*$*^

Alphen aan den^yn - 3 JUN ZOU

Nr. m / * $ * ^ Afd.

PÖNO

Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC L e i ^ p b e r g e i l

BDVD Routing: . Bezoekadres

Gemeente Alphen aan den Rijn T.a.v. college van Burgemeester en Wethouders Postbus 13 2400 AA Alphen aan den Rijn

Postadres

G e m e e n t e

Leiden

Langegracht 72 Postbus 9100 2300 PC Leiden

Telefoon 14071 E-mail Website

Datum 21 mei 2014 Ons kenmerk Z/14/0919/083366 Onderwerp ESF 2014-2020

Leiden

www lelden, nl/qemeente

contactpersoon Gertru Diender/Jos Valk Doorkiesnummer

071-516 5800/516 5957

Geacht college. Voor de periode 2014-2020 kan de arbeidsmarktregio Holland Rijnland ESF middelen aanvragen. Het thema is "actieve inclusie". Het gaat erom meer mensen die moeite hebben op de arbeidsmarkt te komen en/of deelnemen aan de samenleving naar die arbeidsmarkt te leiden. Voor de uitvoering van het thema actieve inclusie is aansluiting gezocht bij de 35 arbeidsmarktregio's. De arbeidsmarktregio is van belang, omdat hier concrete aansluiting kan worden gerealiseerd tussen sociale en economische doelstellingen. De middelen dienen ingezet te worden voor een brede groep van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. De aanvraag wordt ingediend door de centrumgemeente Leiden. De toekenning geschiedt in tranches van twee jaar. Voor de eerste twee jaar is een bedrag van € 1.696.500 beschikbaar. Dertig procent van dit bedrag is geoormerkt voor schoolverlaters van het Voortgezet Speciaal- en Praktijkonderwijs (VSO- en PrO-scholen). De voorbereidingsgroep (Jos Valk, gemeente Leiden, Wim Veldhuisen Servicepunt71, Cylia Wopereis, gemeente Leiden en Paul Duijvensz Holland Rijnland) heeft in samenwerking met de scholen en gemeenten een voorstel uitgewerkt. De kern hiervan is, dat met de ESF middelen bestaande activiteiten gefinancierd worden. Hierdoor kan een eenvoudige aanvraag gedaan worden, waarbij de risico's minimaal zijn. Deze brief formuleert een toelichting en randvoorwaarden bij de aanvraag. Randvoorwaarden De centrumgemeente Leiden voert de projectadministratie en heeft de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering. Bijlage 1 formuleert de opzet van de projectorganisatie. De randvoorwaarden bij de aanvraag en de verplichtingen zijn uitgewerkt in een samenwerkingsovereenkomst, die de gemeente Leiden afsluit met de deelnemende gemeenten/intergemeentelijke sociale dienst. Bijlage 2 is een voorbeeld samenwerkingsovereenkomst. De vraag is of uw gemeente een contactpersoon wil aanwijzen, die aanspreekbaar is op de uitvoering van het ESF project. De voorbereidingsgroep zal eind juni een voorlichtingsbijeenkomst voor de uitvoering organiseren. Het risico voor de uitvoering van het ESF-project ligt uitdrukkelijk bij de uitvoerende scholen en gemeenten.

Datum Kenmerk Pagina

Gemeente Leiden

21 mei 2014 Z/14/0919/083366 2/4

Uitwerking inzet ESF middelen Budget voor 2 jaar Budget inclusief 50% cofinanciering Budget voor administratie

€1.696.450 € 3.392.900 € 308.536

Budoet Holland Rijnland gemeenten Holland Rijnland gemeenten Max 10% administratie Beschikbaar voor activiteiten gemeenten Te regelen cofinanciering 2 jaar

€2.375.100 € 216.000 €2.159.100 € 1.187.550

Budget VSO-PrO -Scholen Budget scholen 10% administratie Beschikbaar voor activiteiten Te regelen cofinanciering 2 jaar

