OBSAH 1. ÚVOD...................................................................................................... 3 1.1. ÚVODNÍ INFORMACE ............................................................................ 3 1.2. TEXT A ČLENĚNÍ PŘÍRUČKY .................................................................. 3 1.3. ZÁKLADNÍ TECHNICKÉ ÚDAJE .............................................................. 4 1.4. POŽADAVKY NA OBSLUHU ................................................................... 6 1.5. INSTALACE PROGRAMU ........................................................................ 6 2. ZÁKLADY OBSLUHY........................................................................... 8 2.1. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU .......................................................................... 8 2.2. MENU ................................................................................................. 9 2.3. ZÁKLADNÍ PRAVIDLA A KLÁVESY ......................................................... 9 2.4. NABÍDKOVÝ SYSTÉM ......................................................................... 10 2.5. VKLÁDÁNÍ ÚDAJE (EDITACE ŘÁDKU) .................................................. 10 2.6. KALKULAČKA PRO BĚŽNÉ VÝPOČTY ................................................... 12 2.7. KALENDÁŘ ....................................................................................... 13 2.8. PROHLÍŽENÍ A TISK SESTAV ................................................................ 13 2.9. EDITOR PRŮVODNÍCH TEXTŮ .............................................................. 15 3. ZPRACOVÁNÍ ..................................................................................... 18 3.1. PROVOZ PROGRAMU .......................................................................... 18 3.1.1. Zahájení provozu ....................................................................... 18 3.1.2. Rutinní provoz ........................................................................... 19 3.1.3. Nestandardní ukončení programu............................................... 20 3.2. EVIDENCE MAJETKU .......................................................................... 21 3.2.1. Pořízení inventární karty............................................................ 22 3.2.2. Změna údajů inventární karty..................................................... 24 3.2.3. Vyřazení inventární karty ........................................................... 25 3.2.4. Stornování inventární karty ........................................................ 25 3.3. ODPISOVÁNÍ MAJETKU ....................................................................... 26 3.3.1. Rozdělení majetku pro odpisování .............................................. 27 3.3.2. Účetní odpisování ...................................................................... 27 3.3.3. Daňové odpisování..................................................................... 30 3.4. OBDOBÍ PRO ZMĚNY .......................................................................... 31 3.5. VÝSTUP UC-EURO........................................................................... 32 3.6. PROHLÍŽENÍ ARCHÍVŮ ........................................................................ 33 3.7. DROBNÝ MAJETEK ............................................................................. 33 4. GENERÁTOR SESTAV....................................................................... 34 4.1. DRUHY VÝSTUPŮ............................................................................... 34 4.2. DEFINICE VÝSTUPU (SESTAVY)........................................................... 34 4.3. SEZNAM POLOŽEK ............................................................................. 35 4.4. KOMBINACE POLOŽEK Z RŮZNÝCH SOUBORŮ ...................................... 35 1
4.5. RUŠENÍ A VKLÁDÁNÍ POLOŽEK ........................................................... 36 4.6. PARAMETRY POLOŽEK ....................................................................... 36 4.7. PARAMETRY SESTAVY ....................................................................... 38 4.8. ULOŽENÍ A NAČTENÍ DEFINICE ........................................................... 38 4.9. DODATEČNÉ ZADÁVÁNÍ PODMÍNEK .................................................... 38 5. ČÍSELNÍKY.......................................................................................... 40 5.1. OBCHODNÍ PARTNEŘI......................................................................... 40 5.2. TŘÍDY MAJETKU ................................................................................ 40 5.3. POHYBY ............................................................................................ 40 5.4. SOUVZTAŽNOSTI ............................................................................... 43 5.5. ORGANIZAČNÍ ČLENĚNÍ, ČINNOSTI, ZAKÁZKY ..................................... 46 5.6. INDIVIDUÁLNÍ ODPISOVÉ SAZBY ......................................................... 47 5.7. BUDOVY, POZEMKY, ODPOVĚDNÉ OSOBY ............................................ 48 5.8. ČÍSELNÍK SKP................................................................................... 48 5.9. PARAMETRICKÉ ČÍSELNÍKY ................................................................ 48 6. OSTATNÍ .............................................................................................. 49 6.1. POMOCNÉ FUNKCE ............................................................................. 49 6.1.1. Prohlížení souborů..................................................................... 49 6.1.2. Interní kalkulačka ...................................................................... 49 6.1.3. Kalkulátor s výrazy .................................................................... 49 6.1.4. Obecný kalendář........................................................................ 49 6.1.5. Aktuální datum a čas.................................................................. 49 6.1.6. Editace souborů DB ................................................................... 50 6.1.7. Obecný generátor ...................................................................... 50 6.1.8. Změny v programu ..................................................................... 50 6.2. ZÁLOHOVÁNÍ DAT , OBNOVENÍ DAT ..................................................... 50 6.3. ARCHIVACE DAT, NAČTENÍ Z DISKET .................................................. 51 6.4. OPRAVA SOUBORŮ ............................................................................ 51 6.5. REINDEXACE ..................................................................................... 53 6.6. KONZISTENCE DAT ............................................................................ 53 6.7. KONVERZE DAT ................................................................................. 53 6.8. EXPORT DAT, IMPORT DAT ................................................................. 53 6.9. KONFIGURACE .................................................................................. 54 6.9.1. Parametry správce ..................................................................... 54 6.9.2. Uživatelské parametry................................................................ 55 6.10. UKONČENÍ ...................................................................................... 55 7. NÁPOVĚDA.......................................................................................... 56 8. ZÁVĚR.................................................................................................. 57
2
1. ÚVOD 1.1. Úvodní informace Program INVESTIČNÍ MAJETEK slouží pro evidenci a odpisování hmotného a nehmotného investičního majetku podle ustanovení zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Program je schopen pracovat jak lokálně na samostatném počítači, tak i ve všech běžných počítačových sítích při současné práci na několika pracovištích. Následuje několik bodů jako stručná charakteristika možností programu: •
správa databáze inventárních karet, automatická archivace vypočtených účetních i daňových odpisů a provedených změn, operativní evidence drobného majetku;
•
tisk inventárních karet, inventárních soupisů, odpisových plánů, možnost dalších textových výstupů podle uživatelem modifikovatelných předloh;
•
výpočet účetních i daňových odpisů, přehledné sestavy odpisů a historie inventárních karet, přehledy odpisů lze získat za libovolné období zpět i vpřed, tedy i např. deset let dopředu, apod.;
•
neexistuje institut měsíční či roční uzávěrky, pouze volba měsíčního období pro zadávání změn na kartách, což umožňuje neomezené zpětné opravy a doplnění dat;
•
automatizovaný výstup dat do podvojného účetnictví;
•
zabudovaný generátor výstupů umožňující nejen zobrazení a tisk všech sestav, ale i vytváření výstupů do souborů různých formátů;
•
možnost vytváření uživatelských číselníků a jejich připojení k jakékoliv zadávané položce;
•
automatická konverze datových souborů pro zajištění kompatibility dat s novějšími verzemi programu;
•
interaktivní hypertextová nápověda doplňující tištěnou dokumentaci k programu.
1.2. Text a členění příručky
3 text příručky Text příručky přesně odpovídá verzi programu INVESTIČNÍ MAJETEK verze 5.19 ze dne 12.2.2004. Změny provedené po tomto datu jsou dokumentovány v textu IM-ZMENY.!, který lze vyvolat na obrazovku v
3
libovolné vyšší verzi programu pomocí funkce menu OSTATNÍ / POMOCNÉ FUNKCE / ZMĚNY V PROGRAMU.
& členění příručky Příručka je rozdělena na několik částí: ÚVOD - stručný popis technických parametrů programu, požadavky na počítač a na jeho nastavení, popis instalace programu jak na lokálním počítači, tak v síti. Informace jsou určeny zejména uživatelům, kteří dovedou dobře pracovat s počítačem. Pro koncové uživatele programu nejsou zajímavé a proto je mohou bez obav vynechat. ZÁKLADY OBSLUHY - popis obecně používaných částí programu, jejichž znalost budeme při dalším popisu obsluhy předpokládat. ZPRACOVÁNÍ - popis funkcí ze stejnojmenné nabídky v programu rozšířený o informace k zahájení provozu. SESTAVY, ČÍSELNÍKY, OSTATNÍ, NÁPOVĚDA - popis funkcí ze stejnojmenných nabídek v programu. ZÁVĚR
G upozornění Upozorňujeme na to, že tato příručka NENÍ a NEMŮŽE být učebnicí, jak evidovat a odpisovat majetek. Popisuje JAK zpracovávat řešenou problematiku pomocí jednoho konkrétního programu. Dále předpokládáme, že během studia této příručky budete mít možnost vše ihned vyzkoušet přímo na počítači.
1.3. Základní technické údaje Program je určen pro počítače standardu IBM PC s operačními systémy MS-DOS nebo Windows všech verzí. Pracuje v sítích typu Windows, Novell, Lantastic, Banyan Vines, 3Com, Netware Lite a mnoha dalších. Obecně lze program provozovat na všech sítích, na kterých pracuje databázový systém Paradox firmy Borland International. požadavky na systém Počítač standardu IBM PC, s minimální konfigurací: procesor 386, 4 MB operační paměti, pevný disk 80 MB, disketová jednotka; doporučujeme PENTIUM, 8 MB paměti. Tiskárna standardu EPSON, IBM ProPrinter, nebo HP LaserJet, minimálně pro papír formátu A4. Jedním z důležitých požadavků k zabezpečení správného chodu programu na Vašem počítači je potřeba mít dostatek volné operační paměti (RAM) i volného místa na disku. Program ihned po spuštění provádí kontrolu na volnou paměť i na místo na disku, a případně upozorňuje na zjištěné nedostatky. Před spuštěním programu musíte zajistit volné aspoň 2 MB operační paměti a stejně i volného místa na disku.
4
konfigurace systému Konfigurace systému se provádí pomocí souborů AUTOEXEC.BAT a CONFIG.SYS, které jsou umístěny v hlavním adresáři diskety či disku, z které/ho je systém startovaný. Uvedené soubory mohou obsahovat řadu příkazů, z nichž některé mohou být méně významné (aspoň pro provoz tohoto programu), ale jiné mohou být naopak příčinou potíží, které mohou nastat při spuštění programu. Jak již bylo uvedeno v předcházející kapitole o požadavcích na systém, vyžaduje program před svým spuštěním určitou velikost volné operační paměti. Bude-li program po spuštění hlásit nedostatek paměti, potom si zkontrolujte (používáte-li operační systém MS-DOS), zda soubor CONFIG.SYS obsahuje následující řádky: DOS=HIGH,UMB DEVICE=C:\DOS\HIMEM.SYS DEVICE=C:\DOS\EMM386.EXE NOEMS (Místo parametru NOEMS může být uvedeno např. AUTO RAM, avšak vzhledem k odtažnosti problematiky neuvádíme více detailů. Máte-li o ně zájem, naleznete je v příručce k Vašemu operačnímu systému.) V souboru CONFIG.SYS dále doporučujeme mít tyto příkazy: FILES - specifikuje maximální počet souborů, které mohou být současně otevřené, s ohledem nejen na tento program doporučujeme nastavit tuto hodnotu nejméně na 40 (formát: FILES=40) BUFFERS - specifikuje počet diskových vyrovnávacích pamětí, podobně jako výše, doporučujeme hodnotu 40 (formát: BUFFERS=40). národní prostředí Program samotný neobsahuje vlastní ovladače klávesnice a displeje pro práci s českými znaky. Údaje v souborech jsou vždy uloženy v kódu Kamenických, ale pracovat s nimi lze v kódu LATIN2, nastavení se provádí v konfiguraci programu podle Vámi používaného kódování. Při tisku pomocí rezidentního ovladače tiskárny problémy nejsou. Používáte-li však download, musíte ho provést před spuštěním programu. Program pracuje s českými znaky správně i při abecedním řazení. nastavení tiskárny Program vyžaduje, aby tiskárna měla správně nastaveny některé přepínače, označované v manuálech tiskáren pojmem DIP SWITCH (německy DIP SCHALTER): režim automatického stránkování (Skip over perforation) musí být vypnut (OFF). Chyba se projevuje vynecháváním celých prázdných stránek při tisku (tiskne na každou druhou stranu) délka papíru musí být nastavena podle skutečné délky papíru, zpravidla na 12 palců (paper length, page length 12 in). Nové tiskárny mívají často nastavenou délku 11 palců. Chyba se projevuje předčasným
5
odstránkováním a následným tiskem přes ohyby papíru. V kombinaci s první chybou jsou výsledné efekty velmi zajímavé. znaková sada tiskárny by měla obsahovat znaky pro tisk rámečků. Většinou je potřeba tiskárnu přepnout do režimu IBM (Standard/IBM mode). Chyba se projevuje tiskem písmen (například M, D) na místech, kde mají být rámečky. datové soubory Datové soubory jsou ve formátu databázového systému Paradox. Je zajištěn převod do formátů DBF a ASCII a zpět. programovací jazyk Programovací jazyk: Borland Pascal + Paradox Engine. K provozu není třeba žádný podpůrný software (například runtime moduly).
1.4. Požadavky na obsluhu Program je určen přímo pro profesní pracovníky a nepředpokládá hlubší znalost práce s osobním počítačem. Obsluha by však měla mít základní znalosti pokud jde o obsluhu tiskárny, manipulaci s disketami, význam kláves na klávesnici, umět spouštět programy a mít základní představu o pojmech SOUBOR a ADRESÁŘ.
1.5. Instalace programu
= instalační disketa Instalační disketa obsahuje v hlavním adresáři instalační dávku INSTIM.BAT a v adresáři PCSYSTEM samorozbalovací archívní program IMPAK.EXE. Program je proto nutno instalovat pomocí instalační dávky, nestačí zkopírovat obsah diskety. Instalace se provádí z diskety příkazem: INSTIM.BAT disk: [adresář bez disku] do kterého na místo symbolu disk: uvedete označení disku, na který chcete instalovat. Program bude nainstalován do adresáře \PCSYSTEM (vytvoří se automaticky). Pokud uvedete druhý nepovinný parametr, nainstaluje se program do zadaného adresáře, pozor však, nesmíte zapomenout na zadání mezery za dvojtečkou. příklady instalace nejčastější instalace z 5.25" diskety = do adresáře C:\PCSYSTEM : A:\>instim.bat c: instalace například z 3.5" diskety < do D:\IM : B:\>instim.bat d: \IM instalace na síťový disk F:
6
A:\>instim.bat f: \HOME\APLIKACE\PCSYSTEM Tímto se nainstaluje program, nápověda, doprovodné texty a základní číselníky, zbytek se vytvoří při prvním spuštění programu. Při opakované instalaci se vždy přepisuje program, nápověda a doprovodné texty. Číselníky, stejně jako datové soubory, které již existují, zůstanou nedotčeny. Můžete tedy s klidem instalovat nové verze programu přímo z diskety do adresáře s programem, aniž by došlo ke zrušení číselníků nebo konfiguračních souborů. Samozřejmě nedojde k žádné manipulaci s datovými soubory.
7
2. ZÁKLADY OBSLUHY Tento oddíl příručky Vás seznámí s obsluhou základních prvků programu, nevyjímaje přitom ani samotné spuštění a ukončení programu.
Pro úplné začátečníky, kteří ještě nikdy nepracovali s klávesnicí počítače, je určen následující odstavec. Ostatním ho doporučujeme vynechat, neboť u nich jistě vzbudí úsměv. pro začátečníky V této příručce často musíme uvádět, kterou klávesu je třeba stisknout. Většina kláves je zcela "normálních", to znamená, že se stisknou a hotovo. Stisknout klávesu ovšem není jen tak. Někdy mají uživatelé tendenci mačkat klávesy stejným způsobem jako na psacím stroji, tedy silou, případně chvíli podržet. Uděláte-li to na klávesnici počítače, bude to stejné, jako kdybyste ji stiskli několikrát, což není dobré. Klávesu je třeba tisknout lehkým ťuknutím, bez snahy podržet ji stisknutou. Klávesy označujeme přesně podle popisu na klávesnici. Zvláštní význam mají klávesy Shift, Alt a Ctrl, které vždy fungují jen tehdy, pokud současně stisknete ještě nějakou jinou, jinak nemají na nic vliv. Zapíšeme-li výraz Shift F1, pak to znamená tuto činnost: - jedním prstem stisknout klávesu Shift a držet ji stisknutou - druhým prstem stisknout klávesu F1 (ťuknout) - povolit klávesu Shift Samotný Shift lze držet stisknutý libovolně dlouho. Totéž platí pro kombinace s klávesami Alt a Ctrl. Protože ve skutečnosti nejde vlastně o stisk dvou kláves, ale jedné klávesy (např. F1), se změněným významem (pomocí Shift), používáme také termín "KLÁVESA Shift F1" místo "KLÁVESY Shift a F1". Držíte-li libovolnou klávesu stisknutou, počítač ji automaticky rychle opakuje, dokud ji neuvolníte. Například u kláves se šipkami je lepší stisknout a držet, než opakovaně tisknout.
