2004 Sb

Program Iniciativy Společ enství EQUAL

Metodický pokyn pro ukonč ení projektůvčetněvyúč tování dotace dle Vyhláš ky Ministerstva financí č . 551/2004 Sb. duben 2008

Metodický pokyn byl vytvoř en národní podpůrnou strukturou ve spolupráci s ř ídícím orgánem CIP EQUAL. Program Iniciativy Společ enství EQUAL je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpoč tem České republiky. Informace o CIP EQUAL jsou k dispozici na http://www.equalcr.cz.

1

Obsah 1 2 3 4 5 6

HARMONOGRAM UZAVÍRÁNÍ PROJEKTU ....................................................... 3 ZÁVĚREČNÁ TECHNICKÁ MONITOROVACÍ ZPRÁVA..................................... 4 ZÁVĚREČNÁ FINANČNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVA ........................................ 9 ZÁVĚREČNÁ ŽÁDOST O PLATBU .................................................................. 15 VYÚČTOVÁNÍ DOTACE ................................................................................... 15 PŘÍLOHA Č. 1 ................................................................................................... 18

AKCE 3 Projekty z dodatečné výzvy č. 4 a 5 (projekty s číselnou ř adou 04XX a 05XX), které jsou zapojeny pouze do Akce 3 mají pro zpracování závěrečných zpráv některá odlišná pravidla od projektůAkce 2 a 3. Tyto odlišnosti jsou v metodickém pokynu graficky odlišeny prostř ednictvím rámečků.

2

1

HARMONOGRAM UZAVÍRÁNÍ PROJEKTU

Pro ukončení projektu je nutné, aby každé RP př edložilo:  závěrečnou technickou monitorovací zprávu (ZTMZ),  závěrečnou finanční monitorovací zprávu (ZFMZ),  žádost o platbu v př ípadě, že schválené výdaje za celé období realizace projektu v ZFMZ budou schváleny na částku vyšší nežsoučet všech dosud obdržených plateb (zálohové a průběžné).  vyúčtování dotace dle vyhlášky Ministerstva financí č. 551/2004 Sb. Postup př edkládání ZTMZ/ZFMZ je podobný jako u zpráv průběžných. ZTMZ/FZMZ musí být na NPS př edložena do 1 měsíce po ukončení projektu (tj. do 1 měsíce od data ukončení uvedeného v Rozhodnutí resp. v Rozhodnutí o změněrozhodnutí). V tabulce č. 1 níž e naleznete doporučený harmonogram pro uzavř ení projektu v rámci Vašeho rozvojového partnerství. Uvedené lhůty př edstavují nejzazší doporučený termín realizace dané aktivity. Z tohoto důvodu je vhodné nastavit si harmonogram př ípravy ZTMZ/ZFMZ s dř ívějšími termíny. Tabulka č. 1: Harmonogram aktivit RP př i uzavírání projektu s doporučenými nejzazšími termíny aktivita 1. Zahájení zpracování ZFMZ, oslovení členůRP, za účelem kompletace dokladůke způsobilým výdajům za př edchozí monitorovací období, které nebyly uznány v př edchozích FZ z důvodu nedostatečného doložení

termín do 1 měsíce př ed koncem projektu dle Rozhodnutí

2. Zahájení zpracování ZTMZ, př íprava bodůzprávy, které se týkají období celého projektu

do 15 dnůpř ed ukončením projektu

3. Kompletace dokladůdo ZFMZ za př edchozí období

do 15 dnůpř ed ukončením projektu

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Konec projektu dle Rozhodnutí Kompletace dokladůdo ZFMZ za poslední období projektu Finalizace ZTMZ Kontrola a př ípadná doplnění závěrečných dokumentů Odeslání ZTMZ a ZFMZ Př edložení ZTMZ a ZFMZ Př edložení vyúčtování dotace dle vyhlášky č.551/2004 Sb.

konec projektu do 21 dnůpo ukončení projektu do 21 dnůpo ukončení projektu do 28 dnůpo ukončení projektu do 28 dnůpo ukončení projektu do 1 měsíce po ukončení projektu do 15 dnůpo schválení ZFMZ, nejpozději do 31. 1. 2009

Termínové provázání průběžných a závěrečných monitorovacích zpráv Je velmi důležité, abyste př ed podáním ZFMZ měli schválenou poslední průběžnou finanční monitorovací zprávu, a to zejména z důvodu, že v rámci ZFMZ budete mít poslední možnost nárokovat př ípadně dř íve krácené (z důvodu nedostatečného doložení apod.) uznatelné výdaje. Pro př edejití potencionálního rizika neobdržení schválené poslední průběžné finanč ní monitorovací zprávy Vám doporučujeme provést úpravu délky Vašich monitorovacích období tak, aby ZFMZ pokrývala co nejdelší monitorovací období (v ideálním př ípaděmaximálněmožnou délku, tj. tř i měsíce). 3

Př íklad stanovení monitorovacích období: Vášprojekt končí 31. 8. 2008 V současné doběpř edkládáte průběžné technické monitorovací zprávy (PTMZ) resp. průběžné finanční monitorovací zprávy (PFMZ) za období tř í měsíců, kdy poslední zprávy byly př edloženy za období 8–10 / 2007. PTMZ/PFMZ bude př edložena za období 11/07 – 1/08 PTMZ/PFMZ bude př edložena za období 02 – 04/08 PTMZ/PFMZ bude př edložena za období 05/08 ZTMZ/ZFMZ bude př edložena za období 06 – 08/08 2

ZÁVĚREČNÁ TECHNICKÁ MONITOROVACÍ ZPRÁVA

ZTMZ se př edkládá ve tř ech tištěných vyhotoveních na NPS. Zároveňse zasílá v elektronické podoběna adresu [email protected]. Závazný formát ZTMZ pro Akce 2 a 3 (resp. pro Akci 3) obsahující pokyny pro vyplnění jednotlivých částí je ke stažení na www.equalcr.cz.

AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 používají odlišné formulář e závěrečných monitorovacích zpráv. Formulář e jsou uvedeny na www.equalcr.cz v části „Ukončení projektů“. V rámci ZTMZ př íjemce jednak uvede informace o realizaci projektu za poslední monitorovací období, a jednak popíše a zhodnotí realizaci celého projektu. Informace o výstupech projektu a splnění projektových cílů mají stěžejní význam pro vyhodnocení úspěšnosti projektu a v neposlední ř aděpro možnost využití a př enos výstupůpo skončení projektu, resp. CIP EQUAL. Závěrečná technická monitorovací zpráva musí obsahovat tyto informace:  základní identifikační údaje v př edepsaném rozsahu a struktuř e – kap. 1.  za poslední monitorovací období:  Shrnutí průběhu realizace projektu bodovědle aktivit DPA / projektové žádosti (plnění cílůprojektu, soulad s plánem) – kap. 2; AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 uvádí shrnutí realizace dle plánu aktivit uvedeném v projektové ž ádosti.  Stručný př ehled provedených výběrových ř ízení – kap. 12.  souhrnněza celé období projektu:  Shrnutí průběhu realizace projektu a popis výstupůprojektu – splnění cílů projektu dle DPA a TCA / projektové žádosti, v př ípadě jejich nesplnění odůvodnění; popis produktů a výsledků jejich šíř ení a

4







  







prosazení; výsledky validace produktů; shrnutí postupu k dosažení cílůa hodnocení postupu; popis a odůvodnění změn a modifikací původních cílů, výstupů, partnerůa aktivit projektu., – kap. 3; Plnění cílů podle navržených indikátorů stanovených na úrovni projektu. U těch indikátorů, u kterých se liší plánované a dosažené hodnoty, př ípadněindikátory, u kterých byla změněna plánovaná hodnota v souvislosti s rozšíř ením projektu na základěžádosti v rámci dodatečné výzvy, bude př ipojen komentářs vysvětlením – kap. 4.; Plnění indikátorůstanovených na úrovni programu. U těch indikátorů, u kterých se liší plánované a dosaž ené hodnoty, př ípadněindikátory, u kterých byla změněna plánovaná hodnota v souvislosti s rozšíř ením projektu na základě žádosti v rámci dodatečné výzvy, bude př ipojen komentářs vysvětlením – kap. 5; Stručný popis plnění jednotlivých principůpokrývající celý projekt, a to dohromady za př íjemce a partnery. Pouze plnění principu gender mainstreaming bude popsáno zvlášťza př íjemce a každého partnera. – kap. 6; Stručný popis naplňování horizontálních témat – kap. 7; Stručný popis vlivu na životní prostř edí – kap. 8; Př ehled auditůa kontrol projektu (datum, kdo, nálezy); Př ehled bude obsahovat jak audity a kontroly zajištěné samotným RP (interní audity), tak subjekty mimo RP (např . audity Evropské komise, kontrola na místě ŘO, audit MPSV, kontrola FÚ apod.) – kap. 9; Př ehled provedených hodnocení (evaluací) projektu ze strany externích realizátorů najatých ze strany ŘO, EK či jiných externích subjektů, včetně uvedení subjektů provádějících dané hodnocení a nejdůležitějších závěrůvyplývajících z těchto evaluací (pokud se závěry evaluace př ímo týkají daného RP a jsou-li v dobězpracování ZTMZ k dispozici) – kap. 10; Př ehled provedených sebehodnocení v rámci RP a hlavní závěry a doporučení z jednotlivých sebehodnocení. Zpráva ze sebehodnocení bude př ilož ena v př ípadě, že sebehodnocení bylo provedeno a zpráva nebyla př iložena k PTMZ v minulém monitorovacím období. V př ípadě, ž e je provedeno závěrečné / souhrnné sebehodnocení, bude tvoř it př ílohu závěrečné technické monitorovací zprávy – kap. 11; Stručný př ehled provedené publicity – v této části bude uveden popis realizace aktivit publicity projektu. V tabulce bude př ehledně uvedeno období realizace dané aktivity, popis aktivity / nástroje publicity a cílové skupiny daných komunikačních aktivit za celý projekt – kap. 13.

 Př ílohy Shrnutí průběhu realizace projektu a popis výstupů/výsledkůprojektu Stěžejní části ZTMZ jsou kapitoly 3, 4, 5 a 6, obsahující informace o dosažených výsledcích a výstupech a splnění aktivit realizovaných v rámci celého projektu, a to v členění na národní (v rámci DPA) a mezinárodní aktivity (v rámci TCA) a na Akci 2 a Akci 3 (resp. v projektové žádosti).

