c.j. NPU 302/2553/2009
NARODNI PAMATKOVY USTAV GST&EDNI PRACOVI§Tl
Smernice generalni reditelky c. II./2009-NPU kterou se upravuje uzavirani, obeh a evidence smluv
Oznacenf:
Smernice GR
Zpracoval:
Sylva Podrouzkova
Kontroloval: Datum vydanf:
28. 4. 2009
Ucinnostod:
1.5.2009
Ukoncenf platnosti: Pocetstran:
6
Pocet pffloh:
1
Pfi uzavfranf, cfslovanf a evidovanf smluv, u nichz jednou ze smluvnfch stran je NPU, je nezbytne dodrzet postupy upravene touto smernicf. Obsah dokumentu: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.
Navrh smlouvy Obeh smluv Nalezitosti smlouvy (administrativni) Evidence smluv Archivace Uzavfranf smluv v pusobnosti feditelu UOP NPU Uzavfranf smluv v pusobnosti statutarnl'ho organu (GR) NPU Ustanovenf spolecna a zaverecna
I. Navrh smlouw Smiouvy se zasadne uzavfrajf pfed provedenfm jakehokoliv ukonu nebo plneni, ktere vyzaduje uzavfenf pfsemne smiouvy. Smlouva se uzavfra bud' na navrh NPU = INTERN! NAVRH nebo na navrh jineho subjektu (dale jen druha strana) = EXTERN! NAVRH. Zneni kazde smiouvy, at' uz internf nebo externf, Ize pfedlozit zastupcum opravnenym jednat jmenem NPU (opravnenym k podpisu smiouvy), pouze s parafou pravm'ho oddelenf a obsahuje-li smlouva financni plneni i provozne ekonomicke sekce. Navrh smiouvy (rozumej internf i externi) je vzdy pfipravovan a pripomfnkovan : 1. po vecne strance - vecnym odborem, organizacnfm utvarem do jehoz kompetence spada oblast, v nfz se smlouva uzavfra, vecna stranka smiouvy, 2. po ekonomicke strance - provozne ekonomickou sekcf, organizacnfm utvarem, ktery se ke smiouve vyjadruje v pffpade uzavfram smluv uplatnych, pfedpokladajicich tok financni'ch prostfedku smerem z NPU, a taktez v prfpade smluv predpokladajfcfch tok financnfch prostredku smerem na NPU, a kterymi NPU nabude jakykoliv majetek. V prfpade, ze tato sekce posoudf plneni predpokladane smlouvou jako vyhodne pro NPU a v souladu se zakonem o majetku statu, pfipojf vedoucf sekce svojf parafu, 3. po legislativni strance - pravnim oddelenfm, organizacnfm utvarem, ktery ma dohled nad pravnf a formalnf spravnostf navrhu smiouvy.
II. Obeh smluv A) INTERNf NAVRH Vzejde-li navrh na uzavrenf smiouvy ze strany NPU, musf byt nejprve formulovan vecnym odborem, do jehoz kompetence spada oblast, v nfz se smlouva uzavfra. Vecny odbor zaklada referatni'k a pfideluje navrhu smiouvy cfslo jednacf. V prfpade, ze navrh smiouvy vyzaduje vyjadfenf provozne ekonomicke sekce, postupuje vecny odbor navrh smiouvy prostfednictvfm referatnfku teto sekci. Pravnf oddelenf je poslednfm organizacnfm utvarem, ktery pripomi'nkuje navrh smiouvy. Kazdy je povinen poskytovat pravnfmu oddelenf navrh smiouvy z hlediska vecneho obsahu zpracovany tak, aby bylo mozno ho odeslat druhe strane vco nejkratsi Ihute. Pravni oddelenf zkontroluje formalnf nalezitosti smiouvy a shleda-li, ze nenf tfeba zasahu do textu navrhu, pfideli smiouve evidencnf cfslo, pfipojf na listinu svou parafu a pfedlozf navrh smiouvy opravnene osobe kodsouhlasenf.. V pffpade, ze je tfeba smlouvu pravnfm oddelenfm doplnit, vratf ji spolu s pfipomfnkami vecnemu odboru, ktery je zapracuje a zajistf druhy obeh dokumentu. Evidencnf cislo smiouvy pak pravnf oddelenf pfideluje az v prfpade, ze jiz nema kformalm strance zadne pfipomfnky. Po odsouhlasenf navrhu smiouvy opravnenou osobou se smlouva vracf zpet na vecny odbor, ktery je povinen zkontrolovat, zda smlouva obsahuje veskere administrativm zalezitosti a pfipravit cistopis pfipominkovaneho navrhu smiouvy v potfebnem poctu vyhotovenf kfinalnfmu obehu uvnitf NPU. Po podpisu cistopisu opravnenou osobou se smlouva vraci na vecny odbor, ktery zajistf odeslanf smiouvy ve vsech vyhotovenfch k podpisu druhe strane.
