2006. Finální verze

Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

Finální verze

Obsah 1. Úvod .............................................................................................................................................. 3 1.1. Účel a struktura Metodiky pro výkon kontrol ............................................................................. 3 1.2. OP zahrnuté do Metodiky pro výkon kontrol ............................................................................. 4 1.3. Legislativní a metodický rámec Metodiky pro výkon kontrol ...................................................... 4 2. Shrnutí ........................................................................................................................................... 6 3. Výběr projektů ke kontrole ........................................................................................................... 7 3.1. Společné zásady napříč OP..................................................................................................... 7 3.2. Specifika vybraných OP ........................................................................................................... 8 3.3. Příklady dobré a špatné praxe ................................................................................................. 9 3.4. Doporučení pro jednotlivé OP ................................................................................................ 10 3.5. Přehled řešení analýzy rizik a metodiky výběru projektů ke kontrole u jednotlivých OP ........... 11 4. Výkon kontroly na místě ............................................................................................................. 12 4.1. Společné zásady napříč OP................................................................................................... 12 4.2. Specifika vybraných OP ......................................................................................................... 14 4.3. Příklady dobré a špatné praxe ............................................................................................... 16 4.4. Doporučení pro jednotlivé OP ................................................................................................ 18 4.5. Přehled výkonu kontrol v rámci jednotlivých OP ..................................................................... 19 5. Kontrolní listy pro kontrolu na místě ......................................................................................... 20 5.1. Společné zásady napříč OP................................................................................................... 20 5.2. Specifika vybraných OP ......................................................................................................... 21 5.3. Příklady dobré a špatné praxe ............................................................................................... 21 5.4. Doporučení pro jednotlivé OP ................................................................................................ 23 5.5. Přehled standardních oblastí kontroly v kontrolních listech jednotlivých OP ............................ 24 6. Řešení a sledování výsledků kontrol ......................................................................................... 25 6.1. Společné zásady napříč OP................................................................................................... 25 6.2. Specifika jednotlivých OP ...................................................................................................... 26 6.3. Příklady dobré a špatné praxe ............................................................................................... 27 6.4. Doporučení pro jednotlivé OP ................................................................................................ 27 6.5. Přehled postupů pro řešení a sledování výsledků kontrol jednotlivých OP .............................. 29 7. Metodika pro výkon kontrol v rámci Projektu............................................................................ 30 7.1. Obecné zásady výkonu kontrol .............................................................................................. 30 7.2. Výkon kontrol na místě .......................................................................................................... 30 8. Etický kodex kontrolních pracovníků ........................................................................................ 32 8.1. Základní ustanovení .............................................................................................................. 32 8.2. Zásady chování ..................................................................................................................... 32 8.3. Zásady nakládání s informacemi............................................................................................ 33 8.4. Dary a jiné nabídky ................................................................................................................ 33 8.5. Střet zájmů ............................................................................................................................ 33 8.6. Zneužití postavení ................................................................................................................. 33 8.7. Oznámení nepřípustné činnosti.............................................................................................. 33 9. Seznam zkratek ........................................................................................................................... 34 10. Seznam příloh ............................................................................................................................. 35

Strana 2


1. Úvod Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006 (dále také „Metodika“ nebo „Metodika pro výkon kontrol“) je vypracována společností Ernst & Young Audit, s.r.o. (dále jen „Ernst & Young“) pro Ministerstvo pro místní rozvoj České republiky - Národní orgán pro koordinaci (dále jen „NOK“) v rámci veřejné zakázky „Odborná asistence při výkonu kontrol vybraných projektů financovaných ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006“ (dále také „Projekt“).

1.1. Účel a struktura Metodiky pro výkon kontrol Účelem Metodiky je zajistit srovnatelnost postupů při provádění kontrol a porovnatelnost výstupů z realizovaných kontrol fyzické realizace a dále také sloužit jako jeden z metodických dokumentů při provádění kontrol v rámci Projektu. Vzhledem k různorodému charakteru vykonávaných kontrol na místě se Metodika zaměřuje na posouzení veřejnosprávních kontrol na místě dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Předmětem posouzení byly kontrolní postupy vybraných operačních programů (dále také „OP“, přehled vybraných OP viz kapitola 2.2) a posouzení bylo provedeno v souladu s vybranými legislativními a metodickými předpisy a na dokumentaci zpřístupněné Ernst & Young (viz kapitola 2.3). Použité postupy nejsou finančním auditem dle zákona 254/2000 Sb. o auditorech ČR. Metodika je strukturována do šesti základních oblastí, které rámcově pokrývají celý průběh kontrolních činností v rámci kontroly fyzické realizace projektů, a to: ► Výběr projektů ke kontrole ► Výkon kontroly na místě ► Posouzení a návrh vzorových kontrolních listů pro kontrolu na místě ► Vyhodnocení výstupů z kontrol, postupy při zjištění nedostatků a realizace nápravných opatření ► Metodika pro výkon kontrol v rámci Projektu ► Etický kodex kontrolních pracovníků

První čtyři kapitoly (v Metodice kapitoly 4 – 7) se týkají posouzení kontrolní postupů jednotlivých OP. Následující dvě kapitoly jsou pak určeny pro potřeby Projektu a zahrnují základní pravidla pro výkon kontrol a etický kodex kontrolních pracovníků (kapitoly 8 – 9). První čtyři kapitoly (v Metodice kapitoly 4 – 7) pokrývají průběh realizace kontroly na místě a mají následující strukturu: ► Společné zásady napříč OP ► Specifika vybraných OP ► Příklady dobré a špatné praxe ► Doporučení pro jednotlivé OP ► Přehled postupů jednotlivých OP

Na základě posouzení manuálů jednotlivých OP jsme vytipovali zásady společné pro více OP i specifické pro určité OP. Mezi společné zásady jsou uváděny základní postupy, které jsou popsány u všech nebo u většiny OP. Specifická pravidla naopak zahrnují určitou odlišnost v základních postupech u jednoho či několika vybraných OP, přičemž detailní postupy a nastavení nebyly vzhledem k různorodosti nastavení posuzovány. Dále jsou identifikovány postupy dobré i špatné praxe a na závěr každé posuzované oblasti jsou uvedena doporučení pro jednotlivé OP, standardně založené na identifikované špatné praxi. Při jejich formulaci jsme vycházeli z operačních manuálů jednotlivých OP, proto jsou zohledněny pouze postupy, které jsou v operačních manuálech definovány. Příklady dobré a špatné praxe, stejně jako doporučení, byly sestaveny tak, aby poskytly Řídícím orgánům (dále také „ŘO“) jednotlivých OP podněty k úpravám operačních manuálů a pomohly jim zlepšit a zefektivnit výkon kontrol na místě. Výběr relevantních doporučení, která se každý ŘO rozhodne

Strana 3


aplikovat do praxe, včetně jejich přizpůsobení podmínkám konkrétního OP, je však samozřejmě vždy ponechán na uvážení každého ŘO. V závěru každé kapitoly je uveden přehled postupů jednotlivých OP, který přehledně ve formě tabulky zpracovává základní oblasti dané oblasti realizace kontroly na místě. Metodika pro výkon kontrol v rámci Projektu (kapitola 8) zahrnuje všechny nezbytné činnosti, které jsou v rámci provádění kontrol na místě nezbytné, a přiřazuje k nim indikativně odpovědné osoby v rámci Projektu. Etický kodex (kapitola 9) shrnuje základní zásady chování kontrolních pracovníků při realizaci kontrol na místě v rámci Projektu a upravuje jednání v eticky exponovaných situacích.

1.2. OP zahrnuté do Metodiky pro výkon kontrol Do realizace Projektu je v souladu se zadávací dokumentací Projektu zahrnuto 17 programů Národního strategického referenčního rámce 2007 – 2013, přičemž součástí Projektu nejsou operační programy příhraniční spolupráce. V rámci Projektu jsou zahrnuty následující programy: ► Tematické operační programy

- Integrovaný operační program (dále také „IOP“) - OP Podnikání a inovace (dále také „OP PI“) - OP Životní prostředí (dále také „OP ŽP“) - OP Doprava (dále také „OP D“) - OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost (dále také „OP VK“) - OP Výzkum a vývoj pro inovace (dále také „OP VaVpI“) - OP Lidské zdroje a zaměstnanost (dále také „OP LZZ“) - OP Technická pomoc (dále také „OP TP“) ► Regionální operační programy - ROP NUTS II Severozápad (dále také „ROP SZ“) - ROP NUTS II Severovýchod (dále také „ROP SV“) - ROP NUTS II Střední Čechy (dále také „ROP SČ“)* - ROP NUTS II Jihozápad (dále také „ROP JZ“) - ROP NUTS II Jihovýchod (dále také „ROP JV“) - ROP NUTS II Moravskoslezsko (dále také „ROP MS“) - ROP NUTS II Střední Morava (dále také „ROP SM“) ► Operační programy Praha -

OP Praha Konkurenceschopnost (dále také „OP PK“) OP Praha Adaptabilita (dále také „OP PA“)*

* ROP SČ a OP PA se Projektu ze svého rozhodnutí neúčastní a z toho důvodu nebyly zahrnuty ani do prací na Metodice.

1.3. Legislativní a metodický rámec Metodiky pro výkon kontrol Metodika je vytvořena v souladu se základními legislativními a metodickými pravidly pro realizaci kontrolní činnosti v rámci strukturálních fondů EU a v ČR, tj. především: ► Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální

rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999 (dále jen „obecné nařízení“); ► Nařízení Rady (ES) č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES)

č. 1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj (dále jen „prováděcí nařízení“);

Strana 4


► Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů

(zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o finanční kontrole“); ► Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů; ► Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve

veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů; ► Vybrané pokyny Ministerstva financí ČR (CHJ-4 – Pokyn upravující metodiku výběru vzorku pro

prověřování správnosti operací při výkonu finanční kontroly ve veřejné správě, CHJ-7 – Pokyn pro jednotné provádění kontroly vzorku operací a projektů v rámci strukturálních fondů a Fondu soudržnosti); ► Metodika finančních toků a kontroly programů spolufinancovaných ze strukturálních fondů, Fondu

soudržnosti a Evropského rybářského fondu na programové období 2007 – 2013, v platném znění; ► Metodika monitorování programů strukturálních fondů a Fondu soudržnosti pro programové

období 2007 – 2013, v platném znění. Metodika zohledňuje pravidla pro provádění kontrol na místě pro jednotlivé OP ve znění platném k 15. 3. 2012 poskytnutými jednotlivými ŘO, resp. NOK (přehled použité metodické dokumentace OP je uveden v příloze č. 1). Pro zobecnění jednotlivých metodických pravidel více OP, užíváme termín „manuál“ nebo „metodika“. Jeli specifikován konkrétní OP, je uveden přesný název metodického dokumentu (např. Operační manuál ROP JV, resp. také „OM ROP JV“). Metodika dále pokrývá pouze pravidla výkonu kontrol, která jsou stanovena jednotlivými ŘO. Pravidla zprostředkujících subjektů jednotlivých OP jsou zahrnuta, pouze pokud je rozhodující většina kontrolních prací prováděna ZS (např. OP ŽP, IOP). Detailnější pravidla mohou existovat na úrovni dalších zprostředkujících subjektů. Tato pravidla však nejsou předmětem této Metodiky.

Strana 5


2. Shrnutí V rámci námi provedených prací a na základě dostupné dokumentace (viz příloha č. 1) jsme zjistili, že řada metodik OP pro provádění kontrol na místě je vhodně zpracována a obsahuje většinu nezbytné dokumentace a popis jednotlivých aktivit v rámci kontroly tak, aby bylo možné provést kontrolu na místě ve srovnatelné kvalitě pracovníky kontrolního orgánu. Přesto existuje velké množství rozdílů mezi úpravami dané problematiky jednotlivých ŘO, resp. ZS, které nevyplývají z charakteru podpořeného projektu (např. podpora měkkých a tvrdých projektů) nebo charakteru kontrolního orgánu (ústřední orgán státní správy a samospráva), a není tak zajištěn stejně kvalitní výkon kontrol napříč jednotlivými OP. Zároveň několik OP nemá některé konkrétní oblasti vhodně upraveny nebo je nemá upraveny vůbec. Jedná se především o následující nedostatky: ► Výběr projektů ke kontrole

- Není upraven plán kontrol na místě na kratší než roční období (např. čtvrtletí, měsíc). - Není nastavena metodika analýzy rizik projektů využitelná pro kontroly na místě. ► Výkon kontroly na místě -

Není dostatečně popsán způsob realizace některých aktivit souvisejících s výkonem kontroly na místě (např. oznámení kontroly kontrolované osobě, seznámení kontrolních pracovníků / kontrolované osoby s právy a povinnostmi obou stran).

Vzory protokolů neobsahují některé náležitosti požadované dle zákona o státní kontrole a zákona o finanční kontrole. ► Kontrolní listy pro kontrolu na místě -

-

Neexistují kontrolní listy pro některé ex-ante, interim nebo ex-post kontroly na místě.

Některé kontrolní listy neobsahují otázky, případně neobsahují dostatečně detailní otázky pro ověření všech nezbytných oblastí v rámci kontroly (např. dodržení harmonogramu projektu, vedení odděleného účetnictví, označení účetních dokladů číslem projektu atd.). ► Řešení a sledování výsledků kontrol -

-

Nejsou nastaveny pravidla pro rozlišení nedostatků různé závažnosti.

-

Není jednoznačně upraven postup při nesplnění stanovených nápravných opatření kontrolovanou osobou. Není jednoznačně upravena možnost poskytovatele dotace pozastavit platby vůči příjemci.

-

Z výše uvedených důvodu existuje značný prostor pro sjednocení a doplnění metodik. Konkrétní doporučení pro jednotlivé OP uvádíme v následujících kapitolách. Součástí předkládané metodiky je dle zadání Projektu také Metodika pro výkon kontrol v rámci Projektu, která zahrnuje základní pravidla pro výkon kontrol a Etický kodex kontrolních pracovníků v rámci Projektu, který upravuje jednání v eticky exponovaných situacích.

Strana 6


3. Výběr projektů ke kontrole 3.1. Společné zásady napříč OP Na základě porovnání jednotlivých OP byly identifikovány společné zásady vyskytující se u více OP. Jedná se zejména o následující společné zásady: ► Všechny metodiky upravují kontrolu na místě, která je realizována formou veřejnosprávní kontroly

dle zákona o finanční kontrole. ► U naprosté většiny OP (vyjma OP LZZ a ROP JZ) je definována také tzv. monitorovací návštěva

(dozorovací návštěva, dohlídka, ověření na místě apod.). Monitorovací návštěvy nemají statut veřejnosprávní kontroly dle zákona o finanční kontrole a často je může vykonat jen jeden pracovník. Jejich cílem je ověřit např. určitou skutečnost z monitorovací zprávy, ze žádosti o platbu apod. ► U všech OP jsou definovány kontroly ve fázi ex-ante, interim a ex-post. ► Plány kontrol jsou převážně sestavovány buď na rok, přičemž aktualizace probíhá čtvrtletně

a měsíčně, nebo na čtvrtletí. Konkrétně se jedná o následující případy: -

Roční plány s aktualizací na čtvrtletí: OP LZZ, OP ŽP Roční plány s aktualizací na pololetí: IOP, OP VaVpI (případná aktualizace dle potřeby) Roční plány s aktualizací na čtvrtletí a následně měsíčně: OP VK, OP TP Roční plány (aktualizace není upravena, eventuelně dle potřeby): OP D, ROP MS (pro ex-post kontroly), ROP SM Pololetní plány (aktualizace není upravena): ROP JV Čtvrtletní plány (aktualizace není upravena): OP PK, ROP JZ (pro interim kontroly), ROP MS (pro interim kontroly), ROP SZ

U ROP SV je zpracováván souhrnný plán kontrol, přičemž aktualizace souhrnného plánu kontrol probíhá měsíčně - U OP PI není v pravidlech uvedeno období tvorby plánů kontrol, nicméně dle informací z ŘO je možné tvořit roční, čtvrtletní i měsíční plány kontrol, které jsou generovány automaticky v informačním systému. ► U několika OP (vyjma OP PI, OP TP, OP VaVpI, OP D, ROP SM, ROP JV) je v manuálech upraveno, jaké informace plány kontrol obsahují, eventuelně jsou přílohou manuálu vzory plánu kontrol. -

► U všech posuzovaných OP vstupuje analýza rizikovosti projektů do výběru vzorku projektů ke

kontrole. Samotná metodika analýzy rizik je pak v manuálech většinou detailně popsána (vyjma OP D). V analýzách rizik jsou nejčastěji hodnocena následující kritéria: -

typ, velikost, stáří organizace, velikost projektu (výše způsobilých výdajů), počet partnerů, realizace výběrových řízení, doba trvání projektu, zkušenosti příjemce s projekty EU,

-

zkušenosti s příjemcem (kvalita monitorovacích zpráv, žádostí realizovaných výběrových řízení, četnost změn v projektu, apod.), míra plnění indikátorů, výsledky předchozích kontrol a auditů, rizika technická, finanční, dokladová, časová, organizační, udržitelnosti,

-

Strana 7

o

platbu,

úroveň rizika vycházející z předchozí analýzy rizik (je-li prováděna analýza rizik v jednotlivých fázích ex-ante, interim a ex-post zvlášť. Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

► U všech posuzovaných OP jsou stanoveny minimální požadavky na velikost vzorku projektů

ke kontrole. Není-li kontrolováno 100 % projektů, vstupují do velikosti vzorku například následující kritéria: - analýza rizik, - finanční objem projektu / etapy, - specifická oblast podpory, - typ kontroly (ex-ante, interim, ex-post). Je-li kontrolováno 100 % projektů, může být stanoven i vyšší počet kontrol u jednoho projektu, a to například dle finančního objemu, eventuelně dle zkušeností s projektem. Konkrétně se jedná o následující možnosti: -

-

U OP VK může být u projektu provedeno i více kontrol v případě negativních zkušeností s projektem. U OP TP je u projektů nad 60 mil. Kč kontrolována každá etapa. U OP VaVpI je provedena kontrola ve fázi ex-ante dle potřeby, ve fázi interim alespoň jednou / u velkých projektů minimálně jednou ročně, ve fázi ex-post minimálně jednou / u velkých projektů minimálně jednou ročně. U OP D kontrolovány projekty s investičními náklady více než 1,5 mld. Kč nejméně dvakrát.