5

AKCE 3 Projekty Akce 3 nemají vytvoř enou DPA ani TCA. Uvedou proto pouze průběh realizace aktivit Akce 3 dle plánu aktivit, který je součástí projektové žádosti. V ZTMZ budou tedy informace soustř eděny vedle popisu realizace projektu za poslední monitorovací období na popis vyvinutých produktů(výstup Akce 2) a na informace o výstupech a výsledcích šíř ení (diseminace) a prosazení (mainstreaming) produktůdo politiky a praxe (výstup Akce 3). V první části kapitoly 3 př íjemce uvede shrnutí postupu k dosaž ení cílůa stručné hodnocení zvoleného způsobu dosažení cílů. Zde není tř eba detailně popisovat jednotlivé aktivity projekty, jde spíše o stručný popis zvolené strategie a její zhodnocení a uvedení př ípadných změn strategie na základě doporučení ze sebehodnocení, resp. jiných evaluací, auditůapod. Dále zde bude uveden popis a odůvodnění hlavních změn a modifikací původních cílů, cílových skupin, výstupůa aktivit projektu, př ípadněharmonogramu realizace aktivit, a to zejména ve vztahu k produktům a jejich šíř ení a prosazování. Budou zde též uvedeny změny ve složení RP (odstoupení partnera, př istoupení nového partnera) a př ípadná změna př íjemce dotace (hlavního partnera). Klíčovou částí kapitoly 3 jsou výstupy Akce 2 a Akce 3 (resp. pouze Akce 3). Nebude zde uváděn popis výstupůtak, jak je uveden v DPA a TCA (resp. v projektové žádosti) ale je tř eba se soustř edit na popis dle skutečnědosaž eného stavu. V rámci popisu výstupůAkce 2 a Akce 3 (resp. pouze Akce 3) bude uvedeno, zda se RP podař ilo dosáhnout cíle původně stanovené v DPA a TCA (resp. v projektové žádosti), př ípadnězde budou uvedeny důvody, pročpůvodní cíle nebyly splněny. V rámci kapitoly 3 bude uveden seznam všech produktůrozvojového partnerství (výstupy Akce 2 respektive produkty vyvinuté v rámci jiného projektu). AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 nevyvíjeli v rámci projektu produkty. Uvedou proto seznam produktů, které diseminovaly a mainstreamovali. Může se jednat o produkty vyvinuté v rámci CIP EQUAL (v př ípadě, že se jedná o projekt, který na stávající projekty), popř ípaděmůže jít o produkty vyvinuté mimo CIP EQUAL. Na základěustanovení bodu II.B.10 Rozhodnutí o poskytnutí dotace a Prohlášení o užití projektových výstupůmůžete být ŘO vyzváni k uzavř ení podlicenční smlouvy na užití vytvoř ených produktůprojektu. Pro každý produkt bude vyplněna tabulka, která tvoř í př ílohu č. 1 Metodického pokynu. V př ípadě, že vytvoř ené produkty prošly validačním procesem, ZTMZ bude obsahovat informace o výsledku validace. Pokud nebyly výsledky validace (relevantní dokumentace) již dř íve př edány na NPS/ŘO, budou tyto výsledky př iloženy k ZTMZ. V př ípadě, že výsledky validace jižbyly př edány na NPS/ŘO, musí být ve zprávěuveden odkaz na tyto jiždř íve př edané dokumenty. Stejnětak, pokud vyvinuté produkty nebyly ve finální podobědř íve př edány na NPS, je nutné, aby byly př iloženy k ZTMZ, a to jak ve fyzické podobě, tak v podoběelektronické. 6

V rámci popisu výstupůa výsledkůAkce 3 uveďte př ehled a popis konkrétních výstupůAkce 3 (nástrojůdiseminace a mainstreamingu) spolu s počtem jednotlivých výstupů(neuvádějte počet kopií výstupů). Jedná se např íklad o:  nověvytvoř ené studie a výzkumné zprávy;  nové evaluační zprávy (zde se nejedná o zprávy z provedeného sebehodnocení RP);  propagační materiály, výstavy, filmy apod.;  nové databáze;  nověvytvoř ené sítě;  nové webové stránky;  workshopy, seminář e, konference apod. Dále zde bude uveden popis a hodnocení, jak se podař ilo prosadit produkty do praxe, př ípadněovlivnit politiky a strategie na národní, regionální či místní úrovni (výsledky, př íp. dopady Akce 3). Bude zde téžuvedeno, zda se u určitého produktu jedná o tzv. dobrou praxi, tj. zda je jižprodukt díky projektu úspěšněvyužíván mimo RP (tj. v př ípadě, že produkt je jižstandardněvyužíván, nikoliv testován, v pilotním provozu apod. v rámci vývoje a ověř ování produktu RP). V závěrečné technické monitorovací zprávěv oddílu „shrnutí průběhu realizace projektu a popis výstupů/výsledkůprojektu“ byste měli rovněžreportovat o tzv. špatné či neosvědčené praxi. Vzhledem k tomu, že program CIP EQUAL funguje na bázi „laboratoř e“ tedy principu vyvíjení a testování inovativních nápadů, může pochopitelnědojít k situaci, že některé produkty či postupy nepř inášejí očekávané výsledky. Skutečnost, že jste př i ověř ení vašich nápadůdospěli k identifikaci vašeho produktu/postupu jako neosvědčené praxe může být př ínosná pro ostatní projekty, které se budou v budoucnu obdobnou problematikou zabývat. Na základěvašich informací se tak budou moci vyvarovat vámi popsaných nedostatkůa „slepých uliček“. Proto, aby informace o neosvědčené (ale i dobré) praxi byly pro ostatní co nejpř ínosnější, je tř eba popsat ve zprávědetailněsamotný produkt/proces včetně podmínek jeho aplikace. Z hlediska hodnocení vašeho projektu je však nutné upozornit, že o neosvědčenou praxi jde v situaci, kdy vámi vyvinutý produkt nemá očekávané efekty na trhu práce (tj. výstup projektu nepř ináší očekávané výsledky). Tato situace, je-li Vámi detailně analyzována a popsána, nepovede k negativnímu hodnocení Vašeho projektu ze strany ŘO. Pokud by však nastala situace, ž e produkt nebude vůbec vytvoř en (tj. nebyly vyvinuty výstupy popsané v DPA), mohlo by se jednat o nedodržení ustanovení DPA. Indikátory V ZTMZ jsou př íjemci také povinni poskytnout informace o plnění hodnot svých indikátorů a zároveň indikátorů stanovených na úrovni programu. Pro př ehled dosažených hodnot indikátorů na úrovni programu př íjemci vyplní elektronický formulářMSSF Benefit pro monitorování. Z aplikace MSSF Benefit vygenerují