Oboustranne podepsana smlouva dorucena do podatelny NPU je v ramci rozdeleni dosle posty pfidelena pravnfmu oddelenf k archivaci a k zavedeni do elektronicke Evidence smluv. Dalsf
vyhotovenf oboustranne podepsane smiouvy pfeda pravni oddelenf provozne ekonomicke sekci, pokud se jedna o pfedmet plnenf ovlivnujicf rozsah financnfch prostfedku NPU, a pffslusnemu vecnemu oddelenf.
BlEXTERNfNAVRH Navrh smiouvy vypracovany druhou stranou vzdy posoudi nejprve vecny odbor, do jehoz kompetence spada oblast, v nfz se smlouva uzavi'ra, ktery bud' navrh zmeni v protinavrh NPU nebo rozhodne o torn, ze je smlouvu mozno postoupit provozne ekonomicke sekci a nasledne pravmmu oddelenf. Pravnf oddelenf doporucf navrh smiouvy kakceptaci opravnenym zastupcem a odsouhlasi' zneni svou parafou nebo vratf navrh smiouvy zpet s pripominkami. Toto cini po projednani s tim organizacnim utvarem, jehoz naplne prace se pfedmet smiouvy tyka. Schvalf-li pravnf oddelenf navrh externf smiouvy vracf se smlouva zpet vecnemu odboru, ktery zajistf, aby veskera vyhotovenf smiouvy byla postoupena druhe smluvnf strane k podpisu. Jednostranne podepsanou smlouvu druhou smluvnf stranou vecny odbor pfedklada pravnfmu oddelenf, ktery smlouvu postupuje k podpisu opravnene osoby a nasledne k zajisteni kompletni evidence smiouvy do elektronicke Evidence smluv a archivaci. Jinak platfvse, co u navrhu interniho.
III. Nalezitosti smlouw (administrativnf)
Kazdy navrh smiouvy musf mft vystaven referatnik s cfslem jednacfm. Kazdy navrh smiouvy musf obsahovat: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
identifikacni udaje NPU evidencni cfslo razftkoNPU podpis opravnene osoby ochranu textu veskere prilohy na ktere je ve smlouve odkazovano.
,,dale jen administrativni nalezitosti smiouvy" adl. Identifikacnimi udaji NPU se pro ucely teto smernice rozumf nazev, sfdlo (adresa), \tO, D\t, bankovnf spojenf (cfslo bankovnfho uctu, nazev bankovnfho ustav, adresa bankovnfho ustavu) a oznacenf statutarnfho organu Narodnfho pamatkoveho ustavu v zahlavf kazde smiouvy (smluvnf strana):
Narodni pamatkovy ustav \t 750 32 333, DlC CZ75032333 se sidlem Valdstejnske nam. 162/3 118 01 Praha 1 - Mala Strana zastoupeny generalnf/generalnim reditelkou/reditelem V pffpade uzavfranych smluv v pusobnosti feditelu uzemnfho odborneho pracoviste NPU die cl. VI. teto smernice se za identifikacnfmi udaji NPU uvede nazev pffslusneho odborneho pracoviste
NPU, si'dlo (adresa) a uvedenf jmena a pffjmenf reditele/feditelky jednajfcfho/jednajfcf za pfislusne uzemni odborne pracoviste NPU ve znenf: Narodnf pamatkovy ustav 1C 750 32 333, DIG CZ75032333 se sidlem Valdstejnske nam. 162/3 118 01 Praha 1 - Mala Strana zastoupeny generalni/generalnim reditelkou/feditelem za ktery jedna uzemni odborne pracoviste NPU v se sidlem zastoupene reditelem/reditelkou ad 2. Pro sjednocenf evidence smluv se zavadijednotne cislovani vsech smluv uzaviranych NPU. Kazde evidencni cislo se sklada z pofadoveho cfsla smlouvy, cfsla prfslusneho pracoviste NPU a poslednfho dvojcfslf letopoctu, jednotlive slozky cisla se oddeluji lomenou carou. Jedna-li se o dodatek ke smlouve, je treba uvest i evidencnf cfslo smlouvy vychozf. Evidencni cfslo smlouvy vydava pravnf oddelenf. Pri uzavfranf smluv je tfeba dbat na uvadem evidencnfho cfsla ve smlouve. Pokud se navrh smlouvy vypracovava na NPU, je treba uvest cislo smlouvy ke hlavicce. Vychazf-li navrh na uzavfenf smlouvy z druhe smluvnf strany, je povinnosti osoby jednajfcf ve veci upozornit druhou smluvni stranu na existenci takoveho cfsla a jeho znenf, jakmile je mu znamo. ad 3. Razftko NPU vydava sekretariat opravnene osoby k podpisu smlouvy. ad 4. Opravnenou osobou k podpisu je GR NPU nebo reditele uzemmch odbornych pracovist' NPU je-li uzavfranf smlouvy vjejich pusobnosti nebo osoby jimi pfsemne zmocnene. ad 5. Ochranou textu se rozumf zajistenf textu smlouvy na vfce listinach pred neopravnenym zasahem (zmenou). Tato ochrana spocfva v pevnem spojenf listin, jejich prelepenf nalepkou a orazftkovanim textem NPU. Listiny budou upraveny timto zpusobem jeste pfed podpisem smlouvy opravnenou osobou, za pfedpokladu, ze tuto ochranu textu jiz nezajistila druha strana. Zajistenf ochrany textu je povinnosti' pravniho oddelenf. ad 6. Odkazuje-li smlouva na prflohu/pfflohy je povinnostf vecneho odboru, aby tyto byly ke smlouve pripojeny.