2.1. Spuštění programu Nainstalovaný program spustíte některým z těchto příkazů: 1)
\PCSYSTEM\IM
<ENTER>
2)
CD\PCSYSTEM
<ENTER>
IM
<ENTER>
Vzniknou-li jakékoliv problémy se spuštěním programu, zkontrolujte si, zda jsou splněny všechny požadavky na provoz programu podle kapitol "Požadavky na systém" a "Konfigurace systému".
8
2.2. Menu hlavní nabídka Po spuštění programu odklepněte libovolnou klávesou úvodní titulky. Tím se dostanete do hlavní nabídky funkcí. Budeme ji nadále označovat pojmem MENU. Menu se skládá z několika ROLET, které obsahují seznam funkcí, které jsou k dispozici. Rolety budeme dále označovat také pojmy NABÍDKA a SUBNABÍDKA. Každá roleta má svůj název (ZPRACOVÁNÍ, SESTAVY, ČÍSELNÍKY, OSTATNÍ, aj.). Roletu zobrazíte buď pomocí šipek a stisknutím Enter, nebo současným stisknutím klávesy Alt a zvýrazněného písmene v názvu rolety. Některé položky v roletách jsou označeny šipkou, což znamená, že po stisku klávesy Enter se objeví další roleta (subnabídka). Pokud šipka chybí, spustí se přímo příslušná funkce. Spuštění funkce nebo zobrazení další subnabídky lze dokázat také stisknutím zvýrazněného písmene v názvu volby aktuální nabídky. Jinak funkce v menu budeme dále v textu označovat pomocí zápisu typu OSTATNÍ / KONFIGURACE / SPRÁVCE PROGRAMU, což znamená označení rolety a jednotlivé dílčí řádky, zakončené klávesou Enter.
2.3. Základní pravidla a klávesy F1 - nápověda V celém programu je zvykem, že po stisku F1 se vždy objeví nápověda, která se vždy vztahuje přímo k tomu, co právě děláte. Klávesu F1 můžete použít v kterémkoli okamžiku. Je jen málo situací, ve kterých se nic neobjeví. V nápovědě můžete listovat pomocí kláves Page Up (PgUp) a Page Down (PgDn). Jakmile budete chtít, aby nápověda zmizela, stiskněte klávesu ESC. ESC - návrat To je další důležité pravidlo: chcete-li, aby z obrazovky zmizel nějaký rámeček s údaji (budeme mu říkat OKNO), stiskněte ESC. Pokud je oken na obrazovce více, tiskněte ESC opakovaně. Program hlídá za Vás, abyste nezapomněli uložit některé změny, které provádíte. Pokud něco zapomenete uložit, objeví se Vám okno s otázkou, na kterou lze odpovědět klávesami N (ve významu NE) nebo A (ANO), případně Enter, což znamená také ANO. Klávesu ESC lze také využít, budete-li chtít např. program ukončit. Pak ji stačí stisknout několikrát za sebou. Objeví se otázka, zda opravdu chcete skončit a pokud odpovíte ANO, program se ukončí. Totéž dosáhnete v menu funkcí OSTATNÍ / UKONČENÍ. F2 - ulož Je-li třeba něco trvale uložit, používá se k tomu vždy klávesa F2. hlášení V programu se Vám mohou často objevovat úzká červená okna s nějakou zprávou a podobně. Sami poznáte, zda program čeká na Vaši reakci, nebo zda pokračuje sám. Pokud čeká, stačí stisknout libovolnou klávesu.
9
8 ovládání pomocí myši Program lze jednoduchým způsobem ovládat také zařízením, které se nazývá MYŠ. V programu je způsob ovládání myší řešen podobně jako v programu Text602, tj. simulací stisknutí klávesy při pohybu myši, nebo při stisknutí jejích tlačítek. Program se chová tak, jako by byly stisknuty tyto klávesy:
7
8
çéêè
pohyb myší všemi směry
Enter
stisknutí levého tlačítka myši
ESC
stisknutí pravého tlačítka myši
F1 - help
současné stisknutí obou krajních tlačítek myši
2.4. Nabídkový systém Většina nabídek v programu je řešena známým způsobem, jako v menu, tj. pomocí ROLET. K výběru položky v roletě lze použít šipek, kláves HOME, END, v delších seznamech také PgUp a PgDn, k zvolení položky použijete klávesu Enter. Pokud je navíc v názvech položek zvýrazněno nějaké písmeno nebo číslice, lze k výběru položky použít také klávesy odpovídající zvýrazněným znakům. V tomto režimu jsou možné dva případy: nabídka typu menu, tj. kdy stisknutím zvýrazněného písmene se volba automaticky i aktivuje (jako by byla stisknuta klávesa Enter), nebo nabídka typu seznam, kdy stisknutí zvýrazněného písmene pouze vyhledá písmenu odpovídající následující položku od stávající pozice v seznamu (takto lze vyhledávat např. v seznamu položek v generátoru výstupů).
2.5. Vkládání údaje (editace řádku) Všechny údaje se vkládají jednotným způsobem, takže u libovolného z nich můžete používat tyto klávesy:
7 funkční klávesy k editaci údaje: çè
posun na řádku, na sousední údaj
Home, End
posun na začátek a konec údaje
Delete
mazání znaku na pozici kurzoru
BackSpace
mazání znaku vlevo od kurzoru
Ctrl-Y, Ctrl-Z
mazání celého údaje
Ctrl-V
přepínání režimu vkládání/přepisování
Ctrl-W
uložení hodnoty do paměti
Ctrl-Q
načtení hodnoty z paměti
10
Enter
7
potvrzení údaje, přechod na další
další klávesy: éê
přechod na sousední údaje
Home
přechod na první údaj
End
přechod na poslední údaj
Page Up
přechod na předchozí stránku
Page Down
přechod na následující stránku
F1
nápověda
F2
uložení údajů
F8
vyvolá kalkulačku, číslo z displeje kalkulačky lze přenést do kolonky pomocí klávesy F2
F10
slouží k rušení záznamu (opatrně)
ESC
návrat zpět, do předchozího stavu
nevyplněný údaj Pokud údaj není vůbec vyplněn, pak program pracuje tak, že na místě čísel použije nuly a na místě, kde mají být řetězce, použije řetězec délky nula, takže v sestavách bude prázdné místo. Nuly tedy není třeba (a ani to nejde) nějak speciálně zadávat, stačí vymazat údaj. vložení prvního znaku Při zadávání údajů se program chová tak, že po stisknutí prvního znaku se předcházející obsah údaje zruší. Chcete-li toto zrušení potlačit a původní hodnotu údaje zachovat, proveďte pohyb kurzorem pomocí kláves s šipkami, případně pomocí jiných kurzorových kláves. Příklad: stisknete-li kurzorové klávesy, třeba šipku vpravo a vlevo, pak počáteční závorku do již napsaného vzorce zadáte bez nutnosti zrušení a doplnění prvního znaku ve vzorci. využití pamětí Pro odstranění tzv. "papírkování" program umožňuje trvalé uložení až devíti hodnot libovolných položek. Vždy, pokud editujete údaj (bliká-li kurzor), můžete stisknutím klávesy Ctrl-W právě zobrazenou hodnotu trvale uložit do paměti. Potom kdykoliv později lze načíst takto uloženou hodnotu pomocí Ctrl-Q do libovolné editované položky v rámci celého programu. Hodnoty jsou uloženy trvale, to znamená, že budou k dispozici i po ukončení a opakovaném spuštění programu. Odpadá tak nutnost poznamenávat si některé údaje samostatně na papír. formát pro zadání údaje V programu budete zadávat řadu údajů, které se budou lišit nejen svými hodnotami, ale i typem. Budete zadávat celá čísla, finanční částky, data,
11
měsíční období, speciální řetězce a běžné texty. Každý z uvedených typů má svou specifiku i ve formátu zadání: řetězec - text formát tohoto typu je volný, jsou povoleny všechny znaky, včetně znaků s diakritikou, údaje tohoto typu jsou např. poznámky, názvy, apod. řetězec - speciál rozdíl oproti předcházejícímu typu je ten, že jsou povoleny pouze číslice a písmena bez diakritických znamének, údaje tohoto typu jsou zejména klíčové údaje evidencí a číselníků, apod. přepínač - ANO / NE pro tento typ údaje je možno zadat pouze dvě písmena, a to A ve smyslu ANO, nebo N ve smyslu NE (za NE se považuje také nevyplněný údaj), jinak je tento typ poměrně často používán a to pro údaje jako např. v nastavení programu u položek barevné zobrazení, apod. Pokud se budeme dále v textu odkazovat na určité nastavení hodnot údajů tohoto typu přepínač, pak budeme uvádět ANO nebo NE (místo A nebo N). číslo u čísel je povoleno zadávat pouze číslice, případně pomlčku před číslem pro zadání záporných čísel finanční částka finanční částky se zadávají stejně jako celá čísla, avšak je povolen navíc znak tečka, který slouží jako desetinná čárka, počet desetinných míst u finančních částek je dvě, jinak u ostatních čísel s desetinnými místy {např. u procentní sazby} je proměnný podle konkrétního použití údaje datum formát pro zadání kalendářních dat jsme volili tak, aby byl co nejpřirozenější, takže je vlastně stejný, jak ho znáte z běžného života, tj. dd.mm.rrrr, kde dd je den, mm měsíc a rrrr rok. Přirozeně se nemusí uvádět den nebo měsíc jako dvoumístný údaj, nebo rok jako čtyřmístný. Také místo teček lze uvést jiný oddělující znak, vyjma číslic a mezer. Ať již zadáte datum jakkoliv, bude hodnota zformátována do standardní podoby dd.mm.rrrr.
2.6. Kalkulačka pro běžné výpočty vyvolání kalkulačky Vyvolává se klávesou F8 při editaci údaje nebo přímo z menu. Pomocí šipek si ji můžete přemísťovat na obrazovce. Pro ovládání kalkulačky jsou určeny tyto klávesy:
7 funkční klávesy: C
mazání displeje
12
0-9
číslice na displej
Del
mazání poslední číslice
BackSpace
mazání poslední číslice
+-/*
sčítání, odčítání, dělení, násobení
=, Enter
zobrazení výsledku
F2 kalkulačka
přenese údaj z displeje do kolonky, ze které se vyvolala
T
přepíná na počítání s časovými údaji a zpět, je třeba zadávat čísla tvaru HODINY.MINUTY, např. 2.30, 12.55
ESC
ukončí práci s kalkulačkou
Kalkulačka zpracovává vždy dva poslední operandy, nemá prioritu násobení. Výraz 2+3*4 vyhodnotí jako (2+3)*4 = 20.
2.7. Kalendář Vyvolává se klávesou F9 při editaci údaje nebo přímo z menu. Pracuje v celém rozsahu dvacátého století. Ovládací klávesy jsou tyto:
7 ovládací klávesy: HOME
pohyb o měsíc zpět (den se nemění)
END
pohyb o měsíc vpřed (den se nemění)
PgUp
pohyb o rok zpět (den a měsíc se nemění)
PgDn
pohyb o rok vpřed (den a měsíc se nemění)
çéêè
pohyb o dny (vodorovně) a o týdny (svisle)
Enter
potvrzení data a jeho případný přesun do údaje
ESC
návrat bez uložení, platí dosavadní hodnoty
2.8. Prohlížení a tisk sestav uložení sestavy Každá sestava je před zobrazením na obrazovce nejprve uložena do textového souboru v pracovním adresáři uživatele. Poté jsou všechny sestavy jednotným způsobem zobrazovány na obrazovce. Na té se přitom objeví modrý vodorovný ovládací pruh. K ovládání lze používat tyto klávesy:
7 ovládací klávesy: çéêè
posun sestavy do libovolného směru
13
Ctrl ç è
rychlý posun do stran
Home
posun na začátek sestavy
End
posun na konec sestavy
PgUp, PgDn
posun na předchozí a další stranu
Enter
na obrazovce se posune o 1 místo doprava svislý pruh
BackSpace
svislý pruh se posune o 1 místo doleva
F2
uložení sestavy do souboru
F3
editace textu
F4
tisk sestavy
Ctrl-F4
tisk sestavy od aktuální strany
F6
zobrazení čísla aktuální strany
F7
hledání v textu
význam svislého pruhu - Enter - BackSpace Význam svislého pruhu je ten, že je-li na obrazovce, pak se při stisku šipek vlevo a vpravo pohybuje pouze část obrazovky vpravo od tohoto pruhu. Lze tím snadno "zmrazit" levou část obrazovky, například při prohlížení tabulek. uložení sestavy do souboru - F2 Přejmenování souboru tak, aby se při vytvoření jiné sestavy předchozí sestava nepřepsala. Program se zeptá na nové jméno souboru. Takto uložené sestavy lze vyvolat opět na obrazovku pomocí funkce OSTATNÍ / POMOCNÉ FUNKCE / PROHLÍŽENÍ SOUBORŮ. Součástí uložení sestavy je volba umožňující překódování českých znaků (např. do kódu pro Windows, nebo ořezání diakritiky, apod.). editace textu - F3 Klávesa F3 Vám umožní vyvolat textový editor a pomocí něj pak můžete zobrazený text měnit. tisk sestavy - F4, Ctrl-F4 Pokud chcete sestavu vytisknout, nejjednodušší způsob je stisknout dvakrát F4. Po prvním stisku F4 se objeví okno s parametry pro tisk, které můžete upravit, pokud nebudou vyhovovat: parametry tisku Od strany - Po stranu Stránky sestav bývají číslovány. Pokud nechcete tisknout všechno, můžete zde zadat čísla stran, mezi kterými se má tisknout. Pokud číslování chybí, můžete strany spočítat podle výskytu typického znaku konce stránky, který vypadá asi jako malý kroužek nad znaménkem +, nebo použít klávesu F6
14
pro zobrazení čísla aktuální strany. Pokud chcete tisknout od aktuální strany, je nejjednodušší při prohlížení sestavy místo F4 použít Ctrl-F4. Počet kopií Udává, kolikrát chcete sestavu tisknout Levý okraj Je šířka mezery, která se má při tisku nechávat na levém okraji papíru. Udává se počtem tiskových mezer. Výsledná šířka závisí na zvoleném typu písma. Šířka papíru [cm] Podle tohoto se program orientuje v případě, že automaticky volí typ písma pro tisk tak, aby se sestava vešla na stránku celá. Všechny standardní sestavy se vejdou na formát A4 (úzkým písmem). Délka papíru [palce] Délka jednoho listu papíru. Má význam jen při tisku na nekonečný papír a podle zvyklostí se udává v palcích. V naší republice se používá prakticky výhradně papír 12-palcový (viz Nastavení tiskárny) Port tisku LPT To je technický detail. Pokud máte u počítače připojeno více tiskáren, nebo máte jednu síťovou a jednu lokální, můžete tímto zvolit, na které tiskárně se bude tisknout. Pokud máte jednu tiskárnu, je v 99% případů třeba ponechat nastavení 1. Výzva k výměně papíru Pokud tisknete na volné listy, nastavte ANO. Program Vás budete při tisku vyzývat k výměně papíru. Oboustranný tisk Tento parametr využijete v případě oboustranného tisku tak, že nejprve zvolíte tisk lichých stran a po obrácení papíru tisk sudých stran. Tisk laserovou tiskárnou Pokud chcete tisknout pomocí laserové tiskárny ovládané jazykem PCL (např. HP LaserJet), pak nastavte ANO. jiný způsob tisku Pokud byste chtěli sestavy tisknout jiným způsobem, než pomocí zabudovaného programu pro tisk, můžete si sestavy vždy uložit a potom zpracovat Vaším oblíbeným textovým editorem (např. přímo z programu po stisknutí klávesy F3).