7

výstupní sestavu, kterou př iloží v tištěné formě k ZTMZ. Sestavu indikátorů v elektronické forměpř íjemce zároveňzasílá e-mailem na NPS. AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 nemají povinnosti mít stanoveny indikátory na úrovni projektu. Plnění cílůdle navržených indikátorůna úrovni projektu uvedou pouze v př ípadě, kdy si plánované indikátory na úrovni projektu stanovili v první technické monitorovací zprávě. Na rozdíl od PTMZ, je v př ípaděZTMZ vyplňován př ehled indikátorů na úrovni programu také do tabulky, jejížstruktura je uvedena v části 5 ZTMZ. V tabulce, která bude tvoř it př ílohu č. 2 ZTMZ, bude uveden seznam indikátorůs plánovanými a dosaženými hodnotami, s vyjádř ením plnění v % a s komentář em k plnění těch indikátorů, u kterých se liší plánované a dosažené hodnoty, př ípadněindikátory u kterých byla změněna plánovaná hodnota v souvislosti s rozšíř ením projektu na základě žádosti v rámci dodatečné výzvy. Indikátory na úrovni programu budou uvedeny v tabulce, která je ke staž ení na adrese http://www.equalcr.cz/clanek.php?lg=1&id=268. Principy Vzhledem k experimentální povaze Iniciativy Společenství EQUAL je tř eba velkou pozornost věnovat jednotlivým principům. V rámci tohoto popisu je nutné prokázat, zda př i plnění projektových aktivit a dosažení výstupůbylo postupováno v souladu s principy Iniciativy Společenství EQUAL. Tyto informace budou navíc sloužit k př enosu dobré praxe v oblasti implementace principů. Popis bude zpracován dle pokynů ve Stručném průvodci principy CIP EQUAL (http://www.equalcr.cz/files/clanky/899/pruvodce.pdf) a bude zahrnovat všechny okruhy – otázky, které jsou uvedeny v kapitole 2 Stručného průvodce. V rámci popisu bude uvedeno, jakou roli mělo naplňování jednotlivých principůpř i vývoji, testovaní a prosazování inovativních produktů. V rámci popisu principu mainstreaming nebudou uváděny stejné informace jako u popisu výsledkůAkce 3, ale bude zde uveden popis postupůšíř ení a prosazování inovací (realizace mainstreamingové strategie), Tzn. bude zde uveden popis aktivit Akce 3, nikoliv popis dosažených výsledkůAkce 3, který je součástí kap. 3. V rámci popisu plnění principu mezinárodní spolupráce bude uveden popis př idané hodnoty mezinárodní spolupráce pro vyvinutí a prosazení inovativních produktůa popis způsobu implementace tohoto principu. Samotné výstupy mezinárodní spolupráce (TCA) budou popsány v kap. 3, tj. tyto informace v kap. 6 uváděny nebudou. AKCE 3 Pro projekty zapojené pouze do Akce 3 nejsou informace k TCA relevantní. Př íjemce uvádí naplňování principu pouze, pokud bylo v př ípadějeho projektu relevantní např . prostř ednictvím zapojení se do některých mezinárodních aktivit zejména prostř ednictvím národních tématických sítí.

8

3

ZÁVĚREČNÁ FINANČNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVA

ZFMZ se př edkládá ve tř ech tištěných vyhotoveních na NPS. Zároveňse zasílá v elektronické podoběna adresu [email protected]. Formát ZFMZ pro Akce 2 a 3 (resp. pro Akci 3) je ke stažení na www.equalcr.cz. Závěrečná finanční monitorovací zpráva musí obsahovat tyto informace::  Základní identifikační údaje, zdůvodnění změn/oprav, př ehled plátců/neplátců;  DPH, př ehled o veř ejné podpoř e (tam kde je relevantní), př ehled kontrol projektu na místě; AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 používají odlišné formulář e závěrečných monitorovacích zpráv. Formulář e jsou uvedeny na www.equalcr.cz v části „Ukončení projektů“.  Tabulky 1 – 4;  Popis k jednotlivým tabulkám;  Př ílohy tabulek (pracovní smlouvy, výplatní pásky, faktury, doklady o proplacení apod.);  Čestné prohlášení př íjemce jako podklad pro doložení nárokovaných výdajůdo 5 000,- Kč  Kopie výpisůz účtu za sledované období;  Tabulka č. 5 - Souhrnný př ehled k závěrečné finanční monitorovací zprávě (Souhrnný př ehled). Tabulky 1, 2, 3 a 4 jsou vyplněny standardnějako u PFMZ. Tyto tabulky se vztahují pouze na období ZFMZ. Součástí ZFMZ je navíc oproti PFMZ povinná tabulka č. 5 - „Souhrnný př ehled“. Konec období uznatelnosti výdajů Pro uznatelnost výdajůprojektu je rozhodující datum ukončení projektu, které je uvedeno v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, př ípadně v Rozhodnutí o změně rozhodnutí o poskytnutí dotace. Toto datum je pro jednotlivé projekty v rámci programu CIP EQUAL různé. Rozhodující pro uznatelnost výdajů/nákladůje doba jejich realizace spolu s datem jejich proplacení. Z tohoto důvodu upozorňujeme, že jakékoli výdaje/náklady, které budou realizovány či proplaceny po datu ukončení projektu, budou shledány NEUZNATELNÝMI. Problematické oblasti uznatelnosti výdajů Mzdové výdaje za poslední měsíc projektu Jak již bylo zmíněno, veškeré výdaje/náklady musí být uhrazeny a zároveň realizovány do konce projektu (datum uvedené v Rozhodnutí). Vzhledem k tomu, že