IV. Evidence smluv Vsechna uzemni odborna pracoviste Narodmho pamatkoveho ustavu vcetne pracoviste ustfednfho jsou povinna ode dne ucinnosti teto smernice zfidit elektronickou evidenci smluv Evidence smluv, die parametru zadanych a vytvorenych ustfednim pracovistem NPU. Listinna podoba povinne zapisovanych udaju do evidence smluv je prilohou c.l teto smernice a je jeji nedflnou soucastf.
Na vsech uzemnich odbornych pracovistfch Narodniho pamatkoveho ustavu vcetne pracoviste ustfednfho musf byt urcen jeden/jedna zamestnanec/zamestnankyne, ktery/ktera bude zodpovfdat za zapis, spravnost a uplnost udaju vedenych v elektronicke Evidenci smluv. Tohoto/tuto zamestnance/zamestnankyni urcuje na ustfednfm pracovisti NPU Gft, UOP NPU feditel/feditelka pfislusneho UOP. Nahlizenf do Evidence smluv bude zajisteno a povoleno vsem vedoucfm zamestnancum Narodniho pamatkoveho ustavu, pfipadne osobam ktomu zmocnenym temito vedoucfmi zamestnanci.
V. Archivace
Kazdy navrh smlouvy musf byt pro potreby NPU vyhotoven ve 3 (trech) originalnfch vyhotovenfch. Jedno vyhotovem po podpisu vsemi smluvnfmi stranami si ponecha pravnf oddeleni, jeden vytisk sekce ekonomicka a jeden prfslusny vecny odbor do jehoz kompetence spada oblast, v nfz se smlouva uzavfra a to vcetne vystaveneho referatniku. Skartacnf Ihuty se rfdf die platneho Spisoveho a skartacniho radu NPU. Kazda oboustranne podepsana smlouva musf byt v naskenovane podobe vlozena ktomu urcenou osobou (cl. IV. odst. 2 teto Smernice) do elektronicke Evidence smluv. Elektronicka podoba smlouvy musi pine odpovidat znenf v podobe listinne. Elektronicka evidence smluv musi umoznovat jejich vyhledavanf podle evidencniho cfsla a typu smlouvy, jejichz tffdnfk oznacen jako Tfidnfk smluv pro vyhledavanf v elektronicke Evidenci smluv UP NPU je nedflnou prflohou teto smernice.
VI. Uzavfram smluv v pusobnosti reditelu UOP NPU
fteditele uzemnfch odbornych pracovist' Narodnfho pamatkoveho ustavu jsou opravneni uzavfrat a podepisovat jako osoby ktomu opravnene smlouvy do vyse ( a doby) nasledujfcfho plnenf die pfedmetu smlouvy: a) kupni plnenf - do vyse prideleneho dilciho rozpoctu UOP NPU na prfslusny kalendarni rok b) najemnf plnenf - do doby 3 let a vyse prideleneho dilciho rozpoctu UOP NPU na prfslusny kalendarnirok c) financm plnenf - do vyse prideleneho dilciho rozpoctu UOP NPU na prfslusny kalendarni rok. Reditele uzemnfch odbornych pracovist'jsou povinni zajistit fadnou elektronickou evidenci smluv (die elektronickeho vzoru UP NPU) uzaviranych v pusobnosti feditele uzemnfho odborneho pracoviste NPU, za jejiz vedenf a agendu bude odpovedny konkretm zamestnanec prfslusneho uzemniho odborneho pracoviste NPU. fteditele UOP NPU jsou dale povinni 2x (dvakrat) za pfislusny kalendafnf rok (k 30.05. a k01.12.) dorucit k rukam GR v listinne podobe vypis z evidence smluv uzavrenych za prfslusne kalendafnf obdobi v pusobnosti reditelu UOP NPU. V pripade pochybnostf o pravomoci uzavfit smlouvu, jsou feditele UOP NPU povinni pfsemne pozadat generalnf feditelku o stanovisko k moznosti takoveho pravniho ukonu.