U OP ŽP, ROP MS a ROP JV realizována alespoň jedna kontrola na místě ve fázi interim a jedna ve fázi ex-post. ► U většiny z posuzovaných OP (vyjma OP TP) je v manuálech popsán postup pro realizaci kontroly na místě mimo plán kontrol (tzv. ad hoc kontroly). Většinou jsou také specifikovány podmínky, za jakých lze takovou ad hoc kontrolu provést. Jedná se o projekty, kdy byly identifikovány např. závažné nedostatky v žádosti o platbu nebo v monitorovací zprávě, porušení podmínek spolufinancování, podnět k podezření na nesrovnalost, konkrétní potřeby projektových manažerů, při žádosti o změnu projektu či při vypsání nového zadávacího řízení apod. -

3.2. Specifika vybraných OP Při porovnání metodik jednotlivých OP jsme identifikovali několik následujících specifik: ► V OM ROP SV je uvedena možnost provedení nezávislého ověření rizikových projektů externí

auditorskou firmou na základě rozhodnutí ŘO. Obdobná možnost využití externí firmy je uvedena také v Páteřním manuálu OP PI (v daném případě se nejedná o veřejnosprávní kontrolu dle zákona). ► V Páteřním manuálu OP PI je popsán pouze výkon kontroly interim (průběžná kontrola na místě

po podání žádosti o platbu) a ex-post (kontrola stálosti vzorku operací). Kontroly ex-ante jsou pouze zmíněny v Pravidlech MPO pro kontrolu fyzické realizace projektu, nejsou však blíže popsány. ► Nad rámec základních ex-ante, interim a ex-post kontrol jsou u většiny ROP (vyjma ROP MS)

popsány také dva typy průběžné kontroly, a to bez žádosti o platbu a s žádostí o platbu. Např. u ROP JZ je fyzická kontrola interim s žádostí o platbu provedena na základě analýzy rizik provedené po administrativní kontrole žádosti o platbu, přičemž kontroly bez žádosti o platbu jsou plánovány ad hoc (na základě podnětu nebo pro doplnění kontrol s žádostí o platbu). ► U ROP JZ, ROP MS, ROP SV a ROP SZ je v manuálech popsán postup pro zpracování plánů

kontrol zvlášť pro kontroly ex-ante, zvlášť pro kontroly interim a pro kontroly ex-post (eventuelně je plán kontrol na tyto typy rozčleněn): -

Strana 8

Plán ex-ante kontrol je sestavován operativně v návaznosti na výběr / schválení projektů a ex-ante analýzu rizik (ROP JZ, ROP MS, ROP SV, ROP SZ). Plán interim kontrol je sestavován na čtvrtletí (ROP JZ, ROP MS). U ROP JZ a ROP MS je zvlášť upraveno také zpracování plánu ex-post kontrol (U ROP JZ je plán vázán na předložení závěrečné monitorovací zprávy, u ROP MS je sestavován ročně).


-

U ROP SV je sestavován souhrnný plán kontrol, který zahrnuje kontroly interim a expost (dále také administrativní kontroly interim s žádostí o platbu, rozšířené administrativní kontroly a monitorovací návštěvy).

U ROP SZ není upraveno rozdělení plánu kontrol na interim a ex-post kontroly (exante kontroly jsou do plánu operativně zařazeny – viz výše). ► U OP PI jsou vybírány projekty ke kontrole na základě stanovených kritérií, a to dle částky dotace na etapu stanovené v harmonogramu a dále dle váženého průměru následujících kritérií: počet nenulových položek rozpočtu, počet etap, velikost subjektu, rating, pořadí etapy/počet etap. Vzorek je generován automaticky v informačním systému. -

► U vybraných OP (OP TP, IOP, OP ŽP, ROP JZ, ROP SV) jsou prováděny tři druhy analýzy rizik,

a to ve fázi ex-ante, interim a ex-post. ► U OP LZZ, OP VK, OP TP, OP ŽP, ROP JZ a ROP SV je v manuálu upravena také vrcholová

koordinace plánovaných kontrol tak, aby nevznikaly případné duplicity při kontrolách na místě u jednoho příjemce (např. u OP ŽP mohou být z plánu kontrol vyřazeny projekty, které byly již předmětem veřejnosprávní kontroly v předchozích dvou letech; u ROP JZ je sledována vhodnost kontrol interim se žádostí o platbu a bez žádosti o platbu apod.).

3.3. Příklady dobré a špatné praxe Na základě porovnání jednotlivých OP jsme identifikovali následující příklady dobré praxe: ► Realizaci monitorovacích návštěv lze považovat za vhodnou, jelikož se jedná o flexibilní nástroj

kontroly realizace projektu a může se jednat o důležitý preventivní nástroj, který může předejít případným nesrovnalostem. Dále může být monitorovací návštěva využita při kontrole nápravných opatření uložených při předchozí veřejnosprávní kontrole. Monitorovací návštěva je upravena v manuálech naprosté většiny OP (vyjma OP LZZ a ROP JZ). ► Pozitivně lze hodnotit samostatnou úpravu postupů pro vypracování plánů ex-ante kontrol

v manuálech (týká se ROP JZ, ROP MS, ROP SV a ROP SZ). Ex-ante kontroly jsou vázány na výběr či schválení projektu a jejich plánování tedy nevstupuje do ročního plánu kontrol, není-li zpracována aktualizace ročního plánu v souvislosti s výběrem / schválením projektů. ► U ROP SZ je součástí plánu kontrol také informace o rizikových faktorech u projektu. Tuto

informaci považujeme za přínosnou, jelikož je indikací pro zaměření kontroly. ► Provádění analýzy rizikovosti projektů ve fázi ex-ante, interim a ex-post považujeme

za vhodné, jelikož v každé fázi mohou být hodnocena jiná kritéria rizikovosti. Dále byly identifikovány příklady špatné praxe: ► U OP D není upravena aktualizace ročních plánů, resp. tvorba plánů na kratší období než je

jeden rok. V případě, že není roční plán kontrol aktualizován v průběhu roku, není možné ho využít jako efektivní nástroj řízení výkonu kontrol, jelikož jen v kratším časovém horizontu lze plánovat detailněji, tj. konkrétní termíny, členy kontrolní skupiny apod. U OP D není nastavena metodika analýzy rizik projektů. V manuálu OP D je nicméně uvedeno, že jedním ze vstupů při tvorbě plánů kontrol je analýza rizik, nicméně samotná metodika analýzy rizik projektů není popsána. Není tedy zřejmé, zda je analýza rizik ve skutečnosti realizována. Jeli realizována, není upraven postup pro příslušné pracovníky, jak analýzu rizik provádět.

Strana 9


3.4. Doporučení pro jednotlivé OP Doporučení pro jednotlivé OP vychází z předchozí kapitoly, kde jsou identifikovány příklady dobré a špatné praxe. Příklady dobré praxe mohou být inspirací pro ostatní OP. Konkrétní doporučení pro oblast výběru projektů ke kontrole jsou postavena na nápravě špatné praxe: ► ŘO OP D a ROP SM doporučujeme upravit v manuálu postupy pro aktualizaci ročního plánu

kontrol v kratším období. Plánování ve čtvrtletních, eventuelně měsíčních, intervalech umožňuje upřesnění plánu kontrol, např. doplnění obsazení kontrolní skupiny či přesného termínu kontroly apod. Konkrétní plány kontrol pak slouží jako vhodný plánovací nástroj pro organizaci kontrol jak z hlediska personálních kapacit, tak z hlediska časového. Vzory jednotlivých typů plánu kontrol doporučujeme upravit do přílohy manuálu. ► ŘO OP PI doporučujeme samostatně popsat výkon kontrol ex-ante.

Strana 10


3.5. Přehled řešení analýzy rizik a metodiky výběru projektů ke kontrole u jednotlivých OP

Operační program

IOP

OP D

OP LZZ

OP PI

OP PK

OP TP

OP VaVpI

OP VK

OP ŽP

ROP JV

ROP JZ

ROP MS

ROP SM

ROP SV

ROP SZ

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Upravuje metodika monitorovací návštěvu (dohlídku)?

ANO

ANO

NE

NE1

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

NE1

ANO

ANO

ANO

ANO

Je definována kontrola ex-ante?

ANO

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Je definována kontrola interim?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Je definována kontrola ex-post?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Jak jsou sestavovány roční plány kontrol (eventuelně na kratší období)?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Jsou roční plány kontrol aktualizovány na kratší období?

ANO

NE

ANO

ANO

N/A2

ANO

ANO

ANO

ANO

N/A2

N/A2

N/A2

NE

ANO

N/A2

Jsou v manuálu upraveny informace k obsahu plánů kontrol?

ANO

NE

ANO

NE

ANO

NE

NE

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

Je zohledněna rizikovost při výběru projektů ke kontrole?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

NE3

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Je nastavena metodika analýzy rizik?

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO4

ANO

ANO

ANO4

ANO

ANO4

ANO4

ANO4

ANO4

ANO

ANO4

ANO

ANO4

ANO

NE

NE

ANO

NE

NE

ANO

NE

ANO

ANO

NE

ANO

NE

NE

ANO

NE

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Otázka Upravuje metodika veřejnosprávní kontrolu na místě?

Jsou stanoveny minimální požadavky na velikost vzorku projektů, u kterých musí být provedena kontrola na místě? Jsou v manuálu upraveny postupy pro kontrolu duplicity / vhodnosti kontrol vybraných projektů v daném období? Je v manuálu upravena realizace kontroly projektu mimo plán?

1

Možnost ověření nezávislou externí firmou

2

Sestavovány plány na kratší období (pololetí, čtvrtletí) bez aktualizace

3

Kontrolováno 100 % projektů

4

Kontrolováno 100 % projektů

Strana 11


4. Výkon kontroly na místě 4.1. Společné zásady napříč OP Stejně jako v postupech při výběru projektů ke kontrole, tak také v postupech při samotném výkonu kontrol na místě, byly identifikovány zásady, které se vyskytují u více OP. V postupech výkonu kontrol jsme posuzovali procesní dokumentaci, kterou jednotlivé OP využívají při kontrole na místě, a dále jednotlivé fáze realizace kontroly na místě, a to přípravu, realizaci (včetně posouzení náležitostí protokolu o výsledku kontroly) a ukončení. V manuálech OP jsou upraveny vzory následující procesní dokumentace, která je při kontrolách na místě využívána: ► Pověření k provedení kontroly – všechny OP. ► Oznámení o kontrole – vyjma ROP JZ a ROP JV. ► Poučení o právech a povinnostech kontrolních pracovníků a kontrolované osoby, eventuelně

Poučení pro přizvanou osobu – jednotlivé OP mají upraveno různě (blíže viz kapitola 4.2). ► Čestné prohlášení o nepodjatosti – vyjma OP TP, IOP (Operační manuál IOP a OM ŘO IOP,

v manuálech ZS střet zájmů ošetřen), ROP JZ, ROP MS, ROP SV, ROP SZ a ROP JV. Nicméně uvedené ROPy mají ošetřeno vyloučení střetu zájmů v textu manuálů a není již podepisován zvláštní dokument. ► Protokol o výsledku kontroly – všechny OP. ► Kontrolní listy pro výkon kontroly na místě – vyjma OP TP, ROP MS a ROP JV (blíže viz

kapitola 5). ► Rozhodnutí o námitkách – vyjma OP TP, OP VaVpI, OP D, OP PK, ROP JZ.

Při posouzení jednotlivých vzorů protokolu o výsledku kontroly na místě a postupů pro jejich zpracování byly identifikovány následující společné zásady: ► Vzory protokolů standardně obsahují náležitosti požadované dle zákona o státní kontrole

a zákona o finanční kontrole, dle kterých musí být součástí protokolu následující informace: kontrolní orgán, kontrolní pracovníci, kontrolovaná osoba, místo a čas kontroly, předmět kontroly, kontrolní zjištění, opatření k nápravě / nápravná opatření, poučení o lhůtách a námitkách, podpisy členů kontrolní skupiny a podpis kontrolované osoby. Bylo identifikováno jen několik drobných nedostatků: -

Vzor protokolu OP D neobsahuje identifikaci kontrolního orgánu, poučení pro kontrolovanou osobu o lhůtách a námitkách, pole pro podpis kontrolované osoby.

Ve vzoru OP PK chybí předmět kontroly (je uveden pouze cíl kontroly) a není specificky uveden oddíl pro opatření k nápravě / nápravná opatření (existuje pouze oddíl pro stanovení termínu odstranění nedostatků). Předpokládáme však, že opatření k nápravě / nápravná opatření jsou ve skutečně vypracovaném protokole obsažena (jsou např. součástí zjištění). - Vzor protokolu ROP SV a ROP JV neobsahuje část pro opatření k nápravě / nápravná opatření. Předpokládáme však, že opatření k nápravě / nápravná opatření jsou ve skutečně vypracovaném protokole obsažena (jsou např. součástí zjištění). U ROP JV je nicméně Přehled přijatých nápravných opatření přílohou protokolu, kde je také sledováno jejich splnění / nesplnění. ► Dále byly identifikovány další oblasti, které vzory protokolů v převážné míře obsahují, a to: -

Strana 12

-

informace o počtu stran protokolu, informace o počtu výtisků, eventuelně včetně informace, pro který orgán jsou výtisky určeny,

-

výčet příloh protokolu (např. kontrolní listy, přehled kontrolovaných výdajů, vyjádření kontrolního pracovníka k vypořádání nedostatků apod.). Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

V rámci přípravy ke kontrole jsou v manuálech nastaveny následující základní kroky: ► Kontaktování kontrolované osoby za účelem sjednání termínu, včetně požadavku na účast

relevantních osob – vyjma OP VaVpI, u něhož je zasláno Oznámení o kontrole bez předchozí dohody, nicméně termín kontroly lze na žádost kontrolované osoby změnit. ► Vystavení a odeslání Oznámení o kontrole – u ROP JZ a ROP JV neexistuje standardizovaný

formulář, nicméně povinnost oznámit kontrolu příjemci (mailem, telefonicky nebo osobně / písemně) je v Příručce kontrolora ROP JZ popsána. ► Zajištění písemného Pověření ke kontrole – všechny OP. ► Vyloučení střetu zájmů – vyjma OP TP a IOP (Operační manuál IOP a OM ŘO IOP, v manuálech

ZS je již nicméně střet zájmů ošetřen). ► Seznámení členů kontrolní skupiny s právy a povinnostmi kontrolních pracovníků / kontrolované

osoby – jednotlivé OP mají upraveno různě (blíže viz kapitola 4.2). ► Seznámení kontrolované osoby s právy a povinnostmi kontrolované osoby / kontrolních

pracovníků – jednotlivé OP mají upraveno různě (blíže viz kapitola 4.2). ► Zadání kontroly do informačního systému (MONIT, ISOP apod.) – všechny OP. ► Téměř u všech OP je možné provést kontrolu na místě i bez předběžného oznámení, a to

většinou v případech, kdy by došlo předběžným oznámením ke zmaření výkonu kontroly. U OP PI a OP D není možnost realizace předem neoznámené kontroly uvedena. ► V manuálech jsou většinou stanoveny lhůty pro odeslání Oznámení o kontrole kontrolované

osobě (vyjma ROP SV). Lhůta je nejčastěji minimálně 2 pracovní dny před kontrolou, eventuelně 5 pracovních dní před kontrolou. ► V manuálech jsou stanoveny osoby oprávněné vydávat pověření ke kontrole, přičemž většinou

se jedná o vedoucího kontrolního orgánu nebo jím pověřenou osobu, ředitele odboru, eventuelně vedoucího oddělení. ► Složení kontrolní skupiny je u všech OP bez výjimky minimálně dvoučlenné, z toho jeden člen je

vedoucím kontrolní skupiny. V rámci některých OP je možné přizvat ke kontrole i externího experta (přizvaná osoba). ► V manuálech jsou také uváděny zdroje informací ke kontrole (vyjma OP PI, kde není zmíněno).

Většinou je základním zdrojem informační systém (u OP TP a IOP není uveden, jelikož není standardně využíván). Dále se jedná o smluvní a projektovou dokumentaci (Rozhodnutí o poskytnutí dotace, monitorovací zprávy, žádosti o platbu apod.), výsledky předchozích kontrol, složka projektu atd. Během samotné realizace kontroly na místě jsou v manuálech popsány následující aktivity: ► Zahájení kontroly předložením Pověření ke kontrole – všechny OP. ► Seznámení kontrolované osoby s průběhem kontroly a kontrolovanými oblastmi – vyjma ROP JZ. ► Seznámení kontrolované osoby se složením kontrolní skupiny a předpokládanou délkou kontroly

– vyjma ROP JZ a ROP JV, u kterých postup není v manuálu upraven. ► Postup při zakončení kontroly na místě – u všech OP je stanoveno zakončení kontroly na místě

vyhotovením protokolu o výsledku kontroly a seznámení KO s tímto protokolem Ve fázi ukončení kontroly existují tyto obecné postupy: ► Manuály vesměs stanovují zakončení kontroly standardně na místě, a to seznámením

kontrolované osoby s protokolem o výsledku kontroly (u OP PK není uvedeno). ► Téměř u všech OP (vyjma OP PI a OP D) jsou nastaveny postupy pro následné vyhotovení

protokolu po odjezdu z místa fyzické realizace kontroly. Současně je stanovena lhůta pro následné vypracování protokolu – 30 kalendářních dnů (OP LZZ, OP ŽP, ROP MS), 22 pracovních dnů (ROP SM), 20 dnů (OP TP, IOP, ROP SZ), 7 pracovních dnů (ROP SV, ROP JV), neprodleně (ROP JZ).

Strana 13


► U všech OP je upravena možnost kontrolované osoby podat námitky proti protokolu o výsledku

kontroly včetně termínu dle zákona o státní kontrole, přičemž většina OP (vyjma OP TP, OP VaVpI, OP D, OP K, ROP JZ) má ve svých manuálech upraven vzor Rozhodnutí o námitkách. ► V manuálech téměř všech OP (vyjma OP D) jsou vymezeny pravomoci rozhodování o námitkách.

Je-li námitkám plně vyhověno, rozhoduje vedoucí kontrolní skupiny. Není-li vyhověno, je rozhodování přesunuto na vyšší úroveň v rámci kontrolního orgánu, většinou na vedoucího kontrolního orgánu (eventuelně ředitel sekce, odboru, oddělení). ► Téměř všechny manuály (vyjma OP PI, OP D, ROP SZ, ROP JV) upravují ukončení kontroly dle

zákona o finanční kontrole, tj. marným uplynutím lhůty pro podání námitek nebo doručením rozhodnutí o námitkách (byly-li námitky podány).

