafgaande machtiging vereist is, zijn in het reglement van interne orde vastgelegd en geregeld.” Tegen eind 2011 zal een vast agendapunt van de Raad van Bestuur erin bestaan dat deze laatste wordt ingelicht over de beslissingen van de effectieve leiding. Binnen de ERGO groep werd in 2010 een ‘International Steering System’ geïmplementeerd. Het systeem laat ERGO toe een degelijk toezicht te houden op haar dochterondernemingen. Het handboek, horende bij dit systeem, documenteert voor zestien kernprocessen (waaronder productontwikkeling, underwriting, risk management, accounting, controlling,…) bevoegdheden op ondernemingsniveau en alle handelingen en aangelegenheden waarvoor escalatie naar en bespreking op groepsniveau vereist zijn. Ook de manier waarop dit dient te gebeuren, staat gedocumenteerd. Kortom, dit systeem bestaat uit een volledige set van processen, procedures en guidelines die gevolgd dienen te worden door ERGO Insurance NV teneinde ERGO International AG toe te laten degelijke opvolging van haar dochteronderneming uit te voeren. Bijlage 2 bevat ter informatie een overzicht van de kernprocessen en de belangrijkste richtlijnen die dienen te worden gevolgd door ERGO Insurance NV. Het Directiecomité vormt een college. De taken kunnen onder de leden verdeeld worden maar deze taakverdeling doet geen afbreuk aan hun collegiale verantwoordelijkheid. De taakverdeling maakt het mogelijk om de mogelijke belangenconflicten die voortvloeien uit de verschillende activiteitsdomeinen passend te beheren. De leden zijn loyaal ten aanzien van de genomen beslissingen. Deze beslissingen worden genotuleerd en intern meegedeeld aan de medewerkers van de onderneming voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de taken die hun zijn opgedragen, dan wel voor de goede werking van de onderneming. De leden dienen voldoende tijd te nemen om hun functie te kunnen uitoefenen. Dit betekent dat de uitoefening van externe functies toegelaten is maar onder bepaalde voorwaarden vermeld in een beleidsdocument goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 24 juli 2007. Dit document stelt dat de uitoefening van externe functies dient goedgekeurd te worden door de Raad van Bestuur en geen invloed mag hebben op de beschikbaarheid die voor de uitoefening van de bestuurderstaak binnen het Directiecomité vereist is. Ook wordt van alle effectieve leiders verwacht dat ze alle daden, standpunten of belangen vermijden die strijdig

8

zijn met de belangen van ERGO Insurance NV. Indien ze met een conflict geconfronteerd worden, dienen ze dit te melden aan de Raad van Bestuur. Ter voorkoming van belangenconflicten dienen volgende regels te worden nageleefd: • ERGO Insurance NV mag de vennootschap waarin de effectieve leider een externe functie uitoefent enkel diensten verlenen tegen normale marktvoorwaarden • De betrokken effectieve leider mag noch in ERGO Insurance NV, noch in de vennootschap waarin hij een externe functie uitoefent, invloed uitoefenen op of tussenkomen bij de beraadslagingen en de stemming omtrent de dienstverlening door ERGO Insurance NV aan deze vennootschap. De externe functies dienen openbaar gemaakt te worden in het jaarverslag. Deze openbaarmaking slaat enkel op de externe functies uitgeoefend bij ondernemingen die geen deel uitmaken van de groep waarvan ERGO Insurance NV deel uitmaakt. Ook externe functies bij instellingen voor collectieve belegging, patrimoniumvennootschappen en managementvennootschappen moeten niet openbaar gemaakt worden. Concreet oefenen de effectieve leiders (met name Dhr. Bollen en Dhr. Lison) geen externe functies als dusdanig uit. Daardoor werken ze permanent voor ERGO Insurance NV en maken ze als dusdanig voldoende tijd vrij om hun functie uit te oefenen.

3.3. Gespecialiseerde comités 3.3.1. Beleid voor de samenstelling en werking van een gespecialiseerd comité De instelling van onderstaande comités mag de rol van de Raad van Bestuur niet uithollen. De besluitvorming blijft berusten bij de Raad van Bestuur die collegiaal zijn bevoegdheden uitoefent. Bureau van de Raad De verzekeringsonderneming kan in de Raad van Bestuur een bureau oprichten voor het voorbereiden van de beraadslagingen. Zulk bureau is geen beslissingsorgaan en mag evenmin een afzonderlijk machtsorgaan vormen dat zich in de plaats stelt van de Raad van Bestuur of het Directiecomité. Indien een verzekeringsonderneming een bureau van de Raad wil oprichten, dient zij de NBB te informeren over de samenstelling en de rol van dit bureau. Auditcomité Volgens Mededeling NBB_2009_22 dd. 25 mei 2009 dient een verzekeringsonderneming een Auditcomité op te rich-


ten indien een aantal kwantitatieve grenzen overschreden worden: • Gemiddeld aantal werknemers hoger dan 250 • Balanstotaal groter dan 43 miljoen EUR • Jaarlijkse netto-omzet groter dan 50 miljoen EUR Indien twee van de drie grenzen overschreden worden, dient een Auditcomité te worden opgericht. Het Auditcomité binnen ERGO Insurance NV werd opgericht op de zitting van de Raad van Bestuur van 2 december 2010. Het charter werd opgesteld conform onderstaande principes. De wet vereist dat het Auditcomité is samengesteld uit niet-uitvoerende bestuurders van het wettelijk bestuursorgaan. Ten minste één lid van het comité is een onafhankelijk lid van het wettelijk bestuursorgaan en beschikt over de nodige deskundigheid op het gebied van boekhouding en/ of audit. Bovendien beschikken de leden van het Auditcomité over een collectieve deskundigheid op het gebied van de activiteiten van de betrokken financiële instelling en op het gebied van boekhouding en audit. De criteria van onafhankelijkheid waaraan de onafhankelijke bestuurder moet voldoen zijn vastgelegd in het artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen en luiden als volgt: • De onafhankelijke bestuurder mag gedurende een tijdvak van vijf jaar voorafgaand aan zijn benoeming, noch in de vennootschap, noch in een daarmee verbonden vennootschap, een mandaat van uitvoerend lid van het bestuursorgaan of een functie van lid van het Directiecomité of van persoon belast met het dagelijks bestuur hebben uitgeoefend. • De onafhankelijke bestuurder mag niet meer dan drie opeenvolgende mandaten als niet-uitvoerende bestuurder in de Raad van Bestuur hebben uitgeoefend, en dit tijdvak mag niet langer zijn dan twaalf jaar. • De onafhankelijke bestuurder mag gedurende een tijdvak van drie jaar voorafgaand aan zijn benoeming geen deel hebben uitgemaakt van het leidinggevend personeel (in de zin van artikel 19, 2° van de wet dd. 20 september 1948 betreffende de organisatie van het bedrijfsleven) van de vennootschap of van een daarmee verbonden vennootschap. • De onafhankelijke bestuurder mag geen vergoeding of ander belangrijk voordeel van vermogensrechterlijke aard ontvangen of ontvangen hebben van de vennootschap of van een daarmee verbonden vennootschap of persoon, buiten de tantièmes en de vergoeding die hij eventueel ontvangt of heeft ontvangen als niet-uitvoerend lid van het bestuursorgaan of lid van het toezichthoudende orgaan.

9

• De onafhankelijke bestuurder mag geen maatschappelijke rechten bezitten die een tiende of meer vertegenwoordigen van het kapitaal, van het maatschappelijk fonds of van een categorie aandelen van de vennootschap en indien hij maatschappelijke rechten bezit die een quotum van minder dan 10% vertegenwoordigen dan mogen die maatschappelijke rechten samen met de maatschappelijk rechten die in dezelfde vennootschap worden aangehouden door vennootschappen waarover de onafhankelijk bestuurder controle heeft, geen tiende bereiken van het kapitaal, van het maatschappelijk fonds of van een categorie aandelen van de vennootschap of mogen de daden van beschikking over die aandelen of de uitoefening van de daaraan verbonden rechten niet onderworpen zijn aan overeenkomsten of aan eenzijdige verbintenissen die het onafhankelijk lid van het bestuursorgaan heeft aangegaan. In geen geval mag hij een aandeelhouder vertegenwoordigen die onder de voorwaarden valt van dit punt. • De onafhankelijke bestuurder mag geen zakelijke relatie hebben of in het voorbije boekjaar hebben gehad met de vennootschap of met een daarmee verbonden vennootschap, noch rechtstreeks, noch als vennoot, aandeelhouder, lid van het bestuursorgaan of lid van het leidinggevend personeel van een vennootschap of persoon die een dergelijke relatie onderhoudt. • De onafhankelijke bestuurder mag in de voorbije drie jaar voor zijn benoeming geen vennoot of werknemer zijn geweest van de huidige of vorige commissaris van de vennootschap of van een daarmee verbonden vennootschap of persoon. • De onafhankelijke bestuurder mag geen uitvoerend lid zijn van het bestuursorgaan van een andere vennootschap waarin een uitvoerend bestuurder van de vennootschap zetelt in de hoedanigheid van niet-uitvoerend lid van het bestuursorgaan of als lid van het toezichthoudende orgaan, en geen andere belangrijke banden hebben met uitvoerende bestuurders van de vennootschap uit hoofde van functies bij andere vennootschappen of organen. • De onafhankelijke bestuurder mag geen echtgenoot, wettelijk samenwonende partner of bloed- of aanverwanten tot de tweede graad hebben die in de vennootschap of in een daarmee verbonden vennootschap een mandaat van lid van het bestuursorgaan, lid van het Directiecomité, persoon belast met het dagelijks bestuur of lid van het leidinggevend personeel uitoefenen of die zich in een van de andere, in bovenstaande punten beschreven, gevallen bevinden.