2.9. Editor průvodních textů Editor průvodních textů je zařízení, pomocí kterého můžete psát libovolné doprovodné texty k záznamům v databázích. Editor umožňuje mimo
15
základních funkcí pro práci s textem také práci s bloky textu (kopírování, přesun, rušení, načtení z disku a zápis na disk) a umožňuje formátování textu včetně dělení slov. vyvolání editoru Editor průvodních textů vyvoláte stisknutím klávesy ENTER na položce formuláře záznamu databáze, zpravidla názvu „Popis >>“.
Pohyb v textu çéêè
posun o znak vlevo, vpravo, o řádek nahoru, dolů
Ctrl ç è
rychlý posun o slovo vlevo, vpravo
Home, End
posun na začátek, konec řádku
PgUp, PgDn
posun o stránku k začátku, ke konci textu
^PgUp,^PgDn
skok na začátek, konec textu (^ = Ctrl)
Editace Enter
vložení nového řádku
Del
výmaz znaku nad kurzorem, při použití na konci řádku dojde ke spojení řádků včetně přeformátování do konce odstavce
BackSpace
výmaz znaku vlevo od kurzoru, posun o znak vlevo, při použití na začátku řádku dojde ke spojení řádků včetně přeformátování do konce odstavce
Ctrl-Y
výmaz celého řádku
Ins, Ctrl-V
přepíná režim vkládání znaků - malý kurzor, a režim přepisování znaků - velký kurzor
Alt-Q
kalkulačka, výsledek výpočtu je možné přenést do textu pomocí klávesy F2
Práce s bloky textu (příkazy ^Kx jsou alternativami příkazů Fx, ^ = Ctrl) F7, ^KB
označení začátku bloku
F8, ^KK
označení konce bloku
^F7, ^KH
zrušení označení bloku
F5, ^KC
kopírování bloku na pozici kurzoru
F6, ^KV
přesun bloku na pozici kurzoru
F10, ^KY
zrušení bloku
F3, ^KR
načtení bloku ze souboru na disku
16
F4, ^KW
export bloku do souboru na disku (není-li blok vyznačen, pak export celého textu)
^F3
načtení bloku z databáze obchodních partnerů (jméno, název; adresa, sídlo)
Blok lze vyznačit také pomocí kláves šipka nahoru, dolů, PgUp, PgDn, ^PgUP a ^PgDn, ale pouze při současném stisknutí s klávesou Shift.
Formátování textu Editor automaticky zarovnává pravý okraj textu v rámci jednoho odstavce. Pojmem ODSTAVEC se v editoru chápe část textu, počínající odsazeným řádkem (tj. řádkem začínajícím mezerou nebo mezerami) a končící řádkem předcházejícím další odsazený řádek, nebo prázdný řádek.
Příkazy pro formátování textu Ctrl-B
přeformátování textu do konce odstavce včetně spojení kratších řádků a případně včetně dělení slov (chcete-li používat funkci dělení slov, pak si ji musíte nastavit v menu OSTATNÍ / KONFIGURACE / PARAMETRY OCEŇOVÁNÍ vyplněním položky "Pásmo pro dělení slov")
Del
při použití na konci řádku má stejný efekt jako Ctrl-B
BackSpace
při použití na začátku řádku má stejný efekt jako Ctrl-B
Alt-F
zarovnání pravého okraje textu, nedojde však ke spojení kratších řádků a tím pádem ani k dělení slov; příkaz má tyto režimy: 1) stojí-li kurzor v označeném bloku textu, pak dojde k zarovnání pravého okraje celého bloku textu 2) stojí-li kurzor mimo blok, nebo není-li blok vyznačen, pak dojde buď k odstranění přebytečných mezer, nebo k zarovnání pravého okraje řádku
Ostatní funkce F1
nápověda
Ctrl-F2
uložení textu bez ukončení práce s editorem
F2
uložení textu a ukončení práce
Esc
ukončení, uložení případných změn v textu pouze po kontrolním dotazu
17
3. ZPRACOVÁNÍ 3.1. Provoz programu 3.1.1. Zahájení provozu V této kapitole uvádíme rámcový postup při zavádění programu do provozu: Po prvním spuštění programu si pomocí menu OSTATNÍ / KONFIGURACE nastavte parametry ovlivňující režim práce programu. Všechny parametry jsou již od nás nastaveny tak, jak budou s naprostou jistotou používány. Pokud budete mít potřebu nastavit některé parametry ovlivňujících režim práce programu, lze to provést z uvedeného menu OSTATNÍ / KONFIGURACE pomocí příkazů PARAMETRY SPRÁVCE, PARAMETRY UŽIVATELE a POPIS ORG.ČLENĚNÍ. organizační členění Pomocí popisu organizačního členění můžete zadat strukturu vaší firmy, nebo naopak organizační členění zrušit, protože jinak program vyžaduje vyplnění uvedených položek na inventárních kartách v návaznosti na číselníky. parametry správce Parametry správce programu obsahují údaje technického charakteru, jejichž vyplnění předpokládá jisté znalosti a jejichž nastavení jsou platná pro všechny uživatele (resp. při provozu na síti pro všechna pracoviště). parametry uživatele Parametry uživatelské obsahují údaje platné pouze pro daného uživatele (resp. pro jeho pracoviště). Jde především o přizpůsobení programu technickým podmínkám provozu (zobrazení - černobílé / barevné, s diakritikou / bez diakritiky, zvukové efekty a jejich intenzita, citlivost klávesnice, apod.). nastavení češtiny Standardně je nastaven způsob zobrazování českých znaků v režimu Kamenický, podle národního prostředí dodávaného s programem. Používáte-li jiné národní prostředí s češtinou Latin2, potom si změňte nastavení parametrů "Diakritika na obrazovce" a "Diakritika na tiskárně" ze skupiny PARAMETRY UŽIVATELE z hodnoty 2 (Kamenický) na hodnotu 3 (Latin2). adresáře uživatelů V případě, že bude program užívat více uživatelů (což se může týkat i nesíťové verze při provozu na jednom počítači), vytvořte pro každého uživatele adresář, odkud bude program spouštět a kam se bude ukládat jeho lokální konfigurace a kam budou směřovány výstupy programu. Každý
18
uživatel programu potom bude program spouštět ze svého adresáře dávkovým souborem s obsahem např. C:\PCSYSTEM\IM.EXE. Uživatel si pak může nastavit své lokální parametry rozdílné od ostatních uživatelů pomocí funkce OSTATNÍ / KONFIGURACE / PARAMETRY UŽIVATELE. úprava číselníků V menu ČÍSELNÍKY si naplňte číselníky potřebnými údaji, naplněné číselníky dodávané s programem si na počátku zkontrolujte a případně upravte podle vlastních potřeb. Důkladně zvažte obsah číselníku pohybů a upravte tento číselník pro vlastní potřeby. Totéž proveďte pro číselník účetních souvztažností. Tyto dva číselníky jsou důležité pro správné zaúčtování pohybů probíhajících s majetkem. Všechny číselníky je možné později průběžně doplňovat. Číselníky, stejně jako všechna jiná data programu jsou společná pro všechny uživatele.
3.1.2. Rutinní provoz Po provedení základních kroků zahájení provozu programu můžete přistoupit k rutinnímu provozu. V kostce by se dala popsat práce s programem na příkladu jedné inventární karty v těchto bodech: volba aktuálního období Před provedeních jakýchkoliv změn na inventární kartě, včetně pořízení nové, je velmi důležitá volba aktuálního období pro zadávané změny. Aktuální období (měsíc) volíte zásadně pomocí funkcí menu OBDOBÍ PRO ZMĚNY, tj. funkcemi NÁSLEDUJÍCÍ, PŘEDEŠLÉ a ZADÁNÍ JINÉHO OBDOBÍ. Po zvolení aktuálního období pro změny bude jeho hodnota neustále zobrazena v levém horním rohu obrazovky. pořízení inventární karty Po zadání období můžete ve funkci EVIDENCE MAJETKU přistoupit k pořízení nového záznamu o investičním majetku v podobě inventární karty se všemi potřebnými údaji. Pro první kartu se automaticky zobrazí prázdný formulář, před pořízením dalších karet je nutné stisknou klávesu INS. Ke každému zadávanému údaji na kartě je připojen nápovědní text, případně číselník, obojí vyvoláte klávesou F1, takže pořízení karty je velice snadné. Ukončení zadání a uložení dat provedete klávesou F2. sestavy, účetní výstup Po pořízení karty je v podstatě "hotovo", protože pro další práci již nebudete zadávat nové údaje (vyjma změn na kartách), ale budete pouze spouštět dle potřeby rozličné funkce programu. V tuto chvíli, tj. po pořízení karty jsou již k dispozici sestavy odpisů za libovolné období, není tedy potřeba např. provádět akce typu "uzávěrka". Stejně tak je možné ihned provést účetní výstup do podvojného účetnictví. Sestavy odpisů budete provádět v menu SESTAVY, výstup do účetnictví ve stejnojmenné funkci menu ZPRACOVÁNÍ a např. tisk karty nebo odpisového plánu se provádí přímo na kartě, tedy ve funkci EVIDENCE MAJETKU.
19
přechod na jiné období Jak již bylo výše uvedeno, v programu neexistuje funkce typu uzávěrka, takže ihned po pořízení všech změn za zadané období lze tisknout sestavy odpisů a případně převést data do účetnictví. Jak tedy postupovat po reálném ukončení práce v daném období před zahájením prací v dalším období ? Stačí jednoduchá věc - spustit některou z funkcí v menu OBDOBÍ PRO ZMĚNY, např. NÁSLEDUJÍCÍ a pokračovat dále v práci v novém období. Z uvedeného tedy vyplývá, že se lze i vrátit zpět do libovolného období. To lze, ovšem pamatujte - akce provedené v minulých období mohou ovlivnit výsledky těchto období a všech následujících období, proto při zpětných opravách postupujte obezřetně! zálohování a archivace dat Na závěr upozorňujeme na funkce v menu OSTATNÍ provádějící zálohování a archivaci dat. Zálohování a archivace dat je často opomíjená součást rutinního provozu. Zálohování do záložního adresáře v počítači a zejména archivaci dat na diskety doporučujeme provádět v přímé úměře k objemu vykonané práce a pořízených dat. V případě náhlé příhody, např. výpadku proudu, poruchy (u nových zařízení paradoxně více pravděpodobné !), nebo i jen chyby v uložení dat na disku (jediná prevence je pravidelná kontrola programem SCANDISK), se tak vyhnete nepříjemné situaci s opakovaným pořizováním veškerých dat.
3.1.3. Nestandardní ukončení programu Pokud program po spuštění hlásí, že jeho předchozí běh neskončil standardním způsobem, mohly by nastat určité potíže, a proto je nutné vykonat před jakoukoliv další prací s programem jistá opatření. K nestandardnímu ukončení programu mohlo dojít z důvodů výpadku napájení počítače nebo k výpadku počítačové sítě, případně jen Vaší stanice. Další možností je, že program byl ukončen po některé kritické chybě, ke které došlo při jeho běhu. Nejčastější příčinou je hardware (například chyba při diskové operaci) nebo narušení obsahu datových souborů. V této situaci je velmi žádoucí provést dále uvedené operace. POZOR ! Doporučené operace jsou velice nebezpečné při použití v případě narušeného systému správy souborů pevného disku, proto je vždy nutné provést SCANDISK (viz.dále). Nejste-li si jisti ve svých obecných znalostech o práci se soubory, kontaktujte raději dodavatele programu, neboť je velmi snadné napáchat více škody než užitku. Jinak proveďte tyto kroky a operace: 1. OSTATNÍ / ZÁLOHOVÁNÍ DAT - minimální zabezpečení dat před případnou ztrátou, doporučujeme však raději funkci ARCHIVACE DAT na diskety. 2. mimo program / SCANDISK - kontrola pevného disku na kterém jsou uložena data, program SCANDISK.EXE je součástí MS-DOSu, resp. Windows'95 a vyžaduje jistou znalost MS-DOSu
20
3. OSTATNÍ / OPRAVA SOUBORŮ - kontrola a případná oprava narušených souborů (databází DB) externím programem TUTILITY, který je volán automaticky naším programem 4. OSTATNÍ / REINDEXACE - rekonstrukce indexových souborů může být velice ošidná v případě, že předcházející operace neodstranily všechny nedostatky. Pokud nemáte speciální důvod, není ji bezpodmínečně nutné provádět ! Pokud pracujete na lokálním počítači, můžete tyto akce provést přímo, pokud jste připojeni k počítačové síti, požádejte nejdříve ostatní uživatele programových modulů firmy PC.System, aby na chvíli přerušili práci. poznámka Upozorňujeme Vás, že k provedení uvedených operací je zapotřebí dostatečně velké volné místo na pevném disku. Zjistíte-li, že místa na disku rapidně ubylo, nebo že přímo samotný program hlásí nedostatek místa na disku, je třeba provést určitou kontrolu. Zjistěte, zda se v adresáři PCSYSTEM (resp. v adresáři odkud spouštíte program), nenacházejí soubory pojmenované TMP*.DB (místo hvězdičky mají číslo). Pokud takové soubory naleznete, budou zpravidla velmi objemné, a budou příčinou úbytku volného místa na disku. Bez obav tyto soubory zrušte, např. pomocí programu Norton Commander, nebo příkazem DEL přímo v systému.
G varování Pokud jste zatím nikdy soubory nerušili, nebo si nejste jisti, že tuto operaci provedete správně, požádejte raději někoho zkušenějšího ze svého okolí, případně zavolejte nám a my Vám ochotně po telefonu poradíme. V žádném případě se nepouštějte do experimentování s rušením souborů, mohlo by dojít k nenávratným ztrátám dat !
3.2. Evidence majetku Touto funkcí pořídíte soubor obsahující inventární karty investičního hmotného i nehmotného majetku. Jedná se o majetek, jehož pořizovací hodnotu nelze vložit přímo do nákladů a jenž se musí dle zákona o daních z příjmů odepisovat. Všechny změny na kartách probíhají přes tzv. "pohyby", což umožňuje archivaci všech provedených změn podle jejich charakteru. Zavedené pohyby také slouží pro určení způsobu zaúčtování. Evidence investičního majetku má vazby na řadu číselníků, které usnadňují zadávání opakujících se dat. Proto doporučujeme před zahájením práce s evidencí si tyto číselníky naplnit podle vlastních potřeb v menu ČÍSELNÍKY, je však možné tyto číselníky plnit až ve chvíli jejich použití, tj. při pořizování a opravách inventárních karet. Informace z evidence drobného majetku lze dále využít pro výstupy pomocí generátoru sestav, nebo pro potřeby inventurních soupisů.
21
stručný pracovní postup Pro každou inventární kartu investičního majetku vyplníte zobrazené údaje. Během zadávání údajů máte možnost použít klávesu F1 k nápovědě, případně k nabídnutí číselníku vázaného na editovaný údaj. Editaci ukončíte pomocí kláves F2 (uložení změn) nebo ESC (zpět bez uložení). Pro pořízení nové karty slouží klávesa INS, pro tisk karty zase F4. Změny se provádějí pomocí pohybů F5, vyřazování karet zase řeší pohybu po stisku klávesy F10, stornování (tj. fyzické zrušení všeho co s kartou souvisí) se provádí klávesou Ctrl-F10.