9

standardnědochází k uhrazení mezd ažv následujícím měsíci (organizace má např . nastaveno, že mzdy za bř ezen jsou vypláceny k 15. dubnu), je tř eba s ohledem na uznatelnost výdajůzajistit jejich proplacení (stejněi zákonných odvodů) za poslední měsíc projektu nejpozději k datu ukončení projektu. Mzdové výdaje za měsíc po ukončení projektu Výdaje za měsíc po ukončení projektu nejsou uznatelnými výdaji, protože nesplňují kritérium „realizace výdajů“ př ed ukončením projektu. Není ani dostatečné, pokud by došlo k jejich proplacení př ed ukončením projektu. Stěžejní je, že nebyly v projektu realizovány. Proto je důležité, aby projekty započaly př ípravu ZTMZ a ZFMZ s dostatečným př edstihem př ed ukončením projektu (viz navrž ený harmonogram) a minimalizovaly tak výdaje, které jim vzniknou po datu ukončení projektu. Nastavení harmonogramu činností pro ukončení projektu bude kritickým faktorem pro kvalitu ZTMZ/ZFMZ a př ípadněvýši výdajů, které nebudou moci být nárokovány. Je nutné, aby RP př edložila ZTMZ a ZFMZ v co nejlepší kvalitě, aby byl čas strávený př ípadným doplňováním po datu ukončení projektu minimalizován. S ohledem na skutečnost, že po př edlož ení závěrečných dokumentůa jejich kontrole NPS bude s největší pravděpodobností probíhat ještědoplňování zpráv, je důležité naplánovat si lidské zdroje i na toto období. V závěrečných monitorovacích zprávách proto neopomeňte vyplnit jméno kontaktní osoby, kterou bude možné po skončení projektu kontaktovat ve věci doplnění. Ostatní výdaje za měsíc po ukončení projektu Zde platí stejné pravidlo jako u mzdových výdajů. Pokud náklady/výdaje nebyly realizovány a zároveňuhrazeny př ed ukončením projektu, jsou nezpůsobilými. Př íklady takových výdajů: nájem, výdaje na telefony, poštovné apod. Pravidla pro zpracování a př edložení závěrečné finanční monitorovací zprávy jsou obdobná jako u PFMZ. Tímto se na ZFMZ vztahují také pravidla př edkládání finančních monitorovacích zpráv ve zjednodušené podobě. Tzn. pro všechny nárokované výdaje vztahující se k poslednímu monitorovacímu období v částce 5.000 Kča niž ší, kroměvýdajůuvedených v Př íručce pro př íjemce (výdaje kapitoly lidských zdrojů, výdaje nárokované alikvotním podílem, výdaje spojené s výběrovými ř ízeními) se nepř ikládají kopie účetních dokladů. K ZFMZ bude dále př iloženo čestné prohlášení př íjemce, kterým stvrzuje totožnost ve zprávěuváděných dokladůi údajů o účetních dokladech nepř iložených s uloženými originály, a dále skutečnost, že účetní doklady splňují požadavky na formální správnost stanovené zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Tabulka č. 3 Vyúčtování př íjmůprojektu Př íjemce odpovídá za to, že nejpozději v rámci ZFMZ dojde k vyúčtování př ípadných projektových př íjmů a zisků, úrokůz projektového bankovního účtu, zálohových faktur a poskytnutých zálohových plateb partnerům. K vyúčtování př íjmůprojektu (úroky z projektového účtu a ostatní př íjmy) je nutné, aby př íjemce k ZFMZ př edložil bankovní výpisy, které budou dokladovat dané př íjmy. Úroky z projektového účtu a ostatní projektové př íjmy př íjemce uvede v tabulce č. 3 v části 7. Př íjmy projektu (viz obrázek č. 1). O tyto částky bude v závěrečné finanční

10

zprávěponížena celková výše způsobilých výdajů. K projektovým př íjmům př íjemce v textové části ZFMZ uvede krátký popis aktivity (1–2 věty), ze které tyto vykazované př íjmy plynou. V př ípadě, že by př íjmy projektu př evýšily nárokovanou částku výdajů za poslední monitorovací období, bude mít částka celkových způsobilých výdajůza poslední monitorovací období zápornou hodnotu. Obrázek č. 1: Vykázání projektových př íjmův rámci závěrečné finanční monitorovací zprávy

Tabulka č. 5: Souhrnný př ehled k závěrečné finanční monitorovací zprávě Do tabulky „Souhrnný př ehled“ př íjemce vyplní:  Rozpočet na Akci 2 a 3 (resp. Akci 3), a to jak dle jednotlivých akcí tak souhrnně.  Částky všech obdržených zálohových plateb.  Částky všech př edchozích schválených resp. proplacených žádostí o platbu.  Výši způsobilých výdajůZFMZ, tj. za poslední monitorovací období (tato částka odpovídá celkovým způsobilým výdajům v tabulce 3). Do tabulky č. 5 „Souhrnný př ehled“ bude uvedena výše rozpočtu do Akce 2 a 3 (resp. Akce 3) dle Rozhodnutí o poskytnutí dotace. V př ípadě, že byla celková výše rozpočtu projektu změněna vydáním Rozhodnutí o změně rozhodnutí, uvede př íjemce aktuální výši celkového rozpočtu dle posledního platného Rozhodnutí o změněrozhodnutí. Dále př íjemce do tabulky do ř ádků„zálohová platba č. 1“ a „zálohová platba č. 2“ uvede výši obdržených zálohových plateb. V př ípadě, že př íjemce obdržel pouze jednu zálohovou platbu, bude v ř ádku „zálohová platba č. 2“ uvedena 0. Do ř ádků „žádost o platbu č. x za FZ č. x uvede př íjemce výši skutečně poskytnutých/obdržených prostř edků na základě žádostí o platbu, schválené způsobilé výdaje v jednotlivých PFMZ budou uvedeny v následující části tabulky. Do ř ádku „Závěrečná FMZ“ uvede př íjemce navrhovanou částku způsobilých výdajůza poslední monitorovací období. Tato částka nemusí být konečná a bude upravena po kontrole ZFMZ NPS př íp. ŘO. Po vyplnění všech nálež itostí tabulky se automaticky vypočte př edpokládaná výše závěrečné platby, př ípadně vratky. O konečné schválené výši závěrečné platby či vratky budete informováni obdobnějako u PFMZ. Po vyplnění tabulky č. 5 „Souhrnný př ehled“ mohou nastat následující varianty: 1) Vratka – částka celkových způsobilých výdajůuvedených v tabulce č. 5 ZFMZ je nižší nežcelková částka obdržených plateb uvedených v tabulce č. 5 ZFMZ. Př íjemci vznikne povinnost vratky. Vratka bude rovna rozdílu ř ádků„Celkem obdržené platby“ 11