VII. Uzavfranf smluv v pusobnosti statutermho organu (GR) NPU Nadlimitnf smlouvy (smlouvy presahujfcf vysi v Kc a dobu die cl. VI. odst. 1 teto Smernice) predklada Gft feditel UOP NPU na zaklade schvaleni a doporuceni ktomu pffslusnych odboru uzemniho odborneho pracoviste NPU. Smlouvy musf byt reditelem UOP NPU doruceny sveskerou spisovou dokumentacf a pfsemnym vyjadfenfm organizacniho utvaru UOP NPU do jehoz kompetence spada oblast, v nfz se smlouva uzavfra. GR NPU si dale krom nadlimitnfch smluv vyminuje uzaviranf smluv: darovacfch se schvalovacf dolozkou jineho statnfho organu o zffzenf vecneho bremene, je-li NPU na strane povinneho o pfedkupnim pravu statu partnerskych
VIII. Ustanoveni spolecna a zaverecna To, co bylo vyse uvedeno o smiouvach, platl'tez pro dodatky uzavfrane ke smiouvam. Tato smernice nebude pouzita na smlouvy pracovnf a dohody o pracfch konanych mimo pracovnf pomer, s vyjimkou techto smluv, u kterych si to osoba opravnena jednat jmenem NPU vyhradf. Reditele UOP NPU jsou opravneni vydat dflcf smernici UOP NPU o uzavfranf, obehu a evidenci smluv platnou pro prfslusne uzemnf odborne pracoviste, ktera bude vydana vsouladu stouto smernid. Kopie dflcfch smernic UOP NPU o uzavfrani, obehu a evidenci smluv budou zaslany na vedomf GR NPU ve Ihute do 14 dnu ode dne vydanf. Reditele UOP NPU a dale vedouci odboru ustrednfho odborneho pracoviste NPU jsou povinni ve Ihute do 3 (tri) pracovnfch dnu seznamit vsechny zamestnance NPU s obsahem teto smernice a zajistit tak jejf radne plnenf. Tato smernice nabyva platnosti dnem podpisu GR NPU a ucinnosti dnem 01. 05. 2009
V Praze dne
'Ing. aron. Nadezda Goryczkova ge/eralnf feditelka NPU
Tridnik smluv pro vyhledavani v elektronicke Evidenci smluv UP NPU Typ smlouvy ujpni smlouva smlouva o uv§ru icencni smlouva smlouva o ulozeni v6ci smlouva o skladovanf smlouva o dilo smlouva mandatm smlouva komisionafska smlouva o kontrolni cinnosti smlouva zasilatelska smlouva o prepravfe v6ci smlouva o najmu doprav.prostfedku smlouva o zprostredkovani smlouva o obchodnim zastoupeni smlouva o otevfenf akreditivu smlouva o inkasu smlouva o bankovnlm ulozenf v6ci smlouva o b6zn6m uctu smlouva o vkladov^m u6tu smlouva o smlouv6 budoucf sm§nna smlouva darovaci smlouva Smlouva o opravfe a uprav6 v6ci smlouva o pujcce smlouva o vypujcce najemni smlouva Pfikazni smlouva smlouva o obstarani vfeci smlouva o uschovS smlouva o ubytovani smlouva o pfeprav6 zprostfedkovatelska smlouva smlouva o sdruzeni cestovni smlouva smlouva o poskytnuti dotace sml. o zfizenl v6cn6ho bfemene smlouva o poskytovanf pravnich sluzeb smlouva o zm6n6 pnslusnosti smlouva o soucinnosti smlouva o pojisteni smlouva o partnerstvi dodatky ostatni
NPÚ-302/5705/2009
Národní památkový ústav ústřední pracoviště Valdštejnské nám. 3, 118 01 Praha 1
DODATEK Č. 1/2009- NPÚ Směrnice generální ředitelky č. II/2009- NPÚ ze dne 28. 04. 2009, kterou se upravuje uzavírání, oběh a evidence smluv kterým se doplňuje Směrnice generální ředitelky č. II./2009-NPÚ, kterou se upravuje uzavírání, oběh a evidence smluv
Označení:
Dodatek č. 1 Směrnice generální ředitelky č.II/2009-NPÚ, kterou se upravuje uzavírání, oběh a evidence smluv
Zpracoval:
Sylva Podroužková
Kontroloval:
Mgr. Tomáš Brabec, PhDr. Zuzana Kolláthová
Datum vydání:
20. 07. 2009
Účinnost od:
23. 07. 2009
Ukončení platnosti: rozhodnutím statutárního orgánu NPÚ Počet stran:
7
Počet příloh:
-
Obsah : I.
