17/12/2011
Strategi St t i & Pengukuran P k Manajemen Pengetahuan
Apa yang bisa diukur tidak selalu penting Apa yang penting tidak selalu bisa diukur
1
17/12/2011
• Strategi KM dan kerangka kerja pengukuran sebagai tambahan siklus KM Terintegrasi b it b h ikl KM T i t i • Strategi KM terkait dengan business objective organisasi keseluruhan • Kerangka kerja pengukuran digunakan untuk memantau kemajuan untuk mencapai tujuan memantau kemajuan untuk mencapai tujuan organisasi
Tujuan KM Inovasi J dikaitkan dengan pembuatan pengetahuan baru atau penghubungan t h b t h b antara pengetahuan yang ada Reuse J sebagai landasan pembelajaran organisasi dan dipandang sebagai organisasi dan dipandang sebagai penyebarluasan inovasi
2
17/12/2011
Strategi KM Sebagai landasan yang digunakan untuk mencapai pembelajaran organisasi dan continuous improvement sehingga tidak mengulangi kesalahan yang sama, serta sadar akan cara berpikir dan b k j bekerja yang lebih baik l bih b ik
Kerangka Kerja Strategi KM 1. Struktur Eksternal J pengetahuan dari customer, memberi customer pengetahuan t b i t t h 2. Struktur Internal J budaya sharing‐ knowledge, menangkap tacit knowledge, dst. 3. Kompetensi J jalur karir berbasis KM, lingkungan transfer pengetahuan lingkungan transfer pengetahuan
3
17/12/2011
Faktor Pendorong Implementasi KM • Personil kunci yang pensiun • Kebutuhan akan inovasi untuk berkompetisi dalam lingkungan bisnis yang dinamis • Kebutuhan akan efisiensi internal untuk mengurangi biaya dan usaha
STRATEGI KM Adalah pendekatan umum untuk menjelaskan strategi dan tujuan operasional dengan strategi dan tujuan operasional dengan menggunakan prinsip‐prinsip dan pendekatan manajemen pengetahuan Strategi KM membantu menjawab permasalahan: • Pendekatan KM yang membawa nilai bagi organisasi • Bagaimana organisasi memprioritaskan alternatif dengan sumberdaya terbatas
4
17/12/2011
Komponen Strategi KM 1. Strategi dan tujuan bisnis yang jelas 2. Deskripsi isu‐isu bisnis berbasis pengetahuan 3. Inventori sumberdaya pengetahuan yang tersedia 4. Analisis bidang pengetahuan yang direkomendasikan
Penyusunan Strategi KM Dalam menyusun Strategi KM perlu dilakukan l k h l k h b ik t langkah‐langkah berikut: • Audit Pengetahuan – Knowledge Audit • Analisa Kesenjangan ‐ Gap analysis • KM road map
5
17/12/2011
Knowledge Audit (Audit Pengetahuan) • Melakukan identifikasi kebutuhan dan penggunaan informasi dan pengetahuan inti i f id t h i ti di dalam organisasi • Inventori pengetahuan adalah cara praktis untuk memastikan “mengetahui apa yang diketahui” • Perlu menerapkan prinsip information resource management (IRM) • Harus dilakukan sebelum mengimplementasikan KM
Aktifitas Kunci IRM 1. Identifikasi J informasi apa yang ada, bagaimana diidentifikasi dan dikodifikasi? diidentifikasi dan dikodifikasi? 2. Kepemilikan J siapa bertanggungjawab atas informasi tertentu? 3. Biaya dan Nilai J bagaimana menilai pembelian dan penggunaan? 4. Pengembangan J bagaimana meningkatkan nilai informasi? 5. Eksploitasi J apa cara terbaik untuk memaksimalkan nilai uang?
6
17/12/2011
Hasil Audit Pengetahuan |Identifikasi aset dan alur pengetahuan inti |Identifikasi kesenjangan informasi dan pengetahuan |Identifikasi kesenjangan informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan |Wilayah kebijakan dan kepemilikan informasi yang perlu dikembangkan |Kesempatan untuk mengurangi biaya information‐ handling |Kesempatan untuk meningkatkan akses dan kordinasi |Kesempatan untuk meningkatkan akses dan kordinasi informasi yang dibutuhkan bersama |Pemahaman yang jelas akan kontribusi pengetahuan untuk bisnis
Knowledge Map (Peta Pengetahuan) • Adalah bantuan navigasi untuk informasi eksplisit/terkodifikasi dan pengetahuan k li it/t k difik i d t h tacit/tidak terkodifikasi • Sebagai inventori dan evaluasi aset pengetahuan dan intelektual organisasi
7
17/12/2011
Gap Analysis (Analisa Kesenjangan) • Analisis perbedaan antara kondisi saat ini (as i ) d k di i is) dan kondisi yang diinginkan (to be) sesuai dii i k (t b ) i tujuan bisnis • Dikaitkan dengan hal‐hal yang memungkinkan (enablers) dan menjadi penghalang (barriers) kesuksesan implementasi KM p • Digunakan untuk memprioritaskan tujuan KM yang harus dicapai perusahaan
Hal‐hal Kunci dalam Gap Analysis 1. 2 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Perbedaan utama saat ini dan diinginkan Daftar penghalang implementasi KM Daftar pendorong KM Identifikasi kesempatan untuk berkolaborasi dengan inisiatif bisnis lain Melakukan analisis resiko Apakah ada redundansi dalam organisasi? Apakan k ada d penampungan pengetahuan? h ? Bagaimana posisi perusahaan dalam industri sejenis?
