399/2001 (XII.20)
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 2
"I think there is a world market for maybe five computers" (Thomas Watson, chairman of IBM 1943)
"Azt hiszem, a világon legfeljebb öt számítógépre van kereslet." (Thomas Watson, az IBM elnöke, 1943)
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 3 Tartalom Bevezetés.................................................................................................................................... 5 Elérendő cél................................................................................................................................ 5 A polgármesteri hivatalban elérendő cél:............................................................................... 7 A város intézmény hálózatában megvalósítandó cél: ............................................................ 8 A cél keretében el kell érni a lakosság felé: ........................................................................... 8 SWOT analízis ........................................................................................................................... 9 A célok megvalósításához végre-hajtandó feladatok ............................................................... 11 A polgármesteri hivatalban végrehajtandó feladatok........................................................... 11 A jelenlegi helyzet, mint kiindulási pont ......................................................................... 11 Meglévő alkalmazások és fejlesztési lehetőségeik........................................................... 14 Kataszterek, adatbázisok .................................................................................................. 15 Adatvédelemi, és üzemeltetési szabályok ........................................................................ 16 E-hivatali rendszer............................................................................................................ 17 E-közgyűlés ...................................................................................................................... 20 Iratkezelés......................................................................................................................... 22 Az intézményekkel kapcsolatos feladatok ........................................................................... 23 Virtuális magánhálózat kialakítása................................................................................... 23 Az állampolgárok és partnerek felé nyújtott szolgáltatások................................................. 24 Elektronikus ügyintézés ................................................................................................... 24 Elektronikus adó............................................................................................................... 25 Elektronikus közbeszerzés ............................................................................................... 26 Városi web portál ............................................................................................................. 26 A célhoz szükséges eszközök................................................................................................... 27 Pénzügyi eszközök ............................................................................................................... 27 Kiadások........................................................................................................................... 29 Megtakarítások ................................................................................................................. 29 Humán erőforrás................................................................................................................... 30 Hardver................................................................................................................................. 31 Kiszolgáló oldal (szerver) ................................................................................................ 31 Felhasználói oldal (kliens) ............................................................................................... 31 Szoftver ................................................................................................................................ 32
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 4 Kiszolgáló oldal (szerver) ................................................................................................ 32 Felhasználói oldal (kliens) ............................................................................................... 32 Hálózati eszközök ................................................................................................................ 32
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 5
Bevezetés Az informatika szükségességét mindennapi életünkben nem lehet eléggé hangsúlyozni. Az információáramlás sebessége és nagysága annyira megnőtt, hogy a hagyományos információs csatornák használata mára már nem kielégítő. Az információs technológia vérkeringéséből az önkormányzatok sem maradhatnak ki. Sőt! Sajátos és meghatározó szerep jut a közigazgatásnak, mint az informatika egyik legnagyobb felhasználójának. Megteremtődhet a feltétele a közigazgatási szervek hatékonyabb működésének, az olcsóbb, szakszerűbb, gyorsabb, ugyanakkor egyszerűbb ügyintézésnek, javulhat a polgárok tájékoztatása, véleménynyilvánítási lehetősége. Mindezeknek a megvalósításához szükséges ismerni az ide elvezető utat. Az informatikai stratégia nem más, mint az önkormányzati feladatok hatékony elvégzéséhez nyújtható számítógépes támogatás tervezése, az erőforrások megteremtése és elosztása, majd működtetése, tehát a fejlődés irányainak kijelölése, a lehetőségek kihasználása.
Elérendő cél Az informatikai fejlesztések elsődleges céljának a szolgáltató jellegű, „ügyfél-barát” önkormányzat megteremtésének kell lennie. A „szolgáltató kormányzat” célkitűzéssel összhangban az önkormányzat célja az ügyfelek, azaz az állampolgárok és az üzleti élet szereplői minél gyorsabb, hatékonyabb, a tér és idő korlátokat átlépő „kiszolgálása” (ügyintézés, tájékoztatás). Döntéshozatal 1. A képviselők a tér és idő korlátokat átlépve is tudjanak kapcsolatot tartani választóikkal, figyelembe véve véleményüket döntésük meghozatalakor 2. A döntések meghozatalakor, illetve a döntés előkészítés során a megfelelő mennyiségű és minőségű információ rendelkezésre álljon
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 6 Ügyintézés 1. Gyorsabb, egységes, diszkrimináció-mentes ügyintézés 2. Azonos ügy - azonos ügyintézés 3. Hivatal - lakosság közti interaktív kapcsolatának biztosítása 4. Az ügyfélfogadás térbeli és időbeli korlátainak kitolása, ill. feloldása Szervezés 1. Átlátható folyamatok, jogkövető megoldások megteremtése 2. Felelősségek egyértelmű definiálása, nyomon követése konkrét esetekben is 3. Elemzésekhez alapadatok generálása, statisztikai adatok előállítása, jelentések készítése 4. Az
Eger
Körzete
Kistérségi
Területfejlesztési
Önkormányzati
Társulás
önkormányzatai közötti információ-csere korszerű megteremtése 5. Minőségbiztosítás módszerek bevezetése, egységesítése 6. Eljárási viták, felelősségi kérdések eldöntéséhez tényadatok szolgáltatása 7. Szükségtelen adatszolgáltatások, párhuzamos munkafolyamatok elkerülése 8. Párhuzamos irattárak, adatbázisok kiküszöbölése 9. Adatvédelmi rendszabályok betartásának biztosítása 10. Egységes archiválás biztosítása, törvényes adatőrzési időszakok betartatása 11. Államigazgatási adatvagyon bővítése 12. Az önkormányzat munkatársainak informatikai felkészültségének elmélyítése Gazdaságosság 1. Gazdaságos, korszerű, munkaerő-, és időtakarékos ügyvitel 2. Önkormányzati munkaerő-mobilitás megkönnyítése 3. Tipizált rendszerek fejlesztésével beszerzési/fejlesztési és üzemeltetési költségek minimalizálása Az Európai Unió követelményei Ezen kívül figyelembe kell venni az Európai Unió elvárásait is. Az EU kormányainak célja, hogy Európa a világ legversenyképesebb, leggyorsabban fejlődő régiója legyen. Ennek zálogát az EU egyértelműen az információs, tudás alapú társadalomban látja.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 7 Az uniós felkészülés a közigazgatás, az önkormányzatok számára is konkrét feladatokat jelent, melyek közül az egyik legfontosabb az elektronikus ügyintézésre, ügyvitelre történő felkészülés. A közszolgáltatások végzésére vonatkozó legutóbbi uniós ajánlás, a „Common List of Basic Public Services” a tagállamok számára kötelezettségeket határoz meg az állampolgároknak, ill. az üzleti élet szereplőinek elektronikusan nyújtandó közszolgáltatások körére és azok interneten keresztül történő igénybevételének szintjeire vonatkozóan. Négy fejlettségi szintet különböztet meg: 1. szint: információ – on-line információk nyújtása a közigazgatási szolgáltatásokról 2. szint: egyirányú interaktivitás – nyomtatványok, űrlapok, adatlapok letöltésének, kinyomtatásának lehetősége 3. szint: kétirányú interaktivitás – nyomtatványok, űrlapok, adatlapok on-line úton történő kitöltése, beleértve a hitelesítést 4. szint: ügyintézés – a teljes ügymenet elektronizálása: döntés, kézbesítés, illetékek lerovása.