De bevoegdheden van het Auditcomité worden ook geregeld bij wet: artikel 526bis, §4 van het Wetboek der Vennootschappen geeft hiervan een niet exhaustieve opsomming: • Monitoring van het financiële verslaggevingproces • Monitoring van de doeltreffendheid van de systemen voor interne controle en risicobeheer van de vennootschap • Indien er een interne audit bestaat, monitoring van de interne audit en van zijn doeltreffendheid • Monitoring van de wettelijke controle van de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening, inclusief opvolging van de vragen en aanbevelingen geformuleerd door de commissaris en, in voorkomend geval, door de bedrijfsrevisor die instaat voor de controle van de geconsolideerde jaarrekening • Beoordeling en monitoring van de onafhankelijkheid van de commissaris en, in voorkomend geval, van de bedrijfsrevisor die instaat voor de controle van de geconsolideerde jaarrekening, waarbij met name wordt gelet op de verlening van bijkomende diensten aan de vennootschap. Het Auditcomité brengt bij de raad van bestuur geregeld verslag uit over de uitoefening van zijn taken, en ten minste wanneer de raad van bestuur de jaarrekening, de geconsolideerde jaarrekening en, in voorkomend geval, de voor publicatie bestemde verkorte financiële overzichten opstelt. Remuneratiecomité De verzekeringsonderneming heeft binnen de Raad van Bestuur een remuneratiecomité opgericht dat is samengesteld uit bestuurders die geen lid zijn van het Directiecomité. Dit comité vervult de taak van de Raad van Bestuur met het oog op bestuursvergoeding alsook de regeling met betrekking tot de prestatiegeoriënteerde vergoeding. Het comité is verantwoordelijk voor de vastlegging en regelmatige bewaking van de vergoeding alsook van de prestatiecriteria voor de bonusbetalingen aan de bestuursleden. Dit houdt in dat • het comité een jaarlijkse inzage dient uit te voeren en een akkoord dient te bereiken over de ondernemingsdoelen die relevant zijn voor de vergoeding van de bestuursleden en over de jaarlijkse prestatiedoelen; • het comité de prestaties van de bestuursleden dient te beoordelen in het licht van deze doelen; • het comité alle contracten met bestuursleden dient goed te keuren. Het remuneratiecomité komt jaarlijks samen. Ad-hoc samenkomsten kunnen, indien nodig, georganiseerd worden.

10

3.3.2. Concrete samenstelling van de gespecialiseerde comités binnen ERGO Insurance NV Bureau van de Raad ERGO Insurance NV beschikt niet over een Bureau van de Raad. Remuneratiecomité Het remuneratiecomité bestaat uit de voorzitter van de Raad van Bestuur en de, voor de onderneming verantwoordelijke, regional manager van ERGO International AG. Auditcomité Het Auditcomité binnen ERGO Insurance NV werd opgericht op de zitting van de Raad van Bestuur van 2 december 2010. Het charter werd opgesteld conform bovenvermelde principes.

4. Sleutelfuncties 4.1. Staffuncties De leiding van de groep kan blijken uit het organogram (laatste versie dd. 01/04/2011) in bijlage 1. De personen die de sleutelfuncties uitoefenen, behoren niet tot de leden van het Directiecomité.

4.2. Onafhankelijke controlefuncties 4.2.1. Interne Audit De interne audit functie wordt ingevolge beslissing van de Raad van Bestuur, waargenomen door de interne revisie van de moedermaatschappij ERGO Versicherungsgruppe AG onder de leiding van De Heer Viggen. De interne audit opereert volledig autonoom en onafhankelijk van de geauditeerde afdelingen. De vereisten van de interne audit binnen de ERGO groep zijn beschreven in de “ERGO guideline group auditing”. Daarnaast bestaat er een functioneringsrichtlijn en een zaakordening, wat overeenkomt met een SLA. De schriftelijke overeenkomst betreffende de uitbesteding van de interne audit tussen de onderneming en ‘ERGO Konzernrevision’ werd aangepast conform de vereisten opgesomd onder punt 2.8 van de circulaire van 23 mei 2006 betreffende de interne controle en interne audit. De nieuwe versie werd door de Raad van Bestuur op 18 mei 2009 goedgekeurd en op 19 mei 2009 ondertekend. De coördinator tussen ERGO Insurance NV en interne audit is Dhr. J. Zeimers.


Het vroegere driejaarlijkse auditplan kon op voornoemde tijdspanne niet alle afdelingen binnen de onderneming doorlichten. De Raad van Bestuur keurde daarom op 5 december 2008 een herziening goed van de frequentie en de inhoud van de interne audit zodat alle bedrijfsprocessen binnen een tijdspanne van drie tot vijf jaar doorgelicht kunnen worden. Wanneer dit nodig wordt geacht, kan de Raad van Bestuur zelf een voorstel voor de interne audit indienen om een bepaalde afdeling door te lichten. In de verslagen van de interne audit wordt een beschrijving gegeven van het onderwerp en de uitgevoerde controles, en worden desgevallend aanbevelingen geformuleerd. De effectieve leiding rapporteert hierover aan de Raad van Bestuur. De verslagen van de interne audit worden eveneens ter beschikking gesteld van de Risk Officer en de Compliance Officer. 4.2.2. Compliance Onderstaande punten werden voor een groot deel ingevuld op basis van het Compliance charter dat geldt binnen ERGO Insurance NV en dat de belangrijkste grondbeginselen van de Compliance functie binnen ERGO Insurance NV uiteenzet. Functie De vereisten van de Compliance functie staan beschreven in circulaire PPB/D.255 aan de verzekeringsondernemingen dd. 10 maart 2005 van de NBB. ‘Compliance’ wordt gedefinieerd als een ‘onafhankelijke functie binnen de verzekeringsonderneming gericht op het onderzoek naar en het bevorderen van de naleving door de verzekeringsonderneming van de regels die verband houden met de integriteit van het verzekeringsberoep’. De compliance-functie staat onder de verantwoordelijkheid van de Compliance Officer en is samengesteld uit de compliance-cel, bestaande uit de Compliance Officer en zijn twee medewerkers, in de eerste lijn en de lokale compliance verantwoordelijken, in de tweede lijn. De compliancefunctie binnen ERGO Insurance NV werkt op gedecentraliseerde wijze. Dit houdt in dat binnen de diverse afdelingen een verantwoordelijke is aangeduid die op een proactieve wijze meewerkt aan de naleving van het integriteitsbeleid en op elke wijze het reputatierisico helpt te vermijden. De Compliance Officer, concreet Mr. M. Bonduwe voor ERGO Insurance NV, is de persoon die op onafhankelijke wijze moet toezien dat de interne procedures conform zijn aan de wettelijke vereisten. Hij dient hieraan mee te werken in het kader van het integriteitsbeleid van de verzekeringsonderneming. Het Compliance charter van ERGO Insurance

11

NV beschrijft volgende taken: • Beoordeelt of instructies en procedures beantwoorden aan de integriteitregels van toepassing in het verzekeringswezen. Het betreft zowel bepalingen die voortvloeien uit het integriteitsbeleid van de instelling, als die welke rechtstreeks verbonden zijn aan haar statuut, evenals andere wettelijke en reglementaire bepalingen die van toepassing zijn op de verzekeringsactiviteit. • Formuleert voorstellen betreffende het binnen de onderneming te voeren integriteitsbeleid en legt deze ter goedkeuring voor aan het Directiecomité. • Adviseert de directie over de maatregelen die genomen moeten worden in het kader van het integriteitsbeleid. De Compliance Officer heeft een coördinerende en sturende rol binnen ERGO Insurance NV. Specifiek staat de Compliance Officer onder meer in voor: • Het definiëren van doeltreffende procedures met het oog op de implementatie van het integriteitsbeleid van ERGO Insurance NV met inachtneming van de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, alsook het implementeren van adequate interne controlemaatregelen • De beoordeling van de aangepastheid van de interne richtlijnen en procedures en zo nodig voorstellen tot bijsturing formuleren • Het sensibiliseren en het permanent vormen van de medewerkers, met inbegrip van verzekeringstussenpersonen • De naleving of de uitvoering van uiteenlopende communicatieverplichtingen tegenover derde partijen, de toezichthoudende overheden, de gerechtelijke overheden, de gespecialiseerde instellingen of diensten (CFI, Ombudsdienst Verzekeringen…) enzovoort • Onderzoek en opvolging van inbreuken op wetten en reglementen • Advies en in voorkomend geval schorsing of weigering met betrekking tot operationele verwerkingen zoals de uitvoering van een transactie of het in relatie treden met bepaalde klanten • Advies betreffende aspecten die Compliance aanbelangen bij de lancering van nieuwe producten of diensten en bij het aanboren van nieuwe markten • Het toezicht op de onderscheiden wetgevingen en de nationale en internationale regelgeving en op de interpretatie ervan (bijvoorbeeld discussiefora met de toezichthoudende instanties) • Onderzoek van relevante interne en externe documenten inzake beleid en werking (bijvoorbeeld voor de onderwerpen aangaande de Compliance functie: rapporten van de interne en externe audit, notulen van het directiecomité, notulen van de raad van bestuur, informatie en opmerkingen van de toezichthoudende overheden).


12

Hiërarchische positie De Compliance Officer voert zijn functie onafhankelijk uit en valt hiërarchisch rechtstreeks onder Dhr. J.M. Bollen.

Rapporteringslijnen De Compliance Officer rapporteert rechtstreeks aan het Directiecomité van de onderneming. Dit gebeurt maandelijks. Functioneel rapporteert hij aan de Compliance verantwoordelijke van ERGO en/of de Fraud Prevention Officer van ERGO International AG in geval van bestaande of vermoedelijke inbreuken op de regelgeving binnen de onderneming. Aan de Compliance Officer van ERGO rapporteert Mr. M. Bonduwe in geval van wijzigingen aan de licentie of registratie van de onderneming. Aan de centrale Compliance Office van Ergo International AG wordt het compliance concept voorgelegd. De verslagen van de Compliance Officer worden eveneens ter beschikking gesteld van de Risk Officer, de interne audit en de actuariële functie. De Raad van Bestuur wordt conform het Compliance Charter jaarlijks eenmaal door het Directiecomité geïnformeerd over de stand van zaken van de Compliance activiteit binnen ERGO Insurance NV. Jaarlijks stelt de Compliance Officer een actieplan op dat door het Directiecomité wordt goedgekeurd en verspreid aan alle Local Risk en Compliance Officers.