4.2. Specifika vybraných OP Při porovnávání postupů definovaných pro výkon kontrol na místě bylo nad rámec společných zásad identifikováno také několik specifik. V oblasti procesní dokumentace byly identifikovány následující dokumenty, které jsou využívány jen některými OP: ► Zápis ze zahájení kontroly – jedná se o dokument, v němž jsou kontrolovanou osobou /

kontrolními pracovníky potvrzeny náležitosti kontroly (jména zúčastněných osob, předání písemného pověření kontrolních pracovníků, seznámení s právy a povinnostmi obou stran, předmět kontroly apod.) – využívá OP VK, OP VaVpI (pod názvem „Protokol o zahájení kontroly na místě“), OP TP, IOP, OP PK, ROP SZ, ROP SM. ► Program kontroly – obsahem jsou základní identifikační údaje kontroly (kontrolovaná osoba,

kontrolní orgán, číslo pověření ke kontrole, termín kontroly, informace o kontrolovaných oblastech apod.) – využívá OP TP, IOP. ► Dohoda o zaslání protokolu poštou – předmětem je písemné potvrzení kontrolované osoby, že

souhlasí se zasláním protokolu, který bude vyhotoven následně, poštou – využívá OP LZZ, OP ŽP. ► Možnost vystavit obecné pověření k provedení kontroly, tj. pro více projektů / kontrol, popisuje

pouze manuál OP VK, OP PK a ROP JV, částečně také OP ŽP, kde je pověření vystaveno na vedoucího kontrolní skupiny na celý rok, který následně vystavuje pověření na jednotlivé členy týmu (po schválení vedoucího oddělení). Při posouzení vzorů protokolu o výsledku kontroly na místě a postupů pro jejich zpracování byla identifikována následující specifika: ► Vzory protokolů obsahují např. následující oblasti nad rámec požadovaných a obecně užívaných

(viz kapitola 4.1): -

popis průběhu kontroly (OP LZZ, OP ŽP), popis stavu projektu (OP LZZ, OP ŽP), informace o kontrolovaném období (OP LZZ, OP VaVpI), informace o kontrolovaném vzorku (OP LZZ, OP VaVpI, OP PK), věcné a číselné shrnutí výsledků kontroly (ROP MS), přehled podkladové dokumentace ke kontrole (OP VK, IOP, OP D), potvrzení KO o navrácení všech zapůjčených dokladů (OP TP), záznam o předání protokolu (OP D),

povinně musí být v protokolu věta: "Služby, dodávky, stavební práce (nehodící se vypusťte) byly / nebyly (nehodící se vypusťte) provedeny a jsou v souladu s předloženým projektem, Rozhodnutím a účtovanými předměty, uvedenými na předložených fakturách." (OP PI). Ve fázi přípravy na kontrolu na místě byly identifikovány následující specifické postupy: -

► V manuálech jednotlivých OP je různým způsobem řešeno poučení kontrolních pracovníků

o jejich právech a povinnostech (eventuelně přizvané osoby) a současně poučení kontrolních pracovníků o právech a povinnostech kontrolované osoby. Byly zjištěny následující případy: Strana 14


-

Zajištěno poučení kontrolních pracovníků s právy a povinnostmi jejich a současně s právy a povinnostmi kontrolované osoby – OP LZZ, OP VK, manuál MPSV IOP, manuál MZd IOP, OP VaVpI, OP ŽP, ROP JZ, ROP MS, ROP SV, ROP SZ, ROP SM, ROP.

-

V některých výše zmíněných OP jsou práva a povinnosti jak kontrolních pracovníků, tak kontrolované osoby upraveny v manuálu, neexistuje však dokument, který by daný kontrolní pracovník písemně potvrdil (týká se OP VaVpI, ROP JZ, ROP MS, ROP SV, ROP SM, ROP JV). Zajištěno poučení kontrolních pracovníků pouze s jejich právy a povinnostmi – OP PI, OP IOP (OM ŘO IOP, manuál MK IOP, manuál MV IOP).

-

Poučení kontrolních pracovníků o právech a povinnostech je obsaženo v příručkách pro příjemce a žadatele – OP IOP (OM IOP), OP D, OP PK. - Nezajištěno poučení kontrolních pracovníků s žádnými právy a povinnostmi - OP TP, OP D, OP PK. - U OP TP a OP IOP (OM IOP) existuje pouze poučení pro přizvanou osobu. ► Také poučení kontrolované osoby o jejích právech a povinnostech a současně poučení kontrolované osoby o právech a povinnostech kontrolních pracovníků je v manuálech upraveno různě. Byly zjištěny následující případy: -

-

Zajištěno poučení kontrolované osoby o právech a povinnostech jejích a současně o právech a povinnostech kontrolních pracovníků – OP LZZ, OP PI, OP VaVpI, OP VK, IOP, OP ŽP, OP PK, ROP SV, ROP SZ, ROP SM.

Zajištěno poučení kontrolované osoby pouze o právech a povinnostech kontrolních pracovníků – OP TP. - Nezajištěno poučení kontrolované osoby s žádnými právy a povinnostmi – OP D, ROP JZ, ROP MS, ROP JV. ► V manuálech byly identifikovány následující další vhodná ustanovení: -

-

U IOP je příjemci při zahájení kontroly předložen seznam dokumentace, která bude při kontrole využívána. V případě ROP JZ, ROP SV je specifikováno vybavení kontrolní skupiny nutné pro výkon kontroly na místě.

Součástí manuálu je také etický kodex OP (OP PI, OP VK, OP TP, IOP, VaVpI, OP ŽP, ROP SV, ROP SZ, ROP MS a ROP SM). V OM ROP JZ je pouze upraven zákaz braní úplatků a darů. ► U vybraných OP (OP LZZ, OP PI, OP VK, OP VaVpI, IOP: OM MK IOP a OM MV IOP, OP ŽP, ROP JZ, ROP MS, ROP SV) jsou stanoveny podmínky pro výběr vzorku výdajů ke kontrole. Nejčastěji je stanoveno minimálně 15 % výdajů požadovaných v rámci předložených žádostí o platbu / u OP PI minimálně 15 % všech podlimitních dokladů (do 10 tis. Kč) v žádosti o platbu. -

► Co se týče v manuálech popsaných zdrojů informací ke kontrole, jsou ve vybraných manuálech

uváděny jako relevantní zdroje (viz také kapitola 4.1) také: o

výsledky analýzy rizik projektu (OP VK, IOP),

o

aktivity organizace na základě informací z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, internetu (OP VK).

V rámci postupů při realizaci kontroly na místě byla identifikována následující specifika: ► V manuálech některých OP (OP LZZ, OP VK, IOP: OM ŘO IOP a OM MPSV IOP, OP D, OP ŽP,

OP PK, ROP JZ, ROP SV, ROP JV) je definován postup při zjištění nedostatků, které lze odstranit na místě (viz také kapitola 6). ► Manuály OP LZZ, IOP (resp. dílčí manuály ŘO a ZS), OP ŽP, OP PK, ROP JZ, ROP MS,

ROP SV, ROP SZ uvádí možnost požadovat při kontrole na místě doložení dodatečných dokladů, které nebyly při kontrole kontrolním pracovníkům k dispozici. Současně je stanovena lhůta, která má být příjemci uložena.

Strana 15


► U některých OP byla identifikována další vhodná ustanovení, která manuály upravují. Např.:

-

U IOP (vrcholový OM IOP) je uvedeno doporučení zaslat návrh záznamu / zápisu o kontrole kontrolované osobě k připomínkám před jeho schválením a odůvodněné připomínky zapracovat. Stejnou praxi aplikuje v odůvodněných případech i OP TP.

-

U OP VaVpI a ROP SM jsou upraveny metody kontroly a zásady kontrolní činnosti. U OP ŽP jsou popsány kontrolní postupy používané při kontrole na místě. OM ROP JZ a několik dalších manuálů definuje možnost včetně postupu pro krácení nebo neproplacení finančních prostředků na základě kontroly interim se žádostí o platbu (dále také viz kapitola 6).

-

U ROP SZ a ROP JV je stanoven způsob řešení nestandardních situací (vícepráce, neplnění indikátorů, nezpůsobilost výdajů atd.). ► U OP LZZ, OP PI, OP VK, OP TP, IOP, OP D, OP ŽP je v manuálech popsán postup pro výběr vzorku dokladů, eventuelně aktivit, které budou předmětem kontroly na místě. -

► U vybraných OP (OP TP, IOP, ROP SV), které umožňují kontrolu vzorku výdajů, jsou také

stanoveny podmínky pro rozšíření vzorku výdajů ke kontrole. Rozšíření vzorku je standardně nutné v případě, že byly zjištěny systémové nedostatky. ► V manuálech OP LZZ, OP VK, OP TP, IOP, OP ŽP, ROP MS, OP PK a ROP MS je uvedeno,

jakým způsobem je postupováno v případě, že příjemce neposkytne kontrolním pracovníkům při kontrole požadovanou součinnost. Je uvedena možnost uložení pokuty dle zákona o státní kontrole a zákona o finanční kontrole. Také u postupů při ukončení kontroly na místě byla identifikována určitá specifika: ► U OP LZZ, OP VK, OP TP (ŘO), OP ŽP, ROP JZ, ROP SM a ROP JV je možné zaslat protokol

o výsledku kontroly poštou. Nicméně u vybraných OP (OP LZZ, OP VK, ROP JZ) je stanovena podmínka zaslání protokolu poštou pouze v případě, není-li identifikováno zjištění či nesrovnalost. U některých OP (OP LZZ, IOP: OM MV IOP, OP ŽP) je při kontrole na místě s příjemcem sepsána písemná tzv. Dohoda o zaslání protokolu poštou (viz také kapitola 4.3). ► Manuál OP VK zvlášť upravuje návrh na opravu chyb v psaní, počtech nebo jiných zřejmých

administrativních chyb v textu protokolu, aniž by byly řešeny námitky. ► U některých OP jsou definovány další specifické možnosti ukončení veřejnosprávní kontroly dle

zákona o finanční kontrole. Kontrola může být také ukončena: -

dnem, kdy se kontrolovaná osoba odmítne seznámit s protokolem, přičemž tato skutečnost musí být v protokole zaznamenána (IOP), stvrzením kontrolované osoby, že se vzdává práva podat námitku proti protokolu o výsledku kontroly (ROP JZ, ROP SM) – uvedený postup však není zcela v souladu se zákonem (blíže viz kapitola 4.3 a 4.4).

4.3. Příklady dobré a špatné praxe Na základě posouzení manuálů jednotlivých OP byly identifikovány následující příklady dobré praxe v rámci postupů při výkonu kontrol: ► Domníváme se, že je vhodné využívat jako zdrojů informací ke kontrole mimo jiné také

(i) výsledky analýzy rizik projektu (upraveno u OP VK, IOP, OP TP), na základě které mohou kontrolní pracovníci určit zaměření kontroly, a eventuelně také (ii) informace z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, internetu apod. (upraveno u OP VK). ► Zápis ze zahájení kontroly považujeme za vhodný dokument pro záznam všech procesních

aktivit, které je nutno při zahájení kontroly zajistit. Kontrolovaná osoba tak v tomto zápisu svým podpisem potvrdí, že jí bylo předloženo pověření ke kontrole, že jí byli představeni členové kontrolní skupiny, že byla poučena o právech a povinnostech svých i kontrolních pracovníků, že byla seznámena se zaměřením a programem kontroly, že byla dohodnuta součinnost apod. Veškeré výše uvedené skutečnosti tak mohou být v předmětném zápisu uvedeny a není nutné disponovat více dokumenty (např. součástí předmětného zápisu může být poučení s taxativně uvedenými právy a povinnostmi kontrolované osoby a kontrolních pracovníků). Zápis ze zahájení

Strana 16


kontroly (resp. Protokol o zahájení kontroly) využívá OP VK, OP TP, IOP, OP PK, OP VaVpI, ROP SZ a ROP SM. ► U IOP je nastaven postup, kdy je kontrolované osobě při zahájení kontroly předložen seznam

dokumentace, který bude při kontrole vyžadován. Uvedený seznam může zvýšit efektivitu kontroly a zejména pak ušetří při kontrole čas dohledáváním dokumentace. Považujeme za vhodné, aby byl tento seznam kontrolované osobě zaslán v předstihu, tedy společně s oznámením o kontrole. ► Považujeme za vhodné, aby byly v manuálech upraveny také určité etické normy, kterými se

budou kontrolní pracovníci řídit při výkonu kontrol. OP PI, OP VK, OP TP, IOP, VaVpI, OP ŽP, ROP SV, ROP SZ, ROP MS a ROP SM mají vypracován etický kodex. V této souvislosti lze využít také kodex uvedený v kapitole 8. ► Domníváme se, že je vhodné pro kontrolu výdajů stanovit vzorek, který bude předmětem

kontroly, a to zejména u OP, kde se u projektů vyskytuje velké množství výdajů menších výše nebo opakované druhy výdajů (mzdové výdaje, režijní výdaje, nájem apod.). Co se týče např. režijních výdajů, měla by být ověřena také metoda stanovená příjemcem k alokování určité části režijních výdajů na projekt. Podmínky pro výběr vzorku jsou stanoveny u OP LZZ, OP PI, OP VK, OP VaVpI, IOP: OM MK IOP a OM MV IOP, OP ŽP, ROP JZ, ROP MS, ROP SV. Pro stanovení vzorku by však měla být v manuálu definována jasná kritéria. Metoda výběru vzorku by pak měla být popsána a odůvodněna v protokole o výsledku kontroly a současně by měl být uveden přehled kontrolovaných výdajů. Dále je vhodné popsat postup, kdy může být vzorek rozšířen (např. při výskytu pochybení systémového charakteru nebo určitého procenta nezpůsobilých výdajů ve vybraném vzorku, např. dle typu výdaje). Postupy pro rozšíření vzorku jsou vhodně upraveny v manuálech OP TP, IOP a ROP SV. ► Při realizaci kontroly na místě se často zjistí drobné nedostatky, jež nemají za následek vznik

podezření na nesrovnalosti a které je možné odstranit příjemcem přímo na místě během výkonu kontroly. Považujeme za přínosné, když jsou také podmínky pro odstranění nedostatků na místě jednoznačně upraveny v manuálech. ► Během výkonu kontroly na místě jsou mnohdy identifikovány doklady, které je nutné ověřit, avšak

nejsou na místě k dispozici. Považujeme za vhodné, když je v manuálech ošetřena možnost požadovat po kontrolované osobě doložení dalších dokladů včetně stanovení dodatečných lhůt, resp. úpravu celkových interních lhůt OP pro vytvoření protokolu, pokud není protokol vytvořen na místě. Možnost doložení dodatečných dokladů upravují manuály OP LZZ, IOP (resp. dílčí manuály ŘO a ZS), OP ŽP, OP PK, ROP JZ, ROP MS, ROP SV a ROP SZ. ► Domníváme se, že je vhodné v manuálech popsat postup v případě, že příjemce neposkytne

kontrolním pracovníkům součinnost či jinak maří výkon kontroly na místě. V manuálech OP LZZ, OP VK, OP TP, IOP, OP ŽP, ROP MS, OP PK a ROP MS je stanoveno uložení pořádkové pokuty dle zákona o státní kontrole a zákona o finanční kontrole. ► V některých případech není možné vytvořit protokol o výsledku kontroly bezprostředně v den

provedení fyzické kontroly na místě u kontrolované osoby. Pro tyto případy považujeme za vhodné, aby byly v manuálech upraveny postupy pro následné vyhotovení protokolu, eventuelně včetně lhůty pro jeho vyhotovení od data vlastního výkonu kontroly na místě (upraveno u OP LZZ, OP VK, OP TP (ŘO), OP ŽP, ROP JZ, ROP SM a ROP JV; u OP VaVpI a IOP není upraveno následné vyhotovení protokolu samostatně, ale manuál nestanovuje ani povinnost vyhotovit protokol přímo na místě a u IOP udává dokonce lhůtu pro vyhotovení). Považujeme za vhodné, aby byla možnost následného vyhotovení protokolu po uskutečnění kontroly na místě upravena i pro případ, kdy byly identifikovány nedostatky. Často se totiž jedná o složité případy, které není možné uzavřít na místě. ► Z hlediska zvýšení efektivity považujeme za užitečné upravit v manuálu možnost zaslání

následně vyhotoveného protokolu kontrolované osobě poštou, a to alespoň pro případy, kdy při kontrole na místě nebyly identifikovány žádné nedostatky. Zákon o státní kontrole, ukládá kontrolnímu orgánu povinnost seznámit kontrolovanou osobu s protokolem, v zaslání protokolu poštou však není spatřován rozpor s touto povinností, jelikož tato praxe je u některých OP standardně aplikována, pokud kontrolovaná osoba prohlásí písemně, že byla s protokolem seznámena (v protokolu nebo zvláštním dokumentem), resp. s tímto způsobem seznámení kontrolovaná osoba vyjádří písemný souhlas.

Strana 17


► Pro tyto účely může být využit dokument Dohoda o zaslání protokolu poštou, jehož vzor je

přílohou některých manuálů (viz kapitola 4.2). Obsahem dokumentu je informace, že vyhotovený protokol bude zaslán poštou doporučeně na určenou doručovací adresu. Součástí Dohody by měla být i informace o postupech v případě nevyzvednutí zásilky. Např. poučení, že (i) den převzetí protokolu na poště je dnem seznámení s protokolem a že (ii) v případě nevyzvednutí zásilky se považuje za den doručení poslední den lhůty na její vyzvednutí a zároveň zaniká právo podat námitky. V oblasti výkonu kontrol byly také zjištěny příklady špatné praxe: ► V manuálech některých OP nejsou uvedeny všechny aktivity, které je nutné zajistit v rámci

přípravy kontroly na místě (např. oznámení o kontrole, seznámení kontrolované osoby se složením kontrolní skupiny, seznámení kontrolních pracovníků / kontrolované osoby s právy a povinnosti obou stran, seznámení kontrolované osoby s kontrolovanými oblastmi – blíže viz kapitola 4.1). Kontrolovaná osoba tak může být nedostatečně informována o důležitých skutečnostech. ► V manuálu ROP SV není stanovena lhůta pro zaslání oznámení o kontrole kontrolované osobě.

Domníváme se, že lhůta je důležitá, aby byl postup standardizován a aby byla kontrolovaná osoba o kontrole informována v přiměřeném předstihu. ► Vzory protokolů o výsledku kontroly na místě některých OP neobsahují všechny náležitosti

požadované dle zákona o státní kontrole a zákona o finanční kontrole (blíže viz kapitola 4.1). ► V manuálech ROP JZ a ROP SM je uveden specifický postup pro ukončení veřejnosprávní

kontroly na místě. Kontrola může být ukončena mimo jiné stvrzením kontrolované osoby, že se vzdává práva podat námitku proti protokolu o výsledku kontroly. U ROP JZ je navíc specifikováno, že datem ukončení fyzické kontroly je pak považován datum podpisu protokolu z fyzické kontroly. Uvedený postup však není zcela v souladu se zákonem o finanční kontrole, který možnost vzdát se práva podání námitek neuvádí, a proto vždy platí, že kontrola končí marným uplynutím lhůty pro podání námitek (případně dnem doručení rozhodnutí o námitkách, byly-li podány).