A polgármesteri hivatalban elérendő cél: •
Egységes, minden munkaállomást magába foglaló komplex szolgáltatásokat nyújtó hálózat
kiépítése
(címtár,
levelezés,
intranet,
vírusvédelem,
adatvédelem,
távmenedzselési lehetőség, stb.) •
Szoftver harmonizáció, egységes operációs rendszeren döntési szintenként egységes szoftverek alkalmazása (Irodai, levelező stb. programok)
•
Azonos platformon nyugvó, a feltárt és dokumentált ügymenet alapján működő programok, melyek egységes formátumú kimeneti értékeket képesek generálni
•
Egy hivatali döntés előkészítő, támogató város vezetői rendszer bevezetése, mely az irodák programjainak adatállományán és kimenetein alapuló kiterjedt analitikai képességekkel rendelkezik
•
Az elektronikus úton történő közbeszerzés beindítása
•
A hivatal dolgozói befogadják és alkalmazzák a korszerű informatikai megoldásokat
•
A kistérség önkormányzataival való együttműködés, egységesített folyamatok és rendszereken keresztül
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 8
A város intézmény hálózatában megvalósítandó cél: •
Az intézmények felfűzése a hivatal hálózatára, mint önálló végpontok, és azon belül önálló alhálózatok kialakítása
•
Egységes kincstár bevezetéséhez szükséges hardver és szoftver háttér megteremtése
A cél keretében el kell érni a lakosság felé: •
A polgárok az őket érintő önkormányzati és kistérségi információkhoz elektronikus formában is hozzájussanak
•
Az önkormányzati működésre, illetve döntésekre vonatkozó adatok az interneten keresztül hozzáférhetővé váljanak
•
Az
önkormányzati
adatvagyon
közérdekű,
közhasznú
köre
elérhetővé
és
hasznosíthatóvá váljon a média, a cégek, a civil szervezetek, valamint a polgárok számára •
Egyszerűsödjön, emellett hatékonyabbá váljon, gyorsuljon az ügyintézésre az informatikai támogatás segítségével
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 9
SWOT analízis Belső Erősségek Ügyintézési folyamatok
Külső Gyengeségek
Lehetőségek
Kötöttségek
Szándék van az ügyintézés A jelenlegi folyamatok néha Info-kommunikációs eszközök, hatékonyabbá tételére lassúak, nem eléggé hatékonyak rendszerek alkalmazása jelentősen növelheti a hatékonyságot Az önkormányzat rendelkezik Az alkalmazott eszközök A hazai piacon nagyon korszerű informatikai infrastruktúrával heterogének, néha elöregedettek eszközök állnak rendelkezésre, s lehetséges az inhomogenitás csökkentése, ill. kezelése
Az info-kommunikációs eszközök, rendszerek beszerzése eléggé drága, üzemeltetésük, használatuk költséges A korszerű eszközök gyakran drágák, legolcsóbb választása esetén - a heterogenitás fennmarad, vagy növekszik
A hazai piacon az integrált ügyviteli alkalmazások széles skálája áll rendelkezésre, s lehetséges a sziget-rendszerek integrálása is
Az integrált ügyviteli alkalmazások és az alkalmazásintegrációs technológiák egy része drága
Már a hazai piacon is megjelentek a különböző, gyakran integrált közigazgatási alkalmazások is, s lehetséges a sziget-rendszerek integrálása
A közigazgatási alkalmazások integrálására felhasználható integrációs technológiák egy része drága
Elérhetők azok a technológiák, amelyek lehetővé teszik az internet, ill. a web-alkalmazások egy adott intézmények belüli, ill. intézetek közötti, széles körű alkalmazását (intranet / extranet hálózatok, web-portálok stb.).
Ezek a technológiák általában drágák, s használatuk is eléggé költséges, így az önkormányzatok (jelentős része) ezt önmaga, egyedül nem képes megvalósítani
Informatikai infrastruktúra (számítógép, lokális hálózat, kommunikáció, operációs rendszerek, adatbázis-kezelők stb.) Az önkormányzat rendelkezik Az ügyviteli alkalmazások Ügyviteli alkalmazások ügyviteli alkalmazásokkal általában szigetszerűen működnek, nem biztosítanak teljes funkcionalitást, s eltérő megoldásúak (kezelési felület, fejlesztő környezet). Az önkormányzat rendelkezik A közigazgatási alkalmazások Közigazgatási alkalmazások közigazgatási alkalmazásokkal általában sziget-szerűen működnek, nem biztosítanak teljes funkcionalitást, s eltérő megoldásúak (kezelési felület, fejlesztő környezet). Az önkormányzat rendelkezik A belső információ-szolgálInternet-használat saját honlappal, ahol fontos tatásban (képviselő testület, ph. ) információk olvashatók és in- ill. a további önkormányzati formáció-szerzésre is használják szervek vonatkozásában a weba világhálót a hivatal dolgozói technológiát még nem alkalmazzák. Az alkalmazások általában nem interaktívak.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 10
Belső Erősségek Informatikai eszközök, üzemeltetése
fejlesztések, az Az önkormányzat igyekszik rendszerek eszközeit, rendszereit évről-évre rendszeresen korszerűsíteni, meglévő rendszereit pedig üzemeltetni
Humán erőforrások
Külső Gyengeségek
Lehetőségek
Kötöttségek
Az önkormányzat éves informatikai költségvetése nem elegendő nagyobb, lényeges előrelépést jelentő fejlesztésekhez. Az informatikai fejlesztés, üzemeltetés "szakma-idegen" tevékenység a közigazgatásban
A külső erőforrások, finanszírozás biztosítása lehetővé teheti a jelentősebb fejlesztéseket. Az ún. erőforrás-kihelyezés (outsourcing, hosting, ASP) pedig csökkenthetik az eszközök, rendszerek "tulajdonlásából" adódó költségeket, valamint a "szakma-idegen" tevékenységeket. Az önkormányzatok területi szövetségei növelhetik a közös erőforrásokat, csökkenthetik a költségeket Az erőforrás-kihelyezés (további) alkalmazása elősegítheti a helyzet javítását. A felhasználók informatikai továbbképzésére rendelkezésre állnak a megfelelő lehetőségek.
A hazai informatikai erőforráskihelyezési piac még nem eléggé kialakult. Kérdés, hogy szereplői számára mennyire lesz vonzó potenciális ügyfél az önkormányzat
Az önkormányzat rendelkezik az Az önkormányzat ösztönzési üzemeltetéshez szükséges, saját lehetőségei nem jelentenek koinformatikai személyzettel. moly vonzerőt az informatikai szakemberek számára. A felhasználói területek részéről sok esetben tapasztalható képzettség hiánya, és bizonyos idegenkedés az informatika használatával szemben.
A felhasználó-képzés gyakran költséges és alacsony hatékonyságú is lehet.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 11
A
célok
megvalósításához
végre-
hajtandó feladatok A polgármesteri hivatalban végrehajtandó feladatok Az elektronikus önkormányzat alapja, belső magja a Polgármesteri Hivatalban működő informatikai rendszer, a városi informatikai központ. Az informatikai központ szerepe, hogy a különböző irodák által generált adatokat más felhasználókkal megossza, az irodák adatigényét meglévő adatbázisokból kielégítse, az alkalmazások rendelkezésre állását és folyamatos, az igényeknek megfelelő fejlesztését biztosítsa.