8
17/12/2011
KM Road Map • Bagaimana cara untuk mengubah dari kondidi saat ini (as is) dan mencapai kondisi yang ti i( i )d i k di i diinginkan (to be) • Mewakili strategi jangka waktu 3‐5 tahun beserta target yang harus dicapai selama kurun tersebut
Konten Road Map 1. Bagaimana organisasi mengelola pengetahuan lebih baik? 2. Bagaimana organisasi mengelola pengetahuan eksplisit (konten) dan tacit (komunitas)? 3. Bagaimana aset pengetahuan, orang, proses, dll dijadikan sebagai fokus prioritas pendorong KM? 4. Apa hubungan antara pendorong KM dengan j tujuan bisnis? 5. Apa yang menjadi quick wins? 6. Bagaimana kapabilitas KM bertahan dalam jangka panjang?
9
17/12/2011
PENGUKURAN DALAM KM Aset intelektual sulit diukur dan dikelola karena b if t i t ibl bersifat intangible Diklasifikasikan sebagai: 1. Pengetahuan tacit dan eksplisit mengenai tugas, orang, dan organisasi 2 Sumberdaya capital (human, structural, 2. Sumberdaya capital (human structural relational) yang menyusun pengetahuan
Aset Pengetahuan Kategori aset pengetahuan : 1 Human capital 1. H it l J pengetahuan karyawan t h k yang sulit diukur 2. Structural capital J termasuk kebijakan, prosedur, aplikasi, dll yang dapat diukur secara finansial 3. Customer capital J hubungan perusahaan dengan pelanggan yang dapat diukur secara bisnis
10
17/12/2011
Pendekatan Pengukuran KM Pendekatan populer yang sering digunakan: • Benchmarking • Balanced Scorecard
BenchmarkinG Upaya suatu perusahaan untuk meniru praktek terbaik yang dikerjakan pihak lain, baik di dalam maupun di luar perusahaan, industri maupun sektor perusahaan tersebut tersebut
11
17/12/2011
Metode Benchmarking Mempelajari perusahaan lain yang sejenis untuk melihat metode mana yang terbaik lih t t d t b ik dilaksanakan dan kemudian diterapkan di perusahaan sendiri Pada dasarnya terbagi atas dua jenis: 1 Benchmarking internal 1. Benchmarking internal 2. Benchmarking eksternal
Metode Benchmarking Keuntungan 1. 2 2. 3. 4. 5. 6 6. 7. 8.
Peningkatan proses dan reuse P d ktifit d l Produktifitas dalam investasi pengetahuan i t i t h Mutu layanan Kepuasan pelanggan Time to market Costs profits dan margins Costs, profits, dan margins Distribusi Relasi dan manajemen relasi
12
17/12/2011
Metode Benchmarking Langkah‐langkah 1. 2. 3. 4. 5.
Menentukan apa yang akan di‐benchmark Membentuk team benchmark Memilih daftar benchmarking Mengumpulkan dan menganalisis data Menentukan perubahan yang harus dilakukan 6. Memantau perkembangan
Balanced Scorecard Teknik untuk menjaga keseimbangan antara t j tujuan‐tujuan jangka panjang dan pendek, t j j k j d d k ukuran‐ukuran finansial dan non‐finansial, indikator‐indikator ketertinggalan dan kepemimpinan, dan antara perspektif internal dan eksternal
13
17/12/2011
Balanced Scorecard (BSC) Pengukuran dan manajemen sistem yang memungkinkan organisasi untuk mengklarifikasi memungkinkan organisasi untuk mengklarifikasi visi dan strategi serta mentranslasikan menjadi tindakan Indikator kinerja didistribusikan dalam 4 dimensi: 1. Financial 2 Customer 2. C 3. Internal Business Process 4. Learning & Growth
Balanced Scorecard (BSC) Indikator digunakan untuk: 1. Mengukur kemajuan untuk mencapai visi 2. Mengukur pendorong sukses jangka panjang Melalui BSC organisasi memantau kinerja saat ini, serta usahanya untuk meningkatkan proses, memotivasi dan mendidik karyawan, memperbaiki sistem informasi
14
17/12/2011
Balanced Scorecard (BSC) Model Financial
Vision & Strategy
Customer
Internal Business Process
Learning & Growth
Balanced Scorecard (BSC) Indikator Pengukuran Financial: • Income operasional Income operasional • Return on capital • Economic value added Pengukuran Customer: • Kepuasan pelanggan K l • Retensi • Market share
15
17/12/2011
Balanced Scorecard (BSC) Indikator Pengukuran Internal Business Process: • Cost • Throughput • Quality Pengukuran Learning & Growth: • Kepuasan karyawan K k • Retensi • Kumpulan keahlian
Sekian dan Terima kasih
16