•

•

Algemeen is het doel van Compliance enerzijds het vermijden van inbreuken op de wetgeving van toepassing op onze ondernemingen en anderzijds het vermijden van reputatierisico. De NBB vraagt de onderneming om de organisatie van de Compliance functie te toetsen aan tien principes die worden vermeld in voornoemde circulaire. Onderstaande een overzicht van deze principes, met aftoetsing: • Principe 1: In het kader van zijn toezichtstaak gaat de Raad van Bestuur geregeld na of de onderneming beschikt over een aangepaste Compliance functie. De Raad van Bestuur wordt jaarlijks door het Directiecomité geïnformeerd over de stand van zaken binnen het Compliance werkgebied. • Principe 2: De effectieve leiding werkt een integriteitsbeleid uit in een beleidsnota die geregeld wordt geactualiseerd. Het Directiecomité heeft een integriteitsbeleid uitgewerkt op datum van 3 oktober 2006. Daarin worden de doelstellingen van de onderneming op vlak van integriteit uitgewerkt. Deze zullen regelmatig worden geactualiseerd. Een herziene versie werd goedgekeurd door het Directiecomité op datum van 15 september 2010. Een overzicht van deze versie wordt gegeven onder punt E. Specifieke domeinen die betrekking hebben op compliance. • Principe 3: In het kader van haar opdracht om een

•

aangepaste interne controle op te zetten en minstens jaarlijks te beoordelen, neemt de effectieve leiding de nodige maatregelen opdat de onderneming blijvend kan beschikken over een passende Compliance functie. De Compliance functie wordt binnen de onderneming uitgevoerd door een Compliance-cel onder leiding van de Compliance Officer, met name Mr. M. Bonduwe. Deze functie is een onafhankelijke staffunctie, zijnde een functie die de hoogste leiding van ERGO Insurance NV ondersteunt. Principe 4: De effectieve leiding licht de Raad van Bestuur minstens jaarlijks in over de stand van zaken met betrekking tot Compliance, in voorkomend geval via het Auditcomité. Zie antwoord principe 1. Principe 5: De effectieve leiding neemt de nodige interne controle maatregelen opdat alle afdelingen en vestigingen van de onderneming duidelijke en ondubbelzinnige functieomschrijvingen en verantwoordelijkheden hebben in het domein van de integriteit van het verzekeringsberoep. Een Compliance-cel is belast met een coördinerende en initiatiefnemende rol in dit domein. De effectieve leiding gaat na of bijkomende taken dienen te worden toevertrouwd aan de Compliance-cel, bijvoorbeeld in functie van haar grootte en organisatie. Sinds de implementatie van een ‘risicobeheersysteem’ in het eerste semester van 2009, zijn de verantwoordelijkheden zo verdeeld dat elke ‘Lokale Risk (en Compliance) Officer’ verantwoordelijk is voor de risico-opvolging binnen zijn/haar afdeling/werkgebied. Deze risico’s omvatten dus ook de Compliance-risico’s. Het Directiecomité heeft beslist om voor alle ‘Lokale Risk (en Compliance) Officers’ (LRO/LCO) standaard een doelstelling inzake dit domein in hun targets voor 2011 te voorzien. In de doelstellingen van alle leidinggevenden zullen de naleving van de gedragscode, het opbouwen en verbeteren van de competenties en het verspreiden en ondersteunen van informatie binnen hun afdeling worden voorzien. In het kader van het ICS project werd voor elk proces een ‘process owner’ (PO) en een ‘process risk manager’ (PRM) aangeduid. Het Directiecomité heeft het voorstel goedgekeurd om deze drie functies (PO, PRM, LRO/LCO) te beschrijven in een specifieke functiebeschrijving die zal toegevoegd worden aan de functiebeschrijving van de respectievelijke personen. Dit zal in het eerste semester van 2011 gebeuren in samenspraak met Human Resources. Principe 6: Het integriteitsbeleid is prioritair gericht op volgende domeinen: - De wettelijke en reglementaire bepalingen aangaande de bescherming van en de informatieverstrekking aan de consument op het vlak van verzekeringen, alsook de ter uitvoering van deze wetten genomen besluiten en reglementen.


- De voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. - De bijzondere mechanismen met als doel of als gevolg fiscale fraude door derden te bevorderen. - De naleving van de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer. - De wet van 25 februari 2003 ter bestrijding van discriminatie. - De domeinen aangeduid door de effectieve leiding (bijvoorbeeld de sectorale deontologische codes en/of de interne deontologische codes van de onderneming, misbruik van voorkennis en koersmanipulatie, financieelen sociaalrechterlijke bepalingen, enzovoort). Alle bovenstaande domeinen worden gecovered door de Compliance functie. Door de gemeenschappelijke aanpak van Risk Management en Compliance binnen de onderneming is aldus de compliancefunctie geïnstalleerd met als doel binnen alle domeinen van de activiteiten van de onderneming ondersteuning te bieden. De bovenstaande lijst is beperkt en dient te worden uitgebreid. • Principe 7: Compliance omvat de effectieve toepassing van het integriteitsbeleid van de onderneming. De controle van de effectieve toepassing van het integriteitsbeleid binnen de onderneming, gebeurt binnen het risicobeheersysteem van de onderneming. • Principe 8: De Compliance-cel beschikt binnen de organisatie over een aangepast statuut. De Compliance-cel is binnen de organisatie georganiseerd als staffunctie en werkt onafhankelijk van de andere afdelingen binnen ERGO Insurance NV. Wel werkt de cel samen met de afdeling Risk Management, tevens een onafhankelijke functie, maar dit is verantwoord aangezien de scope van beide functies gelijklopend zijn. Concreet omvat de scope van de Risk Management functie alle risico’s, waaronder ook de Compliance-risico’s. De Compliance Officer heeft dan ook een uitgebreide functieomschrijving met garanties voor zijn onafhankelijkheid. Teneinde de taak als Compliance Officer op een volledige onafhankelijke manier te kunnen uitoefenen verleent het Directiecomité volgende waarborgen aan de Compliance Officer: - Het recht zich rechtstreeks en zonder voorafgaande verwittiging en/of toestemming te richten tot de voorzitter van de Raad van Bestuur in dossiers waarvan hij van mening is dat het directiecomité niet handelt of niet van plan is te handelen conform haar eigen integriteitsbeleid, het compliance charter en het compliancebeleid van ERGO Insurance NV en de ERGO Groep. - Het recht op informatie in de ruimste zin van het woord inzake compliancemateries: rechtstreekse toe-

13

gang tot alle verslagen van het Directiecomité, de Raad van Bestuur, de bedrijfsrevisor, Interne Audit en de aangewezen actuaris. Zo ook het recht om bij alle gedecentraliseerde Compliance Officers (Lokale Risk Officers) alle bijkomende informatie in de ruimste zin van het woord op te vragen en ook daadwerkelijk te verkrijgen. - Het recht om aan alle werknemers (personeelsleden en directie) schriftelijke verklaringen te vragen indien noodzakelijk. Bijvoorbeeld: verklaringen dat er geen persoonlijke voordelen of giften werden ontvangen in strijd met de gedragscode, verklaringen waarbij gestipuleerd wordt dat bepaalde interne procedures en of regelgevingen correct werden gevolgd, enz. - Het recht om te eisen dat het personeel een degelijke vorming krijgt inzake compliancethema’s en zo ook hiervan de deelnemerslijsten te kunnen opvragen. • Principe 9: Bekwaamheid, integriteit en discretie van elke medewerker betrokken bij de Compliance-cel zijn essentieel voor de goede werking ervan. Bij de aanwerving van een medewerker voor de Compliance-cel wordt erop toegezien dat deze voldoende kennis heeft van de wetgevingen van toepassing en de integriteit bezit die van hem/haar als Compliance-medewerker wordt verwacht. De onderneming voorziet in permanente vorming van de medewerkers. • Principe 10: De verantwoordelijke van de Compliancecel, de ‘Compliance Officer’ genoemd, organiseert een Compliance-overleg binnen de onderneming en eventueel op groepsniveau, met de bedoeling de inspanningen van alle betrokkenen te coördineren, de relaties met andere afdelingen te optimaliseren en in het algemeen te komen tot een kwaliteitsvolle en uniforme uitvoering van het beleid ter zake. De Compliance Officer is, samen met de Risk Officer, maandelijks te gast op het Directiecomité ter rapportering van de stand van zaken binnen hun werkgebied en met als doel voorstellen en aanbevelingen te formuleren aan het Directiecomité. Per kwartaal houdt dit de rapportering van een risicorapport in. Teneinde de afdelingen Risk Management en Compliance meer te betrekken bij lopende projecten is er beslist om de Risk Officer en Compliance Officer standaard uit te nodigen om deel te nemen aan de ‘Steering Committees’. Zij kunnen dan zelf beslissen waar hun deelname al dan niet nuttig of zinvol kan zijn. Ook beschrijft de projectmethodologie de verplichting van de projectleider om tijdens het opstellen van de risicoanalyse als onderdeel van de projectaanvraag, de afdelingen Risk Management en Compliance hierbij te betrekken. Dit kan via email of in een vergadering maar de risicoanalyse dient te allen tijde in overleg met deze afdelingen opgesteld te worden.


14

Twee maal per jaar worden er groepsvergaderingen georganiseerd met de Lokale Risk (en Compliance) Officers waarin de LRO’s de kans krijgen feedback te geven over de rapportering, de werkwijzen e.a. en waarin ze nieuwe risico’s kunnen aanbrengen waar dan meteen kan op geanticipeerd worden. De doelstelling van het vergaderen in groep is om tot een dialoog te komen en verschillende visies samen te brengen om op die manier te komen tot een aanpak die gedragen wordt door de hele onderneming. Samenwerking met de Risk Officer Sinds eind 2008 werken de afdelingen Risk Management en Compliance nauw samen. Dit omdat een stuk van hun werkgebied, namelijk het beheren van de ondernemingsrisico’s, overlappen en het efficiënter is om samen te werken. Om de risico’s te kunnen beheren, hebben de afdelingen Risk Management en Compliance voorgesteld en heeft het Directiecomité goedgekeurd om een diepgaander risicobeheermodel te implementeren dan wat er reeds bestond. Ook is het een vereiste van de NBB om een dergelijk model te hebben binnen onze onderneming. Deze implementatie werd met succes afgerond in het eerste semester van 2009. Binnen het risicobeheermodel worden de risico’s gedecentraliseerd beheerd: per afdeling

wordt een Lokale Risk Officer verantwoordelijk gesteld voor de risico-opvolging. Deze rapporteert de afdelingsrisico’s per kwartaal aan de Risk Officer en Compliance Officer. Deze laatste bieden doorheen het gehele proces ondersteuning aan de Lokale Risk Officers waar nodig. Van deze kwartaalrapportering wordt steeds een algemeen risicorapport gemaakt en voorgesteld aan het Directiecomité waar te nemen acties kunnen besproken worden. 4.2.3. Risk Management/Risicobeheer Onderstaande punten werden voor een groot deel ingevuld op basis van de functiebeschrijving van de Risk Officer. Functie De opdracht van de Chief Risk Officer wordt binnen ERGO Insurance vervuld door Mevr. R. Caenepeel. De Chief Risk Officer is de centrale Risk Manager op ondernemingsniveau. Zij is onafhankelijk van de afdelingen waarin de risicodragende activiteiten plaatsvinden. Hierdoor wordt vermeden dat de persoon verantwoordelijk voor het uitvoeren van de afgesproken maatregelen tevens zelf verantwoordelijk is voor de controle op de effectieve naleving ervan. De onderneming voorziet aldus in een scheiding van de hiërarchische lijnen met betrekking tot enerzijds de operationele kant van de verrichtingen en anderzijds hun