3.2.1. Pořízení inventární karty Inventární kartu lze pořídit několika způsoby. Záleží na tom v jaké situaci se v evidenci majetku nacházíte, nebo jakým způsobem chcete kartu pořídit. pořízení první karty V případě, kdy po aktivaci funkce EVIDENCE MAJETKU a otevření souborů program upozorní na to, že soubor MAJETEK (tj. soubor inventárních karet) je prázdný, se zobrazí prázdná inventární karta, se jedná o pořízení první inventární karty. Další postup pořízení první karty se od pořízení dalších v ničem neliší. pořízení ze seznamu, nebo při zobrazené kartě Existují-li již nějaké pořízené karty, potom se po aktivaci funkce objeví jejich seznam. Pro pořízení další karty stisknete klávesu INS (Insert) buď přímo v tomto seznamu, nebo až poté, co si existující kartu zobrazíte klávesou ENTER. V obou případech, které se z hlediska pořízení karty neliší, Vám program nechá vybrat další postup pro pořízení karty. prázdná karta, nebo odvození karty Po stisknutí klávesy INS si můžete zvolit, zda chcete novou kartu vytvořit na základě již existující karty, nebo ji vyplňovat do prázdného formuláře. Volba ODVOZENÍ NOVÉ INVENTÁRNÍ KARTY Z AKTUÁLNÍ umožní pořizovat novou kartu do formuláře vyplněného daty z právě zobrazené karty, pouze s rozdílem v inventárním čísle. Inventární číslo bude automaticky nastaveno na první volné číslo za nejvyšším existujícím inventárním číslem v rámci aktuálního druhu majetku (tj. údaje Předmět). Druhá volba po stisknutí INS při zobrazené kartě je POŘÍZENÍ NOVÉ PRÁZDNÉ INVENTÁRNÍ KARTY. Karta bude před editací vyprázdněna, bude nutno zadat všechny údaje. Pro oba výše zmíněné případy platí, že pro inventární číslo bude nalezena nejvyšší volná hodnota v rámci daného druhu majetku podle položky "Předmět", některé položky karty budou nastaveny na implicitní hodnoty, čili nikdy nebude karta zcela prázdná, případně přesnou kopií stávající karty. zadání čísla pohybu Po zobrazení prázdné nebo duplikované inventární karty se vzápětí zobrazí také číselník pohybů a jste nyní nuceni vybrat pohyb pro pořízení. Na tomto
22
místě také upozorňujeme na skutečnost rozdílnosti typu použití pohybu úč.pořízení a ev.pořízení. O tomto rozdílu pojednává podrobněji kapitola "Pohyby". inventární číslo Po zvolení pohybu jste požádáni o zadání inventárního čísla. Program používá k jednoznačné identifikaci inventární karty třech údajů. Jedná se o údaj Předmět charakterizující druh majetku a k jehož zadání lze použít pomocí klávesy F1 interaktivní číselník, dále je to vlastní údaj Inventární číslo, který jistě není potřeba komentovat a nakonec údaj Příslušenství, který slouží jako doplněk, nebo další rozšíření předcházejícího údaje. Zadejte tedy uvedené údaje, první dva jsou povinné. Zadání je nutno takové, aby nedošlo k duplicitě s jinou inventární kartou, na případnou duplicitu program upozorní a umožní zvolit jiné číslo. indikátor změny Nyní k zadávání vlastních údajů inventárních karet. Indikátor, že právě kartu pořizujete je slovo "NOVÝ" zobrazené v pravém dolním roku okénka formuláře inventární karty. Pokud by tam bylo slovo "OPRAVA" znamenalo by to, že provádíte změnu již pořízené karty, v žádném případě pořízení. Uvedenou skutečnost je dobré znát, zejména pokud jste zvolili způsob pořízení karty s duplikací - zkontrolujete si tak, že skutečně pořizujete novou kartu a ne, že opravujete již existující, např. tu, kterou jste použili pro duplikaci. Pokud máte tedy zobrazen formulář inventární karty ať již prázdný nebo s duplikovaným obsahem a slovo "NOVÝ" je na správném místě, můžete přistoupit k vyplňování nové karty. formulář karty Po celém formuláři zobrazené karty se lze pohybovat pomocí kláves s šipkami všemi směry, navíc lze použít kláves HOME a END ke skoku na první, respektive poslední údaj zobrazeného formuláře. Jelikož údajů ve formuláři je vzhledem k možnostem obrazovky mnoho, byla část údajů umístěna do samostatných menších formulářů, které vyvoláte klávesou ENTER na položkách obsahujících místo hodnoty údaje znaky „>>“. Při pohybu po formuláři zjistíte, že některé údaje nelze editovat. Jsou to jednak výpočtové údaje (např. zůstatkové hodnoty) a údaje u nichž editace nemá logiku nebo jejich změna není povolena při vybraném pohybu (v tomto případě při pořízení). Ostatní údaje lze volně editovat, na pořadí zadání nezáleží. Některé údaje jsou striktně kontrolovány na číselníky, které si lze zobrazit pomocí klávesy F1 a přímo z nich vybrat požadovanou hodnotu. Jde zejména o údaje Třída, položky organizačního členění, činností a zakázek. Volnou vazbu na číselníky mají údaje Budova, Pozemek, Odpovědná osoba. Volnou vazbou rozumíme stav, kdy zadaná hodnota údaje nemusí být uvedena ve vázaném číselníku. Při zobrazeném číselníku pomocí klávesy F1 si lze zobrazit k vybrané položce číselníku detailní popis pomocí klávesy TAB. nápověda k údajům Popis všech zadávaných údajů inventární karty na tomto místě by byl příliš zdlouhavý a pravděpodobně neaktuální, jelikož vývoj programu probíhá
23
rychle a ne každá verze programu má svou samostatnou příručku. Proto se místo toho odkazujeme na maximálně aktuální popis všech údajů karty v nápovědách k jednotlivým údajům. Nápovědu získáte po stisknutí klávesy F1 při editaci údaje. Přesto však k některým specifikám uvádíme popis v dalších kapitolách této příručky, např. důležité informace, které doporučujeme znát pro zadávání inventárních karet, jsou uvedeny v kapitole "Odpisování majetku". Na údaje, které je nutno zadat povinně, by program při jejich nevyplnění při uložení karty upozornil, stejně jako na údaje zadané nelogicky. uložení karty Po zadání všech údajů nové inventární karty ji uložíte pomocí klávesy F2. Pro kontrolu program klade dotaz, po kladné odpovědi bude karta uložena do kmenového souboru MAJETEK, zároveň s tím bude do archívu změn zaevidováno pořízení této karty. V souvislosti také s tímto zaevidováním upozorňujeme na potřebu zadání údajů Účet majetku a Účet oprávek na inventární kartě, což je nutné v případě, pokud při zaúčtování prováděného pořízení v účetních souvztažnostech využíváte údaj Konstrukce účtu. Blíže k této problematice v kapitole "Souvztažnosti". další postup Po uložení karty bude tato stále zobrazena, avšak zmiňované slovo indikátor "NOVÝ" již vidět nebude. Nyní lze zvolit řadu možností dalšího postupu: lze pořizovat další novou kartu (klávesa INS), lze provést evidovanou změnu údajů zobrazené karty (klávesa F5), lze listovat v souboru inventárních karet (klávesy PgDN a PgUP), lze také zobrazenou kartu vyřadit (klávesa F10), nebo se lze rozhodnout pro návrat do základního seznamu karet (klávesa ESC).
3.2.2. Změna údajů inventární karty Na zobrazené inventární kartě lze provádět změny údajů dvojím způsobem. Buď chcete provádět pouze evidenční opravy na účetnictví nevázaných údajů, nebo chcete všechny opravy nebo účetní změny evidovat v archívu provedených změn s možností o nich účtovat. evidenční opravy Prvního způsobu - evidenčních oprav se týkají pouze údaje které jsou volně přístupné k editaci na zobrazené inventární kartě. Jedná se o údaje typu Název, Třída, Poznámka, Budova, apod., ale také i o údaje organizačního členění, i když mají určitou vazbu na účetnictví (byly mezi tyto údaje zahrnuty pro případy neúčetního přečíslování a podobných potřeb). Evidenční opravy se provádějí tak, že se přímo ve formuláři karty vybere pomocí kláves s šipkami požadovaný údaj a opraví se. Stejným způsobem lze opravit všechny potřebné údaje. Nakonec, pro uložení nové podoby inventární karty, se stiskne klávesa F2. Opravená karta je uložena, žádné zaevidování provedených změn se neprovedlo, jednalo se tedy o fyzické přepsání stávající inventární karty.
24
evidované změny Druhý způsob - sledované, evidované změny v archívu, nebo účetní změny se provádějí po stisknutí klávesy F5 a zadání pohybu změny ze zobrazeného číselníku pohybů. Zvlášť upozorňujeme na typ pohybu ev.změna, který vlastně umožňuje provést pouze změny údajů jako u prvního způsobu evidenčních oprav, avšak liší se tím, že provedené změny budou zaevidovány do archívu změn, čili pak lze např. v sestavách vytvořených generátorem výstupů, vysledovat všechny změny provedené na určité inventární kartě. U ostatních změn program sám určí, zda máte provádět změny přímo ve formuláři inventární karty, nebo nabídne sám okénko s potřebnými údaji k zadání. Konkrétní popis všech možných typů změn (tech.zhodn., převod, změna opr.pol. aj.) a zadávání jejich údajů je uveden v kapitole "Pohyby". Pokud program nabídne pro zadání údajů okénko s jedním údajem, pak změna se uloží automaticky po stisknutí klávesy ENTER, v případě více údajů se změna uloží po stisknutí klávesy F2.
3.2.3. Vyřazení inventární karty Vyřazení je ve své podstatě podobné principu změny údajů na inventární kartě s tím rozdílem, že program kartu označí jako vyřazenou. Přirozeně bude její vyřazení zaevidováno v archívu změn. Vyřazení provedete se zobrazenou kartou stisknutím klávesy F10. Program dále položí kontrolní dotaz a po kladné odpovědi nabídne číselník pohybů k vybrání způsobu vyřazení. Poté program nabídne pro zadání potřebných údajů pro vyřazení okénko, pokud se jedná o jeden údaj (Doklad), pak vyřazení uložíte po stisknutí klávesy ENTER, v případě více údajů (Doklad, Prodejní cena) se vyřazení uloží po stisknutí klávesy F2. Doporučujeme zvýšenou pozornost při vyřazování, aby nedošlo k nechtěnému vyřazení jiné karty.
3.2.4. Stornování inventární karty Stornování je v tomto případě myšleno jako nenávratné fyzické zrušení inventární karty se vším, co o ní bylo kdy evidováno. Jak z právě uvedeného vyplývá, mělo by se používat pouze v případě zrušení omylem pořízené inventární karty, nebo v podobných případech (např. při zkušebních operacích s daty), nikdy však ve smyslu vyřazení karty, protože stornováním dojde k zrušení všech historických dat s kartou souvisejících.
shrnutí evidence majetku Při práci s programem s největší určitostí strávíte nejvíce času ve funkci EVIDENCE MAJETKU, proto jí také bylo v této příručce svým rozsahem věnováno odpovídající místo. Vyčerpávajícím způsobem však některé činnosti nebyly popsány, zejména ty, které jsou společné i pro jiné funkce programu. Proto nyní, v závěru popisu této stěžejní funkce programu, pro přehlednost znovu uvádíme odkazy na kapitoly příručky, kde naleznete rozšiřující informace k obsluze a k pochopení dalších činností programu, souvisejících s touto funkcí: "Zahájení provozu programu" "Odpisování majetku"
25
"Pohyby" "Souvztažnosti"
3.3. Odpisování majetku Podstatou odpisování je postupné přenášení hodnoty majetku do nákladů, dokud nedojde k úplnému odepsání. Stejné platí při zhodnocení majetku (rekonstrukcí, modernizací, stavebními úpravami apod.). Program řeší odpisování majetku v souladu s platnou legislativou, tj. samostatně odpisy účetní upravené zákonem o účetnictví a odpisy daňové upravené zákonem o dani z příjmů. Pro názornější pochopení odlišnosti účetních a daňových odpisů dále uvádíme jejich jakési definice: účetní odpisy Účetní odpisy stanovuje účetní jednotka podle vlastního odpisového plánu, který sestavuje jako podklad k vyčíslení oprávek odpisovaného majetku v průběhu jeho používání, a sama si určí postupy odpisování. Hmotný majetek (mimo zásob) se účetně odpisuje s ohledem na opatření odpovídající běžným podmínkám jeho používání, nehmotný majetek (mimo pohledávek) je nutno odepsat nejpozději do pěti let od jeho pořízení. Tyto odpisy účtované na účtu 551 se pak zahrnují do hospodářského výsledku před zdaněním. daňové odpisy Daňové odpisy hmotného a nehmotného majetku jsou ty, které lze zahrnout do nákladů z hlediska zákona o dani z příjmů, a uvedou se v daňovém přiznání jako náklad vynaložený na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Zákon o dani z příjmů ukládá zatřídit investiční majetek do pěti odpisových skupin (podle své přílohy). Podnik pak vybere způsob odpisování z možností daných zákonem, tj. buď rovnoměrné nebo zrychlené odpisování. Zvolený způsob odpisování nelze po dobu odpisování změnit. rozdíly účet. a daň. odpisů Účetní odpisy, respektující ekonomické a finanční podmínky podniku, sledující cíle kalkulační a reálnější ocenění investičního majetku z pohledu účetnictví, se budou zpravidla odlišovat od odpisů daňových. Tento rozdíl mezi účetními odpisy (dle vlastního plánu) a daňovými odpisy (dle zákona o dani z příjmů) představuje (po přepočtu stanovenou sazbou daně z příjmu) daňovou povinnost odloženou do příštích účetních a zdaňovacích období. To však pouze u účetních jednotek tvořících skupinu podniků, tj. u takových ekonomických celků, za něž se sestavují konsolidované účetní výkazy. Ostatní účetní jednotky promítnou rozdíl mezi účetními a daňovými odpisy do daňového základu toho účetního období, ve kterém vznikl. shodné účet. a daň. odpisy Jelikož účetní odpisy si stanovuje účetní jednotka sama, lze je prohlásit rovné daňovým, a pak rozdíl mezi účetními a daňovými odpisy nebude. Zpravidla se bude jednat o odpisy lineárním způsobem. Lze takto použít i
26
daňové odpisy zrychlené, avšak to by z hlediska ustanovení zákona o účetnictví nemělo dostatečnou vazbu na reálnost ocenění majetku tak, jak to zákon o účetnictví vyžaduje. Přesto v tom nikdo účetní jednotce nebrání. evidence odpisů Z výše uvedeného vyplývá potřeba vedení podrobné evidence jak účetních, tak daňových odpisů samostatně (může se stát např., že v účetnictví bude investiční majetek odepsán, zatímco pro daňové účely bude ještě odepisován a naopak) a program je pro tento účel plně zařízen. Podrobný postup jak zadávat odpisování v programu je popsán v následujících kapitolách.
G doporučení Následující kapitoly vřele doporučujeme k podrobnému prostudování, jelikož odpisování majetku je podstatnou činností tohoto programu a neznalost jak odpisování zadávat a řídit může přinést v budoucnu nejednu horkou chvilku. Ideální způsob jak se s odpisováním pomocí tohoto programu nejlépe seznámit, je vyzkoušet si odpisování na malém vzorku dat, zadat předmětům různé způsoby odpisování (zejména takové, které budete sami potřebovat), provést řadu měsíčních, případně až ročních uzávěrek a porovnat si získané sestavy odpisů s vlastními předpokládanými výsledky.
3.3.1. Rozdělení majetku pro odpisování První úrovní pro to, zda majetek bude nebo nebude programem odpisován, je nastavení parametru Odpis v nastavení druhů majetku v menu ČÍSELNÍKY / PARAMETRICKÉ ČÍSELNÍKY, číselník 106 DRUHY INVESTIČNÍHO MAJETKU. Toto nastavení se provádí před zavedením programu do provozu, v průběhu provozu totiž změnu tohoto nastavení nedoporučujeme. Pokud je pro daný druh majetku nastavena hodnota uvedeného údaje na ANO, pak bude majetek zařazený v této skupině (podle údaje Předmět) odpisován, v jiném případě bude z odpisování vyloučen. Ve standardním nastavení jsou např. z odpisování vyloučeny finanční investice, které se neodpisují. Toto základní vyloučení z odpisování platí současně pro účetní i daňové odpisování.
3.3.2. Účetní odpisování K řízení účetního odpisování, které je archivováno po měsících, slouží v programu několik údajů. Pro správnou funkci odpisování je proto nutné znát jejich přesný význam a také jakým způsobem se zadávají.
Zadání účetního odpisování Způsob a doba odpisování se zadává pomocí stejnojmenných položek na inventární kartě. Doba odpisování se zadává jako počet let, pouze v případě individuálního způsobu odpisování je číslem vazby do číselníku individuálních odpisových sazeb. Možné způsoby odpisování jsou tyto: 1 = rovnoměrné 2 = zrychlené
27
3 = zpomalené 4 = individuální 5 = jednorázový odpis 8 = rovné daňovému. V následujících kapitolách si popíšeme všechny uvedené způsoby odpisování, včetně drobných příkladů. U všech způsobů odpisování platí, že vypočtený odpis je zaokrouhlován na celé koruny nahoru, vyjma posledního odpisu, který se rovná zůstatkové hodnotě.