€ 1.017.900 € 92.536 € 925.364 € 508.950

De voorbereidingsgroep is met de gemeenten en de betrokken scholen een verdeelsleutel voor de inzet van middelen overeen gekomen. Het budget voor gemeenten wordt toegedeeld op basis van het aandeel Participatiebudget in Holland Rijnland. Deze grondslag is gekozen, omdat het ESF budget ook op basis van de hoogte van participatiebudget toegedeeld is naar arbeidsmarktregio's. Bijlage 3 geeft een Het budget voor de scholen wordt toegedeeld op basis van een vaste voet van € 25.000 en een bedrag per leerling. In onze regio nemen 12 scholen deel. De 10% administratie is een budget voor de centrumgemeente voor de uitvoering van het project. Activiteiten gemeenten De voorbereidingsgroep is met ambtelijke vertegenwoordigers van gemeenten overeen gekomen in te zetten op casemanagement/trajectbegeleiding. Deze is gemaakt, omdat elke gemeente of gemeenschappelijke sociale dienst dit kent en deze activiteit relatief gemakkelijk te verantwoorden is. Elke gemeente kan zelf bepalen hoe deze activiteit wordt ingevuld. De afspraak is gemaakt, dat iedere gemeente/gemeenschappelijke sociale dienst een A-4 opstelt, hoe de trajectbegeleiding/casemanagement wordt ingevuld. Hierbij kan u zelf bepalen in welke periode de activiteiten worden uitgevoerd. De vraag is in dit A-4 aan te geven om hoeveel deelnemers het gaat, welke activiteiten ingezet wordt en een begroting op basis van de in te zetten activiteiten. U kunt zelf bepalen in welke periode u de activiteiten wil inzetten. De voorkeur gaat wel uit naar het hanteren van een gelijke projectperiode. Bij de start per 1 september 2014 kan het project lopen tot juni 2016. Activiteiten scholen De twaalf betrokken scholen zijn overeen gekomen in te zetten op stagebegeleidmg. in ae aanvraag wordt op basis van een omschrijving door de scholen een gemeenschappelijke noemer geformuleerd. De scholen gaan het project uitvoeren in het schooljaar 2014-2015. Planning en procedure De ESF aanvraag wordt in de week van 9 juni 2014 mei ingediend door de centrumgemeente. De voorbereidingsgroep heeft vooroverleg gevoerd met het Agentschap SZW. Op basis van dit vooroverleg bestaat de verwachting, dat onze aanvraag gehonoreerd wordt. De looptijd van twee jaar gaat in vanaf het tijdstip van indiening.

Datum Kenmerk Pagina

21 mei 2014

Gemeente Leiden

Z/14/0919/083366 3/4

De inzet is, dat de activiteiten starten het project per 1 september start en loopt tot en met juni 2016. De voorbereidingsgroep organiseert 8 juli 's-middags voor de uitvoering een voorlichtingsbijeenkomst. U ontvangt een uitnodiging met het tijdstip en het programma. De aanvraag wordt voor het portefeuillehoudersoverleg van 2 juli ter kennis gebracht. De vraag aan uw gemeente is voor 23 juni 2014 aan te geven of u wilt participeren in de ESF aanvraag. U kunt hiervoor de bijgevoegde instemmingsverklaring gebruiken. Vragen Voor vragen kunt u terecht bij: Jos Valk: ivalk(5)leiden.nl Paul Duijvensz: [email protected] Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, Namens dezen, De gemeentesecretaris,

i/c

G.G.C. Diender

Bijlagen: 1) Inrichting projectorganisatie 2) Concept samenwerkingsovereenkomst 3) Budget per gemeente

Telefoon: 071-5165818 Telefoon: 071-5239092

~ . Datum

--yntA 21 mei 2014

Kenmerk

Gemeente Leiden

Z/14/0919/083366

Pagina

4/4

Instemmingsverklaring aanvraag ESF De gemeente stemt in met deelname in het programma ESF en gaat akkoord met bijgevoegde Samenwerkingsovereenkomst voor de periode 2014-2016 Naam gemeente :