Úvod
II.
Smlouvy související s realizací projektů podporovaných ze strukturálních fondů EU : 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11.
III. IV.
Definice pojmů Příprava smlouvy Návrh smlouvy Proces připomínkování smlouvy Schválený návrh smlouvy Uzavřená smlouva Počet vyhotovení Archivace Kontrola Komunikace Ostatní ujednání
Darovací smlouvy a smlouvy o spolupráci v působnosti ředitelů ÚOP NPÚ Platnost a účinnost Dodatku
IC: 7503233 1
NPÚ-302/5705/2009
I. Úvod 1. Tento Dodatek č. 1/2009- NPÚ Směrnice generální ředitelky č. II./2009- NPÚ ze dne 28. 04. 2009, kterou se upravuje uzavírání, oběh a evidence smluv (dále jen „Dodatek“) upravuje, rozvádí a blíže specifikuje vydanou Směrnici generální ředitelky č. II/2009-NPÚ ze dne 28. 04. 2009, kterou se upravuje uzavírání, oběh a evidence smluv (dále jen „Směrnice“), a to v ustanoveních Čl. VI a Čl. VII, konkrétně v uzavírání, oběhu, evidenci, archivaci a kontroly smluv souvisejících s realizací projektů podporovaných ze strukturálních fondů a uzavírání darovacích smluv v kompetenci ředitelů územních odborných pracovišť Národního památkového ústavu. 2. Tento Dodatek se použije na případy upravené tímto Dodatkem (viz obsah), a to ode dne účinnosti tohoto Dodatku. Není-li řešený případ konkrétně upraven tímto Dodatkem či jiným platným vnitřním předpisem Národního památkového ústavu, platí postup dle vydané Směrnice.
II. Smlouvy související s realizací projektů podporovaných ze strukturálních fondů EU Článkem II. Dodatku se mění, upravuje a rozšiřuje Čl. VII. Směrnice co do uzavírání partnerských smluv v gesci generální ředitelky Národního památkového ústavu a stanovuje se postup přípravy, vyjednávání, schvalování, archivace, kontroly a komunikace při uzavírání smluv souvisejících s realizací projektů podporovaných ze strukturálních fondů. Definice pojmů Smlouvami souvisejícími s realizací projektů podporovaných ze strukturálních fondů EU (dále jen „smlouvy“) se rozumí dvoustranné či vícestranné smlouvy o partnerství, ať definované dotačním programem jako měkké či tvrdé, dále smlouvy kupní, nájemní, o výpůjčce či další smluvy, které jsou nezbytné pro realizaci projektu financovaného ze strukturálních fondů EU. Smluvními stranami se rozumí partner projektu, nositel projektu, žadatel o dotaci, příjemce dotace či jiný subjekt který vstupuje do projektu jako smluvní strana a je nezbytný pro realizaci projektu a naplnění jeho cílů. Územním odborným pracovištěm Národního památkového ústavu (dále jen „ÚOP“) se pro ustanovení Čl. II tohoto Dodatku rozumí též ústřední pracoviště Národního památkového ústavu. Ředitelem/ředitelkou ÚOP se pro ustanovení Čl. II tohoto Dodatku rozumí též generální ředitelka zastupující ústřední pracoviště NPÚ.
IC: 7503233 2
NPÚ-302/5705/2009
2.1.
Příprava smlouvy
2.1.1. Za přípravu, vyjednávání podmínek, proces připomínkování a předložení smlouvy k podpisu GŘ odpovídá ředitel/ředitelka příslušného ÚOP NPÚ. 2.1.2. Ředitel/ředitelka příslušného ÚOP NPÚ může písemně pověřit garancí přípravy a realizace projektu zaměstnance příslušného ÚOP NPÚ. Generální ředitelka Národního památkového ústavu (dále jen „GŘ“) může na písemný návrh ředitele/ředitelky ÚOP NPÚ pověřit garancí přípravy a realizace externího koordinátora projektu. 2.1.3. Příslušné ÚOP NPÚ, které je odpovědné za přípravu a vyjednávání smluv, postupuje vždy v souladu s programovou dokumentací platnou pro danou výzvu operačního programu. Za soulad smlouvy s věcnými a realizačními podmínkami daného projektu a s projektovou dokumentací odpovídá příslušné ÚOP NPÚ. 2.2.