Rovnoměrný způsob odpisování Odpis je každý měsíc stejný, vypočtený z měsíční sazby podle počtu zadaných roků, odpisuje se do nulové zůstatkové ceny, poslední odpis může být nižší než ostatní, pokud je zůstatková cena také nižší. Při tomto způsobu odpisování dochází u ročního odpisu k rozdílům proti daňového odpisu, zadaného na stejný počet roků. Příklad: Pro odpisování na dobu 5 roků činí automaticky vypočtená %-ní sazba 20% ročně, tj. 1,667% měsíčně
Zrychlený způsob odpisování Měsíční sazba je postupně klesající, nejvyšší je první měsíc, celková doba odpisování je dána počtem roků. Dojde-li k jakýmkoliv změnám v ocenění takto odpisovaného majetku, je nutno upravit počet roků pro tento způsob odpisování. Roční odpis se bude lišit od daňového odpisu zadaného na stejný počet roků. Příklad: Pro odpisování na 10 let činí vypočtené měsíční %-ní sazby: 1. měsíc, počáteční 1,653% 2. měsíc 1,64% 3. měsíc 1,626% atd. 118. měsíc 0,041% 119. měsíc 0,027% 120. měsíc, poslední 0,013%
Zpomalený způsob odpisování Měsíční sazba je postupně zvyšující se, jedná se o obdobu zrychleného způsobu. Příklad: Pro odpisování na 10 let činí vypočtené měsíční %-ní sazby: 1. měsíc, počáteční 0,013% 2. měsíc 0,027% 3. měsíc 0,041% atd. 118. měsíc 1,626% 119. měsíc 1,64% 120. měsíc, poslední 1,653%
28
Individuální způsob odpisování Tento způsob odpisování používá při zjištění %-ní měsíční odpisové sazby číselník programu nazvaný Individuální odpisové sazby (dále jen číselník). Princip spočívá v tom, že program si pamatuje, kolikrát byl již majetek účetně odpisován a pomocí toho spolu s kódem individuální sazby nalezne v číselníku zadanou měsíční sazbu pro následující odpis. Díky tomuto způsobu lze zvolit pro každý měsíc jinou sazbu odpisu, nebo lze naopak simulovat rovnoměrné odpisování se zadáním přesného procenta měsíční sazby. Příklad: Je zadáno individuální odpisování a v údaji doba odpisu je zadáno 29 a na majetku již dříve proběhl jeden odpis. Program tedy hledá sazbu účetního odpisu přes kód 29 v číselníku individuálních sazeb a v rámci tohoto kódu 29 hledá období číslo 2, protože již dříve byl jeden odpis proveden. Pokud ho najde, pak použije pro výpočet odpisu sazbu z údaje Odpisová sazba% z nalezeného záznamu v číselníku. Pokud takový záznam v číselníku nenalezne, potom nastávají dvě možnosti: buď majetek nebude v tomto měsíci odpisován, nebo se použije trvalá odpisová sazba, pokud je v číselníku pro daný kód 29 zadaná. Trvalá odpisová sazba je ta, u které není v číselníku údaj Poř.číslo období vyplněn. simulace rovnoměrného odpisování Pomocí trvalé odpisové sazby (uvedené v předcházejícím odstavci) lze simulovat rovnoměrný způsob odpisování s tím rozdílem oproti běžnému zadání rovnoměrného způsobu, že si lze navolit přesnější procento měsíční odpisové sazby (s přesností na 5 desetinných míst), a že celkové doba odpisování tím pádem nemusí vycházet přesně na celé roky. výběr sazby z číselníku Individuální způsob odpisování lze také zadat přímo výběrem z číselníku individuálních sazeb. Postupuje se tak, že po zadání individuálního způsobu odpisování a po stisknutí klávesy F1 na položce doba se zobrazí zmíněný číselník. Z něj pak lze požadovanou sazbu vybrat a přenést ji do zadávaného údaje stisknutím klávesy Enter.
Jednorázové odepsání Tento způsob lze použít při zařazovaní drobného investičního majetku, majetek bude hned první měsíc odepsán ve výši zůstatkové hodnoty.
Odpis rovný daňovému V tomto případě se jedná o odpisování, při jehož výpočtu se bere v úvahu daňový odpis a provádí se vyrovnání vůči tomuto odpisu. Tím je zajištěna přesnost výpočtu i při zvýšení pořizovací ceny např. technických zhodnocením (ovlivňujícím výši daňového odpisu).
29
3.3.3. Daňové odpisování Daňové odpisování řešené v programu není tak rozsáhlé jako účetní odpisování, je však také nutné znát pro správnou funkci tohoto odpisování přesný význam údajů, které ho řídí, a také jakým způsobem se zadávají. Daňový odpis se provádí jednou za rok. Program jej automaticky provádí také jednou za rok, vždy v období 12 (prosinec) běžného roku. Odpis se provádí za aktuální daňové období, tj. za rok.
Zadání daňového odpisování Způsob odpisování a výše odpisové sazby se zadává pomocí zvláštního čísla - kódu v údaji daňová odpisová sazba (Daň.odp.saz). Kód se zadává jako trojmístné číslo, jehož první číslice vždy značí způsob odpisování, zbytek kódu se chápe buď jako doba odpisování (počet let), nebo jako daňová odpisová skupina. Možné způsoby odpisování jsou tyto: 1 = rovnoměrné 2 = zrychlené 4 = individuální 5 = jednorázový. V následujících kapitolách si popíšeme uvedené způsoby odpisování. Algoritmus pro výpočet daňových odpisů je shodný s ustanoveními zákona o dani z příjmů a vypočtený odpis je zaokrouhlován na celé koruny nahoru, vyjma posledního odpisu, který se rovná zůstatkové hodnotě. poznámka U staršího majetku odpisovaného již před 1.1.1993 se smí použít pro daňové odpisování pouze rovnoměrný způsob, navíc celková doba odpisování takového majetku nebude rovna době dané daňovou odpisovou skupinou (příklad: Budova byla před 1.1.1993 odpisována po dobu 40 let roční sazbou 1,25%, takže k 1.1.1993 byla odepsána 50%. Od 1.1.1993 bude dále odpisována podle daňové odpisové skupiny č. 5 na 50 roků lineárním způsobem s roční sazbou 2% do výše zůstatkové ceny, čili zbývajících 50% se bude odpisovat 25 let. Celková doba odpisování je tedy 40+25 let = 65 let, přesto, že budova je zařazena do odpisové skupiny č. 5 na 50 roků.).
Rovnoměrný způsob odpisování Odpisování je dáno podle ročních odpisových sazeb ze zákona o dani z příjmů. V prvním roce odpisování je sazba jiná, než v dalších letech odpisování, jiná je také sazba při zvýšení pořizovací (vstupní) ceny majetku. Program automaticky zajišťuje změnu uvedených sazeb od pořízení majetku, až po jeho odepsání. K určení toho, zda se odpisuje prvním rokem, nebo sazbou pro další léta, případně sazbou pro zvýšenou vstupní ceny slouží údaje z inventární karty, a to pořadové číslo období daňového odpisu a období odpisu ze zvýšené ceny. Tyto údaje si program sám aktualizuje podle provedených daňových odpisů, nebo změn týkajících se zvýšení vstupní ceny technickým zhodnocením. V ojedinělých případech je však nutno tyto údaje zadat při pořízení inventární karty ručně, zejména při pořizování již částečně odepsaného majetku (při pořízení nového, zatím
30
neodpisovaného majetku si program počáteční hodnoty nastavuje sám, jinak u částečně odepsaného majetku je nutno nastavit počáteční hodnoty pro odpisování ručně - počet roků odpisování, resp. počet roků se zvýšenou cenou). Odpisuje se do nulové zůstatkové ceny, poslední odpis může být nižší než předcházející, pokud je zůstatková cena nižší než vypočtený odpis.
Zrychlený způsob odpisování Odpisování je dáno podle ročních koeficientů podle daňových odpisových skupin daných ze zákona o dani z příjmů. V prvním roce odpisování je koeficient jiný, než v dalších letech odpisování, jiný je také při zvýšení pořizovací (vstupní) ceny majetku. Program automaticky zajišťuje změnu uvedených koeficientů od pořízení majetku, až po jeho odepsání. K určení toho, zda se odpisuje prvním rokem, apod., se používá stejných údajů jako u lineárního způsobu daňového odpisování (viz. výše). Nejvyšší odpis podle zrychleného způsobu odpisování je druhým rokem, výše dalších odpisů je postupně klesající, až po poslední odpis rovnající se zůstatkové hodnotě.
Individuální způsob odpisování Principiálně totožné s individuálním účetním odpisováním s tím rozdílem, že jednotlivá období, tj. sazby v číselníku individuálních sazeb, jsou roční a ne měsíční jako u účetních odpisů.
Jednorázové odepsání Tento způsob lze použít při zařazovaní drobného investičního majetku, majetek bude hned první měsíc odepsán ve výši zůstatkové hodnoty.
3.4. Období pro změny Funkce této nabídky slouží k určení měsíčního období, ve kterém se mají pořizovat změny v evidenci majetku. Tyto funkce tedy použijete, když budete chtít provést změny s platností od určitého období. Neexistuje již žádná "uzávěrka", jako u dřívějších verzí programu. Kdykoliv je možné změnit aktuální období pro provádění změn o libovolný časový úsek směrem do minulosti i budoucnosti. Uvedený princip snadného přepínání období je možný z toho důvodu, že program ihned po pořízení karty zjišťuje výši odpisů s určitým časovým předstihem (standardně 2 roky), a tyto odpisy eviduje v archívech odpisů. Přitom je možné (např. z generátoru sestav) získat přehled o odpisech nejen v uvedeném časovém horizontu, ale prakticky až do úplného odepsání veškerého investičního majetku. Údaje, které dosud nejsou uloženy v archívech (tzn. že v reálném čase ještě daná období nenastala), program spočítá z aktuálních stavů. pracovní postup Nastavení účetního období změn se provádí pouze spuštěním příslušné volby pro předcházející či následující období, což je nejběžnější případ. Chcete-li zvolit jiné období, než předcházející či následující, pak si počínejte opatrně a buďte si vědomi těchto důležitých pravidel:
31
• • •
G
není povoleno zadat období starší než 1/1993; při zadání minulých období nelze nic pokazit; pro zadání příštích období doporučujeme vždy volit raději posun o jeden měsíc, než např. skok o rok dopředu, pokud se ovšem nevracíte na aktuální období z návštěvy minulého.
doporučení Program běžně udržuje předběžné výpočty odpisů pro aktuální a následující rok. Pokud při posunu vpřed dojde k překročení období, za které již má program odpisy vypočteny, snaží se dopočítat další odpisy až do roku následujícím po zadaném období. To může být nevýhodné pro zvýšení objemu databází a následné zpomalení programu při výpisu sestav za příští roky. Proto volte vždy raději posun o jeden měsíc. Pouze z důvodů sestav odpisů příštích let tedy není potřeba přepínat období, protože program v generátoru je schopen si tyto odpisy spočítat a nepotřebuje je mít uloženy v obsáhlých archívech.
3.5. Výstup UC-EURO Tato funkce provádí výstup dat do podvojného účetnictví tak, že vygeneruje soubor seznamu účetních dokladů. Vygenerovaný soubor je určen k načtení účetním programem. Samotný soubor výstupu do účetnictví může mít volitelný formát, jež si lze předdefinovat jedním z parametrů nastavení programu v OSTATNÍ / KONFIGURACE / PARAMETRY SPRÁVCE. účetnictví UC-EURO Používáte-li účetní program UC-EURO firmy PC.System Olomouc, je správným tvarem formát PARADOX-u (DB), což je implicitní volba. Na disku vznikne v adresáři DATA soubor IM?Xmmrr.DB, kde místo ? je rozlišovací znak datové oblasti (standardně = 0, opět nastavitelné v konfiguraci) a mmrr je měsíc a rok účetního období. Tento soubor je potom přímo zpracováván programem UC-EURO. jiné účetnictví Chcete-li zpracovávat výstup jiným účetním programem, potom máte možnost si vygenerovat výstupní soubor i ve formátu v jiném, než v .DB tvaru, se ukládá do aktuálního adresáře, tedy do adresáře odkud program spouštíte. Popis věty výstupního souboru lze získat pomocí interního prohlížeče/editoru DB souborů, a to ve funkci OSTATNÍ / POMOCNÉ FUNKCE / EDITACE DB SOUBORŮ. poznámka Program UC-EURO fy PC.System Olomouc, vyhodnocuje měsíční dávkový vstup vždy jako nový vstup z agendy, což znamená, že vždy před jeho zpracováním smaže vše, co bylo agendou v daném období do účetnictví převedeno. Příznakem dávkového vstupu je úvodní pomocný záznam v převodním souboru, který místo čísla dokladu obsahuje slovo 'DAVKA'.
32
3.6. Prohlížení archívů Funkce této nabídky slouží pro náhled do archívních databází obsahujících data provedených změn, vypočtených odpisů a podílů pro rozvržení odpisů. Slouží pouze ke kontrolním účelům a není potřebné ji vůbec spouštět. Obdobný náhled do uvedených archívů lze provést i přímo z inventární karty, tam jsou zobrazena archívní data pouze pro aktuální kartu.
3.7. Drobný majetek Touto funkcí pořídíte soubor obsahující inventární karty toho majetku, o kterém bylo rozhodnuto, že není investičním. Jedná se o majetek, jenž se při pořízení rovnou spotřebuje, a eviduje se pouze na úrovni pracovišť, pomocí tzv. operativních evidencí. A právě takovou evidenci program reprezentuje touto funkcí. Zásadní rozdíl proti funkci EVIDENCE MAJETKU, která spravuje inventární karty investičního majetku, je ten, že pořízení, vyřazení a opravy zde vedených karet drobného majetku nikam nepromítají (např. do účetního výstupu, nebo do evidence provedených změn). Jedná se tedy pouze o operativní evidenci drobného majetku. Pozor, nezaměňujte to však s evidencí DHIM či DNIM, tuto je nutno sledovat účetně pomocí funkce EVIDENCE MAJETKU ! Evidence drobného majetku má vazby na číselníky tříd (kde je speciální položka pro drobný majetek), organizačního členění, činností, budov a odpovědných osob. Proto doporučujeme před zahájením práce s evidencí si tyto číselníky naplnit podle vlastních potřeb (jinak to jde také až v rámci pořízení karet drobného majetku). Informace z evidence drobného majetku lze dále využít pro výstupy pomocí generátoru sestav. pracovní postup Pro každou inventární kartu drobného majetku vyplníte zobrazené údaje. Během zadávání údajů máte možnost použít klávesu F1 k nápovědě, případně k nabídnutí číselníku vázaného na editovaný údaj. Editaci ukončíte pomocí kláves F2 (uložení změn) nebo ESC (zpět bez uložení). Pro pořízení nové karty slouží klávesa INS, pro tisk karty zase F4. Zrušit (fyzicky, nenávratně !) kartu lze pomocí klávesy F10 po kontrolním dotazu.
33
4. GENERÁTOR SESTAV V nabídce SESTAVY lze vytvářet klasické výstupy dat z programu. Program je doplněn o předdefinované sestavy, které jsou zakomponovány přímo do menu. Pokud si chcete vytvořit výstupy-přehledy informací podle svých potřeb, můžete tak činit pomocí funkce GENERÁTOR SESTAV. Vytvořené definice sestav si lze uložit, případně umístit přímo do hlavního menu programu a pak kdykoliv později stiskem jediné klávesy znovu vytvořit definovanou sestavu. Funkce generátor sestav obsahuje je programový modul, který slouží k vytváření sestav a souborů přímo podle Vaší potřeby, zde je jeho popis:
4.1. Druhy výstupů Standardní sestava Jedná se o běžnou sestavu, která obsahuje podrobný rozpis položek na řádcích, může obsahovat mezisoučty a jiné speciální funkce. Rekapitulační sestava Jde o výtah ze základní standardní sestavy, který obsahuje pouze ty řádky, na kterých jsou uvedeny mezisoučty. Sestava je tedy podstatně kratší. DBF soubor Obsah položkové sestavy se místo do textového souboru uloží do souboru typu DBF a dá se zpracovat různými databázovými systémy. ASCII soubor Obsah položkové sestavy se místo do textového souboru v podobě sestavy uloží do souboru, který je sice také textový, ale obsahuje datové položky ve velmi úsporném formátu, těsně vedle sebe, oddělené čárkami. Tento formát se hodí pro import do některých databázových systémů. Textové údaje mohou být ohraničeny uvozovkami, apostrofy nebo neohraničené. DB soubor Obsah položkové sestavy se místo do textového souboru uloží do souboru typu DB a dá se zpracovat různými databázovými systémy, zejména pak systémy PARADOX, QUATTRO aj.