A jelenlegi helyzet, mint kiindulási pont Az elmúlt években (1997-) Eger Megyei Jogú Város több irányban kezdte meg az informatikai rendszerének kialakítását. Egyik kiemelt feladatának tekintette a meglévő lehetőségek figyelembevételével a hivatali alap programok (operációs rendszer, irodai alkalmazások stb.) egységesítését, valamint az erre épülő szakterületi információs rendszerek egységes informatikai hátterének megteremtését (Térinformatika, Pénzügy, Oktatási információs rendszer). Ezen célkitűzés alapvetőbb elemeit sikerült végrehajtani, de a hardver és szoftver egységesítés nem 100%-ban valósult meg. Az irodák közötti kommunikációt nehezítik az eltérő verzió számú szoftverek, míg az üzemeltetésnél a nem egységes hardver struktúra jelent gondot. A hardvereknél elmondható, hogy a hivatalban található gépek kb. 50%-a 3 évnél idősebb, ami a közel jövőbeni cseréjüket vetíti előre. A hivatalon belül kialakult az elektronikus levelezés, de ez nincs összekapcsolva feladatosztó, illetve határidő napló rendszerrel. Ma már a képviselők is rendelkeznek email címmel, melyek segítik kommunikációjukat. Ezen kívül megvalósult az anyagok egy részének elektronikus letöltési lehetősége egy jelszóval védett szerverről. A bizottsági ülésekről is készíthető digitális formában rögzített hanganyag, de az jelenleg csak korlátozott számú gépen hallgatható vissza. A telefonközpont fel lett szerelve GSM adapterekkel, ami költségcsökkentést okoz, de a hivatal kinőtte a jelenlegi központot, át kell gondolni egy új, modernebb és nagyobb teljesítményű központ vásárlását, és a régi központ hasznosítását.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 12 Jelen pillanatban a hivatalon belül használt szoftverek: Általános alkalmazások (a hivatal minden irodáján) Szövegszerkesztő Táblázatkezelő Internet alkalmazás Iktatási rendszer Térinformatikai rendszer (műszaki irodákon) CD Jogtár Céghírek BM-es adatbázisok lekérdezése (népesség, gk) Hangfelvétel készítő és rögzítő program (Globomax) Igazgatási Iroda Óvóhely nyilv. Üzletnyilvántartó program Lakossági szolgálati Iroda: Vállalkozók nyilvántartása Szoc. Iroda: Segélyezések nyilvántartása Gyevet Adóiroda: Helyi adók nyilvántartása Gazdasági Iroda: Szerződés nyilvántartás Bérszámfejtési rendszer Főkönyvi könyvelő és ÁFA nyilvántartó program Költségvetési és beszámoló nyilvántartó program Közmű fejlesztési kölcsön nyilvántartó program Tárgyi eszköz nyilvántartó rendszer Készlet nyilvántartási rendszer Normatív állami hozzájárulás igénylésének és elszámolásának programja OTP terminál Partnernyilvántartó program
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 13 Postázó program Segély program Gyevet program Analitika Főmérnöki Iroda Viking ktgs. készítő program Térinformatikai rendszer Pincenyilvántartó program Közterület nyilv. Program Temető nyilv. Energetikai program Gépjármű nyilv. Zöldfelület nyilv. Intézményi műszaki nyilv Vagyongazdálkodási Iroda: Ingatlanvagyon - kataszter nyilvántartó rendszer Földbérlet nyilv. Földkönyv Eb nyilvántartó program Külterületi ingatlan Telekértékesítés Önk.i cégnyilv. Közoktatási Iroda: Magiszter Információs rendszer Jegyzői Iroda: Személyügyi nyilvántartási rendszer Helyi rendeletek, határozatok tára Iktató rendszer Okmányiroda Népességnyilvántartó Városi gyámhivatal: Gondozotti díj nyilvántartás
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 14 Iktató program Ellenőrzési csoport: Oktatási intézm. norm. Finanszírozása A városi intézményhálózata vegyes képet mutat. Általánosságban elmondható, hogy a gépek nagy része, melyeket használnak elavultak, az új technológiák bevezetésére csak korlátozott mértékben alkalmasak. Az iskoláknál az Internet elérésre megoldás a sulinet, de az óvodáknál ez a lehetőség nincs meg, és a gépekkel való ellátottság sem megfelelő. Ma már léteznek olyan nemzetközi programok (nem szoftver), melyek számítógépen alapulnak. A gazdasági társaságainknál Internet elérés van, de nem használják ki a web nyújtotta lehetőségeket eléggé, az egymás és a hivatallal való kommunikációban sem meghatározó az elektronikus adatszolgáltatás. Az alkalmazott gazdasági szoftverek nem egységesek.
Meglévő alkalmazások és fejlesztési lehetőségeik A hivatalban található szoftvereket két nagy csoportba tudjuk foglalni: 1. Általános célú irodai alkalmazások 2. Speciális feladatot ellátó programok Az első csoportba tartozó szoftverek tekintetében elmondható, hogy a Microsoft cég Office programcsomagja, illetve Word szövegszerkesztője a domináns, de nem egységes verzió számmal. Törekedni kell ezeknél a programoknál az egységes verziószám bevezetésére. A régebbi elavult verziójú programokat (’97 sorozatszámú) folyamatosan le kell cserélni újabb kiadású programokra. Ezeknek nem feltétlenül a legösszetettebb (és legdrágább) programcsomagoknak kell lenni, hanem a feladathoz mért funkciókkal rendelkező programoknak. Javasolt a nyitott forráskódú programok használata, de kiválasztásukkor figyelembe kell venni, hogy illeszkedjenek a meglévő irodai környezetbe, használatukra való átállás könnyű legyen, illetve a külső kapcsolatok szempontjából legyen a Microsoft termékekkel kompatíbilis olvasási és írási szinten is. A második csoport meglehetősen sok programot foglal magába. Általában ezeknek a programoknak nincs sem alkalmazási, sem adatbázis kapcsolata, egymástól elszigetelt alkalmazásokról beszélhetünk. Ennek köszönhetően a programok közötti kommunikáció nem lehetséges, gyakran több program is tartalmazza ugyanazokat az adatokat. Míg az egyik adatbázisban frissül egy adat, az nem kerül automatikusan aktualizálásra a többiben, így meg van a lehetősége, hogy két nyilvántartásunkban két különböző tartalom szerepeljen egy adott
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 15 dologról. Törekedni kell a rendszerek integrálására, adatkapcsolatok felépítésére. Erre jó lehetőség a már meglévő térinformatikai rendszer. A térinformatikai rendszer főbb adatbázisai az alábbiak: Digitális földmérési alaptérkép Digitális közmű alaptérkép Digitális szakági közműtérkép Digitális légi felvételek Ingatlanvagyon kataszter Építéshatóság Területrendezés Népesség nyilvántartás Szociális elemzés Adókivetés elemzés A még fel nem töltött, vagy csak részben feltöltött adatbázisokat megfelelő, aktualizált adatokkal fel kell tölteni, majd meg kell vizsgálni a lehetőségét, hogy a már meglévő alkalmazások miként tudják hasznosítani ezeket az adatokat, illetve hogyan tudnak adatokat továbbítani a térinformatikai rendszernek. E mellett fontos feladat, hogy a hivatal dolgozói minél szélesebb körben alkalmazzák a térinformatikai szoftver nyújtotta szolgáltatásokat. Meg kell vizsgálni az elektronikus földhivatali kapcsolat kiépítésének lehetőségét, mely a hivatal több irodájának mindennapi igénye lenne. Itt jegyzendő meg, hogy az Émász illetve a Tigáz részéről nincs meg a digitális hálózati térkép. Ennek a kérdésnek a megoldására lehetőség lehet, ha rendelettel szabályozzuk, hogy kinek milyen adatszolgáltatási kötelezettsége van a város felé.