4.4. Doporučení pro jednotlivé OP V oblasti výkonu kontroly byly v kapitole 5.4 identifikovány příklady dobré a špatné praxe. Dobrá praxe může poskytnout náměty pro ostatní OP. Z příkladů špatné praxe vychází následující doporučení: ► ŘO, případně ZS OP TP, IOP, OP D, OP PK, ROP JZ, ROP MS a ROP JV doporučujeme ošetřit

v manuálech všechny procesní aktivity, které je nutné zajistit ve fázi přípravy na kontrolu na místě (blíže viz kapitola 4.1). ► ŘO ROP SV doporučujeme upravit v manuálech lhůtu pro zaslání oznámení o kontrole

kontrolované osobě. ► ŘO, případně ZS OP D, OP PK a ROP SV doporučujeme revidovat vzory protokolů

o výsledku kontroly na místě tak, aby byly odstraněny drobné nedostatky uvedené v kapitole 4.1, a byl tak zajištěn úplný soulad se zákonem o státní kontrole a zákonem o finanční kontrole. ► ŘO OP PI a OP D doporučujeme upravit v manuálech pravidla pro následné vypracování

protokolu o výsledku kontroly, a to včetně nastavení lhůty (OP PI, OP D a dále OP VK, OP PK). Současně doporučujeme nastavit pravidla pro zaslání protokolu poštou, a to zejména u tematických OP, kde by osobní předání bylo náročné a neefektivní (OP PI, OP TP, IOP, OP D). ► ŘO ROP JZ a ROP SM doporučujeme zpřesnit v manuálech postupy pro ukončení

veřejnosprávní kontroly na místě tak, aby byly plně a jednoznačně v souladu se zákonem o finanční kontrole.

Strana 18


4.5. Přehled výkonu kontrol v rámci jednotlivých OP Operační program

IOP

OP D

OP LZZ

OP PI

OP PK

OP TP

OP VaVpI

OP VK

OP ŽP

ROP JV

ROP JZ

ROP MS

ROP SM

ROP SV

ROP SZ

1. Kontaktování kontrolované osoby za účelem sjednání termínu, včetně požadavku na účast relevantních osob

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

ANO

ANO/ANO3

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

2. Vystavení a odeslání Oznámení o kontrole

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO/ANO3

NE

ANO4

ANO

ANO

ANO

ANO

3. Zajištění písemného Pověření ke kontrole

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO/ANO3

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

1

1

1

1

1

ANO1

Otázka Příprava kontroly na místě Jsou v metodice nastaveny všechny kroky přípravy ke kontrole?

4. Vyloučení střetu zájmů

3

NE/ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

NE/NE

NE/NE

ANO/ANO

ANO/NE

NE/NE

NE/NE

ANO/ANO

NE/NE

ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO

7. Zadání kontroly do informačního systému (MONIT, ISOP apod.)

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Je ustanovena možnost provést kontrolu bez předběžného oznámení?

ANO

NE

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

Je stanovena lhůta pro zaslání oznámení o kontrole kontrolované osobě?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Je stanoveno oprávnění vydávat pověření ke kontrole?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

NE/ANO3

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

5. Seznámení členů kontrolní skupiny s právy a povinnostmi kontrolních pracovníků / kontrolované osoby* 6. Seznámení kontrolované osoby s právy a povinnostmi kontrolované osoby / kontrolních pracovníků*

Jsou stanoveny podmínky pro výběr vzorku výdajů / výběrových řízení / výstupů nebo aktivit projektu ke kontrole?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO ANO/ANO

NE/ANO


NE/NE

NE/NE

NE/NE


NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

NE

ANO

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

NE

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO/ANO3

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

3

Realizace kontroly na místě Jsou v metodice nastaveny následující kroky realizace kontroly? 1. Zahájení kontroly předložením Pověření ke kontrole 2. Seznámení kontrolované osoby s průběhem kontroly a oblastmi kontroly

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO/ANO

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

3. Seznámení kontrolované osoby se složením kontrolní skupiny a předpokládanou délkou kontroly

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO/ANO3

NE

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

4. Postup při zjištění nedostatků, které lze odstranit v rámci kontroly na místě?

NE/ANO3

ANO/NE3

ANO

NE

ANO

NE

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

NE

ANO

NE

5. Možnost požadovat po kontrolované osobě doložení dalších dokladů po odjezdu z místa kontroly?

NE/ANO3

NE

ANO

NE

ANO

NE

ANO

NE

ANO

NE

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Obsahuje vzor protokolu o výsledku kontroly náležitosti požadované dle zákona o státní kontrole a zákona finanční kontrole?

ANO

NE/ANO3

ANO

ANO

NE2

ANO

ANO

ANO

ANO/NE3

NE2

ANO

ANO

ANO

NE2

ANO

Jsou stanoveny podmínky pro rozšíření vzorku výdajů ke kontrole?

ANO

NE

NE

NE

NE

ANO

NE

NE

NE

NE

NE

NE

NE

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

6. Postup při zakončení kontroly na místě

Zakončení kontroly na místě Je v manuálu stanoveno zakončení kontroly na místě?

3

Je možné vyhotovení protokolu následně po odjezdu z místa kontroly?

ANO

NE

ANO

NE

ANO

ANO/NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Je upravena možnost podat námitky proti protokolu?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Jsou v manuálu vymezeny pravomoci rozhodování o námitkách?

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Je vymezeno ukončení kontroly dle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole?

ANO

NE

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

* Detailní posouzení viz text Metodiky pro výkon kontrol. 1

Není podepisován zvláštní dokument, vyloučení střetu zájmů upraveno v textu manuálu.

2

V protokole není uvedena část pro nápravná opatření, nicméně ta mohou být formulována v rámci zjištění.

3

Upraveno různě v manuálech ŘO a ZS.

4

Neexistuje standardizovaný formulář, nicméně stanovena povinnost oznámení kontroly mailem, telefonicky nebo osobně / písemně.

Strana 19


5. Kontrolní listy pro kontrolu na místě 5.1. Společné zásady napříč OP Na základě porovnání jednotlivých OP v tabulce uvedené v předchozí kapitole byly identifikovány společné zásady vyskytující se u více OP. Jedná se zejména o následující společné zásady: ► Většina metodik (s výjimkou OP TP, OP VaVpI, ROP MS a ROP JV) obsahuje vzory kontrolních

listů pro veřejnosprávní kontrolu na místě. ► Pouze v rámci IOP, OP PK, ROP SV a ROP SZ se využívají tři druhy kontrolních listů pro

kontrolu na místě, a to pro kontroly ex-ante, interim a ex-post. V rámci ROP JZ se využívá totožný kontrolní list pro kontroly interim a ex-post a samostatný kontrolní list pro kontroly exante. V rámci OP ŽP se využívá totožný kontrolní list pro kontroly ex-ante a interim a samostatný kontrolní list pro kontroly ex-post. Metodiky OP D a OP PI definují pouze kontrolní listy pro kontroly interim a ex-post. Metodiky OP VK a ROP SM definují pouze kontrolní listy pro kontroly ex-ante a interim. V rámci OP LZZ je nastaven pouze kontrolní list pro kontrolu interim. ► U všech OP (vyjma OP VK), které mají vydefinované v rámci metodik vzory kontrolních listů, je

využití kontrolních listů při kontrole na místě povinné. ► Základní oblasti, na které se zaměřují kontrolní listy pro interim kontrolu na místě v rámci všech

OP, jsou následující: - Dodržování harmonogramu realizace projektu - Dodržování pravidel publicity - Naplňování indikátorů - Vedení dokumentace k aktivitám / výstupům projektu - Dodržování rozpočtu schváleného v právním aktu o poskytnutí podpory - Způsobilost přímých výdajů - Vykazování příjmů projektu - Dodržování podmínek právního aktu o poskytnutí podpory - Archivace dokumentace projektu a auditní stopa. ► Kontrolní listy jsou v převážné většině případů vyplňovány odpovědí ANO (v pořádku, bez závad) nebo NE (není v pořádku), případně Irelevantní. OP ŽP má navíc možnost odpovědí „částečně“, OP LZZ pak má navíc možnost odpovědí „ANO, s připomínkou“ (v pořádku s drobnými nedostatky či připomínkami). ► V naprosté většině kontrolních listů (vyjma zprostředkujícího subjektu OP D) má kontrolní

pracovník prostor pro uvedení svých poznámek ke každé otázce. V kontrolním listu řídícího orgánu OP D se poznámky a komentáře uvádí na konci kontrolního listu. ► Metodika všech OP (vyjma OP PI) ukládá podpis kontrolního listu ze strany členů kontrolní

skupiny. V případě OP ŽP, ROP SM, ROP SV, ROP JZ a ROP SZ musí být kontrolní list navíc schválen nadřízeným pracovníkem. ► Metodiky IOP, OP LZZ, OP PI, ROP SM a ROP JZ obsahují specifické kontrolní listy pro kontrolu

výběrových řízení na místě. U OP ŽP a OP PK je výběrovým řízením věnována část kontrolního listu pro kontrolu na místě. V rámci metodik OP TP, OP D, OP VaVpI, ROP JV, ROP SZ a ROP SV jsou definované pouze kontrolní listy pro administrativní kontrolu VŘ (většinou rozdělenou do dvou fází – posouzení zadávací dokumentace a výzvy a posouzení výběru nejvhodnější nabídky). Metodiky OP VK a ROP MS nedefinují žádné kontrolní listy pro kontrolu výběrových řízení. ► Kontrolní listy pro interim kontrolu na místě v rámci OP financovaných z Evropského sociálního

fondu (tj. OP LZZ a OP VK) zahrnují velice podobné oblasti ke kontrole.

Strana 20


5.2. Specifika vybraných OP ► U OP TP, OP VaVpI, ROP JV a ROP MS nejsou metodikou definovány kontrolní listy pro

veřejnosprávní kontrolu na místě. V případě předmětných OP nejsou definovány ani kontrolní listy pro jiné než veřejnosprávní kontroly na místě s výjimkou OP VaVpI, jehož metodika obsahuje kontrolní list pro dohledovou kontrolu stavby, která se provádí mimo režim zákona o finanční kontrole a kontrolní listy pro kontrolu veřejných zakázek. Tento kontrolní list pokrývá následující oblasti: - Kontrola dodávky stavby - Kontrola technických listů změn - Kontrola skutečného stavu fyzické realizace projektu - Analýza vzorku výdajů. ► Otázky ke kontrole tzv. měkkých projektů v rámci metodik ROP obsahuje pouze ROP SZ. Tyto otázky se týkají kontroly při realizaci školení / seminářů (místo konání, prezenční listiny, publicita, kvalita lektora) a kontroly projektů v oblasti cestovního ruchu (sídlo příjemce, evidence o projektu, propagační materiály a publicita, systém značení aj.). ► Některé metodiky obsahují další kontrolní listy pro specifické oblasti. Jedná se o následující:

-

-

Metodika OP LZZ obsahuje specifický kontrolní list pro monitorování publicity na konferencích, školeních atd. Metodika OP VK obsahuje specifický kontrolní list pro oblast podpory 1.4 Zlepšení podmínek pro vzdělávání na základních školách (zkrácen především ve finanční části oproti standardnímu kontrolnímu listu OP VK) Metodika ROP SM obsahuje specifické kontrolní listy pro ex-ante kontroly projektů zakládajících veřejnou podporu (VRIP) a Brownfield.

5.3. Příklady dobré a špatné praxe Na základě porovnání kontrolních listů definovaných v rámci jednotlivých OP jsme identifikovali následující příklady dobré praxe: ► Kontrolní list pro kontrolu interim OP financovaných z ESF splňují základní předpoklady

a pokrývají všechny podstatné oblasti, které by měly být při kontrole na místě ověřeny, tj. procedurální část, obsahová část a finanční část a dále také část pro případnou kontrolu v den konání semináře nebo školení. ► Většina dotazů v kontrolních listech OP LZZ a OP VK je blíže specifikována dodatečnými

informacemi případně doplňujícími otázkami, co musí být v rámci daného dotazu ověřeno. Při odpovědích na jednotlivé dotazy má kontrolor na výběr tři varianty: „Ano – v pořádku, bez závad“, „Ne – není v pořádku“ a „0 – nerelevantní pro daný projekt“, v případě OP LZZ je pak možnost odpovědí „Ano, s připomínkou – v pořádku s drobnými nedostatky či připomínkami“. K svým odpovědím může kontrolní pracovník uvést své poznámky, připomínky nebo případná zjištění. ► Kontrolní list pro kontrolu interim OP ŽP a obdobně také ROP SM zahrnují řadu návodných

otázek a pokrývají všechny podstatné oblasti pro kontrolu na místě tzv. tvrdých projektů – kontrola faktické realizace projektu (obecně, hmotný a nehmotný majetek, změny projektu, veřejná podpora, dvojí financování, horizontální kritéria), kontrola dokladů, účetnictví a výdajů projektu vč. dokladování a archivace, kontrola výběrových řízení a kontrola subdodávek). Dále byly identifikovány příklady špatné praxe: ► Metodika OP LZZ a některé metodiky OP financovaných z ERDF (OP D, OP VaVpI, OP PI,

OP TP, ROP JV a ROP MS) nemají nastavený kontrolní list pro kontrolu ex-ante na místě, ačkoli provádění daného druhu kontroly je metodikou upraveno. ► Některé posuzované kontrolní listy pro kontrolu ex-ante na místě u OP, které jsou

financované z ERDF, neobsahují specifické otázky k následujícím základním oblastem: -

Strana 21

zda výchozí hodnoty indikátorů zjištěné při kontrole odpovídají údajům uvedeným v žádosti o podporu (ROP SV, ROP SZ a ROP JZ),


-

zda, v případě, že kontrolovaná osoba realizuje jiné projekty financované ze strukturálních fondů nebo jiných zdrojů veřejného financování, nebude docházet ke dvojímu, případně vícezdrojovému financování (OP PK, ROP SV a ROP JZ),

zda je zajištěna publicita v případě, že již byly zahájeny aktivity projektu (IOP a ROP SZ), - zda je vedeno oddělené účetnictví pro projekt (IOP, ROP SZ a ROP JZ), - zda je nastavena archivace (IOP, ROP SV, ROP SZ a ROP JZ), - zda již realizované výdaje nevznikly před datem způsobilosti (OP PK, ROP SV, ROP SZ a ROP JV). ► Některé metodiky OP financovaných z ERDF (OP TP, OP VaVpI, ROP MS a ROP JV) nemají nastavený kontrolní list pro kontrolu interim na místě, ačkoli provádění daného druhu kontroly je metodikou upraveno. -

► Některé posuzované kontrolní listy pro kontrolu interim na místě OP, které jsou financované

z ERDF, neobsahují specifické otázky k následujícím základním oblastem: -

zda kontrolovaná osoba nepřevedla práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu (OP D, OP PK, ROP SZ a ROP JZ),

-

zda kontrolovaná osoba nečerpá na realizaci projektu dotaci z jiného OP ani jiných prostředků EU či národních zdrojů (OP D, OP PK a ROP SV), zda je dodržován harmonogram stanovený v právním aktu (OP PI, ROP SZ a ROP JZ),

-

zda změny zjištěné při kontrole byly řádně oznámeny poskytovateli a jsou doloženy všemi relevantními doklady, které odpovídají skutečnosti (OP PI, OP PK a ROP JZ), - zda hmotný majetek pořízený v rámci projektu je umístěn v místě realizace projektu a je používán v souladu s podmínkami, za kterých byla dotace poskytnuta (OP PI, OP PK, OP D, ROP SZ a ROP JZ), - zda příjemce vede oddělené účetnictví/evidenci (ROP SZ, ROP JZ a ROP SV), - zda účetní doklady obsahují označení, že se jedná o výdaj financovaný z předmětného OP a označení projektu, ke kterému se vztahují (OP PK, OP D, ROP SZ, ROP SV a ROP JZ). ► Žádná z metodik OP financovaných z ESF a některé metodiky OP financovaných z ERDF (OP VaVpI, OP TP, ROP JV, ROP MS a ROP SM) nemají nastavený kontrolní list pro kontrolu ex-post na místě, ačkoli provádění tohoto typu kontroly je metodikami upraveno. -

► Některé posuzované kontrolní listy pro kontrolu ex-post na místě OP, které jsou financované

z ERDF, neobsahují specifické otázky k následujícím základním oblastem: -

zda kontrolovaná osoba nepřevedla práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu (ROP SZ), zda změny zjištěné při kontrole byly řádně oznámeny poskytovateli a jsou doloženy všemi relevantními doklady, které odpovídají skutečnosti (ROP SV a ROP SZ),

zda hmotný majetek pořízený v rámci projektu je umístěn v místě realizace projektu a je používán v souladu s podmínkami, za kterých byla dotace poskytnuta (ROP SZ), - zda u nemovitého majetku pořízeného z projektu prokázal příjemce vlastnictví výpisem z katastru nemovitostí (IOP a ROP SZ), - zda byla dodržena nová pracovní místa dle projektu (OP PI) - zda projekt zakládající veřejnou podporu je v souladu s pravidly veřejné podpory (IOP, OP PI a ROP SV). ► Kontrolní listy ROP (vyjma ROP SZ) neobsahují otázky týkající se kontroly tzv. měkkých projektů. -

► Kontrolní listy pro kontrolu interim níže uvedených OP nejsou nastaveny dostatečně návodně pro

provedení detailní kontroly na místě a kontrolním pracovníkům neposkytují prostor pro detailní záznam kontrolovaných skutečností a případných dalších komentářů k těmto skutečnostem.

Strana 22


-

Kontrolní list zprostředkujícího subjektu OP D obsahuje pouze výčet základních uzavřených otázek (ano/ne) bez bližší specifikace a bez možnosti komentáře k jednotlivým odpovědím.