4.2. Definice výstupu (sestavy) Vytváření výsledného produktu probíhá na základě tzv. definice výstupu (sestavy). Tyto definice si může pomocí generátoru vytvořit každý sám nebo jsou dodávány přímo s programem. Definice lze ukládat do souborů typu *.GEN. Uložené definice lze načíst generátorem, upravit a znovu uložit. Podle uložených definic lze přímo vytvářet sestavy a soubory, aniž by bylo nutné vyvolávat na obrazovku modul generátoru. Existují dva způsoby, jak to udělat. Program obsahuje funkci VÝSTUPY PODLE
34
ULOŽENÝCH DEFINIC, při které najde na disku uložené definice, zobrazí jejich seznam, z tohoto seznamu si vyberete definici a program vytvoří sestavu nebo soubor. Program obsahuje i druhou možnost, kterou je zařazení sestavy podle definice přímo do hlavního menu programu pomocí funkce ZAŘAZOVÁNÍ SESTAV DO MENU. V tom případě je pak spouštění ještě jednodušší. Klíčovou akcí při práci s generátorem je tedy vytvoření definice. Při popisu se zaměříme na definici sestavy. Definice, které produkují soubory, se liší jen nepatrně, nelze v nich používat některé funkce, které způsobují například vizuální efekty v sestavě a podobně.
4.3. Seznam položek Hlavní částí definice je seznam položek (údajů), které se mají zobrazit v jednotlivých sloupcích sestavy. V definici jsou položky na řádcích pod sebou, ale v sestavě jde o sloupce, které budou vedle sebe. Položky do sestavy je nutno vybírat ze seznamu, který Vám program nabízí. Jiné položky do sestavy nejde zadat (naštěstí je jich vždy dostatek). Tyto položky většinou odpovídají přímo položkám jednotlivých datových souborů programu. Kromě toho seznam položek vždy obsahuje 2 univerzální položky (jsou na konci seznamu), jedna je typu ČÍSLO a druhá typu TEXT. Tyto položky jsou určeny na tvorbu nových položek, které nejsou standardně nabízeny v seznamu. Podrobnosti uvedeme později. Každá položka se v definici může vyskytovat několikrát, počet není omezen. Každá položka seznamu je označena zkratkou, která je jednoznačná a žádné dvě položky ji nemají stejnou. První 4 znaky zkratky tvoří zkratku datového souboru, ve kterém je položka uložena. Význam těchto zkratek je vysvětlen vždy v nápovědě programu. Kromě toho je u každé položky pomocí klávesy F1 k dispozici nápověda. Po druhém stisku F1 se Vám objeví již zmíněná další nápověda se zkratkami souborů.
4.4. Kombinace položek z různých souborů V jedné definici je možno kombinovat položky z různých souborů, avšak nikoli neomezeně. Pokud se pokusíte vytvořit sestavu s nedovolenou kombinací položek v definici, program ohlásí chybu a potom Vám zobrazí sestavu, která obsahuje seznam povolených vazeb mezi soubory i s vysvětlením. Stručně řečeno, dvě položky ze dvou souborů mohou být společně v definici jen tehdy, pokud je mezi soubory definována tzv. VAZBA. Nastavení vazeb nemáte možnost nijak změnit. Jestli vazba existuje nebo ne, můžete odhadnout podle tohoto pravidla: vazba může existovat tehdy, jestliže jeden ze souborů obsahuje všechny položky, pomocí kterých lze vytvořit primární klíč druhého souboru. Pokud Vám toto pravidlo nic neříká, spolehněte se na hlášení programu a zmíněnou sestavu. Seznam položek, které jsou pro definici k dispozici, lze vypsat do sestavy pomocí klávesy F7 při prohlížení seznamu.
35
4.5. Rušení a vkládání položek Položky lze rušit z definice klávesou DELETE, vkládat nové na libovolný řádek definice je možno klávesou INSERT. U každé položky v definici lze poté nastavit řadu různých parametrů. Změny těchto parametrů platí jen pro tuto definici.
4.6. Parametry položek Název položky V podstatě není žádný důvod měnit.
Záhlaví sloupce sestavy Záhlaví má smysl měnit, například proto, že potřebujete, aby sloupec byl v sestavě užší, než je standardně nastaveno. Záhlaví může být v sestavě rozděleno na dva řádky pod sebou. Pokud ho chcete mít rozdělené, oddělte obě části záhlaví znakem "zavináč", tj. @.
Podmínka pro položku Podmínky jsou velmi časté a potřebné. Pokud podmínku zadáte, dostanou se do sestavy pouze řádky, na kterých hodnota příslušné položky splňuje zadanou podmínku. Podmínky lze oddělovat čárkami (jako výčet možných hodnot), nebo pomlčkou (jako interval hodnot). Pokud znaky čárka a mínus (",","-") potřebujete v hodnotě podmínky, můžete použít náhradní znaky středník a svislá čárka (";","|") se stejným významem.
Negace podmínky, opak Pokud chcete vyjádřit, že podmínku splňují všechny řádky, na kterých NEPLATÍ to, co je zadáno v poli pro podmínku, můžete zapnout přepínač pro OPAK.
Vzájemné vztahy mezi podmínkami Lze nastavit, zda zadané podmínky mají být splněny všechny současně, nebo že stačí jen jedna z nich. Jsou možné i složitější kombinace, ale ty ponechejme zkušeným uživatelům.
Zda má být sestava seřazena podle hodnoty příslušné položky Přepínač určující řazení dat ve výstupní sestavě, pokud je zapnuto, bude se řadit podle dané položky, třídících úrovní, tj. položek podle kterých se řadí může být i několik.
36
Zda položku vypisovat do výsledné sestavy nebo ne Položku lze použít v definici, nastavit u ní podmínku a podobně, ale ve výsledné sestavě nakonec být zobrazena nemusí (např. proto, že by byla na všech řádcích stejná). To je poměrně dosti užitečný přepínač.
Formát výpisu položky Zde si lze vybrat z několika možností zobrazení čísel, dat a podobně.
Způsob součtování a mezisoučtování v příslušném sloupci sestavy Zda má nebo nemá být na konci sloupce uveden součet hodnot, jejich průměr nebo počet.
Způsob tvorby mezisoučtů v daném sloupci Jinými slovy - podle které hodnoty se mají mezisoučty dělat. Například pokud chcete, aby se v 6. sloupci sestavy vypsal mezisoučet, vždy když se změní hodnota údaje ve sloupci číslo 2, pak do údaje "Mezisoučet" u 6. položky napíšete číslo 2.
Vzorec pro výpočet Tento vzorec není ve většině případů zadán. Existují však položky, které mají již standardně tento vzorec vyplněn. Tyto položky lze používat naprosto stejným způsobem jako ostatní. Lze je rozdělit do dvou skupin: a) vzorce modifikují hodnoty, které jsou uloženy v souboru U těchto položek se nevypisuje přímo hodnota, obsažená v datovém souboru, ale je před zobrazením změněna pomocí zadaného vzorce. Tyto položky ale mají odpovídající obraz v datových souborech. Podstatné je, že tyto vzorce nesmějí způsobit změny typu výsledku, je-li např. položka v souboru číselná, musí být výsledek výpočtu také číslo. Pokud je u normální položky vyplněn vzorec, použije se pro výstup vždy přednostně výsledek výpočtu. b) vzorce vytvářejí hodnoty, které nejsou uloženy v žádném souboru U těchto položek se vypisuje hodnota, která se získává výpočtem podle zadaného vzorce a nemá odpovídající obraz v souborech. U těchto položek se musí typ výsledku shodovat s některým ze dvou univerzálních typů (ČÍSLO a TEXT), od kterého je tato položka odvozena. Podstatné je, že tyto typy položek Vám mohou sloužit jako dobrý příklad toho, jak si vyrobit nové položky, které nejsou ve standardní nabídce programu. Právě k tomu slouží univerzální položky ČÍSLO a TEXT. Používají se tak, že do definice vložíte univerzální položku typu ČÍSLO nebo TEXT a změníte u ní vše, co změnit jde a co změnit potřebujete, samozřejmě zejména je třeba vyplnit vzorec pro výpočet. Zadávání vzorce je tedy velmi důležitou operací, která sice je určena jen pro zkušenější uživatele, ale zase nabízí možnosti, o kterých se mnohým databázovým systémům může jenom zdát. Co všechno může vzorec obsahovat ?
37
Z matematického hlediska se jedná o výraz typu číslo nebo textový řetězec. V tomto výrazu lze používat mnoho předdefinovaných standardních funkcí, jejichž seznam nabízí program v nápovědě na F1. Samozřejmostí jsou základní operace součet, rozdíl, součin a podobně. Jako argumenty funkcí lze používat buď konstanty nebo standardní proměnné, které obsahují hodnoty jednotlivých základních datových položek, a to pouze těch, které jsou přímo uloženy v souborech. Ve vzorci nelze použít výsledek jiného vzorce. Názvy těchto datových proměnných jsou shodné se zkratkami jednotlivých položek, ale musí se uvést znakem "@". Složitost vzorců je omezena pouze jejich maximální délkou, nezáleží na použití malých nebo velkých písmen, všechny mezery ve vzorci jsou vynechávány a nemají vliv na výsledek. Vazby mezi soubory jsou ošetřeny automaticky i tehdy, když jsou některé položky použity pouze ve vzorcích.
4.7. Parametry sestavy Kromě parametrů jednotlivých položek obsahuje definice také parametry sestavy nebo výsledného souboru jako celku. Jsou to mimo jiné: •
název sestavy (definice)
•
jméno souboru, do kterého se má uložit definice
•
jméno výstupního souboru, do kterého se má výsledek uložit- typ výstupu (viz úvodní přehled formátů výstupů)
•
další podmínku pro celou sestavu a její vztah k dílčím podmínkám u jednotlivých položek. Tato podmínka se zadává pomocí vzorce (!) podobným způsobem, jaký jsme popsali výše. Výsledek výpočtu musí být ale buď řetězec "A" nebo "N" (platí / neplatí), jinými slovy, musí jít o logický výraz.
•
počet řádků na stránce
a řada dalších drobností.
4.8. Uložení a načtení definice Hotovou definici lze pomocí klávesy F2 uložit do souboru, případně klávesou F3 přečíst ze souboru. Klávesou F4 lze vytvořit podle definice sestavu nebo soubor.
4.9. Dodatečné zadávání podmínek Při práci s generátorem po čase zjistíte, že jste schopni vytvořit si dobré definice, ale že byste potřebovali, aby šlo například některé podmínky k jednotlivým položkám zadávat až v okamžiku, kdy spustíte tvorbu sestavy podle definice (například časový interval, datum od-do). Abyste nemuseli vždy opravovat definici a znovu ji ukládat, nabízí generátor možnost zadávání některých parametrů až těsně před tiskem, nikoli v okamžiku
38
tvorby definice. Zařídí se to tak, že se jako první znak takového parametru v definici zadá znak otazník ("?"). Týká se to těchto parametrů: • podmínky u jednotlivých položek • název sestavy • typ výstupu (formát) • jméno výstupního souboru • další podmínka k sestavě. Po stisku F4, nebo po spuštění výstupu podle definice z menu nebo ze seznamu, si program vyžádá zadání všech parametrů, u kterých v definici nalezne otazník. Teprve potom se zahájí tvorba sestavy. Definice se přitom nemění.
Další a podrobnější údaje naleznete přímo v nápovědě generátoru (klávesa F1). Věříme, že Vám tento základní popis možností a základů obsluhy generátoru pomůže a že oceníte (a doceníte) jeho kvality.
39
5. ČÍSELNÍKY V tomto menu najdete funkce pro údržbu pomocných datových souborů, tj. číselníků a vzorů textových výstupů.
5.1. Obchodní partneři Pomocí této funkce lze zasahovat do číselníku Vašich obchodních partnerů. To samé lze však činit i z funkce EVIDENCE MAJETKU, pokud ve formuláři inventární karty na položce "Dodavatel" nebo "Vystavovatel CP" stisknete klávesu F1.
5.2. Třídy majetku Tato volba menu obsahuje funkce umožňující definovat rozdělení majetku. Programem je dáno neměnné rozdělení majetku na investiční a drobný neinvestiční majetek. Další členění v rámci těchto dvou skupin lze libovolně definovat s tím, že investiční majetek lze členit dvoustupňově na druhy a na třídy majetku, a že drobný neinvestiční majetek lze členit pouze na třídy. dodávané číselníky Číselníky druhů majetku a tříd majetku jsou dodávány s programem již předdefinovány s přihlédnutím na výstup dat do podvojného účetnictví. Pokud nebude takové rozdělení majetku vyhovovat, lze je změnit, avšak tuto změnu doporučujeme výhradně při zahájení provozu programu. Pozdější změny rozdělení majetku (při pořízených datech) mohou vnést zmatek do evidence majetku (údaj o druh majetku na inventární kartě je identifikačním údajem, který po pořízení karty již nelze změnit). Čísla jednotlivých druhů majetku a tříd jsou standardně záměrně volena tak, aby byla jakousi mnemotechnickou pomůckou např. při zadávání čísla účtu majetku na inventární kartě - druh majetku č. 2 je HIM a třída č. 3 jsou dopravní prostředky, celé to odpovídá účtu 023-Dopravní prostředky.
5.3. Pohyby Číselník pohybů je nezbytný pro kontrolu při evidenci změn kmenových dat. Je to vlastně seznam akcí, které můžete při práci s evidencí majetku dělat. Číselník pohybů se dodává s tímto programem částečně nadefinovaný, pro orientaci, jak může vypadat. Samozřejmě, že je možné ho předefinovat podle vlastních požadavků. zaúčtování pohybu Pro správné zaúčtování daného pohybu je nutné správně vyplnit v číselníku pohybů položku Souvztažnost odpovídajícím číslem souvztažnosti z jejich číselníku. Nechcete-li pohyb vázat na účetnictví, nebo se jedná pouze o evidenční změnu bez dalších vlivů, pak údaj Souvztažnost nevyplňujte.
40
Údaj Souvztažnost je ignorován při pohybech typů, jejichž označení končí číslicí 9 (viz. dále - 19, 29, 39), u všech ostatních typů lze definovat vazbu na účetnictví pomocí uvedeného údaje Souvztažnost. Při definici pohybů je třeba zvážit, co se od daného pohybu očekává a podle toho zvolit určitý typ pohybu. Také si můžete (a zřejmě budete) definovat pohyby, které budou zabezpečovat stejnou činnost (např. pořízení), budou se však lišit v zaúčtování dané operace (např. pořízení koupí, pořízení budov, pořízení strojů, apod.). Nyní si popíšeme co jednotlivé typy pohybů zabezpečují, pokud budeme uvádět, že jsou s vazbou na účetnictví, předpokládáme, že údaj Souvztažnost v definici pohybu popisovaného typu je zadán:
Typy pohybů pro pořízení 10 - účetní pořízení Používá se při běžném pořízení s vazbou na účetnictví, program nabídne k zadání celý formulář inventární karty. 19 - evidenční pořízení Používá se při pořízení bez vazby na účetnictví, zejména na pořízení počátečních stavů při zavádění programu do provozu.