Kataszterek, adatbázisok Fel kell mérni a teljes önkormányzati adatvagyont, az azokat tároló adatbázisokat, illetve egyéb adathordozó eszközöket. A felmérés után elemezni kell a következő szempontok figyelembevételével: Tartalom Szerkezet Adatformátum Adat aktualitás állapota
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 16 Az elemzés után optimalizálni kell az adatbázisokat, hogy ne forduljon elő redundancia, egységesíteni kell az adatformátumokat, illetve az elektronikusan még nem fellelhető adatokat rögzíteni kell. Amennyiben bizonyos adatok elavultak, úgy azokat aktualizálni kell.
Adatvédelemi, és üzemeltetési szabályok A polgármesteri hivatal adatvédelmi és üzemeltetési szabályzatát a mai kor követelményeinek megfelelően aktualizálni kell. Az önkormányzati adatvagyon egyre nagyobb értéket képvisel, illetve az önkormányzat rendelkezik olyan adatokkal, amelyek adatvédelmi jogszabályok védelme alá esik. Ezért, az adatbiztonságnak kiemelt szerepet kell kapnia az elkövetkező időkben. A szabályzatokban ki kell térni: 1) Üzemeltetési jogosultságokra •
Felhasználók
•
Üzemeltetők
•
Meg nem engedett tevékenységek
•
Anyagi felelősség
2) Üzemeltetési szabályokra •
Hálózati hozzáférések kezelése
•
Jelszó használat rendje
•
Jogosultságok szabályozása
•
Üzemzavar, javítási munkák
3) Adatmentés 4) Vírusvédelem •
Fizikai védelem
•
Szoftveres védelem
5) Külső kapcsolatok, Internet elérés szabályozása 6) Nyilvántartások, dokumentációk 7) Adatbiztonsági szintek és védelmük módja A szabályzatok elkészítésénél figyelembe kell venni a következő szabályzatokat, illetve ajánlásokat: ISO/IEC 17799:2000 Information tecnology – Code of practice for information security management
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 17 Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Tárcaközi Bizottság 12 számú ajánlása, Informatikai Rendszerek Biztonsági követelményei, Budapest, 1996. Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Tárcaközi Bizottság 8 számú ajánlása, Informatikai biztonsági módszertani kézikönyv, Budapest, 1994. Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Tárcaközi Bizottság 16 számú ajánlása, Common Criteria (CC) Informatikai termékek és rendszerek biztonsági értékelésének módszertana, Budapest, 1998
E-hivatali rendszer Az intranet egy belső, csak meghatározott körben elérhető számítógépes rendszer. Az intranet egyfelől azt az infrastruktúrát jelenti, ami magának a belső informatikai hálózatnak a fizikai felépítését adja, a szerverek és kliens számítógépek, hálózati aktív és passzív eszközök, a kábelezés összessége. Az intranet jelenti viszont a hálózati operációs rendszerek által nyújtott alapszintű szolgáltatások, mint a hálózat-felügyeleti, kapcsolati, tárolási, webes, nyomtatási, alkalmazás-kiszolgálási szolgáltatások meglétét is. Az intranet fizikai alapja teljes egészében ki van építve a polgármesteri hivatalon belül, de az erre épülő szoftver réteg vegyes képet mutat. Három különböző hálózati operációs rendszer fut a szervereken, gyakran nem is a legfrissebb verzió. A hálózati operációs rendszerek szolgáltatásai közül minimális került használatba, jórészt csak fájl tárolásra és program futtatásra használjuk a szervereket.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 18
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 19 Intranet portál Az intranetes portál elsődleges célja a szervezeten belüli kommunikáció gyors, olcsó és könnyen kezelhető csatornára terelése, felgyorsítva a napi működést és növelve a hivatal dolgozóinak információs ellátottságát. Másodlagos célként kitűzhető, hogy kapcsolódási pontot nyújtson az alkalmazottak számára a mindennapi munkához lazán kapcsolódó információk megjelenítésével. Megvalósítása két lépésben történhet. Első lépésben statikus weboldalakon keresztül kerül megjelenítésre az információ. Második lépés
a
„klasszikus”
értelemben
vett
több
csatornás,
dinamikus,
automatikus
tartalomfrissítéssel rendelkező portál lehet. Folyamat vezérelt csoportmunka rendszer Az önkormányzati alkalmazottak mindennapos munkájuk során, a hivatal feladatából és hatásköréből kifolyólag, számos összetett munkafolyamatban vesznek részt. A folyamatokban gyakran belső és külső partnerek, illetve a lakosság is részt vesz, így ezen tevékenységek összehangolása, irányítása, ellenőrzése bonyolult feladat. Ezen összetett feladatok információs hátterének biztosítása (dokumentumok, feladatok, határidők, felelősök, stb. menedzselése) egy jól működő munkafolyamat támogató rendszer segítségével történhet meg. A belső folyamatok feltérképezésével, pontos definíciójával és optimalizálásával megnövelhető a dolgozók hatékonysága, felügyelhetővé válnak a sok részfeladatból álló folyamatok. Az E-hivatali rendszernek tudnia kell nyilvántartani, és rugalmasan kezelni a személyeket, szervezeteket, szervezeti egységeket. A személyeknek és szervezeti egységeknek hierarchiába szervezhetőnek kell lennie, amely alapját képzi a vezető-beosztott viszonyok automatikus kezelésének, és a rendszeren belüli jogosultságoknak. A szervezeti felépítésre alapozva egy olyan feladatosztó rendszert kell felépíteni, hogy az eddigi szóbeli, vagy a nehézkes és lassú, írásos utasítások helyett, egységes felületű, a hálózat (vagy akár az Internet) minden pontjáról elérhető utasítás kezelés valósuljon meg. A feladat kiadásakor meg kell határozni: Kinek adtunk feladatot Milyen határidői vannak a feladatnak Milyen dokumentumok kapcsolódnak hozzá Kapcsolódik-e valamilyen régebbi feladathoz Lehetőséget
kell
teremteni
a
feladat
elvállalására,
továbbítására,
visszavonására,
jelentéskészítésre, természetesen jogkörfüggően. A feladatosztónak közvetlen kapcsolatban
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 20 kell lennie a határidőnapló modullal, a feladatokat képesnek kell lennie automatikusan átvinnie, figyelmeztetni határidőkre, találkozókra, stb. Képesnek kell lennie egy átfogó képet nyújtani egy dolgozó feladatairól az idő függvényében. A feladatok a polgármesteri hivatal mindennapjaihoz tartoznak, így a szervezeti hierarchia különböző szintjei beletekinthetnek a beosztottak feladataiba, csatolhatnak hozzá újonnan készült vagy beszerzett dokumentumot, megjegyzést fűzhetnek hozzá, megnézhetik egy ügy állását. Tehát a vezetők folyamatos képet kapnak beosztottaik terheléséről, munkájuk jellegéről. Az optimális esetben a polgármesteri hivatal teljes, a feladatokhoz tartozó belső kommunikációja a rendszeren belül valósul meg.