Kontrolní list OP ŽP neobsahuje prostor pro uvedené poznámek k jednotlivým oblastem. - Kontrolní listy OP PI, ROP SZ (pro kontrolu tzv. tvrdých projektů) a ROP JZ jsou velice stručné a neobsahují bližší specifikaci jednotlivých otázek. ► Kontrolní list OP PK obsahuje pouze několik obecných otázek k dokumentaci, publicitě, indikátorům a finanční stránce (oddělené účetnictví příjmy, způsobilost nákladů a jejich soulad s rozpočtem), zbývající převážná část zahrnutých otázek je pak zaměřena na průběh výběrových řízení. -

► Kontrolní list ROP SZ se zaměřuje na fyzickou kontrolu stavby a neobsahuje některé další

základní oblasti kontroly na místě, např. kontrolu výdajů a jejich evidence v účetnictví, kontrolu dodržení harmonogramu a rozpočtu projektu. ► Kontrolní list ROP JZ, který je používán zároveň pro kontroly interim a ex-post neobsahuje

vhodné dotazy pro kontrolu udržitelnosti projektu, například: -

zda kontrolovaná osoba nepřevedla práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu,

-

zda hmotný majetek pořízený v rámci projektu je umístěn v místě realizace projektu a je používán v souladu s podmínkami, za kterých byla dotace poskytnuta, a nebyl odprodán či zatížen věcnými břemeny nebo jinými právy třetích osob, zda jsou dodržována ustanovení politik ES v oblasti rovnosti mužů a žen a zákazu diskriminace.

-

5.4. Doporučení pro jednotlivé OP Doporučení pro jednotlivé OP vychází z předchozí kapitoly, kde jsou identifikovány příklady dobré a špatné praxe. Příklady dobré praxe mohou být inspirací pro ostatní OP. ► Operačním programům, které nemají vytvořeny kontrolní list pro kontroly na místě ex-ante (OP D,

OP LZZ, OP PI, OP TP, OP VaVpI, ROP JV a ROP MS), interim (OP TP, OP VaVpI, ROP JV a ROP MS) nebo ex-post (OP LZZ, OP TP, OP VaVpI, ROP JV, ROP MS a ROP SM), doporučujeme vytvořit jejich vzory, je-li to z hlediska typu kontrolovaných projektů a zaměření kontrol účelné. Pro tyto účely mohou využít vzorových kontrolních listů uvedených v příloze č. 2 7. ► Operačním programům, u nichž byly identifikovány nedostatky v základních bodech, které by

měly být při kontrolách na místě ověřovány (IOP, OP D, OP PI, OP PK, ROP JZ, ROP SV a ROP SZ), doporučujeme doplnit o tyto body existující vzory kontrolních listů. Příklady vhodných otázek jsou uvedeny ve vzorových kontrolních listech v příloze č. 2 - 7. ► Operačním programům, které nemají vydefinované kontrolní listy pro kontrolu výběrových řízení

(OP VK a ROP MS), doporučujeme vytvořit jejich vzory, případně využít při kontrolách na místě kontrolní listy používané při administrativních kontrolách zadávání veřejných zakázek a v tomto smyslu doplnit své manuály. ► Všem ROP (vyjma ROP JZ) doporučujeme do kontrolních listů doplnit část zabývající se

kontrolou tzv. měkkých projektů.

Strana 23


5.5. Přehled standardních oblastí kontroly v kontrolních listech jednotlivých OP Operační program

IOP

OP D

OP LZZ

OP PI

OP PK

OP TP

OP VaVpI

OP VK

OP ŽP

ROP JV

ROP JZ

ROP MS

ROP SM

ROP SV

ROP SZ

Je definován kontrolní list pro kontrolu ex-ante?

ANO

NE

NE

NE

ANO

NE

NE

ANO

ANO1

NE

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

Je definován kontrolní list pro kontrolu interim?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

NE

NE

ANO

ANO1

NE

ANO2

NE

ANO

ANO

ANO

Je definován kontrolní list pro kontrolu ex-post?

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

NE

NE

NE

ANO

NE

ANO2

NE

NE

ANO

ANO

Je využití kontrolního listu povinné?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

N/A

N/A

NE

ANO

N/A

ANO

N/A

ANO

ANO

ANO

Je kontrolní list povinnou přílohou protokolu?

NE

NE

NE

NE

NE

N/A

N/A

NE

NE

N/A

NE

N/A

NE

NE

NE

Pokrývá kontrolní list všechny základní oblasti?

NE

NE

ANO

NE

NE

N/A

N/A

ANO

ANO

N/A

NE

N/A

ANO

NE

NE

Obsahují kontrolní listy ROP část pro kontrolu tzv. měkkých projektů?

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

NE

N/A

NE

NE

ANO

Poskytují kontrolní listy možnost odpovědi jiné než Ano/ Ne / Irelevantní?

NE

NE

ANO3

NE

NE

N/A

N/A

NE

ANO4

N/A

NE

N/A

NE

NE

NE

Je v kontrolních listech prostor pro uvedení poznámek ke každé otázce?

ANO

NE

ANO

ANO

ANO

N/A

N/A

ANO

NE

N/A

ANO

N/A

ANO

ANO

ANO

Musí být kontrolní list podepsán ze strany kontrolní skupiny?

NE

ANO

ANO

NE

ANO

N/A

N/A

ANO

ANO

N/A

ANO

N/A

ANO

ANO

ANO

Musí být kontrolní list schávlen ze strany vedoucího pracovníka?

NE

NE

NE

NE

NE

N/A

N/A

NE

ANO

N/A

ANO

N/A

ANO

ANO

ANO

Existují další specifické kontrolní listy pro kontrolu na místě?

NE

NE

ANO5

NE

NE

NE

NE

ANO6

NE

NE

NE

NE

ANO7

NE

NE

ANO

ANO8

ANO

ANO

NE9

ANO8

ANO8

NE

NE9

ANO8

ANO

NE

ANO

ANO8

ANO8

Otázka

Existují kontrolní listy pro kontrolu výběrových řízení? 1

Totožný kontrolní list pro kontroly ex-ante a interim

2

Totožný kontrolní list pro kontroly interim a ex-post

3

Možnost odpovědí "Ano, s připomínkou" v případě drobných nedostatků

4

Možnost odpovědí "Částečně"

5

Kontrolní list pro monitorování publicity na konferencích, školeních atd.

6

Kontrolní list pro oblast podpory 1.4 Zlepšení podmínek pro vzdělávání na základních školách

7

Kontrolní listy pro ex-ante kontroly projektů zakládajících veřejnou podporu (VRIP) a Brownfield

8

Jsou definované pouze kontrolní listy pro administrativní kontrolu VŘ

9

Výběrovým řízením je věnována část kontrolního listu pro kontrolu na místě

Strana 24


6. Řešení a sledování výsledků kontrol 6.1. Společné zásady napříč OP Na základě porovnání postupů v případě zjištění nedostatků u jednotlivých OP byly identifikovány základní kategorie nedostatků zjišťovaných v rámci kontroly na místě a způsoby jejich řešení, které se vyskytují u více OP: Kategorie nedostatků ► V rámci všech OP je základní kategorizace nedostatků provedena na základě toho, zda se jedná

o podezření na nesrovnalost či méně závažný nedostatek, který lze odstranit. Definice nesrovnalosti1 je u všech OP jednotná (daná Metodikou finančních toků a kontroly 2007 – 2013, dále jen „MFTK“). ► V souvislosti s tím, zda se jedná či nejedná o nesrovnalost, rozlišují všechny OP mezi

nedostatky, k nimž je kontrolní orgán sám oprávněn uložit nápravné opatření, a nedostatky, u nichž je nápravné opatření oprávněn uložit pouze k tomu určený orgán veřejné správy (např. místně příslušný finanční úřad) – blíže viz bod nesrovnalosti. ► U některých OP (OP LZZ, OP VK, IOP, OP ŽP, OP PK) je dále rozlišováno mezi nedostatky,

které lze odstranit v rámci kontroly na místě, a ostatními nedostatky, které jsou uvedeny do protokolu jako kontrolní zjištění společně s uloženým nápravným opatřením. Dojde-li k odstranění nedostatku na místě, uvede se popis nedostatku včetně nápravy do protokolu z kontroly, případně pouze do kontrolního listu (u OP LZZ), nebo se záznam neprovádí (OP VK). V případě nedostatků neodstranitelných na místě je do protokolu o výsledku kontroly uvedeno kontrolní zjištění společně s uložením nápravného opatření, a je-li to pro daný typ nápravného opatření relevantní, také se lhůtou, do kdy musí k nápravě dojít. U ostatních OP (tj. vyjma OP LZZ, OP VK, IOP, OP ŽP, OP PK) není možnost odstranění nedostatků přímo na místě v metodikách upravena. Všechny zjištěné nedostatky se pak zaznamenávají do protokolu s možností uložit nápravné opatření. Nesrovnalosti ► V rámci všech OP jsou s mírnými odchylkami / specifiky definovány shodné typy nesrovnalostí:

-

Porušení rozpočtové kázně (podle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, resp. zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů pro ROP a OP PK), tj. nezpůsobilý výdaj.

-

Nesrovnalost u veřejných zakázek, spočívající v porušení zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Trestný čin

-

Systémová nesrovnalost (chyba spočívající v selhání systému řízení, která se může vyskytovat na všech úrovních implementace, jednat se může o opakované chyby, vzniklé na základě vážných nedostatků v řídících a kontrolních systémech.) ► V základních principech je napříč všemi OP shodný i způsob řešení nesrovnalostí, vyplývající z MFTK: -

Podezření na nesrovnalost jsou hlášena příslušnému Řídícímu orgánu, který rozhoduje o opodstatněnosti podezření a zajišťuje předání opodstatněných podezření na nesrovnalost příslušným orgánům. Výjimku z tohoto postupu, kdy ŘO opodstatněnost podezření neposuzuje (vždy se jedná o opodstatněné podezření), tvoří u většiny OP: (i) podezření na trestný čin (není upraveno u ROP MS, ROP JV), a (ii) oznámení podezření na nesrovnalost na základě

1

Nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů ES nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR.

Strana 25


ukončených kontrol a auditů od ostatních kontrolních orgánů, útvarů interního auditu, AO, a PAS (upraveno u všech OP). ► Shodně je upraven i postup ve výše uvedených případech podezření na nesrovnalost (v případě,

že jsou ze strany ŘO vyhodnoceny jako opodstatněné): -

V případě podezření na porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech je případ standardně předán místně příslušnému finančnímu úřadu k vyměření odvodu.

V případě porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů (pouze u ROP a OP PK) případ řeší příslušný Úřad regionální rady, resp. Magistrát hlavního města Prahy, který vyměřuje částku k odvodu. - V případě podezření na nesrovnalost u veřejných zakázek v režimu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách je podán podnět k zahájení řízení u Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, který vydá stanovisko. V případě, že ÚOHS vydá stanovisko o tom, že došlo k porušení zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, může uložit pokutu. V případě, že v důsledku porušení zákona č. 137/2006 došlo k porušení rozpočtové kázně dle zákona č. 218/2000 Sb., je předán podnět k šetření místně příslušnému finančnímu úřadu, který vymáhá sankci odvodu. - Trestný čin - případ je předán státnímu zástupci nebo policejnímu orgánu. - Systémové nesrovnalosti – upraveno interními postupy a přijetím opatření k zamezení opakování zjištěné nesrovnalosti, event. finanční opravou nezpůsobilých operací. Sledování splnění nápravných opatření -

Napříč všemi OP je upraven způsob sledování splnění uložených nápravných opatření. ► Jedná-li se o nápravná opatření, která je oprávněn uložit kontrolní orgán, je u většiny OP (s výjimkou ROP SM, ROP JV) upravena povinnost kontrolované osoby podat kontrolnímu orgánu písemnou zprávu o splnění nápravných opatření. Současně je stanovena pravomoc kontrolního orgánu ověřit splnění provedením následné (dodatečné) kontroly na místě. Možnost provést dodatečnou kontrolu k ověření splnění nápravných opatření není popsána u OP PI, OP VaVpI, ROP SZ a ROP JV. U OP PI je splnění nápravného opatření uváděno v tzv. Dodatečné závěrečné zprávě, postupy pro jejíž vypracování však nejsou v metodice blíže upraveny. ► U pěti OP (OP LZZ, OP VK, OP D, OP ŽP, ROP MS) je v metodice upravena možnost uložit v případě nesplnění uložených nápravných opatření pokutu až do výše 1 mil. Kč. U ostatních OP tato možnost zmíněna není a pro případ nesplnění nápravných opatření není stanoveno finální řešení. ► Jedná-li se o nápravná opatření, která je oprávněn uložit pouze k tomu určený orgán veřejné správy, má kontrolní orgán u většiny OP (vyjma OP VK) upraveno sledování vývoje řešení tohoto nápravného opatření. Jedná-li se o nápravné opatření spočívající v odvodu nezpůsobilého výdaje (tj. vymáhá-li finanční úřad dlužnou částku), má Řídící orgán možnost sledovat vymáhání dotčených částek. Výjimku tvoří také ROP a OP PK, kde je však v případě porušení zákona č. 250/2000 Sb. za vymáhání částek zodpovědný přímo Úřad regionální rady / Magistrát, a možnost sledování FÚ není v těchto případech relevantní.

6.2. Specifika jednotlivých OP ► Specifický případ v řešení nedostatků zjištěných při kontrolách na místě představují ROPy, kde se kontrola na místě provádí na výdajích z předložené žádosti o platbu ještě před proplacením požadované částky dotace. Z toho plyne odlišné vyhodnocování zjištěných nedostatků, a zejména toho, kdy je zjištěný nedostatek považován za podezření na nesrovnalost. -

Strana 26

V případě, kdy je v rámci kontroly na místě zjištěn nezpůsobilý výdaj, je provedena korekce výše způsobilých výdajů v žádosti o platbu, a tato skutečnost není považována za nesrovnalost. Metodika pro výkon kontrol fyzické realizace projektů dle čl. 13 nařízení Komise (ES) 1828/2006

-

Za podezření na nesrovnalost je tedy považováno pouze zjištění nezpůsobilého výdaje až po jeho proplacení, tj. dochází k ní v případě, že nezpůsobilý výdaj nebyl zjištěn kontrolou na místě při předložení žádosti o platbu.

Za podezření na nesrovnalost je dále (nezávisle na proplacení žádosti o platbu) považováno porušení zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, a podezření na spáchání trestného činu. - ROPy dále umožňují provést opravu odstranitelných nedostatků v pevně stanovené, poměrně krátké lhůtě (např. ROP SM, ROP SZ 10 dnů od provedení kontroly na místě, ROP JV 30 dnů od doručení výzvy k nápravě). Na rozdíl od OP, které umožňují provést opravu některých nedostatků okamžitě při kontrole na místě, se jedná o splnění opatření k nápravě stanovených v protokolu z kontroly. ► I v rámci OP LZZ je definována možnost poskytovatele odečíst částku dotčenou nesrovnalostí od žádosti o platbu. Poskytovatel tak může tak učinit jednak před zasláním hlášení nesrovnalosti ŘO a částku zadržet tím, že ji na základě podezření na nesrovnalost nevyplatí, dokud neobdrží rozhodnutí ŘO o opodstatněnosti podezření na nesrovnalost, nebo ji může odečíst od následující žádosti o platbu. -

► V rámci OP LZZ ROP MS, ROP SV a ROP SZ je nastaven způsob kategorizace nedostatků zjištěných při kontrole výběrového řízení, vycházející z pravidel stanovených Výborem pro koordinaci fondů (COCOF) a dle míry jejich závažnosti stanoví rozdílnou výši sankce. V případě formálních nedostatků bez finančního dopadu pak umožňuje i uložení nulové sankce. Podobně je výše sankce odstupňována v ROP SM, (výše sankce se stanoví dle Instrukce pro finanční opravy - vnitřní předpis ROP SM), z operačního manuálu však není zřejmé, zda tento předpis vychází z pravidel COCOF.

6.3. Příklady dobré a špatné praxe Na základě porovnání jednotlivých OP jsme identifikovali následující příklady dobré praxe, které mohou přispět ke zvýšení efektivnosti řešení nedostatků zjištěných při kontrolách na místě: ► U OP LZZ, OP VK, IOP, OP ŽP a OP PK je upravena možnost odstranění nedostatků přímo

v průběhu kontroly na místě. ► Operační manuály OP LZZ, ROP MS, ROP SV, ROP SZ kategorizují nedostatky u výběrových

řízení dle pravidel vycházejících z procentních sazeb sankcí definovaných Výborem pro koordinaci fondů (COCOF) pro různé typy pochybení. ► V případech, kdy kontrolní orgán není oprávněný k uložení nápravného opatření, je v protokolu

u zjištění v rámci OP LZZ a OP ŽP uváděno, jakému orgánu veřejné správy je případ předán k rozhodnutí (tato skutečnost je zřejmá z operačních manuálů všech OP, resp. z legislativy, uvedením informace do protokolu je však i příjemce jednoznačně poučen o dalším vývoji případu). Dále byly identifikovány příklady špatné praxe, kdy v metodice není pro danou oblast stanovena žádná nebo nedostatečná úprava: ► Není upravena možnost penalizace příjemce za nesplnění uložených nápravných opatření

(OP PI, OP TP, IOP, VaVpI, OP PK, ROP JZ, ROP SV, ROP SM, ROP JV). ► Není upravena možnost pozastavení plateb poskytovatelem dotace vůči příjemci v případě, kdy

je v rámci kontroly na místě zjištěno podezření na nesrovnalost (OP PI, OP ŽP, OP PK). ► Není explicitně vymezeno, že v případě trestného činu Řídící orgán neposuzuje opodstatněnost

podezření na nesrovnalost (ROP MS, ROP JV).

6.4. Doporučení pro jednotlivé OP Doporučení pro jednotlivé OP vycházejí z předchozí podkapitoly, kde jsou identifikovány příklady dobré a špatné praxe, a mají za cíl zejména přispět k zefektivnění výkonu kontrol a řešení nedostatků. Za nejdůležitější doporučení považujeme následující:

Strana 27


► Úprava možnosti nápravy nezávažných nedostatků v průběhu kontroly na místě (OP PI, OP TP,

OP VaVpI, OP D, všechny ROP). ► Kategorizace typů nedostatků dle závažnosti, u VŘ s využitím pravidel COCOF (všechny OP;

kategorizaci typů nedostatků u VŘ mají zajištěnu OP LZZ, ROP MS, ROP SV, ROP SZ a ROP SM). ► Úprava možnosti odložit či pozastavit platby vůči příjemci v případě podezřením na nesrovnalost

(OP ŽP, OP PK). OP PI dále doporučujeme text vztahující se k možnosti pozastavit proplacení prostředků dotčených nesrovnalostí rozpracovat a pokrýt všechny eventuality (tj. jak neproplacení prostředků dotčených nesrovnalostí v rámci aktuální žádosti o platbu tak možnost úplného zastavení proplácení dotace). ► Zajištění sledování stavu nesrovnalostí předaných FÚ (OP VK). ► Úprava pravidel penalizace kontrolované osoby v případě nesplnění uložených nápravných

opatření (OP PI, OP TP, IOP, VaVpI, OP PK, ROP SV, SM, JZ, SZ, JV).