Adres gemeente:

Contactpersoon Uitvoering ESF E-mail contactpersoon

Telefoonnummer Contactpersoon Bijlage met o m s c h r i j v i n g project De vraag aan uw gemeente is een korte omschrijving van het project aan te leveren met het aantal te verwachten deelnemers, een omschrijving van de activiteiten, de looptijd van het project en een begroting. Bijlage toegevoegd:

ja/nee

(doorstrepen wat niet van toepassing is)

Samenwerkingsovereenkomst akkoord: ja/nee (doorstrepen wat niet van toepassing is) Ondertekening: Naam: Handtekening

Functie:

Europees Sociaal F o n d *

lef

BioB Leiden

Concept voorbeeld partners Overeenkomst behorende bij aanvraag ESF 2014-2020 Actieve inclusie De ondergetekenden: 1.

De Gemeente Leiden, Burgemeester en Wethouders, zetelend te Leiden, ten deze ingevolge artikel 171 lid 2 Gemeentewet juncto artikel 10:2 Algemene Wet Bestuursrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Mevrouw G.G.C. Diender, in haar hoedanigheid van manager backoffice dienstverlening hierna te noemen: Gemeente Leiden;

en 2.

De Gemeente , Burgemeester en Wethouders, zetelend te , ten deze ingevolge artikel 171 lid 2 Gemeentewet juncto artikel 10:2 Algemene Wet Bestuursrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door hierna te noemen: 'Gemeente (gemeente X ) ' •

Voor gemeente X wordt gemeentenaam van uw gemeente benoemd.

Hierna ook gezamenlijk aan te duiden als partijen. De gemeente Leiden, Gemeente X komen ten aanzien van het aanvragen van subsidie in het kader van het EU programma Europees Sociaal Fonds 2014- 2020 Actieve inclusie het volgende overeen: 1.

Partijen • • •

Gemeente Leiden treedt op als centrumgemeente en aanvrager van subsidie namens Praktijkschool Het Waterland bij het agentschap SZW in het kader van ESF 2014-2020 Actieve inclusie. Gemeente X treedt op als projectuitvoerder. Gemeente Leiden treedt op als projectcoördinator ten behoeve van de projectuitvoerder en richt een projectorganisatie met een projectbureau in.

2.

Verantwoordelijkheden Gemeente Leiden

2.1

De Gemeente Leiden heeft als aanvrager voor de subsidie van het Europees Sociaal Fonds de verplichting de aanvraag conform de wettelijke voorschriften tijdig in te dienen bij het Agentschap SZW. De Gemeente Leiden heeft als aanvrager voor de subsidie van het Europees Sociaal Fonds de verplichting de verantwoording conform de wettelijke voorschriften tijdig in te dienen bij het Agentschap SZW. De Gemeente Leiden heeft een projectbureau ingericht waar de ESF administratie wordt uitgevoerd. De kosten worden gedragen uit de ESF middelen, te weten de 10% coördinatie en administratie kosten van de ESF subsidie. Gemeente Leiden zal de ESF-subsidie uitkeren aan Praktijkschool Het Waterland binnen vier weken nadat de ESF-subsidietoekenning gerealiseerd is. Er vindt geen voorfinanciering of tussentijdse bevoorschotting plaats aan Praktijkschool Het Waterland.

2.2

2.3

3.