Návrh smlouvy
2.2.1
Každý návrh smlouvy musí vždy v záhlaví návrhu smlouvy obsahovat přesné, prověřené a doložitelné identifikační údaje subjektů, mezi nimiž je smlouva uzavírána. Identifikačními údaji se rozumí : - název/označení subjektu - právní forma - sídlo/adresa - IČ, DIČ - statutární orgán či jiná osoba zastupující subjekt - bankovní spojení je-li vyžadováno pro uzavření smlouvy - doklad o oprávněnosti jednat (jmenovací dekret, stanovy, apod.) - podpisový vzor nebude-li na smlouvě vyznačen notářsky ověřený podpis, v případě, že smluvní stranou není územní samosprávný celek (kraj, město, obec) ani právní subjekt zřízený ze zákona (např. univerzita, VŠ,…), je nutné identifikační údaje doplnit listinnými doklady o právní subjektivitě daného subjektu, resp. smluvního partnera (doklad o přidělení IČ, stanovy, výpis z obchodního rejstříku nebo z rejstříku obecně prospěšných společností apod.). Tyto doklady (postačí v kopii) musí být vždy přiloženy k návrhu smlouvy.
2.3.
Proces připomínkování smlouvy
2.3.1. Připomínkování, resp. podrobné vyjednávání o podmínkách smlouvy probíhá elektronicky ve formátu .doc s názvem souboru jehož tvorba se uskutečňuje, mění a doplňuje ve formátu : RRMMDD_ÚOP_P_NP_XY s tím, že shora citované zkratky označují : RR- dvojčíslí letopočtu (např.09) MM- dvojčíslí kalendářního měsíce (např. 08) DD- dvojčíslí dne (např. 07) ÚOP- sídlo příslušného ÚOP NPÚ, který za smlouvu odpovídá Pnázev partnera/smluvní strany (jednoslovný název či zkratka) NP- název projektu (jednoslovný název či první písmena názvu projektu) XYiniciály připomínkující osoby IC: 7503233 3
NPÚ-302/5705/2009
2.3.2. Návrh smlouvy zasílá (rozuměj elektronicky) ÚOP NPÚ Oddělení evropských fondů ÚP NPÚ (dále jen „OEF“) se všemi přílohami, listinami a dokumenty potřebnými pro přípravu smlouvy a vyžadovanými projektovými pravidly. OEF přidělí návrhu smlouvy číslo jednací a zakládá referátník. OEF nejpozději do sedmi (7) pracovních dnů návrh smlouvy včetně příloh posoudí v souladu s podmínkami operačního programu, věcného obsahu přijatelnosti projektu a zájmů NPÚ a zpracuje v režimu změn a komentářů návrh na úpravu smlouvy a postoupí návrh smlouvy zpět příslušnému ÚOP NPÚ k projednání s druhou smluvní stranou, resp. partnerem. Příslušné ÚOP NPÚ předloží a projedná připomínky a změny v návrhu smlouvy nejpozději do sedmi pracovních (7) dnů od jejich obdržení OEF. Po dosažení shody se smluvní stranou, postupuje ÚOP NPÚ návrh smlouvy zpět OEF. Není-li byť jediná připomínka či změna v návrhu smlouvy akceptována (ÚOP NPÚ či druhou smluvní stranou) ÚOP NPÚ toto viditelně vyznačí a v průvodním textu řádně odůvodní. Jsou-li veškeré připomínky a změny OEF akceptovány a zapracovány do návrhu smlouvy a v návrhu smlouvy již nedošlo k žádným dalším změnám, předkládá OEF v podobě elektronické i listinné návrh smlouvy právnímu oddělení ÚP NPÚ (dále jen „OP“). OP posoudí návrh smlouvy po stránce legislativně - technické do sedmi (7) pracovních dnů ode dne doručení návrhu smlouvy OEF a současně přidělí návrhu smlouvy její evidenční číslo (viz Směrnice). V případě připomínek a změn OP vztahujících se k legislativně – technické stránce návrhu smlouvy předkládá OP v režimu změn a komentářů své připomínky příslušnému ÚOP NPÚ a to prostřednictvím OEF, které připomínky OP příslušnému ÚOP NPÚ předloží k jejich zapracování a projednání s druhou smluvní stranou. OEF předkládá připomínky OP příslušnému UOP NPU ve lhůtě tří (3) pracovních dnů ode dne jejich obdržení OP. Nebude-li byť jediná připomínka OP k legislativně – technické stránce smlouvy akceptována příslušné ÚOP NPÚ toto viditelně vyznačí a v průvodním textu odůvodní. Akceptaci i neakceptaci připomínek OP k legislativně – technické stránce smlouvy postupuje příslušné ÚOP NPÚ prostřednictvím OEF OP v bezodkladné lhůtě (nejpozději do tří (3) pracovní dnů po dosažení shody/neshody s druhou smluvní stranou). Posouzení návrhu smlouvy po stránce legislativně – technické je plně v kompetenci OP. Proces připomínkování specifikovaný shora probíhá v pořadí : Partner/ÚOP NPÚ « ÚOP/Partner ® Partner ® ÚOP NPÚ ® OEF ® ÚOP NPÚ « Partner ® ÚOP NPÚ ® OEF ® OP ® OEF® ÚOP « Partner ® ÚOP NPÚ ® OEF ® OP : až do doby, kdy je dosaženo shody. V případě, že OP bude mít připomínky k věcnému obsahu návrhu smlouvy , (tj. nezasahující do legislativně – technické stránky návrhu smlouvy) za jejíž obsah odpovídá věcný odbor (tj. příslušné ÚOP NPÚ a OEF), postupuje OP v režimu změn a komentářů své připomínky OEF, které se ve lhůtě sedmi (7) kalendářních dnů k připomínkám OP písemně vyjádří a stanovisko řádně odůvodní v případě že návrh nebude akceptován. 2.4.