E-közgyűlés Az elektronikus közgyűlési rendszernek a célja az önkormányzat rendeletalkotási és határozathozatali feladatainak támogatása az előterjesztési szövegek létrejöttétől a bizottsági szakaszon át, egészen a közgyűlési határozathozatalig. A rendszernek képesnek kell lennie nyilvántartani a jogi anyagokat, rendeleteket, határozatokat, azokban széles szűrési funkciók segítségével kereséseket lehessen végezni. Ezen kívül tudnia kell kezelni az anyagokban történt változásokat. Ki kell szűrnie azt a lehetőséget, hogy a közgyűlés elé nem megfelelő (pl. bizottsági döntés nem megfelelő feltüntetése), vagy hiányos anyagok kerüljenek. A rendszernek részét kell képezni a munka elektronikus úton való támogatását, az anyagok elektronikus úton való eljuttatását a szükséges személyek részére, és a döntéshozatali folyamat során az ülések, rendezvények szervezésének támogatását is. Mivel a rendszernek nem csak képviselők, hanem köztisztviselők is használói lesznek, így illeszkednie kell a hivatalban megszokott szoftver környezethez, kapcsolatot kell tartania a feladatosztó rendszerrel, az elektronikus hivatali rendszer szerves részét kell, hogy képezze. Az elektronikus közgyűlési rendszerhez szorosan kapcsolódik a képviselői munka informatikai támogatása. Látható, hogy a képviselőkre egyre nagyobb adattömeg zúdul, gyakran egy közgyűlési anyag kezelhetetlen nagyságú. A papíralapon megkapott anyagok legnagyobb része kárba vész, hiszen azok közgyűlés után kidobásra, megsemmisítésre kerülnek. Amennyiben a képviselők elektronikus formában jutnak hozzá az anyagokhoz, úgy a papír és másolási költség megspórolható. Az anyagok így eltárolhatóak, később
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 21 visszakereshetőek. Az elektronikus formában való anyagtovábbítás két formája ad megoldási lehetőséget: a CD-n történő továbbítás, illetve az FTP szerverről való letöltés lehetősége. A képviselőknek lehetőséget kell biztosítani, hogy választhassanak a hagyományos papír alapú, vagy a fent említett két új forma közül. Amennyiben valaki az elektronikus anyagokat igényli, úgy támogatni kell a letöltés, illetve kezelés lehetőségét.
A közgyűlések hanganyaga ma már rögzítésre kerül, és ehhez hasonlóan a bizottsági ülésekről is készül digitális formában, számítógépen rögzített hanganyag. A közgyűlések közötti szűk határidejű felkészülést nagyban segítené, ha a bizottságokon és a közgyűlésen elhangzottak hanganyaga minél hamarabb visszahallgatható lenne az előterjesztéseket készítő ügyintézők számítógépén is. Ezért ki kell bővíteni azoknak a gépeknek a számát, melyeken a hanganyag meghallgatható. Ezt a lehetőséget biztosítani kell a képviselők számára is.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 22
Iratkezelés Az iratkezelést két fő területre lehet osztani, az iratok létrehozására, illetve a létrehozott és beérkezett iratok kezelésére, nyilvántartására. Iratok létrehozása Ma már elmondható, hogy az önkormányzat részéről kiadásra kerülő dokumentumok 100% elektronikus formában kerül létrehozásra, megteremtve a lehetőségét egy dokumentum szerver felállításának, amelyben eltárolva, archiválni lehetne minden iroda anyagát, könnyű kereshetőséget, reprodukálhatóságot biztosítva. Az iratok nyomtatásában és másolásában azonban nincsenek elég hangsúlyosan alkalmazva a költségkímélő megoldások. A nyomtatópark sokféle nyomtatót tartalmaz, nagy az aránya a magas fenntartási költségű tintasugaras nyomtatóknak, melyek sem minőségben, sem sebességben nem veszik fel a versenyt a digitális technológiát használó lézernyomtatókkal. Nincsenek kellő mértékben kihasználva a lokális hálózat adta lehetőségek, melyek segítségével kevesebb, de nagyobb teljesítményű hálózati nyomtató segítségével költséghatékonyabban, időt kímélve lehet az iratokat előállítani. Itt kell megemlíteni, hogy az elektronikus hivatali rendszer bevezetése esetén a kinyomtatandó iratok száma csökken, hiszen a munkafolyamatok alatt a kommunikáció és irattovábbítás elektronikus formában történik. Az iratok előállítása tekintetében el kell érni, hogy maximálisan kihasználásra kerüljenek a hálózati nyomtatás adta lehetőségek, és az elaprózott nyomtatópark méretét lecsökkentsük, úgy, hogy a teljes nyomtatási kapacitás ne csökkenjen. Beérkezett iratok kezelése A polgármesteri hivatalban működik egy elektronikus iktató rendszer. Így minden beérkező és kimenőirat iktatásra kerül. A rendszer fontosságából adódóan kiemelt figyelemmel kell kezelni az üzembiztonságát, mert egy rövidebb üzemkiesés is veszélyezteti a törvényben előírt 30 napos ügykezelési határidő betartását. A beérkező iratok esetében magának a dokumentumnak az elektronikus tárolása nem történik meg, erre sem a technikai sem a személyi lehetőségek nem állnak rendelkezésre. Azonban a dokumentumszerver felállításával és kisebb beruházás segítségével archiválhatók a beérkezett iratok is, melyek hasonlóképpen könnyen kereshetővé, szükség esetén szerkeszthetővé válnak, szintén gyorsítva az ügymenetet.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 23
Az intézményekkel kapcsolatos feladatok Virtuális magánhálózat kialakítása A városi informatikai központra, mint belső magra épül a város intézményeit, gazdasági társaságait magába foglaló magánhálózat. Az önkormányzat 65 intézménnyel rendelkezik, de a több telephelyes működés miatt 82 végpont található, melyet indokolt egy egységes, csillagpontos hálózatra felfűzni. Ezen a hálózaton belül megvalósíthatóak kell lennie mind a hang, mind az adatátvitelnek. Ez azt jelenti, hogy a végpontok telefonhívásai a külső hálózati forgalom nélkül, melléken történnek, míg e mellett az intézmények csatlakoznak a polgármesteri hivatal levelezési rendszerére és belső intranet-jére. Az elektronikus levelek továbbítási ideje 5-10 másodperc, mely egyrészt gyorsítja az információáramlást, a visszajelzési lehetőséget, másrészt a kezdeti beruházás után költségmentes a postai levéltovábbítással ellentétben. Látható, hogy mind a telefon, mind a postai költségek csökkentése elérhető a hálózat kialakításával, miközben egy minőségileg is magasabb szintű kommunikáció valósul meg.