Verantwoordelijkheden / aansprakelijkheid Gemeente X

3.1

Gemeente X heeft als projectuitvoerder de verplichting de benodigde stukken voor de aanvraag tijdig in te dienen bij Gemeente Leiden. Het betreft de beschrijving van de activiteit trajectbegeleiding en de planning van de inzet van de activiteit. De afspraken over de verdeling van het beschikbare budget en de werkwijze zijn gemaakt en vastgelegd in de vergadering van de gemeente en scholen van 8 april 2014. Gemeente X is verantwoordelijk voor de cofinanciering zijnde minimaal 50% van de totale kosten. Gemeente X heeft als projectuitvoerder de verplichting de benodigde stukken voor de verantwoording tijdig in te dienen bij Gemeente Leiden. Bij de verantwoording wordt gebruik gemaakt van de door de Gemeente Leiden aangeleverde formulieren. Per kwartaal worden de formulieren door Gemeente X aangeleverd aan Gemeente Leiden en zal er een adviesgesprek over de kwaliteit van de verantwoordingsformulieren plaatsvinden. De verantwoordelijkheid van de kwaliteit van de ingevulde formulieren blijft bij Gemeente X. Binnen vier weken na aflopen van de activiteit wordt de verantwoording overhandigd aan Gemeente Leiden.

3.2 3.3 3.4

E u r o p M S S o c i a a l Fond»

Actieve irclusie

35 36

3.7 3.8 4. 41

E ü ^ l

L G l U G f l

Bij externe inhuur van personeel dient de marktconformiteit te worden aangetoond. Indien de accountant van ESF vaststelt dat de administratie niet conform de regelgeving uitgevoerd is gemeente X hiervoor aansprakelijk. Het gevolg daarvan is dat er geen ESF subsidie beschikbaar is voor de uitgevoerde activiteit. Gemeente X heeft geen mogelijkheid om de gemaakte kosten of gemiste inkomsten te verhalen op Gemeente Leiden. Uitvoerders dienen op hun website kenbaar te maken dat het project mede mogelijk wordt gemaakt door ESF subsidie. Duur en beëindiging overeenkomst

4.2

Deze overeenkomst is aangegaan voor de duur van de subsidietermijn en eindigt 30 maanden na de toekenningsdatum. Na deze periode zal door partijen de noodzakelijke financiële afwikkeling van de subsidie plaatsvinden. Gemeente Leiden is bevoegd de overeenkomst door schriftelijke gemotiveerde aanzegging aan gemeente X tussentijds te ontbinden in de volgende gevallen: a. een ernstige toerekenbare tekortkoming van gemeente X in de nakoming van een verplichting onder deze overeenkomst, die na schriftelijke ingebrekestelling niet is hersteld; b. indien omtrent gemeente X surseance van betaling is verzocht of aangegeven.

5.

Toepasselijk recht Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

6.

Geschillenregeling Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst, dan wel van andere overeenkomsten die daaruit voortvloeien, zullen partijen in onderling overleg trachten tot een oplossing te brengen, zodanig en indien door partijen gewenst, met inschakeling van een daartoe in gezamenlijk overleg te benoemen bemiddelaar.

7.

Forumkeuze partijen Alle geschillen tussen partijen met betrekking tot of voortkomend uit deze overeenkomst, die partijen niet zelf onderling kunnen oplossen, zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan de volgens regelen van Nederlands Recht bevoegde rechter.

8.

Slotbepalingen

8.1

Deze overeenkomst kan slechts door middel van een daarop gerichte schriftelijke overeenkomst tussen partijen worden gewijzigd. Zolang geen overeenstemming is over de aan te brengen wijziging(-en) blijven de bepalingen van deze overeenkomst van kracht. Indien ten gevolge van wijzigingen in de wetgeving één of meer van de bepalingen in deze overeenkomst strijdig zullen worden met de wetgeving, zullen de overige verplichtingen van deze overeenkomst volledig van kracht blijven, en zullen partijen in overleg treden teneinde nieuwe verplichtingen ter vervanging van de met de wetgeving strijdige verplichtingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van met de wet strijdige verplichtingen m acht zal worden genomen, alsmede het doel en de strekking van deze overeenkomst. Het oordeel van de bevoegde rechter is doorslaggevend voor toepasselijkheid van deze bepaling. De rechten en verplichtingen die uit deze overeenkomst voortvloeien, kunnen slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van partijen aan derden worden overgedragen. Partijen zijn bevoegd om aan deze toestemming redelijke en met het oog op de overeenkomst relevante voorwaarden te verbinden. Indien één der partijen op enig moment enig recht uit hoofde van de overeenkomst niet uitoefent dan wel achterwege laat te protesteren tegen het niet vervullen van een verplichting uit hoofde van de overeenkomst laat dat onverlet het recht van die partij dat op een later tijdstip alsnog te doen. Indien van de zijde van het Agentschap SZW, van het Agentschap ESF dan wel van de zijde van het Ministerie van SZW aanvullende verplichtingen dan wel gewijzigde verplichtingen opgelegd worden aan de gemeente is Praktijkschool Het Waterland verplicht om deze aanvullingen/of wijzigingen over te nemen. Praktijkschool Het Waterland verklaart vooraf dat deze aanvullingen en/of wijzigingen integraal onderdeel zullen gaan uitmaken van deze overeenkomst.