Typy pohybů pro změny 20 - technické zhodnocení Používá se pro zvýšení pořizovací ceny technickým zhodnocením; změna má vliv na daňové odpisy - dojde ke změně odpisové sazby na sazbu pro zvýšenou vstupní cenu. Program při této změně požaduje zadání nepovinného údaje Doklad (tento již dále nebudeme připomínat, neboť bychom se stále opakovali) a povinné částky technického zhodnocení (o kolik se zvyšuje cena majetku). 21 - zvýšení pořizovací ceny 22 - snížení pořizovací ceny Typy zvýšení a snížení pořizovací ceny se používají ke změně pořizovací ceny, např. z důvodů dobropisů nebo vrubopisů od dodavatelů. Změna nemá žádný vliv na změnu sazby pro odpisování, zadání je podobné jako u technického zhodnocení. 23 - změna oprávek (+,-) Používá se na opravu výše oprávek, zadání je podobné jako u předcházejících typů, zadává se výše částky měnící oprávky (včetně znaménka mínus, pokud se snižují). 24 - mimořádný účetní odpis
41
Pomocí tohoto typu pohybu lze provést mimořádný účetní odpis, např. z důvodů změny ocenění, a podobně. Zadává se přímo částka požadovaného odpisu. 25 - účetní převod mezi útvary Používá se při převodu mezi útvary zařazení, tj. změna údajů Závod až Pracoviště, Výkon, Zakázka, Akce na inventární kartě. Při pouze tomto typu pohybu se využívá v definici pohybu údaj Souvztažnost2. Hodnoty údajů Souvztažnost1 a Souvztažnost2 mohou být stejné, program při zaúčtování tohoto pohybu však použije pro Souvztažnost1 útvar zařazení původní a pro Souvztažnost2 útvar zařazení nový. 26 - část. účetní vyřazení 27 - část. účetní vyřazení prodejem 28 - část. evidenční vyřazení (storno) Uvedenými typy pohybů částečného vyřazení lze snížit ocenění majetku; pořizovací cenu pomocí částky, oprávky jsou sníženy poměrnou částí podle výše vyřazované částky. Pokud použijete toto vyřazení prodejem, program pamatuje na skutečnosti spojené s prodejem v souvislosti s daňovými odpisy (nárok poloviny ročního odpisu + odpis zůstatkové ceny do výše příjmů z prodeje, budou-li nižší). 29 - evidenční změna neúčetních údajů Používá se při změně těch údajů, které nemají přímou vazbu na účetnictví, např. Název, Třída a podobně. Uvedené údaje lze opravit i přímo bez zadání pohybu tohoto popisovaného typu. Pak bude inventární karta přepsána její novou po změně těchto údajů. Pokud ale použijete ke změně pohyb tohoto typu, pak budou všechny změny na kartě archivovány (blíže o tom v kapitole "Změna údajů inventární karty"). 40 - oprava daňové odpisové sazby 41 - zastavení daňového odpisování 42 - povolení daňového odpisování Tyto typy pohybů lze výjimečně použít na úpravu daňového odpisování před zahájením tohoto odpisování, pozdější změny ve způsobu odpisování jsou zákonem zakázány ! 43 - zastavení účetního odpisování 44 - povolení účetního odpisování Pomocí pohybů těchto typů lze dočasně pozastavovat účetní odpisování bez toho, aby jste museli např. zrušit zadanou odpisovou sazbu. 45 - změna opravné položky Tento typ pohybu použijete na zřízení, změnu, nebo zrušení opravné položky k majetku.
42
Typy pohybů pro vyřazení 30 - účetní vyřazení 31 - účetní vyřazení prodejem Používá se při běžném vyřazování s vazbou na účetnictví, typ vyřazení prodejem je zaveden z důvodů daňového odpisování (nárok poloviny ročního odpisu + odpis zůstatkové ceny do výše příjmů z prodeje, budou-li nižší). 39 - evidenční vyřazení (storno) Používá se při vyřazení bez vazby na účetnictví, např. na stornování omylem založené inventární karty a podobně.
5.4. Souvztažnosti Pokud požadujete vazbu tohoto programu na podvojné účetnictví, pak se nacházíte v nejdůležitější části programu pro definici účetního výstupu. Číselník souvztažností obsahuje informace o konkrétním zaúčtováním jednotlivých případů, ať již se jedná o odpisování, nebo o pořizování, změny či vyřazování majetku. Pečlivé nadefinování tohoto číselníku je předpokladem pro správnou vazbu tohoto programu na účetnictví. Číselník souvztažností se dodává s programem částečně nadefinovaný podle platných účetních předpisů, pokud nepoužíváte členění účtů na analytiky, pak dodaný číselník teoreticky nemusíte vůbec měnit. Většinou je však nutné ho upravit pro vlastní podmínky, potom předdefinované souvztažnosti používejte jako vzor při Vaší práci. Po vybrání řádku účetní souvztažnosti z číselníku a po jeho zobrazení pomocí klávesy ENTER, nebo při pořízení nové souvztažnosti po stisknutí klávesy INS, se Vám zobrazí formulář pro zadání řádku souvztažnosti, obsahující následující údaje.
Číslo účetní souvztažnosti Identifikační číslo souvztažnosti, na které se odvolávají údaje Souvztažnost v číselnících tříd a pohybů. V číselníku účetních souvztažností může být několik řádků se stejným číslem souvztažnosti a při generování výstupu do účetnictví se provádí účtovaní podle všech takto stejně označených řádků.
Syntetický účet Syntetický účet, na který se bude částka účtovat, pokud je ovšem současně další údaj Konstrukce účtu v definici tohoto řádku souvztažnosti nastaven na hodnotu souvztažnost. V jiném případě se bude účtovat podle údaje Konstrukce účtu (viz. dále).
43
Analytický účet V tomto údaji se uvádí analytický účet, na který se bude částka účtovat a platí zde stejná pravidla o údaji Konstrukce účtu jako u předchozího údaje Syntetický účet.
Strana účtu Tento údaj určuje, na jakou stranu účtu definovaného tímto řádkem souvztažnosti se provede účtování příslušné částky. Údaj se zadává číselným kódem v těchto významech: 1. +MD (kladně na stranu účtu MÁ DÁTI) 2. –MD (záporně na stranu účtu MÁ DÁTI) 3. +D (kladně na stranu účtu DAL) 4. –D (záporně na stranu účtu DAL)
Účtovaná cena V tomto údaji se uvádí typ ceny, která se bude účtovat pomocí tohoto řádku souvztažnosti. Údaj se zadává kódem ve významech dále podrobněji popsaných. U jednotlivých typů cen také uvádíme jejich odpovídající položku generátoru sestav v souboru archívu změn označovaném ZMĚNY. 1 - pořizovací cena Původní hodnota pořizovací ceny před provedením změny na inventární kartě. Při pořízení inventární karty je výjimečně rovna nově pořizované ceně. Účtuje se z archívu změn z položky Účtovaná poř.cena (přístupné přes generátor sestav). 2 - oprávky Původní hodnota oprávek před provedením změny na inventární kartě. Účtuje se z archívu změn z položky Účtované oprávky. 3 - zůstatková cena Rozdíl předchozích dvou údajů. V generátoru přístupná jako položka Účtovaná zůst.cena. 4 - korekce pořizovací ceny Rozdíl nové a původní hodnoty pořizovací ceny po provedení změny na inventární kartě. Při pořízení inventární karty je tím pádem rovna nové pořizované ceně. Při změně inventární karty se rovná částce, o kterou se cena měnila. Při vyřazování karty je tato částka rovna záporné hodnotě pořizovací ceny. Částka se účtuje z archívu změn z položky Účt.změna poř.ceny. 5 - korekce oprávek Rozdíl nové a původní hodnoty oprávek po provedení změny na inventární kartě. Při změně inventární karty se tedy rovná částce, o kterou se oprávky měnily. Při vyřazování karty je tato částka rovna záporné hodnotě oprávek. Částka se účtuje z archívu změn z položky Účt.změna oprávek.
44
6 - korekce zůstatkové ceny Rozdíl předchozích dvou údajů. V generátoru přístupná jako položka Účt.změna zůst.ceny. 7 - prodejní cena Částka prodejní ceny je použitelná pouze pro zaúčtování pohybů typů vyřazení prodejem a část.vyřazení prodejem. Tato částka se zadává přímo při provádění pohybu a ukládá se do archívu změn jako položka Účtovaná prodej.cena, odkud se také zaúčtovává. 8 - odpis Částka odpisu se používá pro definici zaúčtování buď automaticky vytvářených odpisů ukládaných při uzávěrce měsíce současně do archívu odpisů (odkaz na tuto souvztažnost se pak definuje v číselníku tříd), nebo pro zaúčtování mimořádných odpisů z položky Účetní odpis v archívu změn (odkaz na souvztažnost uveden v pohybech). 9 - opravná položka Pro případy zaúčtování zřízení, oprav a rušení opravných položek k majetku slouží tento typ ceny. V generátoru v souboru ZMĚNY jej reprezentuje položka Účtovaná opr.položka.
Konstrukce účtu Posledním údajem v definici řádku souvztažnosti je konstrukce účtu. Díky tomuto údaji lze nadefinovat v souvztažnostech obecné moduly pro zaúčtování např. odpisů, vyřazení a podobně tak, že místo konkrétního účtu zadávaného v údaji Syntetický účet uvedete pouze odkaz na účet, který je uveden na inventární kartě majetku, o kterém se právě účtuje. Konstrukce účtu se zadává číselnými kódy s těmito významy: 1 - souvztažnost Pokud je v definici souvztažnosti uveden tento případ, pak se použije účet zadaný touto souvztažností. Tento případ se používá pro napevno stanovené účtování pro jednotlivé skupiny majetku, nebo v případě dalšího členění účtů na analytiky (např. pro pořizování z účtu 041 rozlišeného analytikou). 2 - majetek Tato hodnota říká programu, aby místo účtu definovaného v souvztažnosti (definován být nemusí) použil účet majetku z inventární karty o které se účtuje. Na inventární kartě je tento účet uveden v údaji Účet maj. Účetní souvztažnost s takto definovanou konstrukcí účtu je na jedné straně velmi flexibilní, ale na druhé straně zase zavazuje k tomu, že se musí bezpodmínečně uvádět při pořízení inventární karty účet majetku přímo na ní. 3 - oprávky Tato hodnota říká programu, aby místo účtu definovaného v souvztažnosti (definován být nemusí) použil účet oprávek z inventární
45
karty o které se účtuje. Na inventární kartě je tento účet uveden v údaji Účet opr. Pro takto zadaný údaj konstrukce účtu platí stejné úskalí jako u předchozího případu s hodnotou majetek. 4 - opravná položka Místo účtu definovaného v souvztažnosti bude použit účet opravné položky z inventární karty, o které se účtuje. Ostatní pravidla jsou stejná jako u předcházejících případů zadání konstrukce účtu. ukládání položek číselníku Při ukládání oprav v číselníku pomocí klávesy F2 při zobrazeném formuláři pro zadávání údajů Vám program položí jinde se nevyskytující otázku: "Klíč už existuje, nový řádek ?". Pokud odpovíte ANO, pak program vloží do číselníku právě zobrazené údaje jako novou položku číselníku - nový řádek do definice souvztažnosti. V případě oprav odpovídejte na zmíněný dotaz zásadně NE, pak dojde k uložení provedených změn do původního řádku souvztažnosti. Pokud dojde k omylu a zadáte ANO a vytvoří se nový, nežádoucí řádek, musíte na něj nalistovat a pak jej zrušit pomocí klávesy F10. kontrola logiky zadání Také v souvislosti s právě uvedenou skutečností o omylem založených řádcích v definicích souvztažností Vás upozorňujeme, že program neprovádí žádné kontroly na logiku zadání celých účetních souvztažností (pojmem celé rozumíme několik řádků se stejným číslem souvztažnosti, ne údaje z jednoho řádku). Proto si pečlivě zkontrolujte (výborně Vám k tomu může posloužit operativní opis číselníku vytvořený po stisknutí klávesy F4) jednotlivé souvztažnosti (více řádků se stejným číslem) obsahují-li tolik řádků, kolik mají, zda strany účtů a částky na sebe pasují (jinak nebudou generované účetní doklady vyrovnány) a podobně. Program takové věci není schopen zkontrolovat a provede výstup dat do účetnictví přesně podle Vašeho (i chybného) zadání souvztažností. Údaje na jednotlivých řádcích ale kontroluje a kdyby zjistil chybné zadání (např. u kódů pro stranu účtu, pro částky, nebo pro konstrukci účtu), přerušil by zpracování výstupu na účetnictví a informoval Vás o zjištěných chybách. Těmto však můžete předejít také už při zadávání číselníku souvztažností - pokud by totiž byl zadán nesprávný kód u některého ze zmiňovaných údajů, bude na obrazovce vedle tohoto údaje místo konkrétního významu kódu pouze slovo "nepovoleno". Pokud někde toto slovo uvidíte, neváhejte ihned údaj opravit.
5.5. Organizační členění, činnosti, zakázky Program umožňuje nastavit hierarchické členění organizace až do úrovně 7 stupňů (toto nastavení se provádí volbou menu OSTATNÍ \ KONFIGURACE \ POPIS ORG.ČLENĚNÍ). Do číselníků jejichž popis nyní čtete je nutno po definici popisu členění zadat vlastní obsah členění organizace.
46
Program nedovolí v situacích, kdy vyžaduje zadání členění, činností, nebo zakázek zadat jiné organizační členění, činnosti, nebo zakázky než jaké jsou uvedeny v těchto číselnících. Navíc všude, kde je zadání organizačního členění vyžadováno, jsou číselníky k dispozici po stisknutí klávesy F1. Uvedené číselníky jsou také velmi důležité pro členění účetního výstupu z tohoto programu, proto má správce programu možnost zakázat běžnému uživateli zadáním hesla správce provádět změny v těchto číselnících.
5.6. Individuální odpisové sazby Pomocí této funkce pořídíte, případně obměníte číselník libovolných odpisových sazeb. Pokud tento číselník nevyplníte, nic se nestane, pouze při vyplňování údajů inventární karty nebude po stisknutí klávesy F1 číselník nabízen. Také přirozeně nebude možné provádět odpisy individuálním způsobem. Vysvětleme si nyní významy jednotlivých údajů zadávaných v definicích individuálních odpisových sazeb.
Kód individuální odpisové sazby Program pomocí tohoto číselníku odpisových sazeb umožňuje zadat libovolné individuální sazby odpisů. Tento údaj kód sazby rozlišuje jednotlivé sazby a váže na něj číslo, které lze zadat v inventární kartě při určení individuálního odpisování (v intervalu 1..999). Příklad: Při zadávání individuální sazby odpisování např. na 10 let je potřeba zadat 10 x 12 procentních sazeb odpisů za jednotlivé měsíce s pořadovými čísly 1 až 120 a stejným údajem kód sazby.
Pořadové číslo období odpisu Obdobím pro odpis je měsíc. Zde se zadává jeho pořadové číslo v rámci celé doby odpisování, ne (!) v rámci roku. Pokud tento údaj nevyplníte, bude zadaná procentní sazba použita pokaždé, když v číselníku nebude nalezeno pořadové číslo zpracovávaného období. Tímto lze také vyřešit zadání rovnoměrného odpisování přesnou měsíční sazbou - v číselníku individuálních odpisových sazeb zadáte jeden řádek pro kód sazby a vyplníte pouze procento (vynecháte číslo období). Příklad: Při zadávání individuální sazby odpisování např. na 10 let je potřeba zadat 10 x 12 procentních sazeb odpisů za jednotlivé měsíce s pořadovými čísly 1 až 120, nebo pouze jeden řádek s nevyplněným číslem období a se sazbou odpovídající 1/120 (tj. 0,833%).
Procentní odpisová sazba Obdobím pro odpis je měsíc. Zde se zadává procentem jeho odpisová sazba, pokud údaj nevyplníte, nebude se majetek v tomto období odpisovat. odkaz Další podrobné informace k odpisování majetku nejen individuální způsobem pomocí tohoto číselníku je uveden v kapitole "Odpisování majetku".
47
5.7. Budovy, pozemky, odpovědné osoby Těmito funkcemi pořídíte, případně obměníte číselníky budov, pozemků, odpovědných osob, na které volně navazují stejnojmenné údaje z inventárních karet. Pokud tyto číselníky nevyplníte, nic se nestane, pouze při vyplňování zmíněných údajů na inventárních kartách nebudou po stisknutí klávesy F1 číselníky nabízeny.
5.8. Číselník SKP Funkce obsahuje s programem dodaný číselník standardní klasifikace produkce. Tento číselník se hojně používá při určení odpisové skupiny pro daňové odpisování.
5.9. Parametrické číselníky Program obsahuje celou řadu dalších číselníků, které se běžně používají při práci. V této funkci je přístupný kompletní popis těchto číselníků včetně jejich struktury. Je zde také možné tyto číselníky aktualizovat (po stisku F1 nebo ENTER na příslušném řádku). Kromě toho si můžete sami vytvořit číselníky (podle nápovědy k jednotlivým položkám definice číselníku) a tyto číselníky 'pověsit' na vybraná pole libovolných databází v programu, kde se budou chovat zcela stejně, jako kdyby tam byly umístěny programově. Každý číselník je identifikován číslem. V žádném případě neměňte strukturu těch číselníků, u kterých je poznámka, že se nemají měnit, což jsou v podstatě všechny číselníky dodané s programem. Měnit můžete pouze číselníky Vámi vytvořené.
48
6. OSTATNÍ Nabídka OSTATNÍ sdružuje mnoho dalších, servisních funkcí programu, které není nevyhnutelně nutné používat k zajištění zdárného chodu programu.