Raad van Bestuur Uitstippelen van het risicobeleid, de risicostrategie en de ondernemingsdoelstellingen Eindbeslissing over te nemen maatregelen

Directiecomité Verantwoordelijke voor uitvoering (Compliance) Risk Management Rapporteren aan Raad van Bestuur

Compliance Officer Coördinatie van het Compliance beleid: - Communicatie met overheid, onderzoek en opvolging inbreuken - Toezicht en interpretatie wetgeving, advies schorsen transacties Opstellen Complianceverslag Rapporteren aan Directiecomité Rapporteren aan ERGO Group Compliance Officer en Fraud Prevention Officer

Lokale Risk Officers Monitoren van (Compliance) risico op afdelingsniveau Rapporteren aan Compliance Officer (één rapportering te gebruiken door Risk Officer en Compliance Officer)

ERGO Group Compliance Officer

ERGO Group Fraud prevention Officer


verwerking en de controle erop. Het behoort tot de taken van de Risk Officer om de risico’s constant te identificeren, te documenteren, te meten, te monitoren en te managen en alle significante wijzigingen in de risicosituatie van de afdelingen en van de vennootschap ad hoc te rapporteren. Concreet beschrijft de functiebeschrijving volgende taken: Naast het leiden van de afdeling Risk Management, zal de Chief Risk Officer bij de volgende projecten advies verlenen, de voortgang ervan opvolgen en de werkzaamheden en resultaten controleren: • Jaarlijkse projecten - Embedded Value berekeningen - Opstellen van het knipperlichtendossier - Risk Based Capital van de onderneming - Replicating portfolio - Rendabiliteit van de onderneming - Asset Liability Management - Herverzekeringsactiviteiten - Rapporteringen ERGO International AG, NBB,… - Profit Testing (bestaande productie en nieuwe zaken) - IFRS berekeningen (per kwartaal) - Reserveberekeningen (per kwartaal) - NEVA berekeningen (per kwartaal) • Prophet model - Up to date houden van/aanpassingen aan het model - Uitvoeren van simulaties aan de hand van het model - Documentatie van het model - Back testing - Prognosecijfers die door het model worden berekend • Actualiseren Risk Management Handboek • Organisatie van Risk Management binnen de onderneming • Risicoanalyse bij nieuwe projecten • Ondersteunen van ICS team als ICS manager Hiërarchische positie De Chief Risk Officer voert haar functie onafhankelijk uit en valt hiërarchisch rechtstreeks onder Dhr. J.M. Bollen. Rapporteringslijnen De Chief Risk Officer rapporteert rechtstreeks aan het Directiecomité van de onderneming. Dit gebeurt maandelijks. Functioneel rapporteert zij per kwartaal aan ERGO International AG. De verslagen van de Risk Officer worden eveneens ter beschikking gesteld van de Compliance Officer, de interne audit en de actuariële functie. De Raad van Bestuur wordt conform het Risk Management Handboek jaarlijks eenmaal door het Directiecomité geïnformeerd over de stand van zaken van de Risk Management activiteit binnen ERGO Insurance NV.

15

Risicobeheer (algemeen) Het risicobeheersysteem staat beschreven in het Risk Management Handboek. Het systeem is gebaseerd op richtlijnen omtrent risicobeheer die door de Raad van Bestuur van ERGO Insurance NV zijn vastgelegd en voldoen zoveel mogelijk aan de richtlijnen bepaald in circulaire NBB_2008_13 dd. 5 juni 2008 van de NBB. Het handboek omvat bepalingen over hoe, op basis van wettelijke en interne vereisten, de samenwerking inzake Risk Management binnen de onderneming en met ERGO dient te gebeuren. Samenwerking met de Compliance Officer Zie informatie gegeven in punt 4.2.2. Compliance Officer. Op pagina 21 staat een schematisch overzicht van de organisatie binnen het Risk Management Systeem. De Lokale Risk Officers staan gegroepeerd per ondernemingsfunctie, louter ter informatie. Ze rapporteren per kwartaal elk afzonderlijk aan de Compliance Officer en Risk Officer. Ze doen dit aan de hand van één rapport. De Compliance Officer en Risk Officer stellen op basis van deze rapporteringen een risicorapport op die gepresenteerd wordt op het Directiecomité.


16

Raad van Bestuur Uitstippelen van het risicobeleid, de risicostrategie en de ondernemingsdoelstellingen Eindbeslissing over te nemen maatregelen

Directiecomité Verantwoordelijke voor uitvoering (Compliance) Risk Management Rapporteren aan Raad van Bestuur

Compliance Officer Coördinatie van het Compliance beleid: - Communicatie met overheid, onderzoek en opvolging inbreuken - Toezicht en interpretatie wetgeving, advies schorsen transacties

ERGO IO, kwartaalrapport

Opstellen Complianceverslag Rapporteren aan Directiecomité Rapporteren aan ERGO Group Compliance Officer en Fraud Prevention Officer

Lokale Risk Officers Monitoren van (Compliance) risico op afdelingsniveau Rapporteren aan Compliance Officer (één rapportering te gebruiken door Risk Officer en Compliance Officer)

4.2.4. Actuariële functie Overeenkomstig artikel 40quinquies (vervanging van artikel 40bis door artikel 114 van de wet van 16 februari 2009 op het herverzekeringsbedrijf) van de Wet betreffende de controle der verzekeringsondernemingen moet elke verzekeringsonderneming beschikken over een actuariële functie. Deze functie kan bestaan uit één of meerdere personen die door de onderneming zijn aangeduid en die over de vereiste actuariële kennis beschikken om verslag uit te brengen over de tarieven, de retrocessie en het bedrag van de reserves of technische voorzieningen.

De opdrachten en verantwoordelijkheden van de actuariële functie alsook de vormvereisten van de adviezen staan beschreven in circulaire NBB_2009_33 dd. 19 november 2009. De actuariële functie voldoet aan de richtlijnen in deze circulaire en wordt uitgevoerd door Mevr. R. Caenepeel. Zij is onafhankelijk van de operationele processen die zij dient te controleren en waarover zij advies dient te verlenen. De adviezen door haar opgesteld worden gerapporteerd aan het Directiecomité en de NBB.


5. Organisatiestructuur 5.1. Producten en dienstengamma en distributiekanalen Voor volgende activiteitsbranches heeft ERGO Insurance NV toelating verkregen van de NBB: • Uitoefenen van verzekeringsactiviteiten, onder ondernemingsnummer 0735 en met registratie in het rechtspersonenregister op RPR. 0414.875.829 • Distributie van verzekeringsproducten via verzekeringsbemiddelaar HMI Partners nv, onder NBB-nummer 32985 en met registratie in het rechtspersonenregister op RPR. 0424.611.164. ERGO Insurance NV is gemachtigd om de takken 01, 21, 22 en 23 te produceren. Dit betekent dat de activiteiten van ERGO Insurance NV in eigen beheer, levensverzekeringen en daarmee verwante beleggingsproducten en individuele ongevallenverzekeringen betreffen. Indien er nieuwe producten worden ontwikkeld zullen de tarieven voorwerp uitmaken van een technische nota die wordt voorgelegd aan de NBB. De onderneming richt zich vooral op individuele verzekeringen en is nauwelijks actief in het collectieve verzekeringsbedrijf.

17

Inzake levensverzekeringen heeft de onderneming zich in het verleden vooral gericht op fiscale contracten pensioensparen, via de commercialisering van het speerproduct ‘G60’. In 2009 heeft men ervoor gekozen de strategie aan te passen aan de huidige marktontwikkelingen: daar werd waargenomen dat ook op vlak van de vierde pijler binnen het pensioenstelsel er mogelijkheden op vlak van verzekeringen bestonden. Binnen HMI Partners nv bestaan agentschappen die naast levensverzekeringen ook variaverzekeringen aanbieden: hospitalisatie en rechtsbijstand voor rekening van de ERGO-vennootschappen met name DKV Belgium nv en DAS nv en zo ook andere varia producten via P&V Verzekeringen C.V.B.A. en andere makelaarskantoren. De samenwerking met deze partnermaatschappijen verloopt via de afdeling Affinities. ERGO Insurance NV heeft sinds september 2008 een aangepaste merkenstrategie: verschillende soorten producten worden verkocht onder twee verschillende merknamen. De producten van het merk ‘ERGO Life’ worden verkocht via onafhankelijke makelaars. Deze producten zijn van het type Universal Life. De producten van het merk ‘ERGO’ worden verkocht via HMI Partners nv waarmee ERGO Insu-


rance NV een samenwerkingsovereenkomst heeft afgesloten. Deze producten zijn zowel van het type Klassiek Leven als van het type Universal Life (vanaf 01 februari 2010). Voor de opleiding van haar tussenpersonen en agenten werkt HMI Partners nv samen met haar scholingspartner IVKA vzw, de Internationale Verzekeringsconsulenten Academie.