Schválený návrh smlouvy Po dosažení shody ve znění návrhu smlouvy, resp. její písemnou akceptací všech
IC: 7503233 4
NPÚ-302/5705/2009
zúčastněných stran doručenou v písemné podobě (postačí elektronicky) na OP, vyzve OEF po obdržení výzvy OP příslušné ÚOP NPÚ k přípravě listinné podoby smlouvy včetně všech příloh. Příslušné ÚOP NPÚ zpracuje v součinnosti s druhou smluvní stranou, schválený návrh smlouvy do listinné podoby a příslušné ÚOP NPÚ smlouvu v listinné podobě zašle OEF. Smlouva je postupována k podpisu GŘ vždy až po opatření podpisu druhé smluvní strany. Náležitosti smlouvy před jejím postoupením k podpisu GŘ : -
listinná podoba smlouvy včetně všech jejich příloh odpovídající schválenému znění zúčastněných stran v odpovídající grafické podobě doplnění veškerých identifikačních údajů (viz čl. 2.2.1. Dodatku) a příp. dokladů o právní subjektivitě doklad o oprávnění a způsobilosti k zastupování k jednání a právním úkonům smluvní strany (jmenovací dekret, stanovy, doklad o jednatelství, apod.) podpisový vzor, v případě, že smlouva neobsahuje notářsky ověřený podpis doklad o schválení v případě, že smlouva podléhá schválení orgánu druhé smluvní strany (např. rady obce. Kolektivního orgánu apod.) + schválení musí být vždy vyznačeno a uvedeno ve smlouvě podpis druhé smluvní strany, datum podpisu, příp. razítko
OEF po obdržení listinné podoby smlouvy zkontroluje soulad znění smlouvy se schválenou verzí a předkládá referátníkem s parafou OEF smlouvu včetně všech příloh k podpisu GŘ prostřednictvím OP. OP před podpisem smlouvy GŘ zajistí ochranu textu smlouvy a provede kontrolu identifikačních údajů. Následně smlouvu včetně příloh předkládá GŘ. 2.5.
Uzavřená smlouva Smlouva je uzavřena dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami, resp. dnem podpisu GŘ, která smlouvu podepisuje až po opatření podpisu druhou smluvní stranou. Po podpisu GŘ je smlouva spolu s referátníkem prostřednictvím sekretariátu GŘ předána zpět OP, které si ponechává jedno originální vyhotovení smlouvy k archivaci, zajistí její evidenci v Evidenci smluv (viz. Směrnice) a zbývající smlouvy včetně referátníku předává zpět OEF. OEF si ponechává jedno originální vyhotovení smlouvy k založení a zbývající vyhotovení postupuje na příslušné ÚOP NPÚ, které zajistí předání potřebného počtu vyhotovení smlouvy druhé smluvní straně a ponechá si potřebný počet vyhotovení.
2.6.
Počet originálních vyhotovení smlouvy Smlouva je k podpisu GŘ doručována vždy v potřebném počtu originálních vyhotovení s tím, že ústřední pracoviště (OEF, OP) si vždy ponechává minimálně dva (2) originální stejnopisy smlouvy.
IC: 7503233 5
NPÚ-302/5705/2009
2.7.
Archivace Všechna pracoviště NPÚ disponují originálem uzavřené smlouvy (ÚOP, OP, OEF) a jsou povinna ji archivovat v souladu s pravidly projektů podporovaných ze strukturálních fondů EU, a to i v případě, že Spisový a skartační řád NPÚ stanovuje dobu kratší.