6.1. Pomocné funkce 6.1.1. Prohlížení souborů Pomocí této funkce si můžete prohlížet obsahy textových souborů, v hlavní míře je však funkce určena k prohlížení a tisku již vytvořených sestav. Při výstupu na tiskárnu se provádí automatické nastavení typu písma v závislosti na šířce vystupujících řádků tak, aby všechny tisky bylo možno provádět na papír formátu A4. Uvedené pravidlo lze však také změnit pomocí volitelných parametrů, které můžete nastavit přímo před tiskem, nebo v menu OSTATNÍ / KONFIGURACE / UŽIVATEL.PARAMETRY. Všechna zmíněná nastavení parametrů tisku spolehlivě fungují u tiskových souborů vytvořených tímto programem a u tiskáren standardu EPSON a IBM Proprinter II.
6.1.2. Interní kalkulačka Funkce zobrazí kalkulačku, která se jinak využívá při zadávání údajů (po stisknutí F8). Můžete počítat nejen v desítkové soustavě, ale po stisknutí písmene t i v šedesátkové (časové údaje). Detailní popis ovládání kalkulačky je uveden v kapitole "Kalkulačka pro běžné výpočty".
6.1.3. Kalkulátor s výrazy Kalkulátor umožňuje zejména dokonale se seznámit se zadáváním položek typu "výraz". Dovoluje Vám zadávat libovolné výrazy a umožňuje sledovat jejich vyhodnocení.
6.1.4. Obecný kalendář Funkce zobrazí kalendář nastavený na aktuální datum (podle kalendáře počítače). V zobrazeném kalendáři můžete libovolně listovat (viz. kapitola "Kalendář").
6.1.5. Aktuální datum a čas Datum a čas počítače jsou údaje, které program pro svůj zdárný chod nutně potřebuje znát (jde hlavně o datum). Pomocí této funkce můžete systémový čas počítače, je-li třeba, opravit na skutečný. Pokud po aktivaci funkce údaj nechcete změnit, stiskněte jen ESC. Při zadávání data můžete použít pomocí klávesy F10 vestavěný kalendář. Aktuální stav kalendáře počítače je během činnosti programu pro kontrolu zobrazen v pravém horním rohu obrazovky.
49
6.1.6. Editace souborů DB Pomocí této funkce si můžete prohlížet obsahy obecně libovolných databázových souborů formátu PARADOX (soubory typu .DB), v hlavní míře je však funkce určena k prohlížení a případné editaci datových souborů, které byly vytvořeny tímto programem. Po zvolení této funkce budou zobrazeny všechny soubory s příponou DB. Šipkami vyberete soubor, který vás zajímá a po stisku klávesy ENTER ho můžete prohlížet. Funkci ukončíte klávesou ESC, bližší podrobnosti o této funkci zjistíte po jejím vyvolání stiskem klávesy F1-help.
G upozornění Počáteční položky označené znakem malého obdélníčku jsou klíčem věty, proto jejich editaci nedoporučujeme. Jelikož tato funkce je vlastně takovým obecným editorem souborů typu .DB, tudíž nelze provádět jakékoliv kontroly logiky zadávaných údajů, jako je tomu v jiných částech programu. Proto doporučujeme používat tuto funkci pro editaci velmi obezřetně. Všechny zásahy do souborů pomocí této funkce činíte na vlastní zodpovědnost, vždy vzniká riziko narušení konzistence dat. Funkce je také proto chráněna heslem správce programu.
6.1.7. Obecný generátor Tato funkce Vám umožňuje vytvářet výstupy pomocí generátoru sestav z jednoho libovolného DB souboru, který si vyberete. Generátor pochopitelně neobsahuje žádné vazby mezi soubory, ale jinak máte k dispozici všechny jeho funkce. Ovládání se nijak neliší od základního generátoru v programu.
6.1.8. Změny v programu Toto je velmi důležitá funkce. Jejím spuštěním se zobrazí text, který obsahuje popis změn, které byly v programu provedeny od posledního vydání příručky. Prosíme, abyste tento text prohlédli vždy, když obdržíte novou verzi programu. Všechny informace v tomto textu mají přednost před údaji v příručce. Text usnadní také uživatelům starších verzí přechod na verze nové. Nepodceňujte ho a dobře si ho prohlédněte, než začnete pracovat. Prosíme i nové uživatele, aby věnovali pozornost tomuto textu, protože příručka nemusí obsahovat vždy zcela přesné nebo zcela úplné informace. Program se vyvíjí rychleji. Každá změna je označena datem provedení a stručně popsána. V tomto seznamu nejsou zpětně dělány opravy. Pokud se něco změní, je to zapsáno jako nová změna s novým datem. Je to proto, abyste mohli s klidem vynechat příslušnou část změn, kterou již znáte.
6.2. Zálohování dat, obnovení dat Funkce zálohování provádí kopii aktuálních pracovních dat na pevném disku (zdvojení dat) do záložního adresáře DATA \ IMKOPIE. Je to
50
současně první krok, který musíte provést, chcete-li archivovat data na diskety ze záložního adresáře. Funkce obnovení zpětně kopíruje data na pevném disku ze záložního adresáře do adresáře aktuálních pracovních dat. POZOR, aktuální data nenávratně přepisuje záložními daty ! Funkce obnovení je také následným krokem, který musíte provést chcete-li načítat data z disket přes záložní adresář.
6.3. Archivace dat, načtení z disket Funkce archivace zajišťuje bezpečnější uschování kopírovaných datových souborů, protože jej ukládá na diskety. Při této operaci lze postupovat dvěma způsoby. Přímá archivace aktuálních pracovních souborů (doporučujeme, ale nehodí se v síťovém provozu) uloží aktuální data přímo na disketu. Archivace přes záložní adresář dělá obdobné, ale s daty ze záložního adresáře, takže předpokládá, že jsou v tomto adresáři aktuální data, neboli je předtím nutné provést funkci ZÁLOHOVÁNÍ DAT. Druhý, složitější způsob přes záložní adresář je nezbytné provádět v síťovém provozu. Funkce načtení z disket provádí zpětné načtení archivovaných dat. Přitom platí vše obdobně, jako u archivace. Lze data načíst přímo do pracovního adresáře, nebo přes záložní adresář a poté volat funkci OBNOVENÍ DAT, která data ze záložního adresáře obnoví do pracovního. POZOR – zmíněné operace načtení a obnovení dat jsou vysoce nebezpečné, protože nenávratně přepisují aktuální data archívními daty ! nastavení archivace Archivace a načtení z disket probíhá pomocí externího programu (zpravidla komprimačního), jehož jméno, polohu a volací parametry lze zadat v parametrech správce programu v položkách "Struktura příkazového řádku pro archivaci" a "Struktura příkazového řádku pro načtení z disket". Je možné zálohovat či načítat zpět všechny soubory najednou, ale je nutné vědět, zda Vámi zvolený externí archivační program v případě nedostatku místa na disketě umí pokračovat v archivování na další diskety (například PKARC tuto vlastnost nemá). V opačném případě je nutné archivovat soubor po souboru či zvolit lepší archivační program. Doporučujeme Vám buď ARJ nebo PKZIP / PKUNZIP.
6.4. Oprava souborů Pokud byl předcházející běh programu ukončen nestandardním způsobem, například z důvodu výpadku napájení počítače nebo z důvodu předčasného ukončení programu, pak mohlo dojít k narušení datových souborů. Tomuto narušení souborů se dá částečně zabránit nastavením parametru programu "Používat vyrovnávací paměť" ve funkci OSTATNÍ / KONFIGURACE / PARAMETRY UŽIVATELE na hodnotu 'N'. Pokud
51
však již došlo k narušení souborů, lze je opravit pouze pomocí zvolené funkce OPRAVA SOUBORŮ. Upozorňujeme na potřebu mít data před aktivací této funkce zazálohována. Oprava souborů je kritická operace, kdy hrozí ve větší míře ztráta dat! kontrola souborů Po aktivaci funkce se nejprve provádí kontrola souborů, o jejímž výsledku bude vypsán protokol. Protože se ke kontrole i opravě souborů používá externí program TUTILITY, je protokol uveden v původním anglickém jazyce. To však nemusí být překážkou, jelikož Vás bude zajímat pouze konec protokolu, kde bude například uvedeno: 10 tables examined
10 souborů kontrolováno
0 tables found inconsistent
0 souborů narušených
0 tables rebuilt
0 souborů opravených
oprava souborů Pokud budou zjištěny nějaké narušené soubory, pak je nutné provést jejich opravu (po ukončení prohlížení protokolu Vám programu nabídne další postup). Po opravě souborů bude také vypsán protokol, kde Vás budou zajímat výsledky opravy jednotlivých souborů. Výpis může vypadat takto: Begin ONOBJEKT.DB rebuild Original record count = 119
původní počet záznamů
Restored record count = 114
počet záznamů po opravě
Deleting Primary Key File Primary Key File SHOULD BE rebuilt using Paradox and the first 2 fields as the keys End ONOBJEKT.DB rebuild Je-li počet záznamů po opravě menší než počet záznamů původních, došlo k určité ztrátě dat. V tomto případě si data zkontrolujte pomocí funkcí menu OSTATNÍ / KONZISTENCE DAT. výsledný protokol Protokol o opravě dat by měl končit podobným textem, jako je tento: 10 tables examined
10 souborů kontrolováno
2 tables found inconsistent
2 soubory narušené
2 tables rebuilt
2 soubory opravené
Počet narušených i opravených souborů musí být stejný. Není-li tomu tak, pak nebylo možné opravit některé z narušených souborů. V tomto případě doporučujeme konzultovat vzniklou situaci s námi.
52
6.5. Reindexace Stane-li se Vám při pořizování dat, že dojde z nějakých důvodů k výpadku napájení, mohlo by se při obnovené práci s programem (vlivem neúplně zapsaných a tím poškozených dat) stát, že se program nebude chovat zcela korektně. Z tohoto důvodu je zařazena tato funkce, která provede všechny potřebné činnosti k obnovení a uvedení aktuálních souborů do provozuschopného stavu. Po provedení této činnosti je nutno zkontrolovat, jsou-li všechny záznamy, zejména ty na kterých jste pracovali v době, kdy k výpadku nebo podobné události došlo skutečně v souborech obsaženy. Tato služba provede rovněž fyzické odstranění zrušených záznamů ve všech stálých souborech systému. POZOR: Při rekonstrukci souboru se dělá jeho pracovní kopie. Je tedy nutné, aby bylo na disku vždy alespoň tolik volného místa, jak velký je příslušný soubor.
6.6. Konzistence dat Toto menu obsahuje funkce umožňující kontrolovat a opravovat obsah datových souborů z hlediska logických návazností. Funkce poslouží v situacích, kdy např. není jasné, zda po opravě souborů po výpadku napájení byly v databázích zachovány všechny záznamy. Při běžném provozu tuto funkci prakticky nepoužijete, pokud to bude nutné, program na potřebu jejího spuštění upozorní.
6.7. Konverze dat Funkce z této nabídky použijete pro převod dat v případě, když obnovíte stávající verzi programu verzí novou. Ne vždy je však potřeba konverzi dat provádět, jelikož novější verze programu se nemusí lišit v části vytvářející struktury souborů. Proto program na potřebu provedení konverze automaticky upozorní sám, a to ve chvíli, kdy zjistí (např. při otevírání souborů) jinou strukturu souboru, než jakou má sám spravovat.
6.8. Export dat, import dat Export/import souborů do/z formátu DB, do textového souboru (ASCII) a do tvaru DBF pro dBase, FoxBase. Lze využít pro vytváření nestandardních sestav nebo pro návaznost do dalších úloh. Z nabídky si vyberete potřebný formát výstupu a soubor, který chcete exportovat či importovat. Výstupní soubor má název shodný s názvem vstupního souboru, liší se pouze v příponě (ASC u formátu ASCII, DBF u formátu DBF). Výstupní soubor je vytvářen do adresáře, ze kterého jste program spustili. Před zahájením exportu lze ještě zadat podmínky tak, aby se neexportoval celý soubor, ale jen jeho část.
53
možnosti importu věty se shodnými klíči nepřepisovat Ze vstupního souboru budou načteny jen ty věty, které nejsou v cílovém souboru. přepisovat celé věty bez dotazu Cílový soubor bude aktualizován vstupním souborem. větu přepsat až po kontrolním dotazu Při shodných větách v cílovém i vstupním souboru bude položen dotaz, zda větu přepsat. přepisovat jen vyplněné položky bez dotazu Budou přepsány jen položky, které jsou ve vstupní větě vyplněny, ostatní položky budou zachovány. přepisovat jen vyplněné položky po dotazu Totéž jako předchozí možnost, bude však položen dotaz, zda nalezenou větu přepsat. vše zrušit a nahradit načtenými větami Cílový soubor bude přepsán vstupním souborem. nastavit vyplněné položky u všech vět stejně Předpokládá se jedna vstupní věta, položkami v ní vyplněnými budou přepsány příslušné položky cílového souboru. V klíči věty je třeba zadat znaky 9 nebo tečku. struktury souborů Struktury importovaných souborů si lze zobrazit pomocí funkce POMOCNÉ FUNKCE / EDITACE SOUBORŮ DB.
6.9. Konfigurace Pod touto volbou menu se skrývá nabídka funkcí, které umožňují nastavovat základní parametry programu podle Vašich podmínek (počítač, tiskárna) nebo přání (myš, klávesnice) a podobně.
6.9.1. Parametry správce Pod touto volbou menu se skrývá nabídka údajů, které umožňují nastavovat ty parametry programu, které jsou označeny jako parametry správce programu. Jedná se o nastavení důležitých hodnot, které by běžná obsluha programu neměla měnit. Proto je dobré definovat si také jedním z parametrů heslo správce programu, čímž znemožníte přístup k těmto zadáním běžným uživatelům (bez znalosti hesla). Po zvolení této funkce stiskem F1 vyvoláte okamžitou nápovědu ke každé položce. K ukončení funkce se dá použít klávesa F2 (nastavení bude uloženo), nebo ESC (pokud dojde ke změnám, budou uloženy až po dotazu).
54
6.9.2. Uživatelské parametry Pod touto volbou menu se skrývá nabídka údajů, které umožňují nastavovat některé volně měnitelné parametry programu. Jedním z parametrů je také heslo pro vstup do programu, které umožní ochránit program před vstupem nepovolané osoby (bez znalosti hesla). Po zvolení této funkce stiskem F1 vyvoláte okamžitou nápovědu ke každé položce. K ukončení funkce se dá použít klávesa F2 (nastavení bude uloženo), nebo ESC (pokud dojde ke změnám, budou uloženy až po dotazu).
6.10. Ukončení Program lze ukončit dvojím způsobem. Buď opakovaným stisknutím klávesy ESC v hlavní nabídce programu, nebo pomocí této funkce. V obou případech je však program ukončen až po kladné odpovědi na kontrolní dotaz. upozornění Vzhledem ke správnému uzavření souborů a ukončení všech činností programu je nutné vždy program ukončit jedním z výše uvedených způsobů!
55
7. NÁPOVĚDA Poslední menu obsahuje volby, pomocí nichž si můžete zobrazit klíčová hesla nápovědy, tj. tematický obsah nápovědy a index všech důležitých hesel nápovědy. Obě klíčová hesla si však můžete zobrazit kdykoliv při práci s programem pomocí kláves F1 (zobrazení nápovědy k aktuální situaci) a Alt-F1 pro index resp. Alt-F2 pro obsah nápovědy. Nápověda je zpracována formou hypertextu, který nabízí rychlý způsob k vyhledání informací, například ovládání programu. Uvnitř hesla nápovědy může být jeden nebo více skoků, které můžete vybrat a stisknout ENTER k zobrazení nového hesla nápovědy. Návrat na původní heslo (např. zpět na obsah) lze provést stisknutím klávesy Alt-F1.
56
8. ZÁVĚR V této příručce k programu INVESTIČNÍ MAJETEK jsme se snažili popsat jeho kompletní činnost. Tam, kde jsme to považovali za nutné, jsme šli s popisem až "pod pokličku", naopak méně důležitým místům jsme věnovali odpovídající odezvu. Věříme, že Vám text této příručky umožní rychlý a bezproblémový přechod na zpracovávání evidence majetku programem naší firmy. Své případné připomínky a náměty k vlastnímu programu i k této příručce, které uvítáme a za něž Vám předem děkujeme, směřujte na níže uvedenou adresu, případně telefonujte, faxujte.
PC.System Kateřinská 9 772 00 Olomouc telefon: 585 222 520 fax: 585 222 520 help line: 603 478 076 internet: www.volny.cz/katerinska el.pošta:
[email protected]
57