Strana 28


6.5. Přehled postupů pro řešení a sledování výsledků kontrol jednotlivých OP IOP

OP D

OP LZZ

OP PI

OP PK

OP TP

OP VaVpI

OP VK

OP ŽP

ROP JV

ROP JZ

ROP MS

ROP SM

ROP SV

ROP SZ

Je rozlišeno mezi nedostatky podle jejich závažnosti?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Je upravena možnost odstranit méně závažné nedostatky ihned na místě?

ANO

NE

ANO

NE

ANO

NE

NE

ANO

ANO

NE

NE

NE

NE

NE

NE

Je nastaven způsob sledování splnění nápravných opatření?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Částečně1

ANO

ANO

Částečně1

ANO

ANO

NE

ANO

ANO

NE

NE

NE

NE

ANO

ANO

NE

NE

ANO

NE

NE

NE

Je upraven postup v případě veškerých možných typů nesrovnalostí?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Je nastaven postup pro hlášení nesrovnalostí ve vnitřním okruhu?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Jsou nastavena pravidla pro hlášení nesrovnalostí ve vnějším okruhu?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Jsou uvedeny případy, kdy se podezření na nesrovnalost považuje za automaticky opodstatněné?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Částečně2

ANO

Částečně2

ANO

ANO

ANO

Je nastaven způsob sledování vymáhání dlužných částek finančními úřady?

ANO

ANO

ANO

ANO

N/A3

ANO

ANO

NE

ANO

N/A3

N/A3

N/A3

N/A3

N/A3

N/A3

Je nastavena možnost odložit/pozastavit platby řídícím orgánem vůči příjemci v případě podezření na nesrovnalost?

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

ANO

Operační program Otázka

Je nastaven způsob penalizace nesplnění uložených nápravných opatření?

1

V metodice není upravena povinnost kontrolované osoby informovat kontrolní orgán o splnění.

2

Explicitně jsou uvedena pouze podezření na nesrovnalost na základě ukončených kontrol od ostatních kontrolních orgánů, odboru interního auditu a pověřeného auditního subjektu. Automatická opodstatněnost podezření na trestný čin není uvedena.

3

Za vymáhání dlužných částek jsou zodpovědné Úřady regionálních rad, resp. Magistrát hl. m. Prahy

Strana 29


7. Metodika pro výkon kontrol v rámci Projektu V této kapitole je zpracována Metodika pro výkon kontrol, která bude sloužit jako metodický dokument pro členy realizačního týmu v rámci Projektu. Metodika je postavena na standardních postupech, metodách a pravidlech platných pro výkon kontrol na místě. Součástí je tedy definice obecných zásad pro výkon kontrol a dále jsou definovány standardní postupy při výkonu kontrol, a to ve fázích přípravy na kontrolu, realizace kontroly a jejího ukončení.

7.1. Obecné zásady výkonu kontrol Pro účely Projektu jsou definovány následující obecné zásady: ► Při výkonu kontrol postupují členové kontrolní skupiny (tedy i členové realizačního týmu Ernst

& Young (dále také „EY“)) v souladu s metodickými dokumenty a pravidly dotčeného OP. ► Při výkonu kontrol jsou využívány vzory dokumentace dotčeného OP. ► Kontrolní skupina je minimálně dvoučlenná, přičemž vedoucí kontrolní skupiny je představitelem

dotčeného OP. ► Členové kontrolní skupiny z realizačního týmu EY vystupují při kontrole jako osoby přizvané ve

smyslu § 16 zákona o finanční kontrole. ► Členové kontrolní skupiny z realizačního týmu EY dodržují Etický kodex (viz kapitola 8 tohoto

dokumentu).

7.2. Výkon kontrol na místě Předpokládáme, že při výkonu kontrol budou zajištěny aktivity uvedené níže, přičemž detailní postupy jsou vždy specifikovány v řídící dokumentaci dotčeného OP. Aktivity jsou rozděleny na jednotlivé fáze výkonu kontroly na místě, a to přípravu, realizaci a ukončení kontroly. U každé z aktivit uvádíme také předpokládané odpovědné osoby. V některých případech mohou být dané aktivity předmětem administrativní výpomoci (níže je uvedeno „VKS / EY“).

7.2.1. Příprava na kontrolu na místě ► Oslovení vedoucího kontrolní skupiny (dále také „VKS“) s požadavky na vydefinování role členů

kontrolní skupiny (dále také „KS“) za EY a zaslání podkladové dokumentace ............................ EY ► Zaslání podkladové dokumentace EY, resp. získání této dokumentace

z informačního systému ................................................................................................... VKS, EY ► Prostudování dokumentace projektu ................................................................................ VKS, EY ► Předběžné vyplnění výstupů z kontroly (kontrolního listu, protokolu apod.) ....................... VKS, EY ► Organizace dopravy na místo kontroly ............................................................................. VKS, EY ► Kontaktování kontrolované osoby ................................................................................... VKS / EY ► Vytvoření a odeslání oznámení o kontrole....................................................................... VKS / EY ► Zajištění písemného Pověření ke kontrole pro všechny členy KS ........................................... VKS ► Příprava procesní dokumentace (čestné prohlášení o nestrannosti,

poučení o právech a povinnostech apod.) ....................................................................... VKS / EY ► Zadání kontroly do informačního systému .............................................................................. VKS ► Výběr vzorku výdajů ke kontrole...................................................................................... VKS / EY

Strana 30


7.2.2. Realizace kontroly na místě ► Zahájení kontroly na místě formou úvodní schůzky se zástupci KO ........................................ VKS

-

Předložení Pověření ke kontrole na místě za všechny členy KS Seznámení KO s členy KS, průběhem kontroly a kontrolovanými oblastmi Seznámení KO s právy a povinnostmi jejími a kontrolních pracovníků

Zajištění podpisů členů KS / kontrolované osoby na procesní dokumentaci (čestné prohlášení o nestrannosti, poučení o právech a povinnostech apod.) ► Ověření dokumentace a stavu projektu ............................................................................ VKS, EY -

► Zajištění důkazních materiálů ke zjištěným nedostatkům.................................................. VKS, EY ► Závěrečná schůzka se zástupci KO ................................................................................ VKS / EY

-

Seznámení KO s výsledky kontroly, eventuelně projednání nejasností, shrnutí požadavku na zaslání další dokumentace apod.

-

Podpis protokolu o výsledku kontroly, eventuelně informování KO o předběžném termínu seznámení s protokolem, resp. zaslání protokolu poštou (vč. podpisu případné dohody o zaslání protokolu poštou).

7.2.3. Ukončení kontroly na místě ► Dopracování protokolu o výsledku kontroly, kontrolních listů,

případně dalších podkladů z kontroly či vypracování odborného stanoviska / posudku (nebyl-li protokol podepsán na místě) ............................................ VKS / EY ► Seznámení KO s protokolem

(nebyl-li protokol podepsán na místě)..................................................................................... VKS ► Vypořádání námitek k protokolu (pokud byly podány)...................................................... VKS / EY ► Zaznamenání kontroly do informačního systému.................................................................... VKS ► Předání podkladové dokumentace z kontroly VKS .................................................................... EY ► Archivace dokumentace ke kontrole ...................................................................................... VKS

Strana 31


8. Etický kodex kontrolních pracovníků 8.1. Základní ustanovení Tento kodex upravuje pravidla, jimiž jsou povinni se řídit členové realizačního týmu konající kontroly v rámci zakázky „Odborná asistence při výkonu kontrol vybraných projektů financovaných ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti“. V rámci své činnosti jsou tyto osoby povinny postupovat v souladu s operačními manuály jednotlivých operačních programů (zejména s příručkami/metodickými pokyny pro kontrolu a řešení nesrovnalostí), metodikou pro výkon kontroly fyzické realizace projektu vytvořenou v rámci realizace výše uvedené zakázky, a právními předpisy ČR a EU, zejména: ► Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální

rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999; ► Nařízení Rady (ES) č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES)

č. 1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj; ► Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů

(zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů; ► Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů.

8.2. Zásady chování Osoba konající kontrolu se řídí následujícími zásadami chování: ► Plně zodpovídá za své chování při výkonu kontroly. ► Jedná ve věci veřejného zájmu a nikoli ve svém soukromém zájmu. ► Pracuje v zájmu implementace jednotlivých operačních programů a ve shodě s cíli a posláním

těchto programů. ► Zachovává svou integritu, tj. postupuje čestně a poctivě. ► Postupuje vždy objektivně, nezávisle, nestranně, neúplatně, a v souladu s principem rovného

přístupu. Zdrží se jakéhokoli jednání, kterým by úmyslně a svévolně způsobil ztrátu nebo výhodu jakékoli právnické či fyzické osobě. ► Respektuje principy kvality a efektivnosti práce. ► Udržuje svou odbornost na úrovni potřebné k tomu, aby mohla poskytovat kvalifikované odborné

služby na základě nejnovějších pravidel a poznatků. ► Vyhýbá se jakémukoli jednání, které snižuje důvěryhodnost a profesionalitu výkonu kontrol.

Při výkonu samotné kontroly osoba konající kontrolu: ► Využívá postupů definovaných v metodologii a dodržuje platné právní předpisy. ► S kontrolovanou osobou jedná slušně, s respektem a taktem. S každou kontrolovanou osobou

jedná shodně bez ohledu na pohlaví, věk, náboženství, národnost, majetkové poměry, státní příslušnost, rodinný stav nebo etický či sociální původ. ► Postupuje transparentně a komplexně a vyhýbá se účelovému hodnocení dílčích skutečností

a vytváření závěrů založených na neúplných informacích. ► Závěry vytváří výhradně na základě informací získaných z dokumentů předložených v rámci

kontroly, které vyhodnocuje na základě své odborné praxe. ► Poskytuje kontrolované osobě informace o průběžných zjištěních a respektuje právo všech

zúčastněných stran vyjádřit se ke zjištěním a výsledkům kontroly. Strana 32


8.3. Zásady nakládání s informacemi S informacemi získanými při výkonu kontroly nakládá osoba konající kontrolu důvěrně a zachovává o nich mlčenlivost. Neuveřejňuje je, ani je nesděluje třetím stranám, pokud zákon nestanoví povinnost tyto informace sdělit, a poskytuje jim potřebnou míru ochrany. Využívá je pouze pro účely řádného provedení kontroly a nikoli k soukromým zájmům či zájmům dalších právnických nebo fyzických osob.

8.4. Dary a jiné nabídky Osoba konající kontrolu nepřijímá dary ani jiné nabídky (služby, zvýhodnění), které by mohly ovlivnit průběh a výsledky kontroly, či jinak narušit profesionální a důvěryhodný postup. Pokud je osobě konající kontrolu nabídnuta jakákoli výhoda, je povinna ji odmítnout a informovat o této nabídce vedoucího kontrolní skupiny a klíčového člena sub-týmu pro kontroly. Osoba konající kontrolu se chová tak, aby se svým postupem nedostala do situace, kdy by mohla být na základě poskytnutých výhod vystavena nepřiměřenému vlivu jiných osob či měla povinnost jim poskytnuté výhody oplatit, a ohrozit tak řádný výkon kontroly, resp. její závěry.

8.5. Střet zájmů Osoba konající kontrolu nepřipustí, aby v rámci její kontrolní činnosti došlo ke střetu veřejného zájmu s jejími soukromými zájmy. Soukromými zájmy osoby konající kontrolu se rozumí jakákoli výhoda pro ni, její rodinu a osoby blízké, nebo výhoda pro právnické či fyzické osoby, s nimiž měla nebo má obchodní nebo politické vztahy. Pokud osoba konající kontrolu má existující soukromý zájem na projektu, jehož kontrolu má provádět, nebo usoudí, že by mohlo ke konfliktu zájmů dojít, informuje neprodleně vedoucího kontrolní skupiny a klíčového člena sub-týmu pro kontroly, a nepřipustí výkon kontroly, pokud by její působení v roli člena kontrolní skupiny mohlo být označeno za podjaté.

8.6. Zneužití postavení Osoba konající kontrolu nevyužívá žádným způsobem svého postavení. Nezneužívá informace získané při výkonu kontroly pro svůj soukromý zájem a nenabízí ani neposkytuje žádnou službu nebo výhodu, související s výkonem kontroly, nad rámec svých povinností. Osoba konající kontrolu také nevyužívá získané informace a svoje znalosti k tomu, aby kohokoli uvedla úmyslně v omyl.

8.7. Oznámení nepřípustné činnosti V případě, že osoba konající kontrolu během své činnosti zjistí podvodné či korupční jednání či jakékoli jednání neslučitelnému s právním řádem (včetně jednání plynoucího z nedbalosti), informuje o tomto faktu odpovídající formou vedoucího kontrolní skupiny a klíčového člena sub-týmu pro kontroly, kteří společně zvolí další postup. Stejně tak bude postupovat, pokud bude požádána, aby jednala v rozporu s právním řádem nebo způsobem, který by znamenal zneužití jejího postavení.

Strana 33


9. Seznam zkratek AO ERDF ES ESF EU EY FÚ IOP KO KS MFTK MK MPSV MV MZd NOK OM OP OP D OP LZZ OP PA OP PI OP PK OP TP OP VaVpI OP VK OP ŽP PAS PCO ROP ROP JV ROP JZ ROP MS ROP SČ ROP SM ROP SV ROP SZ ŘO VKS VŘ VSK ZS

Strana 34

Auditní orgán Evropský fond pro regionální rozvoj Evropské společenství Evropský strukturální fond Evropská unie Ernst & Young Finanční úřad Integrovaný operační program kontrolovaná osoba Kontrolní skupina Metodikou finančních toků a kontroly 2007 – 2013 Ministerstvo kultury ČR Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR Ministerstvo vnitra ČR Ministerstvo zdravotnictví ČR Národní orgán pro koordinaci Operační manuál Operační program Operační program Doprava Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost Operační program Praha Adaptabilita Operační program Podnikání a inovace Operační program Praha Konkurenceschopnost Operační program Technická pomoc Operační program Výzkum a vývoj pro inovace Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Operační program Životní prostředí Pověřený auditní subjekt Platební a certifikační orgán Regionální operační program Regionální operační program NUTS II Jihovýchod Regionální operační program NUTS II Jihozápad Regionální operační program NUTS II Moravskoslezsko Regionální operační program NUTS II Střední Čechy Regionální operační program NUTS II Střední Morava Regionální operační program NUTS II Severovýchod Regionální operační program NUTS II Severozápad Řídící orgán Vedoucí kontrolní skupiny Výběrové řízení veřejnosprávní kontrola Zprostředkující subjekt


10. Seznam příloh ► Příloha 1 – Přehled podkladových dokumentů ► Příloha 2 – Vzor kontrolního listu pro kontrolu ex-ante na místě (OP financované z ESF) ► Příloha 3 – Vzor kontrolního listu pro kontrolu interim na místě (OP financované z ESF) ► Příloha 4 – Vzor kontrolního listu pro kontrolu ex-post na místě (OP financované z ESF) ► Příloha 5 – Vzor kontrolního listu pro kontrolu ex-ante na místě (OP financované z ERDF) ► Příloha 6 – Vzor kontrolního listu pro kontrolu interim na místě (OP financované z ERDF) ► Příloha 7 – Vzor kontrolního listu pro kontrolu ex-post na místě (OP financované z ERDF)

Strana 35


Příloha č. 1 – Přehled podkladových dokumentů ► Integrovaný operační program (IOP) - Operační manuál IOP: Kapitoly A až D; vydání: 1, revize: 3 (včetně příloh ke Kapitole C) ►

Řídící orgán - Operační manuál ŘO; vydání: 1, revize: 0 (včetně příloh)

►

Zprostředkující subjekt Centrum pro regionální rozvoj ČR - Metodický pokyn, Programy EU – Integrovaný operační program v Centru pro regionální rozvoj

ČR; verze č. 4 (včetně příloh) ►

Zprostředkující subjekt Ministerstvo kultury ČR - Operační manuál zprostředkujícího subjektu, části A, B, C, D; vydání 1.2 (včetně příloh

k částem A, B, C) ►

Zprostředkující subjekt Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR - Příručka pracovních postupů pro oblast intervence 3.1 a 3.3 IOP; vydání: 1, revize: 2 (včetně

příloh) ►

Zprostředkující subjekt Ministerstvo vnitra ČR - Manuál interních postupů zprostředkujícího subjektu Integrovaného operačního programu;

vydání č. 1.4 (včetně příloh) ►

Zprostředkující subjekt Ministerstvo zdravotnictví ČR - Operační manuál zprostředkujícího subjektu globální grant Ministerstvo zdravotnictví, Kapitoly

A, B, C, D; vydání: 1, revize: 3 (včetně příloh ke kapitolám A, B, C) ► Operační program Doprava (OP D) - Manuál pracovních postupů Odboru fondů EU: Operační program doprava – Programové

období 2007-2013; verze 3.5 (včetně přílohy Kapitoly I); - Manuál pracovních postupů SFDI, Kapitola G; verze č. 1 (včetně příloh).

► Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ) - Operační manuál pro Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost; číslo vydání: 1.7

(včetně příloh P5 a P6, číslo vydání: 1.6). ► Operační program Podnikání a inovace (OP PI) - Páteřní manuál Operačního programu Podnikání a inovace; číslo vydání/číslo aktualizace: 8.2

(včetně příloh 17_27_F, 17_32_F, 17_33_F, 17_34_F, 17_72_F, 17_76_F, 17_31_KL, 17_59_KL, 17_61_KL, 17_25_M, 17_26_M, 17_73_M). ► Operační program Praha Konkurenceschopnost (OP PK) - Operační manuál Operačního programu Praha – Konkurenceschopnost, Kapitola 9; číslo

vydání: 1, číslo revize: 2; - Pracovní postup 6 – Analýza rizik a kontrola ex-ante; verze 1.3; - Pracovní postup 9 – Kontrola projektů; verze 1.4; - Pracovní postup 10 – Nesrovnalosti; verze 1.2.

► Operační program Technická pomoc (OP TP) - Operační manuál OPTP; číslo vydání/aktualizace 6/0 (včetně příloh 2-1 až 2-9, 3-3, 4-1 a 4-2); - Metodický pokyn MP-17; verze č. 5.

Strana 36


► Operační program Věda a výzkum pro inovaci (OP VaVpI) - Operační manuál OP VaVpI, Část 3. Systém implementace – procesní model, Kapitoly A, B, C,

E a F; verze č. 7.0 (včetně příloh F_P_1 a jejích příloh č. 6 - 8 a č. 12 - 16 a B_P_3 a jejích příloh č. 1, 4, 7, 9). ► Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost (OP VK) - Manuál Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost; číslo verze: 7; - Příručka pro kontroly v rámci OP VK; číslo verze: 7; - Příručka pro nesrovnalosti; číslo verze: 7.