5.2. Uitbesteding

Het outsourcing van risico wordt opgevolgd binnen het risicobeheersysteem van de onderneming MEAG. De belangrijkste functie die wordt uitbesteed, is het beheer van de activaportefeuille van de onderneminggroep (zusteronderneming)…Het uitbestedingrisico is beperkt omdat het relatief eenvoudig is de werkzaamheden van MEAG op te volgen. Ook staan hun taken en verantwoordelijkheden beschreven in een mandaat dat jaarlijks wordt getekend door beide ondernemingen. Andere projecten die worden uitbesteed, zijn van minder belang en omvang: bijvoorbeeld aanvragen van extern juridisch advies, tijdelijk inhuren van informatici, de uitbesteding naar in-house software leverancier ITERGO. Deze uitbestedingprojecten hebben een kleiner risico. Het uitbesteden van diensten gaat gepaard met het afsluiten van een contract. Het is belangrijk dat dit contract correct opgesteld wordt, met goede clausules zonder juridische onvolkomenheden. Teneinde dit te bekomen, werd er een procedure uitgewerkt en goedgekeurd door de Raad van Bestuur uitgaande van de principes zoals voorzien in Circulaire PPB-2006-1-CPA betreffende gezonde beheerspraktijken bij uitbesteding door verzekeringsondernemingen. De Raad van Bestuur drukt hieronder haar beleid terzake uit en vraagt het Directiecomité deze beleidsnota correct te implementeren en jaarlijks hierover te rapporteren. De Interne Audit en de compliance functie worden gevraagd de uitbestede activiteiten (en de manier waarop op die activiteiten toezicht wordt uitgeoefend) mee op te nemen in hun doelstellingen, programma en planning en waar nodig de Raad van Bestuur in te lichten over overtredingen van de in de Circulaire en in deze nota vastgestelde principes en richtlijnen. De Raad van Bestuur legt de volgende richtlijnen vast: Voorafgaande goedkeuring van complexe of grensoverschrijdende uitbestedingen door de NBB: Er is geen voorafgaande goedkeuring van de NBB nodig voor een outsourcing. Gaat het om een complexe of grensoverschrijdende uitbesteding die een verregaande invloed op de organisatie van de maatschappij heeft, zoals

18

bijvoorbeeld het verplaatsen van de back-office naar een ander land, dan moet de NBB wel op voorhand ingelicht worden. Indien activiteiten die het voorwerp uitmaken van een erkenning, zouden uitbesteed worden, dan moet de externe dienstverlener eveneens een erkenning hebben. Indien die dienstverlener niet in de E.E.R. is gevestigd, zal de NBB nagaan of in dat land een toereikend toezicht van toepassing is en of voldoende informatie-uitwisseling met de lokale toezichthouder mogelijk is. Voorbereiding van de beslissing tot uitbesteden: De beslissing tot een concrete outsourcing kan pas gebeuren op basis van: een omstandige omschrijving van de verwachte effecten (kosten-batenanalyse), een grondige risico-analyse op financieel, operationeel, wettelijk en reputationeel vlak, een beschrijving van de wijze waarop de eventuele risico’s zullen worden beheerd, een beschrijving van de manier waarop de compliancefunctie zal worden gegarandeerd. Het beslissingsproces en de voorbereiding ervan worden gedocumenteerd en ter beschikking gehouden van de interne audit. Keuze van de externe dienstverlener: De keuze van de externe dienstverlener gebeurt met de nodige waakzaamheid en voorzichtigheid. Bijzondere aandacht gaat daarbij naar: de solvabiliteit van de externe dienstverlener (en dus de mogelijkheid om desgevallend een schadevergoeding te betalen aan ERGO Insurance NV), diens reputatie, de technische capaciteiten die deze kan aanbieden, de beheerscapaciteiten die deze kan aanbieden, de garanties die geboden worden inzake kwaliteit en continuïteit, … Er dient ook nagegaan te worden of de externe dienstverlener over noodplannen beschikt. Indien belangrijke/grote delen van de activiteiten en processen worden uitbesteed aan één enkele externe dienstverlener, dient de keuze met nog meer waakzaamheid en voorzichtigheid te geschieden. Service Level Agreement (SLA) met de externe dienstverlener: Er moet een SLA gesloten worden met de externe dienstverlener die de nodige clausules ter uitvoering van de richtlijnen van deze beleidsnota bevat. Wanneer activiteiten en processen die onderworpen zijn aan wettelijke en reglementaire regels, uitbesteed worden, zal de SLA de externe dienstverlener opleggen deze regels na te leven. Deze SLA dient tijdig voorgelegd te worden aan de juridische dienst en mag pas na goedkeuring ervan door de juridische dienst, door de verantwoordelijke(n) voor de outsourcing getekend worden. De verantwoordelijke voor de outsourcing bezorgt de juridische dienst een getekend exemplaar van de SLA voor archivering.


Toezicht op de uitbestede activiteiten: Aangezien ERGO Insurance NV verantwoordelijk blijft voor de uitbestede activiteiten, zal het Directiecomité evenveel toezicht uitoefenen op de uitbestede activiteiten als op de intern beheerde activiteiten. Daartoe zal het Directiecomité er voor zorgen dat toezicht op elk ogenblik (fysiek) kan uitgeoefend worden, binnen de maatschappij voldoende know-how en middelen ter beschikking zijn/blijven om dat toezicht terdege te kunnen uitoefenen, de derde partij op regelmatige basis rapporteert en onmiddellijk (acute) problemen die zich bij de uitvoering van de opdracht voordoen, meldt, de risico-analyses die plaatsvinden vooraleer bepaalde activiteiten en processen worden uitbesteed, regelmatig worden herhaald, op regelmatige tijdstippen nagegaan wordt of de noodplannen nog werkzaam en efficiënt zijn, … Continuïteit van de uitbestede activiteiten en processen: De externe dienstverlener moet de nodige continuïteit en beveiliging van de uitbestede activiteiten en processen garanderen. Wanneer de continuïteit van de uitbestede activiteiten en processen toch in het gedrang zou (dreigen) te komen, moet de uitbesteding snel kunnen stopgezet worden zodat van dienstverlener kan veranderd worden of de activiteit opnieuw in eigen beheer kan uitgevoerd worden. Teneinde de continuïteit van de activiteiten en processen bij stopzetting van de uitbesteding te garanderen, wordt er op gelet dat de externe dienstverlener voldoende courant gebruikte technologiëen, systemen en applicaties gebruikt, functionele documentatie wordt aangelegd over de systemen die de externe dienstverlener gebruikt, voldoende inzicht bekomen en behouden wordt in de werking, de organisatie en het beheer van de uitbestede diensten, tijdig de nodige back-ups genomen worden en alle data altijd kunnen gerecupereerd worden, … De SLA voorziet daartoe de gepaste clausules. Naleving van de privacywetgeving: Bij de outsourcing van de verwerking van persoonsgegevens dient artikel 16, §1 van de Privacywet van 8 december 1992 nageleefd te worden en dienen de confidentialiteit en integriteit van deze gegevens beschermd te worden. Er wordt in dergelijk geval een bijlage bij de SLA toegevoegd of een aparte overeenkomst opgemaakt die conform is met vermeld artikel 16, §1 van de Privacywet. Onderaanneming: Met de externe dienstverlener wordt afgesproken of de uitbestedeactiviteiten al dan niet geheel of gedeeltelijk in onderaanneming mogen gegeven worden en indien dat mag, onder welke voorwaarden. Wenst de externe dienstverlener betekenisvolle activiteiten in onderaanneming te geven, dan dient ERGO Insurance NV daarover op voorhand

19

ingelicht te worden zodat de gevolgen daarvan kunnen ingeschat worden. Toegang tot de uitbestede activiteiten voor de NBB, de erkende commissaris, de interne audit en de compliance functie: De NBB, de erkende commissaris, de interne audit en de compliance functie dienen (fysieke) toegang te hebben tot de uitbestede activiteiten en processen. Zij mogen in de uitoefening van hun respectieve taken op geen enkele manier door de externe dienstverlener gehinderd worden. Deze principes en de manier waarop die toegang zal worden verschaft, worden vermeld in de SLA.

5.3. Geografische perimeter van de activiteit

ERGO Insurance NV commercialiseert haar producten in België, in Nederland in het kader van de vrije dienstverlening en in Luxemburg in het kader van het vestigingsrecht via een bijkantoor.

5.4. Gebruik van off-shore centra Niet van toepassing.

6. Integriteitsbeleid 6.1 Integriteitsbeleid De integriteit van de verzekeraar is een essentieel onderdeel van een gezonde en voorzichtige beleidsvoering. Het belang van de beheersing van het reputatierisico is ook voor ERGO Insurance NV essentieel. De onderneming verbindt zich ertoe bij haar doelstellingen en werkprocessen rekening te houden met het wettelijk kader waaraan een verzekeringsonderneming zich dient te conformeren en heeft een integriteitsbeleid uitgewerkt waarbij de doelstellingen van de onderneming vastgelegd werden en ook regelmatig zullen worden geactualiseerd op basis van een permanente analyse van de risico’s binnen de onderneming. Het integriteitsbeleid binnen ERGO Insurance NV is beschreven in een formeel compliancedocument, zoals dit is voorgeschreven door de NBB (voorheen CBFA) in haar circulaire inzake de compliancefunctie. Dit document,dat werd goedgekeurd door het Directiecomité op 3 oktober 2006, is herzien en is goedgekeurd door het Directiecomité op 15 september 2010. Het document is beschikbaar voor alle medewerkers van ERGO Insurance NV via het intranet van de onderneming. Personeelsleden die nieuw in dienst komen, ontvangen dit document bij indiensttreding en tekenen voor kennisname en ontvangst. Hieronder wordt een samenvatting gegeven van de voornaamste bepalingen van het beleid.


Centraal in het integriteitsbeleid staan de volgende principes: Wetten en reglementen naleven ERGO Insurance NV, haar medewerkers en haar verzekeringstussenpersonen respecteren in elke geleding van het bedrijf de wetten en reglementen die op haar van toepassing zijn. Elke afdeling zal haar eigen procedures en werkwijzes regelmatig toetsen of laten toetsen aan de geldende wetten en desgevallend aanpassen. De procedures zullen niet alleen het bedrijfsbeleid weerspiegelen maar ook oog hebben voor consumentenbelangen. Correcte en transparante informatieverstrekking - integriteit De maatschappij is werkzaam in een streng gereglementeerde sector en verbindt er zich toe dat de regels aangaande dit onderwerp worden nageleefd en correct worden toegepast naar haar klanten, medewerkers, aandeelhouders,... Bij de opleidingen van het personeel en verzekeringstussenpersonen zal bijzondere aandacht besteed worden aan de correcte informatieverstrekking en de wijze waarop dit dient te gebeuren ten aanzien van de klanten. Personeel en verzekeringstussenpersonen worden geschoold en/of geïnformeerd aangaande het integriteitsbeleid. De personeelsleden en verzekeringstussenpersonen nemen kennis en verklaren zich akkoord met het integriteitsbeleid van de maatschappij. Cliëntentevredenheid en –binding In de bedrijfsstrategie van ERGO Insurance NV is cliëntentevredenheid en -binding als opdracht opgenomen. Een grote toegankelijkheid van de verzekeraar wordt nagestreefd waarbij de nadruk wordt gelegd op snelheid en efficiëntie in de dienstverlening naar de cliënt toe. In de administratieve diensten gebeurt dit op een actieve wijze door in de dagelijkse handelingen op een bewustere manier om te gaan met cliëntentevredenheid, onder andere door snelle en efficiënte arbeidsprocessen en gestandaardiseerde ERGO-systemen en –procédés. De tevredenheidsindex verhogen is een doel en wordt op regelmatige basis gemeten. Ter vervollediging van dit doel werd ook een ombudsdienst opgericht waar klachten op een eenvoudige wijze kunnen geformuleerd worden. Aan iedere geschreven klacht wordt binnen een redelijke termijn gevolg gegeven zelfs indien deze klacht niet gegrond bleek te zijn. ERGO Insurance NV is hiertoe toegetreden tot de Assuralia “Gedragsregels voor klachtenmanagement in de verzekeringsondernemingen”. Ten aanzien van haar distributievennootschap en diens verzekeringstussenpersonen wordt de professionele cliëntenbenadering en –informatieverschaffing centraal gesteld. Bijzondere aandacht hier wordt besteed aan de opleiding van de bemiddelaars en het ter beschikking stellen van nieuwe en snellere werkprocédé’s en –tools.