2.8.
Kontrola Plnění závazků NPÚ jako smluvní strany projektů souvisejících s realizací projektů podporovaných ze strukturálních fondů EU může být předmětem kontroly ze strany institucí uvedených v příslušné dokumentaci (Evropská komise, Evropský účetní dvůr, Řídící orgán, Zprostředkující subjekt, Auditní a certifikační orgán atd.)
2.9.
Komunikace V souladu se zásadami udržitelného rozvoje, které jsou povinny dodržovat všechny subjekty zapojené do čerpání dotací ze strukturálních fondů EU, a s principy Smart administration, se ve všech případech, kde je to možné, upřednostňuje elektronická komunikace prostřednictvím MS Office Outlook. Listinná podoba komunikace probíhá až při finálním předložení smluv k podpisu oprávněným osobám (viz čl. 2.4. a násl.). V případě jakýchkoliv pochybností, či vyžaduje-li to situace, jsou zúčastněné osoby oprávněné požádat jinou zúčastněnou stranu o sdělení, vyjádření či odůvodnění rovněž v podobě listinné.
2.10. Ostatní ujednání Specifika a upřesnění dílčích náležitostí týkajících se uzavírání smluv uvedených v Čl. II Dodatku bude řešena Metodikou upravující proces připomínkování, oběhu, uzavírání a evidence partnerských smluv souvisejících s realizací projektů podpořených ze strukturálních fondů EU , která bude vydána nejpozději do 10. 08. 2009. Tato metodika složí jako podpůrný, informační a pomocný pramen pro uzavírání smluv citovaných v předchozím odstavci.
III. Darovací smlouvy a smlouvy o spolupráci v působnosti ředitelů ÚOP NPÚ Článkem III. tohoto Dodatku se mění, upravuje a doplňuje čl. VI. a čl. VII. Směrnice co do oprávněnosti ředitelů územních odborných pracovišť Národního památkového ústavu uzavírat smlouvy darovací a smlouvy o spolupráci Čl. 3.1.
Ředitelé územních odborných pracovišť Národního památkového ústavu jsou oprávněni uzavírat jménem Národního památkového ústavu darovací smlouvy a to za předpokladu, že :
.
Národní památkový ústav je stranou obdarovanou a předmětem daru je a/ věc movitá, jejíž hodnota nepřesahuje 1.000.000,- (slovy:jeden milion korun českých) a nepodléhá režimu zák. č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči, ve znění pozdějších předpisů a omezení zák.č. 219/2000 Sb., zákona o
IC: 7503233 6
NPÚ-302/5705/2009
majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů, b/ finanční hotovost (peníze), jejíž celková výše nepřesahuje 1.000.000,Kč (slovy: jeden milion korun českých). Nesplňuje-li darovací smlouva předpoklady pro uzavření v gesci ředitelů ÚOP NPÚ dle bodu 3.1., platí ustanovení čl. VII Směrnice. 3.2.
Ředitelé územních odborných pracovišť Národního památkového ústavu jsou oprávněni uzavírat a rozvazovat smlouvy o spolupráci a to za předpokladu, že se nejedná o smlouvy související s jakýmikoli dotačními programy, které jsou vyhrazeny generální ředitelce Národního památkového ústavu a nezavazují Národní památkový ústav k plnění, které by bylo v rozporu se Statutem Národního památkového ústavu, zák.č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči ve znění pozdějších předpisů a zák.č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů a právních předpisů souvisejících. IV. Ostatní ujednání
Tímto Dodatkem se upřesňuje rozsah právních úkonů uvedených ve Směrnici generální ředitelky Národního památkového ústavu č. II/2009 –NPÚ ze dne 28. 04. 2009. Obsahuje-li Směrnice ustanovení o uzavírání smluv, je tím současně dána pravomoc též smlouvy rozvazovat. IV. Platnost a účinnost Dodatku 4.1.
Tento Dodatek č. 1/2009 – NPÚ Směrnice generální ředitelky Národního památkového ústavu č. II/2009 – NPÚ ze dne 28. 04. 2009, kterou se upravuje uzavírání, oběh a evidence smluv nabývá platnosti dnem podpisu generální ředitelky Národního památkového ústavu a účinnosti dne 23. 07. 2009.
4.2.
Ředitelé/ředitelky územních odborných pracovišť Národního památkového ústavu a vedoucí pracovníci ústředního pracoviště Národního památkového ústavu jsou povinni v bezodkladné lhůtě seznámit s obsahem tohoto Dodatku všechny jim podřízené zaměstnance.
V Praze dne 20. července 2009
Ing. arch. Naděžda Goryczková generální ředitelka
IC: 7503233 7