► Operační program Životní prostředí (OP ŽP) - Manuál pracovních postupů pro Operační program Životní prostředí; verze 6.0 (včetně příloh).

► Regionální operační program NUTS II Jihovýchod (ROP JV) - Operační manuál - verze 1.23 (včetně příloh).

► Regionální operační program NUTS II Jihozápad (ROP JZ) - Operační manuál Regionálního operačního programu NUTS II Jihozápad na období 2007 –

2013; verze 2.0 ke dni 14. 9. 2007, revize č. 23 (včetně příloh); - Závazné metodické stanovisko č. 11, revize č. 6 ke dni 20. 2. 2012 - Doplňující interní postup

při zjištění podezření na nesrovnalost; - Příručka kontrolora; verze 3.0, revize č. 14 ke dni 27. 2. 2012, revize č. 14 (včetně příloh).

► Regionální operační program NUTS II Moravskoslezsko (ROP MS) - Operační manuál; verze 5.01 (včetně příloh č. 7.46, č. 9.1, včetně jejích příloh 9.1.1 až 9.1.14,

č. 10.1 a 10.2). ► Regionální operační program NUTS II Severovýchod (ROP SV) - Operační manuál – Regionální operační program NUTS II Severovýchod; verze 19.0 (včetně

příloh 6.9 až 6.17 ke Kapitole 6 a příloh 9.1 až 9.51 ke Kapitole 9). ► Regionální operační program NUTS II Severozápad (ROP SZ) - Operační Manuál – Regionální operační program NUTS II Severozápad, Kapitola 6; verze

2.06.21 (včetně příloh) a Kapitola 9, verze 2.09.20 (včetně příloh); - Operační Manuál Regionální operační program NUTS II Severozápad; - Příručka řešení nesrovnalostí, verze 3.2 (včetně příloh).

► Regionální operační program NUTS II Střední Morava (ROP SM) - Operační manuál, Příloha č. 1 - Podrobné postupy Operačního manuálu – OM 1.5, Kapitoly D,

F a H (včetně příloh D23a, b, d; D24; D29 a D29a; D 32 a D32a, b; D33 a D33b, c; D42; D44 a D44a-i; D51; D53; D54, D55a; D60; D65; H0); - Instrukce pro analýzu rizik a výběr vzorku operací ROP Střední Morava; verze 1.1 (včetně

příloh).

Strana 37


Poznámka k přílohám č. 2-7: Vzory kontrolních listů Níže definované vzory kontrolních listů byly vytvořeny kombinací kontrolních listů využívaných jednotlivými OP, a byly sestaveny tak, aby obsahovaly maximum vhodných využitelných otázek, relevantních pro projekty ESF/ERDF. Vzhledem ke specifikům jednotlivých operačních programů nelze považovat všechny části a otázky těchto kontrolních listů za automaticky relevantní pro všechny OP financované z ESF/ERDF. Účelem uvedených kontrolních listů je sloužit jako zdroj pro doplnění stávajících používaných kontrolních listů, resp. pro definování kontrolních listů u OP, které nemají žádné kontrolní listy vytvořené, a tím přispět ke zefektivnění průběhu kontrol na místě. Konkrétní využitelnost uvedených kontrolních listů je samozřejmě vždy ponechána na uvážení Řídících orgánů jednotlivých OP.

Strana 38


Příloha č. 2 VZOR KONTROLNÍHO LISTU PRO KONTROLU EX-ANTE NA MÍSTĚ (ESF) Kontrolovaná osoba (název, sídlo): Číslo a název projektu: Kontrolní subjekt: Složení kontrolní skupiny: Číslo kontroly: Datum zahájení kontroly/předložení posledních dokumentů ke kontrole: Předmět a cíl kontroly: Oblast podpory v rámci OP: Typ projektu: Datum zahájení/ukončení projektu: Celkové schválené způsobilé výdaje na projekt: Z toho ESF: Z toho křížové financování: Ano1 / Ne2 / NR3

1. Ověření skutečného stavu 1.1. Odpovídají údaje o žadateli uvedené v projektové žádosti skutečnosti (např. sídlo a adresa žadatele; ověření, zda skutečně subjekt žadatele existuje)? Poznámky: 1.2. Odpovídají údaje uvedené v projektové žádosti skutečnosti (např. prostory pro realizaci projektu, vybavení, personální kapacity)? Poznámky: 1.3. V případě, že již proběhlo výběrové řízení na realizované aktivity, proběhlo v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, resp. pravidly operačního programu? Poznámky: 1.4. Informovala kontrolovaná osoba o projektech majících vazbu na tento projekt, vysvětlila provázanost projektů a informovala o tom, v jaké fázi realizace se projekty nacházejí a zda se při jejich realizaci nevyskytly problémy, které by mohly negativně ovlivnit kontrolovaný projekt? Poznámky:

1

Ano, v pořádku, případně s drobnými nedostatky, které byly odstraněny během kontroly na místě (uvést připomínku) 2 Ne, není v pořádku – zjištěny nedostatky 3 Není relevantní pro daný projekt

Strana 39


1.5. Informovala kontrolovaná osoba o dalších projektech financovaných ze strukturálních fondů EU a jiných veřejných zdrojů? Poznámky: 1.6. V případě, že kontrolovaná osoba realizuje jiné projekty financované ze strukturálních fondů EU a/nebo jiných zdrojů veřejného financování, jakým způsobem je zajištěno, že nebude docházet ke dvojímu financování jednoho výdaje? Poznámky: 1.7. Disponuje kontrolovaná osoba na základě podkladů a poskytnutých informacích kapacitou, zkušenostmi a projektovým týmem, které jsou uvedeny v žádosti o podporu? Poznámky: 1.8. Další relevantní skutečnosti. Poznámky: Ano / Ne

2. Závěr kontroly 2.1. Bylo kontrolou zjištěno, že všechny prověřované údaje uvedené v žádosti a projektu souhlasí se skutečným stavem? Poznámky: 2.2. Byla identifikována nějaká rizika, která by znamenala nutnost zvýšené kontroly projektu? Poznámky:

3. Nedostatky 3.1. Jaké nedostatky byly zjištěny na základě provedené kontroly?

Termín pro odstranění

Zjištění č. 1 Zjištění č. 2

Datum: …………………………….. Vypracovali/y: ……………………………………………………….. jméno a příjmení vedoucího kontrolní skupiny

……………………………………………………….. jméno a příjmení člena kontrolní skupiny

Strana 40


Příloha č. 3 VZOR KONTROLNÍHO LISTU PRO KONTROLU INTERIM NA MÍSTĚ (ESF) Kontrolovaná osoba (název, sídlo): Číslo a název projektu: Kontrolní subjekt: Složení kontrolní skupiny: Číslo kontroly: Datum zahájení kontroly/předložení posledních dokumentů ke kontrole: Předmět kontroly: Oblast podpory v rámci OP: Typ projektu: Datum zahájení/ukončení projektu: Kontrolované období: Celkové schválené způsobilé výdaje na projekt: Z toho ESF: Z toho křížové financování: Objem kontrolovaných prostředků: Objem nezpůsobilých prostředků zjištěných během kontroly:

PROCEDURÁLNÍ ČÁST Ano4 / Ne5 / NR6

1. Dokumentace projektu 1.1. Je vedena archivace projektové dokumentace v souladu s právním aktem? Poznámky: 1.2. Je prováděn správný způsob a úplnost vedení dokumentace k projektu? Poznámky: 1.3. Je řízení projektu a vztahy s partnery nastaveny v souladu s právním aktem? Poznámky:

4


Strana 41


2. Dodržování podmínek právního aktu

Ano / Ne / NR

2.1. Jsou veškeré aktivity prováděny v době platnosti právního aktu a v souladu s ním a případným rozhodnutím o změně právního aktu? Poznámky: 2.2. Je dodržován časový harmonogram projektu? Poznámky: 2.3. Byly podstatné změny upraveny dodatkem ke smlouvě/rozhodnutím o změně právního aktu? Poznámky: 2.4. Byly nepodstatné změny v projektu oznámeny? Poznámky: 2.5. Jsou splněny všechny požadavky pro publicitu? Poznámky: 2.6. Je projekt realizován v souladu s horizontálními politikami: a) rovné příležitosti b) udržitelný rozvoj Poznámky: 2.7. Jsou dodržována pravidla pro poskytování veřejné podpory? Poznámky: Ano / Ne / NR

3. Výběr dodavatelů 3.1. Byla dodržena pravidla pro výběr dodavatelů podle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách? Poznámky: 3.2. Byla dodržena pravidla pro výběr dodavatelů podle závazných postupů operačního programu? Poznámky: 3.3. Je ve smlouvách s dodavateli zakotven souhlas s kontrolou u třetích osob dle § 2e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole? Poznámky:

OBSAHOVÁ ČÁST Ano / Ne / NR

4. Plnění výstupů projektu 4.1. Má příjemce nastaven systém sledování indikátorů a je stanoven způsob řešení jejich nenaplňování? Poznámky:

Strana 42


4.2. Jsou naplňovány monitorovací indikátory v souladu s nastavením v právním aktu a případných dodatcích k němu?

Ano / Ne / PV7

Indikátor 1: Výstup / Výsledek Cíl:

Poznámka: Plnění ke dni kontroly:

Vykázané plnění v rámci poslední předložené MZ:







Plnění ostatních výstupů: 4.3. Je dokumentace k aktivitám projektu úplná? Poznámky: 4.4. Je dokumentace k vyvíjeným metodikám úplná? Poznámky: 4.5. Je dokumentace k vytvořeným pracovním místům úplná? Poznámky: 4.6. Další relevantní informace Poznámky:

FINANČNÍ ČÁST 5. Čerpání finančních prostředků

Ano / Ne / NR

5.1. Je nastaven systém finanční kontroly projektu? Poznámky: 5.2. Je vedeno oddělené účetnictví? Poznámky:

7

Průběžný výsledek

Strana 43


5.3. Je veden samostatný bankovní účet příjemcem (příp. partnerem s finančním příspěvkem)/samostatná projektová pokladna? Poznámky: 5.4. Je čerpání prováděno v souladu se schváleným rozpočtem? Poznámky: 5.5. Je dodržován schválený podíl spolufinancování (z jiných než veřejných zdrojů)? Poznámky: 5.6. Postupuje příjemce při vykazování DPH v souladu s pravidly operačního programu? Poznámky: 5.7. Jsou originály účetních dokladů z vybraného vzorku označeny číslem projektu? Poznámky: 5.8. Postupuje příjemce při využívání zálohových faktur v souladu s pravidly operačního programu? Poznámky: 5.9. Jsou příjmy projektu evidovány a započítány do rozpočtu projektu? Poznámky: 5.10. Nedochází k dvojímu financování aktivit projektu? Poznámky: 5.11. Nejsou mezi přímé náklady zařazeny nepřímé náklady? Poznámky:

6.

Způsobilost nákladů Kontrola vzorku účetních dokladů z každé kapitoly rozpočtu.

Ano / Ne / NR

6.1. Jsou osobní výdaje související s realizací projektu čerpány v souladu s právním aktem? Poznámky: 6.2. Je cestovné a stravné čerpáno v souladu s právním aktem? Poznámky: 6.3. Jsou výdaje na vybavení, zařízení čerpány v souladu s právním aktem? Poznámky: 6.4. Jsou výdaje na místní kancelář/náklady projektu čerpány v souladu s právním aktem? Poznámky: 6.5. Jsou výdaje na nákup služeb čerpány v souladu s právním aktem? Poznámky:

Strana 44


6.6. Jsou výdaje na drobné stavební úpravy čerpány v souladu s právním aktem? Poznámky: 6.7. Je přímá podpora jednotlivcům čerpána v souladu s právním aktem? Poznámky: 6.8. Jsou náklady vyplývající přímo z právního aktu čerpány v souladu s ním? Poznámky: 6.9. Je křížové financování využíváno v souladu s právním aktem? Poznámky:

PRŮBĚH VYBRANÝCH AKTIVIT (tato část se vyplňuje při kontrole přímo v místě konání semináře, školení apod.) 7.

Ověření realizace projektových aktivit

Ano / Ne / NR

7.1. Jaká projektová aktivita byla v rámci kontroly navštívena? Název, termín a místo konání, komentář k průběhu: 7.2. Byla dodržena pravidla publicity? Poznámky: 7.3. Byla vedena evidence účastníků? Poznámky: 7.4. Poskytli účastníci souhlas s využitím osobních dat pro účely aktivity? Poznámky: 7.5. Byly materiály pro účastníky dostatečné? Poznámky: 7.6. Byla kvalita lektora dostačující? Poznámky: 7.7. Byl dodržen časový harmonogram aktivity? Poznámky:

DALŠÍ KONTROLOVANÉ OBLASTI (členové kontrolní skupiny mohou doplnit další body, které jsou relevantní pro splnění cíle kontroly)

Strana 45


NEDOSTAKY 8. Zjištěné nedostatky 8.1. Byly odstraněny nedostatky zjištěné na základě předchozích kontrol/auditů?

Ano / Ne / Částečně

Zjištění č. 1 identifikované [název kontrolního/auditního subjektu] v rámci [kontroly/auditu číslo xx] dne [datum kontroly/auditu] [text zjištění vč. pokynů k odstranění nedostatků] Zjištění č. 2 identifikované [název kontrolního/auditního subjektu] v rámci [kontroly/auditu číslo xx], dne [datum kontroly/auditu] [text zjištění vč. pokynů k odstranění nedostatků] 8.2. Jaké nedostatky byly zjištěny na základě provedené kontroly?





Strana 46


Příloha č. 4 VZOR KONTROLNÍHO LISTU PRO KONTROLU EX-POST NA MÍSTĚ (ESF) Kontrolovaná osoba (název, sídlo): Číslo a název projektu: Kontrolní subjekt: Složení kontrolní skupiny: Číslo kontroly: Datum zahájení kontroly/předložení poslední dokumentů ke kontrole: Předmět kontroly: Oblast podpory v rámci OP: Kontrolované období: Celkové schválené způsobilé výdaje na projekt: Z toho ESF: Z toho křížové financování: Objem kontrolovaných prostředků: Objem nezpůsobilých prostředků zjištěných během kontroly: Ano8 / Ne9 / NR10

1. Udržitelnost pracovních míst 1.1. Je vedena archivace dokumentace vztahující se k podpořeným pracovním místům? Poznámky: 1.2. Je úplnost dokumentace vztahující se k podpořeným pracovním místům dostačující? Poznámky: 1.3. Došlo v rámci projektu k vytvoření a udržení pracovních míst (na která byly čerpány mzdové příspěvky)? Kdo je nositelem pracovních míst? Poznámky: 1.4. Měl projekt partnery nebo jiné zaměstnavatele, u nichž byla podpořena pracovní místa? Jsou povinnosti vztahující se k udržitelnosti pracovních míst obsaženy ve smlouvách s těmito subjekty? Poznámky:

8

Ano, v pořádku Ne, není v pořádku – zjištěny nedostatky 10 Není relevantní pro daný projekt

9

Strana 47


1.5. Byla splněna hodnota indikátoru „Počet vytvořených pracovních míst“ dle plánované hodnoty? Poznámky: 1.6. Došlo k čistému nárůstu počtu zaměstnanců v organizaci? Poznámky: 1.7. Byly předloženy pracovní smlouvy či jiné pracovně právní dokumenty potvrzující zapojení vybraných pracovníků? Poznámky: 1.8. Byly ověřeny mzdové listy vybraných pracovníků zaměstnaných na nově vytvořených pracovních místech? Poznámky: 1.9. Byly příspěvky na mzdu vypláceny podle stanovených pravidel (např. dle pravidel režimu de minimis, blokové výjimky)? Poznámky:

2. Udržitelnost výstupů projektu

Ano / Ne / NR

2.1. Je zajištěna udržitelnost produktů vytvořených v rámci projektu? Poznámky: 2.2. Jsou hodnoty indikátorů v souladu s údaji uvedenými ve zprávách o udržitelnosti projektu? Poznámky: 2.3. Jsou v době udržitelnosti projektu dodržována ustanovení politik ES v oblasti rovnosti mužů a žen a zákazu diskriminace? Poznámky: 2.4. Jsou dodržována pravidla publicity? Poznámky: Ano / Ne / NR

3. Hmotný majetek 3.1. Je majetek zahrnut do účetnictví příjemce a je řádně evidován? Poznámky: 3.2. Je hmotný majetek pořízený v rámci projektu umístěn v místě realizace a je používán v souladu s právním aktem? Poznámky: 3.3. Nebyl majetek odprodán, převeden, pronajat nebo půjčen třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele dotace? Poznámky: 3.4. Není hmotný majetek zatížen věcnými břemeny nebo jinými právy třetích osob (např. zástavní právo)? Poznámky:

Strana 48


Ano / Ne / NR

4. Křížové financování 4.1. Byly podstatné změny projektu, které byly při kontrole zjištěny, řádně oznámeny poskytovateli dotace? Poznámky: 4.2. Neprošel projekt podstatnou změnou ovlivňující jeho povahu nebo prováděcí podmínky nebo poskytující podniku či veřejnému subjektu nepatřičnou výhodu? Poznámky: 4.3. Neprošel projekt podstatnou změnou způsobenou buď změnou formy vlastnictví položky infrastruktury, nebo zastavením výrobní činnosti? Poznámky:

DALŠÍ KONTROLOVANÉ OBLASTI (členové kontrolní skupiny mohou doplnit další body, které jsou relevantní pro splnění cíle kontroly)

NEDOSTAKY 5. Zjištěné nedostatky 5.1. Byly odstraněny nedostatky zjištěné na základě předchozích kontrol/auditů?