20

Beroepsgeheim en eerbied voor het privé-leven De maatschappij verzekert de vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens van haar aangeslotenen en iedereen die betrokken is bij de verzekeringsovereenkomst en zorgt onder andere voor: • het leveren van alle relevante informatie over hun persoonlijke gegevens, er toegang toe te verschaffen en het recht zich te verzetten tegen elke vorm van klantenwerving, • het behandelen van de gegevens op een eerlijke en wettelijke manier, • het verzamelen van geschikte en relevante gegevens, • het updaten en verbeteren van de gegevens. De maatschappij verwacht van haar medewerkers strikte vertrouwelijkheid bij het verzamelen, het rondsturen, het behandelen en het bewaren van persoonlijke gegevens. Bestrijden van fraude Binnen de maatschappij gelden een gedragscode en antifrauderichlijn die bindend zijn voor alle medewerkers. De bepalingen betreffen deontologische principes waarvoor onze groep ERGO gaat. Er wordt geen enkele vorm van fraude getolereerd. Iedere fraude dient gemeld te worden aan decompliance officer die de taak van anti-fraudeverantwoordelijke vervult. Iedere vorm van fraude dient gesanctioneerd te worden. De maatschappij is actief op de financiële markt, waar het van wezenlijk belang is het vertrouwen van de consument niet te schaden en daarvoor als onderneming een aantal elementaire gedragsregels in acht te nemen. Deze zijn in het belang van de reputatie van ERGO Insurance NV, in het belang van de onderneming en uiteraard ook in het belang van de medewerkers. Niet enkel de leden van de raad van bestuur, het directiecomité en de compliance officer dienen deze principes in uitvoering van ons integriteitsbeleid uit te dragen. Dit is de taak van iedereen van het management en van alle personeelsleden. Voor HMI Partners nv is een deontologische code van toepassing die de subagenten dienen te onderschrijven bij het aangaan van de samenwerking.

6.2. Interne codes, reglementen en voorkomingsbeleid 6.2.1. Procedure anti-witwassen In het kader van de Anti-witwaswet en het Compliancerisico dat hiermee gepaard gaat, werd een procedure ‘Anti-witwassen’ opgesteld die de procedure weergeeft die gebruikt wordt binnen ERGO Insurance NV om preventief op te treden tegen het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld. Met de herwerking van deze procedure, als gevolg van de gewijzigde anti-witwaswetgeving, werd in 2010 een aanvang genomen en een herziene


versie zal, afhankelijk van het tijdstip van goedkeuring van de Assuralia gedragscode terzake, in de loop van 2011 worden verspreid. De anti-witwasopleiding werd reeds herwerkt en in de aangepaste versie in het najaar van 2010 aan de medewerkers verstrekt. De installatie van het Datawarehouse programma zal het tweedelijnstoezicht binnen ERGO Insurance NV ten goede komen aangezien het mogelijk zal zijn de toepassing van de wetgeving beter te monitoren aan de hand van rapportages uit het systeem. De procedure heeft als doelstelling om op een zo volledig mogelijke wijze de manier weer te geven waarop de antiwitwasverplichtingen zijn geïmplementeerd binnen ERGO Insurance NV. De procedure geldt voor zowel de medewerkers van ERGO Insurance NV (verzekeraar) als voor de verzekeringsbemiddelaars van HMI Partners nv. De procedure beschrijft het wettelijk kader, de verplichtingen, in het bijzonder de identiteitscontrole, kwaliteitscontrole, bewaring, acceptatiebeleid, waakzaamheid,…, van de verschillende partijen. 6.2.2. Antifraude richtlijn van ERGO Groep Op ERGO groepsniveau werd een ethische code en een antifraude Richtlijn opgemaakt. Deze documenten heten de ‘ERGO Code of Conduct’ en’ ERGO Antifraud Directive’. Deze documenten vormen de basis van de gedragscode en antifrauderichtlijn gehanteerd binnen ERGO Insurance NV. (zie hiervoor punt 6.2.3.) Ook bestaat er vanuit ERGO een richtlijn met betrekking tot de rapportering van fraude. De Compliance Officer volgt de bepalingen die door deze richtlijn beschreven zijn. 6.2.3. Arbeidsreglement, gedragscode en antifraude richtlijn van ERGO Insurance NV Arbeidsreglement en gedragscode Op ondernemingsniveau bestaat een arbeidsreglement. Er werd een ethische code, voornamelijk gedragscode, opgesteld voor de werknemers teneinde een zo hoog mogelijke standaard betreffende integriteit te bereiken en te handhaven. Deze ethische code heeft zich volledig gebaseerd op de ethische code die binnen ERGO International AG gehanteerd wordt. Deze gedragscode omvat de sociale omgangsvormen binnen ERGO Insurance NV, de interne belangenconflictenregeling, omgaan met vertrouwelijke gegevens en bescherming van gegevens, insidervoorschriften, voorkomen van economische criminaliteit, bepalingen betreffende het verbod op kartelovereenkomsten, omgaan met handelspartners en klanten, integriteit van communicatie, bescherming van de bedrijfsactiva, bescherming van het milieu, bepalingen betreffende schenkingen en sponsoring en de richtlijnen rond de melding van overtredingen. Deze gedragscode zal vanaf 2011 jaarlijks opnieuw

21

geëvalueerd worden en herzien indien aanpassingen noodzakelijk zijn en ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Directiecomité en de ondernemingsraad. Voor wat betreft de zelfstandige tussenpersonen die actief zijn via onze partnermaatschappij HMI Partners nv voor de distributie van de producten van de onderneming, werd een deontologische code opgesteld teneinde een zo hoog mogelijke standaard op het gebied van integriteit te bereiken en te handhaven. Deze deontologische code werd opgenomen in de samenwerkingsovereenkomsten tussen de partnermaatschappij HMI Partners nv en de zelfstandige tussenpersonen. De beginselen van deze code zijn gebaseerd op de door de beroepsverenigingen van verzekeringsmaatschappijen en verzekeringstussenpersonen opgestelde regels. Antifraude richtlijn Tevens bestaat er een antifraude richtlijn, opgenomen in de gedragscode van ERGO Insurance NV. Deze antifraude richtlijn heeft zich volledig gebaseerd op de antifraude richtlijn van ERGO. De antifraude richtlijn heeft als doel de belangrijke principes op te sommen van een effectief fraudemanagement, waarover elke onderneming binnen de ERGO groep dient te beschikken. Onderstaande principes staan beschreven in de richtlijn: • Nultolerantie: Economisch criminele activiteiten worden niet getolereerd. • Uitvoerig onderzoek: Indicaties van mogelijk economisch criminele activiteiten moeten onmiddellijk worden gecontroleerd. Wanneer interne instanties daartoe niet in staat zijn, kan ERGO Insurance NV een beroep doen op externe adviseurs of overheidsinstanties. Is er in de loop van het onderzoek sprake van een ernstige verdenking aangaande een belangrijke wetsovertreding, dan kan de betrokken medewerker onmiddellijk worden geschorst. • Naleving van wettelijke voorschriften en NBB-reglementeringen. Bij de ontwikkeling van het anti-fraudemanagement en bij de uitvoering van concrete maatregelen moeten de geldende wettelijke voorschriften en NBB-reglementeringen streng worden nageleefd en moeten de individuele rechten van de betrokkenen in acht worden genomen. Dat geldt ook wanneer een beroep wordt gedaan op externe adviseurs om een geval op te helderen. • Melding van overtredingen: De bepalingen met betrekking tot de melding van overtredingen overeenkomstig al. 14 (2) van de gedragscode in combinatie met al. 3.1 van de overeenkomst afgesloten met de Europese ondernemingsraad, worden toegepast.


• Interne melding: De betreffende bedrijfsleiding en de directie van ERGO moeten bij de ontdekking van fraudegevallen onmiddellijk op de hoogte worden gesteld van alle belangrijk gevallen van interne en externe fraude. • Strafbepalingen: De bepalingen met betrekking tot overtredingen in overeenstemming met al. 2 (2) van de gedragscode in combinatie met al. 3 (1) van de overeenkomst afgesloten met de Europese ondernemingsraad, worden toegepast. • Interne en externe communicatie: Aan de hand van een gepaste interne en externe communicatie moet de preventieve werking van fraudebestrijdingmaatregelen worden versterkt en het aanzien van de ERGO groep worden beschermd. • Documentatie: Alle belangrijke elementen en maatregelen van het antifraude management moeten voor interne en externe controleurs op een begrijpelijke manier worden geregistreerd. Bij een onderzoek in concrete gevallen van verdenking moeten deze controleurs, voor zover mogelijk, garanderen dat alle bewijsmateriaal voor de rechtbank bruikbaar is. In ieder bedrijf moeten op gepaste wijze de taken, verantwoordelijkheden en competenties net als de belangrijke structuren, processen en voorschriften met betrekking tot de bestrijding van fraude worden gedocumenteerd en gecommuniceerd. • Bewustmaking en knowhow: aan de hand van gepaste initiatieven moeten het bewustzijn en de knowhow van leidinggevenden en medewerkers met betrekking tot fraude en fraudebestrijding verder worden ontwikkeld. In 2010 werden in het voor- en najaar een opleiding georganiseerd ten einde alle medewerkers bewust te maken van het begrip fraude en welke vormen van fraude er bestaan. Deze opleiding kadert in een breder programma waar naast fraude ook bijzondere fraudemechanismen, de privacywet, antiwitwassen, Risk Management en Compliance als opleidingen aan bod komen. Dit initiatief zal in 2011 worden verdergezet. De opleidingen worden permanent herzien waar nodig. • Regelmatige controle en verdere ontwikkeling: alle bouwstenen en maatregelen van het antifraude management, in het bijzonder ook de effectiviteit van de interne controles, moeten op gepaste tijdstippen worden gecontroleerd en indien nodig verder ontwikkeld. De taken en verantwoordelijkheden binnen het antifraude management worden als volgt verdeeld: • De bedrijfsleiding is verantwoordelijk voor een doeltreffende preventie van economisch criminele activiteiten. De leiding legt de principes vast en bepaalt de algemene organisatorische werkwijze. • De antifraude verantwoordelijke, binnen ERGO Insurance NV is dat de Compliance Officer, heeft als taak de bedrijfsleiding te helpen bij de verdere ontwikkeling van