a „Celkem způsobilé výdaje“ tabulky č. 5 ZFMZ, tedy částce uvedené v ř ádku „Výše závěrečné vratky“. V tomto př ípaděpř íjemce nepodává žádost o platbu. Neprodleněpo schválení ZFMZ ze strany ŘO, budou př íjemci písemněvyzváni k vrácení nevyčerpaných poskytnutých prostř edků, které budou povinni do stanoveného termínu př evést na účet MPSV. Finanční prostř edky budete vracet až po písemné výzvě, ve které budou uvedeny veškeré potř ebné informace.

Výše rozpočtu do Akce 2 Výše rozpočtu do Akce 3 Výše rozpočtu celkem

Částka v Kč 8 000 000,00 4 000 000,00 12 000 000,00

Zálohová platba č .1: Zálohová platba č .2: Žádost o platbu č. 1 za FZ č . 1 Žádost o platbu č. 2 za FZ č . 2 Žádost o platbu č. 3 za FZ č . 3, 4 Žádost o platbu č. 4 za FZ č . 5 Žádost o platbu č. 5 za FZ č . 6 CELKEM OBDRŽENÉ PLATBY

Poskytnuto 2 000 000,00 400 000,00 1 000 000,00 1 500 000,00 2 000 000,00 3 500 000,00 1 000 000,00 11 400 000,00

Finanč ní zpráva č .1 Finanč ní zpráva č .2 Finanč ní zpráva č .3 Finanč ní zpráva č .4 Finanč ní zpráva č .5 Finanč ní zpráva č .6 Závěreč ná FMZ CELKEM ZPŮSOBILÉ VÝDAJE

Způsobilé výdaje 1 000 000,00 1 500 000,00 1 200 000,00 800 000,00 3 500 000,00 1 000 000,00 900 000,00 9 900 000,00

NPS 800 000,00 9 800 000,00

NPS Výš e závěreč né platby Výš e závěreč né vratky

0,00 1 500 000,00

0,00 1 600 000,00

ŘO 700 000,00 9 700 000,00

ŘO 0,00 1 700 000,00

Obrázek č. 2: Vzorový př íklad, kdy vzniká vratka v rámci závěrečné finanční monitorovací zprávy

2) Částka celkových způsobilých výdajůuvedených v tabulce č. 5 ZFMZ je rovna celkové částce obdržených plateb uvedených v tabulce č. 5 ZFMZ. Př íjemci nevznikne nárok na závěrečnou platbu, ani povinnost vratky. V tomto př ípadě př íjemce nepodává žádost o platbu. Obrázek č. 3: Vzorový př íklad, kdy na základězávěrečné finanční monitorovací zprávy nevzniká doplatek ani př eplatek

12

Výše rozpoč tu do Akce 2 Výše rozpoč tu do Akce 3 Výše rozpoč tu celkem


Finanč ní zpráva č. 1 Finanč ní zpráva č. 2 Finanč ní zpráva č. 3 Finanč ní zpráva č. 4 Finanč ní zpráva č. 5 Finanč ní zpráva č. 6 Závěreč ná FMZ CELKEM ZPŮSOBILÉ VÝDAJE

Částka v Kč 8 000 000,00 4 000 000,00 12 000 000,00 Poskytnuto 2 000 000,00 1 000 000,00 1 500 000,00 2 000 000,00 3 500 000,00 2 000 000,00 12 000 000,00 Způsobilé výdaje 1 000 000,00 1 500 000,00 1 200 000,00 800 000,00 3 500 000,00 2 500 000,00 1 500 000,00 12 000 000,00

NPS 1 500 000,00 12 000 000,00

ŘO


0,00 0,00

ŘO 1 500 000,00 12 000 000,00

0,00 0,00

0,00 0,00

3) Zůstatek – částka celkových způsobilých výdajůuvedených v tabulce č. 5 ZFMZ je vyšší nežcelková částka obdržených plateb uvedených v tabulce č. 5 ZFMZ. Př íjemce podává závěrečnou žádost o platbu. Částka závěrečné žádosti o platbu bude rovna rozdílu ř ádků„Celkem způsobilé výdaje“ a „Celkem obdržené platby“ tabulky č. 5 ZFMZ, tedy částce uvedené v ř ádku „Výše závěrečné platby“. V tomto př ípaděpř íjemce po schválení ZFMZ podává žádost o platbu, která bude rovna vyčíslenému zůstatku. Obrázek č. 4: Vzorový př íklad, kdy si př íjemce podává po schválení závěrečné finanční monitorovací zprávy závěrečnou žádost o platbu