82

83 8.4 85

Europees Sociaal Fond» 2014-21)20 Actieve irclusie

9.

Contactpersonen Tot het moment dat de betrokken partij de overige partijen informeert gelden de navolgende personen als contactpersoon voor alle, met deze overeenkomst verband houdende, aangelegenheden: voor gemeente X, de heer/mevrouw NAAM, FUNCTIE; Gemeente Leiden, Mevr. J.M. Valk, Projectleider Regionaal Actieplan Jeugdwerkloosheid.

10.

Kernpunten subsidieregeling 2014- 2020 In de bijlage is deze regeling toegevoegd als basisdocument.

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Leiden, xx-xx-2014 Gemeente X Burgemeester en Wethouders van Leiden, Namens dezen, De gemeentesecretaris, i/o G.G.C. Diender namens deze. NAAM FUNCTIE

Leiden

Bijlage budget gemeenten

Alphen a/d Rijn Hillegom Kaag en Braasem Katwijk Leiden Leiderdorp Lisse Nieuwkoop Noordwijk Noordwijkerhout Oegstgeest Teylingen Voorschoten Zoeterwoude Holland Rijnland Hillegom Lisse Noordwijk Noordwijkerhout Teylingen ISD Leiden/Leiderdorp

Particip. budget 2014 % 1602261 211550 165603 827754 5142616 335992 187619 180259 258455 134014 191448 173984 0 55520 9467075

co-fin. 2 j r 0,17 200987,64 0,02 26536,83 0,02 20773,24 0,09 103833,47 0,54 645089,81 0,04 42146,84 0,02 23534,93 0,02 22611,69 0,03 32420,60 0,01 16810,72 0,02 24015,24 0,02 21824,56 0,00 0,00 0,01 6964,43 1,00 1187550,00

totale kosten flatrate excl. adm.kst vrij te centrumgem. besteden 361777,75 103365,07 47766,30 13647,51 37391,84 10683,38 186900,25 53400,07 1161161,66 331760,47 75864,31 21675,52 42362,87 12103,68 40701,04 11628,87 58357,08 16673,45 30259,29 8645,51 43227,43 12350,69 39284,20 11224,06 0,00 0,00 12535,97 3581,71 2137590,00 610740,00

211550 187619 258455 134014 173984 965622

0,02 0,02 0,03 0,01 0,02 0,10

26536,83 23534,93 32420,60 16810,72 21824,56 121127,64

47766,30 42362,87 58357,08 30259,29 39284,20 218029,74

13647,51 12103,68 16673,45 8645,51 11224,06 62294,21

5478608

0,58

687236,65

1237025,97

353435,99

Opmerkingen ESF geeft mogelijkheid van een flatrate van 40%. Deze kan ingezet worden voor administratie en coördinatie en hoeft niet verantwoord te worden. Voor de gemeente Oegstgeest wordt de mogelijkheid van inzet activiteiten voor een buurtsuper nagegaan. De gemeente Zoeterwoude koopt via de gemeente Leiden trajecten in bij de DZB.