22

•

•

•

•

•

•

het antifraude management en ervoor te zorgen dat de bedrijfsleiding vroegtijdig op de hoogte wordt gesteld van alle belangrijke gevallen van interne en externe fraude. De leidinggevenden en LRO’s zijn verantwoordelijk voor het opvolgen van de frauderisico’s binnen hun departement. Ze dienen preventieve maatregelen te nemen om de risico’s te reduceren en dienen te controleren of deze maatregelen wel degelijk werken. Zij dienen hierover ook te rapporteren indien zij een fraudegeval vaststellen. De HR manager is verantwoordelijk voor alle arbeidsrechterlijke maatregelen die in verband met een fraudegeval moeten worden genomen. De Marketing manager is verantwoordelijk voor het geven van advies in verband met externe communicatie en coördineert alle desbetreffende activiteiten. Deze is de officiële contactpersoon voor vertegenwoordigers van de pers of andere media. De leidinggevende van de Juridische dienst is verantwoordelijk voor de juridische advisering van de door een fraudegeval getroffen functiegebieden. Hij coördineert de maatregelen voor de terugvordering van de aangebrachte schade en de samenwerking met de verschillende instanties. De dienst Interne Controle draagt met haar controle- en adviseringsactiviteit bij tot een risicogericht en gepast antifraude management. Ze let bij procescontroles en onderzoeken naar individuele gevallen op frauderisico’s en op de effectiviteit van de genomen fraudebestrijdingmaatregelen, en doet eventueel voorstellen voor verbeteringen. De syndicale afvaardiging kan ondersteuning bieden in geval van conflict met de werkgever, ongeacht het feit dat het gaat om een fraudegeval.

Het antifraude management bestaat uit preventieve, vaststellende en reactieve maatregelen. Preventieve maatregelen • Maatregelen in het kader van de aanstelling van medewerkers (bijvoorbeeld in bepaalde gevallen, het verzoek om originele getuigschriften, bewijzen van goed gedrag en zeden, referenties). • Bevordering van de bedrijfscultuur (zie gedragscode) en een open en vertrouwensvolle werksfeer. • Ondersteuning van medewerkers in persoonlijke crisissituaties en bij familiale problemen. • Bewustmaking van leidinggevenden en medewerkers (risicobewustzijn, waarneming van waarschuwingssignalen). • Een duidelijke communicatie over de mogelijke gevolgen van overtredingen van de voorschriften (strafbepalingen, consequenties).


• Verbeteringen aan het interne controlesysteem (consequente inachtneming van fundamentele principes zoals functiescheiding en het vier-ogen principe, minimale bevoegdheden, enz.) Vaststelling Een zo vroeg mogelijke vaststelling van criminele activiteiten wordt bevorderd wanneer leidinggevenden en medewerkers de waarschuwingssignalen (‘red flags’) kennen, die op dergelijke activiteiten kunnen wijzen. De dienst Interne Controle moet tijdens haar regelmatige controleactiviteiten meer belang hechten aan fraudebestrijding en er bij haar controles op gepaste wijze rekening mee houden. Reactie Wanneer zich ondanks alle voorzorgsmaatregelen een geval van fraude voordoet, moet er snel en correct worden gereageerd om verdere schade aan het bedrijf te voorkomen, of om de al aangebrachte schade zo beperkt mogelijk te houden. Er moet dan ook in alle bedrijven een schriftelijk reactieplan worden opgesteld dat op ieder ogenblik up-todate wordt gehouden; dat valt onder de verantwoordelijkheid van de antifraude verantwoordelijke, voor zover voor bepaalde gevallen niets anders werd bepaald.

6.3. Belangenconflictenbeleid van toepassing op de Raad van Bestuur en de effectieve leiding De Governance Memorandum zal tegen eind 2011 worden uitgebreid met: • een duidelijk beleid rond belangenconflicten van toepassing op de leden van de Raad van Bestuur. Dit beleid zal o.m. richtlijnen bevatten m.b.t. de niet-uitvoerende leden van de Raad van Bestuur alsook m.b.t. belangenconflicten die niet van tijdelijke aard zijn • een procedure m.b.t. het toestaan van een lening aan bestuurders • richtlijnen (cfr. de aanbevelingen die voortvloeien uit de corporate governance code voor genoteerde vennootschappen) die tot doel hebben op regelmatige basis een evaluatie te maken van de samenstelling en de werking van de Raad van Bestuur (geschiktheidstoetsing). Van alle leden van het Directiecomité wordt verwacht dat zij alle daden, standpunten of belangen vermijden die strijdig zijn met de belangen van ERGO Insurance NV. Wanneer zij bij de uitoefening van een externe functie geconfronteerd worden met een mogelijk belangenconflict dienen ze de Raad van Bestuur hier zo snel mogelijk over te informeren. Hiervoor gelden de regels zoals beschreven

23

in artikel 2 van de interne regels voor de uitoefening van externe functies door een lid van het Directiecomité. Dit artikel bepaalt het volgende: “Van alle effectieve leiders wordt verwacht dat zij alle daden, standpunten of belangen vermijden die strijdig zijn met de belangen van ERGO Insurance NV. Wanneer zij bij de uitoefening van een externe functie geconfronteerd worden met een mogelijk belangenconflict dienen ze de Raad van Bestuur hier zo snel mogelijk over te informeren. Verrichtingen met een vennootschap waarin de effectieve leider een mandaat bekleedt als bestuurder/zaakvoerder, lid van het Directiecomité of persoon belast met het dagelijks bestuur, vallen buiten deze regeling, wanneer deze vennootschap een met ERGO Insurance NV verbonden vennootschap is of een deelnemingsverhouding bestaat tussen deze vennootschap en ERGO Insurance NV en voor zover deze verrichtingen plaatsvinden tegen marktconforme voorwaarden. Ter voorkoming van belangenconflicten en risico’s verbonden aan de uitoefening van een externe functie door een effectieve leider in een vennootschap waarmee ERGO Insurance NV geen nauwe banden heeft, dienen de volgende regels te worden nageleefd: • ERGO Insurance NV mag deze vennootschap waarin de effectieve leider een externe functie uitoefent, enkel een dienst verlenen tegen de normale marktvoorwaarden • De betrokken effectieve leider mag noch bij ERGO Insurance NV, noch in de vennootschap waarin hij een externe functie uitoefent, invloed uitoefenen op of tussenkomen bij de beraadslagingen en de stemming over de dienstverlening door ERGO Insurance NV aan deze vennootschap.” Deze regel geldt onverminderd de wettelijke belangenconflictenregeling conform artikel 524ter van het Wetboek der Vennootschappen van 7 mei 1999 voor de leden van het Directiecomité. De interne regels voor de uitoefening van externe functies door een lid van het Directiecomité dateren van 24 maart 2004 en zijn aan een herziening toe (o.m. uitbreiden met een procedure rond toezicht door de Raad van Bestuur op materiële transacties van de effectieve leiding). Deze herziening is gepland voor het vierde trimester van 2011. In diezelfde periode zal ook de mogelijkheid onderzocht worden dat Compliance de transacties tussen ERGO International AG en de effectieve leiding na kan kijken. Er zal een procedure worden uitgewerkt teneinde het aanvaarden van of schenken van voordelen op niveau van de effectieve leiding te monitoren.


6.4. Belangenconflictenregeling voor medewerkers van ERGO Insurance NV Voor personeelsleden werd een belangenconflictenregeling uitgewerkt in de gedragscode (zoals beschreven in punt 6.2.3.) voor de werknemers van de onderneming. De gedragscode beschrijft vijf categorieën van conflicten: Voordelen toestaan/geschenken geven Medewerkers mogen in verband met hun zakelijke activiteit geen onrechtmatige voordelen aanbieden of toestaan. Geschenken aan handelspartners moeten binnen gepaste grenzen blijven en mogen er niet op gericht zijn om zakelijke beslissingen op een onrechtmatige manier te beïnvloeden. Deze ‘gepastheid’ wordt bepaald aan de hand van de gebruikelijke zakelijke praktijk. Geschenken die een bepaalde waarde overschrijden en uitnodigingen voor maatschappelijke of recreatieve evenementen die een gewoon zakendiner te boven gaan, moeten aan de leidinggevende worden gemeld, waarbij rekening moet worden gehouden met voornoemde principes. Voordelen/geschenken aannemen Medewerkers of de personen met wie deze nauwe banden hebben, mogen geen geschenken, uitnodigingen of andere vergoedingen aannemen die de gepaste grenzen overschrijden. De maatstaf voor de gepastheid is ook hier de gebruikelijke zakelijke praktijk. Het is toegestaan om gelegenheidsgeschenken tot een waarde van 40,00 EUR aan te nemen. Geschenken met een duidelijk hogere waarde, die met het oog op de handelsbetrekking niet kunnen worden geweigerd, moeten aan het bedrijf worden afgestaan. Dergelijke geschenken worden dan gebruikt voor liefdadigheidsdoelen. Directe financiële schenkingen aannemen is zonder uitzondering verboden. Van andere schenkingen die de bovengenoemde maximale waarde overschrijden, moet de leidinggevende op de hoogte worden gesteld. Uitnodigingen voor gewone zakendiners mogen worden aangenomen. Uitnodigingen voor andere evenementen (bv. met een overwegend recreatief karakter) mogen ook worden aangenomen wanneer ze binnen een gebruikelijke zakelijke praktijk passen. Schenkingen aan ambtenaren Aan ambtenaren, politici en andere vertegenwoordigers van officiële instellingen mogen geen geschenken, schenkingen of uitnodigingen worden gegeven die hun onafhankelijkheid of integriteit in twijfel zouden kunnen trekken. Geschenken voor deze categorie van personen moeten op voorhand met de Compliance Officer worden afgestemd.