A hálózat kialakításának várható hatása, az intézmények és az önkormányzat között a kommunikáció gyors, pontos csatornán megy végbe, lehetőséget adva digitális adatbázisok cseréjére is.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 24 A fent említett funkciókon kívül a magánhálózat kialakítása teremti meg a fizikai alapjait a „kiskincstár”
és
az
elektronikus
közbeszerzés
megvalósításának,
ami
további
költségcsökkenést eredményez. Az intézményeink bevonása az elektronikus ügyfélszolgálatba szintén igényli a hálózat kialakítását.
Az
állampolgárok
és
partnerek
felé
nyújtott
szolgáltatások Elektronikus ügyintézés Az Európai Unió az elektronikus ügyintézés négy fejlettségi szintjét határozta meg, melyeket már részletes bemutatásra kerültek. Ez a csoportosítás nem csak a szolgáltatások elektronizálásának szintjeit tükrözi, hanem egy fejlesztési vonalat is kijelöl, hiszen minden szint önállóan is működőképes rendszer, melyre lehet építeni a következő szintet. Világosan látszódik, hogy a 3. és 4. szint eléréséhez elengedhetetlenül szükséges az elektronikus aláírás. Az elektronikus aláírásnak három biztonsági szintjét különböztetjük meg, melyek a következők: Szint
Alkalmazási terület
Alapszintű
Magánlevelezés
Fokozott biztonságú
Magánokirat aláírása, Elektronikus számla aláírása
Minősített biztonságú
Államigazgatási eljárások, Önkormányzati ügyek, Közjegyzői ellenjegyzés, Ügyvédi aláírás
Önkormányzati ügyekben, vagyis az elektronikus ügyintézés során is egyértelműen és csakis a minősített biztonságú elektronikus aláírás használata a megengedett. Ehhez azonban minősített hitelesítés-szolgáltatóra van szükség, mely Magyarországon még nem működik, kivéve az APEH-et, mely csak a saját adózói számára ideiglenesen végzi ezt a szolgáltatást. Első lépésként az on-line tájékoztatást kell megvalósítani, mely megfelel az EU 1-es szintnek. Ennek alapja a már meglévő önkormányzati Internet portál, melyen elérhetővé kell tenni az
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 25 ügyleírásokat. Ezek tartalmazzák, hogy adott ügyhöz milyen iratok szükségesek, milyen jogszabályok alapján történik az ügymenet, milyen fázisok vannak, ki az ügyintéző, és mik az elérhetőségek. Második lépésként, meg kell valósítani az EU 2-szintet, kibővíteni a rendszert a letölthető űrlapokkal. Harmadik szintként meg kell valósítani az űrlapok on-line kitöltési és ellenőrzési lehetőségét, és amennyiben a technikai feltételek ezt lehetővé teszik, a hitelesítést. Ezen ügyintézési rendszer keretében meg kell valósítani az elektronikus ügyfélkezelést. Ennek módjai különbözőek lehetnek: On-line, internetes ügyfélkezelés Az ügyfeleknek lehetősége van interneten tájékozódni ügyeinek állásáról, melyik ügyintéző kezeli, milyen stádiumban van, stb., a hivatali dolgozókat elektronikus levélben el tudja érni. Call center Azoknak az ügyfeleknek a részére, akiknek nincs lehetősége elérni az internetet, vagy nem részesítik előnyben a személytelen ügyintézést, biztosítani kell a lehetőséget egy call center szolgáltatáson keresztül az elérhetőséget. Az elektronikus ügyintézés várható hatása, hogy kevesebb és rövidebb időtartamú megjelenés történik az irodákon, mert az ügyfelek felkészültebben érkeznek, az ügyintézők már komplett, hiba mentes beadványokat kapnak, csökkentve leterheltségüket.
Elektronikus adó Az elektronikus adó rendszer az elektronikus ügyintézés egyik kiemelt eleme, figyelembe véve, hogy a városnak a 100 legnagyobb iparűzési adót fizető partnere közül a legtöbb külföldi tulajdonban van, ahol is az anyavállalatnál már megszokott rendszer az adók elektronikus bevallása és befizetése. Így érthető az a jogos igény, hogy ezt leányvállalataiknál itt Magyarországon is meg tudják tenni. Ezt országos szinten már meg tudják valósítani, hiszen az APEH már bevezette a teljes elektronizált adófolyamatot, az EU-s elvárás 4. szintjének megfelelően. Így egyre sürgetőbb helyi szinten is kielégíteni ezt az igényt. Látható, hogy az önkormányzat esetében egyenlőre maximum az EU-s 3. szintet tudjuk megvalósítani. Azonban ez is minőségi előrelépést jelent, hiszen a bevallási időszakban nagy
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 26 mennyiségű adatbevitel van, évente kétszer pedig nagy mennyiségű levél kiküldés történik. Az hivatali dolgozók válláról nagy mennyiségű munkát venne le a rendszer bevezetése, a tévedések lehetőségét is lecsökkentve. A fejlesztés keretén belül el kell érni, hogy a rendszer naprakész legyen a jogszabályoknak megfelelően, összekapcsolható legyen egy iktató és postázó rendszerrel, és lehetőséget adjon az ügyfeleknek a városi portálon való elérésre, saját információk lekérésére.
Elektronikus közbeszerzés A gazdasági és társadalmi igények szempontjából fontos az önkormányzati közbeszerzés elektronizálása. Az elektronikus közbeszerzés az eddigieknél nagyobb piaci átláthatóságot és kereskedelmi hatékonyságot biztosít. A rendszernek képesnek kell lennie a beszállítók nyilvántartására, olyan formában, hogy a rendszerben csak az önkormányzat által előminősített szállítók lehessenek. Az önkormányzat könnyen összehasonlítható, naprakész információkhoz juthat az árakról, elérhetőségekről, a vevői visszacsatolások révén a minőségről. A szállítók közötti erős verseny révén az önkormányzat csak nyerhet. A vevői beszerzéseket ki kell terjeszteni az egész városi intézmény hálózatra, mert igazán csak így lehet mennyiségi engedményeket elérni. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy pl. egy iskola sem rendel 100 egységnyi tisztítószert évente, csak Eger MJV rendel, de évente 8 000 egységet, de a szállító a megfelelő intézményhez szállítja ki a rendelt árut. Így jelentős költségcsökkentés érhető el intézményhálózatunkban, mely teljes összhangban van a város intézményracionalizálási és finanszírozási reformjával. Második lépcsőben meg kell vizsgálni annak a lehetőségét, hogy a kistérség önkormányzatait hogyan lehet bekapcsolni ebbe a közbeszerzési rendszerbe. Amennyiben a kistérség önkormányzatai egységesítve vásárlóerejüket, egy vevőként jelennek meg a piacon, úgy teljesen új ármeghatározó szerepet tudnak érvényesíteni. Amennyiben lehetőség a jogi és technikai lehetőség engedi, az közbeszerzési rendszert ki lehet egészíteni egy olyan elektronikus piactérrel, amelyben vevőként megjelenhetnek az intézményi dolgozók, így adva kedvezményt a vásárlások során a dolgozói állománynak.