Strana 49


Příloha č. 5 VZOR KONTROLNÍHO LISTU PRO KONTROLU EX-ANTE NA MÍSTĚ (ERDF) Kontrolovaná osoba (název, sídlo): Číslo a název projektu: Kontrolní subjekt: Složení kontrolní skupiny: Číslo kontroly: Datum zahájení kontroly/předložení poslední dokumentů ke kontrole: Předmět a cíl kontroly: Oblast podpory v rámci OP: Typ projektu: Datum zahájení/ukončení projektu: Celkové schválené způsobilé výdaje na projekt: Z toho křížové financování: Objem kontrolovaných prostředků: Objem nezpůsobilých prostředků zjištěných během kontroly: Ano11 / Ne12 / NR13

1. Ověření skutečného stavu 1.1. Jsou místo realizace, povaha projektu, umístění a další podmínky souladu s údaji uvedenými v žádosti o podporu? Poznámky: 1.2. Odpovídají výchozí hodnoty indikátorů hodnotám uvedeným v žádosti o podporu? Poznámky: 1.3. Jsou nastavené cílové hodnoty indikátorů dosažitelné? Poznámky: 1.4. Jsou čestná prohlášení uvedená v žádosti o podporu v souladu se skutečností? Poznámky: 1.5. Disponuje kontrolovaná osoba na základě podkladů a poskytnutých informací kapacitou, zkušenostmi a projektovým týmem, které jsou uvedeny v žádosti o podporu? 11


Strana 50


Poznámky: 1.6. Další relevantní skutečnosti. Poznámky: Ano / Ne

2. Informace o projektu 2.1. Nepřesahuje příjemce limit podpory dle pravidla de minimis (dle informací zjištěných na místě)? Poznámky: 2.2. Je/jsou doklad/y o partnerství v soulady s legislativou a požadavky operačního programu? Poznámky: 2.3. Byly předloženy doklady k bankovnímu účtu (nebo podúčtu se samostatnými výpisy), který bude určen pro provádění bezhotovostních operací (v souladu s platnými pravidly operačního programu)? Poznámky: 2.4. Byly doloženy doklady k vedení odděleného účetnictví/evidence? (Pokud již byly realizovány výdaje/příjmy projektu.) Poznámky: 2.5. Jsou vyřešeny vlastnické vztahy k majetku v souladu s údaji uvedenými v žádosti a stav majetku odpovídá předložené projektové dokumentaci? Poznámky: 2.6. Je zajištěna publicita projektu v souladu s požadavky operačního programu? (Jsou-li již realizovány aktivity projektu.) Poznámky: 2.7. Je kontrolovaná osoba obeznámena a připravena na zajištění archivace dokumentace projektu po dobu 10 let od ukončení projektu? Poznámky:

Ano / Ne / NR

3. Výběr dodavatelů 3.1. Byla dodržena pravidla pro výběr dodavatelů podle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách? Poznámky: 3.2. Byla dodržena pravidla pro výběr dodavatelů podle závazných postupů operačního programu? Poznámky: 3.3. Je ve smlouvách s dodavateli zakotven souhlas s kontrolou u třetích osob dle § 2e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole? Poznámky:

Strana 51


4. Realizované aktivity

Ano / Ne

4.1. Odpovídá stav fyzické realizace projektu popisu v žádosti o poskytnutí dotace (s přihlédnutím na dobu, která uplynula od podání žádosti po termín kontroly)? Poznámky: 4.2. Je vedení stavebního deníku a zápisů z kontrolních dnů v souladu s požadavky legislativy a operačního programu? Poznámky: 4.3. Splňují aktivity, které již byly realizovány a budou vykázány k proplacení, požadavky legislativy a operačního programu? Poznámky: 4.4. Splňují aktivity, které již byly realizovány a budou vykázány k proplacení, požadavky výzvy, v rámci které byl projekt předložen k financování? Poznámky: 4.5. Splňují aktivity, které již byly realizovány a budou vykázány k proplacení, požadavky předmět a cíl projektu? Poznámky: 4.6. Nebyly výdaje, které jsou součástí projektu a kontrolovaná osoba na ně plánuje žádat spolufinancování, realizovány před datem způsobilosti výdajů projektu? Poznámky: Ano / Ne

5. Vazby na jiné projekty 5.1. Informovala kontrolovaná osoba o projektech majících vazbu na tento projekt, vysvětlila provázanost projektů a informovala o tom, v jaké fázi realizace se projekty nacházejí a zda se při jejich realizaci nevyskytly problémy, které by mohly negativně ovlivnit kontrolovaný projekt? Poznámky: 5.2. Informovala kontrolovaná osoba o dalších projektech financovaných ze strukturálních fondů EU a jiných veřejných zdrojů? Poznámky: 5.3. V případě, že kontrolovaná osoba realizuje jiné projekty financované ze strukturálních fondů EU a/nebo jiných zdrojů veřejného financování, jakým způsobem je zajištěno, že nebude docházet ke dvojímu financování jednoho výdaje? Poznámky:

Ano / Ne

6. Závěr kontroly 6.1. Bylo kontrolou zjištěno, že všechny prověřované údaje uvedené v žádosti a projektu souhlasí se skutečným stavem? Poznámky:

Strana 52


6.2. Byla identifikována nějaká rizika, která by znamenala nutnost zvýšené kontroly projektu? Poznámky:

7. Zjištěné nedostatky 7.1. Jaké nedostatky byly zjištěny na základě provedené kontroly?





Strana 53


Příloha č. 6 VZOR KONTROLNÍHO LISTU PRO KONTROLU INTERIM NA MÍSTĚ (ERDF) Kontrolovaná osoba (název, sídlo): Číslo a název projektu: Kontrolní subjekt: Složení kontrolní skupiny: Číslo kontroly: Datum zahájení kontroly/předložení poslední dokumentů ke kontrole: Předmět kontroly: Oblast podpory v rámci OP: Typ projektu: Datum zahájení/ukončení projektu: Kontrolované období: Celkové schválené způsobilé výdaje na projekt: Z toho křížové financování: Objem kontrolovaných prostředků: Objem nezpůsobilých prostředků zjištěných během kontroly:

PROCEDURÁLNÍ ČÁST Ano14 / Ne15 / 16 NR

1. Dokumentace projektu 1.1. Je vedena archivace projektové dokumentace v souladu s právním aktem? Poznámky: 1.2. Je prováděn správný způsob a úplnost vedení dokumentace k projektu? Poznámky: 1.3. Jsou vztahy s partnery řízeny v souladu s právním aktem, legislativou a metodikami? Poznámky:

14


Strana 54


1.4. Nepřevedla kontrolovaná osoba práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu a to ani z části? Poznámky:

2. Dodržování podmínek právního aktu

Ano / Ne / NR

2.1. Jsou veškeré aktivity prováděny v době platnosti právního aktu a v souladu s ním a případným rozhodnutím o změně právního aktu? Poznámky: 2.2. Je dodržován časový harmonogram projektu? Poznámky: 2.3. Byly změny projektu (podstatné, nepodstatné) zjištěné při kontrole řádně oznámeny poskytovateli dotace v souladu s metodikou? Poznámky: 2.4. Byly provedené změny řádně doloženy všemi relevantními doklady, které odpovídají skutečnosti? Poznámky: 2.5. Jsou splněny všechny požadavky pro publicitu? Poznámky: 2.6. Je projekt realizován v souladu s horizontálními politikami: c) rovné příležitosti d) udržitelný rozvoj Poznámky: 2.7. Jsou dodržována opatření na ochranu životního prostředí? Poznámky: 2.8. Jsou dodržovány podmínky BOZP? Poznámky: 2.9. Jsou dodržována pravidla pro poskytování veřejné podpory? Poznámky: 2.10. Jsou vytvořeny podmínky pro zajištění udržitelnosti projektu, tzn. nehrozí nesplnění podmínky povinné udržitelnosti projektu? Poznámky: 2.11. Nečerpá kontrolovaná osoba na realizaci projektu dotaci z jiných operačních programů nebo jiných prostředků z rozpočtu EU či národních zdrojů? Poznámky: Ano / Ne / NR

3. Výběr dodavatelů 3.1. Byla dodržena pravidla pro výběr dodavatelů podle zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách? Poznámky:

Strana 55


3.2. Byla dodržena pravidla pro výběr dodavatelů podle závazných postupů operačního programu? Poznámky: 3.3. Je ve smlouvách s dodavateli zakotven souhlas s kontrolou u třetích osob dle § 2e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole? Poznámky:

OBSAHOVÁ ČÁST Ano / Ne / NR

4. Plnění výstupů projektu 4.1. Má příjemce nastaven systém sledování indikátorů a je stanoven způsob řešení jejich nenaplňování? Poznámky: 4.2. Jsou naplňovány monitorovací indikátory v souladu s nastavením v právním aktu a případných dodatcích k němu?

Ano / Ne / PV17

Indikátor 1: Výstup / Výsledek / Dopad Cíl:









Plnění ostatních výstupů: 4.3. Existuje průkazná a úplná dokumentace k jednotlivým aktivitám realizovaným v rámci projektu? Poznámky: 4.4. Byly předloženy zápisy z kontrolních dnů/stavební deník? Poznámky:

17

Průběžný výsledek

Strana 56


4.5. Bylo předloženo pravomocné kolaudační rozhodnutí/souhlas s užíváním/rozhodnutí o povolení zkušebního provozu, které odpovídá projektu a právnímu aktu? Poznámky: 4.6. Další relevantní informace Poznámky: Ano / Ne / NR

5. Hmotný majetek 5.1. Je majetek zahrnut do účetnictví příjemce a je řádně evidován? Poznámky: 5.2. Je majetek pořízený v rámci projektu umístěn v místě realizace a je používán v souladu s právním aktem? Poznámky: 5.3. Nebyl majetek odprodán, převeden, pronajat nebo půjčen třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele dotace? Poznámky: 5.4. Nebyl majetek zatížen věcnými břemeny nebo jinými právy třetích osob? Poznámky:

FINANČNÍ ČÁST 6. Čerpání finančních prostředků

Ano / Ne / NR

6.1. Je nastaven systém finanční kontroly projektu v souladu s pravidly operačního programu? Poznámky: 6.2. Je vedeno oddělené účetnictví/evidence? Poznámky: 6.3. Je veden samostatný bankovní účet příjemcem (příp. partnerem s finančním příspěvkem)/samostatná projektová pokladna? Poznámky: 6.4. Je čerpání prováděno v souladu se schváleným rozpočtem? Poznámky: 6.5. Postupuje příjemce při vykazování DPH v souladu s pravidly operačního programu? Poznámky: 6.6. Postupuje příjemce při využívání zálohových faktur v souladu s pravidly operačního programu? Poznámky: 6.7. Jsou příjmy projektu evidovány a započítány do rozpočtu projektu? Poznámky:

Strana 57


6.8. Nedochází k dvojímu financování aktivit projektu? Poznámky: 6.9. Nejsou mezi přímé náklady zařazeny nepřímé (režijní) náklady? Poznámky: 6.10. Je-li při výpočtu nepřímých nákladů/režijních nákladů využívána poměrová metoda, je tato metoda přiměřená a základní vstupy pro metodu odpovídají zjištěné skutečnosti (např. poměr celkové výměry pozemku a výměry určené na projekt atd.)? Poznámky: 6.11. Byl majetek kontrolované osoby zhodnocen o přijatou částku podpory? Poznámky:

7. Způsobilost nákladů Kontrola vzorku účetních dokladů

Ano / Ne / NR

7.1. Splňují kontrolované doklady náležitosti zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů? Poznámky: 7.2. Obsahují doklady podpisy osob odpovědných za formální a věcnou kontrolu a účtovací předpis včetně data a podpisu osoby? Poznámky: 7.3. Jsou originály účetních dokladů z vybraného vzorku označeny číslem projektu a splňují náležitosti publicity? Poznámky: 7.4. Jsou kontrolované fakturované, evidované nebo účtované položky v souladu s objednávkami, smlouvami, dodacími listy apod.? Poznámky: 7.5. Byly kontrolované výdaje skutečně proplaceny? Poznámky: 7.6. Byly kontrolované výdaje zaznamenány v účetnictví kontrolované osoby? Poznámky: 7.7. Jsou kontrolované výdaje projektu oprávněné a skutečně se vztahují k projektu? Poznámky: 7.8. Vznikly všechny kontrolované způsobilé výdaje v rámci lhůty způsobilosti výdajů? Poznámky: 7.9. Souhlasí předmět fakturace na položkový rozpočet projektu/výkaz výměr? Poznámky:

Strana 58


7.10. Je rozpad financování vč. výše dotace v souladu s právním aktem a případnými dodatky k němu? Poznámky: 7.11. Je křížové financování využíváno v souladu s právním aktem? Existuje průkazná a úplná dokumentace k vytvořeným pracovním místům? - Způsob náboru pracovníků - Pracovní smlouvy - Dokumentace vytvořených pracovních míst - Potvrzení udržitelnosti místa na stanovenou dobu - Příspěvek na mzdu je vypočítán dle stanovených pravidel - Čistý nárůst počtu zaměstnanců je vykazován správně Poznámky:

MĚKKÉ PROJEKTY 8. Ověření realizace školení a seminářů

Ano / Ne / NR

8.1. Navštívená aktivita projektu Název, termín a místo konání, komentář k průběhu: 8.2. Byla dodržena pravidla publicity? Poznámky: 8.3. Byla vedena evidence účastníků? Poznámky: 8.4. Poskytli účastníci souhlas s využitím osobních dat pro účely aktivity? Poznámky: 8.5. Byly materiály pro účastníky dostatečné? Poznámky: 8.6. Byla kvalita lektora dostačující? Poznámky: 8.7. Byl dodržen časový harmonogram aktivity? Poznámky:

9. Ověření realizace projektů v oblasti cestovního ruchu

Ano / Ne / NR

9.1. Odpovídá sídlo kontrolované osoby skutečnosti? Poznámky: 9.2. Vede příjemce evidenci o projektu? Poznámky: 9.3. Jsou propagační materiály distribuovány v počtech a na místa dle projektu? Poznámky:

Strana 59


9.4. Jsou dodržena pravidla pro publicitu na propagačních materiálech? Poznámky: 9.5. Probíhá prodej balíčků služeb prostřednictvím distribučních míst uvedených v projektu? Poznámky: 9.6. Existuje deklarovaný systém značení? Poznámky: 9.7. Odpovídají propagační materiály nabízené na veletrhu projektu? Poznámky:

DALŠÍ KONTROLOVANÉ OBLASTI (členové kontrolní skupiny mohou doplnit další body, které jsou relevantní pro daný operační program, např. dodržení maximální výše subdodávek) NEDOSTAKY 10. Zjištěné nedostatky 10.1. Byly odstraněny nedostatky zjištěné na základě předchozích kontrol/auditů?




Zjištění č. 1 Zjištění č. 2 Datum: …………………………….. Vypracovali/y: ……………………………………………………….. jméno a příjmení vedoucího kontrolní skupiny


Strana 60


Příloha č. 7 VZOR KONTROLNÍHO LISTU PRO KONTROLU EX-POST NA MÍSTĚ (ERDF) Kontrolovaná osoba (název, sídlo): Číslo a název projektu: Kontrolní subjekt: Složení kontrolní skupiny: Číslo kontroly: Datum zahájení kontroly/předložení poslední dokumentů ke kontrole: Předmět kontroly: Oblast podpory v rámci OP: Kontrolované období: Celkové schválené způsobilé výdaje na projekt: Z toho křížové financování: Objem kontrolovaných prostředků: Objem nezpůsobilých prostředků zjištěných během kontroly:

1. Realizace projektu v době udržitelnosti

Ano / Ne / NR

1.1. Probíhá udržitelnost projektu v souladu s právním aktem? Poznámky: 1.2. Jsou doklady vztahující se k projektu archivovány v souladu s právním aktem, pravidly operačního programu a legislativou? Poznámky: 1.3. Jsou hodnoty indikátorů v souladu s údaji uvedenými ve zprávách o udržitelnosti projektu? Poznámky: 1.4. Nepřevedla kontrolovaná osoba práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu? Poznámky: 1.5. Jsou v době udržitelnosti projektu dodržována ustanovení politik EU v oblasti rovnosti mužů a žen a zákazu diskriminace? Poznámky: 1.6. Jsou dodržována pravidla publicity? Poznámky:

Strana 61


1.7. Byla dodržena pravidla pro poskytování veřejné podpory? Poznámky: 1.8. Byla vytvořena a udržena nová pracovní místa v souladu s právním aktem? Poznámky: 1.9. Nečerpala kontrolovaná osoba na realizaci projektu dotaci z jiného operačního programu nebo jiných prostředků z rozpočtu EU či národních zdrojů? Poznámky: 1.10. Byly změny projektu (podstatné, nepodstatné), které byly při kontrole zjištěny, řádně oznámeny poskytovateli dotace? Poznámky: 1.11. Byly provedené změny řádně doloženy všemi relevantními doklady, které odpovídají skutečnosti? Poznámky: 1.12. Odpovídá fyzický stav projektu deklarovanému stavu v poslední monitorovací zprávě o udržitelnosti (s přihlédnutím k nahlášeným změnám, které byly schváleny nebo vzaty na vědomí poskytovatelem dotace)? Poznámky: Ano / Ne / NR

2. Majetek 2.1. Je majetek zahrnut do účetnictví příjemce a je řádně evidován? Poznámky: 2.2. Je hmotný majetek pořízený v rámci projektu umístěn v místě realizace a je používán v souladu s právním aktem? Poznámky: 2.3. Nebyl majetek odprodán, převeden, pronajat nebo půjčen třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele dotace? Poznámky: 2.4. Není hmotný majetek zatížen věcnými břemeny nebo jinými právy třetích osob (např. zástavní právo)? Poznámky: 2.5. Prokázala kontrolovaná osoba vlastnictví nemovitého majetku pořízeného z projektu výpisem z katastru nemovitostí? Poznámky: 2.6. Doložila kontrolovaná osoba kolaudační souhlas (vyžaduje-li to charakter projektu a nebyl-li předložen při závěrečné žádosti o platbu)? Poznámky:

Strana 62


Ano / Ne / NR

3. Finanční část 3.1. Je vedeno oddělené účetnictví/evidence v souladu s pravidly operačního programu? Poznámky: 3.2. Splňují doklady náležitosti zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů? Poznámky: 3.3. Jsou příjmy projektu evidovány přiznávány, evidovány a vykazovány? Poznámky: 3.4. Existuje průkazná a úplná dokumentace související s projektem? Poznámky:

DALŠÍ KONTROLOVANÉ OBLASTI (členové kontrolní skupiny mohou doplnit další body, které jsou relevantní pro daný operační program, např. zda nedošlo k ukončení podnikatelské činnosti kontrolované osoby či ke změně v názvu, právní formy kontrolované osoby) NEDOSTAKY 4. Zjištěné nedostatky 4.1. Byly odstraněny nedostatky zjištěné na základě předchozích kontrol/auditů?




Zjištění č. 1 Zjištění č. 2 Datum: …………………………….. Vypracovali/y: ……………………………………………………….. jméno a příjmení vedoucího kontrolní skupiny


Strana 63


Ernst & Young Audit | Daně | Transakce | Poradenství www.ey.com © 2012 EYGM Limited. Všechna práva vyhrazena.

2006. Finální verze

Recommend Documents