24

Omkoping/corruptie Medewerkers mogen geen smeergeld aanbieden of toestaan. Bij de omgang met overheidsinstanties moet er in het bijzonder op worden gelet dat er geen betalingen of andere voordelen worden beloofd of toegestaan, om een beslissing of handeling van een ambtenaar te beïnvloeden. Conflicten tussen persoonlijke en zakelijke belangen Elke medewerker moet erop letten dat zijn persoonlijke belangen niet in conflict treden met de belangen van ERGO Insurance NV en de ondernemingen binnen de ERGO groep. Ook met de belangen van de moedermaatschappij van ERGO, Münchener-Rückversicherungs-Gesellschaft, moet rekening worden gehouden. In het bijzonder moeten de volgende beginselen in acht worden genomen: • Het sluiten van overeenkomsten en het plaatsen van orders voor het betreffende bedrijf mag uitsluitend door de daartoe bevoegde medewerkers en met inachtneming van de richtlijn aangaande de ‘totstandbrenging van overeenkomsten’ en de ‘inkoop’ gebeuren. • Medewerkers die nevenactiviteiten willen uitoefenen, moeten dat aan de leidinggevende melden wanneer hierdoor de belangen van de werkgever kunnen worden geraakt. In geval van twijfel beschikt iedereen over de mogelijkheid om een beroep te doen op de Compliance Officer.

6.5. Klokkenluidersregeling

Een procedure voor de melding van eventuele wettelijke inbreuken werd opgenomen in de gedragscode voor de werknemers van de onderneming. De procedure luidt als volgt: “De werkgever zorgt ervoor dat de leidinggevenden hun medewerkers met de inhoud van de code vertrouwd kunnen maken en dat ze de voor hen geldende principes en voorschriften in acht nemen. Zo worden de medewerkers in staat gesteld om de in die code opgenomen gedragsvoorschriften na te leven. De Compliance Officer kan worden geraadpleegd om vragen te beantwoorden in verband met de code en de antifraude richtlijn . Een medewerker moet zijn leidinggevenden, de afdeling interne controle of de Compliance Officer op de hoogte brengen wanneer hij een overtreding van de wet of van een belangrijke overtreding van de voorschriften van deze code vermoedt. Dit geldt in het bijzonder in geval van bedrog, corruptie, vervalsing van de balans of andere op een vergelijkbare manier bestrafte handelingen die strafrechtelijke of privaatrechtelijke gevolgen kunnen hebben. Het staat de medewerker vrij om zich ten gevolge van dergelijke overtredingen tot de bevoegde overheidsinstanties en controle-


diensten te richten. De nauwkeurige aanwijzingen worden vertrouwelijk en met de nodige zorgvuldigheid behandeld. De Compliance Officer (of een andere genoemde instantie) kan bij een gegrond vermoeden van een overtreding naargelang het geval, zowel de afdeling Interne Controle als de medewerkers van de afdeling gespecialiseerd in de wetgeving rond het witwassen van geld of andere bevoegde instanties inschakelen, om opheldering te krijgen. Hij moet dan wel de vertrouwelijkheid van de ontvangen informatie in acht nemen. De betrokken medewerker kan door zijn aanwijzingen alleen nadeel ondervinden, wanneer hij vanaf het begin wist dat zijn aanwijzingen niet juist waren, of dat zonder meer had kunnen beseffen.”

6.6. Behandeling cliëntenklachten ERGO Insurance NV beschikt sinds juli 2005 over een ombudsdienst die instaat voor een adequate en gecentraliseerde klachtenbehandeling, in de eerste plaats door het voeren van een interne klachtenprocedure gericht op een spoedige en zorgvuldige behandeling van klachten. Klachten kunnen via de website worden geformuleerd. De klachtenprocedure voorziet in verschillende antwoordtermijnen. De basistermijn is 14 dagen. Doel is de klantentevredenheid en klantenbinding op deze manier te verhogen. De ombudsdienst stelt jaarlijks ten behoeve van het Directiecomité een verslag op over haar werking. Het personeel ontvangt hiervan ook een kopie teneinde hen te sensibiliseren en hen toe te laten eventuele aanbevelingen te formuleren over verbeteringen in procedures of werkwijzen. De ombudsdienst behandelt niet alleen klachten van cliënten, maar ook van officiële instanties die de consumentenbelangen verdedigen, zoals: de ombudsman van de verzekeringen, Test-Aankoop, etc. ERGO Insurance NV is op 05 februari 2008 toegetreden tot de Gedragsregels Klachtenmanagement van Assuralia. Deze gedragsregels bepalen antwoordtermijnen voor klachten en voorzien in een opleiding communicatievaardigheden en omgaan met klanten voor medewerkers die regelmatig in contact staan met het cliënteel. Assuralia heeft voorgesteld om in de schoot van haar werkgroep communicatie te voorzien in een algemeen kader. Onze maatschappij heeft deelgenomen aan deze werkgroep. De nodige personen werden conform de regels uit deze gedragscode intern opgeleid. Een lijst met deelnemers kan bekomen worden op eenvoudig verzoek. Via deze toetreding geeft ERGO Insurance NV uitvoering aan één van de drie principes uit het integriteitsbeleid van de onderneming, met name het principe van cliëntenbinding en cliëntentevredenheid. ERGO Insurance NV hecht belang aan tevreden klanten. Via een centraal klachtenbeheer

25

wenst ERGO Insurance NV te weten waar het, volgens haar klanten, niet vlot verloopt. Waar nodig worden dan de processen en procedures aangepast.

6.7. e-Gedragscode Teneinde het gebruik van door de onderneming ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddelen te regelen en hierbij een evenwicht te vinden tussen beroepsmatig en beperkt privégebruik werd een e-gedragscode uitgewerkt. Deze laatste voorziet in sancties bij onrechtmatig gebruik van door de onderneming ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddelen. De code dient nog aan de ondernemingsraad te worden voorgelegd en zal na goedkeuring opgenomen worden in het arbeidsreglement. Deze gedragscode zal jaarlijks opnieuw geëvalueerd worden en herzien indien aanpassingen noodzakelijk zijn en worden deze ter goedkeuring voorgelegd aan het Directiecomité en de ondernemingsraad.. Het opleidingspakket zal worden uitgebreid met een opleiding rond deze materie.

7. Beleid voor de openbaarmaking van de toegepaste beginselen Het Governance Memorandum wordt gecommuniceerd via een publicatie op de website van ERGO Insurance NV.

8. Statuut Governance Memorandum met datum Het Governance Memorandum dd. 27/06/2011 werd op 7/09/2011 voorgelegd aan het Directiecomité en zal in het najaar door de Raad van Bestuur worden goedgekeurd De financiële instelling gaat geregeld over tot een evaluatie van de werking van de beleidsstructuur, inzonderheid van de bestuursorganen, met inbegrip van hun bevoegdheden, samenstelling en omvang. De conclusies van deze evaluaties worden genotuleerd, evenals de maatregelen die worden genomen om de werking van de beleidsstructuur te verbeteren.


26

Bijlage 1

Board of Directors Dr. Johannes Lörper, Chairman, Jürgen Schmitz, José Ferre Independent functions following NBB guidelines: Designated Actuary & Risk Officer: Rieke Caenepeel - Compliance Officer: Maxence Bonduwe Internal Audit ERGO Group audit supervision Bruno Vigggen, In-Company Coordination: J. Zeimers

NN (Myri Hertoghs) Management Assistant

Board of Management Jean Marie Bollen, Chairman, Philipp

NN Management Assistant

Jean Marie Bollen - CEO

Tobias Hofm

Board of Directors / Board of Management Jürgen Zeimers Secretary

ERGO International Centre of Competence Ronald Kraule Manager

Risk Management Rieke Caenepeel Manager

Prevention NN Prevention Advisor

Special Projects Support Jef Glassée Director

Legal Department NN (Maxence Bonduwe) Manager

Human Resources NN (Philippe Lison) Manager

Compliance Maxence Bonduwe Manager

Accounting & Finance Dirk Colman Manager

Customer Administration Services Gerrit Van den Wijngaert Director

HRM, Talent & Retention

Facility Barbara Desmet Manager

Strategy Katty Janssens Director

Product Management

Strategic Studies & PMO

IT Security Jürgen Tijtgat Security Officer

Accounts Payable Linda Drobé Team Leader

Customer Administration Services Christine Albrecht Manager

Accounting Griet Verkest Team Leader

Medical Underwriting Geert Vandenneucker Team Leader

Claims & Benefits Wim De Smet Manager

Financial Services Heidi Roubben Team Leader

Business & Medical Insurances Ingrid Mortier Team Leader

ERGO Life Back Office Wim Peeters Manager

Process Management

New Business Emmy Desmet Manager

Contact Centre (Quality Management / Luxembourg) Katia Geluck - Manager

Logistics Barbara Desmet Manager


27

er, Thomas Biermann, Jean Marie Bollen, Philippe Lison

pe Lison, Tobias Hofmann

Martine Buysschaert Management Assistant

mann - CF

t

Planning & Controlling / (IO) Jürgen Zeimers Manager

Philippe Lison - CCO

ERGO Partnerships NN Manager

Tax Management Jan De Meyer Tax Officer

Sven Derdelinckx ERGO Life Sales Support

ERGO Life Bert Van Houte Director

Marketing & Communication/Infrastructure Support/Academy Nathalie De Heem Director

Martine Van der Zalm Management Assistant

ERGO Pro Belux Luuk Lodewijks Director

Hilde Van Nerum Management Assistant

Actuaries NN Manager

Reporting & Special Projects Niki Goubert Management Advisor

Timothy Samuel Market Officer

IT & Project Management Yves Geernaert Manager

ERGO Pro Sales Administration Niki Goubert Manager

Study & Training NN Manager

Bart Defour Executive Assistant

Marketing & Communication Ann Van Haute Manager

IT & Process NN (Katty Janssens) Director

Process Management Carol-Ann Cornelis Manager

IT Applications NN Manager

IT Operations Geert Spriet Manager

Project Management

.Net Frank Stanssens Team Leader

SQL David Uzun Team Leader

IT Architecture Solution Architect

.Abap Geert Praet Team Leader

Functional Analysts NN Team Leader

ERGO Pro Infrastructure Support Gert Vandeput Manager

ERGO-xxxxx/07.2012

2011

Recommend Documents