Výš e závěreč né platby Výš e závěreč né vratky

Částka v Kč 8 000 000,00 4 000 000,00 12 000 000,00 Poskytnuto 2 000 000,00 1 000 000,00 1 500 000,00 2 000 000,00 3 500 000,00 1 500 000,00 11 500 000,00 Způsobilé výdaje 1 000 000,00 1 500 000,00 1 200 000,00 800 000,00 3 500 000,00 1 500 000,00 2 300 000,00 11 800 000,00

NPS 2 200 000,00 11 700 000,00

ŘO 2 100 000,00 11 600 000,00

300 000,00 0,00

NPS 200 000,00 0,00

ŘO 100 000,00 0,00

13

Př ečerpání rozpočtu Upozorňujeme, že nesmí být př ekročeny výše jednotlivých položek rozpočtu, jednotlivých kapitol rozpočtu, ani celková výše rozpočtu, tzn. pokud celkové nárokované výdaje př esáhnou výši př íslušné položky rozpočtu, resp. kapitoly rozpočtu, resp. celkovou výši rozpočtu, budou tyto výdaje schváleny pouze do jejich maximální výše dle rozpočtu. Př íjemci zároveň není možné vyplatit v rámci zálohových plateb a průběžných žádostí o platbu částku vyšší, nežjaká mu byla př iznána Rozhodnutím o poskytnutí dotace resp. Rozhodnutí o změněrozhodnutí. V př ípadě, že bude v průběhu projektu podána žádost o platbu, po jejímžproplacení by součet zálohových a průběžných plateb př evýšil rozpočet projektu, bude žádost o platbu krácena o prostř edky, které př evyšují rozpočet.

Obrázek č. 5: Vzorový př íklad, kdy by do šlo v průběhu projektu k proplacení vyšší částky, než je výše rozpočtu schváleného Rozhodnutím o poskytnutí dotace. V př ípaděžádosti o platbu č. 5 nebyly př íjemci proplaceny všechny způsobilé výdaje, neboťnení možné vyplatit částku vyšší, nežkterou př iznává př íjemci Rozhodnutí. Navíc schválená výše způsobilých výdajůje nižší nežproplacené prostř edky, a vznikne tedy vratka.


Částka v Kč 8 000 000,00 4 000 000,00 12 000 000,00


Poskytnuto 2 000 000,00 400 000,00 1 000 000,00 1 500 000,00 2 000 000,00 3 500 000,00 1 600 000,00 12 000 000,00


Způsobilé výdaje 1 000 000,00 1 500 000,00 1 200 000,00 800 000,00 3 500 000,00 3 000 000,00 900 000,00 11 900 000,00

NPS 800 000,00 11 800 000,00


0,00 100 000,00

0,00 200 000,00

ŘO 800 000,00 11 800 000,00

ŘO 0,00 200 000,00

14

4

ZÁVĚREČNÁ ŽÁDOST O PLATBU

Pravidla pro př edkládání závěrečné žádosti o platbu odpovídají pravidlům uplatňovaným jižv průběhu realizace Akcí 2 a 3 (resp. Akce 3). Závěrečná žádost o platbu je př edkládána pouze v př ípadě, že v „Souhrnném př ehledu“ ZFMZ bude schválen zůstatek. Závěrečná žádost o platbu bude podána na částku odpovídající zůstatku vyčíslenému v ZFMZ. Př íjemce je povinen zachovat samostatný účet i po ukončení projektu aždo doby, nežobdrží závěrečnou platbu. Projektový účet může být uzavř en ažpo celkovém vyúčtování dotace. Př ípadné vratky musí být také odečteny z projektového účtu. 5

VYÚČTOVÁNÍ DOTACE

Po ukončení projektu mají př íjemci povinnost provést finanční vypoř ádání vztahůse státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem. Vyúčtování dotace bude probíhat dle vyhlášky Ministerstva financí č. 551/2004 Sb. Zpracování vyúčtování dotace (resp. vyplnění př íslušné př ílohy) provede každé RP po schválení ZFMZ. V závislosti na právní forměpř íjemce je tř eba vyplnit př ílohy vyhlášky č. 551/2004 Sb., které jsou zároveňsoučástí tohoto metodického pokynu. Př ehled př íloh, které se vyplňují, je uveden níže v tabulce. Tabulka č. 2: Relevantní části vyhlášky Ministerstva financí č. 551/2004 Sb. dle právní formy př íjemce

odkaz na vyhlášku př íloha vyhlášky

Právní forma př íjemce státní podnikatelský NNO, VŠ, státní fond, církevní př íspěvková subjekt organizace organizace § 6, odst. 1 §2 § 6, odst. 1 písm. b písm. b 1D

5B

7D

obce

kraj

§ 6, odst. 5, písm. b

§ 6, odst. 1 písm. b

11B

13B

Vyplněná př íslušná př íloha bude na NPS př edložena 1x v tištěné podobědo 15-ti dnůod obdržení oznámení o schválení ZFMZ, nejpozději však 31. 1. 2009, a bude podepsána odpovědným pracovníkem př íjemce. V rámci vyúčtování dotace dle vyhlášky č. 551/2004 Sb. je př íjemce dále povinen př edložit komentář , v němžuvede skutečnosti, které ovlivnily užití prostř edků, které jsou př edmětem vypoř ádání. Komentářby měl být zpracován stručněa výstiž ně několika větami. Pokud byla vyčerpána celá dotace a př i jejím čerpání nevznikly žádné komplikace, postačí uvést, že dotace byla bez problémůvyčerpána v plné výši. V př ípadě, že nebyla vyčerpána celá dotace event. př i čerpání dotace vznikly nějaké problémy, bude uveden komentářtěchto skutečností.