Városi web portál Az elmúlt időszakban került beüzemelésre Eger új internetes portálja, mely az Eger és Körzete Kistérségi társulással közös kapu a világhálóra. Az új portál már egy dinamikus, a
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 27 legújabb technológiákat magába foglaló rendszer, mely alkalmas a további bővítésre, és dinamikus változtatásokra. Az új portálnak a következő funkciókat kell lefednie: 1. Lehetőség a kistérség településeinek megjelenésére, az igényeik szerinti adatok és szolgáltatások megjelenítésére 2. Eger és a kistérség híreinek naprakész megjelenítése, archiválása visszakeresési lehetőséggel, egyfajta hírszolgáltató jelleggel 3. Egernek, mint turistaközpontnak a bemutatása mind a hazai, mind a külföldi látogatók számára (történelem, látnivalók, programok, nyitva tartások, szállás és szórakozási lehetőségek, stb.), városmarketing céllal 4. Az egriek és idelátogató turisták számára közérdekű információk biztosítása 5. Az egriek kapcsolódási felülete az önkormányzat munkájához (képviselők, irodák és tisztviselők elérési lehetősége, határozatok és rendeletek megjelenítése, elektronikus ügyfélszolgálat felülete) Második lépcsőben a város frekventált, forgalmas helyein elhelyezett információs pultok segítségével biztosítani kell az egri portál elérési lehetőségét, biztosítva azok számára is a használatot, akik nem rendelkeznek otthon Internet eléréssel, vagy csak turistaként tartózkodnak a városban. Harmadik lépcsőben, amennyiben az elektronikus ügyfélszolgálat kialakításra kerül, lehetővé kell tenni, hogy a városi portál Internet előfizetés nélkül is, ingyenesen elérhető legyen.
A célhoz szükséges eszközök Pénzügyi eszközök Minden fejlesztés fellendítője vagy buktatója a pénzügyi források rendelkezésre állása, vagy éppen szűkössége. A mennyiségi feladatnövekedés költség vonzata szinte eltörpül a minőségi feladatok megjelenésének forrásigényéhez képest. Míg 1998-ban nem, vagy csak igen kis mértékben kellett törődnünk az informatikai biztonsággal, ez mára már alapkövetelmény. Míg 2000-ben a legnagyobb kihívás a dátumváltás volt, ma a platformfüggetlen, interaktív rendszerek bevezetése jelent feladatot.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 28 Ezekhez a feladatokhoz a finanszírozási oldalról is új szemlélet szükséges. Ma már nem beszélhetünk csak számítástechnikáról, hanem informatikáról kell beszélni, mely magába foglalva az elektronikus kommunikációt is (elektronikus levelezés, telekonferencia, de egyszerű telefonhívás is, egyszóval mindenféle hang és adatátvitel), sokkal komplexebb fogalom. Így finanszírozási oldalról is így kell tekinteni. Azonban nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy az informatikai fejlesztésekhez szükséges összegek nem mindenesetben jelentenek költségnövekedést, hiszen az új rendszerek segítségével költségcsökkentés érhető el, sőt egyes esetekben (pl. VPN hálózat, elektronikus irattovábbítás) a csökkenés automatikus velejárója a rendszer használatának. Ezért a költségvetés tervezésénél nem csak a fejlesztési és üzemeltetési költségeket kell figyelembe venni, hanem a használatukkal megspórolható összegeket is. Az informatikai koncepcióban foglaltak költségvetési hatása az előzetes számítások szerint a következő képpen alakul: 2004
2005
2006
2007
2008
Gépcserék (évente 40db)
8 000
8 400
8 820
9 261
9 724
Szoftver harmonizáció (40/3 év)
4 000
4 000
4 000
0
0
Hálózati szoftver fejlesztés (3 éven át)
1 200
1 200
1 200
0
0
Egyéb karbantartás és anyag szükséglet
5 000
5 250
5 513
5 788
6 078
Portál üzemeltetés
2 500
2 625
2 756
2 894
3 039
Magánhálózat üzemeltetés
50 000
50 000
50 000
50 000
50 000
E-rendszerek üzemeltetése
22 000
22 000
22 000
22 000
22 000
92 700
93 475
94 289
89 943
90 840
Telefon
11 520
12 096
12 701
13 336
14 003
Internet
4 020
4 221
4 432
4 654
4 886
Papír megtakarítás
6 572
6 901
7 246
7 608
7 988
Portál üzemeltetés
450
473
496
521
547
E-közbeszerzés dologi
17 694
18 579
19 508
20 483
21 507
E-közbeszerzés felhalmozási
28 457
29 880
31 374
32 943
34 590
Eddigi informatikai költségek
12 000
12 600
13 230
13 892
14 586
Megtakarítások összesen:
80 713
84 749
88 986
93 435
98 107
-11 987
-8 726
-5 303
3 492
7 267
Kiadások:
Összesen kiadás:
Megtakarítások:
Egyenleg:
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 29
Kiadások A gépcseréket, az irodai szoftverek harmonizációját és a hálózati operációs rendszerek fejlesztését a koncepció elfogadása nélkül sem tudjuk megspórolni. A gördülékeny munkához alapvető szükségletek, csak úgy, mint az évközben elhasználódott, elromlott eszközök javítása. A városi portál már egy meglévő, de idén bevezetésre került új feladat, melynek a folyamatos hírfeltöltés és kibővült funkciók (kistérségi kapu) miatt magasabb az üzemeltetési költsége, mint az előtte meglévő honlapé. A magánhálózat és e-rendszerek üzemeltetése viszonylag nagy költségigényű. Az ezen a téren már tapasztalatokkal rendelkező városok, illetve a feladatot elvégezni képes cégek információi alapján Eger esetében a táblázatban megjelölt összegekkel kalkulálhatunk.
Megtakarítások Városunkban 80 végponton található olyan intézmény, gazdasági társaság, mely szorosan kötődik a városhoz. Amennyiben minden végpont, minden munkanap 60 percet beszél más végponttal, akkor kapjuk meg a táblázatban szereplő értéket. Az Internet elérések esetén teljesen egzakt adatok állnak rendelkezésre, jelenleg ennyit fizetnek internetre évente intézményeink és gazdasági társaságaink. A magánhálózat létrehozásával a továbbiakban ezek az előfizetések fölöslegessé válnak. A hivatal felmérése szerint havonta több mint 300 ezer oldalnyomtatása, fénymásolása történik a Polgármesteri hivatalban. Az elektronikus hivatali és közgyűlési rendszer bevezetésétől minimálisan egy 30% megtakarítás várható, 6 Ft/oldalas átlag előállítási költséggel kapjuk meg a táblázatban szereplő értéket. A legnagyobb megtakarítást ez e-közbeszerzés jelentheti. A amennyiben költségvetésben szereplő dologi költségek 20%, a felhalmozási költségeknek pedig az 50% bevihető a rendszerbe (nem vihető be pl. a fűtés és egyéb rezsi kiadások, a telefon költség már másik rovatban szerepel, stb…), és ezeknél a tételeknél 5% árcsökkentést tudunk elérni, úgy a fenti értékekkel kalkulálhatunk. Amennyiben a koncepcióban leírt hardver és szoftver bázisra építve a város ki kívánja építeni a kiskincstári rendszert, az további költségmegtakarítást eredményez, miközben újabb beruházások nem szükségesek.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 30 A táblázatok minden évben egy 5%-os növekedéssel számolnak azoknál a tételeknél, ahol nincs lehetőség hosszabb távú, fix díjas szerződés megkötésére.