15

Sloupec 1 – Rozhodnutí o př idělení dotace na celou dobu trvání projektu  Zde př íjemce uvede výši celkového rozpočtu dle Rozhodnutí (Oznámení) o poskytnutí dotace. V př ípadě, že byla celková výše rozpočtu projektu změněna vydáním Rozhodnutí o změně rozhodnutí, uvede př íjemce aktuální výši celkového rozpočtu dle posledního platného Rozhodnutí o změněrozhodnutí. Sloupec 2 – Poskytnuto k 31. prosinci roku, v němžby projekt ukončen  Zde př íjemce uvede objem prostř edků, které skutečněobdržel ze strany ŘO (tzn. suma celkové zálohové platby a všech proplacených žádostí o platbu). Sloupec 3 – Použito k 31. prosinci roku, v němžby projekt ukončen  Zde př íjemce uvede objem způsobilých prostř edků, které skutečněpoužil (tzn. suma veškerých vykázaných schválených způsobilých výdajů. Tato suma by měla být rovna všem schváleným způsobilých výdajům v průběž ných a závěrečné finanční monitorovací zprávě. Sloupec 4 – Vratka prostř edkůpř i finančním vypoř ádáním  Zde př íjemce uvede výši př ípadné vratky, která by odpovídala vratce schválené v ZFMZ. V př ípadě, že př íjemci nebyla v rámci ZFMZ vyměř ena vratka, uvede v tomto sloupci nulu. Viz vzorové vyplnění tabulek níže.

Obrázek č. 6: Zjednodušený formát př ílohy dle vyhlášky č. 551/2004 Sb. se vzorovým vyplněním. Př íjemci v tomto př ípaděbylo poskytnuto více prostř edků, nežbyla celková výše schválených způsobilých výdajů, a proto vzniká vratka.

Obrázek č. 7: Zjednodušený formát př ílohy dle vyhlášky č. 551/2004 Sb. se vzorovým vyplněním. Př íjemci v tomto př ípadě bylo poskytnuto množství prostř edků, které odpovídá celkovým způsobilým výdajům a vratka tak nevzniká.

16

17

6

PŘÍLOHA Č. 1

Tabulka – Identifikace produktu

A. Údaje o projektu A. 1. Př íjemce: A. 2. Číslo projektu (MSSF Monit): A. 3. Tématické opatř ení: B. Identifikace produktu B. 1. Název produktu: C. Specifikace produktu C. 1. Geografické vymezení užití produktu (NUTS II): 1

C. 2. Formát produktu : 2

C. 3. Cílové skupiny : 3

C. 4. Uživatelé produktu : C. 5. Cíle produktu: C. 6. Popis produktu: C. 7. Př idaná hodnota a inovativnost produktu ve srovnání s ostatními 4 dostupnými produkty: C. 8. Př íklad dobré praxe: C. 9. Silné a slabé stránky produktu:

1

Např . “publikace, 60 stran”, “kurz, 12 lekcí po 90 minutách”, “audiovizuální poř ad na DVD, 37 min” apod. Uveďte cílové skupiny, které budou mít z produktu konečný užitek. Zpravidla by mělo jít o znevýhodněné skupiny. 3 Uživatelé produktu nemusejí být shodní s cílovou skupinou. Např . u systému š kolení pro sociální pracovníky jsou uživateli sociální pracovníci, ale cílovou skupinou např . bezdomovci, se kterými lépe vyš kolení sociální pracovníci budou pracovat. 4 Této č ásti vě nujte zvláš tní pozornost. Uveďte př ehled existujících konkurenčních produktů, jasnědokumentujte př idanou hodnotu a inovativnost vaš eho produktu oproti stávajícím ř eš ením. Podlož te argumenty, pročváš produkt lépe nežstávající př ístupy ř eš í problémy cílových skupin. Obecné shrnutí doplňte uvedením nejdůlež itě jš ích hlavních konkrétních př ínosůa inovativních prvkůproduktu. Vyhně te se banálním tautologiím typu “Produkt je inovativní, protož e př ináš í inovativní ř eš ení problému.” Inovativní prvek musí být obsažen v kaž dém produktu. Doporuč ený minimální rozsah tohoto bodu je jedna normostrana (1800 znaků). 2

18

D. Historie produktu ANO

NE

D.1.1. Byly všechny požadované výstupy validace (dle metodologie) př edány skrze NPS na ŘO?

ANO

NE

Tyto otázky vyplňte pouze pokud jste v D.1. odpově dě li ANO.

D. 1. Byl produkt validován?

Pokud D.1.1. = ANO

Kdy byly tyto výstupy př edány?

Pokud D.1.1. = NE

Př iložte požadované dokumenty dle metodologie validace k této zprávě.

D.1.2. Byl produkt upravován na základě doporučení z validačního ř ízení?

ANO

NE

ANO

NE

Pokud D.1.2. = ANO, popište jak, pokud D.1.2. = NE, vysvětlete pročne.

D. 2. Byl produkt šíř en a prosazován (mainstreamován)? Pokud D. 2. = ANO, uveďte jakými metodami a jaké byly cílové skupiny mainstreamingu, pokud D. 2. = NE, vysvětlete pročne. E. Produkt

Dle povahy produktu př iložte kopii/vzorek produktu (publikaci, CD, materiály ke kurzu, metodiku, výzkumnou zprávu atd.), a to jak v hmotné, tak elektronické podobě. Produkt není nutné př ikládat, pokud byl jižve stejné podoběpř iložen k některé z průběžných technických monitorovacích zpráv, pak stačí uvést odkaz na číslo technické zprávy, ke které byl produkt př iložen.

19

2004 Sb

Recommend Documents