Humán erőforrás Bármilyen jól elkészített informatikai rendszer is csak annyit ér, amennyit használnak belőle. Gyakran a programok által nyújtott funkciók töredékét hasznosítják a felhasználók, egyszerű információ hiány, vagy a megfelelő képzettség hiányában. Az informatikai csoportnak nem feladata, hogy szellemi segédmunkaként, állandó –alapvető irodai szoftverek kapcsán fellépő – problémakezeléssel kelljen foglalkoznia. Ezt a feladatot egy HelpDesk szolgálattal lehet megoldani, mely ellátásához nem feltétlenül informatikust kell alkalmazni. Lényeges, hogy az igazgatási felhasználók legalább alapfokú számítástechnikai végzettséggel, de ajánlottan ECDL Start vizsgával rendelkezzenek. Ennek érdekében a tisztviselőket ösztönözni kell a végzettség megszerzésére, és segíteni kell őket a sikeres vizsgára való felkészülésben. Új dolgozók esetében követelményként kell előírni az ECDL Start, vagy azzal egyenértékű vizsga meglétét. Jelen pillanatban, a hivatalban egy 6 fős, jegyző alá rendelt informatikai csoport működik. A célok ismeretében javasolt az informatikai csoport iroda szintre fejlesztése, melyet egy önálló irodavezető irányít, és a gazdaságosabban és hatékonyabban elvégezhető feladatokat pedig outsourcing vagy ASP (erőforrás kihelyezés vagy alkalmazás szolgáltatás) keretében erre szakosodott cégekkel végeztet el. Másik megoldásként indokolt lehet az a fajta outsourcing -azaz
külső cég bevonása a
megvalósításba és majd az üzemeltetésbe-, amelyben egy 100%-ban Eger MJV tulajdonában lévő KFT végzi el az üzemeltetési feladatokat mind a Polgármesteri hivatal, mind pedig az önkormányzat intézményei és gazdasági társaságai felé.
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 31
Hardver Hardvernek nevezzük az informatikai tevékenységet közvetlenül vagy közvetve szolgáló berendezéseket. (számítógépek, monitorok, adathordozók, irat előállító és digitalizáló, adatmásoló eszközök, stb.)
Kiszolgáló oldal (szerver) A kiszolgáló oldali, szerver számítógépek tárolják a közös adatokat, címtárakat, futtatják a közös alkalmazásokat. Rendelkeznek olyan megosztott erőforrásokkal, melyeket a jogosultsággal rendelkező számítógépek kihasználhatnak. Ezért ezeknek a gépeknek olyan alapokon kell nyugodnia, amely a folyamatos terhelésre is fel van készülve, illetve a leginkább összhangban áll a rajta futó hálózati operációs rendszerrel. Ezért ezekre a feladatokra un. BRAND gépeket kell beszerezni, melyekre megfelelő garancia és háttértámogatás áll rendelkezésre. A gépek teljesítményének olyannak kell lenni, hogy a szerver park ne legyen szétaprózott, egy szerver szükség esetén két-három feladatot is el tudjon végezni párhuzamosan. (Költség kímélés) Mivel ezeken a gépeken pótolhatatlan, vagy csak nagy költséggel pótolható adatok találhatók, nagy hangsúlyt kell fektetni az adatbiztonságra. A háttértárolóknak redundáns adattárolásra kell képesnek lenniük. (Pl.: A merevlemezes háttértárolókat RAID rendszerbe kell szervezni, minimum tükrözött -RAID 1-, de lehetőleg a RAID 0+1 megoldást kell alkalmazni, ami megfelelő biztonság mellett megfelelő sebességgel is rendelkezik.) Ennél alacsonyabb szintű megoldások alkalmazását kerülni kell. Minden szerver gépnek rendelkeznie kell egy adat mentő egységgel (Pl.: DAT), mely képes emberi beavatkozás nélkül, automatikusan, rendszeresen menteni az adatokat.
Felhasználói oldal (kliens) A felhasználói, kliens számítógépek azok a gépek, melyekkel a hivatal dolgozói a mindennapokban találkoznak, munkájukat velük végzik. Ezeknél a gépeknél figyelembe kell venni a rajtuk futó alkalmazások teljesen más jellegét, mint amit a szerver oldalnál említettünk. Itt nem találhatók létfontosságú pótolhatatlan adatok, így normál adattárolási módszer elfogadható (Pl.: IDE merevlemez). Irodavezetői szintet kivéve nem megengedhető a gépekbe külső adatbe- és kiviteli lehetőség (floppy, CD meghajtó) beépítése vírusvédelmi és adatvédelmi okokból. Ezeknél a gépeknél javasolt a BRAND alkatrészekből összeszerelt
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 32 gépek beszerzése. Kiválasztásuknál figyelembe kell venni az adott felhasználó munkakörét, és munkájához szükséges speciális programok igényét. Törekedni kell a hardver park egységesítésére, legalább irodánként, vagy egyéb szervezeti egységenként.
Szoftver Szoftvernek nevezzük az ember által készített programokat, melyeket a számítógépen futtatunk, használunk. Két csoportra oszthatóak: •
Operációs rendszerek – a gépek alapvető funkcióit vezérli
•
Felhasználói programok – közvetlenül a munkára használt programok, pl. irodai alkalmazások, egyedi alkalmazások
Kiszolgáló oldal (szerver) A szerver oldalon olyan operációs rendszernek kell futnia, amely illeszkedik a rajta futó alkalmazásokhoz. A feladattól függően az operációs rendszer lehet nyitott forráskódú, vagy kereskedelmi forgalmazású termék. A rendszernek képesnek kell lennie az IP (Internet protokoll) alapú kommunikációra. Az operációs rendszernek tudnia kell illeszkedni a már meglévő szerverekhez, azokkal adatcserére közvetlenül képesnek kell lennie, a meglévő vírusvédelmi rendszerbe integrálhatóságáról gondoskodni kell.
Felhasználói oldal (kliens) A kliens oldalon található szoftverekkel szembeni követelmény, hogy segítségükkel a felhasználók képesek legyenek ellátni feladataikat. Kiválasztásuknál figyelembe kell venni az adott felhasználó munkakörét, és munkájához szükséges speciális programok igényét. Az alkalmazott
programok
lehetnek
kereskedelmi
forgalomban
lévők,
illetve
nyitott
forráskódúak.
Hálózati eszközök Hálózati eszközöknek nevezzük azokat a hardver elemeket, melyek a kiszolgáló és felhasználói számítógépek közötti kapcsolatokat biztosítják. Funkciójuktól függően lehetnek passzívak, illetve aktívak. A passzív eszközök tekintetében elmondható, hogy a hivatal jól áll. A kábelek tekintetében a magas átviteli sebességet biztosító CAT5 kábelezés került kiépítésre, míg a többi eszköz is megbízható, brand minőségű. A hálózat továbbfejlesztése során
Eger Megyei Jogú Város Informatikai Koncepciója 33 törekedni kell továbbra is a jó minőségű eszközök beszerzésére, a passzív eszközök esetén ahol indokolt aktívra cserélni (HubSwitch), biztosítva az eszközök távmenedzselhetőségét. Az hálózat továbbfejlesztése során figyelembe kell venni az újabb biztonsági kihívásokat, és megfelelően kell a rendszert „tűzfalakkal” biztosítani.
